SINOPSIS

David Rubert repasa todos los elementos que hay que tener en cuenta para el control correcto y la óptima gestión de pequeña, mediana y gran empresa. De forma progresiva se muestra qué pasos hay que dar, y analiza en cada momento de vida del negocio, desde la puesta en marcha hasta el final, la rentabilidad de las ventas y demás aspectos clave para hacerlos fácilmente visibles y aplicables para cualquier profesional.

LA CUENTA,

POR FAVOR

La gestión de negocios

de restauración

David Rubert

A todos mis clientes y equipo de colaboradores,

de los que cada día aprendo.

A mi familia, por la paciencia en tantas

horas no dedicadas.

Prólogo

La restauración clásica está muerta. O moribunda como poco. Estos años de crisis han sido devastadores y han supuesto la aniquilación de casi todas las esperanzas en un futuro ilusionante y prometedor. ¿Por qué? Porque hemos hundido los precios de venta y nos hemos quedado sin margen. Para llegar al punto muerto, es decir, para no perder dinero, necesitamos llenar los locales en porcentajes desmesurados. Tener el restaurante con un 80 % de ocupación no garantiza, en muchos casos, tener beneficios.

Los costes laborales están desatados, los gastos generales se han disparado. La situación no es halagüeña. Funcionan proyectos con conceptos de ticket medio bajo o de ticket medio muy alto. Funcionan conceptos con cocinas centrales que abaratan costes de producción, nuevos modelos de entrega a domicilio o locales en los que los propietarios subsisten a duras penas y en los que en ocasiones, para lograrlo, hasta llegan a renunciar a un salario digno. La restauración clásica como modelo de negocio está moribunda.

La inestabilidad política, el terrorismo, la turismofobia, la explosión de las series televisivas, el exceso de oferta en el sector —aunque más bien es una carencia de demanda—, y el sueldo medio en España, que impide que la gente tenga acceso a los caprichos que hacen que la vida no sea un bucle de hastío, no ayudan a que el panorama sea prometedor.

Ante este aparente escenario de desolación, ¿qué hacemos?

Una sola cosa: gestionar con la precisión de un cirujano manejando un bisturí. Procurarnos de herramientas de gestión que nos proporcionen información inmediata y útil para tomar decisiones acertadas. Porque disponer de información no te garantiza sobrevivir, pero está garantizado que no teniéndola no lo vas a hacer.

En nuestro grupo contamos con un sistema hipervitaminado de gestión. Probablemente resulte excesivo en la fase en la que estamos, pero lo cierto es que no podemos dejar de probar todo tipo de sistemas, aplicaciones tecnológicas, soluciones informáticas variopintas de análisis, algoritmos lingüísticos, matemáticos, psicológicos… Buscamos la excelencia, la perfección, la inmediatez. Aspiramos a conseguir la información a tiempo real de costes de personal, de materia prima y de gastos generales para así poder tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde. Buscamos automatizar las decisiones. Controlar los stocks, los pedidos, perfeccionar las compras buscando mejores precios y mayor eficiencia, mejorar los costes generales auditando a tiempo real las ofertas de las empresas energéticas y de los proveedores digitales y comparando tarifas permanentemente. Estamos en la era, para nuestra desgracia, de los decimales, y esto requiere un control exhaustivo.

Esta estructura paquidérmica está compuesta por departamentos de RRHH, logística y contabilidad, y desde un inicio el crecimiento y la organización ha sido intuitiva, impulsada por la necesidad y el descubrimiento de nuevas posibilidades. Pero no estaba ordenada, faltaba un mapa, como el de la anatomía de un cuerpo humano, y faltaba plasmar, para reconocer a simple vista, el escenario de las necesidades de gestión y el mapa de conexiones entre ellas. Saber qué es útil, qué herramientas son necesarias, qué información me dan, cuándo y cómo usarla y qué recursos necesito para obtener esa información.

Pues ya tenemos ese mapa. La mejora manera de expresar lo acertado de La cuenta, por favor y de su utilidad es la enorme sonrisa espontánea de todos aquellos que lo han leído en nuestro departamento y sus expresiones de satisfacción. Lo han refrendado con entusiasmo y por unanimidad.

Este libro te puede salvar el negocio, o hará que tomes precauciones antes de meterte en él si te reconoces incapaz de seguir sus acertadas instrucciones. En cualquier caso, te protegerá de ti mismo, que ya es mucho. Es un buen consejero y compañero de viaje. Es una guía, una carta a los Reyes Magos, una hoja de ruta aspiracional.

No es necesario implementarlo todo, no te asustes. Empieza con una parte, lo que consideres relevante, y poco a poco irás queriendo seguir todos sus consejos hasta que, hacerlo todo tal y como te recomienda llegue de forma sobrevenida.

Un último consejo: dale vueltas al precio del libro y a de qué manera tal gasto incide en el coste de la inversión de un restaurante. Verás que no comprarlo, aunque solo sea por prudencia y humildad, es una temeridad injustificable.

Juan Carlos Iglesias

CAPÍTULO 1

INTENCIONES

Este libro pretende convertirse en una herramienta hábil, efectiva y moderadamente sencilla que permita gestionar adecuadamente un negocio de restauración a cualquier profesional o a quien se esté planteando serlo.

Está dirigido a profesionales en activo, directivos, propietarios, emprendedores, estudiantes, profesionales autónomos… Su objetivo es servir a todas aquellas personas que hacen de la hostelería su profesión o su método de vida, ya sea por azar o necesidad.

En estas páginas se repasarán todos aquellos elementos que participan directa o indirectamente en el correcto control y óptima gestión de negocios centrados en la elaboración y servicio de alimentos y bebidas ya sean pequeños, medianos o de gran empresa, sin obviar las distintas ópticas que debemos prever, realizar y planificar durante la actividad del negocio para, tras aplicar las estrategias más efectivas, conseguir los mejores resultados.

Todas estas enseñanzas son el fruto tanto de mis años de experiencia como gestor de negocios, así como de las vivencias (propias y ajenas) recabadas como asesor de numerosas empresas y compañías del sector.

Pero en este libro no se ofrecerán datos y cifras de mercado, ni tampoco clasificaciones de negocios de restauración o modelos de éxito actuales que, por su propia naturaleza, queden caducos al poco tiempo. Para esto ya disponemos de numerosas publicaciones periódicas y las fuentes de información habituales.

Tampoco incluye una varita mágica: no por el simple hecho de aplicar sus enseñanzas empezaremos a ganar el dinero que nos debe la historia por el esfuerzo realizado.

¿Para qué nos servirá entonces?

Para extraer la máxima información del negocio, una información que bien analizada y aplicada deberá permitirnos tomar las decisiones oportunas (independientemente que estas sean las que esperáramos aplicar) que nos lleven a tener un establecimiento en mejores condiciones operacionales y económicas.

Así pues, La cuenta, por favor, es una guía amena y de fácil lectura que ayudará a cualquier profesional a identificar aquellos aspectos clave en la gestión de su negocio de restauración para, con base en ellos, actuar y conseguir resultados, ya sean estos los esperados o bien los que realmente permita el negocio.

Su aspiración es ser una herramienta sencilla tanto en su comprensión como en su aplicación, de lectura amena, sin frases ni conceptos excesivamente técnicos y alejados del lector y tan difíciles de entender y aplicar que nos hacen perder la fe.

Espero haberlo conseguido.

CAPÍTULO 2

VAYA POR DELANTE

No todos los negocios nacen con la garantía de tener éxito y rentabilidad. Incluso muchos de los que lo consiguen son incapaces de mantenerse con el paso de los años. La necesidad de adaptarse al mercado, al cliente y al producto hace cada vez más necesaria una mayor capacidad de reacción en la gestión de los negocios.

Desarrollemos un poco estos factores que acabamos de apuntar:

• El aumento periódico de establecimientos y propuestas de restauración generan un exceso de oferta que obliga al reparto de la demanda existente (los clientes), lo que repercute en una reducción de ventas y facturación.

• Este exceso de oferta genera, a su vez, una elevada competencia en el mercado que afecta directamente a la política de precios, a los márgenes de los productos vendidos y a la rentabilidad de las empresas.

• Los clientes cada vez son más exigentes y voraces, con mayor sensibilidad al precio, con una mayor capacidad para obtener y transmitir información y, por tanto, para influir en terceros a través del impacto de las redes sociales.

• Por todo esto, el negocio se enfrenta a una necesidad imperiosa de obtener rentabilidad para cumplir con los objetivos previstos y recuperar las inversiones realizadas.

Es un hecho, hoy en día los mercados y escenarios cambian cada vez más rápido, y ello obliga a los profesionales que asumen responsabilidades en la gestión de cualquier negocio de restauración a redefinir sus objetivos. Deben:

• Planificar mejor y más eficientemente.

• Evitar cometer errores de estrategia en la planificación de objetivos.

• Definir más adecuadamente las prioridades en la gestión del negocio.

• Aumentar y/o mantener los niveles de facturación y rentabilidad.

• Anticiparse a escenarios deficitarios o negativos para el negocio.

Por todo esto, permíteme que resuma en 8 puntos los fundamentos esenciales o factores clave en la gestión de negocios que debe conocer cualquier profesional y que analizaremos más detalladamente a continuación. Son los siguientes:

1. Existen dos tipos de negocios: los que ganan y los que pierden dinero.

2. La planificación en los negocios es lo primero, lo segundo y lo tercero.

3. No todo son las ventas.

4. Debes ser consciente de la estructura de costes del negocio.

5. La rentabilidad está en la suma de las pequeñas acciones de gestión.

6. Tienes que participar en las operaciones del establecimiento.

7. Preocúpate por la tesorería del negocio.

8. No te asustes a la hora de utilizar la tecnología.

1. Existen dos tipos de negocios: los que ganan y los que pierden dinero

En el sector restauración pueden existir diferentes clasificaciones en los modelos de negocio, pero solo hay una que permite la propia existencia del mismo: los que pierden y los que ganan dinero.

No es el momento de definir cuáles deben ser los resultados de explotación de cada modelo de establecimiento o cuál será el porcentaje de beneficio óptimo o necesario para recuperar la inversión realizada. Es más importante preocuparse de disponer de la información suficiente sobre el negocio como para conocer qué rentabilidad genera y cuáles son las causas o puntos críticos que impiden un mayor crecimiento o, en el peor de los casos, que generan pérdidas constantes.

Como gestores o responsables de un negocio, área o punto de venta, no estamos obligados a que funcione (aunque este sea el objetivo principal), pero sí tenemos la obligación de conocer la marcha del negocio, las causas o motivos que inciden en su rentabilidad y cuáles deberían ser las estrategias a aplicar o las operaciones a desarrollar para cambiar el rumbo si fuera necesario.

Dicho esto, cabe señalar que la cuenta de explotación de un negocio de restauración podría presentar pérdidas momentáneas que deberían ser aceptadas e incluso previstas en casos de:

• Períodos iniciales o de apertura de negocios (primeros meses e incluso períodos más largos).

• Proyectos a largo plazo (si está previsto en el presupuesto realizado).

• Causas ajenas al negocio o imprevistas (desastre natural, conflictos sociales, climatología, pérdida de clientes no prevista, impacto directo de competencia…).

• Pérdidas a cuenta de la explotación de puntos de venta u outlets que forman parte de una estructura mayor de restauración y hostelería global dentro de la cual sí generan beneficios (por ejemplo, el lobby bar (rentabilidad negativa) de un hotel (rentabilidad positiva)).

2. La planificación en los negocios es lo primero, lo segundo y lo tercero

Dice un viejo dicho popular: «Vamos a planificar lo máximo posible, porque para improvisar siempre estamos a tiempo», y no anda sobrado de razón: el concepto de planificación va unido al concepto de control, rigor, criterio, previsión, anticipación… Todos ellos son conceptos clave en el éxito y buen hacer de un negocio, pero es esencial introducir un matiz importante: no debemos aplicar el concepto de planificación únicamente a aquellas actividades previas a la apertura de un restaurante, aunque por supuesto es un proceso necesario en ese momento.

Al hablar de planificación no tenemos que limitarnos únicamente a un presupuesto de ventas y gastos. Otros muchos aspectos forman parte de las tareas de planificación, como el seguimiento de las ventas realizadas, la composición del mix de ventas, el análisis de la rentabilidad de las ventas para el diseño de nuevos precios, el cálculo del margen de rentabilidad de un plato en la elaboración de una ficha técnica de producción, la realización de un inventario para analizar las desviaciones e implementar estrategias de mejora, observar el ABC de compras para diseñar la política de negociación con proveedores…

La planificación incluye tres aspectos fundamentales:

1. Objetivo (un fin o meta a alcanzar).

2. Proceso (sucesión de actividades).

3. Método (modo de hacer las cosas).

Ejemplo de planificación: rediseño de P.V.P.

(Precio de Venta al Público) de platos

1. OBJETIVO: rediseñar los P.V.P. de los productos del negocio en función de las necesidades y deseos de los clientes y rentabilidad del negocio.

2. PROCESO:

• Análisis del mix de ventas.

• Revisión del índice de ventas de cada uno de los platos y/o artículos.

• Análisis del margen de rentabilidad unitario de cada plato.

• Clasificación del tipo de plato según ingeniería de menús.

• Etcétera.

3. MÉTODO DE ANÁLISIS DEL MIX DE VENTAS:

• Incluir todos los productos ofertados a clientes en el software del negocio.

• Introducir el P.V.P. de cada artículo.

• Anotar las ventas o productos solicitados por el cliente en el software.

• Aplicar las mermas, roturas o devoluciones de los platos y/o productos.

No se planifica porque no se tiene tiempo, pero no se tiene más tiempo porque no se planifica.

3. No todo son las ventas

¿Por qué estamos más preocupados en aumentar las ventas que en conseguir que estas sean más rentables?

Ventas, facturación, ingresos…Todos estos términos aluden a un mismo concepto: el valor económico obtenido en el desarrollo de una actividad, algo que siempre aparece (o debería aparecer) en la propuesta de objetivos de todos los negocios.

Las ventas son una de las principales unidades de medida en la evolución de un establecimiento, área de negocio, punto de venta o outlet. Se trata de una variable muy visual, clara y aparentemente simple que da cuenta de la marcha de una actividad. Es un dato dinámico que varía en función del ciclo de vida del negocio (creación, crecimiento, aceleración, maduración, posicionamiento y declive).

La mayoría de los restaurantes que ya han superado las fases de creación, crecimiento y aceleración suelen alcanzar un techo de ventas. No se trata de una cifra concreta y exacta, sino que aparece una limitación o ralentización severa para aumentar la cifra de facturación.

Este techo de ventas viene generado por dos factores: el factor comercial y el factor económico.

• El factor comercial tiene que ver, entre otros posibles factores, con:

– La aparición de nuevos competidores.

– Elevada competencia de precios.

– Desaceleración de la economía.

– Falta de renovación del local.

– Necesidad de incorporar nuevos productos.

– Impacto negativo de las redes sociales.

– Falta de formación específica del personal.

– Ausencia de plan de comunicación, etcétera.

• El factor económico del techo de ventas de un establecimiento se produce por la limitación en el crecimiento de las dos variables que generan las ventas:

Número de clientes × ticket medio de venta

La combinación de estas dos variables es lo que genera, limita o incrementa las cifras de venta de un negocio.

Siempre deseamos más ventas aunque no dispongamos de un plan previsto para que ello suceda. Pero lo cierto es que lograr aumentar los ingresos no garantiza que se incremente el resultado del negocio, ya que algunas veces ocurre que los costes ocasionados para alcanzar una mayor facturación superan al ingreso obtenido.

Siempre debemos disponer de un plan y estrategia para aumentar las ventas del negocio, pero…

¿Qué hacer cuando identificamos que estamos en un techo de ventas?:

Preocuparnos por tener unas ventas más rentables.

El valor de un negocio se mide en rentabilidad, no en ventas.

4. Ser conscientes de la estructura de costes del negocio

La estructura de costes de un negocio de restauración es un documento económico que define el resultado de la actividad y el reparto porcentual de cada partida en función de las ventas realizadas. Se trata de una información obtenida a partir de la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias del negocio y se resume en cuatro partidas bien definidas:

• Coste de materia prima.

• Coste de personal.

• Gastos generales o de estructura.

• La partida resultante de beneficio o pérdida.

Más adelante aprenderemos a leer, interpretar y mejorar una cuenta de explotación de un establecimiento de restauración, pero antes de ello debemos tener en cuenta varias premisas:

1. No existe una estructura de costes «tipo» que pueda aplicarse a todos los negocios de restauración por igual.

2. El primer objetivo de la cuenta de explotación es cumplir con el presupuesto previsto, que en la mayoría de los casos es obtener beneficio, a excepción de períodos de apertura del negocio o estancamiento puntual del mercado.

3. Debemos disponer de información periódica y actualizada de la explotación del negocio. La estructura de costes es dinámica, varía en función de la actividad del negocio. De un período a otro puede presentar notables cambios.

4. El análisis de la estructura de costes define las estrategias de actuación futuras del negocio, que quedan reflejadas en las operaciones del día a día.

No podemos implementar gestión ni aplicar estrategias de mejora en un negocio si no conocemos la distribución real y estricta de los costes de explotación.

Identificar el escenario periódico de explotación de la actividad permite actuar con mayor rapidez, eficiencia y estrategia más adecuada.

5. La rentabilidad está en la suma de las pequeñas acciones de gestión

Cualquier negocio o actividad tiene como principales objetivos satisfacer la necesidad del cliente y obtener rentabilidad. Ambos objetivos son vasos comunicantes, ya que uno necesita al otro para mantenerse vivo.

Pese a todo, seguro que a todos se nos viene a la cabeza el caso de algún negocio que no cumple el primer objetivo (satisfacer clientes) y, en cambio, se mantiene en el tiempo y genera rentabilidad. Es el caso de muchos establecimientos turísticos que por ubicación y tránsito de clientes apuestan más por facturar que por establecer estrategias de calidad y fidelización de clientes.

Pero para el resto de los mortales la rentabilidad no viene sola, es fruto de un conjunto de actividades de operaciones, control y gestión, y debe quedarnos clarísimo que no existe la gran solución salvadora a la rentabilidad de un negocio o a la mejora de resultados porque su actividad es el resultado de todo un conjunto de procesos periódicos, diarios, de cada servicio, cada hora, cada minuto, etcétera.

¿Cuántas veces al año se produce una compra, se realiza un pedido, se toma una comanda, se atiende a un cliente con la oportunidad de aumentar el ticket medio, se elabora un plato, se renegocia con un proveedor…?

Cada proceso analizado, controlado o implantado genera una rentabilidad proporcional al número de veces que se genera ese proceso.

Esa actitud es la que genera inputs de rentabilidad en un negocio, y ello se debe a que los procesos de un negocio de restauración son tan frecuentes que un aspecto de mejora implantado en cada uno de ellos aporta rentabilidad al negocio desde ese mismo instante, repercutiendo en cada uno de los procesos posteriores.

Si aplico acciones de mejora de pequeña rentabilidad en distintos procesos y esta rentabilidad se multiplica por el número de veces que ese proceso se repite en la actividad, la rentabilidad obtenida, como es lógico, será notoria y notable.

La obligación de un gestor es identificar qué acciones son las más necesarias para la mejora de rentabilidad.

6. Participa en las operaciones del establecimiento

Un restaurante o establecimiento de restauración es una actividad resultado de la realización de distintas operaciones de trabajo. Las operaciones son los procesos técnicos de la profesión (comprar, producir, negociar, inventariar, diseñar una oferta, servir, vender…).

El que dichas actividades se desarrollen de la manera más eficiente y eficaz para el establecimiento repercute, como es evidente, en el éxito del mismo.

Pero no basta con actuar de manera eficiente y eficaz en un negocio y generar un resultado satisfactorio. Este resultado ha de ser analizado y ha de desencadenar la aplicación de un plan que influirá (mejorándolas) en las nuevas operaciones, y así sucesivamente:

Por tanto, intervenir en las operaciones del negocio permite que el ciclo de gestión sea más:

• Ágil: y por tanto rápido en su implantación.

• Dirigido a objetivos: ya que conocer el procedimiento o proceso a realizar permite definir objetivos más concretos.

• Eficaz: no probamos, actuamos sobre un procedimiento que permite un ámbito de mejora.

7. Preocúpate por la tesorería del negocio

Los términos más utilizados para definir la tesorería de un negocio son la liquidez y la financiación.

La liquidez de un negocio es el resultado del flujo de caja, que es la diferencia entre las entradas y salidas de dinero, es decir, entre los ingresos y cobros previstos.

La financiación es una herramienta que permite mejorar la liquidez de una empresa.

Las dificultades de tesorería son un primer y serio aviso en la marcha de un negocio, pero es importante recordar que el control de la tesorería no es una actividad exclusiva de las grandes empresas: los pequeños y medianos negocios también tienen sus propios ciclos de tesorería.

Hay muchas acciones y decisiones que ayudan al control de la tesorería de un negocio:

• Definir un responsable en el negocio de llevar a cabo esa actividad.

• Planificar periódicamente los ingresos y gastos previstos, para tener la tesorería suficiente (cuánto) y en el momento en que se necesite (cuándo).

• Calendarizar cuándo se producen esos ingresos y gastos.

• Conocer las fuentes de financiación más adecuadas a la dimensión de la empresa y prever la necesidad de financiación con suficiente antelación.

• Disponer de stocks reducidos en los almacenes adecuados a la propia necesidad de consumo del negocio. De esta manera dispondremos de menos dinero inmovilizado y aumentaremos la liquidez.

• Llevar una correcta planificación fiscal, de acuerdo con el calendario de impuestos.

• Tener control administrativo. Disponer de un circuito de información correcta tanto en tiempo como en forma.

• Diagnosticar e identificar la causa de un problema puntual de tesorería, para poder disponer de un plan para períodos posteriores.

• Los negocios que sufren una marcada estacionalidad deben obligatoriamente prever un presupuesto de tesorería en alta y baja estacionalidad.

La falta de tesorería de un negocio no es una causa, es una consecuencia.

8. No tengas miedo de utilizar tecnología

No se trata solo de que la tecnología ayude a la mejor gestión de los negocios de restauración, la cuestión es ¿para qué tipo de negocios y a partir de qué volumen de facturación?

Entendemos por tecnología el uso de herramientas, programas o software informático que permiten obtener, organizar, agrupar, almacenar y clasificar las variables económicas y comerciales (entre otras) de la explotación de negocios, con el objetivo de analizarlas y aplicar las estrategias más adecuadas.

Si observamos esta definición, en ningún momento habla del coste (inversión y mantenimiento) de la herramienta, ni a partir de qué volumen de facturación es recomendable.

Y en ese punto es donde está la respuesta a nuestras dudas.

Existen numerosas soluciones tecnológicas en el mercado, además de un sinfín de herramientas de propia creación de menor nivel, que son perfectamente adaptables a cualquier negocio de restauración.

La única vía de conseguir información fiable es disponer de herramientas que persigan ese objetivo.

La única condición indispensable es que la tecnología debe estar a disposición del negocio, nunca el negocio a disposición de la tecnología.

CAPÍTULO 3

NEGOCIO DE RESTAURACIÓN: DEFINICIÓN Y FACTORES CLAVE

3.1 Definición

Con la intención de presentar las claves para una eficiente gestión debemos en primer lugar definir correcta y técnicamente qué entendemos por negocio de restauración, teniendo en cuenta dos definiciones: la operativa y la económica.

Definición operativa:

Cualquier actividad que tenga como objetivo ofrecer, a través de los procesos de compra, estocaje, manipulación, transformación y producción, servicio y/o venta de alimentos y bebidas a consumidores y clientes.

Aunque relacionemos rápidamente una actividad con un espacio físico abierto al público en general (bar, restaurante, cafetería, coctelería…), existen modelos, fórmulas y sectores de negocio que no implican necesariamente dicha característica, como empresas de home delivery o de catering.

Definición económica:

Actividad (1) (de restauración) en la que al final de un proceso (2) se obtiene una rentabilidad (3) prevista (4).

1. Actividad (de restauración): conjunto de operaciones vinculadas a la manipulación, elaboración, producción y servicio de alimentos y/o bebidas.

2. Final del proceso: momento de vida de una actividad en el que debemos hacer una valoración de la marcha del mismo. Lo más usual es un ejercicio o un año, aunque pueden haber proyectos que prevean procesos en períodos más largos o más cortos.

• Un ejemplo de valoración de actividad en período inferior a un año es una actividad estacional o temporal (cafetería en una pista de esquí, heladería en una zona turística, food truck en período veraniego…).

• Un ejemplo de valoración de actividad en períodos superiores a un año es un restaurante a la carta de nueva apertura que precisa de varios períodos para alcanzar una rentabilidad positiva, ya que en el período inicial podría tener pérdidas (aunque, eso sí, mejor si son previstas y presupuestadas).

3. Rentabilidad: razón de ser de cualquier actividad, habitualmente medida en unidades monetarias (euros, dólares…) y/o porcentuales (% de beneficio…).

4. Prevista: es una cantidad o porcentaje esperado. Quizá muchos prefieran hablar de rentabilidad máxima antes que de rentabilidad prevista, pero lo cierto es que los adjetivos «máxima» y «prevista» pueden tener el mismo objetivo, ya que cuando se prevé el resultado de una actividad se puede ser más o menos optimista y buscar la máxima rentabilidad. Otra valoración sería que el resultado obtenido resulte superior al previsto. En este caso nos felicitamos y seguimos trabajando.

3.2 Sectores de restauración

Es preciso segmentar la industria de la restauración para analizar con criterio las estructuras de costes, rentabilidad y estrategias de gestión de los diversos negocios de este sector.

El abanico de la tipología de negocios en la restauración es muy amplio, y por ello las estructuras de costes, la interpretación de una cuenta de explotación, el margen de un plato o las ratios de control y gestión son de distinta interpretación en función del modelo de negocio.

Conocer ciertos parámetros generales nos puede y debe ayudar en la planificación y toma de decisiones en el negocio.

Diferenciamos dos grandes sectores en la industria de la restauración:

1. Restauración colectiva o social

Comprende toda la actividad de preparación y distribución de alimentos y bebidas dirigida a comunidades, empresas públicas y privadas, administraciones, comedores escolares, residencias de estudiantes, clínicas y hospitales, residencias de la tercera edad, guarderías, centros penitenciarios, cuarteles, barras en espacios deportivos y culturales…, incluyendo además la restauración en ruta o al viajero.

Las principales características del sector de las colectividades son:

• La condición de cautivo o rehén que caracteriza al cliente o consumidor, ya que dispone de poca capacidad de elección del servicio e incluso de los productos a consumir.

• La existencia de contratos entre las empresas que conceden los servicios y las concesionarias que lo ofrecen. Es habitual la adquisición de los servicios a través de concursos o licitaciones, sean públicas o privadas. Las licitaciones públicas están reguladas por la ley de contratación pública. Dichas licitaciones se han de publicar en los boletines del Estado y son de acceso público, si bien suele requerirse cierta solvencia técnica y económica mínima descrita en las bases de las mismas.

• Limitaciones o relaciones especiales con el cliente por el hecho de suministrar el servicio en las propias instalaciones del cliente.

• Sistemas de producción condicionados al uso de cocinas centrales, necesidad de distribución del producto en curso o elaborado y elevado número de consumidores finales.

• Elevada y estricta exigencia en términos de higiene y salud alimentaria. Debido a la tipología y sensibilidad de los colectivos que conforman los usuarios y/o clientes de la restauración colectiva, los controles, protocolos y planes de calidad exigidos por Sanidad son de obligado cumplimiento y más estrictos de los que encontraríamos en la restauración comercial.

• Impacto de los aspectos dietéticos y nutricionales en la actividad diaria.

• Precio social significativamente más reducido que los ofrecidos por la restauración comercial. Márgenes más reducidos optimizados por economías de escala.

El modelo de clasificación de restauración colectiva está inspirado en los modelos de organización de las principales empresas del sector:

• División Sanidad: actividades de restauración dirigidas a hospitales y centros de hospitalización médica en general, destinadas a pacientes ingresados, personal hospitalario y visitas externas.

• División Empresas: actividades de restauración dirigidas al personal de empresas, fábricas, organizaciones y cualquier centro de trabajo. Incluye no solo los comedores de dichas empresas, sino cualquier tipo de prestación de servicios de comidas en restaurantes y/o espacios abiertos al público en general situados en centros de negocios, polígonos empresariales o áreas de concentración de empresas.

• División Social: actividades dirigidas a residencias de la tercera edad.

• División Educación: actividades dirigidas a centros de educación, colegios, universidades, escuelas de negocios, residencias de estudiantes y otras formas de asociación educativa. En muchos casos combina la prestación de servicios al cliente cautivo (alumnos y profesorado en comedores escolares) o de libre concurrencia en cafeterías abiertas de libre concurrencia (alumnos, profesorado, visitas y público en general).

• División Catering de Transporte: actividades dirigidas a viajeros en ruta en medios de transporte aéreos, ferroviarios, marítimos y terrestres.

2. Restauración comercial

Comprende toda la actividad de preparación y servicio de alimentos y bebidas de libre elección y concurrencia por parte del cliente. En general ofrece:

• Más variedad de tipologías, modelos y fórmulas de negocios.

• Mayor número de marcas de restauración.

• Mayor atomización del mercado, que incluye desde establecimientos de grandes dimensiones hasta innumerables negocios familiares o de autoempleo.

• Amplia variedad de productos y ofertas gastronómicas.

• Diversas y variadas propuestas de precios y, por tanto, diferentes tickets medios.

• Más variedad de estructuras económico-financiera de negocios, por lo que el concepto técnico o término de los costes es el mismo, aunque la distribución en porcentaje respecto a las ventas es muy variada.

3.3 Factores clave: ¿qué debo conocer para actuar e influenciar en un negocio de restauración?

Si queremos ser capaces de conocer las claves de un negocio y, por tanto, aplicar las medidas más oportunas, debemos conocer cinco conceptos esenciales:

1. ¿Qué es NEGOCIO?

¿De dónde viene la palabra NEGOCIO?

La palabra «negocio» significa «negación del ocio», es decir, que tiene que ver con el objetivo de ganar dinero, de obtener un rendimiento. De no ser así, nuestro local no sería considerado como negocio sino, sencillamente, como un establecimiento que ofrece alimentos y bebidas. La búsqueda de la rentabilidad es el ADN de cualquier actividad empresarial con independencia de su tamaño, posicionamiento o localización.

Desde una óptica estrictamente económica, es necesario ser consciente de las posibilidades presentes y futuras de una actividad de restauración, y si estas no son favorables debemos plantearnos la continuidad del mismo.

2. ¿Qué es CONTROL?

CONTROL es el proceso en el que recopilamos información del establecimiento o actividad. Por tanto, «tener control» significa disponer de información de la actividad del establecimiento. A mayor información, mejores actuaciones y decisiones podremos tomar. Ejemplos de información en un negocio:

• Coste de un plato (Ficha técnica de producción / Escandallo).

• N.º de clientes servidos (en un servicio o período).

• Venta media por cliente (en euros).

• Ingresos (Ventas) por franja horaria (Mix de ventas).

• Previsión de ventas mensual (Presupuesto).

• Conocer los platos más vendidos (Índice de ventas o índice de popularidad).

• Resultado mensual de la actividad (Resultado de explotación)…

El objetivo principal del CONTROL de una actividad es disponer de la máxima o necesaria información fiable del negocio que nos permita posteriormente analizarla adecuadamente con la intención de:

• Conocer la realidad actual del negocio.

• Analizar la evolución (o involución) de los datos de un período a otro.

• Tener mayor capacidad para tomar decisiones.

En este sentido existen varias valoraciones:

1. Para disponer información del establecimiento debemos previamente preparar al establecimiento para obtenerla.

Ejemplo: si quiero saber el coste de un plato, debo previamente realizar la ficha técnica, si quiero conocer las ventas de los platos de la carta debo previamente dar de alta el artículo en la tpv y disponer las ventas del mismo, si quiero conocer las ventas por camarero debo asignar un código a cada empleado, etcétera.

2. No todos los establecimientos precisan obtener la misma información. La dimensión, capacidad y características determinan qué información es necesaria y en qué frecuencia debemos analizarla.

Ejemplo: un establecimiento a la carta necesitará saber cuál es el índice de rotación de mesas, y un foodtruck querrá saber, en cambio, el número de clientes atendidos por hora, si bien en ambos la intención es la misma: conocer la capacidad de producción y servicio que ofrecen.

3. La información de un negocio es dinámica y evoluciona durante la actividad del mismo.

Ejemplo: el índice de popularidad de ventas de un plato en el mes de enero ya es obsoleto cuando tenemos el índice de popularidad del mismo plato con el acumulado de ventas hasta el mes de mayo.

4. No debemos obtener toda información del negocio en la misma franja o período de análisis.

Ejemplo: la realización del inventario debe ser mensual, el control de ventas debe ser diario y la ingeniería de menús se realizará mediante lecturas trimestrales.

3. ¿Qué es ANÁLISIS?

ANÁLISIS es el método por el cual valoramos la información recopilada. A mayor nivel de información, mayor nivel de análisis. Analizar es leer, observar e interpretar la información disponible del negocio.

4. ¿Qué es GESTIÓN?

GESTIÓN es el proceso por el que tomamos las decisiones gracias a la interpretación del análisis de la información obtenida en el día a día de un negocio. Es el proceso en el que se aplican estrategias y acciones. Es, por tanto, el momento a partir del que nuestras acciones inciden en la marcha de la actividad y, por tanto, cuando somos capaces de influir en el resultado parcial o final del negocio.

En el proceso de GESTIÓN participan tres aspectos que influyen en la toma de decisiones:

1. Experiencia: aprendizaje de los resultados del tiempo anterior acumulado en la toma de decisiones. La habilidad que se adquiere ante lo realizado, vivido, superado, revisado o analizado con anterioridad. Acumular experiencia es acumular sabiduría y una fortaleza en la toma de decisiones. Acumular tiempo en tareas de responsabilidad o en el desarrollo de tareas aumenta la capacidad de análisis, no por el hecho de aplicarlas, sino por observar su resultado.

2. Conocimientos: el interés y la posibilidad de conocer, adquirir y formarse en aquellos aspectos vinculados a la hostelería incrementa en el éxito de la gestión del negocio. El reciclaje continuo, la lectura de artículos, la participación en seminarios, la asistencia a cursos o acciones formativas permiten mejorar las cualidades del gestor.

3. Estrategia: plan de acciones meditadas. La diferencia entre una estrategia y una acción es que en el primer caso incluye meditación y objetivo.

5. ¿Qué es TIEMPO?

Recurso preciado, escaso y limitado del que no se dispone. La sensación de que el tiempo no es suficiente para gestionar un negocio es una queja muy habitual entre responsables y directivos. La solución lógica es priorizar.

Para priorizar en la gestión es necesario saber qué influye en la rentabilidad de una actividad de restauración y centrarse en esas actividades. ¿Cómo? Hay un proverbio chino que reza: «Si deseas que algo suceda, debes asignarle una fecha y una duración».

3.4 ¿Existe GESTION sin CONTROL?

No existe GESTIÓN sin CONTROL, es imposible. No podemos tomar decisiones (acertadas o no) si no disponemos de información analizada al respecto. A modo de ejemplo: ¿cómo voy a establecer o redefinir el P.V.P. de un plato si desconozco su coste o su porcentaje de ventas?

Con base en esto, el análisis no es más que el canal de unión entre la información de un negocio (Control) y la toma de decisiones (Gestión). Por tanto, un análisis mal realizado puede influir negativamente en el negocio.

En los distintos capítulos del libro comentaremos y definiremos qué información (CONTROL) debemos poseer para observar e interpretar (ANÁLISIS) y tomar las decisiones (GESTIÓN) más correctas. Por tanto, el punto de partida es obvio y clave: la información.

¿Existen negocios que no realizan control y aplican gestión? ¿Son rentables? ¿Tienen asegurada la rentabilidad aquellos establecimientos que aplican control y gestión? En función de cómo aplican el control y la gestión en sus negocios, podremos clasificar cuatro modelos de negocios:

Modelo

de

empresa

¿Aplican

Control?

¿Aplican

Gestión?

¿Existe

dirección

de

negocio?

¿Es una

empresa

rentable?

Opción 1

NO

NO

NO

Puede ser

Opción 2

SÍ

NO

NO

Puede ser

Opción 3

NO

SÍ

Imposible

Puede ser

Opción 4

SÍ

SÍ

SÍ

Puede ser

Opción 1: NO aplican Control y NO aplican Gestión

En el negocio de la restauración existen numerosos establecimientos caracterizados por la escasa preocupación o dedicación a la recopilación y análisis de la información de explotación. Suelen ser negocios pequeños, de autoempleo, empresas familiares y/o de bajos niveles de facturación, aunque no deben cumplirse necesariamente las cuatro características anteriores. Dirigir un negocio es, entre otras tareas, tomar decisiones, acertadas o erróneas, aunque basadas en criterios fundamentados en el resultado y análisis de los datos obtenidos de su actividad, y en este primer modelo de empresa esto no se cumple: no existen tomas de decisiones basadas en resultados, análisis y estrategia. Y aun así, podría ser un negocio rentable. ¿Cómo? Con una reducida estructura de costes, elevado volumen de ingresos lineales (suficientes y prolongados en el tiempo), una buena ubicación o localización, aplicación de criterios basados en la experiencia del propietario, etcétera.

Opción 2: SÍ aplican Control y NO aplican Gestión

Sería el caso de aquel gestor preocupado por disponer de información relativa a la marcha del negocio, pero que no dedica el tiempo suficiente a su análisis. Se trataría de, por ejemplo, un establecimiento que crea fichas de producción de los platos, pero que no se tienen en cuenta posteriormente en el análisis de desviación de coste de los platos, en el margen bruto por producto o en la revisión de precios del proveedor.

En definitiva, obtener información (datos, ratios, listados, costes) de la actividad de un negocio sin realizar el posterior análisis que permita implementar estrategias de mejora, de poco sirve. Es un trabajo de poco recorrido y eficiencia.

No obstante, ¿este modelo de negocio puede ser rentable? Podría, y por las mismas causas que en el caso anterior. Opción 3: NO aplican Control y SÍ aplican Gestión

Rotunda y técnicamente imposible. Una falta de información en relación con la actividad del negocio incapacita la toma de decisiones con criterio, aunque ello no signifique que el negocio sea deficitario por ese motivo.

Opción 4: SÍ aplican Control y SÍ aplican Gestión

Modelo y objetivo de toda actividad que debe garantizar el éxito del negocio basado en:

• El Control (recopilar y priorizar aquella información más necesaria para la actividad de cada tipología de negocio).

• La Gestión (analizar la información aplicando las estrategias más adecuadas en cada período).

Cualquier negocio puede ser rentable, pero solo aquel que se preocupe del control y de la gestión tiene la información y garantías necesarias para conocer el horizonte de rentabilidad y la viabilidad del mismo.

CAPÍTULO 4

LA ESTRUCTURA DE COSTES EN UNA ACTIVIDAD DE RESTAURACIÓN

Introducción

La actividad habitual de un negocio de restauración es vender productos o elaboraciones producidas o no en el establecimiento a cambio de obtener un ingreso por ello, que al final de un período de actividad debe permitir obtener un resultado.

Para poder analizar y aplicar estrategias de mejora influyendo de manera adecuada en la estructura de costes de un negocio, debemos tener en cuenta:

1. Los tipos (partidas) de costes en los negocios de restauración.

2. Enfoque en la lectura e interpretación de los costes.

3. Método de análisis de los costes.

4.1 Tipos (partidas) de costes en los negocios de restauración

Para poder realizar una actividad de restauración se realizan compras de materias primas, contratación de personal, pagos de suministros, gastos en publicidad, se abonan los alquileres del local y otros gastos derivados del negocio.

Aunque existen diferentes fórmulas, modelos y tipologías de negocios de restauración, todos ellos tienen un mismo fin: ofrecer servicios y productos de alimentos y bebidas. Es por eso que los conceptos o partidas de coste que conforman la estructura de explotación son los mismos.

Veamos algunos conceptos básicos:

1. Definición de costes: con base en las distintas partidas que se producen en el sector de la restauración, los tipos de coste serían:

– Coste de materias primas, mercancías o consumo: son materias primas todos aquellos elementos que se utilizan en la elaboración de un producto, plato o elaboración, incluidos aquellos artículos que precisen o no transformación para ser vendidos. Un producto terminado está compuesto por una relación de elementos y subproductos que, tras un proceso de elaboración y transformación se convierten en un producto final (bocadillo, cóctel…).

– Coste de personal: es el pago de la remuneración de los equipos de trabajo en la realización de una actividad o prestación del servicio. Es el coste de todo el conjunto de salarios y costes de seguros sociales y otros derivados en la remuneración del personal.

– Gastos generales o costes de estructura: son todos aquellos gastos en que incurre una actividad y que no sean materias primas y personal. Son aquellos que no están directamente relacionados con la propia actividad de producción del negocio. Así, consideramos gastos generales: el alquiler de las instalaciones, los suministros, gestoría, publicidad, mantenimiento, etcétera.

– Resultado del negocio: es el resultante de la actividad del negocio de restauración si restamos a las ventas el total de gastos derivados de la actividad. Si las ventas son mayores que el total de gastos en el período analizado, el resultante es llamado beneficio; si las ventas son inferiores a la suma total de los gastos derivados de la actividad el resultante es denominado pérdida.

2. Estructura de costes: sería la distribución de los costes en la cuenta de explotación del negocio. La estructura refleja la imputación de cada importe de las principales partidas de coste respecto al total de ventas (facturación) conseguidas en un período determinado.

4.2 Enfoque en la lectura e interpretación de los costes

La lectura e interpretación de la actividad y los costes de un negocio, que se realiza a través de la cuenta de explotación, cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias, puede medirse desde dos ópticas diferentes:

Óptica 1: Análisis de la cuenta de explotación en términos absolutos (unidades monetarias)

La lectura de los costes es clara y sencilla como fruto del resultado de una operación matemática consistente en restar los costes de la actividad de la cifra de ingresos obtenida. Al conjunto de ingresos de un período analizado le imputamos los costes de materias primas, costes de personal y gastos generales vinculados a la actividad del negocio, de modo que el resultado puede ser de beneficio o pérdida.

Cuadro 1. Expresión mínima de una cuenta de explotación en términos absolutos (unidades monetarias)

En el ejemplo del cuadro 1 hemos obtenido unos ingresos de 445.256,35 €, de los cuales hemos consumido 129.124,34 € en mercancías o materias primas, 151.387,16 € en gastos de personal, y 62.335,89 € en el resto de los gastos generales o de estructura, obteniendo un resultado (beneficio) de explotación de 102.408,96 €.

Óptica 2: Análisis de la cuenta de explotación en términos relativos (%, porcentajes) respecto a las ventas obtenidas La interpretación de los datos de la cuenta de explotación se expresa en porcentajes de coste respecto a las ventas obtenidas, lo que nos permite neutralizar las cifras en términos absolutos para obtener una lectura más fiel de la gestión realizada. Por tanto, interpretamos así los costes en términos de porcentajes:

• Coste de materias primas (consumo, food cost o Coste de mercancías): % de coste de materias primas respecto a las ventas totales en un período de análisis determinado.

• Coste de personal (labor cost o coste salarial): % de coste de personal respecto a las ventas totales en un período de análisis determinado.

• Gastos generales (gastos de estructura u otros gastos): % de coste en gastos generales respecto a las ventas totales en un período de análisis determinado.

• Resultado de Explotación (beneficio o pérdida): % de beneficio o pérdida de explotación respecto a las ventas totales en un período de análisis.

Cuadro 2. Expresión mínima de una cuenta de explotación en porcentajes (términos relativos)

Siguiendo con el ejemplo, la lectura de la cuenta de explotación nos indica que el % coste de materias primas o % food cost es del 29 % respecto a las ventas,

el coste de personal asciende a un 34%,

los gastos generales ascienden a un 14%,

se obtiene un beneficio del 23 % respecto a las ventas.

Es la misma cuenta de explotación, pero con otro valor de interpretación a través de los porcentajes de coste respecto a las ventas.

¿Qué ventajas tiene la interpretación en términos relativos (%, porcentajes)?

1. La interpretación de los costes en porcentaje (%) permite realizar comparaciones con otras empresas, valores de mercado, con el presupuesto previsto o con otros períodos anteriores del propio negocio.

2. El análisis en porcentaje permite medir el impacto de una cifra en términos absolutos (unidades monetarias) e interpretar si el valor tiene una lectura de gestión positiva o no. Sirva como ejemplo:

Durante un período de ventas analizado tenemos un coste de personal de 24.000 €. Aunque con esta cifra en términos absolutos no somos capaces de interpretar si este valor ofrece una lectura positiva o negativa para la actividad del negocio.

Cuadro 3. Comparativa en porcentajes de dos cuentas de explotación

En el cuadro 3 observamos que los 24.000 € correspondientes al coste de personal del ejemplo A constituyen el 27,12 % de las ventas obtenidas, y en el ejemplo B la misma cifra de 24.000 € representa un 40,34 % en relación también con las ventas. Observamos entonces que en la cuenta de explotación del ejemplo B, aun siendo la misma cifra en términos absolutos, el porcentaje de coste es mayor que en el ejemplo A, y por tanto el análisis del coste de personal es más elevado y ello afecta al resultado del negocio.

