Guía introductoria a Evernote

Autor:

Javier Sánchez Loría

Copyright

Derechos reservados © 2014, Javier Sánchez

Prohibida la reproducción no autorizada por cualquier medio físico o electrónico de esta publicación o parte de ella sin la autorización del autor.

Tabla de contenidos

Introducción

¿Qué es Evernote?

Primeros pasos: ¿Cómo crear una cuenta en Evernote?

Primeros pasos: ¿Cómo instalar Evernote?

La aplicación de Escritorio de Evernote

La sincronización

Trabajando con notas

Crear una nueva nota

Editar una nota

Aplicar formato a su nota

Crear una nota a partir de un correo electrónico

Mover la nota a otra libreta

Borrar una nota

Encriptar parte de una nota

Enlace de nota

Fusionar notas

Trabajando con libretas

Cómo crear una nueva libreta

Cambiar el nombre de una libreta

Libretas locales

Eliminar una libreta

La pila de libretas

Eliminar una pila de libretas

Las etiquetas

Crear una etiqueta

Gestionar las etiquetas

Etiquetas anidadas

Evernote Web Clipper

La herramienta de búsqueda

¿Cómo realizar una búsqueda?

Otras formas de búsquedas

Listas de verificación y los recordatorios

Los recordatorios

Compartir las libretas y las notas

Compartir una libreta

Compartir una nota

Actualizaciones de sus notas compartidas

FORMAS DE UTILIZAR EVERNOTE EN LA VIDA DIARIA

Evernote en el estudio

1. Grabar el audio de una lección

2. Cuaderno virtual

3. Realizar una investigación

4. Controlar las actividades de un curso

5. Registrar las calificaciones recibidas

6. Ahorre en fotocopias

7. Evernote para profesores

Evernote en el hogar

1. Llevar un registro de gastos familiares

2. Registro y control del mantenimiento del vehículo

3. Guardar información personal

4. Construir o remodelar su casa

5. Planificar una mudanza

6. Información de sus computadoras y redes

7.  Compartir información con su pareja

9. Ideas románticas

Evernote para los pasatiempos

1. Su recetario de cocina

2. Llevar un diario personal

3. Para los amantes del cine

4. Para los amantes de la lectura

5. Coleccionistas

6. Jardinería

7. Escribir un blog

Evernote para eventos

1. Preparar una fiesta

2. Planificar una boda

3. Preparar la llegada de un bebé

Evernote para la salud

1. Plan de entrenamiento físico

2. Dietas

3. Control de los medicamentos

4. Información sobre vacunas

5. Chequeo médico

6. Evernote para doctores

Evernote para vacacionar

1. Organizar la información

2. Listado de atracciones

3. Selección de hotel

4. Elaborar el itinerario

5. Preparar el equipaje

6. Reducir riesgos

7. Diario del viaje

8. Compartir su viaje

9. Registro de gastos

10. Aproveche Evernote Premium

Evernote para compras

1. Compras en el supermercado

2. Lista de deseos

3. Comparación de precios

4. Cupones de descuento

5. Compra de artículos escolares

6. Garantías

Evernote en la oficina

1. Información de activos

2. Compartir las políticas y procedimientos empresariales

3. Manuales de capacitación

4. Archivo de cartas de trabajo

5. Redacción de historias periodísticas

6. Registro de ideas

7. Control de proveedores

8. Registro y control del mantenimiento de la flotilla vehicular

9. Reuniones

10. Almacenar tarjetas de contacto

11. Evernote como un CRM Básico

12. Limpie su buzón de correo electrónico

13. Scripts de programación

14. Bitácora de eventos

15. Escribir las publicaciones de su página web o blog

16. Tablero de anuncios

Evernote para proyectos

1. Planificación del proyecto

2. Ejecución del proyecto

3. Cierre del proyecto

Conclusión

Acerca del autor

Introducción

Hoy en día vivimos en un mundo lleno de información, de estrés, carreras y todo parece que va muy rápido. Y en medio de toda esta vorágine hay cosas que requieren nuestra atención y nuestra memoria. Pero, ¿cómo recordar las cosas importantes cuando estamos inmersos en tanto ajetreo?

Hasta hace unos años recurríamos principalmente a dos herramientas básicas: el papel y el lápiz. Una hoja nos servía para apuntar cualquier cosa: las compras del supermercado, el número de teléfono de nuestros amigos y familiares, la dirección del consultorio de nuestro doctor, el nombre del medicamento de nuestro abuelo, la fecha del baby shower de nuestra mejor amiga, las minutas de la reunión, el correo electrónico de un proveedor y así, con infinidad de cosas de nuestra vida cotidiana.

El problema es que acumulamos papelitos por toda nuestra casa y oficina que luego perdemos, y eso nos causa problemas y atrasos. Si por el contrario utilizamos agendas y cuadernos, somos propensos a dejarlos perdidos en el restaurante, en la visita que hicimos a un cliente, en el taxi, o le dejamos caer café encima, o nuestro hijo lo usó para colorear y recortar. 

En los últimos años, con la adopción de las computadoras y teléfonos, hemos sustituido parte de los papeles por notas digitales. Usamos el correo electrónico o a la aplicación de notas de nuestro teléfono como repositorio de información. ¿Cuántas veces se ha enviado usted mismo un correo para no olvidar algo o para guardar un documento importante?

Si bien la digitalización nos ha ahorrado papeles, ahora tenemos información dispersa por todos los dispositivos y aplicaciones y terminamos igual que antes, sin recordar dónde habíamos anotado aquello que ocupamos.

La información es importante en nuestra vida y debemos recordar tantos detalles que a veces acabamos olvidando las cosas. Y conforme nos vamos haciendo viejos, nuestra memoria nos empieza a jugar malas pasadas y olvidamos con más frecuencia.

Asimismo, con la llegada de Internet y las redes sociales nos enfrentamos a un bombardeo de información que muchas veces queremos recordar, pues podrían ser de utilidad para nuestra familia, el estudio, el trabajo o quizás en el futuro: enlaces a páginas interesantes, una entrevista a nuestro escritor favorito, páginas con información para la investigación de las tareas de la escuela o la universidad, videos con tutoriales para aprender más de nuestros pasatiempos y muchas cosas más.

Para resolver estos problemas es importante tener un sistema confiable y práctico que nos permita anotar, guardar, recordar y encontrar todo aquello que es importante para nuestra vida; y Evernote es una de las herramientas más poderosas, pero sobretodo útiles para lograr gestionar de forma apropiada la información. A pesar de ser una aplicación muy popular todavía muchos no la saben usar; o bien, no han logrado aprovecharla al máximo.

Este libro además de ser una guía introductoria para aprender a utilizar Evernote, también le mostrará cómo aprovechar las ventajas de Evernote para hacer su vida más fácil, tanto en su vida personal como profesional.

Por esta razón, en los primeros capítulos intentaré explicarle los fundamentos de esta aplicación para que se familiarice con ella. No se preocupe, trataré de hacerlo utilizando un lenguaje sencillo para que le sea más fácil aprender.

Los últimos capítulos por su parte, se dedican a mostrar formas en que usted puede utilizar Evernote en su vida cotidiana. Así que comencemos, y espero que este libro abra las puertas hacia un mundo donde su vida sea más práctica y sencilla.

¿Qué es Evernote?

Evernote es una aplicación informática simple, pero al mismo tiempo potente, que sirve para anotar, guardar y organizar todo tipo de información mediante el uso de notas. 

El servicio de Evernote puede ser empleado desde el sitio web www.evernote.com, a través de una aplicación de escritorio para computadoras Windows y Mac, así como para cualquier dispositivo móvil o tableta basados en sistemas iOS, Android, Blackberry y Windows Phone. 

La aplicación fue desarrollada por la empresa Evernote con sede en California. El eslogan del servicio es “Recuérdalo todo” pues su misión es ayudarlo a recordar las cosas pequeñas y las cosas importantes de la vida cotidiana.

Evernote funciona como un portafolio lleno de notas y se basa en tres elementos principales que vamos a explorar en los siguientes capítulos:

Las notas: Son el elemento básico de Evernote. Es el contenedor donde se ingresa y almacena la información. Una nota puede contener texto, imágenes, audio, video y archivos de cualquier otro tipo (incluyendo PDF, Word, Excel, PowerPoint entre otros). Usted puede crear y almacenar hasta 100 000 notas en una cuenta de Evernote.

Las libretas: Una libreta es un conjunto de notas que con frecuencia están relacionadas entre sí, ya sea por temática o por función. Por ejemplo, puede crear una libreta para notas personales y otra para las notas de su trabajo. Una nota sólo puede estar en una libreta.

Etiquetas: Las etiquetas son identificadores o palabras claves que se asocian a una nota con el objetivo de que el usuario ordene, clasifique y relacione las notas. Usted puede utilizar varias etiquetas en una nota.

Estos tres elementos trabajan de la mano. Para entender mejor su funcionamiento podemos usar una analogía con una colección de música de MP3 en discos compactos. Usted puede organizar su música en varios CDs según los estilos musicales: puede tener un CD para música Rock, otro para POP, otro para música Electrónica y uno para música bailable. Los CDs serían el equivalente a las Libretas de Evernote. Una canción (el equivalente a una nota) sólo puede estar en un sólo CD.

Ahora bien, puede que usted se conforme organizando su música por género en cada CD; pero también podría ser interesante identificar cuáles CDs tienen música en español, cuáles en inglés, cuáles con música de los 80's y cuáles contienen grupos o solistas. Para ello se utilizan las etiquetas.

Al etiquetar de forma apropiada los discos, podría identificar que en el CD de ROCK y el de Música bailable hay canciones en español y cuáles son esas canciones. Las etiquetas de Evernote le permiten organizar en detalle y con mayor profundidad sus notas, además facilitan encontrarlas.

De hecho, hay personas que prefieren utilizar las etiquetas para organizar sus notas, en vez de utilizar las libretas; debido a diferencia entre la cantidad de libretas y de etiquetas que usted es posible crear, así como por la flexibilidad de poder utilizar varias etiquetas en una nota.

Por otro lado, una de las mayores ventajas que tiene Evernote sobre otras aplicaciones de notas es la sincronización. Esto permite que una nota escrita en su teléfono celular pueda ser leída y editada momentos después desde cualquier otro de sus dispositivos.

