José Luis Díez Lerma

El autor

José Luis Díez Lerma se licenció en Traducción e Interpretación por la Universidad de Granada allá por el 2002. Tras un largo periplo por varios países europeos, de los que obtuvo buenos amigos y más de un idioma, este extremeño con espíritu de gallego viajero decidió establecer el campamento base en Barcelona. Tiene una amplia experiencia como traductor especializado en ofimática, con obras sobre PowerPoint, Excel, Dreamweaver, Flash y libros de iniciación a la informática. A ello hay que unir su experiencia docente en el mundo universitario y empresarial.

Introducción

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Hace unos años, PowerPoint era una gran novedad. Aquellos textos voladores y pantallas que se sucedían con transiciones de fantasía entusiasmaban y sorprendían por igual al público asistente. PowerPoint fue la tabla de salvación del tímido, la chuleta imprescindible para esa charla que te tenías que preparar para ayer. Hacía que presentaciones, conferencias, seminarios y demás reuniones resultaran de lo más amenas. Años después, PowerPoint se ha convertido en una herramienta fundamental e imprescindible, pero al precio de soportar lecturas interminables de puntos y apartados bajo un mismo y tedioso esquema: presentación, puntos clave, conclusión. Mención aparte merecen las cadenas de correos electrónicos con fotos de gatitos y... –¡bingo!– transiciones de fantasía. Hoy por hoy, la audiencia espera que las presentaciones sean amenas y creativas, salta a la vista si el orador se limita a leer o si la presentación cumple realmente su función: apoyar y completar la información que se quiere trasmitir. Con este libro aprenderás a manejar PowerPoint, sin tecnicismos ni complicaciones, de tú a tú, y además haremos que le saques el máximo rendimiento para que tus presentaciones estimulen el discurso y atraigan la atención del público.

Sabrás perdonar la osadía, pero a priori:

• Sabes utilizar un ordenador.

• Tienes una copia de PowerPoint 2010 para Windows.

• No te gustan las presentaciones de gatitos.

Iconos utilizados

A medida que vayas leyendo te encontrarás con alguno de estos iconos, que servirán como puntos de referencia y te facilitarán la lectura:

Pequeños truquillos que te ayudarán a ahorrar tiempo y te facilitarán la tarea.

Prometido, no abusaremos de los tecnicismos.

Métodos abreviados

Un método abreviado o combinación de teclas nos permite ir un poco más rápido para ejecutar un comando. Verás que a lo largo del libro hablamos de Alt+tecla. Eso significa que hay que pulsar la tecla Alt (justo a la izquierda de la barra espaciadora) y otra tecla a la vez. Cuando haya que pulsar una tecla detrás de otra, lo indicaremos mediante comas (por ejemplo: ALT+H, F, S).

Capítulo 1

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Descripción del entorno de trabajo

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Este primer capítulo servirá para conocer los principales elementos de PowerPoint® 2010, el conocido programa de presentaciones de Microsoft. Será como una especie de pasarela por la que irá desfilando PowerPoint 2010 para que te hagas una idea de cómo es el programa y qué se puede hacer, los detalles vendrán en capítulos posteriores.

PowerPoint es un programa que viene con el paquete Microsoft Office (aunque también se puede comprar por separado). La mayoría de la gente compra el paquete entero, ya que trae también Word, Excel y Outlook. Además, dependiendo de la edición de Office que compres, habrá otros programas como Access o Publisher.

Word es mundialmente conocido, el más odiado y amado procesador de texto del mundo, ideal para escribir cartas, informes o tesis doctorales. Excel es ese programa de las hojas de cálculo y que, en realidad, sirve para darte cuenta de que las matemáticas no son lo tuyo. Outlook es el programa utilizado para mandar y leer correos electrónicos. Y a todo esto, ¿para qué sirve PowerPoint?

PowerPoint es un programa de presentaciones, y es de lo mejorcito que hay, ya sea para una presentación sobre las guerras púnicas, una reunión sobre la última derrama con los de tu escalera o si tienes que presentar una reforma constitucional. Si eres de los que saben qué es un rotafolio, y, lo que es peor, aún lo utilizas, PowerPoint te vendrá como anillo al dedo.

En este capítulo...

• Primeros pasos

• Familiarizarse con la interfaz de PowerPoint 2010

• Barra de herramientas de acceso rápido

• Las vistas

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Introducción a las presentaciones de PowerPoint

Una presentación es el equivalente a un documento de Word. Podríamos decir que es el equivalente digital a esas diapositivas de 35 mm que tenía tu padre de sus vacaciones mozas en Peñíscola. Las presentaciones PowerPoint también están compuestas por diapositivas, en las que podemos incluir texto, imágenes y mucha más información. La diferencia es que con PowerPoint no tienes que preocuparte de que alguien te diga que la diapositiva está al revés. Además, se pueden borrar o modificar fácilmente cuando sea necesario.

Hay varias formas de presentar un trabajo en PowerPoint:

• Monitor del ordenador: es el formato ideal cuando tienes que hacer la presentación ante una o dos personas.

• Pantalla de televisión: hoy en día, muchas televisiones tienen entrada para ordenador, por lo que es el formato ideal si reúnes a unas diez o doce personas.

• Proyector: el clásico entre los clásicos de las presentaciones PowerPoint, ideal para anfiteatros y grandes salas.

• Transparencias: si no dispones de los medios anteriores, siempre puedes imprimir las diapositivas en transparencias y utilizar un proyector.

• Página impresa: poco ecológico, cierto, pero muy útil si queremos que los asistentes a tu charla se lleven una copia de la presentación.

• Diapositiva de 35 mm: pues sí, aún existen páginas web que te las imprimen y mandan a casa para que puedas ponerlas en tu proyector de diapositivas. Si han vuelto los vinilos, ¿por qué no las diapositivas de 35 mm?

Lo ideal son las tres primeras opciones, ya que podrás añadir animaciones, vídeos, sonidos, etc., mientras que con las últimas tres el contenido es estático.

Archivos de presentaciones

Al igual que los documentos de Word o Excel tienen una extensión concreta, las presentaciones de PowerPoint 2010 tienen una extensión .pptx al final del nombre del archivo, por ejemplo, ventas_anuales.pptx. Al escribir el nombre del archivo no hace falta poner la extensión, PowerPoint lo hace de forma predeterminada y normalmente Windows la oculta, por lo que nuestro archivo se verá simplemente como ventas_anuales.

Las versiones anteriores a la de 2007 guardan las presentaciones con la extensión .ppt. La x del final es una nueva extensión de archivo que nos indica que se trata de un formato de archivo abierto XML estándar, lo que significa que es más fácil de intercambiar con otros sistemas. Con la versión 2010 se pueden guardar archivos en formato .ppt, pero eso sólo es recomendable si tenemos que compartir la presentación con alguien que no ha actualizado a PowerPoint 2007, aunque si vamos a la web de Microsoft podemos bajarnos el llamado Módulo de compatibilidad de Microsoft Office, que permite a las versiones 2002 o 2003 abrir, editar y guardar presentaciones en formato .pptx.

Iniciar PowerPoint

Clica en el botón Iniciar, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aparecerá el famoso menú Inicio, desliza el puntero del ratón hasta la opción Todos los programas y clica en Microsoft Office. A continuación, clica en Microsoft Office PowerPoint 2010 y voilà, tras unos segundos aparecerá en pantalla.

Si lo utilizas muy a menudo, el programa aparecerá en la lista de programas usados frecuentemente. Pero si quieres que aparezca siempre en el menú Inicio, ejecuta Inicio, Todos los programas, Microsoft Office. Después, haz un clic derecho en Microsoft Office PowerPoint 2010 y selecciona Anclar al menú inicio.

Si lo de ir clicando no es lo tuyo y se te da mejor el teclado, puedes pulsar la tecla Windows (entre Crtl y Alt) y escribir a continuación “powerpoint” y pulsar la tecla Entrar (este truco funciona únicamente con Windows Vista o Windows 7).

Si todo ha ido bien, aparecerá una ventana titulada Presentación1 – Microsoft PowerPoint.

Interfaz de PowerPoint

Si acabas de dar el salto desde la versión 2003 sin pasar por la de 2007 tenemos que hacer un alto en el camino, porque han cambiado unas cuantas cosas.

En la Figura 1-1 puedes ver la pantalla de trabajo que aparecerá al abrir el programa. Veamos los elementos principales:

• El menú sistema: sirve para modificar el tamaño, la posición y cerrar la ventana.

• La ficha Archivo: están las funciones básicas (crear una nueva presentación, abrir, guardar, cerrar, imprimir, etc.) y podemos acceder a la vista Backstage.

• La barra de herramientas de acceso rápido: también conocida como BAR. Aquí están las herramientas utilizadas con mayor frecuencia. Se puede personalizar, pero eso lo veremos más adelante.

Figura 1-1: Interfaz de PowerPoint 2010

• La cinta de opciones: éste es uno de los principales cambios. Si bien es cierto que al principio cuesta acostumbrarse, tras poco tiempo no echarás de menos los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores. Los iconos y botones cambian en función del tamaño de la pantalla, en las pequeñas, por ejemplo, apila los botones.

Las combinaciones de teclas siguen funcionando, pero con esta nueva versión funcionan de otra manera. En lugar de pulsar Alt+tecla, ahora hay que hacerlo en dos pasos. Por ejemplo, para abrir el cuadro de diálogo Guardar como, primero pulsa Alt, luego A y por último M. O para insertar una imagen prediseñada: Alt, B y Ñ (consulta más adelante en este capítulo el apartado Sugerencias de teclas: navegar por la cinta de opciones).

• Panel de fichas Diapositivas y Esquema: en la parte izquierda de la ventana hay un panel en el que están las miniaturas de las diapositivas (ficha Dispositivas) o un resumen de la presentación (ficha Esquema).

• Panel Diapositiva: situada en el centro de la ventana, es la diapositiva con la que estás trabajando.

• Panel Comentarios: debajo del panel Diapositiva hay una pequeña franja en la que puedes dejar una nota.

• Barra de estado: en la parte inferior de la ventana, la barra de estado informa sobre la diapositiva que está en pantalla (por ejemplo, la 1 de 3). Si haces un clic derecho en la barra de estado aparecen las diversas opciones que tiene y que puedes personalizar.

• Vistas: más adelante analizaremos esta función, pero por ahora podemos decir que hay siete tipos de vistas: Normal, Clasificador de diapositivas, Página de notas, Lectura, Presentación con diapositivas (que incluye la vista del Moderador), Patrón y Backstage.

• Zoom: suele venir ajustado automáticamente, pero con un clic y arrastrando el selector puedes aumentar o reducir el tamaño de la diapositiva.

Usar y administrar la cinta de opciones

La cinta de opciones es la nueva interfaz de Microsoft Office, tanto para PowerPoint como para el resto de componentes del paquete. Sustituye los menús y barras de herramientas de las versiones anteriores a la 2007:

Figura 1-2: Cinta de opciones

En la parte superior hay una serie de fichas. Al clicar en una de ellas, aparecen las tareas agrupadas por tipos de comandos. En la tabla siguiente verás para qué sirve cada una de esas fichas.

Fichas de la cinta de opciones

Ficha

Sirve para…

Inicio

Crear y dar formato a las dispositivas

Insertar

Añadir diversos tipos de objetos en las diapositivas

Diseño

Retocar la presentación de una diapositiva

Transiciones

Cambiar los efectos de transición al pasar de una diapositiva a otra

Animaciones

Añadir efectos de animación a las diapositivas

Presentación con diapositivas

Proyección de la presentación

Revisar

Comprobar ortografía y añadir comentarios

Vistas

Cambiar el tipo de vista

Éstas son las fichas básicas, pero de vez en cuando aparecen algunas más. Por ejemplo, si seleccionas una foto aparece la ficha Herramientas de imagen con comandos para modificarla.

Las fichas se dividen en grupos. Por ejemplo, la ficha Inicio tiene seis grupos con sus respectivos comandos: Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición.

Minimizar la cinta de opciones

Si disponemos de poco espacio, o si simplemente te molesta la cinta de opciones, se puede minimizar si clicas en el botón Minimizar la cinta de opciones o si pulsas Ctrl+F1. De esta forma tendremos en pantalla la dispositiva en la que estemos trabajando y las fichas. Si queremos recuperar la cinta de opciones, clicamos de nuevo en Expande la cinta o Crtl+F1.

Con la cinta minimizada puedes seguir trabajando con las fichas sin problema. Clica en la ficha que quieres utilizar y ejecuta el comando. Una vez realizada la operación, la cinta vuelve a minimizarse automáticamente.

Barra de herramientas de acceso rápido (BAR)

Aparece justo encima de la ficha Archivo con tres botones: Guardar, Deshacer y Rehacer. Puedes añadirle los botones que quieras para tenerlos más a mano, ésa es su función. Para ello, haz un clic derecho encima del botón que quieras de la cinta de opciones y selecciona Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Otra forma de hacerlo es clicar en el botón desplegable que hay al final de la barra : aparecerá una lista con las herramientas que en ese momento están en la barra. Marca la que quieras que aparezca, si no está en ese menú, clica en Más comandos y se abrirá una ventana con todas las herramientas disponibles.

Sugerencias de teclas: navegar por la cinta de opciones

Se puede acceder a cualquier comando pulsando varias teclas. En primer lugar, pulsa la tecla Alt, automáticamente aparecerán los denominados KeyTip, que es el nombre que se le ha dado a este nuevo método de abreviado, aunque también podríamos utilizar el término “sugerencias de teclas”.

Figura 1-3: Sugerencias de teclas

A continuación, pulsa la letra que aparece en la sugerencia de tecla que está sobre el elemento que quieres utilizar. Por ejemplo, si estás en la ficha Inicio y pulsas la tecla B, se activará la ficha Insertar y verás a su vez todas las sugerencias de teclas. Sigue pulsando letras hasta que llegues al comando que quieres ejecutar. Parece algo complicado, pero una vez que memorizas ciertas combinaciones no lo cambias por el ir y venir del ratón.

Se verá más claro con un ejemplo: si quieres insertar un gráfico en la presentación y estás en la ficha Inicio, pulsa Alt, B, C. La B te llevará a la ficha Insertar y la C abrirá el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Para cancelar la operación y ocultar las sugerencias de teclas, pulsa la tecla Alt.

Información general sobre las vistas de PowerPoint 2010

Las vistas de Microsoft PowerPoint 2010 que se pueden usar para editar, imprimir y realizar una presentación son las siguientes:

• Vista Normal

• Vista Clasificador de diapositivas

• Vista Página de notas

• Vistas Patrón: diapositivas, documentos y notas

• Vista Presentación con diapositivas (que incluye la vista del Moderador)

• Vista Lectura

• Vista Backstage

En la Figura 1-4 puedes ver dónde encontrar los diversos tipos de vistas:

• En la parte izquierda de la ficha Vista

• En una barra de estado, que es la parte inferior de la ventana de PowerPoint, donde están las principales (Normal, Clasificador de diapositivas, Lectura y Presentación con diapositivas)

Figura 1-4: Ficha Vista

Vistas para editar la presentación

Vista Normal

La vista Normal es la vista de edición principal, donde se escriben y diseñan las presentaciones.

Vista Clasificador de diapositivas

La vista Clasificador de diapositivas muestra las diapositivas en forma de miniaturas. Eso facilita la tarea de ordenar y organizar la secuencia de las diapositivas mientras se crea la presentación y también al preparar la presentación para imprimirla.

Vista Página de notas

En el panel Notas, situado debajo del panel Diapositiva, puedes escribir las notas correspondientes a la diapositiva. Después, puedes imprimir las notas y utilizarlas durante la presentación (más información en los capítulos 3 y 13).

Vistas Patrón

Las vistas Patrón incluyen las vistas Diapositivas, Documentos y Notas. Son diapositivas que almacenan información acerca de la presentación, como el fondo, color, fuentes, efectos, tamaños y posiciones de los marcadores. La ventaja de trabajar en una vista Patrón es que se pueden realizar cambios de estilo generales (más información en el capítulo 3).

Vistas para realizar la presentación

Vista Presentación con diapositivas

Esta vista es la que se utiliza para realizar la presentación ante el público y ocupa toda la pantalla. Podrás comprobar el aspecto real que tendrán los gráficos, vídeos, efectos de animación, transiciones y demás elementos de la presentación.

Pulsa la tecla Esc para salir de la vista Presentación con diapositivas.

Vista del Moderador

La vista del Moderador es una vista basada en la presentación con diapositivas que puedes usar mientras realizas la presentación. Con dos monitores, puedes ejecutar otros programas y ver tus notas sin que las vea el público.

Eso sí, asegúrate de que el ordenador donde vas a realizar la presentación tiene capacidad para varios monitores.

Vista Lectura

La vista Lectura se utiliza para realizar la presentación en petit comité, en tu propio monitor ante un grupo reducido de personas, ya que se ajusta a las dimensiones de la ventana de PowerPoint que tengas abierta y no abarca toda la pantalla.

Vistas para preparar e imprimir la presentación

Para ahorrar papel y tinta, es recomendable preparar el trabajo de impresión antes de imprimirlo. Con PowerPoint 2010 podrás ver y decidir qué imprimir (diapositivas, documentos o páginas de notas) y cómo (en color, escala de grises, blanco y negro puros, etc.).

Vista previa de impresión (vista Backstage)

La vista previa de impresión permite especificar la configuración para imprimir documentos, páginas de notas y esquemas o diapositivas. Abordaremos esta cuestión detenidamente en el capítulo 2.

Capítulo 2

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Crear una presentación

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Mira si es sencilla la cosa que al abrir PowerPoint se crea una presentación nueva. A continuación toca editarla, pero ya entraremos en harina más adelante.

También puedes clicar la ficha Archivo para entrar en la vista Backstage, a continuación, clica en la ficha Nuevo. Aparecerá una pantalla como la de la Figura 2-1 con una serie de opciones que describiremos a continuación.

Figura 2-1: Crear un documento nuevo

En este capítulo...

• Abrir, guardar y cerrar una presentación

• Guardar presentaciones “en la nube”, Skydrive

• Imprimir una presentación

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Presentación en blanco: con un doble clic abrirás otra ventana de PowerPoint para empezar desde cero.

Plantillas recientes: en este apartado están las plantillas que hayas utilizado recientemente. Haz un doble clic en una de ellas para crear una presentación basada en esa plantilla.

Plantillas de ejemplo: si las musas de la inspiración se han ido a tomar un café esta opción será de gran utilidad. Al hacer clic aparecen una serie de plantillas con varios elementos de diseño (también conocidos como temas) así como algo de texto. Haz un doble clic en la plantilla deseada o un clic y pulsa el botón Crear situado a la derecha.

Temas: aquí encontrarás todos los temas que PowerPoint 2010 te puede aportar. Es prácticamente igual que crear una presentación con una plantilla de ejemplo, sólo que en este caso no hay texto.

Mis plantillas: al hacer clic aquí se abre un cuadro de diálogo que te permitirá manejar las plantillas que hayas creado.

Nuevo a partir de existente: como su nombre indica, haz un doble clic si quieres utilizar una presentación anterior para crear una nueva con las mismas características.

Plantillas de Office.com: éste es el cajón de sastre de las plantillas que han ido creando usuarios de PowerPoint y que están a tu disposición a través de Microsoft Office.

Verás que a la derecha aparece siempre una miniatura de la plantilla o del tema.

Editar el texto

Suponemos que estás deseando empezar a escribir. Las diapositivas son lugares yermos en los que tienes que ir sembrando, en este caso las parcelas para sembrar texto se llaman “Marcadores de texto”. También puedes añadir figuras e imágenes, pero de eso nos ocuparemos en el capítulo 8.

Lo primero que te vas a encontrar es una diapositiva en blanco que reza “Haga clic para agregar título” y “Haga clic para agregar subtítulo”. Si clicas en esos dos marcadores de texto puedes empezar a escribir. Si ya había texto en la diapositiva, puedes borrarlo, editarlo, agrandarlo, etc. Es algo parecido a lo que se puede hacer con Word. Una vez hayas terminado de escribir, pulsa la tecla Esc o clica fuera del marcador de texto.

Añadir otra diapositiva

Hay unas cincuenta formas de añadir diapositivas, pero no queremos que dejes de leer ahora mismo, así que con tres bastará:

• En la ficha Inicio, clica en el botón Nueva diapositiva del grupo Diapositivas (véase Figura 2-2).

• Pulsa Crtl+M.

• Haz un clic derecho en la miniatura de la diapositiva que está a la izquierda y, en el menú que aparece, clica en Nueva diapositiva.

Con estos tres métodos PowerPoint añade una diapositiva en blanco con un diseño estándar. Si quieres otro diseño, en la ficha Inicio, clica en la parte inferior del botón Nueva diapositiva, del grupo Diapositivas. Aparecerá un panel como el que puede verse en la Figura 2-2 con varios diseños. Clica en el que quieras utilizar y aparecerá ipso facto. La más utilizada suele ser Título y objetos, ya que es el mejor formato para presentar un tema con varios puntos.

Figura 2-2: Añadir una diapositiva

De diapositiva en diapositiva

Hay varias formas de pasar de una diapositiva a otra:

• En la barra de desplazamiento vertical, que está en el borde derecho de la ventana, en la parte de abajo, clica en una de las flechas de dos puntas. Las diapositivas pasarán de una en una.

• Pulsa las teclas Re Pág o Av Pág o las teclas con flechas para pasar de una en una las diapositivas.

• Clica y arrastra la barra de desplazamiento. Si lo haces, aparece justo al lado una notita que te indica el número de diapositiva por el que vas. Es la forma más rápida de ir a una diapositiva en concreto.

• En el Panel de fichas Diapositivas (a la izquierda) clica directamente en la diapositiva a la quieres ir.

Diseños

Come ves, por ahora no hace falta haberse sacado tres carreras y un máster para hacer tus primeros pinitos con PowerPoint 2010. Más adelante veremos cómo crear tus propios diseños. Ahora nos conformaremos con utilizar la ingente cantidad de temas disponibles.

Figura 2-3: Tema rico y con fundamento

Para aplicar uno de los temas prediseñados clica en la ficha Diseño de la Cinta de opciones y luego elige el tema que más te guste en el grupo Temas. En función del tamaño de la pantalla o del tamaño de la ventana aparecerán más o menos temas en la Cinta de opciones. A la derecha de los temas hay una barra de desplazamiento. Justo debajo está el botón Más ; si lo clicas, aparece una galería con todos los temas disponibles en Office 2010.

En el capítulo 4 desarrollamos de forma más extensa todo lo relacionado con los temas.

Guardar

Tras haber creado la mejor presentación que la humanidad pueda contemplar, por favor, guárdala. Hay al menos cuatro formas de hacerlo:

• Clica en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

• Clica en la ficha Archivo para pasar a la vista Backstage y luego clica en Guardar.

• Pulsa Ctrl+G.

• Pulsa Mayús+F12.

Si es la primera vez que guardas lo que estás haciendo aparecerá la ventana Guardar como. Ponle un nombre al archivo y clica en Aceptar. A partir de ese momento, cada vez que guardes ese documento se irán guardando los últimos cambios que hagas.

Los misterios de la informática son inescrutables, así que cuando menos te lo esperes ese archivo en el que llevas trabajando todo el día desaparecerá de la pantalla y si te he visto no me acuerdo. Es aconsejable ir guardando cada poco tiempo, sobre todo si acabas de hacer un cambio importante.

Si lo que quieres es ponerle un nombre distinto a la presentación, clica en la ficha Archivo y después en Guardar como, escribe el nombre del archivo y clica en Guardar.

En la ventana Guardar como, se puede cambiar el formato de la presentación. Entre otros, se puede guardar en formato PDF, lo que facilita a aquellas personas que no disponen del software adecuado poder ver la presentación, además de crear un archivo que los demás usuarios no pueden modificar.

Guardar una presentación en SkyDrive

SkyDrive es un servicio gratuito de Windows Live que ofrece 25 GB de almacenamiento de archivos en línea, protegido con contraseña, donde puedes almacenar archivos, acceder a ellos y compartirlos con amigos o compañeros de trabajo, lo que hoy en día los gurús llaman “la nube”.

Es una muy buena herramienta para trabajar en equipo, ya que podrás subir archivos y, dando los permisos necesarios, el resto de miembros podrá verlos o editarlos, además de dejar comentarios (véase Figura 2-4).

Figura 2-4: Ventana de SkyDrive

Esta opción suele utilizarse con archivos muy pesados o, como acabamos de mencionar, para trabajos en equipo. En vez de mandar un correo con un archivo adjunto, mandas un enlace y así hay sólo una única copia del documento.

Puedes utilizar esta herramienta no sólo con PowerPoint, sino también con archivos de Word, Excel y OneNote. Los demás usuarios no tienen que tener obligatoriamente la última versión de MS Office, ya que para verlos y editarlos en un explorador web se utiliza Office Web Apps.

Para subir una presentación a SkyDrive, clica en la pestaña Archivo y a continuación en Guardar y enviar. Clica en Guardar en la web y a continuación en Iniciar sesión. Necesitas un nombre de usuario (Windows Live ID) y una contraseña. Si usas Hotmail, Messenger o Xbox Live, ya tienes un Windows Live ID. Si no es así, clica en Suscribirse a Windows Live SkyDrive para crear uno nuevo.

Una vez “en la nube”, selecciona una carpeta en SkyDrive y clica en Guardar como. Ponle un nombre al archivo y clica en Guardar. El documento ya está guardado en SkyDrive. Puedes dar permisos a los usuarios para ver y editar el contenido de tus carpetas. Cuando quieras compartir un documento, envía un enlace a la carpeta.

Ver la presentación

Ya tenemos la presentación guardada y bien guardada, ya puedes verla en pantalla para ver cómo ha quedado.

En la Cinta de opciones, selecciona la ficha Presentación con diapositivas y clica después en el botón Desde el principio. Otra forma de hacerlo es pulsar directamente la tecla F5 o el botón Presentación con diapositivas que está en la parte inferior derecha de la ventana, junto a los demás botones de vistas.

Aparece la presentación en toda la pantalla. Para pasar a la siguiente diapositiva pulsa Entrar o la barra espaciadora. Para volver a la diapositiva anterior pulsa la tecla RePág.

Si has terminado, pulsa Esc.

Abrir una presentación

Como ya hemos visto con otras funciones, hay varias formas de abrir una presentación, bien la que hiciste ayer o la que te acaban de mandar por correo electrónico:

• Clica en la ficha Archivo y en la vista Backstage selecciona el comando Abrir.