4.3 La gran mentira del 33 %

Históricamente, popularmente, habitualmente, se dice que la distribución de costes de un negocio de restauración es 33/33/33, es decir: 33 % en coste materias primas, 33 % en costes de personal y 33 % restante entre gastos generales y resultado de la actividad.

Estamos obligados a desmentir esta afirmación por varios motivos:

1. Porque no tiene alcance general: si bien es cierto que hay negocios que cumplen esta relación porcentual, no es aplicable a todos los negocios.

2. Las propias características del sector de restauración (social o comercial) donde se desarrolle la actividad determinan las distintas estructuras de costes.

3. Las fórmulas o modelos de restauración también inciden notablemente en la distribución de estos costes. No es la misma estructura un negocio familiar en un entorno rural que un establecimiento gastronómico en una gran ciudad. Incluso dentro de un modelo de negocio concreto como puede ser la franquicia, el porcentaje de coste de materias primas puede ser muy distinto entre las distintas marcas de restauración.

No obstante, sí hay dos verdades irrefutables y son:

1. Que el conjunto de todos los porcentajes de las distintas partidas deben sumar 100 % correspondiente al total de ventas, ya sea un negocio con rentabilidad positiva:

A) 100 % Ventas = 28 % C.M.P. + 34 % C.P. + 24 % G.G. + 14 % beneficio

O con rentabilidad negativa:

B) 100 % Ventas = 36 % C.M.P. + 44 % C.P. + 29 % G.G. - 9 % pérdidas

2. Que todo negocio debe ser consciente de que la estructura de costes analizada estacionalmente (temporada alta, media y baja) puede ser distinta del análisis realizado a fin de año o ejercicio.

4.4 Método de análisis de los costes

Un mismo dato, valor, cifra permite obtener información variada en función de si lo analizamos en ese momento concreto (análisis estático) o bien si lo analizamos en comparación con períodos anteriores (análisis dinámico).

El análisis estático es aquel que se produce en un instante de tiempo determinado, comparando entre sí las cifras obtenidas. Ello nos permite identificar el peso de cada partida y permite conocer mejor la composición de la estructura de costes, ya sea en valores numéricos absolutos como en valores porcentuales. Técnicamente es conocido como «método de análisis vertical», ya que se lee e interpreta siempre en esa dirección.

Cuadro 4. Análisis estático de una cuenta de explotación

La interpretación de los valores de la estructura de costes se realiza en un instante determinado comparando los importes obtenidos e identificando cómo se comportan los costes respecto a las ventas. Observamos cómo los costes de materia prima representan un 29 % del total de ventas, el coste de personal un 34 % y los gastos generales un 14 %.

El análisis dinámico es aquel método de análisis que permite analizar el valor de las variables considerando el proceso de cambio que han sufrido entre diferentes períodos de análisis. Estas comparaciones pueden realizarse en términos absolutos (unidades monetarias) o en términos relativos (a través de los porcentajes).

Cuadro 5. Análisis dinámico de cuenta de explotación

El modelo de análisis dinámico permite identificar de manera clara los cambios de los importes o valores de los costes habidos entre períodos de análisis. De este modo, y con el ejemplo del cuadro 5, identificamos que los distintos costes de la cuenta de explotación del año 2º sufren incrementos o disminuciones con respecto a los valores del año 1º, tanto en valores absolutos como relativos.

El análisis de estas disminuciones e incrementos son los que permiten valorar la situación y evolución del negocio o actividad.

CAPÍTULO 5

LA CUENTA DE EXPLOTACIÓN EN UN NEGOCIO DE RESTAURACIÓN

Introducción

La cuenta de explotación (también llamada cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados) permite organizar las variables económicas que reflejan la actividad de explotación de un negocio de restauración. Es, pues, una herramienta que da cuenta de la gestión de la empresa y de su actividad y las traduce a valores monetarios.

En la cuenta de explotación quedan expresados de manera ordenada el conjunto de ingresos y gastos que ofrece un negocio y con ello se evidencia cómo se ha alcanzado un resultado (pérdida o beneficio) durante el período de estudio.

Aunque existen numerosos formatos de cuenta de explotación, lo que resulta evidente es que la estructura habitual en el orden y presentación de los ingresos y gastos ha de ser siempre similar en el caso de un mismo negocio para que, así, se pueda interpretar con facilidad. Lo más habitual es que siempre se utilice, dentro de una empresa, la misma plantilla o el mismo programa de contabilidad.

En casi todos estos formatos, lo usual es representar de manera vertical los ingresos y los gastos, para que por medio de sumas y restas podamos identificar la estructura del gasto y la importancia del mismo respecto a los ingresos obtenidos.

Dicho de otro modo: la cuenta de resultados nos indica cómo los ingresos se convierten en beneficio (o pérdida) a medida que se le imputan los gastos de la actividad.

Como toda estructura, la cuenta de gastos tiene tres aspectos bien definidos:

• Ingresos: es la suma neta de todas las cantidades de dinero obtenidas por las ventas realizadas en un período de análisis determinado. Los ingresos en la cuenta de explotación siempre se expresan sin impuestos y tasas que los graven.

Un impuesto nunca debe ser considerado y contabilizado como un ingreso de explotación, por ello es importante que no confundamos la partida de ingresos que aparece en una cuenta de explotación con la suma total de las cajas obtenidas en el día a día de una actividad o un negocio, ya que en este segundo caso sí se incluyen las ventas y los impuestos.

• Gastos: es la suma de todos los gastos que participan directa o indirectamente en la actividad del negocio. La cuenta de explotación permite organizar y cuantificar los distintos costes que ha precisado la actividad del negocio.

• Resultado: es la cifra resultante del exceso de ingresos sobre los gastos. Durante la interpretación de una cuenta de explotación distinguimos distintos tipos de resultados en función del lugar que ocupen en la propia estructura.

Veamos un ejemplo de cuenta de explotación reducida expresada en términos relativos y absolutos.

Cuadro 6. Cuenta de explotación reducida expresada en términos absolutos y relativos

Euros (€)

%

Parte 1

Importe Neto de Ventas (1)

401.933,21

100 %

Aprovisionamientos (Coste de Ventas o Consumo) (2)

-153.032,82

-38,07 %

Margen Bruto (Importe Neto de Ventas - Consumo) (3)

Gastos de personal (4)

-156.605,46

-38,96 %

Otros gastos de explotación (Gastos generales) (5)

-53.918,11

-13,41 %

Resultado de explotación (ebitda) (6)

38.376,82

9,55 %

Parte 2

Amortizaciones y provisiones (7)

-2.100

-0,52 %

Resultado antes de intereses e impuestos (ebit) (8)

36.276,82

9,03 %

Parte 3

Ingresos financieros (9)

12,56

0 %

Gastos financieros (9)

-2.046,82

-0,51 %

Resultado antes de impuestos (ebt) (10)

34.242,56

8,52 %

Parte 4

Impuesto sobre sociedades (11)

-8.560,64

Resultado del ejercicio o beneficio neto (12)

25.681,92

6,39 %

Para una mejor interpretación y análisis de la cuenta de resultados, la dividiremos en cuatro partes distintas:

Parte 1: propia actividad del negocio

Es la parte de la cuenta de explotación más vinculada a la propia actividad del negocio y la que refleja el resultado de explotación (6) del negocio. Procede de la venta de alimentos y bebidas menos los gastos necesarios para llevar a cabo dicha actividad de restauración.

Para obtener dicho resultado de explotación (6) restamos de los ingresos netos (1) los gastos de consumo (2), los gastos de personal (4) y los gastos generales o de estructura (5), también llamados «otros gastos de explotación».

Euros (€)

%

Parte 1

Importe Neto de Ventas (1)

401.933,21

100 %

Aprovisionamientos (Coste de Ventas o Consumo) (2)

-153.032,82

-38,07 %

Margen Bruto (Importe Neto de Ventas - Consumo) (3)

Gastos de personal (4)

-156.605,46

-38,96 %

Otros gastos de explotación (Gastos generales) (5)

-53.918,11

-13,41 %

Resultado de explotación (ebitda) (6)

38.376,82

9,55 %

Los ingresos o ventas netas (1) se refieren a las ventas brutas después de realizar todos los ajustes consistentes en deducir las devoluciones, los descuentos s/ventas, los rappels s/ventas, y lógicamente los impuestos que las gravan.

El consumo (2), también llamado coste de ventas, coste de materias primas o food cost, es el coste de producto de todo lo vendido y se obtiene del sencillo análisis de dos variables:

• Compras netas: son las compras realizadas en un período de análisis determinado. Las «compras netas» son el resultado de aplicar a las compras brutas todas las deducciones de las devoluciones, los descuentos s/compras, los rappels s/compras y los impuestos que las gravan.

• Variación de existencias: este término alude al aumento o disminución que se produce en el inventario entre dos momentos de análisis, lo que da lugar a un inventario de existencias iniciales y un inventario de existencias finales. Las existencias (stock) se originan en la elaboración del inventario y el término inicial y final, y corresponden al momento o período en que se realiza el inventario.

Tanto las existencias (iniciales y finales) como las compras se refieren a las materias primas, mercancías, artículos, productos acabados o en curso adquiridos para el desarrollo de la actividad propia de restauración.

Por tanto, el consumo (2) se obtiene del siguiente algoritmo:

Consumo Real = Stock inicial + Compras (Netas) - Stock Final

Respecto al consumo, debemos destacar tres aspectos:

1. El stock refleja las existencias habidas en espacios de almacenaje con independencia de que ya estén abonadas al proveedor o no.

2. Consumo no es igual a compras. Esto es muy importante: la cifra de compras no es igual a la cifra de consumo ya que habitualmente, y tal como muestra el algoritmo anterior, existen mercancías o artículos comprados que no han sido consumidos (utilizados) en un período determinado y que, por tanto, generan un stock. Solo hay un posible caso en que el consumo y las compras coinciden en valor (cifra), y es cuando el negocio o actividad no tiene o genera stock (producto almacenado), por lo que todo lo que se compra en un período se consume dentro del mismo.

3. El consumo o coste de las ventas es un gasto variable, porque depende del volumen de actividad de la empresa. Si la empresa o negocio no tuviera actividad económica, no tendría coste variable.

El valor resultante de restar a los ingresos netos el coste de ventas (o consumo) se conoce como margen bruto (3), y es una medida de eficiencia de la empresa. La cifra de margen bruto permite afrontar los costes de personal y los otros gastos de explotación.

Los gastos de personal (4) corresponden al conjunto de remuneraciones del personal necesario para el desarrollo de la propia actividad del negocio. Dichos gastos incluyen: los sueldos y salarios brutos, las indemnizaciones, la Seguridad Social a cargo de la empresa y otros gastos de naturaleza social que esta incurra (comedores, becas, formaciones…).

Los gastos generales, de estructura u otros gastos de explotación (5) son aquellos en que la empresa incurre por el mero hecho de mantener una actividad en funcionamiento. Los ejemplos más habituales son los suministros de electricidad, agua, luz y telefonía, limpieza, gestoría, marketing, publicidad, etcétera.

En el sector de la restauración se conoce como prime cost a la suma del coste de materias primas (Consumo) y gastos de personal, ambas partidas de gasto conforman las partidas claves de coste del negocio.

Prime cost = Coste de Materias primas + Coste de Personal

% Prime cost = % Food cost + % Labor cost

La interpretación y análisis de la variable prime cost debe realizarse en valores relativos (%), ya que de esta manera observamos el porcentaje total de los costes de materias primas más los costes del personal respecto al 100 % de las ventas realizadas.

¿Cuál es el valor óptimo del % de prime cost en un negocio de restauración?

La suma del coste de personal y de consumo no debe superar el 60% de las ventas netas si no queremos poner en riesgo los resultados de gestión del restaurante (o depender de otros indicadores, como un alquiler muy bajo o nula inversión en publicidad que lo compense).

Cuadro 7. Ejemplo de prime cost en términos absolutos y relativos

Euros (€)

%

PRIME COST

Aprovisionamientos (Coste de Ventas o Consumo) (2)

-153.032,82

-38,07 %

Gastos de personal (4)

-156.605,46

-38,96 %

TOTAL PRIME COST

-309.638,28

-77,04 %

Así pues, y como ya se ha dicho, si restamos a las ventas netas todos los gastos de explotación obtenemos el resultado de explotación, que mide los resultados que se generan en la actividad habitual del negocio. Este resultado se denomina EBITDA (6) (acrónimo de Earnings Before Interests, Taxes, Depreciations and Amortizations - Beneficio antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones), y es la capacidad que tiene una actividad o empresa para generar beneficio considerando solamente la actividad directa y productiva del negocio.

Parte 2:

Refleja el resultado antes de intereses e impuestos, se le conoce como EBIT (8) (Earnings Before Interest and Taxes - Beneficio antes de intereses e impuestos).

La principal diferencia entre el EBIT y el EBITDA es que el primero tiene en cuenta para su cálculo las amortizaciones y las provisiones por depreciación.

Parte 2

Amortizaciones y provisiones (7)

-2.100

-0,52 %

Resultado antes de intereses e impuestos (ebit) (8)

36.276,82

9,03 %

Las amortizaciones son el valor contable con que un activo de la empresa pierde valor habitualmente por el paso del tiempo.

Lo explicaremos un poco mejor: todo activo tiene una previsión de vida útil. Las empresas de restauración tienen equipos como un horno, una mesa, un ordenador, etc., que son de carácter duradero, pero aun así temporal, es decir, que con el paso del tiempo van perdiendo valor hasta que llegue un momento en que por su deterioro u obsolescencia deberán ser sustituidos por otros equipos nuevos. En términos contables este proceso se llama amortización y se considera una cuenta de gasto, por lo que el EBIT refleja todos aquellos importes de amortización que suman los activos de la empresa que pierden valor.

La depreciación, por su parte, es la forma de pérdida de valor o desgaste de un activo.

La diferencia entre amortización y depreciación es que la primera hace referencia a activos intangibles, es decir, a recursos no materiales, como una patente, por ejemplo, y la depreciación hace referencia a activos tangibles como maquinaria, mobiliario, elementos de transporte…

Parte 3:

Refleja el resultado antes de impuestos, también llamado EBT (10) (Earnings Before Taxes - Beneficio antes de impuestos). La principal diferencia entre el EBT y el EBIT es que el primero tiene en cuenta para su cálculo el resultado financiero de la empresa, que es la diferencia entre los ingresos y los gastos financieros.

Parte 3

Ingresos financieros (9)

12,56

0 %

Gastos financieros (9)

-2.046,82

-0,51 %

Resultado antes de impuestos (ebt) (10)

34.242,56

8,52 %

Parte 4:

Refleja el resultado total de la actividad después de pagar los impuestos que gravan el beneficio de las sociedades. Es la tasa o tributo que se aplica sobre el beneficio que obtienen las sociedades.

Parte 4

Impuesto sobre sociedades (11)

-8.560,64

Resultado del ejercicio o beneficio neto (12)

25.681,92

6,39 %

En definitiva, la cuenta de explotación es la herramienta que permite expresar una relación ordenada y matemática de las variables correspondientes de ingreso y gasto de la actividad de un negocio expresadas en unidades monetarias y porcentajes.

A continuación, a modo de ejemplo, adjuntamos un modelo completo de cuenta de explotación, aunque sería deseable que, para practicar, todos identificásemos, creásemos y/o analizásemos nuestra propia cuenta.

Cuadro 8. Cuenta de explotación expresada en términos absolutos y relativos

Cuenta de explotación

Euros (€)

%

Parte 1

Importe neto de la cifra de negocios

401.933,21

100 %

Ventas de bebida

286.176,45

71,20 %

Ventas de comida

115.756,76

28,80 %

Aprovisionamientos (coste de ventas)

-153.032,82

-38,07 %

Compras

-147.727,86

-36,75 %

Compr. Otros aprovisionamientos

-5.304,96

-1,32 %

Gastos de personal

-156.605,46

-38,96 %

Sueldos y salarios

-127.342,95

-31,68 %

Seguridad social cargo de la empresa

-29.262,51

-7,28 %

Otros gastos de explotación

-53.918,11

-13,41 %

Alquiler

-25.861,16

-6,43 %

Reparaciones y conservación

-2.375,56

-0,59 %

Rep. y conserv. de equipos informaticos

-34,75

-0,01 %

Servicios profesionales independientes

-2.760

-0,69 %

Primas de seguros

-1.235

-0,31 %

Servicios bancarios y similares

-2.529,11

-0,63 %

Uniformidad

-325,63

-0,08 %

Publicidad, propaganda y RR. PP.

-422,82

-0,11 %

Comunicación y web

-1.652,98

-0,41 %

Suministros de agua

-1.232,24

-0,31 %

Suministros de electricidad

-3.545,36

-0,88 %

Suministros de gas

-7.425,68

-1,85 %

Otros servicios

-3.245,22

-0,81 %

Gastos de telefonía

-856,74

-0,21 %

Material de oficina

-415,86

-0,10 %

Resultado de explotación (EBITDA)

38.376,82

9,55 %

Parte 2

Amortizaciones

-1.250

-0,31 %

Provisiones

-850

-0,21 %

Resultado antes de intereses e impuestos

36.276,82

9,03 %

Parte 3

Ingresos financieros

12,56

0 %

Otros ingresos financieros

12,56

0 %

Gastos financieros

-2.046,82

-0,51 %

Intereses y deudas de entidades de crédito

-2.046,82

-0,51 %

Resultado antes de impuestos (EBT)

34.242,56

8,52 %

Parte 4

Impuesto sobre sociedades

-8.560,64

Resultado del ejercicio o beneficio neto

25.681,92

6,39 %

CAPÍTULO 6

EL COSTE DE MATERIAS PRIMAS O CONSUMO

6.1 Mapa de creación del food cost

El consumo o food cost es una ratio que relaciona todo el gasto realizado en materias primas con las ventas en un período determinado. Es, por tanto, un término económico que refleja el resultado de todos los procesos operativos y productivos vinculados a la propia actividad del negocio, y es que desde la elección del producto y proveedor, que define el precio de adquisición de la mercancía, hasta el proceso de cobro al cliente, se producen numerosas situaciones y procedimientos que determinan el consumo o coste final.

El food cost recoge todas estas actividades o procesos desde la óptica económica del coste de materia prima, pero siempre teniendo en cuenta que:

• Todos los artículos y mercancías que se incorporan a un proceso productivo tienen predisposición a la pérdida de valor económico, ya que todo producto que añadimos a un stock tiene un coste de adquisición y, sin embargo, no tenemos la garantía de que este producto vaya a ser vendido y por tanto genere un ingreso.

• Cuanto más tiempo permanezca un producto dentro del proceso productivo de un restaurante (ya sea en almacenaje, en producción o expuesto a la venta) tendrá mayor predisposición a la pérdida de valor.

• Muchos de los procesos de manipulación y transformación de materias primas en un negocio de restauración son realizados por personas, y como errar es humano esto da lugar a que no se pueda garantizar con certeza el cumplimiento exacto de lo previsto. Se pueden cometer muy diversos errores, desde pesar mal los productos en la recepción de mercancías hasta no anotar debido a un olvido un artículo en la comanda de una mesa y perder por tanto su ingreso.

• La mayoría de los productos de restauración que ofrecemos a los clientes tienen un precio cerrado y expuesto en la carta u otros expositores comerciales, y las desviaciones originadas por exceso de peso en la ración o un precio de adquisición de la materia prima superior al previsto inicialmente son absorbidos por el margen sobre las ventas, lo que se traduce en un aumento del consumo o food cost.

• La falta de dedicación al control de un negocio también causa un encarecimiento del consumo, por lo que se recomienda disponer de mayor tiempo para revisar los procesos de control que afectan al consumo, lo que nos permitirá identificar más errores en los albaranes, revisar las fichas técnicas de producción o realizar inventarios más estrictos.

• Hay algunas (aunque pocas) excepciones: se da el caso de productos que con el paso del tiempo no pierden su valor, sino que lo aumentan. Esto ocurre, por ejemplo con algunas botellas de vino bien conservadas.

Existen diversas formas de expresión o significado al referirnos al coste de materias primas: consumo, coste de producto, coste de las ventas o food cost.

6.2 Primer objetivo: identificar las fases de creación del food cost o consumo

El conjunto de procesos, procedimientos y actuaciones que tienen lugar en un negocio de restauración se conoce como «operaciones». Muchas de ellas influyen en la creación y desviación del coste de materia prima, un coste que, como todos, es dinámico y activo y varía en función del tiempo transcurrido y las decisiones tomadas.

Así pues, el conjunto de actuaciones que se apliquen sobre las actividades que generan el coste es clave para la optimización del mismo, y estas son:

• Previsión: definir cuál será el coste unitario de cada uno de los artículos que expongamos a la venta. Todo producto puede y debe escandallarse obteniendo el coste unitario. Si no puede fijarse un coste por unidad, habrá de hacerse por la unidad de medida que sea necesaria (kg, litros, bandeja, etcétera).

• Control: contrastar, utilizando las herramientas o medidas más adecuadas en cada momento, si el resultado o el proceso es el adecuado a la previsión realizada.

• Actuación: gestionar y aplicar medidas correctoras que permitan dirigir el coste al objetivo previsto o reformular nuevas previsiones adecuadas al resultado establecido.

Todas las operaciones de un negocio de restauración que generan o participan en el coste de materias primas se agrupan en cinco fases de actividad:

Cuadro 9. Fases de actividad en las operaciones de un negocio de restauración

Fase 1. Relación con proveedores

Selección, negociación y evaluación (Control)

Fase 2. Gestión de pedidos

Procesos de pedido y recepción

Fase 3. Inventarios y stocks

Almacenamiento, políticas y control de stocks

Fase 4. Diseño de oferta gastronómica

Ficha técnica de producción

Planificación de precio de venta al público

Fase 5. Venta y cobro

Análisis de ventas

Todas estas fases de actividad obedecen a un principio cronológico de actuación. La gestión de compras y stocks incluye las tres primeras fases de actividad (relación con proveedores, gestión de pedidos e inventarios y stocks). La fase de diseño de la oferta gastronómica se incluye en el área de gestión de la producción, y todas estas operaciones relacionadas con las ventas realizadas permiten gestionar la actividad global del negocio.

Cuadro 10. Áreas de gestión en un negocio de restauración

El que seamos capaces de planificar y actuar correctamente sobre este mapa de actividad de nuestro negocio nos permitirá gestionar y optimizar adecuadamente el coste de materia prima o de consumo. Para ello, es imprescindible utilizar las herramientas de control y gestión que ofrece el negocio en cada momento y aplicar las estrategias más adecuadas.

¿Qué son las herramientas de control y gestión?

Son toda aquella información en forma de registro, listado, dato, ficha, documento, informe o ratio obtenido de la marcha de actividad del negocio, ya sea a través del uso de software adecuado y específico del sector, de programas de organización de información ofimáticos, de información obtenida por registros manuales, artículos del mercado o publicaciones técnicas.

En cada fase o área de gestión disponemos de herramientas, indicadores y ratios que, utilizados y analizados adecuadamente, permiten obtener información de la evolución del negocio o de las operaciones realizadas en él. La recopilación de información obtenida de estas herramientas permite detectar los motivos de desviación del coste de materias primas, ya que todos los artículos y mercancías que se incorporan a un proceso productivo tienen predisposición a la pérdida de valor económico.

En el mapa de creación del food cost podemos ver la trayectoria de desviación del coste de materias primas que se produce en todo negocio de restauración.

Cuadro 11. Mapa de creación del food cost o coste de materia prima

Este mapa identifica todas las fases o procesos desde que las materias primas o artículos se incorporan al ciclo de producción hasta que son convertidos en unidades monetarias (ventas) de un negocio.

¿Cuáles son estas variables y cómo se identifican analizando las variables del mapa de food cost en sentido horizontal y vertical?

Lectura de interpretación horizontal

• Expresa el período de tiempo transcurrido entre cada una de las fases, que puede ser distinto y variado en función del artículo adquirido o del producto vendido. En el caso de un producto de temporada, puede transcurrir un único día desde el momento de negociación del precio hasta el momento de cobro del plato al cliente, en cambio en el caso de una botella de vino pueden pasar meses.

• Recoge las operaciones más habituales en la actividad de un negocio de restauración ordenadas cronologicamente, desde la negociación de un precio de adquisición del producto en la fase inicial de relación con proveedores, hasta el servicio y cobro al cliente.

• Identifica la necesidad de efectuar procesos de control en cada una de las fases que participan en la actividad de operaciones del establecimiento.

Lectura de interpretación vertical

• Analiza las desviaciones producidas en cada una de estas fases. A medida que se superan las fases y procesos, se generan posibilidades de ir sumando pequeñas desviaciones en el consumo.

A continuación repasaremos todos aquellos aspectos que influyen y participan en la creación del coste a través de la identificación de herramientas, procesos de control y análisis de estas cinco fases comentadas anteriormente.

6.3 Definición de materia prima

La materia prima es el conjunto de artículos, mercancías o productos en estado bruto, total o parcialmente transformados que adquirimos en un negocio para posteriormente manipularlos y convertirlos en productos, platos o elaboraciones de venta para el cliente.

Esta es la razón de ser de todo negocio de restauración: adquirir productos a un importe determinado para posteriormente venderlos también a un precio (P.V.P.) determinado y obtener el beneficio deseado después de aplicar todos los gastos de la actividad.

Durante ese proceso de adquisición y venta se suceden diversas actividades que afectan e influyen en el consumo o coste final de materias primas, tales como el diseño de la oferta gastronómica, la negociación con proveedores o el almacenaje, manipulación, transformación, producción y conservación de productos en curso, venta, cobro al cliente, etcétera.

Todas las mercancías adquiridas del exterior del establecimiento tienen como objetivo almacenarse, transformarse y servirse (venderse al cliente) y, por tanto, todas las entradas de mercancías en el establecimiento conforman el coste de materias primas o consumo.

Pero no todas estas materias primas (con transformación o no) serán registradas obligatoriamente como ventas (que, por tanto, generarán un ingreso al negocio), esto se debe a que es posible que algunas se deterioren, se rompan o caduquen en el almacén, que formen parte de un error en una comanda o que no sean vendidas por exceso de producción. Puede ocurrir que una botella de vino no se facture al cliente por olvido, o que haya alguna devolución a cocina por disconformidad del cliente, y siempre hay «desapariciones misteriosas» en cámaras y almacenes. Pero aunque ocurra todo esto, esas materias primas deben ser cuantificadas en el consumo del establecimiento.

Como ya hemos visto, las materias primas representan una importante y notable partida de gasto en la cuenta de explotación, por lo que su correcta gestión es clave para la viabilidad de cualquier negocio.

6.4 Coste de materia prima, margen bruto unitario y desviación

Adquirir materias primas tiene un coste. Una manzana, una merluza, un refresco o un panecillo tienen un coste. Pero antes de empezar a definir cómo se crea, calcula y desvía un coste de materias primas, tengamos en cuenta lo siguiente:

• Definición de coste de materia prima: es el coste individual de un producto o elaboración y puede expresarse en términos absolutos (€) o relativos (%). En algunos casos el precio de coste es el precio de adquisición al proveedor (por ejemplo, el precio de una botella de agua), o bien puede ser el resultado de la elaboración de una ficha técnica de producción tras combinar distintas materias primas necesarias para elaborar un plato, tapa o bocadillo, cóctel, postre…

• El término consumo se refiere al gasto de materias primas producidas en un establecimiento en un período de tiempo determinado. (Véase capítulo 5. La cuenta de explotación.)

• El coste de materia prima es un coste variable: actúa en función de la actividad de la empresa y debe conllevar una proporcionalidad respecto a las ventas realizadas, ya que a medida que aumentan los ingresos por la venta de platos, aumentan los costes de materias primas por el consumo de estos.

• El coste de materia prima no es un valor exacto y genera desviaciones por la propia particularidad del gasto. Las desviaciones se originan por las diferencias entre lo previsto y lo ocurrido, variaciones de peso, precio, unidades vendidas, errores, cambios, producción prevista, etcétera.

• Conocer el coste de la materia prima nos permite conocer o prever el margen que nos ofrecen todos los artículos o productos. El margen bruto unitario es la diferencia entre el Precio de Venta de un artículo menos el precio del coste de la materia prima del mismo.

Margen Bruto Unitario = Precio de Venta* - Coste de producto*

M.B.U. = P.V.P.* - C.M.P* (Coste de producto)

* Sin impuestos

El margen bruto unitario (M.B.U.) se aplica por igual a un producto adquirido que no sufre transformación en el restaurante (volvemos al ejemplo de la botella de agua), o bien a un plato o artículo que precisa de la manipulación, transformación y producción de diversas materias primas para convertirse en un plato.

En el siguiente cuadro identificamos diversos ejemplos de margen bruto unitario:

Cuadro 12. Ejemplo de cálculo de margen bruto unitario

Productos / Platos

Precio de Venta al Público (€)

Coste materias primas (€)

Margen bruto unitario (€)

Botella agua

1,10 €

0,21 €

0,89 €

Ensalada

6,37 €

1,03 €

5,34 €

Hamburguesa

4,95 €

1,24 €

3,71 €

Lo que permite ser rentable y viable a un negocio no es el precio de coste de los artículos o productos que ofrece, tampoco el precio al que vende cada uno de sus platos, sino la relación entre ambos. El margen que existe entre las dos variables (precio de venta y coste de producto) es la clave de todo negocio. El margen es el que permite hacer frente al resto de los gastos de un negocio y obtener resultado (beneficio).

CAPÍTULO 7

GESTIÓN DE COMPRAS Y STOCKS

Introducción

La gestión de compras y stocks es la fase inicial del ciclo de operaciones de cualquier actividad de restauración, y comprende desde la relación con los proveedores hasta la gestión de inventarios y stocks.

La misión principal de la gestión de compras consiste en:

1. Garantizar al cliente los niveles de calidad y servicio deseados

Seleccionar los mejores proveedores y productos sin dejar de cumplir durante toda la actividad los estándares de producto previstos.

2. Mantener los requisitos económicos de la empresa

Establecer los procesos de planificación y control del circuito económico de las compras para garantizar el coste previsto de materias primas y minimizar el impacto de la desviación.

¿Qué diferencia existe entre la función de compras y un departamento de compras?

La principal diferencia es la dimensión o estructura de la empresa. Muchos negocios de restauración pequeños y medianos no disponen, por su volumen de negocio o estructura, de un departamento de compras, pero no por ello dejan de realizar compras negociando, adquiriendo y almacenando productos, solo que para ello no utilizan un gran departamento, sino que uno o varios componentes del equipo se encargan de estas tareas.

Independientemente de que la función de compras de un negocio esté organizada o no como un departamento, no funciona de manera aislada, sino que participa de manera activa con otros departamentos o funciones de la organización.

7.1 Objetivos de la función de compras

Para obtener el máximo rendimiento y eficiencia de la gestión de compras y stocks debemos conocer y aplicar los objetivos principales que rigen esta función, pues cada uno de ellos genera una serie de procedimientos de actuación y control que influyen notablemente en el coste del departamento y, por tanto, en su eficiencia y rentabilidad.

Los principales objetivos económicos de la función de compras son:

1. Mejorar la eficacia en la gestión de establecimientos.

2. Establecer sistemas que favorezcan el control de costes y la optimización de los recursos.

3. Desarrollar los factores económicos del aprovisionamiento y almacenamiento de materias primas que permitan disminuir los costes operacionales de compras, almacenamiento y distribución interna.

4. Seleccionar, clasificar y homologar los proveedores más adecuados.

5. Establecer las bases de negociación con proveedores.

6. Evaluar y gestionar las relaciones con los proveedores.

7. Definir las políticas de stock y minimizar la inversión en existencias de almacén.

8. Conocer y definir los factores clave en la gestión de pedidos.

9. Definir los procedimientos de aprovisionamiento y establecer las líneas de comunicación y control con los otros departamentos del negocio

10. Racionalizar el panel de proveedores.

CAPÍTULO 8

RELACIÓN CON PROVEEDORES

Introducción

Siempre se ha comentado que los clientes son la razón de ser de un restaurante o un establecimiento, pero si deseamos su éxito deberíamos incluir en esta afirmación a todo el conjunto de proveedores, y es que la relación con ellos es la primera fase de la gestión de compras y stocks.

Los proveedores, ya sean empresas o personas físicas, son los responsables de proporcionar las existencias o materias primas dirigidas a la actividad del negocio.

Los productos o artículos que abastecen los proveedores son claves en cualquier proceso de producción de alimentos y bebidas, no solo porque establecen la línea de calidad del producto que define el negocio para sus clientes, sino porque el precio de adquisición (compra) es el punto inicial del coste de materias primas.

Los proveedores, por tanto, generan una dependencia externa de la actividad del negocio y representan un factor de riesgo con una elevada incidencia en la cuenta de resultados.

Hay muchas funciones que influyen en la relación con los proveedores y que guardan una relación directa con el coste de las materias primas. Debemos identificar qué elementos y factores son claves en cada una de ellas para el correcto control de esta área del negocio.

Principales funciones de las relaciones con los proveedores

1. Selección de proveedores (homologación).

2. Negociación con proveedores (pre y post).

3. Racionalización de proveedores.

4. Evaluación de proveedores.

8.1 Selección de proveedores (homologación)

La selección y homologación de proveedores es un proceso estratégico que se mantiene de manera activa durante toda la actividad del negocio y de cuya marcha depende en buena medida la eficiencia económica del negocio.

Existen diferentes parámetros que influyen en la búsqueda y selección de los proveedores con base en el momento de actividad del negocio:

Momento 1: antes de iniciar la actividad del negocio

El establecimiento está en el inicio de su actividad y precisa seleccionar proveedores para aprovisionar su ciclo de producción.

Momento 2: durante la actividad del negocio

• El establecimiento ya dispone de una red de proveedores, pero desea sustituir o incorporar nuevos proveedores por pérdida de confianza en los actuales.

• El establecimiento desea ampliar el conocimiento de nuevos proveedores para comparar las condiciones con los proveedores actuales.

• El establecimiento incorpora nueva oferta gastronómica y precisa incorporar nuevas líneas de producto en su actividad.

Cuadro 13. Proceso de selección de proveedores

¿Cuál es la diferencia entre búsqueda, evaluación y selección de proveedores?

La búsqueda de proveedores consiste en localizar entre las distintas fuentes de información (webs, revistas especializadas, información comercial, referencias de terceros, ferias especializadas…) aquellas empresas o marcas proveedoras de productos necesarios para cumplir con los objetivos del negocio.

La evaluación de proveedores corresponde al análisis realizado sobre aquellos proveedores que ya abastecen al establecimiento y que deben renovar la confianza periódicamente.

Y la selección de proveedores es consecuencia tanto de la búsqueda como de la evaluación: aquellos que cumplan los criterios y requisitos establecidos por el negocio seguirán siendo o pasarán a ser proveedores homologados.

¿Es cierto que la búsqueda y selección de proveedores es el primer paso de la actividad económica de un establecimiento de restauración?

Para realizar una selección adecuada de proveedores debemos conocer previamente las fichas técnicas de producción de la oferta gastronómica del establecimiento, pues así es como obtendremos un listado de necesidades de materias primas o mercancías a adquirir. Por tanto, antes de homologar un proveedor debemos seguir el ciclo operativo que indica la siguiente figura:

Una vez validadas las fichas técnicas de producción con las materias primas seleccionadas, homologamos los productos y proveedores necesarios.

Una de las tareas a desarrollar es clasificar a los proveedores para poder determinar la relación empresarial a mantener con ellos.

Clasificación de proveedores

• Proveedores autorizados y/o homologados: son aquellos que han sido seleccionados por el restaurante tras un análisis que garantiza la calidad y las condiciones de servicio exigidos. Esta homologación debe superar tres acciones:

– Test del producto: debería ser el primer filtro de homologación, premisa indispensable para la aceptación del proveedor.

– Auditoría del proveedor: revisar las referencias de mercado del proveedor y realizar visitas a sus instalaciones para comprobar in situ la calidad de las instalaciones y procesos de producción.

– Colaboración histórica: en el caso de ser un proveedor esporádico o puntual, debemos revisar la relación anterior con el mismo: calidad del servicio, número de incidencias, gestión de las reclamaciones, volúmenes de compra, mantenimiento de las condiciones, etcétera.

• Proveedores corporativos: tienen las mismas características que un proveedor homologado, pero además incluye la obligación de compra de sus productos. Ya están negociadas las condiciones del servicio, ya sea el precio, los pedidos mínimos, días de entrega o cualquier otra condición. Habitualmente las condiciones pactadas están recogidas en un contrato entre ambas partes.

• Proveedores locales: son igual de importantes que los anteriores, que incluso pueden ser también homologados. La diferencia habitual radica en que sus productos son de cercanía, kilómetro cero o de proximidad, por lo que ofrecen unos estándares de mayor calidad y proceso de producción o cultivo en territorio de cercanía al establecimiento.

• Proveedores esporádicos: son aquellos que utilizamos de forma esporádica, ya sea por una ruptura de stock del proveedor habitual o por una necesidad puntual de un producto en un momento determinado.

• Portal de compras: es la evolución natural de las centrales de compras. Son herramientas tecnológicas que permiten a las empresas conseguir más y mejores condiciones minimizando los procesos de contratación y compra.

Proceso de homologación de proveedores

Los proveedores homologados (autorizados) son los más habituales en los negocios de restauración, y por tanto todos los establecimientos deberían disponer de un listado de proveedores homologados y un plan de homologación que, como mínimo, incluya:

• Descripción de las especificaciones de compra, que son las características concretas de las mercancías:

– Nombre del artículo.

– Calidad prevista del producto.

– Rangos de tolerancia de pesos.

– Estado de presentación (natural, refrigerado, congelado, conserva).

– Unidad de medida de precio.

– Tamaño del producto, porción y calibre.

– Aspectos cualitativos (color, textura y consistencia).

– Tipos de cortes.

– Temperatura de los productos en el momento de entrega.

– Tamaños de los envoltorios y packaging que acompaña el producto.

– Número de unidades por caja o paquete recibido.

– Contenido del agua para congelados.

– Identificación de peso bruto y peso neto.

– Valores nutritivos.

• Plan de actuación ante el incumplimiento de las especificaciones de compras de los productos. Este plan incluye dos vías de actuación:

– El proceso de comprobación del grado de incumplimiento por parte del proveedor, para validar la confianza con el proveedor o acometer su deshomologación.

– Procedimiento de actuación ante un incumplimiento, que incluye la devolución del artículo y la generación de un parte de incidencia con el fin de que el personal pueda actuar de forma rápida y efectiva.

• Listado de requisitos para la homologación del proveedor. Todo negocio debe disponer de unos criterios a solicitar a los proveedores para ser homologados que deben incluir:

– Solvencia técnica:

- Capacidad técnica del proveedor.

- Calidad acreditada mediante certificados.

- Flexibilidad y frecuencia de entrega.

- Instalaciones.

– Solvencia financiera:

- Plazos de pago.

- Garantías y servicio posventa.

– Solvencia empresarial:

- Historial y estabilidad futura del proveedor.

- Reputación en el mercado.

- Referencias de terceros.

- Localización y proximidad.

¿Qué requisitos debemos exigir a un proveedor y qué impacto económico tienen en la actividad del negocio?

1. Exigencia de las mejores tarifas

El precio negociado o aceptado por el proveedor es el que se utiliza para crear las fichas técnicas que definen el coste unitario de un plato, bebida o elaboración. Ser especialmente exigentes en el momento de elección o sustitución de un proveedor es clave para fijar ese punto de partida económica que determinará parte de la rentabilidad del negocio. Cualquier mejora del precio, ya sea en valor de factura y/o albarán, o a través de descuentos o rappels posteriores, permite:

– Mejorar el margen bruto unitario manteniendo el P.V.P. del artículo.

– Mantener el margen bruto unitario ofreciendo P.V.P. más bajos que permiten ser más competitivos en el mercado y aumentar volúmenes de ventas.

2. Mantenimiento de los precios acordados o tarifados

Exigir que los acuerdos de precios se cumplan a lo largo del período de relación con el proveedor.

3. Obligación por parte del proveedor de informar del cambio de precios de los productos si estos son susceptibles de variación en el mercado

No todos los artículos disponen de una tarifa fija de precios mantenidos anualmente o en un período concreto. Las garantías de mantenimiento del precio por parte del proveedor vienen condicionadas por el tipo o estado del producto. Todas aquellas mercancías más básicas, de mayor período de caducidad, atemporales (no estacionales), que no tengan asociadas dificultades de recolección, producción o abastecimiento suelen mantener tarifas fijas. En el caso contrario es el mercado, en función de la oferta y demanda, quien genera el precio en cada período. Para ciertos productos o familias de artículos (marisco o setas, por ejemplo) debemos pedir cotización al proveedor antes de solicitar el pedido, para que, en el caso de aceptar la tarifa ofertada, se puedan mantener los márgenes aumentando el P.V.P. del plato.

Si el proveedor notifica el aumento de precio del producto y se incrementa el precio de venta, entonces se mantiene el margen bruto unitario.

En este caso todas las partes implicadas (proveedor, establecimiento y cliente) aceptan las reglas del juego: el proveedor cotiza el precio periódicamente, el establecimiento adquiere los productos a diferentes precios de coste y el cliente acepta y asume diferencias en el precio de pago de un mismo artículo.

4. ¿Pero qué pasa en el resto de losplatos que se ofrecen a la carta con un precio fijo durante todo el año?

Esta situación es más preocupante, porque todos los cambios de precio de compra de los artículos son asumidos o absorbidos por el margen del plato.

Si el proveedor no notifica el aumento de precio, aumenta el coste del producto. Y si se mantiene el precio de venta, se reduce el margen bruto unitario.

5. Mantenimiento de peso o calibre

El concepto de peso o calibre se corresponde con el concepto de ración. La ración sería la cantidad de alimento o bebida estándar establecida para un plato y/o elaboración. Una de las variables principales de una ficha técnica de producción es el peso de cada uno de los ingredientes que conforman la ración en peso bruto del plato. El precio unitario de coste de cada ingrediente en relación con estos pesos genera el coste unitario del plato o elaboración, y por tanto la suma de estos costes determina el P.V.P. final del artículo. El no mantenimiento del peso o calibre por parte del proveedor implica variaciones en el margen bruto de ganancia de cada unidad vendida.

Si el peso del artículo recepcionado del proveedor es menor del previsto en la ficha técnica de producción no se produce una desviación económica de pérdida de margen, más bien al contrario, pero en cambio sí puede generar una queja o decepción en el cliente y una pérdida de calidad.

Al contrario, si el peso del artículo recepcionado del proveedor es mayor del previsto en la ficha técnica de producción, sí se produce una desviación económica de pérdida de margen, ya que el precio del plato ofertado en la carta se mantiene intacto.

Si el proveedor no notifica el aumento de peso de un ingrediente, aumenta el coste del producto. Y si se mantiene el precio

En ciertos establecimientos y para determinados artículos de carne, pescado y marisco, entre otros, se oferta en la carta comercial un P.V.P. por peso (kg, 100 gramos…) para evitar este impacto de desviación económica.

6. Cumplimiento de fechas de entrega

El no cumplimiento de las fechas de entrega de los pedidos realizados provoca la necesidad de abastecerse con otro proveedor que, posiblemente, no garantice la tarifa de precios pactada, ocasionando pérdidas de margen por cada unidad vendida.

7. Soporte documental adecuado

Los pedidos deben entregarse con la documentación (factura o albarán), lo que agiliza los procesos de control, trazabilidad y administración en los establecimientos.

8. Responsabilidad ante incidencias

Implicar de manera directa a los proveedores en la gestión y resolución de incidencias en la entrega de mercancías permite minimizar los costes del departamento de administración, además de sensibilizar al proveedor en la frecuencia de incidencias habidas.

8.2 Negociación con proveedores

El objetivo principal de una negociación es obtener los mayores beneficios y condiciones de servicio en un acuerdo. Ha de ser este un objetivo mutuo y compartido por ambas partes: el proveedor y el restaurante o negocio.

Negociar no es vencer, es alcanzar un equilibrio entre comprador y vendedor sobre los términos de una compraventa para un período determinado. Una victoria tiene un alcance a muy corto plazo; un acuerdo satisfactorio, en cambio, establece lazos más duraderos.

¿Por qué es tan importante la negociación con proveedores?

1. Las condiciones pactadas en el período de negociación son el punto de partida económico en el que se inicia el ciclo de coste de materia prima o consumo de un establecimiento. El precio de adquisición negociado y/o aceptado del proveedor se refleja en la ficha técnica de producción o escandallo y estipula el coste de cada producto ofertado en el negocio. Estos acuerdos obtenidos son una parte muy importante del % de food cost final del negocio.

2. A menudo, las tarifas son negociadas una vez y se pagan durante 365 días, excepto en aquellas mercancías que por sus propias características no tienen una tarifa fija durante todo el año y continuamente generan negociación o variación de precio por parte del proveedor (excepto en el caso de portales de compra, que habitualmente ofrecen actualizaciones diarias de compras).

3. Los proveedores son una fuente de financiación para el restaurante, lo que se debe aprovechar. Negociar a largo período los plazos de pago a proveedores permite que el ciclo de caja de un negocio funcione adecuadamente: un ciclo de caja positivo para un establecimiento consiste en cobrar antes de los clientes y después abonar las facturas a proveedores, de esta manera no se adelanta el importe, sino que se espera a convertir las mercancías en productos vendidos para, con ese dinero ingresado, pagar a proveedores. Por tanto, a mayor plazo de pago de proveedores, más facilidad tendremos de obtener liquidez. Lógicamente, en este ciclo de caja también participan los stocks disponibles en los almacenes, y una menor rotación de stocks penaliza el ciclo de caja de un establecimiento.