Por ejemplo, si usted va a una reunión de trabajo, las notas de la reunión, los archivos comentados e incluso el audio que tome en su iPad o teléfono estarán disponibles en su computadora de escritorio cuando regrese a su oficina. 

Las notas estarán disponibles en todo momento y sincronizadas, pues además de ser guardadas en su computadora las notas se almacenan en "la nube"; es decir, en los servidores de Evernote. Así se garantiza que siempre accederá a la última versión de una nota.

Es importante que usted conozca que Evernote cuenta con dos versiones: la versión gratuita y la versión Premium. Las características de ambas versiones son las siguientes:

Característica

Cuenta gratuita

Cuenta Premium

Costo mensual

Gratuita de por vida

USD $5

Almacenamiento de notas

Ilimitado

Ilimitado

Cantidad máxima de información que puede cargar al mes

60 MB

1 GB

Tamaño máximo de una nota

25 MB

100 MB

Cantidad máxima de notas por cuenta

100 000

100 000

Cantidad máxima de libretas

250

250

Cantidad máxima de etiquetas en una nota

100

100

Cantidad máxima de etiquetas en su cuenta

100 000

100 000

Cantidad máxima de búsquedas guardadas

100

100

Cantidad máxima de correos electrónicos diarios que pueden ser enviados a su cuenta

50

200

Cantidad máxima de Atajos

250

250

Acceder a sus libretas aún sin conexión a Internet

No

Sí

Bloqueo por contraseña en sus dispositivos móviles

No

Sí

Búsquedas dentro de documentos

No

Sí

Como puede observar, la principal diferencia entre un tipo de cuenta y otra es la cantidad de información que usted puede subir a su cuenta y el tamaño de la nota.

Mi recomendación es que inicie con una cuenta gratuita. Conforme vaya utilizando Evernote y descubra nuevas maneras de aplicarlo, se dará cuenta si necesita cargar más información por mes. Algunas de las formas de usar Evernote que veremos más adelante involucran el uso frecuente del complemento llamado Evernote Web Clipper, el cual podría hacer que los 60 MB no sean suficientes.

Sin embargo, los ejemplos y casos de uso que veremos en los capítulos posteriores se pueden realizar con una cuenta gratuita. Si su uso se vuelve intensivo y la cantidad de información supera la cantidad de 60MB por mes es mejor que pase a una cuenta Premium. 

Primeros pasos: ¿Cómo crear una cuenta en Evernote?

Para empezar a utilizar el servicio de Evernote, primero deberá crear una cuenta ingresando a www.evernote.com. En la página principal de Evernote haga clic en “Registrarse” y a continuación seleccione la opción deseada, por ejemplo “Evernote gratis”. Una vez seleccionada la opción sólo debe digitar su correo electrónico y una contraseña y con esto su cuenta estará creada. 

También puede crear la cuenta haciendo clic en la parte superior derecha de la página en el link que dice "Acceder". Luego haga clic en "Crear cuenta" e ingrese la información solicitada.

El proceso descrito anteriormente crea una cuenta gratuita. 

Para crear una cuenta Premium hay dos opciones:

Ingrese a su cuenta desde el sitio web de Evernote. En la parte superior verá una opción llamada "Hazte Premium". Haga clic ahí y luego ingrese la información de su tarjeta de crédito o de Paypal para proceder con el pago.

Evernote también ofrece la opción de obtener una cuenta Premium con sólo recomendar a sus amigos y que estos hagan también una cuenta de Evernote. Las primeras tres veces que un amigo haga una cuenta Evernote tanto él como usted recibirán un mes gratis de Evernote Premium.

Primeros pasos: ¿Cómo instalar Evernote?

Una vez creada la cuenta en la página de Evernote, se nos dirige de forma automática a la página de descarga de la aplicación. También puede dirigirse a la dirección web http://evernote.com/intl/es/evernote/ para realizar la descarga.

Seleccione la versión según su sistema operativo y descargue el archivo en su computadora. Luego proceda a instalar Evernote siguiendo los pasos indicados.

Evernote también está disponible para dispositivos móviles para los sistemas operativos:

iOS de Apple

Android

Windows Phone

Blackberry

Para instalar Evernote en su dispositivo, diríjase a la tienda de aplicaciones de Apple, Google Play o Windows para descargar el instalador. Luego, utilice el usuario y contraseña que seleccionó al crear la cuenta en la página de Evernote.

Si no ha creado la cuenta en la página web de Evernote, también podrá hacerla desde la aplicación una vez instalado en su dispositivo.

La aplicación de Escritorio de Evernote

En esta sección daremos un vistazo general a la aplicación de escritorio de Evernote. A lo largo de este libro utilizaremos la versión para Windows, sin embargo los conceptos básicos aplican por igual para las versiones web y para Mac, aun cuando la aplicación tenga ligeras diferencias en su aspecto en la versión para Mac.

La aplicación de escritorio se compone de 4 grandes secciones marcadas en rojo en la siguiente imagen: La barra de herramientas, la barra lateral, la lista de notas y el editor de notas.

1. La barra de herramientas

Esta barra se encuentra en la parte superior de la aplicación. Similar a la barra de herramientas de cualquier otro programa, ofrece acceso a la configuración y funcionalidades de Evernote a través de 7 menús. Navegar a través de esta barra es bastante intuitivo.

Los menús de esta barra son:

Archivo: la creación de nuevos elementos de Evernote, la importación o exportación de notas así como la gestión del usuario son las principales funciones de este menú.

Editar: brinda herramientas para la edición de una nota.

Ver: Permite configurar cuáles elementos mostrar en la ventana de la aplicación y las diferentes vistas del programa.

Nota: provee acceso a configuración y funciones relacionadas con las notas.

Formato: permite configurar las opciones de formato del texto como por ejemplo tipo de letra, colores, entre otras; así como encriptar texto y gestionar los hipervínculos de cada nota.

Herramientas: En este menú encontraremos funciones como verificar la información de la cuenta, las opciones generales del programa y la sincronización.

Ayuda: Brinda acceso a las ayudas, así como información de Evernote y sus posibles actualizaciones.

En la parte inferior de la barra de herramientas hay accesos directos a las funciones más importantes de Evernote. Usted puede cambiar los íconos de los accesos directos que se muestran, haciendo clic derecho sobre la barra y seleccionando la opción "Personalizar barra de herramientas".

En esta barra también se encuentra la casilla de búsqueda donde se ingresa el término o la frase que Evernote buscará en las notas.

2. Barra lateral

La barra lateral brinda acceso rápido a los elementos básicos de Evernote como son las notas, las libretas y etiquetas. También tiene una sección de Atajos, en la cual se puede colocar un acceso directo a las notas, libretas o etiquetas más utilizadas.

Además, en esta barra se presenta un elemento llamado Atlas, que asocia cada nota con la ubicación geográfica en donde fue realizada, para que usted pueda buscar o visualizar las notas según el lugar donde las creó. Es interesante si utiliza Evernote como un diario de viaje.

Por último, en la barra encontrará acceso al Market (la tienda en línea de Evernote), así como un acceso directo para convertir la cuenta en Premium.

3. Lista de notas

En esta columna puede visualizar las notas de su cuenta. Usted puede ordenar las notas según diversos criterios, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior derecha de esta sección.

Usted también puede cambiar la forma en que se visualizan las notas desde la barra de herramientas en el menú “Ver”. En esta columna es donde encontrará las notas de su cuenta o de cada una de las libretas que haya definido.

4. Editor de Notas

El editor de notas es el panel principal de trabajo, donde se edita y visualiza la información de cada nota. El editor muestra la nota que usted seleccione dentro del panel de Lista de notas.

La forma en que se visualizan estas secciones puede ser modificada desde el menú “Ver” en la barra de herramientas. Conforme empiece a utilizar la aplicación de escritorio de Evernote podrá probar las diferentes vistas y escoger aquella que mejor se ajuste a sus necesidades.

La sincronización

La sincronización es la función de Evernote que permite que su información esté disponible en todos los dispositivos donde usted utilice el servicio, ya sea una computadora, una tableta, un teléfono inteligente o desde la aplicación en la web.

Es el equivalente a la función "Guardar" de un procesador de texto, con la diferencia de que la copia guardada puede ser abierta desde cualquier dispositivo y siempre estará actualizada. Para lograr esto, todas sus notas se almacenan en los servidores de Evernote.

Gracias a la sincronización, usted tendrá acceso a su información en cualquier lugar del mundo con sólo tener una conexión a Internet. Inclusive, si usted tiene una cuenta de Evernote Premium sus notas estarán disponibles aún sin conexión a Internet.

La sincronización permite por ejemplo, crear una nota en su teléfono para luego verla y editarla en su computadora. Sin esta función, Evernote sería una aplicación de notas como muchas otras; o bien, el equivalente digital de un cuaderno que usted debe cargar consigo si quiere acceder a sus datos y que podría perder en cualquier momento.

Cuando usted tiene abierta la aplicación de escritorio, Evernote sincronizará de forma automática, cada 15 minutos, todos los cambios que usted haya realizado desde la última sincronización. Usted no debe preocuparse por estar pendiente de sincronizar los cambios, Evernote se encarga de ello.

Si usted quiere cambiar la frecuencia con que Evernote se sincroniza, vaya al menú de “Herramientas” e ingrese a “Opciones”. En el cuadro que se despliega, cambie la frecuencia en la pestaña de "Sincronizar".

Evernote también proporciona la opción de sincronizar manualmente los cambios. Sólo haga clic en el botón de "Sincronizar" ubicado en la barra de herramientas del escritorio.

La sincronización es el proceso donde se consume su cuota de transferencia de datos. Usted se preguntará, ¿qué acciones en Evernote consumen el límite de transferencia de datos que se pueden cargar al mes? La respuesta es sencilla: cada vez que usted crea o edita una nota, consume datos de su cuenta.

La edición de una nota consume su cuota de datos porque cuando se realiza la sincronización, la nota se vuelve a guardar por completo. Por tanto, si tiene una nota con muchos archivos adjuntos, tenga presente que cualquier cambio podría hacer que usted consuma rápidamente su cuota. Sin embargo, si sus notas tienen en su mayoría texto, no debería tener problemas y 60MB serán suficientes.

