«Este libro sí es un manual de autoayuda para directivos. Si lo aplicas, proporciona resultados inmediatos en términos de eficacia, disponibilidad de tiempo y calidad del trabajo. El mero hecho de aprender a poner tu foco y el de tu equipo en los objetivos realmente importantes cambiará el modo en que has trabajado hasta hoy: lo URGENTE puede esperar, lo que no puede esperar es lo IMPORTANTE.»

LUIS BARROS, director general de Megamedia-Grupo Mediaset

«Pocos líderes son tan inspiradores como Agustín. Su método FASE ha supuesto un cambio en mi vida profesional, pues actúa como una palanca de mejora exponencial de la productividad. Su acompañamiento durante el periodo de adaptación al método me ha permitido maximizar sus beneficios.»

SUSANA MÉNDEZ, Industrial Goods Division Director Grupo Natra

«Como directivo es muy fácil distraerse entre mil tareas y reuniones y, como consecuencia, perder el foco de lo realmente importante. Aplicar el método FASE te ayuda a focalizarte en lo que causa impacto en los resultados y, aún más importante, permite alinear a todo el equipo en los mismos objetivos, porque ellos también aplican el método FASE. Facilita un proceso que cae en cascada, de manera que la compañía está realmente alienada hacia la consecución de unos objetivos comunes.»

BEATRIZ VALENTÍ, directora general de Zurich Empresas

«Agustín es en sí mismo la prueba empírica de que el modelo funciona. Solo imitando parte de su propia manera de implementarlo, uno mejora en eficiencia y productividad. En mi caso, al interiorizar y ejecutar los cuatro ejes del modelo, he logrado encontrar el tiempo para lo importante, con resultados evidentes. Y, además, he podido comprobar que ese es el punto de partida para la felicidad de los que me rodean y para la mía propia, incluyendo tanto a familia como a amigos, compañeros y colaboradores.»

AGUSTÍN RODRÍGUEZ, socio director de PFS Group

«En el ámbito de la gestión de las pymes, donde el día a día suele arrastrarte a la multitarea permanente, a la confusión de lo urgente con lo importante y a la dificultad para elevar la mirada, el método FASE te da las claves y te propone un método de gestión del tiempo que te ancla a lo realmente importante, provocando un inmediato salto de eficiencia y productividad en el ámbito laboral y también en el personal.»

JOSEP RUBIO, gerente de Rubio Valentines

«El método FASE de Agustín Peralt es una guía altamente recomendable para todos los que queremos mejorar nuestra productividad directiva y a la vez nuestra calidad de vida. ¡Es un método completo, sencillo y accionable! Completo porque aborda todos los elementos para provocar realmente un cambio, sencillo porque es didáctico y memorable y accionable porque es tremendamente pragmático, lo que te permite empezar cambiar desde hoy mismo.»

MARTA VERNET, marketing director de Idilia Foods

«Este libro es mucho más que un manual de autoayuda al uso, es una guía real y práctica de cómo mejorar nuestra productividad como directivos.»

JUAN MOROTE, rector de la Universidad Europea de Madrid - Laureate International Group

«El método FASE ha sido la clave en el crecimiento de mi empresa. Es la respuesta a las frustraciones de estar “ocupado”, pero sin conseguir siempre los resultados deseados y en el tiempo deseado. He tenido que empezar por mí mismo como general manager y luego aplicar el método para alinear al máximo a todo el equipo, que está deslocalizado, trabajando en Europa, Oriente Medio y Asia.»

DONATAS GRICIUS, general manager de Ambassador London Ltd

«Mis múltiples responsabilidades y viajes me venían provocando, a pesar de mi elevada dedicación y experiencia, estrés y sensación de descontrol. Gracias al método FASE he logrado sentir un mayor dominio de mi trabajo, más control y organización y, consecuentemente, un mayor disfrute de mi tiempo libre.»

DOCTORA ANA MELLADO, odontóloga, docente y miembro de la Junta Directiva de SEPES

«En el mundo de los abogados siempre decimos que en nuestro sector no se pueden implementar métodos de desarrollo y productividad personal, pero la realidad es que nos escudamos en las exigencias y urgencias de nuestros clientes para ocultar nuestras ineficiencias y malos hábitos. Este libro y su autor, afortunadamente, se han empeñado en probar lo contrario. En nuestro caso concreto, ha supuesto un antes y un después en nuestra forma de trabajar.»

VICENTE SANZ-TORRO, socio director de Sanz-Torro Jurídico y profesor de derecho en la Universidad de Valencia

«Una aproximación simple, de ágil lectura y aplicación, que atrae a ejecutivos de primera línea, a millenials y a todos los niveles de la organización.»

MONTSE ALMOR, transformation director de PepsiCo Southwest Europe

«Sencillo, aplicable de manera inmediata y con resultados visibles en el corto plazo. Aplicamos el método FASE en todos nuestros directivos, es algo ya innegociable. El libro es una primera aproximación al FASE de fácil lectura y recoge toda la metodología de manera detallada.»

ARMANDO ROTEA, CEO de Corvan

«En el mundo de la arquitectura, el proceso creativo y la exigencia de los clientes suelen ser pretexto para cualquier tipo de ineficiencia o desorganización. Sin embargo, el método FASE es un claro ejemplo de que creación y orden pueden coexistir. Es un método sencillo que, desde el principio, pone de manifiesto las carencias profesionales y los malos hábitos que hay que modificar. Realmente, hay un antes y un después.»

LUCÍA OLANO LAFITA, arquitecta en Estudio Olano Lafita

«Poseer un buen método de trabajo estructurado marca la diferencia entre un SUPERCOMERCIAL y un COMERCIAL MEDIO. El método FASE es una herramienta de mejora clave para cualquier persona que aspire a superar sus objetivos de venta de manera recurrente y convertirse en un supercomercial.»

JORGE GARCÍA, autor de la investigación «El viaje del supercomercial» de la Cátedra de Excelencia Comercial de la Universidad Autónoma de Madrid

«Sin duda alguna, el método funciona y es altamente efectivo, consigue sacar el potencial que tenemos escondido o confuso en cada uno de nosotros de una manera muy sencilla. Como siempre, requiere de dosis iniciales de disciplina y constancia y, si se consigue en grupo, se crea un gran equipo de alto rendimiento y eficacia. Además, es efectivo y aplicable en todos los ámbitos imaginables, laboral, social, deportivo, etcétera.»

FERNANDO QUINTANA, consejero delegado del Grupo Quimialmel

«En el ámbito del comercio internacional es muy fácil desenfocarse y ser preso de los viajes y de todos los robatiempos añadidos: emails acumulados, llamadas por gestiones urgentes, reuniones continuas, hoteles, traslados, cambios horarios…, unido a la previsión de lograr los objetivos de ventas. Con el método FASE, he conseguido volver a ser dueño de mi tiempo y mejorar mi efectividad de manera fascinante en mi complejo día a día, con traslados y viajes continuos.»

RAFAEL SANTOS, export sales manager en STP Acuster International

«Este libro y este método no solo me ayudaron a mejorar mi organización, sino también el sistema de trabajo con mi equipo. Consiguió hacerme más productivo y pude aprovechar el tiempo y dedicarlo a aquello que era realmente importante, logrando encontrar el deseado equilibrio con lo personal. Es cierto que exige cierto rigor en su inicio, pero la sensación de control y dominio posterior es única. Definitivamente es el método que hay que seguir en cuanto a productividad personal y un libro que recomendar.»

ENRIQUE CALABUIG, CEO de Jorecari Investments y miembro de la Junta de Big Ban Angels

«En mi caso hay un antes y un después de aplicar la metodología de Agustín: mayor efectividad, mayor complicidad con mi equipo directivo, mejor performance y una hoja de ruta compartida que te permite saber dónde estás tú y tus colaboradores en cada momento.»

XAVIER SÁNCHEZ, director general de ESADE Alumni y miembro del comité ejecutivo de ESADE

«Con el método de Agustín uno logra sorprendentemente tener tiempo para todo y, además, cumplir con objetivos semanales, trimestrales y semestrales de manera mucho más eficiente. Es un manual de autodisciplina sin esfuerzo en el que, a través de unas reglas muy sencillas, uno logra organizarse mejor su vida, dentro y fuera del trabajo. He aprendido mucho gracias a él.»

GONZALO RODÉS, presidente de Barcelona Global

«Este libro ha supuesto una guía para organizar mi día a día. Me ha ayudado con “recetas” sencillas y realistas a aumentar mi productividad en el trabajo y a tener una paz organizativa. Todo esto se refleja en mis proyectos y en el bienestar de mi equipo. Me ha encantado la experiencia con Agustín y su método.»

QUIQUE DACOSTA, cocinero y empresario

«Este método ha sido un punto de inflexión de una necesaria y deseada transformación, tanto personal como en el equipo directivo en nuestra empresa. La sencillez, la proximidad, pero, sobre todo, la obtención de resultados a corto plazo han sido determinantes en la viabilidad de su implantación y en el éxito obtenido. Somos otro equipo, diferente, mucho más productivo, disciplinado y enfocado una vez hemos aplicado el método FASE. Personalmente, tengo una nueva sensación de dominio de la situación, de planificación y de enfoque, lo que me lleva a gestionar muchísimo mejor mi agenda y a afrontar todos los retos de una forma mucho más positiva y productiva.»

VICENTE REMOLÍ, director general de Grupotec

Lidérate

Método FASE. El método definitivo
para ser más productivo

Agustín Peralt

Primera edición en esta colección: octubre de 2017

© Agustín Peralt, 2017

© del prólogo, Narcís Roura, 2017

© de la presente edición: Plataforma Editorial, 2017

Plataforma Editorial

c/ Muntaner, 269, entlo. 1ª – 08021 Barcelona

Tel.: (+34) 93 494 79 99 – Fax: (+34) 93 419 23 14

www.plataformaeditorial.com

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ISBN: 978-84-17114-09-1

Realización de cubierta y fotocomposición: Grafime

Reservados todos los derechos. Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático, y la distribución de ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo públicos. Si necesita fotocopiar o reproducir algún fragmento de esta obra, diríjase al editor o a CEDRO (www.cedro.org).

A MI MADRE, POR SU EJEMPLO.

A mi hermano Clemente, por su apoyo.

A mis dos hijos, por su paciencia e ilusión con este libro.

Prólogo

Por definición, continuamente nos complicamos la vida. Sofisticamos lo que por naturaleza es simple y añadimos complejidad a aquello que puede hacerse de forma sencilla. Por regla general, creo que estamos lejos de vivir de forma eficiente y eficaz, lo que nos aleja del propósito de tener mayores niveles de resultados y al mismo tiempo de satisfacción personal.

En mi vida profesional he conocido a profesionales brillantes. Muchos de ellos inspiradores, otros con un alto nivel de inteligencia emocional y que sacaban lo mejor de su equipo. Casi todos tenían un alto nivel de integridad y la gran mayoría, una gran orientación a resultados para conseguir las ambiciones del negocio.

Pero muy pocos son un diez en todas estas facetas. Hacerlo casi todo bien creo que no solo requiere de altas dosis de talento, sino también ser terriblemente eficiente y eficaz para lograr tener la capacidad de foco priorizando y utilizando su tiempo de manera adecuada. Como muy bien señalaba Steven Covey, lo más importante es que lo importante sea realmente lo más importante.

Y esta suele ser una cualidad escasa. Algunos, muy pocos, la tienen de forma instintiva, la mayoría debemos intentar desarrollarla. Y tener un método para hacerlo ayuda, y mucho.

A día de hoy me continúa sorprendiendo el hecho de que la gestión eficiente del tiempo no sea una asignatura clave en todas las escuelas de formación superior. Se dedican muchos esfuerzos a transmitir y enseñar conocimientos y muy pocos a gestionarlos de forma efectiva.

Y lo mismo acaba ocurriendo en las propias compañías y organizaciones, pues todos los esfuerzos se dedican a definir mejoras en los procesos (que ayudan, y mucho), pero en escasas ocasiones se invierte lo suficiente en potenciar la competencia clave del autoliderazgo, que puede acabar resultando determinante en la efectividad de la organización.

Una de las verdades universales más contundentes, y que por obvia es obviada, es que el tiempo es el recurso más escaso del que disponemos y que, además, no podemos comprarlo. No tenemos tiempo, y cada día tenemos menos.

Y ahí estamos, dedicando horas a temas intrascendentes, a reuniones improductivas, a discusiones prescindibles, y dejando entrar en nuestras rutinas todos los robatiempos posibles.

Conocí a Agustín en una conferencia en ESADE. Me sorprendió gratamente su pragmatismo al aproximarse al tema de la gestión del tiempo y la minuciosidad con la que había desarrollado su método FASE, tocando todas las variables posibles con altos niveles de profundidad. Pero Agustín no es solo un experto más. No solo sabe muy bien de lo que habla, sino que su actitud y energía positiva se contagian. Su pasión inspira al colectivo y, sobre todo, moviliza al individuo.

Conociéndolo, seguro que el lector disfrutará de este libro.

NARCÍS ROURA,

director general de PepsiCo Sur de Europa

Presentación

«En un breve periodo de tiempo, es posible pasar de lo más profundo del pozo, del caos personal y profesional más absoluto, a una vida felizmente equilibrada.»

Con esta frase podría resumir los últimos años de mi vida. En enero de 2012, durante la época de mayor desempleo de la historia española, fui despedido de la empresa en la que había estado trabajando como directivo los últimos diez años y tuve que enfrentarme a un proceso de reinvención profesional desde el autoliderazgo.

Se dice que cuando pasas por una grave crisis personal y profesional y consigues superarla la cuentas como un caso de éxito. Estoy de acuerdo: visto con distancia, aquel periodo fue para mí un regalo de la vida que me ha permitido transformarme a todos los niveles y lograr ser y vivir como siempre había deseado.

Para superar aquella difícil situación tomé la determinación de autoliderarme, lo que suponía asumir mi propia responsabilidad en las situaciones difíciles que se me planteaban. Además, el autoliderazgo también implica ser eficiente y efectivo para conseguir mejores resultados, es decir, ser más productivo. El reto era complicado, pero posible. La primera tarea fue cambiar de actitud y asumir la responsabilidad para ser mi propio líder. El segundo paso fue formarme leyendo a los expertos en la materia, así que me dediqué a estudiar todo aquello relacionado con la productividad y la gestión del tiempo. Encontré muchos libros –la mayoría en inglés; en el mundo anglosajón estos temas están mucho más desarrollados–, aprendí de muchos autores –expertos en esos temas como Chris Bailey, Tor Refsland, Leo Babauta o Cal Newport– y analicé diferentes métodos de trabajo –el que propone David Allen en Organízate con eficacia, el famoso ¡Tráguese ese sapo! de Brian Tracy y muchos otros de los que hablaré a lo largo de este libro–. En muchos de ellos detecté un exceso de teoría, muchas explicaciones sobre por qué ocurren las cosas; algunos eran muy técnicos y farragosos y otros, tras una brillante exposición teórica, adolecían de ejercicios prácticos y reales para poner en marcha ese anhelo de aprovechar y gestionar mejor mi tiempo. Así que sí, se había escrito mucho sobre las actitudes necesarias en procesos de transformación y mejora, así como sobre los pasos para llevarlos a cabo, pero no existía una metodología concreta y sencilla que se pudiera aplicar en el día a día para mejorar en esa competencia tan clave que es el autoliderazgo. Yo necesitaba lo que una de mis clientas, directiva de empresa, definió de manera brillante: «Un método simple, sencillo y enfocado a la acción», un sistema que aumentara la productividad y que, además, permitiera obtener resultados de manera ágil y rápida, una guía que marcara con detalle los grandes objetivos o problemas que solucionar, con sus rituales de revisión para poder disciplinarse. Y como nada de esto existía, lo creé.

«Ante decepciones, frustraciones, reveses e injusticias, persevera. Esos que perseveran son los que triunfarán.»

DEBRA A. BENTON

Así fue como nació el método FASE. Todo ese conocimiento teórico que iba adquiriendo y la experiencia práctica que ya tenía me animaron a inventar mi propio sistema de trabajo, mi método. El resultado fue la creación de un método integral que te ofrece una serie de herramientas con las que podrás fijarte grandes objetivos que, más tarde, trasladarás a un plan diario. De esta manera, alcanzarás tus objetivos de manera paulatina y segura, manteniendo el equilibrio entre lo personal y lo profesional.

Lo llamé de esta manera porque se compone de cuatro etapas: foco, atención, sistematización y energía, sus cuatro pilares básicos:

Foco en lo realmente importante y determinante para lograr alcanzar nuestros objetivos. Es esencial gestionar nuestro tiempo de manera correcta y abandonar maneras que fomentan el trabajo disperso o automático sin un rumbo claro.

Atención plena para lograr aprovechar al máximo el tiempo y ser eficiente en cada una de las actividades que realizamos, sin distracciones. Es necesario alcanzar un alto nivel de concentración en determinados momentos del día para abordar tareas complejas e importantes.

Sistematización en rituales y hábitos diarios, semanales y mensuales para implantar el método de una manera sostenible y natural en nuestra vida. Y no me refiero solo a hábitos profesionales, también hay que incluir rutinas en ámbitos claves como el descanso, la alimentación o el deporte para mejorar nuestro rendimiento.

Energía para alcanzar nuestro óptimo estado vital en cada hora del día. Una vez que establezcamos las rutinas correctas, dispondremos de más energía que, posteriormente, aprenderemos a administrar a través de retos diarios y alcanzables.

Para crear el método FASE, me apoyé en los siguientes elementos:

El estudio y la observación de grandes profesionales en temas de productividad como Brian Tracy, Steven Covey o David Allen, así como del sistema de trabajo que se aplica en Holanda. Gracias a mi puesto de profesor visitante en la Universidad HVA de Ámsterdam he podido mantener una relación fluida con los holandeses y aprender muchísimo de su sistema de trabajo; desde mi punto de vista, son los grandes maestros de la productividad y la efectividad.

La experiencia fruto de mi trabajo como directivo y de los tres años de profunda crisis en los que mis problemas personales se sumaron a los profesionales.

La relación con mis clientes y la aplicación de mi método a sus casos particulares, una fuente de conocimiento inconmensurable.

Con el tiempo, constaté que el método que a mí me había servido también era válido para las diferentes empresas y personas con las que trabajaba, por lo que me animé a ponerlo por escrito para que pudiera aplicarse sin que fuera necesaria mi presencia. De esta manera, ese método que yo creé para mejorar mi productividad se materializó en el libro que ahora tienes entre tus manos.

Este libro te interesa si te encuentras en alguna de las siguientes circunstancias:

Tienes grandes problemas en tu vida profesional.

Te enfrentas a importantes retos personales.

Necesitas incrementar tu productividad en el trabajo urgentemente.

Lideras grupos y deseas aprender todo lo relacionado con metodologías de efectividad y productividad.

Quieres desarrollar el autoliderazgo como competencia profesional.

El método FASE es una herramienta que te enseña a trabajar de manera eficiente, sin distracciones ni malos hábitos y, además, siendo efectivo, con el foco puesto en lo que realmente es importante para poder alcanzar los resultados que te hayas marcado. Y todo ello gestionando nuestra energía de manera proactiva, algo fundamental para ser más productivos, y sistematizando una serie de rutinas para evitar sobresfuerzos constantes.

Con el método FASE podrás diseñar una gran idea o visualizar dónde quieres estar en dos o tres años y, gracias a una serie de objetivos y de planes de acción que te enseñaré a fijarte, alcanzarás esa nueva vida personal y profesional deseada. Su comprensión y ejecución es sencilla, por lo que lograrás resultados extraordinarios en muy poco tiempo a través de planes y acciones semanales y diarias. También conseguirás tener más tiempo libre, que podrás dedicar a tu familia, amigos o aficiones. Además, al eliminar el estrés que provoca el descontrol y la ansiedad, te sentirás equilibrado y, en consecuencia, serás más feliz, tanto personal como profesionalmente.

Porque no debemos perder de vista que para mejorar dependemos de nosotros mismos, te animo a que sigas leyendo y descubras un método con el que muchas personas ya están logrando más, con menos estrés y con mayor sensación de control.

«No divido el mundo entre débiles y fuertes o éxito y fracaso. Divido el mundo entre los que aprenden y los que no aprenden.»

BENJAMIN BARBER

1. Claves para realizar el cambio con éxito

Una actitud para el cambio

«Cuando estés sobrepasado, toma un momento y escribe una lista de los temas pendientes que te preocupan. Listar las cosas nos calma, nos ayuda a sacar preocupaciones de nuestra cabeza y nos guía en lo que debemos centrarnos.»

PAULA RIZZO

Somos muchos los que trabajamos con intensidad y entusiasmo, pero pocos los que mantenemos alejados el estrés o la angustia de sentir que al día le faltan horas para cumplir con todas las tareas. En mi caso, hasta que no me vi inmerso en una crisis profunda no pude darme cuenta de que vivía infeliz y desbordado por mi trabajo y que esto, además, tenía consecuencias negativas en mi vida personal. Algunos amigos ya me habían lanzado señales claras de que eso no era vida, pero yo era incapaz de reaccionar, como si viviera bajo un síndrome de Estocolmo que me convencía de que no había solución y solo podía seguir trabajando de manera obsesiva. Como te comentaba anteriormente, cuando toqué fondo empleé mucho tiempo en aprender recursos que me ayudaran a fijar objetivos, estrategias y un sistema de trabajo para avanzar hacia un futuro profesional y personal saludable que me permitiera alcanzar la productividad deseada. Y, al final, lo que empezó casi por pura supervivencia se convirtió en pasión y después en profesión.

Toda esa mezcla de conocimientos teóricos y prácticos adquiridos me sirvieron para transformar mi vida. Mi carrera profesional, que hasta entonces se había centrado en la alta dirección, dio un giro y empecé a dar clase en la universidad, a hacer mentoring con directivos y a desarrollar un método, el método FASE, que puede ayudar a muchos otros a mejorar su gestión del tiempo, a potenciar su productividad y, sobre todo, a alcanzar la felicidad personal y profesional que todos deseamos y merecemos.

Cuando me di cuenta de que debía poner orden en mi vida para poder solucionar las situaciones tan complejas que estaba viviendo, entendí que la planificación era la clave. Todos sabemos que gestionar bien nuestro tiempo redundará en mejores resultados a nivel laboral y en una mayor calidad de vida, pero actualmente la sociedad está expuesta a un exceso de información y vive conectada a internet veinticuatro horas al día. Esto supone un esfuerzo extra a la hora de gestionar bien el tiempo debido a las distracciones y los malos hábitos que provocan las nuevas tecnologías, sin embargo, poseemos más capacidades de las que creemos para superar obstáculos o afrontar grandes retos, y esto no es una afirmación motivadora, sino una realidad que he podido constatar en los últimos años. El problema reside en que, a menudo, no acometemos esos obstáculos o retos con la actitud adecuada, que nos garantizaría tanto un buen comienzo como una disciplina mantenida en el tiempo que nos condujera hacia el éxito.