¿Qué herramientas dispone el proveedor que le aportan un mayor posicionamiento durante el proceso de negociación?

1. Mayor experiencia en negociación: forma parte de su hábitat diario. Una de las tareas habituales de su trabajo es establecer líneas de negociación, lo que aumenta su experiencia y su conocimiento de las objeciones de los clientes.

2. Mejores habilidades de negociación: habitualmente los proveedores no solo acumulan más experiencia, sino que reciben formación específica en habilidades comerciales, entre las que se incluye la negociación.

3. Mayor información de mercado: competidores, productos y precios. Los proveedores manejan mayores volúmenes de información. Conocen los precios y condiciones de la competencia y controlan las tarifas de precios ofertadas a otros establecimientos.

¿Qué planificación y estrategia debemos aplicar en la negociación eficiente con los proveedores?

1. Transmitir la sensación de rivalidad y competencia

El proveedor actúa ofreciendo tarifas de mercado, y en el proceso de negociación y en función del resultado de la misma suele ofrecer condiciones más favorables en pro de cerrar el acuerdo.

Siempre obtendremos condiciones más favorables del proveedor cuando este tenga la sensación que tiene rivales y puede ser sustituido o finalmente no elegido. Ante esa situación el proveedor tiene la necesidad de apostar fuerte y mejorar las condiciones al establecimiento.

Disponer de información comercial de proveedores de la competencia, como tarifas de precios y catálogos, permite transmitir la sensación de rivalidad en proveedores.

2. Gestionar la implicación emocional en una negociación

La primera norma de una negociación (en cualquier ámbito) es no implicarse emocionalmente con el interlocutor o proveedor. Las relaciones mantenidas en el tiempo con el proveedor acumulan cargas de confianza, amistad y rutina que no son buenas compañeras de viaje en una negociación.

La implicación emocional minimiza la capacidad de desarrollar las habilidades y estrategias adecuadas en una negociación y genera conformismo en los acuerdos.

3. Preparar adecuadamente la reunión o reuniones que mantienen viva la negociación

Los acuerdos se obtienen después de recibir propuestas del proveedor, debatir puntos de vista distintos, solicitar mejoras en las condiciones, etc., y ha de dedicárseles tiempo en forma de visitas y reuniones. Preparar el escenario (reunión) adecuado es clave para obtener el éxito previsto, y esto pasa por:

• Mostrar al proveedor la intención de revisar tarifas y condiciones antes de la finalización del acuerdo en vigor, ya sea por vencimiento del contrato, inicio de un año nuevo o cumplimiento del objetivo de volumen de compras.

• Fijar un día para la reunión de negociación distinto al de la visita habitual del proveedor, para que así el proveedor tome conciencia real del interés del establecimiento en la mejora de las condiciones.

• Disponer de la máxima información para debilitar los argumentos del proveedor. Como información nos referimos a:

– Listado del volumen de compras realizado con el proveedor.

– Tarifas de precios de otros proveedores (competencia).

– Resumen de las incidencias generadas por el proveedor (retrasos en entregas, devoluciones de productos por incumplimiento de la calidad o por error en la entrega de un artículo distinto al solicitado, errores de precio en albaranes…).

8.3 Racionalización de la red de proveedores

Todos los negocios de restauración disponen de una red de proveedores encargados de abastecer de mercancías las líneas de actividad del negocio. Estos proveedores actúan de acuerdo a las condiciones pactadas con el establecimiento, que determinan los niveles de calidad y las condiciones económicas del producto. La obligación de un establecimiento en relación con sus proveedores es garantizar que mantienen y ofrecen las mejores condiciones de servicio en cada momento, y para ello periódicamente debe:

• Evaluar a todos los proveedores para asegurar que se mantienen las condiciones pactadas.

• Disponer de información de otros proveedores potenciales por si ofrecen mejores condiciones que las actuales.

Habitualmente, la racionalización de un panel de proveedores provoca la eliminación de algunos proveedores, ya que consecuentemente permite la entrada de otros que garantizan condiciones más favorables que los actuales.

La racionalización no es un proceso de sustitución del proveedor, sino el proceso que cuestiona la continuidad del proveedor.

Racionalizar la red de proveedores implica la justificación de mantener o sustituir al proveedor actual. En muchas ocasiones la racionalización consiste en reafirmar la continuidad de la red de proveedores.

La racionalización es un modelo de gestión recomendable para cumplir los objetivos económicos del negocio. Cuestionarse periódicamente si cada uno de los proveedores es el óptimo para el negocio nos hace avanzar en su gestión. El proceso de racionalización ofrece dos únicos resultados, y en ambos son positivos para el negocio:

• Opción 1: la sustitución de proveedores. Esta decisión permite mejorar período a período de análisis las condiciones del proveedor homologado: condiciones financieras, calidad del producto, mejores plazos de entrega, etcétera.

• Opción 2: el mantenimiento del proveedor actual. Esta decisión también es muy positiva para el negocio, ya que puede deberse a dos motivos:

– Haber reafirmado que dicho proveedor ofrece las mejores condiciones respecto a otras propuestas de mercado.

– Haber negociado nuevas y mejores condiciones para mantenerse como proveedor homologado del negocio.

Para medir el grado de racionalización, sustitución o incorporación de los proveedores se puede aplicar la siguiente ratio:

En definitiva, la racionalización del panel de proveedores permite la mejora continua del establecimiento, ya que incorpora en el propio proceso la evaluación periódica de proveedores y productos.

8.4 Evaluación de proveedores

La evaluación de proveedores es un proceso integrado en la actividad habitual de un negocio de restauración que garantiza y valida sus condiciones de negociación y homologación. A un proveedor debemos evaluarle por:

• El grado de cumplimiento de los requisitos de homologación, en especial el cumplimiento de las especificaciones de compra y el mantenimiento de las condiciones económicas.

• La actividad desarrollada durante el período de servicio, en especial la actuación en la gestión de incidencias.

• La comparativa respecto a las condiciones del resto de mercado de proveedores.

La evaluación de un proveedor es un proceso vivo, constante, y no se realiza en un momento concreto de la actividad de un negocio. En cada una de las actividades relacionadas con los proveedores debemos establecer procesos de control que nos permiten evaluar el servicio prestado.

¿Qué procesos debemos evaluar?

• Cumplimiento de la frecuencia y plazos de entrega.

• Mantenimiento de la calidad del producto solicitado.

• Entrega de las cantidades solicitadas.

• Precio del artículo.

En el capítulo 13, apartado «Causas de desviación del food cost», analizamos cómo y de qué manera debemos realizar estas acciones de control sobre los proveedores.

8.5 El método ABC de proveedores (y productos)

Las facturas de los proveedores son el reflejo de la actividad operativa del negocio.

• Cada factura/albarán muestra las cantidades solicitadas y el precio de adquisición unitario de cada mercancía, fruto de los pedidos realizados en el día a día del establecimiento.

• La suma de todas las facturas del proveedor totaliza el volumen de compras por proveedor.

• La suma del volumen de compras de cada uno de los proveedores genera el volumen de compras total del establecimiento.

El método ABC de proveedores permite valorar la importancia y participación de cada proveedor en la actividad del negocio. Su principal utilidad es que permite relacionar el número de proveedores con la cifra o volumen de compras realizado en el establecimiento.

La nomenclatura del método ABC responde a la posibilidad de clasificar a los proveedores en tres segmentos distintos:

• Segmento A: proveedores que agrupan una cifra de negocio anual elevada.

• Segmento B: proveedores que agrupan una cifra de negocio anual media.

• Segmento C: proveedores que totalizan una cifra de negocio anual baja.

Todos los negocios tienen su propio ABC de proveedores y, como mostramos a continuación, habitualmente tienen comportamientos similares en cuanto a la distribución de volumen de compras frente al número de proveedores homologados.

Cuadro 14. Panel de ABC de proveedores

Segmento de

proveedores

% de la cifra de

compra total

a proveedores

% del número de

proveedores

A

80 % (aprox.)

20 % (aprox.)

B

15 % (aprox.)

20 % (aprox.)

C

5 % (aprox.)

60 % (aprox.)

Total

100 %

100 %

¿Qué significan los valores que aparecen en el Panel de ABC (cuadro 14)?

Los proveedores llamados A totalizan aprox. el 80 % del volumen de compras realizado por el negocio con tan solo el 20 % de los proveedores. Son compras estratégicas, ya que el 80 % de todas ellas se realiza con un bajo número de proveedores.

Proveedores A: elevadas compras realizadas en pocos proveedores

Los proveedores llamados B totalizan aproximadamente el 15 % del volumen de compras realizado por el negocio con otro 20 % de los proveedores. Son compras con un marcado equilibrio, ya que existe una cierta equidad entre el porcentaje de compras y el porcentaje de proveedores utilizados para dicho volumen de compras.

Proveedores B: similar porcentaje de compras y porcentaje de proveedores utilizados

Los proveedores llamados C totalizan aprox. el 5 % del volumen de compras realizado por el negocio con el 60 % de los proveedores restantes. Son compras con una baja influencia en la cuenta de explotación, ya que un importe reducido de compras (aprox. el 5 %) es aprovisionado con un número elevado de proveedores.

Proveedores C: reducidas compras realizadas en muchos proveedores

¿Cómo obtenemos el ABC de proveedores y qué formato o modelo de presentación es el más habitual?

El ABC de proveedores es un listado, ficha, documento o registro que expresa de manera ordenada la información económica de la actividad de los proveedores y que puede expresarse con distintos formatos.

El formato de presentación del ABC no es importante, lo importante es la información que contiene y el análisis e interpretación que realizamos del mismo.

Cuadro 15. Ejemplo de panel ABC de proveedores

Descripción de la información que precisamos en la realización del panel ABC de proveedores

1. Nombre del establecimiento.

2. Año y fecha de análisis: anotar la fecha de actualización de la información ABC.

3. Listado o número de proveedores que colaboran o abastecen al negocio.

4. Clasificación según método ABC: en función de la relación observada en el cuadro anterior se establece la clasificación en los proveedores A, B y C.

5. Nombre del proveedor.

6. Cifra de compras por proveedor: es una información fácilmente disponible en el libro mayor contable que refleja las operaciones registradas de las cuentas contables de proveedores.

Debemos ordenar el listado en función de mayor a menor cifra de compras por proveedor.

7. Establecer el porcentaje de compras que representa cada proveedor en función de la cifra de compras de la suma de todos los proveedores.

8. Suma acumulada de los porcentajes de compra por proveedor.

9. Ranking de proveedores: numerar a cada proveedor por ranking de cifra de compras.

10. Establecer el porcentaje de representatividad de cada proveedor en función de los proveedores totales o analizados:

11. Suma acumulada de los porcentajes de cada representatividad de proveedor.

12. Firma del responsable de elaboración del documento.

13. Firma del responsable de las compras en el negocio.

Notas aclaratorias respecto a la elaboración del informe ABC de proveedores

• La relación de porcentajes de los distintos segmentos expuestos en el cuadro es orientativa. Sirva como ejemplo que en el caso de los proveedores llamados A, la relación no tiene por qué ser estrictamente 80 %/20 %, podría ser 76 %/24 %, 81 %/19 %, u otras proporciones similares. El objetivo del análisis no son los porcentajes en sí, sino la interpretación de los mismos.

• En la elaboración del panel ABC de proveedores podemos discriminar a aquellos cuya cifra de compra sea muy baja, y también a aquellos con compras esporádicas o poco habituales con volúmenes muy bajos de compra.

• Si bien la interpretación y análisis del método ABC es el reflejo de toda la actividad de compras anual o del ejercicio, no es necesario esperar al fin de dicho período para obtener las primeras conclusiones. Se trata de una herramienta viva, que evoluciona y se transforma con el paso del tiempo, por lo que podemos realizar un análisis trimestral, semestral o con períodos inferiores a un año.

¿Cómo utilizamos el método ABC de proveedores para mejorar la gestión del negocio?

La información obtenida del análisis del ABC nos va a permitir:

1. Otorgar a cada proveedor la verdadera importancia que tiene para el negocio

No todos los proveedores son iguales. Los proveedores A son los más importantes, ya que a ellos confiamos la mayoría de las compras. Y aplicando el mismo criterio, los proveedores C son los menos importantes porque no tienen una elevada influencia en la actividad del negocio.

2. Elegir con qué proveedores debemos realizar el esfuerzo de negociación para obtener mejores condiciones

¿Quién dice que debemos negociar de igual manera con todos los proveedores? Si los proveedores A son aquellos que más volumen de compra tienen en el negocio y, además, son un número más reducido, es evidente que con ellos debemos establecer y conseguir condiciones más favorables.

• Si somos capaces de conseguir mejores condiciones en un proveedor A, la cuenta de explotación será más favorable, ya que el resultado de la negociación afectará a un mayor volumen de compras y, por tanto, generará un mayor impacto de margen.

• Y, además, todo ello ocupará un menor tiempo de dedicación, ya que los proveedores A representan un menor número de proveedores.

• Resumiendo: mayor margen de resultado en menos tiempo invertido.

3. Optimizar el tiempo en la gestión del negocio

Entre las prácticas habituales de gestión figuran el control de fichas técnicas de producción o escandallos, análisis de inventarios, planificación de la producción, muestreos de pesos, análisis de desviación de mermas… Debemos plantearnos sobre qué artículos o productos aplicamos esta gestión. La respuesta es clara: en los proveedores A.

Pongamos un ejemplo: Si quiero realizar un control de pesos de algunos platos del establecimiento, lo haré sobre aquellos que tienen mayor impacto en las compras y/o ventas del negocio, y estos son los A.

4. Seleccionar eficazmente a otros proveedores de mercado para el negocio

Constantemente hemos de analizar el mercado de proveedores para identificar otros competidores que permitan mejorar las prestaciones del proveedor actual, lo que también precisa un tiempo de dedicación. El método ABC nos permite centrar los esfuerzos de selección y atención en otros posibles proveedores de manera más efectiva, ya que debemos centrarnos en aquellos posibles proveedores del grupo A.

El método ABC frente a los artículos o materias primas

El método ABC no únicamente puede aplicarse en la relación con proveedores, ya que también puede ofrecer otra óptica de análisis muy interesante si analizamos el volumen de compra de cada uno de los artículos adquiridos respecto al volumen de compras totales, aunque ello exige un mayor nivel de control de la información.

Obtener la cifra de compras de proveedores es sencillo, porque corresponde al total de facturas del proveedor. En cambio, para obtener la información de la cifra de compra de cada artículo precisamos introducir los albaranes y/o facturas recibidas en el software de gestión de stocks.

En definitiva, el ABC de artículos es un listado de cada uno de los artículos o materias primas ordenados de mayor a menor por su importe de compras.

Este listado permite:

• Conocer el importe de compras de cada artículo adquirido.

• Conocer el porcentaje de compra de cada artículo respecto a la cifra de compras totales a través de la siguiente fórmula:

• Identificar todos aquellos artículos cuya cifra de compras representa un volumen de compras sustancial respecto al total.

¿Cómo utilizamos el método ABC de artículos para mejorar la gestión del negocio?

La utilidad principal del ABC de artículos es reconocer aquellos artículos que son estratégicos para el negocio, porque representan una cifra de compra sustancial respecto al resto, y aquellos que son más insignificantes. Una elevada cifra de compra de un artículo (habitualmente artículos A) únicamente puede ser resultado de la relación (multiplicación) de dos variables:

• Cantidad de producto adquirido (Q).

• Precio unitario del producto adquirido (€).

Por lo tanto, o bien compramos mucha cantidad (unidades, kilos, litros) de este artículo, o bien el precio de adquisición es elevado, o bien se da la combinación de ambos factores.

Es en estos artículos del segmento A donde debemos centrar nuestra obligación de control en cada una de las actividades del negocio:

• Negociación: ya que las mejores condiciones de compra afectarán positiva y notablemente a la cuenta de explotación.

• Control de inventario y stocks: ya que el aumento de control sobre estos artículos minimizará el impacto de la desviación.

• Control de procesos de producción: elegir estos artículos para los muestreos de desviación de pesos, mermas, excesos de producción, etc., generará mayores resultados de explotación.

El ABC de proveedores y de artículos ayuda a minimizar los esfuerzos en la gestión de la actividad del negocio porque identifica la importancia económica de cada proveedor y artículo, permitiendo aplicar estrategias eficientes y minimizar la inversión en tiempo de gestión.

CAPÍTULO 9

GESTIÓN Y CONTROL DE PEDIDOS

Después de la selección, negociación y elección de los proveedores homologados, se inicia el proceso de realización de pedidos, otro procedimiento clave en la gestión de un negocio.

La clave para la óptima gestión de pedidos reside en que ha de considerarse siempre como una acción bidireccional: no es exclusivamente una acción de solicitud de mercancías, sino que los procesos de control se inician precisamente después de la solicitud de la mercancía.

Cuadro 16. Mapa de la gestión bidireccional de pedidos

La gestión del pedido no es únicamente el proceso de solicitud y recepción de mercancías, sino que es un circuito completo de ida y vuelta que incluye distintas operaciones, y todas ellas influyen en la rentabilidad del negocio.

Identificamos 10 acciones que afectan en la gestión económica y operativa a la gestión de pedidos:

A) Proceso de petición / orden de compras

Acciones previas a la entrega o recepción del pedido.

1. Solicitud o detección de las necesidades de producción, servicio o stock mínimo

Identificar las necesidades (calidades y cantidades reales) de los productos a producir, servir o estocar es el primer paso en la gestión de pedidos. Esto evitará errores por compras sistemáticas o sin datos de cantidades fiables. No cumplir esta premisa inicial genera pérdida económica en el negocio debido a excesos de compra o rotura de stock.

El exceso de compra produce mayor inversión en stock o un exceso de producción que no genera ingresos, pero sí caducidad o merma.

La rotura de stock puede provocar que se deba compras fuera del circuito del proveedor habitual y a un precio mayor, o bien, si se decide no comprar y mantener la rotura de stock, generar mala imagen y decepción en los clientes al no poder ofrecerles el producto solicitado.

2. Consulta del stock disponible

Siempre debemos revisar y/o consultar el stock disponible de productos perecederos y no perecederos ya sea en cámaras, almacén o puntos de venta y servicio. Esto no solo nos permite asegurarnos la rotación de stocks y evitar pérdidas por caducidad, sino además evitar acumular stocks mayores sin previsión de consumo.

Por otro lado, no revisar los stocks disponibles e ir acumulando mayor cantidad de productos no nos permitiría en un futuro beneficiarnos de descuentos o rappels de proveedores por compra de mayores volúmenes, lo que afectaría negativamente a la rentabilidad del negocio.

3. Anotación del pedido correcto

El esfuerzo de los dos puntos anteriores no debe ser en vano: en muchas ocasiones se incrementan los pedidos al proveedor para evitar la falta de productos por aumentos de la demanda. Para ello existen las planificaciones de producción, los históricos de venta y la experiencia de los responsables del establecimiento. Debemos medir posteriormente los resultados de las acciones de pedido con base en las ventas realizadas para validar este proceso.

4. Elección del proveedor

Es necesario elegir el proveedor adecuado en cada pedido: para aquellos artículos que disponen de tarifas fijas anuales o periódicas, la elección del proveedor es más sencilla, pero no en aquellos artículos o mercancías en los que, por sus características, el precio de adquisición fluctúa en el mercado y proveedor. En estos casos es obligado solicitar a los proveedores tarifas de precios diarias o semanales (con base en cómo se comporte el precio del artículo en el mercado), para poder elegir así la tarifa más adecuada entre ellos. Además, si solicitamos tarifas diarias o semanales (o frecuentemente) generamos en los proveedores una sensación de competencia entre ellos que puede hacernos obtener mejores tarifas.

5. Envío de la solicitud del pedido

Es necesario siempre dejar registro por escrito, física o electrónicamente, de los pedidos realizados, ya que además de ser un requisito indispensable para la correcta recepción posterior de la mercancía entregada, posibilita que todos los miembros del equipo puedan consultar los pedidos realizados.

6. Acuerdo de los tiempos del pedido: fecha de solicitud, hora y fecha de entrega

Garantizar que el pedido es recibido en el tiempo y momento acordado permite mejorar la rentabilidad del negocio porque gracias a ello:

• Se pueden organizar mejor los equipos de trabajo del establecimiento, evitando tener equipos ociosos o parados por falta de productos o mercancías.

• Se puede disponer de personas y tiempo suficiente para una correcta recepción de mercancías y almacenaje adecuado al pedido recibido.

• Hay tiempo suficiente para reaccionar ante errores o incidencias en los pedidos, evitando así pérdidas en las posibles soluciones al problema.

B) Proceso de entrega de compras

El control en el proceso de la entrega de compras sirve para validar que la actividad se ajusta a los objetivos operacionales y económicos del negocio, y en el caso de que no sea así, permite abrir y documentar una incidencia para la no afectación en la rentabilidad. Las garantías en la seguridad alimentaria a través del cumplimiento de la normativa de APPCC (análisis de peligros y puntos de control crítico) correspondiente tienen por su parte un impacto en la rentabilidad del negocio, ya que si aceptamos productos que no cumplen los requisitos sanitarios, estos se convierten en merma una vez aceptados.

7. Recepción del pedido

La recepción de mercancías incluye la planificación de todas las entradas, la descarga y la aceptación e incidencias del pedido y es una de las actividades que genera mayores desviaciones de coste durante la fase de gestión de compras y stocks.

Este es el primer paso que justifica la gestión bidireccional del pedido, y para ello es necesario identificar qué acciones se realizan en este proceso y de qué manera influyen en la rentabilidad del negocio:

• Debemos disponer de una relación de pedidos esperados

Conocer la relación de pedidos a recibir garantiza la entrega de todos los artículos y mercancías, evitando comprar a un precio más elevado fuera del circuito habitual ante la falta de los mismos.

• Todas las entregas deben ir acompañadas del registro de entrega, albarán o factura

Además de la obligatoriedad de revisar que el material entregado coincide con la documentación de entrega, también nos aseguramos de que las mercancías proceden del proveedor homologado.

• Inspección general de los artículos recibidos

Siempre debemos comprobar e inspeccionar los artículos recibidos bajo dos premisas: las concernientes al cumplimiento de la normativa de seguridad alimentaria (temperatura, estado del embalaje, estado de las condiciones de transporte…) y las que puedan afectar a la rentabilidad del negocio: cantidades, calidades, caducidades y precio.

• Revisión de cantidades de mercancías: ya sean expresadas en kilos, litros, manojos, docenas o unidades.

En el proceso de gestión de pedidos observamos cuatro tipologías del concepto «cantidades» que corresponden a:

– Cantidades solicitadas (Qs): las cantidades de producto que se solicitan al proveedor.

– Cantidades entregadas (Qe): las que son físicamente entregadas en el momento de la recepción.

– Cantidades albarán (Qa): las que figuran en el albarán o factura y que aparentemente han sido entregadas.

– Cantidades facturadas (Qf ): las que finalmente constan en la factura entregada para el abono de la mercancía.

Siempre tenemos en mente verificar que Qe es igual a Qa, pero además hemos de validar en el momento de la recepción que coincida con Qs. Las desigualdades de cifras entre estas cantidades son generadoras de pérdidas de rentabilidad del negocio.

La primera gran obligación que ejercemos en el momento de la recepción de mercancías es comprobar que estas tres cantidades (Qs, Qe y Qa) coinciden en número y unidades de medida. Es requisito indispensable para no activar ninguna incidencia en el pedido que la cantidad entregada, la registrada en el albarán y la solicitada coincidan plenamente.

Si es así, el proceso de recepción es el adecuado a la rentabilidad del negocio, pero ¿qué otras opciones pueden darse que afecten a la rentabilidad si no son identificadas en el momento de la recepción de mercancías?

Opción A: que coincidan las cantidades entregadas (Qe) y registradas en el albarán (Qa), pero que estas sean distintas a las cantidades solicitadas (Qs).

En el caso de no ser detectado, este error o actitud del proveedor causa graves perjuicios en la rentabilidad del negocio. En el caso de que la Qs fuera superior a Qe y Qa, se produciría una rotura de stock, con las consecuencias ya comentadas en este capítulo. En el caso contrario, si Qs fuera inferior a Qe y Qa, estaríamos aceptando un mayor stock de producto, innecesario para la actividad del negocio y que provoca una mayor inversión económica en el almacén, mayor riesgo de caducidad, mayor volumen de producción y/o posibilidad de mayor merma por no venta de toda la producción o stock.

Opción B: que coincidan las cantidades solicitadas (Qs) y entregadas (Qe), pero que estas sean distintas a las cantidades registradas en el albarán (Qa).

En el caso de producirse esta situación y no ser detectada en el momento de la recepción de mercancías, podríamos tener dos escenarios bien distintos: en el caso que Qa fuera superior a Qs y Qe, estaríamos aceptando que se ha recibido una mayor cantidad de producto sin que este fuera entregado al establecimiento, lo que generaría unos costes adicionales al negocio y un incremento del % de food cost (coste de materias primas).

Si Qa fuera inferior a Qs y Qe, significaría que el proveedor está entregando mayor cantidad de mercancía y que además esta no será facturada al negocio. Las opciones en este caso pasan por informar al proveedor de tal error y no aceptar la cantidad resultante de la diferencia, o no informar y aceptar toda la Qe. Actuar de esta última manera mejoraría la rentabilidad del negocio, pero provocaría errores en la realización de los inventarios, ya que las cantidades entregadas y las registradas en el albarán serían distintas. De todas formas no es muy común que se produzca esta última situación.

Opción C: que no coincidan las cantidades solicitadas (Qs) y entregadas (Qe) y además tampoco coincidan con las cantidades registradas en el albarán (Qa).

Esta situación es la más preocupante para el negocio y puede suceder en más ocasiones que las que imaginamos, consiste en recibir más cantidades que las solicitadas previamente y que, además, en el albarán se reflejen más cantidades que las entregadas, provocando excesos de stock y desviación del porcentaje de food cost.

Revisión de calidades de mercancías: la revisión de calidades de las mercancías recibidas es otro motivo de pérdida de rentabilidad. Aceptar mercancías que no se corresponden con la ficha de especificación de compras del producto solicitado genera cambios en su precio de adquisición.

Si aceptamos artículos de mayor calidad (y por tanto mayor precio) del solicitado, aumentará el importe de la factura a pagar al proveedor, lo que generará menor rentabilidad al disminuir el margen bruto del producto vendido.

Revisión de caducidades de mercancías: la caducidad afecta de manera desigual a distintas familias de artículos. En productos frescos, envasados y refrigerados (entre otros) debemos analizar las fechas de envasado y caducidad para evitar mermas durante la actividad del negocio. En el proceso de recepción debemos hacer especial hincapié en este aspecto. Aceptar productos perecederos de menor caducidad de la prevista puede generar mermas debido a que el producto caduque antes de ser utilizado o vendido.

Revisión del precio de las mercancías: no podemos aceptar albaranes que no reflejen el precio de los artículos recibidos con la excepción de que se trate de entregas solicitadas y recibidas fuera del horario de servicio del proveedor.

El procedimiento idóneo para esta tarea es que el listado con la relación de pedidos esperados incluya la relación de artículos con los precios cotizados según tarifa.

Es necesario revisar el precio de los productos adquiridos antes del pago de facturas a proveedores. Se debe disponer del procedimiento adecuado para la revisión de precios de albaranes/facturas recibidas, que defina de qué manera y en qué momento se realiza esa tarea, entendiendo que la revisión de precios puede realizarse con posterioridad a la entrega del producto debido a que:

• Ralentiza en exceso el proceso de recepción de mercancías.

• En ocasiones la información del listado de precios o relación de pedidos esperados no está accesible a todos los miembros del staff.

• Son tareas explícitas del «F&B controller» o del responsable de compras o administración del negocio.

Cumplimiento de las garantías de seguridad alimentaria para preservar la calidad de los productos en el proceso de recepción de materias primas: no pretendemos abordar de manera detallada las normativas de higiene y salud alimentaria, pero es obligado enumerar aquellos puntos clave que debido a la exigencia del cumplimiento del marco legal también afectan a la calidad y deterioro de los productos recibidos y, por tanto, a la rentabilidad del negocio.

Los principales puntos son:

• Comprobar el etiquetado, marca de salubridad y estado del envase del producto recibido.

• Comprobar grado de frescura e integridad de los artículos.

• Mantener el espacio de recepción de mercancías en perfecto estado de orden y limpieza.

• Evitar el contacto de las materias primas no envasadas con utensilios y superficies que no reúnan las condiciones higiénicas correctas.

• Control de temperatura del producto en el momento de la recepción.

• No aceptar productos golpeados, dañados, rotos o corroídos.

• Aplicar las buenas prácticas higiénicas y de manipulación.

8. Aceptación e incidencias del pedido

Aceptar el pedido recibido es mucho más que un formalismo de recepción de mercancías, es autorizar la entrada (sin marcha atrás) de las materias primas en un circuito de producción y/o almacenaje del negocio, además de iniciar el circuito administrativo que condiciona la rentabilidad de explotación.

Todos los procesos de inspección de materias primas son obligados en la actividad del negocio, y por ello se debe disponer de un procedimiento adecuado y automatizado de recepción de pedidos. La inspección y la aplicación de los controles ya mencionados puede detectar una incidencia en el producto suministrado que suponga un incumplimiento de las condiciones establecidas en la contratación, solicitud, transporte o entrega del producto.

Toda incidencia tiene dos consecuencias relacionadas entre sí: las que afectan a las operaciones y las que afectan a la rentabilidad del negocio.

Una incidencia no detectada en la entrega de mercancías produce pérdidas directas para el negocio. Una incidencia detectada no solo es un ahorro para el establecimiento, sino una oportunidad para medir la calidad del proveedor.

El principal objetivo en la detección de una incidencia es prever un plan para evitar que vuelva a suceder.

Hay un dicho que asegura que una queja de un cliente es una oportunidad de mejora. Bajo esta lógica, detectar una incidencia también es una oportunidad que además de mejorar permite auditar y «educar» al proveedor con el fin de reducir la frecuencia de incidencias en el negocio, ya que posibilita evaluar al proveedor periódicamente y no solo en el período de negociación o renovación de confianza.

Debemos aprovechar la detección de incidencias para obtener una mejora de rentabilidad en un futuro. Y ello pasa por:

1. Saber que el mero hecho de detectar una incidencia ya es una mejora para el negocio, puesto que se ha evitado una pérdida o desviación de coste.

2. Si la causa de la incidencia lo permite, calcular el coste de la incidencia detectada, por ejemplo, un error en las cantidades, precio o artículo distinto al solicitado. Si hemos recibido mayor cantidad o peso del solicitado y/o a un precio distinto, podemos realizar el cálculo del coste de la incidencia detectada.

3. Crear un registro de incidencias. Todas las incidencias deben anotarse en un registro de incidencias o no conformidades en el caso de que el establecimiento o compañía tenga implantado un sistema de gestión, este listado debe incorporar un mínimo de información útil como:

– Fecha y hora.

– Nombre del proveedor y transportista.

– Referencia del albarán / factura.

– Tipo (motivo) de la incidencia.

– Efectos / consecuencias de la incidencia.

– Entrega del recibí al proveedor.

– Comunicación a administración.

– Observaciones.

4. Implicar al proveedor en la incidencia detectada. El proveedor debe tomar conciencia del error y malestar generado por la incidencia, tanto en su solución inmediata como en la compensación económica producida (si la hubiere). Si una incidencia no causa reacción en el proveedor, este no toma conciencia de la misma y puede repetirse en un futuro.

5. Analizar las causas o motivos que han originado la incidencia y establecer medidas correctoras.

6. Obtener mejores condiciones en la renovación de la confianza con el proveedor, ya que en el momento de la negociación disponemos de un registro con el total de las incidencias generadas por este, y si estas son destacables podemos utilizarlas para obtener mejores condiciones.

Tras inspeccionar un pedido suministrado pueden darse los siguientes casos:

1. Aceptar la entrega después de ser debidamente inspeccionada.

Debería ser el funcionamiento normal en la gestión de un negocio y refuerza la confianza del proveedor homologado.

2. No aceptar la entrega después de ser debidamente inspeccionada y/o revisada, generando una incidencia.

No aceptar la mercancía puede acarrear inconvenientes al establecimiento que pueden convertirse en pérdidas de rentabilidad.

En este caso debemos garantizar que el establecimiento dispondrá del producto solicitado, ya sea con una nueva entrega del proveedor o bien con otros proveedores del mercado, con la consecuente pérdida por un posible coste más elevado del producto.

3. Aceptar parcial o totalmente la entrega después de ser debidamente inspeccionada y/o revisada generando una incidencia.

Aceptar la mercancía y detectar una incidencia es perfectamente compatible: una diferencia de peso, cambio de calibre, error en las unidades del producto solicitado, de su calidad o del precio no informado son causas que generan una incidencia, pero la necesidad de incorporar el producto en la actividad del negocio puede desestimar su devolución.

La aceptación de la mercancía no implica la aceptación de la incidencia, y posteriormente se deberá trasladar al proveedor la responsabilidad de la entrega exigiendo las desviaciones de coste que origine.

Lógicamente cabe una 4.º posibilidad, y es que las entregas no sean inspeccionadas y al mismo tiempo sean aceptadas. Esta última opción no solo no reúne las garantías de una correcta gestión, sino que damos información a los proveedores de nuestra mala praxis en este proceso.

¿Qué consecuencias económicas tiene para el negocio que los proveedores identifiquen que en un establecimiento de restauración se acepten los pedidos sin inspección o que los procesos de recepción de mercancías no sean estrictos? La respuesta es obvia, pero:

El proveedor también clasifica a sus clientes por distintos criterios como el volumen de compras, las tarifas ofertadas, la ubicación geográfica y también, cómo no, por el nivel de exigencia, y ser estrictos en la recepción de mercancías forma parte de ese nivel de exigencia.

Las materias primas de primera gama o en estado de recolección, pesca o reproducción provenientes de las familias de las verduras, hortalizas, carnes, pescados… tienen la característica que no siempre son exactamente iguales ni en calibre, peso, color, maduración, horizonte de caducidad o calidad visual, y es por ello que el proveedor ante la petición de producto de distintos restaurantes, determina qué mercancía entrega a un establecimiento o a otro. Y siempre entregará aquellas mercancías que no reúnen las condiciones de producto exigidas al restaurante menos exigente.

Con esto no queremos decir que el proveedor actúe de manera fraudulenta o con malas intenciones, pero es una situación habitual.

El proveedor buscará aquel cliente que le cause menos incidencias en la entrega, y este siempre será aquel que sea menos estricto en los procesos de control. Al ser productos frescos o de primera gama es más difícil de detectar, ya que enseguida estos productos son rápidamente introducidos en los ciclos de transformación y producción del negocio.

Cuando el proveedor cataloga un restaurante como poco exigente no solo lo contempla en el proceso concreto de recepción de mercancías, sino también respecto a otros como el control de tarifas o precios de los productos servidos.

Los precios de productos frescos y perecederos sufren una variación durante todo el ejercicio por varios motivos:

1. Por la disponibilidad del producto en el mercado.

2. Por la crisis en el mercado de otros productos.

3. Por el período del año en que el establecimiento adquiere el producto.

4. Por la propia tarifa de precios que ofrece el proveedor a su cliente por aspectos comerciales (volumen de compra, antigüedad del cliente, captación de nuevo cliente, ubicación geográfica, actuación de la competencia…).

Por todos estos motivos, el proveedor ofrece el producto con distintas valoraciones de precio durante todo el ejercicio. Aquellos establecimientos que no tienen cotizaciones previas de los pedidos de proveedores y que durante las fases de recepción de mercancías o posterior control administrativo no revisan las tarifas de los productos servidos, estarán pagando un precio superior no solo al mercado, sino al previsto en la ficha técnica de producción o escandallo.

Las incidencias con los proveedores en la entrega de mercancías no deberían ser un problema en la actividad de un negocio a corto o medio plazo. Si el número de incidencias es reducido no tienen impacto en la actividad del negocio, y si se produce un número elevado de incidencias hemos de analizar las causas y establecer planes para disminuir su frecuencia. No obstante, tenemos la posibilidad de calcular el impacto de las incidencias en el marco de un establecimiento a través de la aplicación de las ratios de control:

A) Ratio de porcentaje (%) de incidencias

Esta ratio permite valorar el porcentaje de entregas de pedidos con incidencias respecto a las entregas totales recibidas en un período determinado.

Número de entregas con incidencias × 100 / Número de entregas totales

Ejemplo:

Número de incidencias en año × = 56

(obtenemos esta información del registro de incidencias)

Número de entregas totales recibidas en año × = 1.150

(obtenemos este dato del número de albaranes recibidos o introducidos en el programa de gestión)

El resultado de esta ratio nos expresa que en el 4,87 % de las entregas recibidas se detecta una incidencia. Esta ratio debe ser lo más baja posible.

B) Ratio de % de frecuencia de incidencias

Número de días con entregas con incidencias / Número de días totales de entregas

Esta ratio sirve para valorar el número de días y, por tanto, la frecuencia de repetición de entregas de pedidos con incidencias respecto a las entregas totales recibidas.

Ejemplo:

Número de días con incidencias en año × = 56

(obtenemos esta información del registro de incidencias)

Número de días de entregas totales recibidas en año × = 212

(obtenemos esta información del calendario)

En este caso, el 26,42 % de los días en que se reciben entregas de pedidos se detectan incidencias. Esta ratio debe ser lo más baja posible.

C) Ratio de calidad de proveedores

Número de proveedores que generan incidencias / Número de proveedores totales.

Esta ratio sirve para valorar el grado de calidad en el abastecimiento que ofrecen los proveedores del establecimiento y permite saber si el grado de concentración de incidencias es un número reducido o amplio de proveedores.

Ejemplo:

Número de proveedores con incidencia = 8

(obtenemos esta información del registro de incidencias)

Número de proveedores totales = 32

(obtenemos esta información del libro mayor de contabilidad)

En este caso el 25 % de los proveedores han generado alguna incidencia a lo largo del período de análisis. Esta ratio, como las anteriores, debería ser lo más baja posible.

Esta misma ratio que mide la calidad de los proveedores también podría aplicarse al panel ABC, realizando este mismo análisis de la ratio en función de proveedores A, B y C, observando si aquellos que más incidencias tienen son los que generan mayor volumen de compras en el establecimiento.

No obstante, si vemos que con el paso del tiempo todas estas ratios disminuyen, ello significará que las acciones de inspección y evaluación de proveedores dan un buen resultado. Si por el contrario las ratios aumentan, la valoración es a la inversa: se está produciendo una evolución negativa en la actuación de los proveedores.

Tras la recepción de los pedidos el jefe de departamento, el responsable de compras o el solicitante de pedidos debe, aunque estos hayan superado la inspección en la recepción de mercancías, revisar los albaranes / facturas recibidas para asegurarse de que los artículos solicitados corresponden a la demanda realizada y a las condiciones previstas.

9. Envío del pedido al departamento o almacén correspondiente

Un proceso tan frecuente y habitual como la distribución de la mercancía al departamento o almacén correspondiente también puede generar pérdidas de rentabilidad por distintos motivos.

Es este un proceso inmediatamente posterior a la aceptación de la mercancía por el cual cualquier pérdida, falta, rotura o merma de mercancía ya será aceptada en la explotación del negocio. En este proceso, así pues, el proveedor deja de tener la responsabilidad sobre la entrega aceptada.

Causas de pérdida económica durante este proceso posterior a la entrega y previo al almacenaje o distribución:

• Pequeños hurtos de personal, visitas u otros proveedores del material no almacenado o distribuido.

• Pérdidas de temperatura que afectan a la calidad y al horizonte de caducidad del artículo.

• Roturas del producto por no estar en el lugar apropiado.

Todas estas causas son difíciles de cuantificar y detectar en ese preciso momento en que ocurren, pero aparecen cuantificadas cuando en la elaboración del inventario existen notables desviaciones.

10. Proceso administrativo

Es el punto y final en la gestión de pedidos. No es una actividad muy visible en las operaciones de un negocio, ya que el proceso técnico del pedido se desarrolla propiamente en los departamentos más operacionales (compras, almacén, producción y puntos de venta y servicio).

Debemos identificar cinco claves que afectan a la rentabilidad del negocio en este proceso administrativo:

1. El chequeo o revisión de albaranes con las facturas a pagar

Después de la recepción de los pedidos, es preciso contrastar los albaranes chequeados con las facturas recibidas para validar la coincidencia de cantidades y mercancías entre ambos documentos. Sin determinar quién debe realizar esta tarea (responsable de compras, jefe/a de departamento, administrativo/a u otros), es un requisito indispensable para aprobar la factura del proveedor.

2. Control del registro de incidencias

Se debe asegurar que ninguna factura/albarán del proveedor prevista para el pago mantiene una incidencia sin resolver o bien esta ya queda reflejada en la factura correspondiente.

3. Revisión de precios, tarifas y rappels

Si bien los responsables de departamento chequean y aceptan los precios de los productos en el momento de la entrega, posteriormente se debe establecer un protocolo de revisión de precios que garantice la rentabilidad. Ello incluye:

– La revisión de contratos o acuerdos por volumen de compras, por lo que debemos disponer de esta información debidamente registrada.

– La revisión de cotizaciones periódicas de precio realizadas por los proveedores. El programa de inventarios o almacén permite obtener esa información de forma automática.

La revisión de precios obliga a diferenciar entre cotización, evolución del precio y amplitud de un precio de un artículo o mercancía.

– La cotización es el precio que el proveedor ofrece o aplica en cada solicitud de producto.

– La evolución del precio comprende las variaciones de tarifa que sufre el producto durante los períodos de solicitud y permite analizar el precio medio ponderado del artículo en un período determinado.

– La amplitud del precio es la diferencia entre el precio más elevado y más bajo del mismo artículo durante un período de tiempo determinado. De esta manera podemos evaluar con mayor rigor el comportamiento de precios que sufre un artículo.

Cabe recordar que cualquier variación al alza del precio de adquisición de un artículo que se ofrece en el restaurante a un P.V.P. fijo en la carta causa una pérdida de rentabilidad notable. La amplitud de precios puede calcularse en términos relativos y términos absolutos.

• Amplitud de precios en términos absolutos

Precio artículo día 1: 12,35 €

Precio artículo día 5: 14,85 €

Amplitud del precio = precio más alto - precio más bajo (del período)

Amplitud del precio = 14,85 € - 12,35 € = 2,50 €

• Amplitud de precios en términos relativos

Amplitud del precio × 100 / precio más bajo del período

Esta ratio nos indica que el valor del precio ha sufrido variaciones durante el período de solicitudes de pedidos del 20,24 %, es decir, todos los platos que incluyan este ingrediente sufren variaciones constantes de margen en cada unidad vendida. ¿Qué debemos hacer en este caso?

• Negociar con el proveedor tarifas más estándares y fijas.

• Seleccionar un proveedor que ofrezca mejores garantías de tarifas más estándares y fijas.

• Aumentar el P.V.P. del plato o artículo en el restaurante para minimizar la desviación de margen por incremento de food cost.

• Si aumentando el P.V.P. del plato ya no es competitivo ni del agrado del cliente, aleccionar al equipo de contacto con el cliente (camareros) para que no ofrezcan este plato como venta sugerida y sí otras opciones de platos más rentables para el negocio.

4. Realización del pago según las condiciones pactadas con el proveedor

Una vez la factura ya reúne todos los permisos para ser abonada al proveedor, esta debe ser pagada en el período acordado en la negociación.

El anticipo de pago a proveedores únicamente se puede realizar por beneficiarse de un rappel sobre dicha compra siempre y cuando el establecimiento tenga:

– Liquidez suficiente para atender el pago.

– Stocks reducidos de ese artículo que permiten la absorción rápida en los procesos de producción y venta del negocio.

5. Garantizar que todos los procesos anteriores son correctos

El propio proceso de control administrativo genera de por sí una garantía de cumplimiento de procedimientos anteriores detectando deficiencias, incidencias u oportunidades de mejora.

Otras valoraciones generales que influyen en la gestión de pedidos de un negocio

1. La frecuencia del procedimiento

Son acciones repetitivas, habituales y necesarias en la actividad de un negocio, por lo que la eficiencia en el desarrollo y control de las mismas tiene notable incidencia en la explotación.

Si no realizamos correctamente la recepción del pedido no se trata de una acción aislada, sino que en la propia frecuencia de repetición de esta actividad está la clave de la rentabilidad. Es decir, por poner un ejemplo: si no se utiliza una báscula para el control de pesos de las entregas, ¿en qué frecuencia se reciben mercancías e incidencias no detectadas que han producido desviaciones de costes?

2. El número distinto de personas que participan en el proceso

Dependiendo de la dimensión del negocio, en la gestión del pedido puede participar un variado número de personas.

En un establecimiento de pequeña dimensión, una misma y única persona es la que efectúa todo el proceso de gestión del pedido y, aun así, no es garantía de que el proceso se realice adecuadamente.

El establecimiento debe estar bien organizado para determinar las tareas clave que se realizan en el proceso de gestión de pedidos, quién realiza el pedido, quién inspecciona la mercancía, quién y cuándo revisa los precios, quién hace el seguimiento de las incidencias…

3. El proveedor actúa con inteligencia comercial

El proveedor es experto en negociar, comercializar, abastecer… domina perfectamente las claves de su oficio. Hemos de gestionar esa cualidad con control y profesionalidad sobre las actividades en las que nos relacionamos con él: si el proveedor constata que se actúa con firmeza y respeto en todos los procesos de negociación, solicitud de pedidos, incidencias y administración, aumentaremos la rentabilidad del negocio.