Recuerde también que cada mes el contador de transferencia de datos se reinicia. El mes se cuenta según la fecha en que usted se suscribió al servicio de Evernote.

Para ver la cuota mensual consumida, en la barra de “Herramientas” seleccione la opción “Herramientas” y luego "Información de Cuenta". Se presentará un cuadro con la información general de su cuenta así como los datos consumidos en el ciclo actual, así como los días restantes para que el contador reinicie.

Trabajando con notas

Crear una nueva nota

Como vimos, una nota es el contenedor básico de información en Evernote. En una nota es posible agregar texto, imágenes, audio o archivos.

Cuando usted hace su cuenta de Evernote, el servicio crea por defecto una "Libreta predeterminada", en la cual se guardarán todas las notas mientras usted no defina alguna otra libreta.

El nombre de la libreta predeterminada coincide con el nombre de usuario que usted definió para su cuenta. Si lo prefiere, puede cambiar el nombre haciendo clic derecho sobre la libreta.

Para crear una nueva nota haga clic en el botón de "Nueva nota" que encontrará en la barra de herramientas. Otra alternativa es ir al menú “Archivo” y seleccionar la opción  "Nueva nota".

Cuando crea una nueva nota desde el botón ubicado en la barra de herramientas, usted tiene la opción de crear una nota de audio, de cámara web, una captura de pantalla o una nota manuscrita.

Una nota de audio utiliza el micrófono de su computadora para grabar. Como veremos más adelante, esto es muy útil para grabar el audio de una reunión o de una lección en el colegio. El audio se guarda dentro de la nota como un archivo adjunto, por lo cual usted podrá editar la nota y agregar texto, imágenes o archivos adicionales.

Una nota de cámara web abre la cámara de su computadora para que usted tome una foto, la cual se guarda dentro de la nota como un adjunto.

Si ya tiene varias libretas en su cuenta, antes de crear la nota haga clic en la libreta donde desea que la nota se guarde, de esta forma la nueva nota se almacenará en la libreta seleccionada.

Editar una nota

Editar una nota es tan simple como seleccionar la nota del panel de "Lista de Notas" y luego posicionar el cursor en el punto en que quiere editar la nota. Si hace doble clic en el panel de "Lista de Notas", la nota se abrirá en una nueva ventana. Escriba, cambie, borre lo que quiera o agregue fotos y archivos.

Si desea cambiar el nombre de una nota, sólo debe posicionar el cursor en el título de la nota y escribir el nuevo nombre que desea.

Aplicar formato a su nota

Al igual que en un procesador de texto como Word, Pages o Google Docs, Evernote permite ajustar el formato del texto de la nota. Cuando escriba o edite una nota, en la barra de herramientas superior podrá encontrar las opciones para cambiar el tipo y tamaño de letra, el color del texto, la alineación, crear viñetas o listas numeradas, así como la identación del texto, entre otras funciones que le serán familiares si ya ha utilizado un procesador de texto.

En esta barra de formato, también encontrará los íconos para agregar un archivo o para comenzar una grabación de audio.

Crear una nota a partir de un correo electrónico

Cuando crea una cuenta, el servicio de Evernote le asigna a usted una dirección de correo electrónico. Para verificar cuál es el correo que Evernote le asignó, vaya al menú de “Herramientas” y haga clic en "Información de la Cuenta".

Usted puede enviar un correo electrónico a esa dirección y Evernote de forma automática guardará en una nueva nota aquello que envió dentro del correo. El título de la nota será el nombre que usted ponga en el "Asunto" de su correo. Si quiere que la nota se guarde en una libreta en particular, al final de la línea de Asunto escriba el carácter @, seguido del nombre de la libreta. También puede etiquetar la nota poniendo el símbolo # y seguido la etiqueta.

Por ejemplo una nota de una receta podría enviarla por correo y escribir en el asunto:

Lomito con hongos @recetas #carnes #hongos.

De esta forma Evernote creará una nueva nota con el título "Lomito con hongos”, la ubicará en la Libreta "Recetas" y le podrá las etiquetas "carnes" y "hongos".

Si usted no escribe el nombre de una libreta, la nueva nota se guardará en su Libreta predeterminada.

Mover la nota a otra libreta

Como habíamos dicho, una nota sólo puede estar en una libreta. Evernote le permite mover una nota a otra libreta y para ello debe seleccionar la nota en el panel "Lista de notas" y arrastrar la nota hacia la Libreta donde quiere almacenarla.

También puede mover la nota desde el Editor de Notas. Abra la nota y en la parte superior de la nota aparecerá el nombre de la libreta actual donde está la nota. Haga clic sobre el nombre y se desplegará la lista de las libretas de su cuenta. Seleccione la libreta donde desea mover la nota.

Borrar una nota

Si desea borrar una nota, sólo tiene que seleccionar la nota en el panel de "Lista de Notas" y hacer clic en la tecla Delete de su teclado; o bien, haga clic derecho sobre la nota y seleccionar la opción "Borrar Nota".

Otra alternativa es abrir la nota y hacer clic en el botón "Eliminar" de la barra de herramientas superior.

Encriptar parte de una nota

En algunas ocasiones es necesario proteger parte de una nota para ocultar información sensible y confidencial. Por ejemplo, cuando usted tiene una nota con los números de cuentas bancarias o las contraseñas de acceso a algunos sitios. En Evernote, es fácil proteger esta información de manera que nadie pueda leer el contenido encriptado.

Para esto, usted debe seleccionar el texto que desea encriptar y hacer clic derecho sobre el texto marcado. Posteriormente selecciona la opción "Encriptar texto seleccionado" e ingresar una contraseña. Cada vez que quiera leer el texto encriptado deberá proporcionar la contraseña que introduce en este paso, por lo cual es importante que no la olvide.

Una vez encriptado un texto, verá una imagen con un candado y el texto quedará oculto como se muestra en la siguiente imagen:

Para visualizar el texto encriptado o para quitar la encriptación, haga clic derecho sobre el candado y a continuación seleccione la opción que desee. Si sólo selecciona la opción para visualizar el texto encriptado, el mismo será visible hasta que cierre la nota. Luego, vuelve a quedar encriptado.

Enlace de nota

Al inicio del libro explicaba que todas las notas se almacenan en los servidores de Evernote para lograr la sincronización entre los dispositivos. Esto funciona para todas las notas siempre y cuando usted no defina una libreta como "Libreta Local", las cuales no sincronizan su contenido y las notas quedan guardadas sólo en su computadora.

Al crear una nueva nota el servicio de Evernote le asigna un enlace o hipervínculo único a la nota; pues es así como el servicio ubica las notas en los servidores. El hipervínculo funciona de forma similar a cuando usted escribe la dirección web para entrar a una página a descargar un archivo.

Si la nota ha sido compartida con otros, las personas podrían copiar ese hipervínculo y pegarlo en la barra de dirección del navegador web para ver la nota, aún si no tienen instalado la aplicación de escritorio de Evernote en sus computadoras. El enlace de la nota es importante para poder compartir las notas, pero también le será de utilidad para hacer referencias a otras notas dentro de su cuenta de Evernote.

El ejemplo más sencillo para visualizar esta facilidad es la de un índice. Si usted tuviera una libreta para guardar  sus recetas de cocina, podría crear una nueva nota que funcione como un índice.

La forma simple es copiar el vínculo de la nota y pegarlo en la nota índice. Al pegar el vínculo, aparecerá el título de la nota a la que hace referencia.

Otra forma es crear la nota y poner una lista con el nombre de todas sus recetas. Luego a cada ítem de la lista le coloca el enlace de la nota de la receta y así podría acceder a todas sus recetas desde una única nota.

Para obtener el enlace de la nota, haga clic derecho sobre la nota y seleccione "Copiar enlace de nota". Luego seleccione la palabra o la frase donde quiere poner el enlace y haga clic derecho sobre la selección, luego vaya a "Hipervínculo" y seleccione "Añadir" para pegar el enlace.

Fusionar notas

Supongamos que usted está haciendo una investigación y ha decidido crear una nota por cada sección de su investigación. Al finalizar, usted podría querer unir todas las notas en una única nota.

Evernote le permite fusionar varias notas en una única nota. Desde el panel de "Lista de notas" seleccione las notas a fusionar y haciendo clic derecho en una de ellas, seleccione "Fusionar notas". Las notas quedarán unidas y usted verá que en la nueva nota se identificará con un título el inicio de cada una de las notas fusionadas.

Trabajando con libretas

Como hemos dicho, las libretas funcionan como carpetas donde se almacenan varias notas. Es común que en una carpeta se agrupen notas de una temáticas similar, por ejemplo podríamos tener una libreta de "Recetas de cocina" donde almacenemos las recetas de diferentes platillos.

Al crear una cuenta en Evernote automáticamente se crea una libreta predeterminada en la cual se almacenarán todas las notas hasta que usted no defina libretas adicionales.

Cómo crear una nueva libreta

Para crear una nueva libreta haga clic derecho en el ícono de "Libretas" de la barra lateral y seleccione la opción "Crear Libreta". De forma alternativa, en la barra de herramientas vaya al menú "Archivo" y seleccione "Nueva Libreta".

Cambiar el nombre de una libreta

Cambiar el nombre de una libreta es sencillo. Haga clic derecho en la libreta y seleccione la opción "Renombrar", a continuación escriba el nuevo nombre. Si es de los que gustan utilizar atajos más rápidos, haga clic en el nombre de la libreta, oprima la tecla F2 en su teclado y podrá cambiar el nombre con sólo empezar a escribir.

Libretas locales

Al momento de hacer una nueva libreta deberá decidir crear la libreta como “sincronizada” o como una "libreta local". Las libretas locales sólo estarán almacenadas en su computadora, es decir, tanto la libreta como todas las notas que contenga no serán sincronizadas y no estarán disponible para el resto de sus dispositivos.

¿Por qué utilizar una libreta local? La principal razón para utilizar una libreta de este tipo podría ser almacenar notas con archivos muy grandes, por lo que usar este tipo de libretas evita que usted consuma la cuota mensual de transferencia de datos.

Una libreta local no puede convertirse en sincronizada. Sin embargo, si usted quiere que una nota esté disponible para ser consultada en otro de sus dispositivos, sólo debe mover la nota a otra libreta que sí sea sincronizada.

Recuerde, las libretas locales y las notas contenidas en una libreta local no serán accesibles desde otros dispositivos.