• Pulsa Crtl+A.

• Pulsa Crtl+F12.

A veces todos estos métodos no funcionan porque los duendes de la informática, o más bien ser un despistado profesional, hacen que nos equivoquemos al poner un nombre o que lo guardemos en otra carpeta, así que cuando vamos a buscar el archivo, no está. ¡Que no cunda el pánico! Hay una forma muy sencilla de encontrar los archivos: en Windows 7, clica en el botón Iniciar, en la parte inferior, Buscar programas y archivos, y escribe el nombre del archivo. A medida que vas escribiendo van apareciendo los resultados.

La forma más rápida de abrir un archivo del cuadro de diálogo Abrir es con un doble clic. Así te evitas seleccionar el archivo y después clicar en Aceptar.

PowerPoint, en su infinita sabiduría, guarda una lista con los últimos archivos abiertos. Para verla, clica en la ficha Archivo de la Cinta de opciones y en la vista Backstage, clica en la opción Reciente. Si está el archivo que buscas, basta con clicar en él.

Abrir una presentación que no se ha guardado

Si por alguna extraña conjunción planetaria cierras una presentación y no la guardas, PowerPoint 2010 guarda automáticamente una copia durante cuatro días.

En la ficha Archivo, clica en la opción Reciente. En la parte inferior del panel derecho, clica en recuperar presentación sin guardar. Se abrirá un cuadro de diálogo que nos conducirá a la carpeta de las presentaciones olvidadas: Unsaved-files. Selecciona el archivo y clica en Aceptar. Aparecerá inmediatamente en pantalla. El paso siguiente será guardarla correctamente como ya explicamos en el apartado Guardar.

Cerrar una presentación

Todo guardado, ¿no? Para cerrar un archivo, una vez más, hay varias opciones. La primera y más intuitiva es clicar en el botón rojo con la cruz de la esquina superior derecha de la ventana. Otra opción es pasar por la ficha Archivo y seleccionar Cerrar. Para los amantes del método abreviado de teclado –que de todo hay– basta con pulsar Crtl+W.

La diferencia entre estos tres métodos es que si clicas el botón Cerrar, en la esquina superior derecha, cierras PowerPoint, mientras que con los otros métodos sólo cierras la presentación. Esto puede ser útil cuando quieres cerrar una presentación y ponerte a trabajar en otra.

Si haces cambios en la presentación y no los guardas, a pesar de las innumerables veces que te hemos dicho que lo hagas, cuando vayas a cerrar, PowerPoint te avisará si quieres guardar los cambios. Clica en Guardar si efectivamente quieres guardar los últimos cambios o en No guardar si no te importa perderlos; para volver a la presentación clica en Cancelar.

Una vez cerrada la presentación ya puedes salir de PowerPoint:

• Clica en la ficha Archivo y después en la opción Salir.

• Clica en el botón con la cruz de la esquina superior derecha de la ventana.

• Pulsa Alt+F4.

Recuerda cerrar siempre PowerPoint o cualquier otro programa en funcionamiento antes de apagar el ordenador.

Imprimir una presentación

Para ahorrar papel y tinta de la impresora, antes de imprimir una presentación, valora la posibilidad de subir la presentación a “la nube” tal y como explicamos en el apartado anterior Guardar una presentación en SkyDrive. Así, la persona que realmente necesite el documento impreso podrá imprimirlo y la que no, no tendrá por qué hacerlo.

En cualquier caso, si tienes que imprimirla, la forma más rápida y sencilla es clicar en el botón Impresión rápida de la barra de herramientas de acceso rápido. Si no está el botón, clica en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y selecciona la opción Impresión rápida.

Imprimir desde la vista Backstage

Para configurar las opciones de impresión (número de copias, impresora, qué diapositivas se van a imprimir, número de diapositivas por página, color o blanco y negro, etc.) y, a continuación, imprimir las diapositivas, tienes que ir a la ficha Archivo o pulsar Ctrl+P.

En la ficha Archivo, clica en la opción Imprimir. En el panel de la derecha de la ventana está la vista previa y en la parte inferior el número de páginas. Para pasar las páginas, utiliza la barra de desplazamiento vertical o las herramientas de la barra de navegación (véase Figura 2-5).

El panel central está formado por las siguientes opciones:

• Imprimir – Copias: aquí podrás especificar el número de copias que quieres imprimir.

• Impresora: selecciona la impresora que vas a utilizar.

• Configuración: aquí podrás decidir qué imprimir y cómo.

• Para imprimir todas las diapositivas, clica en Imprimir todas las diapositivas.

• Para imprimir una o varias diapositivas seleccionadas, clica en Imprimir selección.

• Para imprimir sólo la diapositiva que se muestra actualmente, clica en Diapositiva actual.

• Para imprimir diapositivas específicas por número, clica en Rango personalizado de diapositivas y, a continuación, escribe una lista de diapositivas individuales, un rango o ambos. Pon comas para separar los números (sin espacios), por ejemplo: 1,5,7-15.

Figura 2-5: Vista Backstage

La segunda lista del cuadro Configuración permite seleccionar el modo de impresión de las diapositivas:

• Diapositivas de página completa: una diapositiva por página ocupando el máximo espacio.

• Página de notas: imprime la diapositiva con los comentarios en una página aparte.

• Esquema: imprime el esquema de la presentación.

Si quieres imprimir varias diapositivas en la misma página, selecciona una de las opciones del área Documentos.

El resto de opciones son:

• Enmarcar diapositivas: imprime un borde alrededor de cada diapositiva.

• Ajustar el tamaño del papel: aumenta al máximo la impresión por página.

• Alta calidad: aumenta la resolución de la impresión.

• Imprimir comentarios y entrada de lápiz: si los hay, imprime los comentarios.

En la siguiente lista, si vas a imprimir varias copias, selecciona la opción Sin intercalar para imprimir todas las primeras páginas, luego las segundas, etc. En caso contrario, selecciona Intercaladas.

En la lista Color, puedes imprimir la presentación en Color, Escala de grises o en Blanco y negro puros. ¿Y qué diferencia hay entre Blanco y negro puros y Escala de grises?

La Escala de grises imprime imágenes que contienen variaciones de gris entre blanco y negro. Los rellenos de fondo se imprimen en blanco para que el texto se lea mejor.

La opción Blanco y negro puros imprime el documento sin rellenos grises.

Para incluir o cambiar encabezados y pies de página, clica en Editar encabezado y pie de página y, a continuación, selecciona en el cuadro de diálogo que aparece Encabezado y pie de página.

Capítulo 3

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Patrones de diapositivas

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Un patrón de diapositivas es una diapositiva que ocupa el lugar superior en una jerarquía de diapositivas y almacena información sobre el tema y los diseños de diapositiva de una presentación, incluidos el fondo, el color, las fuentes, los efectos, los tamaños de los marcadores de posición y las ubicaciones. Lo mejor de utilizar patrones de diapositivas es que se pueden hacer cambios de estilo para todas las diapositivas de la presentación, incluidas las que se añadan después. Los patrones de diapositivas ahorran tiempo, ya que no tendrás que escribir la misma información en más de una diapositiva. Son muy útiles para las presentaciones con muchas diapositivas.

Para ir a la vista Patrón, clica en la ficha Vista. En el grupo Vistas Patrón, clica en la vista que quieres activar:

Patrón de diapositivas: sirve para cambiar el diseño y presentación de las diapositivas del patrón.

Patrón de documentos: sirve para cambiar el diseño y presentación de los documentos impresos.

Patrón de notas: sirve para cambiar el diseño y presentación de las notas que se van a imprimir.

En este capítulo...

• ¿Qué es un patrón de diapositivas?

• Diseñar patrones de diapositivas

• Uso del patrón de documentos

• Uso del patrón de notas

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Patrón de diapositivas

Esta vista sirve para modificar la trama de las diapositivas si la existente no termina de convencerte.

Para activar la vista Patrón de diapositivas, en la ficha Vista, clica en el botón Patrón de diapositivas del grupo Vistas patrón.

Figura 3-1: Vista Patrón de diapositivas

Como mencionamos al principio del capítulo, el patrón de diapositivas almacena información sobre la plantilla de diseño, es decir, temas, estilos o el tamaño y posición de los marcadores. A su vez, tiene una serie de diseños con información sobre la ubicación de los marcadores de las diapositivas.

Modificar el patrón de diapositivas

Lo primero es ir a la ficha Vista y en el grupo Vistas patrón, clica en el botón Patrón de diapositivas. También mantener pulsada la tecla Mayús y clicar en el botón de vista Normal que está en la barra de estado (abajo y a la derecha de la ventana).

Tal y como puede verse en la Figura 3-1, hay varios marcadores de texto para el título y el cuerpo y, además, tres marcadores para el número, el pie de página y la fecha. En este caso en concreto también se le ha aplicado el tema Equidad.

Realiza los cambios de formato que creas convenientes, por ejemplo, si quieres que todos los títulos de las diapositivas estén en cursiva, selecciona el marcador de texto del título y pulsa Ctrl+K o el botón de cursiva.

Si quieres modificar elementos específicos de las diapositivas de diseño, selecciónala y haz los cambios correspondientes.

Cuando hayas terminado con las modificaciones, clica en el botón Vista normal de la barra de estado y, después, en el botón Cerrar vista patrón.

Puedes escribir lo que quieras en los marcadores de título o de objetos, pero ese texto no aparecerá en las diapositivas. Ahora te servirá sólo para ver el efecto de los cambios que hagas. Para poner un texto que se repita en todas las diapositivas consulta el apartado Añadir texto frecuente y otros elementos.

Ficha Patrón de diapositivas

Al pasar a la vista Patrón de diapositivas aparece una ficha nueva como la de la Figura 3-2 llamada Patrón de diapositivas (no hay que complicarse la vida con los nombres).

Figura 3-2: Ficha Patrón de diapositivas

La ficha se divide en los siguientes grupos:

• Editar patrón: con estas herramientas podrás editar el patrón de diapositivas, crear uno nuevo o añadir diseños a los ya existentes.

• Diseño de patrón: en este grupo podrás editar los diseños, añadirles o quitarles marcadores, ponerle un título o un pie de página.

• Editar tema: en este grupo podrás aplicar un tema al patrón o a los diseños. Más información sobre los temas en el capítulo siguiente.

• Fondo: en este grupo podrás aplicar un fondo al patrón o a los diseños. Más información sobre los fondos en el capítulo siguiente.

• Configurar página: en este grupo podrás cambiar la orientación de las diapositivas. Ten en cuenta que no puedes tener dos orientaciones en la misma presentación.

• Cerrar: como su nombre indica, al clicar en este botón volverás a la vista Normal.

Añadir texto frecuente y otros elementos

Para añadir un texto que se repetirá en cada una de las diapositivas sigue los siguientes pasos:

• Si no lo estás, ve a la vista Patrón de diapositivas (ficha Vista, grupo Vista Patrón).

• Para añadir un marcador de texto en uno de los diseños, selecciona el diseño, clica en el botón Insertar marcador del grupo Diseño de patrón y selecciona la opción Texto. El puntero del ratón se transformará en una cruz, clica y arrastra para añadir el nuevo marcador.

• Escribe el texto que quieres que aparezca en todas las diapositivas de ese diseño (por ejemplo, el nombre de tu empresa, tu correo electrónico, etc.) y dale el formato deseado (negrita, cursiva, etc.).

• Clica en el botón de vista Normal para volver a la presentación.

Puedes repetir la operación para añadir todo tipo de objetos: imágenes, gráficos, vídeos o incluso clips de audio. Todo lo que se pueda añadir a una diapositiva se puede poner también en el patrón de diapositivas.

Para mover un marcador, selecciónalo con un clic y arrástralo hasta el lugar que quieras.

Para cambiar el tamaño de un marcador, selecciónalo con un clic y vuelve a clicar y arrastra uno de los controladores de las esquinas.

Para borrar un objeto del patrón de diapositivas, selecciónalo y pulsa la tecla Supr.

Aplicar temas a los patrones

Puedes utilizar el grupo Editar tema de la ficha Patrón de diapositivas para cambiar el tema del patrón de diapositivas. Independientemente de si eliges uno de los diseños o el propio Patrón de diapositivas, al cambiar el tema se aplicará a todo el patrón.

Para cambiar el tema, sigue los siguientes pasos:

• Si no lo estás, ve a la vista patrón de diapositivas (ficha Vista, grupo Vista Patrón).

• Clica en el botón Temas y selecciona el que quieras en la galería.

• También puedes utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos para modificar el conjunto de colores, las fuentes y los efectos del tema. Con el botón Estilos de fondo podrás cambiar el fondo del patrón.

El capítulo siguiente lo dedicaremos por completo a los temas y fondos.

Añadir nuevos diseños

Si no te gustan los diseños que los gurús de Office se han pasado horas y horas creando, puedes crear el tuyo y adaptarlo a tus necesidades. Para ello, sigue estos pasos:

• Si no lo estás, ve a la vista Patrón de diapositivas (ficha Vista, grupo Vista Patrón).

• Clica en el botón Insertar diseño del grupo Editar patrón.

• En el nuevo diseño, utiliza el botón Insertar marcador para ir componiendo el diseño con diferentes marcadores, tal y como vimos en el apartado anterior.

• Cuando lo tengas, vuelve a la vista Normal.

Tu nuevo diseño aparecerá bajo el epígrafe Diseño personalizado en el botón Nueva diapositiva del grupo Diapositivas (ficha Inicio). Si quieres cambiarle el nombre, en la vista Patrón de diapositivas, clica en el botón Cambiar nombre del grupo Editar.

Crear un patrón de diapositivas

Con PowerPoint 2010 puedes utilizar dos o más patrones de diapositivas en una presentación.

Para crear un patrón nuevo, si no lo estás, ve a la vista Patrón de diapositivas (ficha Vista, grupo Vista Patrón).

Clica en el botón Insertar patrón de diapositivas del grupo Editar patrón o utiliza la combinación de teclas Ctrl+M. Ajústalo en función de tus necesidades y cuando termines, vuelve a la vista Normal.

Si antes quieres cambiarle el nombre, en la vista Patrón de diapositivas, clica en el botón Cambiar nombre del grupo Editar.

Debajo de los diseños del primer patrón aparecerá el nuevo con el número 2, 3, etc., tal y como puede verse en la Figura 3-3. Si te fijas, tiene una especie de chincheta al lado, eso significa que ese patrón de diapositivas está protegido (más información en el apartado siguiente, Protección de los patrones de diapositivas).

Figura 3-3: Nuevo patrón de diapositivas

Protección de los patrones de diapositivas

PowerPoint tiene la mala costumbre (o buena, todo depende del punto de vista) de eliminar automáticamente los patrones de diapositivas que no se utilicen y que no estén protegidos.

Por suerte –y porque los de Office son unos hachas– al crear un nuevo patrón automáticamente queda protegido, tal y como puede verse en la Figura 3-3, ya que la chincheta que está al lado del patrón nuevo así lo indica.

Para proteger un patrón de diapositivas, selecciónalo y clica en el botón Conservar del grupo Editar patrón. La chincheta aparecerá automáticamente a la izquierda de la miniatura del patrón.

Para quitar la protección, basta seleccionar el patrón y volver a clicar en el botón Conservar.

Modificar el Patrón de documentos

El Patrón de documentos tiene información sobre la presentación y diseño de la página antes de pasar a imprimirla.

Para activar la vista Patrón de documentos, en la ficha Vista, clica en el botón Patrón de documentos del grupo Vistas patrón (véase Figura 3-4).

Figura 3-4: Vista Patrón de documentos

De forma predeterminada, la fecha aparecerá en la esquina superior derecha y el número de página en la esquina inferior derecha.

La ficha Patrón de documentos dispone de los siguientes grupos:

• Configurar página: sirve para modificar la orientación de las páginas o de las propias diapositivas en la página, además de poder decidir el número de páginas por diapositiva.

• Marcadores de posición: al marcar o desmarcar las casillas de este grupo se pueden mostrar u ocultar el encabezado y el pie de página, la fecha y el número de página.

• Editar tema: aquí podrás aplicar un tema. Más información sobre los temas en el capítulo siguiente.

• Fondo: aquí podrás aplicar un fondo. Más información sobre los fondos en el capítulo siguiente.

• Cerrar: al clicar en este botón volverás a la vista Normal.

Lo que no podrás hacer en esta vista es mover, cambiar de tamaño o borrar las diapositivas.

Modificar el Patrón de notas

El Patrón de notas está formado por una imagen en miniatura de la diapositiva y, debajo, las notas que pudiera tener (más información sobre cómo crear notas en el capítulo 13).

Para activar la vista Patrón de notas, en la ficha Vista, clica en el botón Patrón de notas del grupo Vistas patrón (véase Figura 3-5).

Figura 3-5: Vista Patrón de notas

Como puede verse en la Figura 3-5, hay dos marcadores principales, uno para la diapositiva y otro para las notas. Puedes cambiar el tamaño de ambos y el formato del texto del marcador de notas.

Al igual que la vista Patrón de documentos, dispone de los siguientes grupos: Configurar página, Marcadores de posición, Editar tema, Fondo y Cerrar.

Aplicar patrones de diapositivas

Si acabas de crear varios patrones de diapositivas, puedes seleccionar el que utilizarás para una presentación en concreto. Para ello, sigue estos pasos:

• Selecciona la diapositiva o diapositivas a las que aplicarás tu patrón.

• En la ficha Inicio, clica en el botón Diseño del grupo Diapositivas. Como puede verse en la Figura 3-6, debajo del diseño que aparece de forma predeterminada está el que acabamos de crear.

Figura 3-6: Diseño de diapositiva

• Por último, selecciona el patrón de diapositivas que quieras aplicar.

Capítulo 4

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Temas, fondos, plantillas, secciones

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Algo que siempre nos ha costado al común de los mortales es mantener una cierta coherencia a la hora de diseñar presentaciones PowerPoint, ya sea por estar menos dotados para la cosa artística o porque la presentación era para ayer. Eso se ha acabado con los temas, los fondos, las plantillas y las secciones, elementos que servirán para ser la envidia de la oficina y evitarse quebraderos de cabeza.

En este capítulo...

• Los temas

• Personalizar colores, fuentes y efectos de un tema

• Los fondos

• Plantillas para ahorrar tiempo y esfuerzo

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Temas: ficha Diseño

Empezaremos por la ficha Diseño, tal y como puede verse en la Figura 4-1:

Figura 4-1: Ficha Diseño

La ficha diseño se divide en tres grupos:

• Configurar página: sirve para cambiar la orientación de las diapositivas entre horizontal y vertical, además de otros aspectos básicos, como el tamaño de las diapositivas.

• Temas: aquí están todos los temas que podrás aplicar a las presentaciones.

• Fondo: sirve para aplicarle un efecto de color o añadirle una imagen al fondo de las diapositivas.

Aplicar un tema

Los temas son conjuntos prediseñados de elementos de formato que tienen colores, fuentes y efectos gráficos que darán un aspecto coherente y profesional a la presentación. Los temas también se pueden aplicar a tablas, gráficos SmartArt, formas o gráficos de las diapositivas. En PowerPoint 2010 hay varios temas que podrás modificar y guardar para volver a utilizarlos en otras presentaciones. Eso te permitirá, por ejemplo, crear un tema específico con los colores de tu empresa. Uno de los puntos fuertes de los temas es que se pueden volver a utilizar en Word y Excel, por lo tanto, la imagen corporativa podrá ser siempre la misma.

Como acabamos de indicar, en el grupo Tema podrás seleccionar toda una serie de diseños que le darán un aspecto profesional y cuidado a tus presentaciones. Pero si el arte es lo tuyo, también puedes crear tus propios temas.

Para aplicar un tema a todas las diapositivas de la presentación no hay que seleccionar nada, basta con ir a la ficha Diseño y clicar en el diseño deseado en la galería del grupo Temas. Si los que ves en la galería no te convencen, clica en el botón Más (a la derecha) y se abrirá la galería al completo, tal y como puede verse en la Figura 4-2.

Figura 4-2: Temas prediseñados

Si quieres aplicar un tema a una diapositiva en concreto, lo primero es seleccionarla y, a continuación, en la galería de temas, haz un clic derecho en el tema elegido y clica en Aplicar a las diapositivas seleccionadas.

Si quieres ver cómo quedará un tema en concreto antes de aplicarlo, pasa el ratón por encima de la miniatura del tema sin clicar.

Habrás observado que al final de la galería tienes la posibilidad de Buscar temas en tu disco duro o de Guardar el tema actual si, por ejemplo, has personalizado uno de los temas.

Cada uno de los veinte temas prediseñados tiene su nombre. El Tema de Office es siempre el que aparecerá cuando abras PowerPoint, pero dispones de otros como Alta costura, Ángulos, etc. Si quieres cambiar el tema predeterminado, en la galería de temas, haz un clic derecho en el que quieras usar de forma predeterminada y selecciona la opción Establecer como tema predeterminado.

Colores de un tema

Los colores de tema se dividen en conjuntos de colores, y éstos, a su vez, tienen dos colores para el texto, dos para el fondo, seis de énfasis y dos para los enlaces. Al aplicar un tema, su conjunto de colores se aplica junto con los demás elementos del tema, pero con PowerPoint 2010 tienes la posibilidad de modificarlos.

En el botón Colores del grupo tema, puedes ver los cuatro colores del texto y del fondo. Si clicas en el botón, se abrirá una lista con los ocho colores restantes.

Figura 4-3: Lista de colores

Personalizar un conjunto de colores de un tema

Si no te gustan los conjuntos de colores prediseñados o si tienes que crear uno ateniéndote a los colores de tu empresa, a continuación te explicamos cómo hacerlo.

En la ficha Diseño, clica en el botón Colores del grupo Temas y selecciona al final de la lista la opción Crear nuevos colores del tema. Se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 4-4.

Figura 4-4: Cuadro de diálogo para personalizar los colores de un tema

En la lista Colores de tema, ve clicando en los botones correspondientes y elige un color. A la derecha, en el cuadro Muestra, podrás ir viendo cómo quedaría el conjunto de colores.

Si quieres volver a empezar, el botón Restablecer recupera los colores originales de cada elemento.

Cuando hayas terminado, en el cuadro Nombre, indica el nombre del nuevo conjunto de colores y clica en Guardar.

Los conjuntos personalizados aparecen en la lista del botón Colores en la categoría Personalizados.

Fuentes de un tema

Las fuentes de los temas son como los colores, pero en este caso sólo hay dos tipos de fuentes por tema: una para los encabezados y otra para el cuerpo.

Cambiar las fuentes de un tema no es lo mismo que cambiar las fuentes a través del grupo Fuentes de la ficha Inicio. En este segundo caso se aplica un formato directo al texto que sustituye a las fuentes originales del tema. Lo recomendable es utilizar las fuentes que ya vienen con el tema y utilizar el formato directo para cambiar un par de palabras del texto y resaltarlas del resto.

Personalizar las fuentes de un tema

En la ficha Diseño, clica en el botón Fuentes del grupo Temas y selecciona, al final de la lista, la opción Crear nuevas fuentes del tema. Se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 4-5.

Figura 4-5: Cuadro de diálogo para personalizar las fuentes de un tema

Elige la fuente para el encabezado y para el cuerpo del texto. En el cuadro Muestra podrás ir viendo el resultado. Cuando hayas terminado, en el cuadro Nombre, indica el nombre del nuevo conjunto de fuentes y clica en Guardar.

Los conjuntos personalizados aparecen en la lista del botón Fuentes en la categoría Personalizados.

Personalizar los efectos de un tema

Otro elemento fundamental de los temas de PowerPoint son los efectos de tema, que son conjuntos de líneas y de rellenos aplicados a los objetos gráficos añadidos a la presentación. No podrás crear tus propios conjuntos, pero sí modificar los asociados al tema activo.

Para aplicar un efecto de tema, clica en el botón Efectos del grupo Temas y selecciona el conjunto de efectos (véase Figura 4-6).

Figura 4-6: Efectos de temas

Guardar un tema

Una vez hayas realizado todos los cambios en los colores, fuentes y efectos, si quieres guardar el tema que acabas de crear para volver a utilizarlo en otras ocasiones, en la galería de temas de la ficha Diseño, clica en el botón Más para abrir toda la lista y clica en el opción Guardar el tema actual.

Ponle un nombre en el cuadro Nombre de archivo y ya estará todo listo para guardar el tema, lo que se hará en un archivo de tipo Tema Office (*.thmx).

Los temas personalizados aparecen en la lista del botón Más del grupo Temas, en la categoría Personalizados.

Para eliminar un tema personalizado, haz un clic derecho encima de la miniatura, en la galería de temas, y selecciona la opción Eliminar.

Fondos

Un estilo de fondo, o simplemente un fondo, es una combinación de un color de fondo procedente de un conjunto de colores y de un efecto de relleno de fondo. El conjunto de colores tiene siempre cuatro colores, dos brillantes y dos oscuros y, además, se puede elegir entre tres tipos de efectos de relleno.

Cada combinación de los cuatro colores de fondo y de los tres rellenos de fondo es un estilo de fondo. Así pues, cada tema tiene un total de doce estilos de fondo.

Para aplicar un estilo de fondo, en la ficha Diseño, clica en el botón Estilos de fondo, del grupo Fondo. Al clicar se abrirá una galería como la de la Figura 4-7.

Figura 4-7: Estilos de fondo

Personalizar un fondo

Si quieres crear tu propio estilo de fondo o modificar algún elemento de los prediseñados, clica en el botón Estilos de fondo y, a continuación, en Formato de fondo. Se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 4-8.

Figura 4-8: Cuadro de diálogo para dar formato al fondo

Con este cuadro de diálogo podrás:

• Aplicar un único color de fondo: selecciona Relleno sólido.

• Aplicar un degradado al fondo: selecciona Relleno degradado.

• Aplicar una textura o una imagen al fondo: selecciona Relleno con imagen o textura.

• Aplicar una trama al fondo: selecciona Relleno de trama.

Las categorías Corrección de imágenes y Color de fondo hacen referencia a la modificación de la nitidez, brillo y contraste y de los colores de la imagen o de la textura respectivamente.

Si marcas la casilla Ocultar gráficos del fondo harás que no aparezcan los elementos gráficos del tema o del patrón que se ven en el fondo de las diapositivas.

El botón Restablecer fondo es el botón de salvación si quieres volver a los colores de inicio.

Por último, clica en el botón Aplicar a todo para aplicar los efectos a todas las diapositivas y, después, al botón Cerrar.

