El relato que tienes en tus manos te va a sorprender y te va a entusiasmar. Te sorprenderá la inesperada relación entre el título y el contenido. Te entusiasmará la sencillez del mensaje tanto como el espíritu optimista que encierra. Esta narración, que en pocas hojas resume la esencia del éxito de las empresas del mañana, hace reflexionar sobre cómo son los vendedores de «largo alcance».

Cuando este corto relato esté llegando a su fin, verás que el «monstruo» solo quería poner corazón y cerebro para que todos pudiéramos mejorar, lograr éxitos y quizás alguna agradecida sonrisa.

Alberto Gálgano expone un nuevo método de gestión basado en la movilización intelectual de los trabajadores de una empresa para conseguir la satisfacción del cliente, y por tanto, el éxito de nuestra empresa. A través de esta breve historia, nos presenta los elementos esenciales (monstruos /clientes, atletas/trabajadores y gimnasio/empresa) para poder desarrollar un sistema de gestión más efectivo. A este método se le denomina «Calidad Total” y su objetivo principal es mejorar la competitividad. Es esta herramienta la que nos permite potenciar la capacidad individual de cada miembro de la compañía o empresa para mantener clientes ya ganados sin perderlos y atraer y ganar nuevos clientes. De esta forma, comienza explicando que es importante conocer el perfil y las necesidades concretas de cada cliente, para poder ofrecerle una respuesta individual y más eficaz. Consiguiendo así, mantener siempre un alto nivel de satisfacción en los mismos y que no nos abandonen. Para que este objetivo pueda ser alcanzado, cada miembro de una compañía debe “mimar» al cliente, esto es mejorar constantemente en cualquier cosa que hagamos por él, por tanto, sabrá que nosotros mejor que nadie sabemos cómo satisfacerle.

Este proceso de mejora continua es la suma de mejoras diarias en cada miembro que compone la empresa, en consecuencia, una contínua mejora de procesos llevados a cabo metódicamente como puede ser: el ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar, actuar) y/o las siete herramientas estadísticas como el DIAGRAMA DE ISHIKAWA (relación causa-efecto), que incorpora también las «5W + 1H», las siete herramientas de gestión y otras más sofisticadas.

Alberto Gálgano

Los monstruos y el gimnasio

Historia de la Calidad Total

ePUB v1.1

DULCEMIRADA 01.010.12

Título original: Los monstruos y el gimnasio

Alberto Gálgano, Primera impresión: 1991

Traducción: Gálgano Asociados

Ilustraciones: Gálgano Asociados

Diseño/retoque portada: DULCEMIRADA

DULCEMIRADA (v1.1)

ePub base v2.0

1. Introducción

La Calidad Total es una formidable herramienta competitiva, indispensable para una compañía, cualquiera que sea su naturaleza o tamaño.

Al igual que una piedra preciosa, la Calidad Total tiene una estructura compleja. Es una gema tan brillante que puede casi cegar, haciéndose muy difícil ver sus contornos, los ángulos de sus caras y sus particulares características.

Tan difícil es entender y transmitir su belleza que ha tenido que pasar más de un cuarto de siglo para emprender su camino desde Japón al Oeste.

De hecho, hace poco que comenzamos a explotar los beneficios de esta singular piedra preciosa.

Calidad Total constituye un nuevo método de gestión, un nuevo sistema de valores, nuevas prioridades en la toma de decisiones, una nueva forma de gestionar los recursos humanos, un nuevo y más centrado enfoque para resolver problemas, así como muchos otros aspectos que sería demasiado extenso mencionar aquí.

Aunque la Calidad Total tiene múltiples facetas, encierra un único mensaje que me gustaría transmitir a empresarios, directores, alta y media dirección y, en general, a cualquier miembro de una compañía. Es un mensaje complicado y no es fácil de explicar en pocas páginas.

Por esta razón he decidido hablar sobre la Calidad Total de una manera original.

He introducido el mensaje dentro de una historia sobre monstruos y princesas, sobre poderosos atletas que entrenan en un gimnasio, empleado un equipo nunca antes usado, a los acordes de una nueva música.

Estos atletas, sin embargo, no desarrollan sus músculos. En vez de ello, perfeccionan los más valiosos regalos que pueden darse a la humanidad: el cerebro y el corazón.