Eliminar una libreta

Si desea eliminar una libreta haga clic derecho sobre el nombre de la libreta y seleccione la opción "Borrar". ¡Tenga cuidado! Si usted elimina una libreta, todas las notas contenidas en esa libreta también serán eliminadas y enviadas a la papelera.

Si quiere mantener las notas, primero muévalas a otra libreta.

La pila de libretas

Evernote le permite crear lo que se denomina "Pila de Libretas", que es una agrupación de varias libretas. Por ejemplo, podría tener una Pila de Libretas para proyectos, y dentro de ella crear libretas para cada uno de los proyectos en los que usted trabaje.

Para crear una pila de libretas, en la barra lateral arrastre una libreta hacia otra libreta. Se creará una pila que contendrá las 2 libretas. Haga lo mismo para mover más libretas hacia la pila. Para cambiar el nombre de la pila, haga clic derecho sobre la pila y seleccione la opción "Renombrar". De forma alternativa haga clic en la pila y oprima la tecla F2 para comenzar a escribir el nuevo nombre.

Eliminar una pila de libretas

Para eliminar una pila de libreta debe seguir el mismo procedimiento que usaría para eliminar una libreta. Sin embargo, en este caso, las libretas y notas que están dentro de la pila no serán eliminadas.

Las etiquetas

Como se explicó en la sección correspondiente, las etiquetas sirven para poner palabras claves que describan o identifiquen una nota o su contenido. Muchas personas organizan todas sus notas en Evernote usando sólo etiquetas en vez de libretas, debido a que sólo es permitido tener hasta un máximo de 250 libretas, mientras que podría tener hasta 100 000 etiquetas en su cuenta.

Las etiquetas son muy útiles cuando se realizan búsquedas ya que facilitan localizar una nota. Por ejemplo, supongamos que usted usa Evernote para administrar una floristería y tiene una libreta para "Proveedores", otra para "Inventario de Flores", una para "Cuidados de flores" y una de "Facturas", cada libreta con múltiples notas y usted quiere encontrar las notas donde se mencione el tipo de flores "rosas".

Si usted ha utilizado las etiquetas cuando crea o editas las notas, al hacer una búsqueda las etiquetas le permiten encontrar todas las notas que tengan relación con "rosas", aun cuando las notas estén almacenadas en varias libretas. En nuestro ejemplo, podría encontrar los proveedores de rosas, las cantidades de flores que vende y los consejos para cuidados de rosas.

También usted podría hacer clic sobre la etiqueta “rosas” en la barra lateral, y en el panel de notas se desplegarán todas las notas donde se ha utilizado esta etiqueta. Es por esta facilidad, que algunas personas prefieren organizar las notas por etiquetas en vez de libretas.

Las etiquetas se administran en la barra lateral, donde podrá crear una etiqueta, cambiar de nombre o eliminarlas. Sin embargo, Evernote también permite crear una etiqueta cuando se crea o edita una nota.

Crear una etiqueta

La forma más sencilla para crear una etiqueta es generar o editar una nueva nota. En la barra de herramientas haga clic en el campo que dice "Clic para añadir etiqueta..." y escriba el nombre de la etiqueta que desea. Conforme escribe, Evernote le sugerirá algunas etiquetas, por lo que si la etiqueta ya existiera sólo debe hacer clic sobre la sugerencia. Si la etiqueta no existe, solo termine de escribir el nombre y presione la tecla "Enter".

Otra forma de crear una etiqueta es utilizar la barra lateral, haciendo clic derecho en Etiquetas y seleccionar la opción "Crear etiqueta".

No es necesario llenar una nota con muchas etiquetas pues el buscador de Evernote es bastante inteligente y potente. Al buscar, lo hace en los títulos, en las etiquetas, las notas e incluso archivos. Úselas de forma que le permitan ordenar su información y facilitarle encontrarla.

Gestionar las etiquetas

Usted puede borrar una etiqueta desde la barra lateral, haciendo clic en la sección de Etiquetas. Para borrarla sólo requiere hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opción de "Borrar".

Para cambiar el nombre de la etiqueta debe proceder de la misma forma, haciendo clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar luego la opción de "Renombrar".

Dado que Evernote busca dentro de las notas, hay personas que no usan las etiquetas sino que al final de cada nota ponen palabras claves. Sin embargo resulta más apropiado el uso de etiquetas, debido a que una etiqueta es reconocida a nivel global en Evernote mientras que la palabra clave sólo queda circunscrita a la nota. Además, es fácil encontrar las notas que usan la misma etiqueta con sólo posicionarse sobre la etiqueta en la barra lateral.

Etiquetas anidadas

En Evernote es posible crear jerarquía de etiquetas, de forma que es factible anidar etiquetas debajo de otras.

Lo anterior permite organizar de mejor manera las etiquetas y es muy útil para las personas que desean ordenar la información usando etiquetas en vez de libretas.

Por ejemplo usted podría crear una etiqueta para “Recetas”, y bajo dicha etiqueta anidar otras como “Carnes”, “Mariscos”, “Ensaladas”.

Si guarda la receta de una ensalada, podría usar ambas etiquetas “Recetas” y “Ensaladas”. Esta es una diferencia importante en la organización de la información. Si utilizara libretas, la nota sólo podría estar en una de las 2 libretas.

En este ejemplo, la nota podría ubicarla en cualquiera de las dos etiquetas que encontrará en la sección de Etiquetas de la barra lateral.

Evernote Web Clipper

Evernote Web Clipper es un complemento que se instala en un navegador web. A la fecha de escritura de este libro, es posible instalar el Web Clipper en los navegadores: Internet Explorer, Chrome, Firefox, Opera y Safari. La descarga de este complemento se hace desde la dirección http://evernote.com/intl/es/webclipper/ .

Web Clipper es quizá el complemento más importante de Evernote. Si usted no lo ha usado no dude en descargarlo, se convertirá en su mejor amigo y en el compañero ideal para recordar y guardar todo aquello que encuentre en Internet.

Si vemos Internet como la Biblioteca virtual, Web Clipper sería la fotocopiadora virtual con la cual guardar cualquier elemento que encuentre, y como siempre, podrá acceder a toda esa información desde cualquier lugar y dispositivo.

Antes de Web Clipper, si queríamos recordar la dirección de una página, la agregábamos a nuestra barra de favoritos. Si queríamos guardar parte del contenido de una página debíamos hacer la captura de la imagen de la pantalla; o bien, copiar el texto de la página y pegarla en un archivo de texto.

Ahora este proceso es más sencillo. Con un sólo clic usted capturará una página web o una parte de ella, los textos, las imágenes y los enlaces, y convertirlos en una nota de Evernote. En el proceso de captura podemos definir incluso la libreta destino así como las etiquetas con que queremos que se guarde la nota.

Los estudiantes, los profesionales y cualquier persona que haga una investigación en Internet, encontrará en Web Clipper una herramienta indispensable. Supongamos que usted es un diseñador de moda y ve una página con diseños que le encantan. Con un clic guardará la página completa y así podrá ir creando una colección de recortes de Internet que le servirán de inspiración para su próxima colección.

¿Es un estudiante y debe hacer una investigación sobre los volcanes para su trabajo escolar? Guarde todas esas páginas con información y fotos en una o varias notas para usarla en su tarea.

Evernote Web Clipper le permite a usted hacer anotaciones dentro de la página que captura, para resaltar aquello que usted considere más importante.

Una de las aplicaciones más interesantes de Evernote Web Clipper es guardar artículos para leerlos más adelante. Si quiere hacerlo, la función de captura simplificada es la ideal porque deja el artículo en una presentación más limpia, eliminando todo aquello que no es relevante como los banners, anuncios, entre otros.

Así, podrá capturar artículos de sus noticias y blogs favoritos para leerlos posteriormente sin distracciones y cuando usted lo prefiera (en el autobús, esperando para una cita, entre otros).

Evernote Web Clipper le permite realizar tres acciones: capturar, marcar y archivar. El formato de Web Clipper puede variar dependiendo del navegador que se utilice.

El sub menú Captura le brinda 5 formas para capturar el contenido:

Artículo: guarda el contenido central de la página web.

Artículo simplificado: captura el contenido central de la página web pero en una versión simplificada y más limpia eliminando elementos como banners y animaciones que no son relevantes. Ideal si desea leer el artículo en otro momento, a través de una lectura sencilla y libre de distracciones.

Página completa: captura toda la página, incluyendo banners, imágenes, menús y cualquier otro elemento de la página.

Marcador: captura la dirección web de la página junto con una breve descripción del sitio, para que así no sólo recuerde el enlace, sino también qué contiene esa página. Es el sustituto de los favoritos de un navegador web.

Captura de pantalla: captura en una imagen la vista actual de la página. Similar a la función de "Imprimir Pantalla" o "Recorte" de Windows.

Una vez que ha hecho la captura de la página o de un artículo, tendrá a su disposición 9 herramientas en el sub menú "Marcar". Algunas de estas sólo funcionan dependiendo del tipo de captura que haya realizado.

Herramienta de resaltado de texto: permite resaltar o "subrayar" una parte del texto capturado. Puede cambiar el color con que resalta usando la herramienta de "colores".

Herramienta de resaltado o lápiz: permite resaltar, dibujar o marcar, como si se usara un lápiz.

Herramienta de flecha: le permite crear flechas para llamar la atención hacia un punto en especial.

Herramienta de texto: le permite escribir en cualquier parte de la captura.

Herramienta de sello: le permite insertar diferentes tipos de sellos dentro de la captura. Los sellos son útiles para marcar algo de interés, dar vistos buenos, o recordar que algo requiere de más trabajo o  investigación.

Herramienta de colores: le permite cambiar el color usado en las herramientas de resaltado, lápiz, y texto.

Herramienta de recorte: use esta herramienta para cambiar el tamaño de una captura de pantalla.

Herramienta de zoom: le permite acercar o alejar la imagen de una Captura de pantalla.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de lo que factible hacer usando las primeras 7 herramientas del sub menú "Marcar" usando una Captura de Pantalla.

Por último, el sub menú "Archivo" se utiliza para definir la libreta en la cual usted desea guardar la nueva nota creada, así como establecer las etiquetas que utilizará en la nota.