Plantillas

Con las plantillas se pueden crear rápidamente presentaciones con un aire profesional y aprovechar así el tiempo ahorrado en menesteres más mundanos, o bien repanchingarse en el sofá, disciplina que debería adquirir carácter olímpico.

Las plantillas son parecidas a los temas, pero la diferencia es que las primeras incluyen texto reutilizable. Existen muchos tipos de plantillas, por lo que deberás buscar la que más se ajuste a tus necesidades antes de comenzar una presentación desde cero. Hay plantillas para crear calendarios, diagramas, juegos de preguntas y respuestas, etc.

Para crear una presentación a partir de una plantilla, tras abrir PowerPoint, en la ficha Archivo, selecciona la opción Nuevo. Después, selecciona una de las opciones, tal y como puede verse en la Figura 4-9.

Si ninguna de las opciones te convence o si quieres crear tu propia plantilla para volver a utilizarla, crea una presentación con los patrones y el conjunto de colores que quieras y a la hora de guardarla (ficha Archivo, Guardar como), selecciona Plantilla de PowerPoint (extensión .potx).

Figura 4-9: Plantillas de Office.com

Secciones

Puede que te haya pasado con alguna presentación kilométrica, te acabas perdiendo entre títulos y números de diapositivas. Una vez más PowerPoint 2010 vuelve al rescate con una nueva herramienta: las secciones.

Sirven para organizar diapositivas, como si fueran carpetas para ordenar archivos. Se pueden crear secciones para agrupar diapositivas y así, por ejemplo, asignar un contenido determinado a López y a Ramírez, abnegados compañeros de trabajo pero que siempre se lían con las presentaciones y con el “a quién le toca qué”.

Las secciones pueden verse tanto en vista Clasificador de diapositivas como en vista Normal, aunque la primera suele ser más útil para organizar y ordenar las diapositivas en categorías lógicas definidas.

Para crear una sección nueva en una presentación, selecciona la que será la primera diapositiva de la sección y a continuación, en la ficha Inicio, clica en el botón Sección del grupo Diapositivas. La sección aparecerá en el panel de diapositivas con el nombre Sección sin título.

Una vez hayas creado las secciones, podrás:

• Seleccionar todas las diapositivas de una sección con un simple clic en el título de la sección.

• Contraer o expandir las secciones (véase Figura 4-10) en el panel de diapositivas con un clic en la flechita que está en el lado izquierdo del título de la sección.

• Cambiar el nombre de las secciones con un clic derecho en el título y seleccionando la opción Cambiar nombre de sección.

• Subir o bajar una sección en la lista de diapositivas con un clic derecho en el título de la sección y seleccionando Subir sección o Bajar sección.

• Eliminar una sección (no borras las diapositivas) con un clic derecho en el título de la sección y seleccionando Quitar la sección.

Figura 4-10: Secciones de una presentación

Capítulo 5

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Objetos

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Los objetos son la base de las presentaciones: texto, formas, tablas, imágenes, sonidos, vídeos, diagramas o gráficos. Son los ingredientes fundamentales para elaborar una sabrosa presentación. Y, como en toda receta, la virtud está en la mesura, ya que no queremos que nuestra audiencia se empache con tablas o sonidos, especialmente estos últimos, que son de difícil digestión.

Las diapositivas están formadas por varios marcadores, que son espacios de la diapositiva reservados para el texto, una imagen o un gráfico. Por ejemplo, la diapositiva que aparece al abrir una presentación nueva tiene dos marcadores de texto: uno para el título y otro para el subtítulo.

La mayoría de objetos son de texto (información más detallada en el capítulo 7).

En este capítulo...

• Los objetos

• Los objetos de texto

• Deshacer, el comando más útil

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Seleccionar un objeto

Antes de poder modificar un objeto hay que seleccionarlo; en función del tipo de objeto las cosas cambian un poco:

• Objetos de texto: para seleccionar un objeto de texto coloca el puntero encima del marcador de posición y clica. Aparece un rectángulo alrededor del objeto y un punto de inserción de texto para que empieces a escribir.

• Objetos que no son texto: con un clic en el objeto queda seleccionado. Aparece un rectángulo alrededor para que sepas que está seleccionado, tras lo cual puedes moverlo o cambiarle el tamaño, pero no puedes editarlo.

Seleccionar varios objetos

Para seleccionar varios objetos, mantén pulsada la tecla Ctrl o Mayús y clica en los objetos para seleccionarlos. Otra forma es clicar y arrastrar. Coloca el puntero del ratón cerca del objeto que esté más arriba, clica, y sin soltar el ratón, arrastra hasta que el rectángulo azulado que se crea abarque todos los objetos que quieres seleccionar. Al soltar el ratón aparecen todos los objetos seleccionados (véase Figura 5-1). También existe la posibilidad de seleccionarlos si mantienes pulsada la tecla Mayús y vas clicando en los objetos.

Figura 5-1: Se han seleccionado los tres objetos

Para seleccionar todos los objetos basta con pulsar Crtl+E.

Para anular la selección de todos los objetos, clica fuera de la selección y para anular la selección de un objeto concreto, mantén pulsada la tecla Ctrl o Mayús y clica en el objeto correspondiente.

Con la tecla Tab también se pueden seleccionar objetos. Si la pulsas una vez, seleccionará el primer objeto de la diapositiva. Si la vuelves a pulsar, seleccionará el siguiente objeto y así hasta que llegues al objeto que quieres seleccionar.

Ocultar y mostrar objetos

En ocasiones, si acumulamos demasiados objetos en una diapositiva –poco recomendable– necesitamos trabajar con un objeto en concreto y que no nos moleste el resto. Una opción recomendable es utilizar el panel Selección y visibilidad. Para ello, en la ficha Inicio, ve al grupo Edición y clica en Seleccionar, aparecerá un menú en el que tendrás que clicar en Selección y visibilidad para que aparezca el panel que puede verse en la Figura 5-2:

Figura 5-2: Lista con todos los objetos que componen esta diapositiva

Modificar el tamaño y desplazar objetos

Como se ve en la Figura 5-1, al seleccionar un objeto aparece un rectángulo alrededor. Si te fijas, verás que en las esquinas y en los lados tiene una serie de círculos y cuadrados. Esas figuras se llaman controladores de tamaño, y como su nombre bien indica, sirven para cambiar el tamaño del objeto. Si colocas el puntero del ratón entre dos controladores de tamaño, se transformará en una flecha de cuatro puntas. Si clicas y arrastras en ese momento, podrás desplazar el objeto.

Todos estos controladores permiten cambiar el tamaño de los objetos de varias formas: al arrastrar los controladores de las esquinas cambias el ancho y el largo por igual; los de la parte superior e inferior cambian la altura y a izquierda y derecha, el ancho.

Te habrás dado cuenta de que hay otro controlador, en este caso de color verde, en la parte superior del objeto: es un controlador de rotación. Si clicas en él y arrastras podrás girar el objeto.

Para restringir la rotación a ángulos de 15 grados, mantén pulsada la tecla Mayús mientras arrastras el controlador de rotación.

Si mantienes pulsada la tecla Ctrl al arrastrar uno de los controladores, el objeto se mantiene en la misma posición y ajusta su tamaño.

Si mantienes pulsada la tecla Mayús y arrastras el objeto, se moverá manteniendo el mismo eje vertical u horizontal.

Cambiar el tamaño de un objeto de texto no implica que el texto aumente o disminuya, lo único que estaremos haciendo es cambiar los márgenes. Para cambiar el tamaño del texto hay que cambiar el tamaño de la fuente, pero eso lo veremos con más detalle en el capítulo 7.

Objetos de texto

Al seleccionar un texto para editarlo aparece un miniprocesador de textos con las funciones básicas de edición. A medida que escribes, el texto se ajusta a los márgenes del marcador de posición. Si quieres crear un párrafo nuevo, basta con pulsar la tecla Entrar.

Uno de los símbolos de PowerPoint son las viñetas, esos símbolos o números que permiten estructurar la información. La forma más sencilla de crear una lista es poner un asterisco o un guión delante de la palabra o frase, al pulsar Entrar, se convierte automáticamente en una lista.

Para moverte en un objeto de texto puedes utilizar las teclas de dirección o el ratón. Si pulsas la tecla Inicio irás al comienzo de la frase y si pulsas Fin, al final. Si combinas algunas teclas los movimientos pueden ser mucho más rápidos: con Ctrl+ tecla de dirección derecha o izquierda puedes saltar una palabra entera.

Para borrar texto deberás proceder igual que en un procesador de texto, utiliza la tecla Retroceso o Supr. De nuevo, si pulsas Crtl+Retroceso o Supr borrarás palabras enteras en un abrir y cerrar de ojos. Para borrar un párrafo entero, primero tienes que seleccionarlo, y a continuación, pulsar Retroceso o Supr.

Seleccionar texto

Para realizar algunas operaciones de edición de texto, primero hay que seleccionarlo. Como en el resto de programas del paquete Office, tienes la posibilidad de hacerlo sólo con el teclado o sólo con el ratón, lo que menos rabia te dé.

Para seleccionar una palabra con el teclado, mantén pulsada la tecla Mayús y pulsa las teclas de dirección para mover el punto de inserción. Si prefieres el ratón, clica y arrastra sobre la palabra o frase y suelta cuando llegues al final del segmento que quieres seleccionar.

Para seleccionar sólo una palabra, haz doble clic encima.

Para seleccionar todo un párrafo, haz un triple clic encima.

A continuación podrás borrarlo, sustituirlo o cortar, copiar y pegar (véase apartado siguiente).

Copiar-cortar-pegar

Podríamos afirmar que estamos ante la terna de oro de la edición de texto. Son sin duda los comandos más utilizados y que incluso han creado expresiones populares como hacer un copiapega, con la Wikipedia como principal agraviada.

Copiar, cortar y pegar se centralizan a través del Portapapeles, es decir, si copias o cortas una palabra de un documento Word, se almacenará en el Portapapeles y podrás pegarla a continuación en PowerPoint.

Las combinaciones de teclas necesarias para realizar estas operaciones son:

• Ctrl+C: copiar

• Ctrl+X: cortar

• Ctrl+V: pegar

Estas tres combinaciones de teclas son casi un estándar y funcionan prácticamente en todos los programas de Windows, así que es más que recomendable aprendérselas. Si lo de las combinaciones de teclas no es lo tuyo, siempre te queda pasar por la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, donde están los tres botones correspondientes a estos comandos.

Otra forma de copiar objetos es seleccionar en primer lugar el objeto. Pasa el ratón por encima y cuando se transforme en una flecha con cuatro puntas, mantén pulsada la tecla Ctrl y arrastra el objeto hasta el lugar deseado. Si quieres que mantenga el mismo eje horizontal o vertical, pulsa a la vez Ctrl + Mayús y arrástralo.

Duplicar objetos

Duplicar objetos sirve para realizar varias capas de un objeto conservando la misma separación entre ellos (véase Figura 5-3). Selecciona el objeto, abre la lista asociada a la herramienta Copiar en el panel Portapapeles y selecciona la opción Duplicar. O para ser más directo, pulsa Ctr+Alt+D.

Si lo que quieres es copiar una diapositiva entera y que aparezca a continuación automáticamente, pulsa Ctrl+Mayús+D.

Figura 5-3: Objeto duplicado

Comando deshacer

La persona que inventó este comando merece pasar a la historia de la humanidad o cuando menos alguna estatua en una rotonda. Son incontables el número de veces que podemos llegar a utilizar este comando, así que memorizar la combinación de teclas nunca está de más: Ctrl+Z o, si lo prefieres, pulsa el botón Deshacer que está en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Pueden deshacerse un máximo de veinte acciones recientes. Puedes hacerlo una a una ejecutando el comando Ctrl+Z o tienes la posibilidad de elegir qué acción en concreto quieres deshacer. Para ello, pulsa en la flechita que aparece al lado del botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido . Aparecerá una lista con las últimas modificaciones y lo único que tendrás que hacer es seleccionar la que quieres deshacer.

Si deshaces una acción pero en realidad no querías o te das cuenta de que el error no era tal, el comando Rehacer (Ctrl+Y) acudirá al rescate .

Si la última acción realizada no fue ejecutar el comando Deshacer, aparece otro botón en lugar del botón Rehacer: es el comando Repetir, que sirve para repetir el último comando.

Buscar y reemplazar texto

Sabes que en medio de las cincuenta diapositivas de tu presentación hay una lista con los nombres de los reyes godos, pero no te acuerdas en cuál. Para buscar una palabra determinada, un número o una serie de caracteres concretos nada mejor que el comando Buscar.

Como siempre, hay varias opciones:

• Método abreviado: Ctrl+B

• Clica en el botón Buscar que está en el grupo Edición de la ficha Inicio.

En ambos casos aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 5-4:

Figura 5-4: Cuadro de diálogo Buscar

Escribe el texto y pulsa la tecla Entrar o clica en el botón Buscar siguiente.

La búsqueda se inicia siempre desde el lugar en el que está el cursor. Cuando llega al final de la presentación, automáticamente va al principio y vuelve hasta el punto inicial. Cuando encuentra el texto en una de las diapositivas lo señala. Puedes detener la búsqueda si has encontrado lo que buscabas o seguir buscando el siguiente. El cuadro de diálogo seguirá en pantalla mientras editas el término buscado.

Si termina la búsqueda y no encuentra lo que buscabas aparece un mensaje advirtiéndote de que no lo ha encontrado, todo un detalle.

Te habrás fijado en que, debajo del campo de búsqueda, hay dos opciones más con su correspondiente casilla de verificación, sirven para afinar la búsqueda. Con Coincidir mayúsculas y minúsculas podrás buscar palabras en las que la mayúscula es determinante, como por ejemplo nombres propios. La opción Sólo palabras completas busca la correspondencia exacta de caracteres, así, si pones la letra ‘m’ (de metro, por ejemplo) y activas esta casilla, no señalará todas aquellas palabras que contengan una ‘m’, tan sólo la abreviatura de la unidad de medida.

La última opción de este cuadro de diálogo nos lleva a la posibilidad de reemplazar el texto buscado. Si en lugar del rey Leovigildo querías hablar de su hijo, Recaredo, lo que hay que hacer es sustituir una palabra por la otra. Clica en el botón Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar, se abrirá el cuadro de diálogo Reemplazar (véase Figura 5-5) o si quieres abrir el cuadro directamente, pulsa Ctrl+L o clica en el botón Reemplazar del grupo Edición.

Figura 5-5: Cuadro de diálogo Reemplazar

Al igual que con el cuadro Buscar, activa las casillas Coincidir mayúsculas y minúsculas y Sólo palabras completas, si lo necesitas. Lanza la búsqueda con un clic en Buscar siguiente y clica en Reemplazar cuando encuentre el término deseado. Si estás seguro de que el término se repite varias veces en las diapositivas y puedes sustituirlo sin mayor problema, clica en Reemplazar todas.

Una vez sustituido lo que tocaba, clica en Aceptar y cierra el cuadro de diálogo.

Capítulo 6

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Revisar el texto de las presentaciones

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El revisor ortográfico y gramatical es el compañero ideal de viaje, siempre está cerca y te da una palmadita en el hombro en forma de subrayado de color rojo cuando metes la pata, ya sea por despiste o porque no fuiste a clase el día en que explicaron que de ‘echar’, lo primero que se echa es la hache.

A mucha gente no le preocupan estas cosas, “No pasa nada, lo importante es que se entienda”, o el recurrente “se me olvida pasarle el corrector”, pero el día que estés presentando tu plan de negocios ante un auditorio de doscientas personas y con una pantalla de 3x2, te aseguro que esa falta de ortografía se va a ver. Es más, hay gente especializada en sacar fallos que querrá ponerte la etiqueta de HOYGAN como se te pase la más mínima tilde.

En este capítulo...

• Revisar la ortografía

• Autocorrección

• Sinónimos

• Traductor

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Revisar mientras se escribe

Con PowerPoint no tendrás que esperar a terminar la presentación para corregir, lo hace automáticamente mientras escribes y si no puede, señala la palabra con una línea ondulada de color rojo (véase Figura 6-1).

Figura 6-1: ¿Qué le faltará a la palabra subrayada?

En este caso, ha señalado la palabra “presentacion”. Tenemos varias posibilidades, o bien te sabes la respuesta y pones la tilde en su lugar o bien dejas que PowerPoint te ayude. Para eso, haz un clic derecho encima de la palabra para ver las posibles correcciones. Aparece un menú con las siguientes opciones:

• Correcciones propuestas: para sustituir la palabra subrayada por la palabra seleccionada.

• Omitir todas: para omitir esa palabra en concreto cada vez que la escribas. Puede pasar que el corrector señale algunos nombres propios, marcas comerciales o palabras como Supercalifragilisticoespialidoso.

• Agregar al diccionario: para añadir la palabra subrayada al diccionario personal.

Autocorrección

Para gestionar la corrección ortográfica automática, clica en la ficha Archivo, después en Opciones y ve a la categoría Revisión. Para no ver la línea roja, marca la casilla Ocultar errores de ortografía. Si lo que quieres es desactivar la autocorrección, desmarca la casilla Revisar ortografía mientras se escribe, pero no aconsejamos hacerlo a menos que tengas un sillón con tu nombre en la Real Academia.

Los errores se corrigen automáticamente gracias a una serie de autocorrecciones. Para añadir más, en la ficha Archivo, ve al apartado Opciones y después en Revisión, clica en el botón Opciones de Autocorrección. Aparece un cuadro de diálogo como el de la Figura 6-2 en el que podrás poner en Reemplazar el texto que debe corregirse automáticamente y en Con el texto corregido.

Figura 6-2: Cuadro de diálogo Autocorrección

Revisar la ortografía de una presentación

Nunca está de más, una vez terminada de crear la presentación, pasarle el corrector ortográfico por si las moscas.

En la pestaña Revisar, clica en el botón Ortografía, del grupo Revisión. Si no hay ninguna falta aparecerá una ventana en la que te dirán que la revisión ortográfica ha terminado. Si encuentra alguna palabra que no está en su diccionario, se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 6-3. La palabra en cuestión aparecerá seleccionada en la diapositiva.

Figura 6-3: Hay, ahí, ay…

Si efectivamente es una palabra mal escrita, hay varias posibilidades:

• Seleccionar la opción correcta en la lista propuesta y clicar en el botón Cambiar o Cambiar todo si crees o sabes que el error se repite a lo largo de las diapositivas.

• Si la opción propuesta no es la adecuada, escribe en el cuadro Cambiar por la palabra correcta y clica en el botón Cambiar o Cambiar todo.

• Si la palabra no está en el diccionario pero la has escrito correctamente –puede pasar– clica en Omitir o en Omitir todas si se repite. A continuación puedes clicar en Agregar si quieres que esa palabra forme parte del diccionario y si clicas en Autocorrección se añadirá a la lista de palabras que se autocorregirán.

Para corregir la ortografía en otro idioma del cuadro de texto que estamos editando, vete a la ficha Revisar y clica en el botón Idioma, y luego en Establecer idioma de corrección, o bien clica en el botón Idioma de la barra de estado. Aparecerá un cuadro de diálogo con una lista inmensa de idiomas, eso no significa que estén todos instalados. Los idiomas presentes son aquellos que tienen el símbolo , que puede verse en la Figura 6-4. Selecciona el idioma del texto y clica en Aceptar.

Figura 6-4: Cuadro de diálogo Idioma

El corrector ortográfico que utiliza PowerPoint es el mismo que utilizan el resto de programas de Office, así que si añades una palabra al diccionario desde PowerPoint, cuando corrijas en Word, ya la conocerá. Pero ¿qué pasa si añado por error una palabra? Hay dos opciones: o escribes una carta a la RAE para que la acepten en su próxima versión o modificas el archivo Custom.dic. Para ello, en la ficha Archivo, clica en Opciones, se abre un cuadro de diálogo y clica en Revisar. En esta sección, clica en el botón Diccionarios personalizados para acceder al archivo correspondiente que podrás modificar si clicas en Editar lista de palabras.

Sinónimos

Los sinónimos son un símbolo de riqueza de vocabulario y evitan sobrecargar el texto; además, las repeticiones hacen que la audiencia pierda interés.

Al igual que en el procesador de textos Word, PowerPoint también nos ayuda a encontrar sinónimos. Para ello, selecciona primero la palabra y a continuación, en la ficha Revisar, clica en el botón Sinónimos del grupo Revisión o pulsa la combinación de teclas Mayús+F7.

Aparecerá a la derecha el panel Referencia (véase Figura 6-5) con los resultados de la búsqueda. Para sustituir la palabra de la diapositiva, pasa el ratón por encima del sinónimo, clica en la flecha que aparece al lado y clica en Insertar.

Figura 6-5: Panel Referencia

Si tienes conexión a internet, puedes buscar directamente la definición de la palabra seleccionada en el diccionario de la Real Academia. Clica en la flecha que aparece debajo del cuadro Buscar y selecciona Diccionario de la Real Academia Española.

Traducir palabras

Existe la posibilidad de traducir una palabra o expresión de la presentación. Primero tienes que seleccionar la palabra. A continuación, en la ficha Revisar, clica en el botón Traducir del grupo Revisión y luego en la opción Traducir texto seleccionado del grupo Idioma.

Aparecerá un panel a la derecha, selecciona el idioma de origen en la lista “De” y el de destino en la lista “A”.

Otra posibilidad es utilizar el Minitraductor, una ventana emergente que utiliza la traducción automática, por lo que es necesario tener conexión a internet. Para activarlo, ve a la ficha Revisar, clica en el botón Traducir y luego en Minitraductor. Aparecerá el cuadro de diálogo en el que tendrás que seleccionar el idioma en la lista y clicar en Aceptar. Cuando señales una palabra, la traducción aparecerá en una ventana de información.

Capítulo 7

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Darle vida al texto

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Es este capítulo veremos el abanico de herramientas disponibles para editar el texto, aunque la mayoría están al alcance del ratón en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Si no te basta con estas opciones, puedes abrir el cuadro de diálogo correspondiente con un clic en el lanzador que está en la esquina inferior derecha del grupo (la flechita ). Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 7-1:

Figura 7-1: Cuadro de diálogo Fuentes

En este capítulo...

• Editar el texto

• Formato de los caracteres

• La minibarra de herramientas

• Las viñetas

• Las sangrías

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El formato del texto, su apariencia, es un elemento fundamental a la hora de atraer a tu audiencia, o todo lo contrario, puedes perder toda tu credibilidad ganada con años de trabajo con una tipografía comic sans o si combinas letras en azul y naranja. No te presentas a una reunión con calcetines y sandalias, ¿verdad? Pues con las presentaciones debes seguir los mismos criterios y no dejarte llevar por el entusiasmo. Bien es cierto que la paleta de colores es amplia, igual que las fuentes, pero limítate a dos fuentes como máximo por presentación y juega con el tamaño de los caracteres. Hay fuentes que quedan mejor en pantalla porque no se comprimen, como Arial o Calibri.

Es recomendable seguir la regla del 5x7, no más de cinco líneas y no más de siete palabras por línea en cada diapositiva. Hay estudios que demuestran, y así lo aplica la DGT en sus paneles informativos, que el máximo de palabras que podemos llegar a leer de un vistazo está entre cuatro y siete (si has estudiado algo sobre la memoria a corto plazo todo esto te sonará).

En la figura y la tabla siguientes resumimos las principales funciones del grupo Fuente y sus combinaciones de teclas:

Figura 7-2: Grupo fuente

Tabla 7-1

Botón

Combinación de teclas

Para qué sirve

No tiene

Fuente

No tiene

Tamaño

Ctrl+¡

Aumenta el tamaño de la fuente

Crtl+’

Reduce el tamaño de la fuente

Ctrl+barra espaciadora

Borra todo el formato

Ctrl+N

Negrita

Crtl+K

Cursiva

Ctrl+S

Subrayado

No tiene

Sombra de texto

No tiene

Tachado

No tiene

Ajusta espaciado entre caracteres

Mayús+F3

Cambia mayúsculas y minúsculas

No tiene

Color de la fuente

Los usuarios expertos se conocen todas estas combinaciones de teclas (e incluso afirman conocer algunas que no existen) pero para un uso diario, las combinaciones para obtener negrita, cursiva, subrayado o borrar el formato son muy útiles y fáciles de aprender. Además, te servirán para otros muchos programas de Windows. En el anexo encontrarás todas las combinaciones de teclas disponibles para PowerPoint 2010.

Cómo aplicar formato al texto

Hay dos formas básicas de hacerlo:

• Si el texto está ya en la presentación, selecciona lo que quieras modificar y aplícale el efecto deseado con la combinación de teclas explicada anteriormente o clicando en el botón correspondiente.

• Si aún no has escrito el texto, pulsa la combinación de teclas adecuada o clica en el botón correspondiente y a continuación escribe el texto. Lo que vayas escribiendo tendrá el formato que hayas elegido. Para volver al formato normal, vuelve a clicar en el botón o a pulsar la combinación de teclas de antes o bien pulsa Ctrl+barra espaciadora.

Cambiar el tamaño

Es aconsejable utilizar como mínimo un tamaño 18, para no dificultar la lectura de la presentación. Haz la prueba y ponte a dos metros de la pantalla del ordenador, si lo lees con dificultad no es que tengas que ir al oculista, es que tienes que aumentar el tamaño del texto. Como se mencionó al principio de este capítulo, jugar con el tamaño del texto es una de las claves para atraer la atención del público, evidentemente, siempre con mesura.

Lo más sencillo para cambiar el tamaño del texto es utilizar la lista desplegable Tamaño de Fuente que está en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Selecciona el texto que quieres modificar, abre la lista y elige el tamaño deseado o bien escribe directamente el tamaño.

Otra forma de hacerlo es utilizar la combinación de teclas indicada en la tabla 7-1.

Cambiar la fuente

Para cambiar la fuente, en primer lugar, selecciona el texto, a continuación, en la ficha Inicio, ve al grupo Fuente y abre la lista Fuente. Desliza el puntero del ratón para ver las diferentes fuentes disponibles. Verás inmediatamente cómo quedaría el texto antes de aplicarle esa fuente.

Otra posibilidad es clicar en el lanzador (la flechita al lado de la fuente) del cuadro de diálogo del grupo Fuente (véase Figura 7-3) y seleccionar la fuente deseada.