Así pues, la clave en estos procesos es seguir una metodología que te facilite un plan de trabajo y te permita sistematizar y organizar óptimamente tu tiempo. Por ello, es esencial que antes de iniciar un proceso de cambio respondas a tres preguntas:

¿Cuál es tu objetivo vital?

¿Qué método vas a seguir para no perderte en el día a día?

¿Estás dispuesto a ser disciplinado para que ese método pase a formar parte de tu vida como un hábito?

Una vez que hayas respondido estas tres preguntas podrás iniciar tu proceso de cambio con altas probabilidades de éxito.

No busques excusas y cumple tus sueños

«Agustín, eres un grandísimo profesional, pero de la excusa.» Esto es exactamente lo que me dijo un buen amigo cuando intenté convencerlo de que no tenía tiempo para leer. Probablemente ha sido uno de los mejores comentarios que he escuchado durante mi vida profesional y, desde entonces, siempre pienso en cuál es mi parte de responsabilidad para poder solucionar un problema. Así que, cuando te quejes de falta de tiempo, cuidado…

Es difícil encontrar ejecutivos y profesionales que te digan que van bien de tiempo. Los pocos que he conocido eran personas con dos características: tienen muy identificado su 80/20 –aquel 20 % de tareas que los llevan a alcanzar el 80 % de sus resultados– y son disciplinados, porque saben que sus resultados dependen exclusivamente de su proactividad, planificación y rigor. Es decir, han dejado de buscar excusas y culpables externos. Su capacidad de planificar, sistematizar y ritualizar hábitos diarios y semanales los ha llevado a alcanzar sus principales objetivos. Esto es lo que los diferencia, y ya ves que no es nada milagroso, sino planificación y trabajo duro.

Por otro lado, están los reyes de las excusas, aquellos que se creen sus propias mentiras y no solo dicen que «no llegan», sino que, además, llevan años y años con malos hábitos y sin rutinas productivas. Estas personas viven estresadas y acaban lamentándose de no haber logrado lo que les hubiera gustado. En definitiva, viven con muchos sueños sin cumplir. El problema es que el miedo a lo desconocido nos paraliza y no logramos salir de esa vorágine de acción obsesiva con falta de sistema y sin resultados, pues probablemente tengas un ritmo de trabajo muy intenso en horas pero con resultados muy pobres. Yo he formado parte de este grupo durante muchos años, y lo peor de todo es que esta situación te pasa factura tanto a ti mismo como a tu entorno personal.

También puede darse el caso de personas sin tanto estrés, pero con mucha insatisfacción personal, ya que su vida laboral no las hace felices. Tienen muy identificado lo que deberían hacer, pero se quejan de que no tienen tiempo de llevarlo a cabo. En estos casos, el problema no viene tanto por tener un trabajo muy absorbente, sino porque consumen su tiempo en actividades como participar en redes sociales o ver la televisión o en un ocio por inercia que ya ni los llena en vez de emplearlo en dar pasos en otras direcciones que puedan hacerlos sentirse realizados. Y así pasan las semanas, los meses, los años e, incluso, toda una vida sin alcanzar su máximo potencial ni ser felices.

Si te encuentras en uno de estos laberintos sin salida tienes que detenerte, observarte con distancia y analizar la situación. Acto seguido, busca una solución, por radical que sea, para pasar del círculo vicioso al círculo virtuoso.

Hoja de ruta hacia el cambio: la técnica de los mapas mentales

Cuando comencé el proceso de poner orden en mi vida y reinventarme profesionalmente, tenía tantos frentes abiertos que lo primero que necesitaba era tomar conciencia de mi situación y crear una hoja de ruta hacia el cambio. Para ello, apliqué la técnica de los mapas mentales con bolígrafo y papel, porque lo que en nuestra mente puede parecer un gran problema se transforma en algo mucho menor cuando lo ponemos por escrito.

La técnica de los mapas mentales de Tony Buzan1 es una herramienta muy útil de reflexión y de generación de ideas. También facilita la comprensión y la resolución de problemas, sirve de guía para poder trazar una serie de planes y acciones, te ayuda a mejorar la concentración y te permite medir los avances que vas realizando.

Los mapas mentales son un tipo de esquema en el que la idea principal se coloca en el centro y se van añadiendo ideas secundarias o temas de cierta relevancia a su alrededor, utilizando colores distintos para cada una de esas ideas.

En mi primer mapa mental yo reflejé una visión general de los temas que tenía que solucionar (trabajo y situación económica), sin perder de vista diferentes áreas de mi vida personal.

Grandes problemas fragmentados en pequeñas acciones

Cuando fragmentas un objetivo en otros más pequeños, o un problema en distintas áreas, y después los ves en conjunto, facilitas enormemente su análisis y la planificación de las tareas que tienes que llevar a cabo para acometerlos.

En mi caso, tanto la fragmentación de los problemas como esa dedicación mínima diaria me sirvió para animarme y quitarme presión. Además, lograba trabajar de una manera equilibrada y avanzaba en cada uno de mis objetivos sin descuidar ninguno de ellos.

El hecho de marcarte pequeñas tareas diarias también te permite centrarte más en lo conseguido que en lo que aún te queda por hacer, lo que añade un plus de motivación a tu actividad. Y dedicar algo de tiempo cada día (aunque sea poco) a cada uno de esos problemas acaba suponiendo un gran avance con el paso del tiempo. Se suele subestimar lo mucho que pueden dar de sí los avances diarios, por insignificantes que parezcan a veces.

Estos mapas mentales –o guías de objetivos y planes de acción– no sirven de nada si luego no existe un método de organización que logre que dediques tiempo a cada uno de ellos con la frecuencia necesaria, es decir, un método que te lleve a un sistema de planificación semanal y diario coherente con el mapa mental y con tus responsabilidades. Para que sea así es fundamental que el método que sigamos nos lleve a la máxima productividad y nos permita trabajar de un modo proactivo. Todo esto va a revertir en una mayor conciencia de lo que es necesario en cada área de la vida, en una mejora de los resultados, de la efectividad y, en consecuencia, de la felicidad personal y laboral.

Eran tantos los temas que tenía que abordar que pretender solucionarlos sin grandes dosis de productividad y sin una fórmula de trabajo muy planificada me habría llevado con total seguridad al fracaso. Mi mapa mental me hizo ver que lograría reinventarme profesionalmente, al tiempo que reflexionaba sobre la necesidad de ser productivo y organizado para poder llegar a todo. Esto fue lo que me condujo a crear un sistema de trabajo semanal y diario, un método que me permitiera ser eficiente, aprovechar al máximo el tiempo y concentrarme en lo realmente importante. De esta manera, cada semana me ponía deberes para la siguiente y veía lo que había avanzado en la anterior. Además, lo registraba todo en una tabla donde iba actualizando los avances, y eso me animaba muchísimo a seguir adelante.

Cómo se realiza un mapa mental de tu vida

La idea central debe tener un título –en mi caso, la llamé «Mi nueva vida»– y, junto a esa idea, has de añadir las categorías o aspectos que conforman tu vida, por evidentes que parezcan; después, para cada una de esas categorías señala distintos objetivos que te guiarán en la planificación semanal de actividades posteriores. Por ejemplo, las mías fueron:

Hijos.

Trabajo.

Familia.

Amigos.

Situación financiera.

Son muchas más las categorías posibles: pareja, familia política, aficiones, ahorros o patrimonio, crecimiento personal…

Lo siguiente que has de hacer es fijarte objetivos para el próximo trimestre o semestre en cada una de esas categorías. Por ejemplo: «Ayudar a mis hijos en el colegio para que mejoren en las asignaturas que llevan peor» o «Preparar las actividades para el fin de semana con ellos». En otros casos, puedes realizar el mapa mental con las situaciones más destacables en ese momento de tu vida o tus grandes prioridades.

La radiografía resumida de mi mapa mental con sus objetivos era:

Hijos: lograr la custodia.

Patrimonio: solventar mi débil situación.

Trabajo: reinventarme.

Yo: disponer de altos niveles de energía física, emocional y cognitiva.

Recuerda que para realizar grandes obras se necesita una detallada planificación y muchas pequeñas acciones que, con el paso del tiempo, conforman el proyecto global. De la misma manera que para construir un puente se necesitan muchos planes de actuación que den forma y consistencia a esa gran obra de ingeniería civil, para construir nuestra vida personal y profesional –especialmente cuando partimos de cero o, como en mi caso, de menos uno–, es muy necesario que nos marquemos esos pequeños retos trimestrales, mensuales, semanales y diarios. La clave del éxito está en la metodología que utilicemos para cumplir a diario con las tareas encomendadas, que no viene impuesta por un jefe o superior, sino por ti mismo. Con un mapa mental sobre el papel y una buena agenda donde tengas anotados los miniobjetivos que tienes que cumplir, casi sin darte cuenta, alcanzarás resultados que unos meses antes podían parecerte quimeras. La mejor herramienta de planificación y comprobación de nuestra actividad diaria, semanal y mensual es una tabla de Excel.

Reproduzco, en la siguiente página, el esquema de celdas y columnas que yo utilicé en la agenda FASE y que en la sección de foco explicaremos con detalle. La palabra TAR hace referencia a las tareas de alto rendimiento asociadas a ese objetivo.

¿Ya sabes cuál es tu elemento?

Como te explicaba anteriormente, en mi mapa mental me marqué como uno de los principales objetivos la necesidad de plantearme una reinvención profesional y lograr encontrar un nuevo trabajo. Para conseguirlo, me apoyé en un ejercicio basado en el libro En busca de tu elemento de Ken Robinson.2 Su propuesta es sumamente útil para lograr encontrar en la vida aquello a lo que queremos dedicarnos profesionalmente. Se basa en la importancia de realizar una reflexión sobre aquello que realmente nos apasiona a nivel laboral, teniendo en cuenta cuáles son nuestras capacidades distintivas, es decir, las aptitudes diferenciales.

El elemento aparece definido como «el punto de encuentro entre las inclinaciones personales –aquello que te gusta y te moviliza de manera natural– y tus capacidades diferenciales –lo que se te da bien–». Una de sus claves está en que profundices en ti mismo a través de preguntas y recurriendo a otras personas que te conozcan bien para que puedas descubrirte realmente, ya que en muchas ocasiones no nos paramos a reflexionar y parece que llevamos puesto el piloto automático que marca nuestra vida profesional. Robinson también reflexiona sobre cuáles son las habilidades que el mercado laboral actual valora más entre los múltiples demandantes de empleo. De esta manera, en tu elemento deben confluir aquello que te gusta o apasiona, y para lo cual tienes ciertas aptitudes o capacidades, y lo que está en sintonía con las necesidades profesionales actuales.

Tras mi crisis personal y profesional, mis primeros pensamientos giraban en torno a la idea de no volver al mundo de la empresa como directivo, prefería dedicarme a la formación, la enseñanza y la capacitación de otros profesionales. Me gustaba la idea de poder ayudar trasladando todo lo aprendido en los años anteriores, y la docencia era algo que siempre me había interesado mucho; de hecho, en las ocasiones en que había colaborado en universidades o escuelas de negocios, siempre me habían reportado un feedback muy positivo sobre mi capacidad de comunicación y de conectar con la gente. Por todo ello, empecé a considerar que tenía ciertas capacidades diferenciales a la hora de comunicarme con los demás, de motivarlos y formarlos para que crecieran profesionalmente. Si a esto le añadimos que en España hablar inglés con fluidez aún es un elemento diferencial, era bastante factible que pudiera dedicarme a este tipo de profesión. Mi conclusión fue que las universidades verían con buenos ojos a una persona con experiencia directiva que quisiera dedicarse a la docencia y que, además, pudiera impartir la formación en inglés. Todo esto que te cuento de una manera tan sencilla fue realmente un proceso de reflexión mucho más complejo, pero sentía confianza en ello y, en momentos de dificultad, tener seguridad en uno mismo es vital. En una situación en la que pensaba que todas las puertas se habían cerrado, se abría una ventana que me ofrecía ilusión y esperanza. Tenía claro mi objetivo.

Prepárate bien (y finge si es preciso)

A veces, aunque tengamos clara una idea y confiemos en nosotros mismos, podemos ser presas de lo que Daniel Goleman,3 en sus célebres manuales sobre inteligencia emocional, denomina «estado de secuestro emocional».

Cuando somos víctimas de un secuestro emocional, el sistema límbico anula todos los recursos que tiene el cerebro para poder llevar a cabo funciones para las cuales estamos perfectamente capacitados. Ese secuestro genera inmediatamente una reacción en la corteza prefrontal –la parte racional y de reflexión cerebral– que nos impide actuar de forma normal, lo cual nos provoca aún más temor y nos impide afrontar cualquier situación mínimamente compleja. En esas situaciones en las que luchamos contra nosotros mismos lo último que debemos hacer es renunciar, pues solo retrasaremos el momento de la verdad. Entonces, recuerda: estás capacitado, así que échale valor y prepárate bien para ello.

Así es, nada supera el potencial de una buena preparación. En mi caso, cuando empecé con la docencia, el simple hecho de saber que tenía que enfrentarme a una clase de quince alumnos me generaba temor. Mi débil estado emocional me provocaba una especie de incapacidad temporal, así que decidí enfrentarme a cada clase en la universidad con una preparación casi obsesiva. Y, en sintonía con mi esfuerzo y dedicación, el número de clases fue aumentando, hasta que a los nueve meses me surgió la oportunidad de ser docente a tiempo parcial con un contrato de media jornada.

En esta etapa aprendí que, como explica Amy Cuddy,4 es importante saber disimular nuestro estado interior –si hubieran sabido mi estado real, no creo que me hubieran dado ninguna oportunidad–,5 así como añadir un esfuerzo grande y constante de preparación para ser capaz de sobreponerte a tus mermadas capacidades. Es una sensación similar al proceso de recuperación de un deportista tras una lesión fuerte. Yo me preparaba las sesiones al milímetro, pero mi estado físico y, sobre todo, emocional eran un contrapeso; en muchos momentos pensé en tirar la toalla, pero las ganas, la ilusión y la paciencia me hicieron seguir adelante. Fue una época de luces y sombras, con situaciones en las que, por ejemplo, encontré alumnos que al verme débil intentaron sacar provecho y otros con los que me sinceré sobre mis problemas y en quienes mi vulnerabilidad generó una gran comprensión y humanidad. Poco a poco fui mejorando y descubrí que nada es más motivante que trabajar en aquello que te apasiona. Las reflexiones iniciales sobre mi elemento habían sido claves. Y por eso, cuando impartía una clase y empezaba a sentirme bien, todos los resortes motivadores se activaban: la conjunción entre obligación y devoción era casi perfecta. Cada día me exigía un poco más de acción y, como estaba haciendo algo que me apasionaba, eso mismo me daba impulso para la siguiente oportunidad.

A día de hoy me gusta definir lo que fui descubriendo durante esa época de la siguiente manera: «Desde muy pequeño, me gustaba ayudar a los demás para que fueran más felices. Tuve que padecer una gran crisis personal y profesional para descubrir mi pasión y poder vivir de ella: actualmente me dedico a formar y asesorar a personas que quieren aportarle valor a su vida profesional, ya sea como estudiantes o como trabajadores. Ya no digo que tengo que trabajar, sino que me voy a disfrutar y que encima me pagan por ello. Nada me resulta tan gratificante en el día a día como mi propia actividad. Para mí, todos los días son viernes».

Describe tu visión de futuro (y no te olvides de tu parte personal)

El siguiente paso era describir mi visión de futuro en los próximos dos o tres años, partiendo de la definición que ya había realizado sobre mi elemento. La descripción de la visión era importante porque significaba detallar lo que me iba a servir de guía para poder trazar planes de acción reales, coherentes y de aplicación inmediata que me permitieran conseguir mi objetivo.

Así pues, crea una imagen clara en tu mente del objetivo que deseas alcanzar, por ejemplo: ¿en qué quieres convertir tu vida a nivel laboral (o personal)? o ¿qué grandes retos o problemas necesitas abordar o solucionar? Acto seguido, ponlo todo por escrito para tener mayor control sobre tus planteamientos y adquirir un compromiso contigo mismo.

Para poder organizar tu visión, las tres claves son: determinar un objetivo, trazar los planes en tu mapa mental y tener una disciplina férrea diaria. Brendon Burchard, en su famosa obra Recárgate,6 lo resume en tres palabras: deseo, dirección y disciplina.

A nivel profesional, todo esto no solo es útil, sino también tranquilizador, porque organiza tu mente y genera un estado de ánimo positivo. Ahora bien, la parte personal, en la que las emociones tienen un gran protagonismo, es siempre más complicada de gestionar. A pesar de todo, cuando te enfrentes a un nuevo reto profesional o tengas que abordar un problema laboral (con todo lo que ello implica) es bueno que realices un reflexión inicial en la que también tengas en cuenta tus objetivos personales durante ese proceso, pues si no lo personal acabará resintiéndose. Además, tener la parte personal equilibrada te ayuda y fortalece para abordar la parte profesional con más fuerza. Recuerda: mens sana in corpore sano, así que realiza un mapa mental que incluya también como punto de mejora tu vida personal.

Esta parte era mi talón de Aquiles. Quería ser feliz en mi nueva familia: divorciado y con dos hijos a los que adoro y que merecían mi mejor yo. Una vez más, mis mejores aliados fueron dos armas sencillas pero muy poderosas –mucho más de lo que creemos–: bolígrafo y papel. Escribir aclara las ideas, elimina la ansiedad sobre el futuro y motiva a la consecución de proyectos (sí, no me canso de repetirlo porque, pese a lo sencillo que es, no lo hacemos lo suficiente, le tenemos verdadero pánico a enfrentarnos al folio en blanco).

«Cada semestre, pon por escrito aquello que te gustaría lograr en los próximos seis meses. Además, señala las barreras o problemas con los que puedes encontrarte y escribe qué vas a hacer para sobrellevarlos».

DANIEL PINK

Para solventar mi situación necesitaba ser práctico e ir al grano, sin rodeos. Mi misión era convertirme en formador y mentor de directivos y estudiantes de grado y posgrado, y ganarme la vida con ello manteniendo un nivel de ingresos similar al que tenía como directivo, pero ahora siendo feliz cada día con mi trabajo y disfrutando de mi familia y amigos, así que cogí el hábito de confeccionarme un mapa mental trimestral que incluyera, además de mi vida profesional, áreas de mi vida personal como proyectos con mis hijos o con mi futuro en pareja. Esta idea me ayudó, y lo sigue haciendo, a reflexionar cada semana, desde la calma, sobre todas las áreas importantes de mi vida y a trazar acciones coherentes con mis objetivos personales y profesionales. Por ejemplo, actualmente sigo mejorando mi actividad física, lo que también impulsa mi rendimiento profesional y aumenta mi nivel de energía para acometer los cambios deseados.

La clave está en la frecuencia

Para avanzar y mejorar en cualquier ámbito, nada es tan útil como dedicar diariamente algo de tiempo al objetivo que nos hayamos fijado. No puedes imaginar lo que supone dedicar un mínimo de treinta minutos al día a tu objetivo: si eres constante, los resultados son realmente espectaculares, y comprobarás que hay tiempo para abordar todo lo que te propongas.

En muchos procesos de superación de grandes retos los planteamientos para lograrlo son coherentes y están bien plasmados en el papel, pero el problema suele venir por el fallo en la ejecución, pues la planificación diaria es la clave. Lo que suele diferenciar a las personas exitosas de las no exitosas es, en la mayoría de los casos, la capacidad para entrar en acción y actuar cada semana y cada día. Y si queremos afinar más el tiro, para ser efectivos será determinante disponer de una metodología concreta para lograr una frecuencia productiva.

En mi caso, el objetivo que me marqué fue obtener el doctorado. Dediqué todos los días un mínimo de treinta minutos y un máximo de tres horas a ello, y el resultado fue que conseguí ser doctor en Administración y Dirección de Empresas en tres años y medio. Para mí, este ha sido mi mayor reto y esfuerzo cognitivo, y estoy seguro de que hay gente con mejores capacidades que yo que llevan diez años con un proyecto como este a cuestas. Recuerda: la constancia y la disciplina hacen posible que obtengamos un rendimiento que jamás hubiéramos imaginado.

El esfuerzo extra adicional en el último minuto

Robin Sharma, uno de los más prestigiosos gurús del crecimiento profesional, habla, en su fantástico libro El líder que no tenía cargo,7 del concepto del extra mile effort: ese último esfuerzo que marca la diferencia.

Personalmente, en muchas ocasiones lo que más me ayudó a realizar ese esfuerzo final fue el miedo a fallar y perder la oportunidad. La presión de tener que realizar con éxito una tarea suele generar ese extra mile effort que implica su éxito. Por ejemplo, ese último repaso a una clase justo antes de empezarla, ese esfuerzo final con un cliente que no avanza haciéndole un seguimiento más allá de las horas pactadas o esa ayuda a un alumno en un tema de futuro laboral; todo ello siempre tiene recompensa. Ese sobresfuerzo adicional siempre trae regalo. Además, acaba resultando motivador en sí mismo, es más, genera unas consecuencias positivas al hacerlo y al recordarlo, lo cual facilita que volvamos a esforzarnos en siguientes ocasiones y que desarrollemos fuerza de voluntad.

Las claves de un cambio

Tras dos años y medio de esfuerzo y trabajo, pude constatar que mi reinvención personal y profesional era ya una realidad. Mi vida familiar con mis hijos y amigos era la que siempre había deseado y profesionalmente trabajaba en lo que me gustaba, tenía estabilidad económica y, además, disponía de ingresos suficientes para mantener el nivel de vida deseado. En el verano de 2014, durante una de mis caminatas por la montaña, pensé en cuáles habían sido las claves para salir reforzado de aquella crisis, y estas fueron las conclusiones:

Confianza

A pesar de la gran dificultad que atravesaba, siempre tuve –aunque a veces no lo sintiera– fe en mí mismo y en mi capacidad para salir de aquel atolladero. Además, pese a la situación de crisis económica del momento, confiaba en que iba a encontrar una nueva carrera profesional, concretamente, como docente. Fui optimista y realista y por ello trabajé con rigor y disciplina.

Honestidad y transparencia

Supe apoyarme en los que me rodeaban siendo sincero sobre mi situación y mi estado de ánimo. Además, no tuve reparos en exponer mi vulnerabilidad, lo que me permitió recibir consejos que, en muchos casos, fueron trascendentales para mi evolución.

Disciplina

Invertí mucho tiempo de manera organizada y constante en estar fuerte física y emocionalmente, pues, de no hacerlo, pensaba que no podría con todo y que acabaría fracasando por desgaste.

Eficacia

Aposté por lograr ser altamente productivo y eficaz, lo cual me ayudó a alcanzar pequeños triunfos de manera sostenida en el tiempo que me animaban a seguir peleando.

Validez

Creí, desde el principio, en que el método de productividad personal que había desarrollado, el método FASE, iba a ser válido para muchos profesionales, puesto que ya lo había sido conmigo. En mi experiencia vital y profesional existía algo que iba a ser valioso para otras personas, y esto era fundamental para mi reinvención profesional.