Espero comunicar de este modo los puntos esenciales del mensaje fundamental de la Calidad Total y, sobre todo, la importancia crucial de aquellos puntos que no pueden pasar inadvertidos.

2. Definición de la competitividad

He afirmado anteriormente que la Calidad Total es una formidable herramienta para la competitividad. Es por lo tanto esencial definir la Calidad Total en términos de competitividad.

Decirlo de forma sencilla sería definir la competitividad como la capacidad de competir, lo cual significa dos cosas:

—La capacidad de mantener clientes ya ganados sin perderlos.

—La capacidad de atraer y ganar nuevos clientes.

Pero esto se realiza en la presencia de un siempre creciente número de SIRENAS, que se hacen cada vez más persuasivas, que intentan atraer a nuestros clientes y nos impiden ganar otros nuevos. Debemos observar con mucho más detalle los dos puntos citados anteriormente, ya que representan la esencia del concepto competitividad.

3. El concepto del monstruo

Dejemos que comience la historia de Calidad Total. Se basa en una consideración fundamental que enlaza con el concepto antes mencionado de la competitividad.

Si es verdad que para ser competitivos debemos conocer cómo mantener nuestros clientes y ganar otros, el cliente debe ser el punto alrededor del cual gire nuestra empresa. El cliente debe tener prioridad absoluta y debe ocupar el sitio que nosotros usualmente ocupamos con nuestra propia prioridad: el beneficio.

Pero ¿quiénes son nuestros clientes y cuáles son sus características? Nuestros clientes son LOS MONSTRUOS.

Para comprender hasta qué punto es innovador el mensaje de Calidad Total, es importante considerar el concepto de monstruo. El cliente es un monstruo porque es un ser humano y, en tanto que ser humano como nosotros, percibe perfectamente qué es lo que no le satisface. Antes de que un ser humano alcance cierto nivel de satisfacción, lo olvida y busca otro mayor.

Si queremos tener éxitos no tenemos otra alternativa que mimar a este monstruo.

Un insaciable tragón

Estos monstruos están, sobre todo, siempre hambrientos, aunque no de cualquier cosa. Están hambrientos de productos, y antes de haber terminado de devorar uno quieren devorar otro, que deberá ser diferente y mejor que el anterior. Esto explica la rápida aceleración en la renovación de productos que vemos cada día.

Si una compañía quiere mantener al monstruo tranquilo y prevenir el ataque de otros competidores más dinámicos, debe estar lanzando continuamente productos nuevos. Este insaciable comilón obliga a un alto nivel de integración entre las diversas funciones dentro de una compañía, y también a una capacidad de desarrollo altamente innovadora.

Despiadado

Además, nuestro monstruo es despiadado. Se muestra indiferente ante cualquiera, y nos ignorará también a nosotros a menos que satisfagamos sus deseos.

Por mucho que le digamos que le necesitamos para mantener nuestra producción y para alcanzar nuestro presupuesto, el monstruo no tendrá compasión. Si queremos entenderle, basta simplemente con damos cuenta de que nosotros actuamos igual: compramos productos extranjeros que satisfacen mejor nuestras necesidades, a pesar de que estamos restando trabajo a nuestra industria nacional.

Exigente

Despiadado y también exigente. Quizás uno de los puntos más cruciales es que el monstruo espera que los productos que le ofrecemos sean mejorados continuamente, ya que su nivel de satisfacción se incrementa.

En este sentido, no toleraría ninguna desviación por nuestra parte, y espera que le atendamos exclusivamente a él en sus demandas. La actividad de cada individuo en la compañía se justifica por la existencia del monstruo y sólo si trabaja para él.

Si se pierde el tiempo dentro de la compañía como resultado de cualquier incidencia, el monstruo no dudará en castigamos.

Ligeramente tímido

Aunque la timidez pueda parecer una característica positiva, es de hecho extremadamente negativa. Es una timidez que únicamente percibimos nosotros, sus proveedores. Hay dos formas en que esta timidez se puede vislumbrar. En primer lugar, no nos es posible conocer qué es lo que quiere el monstruo, lo que significa que realmente habla muy poco y nos deja que interpretemos y descubramos sus deseos reales. Esto cuesta un esfuerzo considerable por nuestra parte, debido a que es extremadamente difícil sonsacarle lo que quiere. Esta timidez del monstruo no debe tomarse como una mera conformidad: el monstruo siempre será despiadado y cruel.