Figura 7-3: Fuentes

Sustituir una fuente

Si por ejemplo la fuente de la presentación que acabas de terminar no acaba de convencerte, tienes la posibilidad de sustituir una fuente por otra en una sola operación. En la ficha Inicio, abre la lista del botón Reemplazar del grupo Edición y clica en el opción Reemplazar fuentes. Abre la lista Reemplazar y selecciona la fuente de tu presentación. En la lista Con, selecciona la fuente de sustitución y clica en el botón Reemplazar. Para salir, clica en Cerrar.

Modificar el color de los caracteres

Con los colores pasa lo mismo que con los tipos de fuentes, no hay que abusar de la gran variedad existente. En el capítulo 4 ya hablamos de los temas, que vienen con una serie de combinaciones de colores que no cegarán al público.

Para cambiar el color del texto, selecciona primero los caracteres que quieres cambiar. A continuación, en la ficha Inicio, ve al grupo Fuente, clica en la flecha del botón Color de fuente y selecciona el color deseado.

Si los colores que hay en esa paleta no terminan de convencerte, clica en Más colores. Si con todo tus exigencias van más allá, en el cuadro de diálogo que aparece, clica en la ficha Personalizado y ajusta el color en función de tus necesidades.

Para cambiar en una sola operación el color de todo el texto de la presentación, utiliza el Patrón de documentos de la ficha Vista (más información en el capítulo 3).

Sombra

Un texto con sombra facilita su lectura y verás que en muchas de las plantillas de PowerPoint la hay.

Para aplicarla, selecciona primero el texto y en la ficha Inicio, clica en el botón Sombra de texto del grupo Fuente.

Para aplicar sombra a todo el texto de la presentación en una sola operación, utiliza el Patrón de documentos de la ficha Vista (más información en el capítulo 3).

La minibarra de herramientas

Existe una posibilidad aún más fácil de modificar la fuente o el color del texto: la minibarra de herramientas. Al seleccionar un texto, aparece automáticamente una barra semitransparente en miniatura con las principales funciones de edición de texto: fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado o color del texto.

Verás que al seleccionar una palabra o una frase aparece esta minibarra, desliza el ratón hasta ella y clica en la herramienta deseada.

Si no aparece, en la ficha Archivo, clica en Opciones, ve a la categoría General y activa la opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar (véase Figura 7-4).

Figura 7-4: Minibarra de herramientas

Espaciado entre caracteres

El espaciado entre caracteres también sirve para jugar con el texto y darle relevancia a determinadas palabras. Suele utilizarse para resaltar títulos o conceptos clave.

Selecciona la palabra o la frase con el texto y en la ficha Inicio, ve al grupo Fuente y clica en el botón Espaciado entre caracteres. Elige la opción que más te convenga o bien la opción Más espaciado para poner un valor concreto en el cuadro de diálogo que aparecerá.

Estilos de WordArt

Como si fueran plantillas de diseño, los estilos de WordArt se utilizan para darle vistosidad al texto y suelen emplearse para los títulos. Para aplicar uno de estos estilos, selecciona el texto o la frase y en la ficha Formato, ve al grupo Estilos de WordArt y clica en el botón Estilos rápidos. Pasa el puntero del ratón por encima de las opciones (sin clicar) para ver cómo quedaría el resultado. Clica en el estilo que más te guste. Si el resultado no es lo que esperabas, clica otra vez en el botón Estilos rápidos y en la parte inferior aparecerá la opción Borrar WordArt.

Figura 7-5: Estilos de WordArt

Relleno de caracteres

Se pueden rellenar los caracteres de una palabra o frase con una imagen, un degradado o una textura. Para ello, selecciona el texto y en la ficha Herramientas de dibujo – Formato, clica en el botón Relleno de texto del grupo Estilos de WordArt.

Si lo que quieres es insertar una imagen, clica en la opción Imagen del menú que aparece y a continuación, en el cuadro de diálogo Insertar imagen, indica la ruta donde está esa imagen.

Si lo que quieres es aplicar un degradado al fondo de los caracteres, en ese mismo botón, Relleno de texto, clica en la opción Degradado y elige la opción más adecuada.

Si lo que quieres es aplicar una textura al fondo de los caracteres, clica en la opción Textura.

Si has aplicado alguna de las acciones anteriores como resultado de una enajenación temporal y te arrepientes, siempre queda la opción de anularlo, para ello, clica en el botón Sin relleno.

Contorno de caracteres

Otra posible modificación del texto es la del contorno de los caracteres. Para ello, selecciona el texto y en la ficha Herramientas de dibujo – Formato, clica en el botón Contorno de texto del grupo Estilos de WordArt.

Para modificar el grosor de los caracteres del texto seleccionado, clica en el botón Contorno de texto y luego en la opción Grosor, donde podrás ver las distintas posibilidades.

Para modificar el trazo de los caracteres del texto seleccionado, clica en el botón Contorno de texto y luego en la opción Guiones.

Para anular el contorno, clica en el botón Contorno de texto y luego en la opción Sin contorno.

Formatos especiales

Otra forma de resaltar una parte determinada del texto es aplicarle un efecto visual: sombra, resplandor, reflejo, 3D, etc. Una vez más, esta posibilidad debe utilizarse con mesura.

Figura 7-6: Efecto reflejo

Al igual que para el contorno o el relleno de caracteres, lo primero es seleccionar el texto y a continuación, en la ficha Herramientas de dibujo – Formato, clica en el botón Efectos de texto del grupo Estilos de WordArt. Ve pasando el ratón sobre los diferentes efectos y observa cómo quedaría.

Copiar formatos

Podría considerarse una de las herramientas más útiles para la edición de texto y muy a menudo pasa desapercibida. Se trata de esa especie de brochita que aparece también en Word y Excel. Su función es copiar el formato de un texto para aplicárselo después a otro.

Para utilizar esta herramienta, primero selecciona el texto con el formato que quieres copiar, por ejemplo: tienes una palabra en negrita y quieres que una serie determinada de palabras esté también en negrita. En lugar de ir una a una aplicándole el formato (como vimos al principio del capítulo), una vez seleccionada esa palabra en negrita, en la ficha Inicio, clica en el botón Copiar formato, del grupo Portapapeles. Si quieres que la copia del formato se repita varias veces, haz un doble clic en el botón. En ese momento, el puntero del ratón se habrá transformado en brocha y podrás “pintar” todas aquellas palabras a las que quieras aplicar ese formato. Para volver al puntero normal, pulsa la tecla Esc.

Anular formatos

Si decides que los formatos que acabas de aplicar no te sirven, puedes volver a la situación inicial del texto. En la ficha Inicio, con el texto correspondiente seleccionado, clica en el botón Borrar todo el formato del grupo Fuente o pulsa la combinación de teclas Ctrl+Barra espaciadora.

Párrafos

En los siguientes apartados nos ocuparemos del grupo Párrafo de la ficha Inicio, que dispone de una serie de botones para aplicar formato a párrafos enteros (véase Figura 7-7).

Figura 7-7: Grupo Párrafo

Administrar viñetas

Uno de los elementos característicos de las presentaciones PowerPoint son las viñetas, que permiten hacer listas. Las listas deben servir para resaltar los párrafos y para enumerar y resumir los contenidos de tu exposición, no para reescribir El Quijote.

Con la versión 2010 de PowerPoint se pueden personalizar las viñetas con imágenes. Pero antes de que te vuelvas loco con colores y formas, veamos las funciones básicas.

Si quieres añadir una viñeta a un párrafo, coloca el cursor en cualquier punto del párrafo y a continuación, en la ficha Inicio, clica en el botón Viñetas del grupo Párrafo.

Si lo que quieres es que varios párrafos tengan viñeta, selecciónalos y repite la operación como acabamos de explicar. Para quitar las viñetas, basta con volver a seleccionar el párrafo o párrafos correspondientes y clicar de nuevo en botón Viñetas del grupo Párrafo.

Personalizar las viñetas

Si no te gustan las viñetas que aparecen de forma predeterminada, puedes modificar su tamaño e incluso el color con el cuadro de diálogo Numeración y viñetas (véase Figura 7-8). Para abrirlo, en la ficha Inicio, clica en el botón Viñetas del grupo Párrafo y clica en la opción Numeración y viñetas.

Figura 7-8: Cuadro de diálogo Numeración y viñetas

Puedes ir más allá y utilizar toda una serie de símbolos. Para ello, clica la opción Personalizar del cuadro de diálogo Numeración y viñetas. Aparecerá otro cuadro de diálogo, abre la lista de fuentes y elige la que más te convenga, algunas como Webdings o Wingdings están formadas por símbolos. Haz un doble clic en el símbolo que quieras y automáticamente aparecerá junto al resto de viñetas.

Otra posibilidad es utilizar imágenes. Para ello, clica la opción Imagen del cuadro de diálogo Numeración y viñetas. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar alguna de las imágenes propuestas o añadir la tuya propia si clicas en el botón Importar.

Las llamadas a la prudencia nunca están de más en el caso de las viñetas. Pueden darle un efecto cómico a la presentación, pero hay que andarse con cuidado si pones un símbolo poco adecuado al lado del nombre de tus jefes. Algo que puede ser muy efectivo es poner el logo de tu empresa como viñeta.

Numerar párrafos

Si lo que quieres es numerar los párrafos, utiliza el botón Numeración que está justo al lado del botón Viñetas del grupo Párrafo. Cuando clicas este botón, PowePoint añade un número al párrafo o párrafos seleccionados.

Si quieres cambiar el formato de los números, clica en la flechita del botón Numeración, aparecerá una lista con diversas opciones, elige la que más te guste.

Si ninguna de las opciones te convence, selecciona la opción Numeración y viñetas. Aparecerá el cuadro de diálogo Numeración y viñetas (véase Figura 7-9) en el que puedes cambiar el color o el tamaño de los números con respecto al texto.

Figura 7-9: Cuadro de diálogo Numeración y viñetas (cambio del color o del tamaño de los números)

Una opción muy útil de este cuadro es poder cambiar el número inicial de los párrafos. Así, si tienes una lista con 10 consejos, puedes poner 5 en una diapositiva y seguir con los otros 5 en la otra. Para que en esa segunda diapositiva no vuelva a empezar desde 1, en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas, indica el número inicial en Comenzar por.

Si quieres quitarle la numeración a un párrafo, selecciónalo y pulsa en el botón Numeración del grupo Párrafo.

Modificar el interlineado

Selecciona el texto y a continuación, en la ficha Inicio, clica en el botón Interlineado del grupo Párrafo. Elige el valor deseado o clica en Opciones de interlineado para abrir un cuadro de diálogo que te permitirá personalizar el valor deseado en la lista Interlineado y en la lista En.

Modificar el espaciado entre párrafos

Te preguntarás qué diferencia hay entre el interlineado y el espaciado. En el primer caso se trata de la distancia entre líneas de un mismo párrafo y en el segundo, la distancia antes y después de cada párrafo.

Para modificar el espaciado entre párrafos nos valdrá el mismo cuadro de diálogo del apartado anterior en el que vimos cómo modificar el interlineado. En este caso, se puede acceder más rápidamente si clicas en el iniciador del cuadro de diálogo (la flechita en diagonal ) del grupo Párrafo. En los cuadros Antes de y Después de podrás elegir el espacio anterior y posterior de cada párrafo.

Cuando hayas acabado, clica en Aceptar.

Modificar la alineación horizontal, vertical y la dirección del texto

De entre las muchas opciones del grupo Párrafo de la ficha Inicio, hay una serie de botones para modificar la alineación del texto, eso permitirá jugar con la composición y resaltar algunos bloques en concreto.

Para modificar la alineación horizontal, selecciona el texto y utiliza las siguientes herramientas o combinaciones de teclas:

• A la izquierda (Ctrl+q)

• Centrar (Ctrl+t)

• A la derecha (Ctrl+d)

• Justificar (Ctrl+j)

La alineación vertical hace referencia a la posición del texto dentro de un marcador de texto o de una forma. Selecciona el marcador que quieres alinear y clica en el botón Alinear texto del grupo Párrafo.

Aparecerá una lista con las opciones: Superior, En el medio e Inferior. Si clicas en la opción Más opciones se abrirá el cuadro de diálogo Formato de efectos de texto, en el que encontrarás todas las opciones relacionadas con los cuadros de texto.

Por último, también tienes la posibilidad de modificar la dirección del texto dentro de un marcador de texto o de una forma. Al igual que antes, selecciona el texto o el marcador de texto y clica en la herramienta Dirección del texto. Dispondrás de las opciones Horizontal, Girar todo el texto 90º, Girar todo el texto 270º o Apilado. Si clicas en la opción Más opciones se abrirá el cuadro de diálogo Formato de efectos de texto que acabamos de indicar en el párrafo anterior.

Texto en columnas

Tal y como indica el título de este apartado, si quieres que el texto esté en columnas, lo primero es seleccionar el texto o el marcador de texto y a continuación, clicar en el botón Columnas del grupo Párrafo. Puedes elegir si quieres que haya una, dos, tres o más columnas. Si eliges la opción Más columnas, tendrás que especificar el número de columnas (máximo 16) en el cuadro de diálogo que aparecerá.

Sangrías

Aunque el lenguaje popular le haya dado otras acepciones, en este caso no hablaremos de la famosa bebida. La sangría determina la distancia del párrafo desde el margen izquierdo o desde el margen derecho. Es habitual ver sangrías de primera línea o también se puede crear una sangría francesa, en la que la primera línea del párrafo no contiene sangría, pero el resto de las líneas sí.

Para aplicar sangría sólo a la primera línea del párrafo, clica en el primera línea del párrafo y, a continuación, en el Indicador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo. Aparecerá un cuadro de diálogo y en el cuadro Sangría, Espacial, clica en la lista y selecciona Primera línea. En el cuadro Por, indica el número de centímetros (lo habitual suele ser 1 cm).

Si lo que quieres es modificar la sangría de todo un párrafo o de un marcador de texto, selecciona el párrafo o el marcador de texto y procede como acabamos de explicar. En este caso, en el cuadro Sangría, indica el valor deseado en el cuadro Antes de texto.

Otra posibilidad es utilizar las marcas de sangría que hay en la regla. Si no ves la regla, ve a la ficha Vista y marca la casilla Regla del grupo Mostrar.

Figura 7-10: Marcas de sangría de la regla

Tabuladores

La tabulación es un punto en la regla horizontal que indica dónde aplicar sangría al texto o el punto de comienzo de una columna de texto.

Lo primero es seleccionar el párrafo y a continuación, para establecer una tabulación, selecciona el tipo deseado clicando en Tabulador izquierdo en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta que cambie al tipo de tabulador deseado: Tabulador izquierdo , Tabulador derecho , Tabulador central o Tabulador decimal . Clica en el lugar de la regla en el que quieras establecer la tabulación.

Para alinear el texto con una tabulación, clica justo antes del texto y pulsa la tecla Tab.

Para desplazar la tabulación, arrástrala hacia la derecha o la izquierda en la regla.

Para eliminar una tabulación, arrástrala fuera de la regla, tanto hacia arriba como hacia abajo.

En los próximos capítulos (8, 9 y 10) vamos a empezar a darle un poco más de vida a las presentaciones y a explotar el verdadero potencial del PowerPoint 2010, más allá de las listas y el texto plano, aprenderás a integrar en tus presentaciones imágenes, elementos multimedia, formas automáticas, tablas y gráficos que harán que la audiencia no pierda el hilo. Una vez más, es necesario recordar que estos elementos deben servir de apoyo al discurso y no acaparar exclusivamente la atención de la audiencia. Un ejemplo claro es el siguiente: si quieres mantener una conversación con tus amigos nunca pongas la tele “de fondo”, siempre habrá alguien que desconectará embaucado por las imágenes, que tienen un eficaz poder de atracción, por lo tanto, se debe hacer un uso mesurado y no recargar las presentaciones con más de dos o tres elementos por diapositiva.

Capítulo 8

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Insertar imágenes

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Llegamos a la sección en la que podrás aprender a insertar toda clase de fotos de gatitos en tus presentaciones, aunque últimamente la tendencia patito está arrasando. Sin entrar en demasiados detalles técnicos, en PowerPoint pueden utilizarse dos tipos de archivos de imágenes: las imágenes de mapa de bits y las vectoriales. Las primeras son las que solemos utilizar el común de los mortales, mientras que los profesionales de la imagen están más habituados a trabajar con las segundas.

Las imágenes de mapa de bits están formadas por millones de puntos –llamados píxeles– y cada uno tiene una serie de valores que determinan su color. Lo más recomendable es utilizar este tipo de imágenes, ya que pesan mucho menos y harán que la presentación ocupe menos espacio. Entre los formatos más conocidos están BMP, JPEG, GIF o TIFF.

Las imágenes vectoriales están formadas por objetos geométricos independientes, como segmentos, polígonos, arcos, etc. Están representadas por fórmulas matemáticas (un rectángulo está definido por dos puntos; un círculo, por un centro y un radio; una curva, por varios puntos y una ecuación). Su utilidad radica en la posibilidad de ampliar el tamaño de la imagen sin sufrir el efecto de escalado que se produce con los mapas de bits, es decir, la imagen no pierde nitidez y calidad. Es muy común utilizarlas para la creación de videojuegos o animaciones en Flash. Por citar algunos de los formatos, encontramos SFW, AI, WMF o SVG.

En este capítulo...

• Insertar imágenes

• Clip Art

• Editar imágenes insertadas en las diapositivas

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Insertar una imagen prediseñada (Clip Art)

El epígrafe “imágenes prediseñadas” abarca no sólo imágenes o fotos, sino también sonidos y vídeos procedentes de la Galería Multimedia de Office. Al comprar el paquete ofimático, vienen miles de imágenes que podrás incorporar en las presentaciones. Es el complemento ideal para los que no nacieron con dotes para el arte o, simplemente, si no quieres pasarte media mañana buscando imágenes en internet.

Para insertar una imagen prediseñada, como siempre, lo primero es ir a la diapositiva en la que quieres insertar la imagen y, en la ficha Insertar, clicar en el botón Imágenes prediseñadas del grupo Imágenes. Aparecerá el panel Imágenes prediseñadas, como puede verse en la Figura 8-1.

Figura 8-1: A la derecha, panel de Imágenes prediseñadas

En el cuadro Buscar, escribe la palabra clave y clica en Buscar. PowerPoint busca en la galería multimedia y cuando encuentra lo que estabas buscando, muestra toda una serie de miniaturas con las imágenes, sonidos y vídeos.

Si quieres limitar la búsqueda, en el cuadro Los resultados deben ser, clica en el menú desplegable y desmarca lo que no te interese (ilustraciones, fotografías, vídeos o audio).

Deja marcada la casilla Incluir contenido de Office.com para que PowerPoint busque también en el sitio de Microsoft.

Figura 8-2: Al rico tomate

Para insertar uno de estos fantásticos tomates en la diapositiva, basta con hacer un doble clic en la miniatura y la imagen aparecerá automáticamente en el centro. Otra opción es arrastrar la imagen hasta el lugar deseado.

Verás que al insertar la imagen se activa la ficha Herramientas de imagen - Formato (si se trata, efectivamente, de una imagen, si es un elemento de Audio, aparecerá Herramientas de audio, lógico). En el siguiente apartado, dedicado a las imágenes que se insertan desde un archivo, explicaremos cómo retocar las imágenes y podrás aplicarlo también a las imágenes prediseñadas.

Insertar imágenes desde un archivo

Ya sean fotos de las vacaciones, el logo de tu empresa o los ya manidos gatitos, insertar una imagen desde un archivo es una operación terriblemente sencilla. Ve a la diapositiva en la que quieres insertar la imagen y en la ficha Insertar, clica en el botón Imagen del grupo Imágenes.

Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen (véase Figura 8-3). Ve hasta la carpeta que tiene la imagen y clica en ella para seleccionarla, a continuación, clica en Abrir y listo, la imagen aparecerá en la diapositiva tal y como puede verse en la Figura 8-4.

Figura 8-3: Cuadro de diálogo Insertar imagen

Figura 8-4: Los patitos son los nuevos gatitos de las presentaciones en PowerPoint

Como puede verse en la Figura 8-4, la imagen se escala para adaptarla al tamaño de la diapositiva. Si quieres que sea más pequeña tienes que modificar el tamaño. Para ello, primero selecciona la imagen y luego arrastra uno de los controladores de tamaño de las esquinas.

Otra posibilidad es pegar directamente una imagen gracias al Portapapeles. Todo lo que puedas copiar en el Portapapeles puedes pegarlo en una diapositiva.

Recortar una imagen

Al insertar una imagen siempre se inscribe en una forma rectangular sin contorno. Para poner sólo una parte concreta de una imagen, o si simplemente quieres que ése que está a tu lado en la foto no salga en la presentación, selecciona la imagen y utiliza la herramienta Recortar del grupo Tamaño (ten en cuenta que esta opción sólo puede utilizarse con las imágenes de mapa de bits). Aparecerán una serie de controladores de selección (véase Figura 8-5), arrástralos para delimitar los bordes de la imagen y, cuando consideres que has terminado, pulsa la tecla Esc.

Figura 8-5: Imagen que se va a recortar

Si después decides que no querías recortar la imagen, haz un clic derecho en ella y selecciona Formato de imagen. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de la imagen y en la opción Tamaño, clica en Restablecer.

Modificar la forma de una imagen y ajustarla

Una imagen siempre va asociada a una forma, por lo que puedes seleccionar el comportamiento de la imagen cuando modificas la forma que la contiene, tal y como puede verse en la Figura 8-6. Si la forma es más grande que la propia imagen, ésta puede rellenar todo el espacio de la forma o ajustarse para conservar las proporciones originales.

Para modificar la forma de la imagen, lo primero es seleccionarla y en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clicar en la parte inferior del botón Recortar del grupo Tamaño. Lleva el ratón hasta la opción Recortar a la forma. Se abrirá otra lista desplegable con todas las formas disponibles. Si vas pasando el ratón por encima, verás cómo quedará la imagen. Cuando te hayas decidido, clica en la forma.

Figura 8-6: Una vez más, recordamos hacer uso del sentido común y no abusar de los corazoncitos

Si la forma es demasiado grande respecto a la imagen, puedes utilizar las opciones Rellenar, para ocupar todo el espacio de la forma, o Ajustar, para mantener las proporciones originales.

Aplicar un estilo rápido a la imagen

En la galería de estilos de imagen encontrarás 28 estilos prediseñados, una edición 3 en 1 que combina forma, contorno y efectos. Abordaremos cada una de estas opciones con más detalle en los apartados siguientes.

Por ahora centrémonos en los estilos rápidos. En primer lugar, selecciona la imagen que quieres editar y a continuación, en el grupo Estilos de imagen, elige uno de los estilos o clica en el botón Más para verlos todos.

Figura 8-7: Ejemplo de imagen copiada a la que se le han aplicado diversos estilos rápidos

Aplicar un contorno a la imagen

Para aplicar un contorno a la imagen, lo primero es seleccionarla y, a continuación, clicar en el botón Contorno de la imagen del grupo Estilos de imagen.

Para cambiar el color del contorno, clica en la pastilla del color deseado o en la opción Más colores del contorno para crear colores personalizados.

Para modificar el grosor, clica en el botón Contorno de la imagen y luego en la opción Grosor.

Para modificar el estilo del contorno, clica en el botón Contorno de la imagen y luego en la opción Guiones.

Para quitarle el contorno a una imagen, clica en el botón Contorno de la imagen y luego en la opción Sin contorno.

Aplicar un efecto especial a la imagen

El botón Efectos de la imagen, del grupo Estilos de imagen, permite aplicar un efecto visual a las imágenes seleccionadas. Al clicar en este botón aparece un menú con las siguientes opciones: Sombra, Reflexión, Iluminado, Bordes suaves, Bisel y Giro 3D.

En cada uno de los submenús de estas opciones, la opción Sin, seguida del nombre del efecto, sirve para anularlo. La opción Opciones de sirve para abrir el cuadro de diálogo Formato de imagen, en el que podrás personalizar los efectos.

Aplicar un efecto artístico a la imagen

Con esta opción podrás modificar el aspecto de tus imágenes y hacer un par de apaños bastante resultones sin necesidad de pasar por complicados programas de tratamiento de imágenes, como puede verse en la Figura 8-8.

Para aplicar uno de los numerosos efectos, selecciona la imagen y en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clica en el botón Efectos artísticos del grupo Ajustar.

Pasa el ratón por los efectos (sin clicar) para ver cómo quedaría el resultado. Cuando hayas dado con el efecto adecuado, clica en él y verás inmediatamente el resultado en la diapositiva.

Figura 8-8: Efectos artísticos

Modificar el brillo, contraste y nitidez de una imagen

Muchas veces, por mucho que te esfuerces, las imágenes no quedan como quieres. O tienen demasiado brillo, o están muy oscuras, demasiado contraste, etc.

Si quieres modificar alguno de estos parámetros, selecciona la imagen y en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clica en el botón Correcciones del grupo Ajustar. Aparecerá una lista con una serie de ajustes para modificar la nitidez de la imagen, su brillo y contraste.

Otra opción de este botón es clicar en Opciones de corrección de imágenes. Se abrirá un cuadro de diálogo como el que puede verse en la Figura 8-9 en el que podrás corregir la imagen de forma más precisa.

Figura 8-9: Cuadro de diálogo Formato de imagen

Modificar los colores de una imagen

Para modificar el color de una imagen, primero selecciónala y en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clica en el botón Color del grupo Ajustar. Se abrirá una lista con diversas opciones para ajustar:

• Saturación: cantidad de color de la imagen.

• Tono: temperatura del color de la imagen.

• Volver a colorear: cambia el color primario de la imagen.

Figura 8-10: El minino queda monísimo al aplicar la escala de grises a la imagen

Quitar el fondo de una imagen

Esta opción de PowerPoint 2010 permite hacer verdaderas virguerías con las imágenes, tal y como puede verse en la Figura 8-11. Para eliminar el fondo de una imagen, selecciónala y, en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clica en el botón Quitar fondo del grupo Ajustar.

Figura 8-11: Imagen a la que se le ha quitado el fondo

PowerPoint tratará de determinar qué área de la imagen corresponde al fondo y qué área quieres mantener. Para facilitarte la tarea, se activa automáticamente la ficha Eliminación de fondo (véase Figura 8-12)

Figura 8-12: Imagen antes de eliminar el fondo

Las partes que se van a eliminar aparecen de color rosa. Ajusta el tamaño del rectángulo arrastrando los controladores o utiliza los botones Marcar las áreas para mantener y Marcar las áreas para quitar del grupo Refinar para precisar qué áreas forman parte del fondo y cuáles no.