Los hechos confirmaron mis ideas y así, con trabajo y esfuerzo, pasé del círculo vicioso al círculo virtuoso. Tras el primer gran triunfo, lograr la custodia compartida de mis hijos, llegó el resto: en 2014 fui elegido el mejor profesor de posgrado entre más de cuatrocientos docentes, a mediados de 2015 obtuve el doctorado y, a finales de ese mismo año, comencé a tener una cartera de clientes y proyectos que ya no permitía dudar de la solidez de mi negocio de consultoría y mentoring directivo.

«Tu nivel de éxito viene determinado por tu nivel de perseverancia y disciplina.»

ANÓNIMO

Como casi siempre en la vida, los retos profesionales cobran su verdadero sentido cuando el lado más humano y auténtico de cada uno de nosotros aparece. Por ello, nunca olvidaré la llamada del marido de una clienta para decirme que le había devuelto la felicidad laboral a su mujer y a su familia al haberla ayudado a mejorar su negocio familiar. No hay nada más satisfactorio que cuando un cliente te dice que ha recuperado la ilusión por su trabajo después de muchos años o que un directivo logre reinventarse profesionalmente. Todo ello fue, y sigue siendo, una reafirmación de esa visión sobre lo mucho que podía aportar a los demás.

Así que tras muchas horas de esfuerzo, rigor, perseverancia y lucha contra el desánimo, llegó el reconocimiento. Cuando analizo mi proceso de cambio, sin lugar a dudas considero que gran parte se lo debo a trabajar con orden y sistemáticamente, siguiendo el plan diseñado día a día, semana a semana y mes a mes. Mi disciplina y la capacidad para reflexionar semanalmente desde la distancia, corregir y volver a actuar fueron las claves de mi método: el método FASE.

2. Claves para ser 100 % productivo

«El tiempo es lo más deseado que tenemos y, sin embargo, lo que peor gestionamos.»

WILLIAM PENN

La necesidad de ser eficiente y eficaz

En el periodo de reflexión sobre cómo iba a abordar la solución de todos mis problemas recordé el concepto que el gurú del management y experto del mundo de la empresa Peter Drucker denomina «productividad personal».

La productividad personal para Drucker es lograr ser eficiente y eficaz. La eficiencia consiste en hacer las cosas de manera correcta sin desperdiciar tiempo, es decir, aprovechar al máximo cada minuto, sin distracciones, con atención plena. La eficacia es poner el foco en lo realmente importante para lograr los resultados esperados, es hacer las cosas correctas, o sea, las que tocan. Por lo tanto, la persona productiva trabaja sin distracciones, con atención plena y, además, asigna ese tiempo de calidad a lo realmente determinante para obtener los resultados deseados. Es hacer lo correcto de manera correcta. Y cuando uno es eficiente y eficaz logra ser productivo, lo que para Drucker es ser realmente efectivo.

En mi situación, debía ser más productivo que nunca, pues tenía que ser capaz de abordar muchos temas distintos y de gran complejidad en poco tiempo. Debía alcanzar grandes dosis de eficacia y eficiencia. En ese momento no podía imaginarme que las fórmulas que inventaba para conseguirlo serían en el futuro mi herramienta para formar y capacitar a otros profesionales. A veces la vida nos depara maravillosas sorpresas…

Mejora tu productividad y sé más feliz

Cuando nos organizamos, somos más productivos, puesto que alcanzamos nuestros objetivos invirtiendo menos tiempo, y esto no nos conduce únicamente a mejorar nuestros resultados profesionales, sino también a mejorar nuestra felicidad en lo personal. Ten en cuenta que en la felicidad influye mucho más lo que hacemos que lo que tenemos, máxime si vamos comprobando que lo que hacemos es coherente y nos permite avanzar. Por este motivo, te invito a mejorar tu nivel de productividad, independientemente de que tengas (o no) problemas en el trabajo o no exista ninguna causa de fuerza mayor para ello. Simplemente, hazlo por el hecho de poder influir positivamente en tu felicidad porque:

Cuando tu desarrollo profesional mejora y alcanzas mejores resultados, te sientes satisfecho con tu tarea en la vida y, por tanto, feliz.

Al gestionar mejor tu tiempo dispones de más momentos para realizar esas actividades personales que te aportan altas dosis de felicidad.

Tu nivel de estrés psicológico disminuye y, consecuentemente, también lo hace tu nivel de cortisol, un generador de irritabilidad y tristeza.

Cada día compruebas cómo tu forma de organizarte es diferente a la del resto. Eso te reafirma y te da una seguridad personal que te hace feliz.

Para mejorar mi productividad e ir orientando mi nuevo modelo de vida laboral y personal, escribí un plan detallado de todo lo que tenía que hacer para lograrlo. Sin esto, la posibilidad de perder el foco, o de no dar los pasos necesarios en tiempo y forma, era mucho más probable. Por lo tanto, redactar el plan de miniobjetivos que fueran llevándome a la consecución del objetivo final en cada uno de los retos planteados en mi mapa mental era una tarea fundamental. Pero un plan requiere poner el foco en cada una de las acciones y que estas estén regladas y se realicen de manera continua para así poder establecer una rutina de trabajo. Sin embargo, además de una metodología a modo de herramienta que me proporcionara la productividad exigida, me di cuenta de que también necesitaba trabajar una serie de actitudes.

Las cuatro haches que mejoran tu productividad

Cuando empiezas a sentirte sobrepasado, quieres dar un salto en tu profesión o, simplemente, te gustaría ganar tiempo para realizar otros proyectos o actividades, te das cuenta de que necesitas mejorar tu productividad y que esto requiere una transformación de tu forma de trabajar que, dependiendo de cada situación, será más o menos radical.

Sin embargo, sea cual sea tu situación, para implantar con éxito un proceso de transformación y mejorar tu productividad son imprescindibles lo que yo denomino las «cuatro haches»:

Hambre

Es necesario estar motivado –hambriento–, tener algo que te arrastre desde el principio para comenzar este proceso porque, sin duda, requiere un esfuerzo. Esta motivación es necesaria tanto para el arranque inicial como para luego ir superando los momentos difíciles del proceso. El objetivo puede ser muy distinto: buscar una promoción, empezar en un nuevo trabajo, disponer de más tiempo para dedicar a tu familia… En cualquier circunstancia debe haber algo que te motive a querer realizar el esfuerzo que va a suponer introducir cambios en tu forma de trabajo. Es el porqué y el para qué meterse en un proceso de este tipo.

Honestidad

No trates de engañarte ni de convencerte de que el problema está en el entorno, porque lo más seguro es que el problema esté en tu actual sistema de organización. El psicólogo Julian B. Rotter8 define como un rasgo central de la personalidad el «locus de control interno (LCI)»9 frente al «locus de control externo (LCE)»,10 dos conceptos que, trasladados al entorno laboral, se traducirían en tener la sensación de control sobre tu destino profesional (LCI) frente a considerar que hay factores externos que condicionan tu desarrollo y oportunidades de éxito (LCE). Las investigaciones demuestran, además, que las personas LCI son más saludables y se sienten menos deprimidas que las LCE.

Recuerda: hay que ser honestos, empezando por uno mismo. Es sencillo caer en la trampa de hacer responsables de nuestra baja productividad a elementos externos como el jefe, el sector, el propio puesto o incluso el móvil. Tampoco seas excesivamente benevolente contigo mismo cuando analices los cambios que has logrado o si estás siendo constante a la hora de llevarlos a cabo.

«Sé capaz de asumir la responsabilidad personal que te corresponde cuando las cosas no funcionen bien. De esta manera, esa asunción de responsabilidad dirigirá tu atención hacia futuras acciones que podrás realizar para lograr mejores resultados.»

PETER BREGMAN

Humildad

Es esencial poder ser humilde para reconocer que tu sistema no funciona y que tienes que apoyarte en metodologías que, en muchas ocasiones, son contrarias a tus formas habituales de trabajo. Confía y apuesta por ellas, pues recuerda que la tuya no ha funcionado y debes probar con otra diferente.

Hacer

Hay que tener una actitud orientada a la acción, ser proactivos, pues sin acciones diarias para corregir y mejorar solo te quedarás en buenas intenciones. Hechos y no palabras, pues las buenas ideas sin acción se acaban convirtiendo en decepciones. Además, esas acciones te llevarán a integrar nuevos hábitos que serán el fundamento de tu nueva forma de trabajo, y los hábitos requieren la repetición de rutinas. Cuando logres integrar esos hábitos, todo será mucho más sencillo en tu día a día.

Concentración plena: no te faltan horas, te sobran distracciones

Hoy, más que nunca, el tiempo es nuestro recurso más preciado. Prueba de ello es que la clásica queja que solemos escuchar es que «nos faltan horas y días para todo», ya sea para preparar un examen, realizar un informe o disfrutar de las vacaciones y, por ello, la correcta gestión de nuestro tiempo es fundamental. Además, lograr ser efectivo en esa gestión va a ser, en sí misma, una habilidad diferenciadora entre los profesionales, puesto que es cada vez más escasa.

Probablemente, hace unos años era difícil imaginar que con la llegada de las nuevas tecnologías de la comunicación –internet, smartphones, etcétera– que, supuestamente, iban a mejorar nuestras capacidades, entraríamos en uno de los momentos de menor productividad y mayores índices de distracción de la historia. Especialmente perniciosas han sido las nuevas formas de comunicación y mensajería instantánea –correo electrónico, WhatsApp, Telegram, iMessage, etcétera–, que, como constato cada día en todas las empresas con las que colaboro, en vez de ayudarnos a ser más productivos y mejorar nuestra comunicación se han convertido en el primer y más duro robatiempo que jamás ha existido.

Somos adictos a las distracciones que nos provoca el estar pegados a un teléfono móvil desde el minuto en que nos levantamos hasta el minuto antes de dormirnos –por cierto, esta costumbre dificulta y retrasa nuestro inicio del sueño–. Esta práctica de exposición obsesiva a todo aquello que nos distrae nos hace perder mucho tiempo mientras pasamos de una tarea a otra la llamada «multitarea» y, además, nos impide concentrarnos más de diez minutos seguidos en algo.

«La tecnología que usamos se ha convertido en obsesión, incluso en una adicción en toda regla.»

NIR EYAL

La mayoría de las personas reconocen esta situación, pero muy pocas reaccionan para ponerle remedio. Hay muchos autores que inciden en ello, como Andy Stalman en su libro Humanoffon,11 donde nos recuerda que el exceso de información a la que nos vemos expuestos actualmente no es nada comparado con lo que nos espera, o Robin Sharma, quien considera que es necesario tener momentos de «cero conectividad», ya que si no es imposible concentrase en las tareas importantes que requieren capacidad cognitiva.

En los últimos dos años he podido observar a directivos y empresarios en su día a día y, sinceramente, es sorprendente que aún no haya logrado conocer a ningún profesional que no esté afectado por uno de estos dos problemas:

Perder el tiempo de manera inconsciente

Trabajamos de un modo reactivo, dejándonos llevar por el día a día, por lo que nos llega de otros, por las muchas posibilidades de entretenimiento que nos produce el consultar o utilizar nuestro móvil, en vez de trabajar de manera proactiva en lo realmente importante. Si lleváramos a cabo una autoevaluación de las horas que pasamos contestando correos, mensajes de WhatsApp, consultando las redes sociales, navegando por la red leyendo artículos sobre temas de interés personal y haciendo llamadas de teléfono, nos sorprenderíamos mucho. Por ello, analizar en qué emplean el tiempo mis clientes es algo que verifico en la primera fase de autodiagnóstico.

No poner el foco y la atención en lo realmente importante

Hay muchos profesionales que trabajan con un modelo de inercia y no se concentran en los objetivos realmente importantes para lograr resultados o, dicho de otra manera, que son incapaces de dedicar su tiempo a lo que es determinante en cada momento. Por ello, cada vez más, las personas que logran concentrarse y poner atención plena en lo que verdaderamente importa avanzan y logran resultados a una velocidad muy superior a la de personas con más inteligencia y experiencia que ellos. Quienes logran salirse de esta dinámica se diferencian no por su manera de trabajar, sino porque esta manera los lleva a lograr resultados que son prácticamente imposibles de alcanzar por los demás.

Características comunes de las personas realmente productivas

Las personas realmente productivas suelen compartir una serie de actitudes, comportamientos y valores. Algunos de ellos son:

Invierten tiempo en la propia observación de cómo gestionan su tiempo. Se evalúan sobre cómo han trabajado y aprovechado el día y se dan una valoración al final de la jornada. De la misma manera, reflexionan y planifican semanalmente.

Siempre tienen en mente cuáles son sus próximos objetivos y metas, y esto los motiva a poner el foco en ellos y a esforzarse en lograr ser realmente productivos.

Disponen de un método propio de organización de su tiempo y su trabajo que aplican a diario, con constancia. Esto les permite fijarse objetivos.

Tienen una serie de rituales y hábitos sistematizados que revisan periódicamente y que siempre cumplen, salvo por causas extraordinarias.

Son capaces de dedicar parte de su tiempo a aquello que es realmente importante y determinante para lograr resultados y evitan procrastinar esas tareas de mayor complejidad.

Detecta qué tipo de trabajador eres, ¡y cámbialo!

Con tiempo y observación he podido realizar la siguiente clasificación de tipos de personas según su manera de trabajar. Identificarte con alguno de ellos te permitirá detectar más fácilmente qué comportamiento tienes que cambiar:

Perezosos activos: trabajan muchas horas, pero en lo que les apetece o les llega y no en lo que deben. El problema es que esto no siempre coincide con lo que su puesto requiere y, por lo tanto, en muchas ocasiones, no obtienen los resultados esperados. Se estresan y lo pasan mal, pero no hacen nada por remediarlo porque ellos consideran que trabajan mucho, y así es, pero en lo que no deben.

Brillantes sin sistema: son personas inteligentes, pero que trabajan lo justo. Suelen lograr resultados, aunque no tienen un sistema de trabajo claro. Su personalidad es algo anárquica, logran los mínimos resultados para evitar problemas y no están dispuestos a tener que modificar su forma de trabajo porque se sienten cómodos con ella. El problema es que, teniendo mucho más potencial, nunca sacan lo mejor de sí mismos, es decir, su más alto desempeño. Esto es una rémora para ellos y para la organización donde trabajan.

Voluntariosos desenfocados: son muy trabajadores, pero no tienen foco, lo que supone que no logran los resultados que deberían a pesar de las muchas horas que invierten. Son esos que siempre están antes que nadie y se van los últimos. Algunas veces brillan, otras muchas no y casi siempre se los ve agobiados. El problema es que este sistema de horarios tan intensos a costa de su vida personal a la larga los lleva a quemarse e, incluso, a sufrir problemas emocionales serios porque ese estrés continuo trae premio, pero de los malos.

Pillos holgazanes: son muy poco trabajadores, pero dan los mínimos resultados para salvarse casi siempre. Ellos van a su aire y, cuando ven que pueden salir mal en la foto, su pillería los hace salvarse u obtener el mínimo resultado necesario. El problema es que suelen quemar a todo el mundo que tienen alrededor –que los acaba odiando– y, a la larga, tienen problemas con sus jefes, que se hartan de ellos y de sus «soluciones último minuto» o «salvados por la campana».

Astutos productivos: son una minoría del porcentaje de trabajadores en las organizaciones. Son los de manual de productividad, tienen muy identificado su 80/20 –ese 20 % de temas determinantes que te permiten lograr el 80 % de los resultados– y están muy concentrados en ello. Además, cuando trabajan lo hacen con atención plena, sabiendo decir que no y quitándose distracciones. Siempre planifican sus semanas y días con detalle. Son proactivos hasta el punto de que si una reunión se atasca, lo dicen. Y tienen muy claro que deben estar bien a nivel emocional y físico, así que se cuidan. Además, tienen tiempo para sus familias y aficiones.

Son muchos los clientes que se han autoclasificado dentro de estas tipologías señalando, en algunos casos, que su forma de trabajo varía o pasa de un tipo a otro según la época o incluso dependiendo de su estado de ánimo, es decir, se definen como profesionales situacionales.

Yo estuve mucho tiempo en el tercer grupo, era un voluntarioso desenfocado. Demasiado tiempo, años si cabe, hasta que me quemé (pero a lo bonzo). Durante mi reinvención profesional me di cuenta de que primero tenía que ganar en honestidad y en humildad hasta ser consciente de que mi manera de trabajar no funcionaba. ¡Cuánto nos cuesta reconocer lo que hacemos mal sin caer en excusas! Una vez que detecté el problema y me puse a trabajar para solucionarlo pude pasar a formar parte del quinto grupo: los astutos productivos. Lo más positivo es que, además de lograr buenos resultados, cada vez dedico más tiempo a lo que realmente me hace feliz, tanto a nivel laboral como personal. Confía en ti y en tus capacidades: si yo pude, tú también puedes hacerlo.

Llegados a este punto te toca reflexionar sobre cuál es la forma de trabajo que predomina en tu día a día, y tienes que hacerlo con honestidad y humildad, sin caer en el autoengaño. Muchas personas tienen dificultades para analizarse en este aspecto, por lo que te propongo estos cuatro ejercicios:

Haz un esquema de todas las actividades que realizas semanalmente, pues ahí es donde puedes detectar si hay actividades que no tienen valor añadido o que no son realmente importantes.

Detecta los robatiempos y los malos hábitos en tu forma de trabajo.

Analiza cuál es tu capacidad de trabajo teniendo atención plena y durante cuánto tiempo puedes mantenerla.

Piensa en cómo se mantiene tu estado de energía cada día, en cómo evoluciona durante la semana y en cómo finalizas la semana los viernes.

A partir de aquí serás consciente de tu estado de energía a la hora de afrontar el trabajo –es decir, si se mantiene a un buen nivel durante toda la jornada laboral–, de cuál es tu forma de trabajo –si pierdes mucho tiempo por culpa de los robatiempos y malos hábitos– y si logras trabajar con atención plena en temas realmente importantes. Además, para evitar autoengaños, es conveniente que preguntes a personas cercanas a ti en el trabajo (busca a personas sensatas y sinceras) cuál consideran que es tu forma de trabajar.

A través de los siguientes pasos del método FASE debes ir trabajando de manera paulatina para acabar formando parte del último grupo de los arquetipos que te he propuesto: el astuto productivo.

«Una de las mejores –y menos consideradas– formas de incrementar tu productividad es pasar tiempo con personas que son productivas.»

THANH PHAM

3. El método FASE al detalle

«El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.»

J. P. SERGENT

Y tú, ¿eres eficiente?

Antes de empezar nuestro camino para conocer el método FASE al detalle, es necesario asumir realmente cuál debe ser el objetivo lógico de una jornada de trabajo. En este sentido, la gran mayoría de las personas pensamos que trabajamos más horas de las necesarias, debido principalmente a dos razones: por un lado, tendemos a exagerar –característica ligada a nuestra cultura– y, por otro lado, incluimos en nuestro cálculo el tiempo dedicado al traslado, las comidas, etcétera. A esto hay que sumarle que realmente no es tiempo efectivo de trabajo, ya que somos prisioneros de muchos hábitos que suponen una merma para la calidad y la concentración. Dos ejemplos muy ilustrativos son la revisión compulsiva del correo –donde suelen mezclarse asuntos importantes con no importantes, como newsletters, comunicaciones de LinkedIn, etcétera, que, pese al interés que puedan tener, nos apartan de nuestras tareas– y de los mensajes de WhatsApp, en los que suelen abundar los asuntos personales y de ocio. Esto supone quemar muchos minutos de nuestro día, tanto por estar atendiendo asuntos que no debemos como por el coste de cambiar de actividad en actividad de manera compulsiva. Cuando un directivo no quiere reconocer este tema, lo invito a que se observe durante una semana, que registre su uso del tiempo y que me informe al final de esa semana; suelen llamarme a mitad de semana para darme la razón.

La implementación del método FASE te llevará a alcanzar la eficiencia, de manera que las horas que pases trabajando serán horas reales y no la suma de muchas interrupciones en nuestro trabajo. Lo conseguirás realizando ciertos ejercicios que te facilitarán hacer las tareas en el menor espacio de tiempo, sin distracciones y con el máximo aprovechamiento. Pero recuerda que no se trata únicamente de ser eficiente, también es necesario ser efectivo. Esto significa que ese tiempo que aprovecharás de manera eficiente también va a focalizarse en lo realmente importante. Y, así, sin necesidad de trabajar más horas ni de trabajar más rápido, lograrás el resultado deseado. Por último, no debes olvidarte de tener un óptimo nivel de energía durante toda la jornada laboral para no sufrir una decaída que afecte a la atención o la calidad de tu trabajo.

Este es el primer aspecto valioso del método, pues no se trata de trabajar muchas horas dejándonos llevar por el día a día, sino trabajar ocho horas diarias de máxima efectividad. De esta manera, esos días que se convierten en semanas y esas semanas que se convierten en meses son un sumatorio de todas aquellas tareas que logramos realizar. Te convertirás en un profesional que realiza de manera proactiva aquello que va a influir en su desempeño y alcanzarás los objetivos de tu puesto de responsabilidad. Los resultados en el plazo de dos meses son realmente espectaculares y la sensación de logro y control retroalimentan esta forma de trabajo.

¿Recuerdas las «cuatro haches» o actitudes necesarias para comenzar a mejorar la productividad? Pues es ahora, al comienzo del proceso, cuando tienes la posibilidad de comprobar el nivel de honestidad contigo mismo, así que autoanalízate con franqueza sobre tu forma actual de trabajar.

La importancia de la autoevaluación inicial

Al igual que es recomendable hacer una revisión a fondo del estado de nuestro vehículo cuando vamos realizar un viaje de largo recorrido, para planificar y organizar nuestra vida debemos empezar evaluando nuestras capacidades a partir de los cuatro ítems que componen el método FASE:

Foco: debes tener claro qué es lo fundamental que debes llevar a cabo y dónde debes focalizarte.

Atención: ten dedicación plena durante un tiempo limitado sin distracciones.

Sistematización: crea hábitos que refuercen el hecho de trabajar con la lógica del método.

Energía: su nivel dependerá de diversos factores y es necesario que la tengas siempre a un nivel óptimo.

En síntesis, las fases por las que debe pasar una persona que quiere implementar el método FASE son:

Realizar un ejercicio de autoconocimiento sobre el punto de partida identificando cómo es su forma de trabajo en cuanto a su eficiencia y eficacia.

Conocer el método a nivel teórico.

Llevar a cabo la autoevaluación de tres partes: energía, foco y atención.

Realizar los ejercicios y planes correctores necesarios para tener una base de partida sin grandes problemas.

Poner en marcha un modelo de organización en cascada desde cada mes a cada semana y desde cada semana a cada día, sistematizando una serie de rituales y hábitos.

Realizar una evaluación diaria y semanal sobre cómo se está cumpliendo el método.

Revisar y rehacer tu cuadro de objetivos mensuales cada mes como punto de partida inicial.

Llegados a este momento, para motivarte a que sigas en el proceso, a continuación te recuerdo las tres razones principales por las que, adoptando este sistema, lograrás mejorar la gestión de tu vida profesional y ganarás en bienestar y felicidad:

Lograrás mejores resultados en tu vida laboral porque alcanzarás tus objetivos en tus áreas de responsabilidad.