En segundo lugar, esta timidez se advierte cuando le decepcionamos al presentarle un producto que considera insatisfactorio. El monstruo no dirá realmente que le desagrada, pero será entonces, como sabremos después, justo cuando nos abandone. Sólo unos pocos volverán para reclamar: la mayoría nos abandona para luego ignorarnos.

Vengativo

El monstruo os también vengativo. Si nosotros hacemos algo equivocado, si le damos un producto que no le satisface y como resultado de ello se ve perjudicado, su timidez desaparecerá. Se quejará abiertamente a cualquiera, pero, probablemente, no a nosotros.

Estudios realizados en América han indicado que un cliente insatisfecho puede, en teoría, transferir su experiencia negativa a cerca de 30 potenciales clientes.

También se ha demostrado que esta venganza provoca que nunca vuelva a nosotros y que vaya a otras compañías, olvidando cualquier labor positiva que hayamos hecho por él.

Todo lo que él elija nos recordará que tuvimos la ocasión y no fuimos capaces de satisfacerlo.

En este contexto, los japoneses señalan que mientras so necesitan de 5 a 10 años para que una marca alcance prestigio en el mercado, basta sólo una noche para perder la confíanza del cliente.

Intruso

El monstruo quiere introducirse, a todos los niveles, dentro de la compañía. Es un gran intruso. En cada oficina o departamento, en cada rincón de la compañía, están escondidos los clientes. El dicho LA SIGUENTE OFICINA O DEPARTAMENTO ES TU CLIENTE es absolutamente cierto. Por ejemplo, la persona responsable del presupuesto en tu compañía puede creer que está lejos del cliente, pero el monstruo está situado a sus espaldas y quiere recibir satisfacciones también de este departamento, aunque sea sólo indirectamente. De hecho, se debe satisfacer a cada cliente que tenga cualquier cosa que ver con los productos obtenidos en ese departamento.

Un ejemplo de esto pueden ser las películas americanas de ciencia-ficción en las que los monstruos invaden primero una ciudad, luego las casas y, finalmente, las habitaciones. Exactamente de la misma manera, los monstruos buscan conquistar cada rincón de la compañía en una invasión sin límites, incluso llegando a los propios proveedores. El monstruo quiere estar en contacto con ellos y, además, influir en sus actividades.

Si hay libre competencia, el monstruo estará en cualquier sitio.

Egocéntrico

Finalmente, el monstruo es también un egocéntrico. Cada monstruo al que atendemos espera un tratamiento especial, diferente del ofrecido a otros monstruos. Tenemos que convivir con cada una de sus distintas personalidades, porque cada uno quiere que se le satisfaga de una forma peculiar. Lo que quieran los otros monstruos no es importante.

En otras palabras, a ellos les gustaría que sus proveedores fueran artesanos. Esta es una de las exigencias que debemos encarar. Oímos continuamente que las tendencias mundiales se están alejando de la producción masiva. Este hecho está causado por los monstruos egocéntricos.

Nuestro Maestro

Además de las siete características descritas anteriormente, hay muchas otras que podrían ser mencionadas. Sin embargo, finalizaremos con la que es, quizás, la más importante de todas, y asimismo uno de los valores estratégicos de más transcendencia para nosotros: el monstruo es nuestro maestro. Es un maestro que nos amenaza con su poder de hacer vivir o morir. No se trata de morir en el sentido físico, que será cuando Dios quiera, sino de una muerte económica. El monstruo no nos matará con lenguas de fuego, como en un cuento de hadas, pero si no trabajamos bien para él o si no le dedicamos la máxima prioridad, nos estrangulará gradualmente, dejándonos sin oxígeno.

Este papel de maestro o propietario de la compañía es el que tenemos que tener presente en nuestro trabajo. De forma contraria a la creencia popular, en la que el accionista es el propietario de la compañía, el propietario real es de hecho la persona que tiene el poder de darnos la vida o la muerte; es decir, el cliente.