También puedes delimitar el área mediante segmentos clicando y arrastrando.

Si PowerPoint malinterpreta una marca, utiliza la archiconocida combinación Ctrl+Z para deshacerla o utiliza el botón Eliminar marca.

Cuando hayas terminado, clica en Mantener cambios y obtendrás la imagen final sin el fondo.

Volver a la imagen inicial

Si después de pasarte un rato enredando con una imagen decides volver a empezar de cero, selecciónala y en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clica en el botón Restablecer imagen del grupo Ajustar.

Para restablecer la imagen con su tamaño original y con las partes recortadas, abre la lista del botón Restablecer imagen y selecciona la opción Restablecer imagen y tamaño.

Comprimir imágenes

Si pones muchas imágenes o fotos hechas con una cámara digital, el peso de la presentación puede aumentar considerablemente y eso puede dificultar, por ejemplo, que puedas enviar a todos tus contactos la presentación que has preparado de tus vacaciones en Punta Cana.

Con la herramienta Comprimir imágenes podrás comprimir una o todas las imágenes de la presentación y disminuir así el peso del archivo final, aunque lo recomendable es hacerlo con todas.

Para comprimir las imágenes, selecciona al menos una y en la ficha Herramientas de imagen – Formato, clica en el botón Comprimir imágenes del grupo Ajustar. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 8-13.

Figura 8-13: Cuadro de diálogo Comprimir imágenes

Desmarca la casilla Aplicar sólo a esta imagen para comprimir todas las imágenes de la presentación.

Si marcas la casilla Eliminar las áreas recortadas de las imágenes eliminarás del archivo las áreas de las imágenes que se han ocultado al recortar la imagen, lo que disminuirá su peso.

En el cuadro Destino podrás definir la calidad de la imagen, cuanto menor sea la resolución (ppi, puntos por pulgada), menos pesará la imagen.

Cuando termines, clica en Aceptar y las imágenes se comprimirán. Ten en cuenta que si hay muchas imágenes, esta operación tardará un poco más.

Guarda la presentación; hasta que no la guardes, la compresión no será realmente efectiva.

Insertar una captura de pantalla

Para terminar este capítulo, veremos una opción más que puede resultarte de gran utilidad. Se trata de realizar una copia de las ventanas abiertas en el ordenador para insertarlas en las diapositivas.

Para insertar una ventana completa, en la ficha Insertar, clica en el botón Captura. Aparecerá el cuadro Ventanas disponibles en el que verás una miniatura de las ventanas que actualmente están abiertas en tu ordenador. Al pasar el ratón por encima de la miniatura, aparece el nombre del programa o, si es una web, aparece el nombre de la página y el navegador (véase Figura 8-14).

Figura 8-14: Clica en la miniatura de la ventana que quieres incorporar a la presentación

Para insertar sólo una parte de una ventana, lo primero es activar la ventana de donde extraerás la imagen y a continuación vuelve a PowerPoint. Clica en el botón Captura de la ficha Insertar y en la parte inferior de la ventana, clica en Recorte de pantalla.

Aparecerá automáticamente la ventana situada detrás de la presentación –la que activaste antes– y el puntero se habrá transformado en una cruz. Clica y arrastra para seleccionar el área de la ventana que te interese. Al soltar el ratón, el fragmento seleccionado aparecerá en la diapositiva.

Estas capturas de pantalla, al ser también imágenes, pueden editarse tal y como hemos explicado en los apartados anteriores.

Capítulo 9

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Insertar elementos multimedia

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Lo bueno de esta versión 2010 de PowerPoint es la cantidad de elementos que pueden integrar las presentaciones. Puedes incluir efectos de sonido para “despertar” a la audiencia o una canción de fondo. También se pueden poner vídeos que ayuden a hacer comprender mejor el mensaje e ilustren lo que quieres contar.

En este capítulo...

• Insertar vídeos y archivos de audio

• Insertar vídeo en línea

• Efectos de vídeo y audio

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Insertar un vídeo

La influencia de los portales de vídeos ha revolucionado el consumo de elementos audiovisuales (que se lo cuenten a ese chaval con flequillo que canta). Sin duda el más famoso es YouTube, en el que los usuarios suben 24 horas de vídeos cada minuto. Es toda una referencia para la llamada web 2.0, que no es más que la generación de contenidos por los propios usuarios.

A continuación veremos cómo insertar vídeos en línea y archivos de vídeo de tu disco duro. Deberás tener en cuenta siempre que al incluir un archivo de vídeo en la presentación, su peso aumentará considerablemente, por lo que puede ser más complicado mandarla por correo electrónico.

Insertar un archivo de vídeo

Para insertar un vídeo desde un archivo, lo primero es situarte en la diapositiva en la que vas a ponerlo y dejar suficiente espacio para que quepa el marco del vídeo.

En la ficha Insertar, clica en el botón Vídeo del grupo Multimedia. Se abrirá inmediatamente un cuadro de diálogo como el de la Figura 9-1. Busca en tu disco duro y cuando des con el vídeo, selecciónalo con un clic y a continuación clica en Insertar.

Figura 9-1: Cuadro de diálogo para insertar un vídeo

El vídeo aparecerá en la diapositiva (véase Figura 9-2). Cambia el tamaño del marco en caso necesario, como si fuera un objeto más, hasta adaptarlo a tus necesidades. Procura hacerlo arrastrando los controladores de las esquinas, de lo contrario se distorsionará la imagen.

Figura 9-2: Vídeo insertado en una diapositiva

En la galería de imágenes prediseñadas, que está conectada a la galería multimedia de Microsoft, encontrarás otros muchos ejemplos de vídeos. Para insertar un vídeo de esta galería, en la ficha Insertar, pulsa la parte inferior del botón Vídeo y a continuación la opción Vídeo de imágenes prediseñadas. A la derecha se abrirá el panel de Office Imágenes prediseñadas. Pon la palabra o palabras clave y clica en Buscar.

Insertar un vídeo desde una página web

Como mencionamos antes, plataformas como YouTube o Vimeo están cambiando los hábitos de consumo multimedia. Con PowerPoint 2010 podrás incluir vídeos que están en internet, lo que evitará sobrecargar el peso de la presentación; eso sí, comprueba una y mil veces que en el lugar donde vayas a hacer la presentación hay conexión a internet.

Lo primero es acceder al vídeo y buscar el código de inserción, tal y como puede verse en la Figura 9-3:

Figura 9-3: Código para insertar el vídeo

Es importante que antes de copiar el código marques la casilla Utilizar código de inserción anterior, que aparece justo debajo del código, porque PowerPoint 2010 no admite, por ahora, el nuevo código de inserción; una pena.

Para copiar el código, selecciónalo, haz un clic derecho y, en el menú que aparece, selecciona Copiar. O más fácil todavía, selecciona el código y pulsa Ctrl+C.

De vuelta a la presentación, en la ficha Insertar, clica en la parte inferior del botón Vídeo del grupo Multimedia y selecciona la opción Vídeo desde sitio web. Se abrirá automáticamente un cuadro como el de la Figura 9-4, pega el código (Ctrl+V) y clica en Insertar.

Figura 9-4: No es un idioma nuevo, es el código para insertar el vídeo

Reproducir un vídeo

Para reproducir un vídeo directamente en la diapositiva sin iniciar la presentación, lo primero es seleccionarlo y a continuación, en la ficha Herramientas de vídeo – Formato o Reproducción, clica en el botón Reproducir del grupo Vista previa o en la barra de reproducción que está debajo del vídeo. Si es un vídeo de internet, clica dos veces en el vídeo o en el botón de reproducción que aparece en el centro.

Opciones de vídeo

En la ficha Herramientas de vídeo – Reproducción encontrarás diversas opciones para configurar los vídeos, tal y como puede verse en la Figura 9-5:

Figura 9-5: Herramientas de vídeo – Reproducción

Controlar la reproducción del vídeo

Como explicamos antes, de forma predeterminada, para reproducir un vídeo lo que hay que hacer es clicar en el botón Reproducir. Pero si lo que quieres es que el vídeo salte automáticamente cuando pases a su diapositiva, en la opción Iniciar del grupo Opciones de vídeo, selecciona Automáticamente en lugar de Al hacer clic.

Repetir un vídeo

Si pones un vídeo corto y quieres que se repita una y otra vez hasta que pases a la siguiente diapositiva, marca la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción del grupo Opciones de vídeo.

Recortar un vídeo

Con esta función podrás eliminar una parte (principio y fin) del vídeo y quedarte sólo con el fragmento seleccionado.

Para recortar un vídeo, selecciónalo y clica en el botón Recortar vídeo del grupo Editar. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 9-6. Arrastra los controladores de inicio (verde) y finalización (rojo) para delimitar el vídeo o bien indica en los cuadros correspondientes la Hora de inicio y la Hora de finalización.

Figura 9-6: Recortar un vídeo

Reproducir el vídeo a pantalla completa

Si quieres que tu vídeo se vea a pantalla completa, marca la casilla Reproducir a pantalla completa del grupo Opciones de vídeo. Esta opción funciona mejor con vídeos con alta definición; los que no tienen mucha resolución se ven muy distorsionados a pantalla completa.

Iniciar o finalizar el vídeo con un efecto de fundido

Esta opción se aplica también al sonido del vídeo. Según el tiempo marcado en la opción Fundido de entrada, al iniciar el vídeo, el volumen va subiendo y la imagen se va iluminando. Puedes crear el efecto contrario para cerrar el vídeo en Fundido de salida, eso evitará un final brusco y dará un toque más profesional.

Añadir o eliminar un marcador

Un marcador es como una especie de punto de lectura pero aplicado a los archivos de audio o de vídeo. Con el marcador podrás indicar el punto exacto para iniciar una animación asociada al vídeo, como puede verse en la Figura 9-7, en la que al llegar al segundo marcador, aparece el texto del bocadillo.

Figura 9-7: Al llegar a este marcador, aparece este bocadillo

Para añadir un marcador, lo primero, como siempre, es seleccionar el vídeo. En la ficha Herramientas de vídeo – Reproducción, clica en el botón Reproducir o clica en el botón correspondiente en el propio vídeo. Cuando llegue al punto en el que quieres añadir el marcador, clica en el botón Añadir marcador del grupo Marcadores (aparecerá un puntito en la barra de reproducción). Puedes añadir tantos marcadores como consideres necesarios.

Para añadir la animación, en primer lugar crea el objeto en la diapositiva, selecciónalo y en la ficha Animaciones, clica en el botón Agregar animación y selecciona uno de los muchos efectos propuestos. A continuación, en el botón que está justo al lado, Desencadenar, selecciona la opción En marcador, elige después el marcador al que se aplicará la animación y listo (más información sobre animaciones en el capítulo 14).

Para eliminar un marcador, clica en el circulito del marcador en la barra de reproducción y a continuación, clica en el botón Quitar marcador del grupo Marcadores.

Insertar un archivo de audio

Esta operación es prácticamente igual a la que acabamos de ver con los vídeos. Los archivos de audio, o si nos atenemos a la terminología PowerPoint, los objetos de audio, pueden utilizarse para que salten automáticamente cuando cliques en un objeto en concreto o al pasar de una diapositiva a otra.

Para insertar un archivo de audio, lo primero es situarte en la diapositiva que lo llevará y en la ficha Insertar, clicar en el botón Audio del grupo Multimedia. Se abrirá inmediatamente un cuadro de diálogo como el de la Figura 9-8. Cuando tengas el archivo, selecciónalo con un clic y clica en Insertar. El archivo aparecerá en la diapositiva tal y como puede verse en la Figura 9-9 de la página siguiente.

Figura 9-8: Cuadro de diálogo para insertar un archivo de audio

Otra posibilidad es insertar archivos de audio de la galería de imágenes prediseñadas. Para insertar un objeto de audio de esta galería, en la ficha Insertar, pulsa la parte inferior del botón Audio y, a continuación, la opción Audio de imágenes prediseñadas. A la derecha se abrirá el panel de Office Imágenes prediseñadas. Pon la palabra o palabras clave y clica en Buscar.

Figura 9-9: Objeto de audio en la diapositiva

Opciones de audio

Si te fijas en la Figura 9-10, al seleccionar el objeto de audio, aparece la ficha Reproducción, con opciones muy parecidas a las de los vídeos:

Figura 9-10: Herramientas de audio – Reproducción

Al igual que con los vídeos, puedes recortar, añadir marcadores o iniciar o finalizar el audio con un efecto de fundido.

Capítulo 10

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Gráficos y tablas

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Los gráficos son la mejor manera de representar datos numéricos, y la audiencia, con un simple vistazo, podrá asimilar mejor el mensaje que quieres transmitir. PowerPoint 2010 se apoya en la famosa aplicación Excel para que puedas integrar los gráficos creados con esta herramienta en una presentación.

En este capítulo...

• Crear y editar gráficos

• Utilizar PowerPoint y Excel 2010

• Crear y editar tablas

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Insertar un gráfico

Para insertar un gráfico en PowerPoint hay tres posibilidades:

• En una diapositiva nueva con marcador de contenido, clica en el icono .

• En la ficha Insertar, clica en el botón Gráfico del grupo Ilustraciones.

• Crea el gráfico en Excel 2010 y cópialo después en una diapositiva.

En los dos primeros casos se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 10-1:

Figura 10-1: Cuadro de diálogo Insertar gráfico

Selecciona el tipo de gráfico que quieres crear. En la parte izquierda del cuadro están todos los gráficos disponibles: de columnas, líneas, circular (el famoso quesito), barras, etc. En la parte derecha del cuadro están los subtipos de la categoría seleccionada.

Cuando hayas dado con el gráfico que buscabas, clica en Aceptar.

Tras unos segundos, aparecerán dos ventanas, la de PowerPoint con el gráfico y al lado una de Excel con los datos del gráfico, tal y como puede verse en la Figura 10-2.

Ahora toca cambiar los datos de ejemplo por tus datos, pero te recomendamos que antes pruebes un poco con datos ficticios para conocer mejor esta función. Verás que, en cuanto introduces un dato en Excel, el gráfico de la diapositiva cambia al instante.

Figura 10-2: Gráfico en la diapositiva y ventana de Excel

Cambiar el tipo de gráfico

Podrás crear catorce tipos de gráficos básicos en función de tus necesidades. Por ejemplo, los gráficos de barras son perfectos para revelar las ventas en diferentes ciudades y con los de líneas podrás ver la progresión de gastos o ingresos.

Cambiar el tipo de gráfico es muy sencillo. Lo primero es seleccionar el gráfico. Se activará la ficha Diseño de las Herramientas de gráficos (véase Figura 10-3).

Figura 10-3: Ficha Diseño de las Herramientas de gráficos

Clica en el botón Cambiar tipo de gráfico del grupo Tipo. Aparecerá el cuadro de texto que vimos en la Figura 10-1. Selecciona el tipo de gráfico y clica en Aceptar. Fácil.

Modificar los datos de un gráfico

Los datos que constituyen los gráficos que ves en la diapositiva se almacenan en una hoja de cálculo de Excel.

Para cambiar los datos, lo primero es seleccionar la tabla. Se activarán las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Por ahora nos centraremos en la ficha Diseño y en el grupo Datos.

Cambiar entre filas y columnas

El primer botón del grupo Datos se llama Cambiar entre filas y columnas. Intercambia los datos del eje, es decir, los datos del eje X (horizontal) pasan al eje Y (vertical) y viceversa.

Mejor ilustrarlo con un ejemplo; en la siguiente tabla tenemos las ventas de diversas tiendas en tres ciudades:

Tabla 10-1

Ciudad A

Ciudad B

Ciudad C

Tienda 1

4,3

2,4

2

Tienda 2

2,5

4,4

2

Tienda 3

3,5

1,8

3

Tienda 4

4,5

2,8

5

Esto nos dará el siguiente gráfico:

Figura 10-4: Gráfico de ventas

Al pulsar el botón Cambiar entre filas y columnas, obtenemos el gráfico de la Figura 10-5. En este caso, podremos ver qué tienda ha tenido mejores resultados en cada ciudad:

Figura 10-5: Gráfico tras Cambiar entre filas y columnas

Cambiar el rango de datos

Con el botón Seleccionar datos del grupo Datos podrás cambiar los datos que forman el gráfico. Al pulsarlo, te dirigirás automáticamente a la hoja de cálculo de Excel en la que se almacenan los datos y se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 10-6:

Figura 10-6: Cuadro de diálogo para seleccionar origen de datos

Podrás realizar tres operaciones básicas con este cuadro de diálogo:

• Cambiar el rango de datos del gráfico en el cuadro, es decir, qué filas y columnas estarán representadas en el gráfico.

• Cambiar entre filas y columnas, tal y como vimos en el apartado anterior.

• Modificar las series y las categorías. Podrás añadir o quitar series o cambiar el orden.

Modificar los datos del gráfico

Al pulsar este botón accederás directamente a la hoja de cálculo, donde podrás modificar los datos del gráfico. Para volver a la presentación, basta con clicar en cualquier parte de la ventana de PowerPoint y verás que los datos se han actualizado.

Cambiar el diseño y la presentación de un gráfico

PowerPoint 2010 ofrece una serie de diseños predeterminados para modificar el diseño de los gráficos y también otros elementos como el título, la leyenda, etc. Por ejemplo, en la Figura 10-7, se ve la galería de diseños predeterminados para los gráficos de columnas:

Figura 10-7: Galería de diseños predeterminados para gráficos de columnas

Para cambiar el diseño de un gráfico, lo primero es seleccionarlo y a continuación, en la ficha Diseño, despliega la galería del grupo Diseños de gráfico. Clica en el diseño que más te convenga.

En la Figura 10-8 podemos ver la ficha Presentación de las Herramientas de gráficos. Aquí podrás modificar el título del gráfico, la rotulación de los ejes, la leyenda del gráfico, etc. Verás que, al pulsar los botones, siempre hay una explicación de cada una de las opciones.

Figura 10-8: Ficha Presentación de las Herramientas de gráficos

El grupo Etiquetas está compuesto por los siguientes botones:

• Título del gráfico: sirve para describir el contenido del gráfico mediante un título, que suele aparecer encima del gráfico, pero puedes moverlo a cualquier parte.

• Rótulos del eje: estas etiquetas sirven para describir el contenido de los ejes, el horizontal primario (X) y el vertical primario (Y).

• Leyenda: las leyendas identifican los datos del gráfico. Al pulsar este botón aparecerá una lista con varias opciones para ubicar la leyenda.

• Etiqueta de datos: sirven para etiquetar los elementos del gráfico con sus valores.

• Tabla de datos: esta opción permite ver la tabla que se ha utilizado para crear el gráfico.

El grupo Ejes está compuesto por los siguientes botones:

• Ejes: este botón sirve para mostrar u ocultar las etiquetas de los ejes del gráfico.

• Líneas de la cuadrícula: este botón activa o desactiva las líneas de la cuadrícula.

El grupo Fondo está compuesto por los siguientes botones:

• Área de trazado: este botón sirve para activar o desactivar el fondo del gráfico y para modificar su aspecto.

• Cuadro gráfico: si el gráfico tiene un plano posterior, este botón sirve para modificar su aspecto.

• Plano inferior del gráfico: si el gráfico tiene un plano inferior, este botón sirve para modificar su aspecto.

• Giro 3D: este botón controla la rotación y otros elementos de los gráficos en 3D.

Por último, el grupo análisis permite añadir más elementos al gráfico que facilitarán su interpretación. Por ejemplo, puedes añadir una línea de tendencia para ver la evolución de las ventas respecto a los gastos.

Figura 10-9: Gráfico de columnas en 3D con título del gráfico, leyenda a la derecha, etiquetas de datos y líneas de división horizontales principales y secundarias

Las opciones no se limitan a las propuestas en los menús asociados a cada botón. En todos los casos, al final del menú, está la opción Más opciones de. Al seleccionarla, se abre un cuadro de diálogo específico para cada opción en el que podrás modificar toda una serie de aspectos: color, rellenos, estilos de bordes, sombras, iluminación, formato 3D, etc.

Modificar el estilo de un gráfico

Un estilo es un conjunto de elementos estéticos predefinidos, como el color o la forma. En la Figura 10-10 puedes ver un ejemplo de la Galería de estilos para los gráficos de columnas.

Figura 10-10: Galería de estilos para gráficos de columnas

Para cambiar el estilo, lo primero es seleccionar el gráfico y en el grupo Estilos de diseño de la ficha Diseño, clicar en el estilo más adecuado para tu presentación. Si a primera vista no aparece el estilo que estás buscando, clica en el botón Más en la esquina derecha para desplegar toda la galería.

Crear tablas

Las tablas son la forma ideal de presentar información de manera ordenada. El método más fácil de crear una tabla consiste en utilizar el diseño de diapositiva Título y objetos. Para ello, en la ficha Inicio, clica en la parte inferior del botón Nueva diapositiva y selecciona Título y objetos. En la diapositiva que aparece, en el marcador de contenido del centro, clica en el icono Tabla. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 10-11.

Figura 10-11: Insertar una tabla

Indica el número de filas y de columnas y clica en Aceptar. Aparecerá una tabla como la de la Figura 10-12:

Figura 10-12: Ya puedes empezar a introducir el texto

En la ficha Diseño dispones de toda una serie de herramientas para jugar con los colores y formas de la tabla. Para escribir en una celda, clica directamente en la que irá el texto. Para pasar a otra celda, clica en ella o pulsa la tecla Tab.

Como hemos indicado antes, al pulsar Tab pasas a la celda siguiente, pero si quieres insertar una tabulación en una celda, utiliza la combinación de teclas Ctrl+Tab. Para crear una fila más, al llegar a la última celda, pulsa Tab y se creará automáticamente una fila nueva.

Insertar tablas en una diapositiva

Ahora veremos otro método para crear tablas, en este caso, cómo insertar una tabla en una diapositiva que ya hayamos creado.

En primer lugar, en la ficha Insertar, clica en el botón Tabla del grupo Tabla. Aparecerá una cuadrícula que representa las filas y columnas de la tabla. Mueve el ratón (sin clicar) e indica el número de filas y columnas deseado (véase Figura 10-13).

Figura 10-13: Insertar tablas en una diapositiva

Al igual que explicamos anteriormente, se activará la ficha Diseño para que puedas adaptar la tabla a tus necesidades.

Se puede insertar una tabla procedente de Excel. Para ello, al clicar en el botón Tabla del grupo Tabla (ficha Insertar), selecciona la opción Hoja de cálculo de Excel. Aparecerá una hoja de cálculo insertada en un objeto y verás que la cinta de opciones se transforma en la de Excel.

Dibujar una tabla

Otra forma de crear una tabla es utilizar el comando Dibujar tabla. Con unas simples herramientas de dibujo podrás crear tablas más complejas, por ejemplo, tablas en las que una celda se divida en varias filas o columnas.

Para dibujar una tabla, clica en el botón Tabla del grupo Tabla (ficha Insertar) y selecciona la opción Dibujar tabla. El puntero del ratón se convierte en un lápiz. A continuación, clica y arrastra para dibujar el contorno exterior.

Para dibujar las filas y columnas, en la ficha Herramientas de tabla – Diseño, selecciona el botón Dibujar tabla del grupo Dibujar bordes. Si quieres cambiar el color de las líneas, el grosor o el estilo, en este mismo grupo están todas las herramientas necesarias. El puntero del ratón se convierte en un lápiz y ya puedes empezar a dibujar filas y columnas. Clica y arrastra para crear las filas y columnas.

Figura 10-14: Tabla dibujada

Si te equivocas, clica en el botón Borrador del grupo Dibujar bordes y clica en las líneas que quieras borrar o bien utiliza el ya conocido salvavidas Ctrl+Z.

Si lo que quieres es cambiar el estilo o el tamaño de un segmento determinado de la tabla, selecciona primero el estilo, el grosor y el color deseados y aplícalo directamente a las líneas.

Cuando hayas terminado de crearla (como en la Figura 10-14), clica fuera de la tabla y empieza a escribir.

Estilo de tabla

Una vez creada la tabla puedes empezar a editar su estilo, es decir, cambiar colores, grosor de líneas, etc. La forma más rápida y sencilla es utilizar uno de los estilos rápidos propuestos por PowerPoint 2010. Son combinaciones de diferentes opciones de formato, en particular asociaciones de colores derivadas de los colores del tema de la presentación.

Para ver qué estilos hay disponibles, lo primero es clicar en la tabla e ir a la ficha Diseño. En el grupo Estilos de tabla están todos los diseños disponibles. Ve pasando el ratón por encima de los estilos disponibles para ver cómo quedaría la tabla. Para ver todos los estilos, clica en el botón Más.

Figura 10-15: Galería de estilos

La opción Borrar tabla sirve para borrar el estilo de todas las celdas de la tabla.

Opciones de un estilo rápido de tabla

Habrás observado que a la izquierda del grupo Estilos de tabla están las Opciones de estilo de tabla. Estas casillas determinan lo que se aplica y lo que no a los estilos rápidos de tabla:

• Fila de encabezado: para aplicar un formato a la primera fila.

• Fila de totales: para aplicar un formato a la última fila.

• Fila con bandas: para alternar el formato de las filas.

• Primera columna: para aplicar un formato a la primera columna.

• Última columna: para aplicar un formato a la última columna.

• Columnas con bandas: para alternar el formato de las columnas.

Estilo de tabla

Además de los estilos rápidos, puedes modificar y adaptar el estilo de la tabla como más te convenga. Para ello, utiliza las fichas Diseño y Presentación que pasamos a detallar a continuación.

En la ficha Diseño, además de los estilos rápidos que acabamos de ver, hay una serie de herramientas para modificar el sombreado, los bordes y aplicar diversos efectos a las tablas.

Tabla 10-2

Botón

¿Para qué sirve?

Rellena las celdas con un color, una imagen, un degradado o una textura

Personaliza los bordes de las celdas

Aplica un efecto visual a las celdas, como una sombra o un reflejo

Ficha Presentación

Al seleccionar una tabla, se activa la ficha Presentación, tal y como puede verse en la Figura 10-16. En la Tabla 10-3 verás los diversos botones de esta ficha y sus funciones.

Figura 10-16: Ficha presentación

Tabla 10-3

Botón

Nombre

¿Para qué sirve?