Web Clipper reconocerá las libretas y etiquetas de su cuenta de Evernote. Si por algún motivo no observa una libreta o etiqueta recién creada, sincronice su cuenta de Evernote antes de volver a intentar realizar la captura.

Al sincronizar su cuenta, todas las capturas y notas que haya creado con Web Clipper aparecerán en la libreta que usted indique y estará disponible en todos sus dispositivos. 

Debido a la versatilidad de Web Clipper, mejorará la experiencia de navegar en Internet y será más sencillo guardar todo aquello que es importante para usted.

La herramienta de búsqueda

Si decimos que podemos guardar cualquier cosa en Evernote, es claro que deberíamos estar en capacidad de encontrar todo en Evernote. De lo contrario, ¿de qué nos serviría tener tanto almacenado si después no lo podemos localizar? 

Evernote posee un potente buscador, por lo que es fácil localizar aquello que busquemos. Es capaz de realizar la búsqueda de notas, texto, etiquetas, imágenes y archivos adjuntos. 

Una de las características más importantes del buscador es la capacidad de reconocer palabras dentro de una imagen. Por ejemplo, usted tomó la foto a un volante con un anuncio de un concierto, o a la pizarra de la sala de reuniones, Evernote es capaz de reconocer el texto dentro de esa fotografía. Veremos más a delante las posibles aplicaciones en las que se puede emplear esta función de Evernote.

La siguiente imagen es un caso donde buscamos la palabra aparezca, y Evernote nos devuelve el resultado de las notas donde aparece el término. En el caso de la imagen, resalta en amarillo el término buscado.

Si usted es un usuario Premium o de Negocio (Business), Evernote también realiza búsquedas dentro de documentos adjuntos en formato PDF, documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, ya sean tipo Microsoft Office o  Apple iWorks.

¿Cómo realizar una búsqueda?

Para realizar una búsqueda, vaya a la barra de herramientas e ingrese un término o una frase. Evernote mostrará dentro de los resultados aquellas notas donde se encuentre dicho término. Esto incluye el reconocimiento del texto dentro de las imágenes y, si tiene una cuenta Premium también dentro de los archivos adjuntos.

Note que conforme usted escribe, Evernote despliega una lista de palabras sugeridas con base en términos similares a los que usted está digitando. Si observa algún término sugerido que coincide con lo que usted desea buscar haga clic sobre el término para realizar la búsqueda. De lo contrario, siga escribiendo y presione luego la tecla Enter.

Si con frecuencia se encuentra buscando un mismo término, con Evernote es posible guardar una búsqueda, para ahorrar tiempo y facilitar el proceso. Cuando termine la búsqueda haga clic en la opción "Guardar Búsqueda" y defina un nombre.

La próxima vez que desee repetir dicha búsqueda, posicione el cursor en la barra de búsqueda y verá desplegarse la búsqueda guardada.

Otras formas de búsquedas

En Evernote también es posible hacer búsqueda a través de las etiquetas; por ejemplo, en la barra lateral expanda la lista de etiquetas y haga clic sobre una de las etiquetas. En el panel de notas se mostrarán todas las notas en las que usted ha utilizado dicha etiqueta.

Si escribe el término tag:etiqueta como por ejemplo tag:minutas , Evernote buscará todas las notas en las cuales usted haya utilizado la etiqueta "minutas".

Listas de verificación y los recordatorios

Evernote permite que usted utilice en sus notas listas con casillas de verificación. Una casilla de verificación es un pequeño cuadro donde usted puede marcar un check como una indicación de que algo fue seleccionado o fue completado.

Esta función posibilita que usted haga notas que contengan diferentes tipos de listas: listas de tareas, cosas por comprar, artículos que se requieren para una fiesta, encuestas, exámenes, entre otros.

Un ejemplo de una lista verificación para el ejemplo de una lista para ir de compras al supermercado es la siguiente:

Arroz

Azúcar

Café

Pan

Leche

Como observa, al lado de cada ítem de la lista se agrega una casilla para seleccionarla conforme va completando la lista. Veremos luego las diversas aplicaciones donde esta función es útil pero ya usted puede darse una idea de los posibles usos.

Para insertar una casilla de verificación, abra una nueva nota y en la barra de herramientas encontrará el ícono correspondiente. Evernote permite insertar la casilla en cualquier parte de la nota.

Si ya tiene una lista de viñetas o una lista numérica en la nota, puede añadirle casillas de verificación. Para esto seleccione la lista y luego haga clic en el ícono de la casilla de verificación. Evernote añadirá las casillas junto a las viñetas o los números.

Los recordatorios

En Evernote es posible establecer un recordatorio para cada una de las notas. De esta forma podrá definir una fecha para que Evernote le avise sobre algo que usted desea recordar en la nota, por ejemplo su próxima cita médica, la fecha de la próxima revisión de su vehículo, una llamada a un cliente, entre otros.

Cuando se cumpla la fecha definida, Evernote le enviará un correo electrónico y desplegará una notificación en su teléfono o tableta.

Para crear un recordatorio, abra la nota y haga clic en el botón "Recordar". Seleccione luego el día y la hora en que desea que Evernote le recuerde.

Una vez creado el recordatorio el aspecto del botón cambia y se muestra la fecha que usted definió. Al hacer clic en el botón usted puede marcar el recordatorio como realizado, puede borrarlo o bien, cambiar la fecha del aviso.

Cuando usted abre una libreta, si hubiese notas que contienen recordatorios, verá en la parte superior la lista con el nombre de cada nota y la fecha del recordatorio. Si ya ha marcado un recordatorio como realizado, el título de la nota aparecerá tachado. 

Compartir las libretas y las notas

En Evernote es posible compartir las libretas y las notas con otras personas, sin que sea requisito indispensable que la otra persona tenga una cuenta de Evernote.

Si recordamos, cuando se crea una nota el servicio de Evernote le asigna un hipervínculo  (una dirección web) único, por lo que en realidad cada nota podría ser accedida desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Sin embargo, cada nota es privada a menos de que usted decida compartirla.

Una libreta o una nota pueden compartirse de forma pública o privada. Al compartir una nota de forma pública, cualquiera tendrá acceso a la nota o la libreta si conoce la dirección web correspondiente.

Si la nota es privada, sólo podrán acceder a ella las personas a quienes el propietario de la nota lo autorice.

Compartir una libreta

Para compartir una libreta, vaya a la barra lateral y haga clic derecho sobre la libreta que desea compartir y seleccione la opción "Compartir Libreta". Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá seleccionar entre dos opciones: "Compartir con los demás" y "Crear un enlace público".

La primera opción le permite compartir de forma privada la libreta con las personas que usted designe. Para ello deberá indicar las direcciones de correo electrónico de las personas con que compartirá la libreta y seleccionar luego los permisos que tendrán las personas: sólo ver el contenido de las notas, o también tener permiso para modificarlas. Además podrá añadir un mensaje que acompañe la invitación a la libreta.

La libreta se mantendrá compartida hasta que usted repita el procedimiento pero en vez de escribir la dirección de correo de la persona, borre todas las direcciones con las cuales la libreta fue compartida.

Por otra parte, si desea compartir una libreta de forma pública, deberá seleccionar la opción "Crear enlace público", Evernote abrirá un cuadro donde verá la URL pública que se ha creado.

Usted puede copiar ese enlace para compartirlo con otras personas, por ejemplo desde una página web o en una red social.

El enlace de la nota permanecerá público hasta que usted decida borrarlo.

Compartir una nota

Para compartir una nota, abra la nota y haga clic en el botón "Compartir" de la barra de herramientas de la nota. Se le presentarán 5 formas para compartir:

Enviar por correo electrónico. Si selecciona esta opción, usted enviará por correo electrónico la nota a los destinatarios que desee. El asunto del mensaje será el título de la nota, y también tiene la opción de agregar un mensaje a la nota. El receptor del correo verá como remitente su dirección de correo asociada a su cuenta de Evernote.

Publicar en Facebook: Utilice esta opción si quiere compartir la nota en su muro de Facebook. La nota se convierte en pública y cualquier persona podría acceder a ella.

Publicar en Twitter: Utilice esta opción si quiere compartir la nota con sus seguidores en Twitter. La nota se convierte en pública y cualquier persona podría acceder a ella.

Publicar en LinkedIn: Utilice esta opción si quiere compartir la nota con sus contactos en LinkedIn. La nota se convierte en pública y cualquier persona podría acceder a ella.

Copiar la URL de la nota al portapapeles: en este caso, la URL de la nota se copia a su portapapeles y podrá compartirla con quien usted desea y de la forma que prefiera.  La nota se convierte en pública y cualquier persona podría acceder a ella si conoce la dirección.

Al compartir la nota de forma pública, el ícono del botón “Compartir” se vuelve azul. Para dejar de compartir una nota, primero haga clic en el botón "Compartir" y luego seleccione "Detener uso compartido".

Actualizaciones de sus notas compartidas

Si alguna persona con la que usted compartió una libreta o una nota hace un cambio, usted recibirá una notificación. En la barra de herramientas verá que el botón de "Actividad" se pondrá en color azul y también aparecerá un número que le indicará cuántas notificaciones tiene sin leer. Haga clic en el botón para acceder a las notificaciones.

FORMAS DE UTILIZAR EVERNOTE EN LA VIDA DIARIA

Evernote en el estudio

Uno de los usos más populares de Evernote es para el estudio. En esta sección veremos algunas formas en las cuales Evernote le ayuda a los estudiantes.

1. Grabar el audio de una lección

Si no quiere perderse ningún detalle importante o quiere repasar una lección, grabe en una nota de Evernote el audio completo de una lección. Así podrá escuchar de nuevo la explicación del profesor y repasar algún concepto que no quedó claro. 

Tenga presente que los archivos de audio son muy grandes por lo que consumirán muy rápido su cuota de transferencia de datos mensuales por lo que si desea grabar todas las lecciones es mejor utilizar una cuenta de Evernote Premium.

Para grabar una nota de audio, haga clic en la pestaña del botón de “Nueva nota” y seleccione “Nueva nota de audio”. Si por el contrario ya tiene una nota creada y quiere empezar a grabar el audio, sólo debe hacer clic en el ícono del micrófono en la barra de herramientas.