Aumentarás el tiempo disponible y, además, su calidad, ya que podrás dedicarlo a actividades personales que te hacen sentir bien.

Disminuirás el estrés y aumentará la sensación de control en tu vida laboral y profesional.

Además, después de tres años implantándolo, puedo afirmar que funciona en personas de cualquier ámbito profesional: empresarios, directivos, cocineros con estrellas Michelin, abogados, odontólogos, arquitectos, estudiantes…

FOCO

«Deja de gestionar tu tiempo y ponte a gestionar dónde pones tu foco.»

ROBIN SHARMA

Robatiempos, malos hábitos y tareas sin valor añadido

Para que podamos poner el foco en lo realmente importante y ganarle horas al día, es necesario identificar todo aquello que nos hace perder tiempo de manera gratuita.

En esta fase inicial del método es necesario realizar dos ejercicios fundamentales:

1. Eliminar robatiempos y malos hábitos

Un robatiempo es todo aquello que viene del exterior y que nos quita tiempo sin aportar valor a nuestros objetivos como, por ejemplo, el compañero que nos interrumpe continuamente en la oficina en vez de acumular sus dudas para tratarlas en dos momentos del día específicos para ello.

Un mal hábito es aquella forma personal de trabajo que nos quita tiempo o efectividad en lo que hacemos como, por ejemplo, consultar el correo cada diez minutos y el móvil cada tres.

Los robatiempos y malos hábitos son tan comunes que voy a proponerte algunas ideas que he implantado con éxito y que han supuesto ganar un 25 % de tiempo al día a muchas personas tan solo corrigiendo lo que yo llamo los «seis enemigos a batir»: correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, internet, reuniones, conversaciones por teléfono y compañeros o jefes que sean profesionales de las interrupciones. En la última parte del libro profundizaremos en cómo superarlos.

2. Delegar tareas sin valor añadido

Para llevar a cabo ambas acciones, obsérvate durante una semana para detectarlos y, después, trabajaremos en cómo corregirlos y eliminarlos. Una vez que tengas identificados tus robatiempos, tienes que confeccionar un esquema o un mapa mental para identificar todas las tareas que estás realizando actualmente. Normalmente, gracias a este primer ejercicio de autoobservación, detectarás qué tareas sin valor añadido estás realizando y podrías delegar o dejar de hacer, lo cual ya te permitiría ganar una serie de horas a la semana. Tras este análisis muchos ya detectan que han estado trabajando con un modelo en el que todas las tareas eran urgentes y no ponían el foco en lo realmente importante. Cuando hayas logrado identificar lo que tienes que hacer para poder dejar de perder el tiempo, debes empezar a trazar el plan para conocer en qué temas y actividades realmente importantes debes invertirlo.

«Cada actividad en la que decides implicarte tiene un coste de oportunidad. En vez de focalizarte en ser más eficiente, invierte tiempo en reflexionar qué tareas y actividades debes eliminar de tu vida.»

GREG MCKEOWN

Objetivos y tareas de alto rendimiento (TAR)

Un objetivo es aquello que debes lograr en tu puesto de trabajo, área de responsabilidad o, incluso, área personal. Un objetivo puede ser de muy distinta naturaleza, desde liderar un equipo a lanzar cierto proyecto en una fecha determinada o acabar una media maratón. En ocasiones, puede hacer referencia a un proyecto concreto, con una fecha final, y en otras a objetivos que siempre existen en tu área de responsabilidad.

Una tarea de alto rendimiento (TAR) o de alto impacto es una actividad o una acción que debes hacer de manera periódica (o no periódica) para avanzar en la consecución de los objetivos y que, además, tiene un efecto sobre ellos. En ocasiones, es bueno señalar qué personas pueden estar involucradas en tus TAR por si necesitas algo de ellas.

«La esencia de la disciplina es lograr dedicar tiempo a las cosas realmente importantes frente a las urgentes.»

BARRY WERNER

Para poder mantener el foco, te recomiendo que definas por escrito en una tabla –una de Excel– los objetivos fundamentales que quieres alcanzar en tu área de responsabilidad e influencia y, para cada uno de ellos, las tareas que te llevarán a conseguirlos con éxito. Deberás centrar tu atención en esas TAR, pues son claves. También te recomiendo clasificar los objetivos por orden de importancia y que definas bien cada uno de ellos, es decir, que sean concretos, medibles, y que te marques un plazo de tiempo para alcanzarlos. Por ejemplo: «Captar dos clientes nuevos cada mes».

Será necesario, además, que revises estos objetivos mensualmente para que seas consciente de los que hayas alcanzado y de si hay algo a lo que debes dedicar más tiempo o, también, si se han producido cambios en los objetivos prioritarios, pues algunos dejan de existir cuando ya se han alcanzado, otros desaparecen y otros cambian de importancia.

EJEMPLO. Objetivo: Lograr ser profesor universitario

TAR 1: Obtener el doctorado.

TAR 2: Lograr un nivel de inglés suficiente para impartir clase en ese idioma.

TAR 3: Hablar con personas del ámbito universitario y pedirles consejo.

TAR 4: Analizar en qué áreas tengo más experiencia para poder impartir clases y preparar materiales.

Cada objetivo implicará una cantidad diferente de TAR. En la confección de este ejercicio he encontrado a personas que detectan de manera inmediata el poco tiempo que dedican a objetivos realmente prioritarios en su área de responsabilidad y a las tareas asociadas a esos objetivos.

Combate la procrastinación

Pese a cumplir con esta premisa, que de alguna manera enlaza objetivos y TAR, nos enfrentaremos a un enemigo muy poderoso: la procrastinación, que consiste en posponer tareas importantes y sustituirlas por otras más sencillas y placenteras. A esto se le llama también «pereza activa», es decir, trabajar en lo que te apetece y no en lo que debes o hacer lo más sencillo en vez de lo complejo.

Sobre este tema se ha escrito mucho, pero quiero resaltar la opinión de Neil Fiore.12 Esta investigadora destaca que la procrastinación es un mecanismo que sirve para enfrentarse a la ansiedad asociada con iniciar o cumplir algunas tareas. Esta consideración es importante, pues en ocasiones vamos a descubrirnos intentando no abordar tareas muy importantes y que tenemos perfectamente identificadas. En este caso, postergarlas no es más que un mecanismo de defensa o de escape que, además, provoca una gratificación inmediata al reducir la tensión interna, pero que a medio plazo tiene consecuencias mucho peores.

Frente a esa pereza activa que a (casi) todos nos embarga cuando debemos realizar tareas importantes, utilizo remedios muy sencillos pero eficaces, como:

Pensar en el placer de no posponer las cosas, frente a la rabia que siento cuando las retraso.

Ponerme una pequeña gratificación a modo de recompensa si avanzo en ese tema complejo.

Acometer las TAR a primera hora del día, cuando más energía tengo, y así a final de la jornada poder trabajar en tareas menos complejas.

Iniciar la acción poniéndome como meta realizar un mínimo o algo muy escaso de esta. El simple hecho de arrancarla siempre acaba suponiendo más de lo esperado, como el experimento que propone Stephen Guise en su libro sobre realizar una flexión al día como fórmula para adquirir un hábito.13

Las tareas urgentes (TUR) y otras tareas pendientes

Además de las TAR, hay otras tareas de menor importancia pero que irán ganándola cuando se aproxime su plazo de ejecución y, por lo tanto, requieren ser gestionadas en un plazo de tiempo determinado. Este tipo de tareas son las tareas urgentes (TUR). Un claro ejemplo de una TUR es comprar un billete de tren o clasificar los papeles y la correspondencia de nuestra mesa de trabajo.

El nivel cognitivo y de esfuerzo necesario para realizar una TAR es mucho más exigente que para una TUR. También existen otras tareas pendientes que se irán convirtiendo en TUR a medida que avance el calendario y para las que es conveniente disponer de un sistema de registro.

Para organizarte bien, has de tener en cuenta que siempre aparecerá alguna cosa nueva y debes ser capaz de registrarlo, por lo que te recomiendo que lo hagas siempre de manera inmediata dentro de uno de los dos tipos de tareas: TAR o resto de tareas pendientes, que luego se convertirán en TUR. Te aconsejo también que utilices algún sistema electrónico, como por ejemplo Outlook, porque las alarmas o avisos facilitan el control (aunque hoy en día las agendas están de moda), pero jamás utilices tu propia memoria para esto porque puede traicionarte y después te arrepentirás de no haberlas anotado. Además, intentar memorizarlas consume una energía que, precisamente, necesitas para otros quehaceres como la resolución de problemas.

A medida que mis clientes van interiorizando el método en sus proyectos, me hacen contribuciones o puntualizaciones que lo enriquecen y con las que no dejo de aprender. Por ejemplo, una clienta diferenciaba las TAR de las TUR diciendo que «las TAR eran para el AVE de ida, a primera hora del día y con la mente fresca» y «las TUR eran para el AVE de vuelta, por la noche y con menos energía». Otro cliente me señalaba que algunas TAR, en ocasiones y por fecha de vencimiento, se convierten en lo que él, muy gráficamente, denominó «TAR-TUR», es decir, temas de mucha importancia y, además, urgentes como, por ejemplo, contestar a una reclamación de un cliente importante.

Más no es mejor

El principio de Pareto –también conocido como ley de Pareto o regla del 80/20– fue enunciado por el eminente sociólogo y economista italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX al observar que el 20 % de la población poseía el 80 % de las tierras o de la riqueza de un país, frente al 80 % que apenas poseía el 20 %. Este principio se extendió a la política y a la economía y, en la actualidad, también se utiliza en el ámbito de la productividad. En este campo, nos referimos a él para señalar que el 20 % de las tareas que realizamos afectan al 80 % de nuestros resultados por la importancia que esas tareas tienen.

De esta manera, dedicar tiempo a ese 20 % de asuntos o proyectos relevantes (a mí me gusta llamarlos big rocks)14 te llevará a lograr el 80 % de tus resultados más significativos. Para ello tendrás que dar prioridad a esas tareas realmente determinantes y dedicarles momentos de calidad, si no correrás el riesgo de ocupar tu tiempo con temas que queden fuera de ese 20 % de lo más importante.

«La mayoría de gente invierte demasiado tiempo en lo que es urgente y no lo suficiente en lo que es importante.»

STEVEN COVEY

A la hora de hacer tu planificación semanal, siempre debes tener en cuenta cuáles son las TAR y TUR que quieres realizar la próxima semana y reconsiderarlas cada día para organizarlas según su prioridad:

En primer lugar, las TAR, que te acercan a la consecución de los objetivos y, por lo tanto, son importantes y determinantes. Por ejemplo, preparar la reunión anual con un cliente para planificar el próximo trimestre.

En segundo lugar, las TUR, tareas de menor entidad, pero con «fecha de caducidad», de ahí la urgencia de llevarlas a cabo. Por ejemplo, comprar el billete para el viaje a Madrid de la próxima semana.

Y, por último, otras tareas o asuntos de menor importancia, que no son urgentes pero que con el paso del tiempo suelen convertirse en TUR. Por ejemplo, analizar ferias sectoriales a las que acudir el próximo año.

Esta primera parte, dedicada a fijar objetivos y a asignarles las tareas que te conducen a alcanzarlos, es uno de los principales pilares del método y marca la diferencia entre estar siempre ocupado trabajando en algo y estar centrado en lo más productivo y necesario. Llevar a cabo tu planificación supone una gran autodisciplina en doble sentido: por una parte, implica un importante esfuerzo personal para dedicarte a lo realmente vital y no a lo que más te apetece o lo que te va surgiendo; por otra parte, supone tener que aprender a decir que no a los demás cuando sus solicitudes o necesidades te alejan de tu cometido diario en relación con tus TAR.

Una de las primeras cosas que hago con los directivos a los que asesoro es analizar si realmente dedican su tiempo a lo determinante para obtener buenos resultados, pues esto es más importante que trabajar muchas o pocas horas. Como dice el experto en gestión empresarial Tom Peters: «No hay nada peor que ser una persona que trabaja infinidad de hora no en lo que es realmente importante, sino en aquello que no está relacionado directamente con sus grandes objetivos».

Todos hemos sido (o somos) prisioneros de días en los que lo único que hacemos es dejarnos llevar por todo lo que nos va cayendo. Días en los que te dedicas a contestar correos, ir a reuniones, coger el teléfono o acabar tareas sencillas y, al finalizar, tienes la sensación de haber trabajado de manera intensa pero sin haber resuelto nada importante o con la sensación de que no estás dedicando el tiempo a lo que deberías, lo que supone un cargo de conciencia y un gran estrés psicológico. Muchos clientes me confiesan que les resulta cómodo trabajar con ese piloto automático. Pero intensidad no es sinónimo de eficacia. El problema es que cuando eso se convierte en tu rutina jamás dedicas tiempo de calidad a lo realmente determinante o, simplemente, a pensar con distancia y con calma, por lo que tus resultados jamás pueden ser buenos. Prefiero directivos y profesionales que trabajen menos, pero en lo realmente importante, que aquellos que trabajan muy intensamente, pero no en lo que deben.

Personalmente, tengo que reconocer que en muchos de mis años como directivo me comportaba como un «directivo obsesivo caótico», es decir, trabajaba catorce horas al día, pero con una forma de trabajo desastrosa. Suplía la falta de sistema y orden con más horas de trabajo al día. Cada vez más tareas, muchas de las cuales no tenían sentido. Infinidad de malos hábitos y robatiempos. Y, además, comiendo mal, sin hacer deporte, con sobrepeso y con una vida personal cada vez más afectada por ese estrés crónico con el que vivía. Con el tiempo he aprendido que no existe un ritual más potente que el de pensar cada día, al finalizar la jornada, tanto en las TAR que has podido abordar ese día como en las que vas a abordar al día siguiente. Algunos días habrá circunstancias excepcionales que te rompan la planificación, pero es precisamente este ejercicio final el que te ayuda a esforzarte al día siguiente para que nada pueda con ese momento tan clave.

Aprende a decir «no»

Saber decir «no» es una de las habilidades que a mí más me ha costado desarrollar, pues existen verdaderos especialistas en hacerte sentir mal cuando les dices que no. Los expertos en productividad personal que he conocido son muy hábiles en hacerlo sin, además, generar conflictos con los receptores. Una sencilla recomendación: comunícate de manera clara para que los demás entiendan tus razones y acepta compromisos futuros con sus necesidades.

Fija tus «momentos TAR»

Una vez que hayas identificado cuáles son esas tareas determinantes para alcanzar tus objetivos y sepas también cómo introducirlas tanto en tu día a día como semanalmente (y conozcas la agradable sensación del deber cumplido al final de la semana), es necesario que crees una serie de hábitos para asegurarte de que una vez a la semana vas a llevar a cabo una reflexión tanto sobre las tareas que tienes que acometer como sobre el tiempo que vas a dedicarles cada día.

Enumeremos estos hábitos:

Reflexión semanal sobre cuáles son las TAR lógicas para abordar la semana entrante, incidiendo en si, dentro de las tareas prioritarias, hay alguna que tiendas a posponer por miedo al fracaso, porque es tediosa o por la razón que sea. Será necesario asumirlo y solucionarlo. Para elegir y señalar esas TAR debes colocar la tabla con tus objetivos y TAR junto con tu plan semanal de reuniones, visitas o viajes.

Iniciar cada día señalando las TAR que quieres asumir ese día. Algunas personas prefieren llevar a cabo esta tarea el día anterior, es decir, planificar cada día la víspera.

Para poder lograr realmente atacar las TAR con la frecuencia suficiente, lo más conveniente es disponer de bloques de tiempo predeterminados de atención plena, sin distracción alguna. Yo los denomino «momentos TAR 45 min» porque son bloques de cuarenta y cinco minutos donde debemos aislarnos para que nada nos interrumpa. Son como reuniones con uno mismo (y es recomendable que así figuren en la agenda, pues está demostrado que aquello que se agenda tiene muchas más posibilidades de ser cumplido). Hay empresas que comparten la misma franja horaria para así facilitar el cumplimiento de los TAR 45 min, pues es un compromiso que todos conocen. En mi caso suelo hacerlo a primera hora del día, antes de comer y después de comer.

El objetivo es que cada día dispongas de dos bloques diarios (lo óptimo serían tres) para que decidas qué TAR vas a realizar en cada bloque de tiempo. Después de cada bloque de 45 minutos, dispones de 10 minutos para consultar el correo electrónico o el teléfono y posteriormente 5 minutos de descanso. Estos bloques de una hora los distribuyo de la siguiente manera:

45 minutos para TAR con atención plena sin ninguna distracción.

10 minutos para revisar o contestar correos, llamadas urgentes o mensajes de WhatsApp.

5 minutos reparadores con paseo incluido.

En estos «momentos TAR 45 min» aplico un ritual que me permite lograr esa máxima concentración:

Me fijo el objetivo o TAR durante ese espacio de tiempo.

Me pongo la alarma del teléfono a los cuarenta y cinco minutos.

Pongo el teléfono en modo avión y no lo dejo a la vista.

Desconecto el wifi.

Intento aislarme o cerrar la puerta del despacho donde me encuentre.

Aviso (en la medida de lo posible) a las personas que están cerca de que estoy en un momento donde necesitaré concentración.

Algo que he comprobado con el tiempo es que, si uno no es realmente radical a la hora de aislarse de los teléfonos y del correo electrónico, es altamente probable que acabemos consultándolo, pues buscamos ese incentivo emocional que nos supone hacerlo.

Con respecto a los bloques de cinco a diez minutos reparadores, puedes aprovechar y hacer un descanso en momentos críticos del día como, por ejemplo, darte un paseo que te active y te despeje mentalmente durante la digestión de la comida o echarte una siesta de veinte minutos. Esta práctica es muy habitual en la cultura oriental. También quiero hacer hincapié en que son fisiológicamente necesarios para volver a tener momentos de concentración y máxima productividad y, así, poder recrear un momento de flow o estado de fluidez. Trabajar en flow o estado de fluidez es un término creado por Mihály Csíkszentmihályi15 para denominar ese estado de máxima concentración que te lleva a alcanzar niveles de proactividad y creatividad que superan tus propias expectativas y en los que tu mente funciona al máximo rendimiento. Cuando logres alcanzar en los «momentos TAR» el estado de fluidez, lograrás un nivel de concentración y de calidad de tu trabajo que elevará tus niveles de eficacia, haciendo que lo complejo te resulte mucho más sencillo.

Es muy importante que no caigas en el error de dedicar algunos de estos bloques de cuarenta y cinco minutos a tareas de tipo TUR. Recordemos la gran diferencia: las TAR son tareas importantes que, además, conllevan concentración y complejidad, frente a las TUR, que son tareas simples o repetitivas aunque con «fecha de caducidad» que hay que tener en cuenta. Cuando el agotamiento llegue y sientas que tu capacidad no es la misma que al inicio del día es bueno que le dediques tiempo a las TUR. Eso facilita tanto el aprovechamiento de un tiempo de menos calidad como el recuperar energía para el siguiente bloque de tiempo de TAR. Por ejemplo, dedícale tiempo a las TUR al final del día, cuando el cansancio ya empiece a hacer mella, o justo al volver de comer.

Las tareas de máxima complejidad y que requieren mayor atención me las fijo en las primeras horas del día; las más mecánicas, como pueden ser contestar correos o acabar tareas menos exigentes, las dejo para las tardes. Intento, además, hacerles ver a las personas con las que más trabajo que esto es bueno para mí y que también sería bueno para ellas ponerlo en práctica.

Este primer paso de definir nuestros objetivos prioritarios y sus TAR y diferenciarlo de las otras tareas pendientes es clave para poder iniciarnos en nuestra nueva forma de trabajo más focalizada. Cualquier persona o profesional tiene en su día a día distintas actividades: reuniones, conferencias, almuerzos de trabajo, revisión de correspondencia o correos electrónicos. Por todo ello, es fundamental que, entre tantas obligaciones, crees los «momentos TAR 45 min». Con este sistema de trabajo, con el que dispondrás, por una parte, de un cuadro de objetivos y TAR con revisión mensual donde está lo realmente clave y, por otra, de un sistema de registro de otras tareas pendientes que se van convirtiendo en TUR por fechas, lograrás tener identificado en cada semana y en cada día a qué debes dedicarle tiempo, además de saber diferenciar qué tareas o actividades son mucho más relevantes a pesar de las urgencias.

«Utiliza tu tiempo como tu dinero. Cuando tienes dinero escaso, lo gastas según lo que es más prioritario para tu bienestar. De la misma manera, asigna tu tiempo a las tareas según lo que te acerquen a alcanzar tus objetivos.»

DAN ARIELY

Con esos «momentos TAR» diarios podrás emplear el tiempo en lo relevante, identificar cuándo no es así y, de este modo, saber por qué no has cumplido tus objetivos. Esta reflexión constante genera un autocompromiso realmente constructivo. En la clasificación de objetivos, así como en la asignación de las tareas, deberás guiarte por el grado de importancia que tiene cumplirlos. Recuerda que para lograr alcanzar objetivos y resultados exitosos es esencial dedicar atención plena a las tareas determinantes.

Aprovecha los «momentos POP»: planificar, organizar y programar

Planificar, organizar y programar quizá no sea lo más divertido del mundo, pero es altamente beneficioso para tu vida. Si sabes qué hacer, cuándo hacerlo y qué prioridad debes marcar en la agenda, irás realizando tus tareas de manera automática, con facilidad y sin que interfieran unas en otras. Por ello, igual que les asignas tiempo a las tareas más importantes y a las urgentes, también es bueno que ubiques en tus horarios esos momentos POP para comprobar, devolver llamadas, mensajes o correos. Es muy práctico asignar estos momentos a esos espacios de tiempo muerto entre una actividad y otra, a veces tomando un café o realizando una gestión sencilla como es un traslado.

ATENCIÓN

«La habilidad de trabajar con atención plena es cada vez más escasa, pero, a la vez, está cada vez más valorada. Los que la cultiven y apuesten por ella triunfarán.»

CAL NEWPORT

Uno de los aspectos más importantes del método FASE es este: trabajar con atención plena, centrándote en una única tarea el tiempo que necesite para ser finalizada o, al menos, con suficiente tiempo para avanzar en ella. Frente al estrés de la multitarea, trabajar con atención plena en una misma actividad provoca una sensación de logro y emociones positivas. Y por todo esto, debes extender esta atención plena sin distracciones a todas las tareas del día que lo requieran: «momentos TAR», reuniones uno a uno con otros, etcétera, evitando al máximo la multitarea para que poco a poco vaya desapareciendo de tu forma de trabajo habitual.