Seleccionar

Activa el cursor de selección para seleccionar las celdas

Ver cuadrículas

Muestra y oculta las líneas de cuadrícula en la tabla

Eliminar

Elimina las filas, columnas o celdas de toda la tabla

Insertar arriba

Añade un fila por encima de la seleccionada

Insertar debajo

Añade una fila por debajo de la seleccionada

Insertar a la izquierda

Añade una columna a la izquierda de la seleccionada

Insertar a la derecha

Añade una columna a la derecha de la seleccionada

Combinar celdas

Fusiona las celdas seleccionadas en una sola

Dividir celdas

Divide las celdas seleccionadas en varias celdas nuevas

Alto

Fija el alto de las celdas seleccionadas

Ancho

Fija el ancho de las celdas seleccionadas

Distribuir filas

Asigna a las filas seleccionadas el mismo alto

Distribuir columnas

Asigna a las columnas seleccionadas el mismo ancho

Alinear a la izquierda

Alinea el texto a la izquierda

Centrar

Centra el texto

Alinear en la parte superior

Alinea el texto en la parte superior de la celda

Alinear verticalmente

Centra el texto verticalmente

Alinear en la parte inferior

Alinea el texto en la parte inferior de la celda

Dirección del texto

Cambia la orientación del texto

Márgenes de celda

Especifica los márgenes de las celdas

Alto

Fija el alto de la tabla

Ancho

Fija el ancho de la tabla

Bloquear relación de aspecto

El alto y ancho de la tabla cambian el uno en proporción del otro

Traer adelante

Lleva el objeto seleccionado delante de los demás

Panel de selección

Muestra el panel de selección para facilitar la elección de objetos y cambiar su orden y visibilidad

Alinear

Alinea los bordes de varios objetos seleccionados

Agrupar

Agrupa los objetos seleccionados para que se consideren como un único objeto

Girar

Gira o le da la vuelta al objeto seleccionado

Capítulo 11

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SmartArt

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Los diagramas, también conocidos como gráficos SmartArt, son representaciones gráficas de información o ideas, listas, diagramas de procesos, organigramas o gráficos relacionales. Es la herramienta que terminará con las listas interminables de viñetas que acaban aburriendo al personal.

Los gráficos de SmartArt están formados por varios elementos, como formas y líneas que no tendrás que diseñar ya que PowerPoint lo hace por ti. Los diseños disponibles permiten crear diversos tipos de gráficos, cada uno de los cuales se divide en otros muchos. En total, hay 167 modelos.

En este capítulo...

• ¿Qué es un gráfico SmartArt?

• Crear y editar gráficos SmartArt

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La idea fundamental es sustituir las listas de viñetas siempre que la información vaya a tener más impacto, claridad o utilidad si se representa gráficamente.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente lista:

Fases de desarrollo de un producto nuevo

• Generación de ideas

• Filtrado de la idea

• Desarrollo del concepto y prueba

• Análisis de negocios

• Prueba de mercado

• Implementación técnica

• Comercialización

En lugar de presentarlo así en una diapositiva, una forma mucho más visual y descriptiva es la que puede verse en la Figura 11-1:

Figura 11-1: Ejemplo de diseño de proceso

Crear un gráfico SmartArt

Existen dos posibilidades a la hora de crear un gráfico SmartArt:

• Crear un gráfico SmartArt en blanco

• Convertir un cuadro de texto en diagrama SmartArt

Para la primera opción, en la diapositiva en la que quieres crear el gráfico, ve a la ficha Insertar y clica en el botón SmartArt del grupo Ilustraciones. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 11-3. Selecciona el gráfico buscado y clica en Aceptar.

Aparecerá el diagrama sin texto y a su izquierda el panel Texto, donde podrás introducir el contenido de las formas. También puedes escribir directamente en la forma donde pone [Texto].

Para convertir un cuadro de texto en diagrama SmartArt, lo más fácil es crear una diapositiva y, en ella, hacer una lista normal con viñetas. Cuando hayas creado la lista con viñetas (en el capítulo 7 se detalla esta operación), haz un clic derecho en cualquier parte de la lista y selecciona Convertir en SmartArt. Se abrirá otra lista con los diferentes tipos de gráficos (véase Figura 11-2).

Figura 11-2: Convertir texto en SmartArt

Selecciona el tipo de gráfico. Si no está el que buscas, clica en Más gráficos SmartArt y se abrirá el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt (véase Figura 11-3):

Figura 11-3: Cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt

Selecciona el gráfico y clica en Aceptar.

Ajusta la forma, tamaño y colores (lo veremos detenidamente en el apartado Editar el estilo de un gráfico SmartArt) y ya tendrás listo un diagrama SmartArt.

Tipos de gráficos

Todos los diseños de gráficos SmartArt están en la categoría Todo del cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt y, a su vez, se dividen en estos tipos:

• Lista: se utiliza para mostrar listas sin una organización en particular.

• Proceso: se utiliza para mostrar una progresión o secuencia de pasos de una tarea, proceso o flujo de trabajo.

• Ciclo: se utiliza para mostrar un proceso repetitivo.

• Jerarquía: se utiliza para mostrar relaciones jerárquicas, como los organigramas.

• Relación: se utiliza para mostrar conceptos relacionados.

• Matriz: se utiliza para mostrar la relación de los componentes con un todo y puede representar relaciones más complejas por medio de un eje.

• Piramidal: se utiliza para mostrar relaciones o procesos proporcionales, de base o jerárquicos que normalmente crecen hacia arriba.

• Imagen: se utiliza con diferentes formatos para representar conceptos o ideas apoyados por una imagen.

Editar el estilo de un gráfico SmartArt

Una vez insertado el gráfico en la diapositiva, puedes modificar su apariencia de diferentes formas. La más sencilla es cambiar el Estilo SmartArt aplicado al gráfico.

Para cambiar el estilo de un gráfico SmarArt, lo primero es seleccionarlo y a continuación, en la ficha Diseño del grupo Estilo SmartArt, selecciona el que quieras:

Figura 11-4: Herramientas de SmartArt, ficha Diseño

Clica en el botón Más de la galería para ver todos los diseños disponibles.

Editar el texto de un gráfico SmartArt

Cuando creas un gráfico SmartArt a partir de una lista con viñetas, el texto se adapta al gráfico, pero ¿qué pasa si quieres modificar el texto? Tienes dos opciones:

• Modificar las formas directamente dentro del gráfico.

• Clicar en la doble flechita que está en la parte izquierda del cuadro de selección del gráfico. Se abrirá una ventana flotante llamada panel Texto en la que podrás modificar cada uno de los puntos (véase Figura 11-5).

Administrar las formas de un gráfico SmartArt

Una vez tengas el gráfico, puede que quieras añadirle más elementos o eliminar alguna forma. El grupo Crear gráfico, de la ficha Diseño (véase Figura 11-6), permite realizar una serie de operaciones que explicamos a continuación.

Figura 11-5: Panel para modificar el texto de un gráfico SmartArt

Figura 11-6: Grupo Crear gráfico de la ficha Diseño para gráficos SmartArt

Para añadir una nueva forma a un gráfico, selecciona la que pasará a ser la anterior cuando hayas creado la nueva y clica en el botón Agregar forma; o bien en el panel Texto, clica al final de la línea de texto con viñeta tras la cual se añadirá la nueva y pulsa Entrar.

Para reducir el nivel de una viñeta o de una forma, es decir, para incluir el contenido de esa forma o viñeta en la inmediatamente superior, selecciona dicha forma o viñeta y clica en el botón Disminuir nivel.

Para aumentar el nivel de una forma o viñeta previamente disminuida, selecciónala y clica en el botón Promover.

En la Figura 11-7 puedes ver un ejemplo de una lista con viñetas jerarquizada:

Figura 11-7: Información jerárquica

Si lo que quieres es desplazar una forma, selecciónala y arrástrala hasta el lugar deseado. Si tienes que mover varias formas a la vez, selecciónalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl y clicando.

Para invertir formas, selecciona una de ellas y clica en el botón De derecha a izquierda. Esto cambiará el diseño del gráfico, lo que está a la derecha pasará a la izquierda y viceversa.

Para eliminar una forma, selecciónala en el gráfico o selecciona la línea de texto en el panel Texto y pulsa la tecla Supr.

Figura 11-8: Esquema jerárquico final

Capítulo 12

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Otros objetos y sus usos

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En este capítulo hablaremos de las formas automáticas, o cómo poner en tus diapositivas flechitas, cuadrados, cruces y demás formas geométricas. Después haremos una breve parada para tomar aliento y de paso hablar de WordArt, factoría de fuentes de fantasía y, por último, sobrevolaremos una de las funciones más desconocidas para la mayoría de la gente, ¿o acaso sabías que se pueden incluir ecuaciones en las presentaciones de PowerPoint? Seguro que te acabas de quedar ojiplático.

En este capítulo...

• Formas automáticas

• Dibujar a mano alzada

• Botones de acción

• Insertar ecuaciones

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Dibujar formas automáticas

Para insertar una forma en las diapositivas, lo primero es situarse en la diapositiva en la que quieres ponerla. A continuación, en la ficha Inicio o Insertar, encontrarás el botón Formas del grupo Dibujo (ficha Inicio) o del grupo Ilustraciones (ficha Insertar).

Figura 12-1: Hay dónde elegir en lista de formas prediseñadas

La lista de formas prediseñadas se divide en diversas categorías: Rectángulos, Formas básicas, Flechas de bloque, Formas de ecuación, Diagrama de flujo, Cintas y estrellas, Llamadas y Botones de acción. Así pues, hay para todos los gustos. En la parte superior está la categoría Formas usadas recientemente.

Elige la forma que quieras utilizar y ve a la diapositiva donde quieres insertarla. Verás que el puntero del ratón se ha transformado en una cruz negra y fina. Tienes varias opciones a la hora de dibujar:

Clica y arrastra para dibujar la forma.

Si mantienes pulsada la tecla Mayús a la vez que arrastras, podrás crear un círculo o un cuadrado perfecto. Si haces lo mismo pero con la tecla Ctrl, podrás dibujar formas a partir de un punto central, lo que te permitirá dibujar formas simétricas.

Al dibujar, la forma aparece seleccionada y con los colores predeterminados del tema de la diapositiva. Al estar seleccionada, puedes incluir texto si es necesario. Para confirmar, pulsa la tecla Esc o clica fuera de la forma.

Si quieres dibujar varias veces la misma forma, o bien haces un copiar-pegar, o si quieres que tenga tamaños distintos, clica en el botón Formas del grupo Ilustraciones en la ficha Insertar. Cuando se abra la lista de formas, haz un clic derecho en la forma deseada y selecciona Bloquear modo de dibujo. Podrás dibujar la forma cuantas veces quieras. Para terminar, pulsa la tecla Esc.

Dibujar una curva o una forma libre

Otra herramienta que puede ser muy útil es la herramienta para dibujar curvas o formas libres. Para ello, clica en el botón Formas del grupo Dibujo (ficha Inicio) o en ese mismo botón del grupo Ilustraciones (ficha Insertar).

En la categoría Líneas, clica en la forma que quieras utilizar: Curva o Forma libre . Para dibujar una curva tienes que clicar cada vez que quieras que la línea se curve. Para dibujar una forma libre, clica en los segmentos rectos y clica y arrastra en los segmentos curvos.

Para terminar el dibujo, haz un doble clic en el último punto de la forma para que quede abierta o clica en el punto de inicio para cerrar la forma y rellenarla con un color.

Figura 12-2: Ejemplos de curvas y formas libres

Dibujar a mano alzada

Para utilizar esta herramienta de dibujo a mano alzada, clica en el botón Formas del grupo Dibujo (ficha Inicio) o en ese mismo botón del grupo Ilustraciones (ficha Insertar). En la categoría Líneas, clica en la herramienta A mano alzada . El puntero del ratón se transforma en un lápiz y puedes clicar y arrastrar para dibujar. Para terminar, suelta el botón del ratón.

Editar formas

En la pestaña Formato, el botón Editar forma , del grupo Insertar formas, te permitirá sustituir una forma por otra o modificar los puntos de una forma libre.

En el primer caso, selecciona la forma que quieres sustituir, clica en el botón Editar forma y en el menú que aparece, selecciona la opción Cambiar formas.

Si lo que quieres es modificar los puntos de una forma libre, cuando cliques en el botón Editar forma, selecciona la opción Modificar puntos (véase Figura 12.3). Esta herramienta puede ser muy útil para adaptar la forma al texto. Se puede aplicar a los puntos de una curva, de una forma libre, de un dibujo a mano alzada o de una forma prediseñada, excepto a las Líneas.

Figura 12-3: Puntos de una forma libre

Puedes manipular la forma mediante los puntos que aparecen, como puede verse en la Figura 12-3. Para mover un punto, arrástralo; para eliminar uno, pulsa la tecla Ctrl y clica fuera de él; para añadir un punto, haz un clic derecho donde quieras colocarlo. Para terminar, clica fuera de la forma o pulsa la tecla Esc.

Dibujar un botón de acción

Los botones de acción son botones prediseñados que se pueden insertar en una presentación y que generan una acción al clicar en ellos o al pasar el ratón por encima. Contienen formas, como flechas derecha e izquierda o símbolos convencionales para ir a la diapositiva siguiente, anterior, primera y última, así como para reproducir películas o sonidos. Estos botones se suelen usar para presentaciones autoejecutables o para presentaciones en dispositivos táctiles, como por ejemplo en una exposición.

Para incluir un botón de acción en las diapositivas clica en el botón Formas del grupo Dibujo (ficha Inicio) o del grupo Ilustraciones (ficha Insertar). Selecciona el botón en la categoría Botones de acción y, tal y como explicamos antes, con el resto de formas, dibújalo. Aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Configuración de la acción.

Figura 12-4: Crear un botón de acción

Como vemos en la Figura 12-4, el cuadro se divide en dos fichas: Clic del mouse y Acción del mouse. En la primera podrás definir qué ocurrirá cuando cliques en un botón de acción y en la segunda, qué ocurrirá al pasar el ratón por encima del botón. Las acciones pueden acompañarse de un sonido, pero recuerda tener unos altavoces en el lugar donde vayas a realizar la presentación. En cualquier caso, una vez más cabe recordar no abusar de los “efectos especiales”.

Para modificar la acción de un botón, en primer lugar selecciónalo, clica en el botón Acción del grupo Vínculos de la ficha Insertar y haz las modificaciones necesarias en el cuadro de diálogo Configuración de la acción.

Dibujar un cuadro de texto

Los cuadros de texto, como indica su nombre, pueden alojar texto. Se utilizan para colocar varios bloques de texto en una página o para dar a un texto una orientación distinta de otro texto en la presentación.

En la ficha Insertar, clica en el botón Cuadro de texto del grupo Texto. Inmediatamente, el puntero adoptará la forma de un punto de inserción. Llévalo hasta el punto de la diapositiva donde irá el texto y clica. Escribe el texto y pulsa Entrar para pasar a la siguiente línea. Para salir del cuadro de texto, clica fuera de él o pulsa la tecla Esc.

Esta herramienta también aparece en la lista del botón Formas en la categoría Formas básicas .

Objetos WordArt en los cuadros de texto

WordArt es una galería de estilos de texto para crear efectos decorativos, como texto sombreado o reflejado. En PowerPoint, también se puede convertir en WordArt el texto existente. Entre otros efectos, se puede, por ejemplo, expandir un título, contraer texto o hacer que se ajuste a una forma preestablecida, aplicar un relleno degradado, etc.

En la ficha Insertar, en el grupo Texto, clica en WordArt y después clica en el estilo de WordArt que vayas a utilizar.

Figura 12-5: Fuente con relleno blanco y contorno degradado de WordArt

Consulta el capítulo 7 si quieres ver cómo resaltar los caracteres, los efectos de estilo y demás herramientas de WordArt.

Modificar el formato de un cuadro de texto

Los cuadros de texto son como los marcadores de texto. Por lo tanto, las modificaciones que explicaremos a continuación se aplican a ambos casos y a las formas.

Para ajustar un cuadro de texto a su contenido, clica en el texto del cuadro, del marcador o de la forma. En la ficha Herramientas de dibujo – Formato, clica en el selector del cuadro de diálogo (la flechita) del grupo Estilos de WordArt. Aparecerá el cuadro de diálogo de la Figura 12-6:

Figura 12-6: Cuadro de texto Formato de efectos de texto

El cuadro Autoajustar tiene las opciones siguientes:

• Alineación vertical: esta opción es muy útil cuando el tamaño de un cuadro de texto, de un marcador o de una forma es mayor que su contenido.

• Dirección del texto: esta herramienta permite jugar con la orientación del texto y crear efectos visuales.

• No autoajustar: al dibujar un cuadro de texto sólo se conserva el ancho de lo dibujado, la altura se va adaptando a medida que se escribe. Si activas esta opción podrás modificar la altura independientemente del contenido.

• Comprimir el texto al desbordarse: es la opción por defecto, reduce el tamaño del texto para que se adapte al tamaño del cuadro.

• Ajustar tamaño de la forma al texto: ajusta la altura del cuadro de texto al contenido. Para ajustar el ancho también, desmarca la casilla Ajustar texto en forma, así el cuadro se adaptará siempre al contenido.

• Margen interno: como si se tratara de un texto en Word, puedes ajustar los márgenes y especificar las sangrías que se aplicarán.

Si clicas en el botón Columnas, como su nombre indica, podrás definir el número de columnas que tendrá el texto del cuadro.

Insertar ecuaciones

Acaban de concederte el prestigioso premio matemático José Luis Rubio de Francia y tienes que ir a exponer cómo has resuelto el Problema de Bernstein ante un par de cientos de cerebros mundiales. Quizá lo primero que te venga a la cabeza es qué me pongo, pero luego, ¿cómo presento yo esto? ¿Un PowerPoint? No descartes la idea, porque existe una herramienta muy útil para incluir ecuaciones en las presentaciones.

Figura 12-7: Seguro que Pitágoras habría utilizado las presentaciones en PowerPoint en sus escuelas

Para insertar una ecuación, en la ficha Insertar, clica en el botón Ecuación. Aparecerá una lista con una serie de ecuaciones preconfiguradas. Si entre ellas está la que buscas, basta con clicar y aparecerá automáticamente en la diapositiva en forma de objeto.

Figura 12-8: Seno, coseno… ¡qué recuerdos!

Puedes modificar la ecuación insertada e incluso escribir la tuya propia. Si clicas en la ecuación, se activará automáticamente la pestaña Diseño – Herramientas de ecuación, donde encontrarás todos los símbolos necesarios para escribirla correctamente. En cualquier caso, PowerPoint controla lo que vas escribiendo, es decir, si por ejemplo escribes una x, considerará que es una variable y la pondrá en cursiva, o si escribes cos interpretará que quieres hacer referencia al coseno. Por lo tanto, si escribes a=(b+2c)/2b, al pulsar Entrar, se transformará en:

Figura 12-9: Ecuación resultante al escribir a=(b+2c)/2b

En la barra de herramientas que puede verse en la Figura 12-10, encontrarás todos aquellos símbolos matemáticos que no puedes introducir normalmente con el teclado, además de las estructuras para crear fracciones, matrices, etc.

Figura 12-10: Ficha Diseño de las Herramientas de ecuación

Cuando hayas terminado de escribirla, clica fuera de la ecuación para volver a la diapositiva.

Como los únicos que habrán leído este apartado son matemáticos, la recomendación que puede hacerse es que dediquéis un momento a conocer todos los símbolos y estructuras disponibles en la ficha Diseño – Herramientas de ecuación.

No utilices la barra espaciadora para separar elementos de una ecuación, PowerPoint se encarga de establecer la separación entre elementos. Tan sólo tendrás que utilizarla si incluyes varias palabras en la ecuación.

La tecla Entrar tiene un comportamiento un tanto especial en este caso: sirve para añadir otra entrada de ecuación justo debajo de la que acabas de insertar.

Capítulo 13

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Las notas

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Suelen ser las grandes olvidadas de las presentaciones PowerPoint, pero desde estas líneas les haremos el debido homenaje, aunque sea en un capítulo corto. Si eres de los que hacen presentaciones y se limitan a leer lo que pone en la diapositiva, puedes saltarte este capítulo. Pero si lo que quieres es hacer una buena presentación, las notas serán el complemento perfecto para apoyar tu discurso y lo bueno es que sólo el orador podrá verlas.

Si dispones del material adecuado, el público podrá ver la proyección de las diapositivas y tú podrás ver las notas en el ordenador (a esto se le llama vista del Moderador, que ya explicaremos más adelante).

Lo más cómodo para trabajar con las notas es ampliar el panel correspondiente, y eso lo veremos en el apartado siguiente.

En este capítulo...

• Añadir y editar notas

• Imprimir páginas de notas

• Vista Moderador

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Añadir notas a una diapositiva

Para añadir notas a una diapositiva como la de la Figura 13-1, tienes que seguir los siguientes pasos:

Figura 13-1: Diapositiva con notas

En vista Normal, ve a la diapositiva a la que añadirás las notas.

Clica en el panel Notas, donde pone “Haga clic para agregar notas” y si ves que no hay espacio suficiente, arrastra la barra del panel para hacerlo más grande.

Puedes escribir las notas y aplicarles formato mientras trabajas en la vista Normal, pero para ver cómo se van a imprimir las páginas de notas y ver el efecto del formato de texto, como los colores de fuente, cambia a la vista Página de notas (en la ficha Vista). En esta vista, también puedes comprobar y cambiar los encabezados y pies de página de las notas.

Figura 13-2: Vista página de notas

En cada página de notas aparece una miniatura de una diapositiva junto con las notas correspondientes. En esta vista puedes mejorar el aspecto de las notas con gráficos, imágenes, tablas y otro tipo de ilustraciones.

Agregar imágenes o formato a todas las páginas de notas

Para agregar imágenes, como una forma o imagen, o para dar formato a todas las páginas de notas de la presentación, modifica el patrón de notas (botón Patrón de notas de la ficha Vista).

Por ejemplo, para colocar el logotipo de una empresa o cualquier otra imagen en todas las páginas de notas, añádela al patrón de notas. O si quieres cambiar el estilo de la fuente en todas las notas, lo tienes que hacer en el patrón de notas. Puedes cambiar el aspecto y la posición del área de la diapositiva, del área de las notas, de los encabezados, de los pies de página, del número de página y de la fecha.

Más información sobre los patrones en el capítulo 3.

Imprimir páginas de notas con miniaturas de diapositivas

Esta opción sirve para imprimir páginas de notas con una miniatura de diapositiva que repartir a la audiencia o como ayuda para prepararte la presentación.

Clica en la pestaña Archivo o pulsa Ctrl+P y en el lado izquierdo clica en Imprimir.

En Configuración, clica en la flecha que está al lado de Diapositivas de página completa y luego, en Diseño de impresión, clica en Páginas de notas.

Para especificar la orientación de la página, clica en la flecha que está al lado de Orientación vertical y después clica en Orientación vertical u Orientación horizontal en la lista.

Te falta elegir si imprimirás en color, en escala de grises o en blanco y negro puros y cuando ya esté todo configurado, clica en Imprimir.

Vista Moderador

La vista Moderador es una buena forma de ver la presentación con tus notas en un ordenador (por ejemplo, un ordenador portátil), mientras la audiencia ve la presentación sin notas en otro monitor o proyectada (véase Figura 13-3).

Esta vista dispone de varias herramientas para facilitar la presentación de la información:

• Se pueden usar las miniaturas para seleccionar diapositivas sin seguir el orden de la secuencia y crear presentaciones personalizadas en función del público.

• Las notas aparecen en letras grandes y claras para que puedan servir como guión de la presentación.

• Se puede oscurecer o iluminar la pantalla durante la presentación y luego volver a reanudarla donde se detuvo. Por ejemplo, puedes oscurecer la pantalla durante el descanso o durante el turno de preguntas.

Para activar esta vista, en la ficha Presentación con diapositivas, marca la casilla Usar vista del moderador del grupo Monitores. Comprueba siempre que el ordenador que vas a utilizar para la presentación admite varios monitores.

Figura 13-3: Vista Moderador

Capítulo 14

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Animar las diapositivas

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Es este capítulo abordaremos una serie de elementos que harán que tu presentación sea aún más espectacular: las transiciones y las animaciones. Empezaremos por las transiciones, que aunque técnicamente no son animaciones, suelen utilizarse junto a las segundas.

Es recomendable usar las animaciones y otros efectos con moderación. La animación puede ser útil para hacer más dinámica una presentación y dar énfasis en algunos puntos, pero si se usa demasiado puede distraer: las animaciones no pueden sustituir tu discurso.

En este capítulo...

• Las animaciones

• Cómo añadir una transición

• Crear y editar efectos de las animaciones

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Transiciones

Las transiciones de diapositivas son efectos de movimiento que se producen en la vista Presentación al pasar de una diapositiva a otra durante la presentación. Se puede controlar la velocidad de los efectos de transición, ponerles sonido e incluso personalizar sus propiedades.

En PowerPoint 2010 hay disponibles cincuenta efectos para las transiciones entre diapositivas. Por ejemplo, puedes hacer que la siguiente diapositiva “empuje” a la anterior, o que la diapositiva actual se “disuelva” para dar paso a la siguiente.

Para gestionar la transición entre diapositivas se utiliza la ficha Transiciones (véase Figura 14-1):

Figura 14-1: Ficha transiciones

Esta ficha tiene tres grupos de comandos:

• Vista previa: un único botón para ver cómo queda el efecto que acabas de aplicar.

• Transición a esta diapositiva: aquí puedes elegir el efecto de transición.

• Intervalos: en este grupo podrás controlar la forma de aplicar el efecto, la velocidad de la transición o si se avanza con un clic o transcurrido un tiempo determinado.

Crear una transición

En el panel que contiene las pestañas Esquema y Diapositivas, clica en la pestaña Diapositivas. Selecciona la miniatura de la diapositiva a la que aplicarás la transición. Ten en cuenta que la transición se aplicará cuando pases a esa diapositiva, es decir, si aplicas una transición a la diapositiva 5, se aplicará al pasar de la 4 a la 5 y no de la 5 a la 6.

En la ficha Transiciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, clica en uno de los efectos de transición. Para ver más efectos, clica en el botón Más y se abrirá la galería de transiciones (véase Figura 14-2):

Figura 14-2: Galería de transiciones

Para aplicar la misma transición a todas las diapositivas, sigue los pasos anteriores y, en el grupo Intervalos, clica en Aplicar a todo.