2. Cuaderno virtual 

En estos tiempos es cada vez más común el uso de tabletas y computadores portátiles en las escuelas y colegios. Si este es su caso, utilice a Evernote como su cuaderno virtual para almacenar sus notas, en lugar de tomar apuntes en diferentes archivos de texto.

Evernote se convierte en un aliado perfecto para los estudiantes para tomar los apuntes de la lección de forma rápida y segura. Debido a la sincronización de Evernote si utiliza una tableta en el aula, podrá consultar sus notas desde su teléfono móvil o la computadora de su casa.  

La sincronización reduce las preocupaciones y dolores de cabeza que significa dañar o perder un cuaderno y con ello todos sus apuntes. La información siempre estará a su disposición.

Los estudiantes están usando Evernote de diversas formas. Basado en ellas, mi recomendación es la siguiente:

Haga una nueva libreta con el nombre de la clase (como Matemática, Idioma, Biología.)

Si prefiere organizar la información con etiquetas, haga una etiqueta con el nombre del curso, por ejemplo #matemática. Use esa etiqueta en todas las notas de que defina para ese curso. Si prefiere, utilice etiquetas anidadas para diferenciar la clase de matemáticas del 2014, de la clase del año 2013.

Haga una nota donde almacene la información de contacto del profesor.

Haga una nueva nota por cada lección recibida y tome los apuntes que considere necesario. 

Si lo desea, tome una fotografía de la pizarra y adjúntela a la nota, así le servirá para entender mejor sus notas cuando las estudie.

Complemente sus apuntes de la lección con información adicional que encuentre en Internet, usando Web Clipper y fusionando los recortes con las notas que tomó durante la lección. 

Adjunte a la nota los documentos o presentaciones que el profesor haga llegar sobre esa lección.

Comparta sus notas con otros compañeros para perfeccionar sus apuntes con base en los de otras personas y así enriquecer el proceso de aprendizaje.

3. Realizar una investigación

Con Evernote y Web Clipper los estudiantes tienen las herramientas necesarias para realizar una investigación para un proyecto o tarea. Con suma facilidad pueden recortar texto o imágenes y guardarlas para usarlas de referencia en su estudio.

Destine una nota para escribir todas aquellas ideas o temas que requiere investigar y abordar en el proyecto.

Use las etiquetas para identificar todas las notas que se refieren a un tema en particular, para que así le sea más fácil encontrar sus apuntes más adelante.

Utilice una libreta compartida para trabajar junto con otros compañeros y compartir el avance de la investigación así como la información que han recopilado de Internet usando Evernote Web Clipper.

De esta forma, sus compañeros pueden hacer correcciones y aportes a su investigación. Si tiene un tutor, también puedes darle acceso a la libreta o a una nota para que él pueda dar su opinión de su trabajo.

Al compartir la libreta, cada uno de los miembros de un equipo puede trabajar desde su casa y conocer el avance de la investigación. Ahorre tiempo y dinero en traslados así como la incomodidad de trabajar en una biblioteca, un parque, restaurante o cafetería. Ya no es necesario que tenga que buscar un sitio para reunirse con sus compañeros.

4. Controlar las actividades de un curso

La mayoría de los profesores suelen entregar el programa del curso al inicio. Usted puede escanear o fotografiar el documento para recordar los temas del curso, la bibliografía recomendada y la forma de evaluación.

Evernote le ayudará a llevar el control de todas las tareas, proyectos y exámenes que debe presentar. Utilice los recordatorios para que Evernote le avise cuando se aproxima la fecha en que debe entregar una tarea o presentar un examen.

5. Registrar las calificaciones recibidas

Siempre sucede que algún profesor dice que no tiene registro de la calificación de una tarea o un proyecto. Si no desea conservar los documentos en papel, Evernote le ayudará a registrar las calificaciones recibidas.

Sólo debe escanear o tomar una fotografía del documento con la nota y le servirá de respaldo en caso de que haya problemas. También es posible crear una tabla donde registre las notas de cada evaluación.

Al consignar en una nota las calificaciones recibidas, será más sencillo conocer su avance y estimar la calificación final de un curso.

6. Ahorre en fotocopias

Los estudiantes siempre tienen un presupuesto limitado y las fotocopias son un rubro que siempre consume mucho dinero. Sin embargo, con Evernote ahorrará dinero pues en lugar de tener que fotocopiar un documento, sólo debe escanearlo o tomarle una fotografía con su teléfono o tableta.

Evernote le dará un extra que no consigue con la fotocopia: la posibilidad de buscar una palabra clave dentro del documento escaneado. Gracias a la función de reconocimiento de texto de la imagen, podrá encontrar una palabra o frase y Evernote le indicará donde está la palabra en el documento escaneado.

7. Evernote para profesores

Cuando estaba en la Universidad tenía un profesor con más de 15 años de impartir el mismo curso y él llegaba con un folder con sus notas para la clase y los ejercicios.

Como podrán imaginar, muchas de las hojas se veían amarillas debido al paso del tiempo. Además del evidente deterioro, el profesor se había expuesto durante tantos años a la pérdida de dichas notas y con ello el trabajo realizado por tanto tiempo.

También todos hemos visto el caso donde el profesor se presenta a impartir una lección y ha olvidado su maletín con las notas de la lección.

Si usted es profesor, Evernote le ayudará a tener siempre consigo todas sus notas, pues es posible tenerlas en formato digital, y accesibles desde cualquier lugar y dispositivo. Así nunca deberá preocuparse por olvidarlas o porque estas se pierdan.

Algunas de las formas en que Evernote le ayudará a hacer más fácil su trabajo es el siguiente:

Lleve el control de las calificaciones de sus estudiantes a través de una nota que contenga una tabla donde anote las calificaciones otorgadas por cada tarea, proyecto o examen.

Utilice una nota por cada uno de sus estudiantes. En ella, anote los datos del estudiante y agregue el archivo con la versión digital de las tareas que el estudiante haya entregado, junto con la calificación obtenida. Además, ingrese cualquier detalle importante del estudiante como por ejemplo, su actitud y su comportamiento en la clase así como cualquier otro elemento que considere relevante dentro de la relación profesor - alumno.

Olvídese del papel: comparta una libreta con sus alumnos la cual contenga el programa del curso así como los apuntes y archivos (presentaciones power point, archivos de texto, PDF) de cada lección, así ellos podrán concentrarse en su explicación sabiendo que tienen acceso al material de la clase.

Información extra: Dentro de la libreta compartida incluya también los enlaces hacia sitios web que podrán ser de utilidad para sus alumnos y cualquier otro material importante o de apoyo para ellos.

Si es tutor de una tesis, no es necesario que sus alumnos impriman los documentos, sino que usando una libreta o nota compartida usted podrá revisar el avance de sus estudiantes e indicar sus observaciones y recomendaciones de forma directa en Evernote. Olvídese de los correos electrónicos.

Evernote en el hogar

Evernote es un gran compañero para facilitar muchas de las tareas del hogar. Deje a un lado el papel y el lápiz, y empiece a usar Evernote para la administración de su hogar y su familia. Algunos usos de Evernote son los siguientes:

1. Llevar un registro de gastos familiares

Muchas personas  acostumbran guardar las facturas o recibos de sus compras o de sus servicios públicos (Agua, teléfono, electricidad) y poco a poco van llenando una o varias cajas de papeles. Evernote le ayuda a mantener registro de todas sus facturas sin necesidad de almacenar los papeles.

Para ello, utilice un escáner o la cámara de su teléfono inteligente o tableta. La imagen de la factura se almacena en una nueva nota en la cual también puede anotar cualquier detalle que le ayude a recordar el motivo de la compra.

Debido a que Evernote es capaz de buscar e identificar el texto dentro de una imagen, le será más fácil localizar la factura de un artículo determinado. Etiquete las notas para facilitar la búsqueda. A fin de no crear una libreta por cada mes, etiquete la nota con el mes y año que corresponde, por ejemplo #diciembre2014.

Al almacenar todas sus facturas en Evernote, podrá llevar el registro de los gastos familiares pues tiene registro de todos los comprobantes de compra con los cuales elaborar análisis posterior en una hoja electrónica.

2. Registro y control del mantenimiento del vehículo

¿Recuerda cuándo fue la última vez que cambio el aceite a su vehículo o el tipo de aceite que usaron? Con Evernote, el registro de mantenimiento de su vehículo es más sencillo.

Utilice una libreta o etiquetas para almacenar y recordar todo lo relacionado con el mantenimiento de su vehículo. Evernote le ayudará a:

Recordar el tipo de aceite usado en su vehículo y la fecha del último cambio.

Registrar las facturas con lo pagado en su mantenimiento, reparaciones o repuestos.

Crear un recordatorio para la cita del próximo mantenimiento en el concesionario de su vehículo.

Llevar un control del consumo de combustible para comparar el rendimiento de su vehículo así como un control de consumo y gasto comparado con el kilometraje recorrido.

Almacenar información relacionada con repuestos, precios y sitios donde adquirirlos. Con Evernote Web Clipper puede guardar información encontrada en Internet.

Anotar los números de parte de los repuestos que requiere, y guardar una fotografía de la pieza requerida a fin de que no tenga que hacer descripciones "ingeniosas" cuando vaya a comprar el reemplazo.

Recordar la información de contacto de su mecánico o del taller del concesionario.

3. Guardar información personal

Almacene en una nota su información personal como por ejemplo:

Copia de su documento de identidad

Copia de su pasaporte

Número de seguro social

Número de sus cuentas bancarias

Números de cliente frecuente, viajero frecuente entre otros.

Información sobre vacunas recibidas.

Para mayor seguridad y tranquilidad, recuerde que es factible encriptar esta información. Si usa una cuenta Premium, esta permite además proteger con contraseña el acceso a las aplicaciones de Evernote de su teléfono o tableta para mayor seguridad.

4. Construir o remodelar su casa

El proceso de construir o remodelar una casa es complejo, requiere de mucho control de la información y de pequeños detalles.

Evernote es ideal para hacer más fácil este importante proyecto en la vida de una persona. Tome en consideración estas sugerencias para que Evernote sea su asistente personal durante la construcción o remodelación.

Defina una nueva Libreta para sus notas sobre la construcción o remodelación.

Recorra Internet y con Evernote Web Clipper puede guardar fotos, páginas y artículos con ideas e inspiración para el diseño y decoración de la casa.