CAPÍTULO 10

GESTIÓN DE INVENTARIOS Y STOCKS

Introducción

La gestión de inventario y stocks es la tercera fase en orden cronológico de la gestión de compras y stocks, previa al inicio de la fase de producción.

El inventario es la relación detallada y valorada de la cantidad de artículos, productos o mercancías de un establecimiento en un momento determinado.

Los inventarios y stocks son el resultado de la coordinación entre los departamentos de compras, producción y previsión de ventas. Para ello se utilizan distintos espacios: almacenes, cámaras, congeladores, economatos y bodegas.

Pero no solo conforman los inventarios aquellos artículos que han sido almacenados en el modo en que han sido entregados por los proveedores, también forman parte del inventario todos aquellos artículos que han sido transformados durante un proceso productivo (kilos de merluza limpios de merma y troceados), en curso de elaboración (guarniciones), en uso en un punto de venta (media botella de licor o vino) y productos ya elaborados (platos finalizados pendientes de servir).

Antes de seguir, hay que tener en cuenta que la primera y gran norma de un almacén es:

Disponer de la menor cantidad de dinero inmovilizado posible.

Todas las acciones, objetivos y procedimientos deben ir dirigidos en cumplir esta premisa, y la principal función de un buen gestor es garantizar esta máxima.

Un almacén no condiciona los stocks. Los stocks son el resultado de las actividades de compras (entradas) y ventas (salidas) de un negocio. El equilibrio entre ambas actividades determina los stocks resultantes.

Los inventarios no solo corresponden a registros de materias primas, bebidas o mercancías. Un negocio dispone de otros inventarios para diferentes materiales como el utillaje, vajilla, cristalería, material desechable, material de oficina, mobiliario y cualquier material capaz de ser cuantificado y conservado.

La entrada de un producto en un almacén solo puede causar pérdidas, nunca beneficio, con la salvedad de algún artículo excepcional de bodega (vinos), que con el paso del tiempo, por la falta del producto en el mercado y estando bien conservado, aumente el valor y por tanto el precio de venta.

Cada producto almacenado tiene un coste unitario y por tanto un valor. Cuando se afirma que los productos en un almacén solo pueden causar pérdidas lo que se quiere decir es que estos productos no se multiplican, más bien lo contrario: pueden ser robados, consumidos, deteriorados, caducar o ser mal usados, por lo que la línea de valor con el paso del tiempo disminuye.

Habitualmente los espacios en un negocio de restauración siempre son escasos, incluso en aquellos establecimientos de nueva apertura, y se aprovecha cualquier espacio para almacenar artículos. En condiciones normales, cuando los espacios de almacén alcanzan el 80 % del espacio disponible, ya demandan más capacidad.

10.1 Funciones de un almacén

Antes de iniciar el proceso de análisis económico de los inventarios y stock, identifiquemos los aspectos que rigen la gestión correcta del almacén y que tienen un impacto directo en la rentabilidad del negocio:

1. Registro de entradas y salidas: todos los artículos adquiridos deben ser registrados como entrada en las herramientas (software) habituales de control que disponga el establecimiento. Con el desconocimiento de qué y cuántos artículos participan del proceso de producción y venta del negocio, es imposible evaluar las desviaciones de coste producidas.

Ejemplo: si no tengo contabilizadas cuántas botellas de vino hay en el almacén no podré contrastar si estas coinciden con las botellas vendidas.

Nunca podemos obtener un dato de desviación de coste si no relacionamos los datos teóricos de consumo o venta con los datos reales de consumo o venta.

Todas las entradas y salidas del almacén precisan de la documentación pertinente que registre de dónde y/o adónde se distribuyen las mercancías.

2. Mantener las existencias a un determinado nivel de stock.

3. Todos los artículos deben ser colocados en un lugar apropiado en función de su clasificación e identificados de manera clara para facilitar su localización.

4. La distribución interna de las mercancías debe respetar las cadenas de temperatura.

5. Todos los almacenes deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de algún miembro del equipo del establecimiento.

6. Debe existir un plan de mantenimiento y limpieza que permita mantener las instalaciones y espacios de almacenaje en perfecto estado de orden y limpieza. Las inspecciones de un almacén pueden hacerse mediante comprobación visual, por prueba tangible (control de temperatura) o a través de una prueba de laboratorio. El plan debe incluir la normativa vigente en materia de seguridad alimentaria.

Este protocolo de mantenimiento permite establecer un plan de control sobre productos deteriorados, caducados y rotos. Para ello es necesario tener un documento que permita registrar todos aquellos productos que han causado baja del almacén por estos motivos para, posteriormente, imputarlo adecuadamente en la estructura de costes de food cost.

Es necesario cuantificar el valor de las mermas en almacén no solo en valor absoluto, sino también en relación con el consumo (food cost) y al volumen de compras realizado. Por ello recomendamos aplicar las siguientes ratios:

A) Ratio de mermas s/consumo

Esta ratio de frecuencia de análisis mensual permite ver la relación entre los importes de las mermas valorados en precio de coste y el consumo. Lógicamente, el porcentaje debe ser el más bajo posible. El análisis de la evolución mensual de la ratio es el reflejo de la desviación de coste por mermas, rotura y deterioro.

B) Ratio de mermas s/volumen de compras

Esta ratio de frecuencia de análisis anual permite analizar el impacto de las mermas respecto al volumen de compras anual. Naturalmente, también podría analizarse mensualmente, pero puede darse el caso de que muchas de las mermas por caducidad no correspondan al propio mes de análisis, sino a períodos mensuales anteriores, así que la relación no sería muy equilibrada. En cambio, el análisis anual permite una valoración más amplia.

El simple hecho de registrar los artículos deteriorados, caducos o rotos genera diversos beneficios:

• Aumentar la sensación de control en el staff, lo que genera una conciencia de preocupación superior.

• Registrar las causas de merma en almacén permite realizar un análisis posterior, de tal manera que:

– Un elevado número de productos rotos puede replantear la ubicación del producto en un lugar u otro del almacén.

– Un elevado número de unidades caducadas de un mismo producto determina que hay un exceso de stock, por lo que será inminente revisar las políticas de compra de este producto y reducir las de stock.

– Un elevado número de productos deteriorados, con envoltorio dañado o envase corroído determina que se puede estar acumulando un excesivo período de stock o que las condiciones de almacenaje (temperatura, humedad…) no son las adecuadas.

Debemos luchar contra las mermas identificando y evitando mediante políticas de reducción de stocks la existencia de materiales con posibilidad de deterioro, obsolescencia y caducidad.

1. Procedimiento de almacén: disponer de un manual de procedimiento o protocolo de actuación en almacenes garantiza el cumplimiento óptimo de las actividades en un almacén.

2. Desarrollar e implementar el plan de inventarios: gestionar los inventarios con eficacia y éxito no solo corresponde a las tareas operativas de almacén. Al mismo tiempo debemos establecer un plan de control global que asegure la rentabilidad del negocio.

La clave económica de un inventario es que mantenga un equilibrio entre la inversión, liquidez y stocks.

10.2 Control de inventarios

El inventario permanente es el recuento físico de las existencias disponibles en los almacenes que se realiza periódicamente para comprobar que dichas mercancías coinciden con las existencias contables inventariadas.

El objetivo del inventario es garantizar la fiabilidad de los datos contables, descubriendo los errores o desviaciones producidas e investigando sus causas, para que por medio de las oportunas normas se puedan evitar dichos errores.

Normas básicas de inventario

1. En los negocios de restauración la frecuencia recomendada para realizar un inventario permanente es mensual, por varios motivos:

– Es el período de análisis habitual de la cuenta de explotación de un negocio de restauración y coincide con otras variables económicas del negocio en la misma frecuencia o período, como compras, ventas, nóminas…

– En la realización de un inventario se invierten muchos recursos (humanos y técnicos), por lo que tiene un coste para la empresa. Incluso en algunos casos realizar un inventario con más frecuencia no es rentable. No obstante, si los resultados del análisis de un inventario muestran numerosos errores, desviaciones y pérdida del control del almacén, sí que merece una frecuencia de realización menor a un mes hasta que los valores se estabilicen o se detecten las causas de los errores.

2. El mayor número de errores se da en aquellos artículos con mayor número de movimientos (entradas-salidas) de almacén.

3. Un inventario debe incluir todos los artículos de un almacén, pero si el elevado número de artículos en inventario hace difícil el recuento físico de las existencias totales, es aconsejable realizar un inventario de los artículos de la clase «A» y «B», con lo que podremos garantizar la fiabilidad del mayor porcentaje posible del volumen económico del inventario.

4. Debemos usar el método de valoración de existencias más adecuado al negocio. Para valorar un inventario tenemos que asignarle un valor a las mercancías, que será el precio de adquisición o coste de entrada de las mismas. Habitualmente, el Plan General Contable (PGC), que es el que regula la contabilidad de las sociedades, suele recomendar el sistema de valoración más adecuado.

De todos los posibles sistemas de valoración de existencias, los más adecuados y aprobados por el PGC son:

A) El sistema FIFO: corresponde a las siglas «First in, First out» (Primero en entrar, Primero en salir), porque asume que las primeras materias primas adquiridas son las primeras utilizadas para la venta de productos y servicios, por lo tanto las materias primas almacenadas siempre serán valoradas a los últimos precios de adquisición.

Es un sistema de valoración de existencias que encaja perfectamente en aquellas actividades como la restauración, que utilizan materias primas perecederas o con fechas de caducidad, dado que la utilización prioritaria de materias primas almacenadas persigue el principio de rotación al usar las mercancías más antiguas almacenadas.

El FIFO refleja un valor económico más actual del almacén, porque:

– Permanecen en él las materias primas valoradas con el precio de últimas adquisiciones, por tanto las más cercanas al momento de realización de inventario.

– Además, habitualmente el valor de las mercancías almacenadas se acerca más al valor de reposición.

– Permite que no solo se renueven las materias primas de un almacén, sino también y al mismo tiempo los precios de adquisición.

B) El sistema CUMP (Coste Unitario Medio Ponderado), también llamado PMP (Precio Medio Ponderado), es un sistema que no aplica el precio de adquisición de las materias primas en la valoración de las existencias estocadas, sino el precio medio ponderado con todos los precios de entrada que ha tenido el artículo. El concepto «precio medio ponderado» hace referencia a que no se calcula una media con los distintos precios, ya que además se tiene en cuenta la cantidad de producto que corresponde a cada precio de entrada.

Este criterio de valoración actualiza el precio de cada artículo en función de las unidades adquiridas en cada uno de los precios de entrada: cuando se produce una nueva entrada en el almacén, se calcula el valor de esta entrada (unidades × precio unitario) y se suma al valor ya existente en el almacén. El valor total resultante se divide entre las unidades estocadas, lo que genera el precio medio ponderado.

Si todas las entradas de artículos en un almacén fueran al mismo precio, el precio medio ponderado siempre sería el mismo.

Ejemplo: en un almacén se producen 2 entradas de una misma referencia de artículo en distintas fechas. En la primera fecha se adquieren 12 unidades a 4 € y en la segunda se adquieren 48 unidades a 5 €. El precio medio estaríamos de acuerdo que sería 4,50 € = (4 € + 5 €) / 2. No obstante, si tenemos en cuenta la ponderación de las cantidades adquiridas, el precio medio ponderado sería:

Las salidas siempre se contabilizan al precio medio ponderado que haya en el almacén en ese momento.

5. Debemos utilizar tecnología o herramientas adecuadas al objeto de análisis y dimensión del negocio.

En ciertos aspectos de gestión se precisan determinados recursos y herramientas que aporten tecnología y valor a la gestión del negocio. Y la gestión de almacenes e inventarios es un claro ejemplo de ello.

Sin los recursos que ofrece un programa o módulo de gestión de almacenes que permita una agilidad en el proceso y la obtención de datos, resultaría imposible obtener información fiable y real para poder aplicar medidas oportunas.

Maticemos: es cierto que no necesitamos ninguna tecnología para poder realizar un inventario. Con una hoja de papel, un bolígrafo y los datos pasados a una hoja de cálculo en la que vayamos anotando cada uno de los artículos y las cantidades por unidad de medida de cada uno, ya podemos obtener el inventario.

Pero para tener un inventario valorado la cosa se complica, ya que debemos añadir a esta hoja de cálculo el precio de adquisición del producto: si aplicamos el sistema FIFO debemos ir a revisar la última factura para determinar el precio de adquisición del artículo; aplicar el sistema PMP se antoja imposible, ya que no tenemos control ni registro sobre los distintos precios que tiene cada uno de los artículos tanto en el almacén como en los distintos puntos de venta, o los que tienen los productos en curso o los acabados y valorados a precio de coste.

En conclusión, un programa específico para hacer inventarios es recomendable porque nos permite un análisis profundo y exhaustivo, contrastar los datos reales con los teóricamente vendidos o consumidos, saber en qué y cuánto se producen las desviaciones de cada producto, cómo realizamos las imputaciones a cada punto de venta o centro de coste del establecimiento, etcétera.

6. Conviene elegir el tipo de inventario más adecuado para el negocio.

Como ya hemos visto, y aunque la recomendación es disponer de herramientas tecnológicas para realizar el inventario, también llamado inventario permanente, se pueden aplicar dos tipos o sistemas de inventarios manuales distintos: el inventario intermitente o el inventario en movimiento:

– El inventario intermitente es aquel que se realiza varias veces al año en aquellos establecimientos que no disponen de los recursos necesarios para realizar el inventario permanente. Al realizarse de manera manual y con recursos limitados, su frecuencia de realización es menor. Es habitual realizar un inventario intermitente, llamado inventario final, a finales de ejercicio, lo que coincide con la obligación contable de presentar un valor de existencias en el balance de la empresa.

– El inventario en movimiento es una combinación de inventario permanente e inventario intermitente. Consiste en aplicar un seguimiento frecuente (mensual) únicamente de algunos productos almacenados. Los productos elegidos no son al azar, sino que serían los de los proveedores A o los artículos que tienen un porcentaje de ventas elevado. Al tratarse de un inventario reducido es más fácil llevar un control manual:

– A través de una hoja de cálculo o un sencillo programa con descarga gratuita de gestión de inventarios.

– Anotando en distintas columnas el nombre del artículo, las fechas de entrada (compra) y salida (venta) y los precios de adquisición. Para ello debemos disponer de los albaranes o facturas de los proveedores y los resultados de venta obtenidos del terminal punto de venta.

Las ventajas del inventario en movimiento son notables debido a que:

– La inversión en tiempo de inventario se reduce.

– Los artículos y proveedores elegidos son los que tienen mayor impacto de coste y venta en el negocio.

– Aunque sean pocos artículos, permite diagnosticar si las desviaciones en las ventas son especialmente significativas.

– Genera cierta sensación de control entre los integrantes de la plantilla.

– Permite evaluar la necesidad o no de incorporar mayores recursos a disposición del negocio: si el análisis del inventario en movimiento refleja grandes errores y desviaciones, haría necesaria la adquisición de algún software que garantice una información más extensa y fiable, con lo que se obtendría una mejora notable a corto plazo.

10.3 Políticas de stocks

Uno de los objetivos del inventario es conocer los stocks disponibles en los almacenes. Los stocks son las existencias de un determinado producto, fruto de la relación entre las distintas áreas del negocio y el volumen de la demanda. Por tanto, no cabe duda de que en la definición de las políticas de stocks uno de los factores clave de análisis es la previsión o histórico de ventas.

La política de stocks más rentable para cualquier negocio es la de «cero stocks», también llamado «Just in time», modelo nacido en Japón para otro tipo de sectores e industrias, aunque los principios y objetivos en esta forma de producción ya son aplicados en la restauración.

Aquellos negocios de restauración dedicados a eventos o restauración planificada (catering y colectividades) sí practican la política de «cero stocks». Si no hay demanda prevista, no se requieren mercancías. También, en el caso de empresas de colectividades, en donde las planificaciones de producciones están sujetas a unos ciclos de menús concretos y planificados, las actitudes de compras y políticas de stocks están muy ajustadas a dicha planificación.

Para el resto de la restauración comercial no es aplicable el «Just in time» ya que se precisan políticas de stocks para cubrir las necesidades de producción y servicio. Por otra parte, en aquellos grandes establecimientos, compañías y empresas de gran restauración con volúmenes de facturación elevada, las políticas y gestión de stocks pueden representar una de las principales causas de pérdida de rentabilidad.

Las características que definen la dimensión de un negocio son el número de puntos de venta, la capacidad valorada en plazas disponibles y el volumen de facturación conseguido. Estas tres principales características determinan la diferencia de dimensión de los negocios.

En las políticas de stocks participan muchas variables, aunque el uso y aplicación de las mismas debe adaptarse a la verdadera dimensión del negocio. Los conceptos más utilizados son:

• Stock existente (SE)

Es la cantidad existente y disponible en el almacén.

• Stock reservado (SR)

Cantidades solicitadas al almacén central desde los puntos de venta o departamentos.

• Compras pendientes (CP)

Compras solicitadas al proveedor que aún no han sido entregadas al establecimiento.

• Stock disponible (SD)

Es el resultado del stock existente (SE) menos el stock reservado (SR) más las compras pendientes (CP).

SD = SE - SR + CP

• Stock crítico (SC)

También llamado punto de pedido. Es la cifra de stock que indica cuándo se tiene que solicitar mercancía al proveedor. Por debajo de ese nivel de stock se puede provocar la rotura de stock, que es aquella cifra de stock que no es suficiente para atender los volúmenes de producción y demanda real.

El stock crítico debe cubrir el stock de seguridad (SS) más el período necesario para la compra y entrega del material por parte del proveedor.

• Stock máximo (SM)

Es la cantidad máxima de un artículo que se puede almacenar para no iniciar un proceso de almacenaje ocioso. Nunca se deberá disponer de más cantidad que indique el stock máximo.

• Insuficiencia de stock (IS)

Se produce cuando el stock existente (SE) menos el stock reservado (SR) es menor que el stock de seguridad (SS).

SE - SR < CP

• Necesidad de compra (NC)

Cuando las compras en curso no cubren el stock crítico (SC).

SE - SR + CP < SC

• Horizonte de compra (HC)

Es el período que la compra realizada debe cubrir.

• Cantidad a adquirir (CA)

Es la cantidad que se debe adquirir cuando hay una necesidad de compra.

• Exceso de stock (ES)

Se produce cuando el stock existente menos el stock reservado es mayor que el stock máximo.

SE - SR > SM

• Exceso de compra (EC)

Se da cuando el stock disponible (SD) cubre un número de períodos (meses) superior a la suma de stock de seguridad (SS) y el horizonte de compra (HC).

SE - SR + CP > SS + HC

¿Qué factores debemos valorar para el control económico de los inventarios y stocks?

El objetivo del análisis de los inventarios es definir y a poder ser monitorizar las políticas de compras a través del análisis de las políticas de stocks en cada uno de los artículos de un almacén.

Identificamos diferentes indicadores que nos permiten analizar el cumplimiento financiero de los stocks:

1. Índice de cobertura (del Stock Medio)

Relaciona las cantidades medias de existencias estocadas con los consumos medios en un mismo período. Nos dice para cuánto tiempo tenemos existencias de un producto con base en el consumo medio.

Es el mejor indicador para valorar los stocks almacenados, ya que no valora los stocks en términos absolutos de unidades estocadas, sino en relación con los consumos realizados. Permite valorar la rentabilidad de los stocks sin necesidad de desplazarse a un almacén. La fórmula utilizada es:

Los índices de cobertura son indicadores de evolución de los stocks muy fiables, ya que las variables que utiliza para el cálculo proceden de la actividad del establecimiento y de los comportamientos de compra del cliente, es decir: compras del negocio y consumos del cliente.

Para calcular el índice de cobertura necesitamos conocer el nivel medio de existencias (Stock Medio) y el Consumo Medio:

Stock Medio (SM): es el valor medio de las existencias en un período determinado. Existen dos fórmulas de cálculo del Stock Medio:

A) Fórmula tradicional financiera del Stock Medio: Stock Medio (SM) es igual al Stock Inicial (SI) del período más el Stock Final (SF) del período dividido por dos.

Ejemplo: botellas de licor

Stock Inicial de un período: 23 unidades

Stock Final de un período: 15 unidades

B) Fórmula habitual del Stock Medio: Stock Medio (SM) es igual a la suma de los stocks al Final (SF) de mes entre el número de meses (N.M.).

Ejemplo: botellas de licor

Stock Final del mes 1: 20 unidades

Stock Final del mes 2: 14 unidades

Stock Final del mes 3: 17 unidades

Stock Final del mes 4: 19 unidades

Stock Final del mes 5: 23 unidades

Stock Final del mes 6: 21 unidades

Consumo Medio (CM): es el consumo resultante de la aplicación de la media aritmética en un período de tiempo, día, mes, etc. Es igual al Consumo del Período (CP) dividido por el Período (P) en estudio.

La fórmula utilizada es:

Ejemplo: botellas de licor

Consumo por mes 1: 4 unidades

Consumo por mes 2: 6 unidades

Consumo por mes 3: 5 unidades

Consumo por mes 4: 4 unidades

Consumo por mes 5: 7 unidades

Consumo por mes 6: 4 unidades

Cálculo del índice de cobertura

Si recuperamos la fórmula y el ejemplo anterior, podemos calcular el índice de cobertura de las botellas de licor:

Stock Medio mensual = 19 botellas

Consumo Medio mensual = 5 botellas

El resultado indica que hay una cobertura de stocks de 3,8 períodos de análisis. En este caso, ya que el período es mensual, se disponen de 3,8 meses de cobertura de botellas de licor, lo que quiere decir que el negocio podría estar 3,8 meses sin pedir a proveedores más cantidad de licor.

No obstante, nunca hay que esperar los 3,8 meses exactos porque:

• La cobertura está calculada según los consumos de períodos (meses) pasados, y las conductas del cliente pueden cambiar y consumir más botellas de licor que hasta la fecha.

• Nunca podemos aceptar tener índices de cobertura cercanos a cero, ya que significaría que estamos muy cerca de la ruptura de stock.

El índice de cobertura inicialmente se mide por períodos de análisis mensuales, ya que es la frecuencia de realización de inventarios, aunque se pueden obtener otros índices de cobertura si se relacionan con la frecuencia de reparto del proveedor o períodos de tiempo más reducidos.

Sigamos con este mismo ejemplo con un período de cobertura de 3,8 meses. Un mes tiene una media de 4,34 semanas, por lo que se puede decir que el índice o período de cobertura es de 16,5 semanas, que es el resultado de multiplicar 3,8 meses por las 4,34 semanas.

¿Cuál es la primera estrategia operativa ante situaciones de índices de cobertura elevadas?

Ordenar al responsable de compras y/o responsable del departamento que en los próximos períodos no se adquieran más cantidades de producto.

¿Cómo analizamos si se ha cumplido y aplicado correctamente la estrategia?

Debemos analizar la evolución del índice de cobertura en los siguientes períodos (meses) de actividad del negocio. La mejor evaluación del índice de cobertura se realiza aplicando el método de análisis horizontal o dinámico, que consiste en analizar los cambios o movimientos del índice de cobertura entre un período y otro. La interpretación y análisis de esta evolución es la que certifica si las estrategias empleadas han sido acertadas.

El valor real del índice de cobertura está en el análisis de su evolución durante un período de tiempo, no en el valor obtenido en un momento determinado.

¿Cuáles son las ventajas de gestionar adecuadamente el índice de cobertura?

• Permite equilibrar los stocks de cada artículo con los consumos reales realizados por los clientes.

• Permite aumentar la liquidez y mejorar la tesorería de los negocios, ya que las consecuencias de reducir los índices de cobertura son:

– No realizar compras o realizar menos volumen de compras de las habituales, reduciendo los importes a pagar a proveedores en cada período.

– Al vender el stock disponible, convertimos las existencias en ventas, y por tanto ingresamos dinero sin tener que invertirlo en aumentar el stock.

• Tener los stocks más reducidos y mayor liquidez nos permite poder beneficiarnos de rappels por realizar compras de mayor volumen.

• Al reducir las compras durante un período de tiempo, reducimos los costes de recepción de mercancías, almacenaje y administrativos.

• Al disponer de menos cantidad de material estocado, se reducen los hurtos y las mermas por caducidad y deterioro.

• Se ahorran costes en la realización de inventarios, ya que la inversión en recursos de tiempo y personas es menor.

Veamos un ejemplo de evolución del índice de cobertura.

En el cuadro anterior analizamos el índice de cobertura de tres artículos que generan stock en un negocio. En el primer producto (licor) observamos que se ha realizado una correcta gestión de los stocks, puesto que el valor del índice de cobertura se ha reducido con el paso del tiempo: en el mes de enero muestra un valor de 4,40 y alcanza en junio un valor de 2,10. En enero los stocks de licor cubrían los consumos de 4,4 meses y en junio los stocks se han reducido hasta la cobertura de 2,1 meses. Por tanto, la diferencia de estocaje se ha convertido en liquidez para el negocio.

Sin embargo, la política de stocks llevada a cabo con el aceite de girasol es diferente: el valor de la cobertura ha ido aumentando con el paso del tiempo. Mes a mes han ido subiendo los volúmenes de stocks sin necesidad de ser consumido, provocando un aumento de dinero inmovilizado en un almacén, para lo cual la empresa ha disminuido la liquidez por afrontar unos pagos de aceite de girasol que no eran necesarios.

En el caso de la gamba langostinera se ha aplicado una política de stocks con gran acierto por varios motivos:

• Los stocks son muy reducidos y próximos a cero. Un índice de cobertura inferior a 1 indica que se realizan diversos pedidos durante el período de análisis, ya que el consumo medio mensual es superior al Stock Medio; por tanto, se han ido realizando pedidos al proveedor para poder cumplir con la demanda durante el período.

• No existen muchas diferencias entre los índices de cobertura de cada período, por lo que las políticas de stock en cada momento se han ajustado perfectamente al consumo realizado.

Como acabamos de ver, aplicar el índice de cobertura a cada uno de los productos o mercancías que generan stock aporta una información clave para la gestión de inventarios, pero también podemos aplicar el índice de cobertura a familias de producto aplicando los mismos criterios.

2. Índice de rotación (de existencias o inventario)

Indica la frecuencia media de renovación de las existencias durante un período determinado. Puede ser calculado con dos fórmulas distintas:

Opción 1: a través del consumo entre unos períodos concretos, siendo este el resultado de la división del consumo de un período determinado entre el valor medio del inventario o Stock Medio. Es la fórmula más habitual:

Veamos un ejemplo:

Consumo del Período: 21.456 €

Stock Medio: 4.715 €

El resultado de este cálculo indica que las mercancías han estado repuestas o renovadas en el almacén, es decir, han rotado 4,55 veces.

Opción 2: cálculo como índice anual, que representa el número de veces que la cobertura del Stock Medio está contenida en un año o en función de los días de cálculo.

¿Cómo interpretamos y aplicamos los resultados del índice de rotación de existencias o inventario?

Una velocidad de rotación elevada indica un bajo nivel de inventario promedio respecto a las ventas, lo que genera una mayor rentabilidad y eficiencia en el negocio, ya que si rotamos (reponemos) muchas más veces el stock para cumplir con el consumo de un período significa que tenemos los stocks más bajos, y por tanto disponemos de menos dinero inmovilizado. En cambio los índices de rotación más bajos, es decir, si renovamos menos veces el almacén, indican que tenemos los almacenes con mayor stock, generando menor rentabilidad y liquidez.

En definitiva,

El único aspecto a tener en cuenta en índices de rotación muy elevados es que puedan producirse situaciones de ruptura de stock (que puede generar pérdida de ventas, insatisfacción en los clientes y pérdida de imagen del establecimiento) ante algún aumento no previsto de consumo.

Siempre que tengamos una rotación de existencias baja tardaremos mucho más tiempo en convertir el stock en ingresos.

El índice de rotación puede ser aplicable a un solo producto o a todo el inventario estocado. El objetivo es doble, lo ideal es tener en primer lugar el índice de rotación global del almacén o almacenes (economato, bodega, cámaras, etc.)… y posteriormente el índice de cada uno de los productos.

Nota aclaratoria:

Para el cálculo del índice de cobertura y del índice de rotación utilizamos la variable del Stock Medio, es decir, el valor medio de las existencias en un período determinado. Si queremos calcular el índice de todo un año usaríamos el Stock Medio de las existencias del día 1 de enero y del 31 de diciembre y las dividiríamos por dos, pero el resultado sería un tanto engañoso, ya que hemos perdido la referencia de los inventarios del resto de los meses del año. Para evitarlo siempre podremos calcular un valor medio más preciso usando un número mayor de valores del inventario.

3. Ratio de inversión s/Demanda

Otro análisis que permite valorar la inversión de stocks en un negocio es la relación que mantiene respecto a la facturación o ventas. Mantener un equilibrio o una mejora en la relación del dinero inmovilizado (stocks) y las ventas nos permite valorar la eficiencia y rentabilidad de un negocio.

La fórmula a aplicar sería:

Es una ratio de cálculo muy accesible, ya que las ventas y el inventario son dos valores de información habitual y periódica en un establecimiento. El objetivo que persigue es conseguir el valor más bajo posible y que en el seguimiento mensual del valor la evolución también sea a la baja. Una ratio baja significa que la facturación alcanzada se consigue con bajos niveles de existencias, es decir, con una rotación más elevada de stocks.

4. Ratio de financiación de existencias

Con el análisis del índice de cobertura e índice de rotación identificamos si los almacenes tienen stocks elevados respecto a las ventas y los consumos. Pero, sabiendo que las existencias en los almacenes son inversiones monetarias, también es necesario plantear quién financia los inventarios.

La siguiente ratio nos aporta información al respecto:

Esta ratio relaciona en un momento concreto el dinero que se adeuda a proveedores con el dinero que está invertido en existencias y que, por tanto, es ocioso para el negocio y todavía no ha generado ventas.

Lógicamente, el valor de las existencias corresponde al resultado de los inventarios, y las deudas a los proveedores son todas aquellas facturas de proveedores pendientes de pago, no por estar vencidas, sino por estar dentro de los plazos de pago acordados con el proveedor. La información de las deudas a proveedores la obtendremos de la contabilidad del negocio.

¿Cuál sería el resultado idóneo de la ratio de financiación de existencias?

El resultado idóneo de la ratio sería 1, que significaría que el valor del inventario coincide con las deudas a proveedores, con lo que el stock estaría siendo financiado por los proveedores.

Un resultado más satisfactorio para el negocio sería que la ratio fuera superior a 1, lo que indicaría que el importe de las deudas a proveedores es mayor que el valor del inventario, por lo que las existencias no solo están siendo totalmente financiadas por los proveedores, sino que además tenemos un saldo económico favorable porque debemos más cantidad de dinero que el dinero que tenemos invertido en stocks.

Eso sí, esto es positivo siempre y cuando dispongamos del dinero para cuando llegue el momento de atender las facturas de proveedores. Si no es así porque se ha gastado en otros pagos es posible que tengamos un problema evidente de tesorería y, quizá, de ventas.

Por el contrario, sería perjudicial si la ratio fuera inferior a 1, ya que significaría que el valor del inventario es mayor que las deudas a proveedores, por tanto la diferencia está siendo financiada por el propio establecimiento, con lo que disminuye la tesorería, se pierde liquidez y, en el peor de los casos, se precisa financiación ajena al negocio.

Con respecto a la ratio de financiación de existencias, es necesario que los valores de las variables de análisis sean de la misma fecha, es decir, no tiene ningún sentido tener el valor del Stock Final de inventario del mes de julio y relacionarlo con las deudas de proveedores a fecha final de marzo. Estas dos variables deben relacionarse en un mismo momento.

Veamos un ejemplo:

Opción A

Deudas de proveedores a 31/5/20XX: 42.525 €

Valor de inventario 31/5/20XX: 32.325 €

Ratio superior a 1 es una buena gestión financiera: los proveedores financian nuestro stock. A medida que el valor de la ratio es mayor, más financiación obtenemos de los proveedores.

Opción B

Deudas de proveedores a 31/5/20XX: 13.468 €

Valor de inventario 31/5/20XX: 29.456 €

Ratio muy inferior a 1 indica una mala gestión: los proveedores no financian nuestro stock, que soporta el propio negocio. A medida que el valor de la ratio disminuye peor financiación tenemos del stock.

Otras valoraciones respecto a la ratio de financiación de existencias:

1. La ratio de financiación de existencias es la consecuencia de los acuerdos con proveedores, las actitudes de compra y políticas de stock del establecimiento.

Se debe realizar un seguimiento mensual de esta ratio, ya que en el análisis de su evolución está la clave de la estrategia a aplicar.

La evolución satisfactoria de la ratio es el aumento del valor período a período, lo que significaría que las estrategias aplicadas dan buen resultado como consecuencia de haber acordado mejores plazos de pago de proveedores o se han reducido las existencias en los almacenes.

Ejemplo:

Período de análisis

Almacén

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Deudas a proveedores

19.256 €

23.725 €

29.741 €

28.256 €

Valor de inventario

23.458 €

26.332 €

24.658 €

21.327 €

Ratio de financiación de existencias

0,82

0,90

1,21

1,32

En este ejemplo la evolución de la financiación del stock es positiva financieramente para el establecimiento, ya que la relación entre el stock existente y la deuda a proveedores es favorable mes a mes.

2. Al analizar esta ratio incluimos como deudas de proveedores a todas las facturas pendientes de pago, con independencia de que estas facturas también incluyan artículos o mercancías perecederas que no han sido almacenadas (pescados, carnes, verduras o cualquier otro producto fresco que haya sido utilizado en el proceso de producción y vendido como producto final), ya que al hablar de financiación del negocio no se excluye ninguna deuda con proveedores.

3. En cambio, sí que se puede calcular el índice de financiación de existencias por familia o grupos de productos (como bodega, economato, congelados, licores…).

Después de identificar una baja ratio de financiación de las existencias totales, podemos analizar si el comportamiento de esta financiación es el mismo para cualquier tipología de stock: quizá los stocks de bodega están muy poco financiados respecto al stock existente, a diferencia tal vez de otra familia de productos como licores o economato, que están más financiados.

Para ello también es importante trabajar con proveedores especializados, lo que nos permite relacionar fácilmente proveedores con tipología de stock.

La fórmula a aplicar sería:

Veamos en el siguiente ejemplo:

Familias de stock

Datos del almacén

Licores

Bodega

Deudas a proveedores por familia

1.956,25 €

9.744,11 €

Valor de inventario por familia

3.456,24 €

6.528,78 €

Ratio de financiación de existencias

0,57

1,49

Las ratios de financiación son distintas, el stock de la familia «Bodega» está mejor financiado que el stock de la familia «Licores», por lo que habría que definir estrategias diferentes en ambos casos.

5. Índice de rappels y descuentos

Los establecimientos o negocios con elevados recursos, como alta capacidad de almacenaje y fuertes capacidades financieras y de tesorería, realizan acciones de pedido por elevados volúmenes de compras que les aportan importantes descuentos o rappels.

Medir ese impacto de rappels añade otro elemento de análisis de las políticas de stocks. De hecho, en ocasiones un elevado índice de cobertura junto a una reducida financiación de existencias tiene relación con volúmenes de compras elevadas si van acompañadas de beneficios por rappels de compras. La fórmula a aplicar sería:

El valor ideal de este índice es que fuera lo más elevado posible. El período de análisis de esta ratio recomendable es el anual, ya que recogería la visión de la gestión por la actividad de compras total del negocio incluyendo así todas las épocas del año y permitiendo valorar la estacionalidad, lo que en un negocio define en muchas ocasiones las diferentes políticas de compras.

6. Plazo de pago a proveedores

Cuando se analizan las ratios de financiación de un negocio es habitual comparar los plazos en los que cobramos del cliente con los plazos en los que pagamos a los proveedores, ya que para que los plazos sean favorables al negocio sería preciso que los plazos de cobro del cliente fueran menores que los plazos de pago a proveedores.

En negocios de restauración comercial los plazos de cobro a clientes suelen tener lugar en el mismo momento de prestación del servicio, por lo que no suelen medirse, frente a establecimientos que ofrecen sus servicios a empresas, instituciones u organismos públicos, o bien en la restauración colectiva, en que los períodos de cobro a clientes son mayores.

El plazo de pago a proveedores refleja el número medio de días que tardamos en pagar a nuestros proveedores: a mayor ratio, más tiempo tardamos en pagar a proveedores, y por tanto mayor financiación obtenemos.

La fórmula a aplicar sería:

CAPÍTULO 11

GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN

Introducción

A menudo intentar clasificar por fases o poner nombre a un proceso genera diferentes opiniones y puntos de vista. Atreverse a afirmar, por ejemplo, que el diseño de oferta gastronómica es la cuarta fase del ciclo de creación de un producto de restauración puede no ser del todo cierto. No obstante, hemos optado por mantener esta estructura ya que en la explotación de un negocio de restauración la relación con proveedores, la gestión de pedidos y stocks y elaboración de la oferta gastronómica son procesos cíclicos.

Los objetivos principales de la gestión de producción consisten en:

• Mantener unos estándares de producción uniformes y constantes.

• Aplicar unos procesos operativos adecuados al negocio.

• Conseguir la captación y fidelización de la clientela.

• Mantener unos niveles de calidad preestablecidos.

• Conseguir y asegurar niveles de organización interna.

La gestión de la producción es una de las actividades de mayor impacto en la creación de costes en un negocio de restauración, y se precisa de un control de información basado en cuatro pilares principales:

• Los procesos de producción: control adecuado de todas las actividades y técnicas de transformación de las materias primas en los productos o elaboraciones previstas.

• Los rendimientos de la maquinaria: la optimización de los recursos técnicos y tecnológicos a disposición de la manipulación, transformación, conservación y producción de materias primas.

• Los rendimientos de personal: definir cuántos, quién y qué actividades o tareas realizan en el proceso productivo.

• El control de costes: diseñar y controlar el valor económico de todos los procesos productivos que afectan al coste final de un artículo o producto.

11.1 Diseño de oferta gastronómica

Entendemos por oferta gastronómica cualquier propuesta de alimentos y/o bebidas destinada a cubrir la necesidad de los clientes en un establecimiento de restauración y ocio. Aunque cuando usamos el término oferta gastronómica (en adelante OG) la carta de comidas es la fórmula más habitual, existe una amplia variedad de OG a disposición de los clientes.

Dentro del ciclo de diseño de OG es necesario identificar dos procesos:

1. Proceso creativo de diseño de oferta gastronómica Todos los aspectos relacionados con la idea, definición, valor y concepto gastronómico que implican un estudio de mercado y del consumidor para crear un producto.

2. Proceso operativo de creación de oferta gastronómica Serían las operaciones de explotación necesarias para convertir la idea gastronómica en un producto tangible. Su fórmula de expresión sería la ficha técnica de producción, y sus objetivos pasan por satisfacer la demanda y adaptarse a los requisitos económicos del negocio.

11.2 Proceso creativo de diseño de oferta gastronómica

Si la misión y razón de ser de un establecimiento de restauración es ofrecer alimentos y bebidas, entonces sus cimientos radican en el diseño de la oferta gastronómica, que sería lo que garantizara el éxito del negocio.

En la creación de la oferta gastronómica hemos de analizar muchos factores, aunque hay ciertos aspectos clave a tener en cuenta:

1. La visión económica frente a la visión comercial

En cualquier proceso de creación de oferta gastronómica debemos perseguir el equilibrio entre dos objetivos: la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los objetivos gastronómicos.

Sin embargo, es inevitable que muchas de las decisiones y opciones elegidas en este proceso de diseño supongan una confrontación de ambos objetivos: la elección de la calidad de un producto, la previsión de peso y medida para una elaboración, la elección de la gama de un producto, la definición del margen o el precio de venta al público de un plato… todos ellos son aspectos que condicionan la satisfacción final del cliente así como la rentabilidad y facturación del negocio.

2. El momento de creación de la oferta gastronómica

Los criterios y procesos en el diseño de la oferta gastronómica varían en función del «momento» del establecimiento, es decir, de las diferentes fases en la vida de un negocio, desde la definición de la idea hasta sus distintos ciclos de vida:

Momento 1. Antes de la puesta en marcha de un negocio

• Definición de la idea o concepto de negocio: la idea o intención de abrir un establecimiento o negocio de restauración obliga a definir qué tipo, variedad y oferta de productos se van a ofrecer. El producto ofertado es el componente más estratégico y diferencial de un negocio, y la suma de los diferentes productos constituye la oferta gastronómica del mismo. Esta OG debe:

– Tener un modelo de presentación (menú, carta, bufet…).

– Prever un abanico de platos o productos (extensa, reducida, cerrada…).

– Ofrecer una modalidad de precio (cerrado, abierto, mixto…).

• Preapertura del negocio: el concepto del negocio ha de ser plasmado en un listado de productos o platos que, debidamente ordenados, son presentados al cliente. Es aquí donde se inicia el diseño de la oferta gastronómica, que es uno de los puntos claves de un negocio de restauración, ya que debe reflejar la idea de negocio y captar el interés de los consumidores.

Momento 2. Durante la vida del negocio

• Análisis de resultados: los gustos y tendencias del mercado evolucionan y las opiniones de los clientes, ya sea a través de las redes o en la propia elección de los platos recogidos por los valores de ventas, exigen revisiones de la oferta existente. Si no deseamos perder competitividad y ventas la OG de un establecimiento o negocio debe ser revisada durante la actividad del mismo. La frecuencia de revisión de esta depende del tipo de oferta, modelo de negocio y análisis de los resultados. Es en esta situación cuando realizamos el rediseño de la oferta gastronómica.

La principal diferencia entre diseño y rediseño de OG es la calidad de información disponible en cada momento, pues en el rediseño de la OG ya disponemos de los resultados de la actividad del negocio, índices de ventas de platos y comparación con los objetivos previstos, rentabilidad de las ventas, valoraciones u opiniones de clientes, valores respecto la competencia y la propia experiencia en el negocio.

• Incorporación de nueva oferta gastronómica: durante la vida del negocio podemos incorporar nuevos modelos de OG, bien sea por ampliar la OG actual o por interés en captar otro target de cliente o segmento de demanda. Sin embargo, no podríamos hablar de rediseño de oferta gastronómica, ya que no tenemos un histórico de ventas ni valoraciones de los clientes respecto al producto, aunque sí disponemos de notable información (opiniones de clientes sobre la oferta ya existente, valores de márgenes de la oferta actual, mayor conocimiento del mercado…) que puede ayudarnos en la creación de la misma.

Existen numerosos ejemplos de incorporación de nueva OG:

– Un establecimiento que ofrece carta y decide introducir menú en sus propuestas.

– Un establecimiento que ofrece un menú diario y se plantea ofrecer un menú ejecutivo en sus propuestas.

– Una cafetería/centro de degustación que valora incorporar en sus servicios una oferta de catering a empresas o domicilio.

– Cualquier establecimiento que desee incorporar una oferta de comida para llevar (take away) o servicio a domicilio (home delivery).

– Un establecimiento especialista en tapas que comienza a crear un menú o carta de cuchara.

– Un establecimiento que incorpora ofertas de menús para grupos…

3. El marketing con relación al diseño de oferta gastronómica

Las líneas de relación entre el marketing y los valores económicos y de explotación de un establecimiento son muy cercanas. Veamos brevemente algunos elementos del marketing que influyen en la explotación del negocio:

• Concepto de negocio: la fórmula de servicio, la especialidad culinaria, la capacidad del establecimiento, etcétera.

• Zona de influencia: la distancia física del establecimiento respecto a los consumidores/clientes.

• Volumen de demanda: análisis de los clientes y de las circunstancias que los rodean.

• Análisis de la competencia.

• Definición de políticas de precio de venta al público (P.V.P.).

• Tipología de la oferta gastronómica.

4. Tipología de la oferta gastronómica

Entendemos como tal cualquier expresión, física o no, de los productos, platos, artículos o referencias que ofrece un negocio. Las fórmulas más habituales son:

Carta

Será cualquier expresión de oferta gastronómica en que el cliente tenga capacidad de elección de los platos (en número y preferencia) y capacidad de generar un precio distinto.

Una carta es un instrumento de venta que puede expresarse de distintas maneras, aunque la más habitual es un documento tangible y físico. Hoy en día las políticas de marketing, comunicación y nuevas tecnologías permiten la presentación de productos en pizarras, pantallas de televisión, pantallas de autopedido (self-order kiosks) y aplicaciones informáticas (Apps).

Aunque las cartas pueden y deben ser muy variadas es difícil clasificarlas en un solo criterio, aunque podríamos ordenarlas por:

A) Tipo de producto

• Comida: incorpora únicamente productos de comida.

Ejemplo: carta de restaurante.

• Bebida: incorpora únicamente productos de bebida.

Ejemplo: carta de vinos, ginebras…

• Mixtas: incorpora ambas tipologías de productos.

Ejemplo: carta de Snack Bar.

B) Criterio gastronómico

• Por especialidad.

• Por temática: hace referencia a un tipo de comida o tema, ya sea la cultura de un país, un deporte…

• Por producto: hace referencia a un producto en concreto. Ejemplo: carta de mojitos, carta de orujos, carta de tacos…

C) Espacio o lugar de exhibición

A menudo el nombre genérico de la carta está vinculado al espacio, zona, lugar o motivo de la propia oferta.