Añadir sonido a las transiciones de diapositivas

Puedes añadir un efecto de sonido a las transiciones: un aplauso, una máquina de escribir, viento, etc. Lo primero es seleccionar la miniatura de la diapositiva y, en el grupo Intervalos, clicar en la flechita del cuadro Sonido; después, tienes dos posibilidades:

• Para añadir un sonido de la lista, selecciona el que quieras.

• Para añadir un sonido que no está en la lista, selecciona Otro sonido, busca el archivo de sonido en tu disco duro y clica en Aceptar.

Establecer un intervalo para una transición

Puedes decidir cuánto tiempo durará la transición. En el grupo Intervalos, escribe o selecciona la velocidad en el cuadro Duración.

Para especificar cuánto tiempo debe transcurrir antes de que la diapositiva actual pase a la siguiente, tienes que seguir uno de los siguientes procedimientos:

• Para pasar a la siguiente diapositiva al clicar, en el grupo Intervalos, marca la casilla Al hacer clic con el mouse.

• Para pasar a la siguiente diapositiva transcurrido un tiempo determinado, en el grupo Intervalos, indica el número de segundos en el cuadro Después de.

Ficha Animaciones

Además de las transiciones, en PowerPoint 2010 las animaciones suelen aplicarse a objetos. Por ejemplo, una lista con viñetas en la que los puntos aparecen uno a uno o un objeto que aparece de la nada.

Las animaciones disponibles están en la ficha Animaciones, como puede verse en la Figura 14-3:

Figura 14-3: Ficha Animaciones

La ficha está formada por cuatro grupos:

• Vista previa: un único botón para ver cómo queda el efecto que acabas de aplicar.

• Animación: en este grupo podrás elegir uno de los efectos prediseñados para aplicárselo al objeto.

• Animación avanzada: en este grupo podrás personalizar la animación.

• Intervalos: en este grupo podrás controlar los tiempos del efecto.

Para aplicar un efecto de animación prediseñado, lo primero es seleccionar el objeto y después, en la ficha Animaciones, selecciona el efecto deseado en la galería.

Como en el resto de galerías de PowerPoint, el botón Más (a la derecha) te permitirá ver todos los efectos disponibles (véase Figura 14-4).

Figura 14-4: Galería de efectos de animación

Hay cuatro tipos de efectos de animación:

• Entrada: se trata de la forma que tiene un objeto de entrar en la diapositiva. De manera predeterminada, el objeto empieza en el lugar donde lo pusiste, pero si quieres algo más creativo, elige uno de los 52 efectos de entrada, como Aparecer, Desvanecer, Rueda, Barrido, etc.

• Énfasis: sirve para darle mayor relevancia a un objeto que ya está en la diapositiva. Hay un total de 31 efectos, como Impulso, Iluminar, Girar, Oscurecer, etc.

• Salir: no es cuestión de despedirse a la francesa, así que puedes aplicar uno de los 52 efectos de salida a los objetos, como por ejemplo Desaparecer, Desvanecer, Dividir, Barrido, etc.

• Trayectorias de la animación: este efecto hace que los objetos describan una trayectoria cuando están en una diapositiva. Hay 64 efectos prediseñados disponibles, como líneas, arcos, giros, formas, etc. (véase Figura 14-5). También puedes crear tu propia trayectoria personalizada.

Figura 14-5: Trayectorias de animación prediseñadas

Un objeto puede tener varios efectos de animación. Cada efecto está representado por un número de orden en la diapositiva y aparecen a la izquierda del objeto. Cuando los efectos tienen el mismo número significa que es el mismo efecto pero aplicado a varios objetos a la vez.

Cada uno de los efectos prediseñados tiene un par de funciones o tres que puedes personalizar. Todos tienen la posibilidad de controlar el tiempo y en algunos casos, como el efecto de giro, puedes decidir si hace un cuarto de giro, medio giro o si el objeto da un par de vueltas.

También puedes hacer que la animación salte cuando clicas en un lugar determinado, por ejemplo: quieres que al clicar en un título el texto gire. Para ello, lo primero es añadirle el efecto al texto y luego, en el grupo Animación avanzada de la ficha Animaciones, clicar en el botón Desencadenar y seleccionar Al hacer clic con. Selecciona el objeto donde está el texto y ya tendrás el texto con la animación.

Panel de animación

El panel de animación sirve para controlar los efectos aplicados a los objetos y aparece siempre a la derecha de la diapositiva. Con este panel puedes desplazar efectos, cambiar su duración, personalizar las opciones, eliminar efectos, etc. Es más que recomendable activarlo antes de empezar a animar objetos. Para ello, en la ficha Animaciones, clica en el botón Panel de animación del grupo Animaciones avanzadas.

En la Figura 14-6 puedes ver el Panel de animación con un título al que se ha añadido un efecto de giro que se activa cuando se clica en él.

Figura 14-6: Panel de animación

Añadir un efecto

Vamos a sacarle todo el partido posible al Panel de animación. Para animar un objeto, en vista Normal, lo primero es seleccionarlo y a continuación, en la ficha Animaciones, clicar en el botón Agregar animación del grupo Animación avanzada.

Se abrirá una lista con los cuatro tipos de animaciones: Entrada, Énfasis, Salir y Trayectorias de la animación.

En la Figura 14-7 hay un ejemplo en concreto de lo que se puede hacer. En este caso, tenemos una diapositiva en la que se plantea una pregunta que aparecerá tras clicar y las respuestas aparecerán rebotando cada vez que cliques. Si te fijas, los números del 1 al 4 indican el orden de aparición de las animaciones.

Figura 14-7: Panel de animaciones tras añadir los efectos al texto

Opciones de efectos

Una vez montadas las animaciones, puedes añadirles más efectos. Por ejemplo, para el título de la Figura 14-7 el efecto es Desplazar hacia arriba. Si clicas en el botón Opciones de efectos, podrás decidir si el texto aparece desde la derecha o desde la izquierda, desde arriba, etc. (véase Figura 14-8).

Figura 14-8: Opciones de efectos

Vista previa de las animaciones

Para ver cómo quedará la animación, clica en el botón Vista previa (a la derecha) o bien inicia la presentación. Si ves que no pasa nada, clica para lanzar la animación. Otra posibilidad es lanzar la animación (pulsa F5 para ir más rápido).

Si la diapositiva tiene más de un efecto, se iniciarán uno tras otro cuando cliques, en el mismo orden en que los creaste. Para cambiar el orden, basta con arrastrarlos arriba o abajo en el panel de animaciones.

Ajustar efectos

Si quieres mejorar los efectos aplicados, en el panel de animaciones, clica en la flechita que aparece a la derecha del efecto. En el menú que aparece, clica en Opciones de efectos. Se abrirá un cuadro de diálogo parecido al de la Figura 14-9, ya que cada efecto tiene sus peculiaridades.

Figura 14-9: Cuadro de diálogo Opciones de efectos

En este panel podrás añadirle sonido a la animación, cambiar el color del objeto después de la animación o decidir cómo animar el texto del objeto: todo de una vez, por palabra o por letra.

Respecto a la ficha Animación de texto, aquí podrás controlar la aparición del texto durante la presentación. Se puede aplicar el efecto por niveles de párrafo, en función de cómo tengas dividido el texto.

Intervalo de un efecto de animación

Nos centraremos ahora en la ficha Intervalos, que nos servirá para especificar el tiempo que transcurrirá entre animación y animación y cuánto durará cada una.

Lo primero es fijarte si los efectos están en el orden correcto, porque van apareciendo en la lista del Panel de animación según se van creando. Si te gusta el caos creativo (poco recomendable), ordenar después los efectos es tan sencillo como arrastrarlos a su lugar adecuado en el Panel de animación.

Una vez ordenado, hay varias formas de proceder:

Primer método

Selecciona el efecto y en el Panel de animación, clica en la flechita de la derecha, en el menú contextual, selecciona la opción Intervalos. Se abrirá un cuadro de diálogo como el de la Figura 14-10. Indica el número de segundos entre el final de la animación anterior y el principio de la siguiente en el cuadro Retraso. Cuando hayas terminado, clica en Aceptar.

Figura 14-10: Ficha Intervalos del cuadro de diálogo Zoom

Segundo método

En este caso habrá que utilizar la escala de tiempo avanzada. La escala de tiempo es el rectangulito que aparece al lado del efecto en el Panel de animación. Si pasas el ratón por encima, te indicará el inicio y el final del efecto.

Si no aparece la escala de tiempo, clica en la flechita de la derecha del efecto y en el menú que aparece, selecciona Mostrar escala de tiempo avanzada.

Para modificar el inicio de la animación respecto a la anterior, coloca el puntero del ratón encima de la escala de tiempo y, cuando se transforme en una flecha horizontal de dos puntas, clica y arrastra.

Para aumentar la duración de la animación, pasa el puntero por el extremo derecho de la escala de tiempo y cuando se transforme en una doble flecha vertical, clica y arrastra. Lo mismo ocurrirá si colocas el puntero del ratón encima del lado izquierdo.

En la Figura 14-11 puedes ver un ejemplo de una animación de un gráfico SmartArt (para animar este tipo de objetos, basta con seleccionarlo y aplicar los puntos explicados en el apartado anterior, Añadir un efecto).

Figura 14-11: Animación de gráfico SmarArt

Copiar un efecto de animación

Entre las muchas novedades de la versión 2010 de PowerPoint está esta función, la de copiar un efecto de animación para aplicárselo a otro objeto, algo parecido a la brocha que se utiliza para copiar el formato del texto.

Al igual que con el texto, lo primero es seleccionar el objeto animado y en la ficha Animaciones, clicar en el botón Copiar animación, del grupo Animación avanzada. El puntero estará acompañado por una brocha con la que podrás “pintar” con un clic encima del objeto al que aplicarás el efecto.

Si quieres aplicarlo a más de un objeto, clica dos veces seguidas en el botón Copiar animación. Podrás copiar el efecto de animación tantas veces como quieras.

Capítulo 15

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Presentaciones con diapositivas

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La proyección de la presentación, ya sea en pantalla gigante o en un monitor de ordenador es el momento esperado o temido, según se mire. Te has currado la presentación y ahora toca darle los últimos retoques para que salga a escena.

En este capítulo...

• Presentaciones con diapositivas

• El puntero láser

• Notas manuscritas

• Grabar la presentación

• Guardar la presentación como archivo de vídeo

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Configurar la presentación

Normalmente, la configuración predeterminada es suficiente para hacer la presentación, pero si quieres cambiar algo, tienes que abrir el cuadro de diálogo Configurar presentación. Para ello, en la ficha Presentación con diapositivas, clica en el botón Configuración de la presentación con diapositivas y aparecerá un cuadro como el de la Figura 15-1:

Figura 15-1: Cuadro de diálogo Configurar presentación

En este cuadro de diálogo podrás hacer lo siguiente.

En el cuadro Tipo de presentación podrás decidir en función del tipo de proyección que se va a utilizar:

• Realizada por un orador (pantalla completa): tendrás el control total de la presentación.

• Examinada de forma individual (ventana): los asistentes podrán ver la presentación en una ventana que tendrá, o no, una barra de desplazamiento.

• Examinada en exposición (pantalla completa): útil si vas a utilizar la presentación en una feria de muestras, por ejemplo. No podrás modificar el curso de la presentación, que se repetirá en bucle.

• Opciones de presentación permite definir una serie de cuestiones prácticas:

• Para repetir en bucle la presentación, clica en el casilla Repetir el ciclo hasta presionar Esc.

• Mostrar sin narración permite ejecutar la presentación sin las narraciones (véase más adelante Grabar una narración y los movimientos del puntero láser).

• Sin animación permite ejecutar la presentación sin los efectos de las animaciones.

• Las opciones Color de la pluma y Color del puntero láser permiten elegir el color que se utilizará en estos elementos (más información en los apartados Usar el puntero láser y Notas manuscritas).

En el cuadro Mostrar diapositivas puedes decidir qué diapositivas formarán parte de la presentación:

• Todas: proyecta todas las diapositivas de la presentación.

• Desde – Hasta: sólo se proyectan las diapositivas de tal a cual número.

• Presentación personalizada: si has creado una presentación personalizada (véase apartado Crear una presentación personalizada).

En el cuadro Avance de diapositivas podrás decidir si vas pasando las diapositivas de forma Manual, es decir, pulsado la tecla Entrar, la barra espaciadora o con un clic o si quieres que se haga de forma automática (Usar los intervalos de diapositiva guardados).

Por último, si tienes varios monitores, en el cuadro correspondiente podrás seleccionar qué monitor se utilizará para hacer la presentación con diapositivas.

Cuando hayas terminado, clica en Aceptar.

Iniciar la presentación con diapositivas

Para lanzar la presentación con diapositivas lo primero es abrirla –lógico– y a continuación, en la ficha Presentación con diapositivas (véase Figura 15-2), clicar en el botón Desde el principio (a la izquierda) o pulsar F5.

Si quieres empezar desde una diapositiva en concreto, selecciónala y pulsa el botón Desde la diapositiva actual o pulsa las teclas Mayús+F5.

Otra forma de iniciar la presentación desde la diapositiva activa es clicar en la herramienta Presentación con diapositivas de la barra de estado.

Figura 15-2: Ficha Presentación con diapositivas

La presentación con diapositivas ocupará toda la pantalla. Si mueves el ratón, verás que en la parte inferior izquierda hay una barra de herramientas (si el fondo es muy claro será difícil verla).

Figura 15-3: Barra de herramientas de la presentación con diapositivas

Hacer avanzar las diapositivas y las animaciones

Si has creado una presentación sin intervalos predefinidos, tendrás que hacer que avance. Lo mismo ocurre con las animaciones, si no están automatizadas, tendrás que lanzarlas.

Para iniciar la animación siguiente o para pasar a la diapositiva siguiente, clica en cualquier parte de la diapositiva o clica en la flecha de la derecha de la barra de herramientas de la presentación con diapositivas (véase Figura 15-3).

Para avanzar también puedes pulsar una de estas teclas: S, Barra espaciadora, flecha derecha, flecha abajo o AvPág.

Si lo que quieres es volver a la animación anterior o a la diapositiva anterior, clica en la flecha de la izquierda de la barra de herramientas de la presentación con diapositivas (véase Figura 15-3) o pulsa una de estas teclas: A, flecha izquierda, flecha arriba, RePág.

Para ir a la última diapositiva pulsa la tecla Fin y para ir a la primera pulsa Inicio.

Para ir a una diapositiva concreta, teclea el número y pulsa luego Entrar.

Para ir a una diapositiva usando su título, mueve el ratón y en la barra de herramientas de la presentación con diapositivas, pulsa en  o haz un clic derecho en cualquier parte de la diapositiva y selecciona en el menú emergente la opción Ir a diapositiva. También puedes utilizar la combinación Mayús+F10.

Figura 15-4: Menú emergente de la presentación con diapositivas

Como ves en el menú, también puedes avanzar y retroceder, ir hasta la última diapositiva o finalizar la presentación.

Ocultar diapositivas

Con esta opción podrás excluir algunas diapositivas de la proyección pero sin eliminarlas de la presentación. Selecciona la diapositiva o diapositivas que quieres ocultar y en la ficha Presentación con diapositivas, clica en el botón Ocultar diapositiva, del grupo Configurar.

En la vista Normal y en Clasificador de diapositivas verás que las diapositivas ocultas aparecen con el número de orden tachado.

Para volver a verlas en la proyección, selecciónalas y pulsa de nuevo el botón Ocultar diapositiva.

Durante la proyección, si quieres ver alguna diapositiva oculta, haz un clic derecho en cualquier parte, selecciona Ir a diapositiva y a continuación clica en la diapositiva oculta.

Usar el puntero láser

Con esta opción podrás transformar el cursor del ratón en una especie de puntero láser (que en cualquier caso no te servirá para cegar a la audiencia o a algún delantero centro presente en la sala).

Inicia la presentación con diapositivas y, cuando quieras utilizar el puntero láser, mantén pulsada la tecla Ctrl y el botón izquierdo del ratón. Si sueltas la tecla Ctrl, el puntero desaparece.

Notas manuscritas

Durante la presentación con diapositivas puedes añadir notas manuscritas o subrayar una palabra para destacarla.

Cuando estés en la proyección, lo primero es activar la herramienta que se utiliza para realizar las anotaciones:

• Pulsa Ctrl+P.

• O mueve el ratón hasta la barra de herramientas de la presentación con diapositivas y en el botón , selecciona Pluma o Marcador de resaltado. Vuelve a clicar en el mismo botón para elegir el color de tinta.

Tanto con la Pluma como con el Marcador de resaltado, clica y arrastra para escribir, dibujar o subrayar directamente durante la proyección, tal y como puede verse en la Figura 15-5.

Figura 15-5: En la NBA los PowerPoint son el pan nuestro de cada día

Para salir del modo inserción de anotaciones, pulsa la tecla Esc.

Para borrar las anotaciones, en el botón , selecciona la opción Borrar todas las entradas de lápiz de la diapositiva o pulsa la tecla E.

Si quieres guardar las anotaciones, al llegar al final de la presentación con diapositivas o al pulsar la tecla Esc, aparece una advertencia en la que PowerPoint te pregunta si quieres conservar las anotaciones –todo un detalle por su parte–. Si las conservas, se transformarán en objetos gráficos en las diapositivas.

Intervalos

Con esta función podrás controlar el tiempo en pantalla de las diapositivas y te servirá además para calcular el tiempo real de la presentación. Harás que las diapositivas avancen automáticamente sin tener que complicarte pulsando aquí o allá.

En la ficha Presentación con diapositivas, clica en el botón Ensayar intervalos, del grupo Configurar. Se inicia automáticamente la presentación con diapositivas pero si te fijas, verás que aparece el cuadro de diálogo Grabación (véase Figura 15-6).

Figura 15-6: Barra de herramientas Grabación

Durante la grabación, puedes pararla o volver a empezar .

A medida que vas avanzando en la presentación, se va grabando cuánto tiempo pasas en cada diapositiva. Al terminar, PowerPoint te pregunta si quieres guardar los intervalos. Si consideras que lo has hecho bien, clica en Sí y la presentación pasará a la vista Clasificador, donde verás las miniaturas de las diapositivas con el tiempo correspondiente.

Crear una presentación personalizada

Con esta opción puedes crear varias presentaciones de diapositivas dentro de un único archivo de presentación. Por ejemplo, tienes que hablar en dos reuniones sobre las ventas de la empresa, una con los de marketing y otra con la gente del departamento de logística. Puedes hacer una presentación general para los primeros y luego crear una personalizada para el otro departamento.

Para crear una presentación con diapositivas personalizadas, en la ficha Presentación con diapositivas, clica en el botón Presentación personalizada, del grupo iniciar presentación con diapositivas, y selecciona la opción Presentaciones personalizadas.

Se abrirá el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas, clica en el botón Nueva y se abrirá otro cuadro de diálogo como el de la Figura 15-7:

Figura 15-7: Personalizar una presentación

Ponle un nombre y ve añadiendo las diapositivas que aparecerán en la presentación personalizada.

Todas las diapositivas de la presentación están en el cuadro de la izquierda. Para añadir alguna a la presentación personalizada, selecciónala con un clic y después clica en el botón Agregar para que aparezca en el cuadro de la derecha.

Si ves que una de las diapositivas de la presentación personalizada no debería estar ahí, selecciónala y clica en el botón Quitar.

También puedes cambiar el orden de aparición de las diapositivas, para ello, selecciona la diapositiva con un clic en el cuadro Diapositivas de la presentación personalizada y a continuación clica en las flechas que están a la derecha.

Cuando termines, clica en Aceptar. Volverás al cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas (véase Figura 15-8), donde verás todas las presentaciones personalizadas que hayas creado.

Figura 15-8: Cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas

Clica en Cerrar para salir.

Grabar una narración y los movimientos del puntero láser

Si dispones de un micro y altavoces puedes grabar la narración de la presentación para colgarla luego en la web y que los asistentes virtuales la vean o se la bajen o puedes grabar la presentación en vivo y en directo con las preguntas del público.

Si no quieres usar la narración durante toda la presentación, puedes grabar los comentarios solamente en diapositivas concretas o bien puedes desactivar la narración para que se reproduzca sólo cuando tú quieras.

Antes de empezar a grabar, comprueba que el micro y los altavoces funcionan correctamente; siempre hace ilusión aquello de “probando, probando, uno, dos…”.

Selecciona la diapositiva por la que empezarás a grabar y en la ficha Presentación con diapositivas, clica en la parte inferior del botón Grabar presentación con diapositivas del grupo Configurar (véase Figura 15-9)

Figura 15-9: ¡Cinco y acción!

La opción Iniciar grabación desde el principio lanza la presentación y empieza a grabar desde la primera diapositiva.

La opción Iniciar grabación desde la diapositiva actual, como su nombre indica, comienza a partir de la diapositiva seleccionada.

En el cuadro de diálogo Grabar presentación con diapositivas, activa la casilla de verificación Narraciones y puntero láser y activa o desactiva la casilla Intervalos de animación y diapositivas si quieres grabar el tiempo de exposición de cada diapositiva (tal y como vimos en el apartado anterior, Intervalos)

Clica en Iniciar grabación.

Durante la grabación, puedes pararla o volver a empezar .

Al terminar la presentación con diapositivas, aparecerá la vista Clasificador, donde verás las miniaturas de las diapositivas con el tiempo correspondiente.

Para realizar una comprobación previa de la narración que acabas de hacer y darte cuenta de que tu voz “suena raro”, en la vista Normal, clica en el icono de sonido en la diapositiva. En la ficha Reproducción, clica en Reproducir, del grupo Vista.

Grabar comentarios en una diapositiva

En la vista Normal, selecciona la diapositiva a la que añadirás un comentario de audio. En la ficha Insertar, clica en la parte inferior del botón Audio del grupo Multimedia y selecciona la opción Grabar audio.

Lo demás es pan comido: para grabar el comentario, clica en Grabar y habla. Cuando termines, clica en Detener. Ponle un nombre al archivo y clica en Aceptar. Automáticamente aparecerá un icono de sonido en la diapositiva.

Guardar la presentación con diapositivas

Esta función permite guardar la presentación con diapositivas en formato .ppsx con todos los efectos de animación, transiciones y la grabación de la narración. Así podrás enviarla luego por correo electrónico y la persona que la reciba podrá verla si dispone del programa adecuado.

Lo primero es abrir la presentación y en la ficha Archivo, selecciona Guardar y enviar.

En el panel central, clica en el botón, Cambiar el tipo de archivo y a la derecha, selecciona la opción Presentación de PowerPoint (véase Figura 15-10):

Figura 15-10: Guardar la presentación con diapositivas

Ya sólo te falta ponerle el nombre adecuado al archivo y clicar en el botón Guardar.

Guardar la presentación con diapositivas como archivo de vídeo

Se trata de una operación muy parecida a la anterior, pero en este caso la presentación con diapositivas se guardará como un archivo de vídeo en formato .wmv, lo que facilitará su difusión, ya que podrás subirla a las plataformas de intercambio de vídeos o distribuir el archivo en un DVD.

Una vez hayas creado la presentación y hayas grabado la narración, en la ficha Archivo, selecciona Guardar y enviar.

En el panel central, clica en el botón Crear un vídeo.

Figura 15-11: Guardar la presentación con diapositivas como un vídeo

En el panel de la derecha tienes toda una serie de opciones para definir el tipo de pantalla y qué se incluirá en el vídeo.

Clica en Crear vídeo, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Ponle un nombre al archivo, indica en qué carpeta se guardará y clica en Guardar. El proceso de creación del vídeo puede llevar más o menos tiempo en función del peso y el contenido que tenga la presentación con diapositivas. En la barra de estado aparecerá una barra de progreso en la que podrás ver el avance (véase Figura 15-12):

Figura 15-12: Las cosas de palacio…

Capítulo 16

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Trabajo en grupo

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En este capítulo verás que PowerPoint 2010 no es una herramienta para los Juan Palomo, ya que hay varias funciones que te permitirán enviar tu presentación a los demás y que éstos dejen comentarios.

En este capítulo...

• Enviar presentaciones por correo electrónico

• Los comentarios

• Comparar presentaciones

• La coautoría

• Hacer una presentación en un equipo remoto

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Enviar la presentación por correo electrónico

Si no dispones de un servidor propio o de un servicio de almacenamiento en línea como el que vimos en el capítulo 2 (Guardar una presentación en SkyDrive) lo más sencillo es enviar la presentación por correo electrónico.

Lo primero es abrir la presentación. En la ficha Archivo, selecciona la opción Guardar y enviar y en el panel central, selecciona Enviar mediante correo electrónico. Tendrás cinco opciones, tal y como puede verse en la Figura 16-1:

Figura 16-1: Enviar una presentación por correo electrónico

• Enviar como datos adjuntos: adjunta una copia de la presentación a un correo electrónico. Es la opción más utilizada.

• Enviar un vínculo: envía un correo electrónico con un enlace a la presentación, pero antes tienes que subirla a un servidor como SkyDrive.

• Enviar como PDF: adjunta una copia de la presentación en formato PDF a un correo electrónico.

• Enviar como XPS: adjunta una copia de la presentación en formato XPS a un correo electrónico. Este formato es muy parecido al PDF, pero es propiedad de Microsoft.

• Enviar como fax de internet: envía un fax con la presentación si tienes una cuenta en un servicio de fax por internet. Ante esta opción surge una duda: ¿siguen existiendo estos cacharros?

Selecciona la opción que quieras para enviar el correo electrónico. Outlook se abrirá automáticamente con el archivo adjunto. Introduce los destinatarios, el mensaje y ya estará todo listo para enviar.

Añadir comentarios

Cuando estás revisando una presentación, los comentarios son la herramienta ideal para que los demás vean lo que piensas sobre una determinada diapositiva o una frase de la presentación o para que otras personas aporten sus comentarios sobre tu presentación.

Para añadir un comentario, sigue estos pasos:

Selecciona la diapositiva donde insertarás el comentario.

Clica en el lugar preciso donde quieres insertar el comentario, si es una palabra, selecciónala.

Abre la ficha Revisar y clica en el botón Nuevo comentario del grupo Comentarios. Escribe el comentario (véase Figura 16-2) y cuando termines clica fuera para salir.

Figura 16-2: Comentario

Desplazarse, editar y eliminar un comentario

Para desplazarse entre comentarios, en la ficha Revisar, clica en Anterior o Siguiente, del grupo Comentarios.

Para editar un comentario haz un doble clic en la miniatura y modifica lo que sea necesario. Si es otro usuario el que edita el comentario, el color de la miniatura cambia y las iniciales también.