Utilice la cámara de su teléfono para tomar fotos de lugares o ideas que vea en revistas, o cuando camina por su ciudad y los comercios.

Recuerde y tenga a mano los trámites y requisitos que le solicitan diferentes instituciones para otorgarle los permisos y aprobación de la construcción o la remodelación.

Utilice notas para almacenar la información de contacto de la compañía constructora y también la de todos sus proveedores. Si le entregan una tarjeta de presentación, tome una foto y Evernote reconocerá los datos de la tarjeta y creará una nota con la información de su proveedor.

Anote cualquier aspecto que quiera cambiar o discutir con la empresa constructora y utilice las fotografías para ejemplificar su punto. Recuerde que tiene la opción de compartir la nota con su arquitecto o ingeniero por correo electrónico.

Utilice la nota de cada proveedor como una bitácora para registrar cotizaciones recibidas, compras realizadas, documentos como fotografías y diseños, así como cualquier aspecto que necesite recordar.

Agregue a una nota la lista de materiales que requiere comprar y el presupuesto definido. Utilice las casillas de verificación para marcar los artículos comprados. Para facilitar las compras y evitar equivocaciones adjunte en la nota fotografías de los artículos que debe comprar para que luego no tenga problemas.

Lleve el control de las actividades pendientes usando las casillas de verificación.

Registre las facturas de todas las compras y lleve el control de los pagos realizados a sus proveedores.

Haga un diario del avance y compártalo con sus amigos en las redes sociales. Registre con fotografías el avance de la construcción o remodelación.

5. Planificar una mudanza

La programación de una mudanza es una tarea compleja que Evernote le ayuda a hacer más sencilla. Algunos consejos de cómo usar Evernote para la mudanza son los siguientes:

Almacene en una nota el nombre, teléfono y cotización de cada empresa que le podría realizar la mudanza.

Haga una lista de artículos que necesitará comprar para preparar la mudanza, tales como cajas, plásticos, papel, espumas, cinta y cualquier otro artículo.

Previo a la mudanza, escriba la información sobre las dimensiones de los artículos más grandes y así verificar en su nueva casa que no tendrá problema para introducirlos o ubicarlos. Nada peor que un sillón que no pasa por una puerta.

Enumere las cajas de la mudanza y haga una nota por cada caja donde consigne los artículos que contiene. Luego, con el buscador de Evernote le será más sencillo identificar en cuál caja está un artículo en especial.

Si prefiere, haga a mano la lista de lo que contiene cada caja y pegue la hoja en la caja. Use la cámara de su teléfono para tomar una foto de la lista. La imagen se almacenará en una nueva nota y usted podrá usar el buscador de Evernote para localizar en cuál caja está un artículo. Recuerde que el servicio de Evernote es capaz de reconocer texto en una imagen, así que reconocerá el artículo de la lista.

Tome fotos del contenido de cada caja y agréguela a cada nota como evidencia del contenido.

Utilice los recordatorios para no olvidar aspectos importantes como contactar a la empresa de seguros para realizar el cambio de la póliza a la nueva casa; además para recordar la cancelación de los servicios públicos (agua, electricidad, teléfono e Internet) así como la solicitud de la instalación de esos servicios en la nueva casa.

Comparta con sus familiares y amigos una nota con la nueva dirección de su casa, incluyendo el mapa e indicaciones de cómo llegar.

6. Información de sus computadoras y redes

Las computadoras manejan gran cantidad de software, cada uno con su respectiva licencia o código de activación. Para evitar perder los códigos de activación de sus programas escríbalos en una nota; o bien, tome una foto de la etiqueta del código de cada uno y así quedarán almacenados en su cuenta y disponibles para usted siempre y en todo lugar.

También use Evernote para recordar las contraseñas de su red inalámbrica, tanto la contraseña de la red inalámbrica así como la contraseña del router. ¿Cuántas veces nos ha pasado que olvidamos la clave del router y no podemos hacer un cambio en la red?

Del mismo modo anote las contraseñas de páginas que visita con frecuencia, las de su correo electrónico y cualquier otra contraseña importante. Vivimos en un mundo donde todo requiere usuario y contraseñas, y los sitios manejan estándares para contraseñas con diferentes formatos. Anótelas en Evernote y encríptelas para mayor seguridad.

7.  Compartir información con su pareja

Evernote le permite compartir información con su pareja para que estén mejor informados y mantengan una buena comunicación. Algunas notas que pueden compartir son:

La lista de compras de supermercado de forma que ambos pueden añadir artículos en el momento que lo recuerden.

Ideas para la remodelación de su casa.

Tareas escolares de los hijos y la información de contacto de profesores y de la escuela.

Cuentas bancarias.

Recibos de servicios públicos.

Ideas y lugares para vacaciones.

Tareas, invitados, cosas para comprar para un evento.

Recetas.

Información de restaurantes.

Al compartir las notas, cualquiera de los dos puede editarlas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los cambios quedarán sincronizados por lo que no habrá problemas para ver siempre la información correcta y actualizada.

8. Lista de regalos

Utilice Evernote para tener una nota donde agregue ideas de cosas que desea que le regalen o bien, que desea regalar a un familiar o amigo.

Complemente la lista con datos sobre lugares y sitios web donde los venden así como el precio de cada tienda. Con Evernote Web Clipper es fácil agregar la información de un producto visto en Internet y recordar el enlace donde lo encontró.

Comparta con otros esta lista y para ellos será más fácil escoger un regalo tomando como referencia su lista de deseos.

9. Ideas románticas

Sorprenda a su pareja con un regalo, un detalle o unas vacaciones. Tenga una nota con una lista de ideas románticas para utilizar en el futuro.

Si usted es de los que pone atención a su pareja, Evernote le ayudará a recordar a todas esas pistas que la otra persona le da cuando conversan.

Cuando su pareja mencione algo que le gusta, ya sea ropa, un restaurante, un producto, en espectáculo, entre otras, escríbalo en una nota lo antes posible (actúe con discreción). Anote cualquier detalle adicional que ella haya mencionado como por ejemplo las tiendas donde ha visto el producto. Si tiene oportunidad, tome una foto del producto para que no tenga dudas al momento de comprarlo.

De esta manera, a lo largo del tiempo construirá una nota llena de ideas y artículos con las cuales sorprender y agradar a su pareja, con la ventaja de que de previo usted sabe que le gustarán.

Evernote para los pasatiempos

1. Su recetario de cocina

Evernote funciona como un perfecto libro de cocina. Utilice una libreta para almacenar todas aquellas recetas que ha preparado o que le gustaría probar.

Si es de las personas que busca recetas en Internet, utilice Web Clipper para almacenar todas las recetas que encuentre. Cuando las prepare, anote los ajustes que hizo a la receta para que tenga la receta actualizada y personalizada según su gusto.

Las etiquetas le servirán para clasificar las recetas por tipo; por ejemplo, recetas de carnes, pollo, mariscos, pastas o postres. Si gusta, cuando termine de preparar una receta no olvide tomar una fotografía del plato, para que la adjunte a la nota de la receta.

Comparta la libreta o una receta con su pareja, su familia o amigos para que ellos también puedan hacerlas.

Evernote también posee una aplicación independiente para recetas llamada "Evernote Food", la cual se encuentra en la dirección web http://evernote.com/intl/es/food/ .

Evernote Food tiene un repositorio de recetas que obtiene de varios sitios web especializados. Usted puede guardar esas recetas, y quedarán disponibles en la sección “Mi recetario”. Puede usarlo para consultar nuevas recetas o para almacenar sus recetas favoritas.

Evernote Food se sincroniza con su cuenta de Evernote por lo que sólo es necesario indicar la libreta de Evernote donde están las recetas para que Evernote Food muestre las recetas que usted ha almacenado, y pueda guardar nuevas recetas.

Evernote Food también está integrado con Foursquare para que explore restaurantes cercanos a su ubicación.

2. Llevar un diario personal

Muchas personas tienen la costumbre de llevar un diario personal. Evernote es la solución perfecta para llevar un registro de nuestra vida diaria. Utilice una libreta para el diario y agregue una nota para escribir lo relevante de cada día que acaba, así como las sensaciones que le dejó.

Aproveche que Evernote cuenta con aplicaciones para varios dispositivos móviles y escriba su diario en cualquier momento. Escriba algún detalle interesante, una experiencia vivida o un pensamiento cuando sucedan, así no los olvidará cuando se siente a escribir al final del día.

Agregue fotografías a sus notas; o bien, alguna otra cosa que encuentre en Internet y que le sea relevante para la entrada del diario usando Web Clipper.

Utilice las etiquetas para categorizar cada nota según el tema y le sea más sencillo encontrarlas en el futuro, o para agrupar notas por temas o palabras claves.

3. Para los amantes del cine

Si usted es un aficionado al cine, es posible que tenga una lista de películas que le gustaría ver. Utilice una nota en Evernote para anotar todas las películas desea ver. Las casillas de verificación le servirán para marcar las películas conforme las ve.

Evernote también le servirá para llevar registro de sus películas favoritas. Emplee una nota por cada película y anote por ejemplo una reseña de la misma, describa los personajes, la impresión que le dejó, los actores y el director. En la nota es posible añadir imágenes de la película así como el enlace a los avances (trailers) de las películas.

Use las etiquetas para identificar las películas por género, por actor, director, país, entre otras posibles categorías.

Si tiene una colección de películas en DVD o Blu-Ray escriba el nombre de cada una de sus películas en una nota. Comparta esta nota con sus amigos para que ellos también conozcan las películas que usted tiene y pueda intercambiarlas con ellos.

4. Para los amantes de la lectura

Evernote puede ser el compañero ideal para los amantes de los libros. Similar al caso de los cinéfilos, en Evernote haga una lista de libros por leer, así como un histórico de libros leídos. Agrupe los libros por género, autor o temática aprovechando las etiquetas en Evernote.

Algunas personas llevan un registro de los libros leídos por año. Utilice una nota de Evernote para hacerlo de forma sencilla anotando el nombre del libro y las fechas de inicio y final de cada uno. Agregue una reseña y comentarios de los libros que va leyendo. Anote sus impresiones, los personajes, así como frases que quiera recordar.

También hay quienes acostumbran tomar notas al lado de las páginas de un libro para usarlas como referencia de estudio, para una investigación, o para plasmar un pensamiento que surgió en el momento de la lectura.