La multitarea no es cosa de humanos

Uno de los grandes problemas actuales, reconocido por la mayoría de los profesionales de empresa, es lo que denominamos «trabajar con atención plena», es decir, la falta de espacios temporales de concentración sobre una misma tarea. Pretendemos preparar con calidad tareas de cierta complejidad (elaborar un plan anual, preparar una negociación, resolver un conflicto) abordándolas en bloques de tiempo de cinco o diez minutos que interrumpimos para posteriormente volver a retomarlos, y así sucesivamente, hasta que los finalizamos. Este es el sistema que practica actualmente la gran mayoría de los trabajadores en vez de concentrarse en esas tareas relevantes (TAR) en bloques de, por ejemplo, cuarenta y cinco minutos ininterrumpidos que te permiten dedicarles la atención que merecen.

Me he encontrado muchas personas que intentan persuadirme de que se manejan bien con la multitarea y de que para ellos resulta productiva. La multitarea no significa hacer varias cosas a la vez, como muchos piensan, sino que es un proceso que supone llevar una secuencia de actividades seguidas, en las que unas interrumpen a otras. La multitarea no existe como tal, pues siempre hay un mínimo periodo de tiempo de cambio de una tarea a otra y el correspondiente tiempo de arranque de la nueva tarea. En definitiva, es una práctica que provoca una secuencia tan ilógica como empezar una tarea para luego cambiar a otra y posteriormente volver a la inicial, y así sucesivamente. Se estima que se pierde un 40 % de productividad16 cuando se intentan realizar dos tareas al mismo tiempo. Además, esto tiene una serie de consecuencias, como sufrir más estrés y tener menos memoria. Tampoco debemos olvidar la imagen que damos a los otros cuando detectan que estamos aparentemente atendiéndolos mientras leemos un mensaje en el móvil. Por todo esto hay que alcanzar los dos «momentos TAR» diarios.

Cualquier proyecto o tarea de cierta complejidad debe ser trabajado cumpliendo estos dos requisitos:

Trabajarlo en bloques de tiempo de cuarenta y cinco minutos sin interrupciones, que es, por mi experiencia, la franja de tiempo ideal que complementa tener calidad de concentración y no desatender otras responsabilidades.

Trabajarlo con cierta frecuencia en el tiempo, por ejemplo, dos o tres veces por semana. De esta manera, la probabilidad de elaborar un buen plan es mucho mayor, frente a la técnica que yo denomino «del empacho», que es encerrarte dos días antes durante muchas horas a pretender confeccionar un buen plan o proyecto.

Con el sistema de continuas interrupciones o de saltar de una actividad a otra, la calidad del trabajo jamás alcanzará nuestro potencial real. Este es un tema de difícil solución y, con mucha probabilidad, el más complejo de todos los que se abordan en un momento de cambio de modelo de trabajo en busca de mayor productividad. La razón de esta dificultad es un tema de naturaleza humana que considero importante resaltar: en nuestra mente compiten el cerebro ejecutivo y el cerebro emocional, que vienen representados por el córtex prefrontal y el sistema límbico. El primero es la razón, la lógica, lo adecuado; el segundo es la emoción. El primero regula lo que se debe hacer, y el segundo, lo que nos apetece hacer o nos resulta cómodo. Debido a esto nos cuesta protegernos de algunas tentaciones, como internet o la charla sencilla y apetecible con cualquier compañero, en vez de permanecer concentrados en un proyecto durante cierto espacio de tiempo. El sistema límbico busca continuamente nuevos estímulos y novedades, por lo que el esfuerzo que tenemos que hacer para frenarlo es muy grande. Y no hay que olvidar lo que hablamos sobre la procrastinación, que también influye en el hecho de buscar tareas de menor valor para así evitar abordar temas que no nos resultan atractivos o sencillos.

Una vez que tomes conciencia de esto, lo irás resolviendo (haciendo un gran esfuerzo inicial) y empezarás a trabajar en tus TAR con atención plena, potenciando así el trabajo del córtex prefrontal con actividades de atención y reflexión. Además del aumento de la calidad de tu trabajo, también irás percibiendo que te mejora la memoria y que aumenta tu nivel de energía durante el día, pues la otra alternativa, la de trabajar bajo la multitarea, además de ser poco productiva, acaba agotando, ya que supone tener el córtex prefrontal revolucionado.

Hay que considerar que la atención plena es como un músculo que hay que ejercitar diariamente para desarrollarlo, partiendo, en la mayoría de los casos, de un músculo atrofiado debido al exceso de multitarea, la hiperconectividad y la sobreestimulación actual. Para recuperar este músculo te ayudará la lectura, la escritura, los ejercicios de memorización y concentración como los sudokus o los crucigramas, aprender otros idiomas o practicar yoga o pilates. A menudo compruebo en mis clientes una correlación entre su capacidad de concentración y tener aficiones que requieran atención prolongada durante ciertos periodos de tiempo.

Para desarrollar progresivamente la capacidad de trabajo en bloques de tiempo de calidad en los temas realmente determinantes, te propongo que cumplas la «regla del 2 × 45 min»: se trata de lograr como mínimo dos franjas de cuarenta y cinco minutos de máxima concentración al día (lo recomendable es hacer tres diarias), esos tramos que hemos definido antes como «momentos TAR». Inicialmente cuesta mucho estar concentrado en una única tarea, pues es una habilidad que la mayoría hemos ido perdiendo. En cambio, si, gracias a tu fuerza de voluntad y autocontrol, vas logrando incrementar tu tiempo de manera paulatina, estos «momentos TAR» aumentarán en calidad y en cantidad. Es lo mismo cuando empiezas a entrenarte corriendo y cada día ves que mejoras tus tiempos.

Aléjate de manera voluntaria de distracciones y dedica ese tiempo a las TAR que tengas planificadas para esa semana y ese día. Es importante que informes a los demás de tus franjas horarias, incluso con algún símbolo o señal para ello. Algunas personas escogen un lugar (su «santuario») donde la probabilidad de ser interrumpidos es mucho menor, y se trasladan ahí dos o tres veces al día para cumplir con sus momentos de atención plena. Algunos de mis clientes (una minoría) prefieren sesenta o noventa minutos de bloque de máxima concentración, pero son más complicados de conseguir porque tenemos que realizar otras actividades durante el día y también deben tener su lugar y cabida, además de que después de cuarenta y cinco minutos la atención se resiente. Está científicamente comprobado que estar más de noventa minutos con la misma tarea sin descanso es complicado. Es necesario aplicar un pequeño descanso reparador (una actividad relajada, un paseo…) de diez minutos.

Recuerda que, si quieres ser productivo, tienes que concentrarte en una única cosa cada vez. Ya sé que resulta muy tentador distraernos con las nuevas tecnologías y que el nuevo modelo de oficinas abiertas que existe en las empresas favorece las continuas interrupciones entre compañeros de trabajo, pero te aseguro que las personas realmente productivas no practican la multitarea, como bien señala la experta en productividad Julie Morgenstern.17 Por extraño que pueda parecer, la capacidad de concentración en una misma tarea durante periodos que superen los treinta minutos ha acabado siendo una habilidad diferenciadora entre los profesionales, siempre y cuando esta atención se dedique realmente a temas de importancia (TAR). La calidad de pensamiento y la productividad que se logra con esos periodos seguidos de máxima atención son los que te conducen a grandes ideas o soluciones.

A mí me supuso un gran esfuerzo corregirme y evitar esa mala praxis de trabajo. Ahora que lo he logrado, cuando en algún momento vuelvo a la multitarea, siempre acabo comprobando que mi trabajo es de menor calidad y, en cierta medida, tengo más estrés y más agotamiento al cabo del día.

Siempre invito a mis clientes a que durante un día se observen y descubran cuál ha sido el periodo de tiempo más largo del día con atención plena. Los resultados son tan espectaculares como deprimentes. El consejo siempre es el mismo: evita la tentación, es decir, limita el acceso al correo, al teléfono, a internet y a las personas que te distraigan. En muchos casos es necesario aislarse en salas de reuniones o cerrar la puerta del despacho y poner distancia con tus dispositivos electrónicos (un sistema muy sencillo y efectivo es dejar el teléfono fuera de tu alcance, lo que consigue que no nos movamos a cogerlo). Paulatinamente, irás incrementando esos espacios de tiempo de mayor concentración, de la misma manera que ocurría en los periodos de estudio universitario.

Mis mejores aliados para lograr concentrarme

La lectura es un hábito altamente recomendable, independientemente del género que se escoja. En mi caso, por interés personal y profesional, he leído muchos libros de autoayuda y, pese a la mala prensa que parecen tener en ciertos sectores de la sociedad, muchos de ellos me han sido de gran utilidad. Otro género que ayuda mucho a nuestra mejora son las biografías de personajes que han alcanzado el éxito. La lectura tiene muchos efectos positivos, pero me quedo con dos: aprendemos y ejercitamos nuestras capacidades de atención, de comprensión y de retención, fundamentales para un buen desarrollo cognitivo.

Además, otros buenos compañeros de viaje pueden ser:

Tomar notas en reuniones o sesiones formativas.

Realizar esquemas o mapas mentales antes de cada reunión.

Realizar esquemas o mapas mentales de temas complejos que has de abordar.

Escribir reflexiones al final del día sobre aspectos positivos y mejorables de nuestra jornada.

Y, por supuesto, siendo conscientes de lo mucho que influye el estado emocional en nuestras capacidades, hay que conseguir tener la mejor de las energías emocionales posibles cada día (más adelante abordaremos este aspecto en profundidad):

Utilizando un lenguaje con expresiones positivas y evitando el catastrofismo, pues, aunque resulte extraño, influye en la concentración.

Manteniendo una actitud positiva a nivel corporal y gestual, por ejemplo, evitando contraer los hombros, tener la mirada cabizbaja o los brazos cruzados.

Limitando los pensamientos negativos, ya que únicamente merman tus capacidades y consumen tu tiempo.

Evitando personas tóxicas de manera expresa, sean quienes sean.

Practicando al menos treinta minutos de deporte diario.

Aplicar estos (y otros) hábitos requiere inicialmente de energía, de fuerza de voluntad y de disciplina hasta que se conviertan en actos rutinarios. No es algo que pueda implementarse de un día para otro, ni es sencillo convertirlo en algo rutinario, pero, en lugar de encontrar la barrera mental que muchas veces nos impide poner en marcha estas estrategias, debes pensar en los resultados tan beneficiosos que conllevan. Y, sobre todo, ante la dificultad, cada día tienes que esforzarte y facilitar el inicio de estas nuevas actividades que quieres que se conviertan en hábitos. El simple inicio de la actividad facilita que luego prosigas en ella, más incluso de lo pensado. Por ejemplo, cuando vuelve a practicar deporte una persona que lleva años sin realizarlo, existe la técnica de empezar tan solo con una flexión al día. Eso reduce la resistencia y, siempre, una vez realizada una flexión, la persona logra hacer más. Y así, cada día, poco a poco, va elevando por ella misma el número. Con los hábitos productivos pasa exactamente lo mismo, posteriormente profundizaremos en cómo crearlos.

Ley de incrementos marginales del 1 %

En muchas ocasiones hay proyectos de tanta complejidad y que requieren tanto tiempo (suelo denominarlos «super-TAR») que el simple hecho de pensar en todo lo que hay que hacer nos provoca ansiedad y nos paraliza, por lo que posponemos su arranque día tras día.

Dave Brailsford, creador de un programa de entrenamiento con el que consiguió llevar a lo más alto a un equipo de ciclismo inglés, utiliza el concepto de los incrementos marginales para hacer referencia a la paulatina mejora que tiene lugar cuando dedicamos cada día un poco de tiempo a un proyecto. Según Brailsford, esa constancia puede suponer una mejora mínima diaria del 1 %.

Así pues, cualquier proyecto al que le dediques treinta minutos diarios tendrá un avance espectacular en pocas semanas. El tiempo me ha demostrado que es mucho más importante la frecuencia diaria o semanal que la cantidad. La frecuencia y la consistencia es mucho más poderosa que la abundancia. El «un poquito cada día» siempre vence al empacho de dos días encerrado con el proyecto. Además, en este proceso, avanzas en el proyecto y avanzas en tu capacidad para mejorar tu atención plena, pues estás creando un hábito, un comportamiento que en muchas personas ha desparecido.

«Pequeñas acciones, aparentemente insignificantes, tienen sentido con los años. Lo que haces de manera repetida tiene mucha más importancia que lo que haces de vez en cuando.»

DARREN HARDY

Como ya he comentado anteriormente, al plantear cuáles fueron mis retos, el mayor de todos en cuanto a concentración y disciplina fue lograr obtener el doctorado. Decidí empezar dedicándole una hora a primera hora del día durante meses y meses, era mi primera actividad cognitiva de la mañana, lo cual me permitió avanzar a gran velocidad y con un buen resultado final. Ahora aplico esto a muchos otros temas que, con cuarenta y cinco minutos diarios, me permiten conseguir importantes avances.

Los ciclos vitales

Este concepto es importante tanto para referirnos a los periodos semanales como al ritmo del día a día. Cada persona es más productiva ciertos días de la semana y en determinados momentos del día por razones de naturaleza humana. Según estos ciclos vitales, hay partes del día en las que rendimos más y otras en las que aparece ese agotamiento, esa falta de inercia o de motivación que tanto influye en la calidad de nuestro trabajo. A ese momento del día durante el que podemos trabajar con más calidad porque nos encontramos mejor vamos a denominarlo «mejor momento del día» (MMD).

Durante tu jornada de trabajo observa en qué horas trabajas con más energía y concentración y realiza entonces la TAR más importante del día o el asunto de mayor complejidad. Es lo que Brian Tracy ha popularizado con su famosa expresión «eat that frog first» que se podría traducir como «primero, cómete el sapo». Por ejemplo, hay personas que trabajan mejor a primera hora –matutinos– y otras que necesitan pasar las primeras horas del día para encontrar su mejor momento o que rinden más por las tardes –vespertinos–. Lógicamente, las tareas más complejas e importantes deben estar en correspondencia con tus ciclos vitales y deberían ser asignadas a esos MMD. Y esto no solo ocurre con la energía cognitiva, sino también con la energía física y corporal de cara a realizar deporte. Lo normal es que el cuerpo esté más preparado para hacer deporte por la tarde que a primera hora, como señala el investigador y doctor Orfeu Buxton en su estudio sobre el metabolismo ideal para hacer deporte.18 No obstante, cada persona tiene una naturaleza y unos ciclos vitales distintos. De lo que se trata es de que te observes e intentes acoplar todas tus actividades (tanto las de máxima importancia en el trabajo como las de deporte) a esos ciclos vitales.

Lo mismo ocurre con la semana: normalmente, las personas suelen ser más productivas los martes, miércoles y jueves, mientras que los lunes y los viernes son los días más flojos.19 Eso invita a dejar temas menos complejos para los lunes y los viernes, y los más determinantes, para el centro de la semana. No obstante, esto depende de cada persona, por eso es importante que descubras cómo son tus ciclos vitales para poder crear tus hábitos.

SISTEMATIZACIÓN

«La clave no está en priorizar lo que tienes en tu agenda, sino en agendar lo que es prioritario.»

STEVEN COVEY

Sistematizar consiste en crear unos hábitos o rutinas mensuales, semanales y diarios que son la clave para alcanzar la máxima productividad y efectividad personal y profesional. Se trata de llevar las buenas prácticas a rutinas periódicas que después se convertirán en hábitos arraigados y formarán parte de nuestra forma de trabajar de manera inconsciente. Por ejemplo, mi hábito de planificar la semana los domingos por la noche está tan arraigado que ya no me supone ningún esfuerzo.

En la fase inicial de un proceso de mejora de la productividad, y antes de crear los hábitos lógicos, nos toca desaprender los malos hábitos que tengamos ya muy establecidos, lo que supone un esfuerzo elevado. Una vez anulados los malos hábitos será necesario crear los nuevos y así, paulatinamente, iremos sustituyendo unos por otros. No podemos ni debemos interiorizar muchos hábitos nuevos en poco tiempo, pues ello requiere de mucha energía y fuerza de voluntad, que es algo que se va agotando durante el día. Eso sí, una vez logremos ir repitiendo estos buenos comportamientos, se irán asentando como rutinas y así podremos ir abordando nuevos retos. A medida que vas implantando nuevos hábitos bajo la inercia de las rutinas asociadas a ellos ahorras mucha energía durante el día, puesto que, al no existir un desgaste de reflexión y de toma de decisiones tan intenso, es como ir con el piloto automático, pero en positivo, en la buena dirección. Cuando las exigencias del método FASE forman ya parte de la rutina es cuando puedo comprobar que el método se ha implantado con éxito. Una auténtica satisfacción compartida.

El cumplimiento de estos hábitos o comportamientos con la periodicidad necesaria mejorará tu productividad. Al mismo tiempo, esto te servirá para mantener ese comportamiento disciplinado durante un periodo de tiempo prolongado.

Los principales hábitos que tenemos que crear siguiendo el método FASE son los siguientes:

Cada mes, revisión y actualización del cuadro de objetivos, TAR y big rocks mensuales.

Cada semana, confección del plan semanal.

Cada día, confección del plan diario (el día anterior).

Al comenzar cada día, revisión del plan del día y fijar al menos dos «momentos TAR» de atención plena (mejor si son tres).

Momentos POP: revisión y respuesta de correos, mensajes o llamadas pendientes.

Al final del día, momento de reflexión final (coincide con la confección del plan del día siguiente).

Hábito de confección del plan semanal

Crear este hábito consiste en dedicar, como máximo, una hora a estructurar y planificar la semana según el método FASE. Hay personas que realizan esta planificación el viernes por la tarde; otras, el domingo y algunas, los lunes como primera tarea de la semana, aunque yo no te recomiendo esta última opción, pues si el lunes empieza con alguna circunstancia inesperada, quizá empecemos esa semana sin planificarnos.

El proceso siempre es el mismo:

Reflexión sobre los logros de la semana anterior con autocrítica constructiva sobre cómo te has organizado y los objetivos que has logrado.

Visualización de citas y reuniones, fijando horarios.

Introducción de los dos (preferiblemente tres) «momentos TAR» diarios, según como tengas la semana.

Listado de las TAR de esa semana (las obtienes de la tabla en Excel de «Objetivos, TAR y big rocks»).

Revisión de las TUR de esa semana (las obtienes a través de las tareas pendientes de Outlook, teniendo en cuenta las fechas que hacen que esos temas pendientes se conviertan en TUR).

Planificación del lunes como primer día de la semana.

Planificar la semana es muy útil para reflexionar sobre los aspectos que quieres mejorar en esos días y para focalizarte mejor. Con esta foto fija de la semana, el último paso es hacer zoom y organizarte cada día una vez finalice. Sin olvidarnos de que el retrovisor –como nos recordaba el profesor de la autoescuela– esté siempre bien alineado, lo que en nuestra planificación significa que debemos revisar el cumplimiento de nuestras TAR y TUR en la semana vencida y analizar si estamos llevando a cabo el método FASE de manera seria y rigurosa.

«Como profesional, tu campo de juego es tu calendario semanal. Una buena forma de saber si estás jugando bien es mirar el valor real o la importancia de las actividades y citas de cada semana.»

TODD HERMAN

Hábito de confección del plan diario

Este método, como la mayoría de los que se centran en la gestión del tiempo, requiere de una autoevaluación diaria para poder reafirmarnos o corregirnos y, sobre todo, para ir creando hábitos. Se trata de dedicar algo de tiempo al inicio del día para ver lo que debemos hacer y algo de tiempo al final de la jornada para ver cómo ha finalizado y para planificar el día siguiente.

Gracias a la planificación semanal y diaria, al comenzar cada mañana dispondrás de un guion u «orden del día» para cumplir con tus objetivos relevantes, los de medio y largo recorrido (TAR), y con los que a corto plazo debes realizar y tienen fecha de caducidad (TUR). También deben estar planificados los momentos POP, que te permiten comprobar el correo electrónico, realizar llamadas y atender los mensajes relacionados con tu trabajo o vida personal. A final del día haz una breve reflexión sobre lo que has hecho y dale un repaso a la agenda del día siguiente.

He podido comprobar que aquello que no tiene fijado el cuándo y el cómo no suele cumplirse, por lo que determinadas acciones de una metodología de máxima productividad deben estar ritualizadas para que, de esta manera, sean hábitos que jamás dejemos de hacer. En mi caso, una de las rutinas o hábitos que más ha incidido en mi productividad han sido los diez minutos de revisión del día que realizo en mi casa cada mañana, justo después de desayunar. En los primeros diez minutos, repaso y veo todas las reuniones o actividades, fijo también aquellas franjas de tiempo en las que puedo trabajar con cierta concentración –siempre intento tener al menos mis dos «momentos TAR»– y selecciono o reviso el listado de TAR y TUR semanales que puedo abordar ese día; por último, si tengo alguna reunión o actividad de cierta importancia, me hago un pequeño mapa mental o esquema de lo que quiero lograr en ella. Y tengo que reconocer que este hábito matinal ha cambiado mi productividad diaria de manera exponencial. Hay personas que me han dicho que no han sido capaces de hacerlo y siempre les respondo que no han aguantado lo suficiente para que los cambios se hayan fijado como hábitos o rituales diarios.

Recuerda que los «momentos TAR» representan uno de los ejes básicos del método FASE. Para que puedas aprovecharlos bien, además de tener en cuenta factores externos como apagar o alejar los dispositivos móviles y, si es necesario, avisar a las personas que puedan contactar en ese tiempo contigo para que no lo hagan, también debes buscar factores internos, es decir, los momentos del día en que te encuentras más motivado y con más energía para disponer de atención plena.

Adquirir hábitos, la clave de todo

Ya hemos dicho que un hábito es una cierta conducta rutinaria que se repite con regularidad y que sucede de manera inconsciente. Para lograr adoptar un nuevo hábito, se nece- sita utilizar nuestra fuerza de voluntad y energía. El problema es que la fuerza de voluntad y la energía se agotan y en muchas ocasiones esto acaba ocurriendo antes de que el hábito se haya adquirido, máxime si pensamos que los patrones de comportamiento que repetimos con mayor frecuencia están muy afianzados en nuestra mente. Esto explica por qué los viejos hábitos son tan difíciles de romper y los nuevos tan difíciles de formar.

El escritor y experto en liderazgo y desarrollo personal Robin Sharma explica en su «protocolo de instalación de un hábito» que el cambio es «difícil al principio, desordenado y confuso en el medio y magnífico al final», y señala también que todo este proceso conlleva aproximadamente dos meses y pasa por tres fases consecutivas: destrucción, confusión e integración.

Por experiencia propia, este es el tiempo que suelo recomendar para llevar a cabo un proceso de mejora de la productividad laboral. Una primera etapa para eliminar la antigua forma de trabajar e ir cogiendo conciencia de todo lo que se debe ir cambiando de manera paulatina, una segunda etapa de confusión mientras abandonas definitivamente los antiguos hábitos e incorporas y sistematizas los nuevos y, por último, una tercera etapa donde rematas esta nueva forma de trabajo.

En la segunda etapa, una vez que hayamos logrado eliminar los viejos hábitos, es necesario ser exitosos a la hora de crear una serie de hábitos positivos siguiendo los tres momentos clave que señalaré más adelante. Con el tiempo no tendremos ni que pensar en esos hábitos, pues los realizaremos de manera automática. También será muy importante fijar rutinas de trabajo más complejas para las horas del día en las que te encuentras con mayor energía y fuerza de voluntad, dejando lo más mecánico y reactivo para cuando el cansancio empiece a aparecer.