Algunos ejemplos: carta Restaurante, carta Piscina, carta Snack Bar, carta Terraza (o Roof top), carta Lounge Club, carta Disco, carta Room Service…

D) Otras características propias

• Carta de sugerencias: podría considerarse una familia de platos de la carta, aunque existen establecimientos que ofrecen a sus clientes una única carta basada en productos o platos distintos período tras período.

• Carta para franjas horarias determinadas: carta con oferta de productos a ofrecer en ciertas franjas horarias debido al cierre de horarios de cocina, servicio de productos fríos, por reducción de gama de productos…

• Carta estacional por período de apertura.

• Carta de temporada: vinculada a la presencia de un producto en concreto en el mercado.

Ejemplo: carta de setas.

Características económicas de una carta

• La previsión teórica del margen bruto de explotación por unidad producida, que resultará de restar el coste del plato al precio de venta al público sin impuestos.

• La previsión de establecer un precio medio ofertado por cada familia de platos o grupos de productos de la carta.

• La posibilidad de generar diferentes precios medios de venta (venta media por cliente) debido a la elección de platos o referencias por parte del cliente con distintos precios en cada plato.

• La posibilidad de generar diferentes cantidades de artículos vendidos por ticket.

Menú

El término «Menú» tiene numerosas acepciones, pero se suele definir como la oferta que reúne un conjunto de bebidas y comidas bajo un precio único.

A partir de esta definición se dan distintas modalidades de menú:

Menú fijo: relación de platos de obligada elección a un precio determinado. Se suelen entender como tales los menús de eventos (bodas, banquetes…) y los menús de carácter gastronómico.

Menú abierto, también llamado menú carta: relación limitada de platos organizada en familias o grupos que el cliente elige a razón de una referencia por cada grupo. En esta segunda opción se pueden incorporar sugerencias de platos con suplementos de precios que permiten aumentar el ticket medio por cliente.

La concepción comercial del menú suele incluir el resto de los complementos (bebida, pan y postre), pero en la actualidad el concepto de menú como relación que aglutina distintos elementos bajo un mismo precio también ha evolucionado hacia variadas fórmulas que podemos encontrar en el mercado. Por ejemplo, una hamburguesa y una bebida podrían entenderse como menú… y de este modo lo serían también las combinaciones comerciales que consideremos.

Características económicas de un menú

• Un menú abierto genera distintos márgenes debido a que no todos los platos incluidos en él tienen el mismo precio de coste.

• El precio medio de venta (venta media por cliente) corresponde al precio del menú más los posibles suplementos en la elección de ciertos platos y los complementos adicionales al menú (café, segundas consumiciones, licores o digestivos…).

Bufet

Relación de exposición de comidas y/o bebidas sobre mesas frías y calientes, de libre disposición del cliente y por un precio único.

Características económicas de un bufet

• El margen bruto unitario de un bufet se calcula con base en el coste del producto consumido, más las mermas de producción no consumida y no reciclable.

• El precio medio de venta (venta media por cliente) corresponde al precio del bufet más los posibles suplementos y los complementos adicionales (café, segundas consumiciones, licores o digestivos…).

11.3 Proceso operativo de diseño de la oferta gastronómica

Reúne todas aquellas actividades o acciones que implican el proceso cronológico de creación de cualquier elaboración de comida y bebida para ser transformada en un producto final para su venta. Esto incluye desde la elección de la gama, calidad y categoría de las materias primas hasta el proceso de diseño del precio de venta al público.

El mapa de creación de oferta gastronómica sigue el siguiente proceso operativo:

A continuación comentaremos qué factores tienen especial incidencia en la rentabilidad económica del negocio.

1. Gamas de las materias primas

Las gamas son la clasificación de las materias primas en función del origen, modalidad de conservación y tratamiento que reciben.

Podemos identificar distintas gamas de alimentos:

• Primera gama: productos frescos o en estado en bruto o natural. Frutas, verduras, hortalizas, carnes, pescados, mariscos, huevos y demás alimentos conservados mediante sistemas tradicionales de salazón, fermentación o deshidratación y que mantienen todas sus cualidades organolépticas.

• Segunda gama: alimentos en conservas y semiconservas; alimentos sometidos a tratamientos térmicos para aumentar el período de conservación.

• Tercera gama: alimentos conservados mediante frío, en especial los congelados y ultracongelados.

• Cuarta gama: alimentos procesados y envasados al vacío y en atmósferas modificadas, como verduras, frutas y hortalizas frescas

• Quinta gama: comidas o elaboraciones preparadas listas para consumir.

• Sexta gama: productos irradiados (pasteurización fría) utilizados en algunas especies aromáticas; productos vegetales texturizados, aunque tanto por el número de alimentos como por el volumen de consumo no representan un porcentaje destacable en la restauración.

La particularidad de las gamas de alimentos es que a medida que aumentamos la gama:

• Varía el grado de transformación, conservación y por tanto caducidad del producto.

• En función de la gama se incorporan mermas en los pesos de los productos debido al propio proceso de conservación, como puede ser el agua en los productos congelados.

• Con el aumento de la gama el coste unitario del artículo es mayor, ya que incorpora un mayor peso neto y, también, el coste de la mano de obra y de los equipos de manipulación y conservación.

Todas las gamas de alimentos se usan en un negocio de restauración (salvo excepciones) en menor o mayor medida. Determinar qué gama es más adecuada depende del modelo de negocio, proceso de producción, especialidad y muchas otras variables, aunque sí debemos recordar que la política de gamas de alimentos utilizada en la producción tiene especial impacto, tanto directo como indirecto, en el consumo de un negocio:

• Impacto directo: el coste de adquirir un producto puede variar con base en que optemos por alguna de las distintas gamas en que se oferta, por lo que el coste del plato también será diferente en función de estas.

• Impacto indirecto: aquellos establecimientos que adquieran muchos productos en primera gama tendrán un mayor coste en personal, ya que parte del proceso de producción irá destinado a la limpieza, manipulación y preparación de ese producto, algo que evitaríamos si lo adquiriéramos en gamas superiores.

2. Control de mermas

Una merma es una disminución o reducción del valor económico de una mercancía o alimento. No obstante, que sea una reducción no implica que conlleve una pérdida de valor. Conocer y controlar las mermas es el primer paso para evitar pérdidas de rentabilidad futura del negocio.

Más allá de las mermas que hemos visto en el capítulo de inventarios, durante el proceso de producción existen otros tipos de mermas:

1. Merma por transformación del estado de las materias primas: se produce al adquirir un producto congelado, ultracongelado o conservado en algún otro líquido, de modo que al transformarse en su estado propio de manipulación su peso final lógicamente será menor. Esta merma ya está reconocida y pactada con el proveedor, pero debe validarse respecto la ficha de especificación del producto, que debe reflejar la merma.

Para poder calcular el porcentaje de merma la fórmula sería:

– Pesar el artículo adquirido por el proveedor (en el caso de ser productos unitarios pesar varias piezas).

– Pesar el artículo una vez se haya transformado en artículo para manipular.

– Calcular el peso de la merma (peso adquirido por proveedor - peso producto transformado).

2. Merma por limpieza de producto: se produce al adquirir el producto en estado bruto y transformarlo en peso neto, es decir, tras retirar todos aquellos desechos del ingrediente en crudo que no son necesarios para el desarrollo del plato o elaboración (pieles, huesos, cartílagos…).

Para poder calcular el porcentaje de merma la fórmula sería:

– Pesar el artículo adquirido por el proveedor (en el caso de ser productos unitarios pesar varias piezas).

– Pesar el artículo una vez se haya transformado en artículo para manipular.

– Calcular el peso de la merma (peso adquirido por proveedor - peso producto transformado).

No obstante, existen diferentes guías o referencias de mermas por producto que, aunque finalmente dependerán de la receta a utilizar, pueden ser orientativas:

3. Merma por cocción: se produce mediante el proceso de cocción con lo que, siguiendo la tendencia de los productos cocinados, se perderá peso. En este caso el cálculo de la merma no afecta al coste del plato, ya que este debe calcularse con los valores de peso bruto del producto.

3. Ración del plato, producto o elaboración

La ración es la cantidad de peso o las unidades de cada uno de los ingredientes que conforman el plato o elaboración. Si bien es cierto que la ración es una de las variables que ya aparece en la confección de la receta o ficha de producción, merece realizar ciertas consideraciones respecto a las raciones por la importancia que tiene la elección del peso en la actividad de los negocios:

• Son parte fundamental en la creación y desviación del coste, ya que la previsión de ración de cada ingrediente valorado en precio unitario del artículo conforma el food cost unitario de cada producto.

• Generan un impacto directo en la satisfacción del cliente, que compara el precio pagado por el peso (gramaje) ofrecido.

• En un establecimiento, por motivos comerciales, puede ofrecerse un mismo producto en distintas versiones: plato, tapa, ración o media ración, o bien por tipología de oferta, ya que no tiene igual gramaje un mismo plato ofrecido a la carta que en la opción de menú.

4. Ficha técnica de producción

La ficha técnica de producción (FTP) es la versión profesional o combinación de la receta y escandallo, y aunque se parezcan son herramientas bien distintas.

¿Qué diferencias hay entre una receta, un escandallo y una ficha técnica de producción?

La receta es la relación de ingredientes y descripción del proceso de elaboración de un plato, comida, bebida o producto acabado, e incluye información sobre los ingredientes, los pesos y el proceso de elaboración. Se considera un documento literario con poca base de gestión en la restauración.

El escandallo es la determinación del precio de un plato, artículo, elaboración, comida o bebida con base en la relación de los pesos y precios de los ingredientes.

La ficha técnica de producción es una ficha detallada en terminología culinaria del proceso de elaboración de una receta, que contiene la relación de materias primas necesarias, la descripción de los pasos a efectuar, el valor económico, la mise en place (o preparación de utensilios a utilizar en cada momento) y la descripción de la presentación del producto acabado. En definitiva, incluye toda la información de una receta y escandallo, además de información complementaria como datos dietéticos y nutricionales, galería fotográfica, etcétera.

Nota: la diferencia entre el escandallo y la FTP es muy pequeña, por lo que utilizar el término escandallo también es correcto, ya que el concepto o verbo escandallar es muy habitual y usual en el sector.

La ficha técnica de producción es una de las herramientas más importantes de un negocio de restauración. Nadie puede afirmar que gestiona un negocio si no utiliza fichas técnicas de producción.

Características de una FTP

Son muy diversas:

• Reunir toda la información de producción de la oferta gastronómica.

• Ofrecer una mayor homogeneidad en la producción.

• Controlar la calidad y los costes del producto final.

• Facilitar al profesional la ejecución de dicho producto.

• Facilitar y ajustar al máximo las compras de materias primas.

• Preservar la exactitud en las técnicas culinarias aplicadas en la elaboración.

Todas ellas apuntan a un triple objetivo que garantiza el éxito del negocio:

Objetivo estratégico

Diseñar y controlar el know how del negocio

Objetivo comercial

Mantener estándares de producción y fidelización al cliente

Objetivo económico

Determinar los precios de coste de los productos

¿La ficha técnica de producción es una herramienta previsional (teórica) o de real cumplimiento?

Siempre es teórica, pues su función principal es planificar todo el proceso de elaboración y coste, que es el primer paso de garantía de éxito del negocio.

¿Las fichas técnicas de producción son una herramienta de planificación o de control?

De ambos, aunque por su propia definición y por el uso que se le da en los establecimientos podría parecer que es solo una herramienta de planificación.

¿De qué puede servir crear una ficha técnica de producción que define (entre otras cosas) qué calidad de ingredientes, a qué precio de coste, qué peso y con qué técnica de producción se utiliza en cada caso si, después, no contrastamos esa información con la actividad diaria?

La propia FTP es una de las herramientas de gestión que permite validar las desviaciones de coste producidas en el consumo.

¿Qué etapas e información necesitamos para elaborar una FTP?

Las etapas de elaboración recopilan la información acerca de las necesidades técnicas de producción, características de las materias primas utilizadas (cualitativas y económicas), proceso de elaboración y validación de la ficha, así como el formato de FTP utilizado que se adapte a las necesidades del negocio.

1

Etapa

Desarrollo e información

Análisis de necesidades de información para producción.

Sistema de producción.

Etapas de producción.

Procesos de producción.

2

Etapa

Desarrollo

Determinación de los campos de información.

Información sobre ingredientes: relación, cantidad, peso, formato, gama…

Información económica: food cost.

Información nutricional.

Información sobre tipo de plato, menú o dieta.

3

Etapa

Desarrollo

Desarrollo de los procesos de elaboración.

Determinación de los procesos.

Descripción de la técnica de cocción.

Descripción de tiempos y temperaturas.

Descripción de maquinaria y utensilios.

4

Etapa

Desarrollo

Diseño de la ficha (a continuación).

Distribución de campos de información.

Diseño gráfico: colores, logotipo, letra, etc.

5

Etapa

Desarrollo

Verificación de la ficha.

Elaboración de pruebas.

Verificación de datos.

Determinación del sistema de control.

¿Qué formato o diseño tiene una FTP?

El modelo o formato de una ficha técnica de producción puede ser muy variado, como comprobaremos si buscamos en Internet o en software para gestión de restaurantes. Pero más importante que el formato son los niveles de información que esta debe contener para garantizar su óptimo uso.

Ejemplo de ficha técnica de producción:

Parte 1. Información básica del producto a elaborar

Recoge toda aquella información que permite organizar la oferta gastronómica del establecimiento.

Parte 2. Identificación principal de las variables

Parte 3. Cálculo o escandallo del coste

Recoge toda la información económica del coste del plato o elaboración.

Parte 4. Desarrollo culinario de la FTP

Descripción de cada uno de los pasos para la realización de la receta.

Parte 5. Otras informaciones

Reúne toda aquella información importante y necesaria para cumplir con los objetivos de la receta así como información nutricional, maquinaria y utensilios utilizados, reportaje fotográfico y observaciones.

Ejemplo de FTP del plato «Crema de puerros»:

Todos los productos de un negocio de restauración deben y pueden ser escandallados, desde el plato más elaborado compuesto por numerosos ingredientes y fases de elaboración hasta un producto de quinta gama que sencillamente precisa de retermalización para ser servido al cliente.

Cálculo del coste de un producto, plato o elaboración

Cada uno de los artículos que ofrecemos en una carta comercial tiene un coste teórico previsto. Dicho cálculo puede determinarse en función de la tipología del producto final ofrecido en la carta comercial:

Opción A: diferentes ingredientes que componen un plato o elaboración

Para ello se utiliza la FTP. Cualquier producto que incluya un proceso de transformación o composición de uno o varios ingredientes requiere una FTP usada para platos, elaboraciones intermedias (salsas, vinagretas), guarniciones…

También incluye cualquier artículo de bebida que requiera un proceso de transformación: cóctel, combinados…

Coste del plato: valor unitario resultante de la FTP o escandallo.

Opción B: plato o producto compuesto por un solo artículo o ingrediente

• Cuando este artículo o ingrediente incluye un proceso de transformación en raciones de venta el proceso de cálculo del coste se realiza a través de dividir el coste del artículo adquirido por el número de raciones de venta.

Ejemplo: una copa de vino, resultante de convertir una botella de vino (unidad) en copas (raciones). El coste del producto se calcula de varias formas:

o bien,

Ejemplo: adquirimos una botella de vino de 750 ml a un coste de 9,35 €.

- En la primera opción de cálculo de coste, la previsión es obtener 7 copas de vino por botella:

- En la segunda opción de cálculo de coste, la ración prevista es de 100 ml.

• Cuando este artículo o ingrediente se vende en el mismo formato de adquisición.

Ejemplo: una botella de vino.

Coste del producto: es el precio de adquisición del artículo o ingrediente.

CAPÍTULO 12

PLANIFICACIÓN DE PRECIOS DE VENTA AL PÚBLICO

Decir que el Precio de Venta al Público (P.V.P.) es uno de los elementos clave para un negocio de restauración es lógico y sabido. En este capítulo repasaremos todos aquellos aspectos que participan en la aplicación de estrategias y técnicas adecuadas para establecer precios a platos, artículos, productos y cualquier oferta gastronómica. Pero antes de ello es preciso desarrollar ciertas consideraciones que nos ayudarán a concienciarnos de la importancia del correcto diseño del P.V.P.

Consideración 1.ª

«Se diseña una vez un precio de venta al público para un plato, artículo, producto o menú y lo vendemos durante 365 días a ese P.V.P. previsto.»

¿Qué significa esta frase? Que no podemos errar en el diseño del P.V.P.: tenemos que asegurarnos de que hemos establecido el P.V.P. óptimo para la rentabilidad del negocio y que es aceptado por el cliente al que nos dirigimos, porque para bien o para mal la repercusión del éxito o fracaso del P.V.P. establecido repercutirá en la actividad diaria del negocio.

Dicho esto, caben ciertos matices a esta frase. Veámoslos:

• Afirmar que «se diseña una vez un precio de venta al público para un plato, artículo, producto o menú de un establecimiento…» admite consideraciones: si bien es cierto que muchos establecimientos no modifican los precios de la carta u otra oferta gastronómica durante todo el año, otros establecimientos, en cambio, sí realizan modificaciones de P.V.P. en algunos platos o bien realizan cambios en la oferta durante el año.

• Por otra parte, decir que «se diseña una vez (…) y lo vendemos durante 365 días a ese P.V.P. previsto» incide en lo importante que es decidir el óptimo P.V.P. de un artículo, ya que esa decisión queda repercutida en la actividad económica del negocio durante el resto del período de actividad. Si resulta que el margen (P.V.P. menos coste de materia prima) que se obtiene es bajo y no se toman medidas, este margen reducido se mantendrá durante todas las ventas realizadas de este artículo o producto.

Ejemplo: un artículo (tacos de solomillo de ternera) está en la carta del restaurante Anselmo a un precio de 15 € (sin IVA) y, tras realizar una auditoría en cocina y revisar el coste unitario del producto se observa que el coste de materias primas real (no según ficha técnica) es de 6,50 € (sin IVA), por tanto obtenemos un margen unitario de 8,50 € (15.00 € - 6,50 €).

Datos de análisis

Nombre del local

Restaurante Anselmo

Período de análisis

Del 1 al 31 de enero de 201X

Nombre del plato

Tacos de solomillo de ternera

P.V.P. (sin IVA)

15 €

Coste del plato (sin IVA)

6,50 €

% food cost

43,33 %

Margen del plato

8,50 €

% Margen

56,67 %

Número de platos vendidos

527 unidades

Media de platos vendidos diarios

17 unidades diarias

Propuesta de nuevo P.V.P. (sin IVA)

16,50 €

El food cost del plato, 43,33 %, es muy elevado, por lo que el margen unitario obtenido por cada venta de este plato es reducido. Una de las posibles decisiones a tomar es aumentar el P.V.P. del producto para obtener un mayor margen y un menor coste de materias primas (% food cost).

En este caso no solo está justificado aumentar el P.V.P. del producto, sino que es absolutamente necesario para la rentabilidad del negocio. En el supuesto de aumentar el P.V.P. de este artículo a 16,50 € y obtener un aumento de margen de 1,50 € por plato, con base en la previsión de ventas posible para todo el año, el aumento de margen de rentabilidad directa anual del plato es de 8.517 €.

Mejora de rentabilidad: 1,50 € × 334 días restantes × 17 platos diarios = 8.517 €.

Consideración 2.ª

«El precio de venta al público de un plato no es un importe fijo e invariable y puede modificarse durante el año o temporada si conviniera.»

¿Por qué no se pueden cambiar los precios de los platos de una carta durante el año? ¿O el precio de un bocadillo o el de una ración? ¿O el de un cóctel o un vino?

He aquí algunas posibles respuestas ERRÓNEAS:

• Porque ya están impresas las cartas Y entonces es mejor no actuar y perder rentabilidad y/o imagen del negocio, aunque cada vez son más los establecimientos que diseñan estilos de cartas que les permitan cambios en ellas sin necesidad de reimprimirlas nuevamente.

• Porque el cliente se podría dar cuenta y no queda bien de cara a la imagen del negocio Salvo excepciones, la mayoría de los clientes no recuerdan ni conocen los P.V.P. de los artículos de una carta. ¿Cuáles pueden ser estas excepciones? Ciertos productos como el precio del menú del día, el precio de un menú gastronómico, el precio del café, el precio de un combinado en una discoteca o el plato estrella de un negocio.

• Porque he de cambiar los precios en el software de gestión del negocio Si para el control del negocio utilizamos un software de gestión, debemos actualizar el precio del artículo cuando se produce un cambio.

• Porque ya lo haré a final de año, cuando haga la carta u oferta gastronómica nueva Mala praxis de gestión: cada día que pasa sin tomar y aplicar una decisión (que entendemos que es correcta) afecta al resultado del negocio.

Consideración 3.ª

«No se utiliza el mismo método de valoración para establecer el precio de un plato o artículo ofertado por primera vez que para rediseñar los precios de artículos o platos de una oferta gastronómica existente.»

La ventaja en el rediseño de la oferta gastronómica es que ya hemos obtenido información del comportamiento de ventas de los artículos, platos o productos a disposición de los clientes durante un tiempo determinado. En el apartado de «Análisis de ventas» profundizamos ampliamente en este apartado.

Consideración 4.ª

«El precio es un factor de posicionamiento de restaurantes y negocios.»

Son muchos los factores que intervienen en la valoración, segmentación y clasificación de restaurantes. Desde la especialización del negocio, ubicación del establecimiento, fórmula de servicio, etc. Pero hay un factor que es común a todos ellos: la venta media por cliente, es decir, el importe medio de gasto por cliente resultante de dividir el total de ingresos de un período (día, fecha, franja, temporada…) respecto al número de clientes atendidos en ese período.

Consideración 5.ª

«El precio es estadísticamente uno de los factores de valoración más importante que perciben los clientes.»

Seguro que a todos suele ocurrirnos lo siguiente: nos encontramos con amigos, familiares o conocidos que nos comentan que han comido en determinado restaurante y, cuando les preguntamos qué tal fue la experiencia, responden en la mayoría de los casos contándonos cuánto pagaron o el importe por comensal. ¿Qué significa eso? Que, en efecto, para los clientes el precio o ticket medio es un elemento notable de referencia y clasificación.

Para la mayoría de los establecimientos de restauración, el precio es el factor de valoración más importante, a excepción tal vez de los establecimientos de alta gastronomía, como los laureados con estrellas Michelin, que suelen visitarse por consideraciones gastronómicas.

Consideración 6.ª

«El ticket medio es un factor de fidelización de clientes.» Quisiera añadir al término «fidelización», los vocablos «repetición» y «frecuencia de visita». La mayoría de los clientes realizan una primera valoración de un restaurante al finalizar el servicio y/o salir del negocio una vez satisfechos (o no) y con el conocimiento del importe pagado, y es que en numerosas ocasiones hemos ido a un restaurante y hemos comido fantásticamente, pero el ticket medio pagado ha influido a posteriori en la frecuencia de repetición y fidelización en favor del establecimiento.

Alguien puede pensar que lo más importante es que exista una buena relación calidad-precio y que eso es garantía suficiente para el éxito de un negocio, pero lo cierto es que el ticket medio influye en la frecuencia y repetición del cliente en función de su poder adquisitivo y, además, bajo mi punto de vista, la frase «garantía suficiente para el éxito de un negocio» es equivocada, ya que podemos encontrar una excelente relación calidad-precio tanto en un menú de 13 € de ticket medio como en uno de 70 €, aunque la cantidad de demanda y la frecuencia de repetición en ambos casos será muy distinta.

Consideración 7.ª

«El motivo de consumo “elige” el ticket medio. ¿O es al revés?»

El motivo de consumo es el que genera tipologías de clientes distintas, y cada cliente genera la necesidad de una oferta gastronómica a un precio concreto. Reconocer los motivos de consumo nos debería ayudar a establecer no solo la oferta idónea para cada cliente, sino el precio de venta más adecuado.

El motivo de consumo, así pues, condiciona la política de precios de la oferta en un establecimiento. Hay motivos de consumo de clientes con políticas de precio reducidas y otros con estrategias de precio al alza.

¿Cuáles son estos motivos de consumo y qué relación mantienen con la política de precios?

• Por placer gastronómico

Todo lo que va acompañado de los términos «placer» o «deseo» permite tickets medios altos o superiores a la media.

• Por negocio

Las relaciones entre empresas, clientes y proveedores generan una actividad o volumen de negocio en la restauración en la medida en que entre los clientes se establece una relación de invitador e invitado. El mercado ha observado en los últimos años una tendencia a la baja de este motivo de consumo y una reducción del ticket medio, lo que va muy a la par de las políticas de responsabilidad de muchas empresas.

• Por coyuntura laboral

Se refiere a todas aquellas personas que comen fuera del ámbito del hogar y desayunan, almuerzan o meriendan en negocios de restauración. La necesidad de combinar la jornada laboral con la alimentación diaria genera una tipología de cliente muy marcada y, lógicamente, la obligación de comer por necesidad y con cierta frecuencia precisa de P.V.P. más bajos o comedidos. Las políticas de horarios en el mundo laboral son las causantes de este tipo de restauración y con base en las normas de cada país, zona o región se crea o elimina este «sector» de restauración. Al respecto es notable, por ejemplo, la disminución de volumen de ventas en época estival cuando muchas empresas hacen jornada continua.

• Por cubrir una necesidad de ocio

El ocio genera un sinfín de actividades: acudir a cines o teatros, pasear, desplazarse a otros lugares o simplemente salir a compartir mesa es un motivo generador de clientes para la restauración. En este tipo de motivación el abanico de targets o tipologías de clientes son muy variados, por lo que precisa de una amplia diversidad de propuestas gastronómicas y, por consiguiente, de diferentes propuestas de precios.

• Home delivery

Se refiere a aquellos clientes que reciben comida a domicilio. Este concepto de negocio ha evolucionado notablemente. Históricamente (y en la actualidad) han existido establecimientos cuya razón de ser era el servicio a domicilio con una cierta estacionalidad y una tipología de producto y oferta concreta. Hoy día la incursión de las nuevas tecnologías, start ups y portales de entregas a domicilio no solo han aumentado el número de entregas a domicilio, sino que han introducido nuevas y variadas ofertas gastronómicas.

• Por viaje

Comúnmente llamado travel food o restauración en ruta, alude a aquellas personas que se encuentran viajando, ya sea por motivos privados o profesionales y que generan consumos de restauración. Aeropuertos, carreteras y estaciones de ferrocarril son ejemplos de esta tipología.

• Por turismo

Es una necesidad de consumo relacionada con el viaje fuera del lugar habitual de residencia. La oferta gastronómica del lugar, el presupuesto de viaje previsto y la frecuencia de consumo generan diferentes necesidades de establecimiento cuando nos convertimos en turistas.

• Por ser clientes cautivos o de baja elección

Es un cliente cautivo aquel que no tiene una cierta capacidad de elegir el lugar de consumo: por ejemplo, la cafetería de un hospital, la de un centro deportivo o los servicios de restauración durante un concierto musical.

• Por impulso de compra

Se trata de un hábito de consumo habitualmente asociado a interfranja horaria. Acostumbran a relacionarse con oferta gastronómica de ticket bajo: un helado, un snack o productos take away son ejemplos de este modelo.

• Por calendario gastronómico

Hay ciertas épocas del año en las que aumenta la tendencia al consumo a causa de determinadas festividades. El ejemplo más obvio son las épocas navideñas, aunque existen más fechas, ya sean de carácter más regional o festivo, como fiestas regionales o citas locales de elevado reconocimiento mediático.

¿Qué es el precio?

Ente otras muchas definiciones, el precio es el valor monetario que le asignamos a un producto o servicio.

En el análisis global de un negocio, el conjunto de artículos vendidos multiplicado por el P.V.P. de cada artículo debe cubrir los gastos de explotación del negocio. ¡Y tengamos en cuenta que debe ofrecer un margen de rentabilidad! ¡Y no olvidemos que, además, debe cubrir las expectativas de nuestros clientes! ¡Y ha de estar en consonancia con precios en el mercado del negocio (a menos que el valor de nuestra marca o producto nos permita un posicionamiento en precios al alza aceptado por el mercado)!

Visto todo esto, la conclusión es que todo producto que ofrezcamos ha de ir acompañado de un precio que cubra las necesidades del cliente y del negocio.

Las necesidades del cliente son obvias: satisfacer la relación calidad-precio, pero en la percepción de esta no solo participan elementos tangibles como las materias primas, el peso, la presentación del producto o el modelo de vajilla o cristalería, sino otros elementos más intangibles como el trato recibido, el tiempo de servicio, la decoración del establecimiento y ubicación del local, el entorno…

Todos estos elementos deben incluirse en el precio de un producto, pero para ello es importante detallar que un producto de restauración se compone de tres grandes aspectos:

• Materias primas (Bienes materiales): es el aspecto más tangible y comprende todos aquellos artículos, productos y materiales que componen el plato, desde el producto principal a las guarniciones, aderezos, condimentos y todo aquello que incluye la ficha técnica (receta) de la elaboración o plato.

• Complementos adicionales (Atributos): todos aquellos elementos que son necesarios para poder consumir el artículo: la mesa, la silla, la vajilla…

• Extensión del producto: es el conjunto de satisfacciones que el cliente obtiene al margen de la comida. Los ejemplos más obvios serían el trato recibido, el atractivo visual del plato, la rapidez del servicio, la distancia entre las mesas, la decoración del local, las vistas o su ubicación…

Estos tres aspectos participan en el diseño del precio de un artículo, bien sea un café, una carta gastronómica o un menú para la celebración de un evento. Dicho de otra manera: el coste de materia prima de un café puede ser el mismo para una cafetería de un centro comercial, un bar situado en una avenida principal o un restaurante con una terraza con vistas al mar, pero en todos los casos el precio final del café es distinto, y esta diferencia no está en el coste de adquisición del café como ingrediente, sino en el valor que aportan los otros dos aspectos: los atributos y la extensión del producto.

Factores de influencia en las estrategias de Precios de Venta al Público

Todo negocio de restauración debe disponer de una estrategia de precios que obliga a plantearse por qué cada producto tiene un precio determinado y no un precio superior o inferior, o bien si un artículo con un precio determinado encajará o no entre sus clientes y el mercado. La respuesta a estas dudas y otras más tiene que ver con la estrategia de precios definida.

Hay una serie de factores internos y externos que la definen:

Factores internos

1. Objetivos del marketing: los objetivos del marketing pueden ser cuantitativos o cualitativos. La principal diferencia entre ambos es que los primeros se observan a corto plazo e incluyen procesos de medición y análisis más sencillos, y los cualitativos se observan a medio y largo plazo.

Varios ejemplos de objetivos cuantitativos en un negocio de restauración:

• Aumentar las ventas: ya sea del negocio en general, de una franja horaria en concreto, de una familia de la carta de vinos, de las propuestas de la hoja de sugerencias, de un sector del restaurante (ej. terraza), etcétera.

• Aumentar el ticket medio del cliente en cualquiera de las propuestas gastronómicas que se ofrezcan: carta, franja de desayunos, cócteles, etcétera.

• Aumentar el margen o rentabilidad de los platos o productos.

• Detectar oportunidades de venta cruzada y realizar un mínimo de facturación adicional.

• Captar un mínimo de X clientes según la franja horaria, temporada o cualquier otro período de análisis.

• Aumentar el índice de satisfacción de clientes.

• Cualquier KPI que sea de interés para el negocio. UN KPI (Key Performance Indicator) es un indicador de rendimiento de un proceso. En el caso de restaurantes, ejemplos de KPI serían: ticket medio por persona, ventas por día y por mes, número de artículos vendidos por cliente…

• Notoriedad e imagen en el mercado. Un ejemplo de este objetivo es Starbucks, que diseña sus precios bajo una idea simple: valor alto a coste moderado. Cuando la gente siente que obtiene buen servicio por su dinero, puede llegar a pagar más.

• Satisfacción global de clientes.

• Posicionamiento: ofreciendo una ventaja diferencial.

• Competencia: es un objetivo muy a tener en cuenta, tanto que a menudo se toman decisiones solo para «atacar» o «defenderse» de la competencia.

• Fidelización: en el siglo XXI la fidelización ha aumentado sus áreas de lucha. Ya no se fideliza a ese cliente con nombre y apellido, la fidelización ahora se busca y realiza en toda la actividad que generan las redes sociales.

• Captar nuevos clientes.

• Recuperar clientes perdidos. Todos estos objetivos, que han de ser realistas, concretos y alcanzables en el tiempo, se deben medir y valorar con un buen control de información.

2. Los costes del negocio en general y del producto (plato o artículo) en particular: hemos dedicado un amplio apartado del libro a comentar los costes del producto. En la simplicidad está la obviedad: cualquier objetivo de fijación de precios de un artículo debe cubrir los costes de producción del mismo.

3. Modelo de organización del negocio: existen diferentes modelos de negocios en el sector de la restauración, bien sea por su modelo de gestión (familiares, de autoempleo, grupos, cadenas, franquicias, corporaciones nacionales o internacionales…), como por la dimensión (m²) del negocio o por la ubicación física o geográfica del mismo, que reflejan cuentas de explotación y estructuras laborales distintas, costes implícitos diferentes… y que influyen directamente en el P.V.P. de la oferta gastronómica ofrecida. Aquellos modelos de negocio con menos cargas o costes estructurales tendrán mayor posibilidad de aplicar políticas de precios más ajustados. Una estructura de negocio de franquicia ofrece, por ejemplo, una estructura de precios rígida e invariable, pero en cambio la ubicación del local puede generar costes de alquiler más elevados con la consiguiente pérdida de margen del negocio.

Factores externos

1. Tipo de mercado o segmento de restauración: existen dos grandes tipos de mercados de restauración, la restauración comercial y la restauración social o colectiva, que ofrecen estructuras de costes muy distintas.

2. La demanda o conjunto de clientes del mercado: un establecimiento se convierte en lo que la demanda quiere que se convierta, y más aún en el mercado tan competitivo en que vivimos. Entre todas aquellas exigencias que demandan los clientes están: buen producto, buen trato, buen servicio, rapidez, ubicación, decoración, confort, ambiente… y también P.V.P. o, como ya hemos comentado, relación calidad-precio.

3. La competencia: es la gran compañera de viaje, inseparable en toda la vida de un negocio tanto si la miramos por el retrovisor como si queremos alcanzarla. La competencia es aquel conjunto de establecimientos o negocios que compiten por el mismo segmento o tipo de clientes. Cada establecimiento puede disponer de su propio estilo y virtudes e incluso incrementar, en el empeño de ser distintos, las actividades y ofertas del mercado. Pero lo cierto es que estas se repiten y generan flujos de competencia, y es en ese punto cuando, a igualdad o similitud de virtudes, el cliente elige su mejor opción. El P.V.P. o ticket medio juega un papel muy importante en esa elección, pero no es determinante por sí mismo, sino en el sentido de que, si un establecimiento no es capaz de disponer o mostrar eficientemente una virtud (ubicación, moda, fama, reconocimiento social, novedad, chef, producto único…) y transmitir o reflejar ese potencial, a igualdad de condiciones con terceros el P.V.P. sí que aparece en escena como elemento clave.

4. Coyuntura económica: la situación en que convergen o se acumulan toda una serie de factores económicos propicia un marco más propenso a la sensibilidad de los clientes en la valoración de los precios de productos y servicios. Los momentos de expansión o estancamiento deben ser tenidos en cuenta en los P.V.P. o ticket medios de los negocios de restauración. Es habitual que en momentos de constricción económica la mayoría de los establecimientos no apliquen aumentos de P.V.P., y teniendo en cuenta que el mercado de proveedores o IPC’s sí los incrementan, esto genera una pérdida de rentabilidad en los negocios.

Métodos o políticas de cálculo de precios para la restauración

Cada sector productivo dispone de sus criterios específicos para el cálculo de los precios o productos que ofrecen. El método para planificar el precio de un medicamento, un vehículo o una pieza de ropa no es ni debe ser el mismo que para una hamburguesa, un menú del día o una botella de vino.

En cualquier caso, no existe un solo criterio válido para establecer los precios de los artículos, platos o productos de restauración, por lo que debemos tener en cuenta diferentes factores y puntos de vista.

De entrada, tengamos en cuenta que el P.V.P. de un artículo, plato o producto incluye los impuestos que gravan al mismo, y nunca el importe de un impuesto debe ser interpretado como una cifra de ingreso o facturación para un negocio.

Veamos diferentes métodos para calcular el P.V.P.:

1. A partir del coste.

2. Media de costes más beneficio deseado.

3. Precio mínimo de venta.

4. Precio tradicional.

5. Precio psicológico.

6. Competencia.

7. Price Engineering.

Todos estos métodos, técnicas y/o estrategias permiten diseñar P.V.P., aunque no todos cumplen satisfactoriamente los objetivos en el campo de la restauración. No es una cuestión de elegir cuál es la mejor opción, sino elegir cuál de ellas ofrece un mejor criterio para las necesidades u objetivos del negocio.

1. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo a partir del coste

Establecer el P.V.P. de un artículo, plato o producto teniendo en cuenta únicamente el coste de adquisición o el coste de materias primas es una estrategia incompleta.

Entendemos por coste de adquisición el precio pagado por productos comprados a terceros o a proveedores que no participan en un proceso de manipulación o elaboración posterior, como una cerveza embotellada.

Y entendemos por coste de materias primas de un producto el resultado económico de la ficha técnica de producción o escandallo.

Si ya tenemos el coste de materias primas, ¿cómo lo utilizamos para establecer el P.V.P.? ¿Qué mecanismo utilizamos para establecer el P.V.P. a través del coste?

A través del coeficiente de multiplicación, es decir, multiplicar el precio de coste por un número (coeficiente de multiplicación) para obtener el P.V.P.

Ejemplo: si tenemos el precio de coste de una botella de vino a 3,50 €, para obtener el P.V.P.se multiplica por un coeficiente de 4 y el P.V.P. resultante (sin IVA) es 14 € (3,50 € × 4).

Entonces ¿por qué un café (por poner un ejemplo) con parecido coste de adquisición puede costar 0,60 € o 5 € según el negocio?

¿Cuál es el coeficiente de multiplicación para cada tipo de plato, artículo y/o elaboración? ¿Es el mismo coeficiente para toda clase de artículos o familias?

¿Y es válido para cualquier tipo de negocio, concepto o fórmula?

¿Existe un coeficiente de multiplicación sobre el coste de materias primas o valor de adquisición del producto que instantáneamente me genere el P.V.P. óptimo para el negocio?

¿Existen tablas de coeficientes distintas para restauración colectiva y restauración comercial?

¿Estos coeficientes o tablas prevén además la posibilidad (real) de que un establecimiento pague 3 veces más de alquiler que otro?

¿Y prevén además las diferencias entre el número de trabajadores que puedan tener diferentes locales para prestar el servicio?

¿Y prevén además el resto de la estructura de costes de los distintos negocios?

Hmm, qué fácil sería si fuera así.

Veamos un ejemplo consistente en aplicar un mismo coeficiente multiplicador (x 3) en algunos artículos, platos o productos habituales de restauración:

Nombre

Coste

Coeficiente

multiplicador

P.V.P.

resultante

P.V.P.

con IVA

Café

0.15 €

3

0.45 €

0.50 €

Hamburguesa con queso

1,26 €

3

3,78 €

4,16 €

Merluza con verduritas

3,15 €

3

9,45 €

10,40 €

Refresco

0.52 €

3

1,56 €

1,72 €

Botella de vino

2,65 €

3

7,95 €

8,75 €

Ensalada verde

0,34 €

3

1,02 €

1,12 €

Menú del día

3,11 €

3

9,33 €

10,26 €

Con independencia de que tengamos la posibilidad de «redondear» los precios al alza, en la práctica realizada observamos resultados dispares si lo que pretendemos es, como decíamos anteriormente, disponer de un método satisfactorio de cálculo de P.V.P. a través del coeficiente multiplicador, en este caso por 3.

¿Qué análisis hacemos del resultado? ¿Nos satisface el método?

¿Aceptamos la cifra resultante del coeficiente como importe de P.V.P. definitivo sin más valoraciones?

¿Nos satisface la cifra del P.V.P. para nuestro negocio?

¿Es válido para todos los negocios?

¿Y si en lugar de aplicar un coeficiente multiplicador × 3 aplicáramos un coeficiente × 4?, ¿nos parecería más adecuado? ¿Y si el coeficiente fuera × 5?

¿Quizá nos parecería correcto para algunos artículos y excesivo para otros?

Incluso si aplicamos un mismo coeficiente multiplicador a todos los platos o productos de una misma familia de platos como «Entrantes» o «Pizzas» o «Pescados» o «Tapas», teniendo en cuenta que los platos que los componen tienen diferentes abanicos de costes (ficha técnica de producción), los importes de P.V.P. resultantes podrían no adecuarse a las políticas de precio del mercado.

¿A qué conclusión general nos llevan todos estos razonamientos?

1. No podemos aplicar un mismo coeficiente multiplicador a todos los platos o artículos de una oferta gastronómica de cualquier tipo o modelo de negocio.

2. Existe un amplio abanico de costes en los platos o productos de restauración aunque compartan o estén agrupados por familias, por lo que no podemos aplicar coeficientes de multiplicación iguales a todos. A modo de ejemplo, si aplico el mismo coeficiente de multiplicación a tres ensaladas con ingredientes diferentes y dispares precios de coste, podrían darse las siguientes situaciones:

Nombre

plato

Coste de

un artículo,

plato o

producto

P.V.P.*

Coeficiente

multiplicador

P.V.P.*

Coeficiente

multiplicador

P.V.P.*

Coeficiente

multiplicador

(x 3)

(x 4)

(x 5)

Ensalada verde

0,34 €

1,02 €

1,36 €

1,70 €

Ensalada César

0,90 €

2,70 €

3,60 €

4,50 €

Ensalada de foie

3,40 €

10,20 €

13,16 €

17 €

*Sin impuestos

¿Las cifras de P.V.P. resultantes de aplicar los coeficientes de multiplicación ya nos satisfacen?

¿Ofrecer en una misma carta una ensalada verde a 1,70 € y la ensalada de foie a 17 € tiene sentido comercial? ¿Somos capaces de mantenerlo?

¿Quizás en la ensalada verde deberíamos aplicar un coeficiente multiplicador de (x 20), e igualmente así al resto de las ensaladas?

Y si actuamos cambiando el coeficiente multiplicador para cada uno de los productos, ¿qué sentido tiene aplicar este criterio?

3. Si el coste de materias primas es el importe de referencia para aplicar el coeficiente de multiplicación tendríamos importes de P.V.P. proporcionales al coste, pero no adaptados a las expectativas del cliente o del mercado.

4. En la restauración, en un mismo negocio, en una misma carta y en una misma familia de platos, conviven productos o artículos con distintos porcentajes de food cost o coste de materias primas, por lo que se hace inviable aplicar criterios de coeficientes de multiplicación.

5. Aplicar coeficientes de multiplicación a través del coste para todos los artículos no permite adaptar los precios de venta a los factores externos de marketing. El coste no aporta información respecto al volumen de demanda, competencia o coyuntura económica. ¿Para qué voy a utilizar coeficientes de multiplicación si después voy a modificar los precios en función de estos factores?

Atención, atención, posible excepción…

Si bien lo que acabamos de explicar es cierto, más lo es aún que el coeficiente multiplicador se suele usar habitualmente en familias concretas de productos, como, por ejemplo, en la oferta de vinos y bodega, en donde el criterio se acepta y aplica en numerosos establecimientos.

Práctica habitual es aplicar distintos coeficientes de multiplicación al coste de adquisición del vino en función del tipo de vino en crianza, reserva y gran reserva, o en función del importe (cifra) de adquisición del mismo, aunque también conviene recordar que las políticas de precios de los vinos deben estar en consonancia con los criterios de precios de la oferta de comida o ticket medio. El precio de un mismo vino en un restaurante con un ticket medio de carta de 22 €, o bien un restaurante con un ticket medio de 45 €, no es similar, por lo que no se aplica el mismo coeficiente multiplicador a la misma botella.

El coeficiente multiplicador no es solo habitual en productos o cartas de bodega, sino que puede ser aplicable a todos aquellos artículos o productos que se adquieren directamente del proveedor y que no participan en ningún proceso de transformación por parte del establecimiento. Podrían encajar en este segmento el vending, snacks, productos elaborados de 5.ª gama o de take away entre otros.

En resumen, el coste de materias primas no sirve para fijar los P.V.P., ya que por sí solo no ofrece toda la información necesaria para adaptarnos a la demanda, mercado y características específicas de cada negocio.

2. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo con criterio de media de costes más beneficio deseado

Este criterio de cálculo es el más lógico a nivel teórico, pero, sin embargo, es el más difícil de aplicar y justificar en negocios de hostelería.

En la misma definición está la dificultad: conocer cuál es el impacto o imputación de todos los costes de un negocio en cada uno de los diferentes artículos, productos o platos sería idílico, pero es imposible.

Todas las ventas de un negocio de restauración deben ser capaces de cubrir todos los gastos del mismo, es decir, los gastos de materias primas, de personal y los distintos gastos generales o de estructura, además de ofrecer un margen de rentabilidad para el beneficio de la actividad.

Si bien somos capaces de prever el coste (teórico) de materias primas de una hamburguesa, ¿cuál es el coste de personal o de gastos de estructura de esa hamburguesa? ¿Cuál es el coste del alquiler en ese artículo? ¿Y el coste de la luz o el de la gestoría?