4. Amar al cliente

Ahora que nos hemos dado cuenta de que nuestros destinos están en manos de tan terribles monstruos ¿qué podemos hacer?, ¿cómo podemos alcanzar el éxito? El mensaje fundamental de la Calidad Total es la necesidad de fomentar dentro de nuestras compañías un amor devoto y una ardiente pasión por estos monstruos. No hay alternativa. Tal y como ocurre en los cuentos, el monstruo se convertirá, si le quieres, en una bella princesa.

Si dirigimos todos nuestros esfuerzos a satisfacerle y mejoramos constantemente en todo cuanto hagamos por él, el monstruo cambiará, nos amará y seguirá con nosotros, y así sabremos mejor que nadie cómo satisfacerle.

Sin este amor, la estrategia más inteligente, la tecnología más poderosa y el equipamiento más moderno no serán suficientes para satisfacer completamente a nuestros monstruos, a nuestros clientes. Sin este amor, la capacidad creativa de nuestros empleados permanecerá inactiva y no pondrán excesiva atención en satisfacer a nuestros clientes, algo de lo que estos, después de todo, tienen infinita necesidad. La excelencia requiere atención a un importante número de detalles.

Como dijo el gran artista Miguel Angel:

LA PERFECCION ESTA HECHA DE DETALLES.

o, como dice un proverbio alemán:

EL DEMONIO SE OCULTA TRAS LOS DETALLES.

Debemos, por lo tanto, atender a multitud de aspectos, tales como la forma en que la telefonista contesta por teléfono, cómo sonreír ante el cliente o cómo hacer frente a una actitud agresiva por parte de un cliente —que puede tener buenas razones para estar molesto— y transformar esta agresión en una ventaja. Nosotros no tendremos nunca éxito en otras áreas a menos que podamos generar dentro de nuestra compañía un gran amor por los clientes. Debemos damos cuenta de que este sentimiento puede ser verdaderamente valioso para servir a nuestros clientes; puede proporcionamos, a nivel personal, experiencias enriquecedoras en la mejora de nuestra atención o en el cuidado de los detalles más simples, y puede, por último, hacemos más creativos al buscar maneras ingeniosas de satisfacer a los maestros, que realmente somos nosotros mismos. Cada uno de nosotros es, después de todo, un cliente, pero deberemos ser capaces de entender lo maravilloso que es ser amado y servido con sensibilidad.

¿Quién, si no el empresario y sus directivos, puede persuadir a los integrantes de la plantilla de una compañía para que amen a sus clientes? La tarea no es ciertamente fácil, pero es obviamente mucho más sencilla que intentar convencer a la plantilla para que ame los beneficios que obtienen los empresarios o los accionistas.

Hablar sobre clientes es algo así como escuchar una música muy familiar, pues cada persona es un cliente desde el momento en que nace y siente por primera vez a su madre.

Tenemos aquí, por lo tanto, el primer requisito de una alta ventaja competitiva en los negocios: que todos los empleados amen a sus clientes. Sin embargo, para que esto ocurra, lo primero y más primordial es que el empresario y sus directivos desarrollen su propio amor hacia los clientes.

La primera pregunta que nos debemos hacer es: ¿cuánto queremos a nuestros clientes? Y a continuación nos preguntaremos: ¿cómo y de qué forma podemos ayudar a que este amor crezca? y ¿cómo podemos transmitir este amor a nuestros empleados para que ellos también sirvan al cliente con devoción?

5. La Compañía como un gimnasio

Nuestra historia continúa. Si nosotros estamos enamorados del monstruo, para ganar su confianza y hallar mejores caminos para cubrir sus necesidades debemos transformar nuestra compañía en un gimnasio. Es aquí, en este gimnasio, donde el amor por el cliente/monstruo brotará.

El gimnasio es la mejor analogía que tengo para dar una idea concreta y precisa sobre el significado de la aplicación de la Calidad Total, debido a que es un proceso que requiere un continuo ejercicio de todos los empleados, por lo que han de transformarse en verdaderos atletas.

Sólo si nosotros transformamos nuestra compañía dentro de este gimnasio tendremos éxito en satisfacer al monstruo, transformando continuamente todos nuestros procesos.

La esencia de la Calidad Total se encuentra precisamente en esta constante mejora de procesos.