Existen otras muchas teorías sobre lo que cuesta realmente crear un hábito. En línea con lo señalado por Sharma, existe un estudio20 que señala que se necesitan sesenta y seis días para adquirir un nuevo hábito. El esfuerzo es grande, pero la recompensa es mucho mayor y en solo dos meses de tu vida puedes moldear tu comportamiento para que te conduzca al éxito profesional y a la satisfacción vital.

Tres momentos clave

Para introducir en nuestra rutina diaria estas buenas prácticas lo primero es estar motivados, es decir, tener algo que nos movilice para que el esfuerzo que supone hacerlo merezca la pena. Además, como en los procesos de mejora de la productividad debemos incorporar muchos cambios y nuevas costumbres, tenemos que dar pequeños pasos graduales de forma constante y continua, así que lo mejor es que empieces con objetivos pequeños y los lleves a cabo siempre en el mismo momento del día. A medida que vayas repitiendo esa actividad, el cerebro realizará las conexiones necesarias para automatizarla.

Como te comentaba anteriormente, en la creación de hábitos hay tres momentos clave: el desencadenante o activador, la rutina y la recompensa. Es muy importante que encuentres un estímulo o activador que inicie el comportamiento relacionado con el nuevo hábito. Después tendrás que establecer una rutina realizando ese comportamiento en el mismo momento y bajo las mismas circunstancias todos los días, y lo ideal es que minimices los riesgos de que aparezcan elementos tentadores que te alejen de ella –por ejemplo, apagar el wifi o alejarte del móvil–. Y, por último, date una recompensa por haber cumplido –esta técnica es muy utilizada en psicología para reforzar comportamientos positivos– para, de esta manera, facilitarle al cerebro que detecte esos activadores que te llevarán a la recompensa. Además, así será mucho más fácil llevar a cabo esa acción que posteriormente se convertirá en un hábito.

Yo, por ejemplo, tengo el hábito de revisar mi plan diario y empezar mi primer momento TAR del día tomándome un café en la cocina de mi casa. Este comportamiento está totalmente interiorizado y automatizado en mí, por lo que el primer sorbo de café es el activador o desencadenante de que empieza la rutina o hábito de revisión del día. El premio es la música que me pongo en el coche, y así lo tiene asimilado mi subconsciente. Algunas personas tienen relacionada la revisión del día al final de la jornada y la planificación del siguiente con el momento exacto en el que apagan el ordenador.

«Cambiar no es fácil ni rápido, pero con tiempo y esfuerzo cualquier hábito se puede cambiar.»

CHARLES DUHIGG

El poder de la disciplina

Cuando observo a personas felices y realizadas profesionalmente siempre detecto que una característica común en muchas de ellas es la disciplina para hacer siempre lo que es importante. Y esa disciplina se ve en los hábitos diarios y semanales que te ayudan a alcanzar tus objetivos y que están alineados con ellos, pues te permiten estar más concentrado. Además, con el tiempo esas rutinas forman o refuerzan parte de tu carácter o tu forma de ser. Así es precisamente como entiendo yo la disciplina, como la capacidad de generar y mantener buenos hábitos creando para ello rituales que te facilitan cumplirlos. Siendo disciplinado es más sencillo alcanzar la frecuencia y repetición anheladas y, además, superas mejor los momentos de dificultad, mantienes tu trabajo regulado y pasas de la buena voluntad a la acción, incluso cuando menos te apetezca. En consecuencia, creando hábitos y teniendo disciplina para cumplirlos dejaremos de consumir la fuerza de voluntad –que, como la energía, tiene una limitación diaria– y reforzaremos nuestra confianza y autoestima.

A medida que avanzaba en el proceso, sabía dónde estaba el siguiente paso, pero tenía que ser capaz de seguir actuando con firmeza y disciplina. En situaciones complejas o difíciles puedes caer en el desánimo y pasar horas divagando o realizando actividades sin provecho alguno. En mi caso, luché mucho por ser disciplinado y, gracias a ello, entendí una frase que había leído: «Los hábitos y las rutinas hablan sobre las personas». Así es, alguien disciplinado ofrece una imagen de seriedad y rigor. La clave del éxito está en tener fuerza de voluntad para crear los hábitos y disciplina para mantenerlos. Este modelo de disciplina vuelve a hacer referencia a la lucha entre el cerebro ejecutivo y el cerebro emocional, entre la corteza prefrontal y el sistema límbico, entre lo que debemos hacer y lo placentero y sencillo.

Técnicas que ayudan a fijar hábitos

Un diario, a diario

Un repaso diario no consiste en escribir un relato breve sobre la jornada, sino en realizar una reflexión final sobre cómo ha ido el día teniendo en cuenta cosas positivas, aprendizajes que has hecho o algo que te parezca reseñable. Este hábito resulta muy positivo para:

Realizar una autoevaluación por escrito sobre cómo está funcionando tu planificación y organización y tomar con- ciencia de si vas en la dirección correcta o debes corregir algo.

Reflexionar sobre cómo vas en los grandes temas prioritarios.

Expresar tu estado emocional, lo cual ya es una buena técnica de autoanálisis y una estupenda manera de relativizar pensamientos o estados emocionales por el simple hecho de ponerlos por escrito.

Mindfulness activo: movilizando la atención plena

Además de los «momentos TAR», en los que trabajas con atención plena sobre un tema de importancia, existen otras fórmulas que permiten de una manera menos formal generar ideas, pensar y buscar soluciones a cuestiones relevantes. Algunos de mis clientes practican lo que llamamos la «reflexión activa», que consiste en escoger un tema de cierta importancia y dedicar tiempo a pensar en él durante tus ratos «libres» (por ejemplo, en el coche durante un viaje, dando un paseo, practicando footing, etcétera). El hecho de reflexionar sobre algo en situaciones no habituales incrementa nuestras capacidades y conclusiones, pero es fundamental que durante este ejercicio no tengas ninguna distracción y estés concentrado en el tema, pues si no cortarás ese pensamiento creativo y diferencial.

Además, ten en cuenta que si empiezas a reflexionar sobre temas de importancia con cierta antelación, darás más tiempo a tu subconsciente para trabajar en ellos, por lo que tendrás más posibilidades de encontrar mejores ideas o soluciones. Así, al abandonar la costumbre de pensar en ellos solo durante el tiempo de oficina, la víspera o con prisas de última hora aumentará la calidad de su trabajo.

«O mandas tú en el día o el día mandará en ti.»

JIM ROHN

Para realizar este tipo de ejercicios suelo ir a una cafetería donde me siento cómodo, aprovecho el trayecto de un viaje en tren o en avión (muchos clientes me reconocen que el AVE es un lugar idóneo para trabajar) o esa primera hora del día en el hotel después del desayuno. Como ves, lugares que no son ni mi lugar de trabajo ni mi casa y donde al realizar un mapa mental suele surgirme la inspiración para enlazar ideas, analizar asuntos y, por lo general, llegar a buenas conclusiones.

Ley del stop and think: pararse a pensar desde la distancia

Stop and think consiste en detenerse y tomar distancia mental –y a veces física– con nuestras rutinas de trabajo y nuestro entorno para así poder analizarlos con mayor objetividad. Es fundamental observarnos y observar las cosas desde fuera, por lo que este hábito es esencial para que midas tus progresos o te corrijas cuando te salgas del camino lógico y coherente que deberías seguir. Pero también para celebrar los progresos, pues recuerda que esto revertirá en tu motivación para seguir dando pasos.

Yo tengo varios momentos stop and think ritualizados:

El del final del día para revisar lo que he logrado en la jornada y lo que he cumplido (o no) mientras relleno la hoja de revisión diaria con dos o tres frases que resuman los aprendizajes más destacados del día. No me lleva más de cinco minutos o, como máximo, diez.

El del mediodía para ver cómo va el día. Apenas empleo dos minutos.

El semanal para ver cómo me ha ido la semana y planificar la siguiente. Suele durar una hora. En mi caso, como ya he dicho, me gusta hacerlo los domingos por la tarde y es, probablemente, uno de los hábitos que más positivamente ha influido en mi carrera profesional.

El de final de mes, cuando reviso lo que he logrado de mi cuadro de «Objetivos, TAR y big rocks» y elaboro el del mes siguiente para corregirme o corregirlos. Este es probablemente uno de los más importantes.

El que llevo a cabo en momentos de máxima tensión y que me obliga a darme un paseo para pensar mejor, con distancia y tranquilidad. Es, como dice William Ury: «Ir al balcón a pensar cuando, por ejemplo, una negociación se está complicando».21 También lo hago cuando detecto que estoy bajo el influjo de un secuestro emocional y voy a actuar de una manera no deseable por rabia o frustración.

Otros hábitos o rituales que me ayudan

Algunos de mis rituales semanales son:

Realizo tres o cuatro sesiones de deporte a la semana mientras escucho algún podcast.

Me marco un mínimo de tres o cuatro noches de lectura a la semana.

Salgo a comer o a cenar con amigos al menos una vez a la semana.

En cuanto a los rituales diarios, estos son los que marcan mi agenda un día cualquiera:

Beber medio litro de agua fría al levantarme, porque durante la noche nos deshidratamos.

Cinco minutos de flexiones y abdominales para activarme.

Veinte minutos para escribir.

Diez minutos para revisar el día.

Dos «momentos TAR».

Dos momentos TUR (con momentos POP incluidos para devolver llamadas o contestar correos importantes).

Diez minutos para revisar el día, planificar el siguiente y escribir algunas notas sobre el día.

La agenda

Toda esta planificación personal y profesional debes guardarla por escrito para consultarla, tenerla presente o revisarla, por ello es fundamental llevar una agenda y un calendario mensual, semanal y diario. Muchas personas me preguntan por el uso de aplicaciones o programas electrónicos para organizarse mejor en vez de usar la agenda en papel (que ha vuelto y está cada vez más de moda). Voy a explicarte lo que considero que puede resultar más útil de cada una de ellas.

Agenda tradicional, diario o bloc de notas

Sirve para memorizar mejor porque, cuando escribes algo de puño y letra, se retiene mejor que si lo anotas de forma digital.

Actúa como desencadenante porque la misma agenda es un recordatorio visual.

Evita las tentaciones que supone consultar la agenda digital, como aprovechar para mirar el correo o el WhatsApp.

Aplicaciones de móvil

La sincronización con varios dispositivos –ordenador, tableta y móvil– evita tener que repetir en distintas fuentes lo mismo (aunque algo tan sencillo como tener que escribir lo mismo en varios lugares me ha demostrado que acaba siendo útil, pues ayuda a ser muy consciente de lo que uno tiene que abordar).

Las citas de la agenda a modo de recordatorio cuentan con multitud de opciones relacionadas con el tiempo y el espacio y con avisos de todo tipo, aunque en ocasiones producen una excesiva dependencia del móvil o del ordenador.

Dicho todo esto, he de confesarte que tanto mis clientes como yo hemos pasado de un sistema a otro según la época. No tengo del todo claro cuál es mejor y, aunque mi elección actual es la agenda en papel,22 el sistema digital también me gusta y estoy empezando a disfrutar de programas como Slack o HipChat, que permiten actualizar la información de proyectos o grandes TAR y compartirla con varias personas (lo que evita muchos correos, conversaciones e interrup- ciones). Mi recomendación es que pruebes ambos y elijas el sistema que mejor se ajuste a ti. A los equipos con los que trabajo les insisto en lo importante que es utilizar una herramienta que les sirva de recordatorio o de intercambio de información entre ellos, pues les permite ganar mucho tiempo. Para ello, hay que formar al equipo para que todos aprendan a utilizar la herramienta y que luego se cree una cultura de uso. El esfuerzo merece la pena porque su efecto en la productividad de los equipos es muy positivo.

Por otra parte, están los programas o aplicaciones que ayudan a tomar notas, como Evernote, un programa para archivar y registrar temas. Sus usuarios son firmes defensores, especialmente por utilidades como clasificar y buscar cualquier anotación o asunto de interés, desde la copia del DNI a las notas tomadas en una reunión importante.

A menudo, en reuniones, me encuentro con personas a las que les gusta tomar notas en el ordenador o en aplicaciones para ganar tiempo al no tener que transcribirlas. Pero, normalmente, estas personas, al tener los dispositivos electrónicos en su mano, caen con facilidad en la tentación de consultar el correo o el WhatsApp. Tengo que añadir que cuando tienes una persona tomando notas en un dispositivo digital, siempre piensas que no está prestando la debida atención. Además, está más que demostrado que nada sustituye el poder de la reflexión y el raciocinio que provoca escribir de puño y letra, como aparece reflejado en el reciente estudio «The pen is mightier than the keyboard: Advantages of longhand over laptop note taking», de Pam A. Mueller y Daniel M. Oppenheimer. A mí me gusta tomar mis notas en papel. En cualquier caso, independientemente de la herramienta, es necesario anotar las ideas interesantes que nos surgen a lo largo del día, porque creer que al llegar a casa o a la oficina esas ideas volverán automáticamente a nuestra cabeza es totalmente erróneo.

Personalmente, inicio todas mis reflexiones a partir de un mapa mental (que intento desarrollar en una pizarra que tengo en mi casa) donde estructuro mis ideas de una manera muy visual. De ahí, las paso a mis tablas Excel de «Objetivos y TAR» y después las traslado a la agenda. Me gusta combinar el Outlook como calendario con mi agenda física del método FASE y también tengo una libreta donde tomo notas, reflexiono y realizo multitud de mapas mentales. La ventaja de usar Outlook, Calendar u otros es la sincronización con el teléfono, la cómoda clasificación y revisión de las tareas y el sistema de recordatorio de estas; además, el calendario de Outlook me facilita controlar cómo las tareas pendientes de menor importancia se convierten en TUR, porque avisa de forma automática de la fecha de vencimiento.

«Las personas realmente exitosas no piensan mucho sobre el tiempo. En vez de eso, se centran en valores, prioridades y hábitos coherentes.»

KEVIN KRUSE

ENERGÍA

«La energía, y no el tiempo, es la clave fundamental para lograr un alto desempeño, convirtiéndose así en el recurso organizacional más determinante.»

JIM LOHER

La energía, a pesar de que se corresponde con la última letra del acrónimo que da nombre al método FASE, es el pilar fundamental en cualquier proceso de mejora de nuestra productividad y por ello debemos aprender a gestionarla bien.

Es importante gestionar tres tipos de energía: la física, la emocional y la cognitiva. Todas están interrelacionadas y deben estar en buen estado si quieres ser productivo. Algunas personas invierten un gran número de horas al día, pero son poco productivas por culpa de su estado de energía. Por el contrario, otras, gracias a un nivel óptimo de energía, logran trabajar ocho horas de manera muy productiva.

La energía es nuestro motor para desarrollar la capacidad de trabajo, por lo que debemos aceptar que su gestión es aún más importante que la gestión del tiempo, como bien señalan Tony Schwartz y Catherine McCarthy en su artículo «Manage your energy, not your time».23 Mejorar tu nivel de energía en cualquiera de sus tres vertientes influirá directamente en tu nivel vital durante toda la jornada laboral, así como en tu capacidad de concentración y de atención plena e, incluso, en tu forma de afrontar los problemas del día a día. Además, debes ser capaz de dosificar la energía durante toda la jornada laboral para no quemarte en las primeras horas y poder mantener durante todo el día un elevado nivel de desempeño. Esto no solo es aplicable a una jornada de trabajo, sino también a aquellos proyectos que necesiten suficiente energía para poder concluirlos.

En referencia al concepto citado sobre nuestros ciclos vitales, es necesario hacer un autodiagnóstico de nuestros mejores momentos de energía durante el día para así asignarlos a aquellas tareas de más importancia o a aquellos momentos donde necesites trasladarles a tus equipos entusiasmo y energía. Las stand up meetings –reuniones matinales de pie– con tu equipo son un buena opción para planificar el día y dar el pistoletazo de salida. En este autoconocimiento también es útil que identifiques qué personas o temas suelen desgastar tus niveles de energía para evitarlos o, al menos, preverlos, como pueden ser reuniones con profesionales tóxicos o visitas a clientes complejos. A ser posible, trata también de conocer bien a los miembros de tus equipos para saber qué actividades ayudan a cada uno a recuperar la energía cuando veas que se les agota; para algunos es ir al gimnasio al mediodía, para otros es una llamada a un amigo, un café o un paseo reparador entre reuniones o bloques de tiempo de máxima concentración o trabajo. Otra máxima que debes tener en cuenta es la necesidad de buscar durante el fin de semana actividades que te recarguen la energía, tanto la física como la emocional, y hacer lo mismo durante las vacaciones. Si no recargamos nuestra energía, será muy complejo alcanzar nuestros máximos niveles de desempeño, pues nuestro nivel de energía no estará en su estado óptimo.

Tres energías interrelacionadas

La energía física, la emocional y la cognitiva están interrelacionadas entre ellas, como lo demuestran infinidad de estudios,24 por lo que debemos desarrollarlas y potenciarlas de manera continua. No hay que olvidar que la energía de cada persona es un concepto que evoluciona y cambia en el tiempo debido a diferentes circunstancias, como pueden ser viajes, preocupaciones o, incluso, problemas físicos provocados por los cambios de estación.

La energía emocional es clave y, probablemente, la más difícil de gestionar. La energía física y la cognitiva son más evidentes y hay que trabajarlas, respectivamente, a través de la actividad física y la actividad intelectual (la lectura, principalmente). La energía emocional está íntimamente ligada a nuestra persona, a nuestras relaciones familiares, sentimentales e incluso profesionales. El buen ambiente en una familia, la estabilidad en una pareja, la buena relación con tu superior y el respeto y la empatía con los compañeros en el trabajo son factores determinantes para encontrar la paz y el equilibrio emocional, algo imprescindible para el buen funcionamiento de nuestra vida. Cuando comiences a implementar el método FASE, una de las primeras tareas será realizar un repaso –a modo de auditoría interna– del estado en que tienes los tres tipos de energía, pues esto es la base del resto de pilares del método.

Cómo aumentar tu energía física

Nuestro cuerpo es nuestra herramienta vital y profesional. Cuando nos falla la salud, todo lo demás es secundario, y por ello debemos atenderla y mantener una energía física adecuada que nos permita realizar nuestras actividades personales y profesionales.

Hay una serie de parámetros que debes cuidar:

El descanso: no solo el número de horas de sueño –entre siete y ocho es lo adecuado–, sino también su calidad, que te garantizará un descanso reparador.

La alimentación: una dieta sana y equilibrada, comiendo de todo pero sin abusar. Lo ideal es realizar cinco comidas al día y evitar las ingestas pesadas, que obligan al cuerpo a consumir mucha energía para hacer la digestión. También es muy importante beber mucha agua –la cantidad recomendada son unos dos litros y medio diarios–, especialmente en el trabajo, pues la hidratación es fundamental para el correcto funcionamiento de nuestra materia gris (una prueba de ello es que el dolor de cabeza de la resaca y ese malestar generalizado tras consumir alcohol está causado por la deshidratación que provoca esta sustancia en nuestro cerebro).

La práctica de ejercicio, bien yendo al gimnasio o haciendo un deporte que te guste, un mínimo de tres o cuatro veces a la semana.

Alimentación

La alimentación afecta de manera considerable al óptimo nivel energético que mantenemos durante el día, por lo que es necesario planificar una ingesta de alimentos que nos ayude a mantener los niveles de energía durante todo el día.

Como te explicaba anteriormente, es recomendable realizar cinco comidas. Además del desayuno fuerte, la comida y la cena, es necesario tomar un tentempié a mitad de la mañana y de la tarde, ya que la falta de ese reconstituyente puede afectar a nuestros niveles de rendimiento; es como si a nuestra mente le faltara gasolina. También hay que tener cuidado con los excesos, pues todos hemos tenido digestiones pesadas que merman nuestra capacidad de concentración. Por ello, más vale comer de menos que de más. Yo opto por evitar productos de alto índice glucémico, como pan, pasta o arroz, y realizo comidas menos calóricas basadas en vegetales y proteínas para evitar la sensación de aletargamiento y de sueño tras la comida (para paliar esta sensación, dar un pequeño paseo de quince minutos después de comer facilita el proceso de la digestión y nos activa). Algunos de mis clientes empresarios, que son, además, grandes deportistas, tienen un gran autocontrol y limitan sus comidas durante la semana, pero se dan algún capricho el fin de semana.

También existen una serie de complementos alimenticios que son muy útiles. Por mi experiencia y por las recomendaciones de profesionales de la nutrición, te sugiero:

Té verde y té negro: por su capacidad para mantenerte despierto y alerta, ayudando así a mejorar tu concentración. Aunque su efecto tarda más en aparecer que el de la cafeína, es más prolongado y no genera esa especie de bajón.

Proteína de caseína: porque mejora el rendimiento a la hora de practicar deporte y da sensación de saciedad, lo que te evita los atracones después de hacer ejercicio.

Multivitaminas y magnesio: para mejorar tu nivel de energía, pues te proveen de los nutrientes necesarios.

Omega 3: porque mejora tus capacidades cognitivas (memoria y capacidad de retención) y la agilidad. Siempre es conveniente tomarlo por la noche.

Melatonina: porque facilita dormir de manera profunda cuando lo necesitas. Está especialmente indicada para combatir el jet lag o en épocas con dificultad para dormir.

Siempre he sido caótico con mi alimentación. Tenía ese punto de comer de manera ansiosa y compulsiva y las personas cercanas a mí me decían: «Tú no comes, engulles y, además, comes lo que no debes». Un día leí que «somos los que comemos» y empecé a tener curiosidad por libros sobre alimentación sana. A fecha de hoy es cierto que es una de las partes que más me cuesta controlar en mi vida, pero cada vez que doy un paso, más consecuencias positivas veo en ello. Lo he resuelto observándome, leyendo sobre el tema, siendo muy consecuente con lo que como y dejándome ayudar por amigos que se cuidan; esto último es un ejemplo de walk with giants, estar cerca de personas que llevan una alimentación equilibrada y que cuidan su salud puede ayudarnos mucho.

Mi rutina alimentaria es: desayuno fuerte, almuerzo algo ligero y rápido, comida sin carbohidratos, merienda como el almuerzo y cena ligera. Hacer este tipo de cena me resulta difícil, pero poco a poco lo voy logrando. Entre comidas, consumo frutos secos (almendras crudas o nueces) o zumos licuados de frutas y vegetales, que tienen un increíble efecto sobre la energía física. Ahora me arrepiento de haber pasado tantos años sin prestar atención a la alimentación, pues el cambio me ha supuesto una nueva vida en cuanto a energía y aspecto físico.

Deporte

El deporte es necesario, pues no solo nos eleva el nivel medio de energía, sino que nos genera un elevado aporte de hormonas (serotonina, dopamina, endorfinas…). Es necesario practicarlo tres o cuatro días a la semana y es suficiente con veinte minutos por sesión –por lo que no existe la excusa de falta de tiempo–. Puedes empezar andando a buen ritmo e incrementar la intensidad de manera paulatina. Son increíbles los grandes cambios de estado físico y emocional que veo en mis clientes cuando introducen los beneficios del deporte en su vida.