Y lo mismo podríamos decir de un café, un refresco, un plato combinado, un cóctel o los innumerables artículos que ofrece un negocio.

Prever la imputación de costes «fijos o semifijos» en el diseño del P.V.P. de un plato no es posible. El impacto de un coste fijo en la rentabilidad de un negocio, y por tanto en la rentabilidad de cada uno de sus artículos, depende directamente de las ventas realizadas: a mayor cifra de ventas mayor optimización de los costes fijos, y al revés.

Solo en aquellas estructuras empresariales con actividades de producción planificadas, es decir, en las que se conoce de antemano cuántas unidades se van a producir y vender, se podría establecer o aplicar esta política de diseños de precios.

No obstante, en ciertos sectores de la restauración colectiva sí podríamos encontrar situaciones parecidas a lo comentado anteriormente.

3. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo con criterio de Precio Mínimo de Venta

Siempre que hablamos del Precio Mínimo de Venta (PMV) podemos enfocarlo desde dos puntos de vista:

1. Entendiendo el PMV como aquella cifra o importe que cubre los costes del negocio más el beneficio deseado.

2. Entendiendo el PMV como un método orientado a estrategias de marketing y comunicación con la intención de captar el interés de la demanda mediante la oferta de artículos o productos en franjas de precio reducido. El PMV suele emplearse en momentos de apertura o crisis de negocios, y su continuidad depende del éxito global del negocio y del mix de ventas de dicho producto.

En este último caso, el criterio utilizado suele ser empleado en un número reducido de artículos y no en toda la oferta gastronómica.

Recurrir al PMV es una estrategia muy utilizada en el sector de la distribución, en donde el interés de la demanda por un producto o productos con un PMV permiten atraer un número elevado de clientes con el objetivo de incrementar el carrito de la compra con otros artículos.

En la hostelería también existen negocios con estas actitudes comerciales: las grandes marcas reinas del fast food ofrecen y lideran sus campañas comerciales con productos de bajo precio o PMV para captar clientes y ganar cuotas de mercado en detrimento de sus competidores.

Otro producto de restauración muy arraigado que aplica este criterio es el «menú del día», que por la casuística de la frecuencia de consumo y objetivo de fidelización basa en el PMV su principal estrategia de marketing.

En general, cualquier propuesta en forma de pack, menú, combo, oferta… con precios reducidos o ajustados es claro ejemplo de esta política de precios.

De hecho, los objetivos de políticas de PMV han evolucionado con la aparición de portales de reservas o guías online que ofrecen descuentos u opciones comerciales más favorables, aunque habitualmente estas se ofrecen exclusivamente en momentos de baja ocupación.

No obstante, tengamos en cuenta que si bien podemos ofrecer productos con PMV, al mismo tiempo debemos cuidar el margen de rentabilidad del producto.

P.V.P. - Coste de materias primas = Margen de rentabilidad

Un artículo o producto con PMV no debe conllevar obligatoriamente un margen de rentabilidad reducido, pero si establecemos artículos con PMV y con una elevada previsión de ventas puede aportar márgenes de rentabilidad teóricos favorables.

Los artículos, platos o productos con diseño especial de PMV no deben elegirse al azar, y han de ser medidos y analizados a través del histórico de ventas.

4. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo con criterio de precio tradicional

Entendemos que un artículo, plato o producto ofrece un precio tradicional cuando el precio establecido es habitual para el mercado o aceptado socialmente por los clientes. Se trata de un importe asumido habitualmente por los consumidores como normal, justo y correcto, como si los dos principales actores que conforman el mercado, oferta y demanda, se pusieran de acuerdo en el precio óptimo del producto, que suele ser, además, un precio que el consumidor retiene en su mente.

Aplicar y conocer correctamente un precio tradicional permite, por tanto, no luchar contra las corrientes del mercado.

Lógicamente, cuando hablamos de precio tradicional no se trata de un importe de P.V.P. exacto y concreto válido para cualquier tipología de negocio, sino que siempre entendemos que existen varias opciones y abanico de precios.

Algunos ejemplos de precio tradición serían desde un refresco de una máquina de vending, a un café o una pizza servida en home delivery. Son aquellos artículos, en resumen, por los que el cliente prevé y acepta pagar un importe máximo.

Es posible encontrar en el mercado una hamburguesa con un amplio abanico de precios muy variados. En cambio, y salvo excepciones, los precios de un refresco en una máquina, de un café o de una pizza de entrega a domicilio suelen tener una similar línea de precios.

5. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo con criterio de precio psicológico

Este criterio responde a estrategias de marketing. Los precios psicológicos utilizan la respuesta emocional del cliente para fomentar o redirigir las ventas.

Los productos con precio psicológico facilitan la preferencia por el producto, y las políticas de precios psicológicos suelen utilizarse más en aquellos productos llamados de «impulso».

Podemos aplicar las políticas de precio psicológico desde dos ópticas distintas:

1. Aplicando una estrategia de mayor impacto visual, mediante el establecimiento de «dígitos» de precios de artículos, platos o productos que llamen la atención y generen atracción.

– Evitando precios «redondeados» para buscar precisamente el interés y atención del cliente, ya que habitualmente los precios redondeados son típicos de políticas de precio tradicional.

– Implantando estrategias de precio impar, y en especial los acabados en 5 o 9, ya que los números impares son más rompedores y llamativos que los pares.

– La diferencia de que un artículo cueste 3,99 € o 4,06 € tiene que ver con que el primer caso es una cifra llamativa y en el segundo podemos llegar a preguntarnos a qué se deben esos 6 céntimos.

2. Aplicando estos precios a productos de impulso (es una estrategia muy similar al precio tradicional): incluimos aquellos productos «unitarios» y de perfil de precio bajo como snacks, vending, helados y productos de take away. En este caso sí que son aceptados los precios redondeados.

6. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo con criterio de competencia

En primer lugar, ¿qué es la competencia?

La competencia tiene que ver con la existencia de un número de negocios, empresas o establecimientos que realizan la oferta y venta de productos, platos o artículos en un mercado determinado en el que también existen unos clientes o consumidores que, según sus preferencias y necesidades, adquieren esos productos.

Aplicar el criterio de competencia en el diseño, rediseño o políticas de precio de productos de restauración significa identificar y analizar los precios de los productos del segmento de mercado en que se sitúa el negocio, y usar este análisis como un elemento de referencia válido para establecer los precios de sus productos estableciéndolos con base en el nivel de la competencia.

Por tanto, el elemento clave para poder aplicar este criterio es ser capaz de identificar quién es la competencia.

Como gestores, propietarios o responsables de un negocio, tenemos la obligación de reconocer en qué segmento de mercado nos encontramos, y parte de ese reconocimiento es identificar también quién es nuestra competencia.

¿Cómo identifico a mi competencia?

Este libro ni es ni pretende ser un tratado de marketing, por lo que no abordaremos aspectos como la identificación de competidores. No obstante, si pretendemos identificar a nuestra competencia, no debemos pensar solo en quién ofrece el mismo producto que nosotros, sino en quién pone a nuestro cliente en la posición de elegir entre otro establecimiento o el nuestro, aunque bien es cierto que si aplicamos la política de precios con el criterio de competencia lo más conveniente es identificar aquel grupo de negocios de la competencia que, además de optar al mismo cliente que nosotros, ofrece el mismo producto.

Por otra parte, aplicar el P.V.P. a nuestros productos únicamente con criterio de competencia no es del todo fiable ya que, como toda estrategia, tiene límites, y en este caso quizá debemos tener en cuenta otros aspectos como el coste de los productos además de la ubicación del negocio, su antigüedad o ciclo de madurez, otros costes fijos de estructura, etcétera.

¿Qué valores o ventajas ofrece aplicar una política de precios basados en criterio de competencia?

1. Facilidad de acceso a la información: en el sector de la restauración la información de precios de los competidores es de conocimiento público, no hay que invertir un elevado número de recursos o tiempo para su obtención.

2. Contraste de información: además de que la información es pública, el mercado de la restauración es muy atomizado, con un elevado número de establecimientos y precios, por lo que ofrece una muestra muy sólida y variada.

3. Facilidad en la estrategia: cuando los productos son idénticos o muy similares es más fácil establecer precios basados en la competencia.

4. Estrategia de bajo riesgo: si los precios utilizados por los competidores les permite mantenerse en el mercado, eso es buena referencia para el resto.

5. Fiabilidad de la estrategia: este método se fundamenta en la idea de que el resto de los competidores ya han elaborado previamente su estrategia de precios.

¿Significa entonces que todos los establecimientos deben implementar en sus productos los precios del mercado de competidores como estrategia óptima de política de precios?

La respuesta es NO. Simplemente es una opción; eso sí, una de las opciones o estrategias más utilizadas en el sector de la restauración.

Aunque esa misma cuestión ofrece diversas posibilidades:

1. Diseñar e implementar políticas de precio inferiores de lo que ofrece el mercado de competidores.

2. Diseñar e implementar políticas de precio a la par de lo que ofrece el mercado de competidores.

3. Diseñar e implementar políticas de precio superiores a lo que ofrece el mercado de competidores.

Pero incluso no tienen que ser únicamente tres posibilidades, pueden ser cinco:

1. Diseñar e implementar políticas de precio muy inferiores a lo que ofrece el mercado de competidores.

2. Diseñar e implementar políticas de precio inferiores a lo que ofrece el mercado de competidores.

3. Diseñar e implementar políticas de precio a la par de lo que ofrece el mercado de competidores.

4. Diseñar e implementar políticas de precio superiores a lo que ofrece el mercado de competidores.

5. Diseñar e implementar políticas de precio muy superiores a lo que ofrece el mercado de competidores.

A la vista está que el criterio de competencia para establecer P.V.P. ofrece diversas posibilidades, bien en la línea de los competidores o bien al alza o baja de los mismos.

¿De qué depende orientar la política de precios en cada una de las distintas posibilidades? ¿Qué ventajas o inconvenientes me ofrecen las distintas posibilidades?

• Establecer políticas de precio en la línea de los competidores es una apuesta sin riesgos, con ciertas garantías de aceptación en el mercado. Esta estrategia me permite no ser rechazado por cuestriones de precio.

• Establecer políticas de precio superiores a las de los competidores, lo que «obliga» al establecimiento a ofrecer un valor adicional al producto:

– Reconocimiento de marca o prestigio.

– Ubicación física del establecimiento.

– Ciclo de madurez del negocio (experiencia).

– Especial apuesta por diseño e imagen del negocio.

– Elevada especialidad gastronómica del negocio.

– El producto ofrece un beneficio extra: mayor peso, mayor calidad…

• Establecer políticas de precio inferiores a las de los competidores.

Una apuesta con políticas de precio a la baja persigue ciertos objetivos:

– Crear productos «gancho» con capacidad de captación de interés por parte del consumidor.

– Forzar la penetración en el mercado (en establecimientos de reciente apertura).

– Aumentar la cuota de mercado (en establecimientos en funcionamiento) a través de captar nuevos clientes o incrementar la frecuencia y fidelización de los actuales.

– Compensar con el precio la falta de una ventaja competitiva del negocio, por ejemplo, la falta de estacionamiento para clientes, ubicación del negocio en zonas de bajo tránsito o alejadas de la zona de influencia de los clientes, necesidad de ocupación en un establecimiento con un número elevado de plazas, etcétera.

7. Método de cálculo del P.V.P. de un artículo aplicando las técnicas del Price Engineering (Ley de Omnes)

Es una técnica para la fijación de precios de platos de una carta que permite establecer los precios con base en el gasto deseado que realiza el cliente. Este sistema se basa exclusivamente en la política de precios (P.V.P.), adaptando los demás procesos (costes, pesos, categoría productos) a dicho criterio.

La ley de Omnes tiene la intención de dar respuesta a dos cuestiones planteadas por cualquier negocio:

• ¿Cuánto está dispuesto a pagar el cliente por nuestros servicios y productos?

• ¿Cuánto debemos cobrar, en consecuencia, por nuestros servicios y productos?

• Aunque es interesante introducir otra perspectiva:

• ¿Cuánto queremos que el cliente se gaste en nuestro negocio?

• ¿Cuál queremos que sea el ticket medio de nuestro cliente?

• ¿Cómo estructuramos/organizamos la oferta gastronómica para conseguir este objetivo de ticket medio?

Entendemos el ticket medio de un establecimiento como aquel importe medio de gasto de los distintos clientes en una misma franja horaria, producto o motivo de consumo. Un ticket medio es una ratio económica. Es el resultado matemático de una simple división entre la cifra de facturación y los clientes servidos, aunque este resultado tiene diferentes lecturas.

Un establecimiento que solo ofrezca un servicio a la carta, únicamente obtendrá un importe valor de ticket medio, que es el resultado de las ventas dividido por el número de clientes servidos.

En cambio, un mismo negocio de restauración puede ofrecer distintas ofertas gastronómicas con distintos precios y distintos motivos de consumo como carta, menú, servicio de coctelería e incluso productos de cafetería en diferentes franjas horarias, por ejemplo, ofreciendo servicio de carta al mediodía y de noche, servicio de menú al mediodía y servicio de cafetería y coctelería a lo largo del día.

En este supuesto, si dividimos el total de ventas o facturación entre los clientes servidos, «matemáticamente» obtendríamos el ticket medio, aunque este no será representativo. Como operación matemática es indiscutible, pero el valor del ticket medio incluye tantos productos variados y de precio tan distinto que el resultado obtenido no aporta valor de gestión. En este caso sería más recomendable obtener un ticket medio por cada una de las ofertas gastronómicas ofrecidas, productos o franjas horarias.

Pues bien, el Price Engineering se basa en la teoría de que todo negocio debe conocer y planificar qué ticket medio quiere en su negocio o qué quiere que el cliente se gaste en él.

Conseguir o prever un gasto medio del cliente para el negocio se logra ofreciendo un abanico de precios alrededor del precio deseado, para que el cliente finalmente escoja el producto/precio deseado.

Este procedimiento es el habitual en la mayoría de los negocios, aunque existen excepciones según el modelo de establecimiento, como, por ejemplo, el restaurante que solo ofrece un menú a precio cerrado. En este caso no hay abanicos de precios porque tampoco existe esa capacidad de elección por parte del cliente.

En otro modelo de restaurante y gama de precios encontraríamos todos aquellos restaurantes gastronómicos con reconocimiento social (ej. con estrella Michelin) que solo ofrecen un menú (en algunos casos dos, el extenso y el reducido), también con un precio cerrado y sin capacidad de elección por parte del cliente.

Nota: algunas de las políticas de fijación de precios vistas en este capítulo no son excluyentes entre ellas, sino que pueden complementarse perfectamente.

La ley o los principios de Omnes es una herramienta de fijación de precios de la oferta gastronómica.

Ante ello, debemos preguntarnos: ¿cuál debe ser el mejor precio posible? ¿Cuál debe ser el máximo precio posible? ¿Y el mínimo? Precisamente esta es la riqueza o dificultad del sector: no todas las preguntas tienen respuesta.

La estrategia de fijación de precios más recomendable es aquella que reúne estos tres aspectos:

A) Que esté basada en el precio medio que queremos que el cliente se gaste en el establecimiento (gasto medio por cliente deseado).

Este primer paso del proceso es la razón de ser de la estrategia. Definimos cuál debe ser el ticket medio previsto de consumo por el cliente. Lógicamente, para esto debemos conocer las tipologías de oferta que proponemos en el negocio. Un mismo establecimiento puede ofrecer diversas ofertas gastronómicas: carta, carta de vinos, oferta de tapas, raciones, platos combinados, menús o packs, cócteles… Por tanto, para cada oferta debemos establecer un criterio de precios o un ticket medio.

Incluso podemos tener un negocio que únicamente ofrezca menús o packs, pues bien: también todos esos menús o packs generan un ticket medio.

En la mayoría de los casos las ofertas gastronómicas de un negocio están organizadas en familias de platos, grupos de artículos o tipos de oferta para facilitar al cliente la búsqueda y selección del producto deseado. La distribución y organización de platos, productos y artículos ha evolucionado mucho desde aquellas cartas antiguas divididas en entrantes, plato principal y postres. Las nuevas tendencias de restauración y el uso de menú board, pantallas táctiles, kioscos táctiles, pizarras… han revolucionado el sector, dando lugar a nuevos modelos de exposición y/o presentación de la carta. Dicho esto, e independientemente de cómo se ofrezcan los productos a los clientes, debemos tener claro qué precio medio deseamos establecer para las distintas ofertas del establecimiento.

Ejemplos:

• En un restaurante con una carta distribuida con una visión más tradicional, los distintos platos de entrantes tienen un precio medio, los platos principales otro precio medio, y así el resto de los grupos o familias de platos.

• Si se trata de una bocadillería, los bocadillos fríos tienen un precio medio, los bocadillos calientes también, las especialidades tienen otro precio medio, y así sucesivamente.

• Si se trata de una pizzería: cada familia de platos (ensaladas, pastas, pizzas, antipasti, especialidades…) tienen una gama de precios y, por tanto, un precio medio.

• Si se trata de una tapería/pinchos, también los artículos se organizan en pinchos fríos, pinchos calientes, del día, especialidades, tapas, raciones…

• Si se trata de una coctelería se pueden organizar los cócteles por variedad de autor, clásica, americana, sin alcohol, gin tonics…

La organización de los platos, artículos o productos en una carta es libre y a criterio de la dirección del negocio, pero habitualmente en numerosos establecimientos se organiza en familias o grupos de platos.

Ahora bien, ¿cabría la posibilidad de que una tapería ofreciera todas sus tapas, platos y platillos en un listado único sin más organización? Sí, podría ser. La única diferencia respecto a otros negocios es que ello no facilitaría la organización y, por tanto, una búsqueda y elección fácil por parte del cliente.

B) Que tenga en cuenta el mercado de nuestra competencia para guiarnos en la línea de precios deseada. Es el principal valor que determina el P.V.P.

C) Que exista un equilibrio entre el precio previsto y el coste del producto de cada uno de los platos.

Por norma general, aquellos platos y/o productos con un coste más bajo deberían tener también el P.V.P. más bajo de la carta, y ocurriría al contrario con los de coste mayor.

Proceso del Price Engineering

El Price Engineering se divide en cuatro principios básicos que se aplican a cada grupo o familia de platos de la carta.

Primer principio: dispersión de precios

Cada grupo o familia ofrece una serie de platos con una gama o abanico de precios, es decir, que la oferta de productos o platos oscila entre un precio mínimo y un precio máximo. Este principio indica que debemos habilitar tres gamas o bandas de precios.

• Objetivo del primer principio: que la gama de precios media debe ser como mínimo igual a la suma de platos de las otras dos gamas:

N.º de platos gama media ≥ n.º de platos gama baja y alta

Si estamos diseñando la carta por primera vez debemos fijar el precio más elevado y el más bajo. Si analizamos una carta ya en funcionamiento mediremos la dispersión de precios de un grupo de platos.

Para cada familia de platos de la carta o grupo de platos/productos de la oferta gastronómica

Gama de precios

Banda alta

Platos con los precios más altos

Contiene un 25 % de platos

Banda media

Platos con los precios medios

Contiene un 50 % de platos

Banda baja

Platos con los precios más bajos

Contiene un 25 % de platos

Ejemplo de familia de platos:

ARROCES

P.V.P.

N.º Platos vendidos

Ventas por platos

Rissoto de ortiguillas, mantequilla de mar y ventresca soasada

24 €

16

384 €

Paella de pato con sofrito de salchichas

24 €

11

264 €

Paella de sepia y pescados con almejas y langostinos

21 €

27

567 €

Arroz de montaña con lágrima ibérica y setas de temporada

22 €

8

176 €

Arroz meloso de pulpo, langostinos y pescado de costa

22 €

19

418 €

Arroz a banda con cañaíllas

23,50 €

19

446,50 €

Arroz negro de calamarcitos

17 €

26

442 €

Arroz de verduras, maíz, espinacas tiernas y frijol

18 €

42

756 €

Arroz meloso de bogavante del país

28 €

10

280 €

Subtotal

178

3.733,50 €

Para cotejar si el número de platos de gama media es igual al número de platos de la gama baja y alta, debemos calcular el intervalo de precios entre las tres gamas de platos:

El intervalo de precios de cada grupo es 3,67 €

Por tanto, las ratios de precio y el número de platos por cada gama son:

• Gama baja: entre los 17 € y los 20,67 € - 2 platos.

• Gama media: entre los 20,67 € y los 24,34 € - 6 platos.

• Gama alta: entre los 24,34 € y los 28 € - 1 plato.

Se cumple el primer principio, ya que la suma de platos de la gama media de precios es igual a la suma de platos de las gamas baja y alta.

Segundo principio: apertura de la gama

Este principio afirma que la apertura de la gama es la división entre el precio más alto y el más bajo del grupo de platos.

El resultado de esta división ha de seguir las siguientes indicaciones:

• Gama reducida: apertura de la gama inferior a 2,5.

• Gama amplia: apertura de la gama inferior a 3.

La gama reducida se utiliza habitualmente en grupos de platos que contienen 8 o menos platos, y la gama amplia en grupos con 9 o más platos.

Continuando con el ejemplo adjunto:

Se cumple el segundo principio, ya que la apertura de la gama es inferior a 3.

Tercer principio: coeficiente relación calidad-precio

La relación calidad-precio se obtiene de la división entre el Precio Medio Demandado (P.M.D., el gasto realizado por el cliente) y el Precio Medio Ofertado (P.M.O., el precio medio ofrecido por el restaurante):

Este principio nos permite analizar si nuestra política de P.V.P. se adapta a los deseos económicos de nuestros clientes.

Con la relación calidad-precio comparamos el precio medio que el establecimiento ofrece a sus clientes y el gasto realizado por estos.

La ratio ideal de esta división sería 1, ya que eso significaría que nuestra política de precios se adapta perfectamente al gasto medio de nuestros clientes.

Si fuera una ratio superior a 1 entenderemos que el cliente tiene un gasto medio superior a nuestra política de precios. Por tanto, los clientes consumen mayor cantidad de platos/artículos de precios más elevados, y ello significa que encuentran la oferta barata, por lo que podemos incrementar los precios de la carta.

Si fuera una ratio inferior a 1 entenderemos que el cliente tiene un gasto medio inferior a nuestra política de precios. Por tanto, los clientes consumen mayor cantidad de platos/ artículos de precios más bajos, y ello significa que encuentran la oferta cara, por lo que no es recomendable incrementar los precios de la carta.

No obstante, se acepta como ratio ideal aquella franja de coeficiente entre valores de 0,95 y 1.05.

Continuando con el ejemplo:

El coeficiente de la familia de platos tiene un buen comportamiento de ventas

Cuarto principio: presentación especial / promoción

Este principio determina ciertas estrategias de marketing dirigidas a:

• Situación de los platos en la carta.

• Orden de los platos en la familia o grupo.

• Diseño de la carta.

• Redondeo de precios.

• Cambios en la ortografía utilizada.

• Utilización de fotografías.

• Uso del color.

• Recomendación verbal.

CAPÍTULO 13

CONTROL Y GESTIÓN DEL CONSUMO

13.1 Ratios aplicadas a la gestión de consumo

La gestión de la materia prima es el paradigma de la gestión de una actividad de restauración, puesto que con las ratios adecuadas es bastante sencillo incidir en las mejoras y utilizarlas como palancas de rentabilidad.

Durante todas las actividades operacionales desarrolladas en el proceso de planificación de la producción se producen numerosas situaciones que influyen negativamente en el consumo final de un negocio. Identificar y medir estas situaciones es el primer paso para mejorar la rentabilidad.

1. Ratio de % de consumo real

La ratio más importante para el control de la materia prima es el porcentaje de consumo real respecto a las ventas netas en un período determinado.

El consumo real, también llamado coste de ventas, coste de materias primas o food cost es el coste de producto de todas las ventas realizadas, y se obtiene del siguiente algoritmo:

Consumo real = Stock Inicial + compras (netas) - Stock Final

Es el resultado de sumar las ventas más las variaciones de existencias obtenidas a través del inventario (véase capítulo 10).

Ejemplo: un establecimiento ha generado unas ventas netas de 421.933,21 € y un consumo en el mismo período de 133.032,82 €.

El % de food cost o consumo real resultaría de:

El resultado indica que el % de consumo real del período es 31,53 %.

Aunque el concepto es muy sencillo, entenderlo y aplicarlo con solvencia es esencial para obtener los indicadores de consumo y poder hacer una gestión adecuada, y no debemos olvidar que para obtener el consumo es imprescindible llevar a cabo un inventario estricto.

El período más habitual para la medición de la ratio de consumo real es el mes, por el cierre natural de la facturación de los proveedores y el período contable. El inventario mensual debe ser riguroso y completo, tanto en su conteo como en su valoración económica.

¿Cuál debería ser el % de consumo idóneo de una actividad de restauración?

Las posibilidades de % de consumo dependen del modelo de negocio de restauración, y pueden oscilar entre el 22 % y el 36 %, aunque lo recomendable es que la suma del coste porcentual de personal y de consumo no supere el 60 % de las ventas netas, si no queremos poner en riesgo los resultados de gestión del restaurante (o depender de otros indicadores, como un alquiler muy bajo o nula inversión en publicidad que lo compense).

Obtener el consumo real de un negocio es sencillo si se dispone de la información de las compras y los inventarios realizados. Aunque para tener conciencia de las desviaciones de consumo causadas por la propia operativa de la actividad debemos obtener también el porcentaje de consumo teórico.

2. Ratio de % de consumo teórico

El cálculo de esta ratio ha de hacerse con medios tecnológicos, puesto que supone calcular uno a uno el coste de cada producto vendido sin excepción durante el período de tiempo del control. Lo que pretendemos saber con este indicador es el importe económico que teóricamente deberíamos haber gastado en materia prima de todo lo que hemos vendido, y por ello es imprescindible disponer y actualizar periódicamente las fichas técnicas de producción y escandallos de cada uno de los artículos, platos, productos y elaboraciones que ofrecemos en nuestra oferta comercial.

El consumo teórico es el resultado de dividir la suma de los importes teóricos de todos los artículos vendidos en un período entre las ventas netas de ese período. Es decir, calculamos cuánto deberíamos haber gastado si se hubieran respetado al 100 % las fichas técnicas de producción y no se hubiera producido ninguna merma de nuestra oferta comercial.

Los softwares de TPV suelen estar preparados para calcular fácilmente el importe del consumo teórico y, con ello, es muy sencillo calcular la ratio versus las ventas netas.

Imaginemos, como hemos hecho en el punto anterior, que durante un período hemos obtenido unas ventas netas de 421.933,21 €, y que el coste de los consumos teóricos de lo vendido fuera es de 120.129,75 €.

La ratio de consumo teórico sería de 28,47 %, y si la comparamos con el consumo real (recordemos del punto anterior, un 31,53 %), se produce una pérdida del 3,06 % de margen que debemos analizar y justificar.

No obstante, cuando identificamos desviaciones notables, podemos segmentar más la información del consumo teórico. Un esclarecedor ejercicio es obtener esta ratio de consumo teórico por familia de artículos, y para ello la forma más habitual de hacerlo es separar las bebidas, comida, productos de limpieza, consumibles y vajillas… o profundizar todavía más entre licores y refrescos, o entre carnes, productos de pan y pescados, obteniendo así datos más valiosos.

3. Ratio de eficiencia de consumo

Es el resultado de la comparación entre el consumo teórico y el consumo real en un período de análisis determinado. Esta ratio permite cuantificar el valor de desviación del consumo.

Continuando con el ejemplo anterior, si tenemos el porcentaje de consumo teórico y el porcentaje de consumo real, al hacer la relación entre ellos nos dará el índice de desviación:

La ratio ideal debe dar un resultado lo más cercano a 100 %. Cuanto más se desvíe de él más lejos estaremos de ser eficientes.

La desviación es la diferencia entre el valor teórico y el valor real obtenido. A menor desviación de consumo, mayor aumento del resultado del negocio.

Cuadro 17. Estructura de costes de un negocio de restauración

La desviación de consumo genera una pérdida de rentabilidad en el negocio, ya que un aumento en el % de consumo automáticamente genera una pérdida de resultado, ya que los dos restantes grupos de coste se mantienen igual.

De hecho es razonable, si se analiza, un cierto margen de desviación entre el consumo teórico y el real debido a que existen muchas causas y motivos de desviación: una invitación no anotada, una botella de vino no facturada, falta de control en la comida de personal, exceso de producción, etcétera.

En el siguiente epígrafe veremos 20 causas que generan desviación en el consumo.

13.2 Causas de desviación del food cost

Enumeraremos las principales causas de desviación de coste con el objetivo de implementar estrategias de:

1. Recepcionar MENOS cantidad de mercancía que la indicada en los albaranes y facturas

• Motivada por: falta de control en los pesos y unidades de mercancías recibidas.

• Dónde: en almacén, departamentos operativos, puntos de venta o espacios habilitados para la entrega de mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento en que se realice una entrega de mercancías.

• Consecuencia: pérdida reiterativa de rentabilidad por aceptar albaranes y facturas que incluyen mayores cantidades de mercancía que las recepcionadas, abonando posteriormente importes superiores a las existencias recibidas. Los futuros inventarios detectarán notables diferencias en estos artículos, ya que las diferencias de unidades en la entrega se sumarán a otras posibles desviaciones (roturas, invitaciones, robos…).

Ejemplo: se reciben 72 botellas de vino a un precio de coste por unidad de 4,16 €, aunque en el albarán o documento de entrega indica una cantidad de 84 botellas.

Producto

Precio coste (sin IVA)

Unidades recepcionadas

Unidades s/albarán

Valor stock recibido

Importe abonado s/factura

Desviación de coste

Botella de vino

4,16 €

72

84

299,52 €

349,44 €

49,92 €

En este ejemplo se produce una desviación de consumo de 49,92 €. Esta pérdida es irrecuperable, ya que el proceso de chequeo (recepción) ya ha sido realizado y la incidencia no se ha detectado.

En este caso estamos asociando el concepto de desviación únicamente al consumo del establecimiento, aunque también deberíamos establecer otro concepto de pérdida por disminución de ingresos, que es el resultante de las unidades de desviación (diferencia de stock) por el precio de venta al público del artículo.

Producto

Precio Venta al Público

(sin IVA)

Unidades recepcionadas

Unidades s/albarán

Diferencia stock

Pérdida de ingresos

Botella de vino X

12,86 €

72

84

12

154,32 €

Plan de actuación

• Procedimiento: establecer un protocolo estricto de recepción de mercancías que detecten incidencias en este procedimiento y que generen registros documentados. Disponer en el momento de la recepción del listado de pedidos realizados o del listado de pedidos por recibir.

• Control: revisar las incidencias detectadas aplicando las ratios vistas en capítulos anteriores.

2. Recepcionar MÁS cantidad de mercancía que la indicada en los albaranes y facturas

• Motivada por: falta de control en los pesos y unidades de mercancías recibidas.

• Dónde: en almacén, departamentos operativos, puntos de venta o espacios habilitados para la entrega de mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento en que se realice una entrega de mercancías.

• Consecuencia: dependerá del carácter perecedero o no perecedero de la mercancía. Incorporar mayor cantidad de stock en un producto perecedero puede generar pérdidas por caducidad o deterioro y merma por excesos de producción. En el caso de productos no perecederos, se produciría un aumento de stocks e índices de cobertura mayores, pérdida de liquidez y aumento de la posibilidad de mermas de almacén (hurtos, mermas por caducidad y deterioro).

Plan de actuación

• Procedimiento: establecer un protocolo estricto de recepción de mercancías que detecten incidencias en este procedimiento y que generen registros documentados. Disponer en el momento de la recepción del listado de pedidos realizados o del listado de pedidos por recibir.

• Control: revisar las incidencias detectadas aplicando las ratios ya vistas.

3. Aceptar mercancías de mayor calibre o peso que las solicitadas

• Motivada por: no contrastar con la hoja de pedidos realizada y la ficha de especificación de producto.

• Dónde: en almacén, departamentos operativos, puntos de venta o espacios habilitados para la entrega de mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento en que se realice una solicitud y entrega de mercancías.

• Consecuencia: son variadas en función de la tipología de producto.

Opción A: un producto que se adquiere en formato unitario (pieza) que se mantiene en el proceso de venta.

Ejemplo: espalda de cabrito, entrecot, lenguado…

En este caso la pérdida es más notable, ya que el sobrecoste de peso es absorbido por el margen del plato debido a que el precio de venta en la carta se mantiene intacto.

En el caso de que el precio de venta del plato estuviera en relación con el peso del producto adquirido, no se produciría una pérdida de margen, ya que el P.V.P. sería mayor. No obstante, un aumento del P.V.P. puede provocar insatisfacción o un cambio en la elección del plato por parte del cliente por precio elevado.

Ejemplo:

Se han solicitado 20 piezas de entrecot de ternera de 240 g a un precio de coste de 15,45 €/kg, que después son ofrecidas en carta a 14,09 €. Sin embargo, el proveedor nos entrega 20 piezas de entrecot a un peso medio de 286 g.

* Margen del plato (rendimiento) = P.V.P. - Coste del plato (FTP o escandallo).

** % food cost = Coste del plato × 100/P.V.P.

El producto solicitado se ajusta al FTP, por el cual se obtiene un rendimiento previsto del plato de 10,38 € y un food cost del 26,32 %.

Pero observemos cómo varían los valores de margen y % food cost con la desviación de peso producida:

El aumento de peso por producto unitario ha generado una pérdida de 0,71 € por plato vendido y un aumento del % food cost unitario del 26,32 % al 31,36 %.

Plan de actuación

Procedimiento: establecer un protocolo estricto de recepción de mercancías que detecte incidencias y que genere registros documentados.

Es posible que aun teniendo esta incidencia y no habiendo posibilidad de reposición de la mercancía el establecimiento deba aceptar la mercancía para poder atender a los clientes. En este caso se deben tomar medidas con el proveedor para evitar que esta situación se repita en un futuro.

La manipulación y el corte de productos de primera gama nunca son exactos. Del mismo modo que no podemos exigir que el proveedor nos ofrezca piezas con el peso exacto, sí que debemos medir el impacto de esa inexactitud y procurar que el valor medio de las piezas de entrecot sea de 0,240 kg.

En este tipo de productos suele aplicarse a la FTP un coeficiente llamado de rectificación, que consiste en aumentar el peso del producto en la propia FTP para asumir en el coste unitario del plato posibles diferencias de peso. Es decir, en este caso, siendo la previsión de peso de 0,240 g, aplicaríamos un coeficiente de rectificación del 10 % (24 gramos más) para aceptar productos de 0,264 kg (240 g + 24 g), evitando así desviaciones por este motivo. Únicamente debemos recordar que el coeficiente de rectificación provoca un aumento del P.V.P. si deseamos mantener el margen unitario del plato.

Control: realizar un control periódico de todas aquellas incidencias generadas por esta causa, identificar a los proveedores generadores de la incidencia y aplicar medidas para que no vuelva a ocurrir.

En el caso de que el aumento de peso sea inevitable por un cambio de las condiciones del mercado habrá que aumentar el precio del plato o buscar otros proveedores.

Opción B: un producto que se adquiere en unidades de kilos o litros y se transforma en porciones para ser ofrecido a los clientes.

Si el producto recepcionado puede transformarse posteriormente en las raciones previstas en la FTP no se produciría ninguna desviación económica, más allá de los errores de peso que puedan realizarse en el corte y manipulación de la mercancía por parte del equipo.

4. Realizar compras por pedidos sistemáticos

• Motivado por: solicitar siempre la misma cantidad de producto sin comprobar los stocks existentes.

• Dónde: en almacén, departamentos operativos, puntos de venta o espacios habilitados para la entrega de mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento que se realice una solicitud o pedido de mercancías.

• Consecuencia: aumentar los stocks y posibles pérdidas en función de la caducidad de los productos solicitados. Habitualmente una compra sistemática es aquella que se realiza más frecuentemente y suele darse con productos perecederos (pan, postres, productos frescos…).

Plan de actuación

Procedimiento: establecer un protocolo que obligue a revisar stocks antes de la solicitud de la mercancía. Esto se consigue anotando en la hoja de pedidos el stock existente del producto solicitado.

En el caso de ser un producto sin stock y de alta caducidad hay que revisar las herramientas que nos permiten prever un volumen de demanda, anotando también la demanda prevista por el producto solicitado.

Control: anotar las mermas por caducidad de los productos eliminados de la producción y venta y/o sobrantes de producción. Posteriormente, contrastar las mermas producidas con la previsión esperada de clientes y el pedido realizado según las existencias disponibles. El resultado de este análisis permite ajustar periódicamente las compras, evitando que sean sistemáticas.

5. Cambios de precio de compra sin notificación previa del proveedor

• Motivado por: el proveedor modifica (aumenta) el precio de los artículos entregados sin notificar al establecimiento, no por mala fe: en algunos casos por mala praxis y, en la mayoría, por cambio de las condiciones del producto en el mercado.

• Dónde: en los albaranes/facturas durante la entrega de mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento en que se realice una entrega de mercancías.

• Consecuencia: pérdida de rentabilidad del negocio por disminución del margen unitario por plato vendido y aumento del consumo.

Plan de actuación

Procedimiento: establecer un protocolo estricto de recepción de mercancías que obligue a revisar las facturas y albaranes en el momento de entrega, que detecte incidencias en este procedimiento y que genere registros documentados. Disponer en el momento de la recepción del listado de pedidos realizados o del listado de pedidos por recibir y la ficha de especificación del producto.

En el caso de detectar un aumento elevado del producto respecto al coste previsto hay que informar al responsable para validar la recepción o no del artículo.

Control: el dpto. de administración o pagos debe asegurarse de que los precios de los artículos se ajustan al coste previsto, implicando en ello a cuantas personas participen en el proceso de compras. Habitualmente el responsable de cada departamento debe validar las facturas y precios de los artículos solicitados. Por su parte, el responsable de administración debe extraer periódicamente listados de la variación de precios de los productos para analizar su fluctuación. También se recomienda realizar periódicamente muestreos de precios en proveedores y artículos A (recordar el método ABC).

6. Cambios en la calidad del producto solicitado

• Motivado por: el proveedor entrega el producto solicitado, pero de una calidad superior y, por consiguiente, un precio de adquisición más elevado.

• Dónde: en los albaranes/facturas durante la entrega de mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento en que se realice una entrega de mercancías.

• Consecuencia: pérdida de rentabilidad del negocio por disminución del margen unitario por plato vendido y aumento del consumo.

Plan de actuación

Procedimiento: establecer un protocolo estricto de recepción de mercancías que detecten incidencias en este procedimiento y que generen registros documentados. Disponer en el momento de la recepción del listado de pedidos realizados o del listado de pedidos por recibir y, muy importante, la ficha de especificación de producto.

Control: los mismos procesos que en el «Cambios de precio de compra sin notificación previa del proveedor», pero con el objetivo de detectar mercancías de calidad superior a la solicitada.

7. No seguimiento del método ABC

• Motivado por: no tener en cuenta aquellos productos y proveedores estratégicos para el negocio.

• Dónde: en cualquier lugar o espacio en que se realicen operaciones con productos o mercancías.

• Cuándo: en cualquier momento de actividad del negocio.

• Consecuencia: pérdida de tiempo al no dirigir prioritariamente las medidas de control y gestión sobre aquellas mercancías y proveedores que pueden generar un mayor rendimiento al negocio.

Plan de actuación

Procedimiento: disponer mensualmente del listado ABC de proveedores y productos. En el caso de no disponer de este listado una buena opción disponer del mix de ventas con los artículos más vendidos, ya que a mayor número de unidades vendidas de un plato/artículo, mayor es la necesidad de adquirir las mercancías necesarias para ofrecerlo.

Control: el método ABC es aplicable a cualquier operación de explotación del negocio que interaccione con materias primas o proveedores. Si deseamos chequear precios de mercancías, negociar desviaciones de pesos… debemos hacerlo aplicando el criterio del método ABC.

8. Mermas por exceso de producción realizada

• Motivado por: mala previsión en la planificación de la producción debida a la falta de revisión de los históricos de ventas o a no diseñar una mejor preplanificación de los procesos de producción.

• Dónde: en las áreas y partidas de producción en cocina.

• Cuándo: durante los procesos de producción.

• Consecuencia: aumento del coste de materias primas o consumo por elaboración de producción no vendida que, por tanto, no genera ingresos. Exceso de mermas por producción no vendida (pérdida de ingresos).

Plan de actuación

Procedimiento: planificar la producción con base en históricos de venta. Cuantificar adecuadamente las cantidades a preparar en función de los pesos detallados en la ficha técnica de producción. Utilizar la hoja de planificación de producción, en donde se anotan todas las cantidades a producir, para poder contrastar posteriormente el exceso de producción sobrante si lo hubiere. Anotar todas las mermas por exceso de producción. Crear más fases en los procesos de producción que permitan producir menos producto acabado, aumentar la caducidad del producto en curso y tener mayor capacidad de reacción a la hora de obtener más cantidad de producto final.

Control: revisar el método, los registros y los criterios usados en la planificación de la producción. Revisar periódicamente el listado de mermas por exceso de producción para identificar qué productos, días, franjas horarias u ofertas gastronómicas generan mayores mermas. Calcular el coste económico de la merma y el coste relativo respecto a las ventas y el total de consumo.

Coste de la merma: suma de kilos o unidades producidas de merma multiplicada por el precio de coste según FTP.

El período de análisis puede ser mensual, trimestral, anual o el que corresponda en función de cada período deseado.

9. Exceso de roturas, deterioros y caducidades

• Motivado por: roturas, deterioros y caducidades de productos y mercancías.

• Dónde: habitualmente en espacios de almacenaje, aunque también en departamentos de producción, puntos de venta y de servicio.

• Cuándo: en cualquier momento de actividad del negocio.

• Consecuencia: pérdida de rentabilidad por aumento de la desviación del consumo.

Plan de actuación

Procedimiento: anotar las roturas, deterioros y caducidades en el listado de mermas.

Control: revisar periódicamente el listado de mermas para identificar qué productos y por qué generan mayores mermas. Calcular el coste económico de la merma y el coste relativo respecto a las ventas y el total de consumo. Aplicar las ratios de control de mermas.

Coste de la merma: suma total de las unidades listadas como deterioro, caducidad o rotura, multiplicada por el precio de coste según FTP.

El período de análisis puede ser mensual, trimestral, anual o el que corresponda en función de cada período deseado.

10. Excesivo consumo de personal interno

• Motivado por: comida de personal y consumo adicional del personal asalariado del establecimiento.

• Dónde: en back office, puntos de venta y de servicio del establecimiento.

• Cuándo: en cualquier momento de actividad del negocio.

• Consecuencia: pérdida de rentabilidad por aumento de desviación del consumo.

Plan de actuación

Procedimiento: realizar un ciclo de menús de comida de personal de coste limitado. Identificar e imputar adecuadamente los consumos de personal. Limitar las cantidades, productos y momentos de los consumos internos del personal. Implantar un procedimiento (listado, hoja, registro) que anote los consumos de personal realizados (la mayoría de los softwares de gestión incorporan la posibilidad de imputación a coste interno). Adquirir productos de distinto formato para consumos internos (lo que mejorará y agilizará la identificación e imputación y el coste del consumo).

Control: chequear periódicamente que el ciclo de menús de personal coincida con la producción realizada. Control del gasto medio diario por cada trabajador, obtenido tras aplicar la siguiente ratio de consumo interno:

Consumo personal interno = Coste comida personal + Otras imputaciones de consumo de personal.

Plantilla media = Número de días trabajados / Total días período

La frecuencia del cálculo de la ratio depende del período de análisis deseado. Se recomienda que sea mensual.

El resultado de esta ratio nos indica el coste el consumo interno de personal en términos monetarios, pero relacionar este coste de comida del personal con el total de costes del departamento de F&B o con el consumo total del período nos puede dar información valiosa. Las ratios a aplicar en cada caso son:

11. Pérdidas y/o robos de cámaras y almacén

• Motivado por: sustracción de mercancías en stock por personal interno y otros agentes (proveedores, visitas…).

• Dónde: en las áreas de almacenaje, cámaras, bodega, puntos de venta y de servicio del establecimiento.

• Cuándo: en cualquier momento de actividad y fuera de la actividad del negocio.

• Consecuencia: pérdida de rentabilidad por aumento de desviación de consumo.

Plan de actuación

Procedimiento: realizar inventarios exhaustivos. Mantener índices de cobertura reducidos. Documentar todas las salidas de mercancías de almacén identificando lugar de destino. Mantener las áreas de almacén cerradas y un control estricto de llaves o de accesos. Limitar el tránsito y el acceso del personal a las zonas de almacenaje. Instalar cámaras de seguridad. Sancionar adecuadamente las incidencias identificadas.

Control: a través de los inventarios, chequear las desviaciones de stock para identificar los artículos que generan mayor desviación.

12. Inventarios mal realizados

• Motivado por: chequear inadecuadamente las mercancías en stock.

• Dónde: en las áreas de almacenaje, cámaras, bodega, puntos de venta y de servicio del establecimiento.

• Cuándo: mensualmente y durante la realización del inventario físico.

• Consecuencia: pérdida de control del negocio por no disponer de información real y fiable. Realizar un correcto inventario permite identificar el resto de las causas de desviación (hurtos, caducidades, error en imputaciones…).

Plan de actuación

Procedimiento: disponer de un procedimiento y registros de inventario adecuados. Formar a los responsables de realizar el inventario.