El proceso de mejora continua se alcanza, en su primera fase, de una sola vez y supone cientos o quizás miles de pequeñas mejoras conseguidas gracias al esfuerzo de toda la plantilla.

Estos cientos o miles de pequeñas mejoras se logran a través de una constante actividad de búsqueda durante el año.

Los japoneses nos dicen que cuando comenzamos a trabajar cada mañana, ya estemos en la oficina o en una visita, debemos intentar mejorar, aunque sólo sea un poco, en la última actividad que hicimos antes de cerrar nuestros libros, apagar nuestro ordenador o parar nuestra máquina la tarde anterior.

Cada día debemos observar alguna mejora sobre el trabajo realizado el día anterior, ya sea en nuestros negocios, con clientes, en nuestros procesos empresariales o, simplemente, en el modo de hacer una llamada telefónica o de rellenar un formulario.

El monstruo sólo se transformará en una bella princesa si nosotros transformamos nuestra compañía en un verdadero gimnasio donde podamos hacer ejercicio diariamente para mejorar nuestra forma de trabajar.

Cada miembro de la compañía debe ejercitarse en el gimnasio, no sólo los cargos directivos.

Esto significa que el gimnasio debe ser razonablemente grande, capaz de acomodar a unos atletas que deben preocuparse menos del tamaño de sus músculos que del tamaño de sus cerebros y corazones.

Los cerebros y corazones de cualquiera que trabaje en esta compañía deben ser ejercitados en el gimnasio.

Los directivos son conscientes de que el recurso más grande de la compañía es la gente que trabaja para ella y de que cualquier empleado tiene un papel importante. ¿Por qué este recurso es tan importante? Cada función dentro de la compañía depende de la gente. Evidentemente debe recordarse que este mensaje viene de Japón, un país sin recursos materiales de ningún tipo y cuya estructura industrial fue prácticamente destruida al final de la guerra, pero que hoy, como todos sabemos, es uno de los países más ricos del mundo.

El japonés manifiesta: Nosotros debemos todo esto a nuestro cerebro y a nuestro corazón solamente. En este contexto, la Calidad Total es lo que importa.

El mensaje de la Calidad Total puede ser resumido en las palabras de un distinguido japonés (Konosuke Matsushita, Fundador de PANASONIC), que dijo hace algunos años en su visita a Inglaterra:

—Para vosotros, la esencia de la gestión se encuentra en extractar ideas de las mentes de los ejecutivos y ponerlas en conocimiento de los trabajadores.

—Para nosotros, la esencia de la gestión se encuentra precisamente en el arte de movilizar los recursos intelectuales de cada persona que trabaja para la compañía.

—Nosotros hemos entendido la verdadera naturaleza de la economía y de los desafíos tecnológicos mejor que vosotros. Sabemos que la inteligencia de un grupo de ejecutivos, por muy imaginativa que sea, no es lo suficientemente grande como para garantizar el éxito.

La diferencia entre estos dos enfoques es enorme.

El punto clave aquí es la movilización de los recursos intelectuales de cada persona.

Como ya se ha comentado, el gimnasio en el que se ejercita el proceso de mejora continua debe estar construido de tal forma que a los cerebros y corazones de todo el personal se les permita estar activos.

La forma en que explotamos el cerebro y el corazón al máximo se reflejará en mayores innovaciones en Calidad Total. Debemos convencernos a nosotros mismos de que ambos, cerebro y corazón, tienen capacidad ilimitada o, en otras palabras, que los seres humanos hemos nacido con suerte. La Divina Providencia nos ha dotado con una inmensa capacidad y ha equilibrado las necesidades infinitas del humano/monstruo con la capacidad infinita del humano/atleta para satisfacer tales necesidades en el gimnasio de la Calidad Total.

6. Nuevos aparatos para ejercitar el cerebro de los atletas

En nuestro gimnasio el cerebro de cada atleta es ejercitado en el significado de los aparatos más innovadores. Estos aparatos son usados por cualquiera, desde los grandes directivos hasta la telefonista. La invención de estos aparatos representa uno de los elementos esenciales de la Calidad Total. Los aparatos están basados en ciertos mecanismos mentales, originalmente ideados en Europa, usando unos métodos científicos que debemos a Galileo Galilei. Debemos aseguramos de que nuestro trabajo se lleva a cabo metódicamente, explotando al máximo la inteligencia de los hombres. Es aquí donde el mensaje es realmente innovador, debido a que los japoneses han estandarizado la metodología científica de tal forma que cualquiera puede transformarse en un pequeño científico en unas 20 horas. El atleta es por lo tanto algo científico.