Si la miniatura juega al escondite contigo pero estás seguro de que anda por ahí, en la ficha Revisar, clica en Mostrar marcas, del grupo Comentarios.

Para borrar un comentario, selecciónalo con un clic y pulsa la tecla Supr. Pero si lo que quieres es borrar todos los comentarios de una diapositiva, clica en la parte inferior del botón Eliminar y selecciona la opción Eliminar todas las marcas de la diapositiva actual. Repite la acción si quieres eliminar todos los comentarios de la presentación pero en el último paso selecciona la opción Eliminar todas las marcas de esta presentación.

Comparar presentaciones

En PowerPoint 2010 no se pueden marcar los cambios como en Word 2010. Pero se pueden comparar las diferencias entre dos versiones de una presentación y aceptarlas o rechazarlas. Es una opción muy útil cuando mandas tu presentación para que la revisen y después quieres comprobar los cambios que ha hecho el revisor.

Para comparar dos presentaciones, lo primero es abrir la versión original.

En la ficha Revisar, clica en el botón Comparar del grupo Comparar. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que tendrás que seleccionar la versión revisada del documento.

Cuando la hayas encontrado, clica en Abrir.

PowerPoint abre las dos versiones y resalta los cambios, tal y como puede verse en la Figura 16-3:

Figura 16-3: Diferencias entre el documento original y el revisado

Para aceptar una modificación, marca su casilla de verificación o clica en el botón Aceptar del grupo Comparar.

Para rechazar una modificación, desmarca la casilla de verificación o clica en el botón Rechazar del grupo Comparar.

Para aceptar todas las modificaciones de la diapositiva actual, clica en la parte inferior del botón Aceptar y selecciona la opción Aceptar todos los cambios de la diapositiva actual.

Para rechazar todas las modificaciones aceptadas de la diapositiva actual, clica en la parte inferior del botón Rechazar y selecciona la opción Rechazar todos los cambios de la diapositiva actual.

Para aceptar todas las modificaciones de la presentación, clica en la parte inferior del botón Aceptar y selecciona la opción Aceptar todos los cambios de la presentación.

Para rechazar todas las modificaciones aceptadas de la presentación, clica en la parte inferior del botón Rechazar y selecciona la opción Rechazar todos los cambios de la presentación.

Cuando hayas terminado de revisar todo el documento, clica en el botón Terminar revisión, del grupo Comparar.

La coautoría

Una de las novedades de PowerPoint 2010 es la coautoría. Permite a dos o más usuarios editar la presentación a la vez. Ya no será necesario que los distintos autores se turnen para editar una presentación y combinen después diferentes versiones de la presentación.

Se puede usar SharePoint Foundation 2010, Microsoft SharePoint Server 2010 o Microsoft Office Live Workspace para hospedar y almacenar la presentación. El servidor conserva una copia central de la presentación y registra las modificaciones de diversos autores. Tanto tú como el resto de autores podréis ver quién está editando la presentación y en qué parte del documento está, y vuestros cambios se combinarán en la presentación.

La coautoría funciona bien cuando los coautores trabajan en diferentes partes del documento. Dos personas no pueden editar a la vez la misma parte de una diapositiva, de hecho, cuanto estás en una parte concreta, PowerPoint la bloquea para que los demás usuarios no la puedan editar.

Las versiones anteriores de PowerPoint no admiten la coautoría. Para aprovechar esta nueva característica, todos los coautores deben tener PowerPoint 2010 instalado en sus equipos.

Hacer una presentación en un equipo remoto

Cuando el público no puede estar físicamente en el lugar de la reunión o charla, esta opción de PowerPoint 2010 te permitirá compartirla con un simple enlace para que tu audiencia pueda seguir la presentación desde su navegador. Para utilizar este sistema debes tener una dirección de correo electrónico de Windows Live (Hotmail, Messenger o Xbox LIVE).

Lo primero es abrir la presentación y a continuación, en la ficha Archivo, seleccionar la opción Guardar y enviar. Clica en el botón Difundir presentación de diapositivas y se abrirá una ventana como la de la Figura 16-4:

Figura16-4: Ventana Difundir presentación de diapositivas

Clica en Iniciar difusión. En la ventana que aparece, pon tu dirección de correo electrónico y la contraseña y clica en Aceptar.

Pasados unos segundos (en función de la velocidad de conexión) aparecerá una ventana como la de la Figura 16-5 con el enlace que debes enviar al público:

Figura16-5: Enlace de la presentación con diapositivas

Ya está todo listo para empezar la presentación con diapositivas, ahora toca que tus contactos reciban el enlace. Lo más sencillo es mandarlo por correo electrónico. Cuando lo reciban, bastará con que cliquen en el enlace para que aparezca en su navegador una pantalla como la de la Figura 16-6:

Figura16-6: Señoras y señores, con todos ustedes…

A la hora indicada, o cuando sepas que tus contactos están conectados, clica en el botón Iniciar presentación con diapositivas (véase Figura 16-5) para empezar la difusión. Tu público irá viendo la presentación en sus navegadores, tal y como puede verse en la Figura 16-7:

Figura 16-7: El público ve la presentación cómodamente desde su ordenador

Cuando termines, clica en el botón Finalizar difusión (véase Figura 16-8):

Figura 16-8: Se acabó lo que se daba

Capítulo 17

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Consejos prácticos

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A continuación te ofrecemos una serie de consejos prácticos para crear presentaciones y presentarlas ante el público.

En este capítulo...

• Consejos prácticos...

• Para cuando estés creando la presentación

• Antes, durante y después de la presentación

• Por si las moscas

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Cuando estés creando la presentación

• No te olvides de guardar cada pocos minutos el trabajo. Automatiza la combinación de teclas Ctrl+G, te evitará disgustos.

• Enreda, prueba y si metes la pata, ante todo, mucha calma: Ctrl+Z (deshacer) es la respuesta a todos tus males.

• Aunque PowerPoint te permita una y mil fantasías, no abuses de las opciones de formato. Calibri, Arial, Trebuchet o Tahoma es el cuarteto de fuentes que mejor se leen. No utilices más de dos fuentes.

• Un fondo azul o verde con letras de color blanco o un fondo blanco con letras en negro, azul oscuro o gris garantizan una lectura correcta sin que el público acabe cegado por ese fondo naranja chillón.

• Sigue la regla del 5x7: cinco líneas por diapositiva y no más de siete palabras por línea. Más texto distrae, aburre y hace que el público desconecte.

• Lo que en tu ordenador parece enorme, proyectado en pantalla gigante puede resultar minúsculo. Es recomendable que el tamaño de fuente sea como mínimo de 18 puntos.

• Cuida la ortografía. Más que un consejo, es una orden.

• Las imágenes no son para decorar, deben servir para reforzar el mensaje. Si no te dedicas a la veterinaria, deja en paz a los gatitos.

• Tres cuartos de lo mismo con las animaciones, dos animaciones por diapositiva son multitud.

• Cada vez que utilizas un tema o una plantilla, haces feliz a un pobre diseñador que se ha pasado horas y horas currándoselo. Hazlo por ellos.

Antes, durante y después de la presentación

• Practica, practica, practica. Ya sea frente al espejo o grabándote con la webcam, controla el tiempo.

• Una diapositiva debe durarte entre 2 y 5 minutos de presentación.

• No limites tu presentación a leer las diapositivas, seguramente el 99 % de tu público ya sabe leer.

• Mira al público cuando hables y no al techo.

• Lo de pensar que están desnudos es una chorrada peliculera. Piensa que tú eres quien sabe del tema y el público está ahí para aprender algo de ti.

• Cómo abres y cómo cierras las presentaciones es fundamental. Contar chistes no es la solución si no te llamas Eugenio.

• Las combinaciones de teclas son buenas consejeras, no pases de ellas, te ahorrarán mucho tiempo y te facilitarán las cosas.

Y por si las moscas…

• Procura llegar 15-20 minutos antes de la hora para hacer las comprobaciones pertinentes.

• ¿Has mirado si el proyector funciona?

• Si no es tu ordenador, comprueba que podrás hacer la presentación sin problemas, es decir, la presentación se abre correctamente, todo está en su sitio, los gráficos y las imágenes se ven bien y los vídeos o archivos de audio se reproducen correctamente.

• Si en la presentación hay enlaces a páginas web o a vídeos en línea, comprueba que se abren correctamente. Nunca está de más preguntar aquello de: “¿Aquí hay internet?”.

• Lleva siempre una copia de la presentación en otro dispositivo USB o guárdala en algún servicio de almacenamiento en línea (guardarla como borrador en tu correo electrónico también vale).

• Es muy probable que mucha gente quiera una copia de las diapositivas, o bien tienes una lista con los correos electrónicos de todos los asistentes (poco probable) o pasas un USB con la presentación (que se llenará de virus sí o sí) u optas por la opción más sensata, colgar la presentación en uno de los muchos servicios de almacenamiento en línea o en tu web, si tienes.

• Siempre te quedará entregar la presentación en papel, pero si la entregas antes de empezar, ten por seguro que has perdido la atención de más de la mitad de los presentes, ya que lucharás contra la irresistible tentación de dibujar monigotes y casitas.

Anexo

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Métodos abreviados de teclado

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En los métodos abreviados de teclado en los que se pulsan dos o más teclas a la vez, las teclas que se deben pulsar se separan con un signo más “+” (Ctrl+C). En los métodos abreviados de teclado en los que se pulsa una tecla detrás de otra, las teclas que se deben pulsar se separan con una coma “,” (Alt+ A, B).

En este capítulo...

• Métodos abreviados de teclado para…

• Navegar por la cinta de opciones

• Realizar tareas habituales de Microsoft Office

• Ejecutar una presentación

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Navegar por la cinta de opciones

Sugerencias de teclas

Se puede acceder a cualquier comando pulsando varias teclas. En primer lugar, pulsa la tecla Alt y automáticamente aparecerán las sugerencias de teclas. A continuación, pulsa la letra que aparece en la sugerencia de tecla que está sobre el elemento que quieres utilizar. Para cancelar la acción y ocultar las sugerencias de teclas, pulsa Alt (más información en el capítulo 1).

Tareas habituales de Microsoft Office PowerPoint

Moverse entre paneles

Si quieres

Pulsa

Moverte en el sentido de las agujas del reloj entre los paneles de la vista Normal

F6

Moverte en sentido contrario a las agujas del reloj entre los paneles de la vista Normal

Mayús+F6

Alternar entre las pestañas Diapositivas y Esquema del panel Esquema y Diapositivas en la vista Normal

Ctrl+Mayús+Tab

Trabajar en un esquema

Si quieres

Pulsa

Subir un párrafo de nivel

Alt+Mayús+Flecha izquierda

Disminuir un párrafo

Alt+Mayús+Flecha derecha

Mover los párrafos seleccionados hacia arriba

Alt+Mayús+Flecha arriba

Mover los párrafos seleccionados hacia abajo

Alt+Mayús+Flecha abajo

Mostrar el nivel de título 1

Alt+Mayús+1

Expandir texto debajo de un encabezado

Alt+Mayús+Signo más

Contraer texto debajo de un encabezado

Alt+Mayús+Signo menos

Moverse por el texto o las celdas

Si quieres

Pulsa

Moverte un carácter a la izquierda

Flecha izquierda

Moverte un carácter a la derecha

Flecha derecha

Moverte una línea hacia arriba

Flecha arriba

Moverte una línea hacia abajo

Flecha abajo

Moverte una palabra a la izquierda

Ctrl+Flecha izquierda

Moverte una palabra a la derecha

Ctrl+Flecha derecha

Moverte hasta el final de una línea

Fin

Moverte hasta el principio de una línea

Inicio

Moverte un párrafo hacia arriba

Ctrl+Flecha arriba

Moverte un párrafo hacia abajo

Ctrl+Flecha abajo

Ir hasta el final de un cuadro de texto

Ctrl+Fin

Ir hasta el principio de un cuadro de texto

Ctrl+Inicio

En PowerPoint 2010, moverte hasta el siguiente marcador de título o de texto principal. Si es el último marcador de una diapositiva, se añadirá una nueva diapositiva con el mismo diseño que la diapositiva original

Ctrl+Entrar

Repetir la última acción del comando Buscar

Mayús+F4

Formas, cuadros, objetos y WordArt

Insertar una forma

• Pulsa y suelta Alt, luego B, y después SM para seleccionar Formas.

• Utiliza las teclas de dirección para moverte por las categorías de las formas y seleccionar la que quieras.

• Pulsa Ctrl+Entrar para insertar la forma seleccionada.

Insertar un cuadro de texto

• Pulsa y suelta Alt, luego B y después X.

• Pulsa Ctrl+Entrar para insertar el cuadro de texto.

Insertar un objeto

• Pulsa y suelta Alt, luego B y después J.

• Utiliza las teclas de dirección para moverte por los objetos.

• Pulsa Ctrl+Entrar para insertarlo.

Insertar WordArt

• Pulsa y suelta Alt, luego B y después W.

• Utiliza las flechas de dirección para seleccionar el estilo de WordArt y después pulsa Entrar.

• Escribe el texto.

Seleccionar una forma

Si el cursor está en el texto, pulsa la tecla Esc.

• Para seleccionar sólo una forma, pulsa la tecla Tab para avanzar (o Mayús+Tab para retroceder) por los objetos hasta que aparezcan los controladores de tamaño en el objeto que quieres seleccionar.

• Para seleccionar varios elementos, utiliza el panel de selección.

Agrupar o desagrupar formas, imágenes y objetos de WordArt

• Para agrupar una forma, imágenes u objetos de WordArt, selecciona los elementos que quieres agrupar y luego pulsa Ctrl+O.

• Para desagrupar, selecciona el grupo y luego pulsa Ctrl+Mayús+G.

Mostrar u ocultar la cuadrícula y las guías

Para

Pulsa

Mostrar u ocultar la cuadrícula

Mayús+F9

Mostrar u ocultar las guías

Alt+F9

Copiar los atributos de una forma

Selecciona la forma con los atributos que quieres copiar.

Si seleccionas una forma con texto, se copian el aspecto y el estilo del texto, además de los atributos de la forma.

• Pulsa las teclas Ctrl+Mayús+C para copiar los atributos del objeto.

• Pulsa la tecla Tab o Mayús+Tab para seleccionar el objeto en el que quieres copiar los atributos.

• Pulsa Ctrl+Mayús+V.

Seleccionar texto y objetos

Si quieres

Pulsa

Seleccionar un carácter hacia la derecha

Mayús+Flecha derecha

Seleccionar un carácter hacia la izquierda

Mayús+Flecha izquierda

Seleccionar el final de una palabra

Ctrl+Mayús+Flecha derecha

Seleccionar el principio de una palabra

Ctrl+Mayús+Flecha izquierda

Seleccionar una línea hacia arriba (con el cursor al principio de una línea)

Mayús+Flecha arriba

Seleccionar una línea hacia abajo (con el cursor al principio de una línea)

Mayús+Flecha abajo

Seleccionar un objeto (cuando está seleccionado el texto en su interior)

Esc

Seleccionar un objeto (cuando está seleccionado otro objeto)

Tab o Mayús+Tab hasta seleccionar el objeto que quieras

Seleccionar texto dentro de un objeto (cuando está seleccionado ese objeto)

Entrar

Seleccionar todos los objetos

Ctrl+E (en la ficha Diapositivas)

Seleccionar todas las diapositivas

Ctrl+E (en la vista Clasificador de diapositivas)

Seleccionar todo el texto

Ctrl+E (en la vista Esquema)

Eliminar y copiar texto y objetos

Si quieres

Pulsa

Eliminar un carácter hacia la izquierda

Retroceso

Eliminar una palabra hacia la izquierda

Ctrl+Retroceso

Eliminar un carácter hacia la derecha

Supr

Eliminar una palabra hacia la derecha

Ctrl+ Supr

Cortar el texto u objeto seleccionado

Ctrl+X

Copiar el objeto o texto seleccionado

Ctrl+C

Pegar el objeto o texto cortado o copiado

Ctrl+V

Deshacer la última acción

Ctrl+Z

Rehacer la última acción

Ctrl+Y

Copiar formato

Ctrl+Mayús+C

Pegar formato

Ctrl+Mayús+V

Abrir el cuadro de diálogo Pegado especial

Ctrl+Alt+V

Aplicar formato y alinear caracteres y párrafos

Si quieres

Pulsa

Abrir el cuadro de diálogo Fuente para cambiar el formato de los caracteres

Ctrl+Mayús+F

Cambiar de mayúsculas a minúsculas las letras de una frase: minúsculas o mayúsculas

Mayús+F3

Aplicar el formato de negrita

Ctrl+N

Aplicar un subrayado

Ctrl+S

Aplicar el formato de cursiva

Ctrl+K

Aplicar el formato de subíndice (espaciado automático)

Ctrl+¡

Aplicar el formato de superíndice (espaciado automático)

Ctrl+Mayús+`

Quitar el formato de carácter manual, como subíndice y superíndice

Ctrl+Barra Espaciadora

Insertar un hipervínculo

Alt+Ctrl+K

Copiar formatos de texto

Si quieres

Pulsa

Copiar formatos

Ctrl+Mayús+C

Pegar formatos

Ctrl+Mayús+V

Alinear párrafos

Si quieres

Pulsa

Centrar un párrafo

Ctrl+T

Justificar un párrafo

Ctrl+J

Alinear un párrafo a la izquierda

Ctrl+Q

Alinear un párrafo a la derecha

Ctrl+D

Ejecutar una presentación

Al ejecutar una presentación con diapositivas, puedes usar los siguientes métodos abreviados de teclado:

Si quieres

Pulsa

Iniciar una presentación desde el principio

F5

Ejecutar la siguiente animación o avanzar a la siguiente diapositiva

S, Entrar, AvPág, Flecha derecha, Flecha abajo o Barra espaciadora

Ejecutar la animación anterior o volver a la diapositiva anterior

A, RePág, Flecha izquierda, Flecha arriba o Retroceso

Menú emergente

Clic con el botón derecho del ratón o Mayús+F10

Ir a diapositiva número x

Número+Entrar

Finalizar una presentación

Esc

Pantalla en negro

N o .

Pantalla en blanco

B o ,

Detener o reiniciar la presentación automática

D o +

Ir a la siguiente diapositiva si está oculta

H

Volver a la primera diapositiva

Pulsa a la vez los dos botones del ratón durante 2 segundos

Ver la barra de tareas

Ctrl+T o botón Windows

Mostrar u ocultar la flecha al mover el ratón

Ctrl+H/U

Usar intervalo nuevo cuando se ensaya

T

Usar intervalo original cuando se ensaya

O

Volver a grabar narración e intervalos de la diapositiva

R

Transformar el puntero en una pluma

Ctrl+P

Transformar el puntero en una flecha

Ctrl+A

Transformar el puntero en un borrador

Ctrl+B

Mostrar u ocultar entrada de lápiz

Ctrl+M

Borrar las anotaciones de la pantalla

E

Ir al primer hipervínculo o al siguiente de una diapositiva

Tab

Ir al último hipervínculo o al anterior en una diapositiva

Mayús+Tab

Ejecutar la acción “clic del ratón” en el hipervínculo seleccionado

Entrar mientras esté seleccionado un hipervínculo

Métodos abreviados multimedia durante la presentación:

Si quieres

Pulsa

Reproducir/Pausar

Alt+C

Detener la reproducción

Alt+Q

Ir al marcador siguiente

Alt+Fin

Ir al marcador anterior

Alt+Inicio

Subir el volumen

Alt+Flecha arriba

Bajar el volumen

Alt+Flecha abajo

Buscar hacia adelante

Alt+Mayús+AvPág

Buscar hacia atrás

Alt+ Mayús+RePág

Silenciar el sonido

Alt+U

Consejo: Pulsa F1 durante una presentación para ver una lista con todos los controles.

Mostrar y utilizar ventanas

Si quieres

Pulsa

Pasar a la ventana siguiente

Alt+Tab, Tab

Volver a la ventana anterior

Alt+Mayús+Tab, Tab

Cerrar la ventana activa

Ctrl+W o Ctrl+F4

Difundir la presentación abierta a un público que se encuentra en otro lugar mediante la aplicación web de PowerPoint

Ctrl+F5

Ir al siguiente panel de tareas desde otro panel en la ventana del programa (en el sentido de las agujas del reloj). Si al pulsar F6 no aparece el panel de tareas, pulsa Alt para mover el foco a la cinta de opciones y después, pulsa Ctrl+Tab para ir al panel de tareas

F6

Pasar a un panel desde otro panel de la ventana del programa (en el sentido contrario a las agujas del reloj)

Mayús+F6

Cuando haya abiertas varias ventanas de PowerPoint, pasar a la siguiente ventana de PowerPoint

Ctrl+F6

Volver a la ventana anterior de PowerPoint

Ctrl+Mayús+F6

Copiar una imagen de la pantalla en el Portapapeles

Impr Pant

Copiar una imagen de la ventana activa en el Portapapeles

Alt+Impr Pant

Buscar y reemplazar

Si quieres

Pulsa

Abrir el cuadro de diálogo Buscar

Ctrl+B

Abrir el cuadro de diálogo Reemplazar

Ctrl+L

Repetir la última acción del comando Buscar

Mayús+F4

Moverse y trabajar con tablas

Si quieres

Pulsa

Ir a la celda siguiente

Tab

Ir a la celda anterior

Mayús+Tab

Ir a la fila siguiente

Flecha abajo

Ir a la fila anterior

Flecha arriba

Insertar una tabulación en una celda

Ctrl+Tab

Empezar un párrafo nuevo

Entrar

Agregar una fila nueva al final de la tabla

Tab al final de la última fila

Acceder y utilizar los paneles de tareas

Si quieres

Pulsa

Pasar a un panel de tareas desde otro panel de la ventana del programa

F6

Si un panel de tareas está activo, seleccionar la opción anterior o siguiente del panel de tareas

Tab, Mayús+Tab

Mostrar el conjunto completo de comandos del menú del panel de tareas

Ctrl+Flecha abajo

Pasar de una opción a otra de un submenú seleccionado o de un grupo de opciones de un cuadro de diálogo

Flecha abajo o Flecha arriba

Abrir el menú seleccionado o realizar la acción asignada al botón seleccionado

Barra espaciadora o Entrar

Abrir un menú contextual; abrir un menú desplegable del elemento seleccionado de la galería

Mayús+F10

Si se ve un menú o submenú, seleccionar el primer comando o el último del menú o submenú

Inicio, Fin

Desplazarte hacia arriba o hacia abajo por la lista seleccionada de la galería

RePág, AvPág

Desplazarte al principio o al final de la lista seleccionada de la galería

Inicio, Fin

Cerrar un panel de tareas

Ctrl+Barra espaciadora, C

Abrir el Portapapeles

Alt+O, F, O

Utilizar cuadros de diálogo

Si quieres

Pulsa

Ir a la opción o grupo de opciones siguiente

Tab

Ir a la opción o grupo de opciones anterior

Mayús+Tab

Pasar a la siguiente pestaña en un cuadro de diálogo (ya debe haber seleccionada una pestaña en un cuadro de diálogo abierto)

Flecha abajo

Pasar a la pestaña anterior del cuadro de diálogo (ya debe haber seleccionada una pestaña en un cuadro de diálogo abierto)

Flecha arriba

Abrir la lista desplegable seleccionada

Flecha abajo, Alt+Flecha abajo

Abrir la lista si está cerrada y moverse a una opción de la lista

La primera letra de una opción de una lista desplegable

Moverte por las opciones de una lista desplegable abierta o por las de un grupo de opciones

Flecha arriba, Flecha abajo

Realizar la acción asignada al botón seleccionado, activar o desactivar la casilla de verificación seleccionada

Barra espaciadora

Seleccionar una opción, activar o desactivar una casilla de verificación

La letra subrayada de una opción

Ejecutar la acción asignada a un botón predeterminado de un cuadro de diálogo

Entrar

Cerrar la lista desplegable seleccionada, cancelar un comando y cerrar un cuadro de diálogo

Esc

Utilizar los cuadros de edición de los cuadros de diálogo

Un cuadro de edición es un cuadro en blanco en el que se escribe o copia una entrada, como el nombre de usuario o la ruta de acceso a una carpeta.

Si quieres

Pulsa

Ir al principio de la entrada

Inicio

Ir al final de la entrada

Fin

Ir a un carácter a la izquierda o derecha, respectivamente

Flecha izquierda, Flecha derecha

Moverse una palabra a la izquierda

Ctrl+Flecha izquierda

Moverse una palabra a la derecha

Ctrl+Flecha derecha

Seleccionar o anular la selección de un carácter a la izquierda

Mayús+Flecha izquierda

Seleccionar o anular la selección de un carácter a la derecha

Mayús+Flecha derecha

Seleccionar o anular la selección de una palabra a la izquierda

Ctrl+Mayús+Flecha izquierda

Seleccionar o anular la selección de una palabra a la derecha

Ctrl+Mayús+Flecha derecha

Seleccionar desde el cursor al principio de la entrada

Mayús+Inicio

Seleccionar desde el cursor al final de la entrada

Mayús+Fin

Utilizar los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como

Si quieres

Pulsa

Abrir el cuadro de diálogo Abrir

Alt+A, B

Abrir el cuadro de diálogo Guardar como

Alt+A, M

Moverte entre las opciones de una lista desplegable abierta o de un grupo de opciones

Teclas de dirección

Mostrar un menú contextual de un elemento seleccionado, como una carpeta o un archivo

Mayús+F10

Moverte entre las opciones o áreas del cuadro de diálogo

Tab

Abrir el menú desplegable de ruta del archivo

F4

Actualizar la lista de archivos

F5

PowerPoint 2010 y presentaciones para Dummies

José Luis Díez Lerma

No se permite la reproducción total o parcial de este libro, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito del editor. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutiva de delito contra la propiedad intelectual (Art. 270 y siguientes del Código Penal).

© José Luis Díez Lerma, 2012

Los números de las páginas se refieren a la edición en papel (n. del e.)

© Centro Libros PAPF, S. L. U., 2012

Ediciones CEAC es un sello editorial de Centro Libros PAPF, S. L. U.

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Edición publicada mediante acuerdo con Wiley Publishing Inc.

...For Dummies y los logos de Wiley Publishing, Inc. son marcas registradas utilizadas bajo licencia exclusiva de Wiley Publishing, Inc.

Primera edición en libro electrónico (ePub): marzo de 2012

ISBN: 978-84-329-0058-7 (ePub)

Conversión a libro electrónico: freiredisseny.com

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