Control: auditar periódicamente mediante revisiones parciales de inventarios realizados.

13. Índices de cobertura elevados

• Motivado por: falta de seguimiento mensual del índice de cobertura.

• Dónde: en las áreas de almacenaje, cámaras, bodega, economato, puntos de venta y de servicio del establecimiento.

• Cuándo: mensualmente y después del cierre de inventarios.

• Consecuencia: pérdida de liquidez del negocio. Almacenes con excesiva cantidad de mercancía. Mayor posibilidad de merma por caducidad o deterioro de productos. Nula posibilidad de beneficiarse de rappels de compras por volumen al tener demasiadas existencias. Mayor posibilidad de hurtos y robos.

Plan de actuación

Procedimiento: obtener mensualmente después del cierre de inventario los índices de cobertura de todos los stocks disponibles según el método ABC.

Control: revisar los índices de cobertura mensuales. Implementar y registrar nuevas instrucciones de compra en función de los resultados. Comparar los resultados con el mes anterior (como mínimo, aunque pueden ser meses anteriores) y analizar el resultado de las estrategias aplicadas.

14. Bajo ratio de financiación de existencias

• Motivado por: no seguimiento mensual de la financiación de stocks.

• Dónde: en las áreas de almacenaje y administración.

• Cuándo: mensualmente y después del cierre de inventarios.

• Consecuencia: pérdida de liquidez del negocio. Posiblemente stocks muy elevados. Posibles problemas futuros de tesorería.

Plan de actuación

Procedimiento: calcular mensualmente tras el cierre de inventario la ratio de financiación de existencias. Mantener al día la contabilidad del negocio para obtener datos fiables de deudas a proveedores.

Control: revisar la ratio de financiación de existencias mensualmente. Comparar los resultados con el mes anterior (como mínimo, aunque pueden ser meses anteriores) y analizar el resultado de las estrategias aplicadas. Si la ratio o su evolución son bajas o descendentes se debe establecer nuevas bases de negociación con proveedores.

15. Invitaciones (excesivas) y gratuidades (excesivas) sin imputar

• Motivado por: no registrar las invitaciones y gratuidades realizadas, máxime si son excesivas.

• Dónde: en los puntos de venta y de servicio.

• Cuándo: en cualquier horario de prestación del servicio.

• Consecuencia: desviación de consumos y pérdida de rentabilidad. Falta de control y seguimiento de la acción comercial.

Plan de actuación

Procedimiento: establecer un procedimiento de actuación para invitaciones y gratuidades que incluya los motivos y las personas autorizadas para ello. Es conveniente diferenciar entre invitación (motivos comerciales, promoción, fidelización, atención al cliente) y gratuidad (errores, compensaciones, quejas e incidencias).

Control: identificar las invitaciones y gratuidades diarias. Archivar los registros de invitación firmados en los cierres de caja. Imputar adecuadamente las invitaciones para la correcta gestión de inventarios. En casinos, centros de juego y de ocio, clubs y negocios similares, un elevado porcentaje de la actividad de servicio son invitaciones, por lo que es necesario identificar el total de invitaciones respecto a las ventas totales.

16. No seguimiento del peso de las fichas técnicas de producción (FTP)

• Motivado por: no cumplimiento de la ración prevista en la FTP.

• Dónde: en todas las fichas técnicas de la oferta gastronómica del negocio.

• Cuándo: en cualquier actividad de preparación, producción o venta de productos, platos y/o artículos.

• Consecuencia: pérdida notable de rentabilidad del negocio por generar un aumento de coste y una disminución del margen bruto por unidad vendida.

Plan de actuación

Procedimiento: seguimiento de las fichas técnicas de producción de platos, elaboraciones, productos en curso, bebidas, cócteles, vinos y bodega, y toda aquella oferta gastronómica elaborada y transformada en un establecimiento.

Control: muestreo periódico de las fichas técnicas de producción para validar el cumplimiento del peso evitando desviaciones. Aplicar el muestreo siguiendo el método ABC. Rediseñar la FPT en función del resultado del análisis. Modificación de P.V.P. para mantener los márgenes.

Ejemplo:

La FTP del plato «Salmón a la salsa verde» indica una ración de peso bruto neto por plato de 160 g de salmón. El objetivo del muestreo es chequear que la mise en place de producción en cocina se ajusta al peso indicado en la FTP. Pesamos en cocina varias raciones de salmón y calculamos el peso neto medio. Se pueden dar las siguientes opciones:

Opción A: no se produce ninguna desviación de peso considerable, por lo que no tiene ninguna repercusión económica notable.

Opción B: el muestreo ha detectado una previsión de peso inferior a la prevista que no genera ninguna desviación económica, aunque puede provocar insatisfacción al cliente y generar una queja y una mala valoración del establecimiento.

Opción C: el escenario más nefasto para el establecimiento: el muestreo ha detectado una previsión de peso superior a la prevista, provocando una desviación de 0,30 € por unidad vendida, lo que representa una desviación del 20 % respecto al coste previsto. Los 0,30 € son absorbidos por el margen del plato, ya que el P.V.P. a la carta se mantiene intacto, lo que provoca una reducción del margen.

Una desviación del 20 % del peso neto de un ingrediente respecto a lo previsto en la ficha técnica es exactamente igual que si el proveedor aumentara un 20 % el precio de adquisición de dicho ingrediente.

Al detectar una situación de este tipo debemos plantear tres cuestiones:

• ¿Desde cuándo se está produciendo esta desviación?

• ¿En cuántas unidades vendidas de este producto en períodos anteriores se ha producido esta desviación?

• ¿Qué medidas se deben tomar al respecto?

17. No realizar un seguimiento de los precios de coste de los ingredientes de las fichas técnicas de producción (FTP)

• Motivado por: cambio de precio distinto al previsto en la FTP.

• Dónde: en todas las fichas técnicas de la oferta gastronómica del negocio.

• Cuándo: en cualquier actividad de preparación, producción o venta de productos, platos y/o artículos.

• Consecuencia: pérdida notable de rentabilidad del negocio por generar un aumento de coste y una disminución del margen bruto por unidad vendida.

Plan de actuación

Procedimiento: seguimiento de las fichas técnicas de producción de platos, elaboraciones, productos en curso, bebidas, cócteles, vinos y bodega, y toda aquella oferta gastronómica elaborada y transformada en un establecimiento.

Control: muestreo periódico de las fichas técnicas de producción para validar el cumplimiento del precio previsto en la FTP y evitar desviaciones. Aplicar el muestreo siguiendo el método ABC. Revisar las últimas facturas de los proveedores para identificar desde cuándo se están produciendo las diferencias de precio de adquisición del ingrediente. Rectificar el precio en la FPT en función del resultado de análisis. Modificación de precios de venta al público para mantenimiento de los márgenes.

Ejemplo:

La FTP de la tapa «Navajas a la plancha» indica un precio neto del ingrediente «navaja gallega» de 17,50 €. El muestreo es chequear que el precio de las últimas facturas del ingrediente «navaja gallega» coincida con el precio indicado en la FTP. Al revisar los precios se pueden dar las siguientes opciones:

Opción A: coincide el precio pagado en factura con el precio previsto en la FTP. Resultado del muestreo excelente.

Opción B: se ha detectado una disminución del precio del artículo. Mejora de rentabilidad del plato por aumento del margen.

Opción C: el escenario más nefasto para el establecimiento: el muestreo ha detectado un aumento de precio del ingrediente, lo que provoca una desviación de 0,45 € por unidad vendida y representa una desviación del 8,57 % respecto al coste previsto. Los 0,45 € son absorbidos por el margen del plato, ya que el P.V.P. a la carta se mantiene intacto, pero se reduce el margen de ganancia.

Al detectar una situación de este tipo debemos plantear tres cuestiones:

• ¿Desde cuándo se está produciendo esta desviación?

• ¿En cuántas unidades vendidas de este producto en períodos anteriores se ha producido esta desviación?

• ¿Qué medidas se deben tomar al respecto?

18. Bajo índice de rotación de existencias

• Motivado por: stocks demasiado elevados

• Dónde: en las áreas de almacenaje, cámaras, bodega, puntos de venta y de servicio del establecimiento que almacenen mercancías.

• Cuándo: mensualmente y después del cierre de inventarios.

• Consecuencia: pérdida de liquidez del negocio. Almacenes con excesiva cantidad de mercancía. Mayor posibilidad de merma por caducidad o deterioro de productos. Nula posibilidad de beneficiarse de rappels de compras por volumen al tener demasiadas existencias. Mayor posibilidad de hurtos y robos.

Plan de actuación

Procedimiento: obtener mensualmente después del cierre el índice de rotación de existencias.

Control: revisar el índice de rotación de stocks respecto a períodos anteriores y analizar el resultado de las estrategias aplicadas. Revisar las políticas de compras porque son excesivas respecto al consumo realizado.

19. Adquirir productos a proveedores no autorizados

• Motivado por: rupturas de stock inesperadas o mala planificación de compras.

• Dónde: en el departamento de compras u otros departamentos operativos que realicen pedidos de mercancías.

• Cuándo: durante los procesos de abastecimiento del negocio.

• Consecuencia: incremento del precio de coste de adquisición de la mercancía. Aumento del consumo y pérdida de margen bruto. Reducción de tesorería por adelantar plazos de pago respecto a proveedores habituales.

Plan de actuación

Procedimiento: aplicar el protocolo de compras establecido.

Control: revisar mensualmente si se producen altas nuevas de proveedor en contabilidad y administración. De ser así, analizar el motivo de compra y la tipología (gama) y producto adquirido al nuevo proveedor.

20. Otras causas de desviación de consumo

• Fichas de producción obsoletas

La actualización de las fichas técnicas de producción debe ser constante y como mínimo anual antes de la renovación o cambios de la oferta comercial.

• Falta de control de rappels a proveedores

Los distintos rappels de proveedores, ya sean por volumen de compra, momento de la compra o patrocinio, deben ser cuantificados y comparados en distintos períodos. Para ello podemos utilizar las siguientes ratios:

El análisis de estas ratios busca comprobar que período tras período de análisis se mantienen en valor o aumentan la ratio, lo que significaría que las políticas de rappels son beneficiosas para el negocio.

Es preciso tener en cuenta que en ocasiones los rappels por patrocinio se realizan con facturas dirigidas al proveedor, por lo que se considerarán como partida de ingreso. En ese caso la ratio a aplicar sería:

• Control inexistente de devoluciones de almacén.

• Falta de reciclaje de sobras y mermas de producción.

• Falta de formación de los equipos de manipulación y producción.

• Falta de manuales de procedimientos operativos.

• Causas ajenas a la actividad del negocio: roturas de cámaras de refrigeración y congelación, siniestros en almacenes, etcétera.

CAPÍTULO 14

CONTROL Y GESTIÓN ECONÓMICA DE COSTES DE PERSONAL

Introducción

Es preciso abordar el área de personal desde la óptica económica, y aunque esta es inseparable de otros enfoques relativos a los recursos humanos de cualquier negocio, como el organizativo, legal, relacional, promocional, social…, lo que aquí se pretende es identificar aquellas variables que participan en el desenlace final del coste económico y cómo afecta a la estructura general de costes, así como identificar los indicadores que nos permitirán aplicar las medidas más oportunas.

El coste de personal o labor cost es la retribución del esfuerzo humano incorporado al proceso de elaboración y prestación del servicio.

¿Cuáles son las dos principales variables que generan el coste de personal de un negocio?

La respuesta es clara: para gestionar adecuadamente un departamento de personal hemos de ser capaces de planificar y controlar adecuadamente la Cantidad laboral y la Calidad (grupo profesional) laboral.

¿Qué entendemos por cantidad laboral?

La variable más utilizada para medir la cantidad laboral es el número de personas o plantilla.

Desde un punto de vista económico identificamos tres tipos de plantilla:

• Plantilla mínima (PM): cantidad de personas precisa para cubrir exclusivamente los horarios de apertura del establecimiento. Se considera plantilla fija.

• Plantilla necesaria (PN): cantidad de personas suficientes para cubrir la afluencia de clientes prevista en el negocio. Siempre es superior o igual que la plantilla mínima. Se considera plantilla fija.

PN ≥ PM

• Plantilla variable (PV): cantidad de personas suficientes para cubrir aumentos de demanda producidos por situaciones eventuales, es decir, aquellas necesidades que no están cubiertas con la plantilla fija.

No debemos confundir plantilla mínima, necesaria y variable con plantilla propia o personal de empresa de trabajo temporal (ETT), ya que en el concepto de plantilla necesaria se puede combinar plantilla propia y plantilla de ETT para cubrir períodos o franjas concretas de servicio.

La necesidad del número de colaboradores necesarios en un negocio dependerá de distintas variables:

• Número de clientes previstos.

• Planificación de horarios.

• Target de clientes objetivos potenciales en los diferentes momentos del día y de la semana.

• Fórmulas de servicio aplicadas al negocio (servicio en barra, en mesa, bufet, free flow…).

• Diseño de la oferta gastronómica.

• Estándares de protocolo de servicio al cliente.

• Diseño (layout) de las instalaciones del negocio.

• Inversión de tiempo en los procesos operativos.

• Aptitudes y actitudes del equipo.

¿Qué entendemos por calidad laboral?

La calidad laboral remite al coste de cada trabajador correspondiente al grupo profesional que determinan las bases de cotización mínimas y máximas para el cálculo del salario adecuado al convenio de referencia.

No obstante, esta referencia de salario estará condicionada por la situación del mercado laboral (la relación entre la oferta y demanda de trabajadores en una zona) que aumenta el coste salarial por encima de los valores de convenio. En este último caso no existe una tabla salarial de mercado para poder consultar.

14.1 Indicadores de control de coste de personal

Todas las operaciones relacionadas con la planificación y organización del personal generan un coste al final de un período. Por ello necesitamos indicadores que permitan cuantificar e interpretar el coste producido en términos absolutos (unidades monetarias) y en términos relativos (porcentaje) en relación con la actividad (ingresos netos) del negocio.

El indicador más importante pasa por analizar el coste de personal de un período respecto a los ingresos conseguidos en el mismo período, lo que nos ayudará a validar si las políticas de personal han sido las adecuadas y eficientes respecto al volumen de ventas del negocio. El indicador usado para ello es el resultado de dividir el coste total del personal de un período por la venta neta en dicho período:

Ejemplo: los ingresos de un negocio durante un período de actividad han sido de 401.933,21 € con un coste laboral de empresa de 156.605,46 €.

El % de coste de personal es:

El valor obtenido (38,96 %) es el mismo resultado que podemos interpretar en una cuenta de explotación, pero esta vez expresado en versión de ratio.

¿Qué información nos ofrece el resultado de esta ratio? ¿Es una ratio aceptable para la estructura del negocio?

La ratio indica si la inversión en recursos de personal para conseguir unas ventas determinadas ha sido eficiente. A menor ratio, mayor rentabilidad.

Aunque cualquier ratio que indique el comportamiento de un coste debe ser el más bajo posible desde el punto de vista económico, hay que tener en cuenta que un personal suficiente (en cantidad y calidad) es un recurso necesario para garantizar la calidad de servicio.

Dicho de otra manera: reducir matemáticamente un coste de personal es muy fácil, se reduce plantilla, se reduce la ratio de personal por cliente, se reducen salarios… Pero ello conllevaría pérdidas en la calidad de servicio, aumento del tiempo de espera del cliente, pérdida de ventas en franjas de alta ocupación, etcétera.

El óptimo coste del personal consiste en un equilibrio entre inversión de recursos e ingresos obtenidos, y los referentes para conocer este equilibrio debemos encontrarlos en el resultado de la cuenta de explotación, el presupuesto previsto y los valores objetivos del mercado o sector.

¿Qué dice el mercado respecto al % de coste de personal óptimo? ¿Cuántos mercados hay en el sector de la restauración? ¿Cuál debería ser el % de coste de personal idóneo de una actividad de restauración para que sea rentable?

El valor es muy amplio y existen numerosos escenarios de estructuras de personal que oscilan entre el 20 % y el 40 % en función del modelo, sector (social o comercial), dimensión, momento del negocio y otras características.

El porcentaje adecuado para un restaurante dependerá del modelo de negocio pero, en cualquier caso, para que un negocio de hostelería resulte rentable, la recomendación general es que la suma del porcentaje de coste de consumos y el de coste de personal no supere el 60 % de la venta neta, lo que nos deja un objetivo cercano al 30 % en coste de personal. En principio, cualquier estructura de costes que ofrezca valores similares al 30 % de coste de personal ofrece garantías de rentabilidad, aunque ello no es un valor irrefutable, pues negocios con ratios superiores también ofrecen resultados positivos, de tal modo que podemos admitir un 35 % aproximado en los modelos de restauración más tradicional y menos de un 30 % en la restauración moderna y casual food. Superar esas cifras supone reducir la posibilidad de obtener beneficios adecuados para el negocio.

Análisis del coste de personal

Para realizarlo debemos comparar el resultado obtenido (término absoluto y relativo) con el presupuesto previsto y con la tendencia de evolución del coste respecto a períodos anteriores.

La fórmula se realizaría a través de la siguiente ratio:

Ejemplo: los costes de personal durante un período de actividad han sido de 156.605,46 € y el presupuesto previsto para el período era de 143.448,47 €.

El valor del período de análisis depende del objetivo de análisis (año, mes, semana…). El resultado de la ratio ideal sería 1, lo que indicaría que se ha cumplido el objetivo marcado en el presupuesto. En el caso de ser superior a 1 significará que el coste es superior al previsto. En el caso de que sea inferior a 1 significará que la previsión presupuestaria era superior al coste obtenido.

Con todo, la ratio de cumplimiento del presupuesto de personal pudiera no afectar a la rentabilidad del negocio. Veamos el siguiente cuadro:

Cuadro 18. Cálculo de análisis de coste de personal

Análisis de coste de personal

Datos

Período 1

Período 2

Ventas netas

401.933,21 €

422.568,58 €

Coste personal obtenido

156.605,46 €

154.258,11 €

Coste personal según presupuesto

143.448,47 €

137.214,52 €

% Coste de personal

38,96 %

36,50 %

Ratio de cumplimiento presupuestario

1,092

1,124

En el período 2, la ratio de cumplimiento presupuestario (1,124) muestra una mayor desviación que en el período 1 (1.092), pero el porcentaje de coste de personal es menor en el período 2 (36,50 %) que en 1 (38,96 %). Conclusión: no hay ningún inconveniente en aumentar el coste de personal en términos absolutos si ello ayuda a obtener mayores ingresos y optimizar el porcentaje de coste de personal. La situación grave para el negocio sería que aumentáramos el gasto de personal respecto al presupuesto y además el % de coste de personal también aumentase.

14.2 Ratios de gestión de personal

El análisis de la gestión de personal, la toma de decisiones y el mix entre las políticas de compensación (retribución salarial u otros beneficios), la política comercial y la gestión laboral y emocional de los equipos es de las gestiones más complejas que debe acometer un empresario o gerente de un restaurante. Sin embargo, obtener el máximo número de ratios e indicadores para la toma de decisiones es una base imprescindible para llegar a buenos resultados.

Más allá del porcentaje de coste de personal, disponemos de otros indicadores que permiten recopilar información y analizar la eficacia de las políticas de planificación y organización del personal:

1. Ratio de productividad

Mide el ingreso medio obtenido por cada hora invertida en personal. Permite analizar de manera precisa y en unidades monetarias qué períodos ofrecen mayor productividad relacionando los ingresos netos obtenidos con el total de horas que se han invertido y, por tanto, pagado. La ratio de productividad no entra a valorar si se han realizado muchas o pocas ventas o cuántas horas se han trabajado, sino la relación entre ambas variables.

La información de las horas trabajadas de todo el equipo la obtenemos de las horas convenio de cada contrato, de los cuadrantes horarios o de sistemas de control de presencia de los trabajadores. Este último sistema es el que garantiza una información más real y permite conocer no solo las horas trabajadas, sino también los retrasos, ausencias y vacaciones.

Para dicho cálculo se aplica la siguiente fórmula:

El objetivo de la ratio es que sea lo más alto posible, ya que de esta manera por cada hora trabajada el ingreso de ventas es mayor, aumentando así la productividad de empleados y empresa.

Ejemplo: tomemos dos períodos de ventas de un mismo establecimiento que ofrecen distintos ratios de productividad.

Cuadro 19. Cálculo de ratio de productividad (por hora trabajada)

Análisis de coste de personal

Datos

Mes 1

Mes 2

Ventas netas

89.318,49 €

94.861,16 €

Horas trabajadas del equipo

1.602

1.806

Ratio de productividad

55,75 €

52,53 €

En el Mes 2 las ventas han sido superiores al Mes 1, aunque la productividad es menor, ya que se han conseguido mayores ventas pero con un aumento proporcionalmente mayor de horas invertidas.

¿Qué lectura o conclusión obtengo de la ratio de productividad?

Esta ratio resulta muy efectiva para revisar las políticas de planificación de personal. Cuando observamos un cuadrante horario podemos ver cuántos cocineros, camareros y resto de personal tenemos en cada turno por cada día de servicio, pero no sabemos a ciencia cierta si la planificación de personal es correcta, excesiva o insuficiente. La ratio de productividad es un indicador que puede darnos información al respecto.

Veamos el siguiente ejemplo de dos evoluciones de productividad en un negocio de restauración:

Cuadro 20. Evolución de la ratio de productividad (por hora trabajada)

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Ratio de productividad

Opción A

55,75 €

52,53 €

50,12 €

49,47 €

Ratio de productividad

Opción B

55,75 €

56,84 €

57,25 €

59,36 €

En el cuadro, las políticas de planificación de personal de la opción B han sido acertadas, ya que la evolución de la productividad ha ido aumentando de enero a abril. En la opción A, en cambio, la productividad se ha ido reduciendo.

Notas adicionales

• Al identificar pérdidas de productividad entre períodos o entre establecimientos de una cadena se ha de actuar inmediatamente a través de:

– Revisar cuadrantes horarios.

– Los procedimientos de trabajo establecidos.

– Los mix de ventas por franja horaria para revisar nuevos comportamientos de la demanda.

– Layout o circuitos de trabajo en el punto de venta.

– Análisis de tiempos muertos o períodos de baja producción.

– Elevado impacto de mano de obra directa sobre la elaboración de los platos.

• La mejora de la productividad reduciendo horas trabajadas, aplicando reducciones de plantilla o colocando menos personal por turno de servicio, puede incidir negativamente en el negocio al provocar la pérdida en la calidad de servicio, por ello siempre es recomendable analizar la evolución de la ratio de calidad y los indicadores habituales de satisfacción del cliente, para comprobar que esta mejora no genera una caída en la valoración de los clientes.

• La ratio de productividad, además, debe analizarse en paralelo a la ratio de expansión de ventas, ya que un aumento de productividad no garantiza un aumento de ingresos. De hecho, si combinamos ambas ratios podemos tener cuatro opciones distintas:

Cuadro 21. Evolución de la ratio de productividad (por hora trabajada)

Evolución de ratios entre períodos

Opción 1

Opción 2

Opción 3

Opción 4

Ratio de

expansión de ventas

DISMINUYE

DISMINUYE

AUMENTA

AUMENTA

Ratio de

productividad

DISMINUYE

AUMENTA

DISMINUYE

AUMENTA

De estas cuatro opciones, la 4 es la más favorable al negocio, ya que aumentan las ventas y la productividad entre períodos de análisis; el peor escenario sería, en cambio, la opción 1. En la opción 2 el establecimiento disminuye ventas, aunque estas han sido más productivas, y finalmente en la opción 3 el establecimiento ha aumentado ventas, pero con una productividad menos eficiente.

2. Coste por hora trabajada

Esta ratio permite obtener el coste real por hora trabajada de los equipos de trabajo en un establecimiento con independencia de la categoría o el grupo profesional, pues es el coste medio por hora trabajada de la plantilla. Se recomienda obtener este dato como mínimo con una periodicidad anual, e incluir todos aquellos costes que afectan al coste laboral de la empresa, ya sean indemnizaciones, finiquitos, etcétera.

Se obtiene aplicando la siguiente ratio:

Independientemente de esta ratio global del negocio, también podemos calcularlo por departamento operativo (cocina, sala, comercial, gerencia…) a través de la mismo ratio, pero segmentado:

Si se desea se puede incluso obtener esta ratio de cada uno de los miembros del equipo o por categoría profesional.

La ratio de coste por categoría profesional (camarero, cocinero, ayudante…) debe ser calculado anualmente e incluir todos los costes derivados de la actividad (indemnizaciones, finiquitos, incentivos…).

3. Coste laboral por departamento

Permite identificar la imputación del coste laboral según el departamento operacional del negocio. Se obtiene aplicando la siguiente ecuación:

Esta ratio determina qué departamento/s generan un mayor coste de personal en el negocio. Es útil en el caso de aplicar medidas de reducción de coste de personal.

4. Índice de rotación de personal

En un sector habituado a que se produzcan durante el año bastantes cambios en el personal, y donde históricamente suele haber algún problema para ocupar plazas vacantes, tener un indicador que dé señal numérica de esta realidad es enriquecedor y ayuda a marcarse objetivos y acciones de mejora.

La ratio se refiere al cambio de empleados que tiene un negocio, y es el resultado de dividir el número de personas que hemos incorporado al equipo durante un período de tiempo entre la plantilla total de ese mismo período.

El período más habitual de medición es el mes y, como en otras ratios, se recomienda hacer también un seguimiento de la ratio acumulada en el año.

El objetivo contra el que medirse es difícil de valorar, puesto que no es igual un restaurante que mantenga números de plantillas estables durante todo el año a aquel que tiene fuerte temporalidad y varía mucho el volumen de personal. Aun así, lo recomendable es que, una vez contratada la plantilla inicial para una temporada, o sobre una plantilla estable, la rotación de personal no supere el 8 % mensual medio. Una rotación superior suele significar en muchos casos un problema de motivación, gestión de plantilla y de condiciones laborales insatisfactorias. Si la rotación se produce de modo involuntario, es decir, en contra del deseo del empleado, puede ocasionar costes para el establecimiento.

Habitualmente la percepción general sobre una rotación elevada es negativa, aunque algunas empresas hagan de ella una praxis para evitar contratos de larga duración. Los mecanismos de control de la Seguridad Social a menudo utilizan los datos medios de altas y bajas de las sociedades para identificar estas malas praxis.

Al igual que en puntos anteriores, ante situaciones de rotación elevadas se recomienda calcular esta ratio por secciones (sala y cocina es lo más habitual), ya que también nos puede dar noticia de la diferencia de clima laboral o de condiciones de trabajo en cada una de las áreas.

5. Absentismo laboral

Se refiere a la no asistencia al trabajo de los empleados, ausencias que pueden tener que ver con la salud o con otros motivos (vacaciones, permisos, actividades sindicales…).

El porcentaje de absentismo se obtiene a través de la siguiente ratio:

Para medir, además, cómo está asumido e instaurado el absentismo y las bajas laborales en una plantilla, se debe aplicar la siguiente ratio:

6. Ratio de contratación por ETT

La contratación de personal externo para cubrir ciertas franjas o servicios es habitual en negocios de restauración. Esta ratio permite identificar el porcentaje de coste de contratación de personal de ETT respecto el coste total empresa.

7. Ratio de formación en la capacitación de empleados

La formación garantiza un aumento del rendimiento personal debido al incremento de conocimientos, habilidades y técnicas que permiten mejorar la calidad del servicio al cliente y una mayor competitividad en el mercado.

Cada establecimiento debe establecer un presupuesto anual acorde a las necesidades del equipo y del establecimiento.

Para medir a posteriori cuál ha sido el valor del plan de formación en los equipos se pueden aplicar las siguientes ratios:

Esta ratio permite observar el impacto de coste que representa la formación respecto a los gastos totales.

Esta otra ratio da cuenta del gasto medio invertido en formación por empleado.

Habitualmente, los costes de formación en un establecimiento tienen una repercusión directa vinculado a la factura del proveedor o al formador interno si lo hubiere, y un coste indirecto relacionado con la sustitución del trabajador en formación durante la jornada laboral en su puesto de trabajo.

CAPÍTULO 15

GESTIÓN DE OTROS GASTOS DE ESTRUCTURA

Los gastos generales, de estructura u otros gastos de explotación son aquellos en que la empresa incurre por el mero hecho de mantener una actividad en funcionamiento. Todos los gastos que no corresponden a personal, mercancías o materias primas, son considerados gastos generales o de estructura.

La fórmula más habitual de control es:

Las partidas de gasto más habituales en un establecimiento de restauración son:

• Alquileres: es una de las partidas de mayor importancia e impacto económico. El % de ventas destinado al alquiler es un elemento de referencia habitual en el análisis de un negocio de restauración.

La consideración habitual es que el gasto de alquiler no debe superar el 10 % del importe de ingresos netos de la actividad. Aunque surgen algunos matices:

– Si las partidas de consumo y personal se mantienen en valores medios de mercado, una partida de alquiler por encima del 10 % reduce el margen de explotación del negocio.

– Un % de gasto de alquiler por encima del 10 % es asumible en aquellos establecimientos de elevada facturación, ya que aunque el porcentaje de resultado de explotación sea menor en términos relativos, en términos absolutos (es decir, unidades monetarias) puede ser una cifra considerable. Dicho de otra manera: siempre es mejor tener un resultado del 8 % sobre unas ventas de 2.000.000 € que un resultado del 16 % sobre unas ventas de 500.000 €.

No obstante, un porcentaje elevado de gasto de alquiler habitualmente se produce por las siguientes causas (pueden producirse ambas a la vez):

– Insuficiencia de ventas.

– Contratos de alquiler elevados por excelente ubicación del local o por elevada dimensión (medida en m²).

• Suministros: gastos correspondientes a los suministros habituales de luz, agua, gas, telefonía…

• Seguros: incluye los seguros del local y responsabilidades civiles vinculadas a la actividad del negocio.

• Material de oficina.

• Reposición de pequeños activos, como pequeño utillaje, cristalería, mantelería, cubertería y mobiliario.

• Asesoría y gestoría.

• Servicios legales para el cumplimiento de normativas: higiene y salud alimentaria, prevención de riesgos, Ley de Protección de Datos…

• Comunicación y promoción del negocio: publicidad, redes sociales, promoción, propaganda…

• Otros gastos: imprenta, lavandería, decoración, animación, limpieza, seguridad, alarma, uniformado, jardinería, amortizaciones…

Todos los gastos generales o de estructura pueden ser convertidos en indicadores de gasto relativo, es decir, porcentual respecto a las ventas, mediante la aplicación de la siguiente ecuación:

A modo de ejemplo tomaremos el suministro eléctrico:

En cualquier caso de gastos generales o de estructura, el indicador debe ser el más bajo posible. La frecuencia de análisis del gasto puede ser mensual, trimestral o anual en función de la importancia del mismo.

Evolución de indicadores de gastos generales

Período 1

Período 2

Período 3

Período 4

% Gasto suministro eléctrico

1,82 %

1,84 %

1,91 %

1,86 %

% Gasto en comunicación

1,12 %

1,58 %

2,14 %

2,32 %

La lectura e interpretación del gasto consiste en analizar la evolución del gasto en función de las acciones realizadas o período de análisis.

CAPÍTULO 16

ANÁLISIS DE VENTAS EN NEGOCIOS DE RESTAURACIÓN

Introducción

El término «Ventas» de un negocio de restauración corresponde al importe neto de cifra de negocios, y resume todos los ingresos netos (sin impuestos - IVA) de la actividad principal del establecimiento.

Las ventas son consideradas «Netas» y el IVA que cobramos a nuestros clientes (y que genera la diferencia entre la venta bruta —con IVA— y la neta) pertenece legalmente al Estado y nos compete solo su custodia hasta que se entrega el diferencial del IVA en los plazos que indica la ley.

Las ventas son un indicador esencial para el seguimiento cotidiano de los resultados y el cumplimiento de objetivos, así como de los recursos que vamos incorporando a la tesorería para hacer frente a los gastos y generar beneficios.

Antes de abordarlas a fondo debemos hacer algunas consideraciones:

No todas las ventas son convertidas en unidades monetarias debido a:

• La utilización de tarjetas bancarias y tecnologías aplicadas a teléfonos móviles en el pago, que generan comisiones sobre las ventas.

• Los impagos de clientes en los que generamos un crédito y que después no consuman el pago por cualquier motivo ajeno al negocio (aquí no se incluyen errores de ticket, anulaciones, invitaciones o gratuidades).

• Los descuadres de caja: errores en el cierre de las cajas de los puntos de venta. El cierre de facturación diaria debe ser estricto, y para ello es recomendable medir el impacto de los errores de cierre de caja en los negocios a través de las siguientes ratios:

Nota: en este caso no son ventas netas, ya que hablamos de ingresos por caja y se incluyen los impuestos.

No cabe duda de que el resultado de las ratios anteriores siempre debe ser el más bajo posible y con tendencia de evolución positiva en el tiempo.

Es de mucha utilidad para un negocio organizar y analizar adecuadamente todas las variables relacionadas con las ventas para después poder realizar la valoración más adecuada. En función del momento de análisis, su objetivo y la variable utilizada, identificamos distintos modelos de valoración y análisis de ventas:

1. Por el valor de venta: tipo de ingreso.

• Ingresos por ventas de alimentos y bebidas (actividad principal).

• Ingresos por ventas de otros productos.

• Ingresos comerciales (esponsorización, aportación proveedores…).

• Otros ingresos (alquileres, subvenciones…).

2. Por el período y tendencia de las ventas (Evolución de las ventas):

• Evolución de ventas según cifras de períodos anteriores: Comportamiento lineal (horizontal) de los movimientos de las cifras de ventas en comparación con períodos anteriores.

• Comparación según cifras de presupuestos (objetivos): relacionar las ventas obtenidas con las cifras de ventas previstas en presupuestos.

3. Por la distribución de los importes de ventas (Mix de ventas). Segmentación de las cifras de ventas en distintas opciones de análisis:

• Departamento o área (restaurante, bar, banquetes, catering…).

• Tipo de oferta o producto gastronómico (carta, menú, bufet…).

• Familia de platos.

• Lugar de consumo (barra, sala, terraza, privado…).

• Estacionalidad (temporada, semana/fin de semana, laboral/ festivo…).

• Franja horaria de servicio (desayunos, mediodías, meriendas, after works, cenas, copas…).

• Tipología de cliente (local, turista, …).

• Interés comercial (directo, grupo, agencia, portales de reserva, …).

4. Por rentabilidad:

Identificar el margen bruto obtenido por cada unidad vendida u otras variables de análisis. Todos los productos vendidos en un establecimiento ofrecen distintas rentabilidades dependiendo de la relación coste/P.V.P.

5. Por ratios de ventas:

Una ratio es un cociente entre dos magnitudes que guardan relación entre sí y que tienen como objetivo MEDIR una situación o estado y GUIAR en la toma de decisiones.

Disponer de terminales de punto de venta (TPV o POS, por su acrónimo en inglés) sólidas y bien programadas que aporten datos fiables, consistentes y accesibles es esencial para realizar una adecuada valoración y gestión de los resultados de ventas.

16.1 Valoración de ventas por el tipo de ingreso obtenido

Consiste en la distribución del reparto de los ingresos del establecimiento o negocio identificando qué importes corresponden a la actividad principal y cuáles no. En un negocio podemos identificar ingresos por la propia actividad (venta de alimentos y bebidas) y otros ingresos por otras actividades, como ingresos por arrendamientos, si el negocio tiene inmuebles en alquiler; ingresos por ventas de otros productos (un chiringuito de playa que además ofrece servicios de hamacas); ingresos por aportación de proveedores (los rappels pueden ser facturas emitidas por parte del establecimiento al proveedor), etcétera.

En definitiva, se trata de identificar claramente cuáles son aquellos ingresos generados exclusivamente por la actividad principal del establecimiento para que la relación con los costes de explotación sea fiable y proporcional.

Ejemplo: si un negocio decide alquilar parte de sus instalaciones a terceros y esto le produce un ingreso anual de 18.000 €, este no tiene relación alguna con los gastos de consumo del negocio. Relacionar el consumo anual con los ingresos del negocio incluyendo estos 18.000 € sería erróneo.

16.2 Valoración de ventas por la tendencia (evolución) y período de análisis

La evolución de ventas entre períodos es uno de los aspectos más habituales de control. Consiste en analizar el comportamiento lineal de los movimientos de las cifras de ventas en comparación con períodos de tiempo anteriores y según los presupuestos previstos.

Las variables más habituales de análisis son:

• La venta neta del año (tomada a año cerrado).

• La venta neta por temporada o períodos de análisis (si los hubiere).

• La venta neta del mes (tomada a mes cerrado).

• La venta neta semanal.

• La venta neta diaria (y comparar con el resultado del mismo día de la semana anterior y/o contra el mismo día comparable del año anterior).

Para el análisis de la evolución de ventas

La fórmula para evaluar la evolución o involución de ventas entre períodos se realiza a través de la siguiente ratio:

La ratio es el resultado de dividir las ventas de un período por las ventas del período anterior. El valor del período de análisis depende del objetivo de análisis (año, mes, semana…). Será positivo si la ratio es superior a 1, eso indicará que las ventas del período N (período posterior) son superiores al período N-1 (período anterior). Cuanto mayor sea la ratio mejor será la evolución de ventas.

El período de evaluación más habitual es el anual (diferencia de ventas entre dos períodos anuales). En este caso es preciso tener en cuenta que la evolución de la ratio debe ser superior al aumento de precios que hayamos implementado en la carta. Es decir, si en el restaurante de un año a otro hemos aumentado los precios en una media del 3 %, la evolución ha sido negativa si el resultado de la ratio de expansión de ventas es del 2 %, ya que como mínimo hasta el 3 % el aumento de ventas se debe al incremento de precios, no a la captación de mayores ingresos.

Ejemplo: en el año 2016 se realizaron unas ventas de 785.452 € y en el año 2017 las ventas alcanzaron la cifra de 854.256 €.

La ratio de expansión de 1,0876 indica que la evolución de las ventas del año 2017 es del 8,76 %.

Para el análisis del cumplimiento presupuestario, la fórmula para evaluar las ventas en función del presupuesto previsto se realiza a través de la siguiente ratio:

La ratio es el resultado de relacionar las ventas de un período por la cifra de ventas presupuestada en el mismo período. El valor del período de análisis depende del objetivo de dicho análisis (año, mes, semana…).

Si la ratio es igual a 1, indicará que las ventas del período han cumplido el objetivo marcado en el presupuesto.

Si es superior a 1, las ventas obtenidas superarían el presupuesto previsto.

Si es inferior a 1, la previsión presupuestaria era superior a las ventas alcanzadas.

No obstante, para que la gestión de un negocio sea eficaz, conviene que los períodos de análisis sean inferiores al año, por lo que el control de ventas deberá ser diario, semanal, mensual, trimestral o por temporada.

El período de análisis de venta más habitual es el de venta neta diaria, pero también es importante el mensual, ya que coincide en período de análisis con las cifras de costes de explotación del negocio (consumo, salarios, alquiler…) y se pueden establecer relaciones de comparación entre costes e ingresos.

La aplicación de las ratios sería la misma, comparando las ventas de un mes en concreto respecto a las ventas del mismo mes del año anterior (o años anteriores):

Al mismo tiempo, también se pueden relacionar las ventas mensuales respecto a las previstas en el mismo mes en el presupuesto:

Para las ventas netas diarias y semanales debemos aplicar los mismos procesos y criterios que en el análisis de ventas mensuales, pero conviene tener en cuenta ciertos aspectos que pueden condicionar la interpretación de las cifras de ventas:

• En comparación entre períodos de distintos años, se da el caso de que determinadas festividades que influyen en la afluencia y demanda de los clientes varían de semana o día, y la comparación de resultados entre años resulta errónea:

– Períodos semanales de descanso que influyen en las ventas, como Semana Santa o fiestas nacionales que generan puentes intersemanales.

– Festividades concretas (Navidad, fiestas regionales…).

• En ocasiones, si comparamos las ventas de la semana 21º entre distintos años, la comparación puede ser errónea, ya que en ese mismo período de análisis el comportamiento de la demanda puede ser muy distinto.

16.3 Mix de ventas: valoración de ventas en función de la distribución (segmentación) de los importes de ventas

El mix de ventas es el término utilizado para distribuir, segmentar o tratar las cifras de ventas en función de los objetivos o variables que se quieren analizar con el objetivo de identificar el impacto o nivel de importancia de cada variable respecto del total de ventas.

El mix de ventas ofrece distintas percepciones de las ventas realizadas o presupuestadas. Por ejemplo, las ventas mensuales de un establecimiento han sido 10.000 €, lo que tiene diversas opciones de interpretación:

A) Por producto: 6.000 € en comida y 4.000 en bebidas.

B) Por franja horaria: 7.000 € por la mañana y 3.000 € por la tarde.

En ambos casos las ventas son 10.000 €, pero han sido analizadas en función de dos criterios distintos.

Veamos los principales mix de ventas que aportan información al negocio:

• Por departamento o área (restaurante, bar, banquetes, catering…).

La ratio establece el porcentaje de ventas de un área (departamento, punto de venta, espacio, servicio) en relación con las ventas totales del negocio. No necesariamente debe ser un área física, ya que servicios de catering o home delivery no tienen un espacio de servicio en el negocio, pero sí generan una parte de los ingresos del mismo.

• Por tipo de oferta o producto gastronómico (carta, menú, bufet, menú de grupos, carta vinos, carta cócteles…).

La ratio establece el porcentaje de ventas por tipo de oferta gastronómica en relación con las ventas totales del negocio.

• Por familia o grupo de platos o artículos (carnes, pescados, postres, vinos blancos, cócteles sin alcohol…).

La ratio establece el porcentaje de ventas por familia de artículos en relación con la oferta gastronómica específica de dicha familia. Es decir, relaciona las ventas de la familia de los entrantes respecto a las ventas totales de la carta, las ventas de la familia vinos blancos respecto a la carta de vinos, etcétera.

La siguiente ratio establece el porcentaje de ventas por familia de platos o artículos en relación con las ventas totales del negocio.

• Por grupo de alimento.

La ratio establece el porcentaje de ventas por tipo de alimento en relación con las ventas totales del negocio.

• Por tipo de artículo.

El resultado de la fórmula establece el porcentaje de ventas por artículo en relación con las ventas totales del negocio.

En muchas ocasiones los listados de ventas por artículos tomados por períodos de tiempo largos (hasta un año) pueden indicarnos, por ejemplo, que los clientes consumen de forma mayoritaria platos que no son los que se esperaban, es decir, que el establecimiento propone una oferta comercial que el cliente adecúa a su gusto de forma inesperada.

Ejemplo: una carta con tapas y platos de un local en el que la gerencia quiere priorizar el restaurante y que las tapas sean un aperitivo con menor presencia pero en el que, sistemáticamente, los clientes piden más tapas que platos: la conclusión es que el modelo de negocio propuesto no corresponde con el uso que hace el cliente.

De la misma forma, se puede establecer el mix de venta por artículo en relación con el grupo de platos donde se encuentra el artículo:

• Por espacio físico de consumo (barra, sala, terraza, salón privado…).

La ratio establece el porcentaje de ventas por espacio o lugar físico de prestación del servicio en relación con las ventas totales del negocio.

• Por estacionalidad (semana/fin de semana, laboral/ festivo, temporada…).

La fórmula establece el porcentaje de ventas en función del momento o período en relación con las ventas totales del negocio.

• Por franja horaria de servicio (desayunos, mediodías, meriendas, after works, cenas, copas…).

La ratio da cuenta del porcentaje de ventas en función del momento de prestación del servicio, ya sea expresado en franjas horarias o en términos de servicios ofrecidos en una franja horaria determinada (ej. horario de cenas).

• Por tipología de cliente (local/turista, ocio/negocio, individual/familiar…).

Se establece el porcentaje de ventas en función de la tipología del cliente en relación con las ventas totales del negocio.

• Por interés comercial (directo, grupo, agencia, portales de reserva…).

Establece el porcentaje de ventas en función del interés comercial en relación con las ventas totales del negocio.

El mix de ventas puede ser analizado respecto a cualquier período deseado: diario, semanal, mensual… Con la excepción del mix de ventas por estacionalidad, que por su propia definición ya determina el período de análisis deseado.

Los mix de ventas pueden también analizarse de manera conjunta. Esto es, se pueden analizar las ventas realizadas por su mix de grupo de alimento, por franja de horario de servicio y durante un período de tiempo deseado.

La capacidad de generar distintos mix de ventas es directamente proporcional a la capacidad del establecimiento de obtener y organizar las variables de análisis.

16.4 La rentabilidad de las ventas

No es lo mismo la rentabilidad de las ventas y la rentabilidad de una empresa. En este segundo caso, la rentabilidad es el beneficio obtenido de un recurso o capital invertido.

Reduciendo a dos aspectos fundamentales los objetivos económicos de una actividad, estos serían:

Vender MÁS (€)

Más cifra de negocio.

Más número de clientes.

Más cuota de mercado.

Mayor ticket medio.

Más artículos por ticket.

Vender MEJOR (€)

Más rentabilidad.

Mayor optimización de recursos.

Menor inversión de capital.

Ambos objetivos pueden convivir, pues no son excluyentes, sino lo contrario: deben convivir en armonía. Pero en ambos casos sus estrategias son distintas.

Nos referimos a la rentabilidad de las ventas como el análisis del margen bruto, es decir: la diferencia entre las ventas y el coste de producción (en este caso el coste de materias primas) es el margen directo de la actividad de las ventas.