Aunque en este punto no quiero explayarme en los aspectos técnicos de estos aparatos, me gustaría mencionar el ciclo PDCA.

PDCA ofrece un enfoque científico a la resolución de un problema. Significa lo siguiente:

1. PLANIFICAR antes de actuar (PLAN)

2. HACER o implantar lo aprobado en la planificación (DO)

3. VERIFICAR el resultado de cualquier acción (CHECK)

4. ACTUAR para corregir, si el resultado es negativo y estandarizar, si es positivo (ACTION).

PDCA representa una metodología fundamental para asegurar el éxito a la primera. Está basado en un proceso simple de decisión-acción efectuado frecuentemente por nosotros todos los días.

Este aparato también incluye las siete herramientas estadísticas con las que es posible resolver el 95% de los problemas de negocio. Simples, pero, a pesar de todo, poderosas herramientas.

Una de ellas es el DIAGRAMA DE ISHIKAWA, que muestra la relación entre la causa y el efecto.

Dentro de nuestras muchas responsabilidades está la de reducir los derroches (desperdicios), incrementar las ventas y ofrecer un servicio de entrega más rápido. Todos ellos son objetivos o, en términos científicos, efectos. Para obtener un efecto, debemos conocer mejor la relación causa-efecto. La Calidad Total facilita los mecanismos mediante los que podemos incrementar rápidamente nuestra eficiencia en esta tarea.

La aplicación de metodología científica es esencial, de cara a estudiar la relación entre causa y efecto, para conseguir mejorar el camino de la ejecución. Este enfoque es válido para todos los tipos de trabajo. Es, además, un camino que nos puede permitir damos cuenta de cuál de todos los procesos importantes de mejora continua necesitamos emplear cada día.

Estas siete herramientas o métodos de formación se pueden entender como siete notas musicales.

Justo cuando estas siete notas puedan emplearse para crear una gran cantidad de bella música, será el momento en que las siete herramientas estadísticas serán usadas para generar un gran número de proyectos de mejora de cualquier tipo. Este aparato de entrenamiento también incorpora las «5 W + 1H»

WHO, WHERE, WHAT, WHY, WHEN y HOW

(QUIEN, DONDE, QUE, POR QUE, CUANDO Y COMO), son las siete herramientas de gestión y otras herramientas aún más sofisticadas. La riqueza de aparatos disponibles, unido a su amplia y continua aplicación, es otra de las grandes características de la Calidad Total. Finalmente, nuestro gimnasio requiere una antena muy alta y eficiente con objeto de obtener toda la información externa que pueda sernos de utilidad. Aunque frecuentemente nos burlamos de los japoneses, no deberíamos olvidar que ellos cuando salen de su país, están siempre copiando, fotografiando y tomando nota de cualquier cosa, incluso de las más banales. En otras palabras, cuando levantan las antenas están indicando, probablemente, la apertura mental, imparcialidad, el deseo de experimentar, una actitud optimista e interés por otras cosas que se están haciendo.

7. Nueva música para desarrollar los corazones de los atletas

Vamos ahora a mirar el corazón. El corazón de los atletas debe ejercitarse en los gimnasios de la compañía hasta que éstos se encuentren totalmente motivados para servir más efectivamente a los clientes, tanto dentro como fuera de la compañía.

Esto es lo que llamamos amor o pasión por el cliente.

Los que trabajan en la compañía, a quienes llamamos atletas, deben ser capaces de transformar sus esfuerzos en resultados con la máxima eficiencia. Pero esto no es bastante. El corazón debe motivar a cada atleta a:

—Reaccionar de manera independiente en un entorno de trabajo que cambia continuamente.

—Desarrollar fortalezas psicológicas espontáneas, sin necesitar ser aconsejados por sus jefes.