Trabajo la energía desde una doble vertiente. Por una parte, de manera proactiva, lo que supone cuidarme a nivel físico (deporte, alimentación y sueño) para tener un nivel de energía suficiente para aguantar la semana realizando muchas actividades y teniendo la concentración necesaria en mis «momentos TAR». Por otra parte, cuando siento pequeños momentos de bajón energético durante el día, siempre busco actividades reparadoras, como dar un paseo, tomarme una barrita energética o hacer una llamada a alguien cercano. Además, como muchos estudios han demostrado, las actividades físicas reparadoras suelen mejorar nuestra capacidad cognitiva posteriormente.

Cómo aumentar tu energía emocional

Este tipo de energía es, probablemente, el más complejo y apasionante. Podemos y debemos trabajarla, pero tiene un margen de improvisación (algunos lo llaman «fortuna», y otros, «providencia») que afecta en momentos importantes de nuestra vida, tanto de manera positiva como negativa. La clave está en observar los momentos negativos desde una óptica constructiva y saber extraer lo positivo que hay en ellos, por oculto que esté y por atrevido que parezca.

La energía emocional requiere mejorar nuestra inteligencia emocional, autoconocimiento, empatía, asertividad y automotivación. Cada vez son más las personas que, formándose o buscando la ayuda de profesionales (como coaches), mejoran en ella, lo cual siempre les revierte de manera positiva. Un primer paso puede ser hacer algún curso o taller para aprender a gestionarla mejor o, sencillamente, leer sobre el tema, como, por ejemplo, la gran obra de Daniel Goleman La inteligencia emocional en la empresa.25 Crecer en esta habilidad transversal es algo clave para el futuro de nuestra productividad.

«Minimiza el tiempo con los compañeros de trabajo que afectan negativamente en tu estado de ánimo. Haz un esfuerzo intencionado para dedicarles el mínimo posible.»

MICHELLE GIELAN

El primer factor que hay que tener en cuenta con este tipo de energía es el que reza el aforismo griego: «Conócete a ti mismo». Debemos ser realistas y conscientes de nuestra situación emocional, producto de las relaciones con nuestro entorno directo. Nuestra vida personal tiene un gran efecto sobre la vida laboral y puede ser la clave para alcanzar armonía y estabilidad o, por el contrario, el desencadenante de una situación caótica y dramática que, en los casos más extremos, provoca enfermedades –derivadas del estrés y la angustia–. Al mismo tiempo, durante la jornada laboral se desencadenan sucesos que pueden provocarnos emociones negativas y debemos esforzarnos por gestionarlos de manera positiva. Sin olvidar, por supuesto, que trabajar muchas horas de manera intensa suele esconder falta de método y de productividad, lo que puede acarrear consecuencias muy negativas en nuestro estado emocional y acabará mermándonos la energía física y las capacidades cognitivas.

«Para mantener un buen nivel de energía durante el día, busca fórmulas placenteras (como puede ser tomarte un té o escuchar música) para combinar con momentos de trabajo.»

SUSAN CAIN

Frente a esto, debemos potenciar la energía positiva y el optimismo, buscando la automotivación como uno de los ejes de nuestra vida. No olvides, además, que las actividades reparadoras (como dedicar tiempo a una afición o pasar un rato con tus hijos o amigos) son esenciales para recuperar el equilibrio y comenzar cargado de energía emocional al día siguiente.

Existen muchas técnicas que ayudan a ello, por ejemplo:

Empezar el día pensando en todo aquello que funciona bien y de lo que puedes estar satisfecho.

Pensar que el día te deparará buenas noticias y momentos agradables.

Tener buen sentido del humor, pues facilita que cualquier problema sea más llevadero.

Tener control sobre tus pensamientos, ya que están directamente relacionados con tu estado emocional.

Buscar la compañía de personas optimistas que te aporten una visión positiva de la vida.

Aplicar técnicas como la visualización y los anclajes.

Utilizar un lenguaje positivo y evitar frases con quejas y negatividad.

Realizar pequeños descansos durante el día que resulten reparadores y nos alivien el estrés que vamos acumulando durante la jornada, son como minirrecargas.

Pensar al acostarte en cinco cosas positivas que hayan sucedido durante al día.

Estrés bueno y estrés malo

El experto mundial en estrés Hans Selye,26 tras estudiarlo desde un punto de vista científico, clasificó el estrés en dos tipos: el eustrés, considerado el estrés «bueno», y el distrés, considerado el «malo», el que daña y merma nuestras capacidades.

El eustrés se genera ante una situación novedosa que nos resulta retadora y nos desencadena la producción de dopamina, serotonina y adrenalina, hormonas que, como muy bien explica el doctor Mario Alonso Puig,27 nos proporcionan vitalidad, impulso, mayor concentración y estados de ánimo positivos y de confianza. El eustrés nos vuelve más capaces e inteligentes, pero esa generación de hormonas con efectos positivos dura, como máximo, una hora y media, tras la cual nos viene una especie de bajón. Es entonces cuando empieza a segregarse el maligno cortisol, que hace justo lo contrario; por eso, el estrés mantenido en el tiempo, sin una buena gestión, siempre acaba resultando negativo, o sea, acaba volviéndose distrés. Conclusión: para mantener un buen equilibrio, cada cierto tiempo (unos noventa minutos) realiza actividades que te regeneren.

En mi caso, las preocupaciones, el miedo al futuro y a lo desconocido, los pensamientos de incapacidad ante situaciones nuevas o el puro desgaste ante tanta actividad y temas que tratar hicieron que, durante mi periodo de crisis, prevaleciera el distrés. Al generar cortisol, me veía muy mermado e, incluso, estaba más cansado; con frecuencia solía perder la objetividad y me llenaba de pesimismo y de pensamientos limitadores. En ese momento era fundamental que empezara a actuar de manera proactiva para frenar este colapso mental. Para mejorar mi estado emocional y físico, empecé a realizar deporte, a quedar más con amigos alegres y a utilizar un lenguaje mucho más positivo. Actualmente, también me resultan reparadoras pequeñas actividades como dar un paseo alrededor de la manzana, llamar a un buen amigo, escuchar una canción que me guste o comerme una barrita energética mientras leo la prensa. De esta manera compenso el cortisol y, de nuevo, me encuentro en situación de poder volver a generar estrés «del bueno». Recuerda que, si el cortisol no se ve compensado por la dopamina y la serotonina, difícilmente saldremos de ese bloqueo mental que nos provoca incapacidad.

Meditación

La práctica de la meditación está en pleno auge por los múltiples beneficios que supone para nuestra salud mental y nuestro equilibrio emocional. Quiero señalarte ahora lo que supone para cualquier profesional: la meditación mejora la memoria, la atención y también tu estado emocional, pues reduce el estrés y la ansiedad.

En un artículo de la revista Psycology Today,28 la experta Emma Seppälä destaca sus beneficios (demostrados científicamente) en cinco ámbitos: salud, felicidad, vida social, autocontrol y capacidades cognitivas. Todos ellos están directamente relacionados con muchas de las claves del método FASE, por lo que siempre recomiendo a mis clientes probar esta maravillosa herramienta.

En mi caso, además de la meditación, practicar yoga y darme un masaje me ayudan mucho en los momentos de estrés. Y, por supuesto, leer, que también tiene unos efectos muy beneficiosos, pues a través del silencio encontramos nuestra verdadera esencia, ese yo íntimo que apenas reconocemos en la rutina diaria.

Tiempo de calidad para el ocio y el disfrute

Es fundamental que empieces a incluir en tu agenda esas aficiones o actividades que te resultan especialmente placenteras, pues te van ayudar a renovarte, a alcanzar el equilibrio emocional y esto, consecuentemente, afectará positivamente a tus niveles de energía. Además, recuerda que este tipo de actividades estimulará tu producción de dopamina y serotonina, por lo que automáticamente te sentirás bien.

El exceso de trabajo o los problemas cotidianos nos generan la falsa creencia de que no podemos permitirnos momentos de ocio –ir al cine, a un museo, a un concierto o, simplemente, quedar a tomar algo con los amigos–. Esto es un grave y clásico error, pues estos ratos de asueto y desconexión son muy importantes para recuperarnos psicológicamente y oxigenar nuestro pensamiento.

Todos debemos analizar cuáles son esas actividades que nos ayudan a bajar el nivel de estrés en determinados momentos. Es fácil identificarlas, pues siempre están relacionadas con actividades o personas por las que tenemos preferencia, nos divierten o nos hacen felices. En mi caso, no existe actividad más reparadora que un viaje con mis dos hijos, alejados del día a día y pudiendo compartir experiencias juntos.

Cuando ponemos en marcha un proceso de mejora de la productividad personal es necesario establecer o fijar cuáles serán nuestros objetivos en el ámbito personal para, de esta manera, poder planificar cómo vamos a alcanzarlos. Si consideras que uno de tus objetivos es tener tiempo para hacer actividades y viajes con tus hijos, deberás planificarlo con tiempo y tenerlo en consideración para que nada te lo imposibilite. Te recomiendo que hagas una lista con aquellos temas que te resulten más placenteros: comer o cenar con los amigos, salir con la bicicleta los sábados, ir de compras por la ciudad o ver tu serie favorita. Estas actividades, que te permiten regenerar tu estado emocional y recargarte, son fundamentales en épocas de fuerte carga de trabajo. Encuentra las tuyas y ponlas en práctica.

Cómo aumentar tu energía cognitiva

Para poder enfrentarnos a los problemas y los procesos de decisión de cualquier trabajo, la energía y la capacidad cognitiva deben trabajarse de manera proactiva. Disponer de un hábito de lectura y tener interés por aprender nuevas competencias facilita nuestra adquisición de conocimientos y nos permite progresar en nuestras capacidades cognitivas, lo que va a afectar de forma positiva en el desarrollo del trabajo, en la toma de decisiones e, incluso, en nuestra capacidad de concentración ante situaciones como leer un informe complejo o mantener la atención en reuniones en las que se debe opinar con criterio y claridad.

«La energía cognitiva está directamente relacionada con el nivel de glucosa en sangre. Por lo tanto, es beneficioso tener cerca tentempiés saludables para reponer tu fuerza de voluntad y energía durante el día.»

JAY PAPASAN

La premisa fundamental para conseguirlo –aunque suene algo provocadora– es la siguiente: es necesario «forzar» la mente para provocar nuevos aprendizajes y conexiones neuronales que, paulatinamente, mejorarán nuestras capacidades. Prácticas como la lectura diaria, escribir, acudir a seminarios o formaciones en los que es necesario forzar el intelecto ayudarán a que tu umbral de capacidades cognitivas se eleve día a día, y toda actividad que requiera atención o reflexión te resultará más sencilla. De la misma forma que para mantener un estado físico saludable es necesario realizar algún tipo de ejercicio o deporte, la mente necesita un entrenamiento si queremos sacar lo máximo de ella.

Algunos hábitos que te resultarán muy beneficiosos para aumentar tu capacidad cognitiva son:

Acompañar una alimentación equilibrada con complementos como omega 3, vitaminas B6 o B12 o productos alimenticios que los contengan.

Evitar el abuso de cafeína y productos con azúcar, pues, tras la inyección de energía que aportan a la mente, provocan un bajón posterior.

Evitar la ingesta abusiva de alcohol, que, además de sus efectos negativos sobre nuestra salud física y mental, merma nuestras capacidades.

Controlar los niveles de estrés, ya que repercuten de forma muy negativa al minimizar nuestra memoria y agilidad mental.

Provocar nuevos aprendizajes de manera continua: estudiar idiomas, adquirir nuevas habilidades para tu trabajo, leer, tener nuevas aficiones o practicar nuevos deportes. Cualquier nuevo aprendizaje nos hace cognitivamente más capaces.

«El acto de tomar notas a mano supone escucha activa, ejercicio cognitivo y finalmente mayor recuerdo. Las personas que toman notas con el ordenador tienden a registrar como un robot las palabras que oyen sin realizar el proceso mental de procesarlo.»

KEVIN KRUSE

Mantén a raya la ansiedad

Cuando tienes un estado emocional negativo, tu energía cognitiva se ve afectada y, en consecuencia, también se verán mermadas tu efectividad, tu capacidad de concentración e, incluso, tu memoria. Cualquier tarea sencilla te resultará complicada, así que las realmente complicadas se te harán un mundo y pospondrás abordarlas un día tras otro. Será como si te encontraras bajo una situación de secuestro emocional continuo que te produce altas dosis de ansiedad, y lo vivirás como si ese fuera tu estado natural. Esta situación es más común de lo que podemos pensar; en ella, la mente racional se somete a la emocional y el estrés psicológico nos bloquea y no somos capaces de realizar acciones comunes pero que requieren un mínimo de orden y planificación para ser efectuadas de manera correcta.

En mi caso, ante la ansiedad que sufría por mis problemas jurídicos, uno de mis abogados me dijo: «Los problemas se acaban solucionando, pero lo que no puede fallarte es la cabeza». Estaba tan aturdido que me costó entenderlo, pero gracias a ese comentario empecé un proceso para lograr controlar esa ansiedad tan alta que llegaba a paralizarme. Como explicaré con mayor detalle, me obligué a hacer deporte a diario, a compartir mis problemas con los amigos y a buscar mecanismos que me reconfortaran y me animaran diariamente.

En una ocasión conocí a un importante empresario que podía acabar en la cárcel por un posible delito fiscal. Le pregunté cómo podía gestionar la angustia y la ansiedad que le generaba la incertidumbre de no saber si tendría o no que ingresar en prisión y él me explicó, de manera muy coherente, que se había obligado a mantener una actividad física y cognitiva diaria para motivarse y mantenerse ocupado. En definitiva, era una forma de evitar el secuestro emocional o de luchar contra él. Y eso es lo que hice yo: por una parte hacía spinning y por otra intentaba sacarme el doctorado. Mis amigos más cercanos, cuando les explicaba lo del doctorado, me miraban pensando que estaba para ir al doctor, pero no para sacarme un doctorado. Pero lo logré. En la actualidad, mi capacidad de concentración y de atención plena están al nivel más elevado de mi vida, lo que demuestra que la mente es como un músculo que, con práctica, se desarrolla.

«La atención es como un músculo. Úsala de manera pobre y se irá destruyendo. Por el contrario, si la trabajas, crecerá.»

DANIEL GOLEMAN

Analiza periódicamente tu estado de energía

Ahora que ya conoces la importancia de mantener equilibrados los niveles de energía, debes realizar «auditorías» semanales para actuar y mejorar en alguno de ellos, si fuera necesario, pues tienes que ser consciente de cómo te encuentras en cada momento. Recuerda que un desequilibrio en cualquiera de los tres tipos de energía afectará previsiblemente a tu efectividad y a tu productividad en las horas que dediques al trabajo.

Cuando aparezcan esas fases de estrés que generan la segregación de cortisol y efectos perniciosos para tu estado físico y anímico, es conveniente que trabajes las creencias limitadoras y te superes. Todos somos mucho más capaces de lo que pensamos. En los periodos en que nos encontramos con baja autoestima y estamos más tristes, por increíble que parezca, distorsionamos la realidad e, incluso, nos negamos a escuchar y a aceptar opiniones o consejos que nos enfrenten a esa incómoda realidad sobre nuestro estado de ánimo. Entramos en un círculo vicioso y pensamos que la única solución es trabajar más mientras damos vueltas en la cabeza a nuestros problemas, pero todo ello solo servirá para alimentar más nuestros fantasmas. Como en muchos casos, la autoobservación, el consejo o la opinión de otros serán fundamentales para superar esos momentos. Posteriormente, hay que aprender a gestionarlo con mucha fuerza de voluntad y astucia.

Durante esos momentos en los que mi estado emocional estaba tan deteriorado, me faltaba energía para afrontar una jornada normal de trabajo. Sabía que tenía que mejorar mi estado físico, pues eso revertiría en mi energía emocional y, a su vez, influiría positivamente en mis capacidades cognitivas. Debía pasar del círculo vicioso (negatividad y falta de ilusión) al círculo virtuoso (optimismo y motivación). Practicando deporte fui mejorando mi energía física y emocional. En cuanto a la cognitiva, prepararme el doctorado fue forzarla de una manera intensa y constante en el tiempo. Cuando comencé, mi capacidad de atención plena no superaba los quince minutos, pero al ir agregando incrementos marginales del 1% de manera paulatina, algunos días llegué a tener seis «momentos TAR». Esto ha acabado revirtiendo en mis capacidades de una manera asombrosa, aumentando mi velocidad de procesamiento, mi concentración bajo cualquier circunstancia y mi memoria, lo cual también me ha reforzado emocionalmente. En resumen, las tres energías se fueron retroalimentando y potenciando progresivamente.

4. La iniciación y puesta en práctica del método FASE

«El camino hacia el éxito pasa por actuar de forma decisiva e integral.»

TONY ROBBINS

Ganar tiempo al día y mejorar la energía

En primer lugar, para implementar el método FASE debes tener clara la situación en la que te encuentras actualmente y tener el deseo de llevar a cabo una mejora. Después, a través de una serie de ejercicios, podrás incorporar una serie de hábitos y rituales clave que, de manera paulatina, te conducirán al éxito.

Este proceso suele durar dos meses. Teniendo interés, con- tando con la ayuda de ciertas herramientas (como la agenda FASE y los dispositivos móviles) y realizando un seguimiento adecuado, ese éxito está garantizado. Si pretendes implementar un proceso de cambio de esta magnitud de manera acelerada, en un tiempo récord, como, por ejemplo, una semana, probablemente acabarás fracasando, pues la mente no es capaz de interiorizar tanto cambio. Recuerda que el proceso supone desaprender una serie de hábitos muy arraigados, eliminar otros e incorporar los nuevos.

PRIMER EJERCICIO Objetivo: Ganar tiempo al día y mejorar la energía

Elaborar un plan de acción para mejorar tus niveles de energía

Lo primero que tienes que hacer es autoanalizarte para hacer un diagnóstico de tu situación. Se trata de medir y evaluar cuál es tu nivel en cada una de las tres energías de las que hablamos anteriormente: física, cognitiva y emocional.

Para poder trabajar todas las horas al mejor nivel y no tener el problema de sufrir un bajón a partir de la sexta hora de la jornada (como suele ser habitual) necesitas disponer de un estado de energía muy bueno. Recuerda que, con la energía adecuada, tu capacidad de concentración mejorará y no se verá perjudicada por el cansancio o por la falta de atención plena mientras realizas tareas de alto rendimiento.

Cada día es como una carrera de ocho horas en la que uno debe ser capaz de mantener un buen ritmo de manera constante y en cualquier parte del recorrido –en la oficina, en una reunión o en el almuerzo–. Para ello, no solo debes mantener el estado físico adecuado, sino también has de ser capaz de gestionar tu estado emocional a pesar de las vicisitudes que se te presenten durante el día o las que te surjan en determinadas épocas del año. Al mismo tiempo, si la energía cognitiva no está a un buen nivel, tu capacidad a la hora de concentrarte o de llevar a cabo determinadas actividades mentales –por ejemplo, leer un informe, un contrato o seguir una presentación larga– se verá excesivamente mermada en el devenir del día y no podrás realizar un trabajo de calidad. Recuerda, además, que las diferentes energías están interrelacionadas, así que tienes que mantenerlas equilibradas.

Plan de acción:

Comer mejor y estar bien hidratado.

Hacer ejercicio físico.

Dormir bien.

Leer, al menos, quince minutos antes de dormir.

Afrontar y solventar los problemas emocionales reflexionando sobre ellos, al menos, una vez a la semana.

Cómo corregir tus robatiempos y malos hábitos

Una vez hecho el plan de acción para mejorar tus niveles de energía, obsérvate durante una semana y registra todas aquellas tareas sin valor añadido que realizas para saber cuáles son tus principales robatiempos y malos hábitos. Para identificar estas tareas sin valor añadido, te recomiendo efectuar un mapa mental o esquema donde fijes todas aquellas tareas que llevas a cabo en el momento actual. Después, señala aquellas que serían susceptibles de ser delegadas o de ser realizadas en momentos de menor nivel de energía porque no son muy relevantes. Y recuerda que cualquier circunstancia que te quite tiempo para la consecución de tu objetivo se considera un robatiempo.

Este sencillo análisis es importante para ganar tiempo. Concretamente, la función de delegar puede tener un doble beneficio, tanto por la descarga para quien delega como por la responsabilidad y motivación de quien recibe esa delegación. En el caso de que no podamos delegar por no disponer de equipo para ello, dedicaremos a estas tareas sin valor añadido el tiempo mínimo durante los momentos de menor capacidad.

En cuanto al análisis de robatiempos y malos hábitos, este debe ser motivo de, al menos, una reflexión semanal, ya que siempre se vuelve a caer en trampas del pasado y es necesario corregirse, o puede que las circunstancias cambien y se generen otros nuevos. Erradicarlos no es tarea sencilla (sobre todo en el caso de los robatiempos), pues la mayoría están tan arraigados que nos cuesta eliminarlos. Hacerlo requiere una concienciación y un esfuerzo diario, pero siempre se logra si ponemos interés; los pensamientos iniciales y las quejas sobre la dificultad de abordarlos desaparecerán a medida que los vayas atacando. Te recomiendo, además, pedir ayuda a tu entorno, te sorprenderás con las respuestas y los resultados: cuando les pides a tus compañeros de trabajo colaboración para evitar convertiros en un robatiempo mutuo, el nivel de comprensión y colaboración es máximo, pese al miedo inicial que solemos sentir a la hora de comentar este tipo de cosas.

Para detectar tus robatiempos y malos hábitos te aconsejo contar con un sistema (libreta, notas del móvil) para ir apuntando estos tipos de comportamiento cada vez que seas consciente de alguno. Al final de la semana, los viernes, traslada tus notas a una tabla de doble entrada donde añadirás el plan de acción para erradicarlos. Sin realizar este paso, jamás podrás disponer de ocho horas efectivas de trabajo al día y, consecuentemente, será difícil que consigas alcanzar los objetivos planteados.

Existen cinco o seis robatiempos y malos hábitos comunes a la mayoría de los profesionales. Con el tiempo he podido comprobar que la solución para erradicarlos, casi siempre, pasa por tomar medidas radicales. Vamos a repasar los principales:

Correo electrónico

Para que tu trabajo no se convierta en leer y contestar correos y, de vez en cuando, trabajar, es necesario que establezcas unas normas de uso. Consultar continuamente tu bandeja de entrada para no tener correos pendientes no es la forma adecuada de gestionarla, como tampoco lo es invertir mucho tiempo en tenerla perfectamente estructurada en carpetas en vez de emplear ese tiempo en tus tareas 80/20 (vuelve a revisar la ley de Pareto de la que te hablaba en el capítulo tres, si es necesario).