Margen bruto = Ingresos netos - Coste de las materias primas

Esta rentabilidad puede presentarse en términos relativos respecto a las ventas de la empresa a través de la siguiente ratio:

En este análisis, el término que más interesa es el margen bruto unitario:

La suma de todos los márgenes unitarios permite atender al resto de los costes indirectos del negocio. Con el margen obtenido en cada uno de los platos, bebidas y demás productos, hacemos frente a los gastos de explotación. La diferencia entre los gastos de explotación y el margen bruto unitario es el resultado del negocio.

Por tanto la conclusión es obvia: se deben dirigir las ventas hacia aquellos productos que ofrezcan el mayor margen bruto unitario posible.

Y eso es lo que vamos a presentar a continuación:

Ingeniería de menús o Menú Engineering

Es una técnica ampliamente conocida que permite conseguir mayores beneficios a los establecimientos a través del estudio de la rentabilidad de los menús y la oferta gastronómica.

Se trata de un sistema desarrollado por Michael Kasavana y Donald Smith en la Michigan State University School of Hospitality Business en el año 1982 y que aún hoy día es difundido en numerosos artículos.

Esta técnica busca conseguir que la oferta de menús, además de ser atractiva para los clientes, aporte los mayores beneficios posibles. Para ello, identifica y relaciona los productos en función de dos variables:

• Popularidad de los platos/productos (I.P.): porcentaje de ventas de un artículo de una familia o grupo de platos respecto al total de artículos o platos vendidos.

• Margen Bruto de Explotación (M.B.E.) o Margen de Contribución (M.C.)

Dos apuntes:

El M.B.E. es un valor teórico (provisional), no real. ¿Por qué? Porque el coste del plato resultante de la ficha técnica de producción o escandallo es un valor teórico, por tanto, si al P.V.P. (valor real) le restamos el coste de materias primas (valor teórico), el M.B.E. resultante también es teórico.

Mi recomendación es calcular el M.B.E. teniendo en cuenta el P.V.P. sin los impuestos; de no ser así el impuesto podría ser considerado como parte del margen y sería un error.

¿Por qué la ingeniería de menús es el sistema más idóneo para el análisis de la rentabilidad de ventas?

1. Las dos variables de análisis utilizadas para el desarrollo del Menú Engineering son los dos mismos principios fundamentales que utilizamos en el diseño de la oferta gastronómica: la satisfacción de los clientes (resumida en el índice de popularidad de platos/ artículos) y la obtención de beneficio (resumida en el margen bruto de explotación). Por tanto, ¿qué sistema mejor existe que aquel que utiliza las mismas variables para crearse y para analizarse?

2. Las dos variables de análisis ponen en común la decisión del cliente a través del índice de popularidad (que es la máxima expresión de la satisfacción y elección de platos por su parte) y las decisiones del restaurante a través del margen de contribución (que es el resultado de la elaboración de la ficha técnica y el diseño del P.V.P.). Por tanto, es un sistema que pone en relación directa la propuesta del restaurante con el comportamiento de la demanda (clientes).

3. Cada producto es clasificado y evaluado por los éxitos de la mercadotecnia (popularidad) y margen (ganancia).

4. Es un sistema aplicable a cualquier tipo de oferta gastronómica, especialmente en cartas de platos, bebidas, vinos, snacks, bocadillos, tapas u otras ofertas con las mismas características. La condición necesaria para el análisis es que la oferta gastronómica esté sujeta a elección por parte del cliente con un P.V.P. determinado y un coste de materia prima definido. Es más efectivo si se aplica sobre grupos o familias de platos en función de cómo esté presentada la oferta gastronómica. En ofertas gastronómicas más «ordenadas», como una carta tradicional, se realiza por familias (entrantes, carnes, pescados, postres); en una oferta de tapas se realiza por grupos de platos (fríos, calientes, raciones, especialidad…), etc. No obstante, si tenemos una oferta gastronómica de libre exposición de artículos no organizados por grupos, la ingeniería de menús también se puede realizar, como en una carta extensa de cócteles o de vinos (no organizados por grupos de artículos).

¿Cuáles son los objetivos de la ingeniería de menús?

OBJETIVO 1: clasificar todos los platos, productos o artículos vendidos en cuatro categorías distintas en función de la combinación de las dos variables (I.P. y M.B.E.), dando lugar a una clasificación y nomenclatura de platos con las siguientes características:

• ESTRELLA: productos, platos o artículos con una alta popularidad y alto margen.

• VACA (caballo de batalla o caballo de arado): productos, platos o artículos con una alta popularidad y bajo margen.

• PUZZLE (enigma): productos, platos o artículos con una baja popularidad y alto margen.

• PERRO: productos, platos o artículos con una baja popularidad y bajo margen.

La nomenclatura utilizada en cada ítem anterior en ocasiones sufre alguna variación en función de la fuente consultada.

Veamos la matriz de ingeniería de menús:

Primeras valoraciones generales:

• ESTRELLA: contribuyen habitualmente a la fama del restaurante. Cumplen los requisitos básicos de la aplicación del marketing.

• VACA : a menudo estos platos atraen a los clientes por su precio razonable y, por tanto, ofrecen una fuente sólida de ingresos al establecimiento, aunque de baja rentabilidad.

• PUZZLE: no son productos populares, pero mantienen un elevado margen de explotación.

• PERRO: no generan muchos beneficios ni aceptación por parte de la demanda. Solo una estrategia comercial los puede mantener en la oferta de productos. Son los que suelen provocar la renovación de los platos en la oferta.

OBJETIVO 2: en función de la clasificación resultante se deben tomar las decisiones adecuadas para rediseñar una oferta gastronómica más rentable. Cada tipología de clasificación genera unas estrategias distintas que deben tomarse como una guía de referencia para, posteriormente, analizar las estrategias concretas en el contexto de cada establecimiento y para cada tipo de plato, producto o artículo.

Veamos el procedimiento de la ingeniería de menús y después comentaremos las estrategias:

¿Cómo se realiza la ingeniería de menús? ¿Qué es preciso?

1. Disponer de la información necesaria para elaborar la ingeniería de menús: es una información sencilla y fácil de obtener.

• Nombre del plato, artículo o producto.

• Unidades vendidas de este por período de análisis (mes, trimestre, año).

• Precio de venta al público del mismo.

• Coste de materias primas del plato, artículo o producto.

2. Cálculo del índice de popularidad: identificar cuál es el índice de ventas de cada uno de los artículos vendidos respecto al total de artículos vendidos en el mismo grupo de platos. Veremos este cálculo con un ejemplo:

Cuadro 22. Cálculo índice de popularidad del grupo PESCADOS Y MARISCOS de una carta

Grupo

PESCADOS Y MARISCOS

Fecha

julio-18

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Número

de platos

Nombre

del Plato

Unidades

vendidas

(Unidad)

Índice de

popularidad (%)

Clasificación por

popularidad

1

Lomo de atún rojo

62

7,82%

BAJO

2

Calamarcitos a la plancha

121

15,26%

ALTO

3

Rape a la plancha

76

9,58%

BAJO

4

Lenguado a la plancha

69

8,70%

BAJO

5

Lubina dorada a la sal

92

11,60%

ALTO

6

Dados de mero y rape al ajillo

72

9,08%

BAJO

7

Tronco de merluza donostiarra

102

12,86%

ALTO

8

Navajas gallegas a la plancha

114

14,38%

ALTO

9

Almejas marinera

85

10,72%

BAJO

TOTALES

793

100%

Media de popularidad = 100% / número de platos, artículos o productos

Media de popularidad = 100% / 9 = 11,11%

Comentarios:

Columna (1): número de platos incluidos en el grupo o familia de platos, en este caso PESCADOS Y MARISCOS.

Columna (2): nomenclatura de los platos reflejada en la carta y F T P.

Columna (3): número de unidades vendidas de cada plato

Columna (4): índice de popularidad de cada plato tras dividir el número de unidades vendidas de cada plato respecto a las unidades vendidas totales.

Ejemplo: cálculo del índice de popularidad del plato «Almejas marinera» es:

Columna (5): clasificación de la popularidad del plato respecto al porcentaje medio de ventas. Si en un grupo de platos solo tengo 2 referencias para elegir, la posibilidad de ventas de uno y otro es del 50 %, si tengo 5 platos a elegir, la posibilidad de ventas es 1 de 5, por tanto el 20 %. La fórmula para obtener el valor medio posible de venta de un plato es:

En este ejemplo, el cálculo medio de popularidad es:

A partir de ese valor medio relacionamos los porcentajes de popularidad (ventas) obtenidos por los platos con el porcentaje medio de venta, otorgando el valor A LTO y BAJO en función del resultado.

Ejemplo: la clasificación por popularidad del plato «Almejas marinera» es BAJA debido a que el valor medio de venta es del 11,11 % y el plato tiene un índice de popularidad inferior del 10,72 %.

3. Cálculo del margen bruto de explotación: relacionar qué platos tienen un margen bruto de explotación inferior o superior a la media del margen bruto. Clasificar los platos como de A LTA y BAJA rentabilidad.

Cuadro 23. Cálculo del MBE del grupo PESCADOS Y MARISCOS de una carta

Comentarios:

Columna (6): P.V.P. expresado en unidades monetarias (€). Se recomienda no incluir los impuestos en el valor, ya que de hacerlo asumiríamos el impuesto (IVA) como parte del margen bruto. En numerosos artículos no se tiene en cuenta esta consideración.

Columna (7): coste de las materias primas del plato expresado en unidades monetarias (€). Se obtiene de la ficha técnica de producción o escandallo.

Columna (8): margen bruto unitario del plato expresado en unidades monetarias (€). Se obtiene de la resta entre el P.V.P. y el coste de materias primas (food cost).

M.B.E. = P.V.P. - Coste del plato (CMP) (ficha técnica de producción).

Ejemplo:

El cálculo del M.B.E. del plato «Almejas marinera» es:

M.B.E. = 29,85 € - 7,24 € = 22,61 €

Columna (9): total margen o rendimiento total. Es el rendimiento total obtenido en función de las unidades vendidas de cada plato.

Total margen = Unidades vendidas × Margen Bruto Unitario

En este ejemplo, el cálculo del M.B.E. del plato «Almejas marinera» es:

Total margen = 85 × 22,61 € = 1.921,85 €

La suma total de la columna (8) es el rendimiento total de todos los platos del grupo en función de las unidades vendidas de cada plato.

En este ejemplo, sería un importe total de 13.219,28 €.

Columna (10): finalmente, obtenemos la clasificación según la media del margen bruto:

Cuadro 24. Cálculo del MBE medio del grupo PESCADOS Y MARISCOS de una carta

Media de margen bruto de explotación = Total Margen / número de platos, artículos o productos

Media de margen bruto de explotación = 13,219,28 € / 793 = 16,67 €

En este cuadro hemos incorporado la clasificación en función del margen bruto de cada plato con base en la media del margen bruto general. La media del margen bruto se obtiene de dividir el total del margen obtenido por la venta de todos los platos en función de sus unidades vendidas por el número de platos vendidos.

La fórmula para obtener la media de margen bruto es:

En este ejemplo, el cálculo de la media de margen bruto es:

A partir de ese valor medio relacionamos el margen bruto individual de cada plato con el valor medio del margen bruto, otorgando el valor A LTO y BAJO en función del resultado.

En el mismo ejemplo, la clasificación por popularidad del plato «Almejas marinera» es ALTO debido a que el margen bruto medio es del 16,67 € y dicho plato tiene un margen bruto individual superior del 22,61 €.

4. Relacionar los resultados del análisis de popularidad y margen bruto de los platos y obtener la clasificación de platos según la ingeniería de menús (ESTRELLA, PUZZLE, VACA y PERRO).

Cuadro 25. Clasificación final de platos del grupo PESCADOS Y MARISCOS de una carta

Grupo

PESCADOS Y MARISCOS

Fecha

julio-18

(1)

(2)

(5)

(10)

(11)

Número

de platos

Nombre del

Plato

Clasificación por

popularidad

Clasificación por

margen

Clasificación

FINAL

1

Lomo de atún rojo

BAJO

BAJO

PERRO

2

Calamarcitos a la plancha

ALTO

BAJO

VACA

3

Rape a la plancha

BAJO

ALTO

PUZZLE

4

Lenguado a la plancha

BAJO

BAJO

PERRO

5

Lubina dorada a la sal

ALTO

BAJO

VACA

6

Dados de mero y rape al ajillo

BAJO

ALTO

PUZZLE

7

Tronco de merluza donostiarra

ALTO

BAJO

VACA

8

Navajas gallegas a la plancha

ALTO

ALTO

ESTRELLA

9

Almejas marinera

BAJO

ALTO

PUZZLE

Pues bien, hemos realizado tareas de control (recopilar información), pero es ahora, y con la aplicación de adecuadas estrategias para cada tipo de plato, cuando iniciamos el proceso de gestión y análisis de rentabilidad de la oferta.

¿Cuáles son las estrategias que debemos aplicar en cada tipología/clasificación de platos, productos y artículos?

Algunas de las estrategias que indicamos a continuación pueden y deben ser cuestionadas, ya que aunque todas están sujetas a un razonamiento lógico pueden tomarse decisiones distintas debido al estilo de gestión, la fórmula de negocio, la situación financiera, el conocimiento del mercado o una simple decisión personal.

Estrategias (toma de decisiones) previstas para productos ESTRELLA

• Mantener las normas de calidad, porción (peso) y presentación.

• Probar la elasticidad del precio aplicándole variaciones al alza y observar la aceptación del mismo por parte de la demanda.

• Utilizarlo como elemento representativo de la imagen del establecimiento.

• ¿Ubicación en un espacio altamente visible de la carta? Planteamos esta estrategia con signo de interrogación. ¿Por qué? Porque va al gusto del consumidor, aunque los principios del marketing sugieren que un producto ESTRELLA debe situarse en un lugar altamente visible de la carta o del establecimiento para mantener los mismos niveles de venta del plato.

• Informar a los equipos de venta del establecimiento (camareros, barman, maîtres…) de la importancia de recomendar platos ESTRELLA, ya que no solo aseguran las ventas sino que estas tienen mayor rentabilidad.

Estrategias previstas para productos PUZZLE (Enigma)

• Tomar medidas en la promoción del producto: al ser un producto con un elevado margen, el interés en promocionar y aumentar las ventas del producto es obvio, pues al incrementar las ventas en platos de mayor margen aumenta el rendimiento total.

• Posicionar el plato en un lugar más atractivo y aumentar la proactividad de ventas de estos artículos.

• Disminuir el P.V.P.: muchos directivos o gestores rechazan la idea de disminuir el precio de un plato, como si fuera un paso atrás. Ni mucho menos. ¿Por qué no puedo rebajar el precio a un artículo que posiblemente el cliente perciba como caro si es el que tiene el margen más elevado? En ocasiones es preferible reducir el precio e intentar vender un artículo PUZZLE que un artículo ESTRELLA cuyo margen bruto unitario podría ser menor. En el caso del ejemplo expuesto, hemos visto que un plato PUZZLE como «Rape a la plancha» tiene mayor margen bruto que un plato ESTRELLA como «Navajas gallegas a la plancha».

• Eliminar el plato de la oferta si el índice de popularidad es muy bajo y, además, se cumplen alguno de los siguientes supuestos:

– Incluye muchos ingredientes distintos que generan un inventario muy costoso.

– El producto o los ingredientes que lo componen tienen una vida de almacenamiento o caducidad reducida.

– La elaboración del plato PUZZLE requiere una elevada mano de obra directa.

– Calidad inconsistente referida a la dificultad de estandarizar peso, calibre, formato, estado, madurez u otra característica que afecte al producto o mercancía.

• Posibilidad de cambiar el nombre del plato, ya que quizás el actual no es suficientemente atractivo. Ejemplo: es más atractivo un plato llamado «Sutilezas de bacalao al eneldo» que el mismo plato llamado «Bacalao rebozado».

• Plantearse si mejoran nuestra imagen: un plato, producto o artículo PUZZLE no favorece la imagen del establecimiento, ya que puede tomarse como un producto caro. ¿Por qué? Son productos con mucho margen, o bien porque el coste es bajo y/o porque el P.V.P. es muy elevado; por tanto, lo que popularmente conocemos como relación «calidad-precio» no es muy favorable. Tienen baja venta, por tanto es muy poco elegido por parte de los clientes, y podemos pensar que uno de los motivos por los cuales no tiene éxito es su consideración de caro.

• Limpiar la oferta de menús de este tipo: disponer de demasiados platos PUZZLE genera la sensación de una oferta gastronómica cara.

Estrategias previstas para productos PERRO:

• Mantener el producto en oferta en el caso de los siguientes supuestos:

– Si las materias primas que componen el producto ya son utilizadas en otros platos del establecimiento, por lo que no suponen una merma y aumentamos la rotación del ingrediente.

– Si las materias primas que componen el producto son de baja caducidad.

– Si las materias primas que componen el producto tienen un coste muy reducido.

– Por necesidades comerciales: es decir, que sea del agrado o cubra la necesidad de algún target de cliente del negocio, público infantil, componente healthy, trazabilidad de alérgeno…

– Por estrategia de promoción.

• Aumentar el precio de venta al público: si decidimos mantenerlo en la carta debido a que tiene un margen reducido, aunque aumentemos el P.V.P. seguramente se venderían las mismas unidades. Entonces, a mismas unidades vendidas, mayor margen obtenido.

• Eliminar el plato de la carta si el índice de popularidad es sensiblemente muy bajo.

• Plantearse si tenemos muchos platos en la oferta, ya que muchos platos PERRO ni satisfacen a los clientes ni a la economía del negocio.

Estrategias previstas para productos VACA (caballo de batalla):

• Estos platos son generalmente una razón importante de la popularidad del restaurante.

• Según la clasificación de ingeniería de menús, los platos VACA son la peor de las 4 opciones, ya que no hay nada más nefasto para la rentabilidad de un negocio que el que aquellos platos que más se venden sean los que tienen menos margen, por tanto a más ventas peor. Identificar los platos VACA es uno de los objetivos de la ingeniería de menús. Esta situación debe cambiar, porque además estos platos son los más recomendados por el personal, ya que hacen quedar bien a todos los actores (cocineros, camareros y clientes).

• El primer objetivo de esta tipología de platos es aumentar el MBE, ya que al tratarse de los platos más vendidos rápidamente incrementaremos la rentabilidad de la oferta, algo que solo se consigue por dos vías:

– Aumentando el P.V.P. del plato, producto o artículo. Es la mejor opción, por no decir la opción obligada. Incrementar los precios cuidadosamente llevando un control estricto de la respuesta de los clientes revisando los nuevos índices de popularidad. Además, es la opción más sencilla y aceptada por el cliente. ¿Por qué? Porque si en algún plato podemos aumentar el precio en mayor cuantía es en los VACA , al ser platos muy aceptados por el cliente y por tanto con más predisposición para asumir aumentos de precio.

– Intentar disminuir costes de materias primas manteniendo el P.V.P., aunque se antoja ciertamente difícil porque la mayoría de las estrategias que permiten disminuir el coste de materias primas pueden afectar a la satisfacción del cliente:

– Reducir porciones.

– Cambiar calidad de producto.

– Cambiar la proporción de peso de ingredientes, aumentando el peso de aquellos ingredientes de coste más bajo y reduciendo el peso de aquellos de precio más elevado.

– Realizar las dos acciones conjuntas: aumentar el P.V.P. y ajustar los costes de materias primas.

• Determinar el coste directo de mano de obra: el coste de materia prima es el impacto de mano obra directa que tiene la preparación, manipulación, elaboración, producción y servicio de un plato, producto o artículo. ¿Por qué es importante este aspecto? Porque si a un plato que tiene un MBE muy bajo le sumamos además un elevado coste de mano de obra, el resultado final de rentabilidad aún es más reducido. Y si además, como es en el caso de productos VACA , esta situación se produce en aquellos platos que más unidades se venden, ello significa que ese elevado coste de mano de obra se multiplica, pasando la rentabilidad de reducida a nefasta.

• El MBE de explotación ya se ha dicho que es un valor teórico, y por tanto en la producción real induce a generar desviaciones. Si sumamos estas «posibles» desviaciones, el ser un producto VACA y requerir una elevada acción de mano de obra directa sobre el plato, no cabe duda de que sería mejor no vender ningún plato de este tipo.

¿Cómo renovar los platos de la carta?

Otro de los objetivos de la ingeniería de menús es renovar los platos de la carta, ya sea por sustitución o por incorporación de nuevas propuestas. Para ello es preciso tener en cuenta que:

1. Hay tres motivos generales para incrementar nuevos platos a la oferta:

– Incrementar la demanda (captación de clientes).

– Incrementar el margen de contribución.

– Posicionarse en el mercado (especialidades de la casa, zona, área…).

2. Metodología de creación de nuevos platos en la oferta:

– Desarrollar platos que requieran menos habilidades y no requieran trabajo intensivo.

– Que tengan crecimiento potencial para ser altamente populares.

– Que no se preparen fácilmente en casa y sorprendan a la demanda.

– Que el coste alimenticio sea bastante estable.

Visto lo visto hasta ahora, ¿cuál debería ser la frecuencia de análisis de ventas a través de la ingeniería de menús?

Esta técnica de análisis permite identificar aquellos platos, productos o artículos que incrementan o reducen la rentabilidad de un negocio. Con base en ello, la respuesta es clara: la frecuencia de análisis debería ser la CONSTANTE.

Como mínimo este análisis debería hacerse antes del cambio de carta o cambio de precios de la oferta gastronómica, pero no deberíamos vincular el análisis de rentabilidad de ventas a una acción de cambio de precios. La facilidad de acceso a la información recomienda que el análisis sea acumulado y mensual, es decir: en febrero analizamos las ventas de enero; en marzo, las ventas de enero y febrero, y así sucesivamente.

CAPÍTULO 17

OTRAS RATIOS E INDICADORES EN LA GESTIÓN DE NEGOCIOS DE RESTAURACIÓN

Introducción

Para poder gestionar de forma eficiente cualquier negocio, y sobre todo uno tan complejo como un establecimiento de hostelería, es imprescindible medir: si no tenemos un valor que dé medida de la situación real no existe análisis fiable. Sin medir, sin datos, es imposible tomar decisiones y acciones para mejorar el resultado. Lo que no se mide no se gestiona. No existe.

Hemos visto muchos indicadores y ratios en capítulos anteriores que nos permiten obtener información fiable. Una ratio es, en términos matemáticos, la solución a una ecuación que calcula la relación entre diversas magnitudes. En términos prácticos es un dato numérico fruto de un análisis que nos enseña de forma contundente y veraz la realidad del ítem analizado y nos permite tomar decisiones para mejorar los beneficios. Pero una ratio es también, en definitiva, un cociente entre dos magnitudes que guardan relación entre sí, por lo que la capacidad de crear y generar ratios es infinita, y este es el primer error que cometemos muchos gestores.

Debemos limitar la información del negocio para que sea útil y adecuada a su realidad.

¿Qué quiere decir «realidad del negocio»?

La dimensión, el volumen de facturación, si este pertenece a un grupo o es un establecimiento independiente, el número de plazas, el número de puntos de venta, si forma parte de un ente mayor (ej. restaurante en un hotel)…

En este capítulo repasaremos con detalle los indicadores y ratios más útiles relacionados con las ventas, la productividad, la eficiencia y la eficacia, para gestionar un negocio de restauración. En esencia, trataremos de convertir cualquier acción o resultado en un número tangible y comparable con un objetivo prefijado o con un resultado anterior, lo que nos permitirá tomar el pulso a la situación y nos dará pistas sobre cómo mejorar ese resultado.

17.1 Ratios relacionadas con las ventas

1. Venta media por cliente

Esta ratio es el resultado de dividir los ingresos netos del período por el número de clientes servidos. La ratio de análisis es:

Para poder obtener esta ratio es de nuevo imprescindible que anotemos siempre en nuestra TPV el número de clientes que consumen en cada mesa.

Esta ratio es más efectiva y da más información a período de mes completo frente a períodos menores, puesto que su valor acumulado por el transcurso de los días la hace más fiable estadísticamente.

Si hemos previsto que nuestro restaurante tenga unos precios medios de unos 30 € por persona la comparación con la ratio nos ofrece información acerca de si estamos posicionados correctamente respecto a nuestras expectativas.

Permite también segmentar la información de acuerdo a nuestros objetivos, de tal manera que podemos calcular la venta media por cliente y:

• Por franja horaria del local.

• Por zona del establecimiento.

• Por días de la semana (laborales vs fin de semana o festivos).

• Por período del año.

Además, tenemos la posibilidad de cruzar las cuatro opciones anteriores. Para ello podemos obtener esta información de nuestro sistema de TPV, ya que este tipo de sistemas suelen contener de serie listados y analíticas entre los que se halla el precio medio por cliente, ya sea completo o segmentado.

El objetivo de análisis de la ratio es conocer qué importe por persona gastan los clientes en cada franja, zona o día. Con esta información podremos tomar decisiones que afectarán a los precios de la carta, las estrategias de venta proactiva, identificar qué franjas generan mayor ingreso medio respecto a las demás, la formación de nuestro equipo, incidir en las ventas cruzadas o upselling, saber si nuestro equipo ejerce la labor de venta que queremos que realice, etcétera.

La ratio de ticket medio no es únicamente aplicable a la comparación entre períodos, sino también entre establecimientos, puntos de venta en un mismo recinto, etcétera.

Ejemplo:

En el siguiente cuadro podemos observar la evolución del ticket medio de tres modelos de negocio con distintos resultados.

Evolución de la ratio de venta media por cliente

Período 1

Período 2

Período 3

Período 4

Venta media de

cliente Restaurante

a la carta

31,25 €

32,56 €

34,45 €

34,55 €

Venta media de

cliente Heladería

4,26 €

4,35 €

4,52 €

4,24 €

Venta media de

cliente Punto de

venta en parque de

atracciones

7,22 €

7,01 €

6,85 €

6,73 €

- En el caso del restaurante a la carta, la evolución del ticket medio es positiva.

- En el caso de la heladería los comportamientos de compra del cliente se mantienen estables.

- En el caso del punto de venta en el parque de atracciones hay un claro descenso del ticket medio, pues se observa una pérdida entre el período 1 y el 4 de 0,49 € (7,22 € - 6,73 €). Este dato, tomado individualmente, no parece ser una gran pérdida, pero si durante estos 4 períodos de análisis se han atendido cada día de servicio a 1.000 clientes, el cálculo final es notable:

1.000 clientes × 30 días mes × 0,49 €

(pérdida de ticket medio) = 14.700 €

Tanto en esta ratio como en las que veremos a continuación, la digitalización de nuestro restaurante nos facilitará mucho la obtención de estos indicadores de control. En el mercado, como ya se ha dicho, existen diversos softwares integrados en las TPV o que toman información de ellos y que nos muestran un cuadro de mandos (conjunto de ratios) de forma sólida, rápida y visual.

2. Venta media por ticket

Es el resultado de dividir las ventas netas entre el número de tickets en un mismo período. La ratio de análisis es:

Al igual que la ratio anterior, nos será muy útil poder comparar entre períodos o en relación con el presupuesto de venta media por ticket, así como obtener datos a período de mes completo, puesto que su valor acumulado por el transcurso de los días la hace más fiable estadísticamente.

También puede aplicarse esta ratio al número de mesas, con la fórmula:

Ya sea la venta media por ticket o mesa, la ratio nos ofrece la posibilidad de tomar decisiones respecto al uso por mesa/ espacio de nuestro local o al comportamiento de nuestros clientes de forma colectiva, puesto que nos da el gasto medio que se hace en el restaurante por cada consumición grupal o ticket.

Asimismo, la ratio resulta muy útil para valorar períodos de análisis, lo que nos permite observar su evolución en el tiempo:

Evolución de la ratio de venta media por cliente

Período 1

Período 2

Período 3

Período 4

Venta media de

cliente Restaurante

a la carta

76,56 €

79,77 €

84,40 €

84,65 €

Venta media de

cliente Heladería

7,58 €

7,74 €

8,05 €

7,55 €

Venta media de

cliente Punto de

venta en parque de

atracciones

15,88 €

15,42 €

15,07 €

14,81 €

También es de valiosa utilidad si la segmentamos por franja horaria:

Evolución de la ratio de venta media por cliente

Horario de

análisis

de

10.00 a

11.59 h.

de

12.00 a

15.59 h.

de

16.00 a

19.59 h.

de

20.00 a

23.59 h.

de

10.00 a

23.59 h.

Venta media de

cliente Punto de

venta en parque de

atracciones

8,26 €

17,58 €

9,18 €

16,45 €

14,96 €

Aquí podemos observar que la venta media por ticket día es de 14,96 €, aunque si la segmentamos en franjas horarias veremos que la venta media por ticket es muy distinta.

Podemos segmentarla también por cada zona del restaurante.

Ejemplo:

La diferencia de venta media por ticket de la terraza del restaurante es muy inferior al mismo indicador en el mismo período en la sala interior, y eso a pesar de que los P.V.P. de la terraza son más elevados.

Estos datos se representan así en el siguiente cuadro:

Evolución de la ratio de venta media por cliente

Horario de

análisis

Sala

interior

Terraza

Total

restaurante

Venta media de

cliente Punto de

venta en parque de

atracciones

31,25 €

28,56 €

29,58 €

El indicador venta media por ticket nos informa que los clientes de terraza consumen menos y/o productos más baratos que los de la sala interior, lo que podría deberse a una falta de confort de la terraza, a una percepción de imagen de la terraza menos adecuada para el consumo que la sala, o a que nuestro equipo de camareros de la terraza (si trabajamos con equipos diferenciados por rangos) es menos eficiente que el de la sala. Sea cual sea el caso y lo que se decida para mejorarlo, el hecho de disponer de él y analizarlo nos da la base clave para mejorarlo.

3. Cantidad de comensales o clientes

Este indicador es de nuevo un dato directo no sujeto a relación matemática con otro. Si anotamos bien en nuestras TPV el número de clientes que consumen podremos comparar la cantidad de clientes entre varios períodos y saber cuál es nuestra tendencia y el resultado de las acciones que hayamos puesto en marcha.

Si el número de clientes crece en un mes concreto de un año, respecto al mismo mes del año anterior, suele ser una señal de mejora y de éxito de nuestra gestión.

De la misma forma, un descenso de clientes entre períodos es una mala señal, excepto si hemos subido los precios y hemos apostado por un cambio de imagen del establecimiento persiguiendo precisamente atender a menos clientes, pero con más venta media por persona (un ejemplo clásico sería disminuir las plazas para dar más confort a cambio de mejorar la experiencia del cliente y subir precios).

El seguimiento de la cantidad de comensales comparada entre períodos suele pasar desapercibido entre muchos restauradores, especialmente en el segmento de bares, cervecerías, fast casual o locales mixtos. En todos los casos la recomendación es anotar siempre en las TPV el número de clientes de cada mesa (incluso de barras o similar) y tratar la información como un indicador clave.

4. Ocupación media por silla (plaza)

La ocupación media por silla es el resultado de dividir, para un período concreto de tiempo, la cantidad de clientes de ese período entre el número de plazas a disposición del cliente.

Por ejemplo, si un restaurante tiene 80 plazas reales y se mantiene abierto 6 días a la semana en servicio de mediodía y cena, y solo se realiza una ocupación (rotación) por servicio, en esos 12 servicios resultantes la disposición de sillas ha sido de 960. Si en ese mismo período de análisis ha recibido a 920 clientes, la ratio de ocupación media por silla sería de 95,83 %.

Es el caso habitual de establecimientos gastronómicos o reconocidos con estrellas Michelin o similar.

Veamos ahora qué ocurre si se hacen dos turnos de ocupación, un turno de comidas a las 13 h y otro a las 15.30 h, y dos servicios de cenas a las 20.30 h y otro a las 23.00 h. En este caso, la disposición de sillas es de 1.920, así que si se han recibido a los mismos 920 clientes del ejemplo anterior, la ocupación por silla es del 47,92 % y el negocio podría, por tanto, haber conseguido y facturado el doble de clientes de los que realmente ha obtenido.

En establecimientos que ofrecen diferentes tipos de servicios (barra, mesa, take away…) es difícil aplicar esta ratio, por lo que se recomienda utilizar la ratio de número de clientes atendidos para cada tipología de servicio.

5. Venta media por silla (plaza)

Es el resultado de dividir las ventas netas entre el número de plazas disponibles en un mismo período. La ratio de análisis es:

Si en lugar de dividir la cantidad de clientes por el número de plazas disponibles hacemos lo mismo con las ventas del período, obtendremos la venta media por cada plaza disponible.

Este indicador es muy útil para analizar el resultado de las acciones de mejora y promoción que se hayan introducido en el restaurante, ya que nos da una información mixta y ciertamente compleja acerca de qué rendimiento obtenemos de cada plaza disponible en el restaurante, fruto de la conjunción de los precios de venta, la decisión de compra de los clientes, la eficiencia del equipo de ventas (habitualmente camareros) y la capacidad de atracción del negocio.

6. Venta neta por camarero/a

Es el resultado de dividir las ventas netas entre el número de camareros/as en un mismo período. El número de camareros debe incluir todas aquellas personas en contacto con el cliente.

La ratio de análisis es:

Se trata de un indicador de productividad muy importante para el análisis de competencias del equipo y su eficiencia. Desde el punto de vista matemático es un indicador que hay que tomar con cierta prevención: es muy difícil que los datos se saquen en igualdad de condiciones (número de horas trabajadas por cada empleado, zona en la que trabajan, horas que están en servicio directo o en back office….) pero bien es cierto que ofrece un resultado muy potente del peso de cada empleado/a en la venta.

Se recomienda realizar el análisis de esta ratio por día u hora de prestación de servicio utilizando valores medios de análisis durante un período determinado, es decir, venta neta media por hora durante 1 período.

Veamos el siguiente ejemplo:

Fecha:

Mayo 18

Evolución de la ratio de venta media

por camarero

Datos personal

Oriol

Claudia

Martina

Julia

Clara

Venta media por hora y

camarero/a

6,75 €

8,24 €

7,12 €

6,58 €

7,02 €

En el cuadro observamos que las ratios de venta media por cada camarero/a en el mes de mayo 2018 son distintos, lo que nos permite, tomando los datos individualmente, clasificar a los equipos por productividad.

Esta ratio es un indicador que puede ser usado para el pago de incentivos y establecer planes de actuación específica para cada empleado.

Obtenerlo depende de que en nuestro sistema TPV instemos a cada camarero a asignarse todas las operaciones que él mismo hace, de forma que el sistema cargue los datos sólidos de la venta real realizada por cada uno de ellos. Existe también la opción de obtener la venta por rangos, mesas, etcétera y compararlos con los camareros que operan esos segmentos, pero se trata de un sistema, obviamente, más complejo.

Este indicador está en la frontera de las ratios que analizan los efectos de las ventas vinculados a acciones de gestión personal, por lo que el resultado obtenido puede servir tanto para la evaluación del equipo, como para la toma de decisiones para la mejora de las ventas y la rentabilidad del establecimiento.

7. Venta neta por hora trabajada (productividad)

Recordemos que hora trabajada es hora pagada. Con base en esto, obtendremos la ratio dividiendo las ventas netas entre el número de horas trabajadas del equipo (en el que se incluye todos los miembros del staff, no solo camareros) en un mismo período.

La ratio de análisis es:

Se recomienda tomar el total de horas trabajadas del equipo operativo de la unidad de negocio (sumando la cocina, el servicio y el resto de las áreas no administrativas), pero hacer la ratio separadamente, por sala o por cocina, por ejemplo, nos dará información más concreta sobre la productividad de cada área.

Esta ratio debe compararse entre períodos (por ejemplo, una semana vs la anterior), pero es muy útil analizarla a lo largo de una semana por horas o entre días. Ello nos facilitará descubrir bajones de productividad de algunas horas de la semana o entre picos de trabajo de diferentes días; de igual manera, podremos hallar picos de trabajo con una muy alta productividad que, en ocasiones, se han saldado con un mal servicio o producto y que también nos deben llevar a plantearnos cómo mejorar la gestión del equipo de cara a paliar esa situación.

8. Ventas de artículos por cliente

Es el resultado de relacionar el número de artículos de interés de venta o de «sobrefacturación» vendidos con el total de clientes en un período concreto. Estos artículos pueden ser cafés, postres, segundas consumiciones, botellas de vino…

El cálculo de la ratio sería:

Si se desea mejorar el ticket medio y obtener un margen de beneficio superior, la venta de productos adicionales (up grade) es la llave para obtener ese resultado.

Se recomienda establecer un presupuesto objetivo para utilizar como marco de referencia y con el que retar al equipo a conseguir los resultados.

Pongamos como ejemplo la venta de postres y cafés en un restaurante:

Fecha:

Mayo 18

Ventas de artículos por cliente

Artículo

o producto

Unidades

vendidas

Clientes

atendidos

Ratio de

ventas de

artículos

Presupuesto

de ratio de

ventas

Cafés

1.325

1.668

79,44 %

75 %

Postres

751

1.668

45,02 %

55 %

Aunque las tendencias del mercado sugieren que una ratio de venta de postres cercana al 40 % se puede dar por buena en modelos de restauración con servicio en mesa, en el cuadro anterior hemos previsto un presupuesto del 55 %. Ese objetivo significa que 55 de cada 100 de nuestros clientes toman postre.

El resultado de la ratio de ventas de postres es del 45,02 %, y por tanto inferior al objetivo previsto, por lo que 10 clientes (55 € - 45,02 %) de cada 100 que queríamos que pidieran postre no lo han hecho.

El cliente que no toma postre difícilmente lo sustituye por otro consumo, así que estamos hablando de una pérdida de ingreso, de ahí que en ocasiones reciba el nombre de «sobrefacturación». Para que no se produzca debemos incentivar la capacidad comercial de nuestro equipo, la comunicación de nuestra carta de postres, las presentaciones o quizá sus precios.

Podemos realizar esta valoración con los cafés o con cualquier otro artículo.

De igual forma que en el ejemplo anterior, podemos obtener las siguientes ratios indicadoras de nuestra eficiencia comercial:

• Venta de aperitivos por comensales.

• Ventas de segunda consumición por cliente.

• Venta de cervezas por comensales vs venta de vino vs venta agua y refrescos (indicador de nuestro mapa de bebidas).

• Venta de tapas vs platos…

9. Ventas cruzadas

Estos indicadores suelen ser el campo de batalla de los responsables de marketing de las grandes organizaciones, ya que contienen la clave del comportamiento de los clientes y de las estrategias a tomar en las modificaciones de oferta, así como en las propuestas para atraer a más clientes y hacer que los existentes aumenten el ticket medio.

Estos indicadores se extraen también de los listados de ventas por artículos y familias, y de lo que se trata es de comparar las ventas de artículos entre ellos.

El nivel más detallado de uso de estas ratios sería el análisis de los artículos vendidos comparados entre tickets, es decir: el comportamiento general de nuestros clientes en el consumo por artículos combinados.

¿Qué beben los clientes que comen determinados platos? ¿Toman postre los clientes que comen cierto bocadillo? ¿Los clientes que toman vino lo acompañan habitualmente de algún snack?

Las claves del comportamiento de los clientes están en estos indicadores y, con ellas, las claves de mejora. Dada la complejidad de obtención de alguno de estos datos los explicaremos a través de varios ejemplos:

• Porcentaje de venta de los diferentes menús entre sí (muy útil para fast casual), que es el porcentaje que supone las ventas de cada tipo de menú respecto al total de los menús vendidos.

• Venta de vino en copas vs snacks.

• Venta de postres vs cafés.

• Venta de menús con café no incluido vs cafés vendidos.

• Venta de cervezas pequeñas vs menús con vino.

• Venta de ensaladas vs carnes.

Como se observará, las posibilidades de obtener información y cruzar datos de este indicador son casi infinitas y dependen de cada modelo de negocio. Lo esencial es identificar las que más afecten a nuestro establecimiento y asumir que nuestra influencia en los resultados de ventas y beneficios dependerán y mucho del análisis que hagamos de ellas.

10. Número de clientes atendidos por hora trabajada

Es el resultado de dividir los clientes atendidos entre el número de horas trabajadas del equipo en un mismo período. El número de horas trabajadas incluye, de nuevo, a todos los miembros del staff.

La ratio de análisis es:

Esta ratio tiene especial importancia en aquellos negocios con elevadas rotaciones o aquellos que concentran el volumen mayor de ventas en franjas horarias reducidas.

También puede aplicarse una ratio de clientes atendidos por número de empleados del negocio con la fórmula:

11. Media de artículos vendidos por cliente y/o por ticket

Es el resultado de dividir el total de artículos vendidos entre el número de clientes atendidos o tickets generados en un mismo período.

La ratio de análisis es:

Es una de las principales ratios para medir las acciones de ventas cruzadas o cross-selling. Como en la mayoría de las ratios que miden aspectos de productividad, puede cruzarse con otras variables y obtener ratios de:

• Artículos por cliente según ticket por franja horaria.

• Artículos por cliente según ticket por área de negocio.

• Artículos por cliente según ticket por camarero/a.

12. Índice de rotación de plazas (mesas, sillas…)

Es el resultado de dividir el total de clientes servidos entre el número de plazas disponibles en un mismo período.

La ratio de análisis es:

Y también puede analizarse por rotación de mesas de la siguiente manera:

13. Ratio de capacidad de reservas

Es el resultado de dividir el total de mesas reservadas entre el número de mesas disponibles en un mismo período.

La ratio de análisis es:

Es recomendable que esta ratio no supere nunca el 70 % y que, por tanto, queden mesas libres para clientes sin reserva.

También puede valorarse esta ratio por número de clientes con reserva respecto a clientes totales servidos.

CONCLUSIONES

Identificar, enumerar, aplicar, analizar, controlar… todos estos verbos forman parte del adn de La cuenta, por favor, cuya propuesta no es una varita mágica que garantice la rentabilidad del establecimiento, aunque creo con humildad que pretende enfatizar quizás un factor más importante: el análisis de la situación y la evolución de las operaciones del negocio, porque solo a partir de este se puede influir en su devenir.

La capacidad de influencia en una actividad es la que determina sus resultados. Por eso, a lo largo de estos capítulos, he intentado mostrar cómo y de qué manera podemos ejercer esta influencia con el objetivo de mejorar la explotación global del negocio.

El método genera hábito, criterio y constancia, que a su vez son los pilares del trabajo bien hecho. El método, entendido como un modo ordenado de estrategias y herramientas para llegar a un objetivo, ha sido uno de los factores fundamentales recogidos en las páginas de este libro, cuyas intenciones iniciales ya pretendían aportar y ordenar todas aquellas variables, técnicas, estrategias, conceptos o indicadores que permitieran una correcta gestión de negocios de restauración.

En un intento por repasar brevemente las principales valoraciones o conclusiones aquí explicadas, estas podrían resumirse en:

• Cumplir el deseo o el objetivo de un nuevo conocimiento o método de interpretación de las distintas actividades a implementar en la gestión de un negocio.

• Ordenar las ideas, pautas o estrategias que permiten obtener la información necesaria del negocio para que, una vez analizadas, generen medidas o planes de mejora, esperando que estos sean acertados.

• Ser capaces de aplicar todos los conocimientos o interpretaciones expuestas en función de la dimensión o estructura del negocio. Cabe diferenciar entre el proceso de obtención de un dato y la estrategia posterior, y destacar que una misma lectura de una variable invita a aplicar distintas medidas en función de si estamos ante el caso de un negocio familiar, establecimiento independiente o perteneciente a una cadena o grupo de restauración.

• Priorizar en la aplicación de las distintas medidas en función de la previsión de mejora del negocio.

• Agilizar la obtención del dato y la fiabilidad del mismo. A menudo, los esfuerzos invertidos en la búsqueda de información fiable del negocio generan pérdidas de tiempo poco productivas.

• La actividad diaria de un negocio de restauración se compone de procesos repetitivos, cotidianos, periódicos y con rigor cronológico, por lo que implementar medidas acertadas de gestión permite obtener un mayor nivel de resultado a corto y medio plazo.

Para finalizar, no es este un libro recomendado únicamente para aquellos establecimientos que generen pérdidas, descontrol o bajadas notables de facturación. Todos y cada uno de los conceptos expuestos pueden y deben ser aplicados a cualquier modelo de negocio que, aun teniendo resultados positivos, desee mantenerse o alcanzar mejores datos.

De la misma manera que inicié el libro, espero que sea de vuestros máximo provecho y, una vez más, feliz profesión.

La cuenta, por favor

No se permite la reproducción total o parcial de este libro, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea este electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito del editor. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutiva de delito contra la propiedad intelectual (Art. 270 y siguientes del Código Penal).

Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos) si necesita reproducir algún fragmento de esta obra. Puede contactar con CEDRO a través de la web www.conlicencia.com o por teléfono en el 91 702 19 70 / 93 272 04 47

© del texto: David Rubert, 2018

Imagen de la cubierta: © Xavier Torres Bacchetta

Fotografía del autor: © Esteve Llanes

Diseño de la cubierta: Planeta Arte & Diseño

© Editorial Planeta, S. A., 2018

Av. Diagonal, 662-664, 08034 Barcelona (España)

Planeta Gastro es marca registrada por Editorial Planeta, S. A.

www.planetadelibros.com

Primera edición en libro electrónico: septiembre 2018

ISBN: 978-84-08-19504-7 (epub)

Conversión a libro electrónico: Newcomlab, S. L. L.

www.newcomlab.com