Los atletas deben tener capacidad para funcionar de manera independiente en las situaciones que hoy nos encontramos, que son de gran complejidad y que pueden cambiar tan rápidamente que no den tiempo a intervenir a los directivos.

Estos atletas deben actuar espontáneamente y por propia iniciativa: hoy en día es inaceptable que el ser humano espere hasta que se le diga exactamente qué es lo que tiene que hacer.

Hablando una vez más en términos metafóricos, los ejercicios en nuestro gimnasio deben ser como un sonido de música nueva y especial. Música que alcance el corazón de los atletas y despierte dentro de ellos amor por el cliente. Esta música es, simplemente, un nuevo método de gestión del personal.

Desde el método tradicional de gestión personal, que ser en términos generales está basado en el «control», debemos trasladamos ahora hacia la gestión basada en la «educación».

¿Qué significa esto? Significa «construir gente», la construcción de los hombres. Para conseguirlo debemos describir sobre una parte de nosotros mismos lo más noble y más importante, y poner a hombres y mujeres en movimiento a través de conductas constructivas.

Pero ¿qué significado tiene aquí «poner en movimiento»? Nosotros estamos hablando del sentimiento de necesidad. No podemos ponemos nosotros mismos en movimiento a menos que podamos sentir la necesidad de hacerlo.

Para dar una rápida idea del sentido de este concepto extremadamente importante, haré uso de un proverbio toscano: «Necesito hacer trotar a la vieja esposa».

En otras palabras, cualquiera correrá bastante rápido si la necesidad es grande.

Si, por lo tanto, necesitamos activar conductas y si queremos que nuestro personal entre en acción, debemos aseguramos de que tiene la oportunidad de satisfacer sus propias necesidades dentro de la compañía. Las necesidades no se inventan, están preparadas allí, esperando ser despertadas. Podemos clasificarlas de acuerdo con la escala jerárquica de las necesidades humanas descritas por el famoso sociólogo americano Maslow.

En la parte más baja de la escala o pirámide encontramos las necesidades fisiológicas basadas en la seguridad y en la naturaleza social. En la parte más alta están otras dos necesidades, y son éstas las que deben ser explotadas si estamos trabajando hacia la gestión basada en la educación.

—El yo necesito: la necesidad de independencia, conocimiento y reputación.

—La necesidad de auto-realizarse: la realización del potencial individual, desarrollo personal, creatividad y la oportunidad de expresarse.

Para asegurar que estas necesidades están completamente cubiertas dentro de la compañía, el directivo debe transformarse, casi literalmente, en un «formador» de sus empleados, aún antes de que él pueda ver resultados.

Debe confiar en ellos y ayudarles. Debe crear un entorno receptivo para aprender y para desarrollar la capacidad de cada individuo. Todos sus empleados deben sentir que tienen su completo respaldo.

Aquí está una de las más importantes innovaciones de la Calidad Total: la fuerte conexión entre corazón y cerebro.

El corazón sólo puede ser estimulado con acciones vigorosas y, si se hace de tal manera que el cerebro del atleta reciba también un nuevo tipo de estímulo, permitirá que sus capacidades sean maximizadas. La gestión por estimulación nos permite dar a nuestra plantilla el conocimiento, los métodos y las herramientas que ellos necesitan para actuar constructivamente y sentir que son poderosos atletas en la continua carrera por la mejora. En pocas palabras, como dijo el empresario japonés mencionado anteriormente, el el clima competitivo actual significa que no podemos despreciar ni «un solo gramo de los cerebros de nuestra plantilla».

Finalmente, me gustaría mencionar una característica más de nuestro gimnasio: falta cualquier nota de crítica.

Presentándolo de forma diferente, la gestión del personal debe ser dirigida siempre de manera positiva: las características positivas deben ser potenciadas; las negativas, despreciadas.

Esto es exactamente lo contrario de los métodos de gestión tradicionales, que algunas veces destacan los aspectos más negativos.

Los métodos tradicionales de gestión de personal, dirigidos como están hacia el desarrollo de la plantilla, están perdiendo eficacia.

Es, en efecto, mucho más fácil y más efectivo basar los métodos en las características positivas de la gente. El personal se sentirá mucho más motivado si se ejercitan estas características positivas de modo que ellos estén mejor preparados y ganen, además, mayor reconocimiento.