Una norma puede ser consultarlo tres veces al día, o cada hora, en vez de hacerlo de manera compulsiva cada cinco minutos. Además, es importante comunicar a tus superiores o clientes (sobre todo si los tienes malacostumbrados) que no puedes contestar sus correos al minuto de recibirlos. Nadie reacciona mal ante esto. También te recomiendo que elimines los avisos de entrada de un nuevo correo, porque son motivo de distracción y te arrastran a la multitarea. A quienes no logran superar la tentación de entrar, siempre les pido que desconecten internet y vuelvan a activarlo cada hora para ver si hay algo urgente, pero hay que acabar con el «vivir por y para» el correo electrónico.

WhatsApp

El WhatsApp personal, muy a tu pesar, deberías tenerlo anulado en horas de trabajo. El profesional, si lo tienes activado, puedes consultarlo cada hora y pedir que te llamen si surge algún asunto importante o urgente.

La opción más eficaz es quitar los avisos y señales de entrada e, incluso, el icono de mensajes pendientes por leer (hazlo sobre todo con esos grupos donde hay un exceso de tráfico o, simplemente, sal de ellos). Consúltalo solo cada hora y durante un periodo máximo de diez minutos. Para ello, y en momentos de máxima concentración, lo mejor es ponerlo en modo avión y alejarlo del lugar de trabajo o guardarlo dentro de un cajón para evitar la tentación de mirar la pantalla.

Redes sociales

Nunca dejará de sorprenderme el tiempo que podemos llegar a perder con ellas o la cantidad de veces que entramos y salimos. Es evidente que LinkedIn tiene sentido para determinados puestos, pero muchas veces entrar a comprobar un detalle suele convertirse en navegar treinta minutos mientras comprobamos lo que nos va llegando. Facebook desarrolla constantemente técnicas para que los vídeos y la imagen sean más atractivos y se reproduzcan de manera automática, logrando así captar nuestra atención y hacernos perder un tiempo vital para llevar a cabo nuestras tareas de alto rendimiento. No olvidemos que los creadores y desarrolladores de estos programas trabajan para engancharnos, literalmente. Es necesario ponernos una normas muy estrictas de uso y no saltárnoslas.

Algo muy útil para poder concentrarnos y que la visita a los perfiles en redes sea más entretenida es visitar nuestras redes al final de la mañana y al final de la tarde, antes de cenar. El resto del día ten «acceso denegado» a cualquier red social.

Jefes o compañeros

Siempre existe un jefe o compañero que, cuando se le ocurre algo, va a ti y te interrumpe, sin preguntar o plantearse que quizás estás realizando una tarea importante y necesitas estar concentrado. O quizás seas tú quien interrumpe cuando no sabes qué hacer o estás aburrido o cansado.

Como es más sencillo y atractivo hablar con otros que dedicar ese tiempo a trabajar con concentración en algo importante, te invito a que hables con ese gran «interrumpidor» de tu vida y le pidas que, por favor, agrupe consultas o dudas para que la visita sea por la mañana o por la tarde, pero solo una vez al día. Esto suele tener un efecto muy positivo y, a partir de ese momento, se lo piensa mucho más y el número de interrupciones disminuye.

Reuniones

Las reuniones son un mal endémico español, tanto por la cantidad como por su duración o efectividad. Nos quejamos porque son improductivas y nunca se obtienen los resultados esperados. En el ámbito profesional se las considera una de las tareas más ineficientes y menos efectivas que, además, nos provocan, en muchos casos, ansiedad y malestar.

He pasado mucho tiempo analizándolas y preguntando a los profesionales qué es lo que más les molesta de ellas. La mayoría de las respuestas han girado en torno a la lucha de egos, la ausencia de orden en la reflexión, la falta de conclusiones finales, que no haya un moderador, que los asistentes envíen correos y mensajes por WhatsApp en vez de prestar atención y, como consecuencia de la habitual falta de planificación, que su duración sea excesiva y se pierda la atención.

Otro problema de las reuniones es que no son productivas porque muchos directivos están muy preparados para realizar su trabajo, pero no tienen una metodología para prepararlas y conducirlas. El gran error está en considerar las reuniones de trabajo como algo tan elemental y secundario que nadie se preocupa de prepararlas como debería. A continuación te propongo una serie de consejos para mejorar las reuniones internas y que aumente su efectividad:

Describir en la convocatoria (por correo) el objetivo de la reunión y su duración aproximada.

Recordar al comienzo el objetivo de la reunión y explicar de manera ágil por qué ha sido invitado cada uno.

Elegir un moderador que monitorice y controle los tiempos de intervención, que corte a quien se exceda en su turno de palabra para que todos puedan expresar sus puntos de vista (así evitamos los «comentarios posreunión») y que reconduzca la intervención sin miramientos si se pierde el hilo.

Dejar fuera los dispositivos electrónicos, salvo que sean imprescindibles para el transcurso de la reunión.

Preestablecer el tiempo de duración. Es recomendable, además, que haya un reloj visible para ceñirse en tiempo y forma.

Extraer conclusiones en la propia reunión de manera visible (pizarra o tablón) y que el moderador se encargue de hacerlas llegar vía correo electrónico, así como las acciones consensuadas, con sus plazos y los responsables que se ocuparán de ellas.

Con una buena gestión, podemos pasar de reuniones que a veces son uno de los mayores despilfarros económicos en las empresas (puesto que implican tener muchas personas durante muchas horas enredadas en diversidad de discusiones sin resultado alguno) a disfrutar de reuniones muy efectivas que acaben generando resultados positivos.

Uno mismo

Nos cuesta mucho, por no decir muchísimo, ser conscientes de lo que hacemos. Sobre todo nos cuesta mantener la atención en una misma actividad, por lo que hay que ejercitar la capacidad de concentración de manera gradual y progresiva –de ahí mi apuesta por los «momentos TAR» de cuarenta y cinco minutos de atención plena.

Como en ocasiones nos cuesta mucho admitir el tiempo que perdemos en redes sociales, consultando el correo o con el teléfono, te invito a que te instales alguna aplicación como Checky o RescueTime para medir y controlar su uso (y abuso). Cuando veas los resultados probablemente te será más fácil reaccionar y replantearte si verdaderamente tienes que dejar el móvil de lado cuando estás trabajando.

Con estos primeros ejercicios y controlando realmente esos robatiempos y malos hábitos, puedes lograr un gran avance en lo que se refiere a ganarle horas al día sin necesidad de trabajar más; concretamente, puedes ganar hasta un 25 % más de tu tiempo, que se traduce en dos o dos horas y media más al día. Es una fórmula muy eficaz pero muy complicada de poner en marcha, porque solemos creer que vamos a dominar la situación, pero las nuevas tecnologías tienen una capacidad de adicción comparable a la de sustancias estupefacientes. Así que, para terminar, te aconsejo que realices una revisión mensual de cómo estás actuando con respecto a los planes correctores, ya que en ocasiones volvemos a caer en robatiempos y malos hábitos. Algunas personas incluso se hacen una lista de comprobación semanal para ver cómo van y así obligarse a cumplirla.

En mi caso, cada día completo en la agenda del método FASE mi lista de comprobación sobre estos robatiempos y malos hábitos y dedico quince minutos los viernes a la revisión semanal. La autoobservación me resulta clave, pues en muchas ocasiones me vuelvo a pillar cayendo o creando alguno nuevo.

SEGUNDO EJERCICIO Objetivo: Dedicar tiempo de calidad a lo realmente importante

Después de haberle ganado horas al día y, que gracias al incremento de tus niveles de energía, esas horas sean de mayor calidad, ahora toca ganar eficacia dedicando las horas disponibles a lo realmente importante.

Fijando objetivos: TAR y big rocks donde poner el foco

Un objetivo es aquello que se espera que logres en tu puesto o algo que quieres conseguir profesional o personalmente. Por ejemplo, para un director de ventas, sus objetivos serían alcanzar la cifra de ventas trimestral marcada o tener a su equipo comercial lo más motivado posible.

En este segundo ejercicio, que suele tener lugar a las dos semanas de haber comenzado el proceso, debes confeccionar algo que parece una verdad de Perogrullo, pero que mucha gente con experiencia jamás ha elaborado: se trata de la enumeración de los objetivos prioritarios de tus áreas de responsabilidad y aquellas tareas de alto rendimiento (TAR) necesarias para poder alcanzar ese objetivo. Algunos de estos objetivos son proyectos en sí mismos, con lo que las tareas en muchos casos serán secuenciales, por lo tanto, las irás realizando y dejarán de existir. Otros, por el contrario, son objetivos constantes e inherentes al puesto, por lo que sus tareas serán algo que deberás tener siempre en cuenta en tu plan semanal.

«No se trata de trabajar más. Se trata de trabajar más sobre cómo trabajar de manera más inteligente.»

SCOTT MARKER

En algunas ocasiones me encuentro con personas que tienen dificultades para realizar este ejercicio o que confunden objetivos con tareas, y viceversa. Siempre les aconsejo no ser demasiado puristas con la clasificación, aunque tampoco hay que caer en el «todo vale».

Realizando este ejercicio y poniéndolo en común con otras personas lograrás tener el cuadro de «Objetivos y TAR» más acorde con tu realidad. El simple hecho de realizarlo ya va a aportarte información muy interesante para ver cómo debes distribuirte el tiempo. Y recuerda que esas TAR deben ser el foco principal de tu trabajo. Además, te aconsejo que jerarquices los objetivos en la tabla: coloca los de mayor importancia en la parte superior y las tareas más clave a la izquierda. De esta manera, en el extremo superior izquierdo tendrás los temas de mayor relevancia (las big rocks).

Un mes después de poner en práctica los ejercicios propuestos (se necesita cierto tiempo para ir completándolos, mejorándolos y corrigiéndolos) verás que ya dispones de tiempo productivo y de la energía necesaria para poder trabajar con atención plena y motivación durante toda la jornada; además, también tendrás determinados y jerarquizados tus principales objetivos y las tareas para alcanzarlos. En definitiva, habrás ganado tiempo de calidad y, además, tendrás muy identificado a qué debes dedicarlo.

Y no caigas en esta trampa: algunas personas logran tener buenos resultados a pesar de estar continuamente distraídos o en modo multitarea. A menudo me preguntaba cómo lo hacían y la respuesta siempre es la misma: o invierten muchas horas a la semana (algo que no es sostenible en el tiempo, pues siempre trae problemas) o sus años de experiencia y su gran inteligencia les permiten trabajar de esta manera, pero jamás llegan a alcanzar su máximo potencial y siempre les surgen problemas de dispersión.

TERCER EJERCICIO Objetivo: Introducir los nuevos hábitos en nuestra planificación

Ya has logrado ser eficiente en el uso del tiempo y ya sabes dónde debes poner el foco en cuanto a temas realmente importantes. Ahora es el momento de crear rituales mensuales, semanales y diarios para que esta forma de trabajo se incorpore totalmente en tus hábitos y, así, consigas hacerlos sostenibles en el tiempo. Lo primero será señalar e identificar los momentos clave del día, de la semana y del mes para luego llevarlos a la agenda y que se conviertan en momentos sagrados que debemos respetar.

Cualquier persona realmente productiva posee una serie de hábitos sistematizados que le permiten disponer de una manera de trabajo natural e interiorizada y trabaja bajo las premisas de la productividad: con foco en lo realmente importante, con atención plena en los momentos clave y con unos óptimos niveles de energía. Estos hábitos, cada uno con una periodicidad distinta, tienen que estar incluidos en tu calendario y en tu agenda29 como cualquier otra actividad y debes intentar cumplirlos a rajatabla, pues son la base de todo el método:

Mensual. Revisar y fijar objetivos y TAR mensuales, señalando las big rocks del mes. Te recomiendo que lo hagas el último viernes de cada mes para revisar el mes anterior y planificar el siguiente según lo observado. Lo denomino el stop & thinking mensual.

Semanal. Fijar el plan semanal revisando las TAR y las TUR que tienes que atacar la siguiente semana, por ejemplo, el plan de reuniones y de uno a uno con otras personas clave. Lo recomendable es hacerlo el viernes por la tarde o el domingo.

Diario. Realizar el plan de cada día marcando las TAR y las TUR que vas a abordar, así como la lista de correos y llamadas que debes realizar, sin olvidarte de los momentos POP. Lo recomendable es hacerlo cada día al finalizar la jornada, para comenzar el día siguiente con todo claro.

Momentos TAR diarios. Marcar tus bloques de tiempo de mañana y de tarde donde introducir tus dos «momentos TAR» de cuarenta y cinco minutos. Te recomiendo que los bloquees en tu agenda y evites al máximo tener otras tareas en esas franjas.

Crear hábitos. Lograr que estos rituales se conviertan en hábitos es lo que te permitirá no abandonar el método y que se convierta en tu forma de trabajo natural.

«La motivación es lo que te ayuda a arrancar, pero los hábitos son los que te mantienen en movimiento.»

JIM ROHN

¿Por qué si lo sabemos no lo hacemos?

Al inicio de mi proceso para alcanzar la máxima productividad, me resultaba sorprendente ver cómo, en muchas ocasiones, a sabiendas de tener perfectamente identificado lo que tenía que hacer cada semana y cada día para lograr dar grandes pasos, procrastinaba y posponía el llevar a cabo determinadas tareas realmente importantes. La explicación está en lo que te conté en el capítulo tres sobre la diferencia entre el cerebro ejecutivo –lóbulo frontal– y el cerebro emocional –sistema límbico–. Como las tareas más importantes suelen ser las más complejas, aburridas y frustrantes, nuestro cerebro emocional evita llevarlas a cabo y prefiere las tareas mucho más sencillas o placenteras. El placer frente a lo tedioso y aburrido es como un enfrentamiento entre estas dos partes del cerebro y, con frecuencia, gana la emocional.

Por este motivo, igual que me pasaba a mí, muchos de mis clientes, aun entendiendo a la perfección lo que deben hacer y habiendo trazado planes brillantes, dejan que los días pasen con el piloto automático puesto y trabajan largas jornadas en lo que les apetece o les llega y no en lo que deberían. Pero existen fórmulas muy útiles30 para lograr que el cerebro ejecutivo venza al emocional, que van desde las más radicales (como considerar que, si no realizas ese cambio, puedes enfrentarte a consecuencias muy negativas) hasta esforzarte mínimamente con pequeños compromisos diarios dedicando veinte minutos a una tarea.

Una actitud diaria de mejora continua

Cuando quieres ser realmente productivo es fundamental trabajar en ello todos los días, ya que la frecuencia y la perseverancia te permiten dar grandes pasos. Por más que creas que cuando llegue el momento del examen, de entregar algo a tu jefe o de pasar una prueba lo harás de manera excelente, si no has trabajado en el día a día la constancia y la adquisición de rutinas positivas para tu planificación, tanto personal como profesional, te toparás con problemas o las cosas te costarán mucho más. Es fundamental asumir todos los días un ritmo de cumplimiento, y para ello el método FASE y la agenda FASE son buenas herramientas que puedes utilizar: de manera útil, sencilla y muy eficaz transformarás una vida de pequeñas pero incómodas perezas y de metas que parecen inalcanzables en una vida ordenada donde todo se hace a su tiempo y hay espacios para disfrutar del ocio y de las aficiones que a uno le entusiasman con la conciencia tranquila del deber cumplido.

Epílogo

Hoy miro hacia atrás y veo aquel periodo de crisis como un tiempo dichoso en mi vida, no por lo que me sucedió, sino por la capacidad que tuve de asimilarlo y solucionarlo. Además, aquello me permitió crear un sistema de trabajo que permite que mucha gente mejore su calidad de vida de manera notable y crezca personal y profesionalmente sin tener que llegar a vivir una situación tan compleja como la mía. En la actualidad, soy una persona mucho más completa que antes de aquella crisis, me siento plenamente satisfecho con mi vida y soy más capaz de disfrutar de ella cada minuto.

A modo de reflexión final quiero enumerar las cosas que considero que resultaron claves en mi proceso, por si pueden ayudarte:

Demostrar sin tapujos mi vulnerabilidad a los que me rodeaban.

Fijarme de manera clara los objetivos y los planes de actuación, con revisiones periódicas.

Ser muy sistemático y productivo en la ejecución de los planes.

Tener todo por escrito y en papel.

Acercarme a las personas adecuadas y alejarme de las tóxicas.

Obligarme a no quejarme y a poner buena cara.

Hacer deporte y realizar actividades cognitivas a diario.

Reflexionar sobre lo que había fallado y asumir mi responsabilidad.

Aceptar con humildad mi nueva situación.

Mejorar en aquello que consideraba que iba a ser clave.

Salir de mi zona de confort corriendo riesgos y forzándome a cambiar.

Ser agradable y ayudar a los demás a pesar de mi situación.

Tener siempre presente el concepto de locus de control interno.

Y te recuerdo que si yo tuve la capacidad de trasformar mi vida, tú también la tienes. Y te animo a que lo hagas, porque todo este proceso me aportó:

Tener el umbral de sufrimiento mucho más elevado.

Borrar infinidad de miedos.

Manejar mucho mejor situaciones complicadas.

Ser más humilde y honesto conmigo mismo.

Reflexionar más las cosas.

Crecerme ante la dificultad.

Transmitir muchas ganas de vivir y disfrutar.

Así que ni lo dudes ni lo olvides: dependemos de nosotros mismos y con nuestra voluntad, nuestra actitud y nuestro trabajo podemos lograr cualquier meta que nos propongamos.

La organización y planificación es fundamental, y en el método FASE encontré a mi mejor aliado, por eso lo he compartido contigo, porque soy feliz y quiero que tú también lo seas. La vida es maravillosa, especialmente cuando la exprimimos y la disfrutamos plenamente en nuestro ámbito personal y familiar, en nuestro trabajo y con nuestros amigos. Que tus miedos y perezas no te quiten la oportunidad de triunfar en la vida y ser una persona de éxito.

Deseo que este viaje que hemos realizado juntos suponga un antes y un después en tu forma de ser productivo y de lograr mayor felicidad laboral. Cada día logro aprender y nutrirme de ideas y consejos de mis propios clientes y por eso te invito a que me hagas llegar todos los comentarios que estimes. Te aseguro que te contestaré personalmente. Y te agradezco enormemente el tiempo que has dedicado a la lectura de este libro, porque soy perfectamente consciente de lo valioso que es.

«El tiempo es el recurso más escaso, y si no se gestiona de manera correcta, nada más puede ser gestionado.»

PETER DRUCKER

Si quieres conocer los distintos servicios que ofrece Agustín Peralt (mentoring, conferencias, formación, workshops, etcétera), no dudes en consultar su página web:

<agustinperalt.es>.

Notas

1.

Buzan, T. (2017). El libro de los mapas mentales. Barcelona: Urano.

2.

Robinson, K. (2012). El elemento. Descubrir tu pasión lo cambia todo. Barcelona: Conecta. Te recomiendo encarecidamente su lectura, en momentos de crisis laboral o de transformación profesional sus reflexiones pueden aportar la coherencia necesaria para que nuestro estado emocional no nos haga cometer errores y podamos encontrar nuestro cometido en la vida, nuestra misión.

3.

Goleman, D. (2014). La práctica de la inteligencia emocional. Barcelona: Editorial Kairós.

4.

Cuddy, A. (2016). El poder de la presencia. Barcelona: Editorial Urano.

5.

Sobre este aspecto, la psicóloga Amy Cuddy considera que disimular, e incluso aparentar de manera consciente y perseverante, ayuda a lograr los objetivos.

6.

Burchard, B. (2013). Recárgate. Barcelona: Editorial Planeta.

7.

Sharma, R. (2010). El líder que no tenía cargo: una fábula moderna sobre el liderazgo en la empresa y en la vida. Barcelona: Editorial Grijalbo.

8.

Rotter, J. B. (1990). «Internal versus external control of reinforcement: A case history of a variable», American Psychologist, vol. 45, n.º 4), p. 489.

9.

Percepción de que uno mismo controla su destino.

10.

Percepción de que las fuerzas externas que están más allá del control personal determinan el destino de un individuo.

11.

Stalman, A. (2016). Humanoffon. Barcelona: Ediciones Deusto.

12.

Fiore, N. A. (2011). Hazlo ahora: supera la procrastinación y saca provecho de tu tiempo. Madrid: Alianza Editorial.

13.

Guise, S. (2016). Mini hábitos: cómo lograr grandes resultados con el mínimo esfuerzo. Málaga: Sirio.

14.

Big rocks, o «grandes rocas», son esas tareas importantes, nucleares, prioritarias que siempre debemos tener en mente y por escrito para facilitar dedicarles tiempo. Son siempre las TAR más determinantes en un momento dado y preferiblemente deben ser consideradas mensualmente.

15.

Profesor de Psicología en la Universidad de Claremont y famoso por ser el creador de la teoría del flujo.

16.

Evans, J. E.; Meyer, D., y Rubinstein, J. S. (2001). «Executive control of cognitive processes in task switching», Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performace, vol. 27, n.º 4, pp. 763-707.

17.

Morgenstern, J. (2001). Organice su tiempo desde dentro hacia afuera. Sevilla: Open Project Books.

18.

Investigación realizada en el Clinical Research Centre de la Universidad de Chicago.

19.

Según el estudio realizado por Smartsheet basado en el registro de tareas de las aplicaciones de sus usuarios.

20.

Lally, P.; Van Jaarsveld, C. H. M.; Potts, H. W. W., y Wardle, J. (2010). «How are habits formed: Modelling habit formation in the real world», European Journal of Social Psychology, vol. 40, n.º 6, pp. 998-1.009.

21.

Ury, W. (2007). Supere el no: cómo negociar con personas que adoptan posiciones inflexibles. Barcelona: Editorial Gestión 2000.

22.

Durante el desarrollo del método FASE me encontré con la dificultad de que ninguna agenda se ajustaba a mis necesidades, por ello creé la agenda del método FASE, que es grande, en papel y con anillas. Sus usuarios suelen estar muy satisfechos con ella, pues les facilita el seguimiento del método paso a paso, cada mes, cada semana y cada día.

23.

Schwartz, T., y McCarthy, C. (2007). «Manage your energy, not your time», Harvard Business Review, vol. 85, n.º 10, p. 63.

24.

Recomiendo el estudio «El impacto de la actividad física y el deporte sobre la salud, la cognición, la socialización y el rendimiento académico: una revisión teórica», de los profesores W. Ramírez, S. Vinaccia y G. Ramón, publicado en 2004 en la Revista de Estudios Sociales (n.º 18, pp. 67-75).

25.

Goleman, D. (1999). La inteligencia emocional en la empresa. Madrid: Editorial Vergara.

26.

Selye, H. (1964). La tensión de la vida (el stress). Buenos Aires: Compañía General Fabril Editora.

27.

Alonso Puig, M., y Peñalver Martínez, O. (2005). «Gestionar el estrés: una necesidad y un reto», Training & Development Digest, n.º 51, pp. 16-17.

28.

Seppälä, E. M. (2013). «20 Scientific Reasons to Start Meditating Today», Psycology Today.

29.

La estructura de la agenda FASE está concebida para ir recordando estos hábitos y rituales.

30.

Te recomiendo el libro de Chris Bailey sobre productividad The Productivity Project, publicado por la editorial Random House (Nueva York) en 2016.

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