El directivo que continuamente realza las características negativas de su plantilla impide su crecimiento y derrocha la enorme contribución que su personal podría ofrecer si estuviera motivado adecuadamente.

8. Resumen de esta historia

No hay en la actualidad sistema de gestión más efectivo que la Calidad Total para mejorar la competitividad.

La Calidad Total tiene muchas facetas y no es fácil de explicar. Hay, sin embargo, algunos ingredientes especiales que se pueden explicar de manera relativamente fácil. A menos que éstos sean comprendidos en su totalidad, no tiene sentido intentar explicar los aspectos más complejos.

He intentado presentar estos ingredientes esenciales por medio de una breve historia complementada con ciertas imágenes.

Es una historia en la que hay monstruos con los que debemos luchar continuamente para satisfacerlos: son nuestros clientes.

Antes de que este objetivo pueda ser alcanzado, cada miembro de una compañía debe desarrollar un profundo amor hacia estos monstruos y, de ese modo, transformarlos en bellas princesas, consiguiendo que el amor sea recíproco, haciendo que la compañía alcance el éxito.

Para desarrollar este amor por los monstruos, el cerebro y el corazón de cada persona de la compañía deben ejercitarse continuamente.

Para este fin, la compañía debe transformarse en un gimnasio, y sus empleados en poderosos atletas que ejercitan, no sus músculos, sino sus cerebros y corazones.

Estos atletas deben entrenar constantemente con objeto de mantener un proceso de mejora continua.

Sus entrenamientos requieren aparatos especiales y el complemento de un nuevo tipo de música que tenga una gran armonía y respeto por el nuevo sistema de gestión de personal.

ALBERTO GÁLGANO, Alberto Gálgano obtuvo su doctorado en Ingeniería Química en la Politécnica de Milán en 1952. Después de 5 años como director de producción en una gran compañía textil y 3 años como director de división de una firma de consultoría italiana, fundó su propia firma de consultoría en 1962. Gálgano Associati es ahora una de las firmas líderes en Italia, con más de 110 consultores.

Alberto Gálgano co-preside Coopers Lybrand Gálgano, firma de Consultores en Calidad Total que presta servicios a las empresas e instituciones desde 1991, desarrollando desde entonces una notable actividad consultora en diversos sectores de nuestro país.

Durante cuatro años, desde 1970 a 1974, Gálgano fue presidente de FEACO (Federation Europee des Associations de Conseils en Organization) la Federación Europea de Asociaciones de Consultoría de Dirección.

Entre las numerosas publicaciones de Gálgano se encuentran «Calidad Total» y «Siete instrumentos de la Calidad Total».

Notas

La imagen del gimnasio se ofrece también como ayuda para entender otros aspectos de la Calidad Total.

Este nuevo sistema de gestión, enfocado hacia la experimentación continua y el estudio de la relación causa-efecto, ha supuesto un verdadero avance en la capacidad de una compañía para reaccionar de manera creativa frente a nuevas situaciones.

No estamos hablando aquí de cualquier gimnasio, sino de uno que está cambiando todo el tiempo, que ofrece una gran capacidad para el aprendizaje: en otras palabras, una verdadera organización de formación.

Es un método que llega a convertirse en un «aprendizaje creativo» a través de un simple «aprendizaje por adaptación».

Los humanos tenemos una habilidad innata para aprender, y el impulso para hacerlo así es una creatividad con la que se aumentan nuestras capacidades individuales.

Mientras que el estilo occidental del gimnasio humilla y paraliza esta habilidad, el nuevo gimnasio cultiva la curiosidad y el impulso natural de los humanos por aprender.

La curiosidad y el impulso por aprender son estimulados utilizando el «valor formativo» de los procesos de comunicación. Cada persona en una compañía es a la vez receptor y emisor de los procesos de información. Parte de esta información tiene un «valor formativo», en el sentido de que tiene la capacidad de improvisar y amplificar sus efectos de acuerdo con las necesidades de la compañía para mejorar la creatividad e incrementar la motivación. Con el objeto de activar este valor, es necesario crear una cierta «tensión» en la mente de los atletas en el gimnasio.

Para este fin, los directivos deben dar a cada atleta «valor» y «visión».