En vez de rayar las páginas use Evernote y haga una nueva nota por cada libro que inicie.  Incluya anotaciones y pensamientos conforme va leyendo e indique el número de la página del libro donde está el contenido comentado. Incluso podría tomar una fotografía o escanear la página, así será más sencillo relacionar la anotación con el texto del libro.

Por otra parte, Evernote le ayudará a encontrar información dentro de su biblioteca aprovechando la funcionalidad de reconocimiento de texto dentro de las imágenes. Puede tomar una fotografía de la portada del libro y del índice. Con el buscador le será más simple ubicar un libro que trate sobre un tema particular. La búsqueda será más sencilla si acompaña cada nota con una etiqueta.

Por último hay un uso poco común de Evernote, pero este podría ayudarlo si tiene muchos libros y quisiera tener toda su biblioteca ordenada y bajo total control. Si usted tiene una biblioteca bastante grande tome una fotografía de cada estante de forma que sea sencillo leer el título del libro en el lomo del mismo.

En una nueva nota agregue la fotografía y nombre la nota con el número del estante, por ejemplo "Biblioteca sección A1", o " Biblioteca inferior derecho". Cuando desee ubicar un libro en su biblioteca pero no recuerda donde se encuentra, utilice Evernote para localizarlo.

La función de reconocimiento de texto en imágenes resaltará el nombre del libro en la nota correspondiente. Si los libros son muchos, podría escribir el nombre de cada libro y usar las etiquetas para identificar los libros de cada sección. Así sabrá en cuál estante está su libro.

Si combina esta última función con el escaneo de los índices de un libro, podrá ubicar todos los libros de un mismo tema dentro de una biblioteca. Puede parecer una tarea tediosa pero le será más sencillo lograr construir este catálogo digital si hace el escaneo del índice cada vez que compra un nuevo libro.

5. Coleccionistas

Los coleccionistas también pueden usar Evernote para tener un control de inventario de todos los artículos que posee. Por ejemplo, haga una libreta exclusiva para su colección y añada una nota con la lista de artículos que conforman su inventario.

Si lo prefiere, también puede crear una nota por cada artículo de su colección, incluyendo una fotografía que lo describa e identifique. Anote la fecha en que agregó el artículo a su colección, dónde lo adquirió, cuánto pagó por él en caso de que lo haya comprado, así como el lugar o persona de donde lo obtuvo.

En otra nota ponga una lista con artículos que le gustaría agregar a su colección pero aún no ha logrado adquirir. Si utiliza Evernote Web Clipper para buscar artículos en Internet, use los hipervínculos para enlazar la lista de deseos con las notas capturadas con los artículos para su colección.

Anote también la información de contacto de otros coleccionistas con los cuales ha hecho intercambios o podría hacerlo más adelante. Utilice las etiquetas para clasificarlos por categorías o países, tipos de artículos, entre otros.

6. Jardinería

El cuidado de plantas y los viveros caseros es de los pasatiempos más gustados por las personas. ¿Pero tiene usted un verdadero control de su jardín o vivero? Convierta a Evernote en su asistente de jardinería de la siguiente manera:

Almacene en una nota la información detallada de todas sus plantas: nombre científico, origen, variedades, formas de cultivo, entre otros.

Haga una nueva nota por cada una de sus plantas, registre la fecha en que sembró una planta y los cuidados que debe seguir.

Tenga un control de las fechas en que usó un fertilizante o abonó sus plantas. Utilice los recordatorios de Evernote para que no olvide cuando debe aplicar estos productos de nuevo.

Apóyese en Evernote Web Clipper para almacenar los enlaces de páginas web que le podrían dar más información sobre sus plantas así como del cuidado de un vivero. Así, podrá guardar en Evernote las mejores técnicas para cuidar sus plantas, las recomendaciones para su siembra y cuidados.

Haga una nota donde almacene una lista de productos recomendados así como variedades de semillas, sus proveedores y precios.

Registre en una nota el control de la poda de una planta o árbol.

Utilice una nota como bitácora para registrar su experiencia con cada una de sus plantas, el control de crecimientos de una planta y las técnicas que le han dado mejores resultados.

Guarde fotografías de plantas, variedades, flores entre otros.

7. Escribir un blog

Usted puede gestionar su blog desde Evernote. Por ejemplo para mi blog www.consejeroweb.com, hice una Libreta en la cual tengo una nota donde voy anotando todas las ideas para nuevos temas. Debido a que puedo utilizar Evernote en varios dispositivos, siempre tengo acceso a esta nota para escribir las ideas cuando estas llegan.

Además, uso Evernote Web Clipper para capturar nuevas ideas o para la investigación de ciertos temas cuando estoy redactando una nueva publicación. También me sirve para guardar publicaciones relacionadas con el mundo de los blogs, links e información de plugins para Wordpress, entre otras.

También tengo una libreta de "Borradores" donde almaceno el borrador de todas mis publicaciones. Cuando el borrador está listo, solo debo copiar el contenido de la nota hacia el administrador de Wordpress.

Al momento de publicar el contenido en el blog, traslado la nota a una libreta de "Post Publicados". De esta forma tengo un respaldo en Evernote de todas mis publicaciones.

Evernote para eventos

No importa si su evento es una fiesta grande con muchos invitados o una pequeña reunión con amigos o familiares. Evernote le ayudará de varias formas.

1. Preparar una fiesta

¿Listo para su próxima fiesta? Una fiesta familiar o con amigos requiere de algo de preparación según sea el tamaño de la fiesta y la cantidad de invitados. La fiesta puede tener diferentes matices y razones y cada una con requerimientos diferentes.

Sin importar el motivo o temática de la fiesta, Evernote le facilitará la preparación para que no olvide ningún detalle. Un ejemplo de organización de una fiesta usando Evernote es el siguiente:

Haga una libreta para la fiesta o bien organice la información con etiquetas.

En una nota escriba el nombre de los posibles invitados. Si requiere acomodarlos por mesas, use una tabla de forma que le sea más sencillo ubicarlos y ordenarlos. Use esta nota para ir depurando la lista de invitados.

Agregue una casilla de verificación junto al nombre del invitado para indicar las personas que le confirman la asistencia.

Escriba en una nota la lista de artículos que requiere comprar para la fiesta. Use las casillas de verificación para marcar los artículos conforme los va comprando.

Anote los datos de los posibles proveedores; si tiene una tarjeta de negocios de alguno de ellos puede escanearla para que Evernote reconozca la información y cree la nueva nota.

Si utiliza Internet para obtener ideas sobre decoración, opciones de comida o proveedores, use Evernote Web Clipper para guardar la información dentro de la libreta.

Si es una fiesta pequeña y los invitados van a colaborar y aportar lo necesario para la fiesta, comparta con sus amigos o familiares la lista de artículos que se requieren y así cada uno podrá indicar aquello que va a llevar.

Escanee o tome una fotografía de las facturas de las compras para que sea más fácil recordar y determinar el monto gastado en la fiesta y compartir los gastos con otros.

Como recuerdo, en una nota final podría describir la fiesta y todo lo sucedido. Agregue fotografías y comparta la historia con sus familiares y amigos en las redes sociales.

2. Planificar una boda

Por experiencia propia puedo asegurar que preparar una boda es una tarea compleja. Implica muchos detalles que deben considerarse y recordarse. Son muchas las ideas y las sugerencias que uno recibe, como también es amplia la información que debe analizar y guardar. Preparar una boda es una tarea que se disfruta pero es extenuante.

En situaciones de tanta presión la memoria tiende a fallar y hacer que olvidemos cosas importantes. Evernote se presenta como un cerebro auxiliar que le ayudará a recordar hasta el más mínimo detalle. Puede proceder de la siguiente manera:

Haga una libreta para la boda y compártala con su pareja y con su organizador de la boda.

En una nota escriba el nombre de los invitados. Use una tabla de forma que le sea más sencillo ubicarlos y ordenarlos según la ubicación de las mesas.

Agregue una casilla de verificación junto al nombre del invitado para indicar las personas que le confirman la asistencia.

Disponga una nota para escribir todos los consejos y sugerencias que reciba de sus conocidos. Muchos ya han pasado por la experiencia y están dispuestos a ayudarlo.  Estos consejos le servirán en el momento de tomar decisiones.

Escriba en una nota la lista de tareas que debe hacer. Use las casillas de verificación para marcar las tareas conforme las va finalizando.

Anote los datos de los posibles proveedores; si tiene una tarjeta de negocios de alguno de ellos puede escanearla para que Evernote reconozca la información y cree la nueva nota.

Si utiliza Internet para obtener ideas sobre decoración, flores, música, opciones de comida y demás proveedores, use Evernote Web Clipper para guardar la información dentro de la libreta.

Escanee o tome una fotografía de las facturas de las compras para que sea más fácil recordar y determinar el monto gastado en la fiesta.

Almacene los contratos firmados con los proveedores y anote las fechas en que debe pagarles.

Utilice los recordatorios para no olvidar fechas de pago o reuniones con sus proveedores.

Haga una nota cada vez que se reúna con un proveedor o con su organizador de la boda, para que tenga presente todos los datos que deba analizar, consultar o decidir, y anote también lo conversado y las tareas pendientes.

Use Evernote para recordar las cosas que no tienen relación con su boda. El concentrarse tanto en la organización de este evento puede hacerlo olvidar otras cosas importantes para usted.

Recuerde usar etiquetas para organizar la información. De esta forma le será más sencillo encontrar lo que busca.

3. Preparar la llegada de un bebé

Un bebé es una alegría en la vida de una familia. Desde el momento que se conoce el embarazo hasta el día del nacimiento se requiere mucha organización y recordar datos muy importantes.

Existen diferentes maneras de usar Evernote para hacer más sencillo todo este proceso y preparar adecuadamente la llegada del bebé. Mi recomendación es la siguiente:

Haga una nueva libreta para organizar todas las notas relacionadas con el nacimiento de su bebé.

En una nota, levante una lista con las cosas que debe comprar para el bebé: ropa, juguetes, la cuna, entre otros. Use las casillas de verificación para señalar lo que ya ha comprado.

Utilice Evernote Web Clipper para guardar páginas con información que desee recordar como el proceso del embarazo, cuidados del bebé y cualquier información que le sirva para aprender sobre esta nueva etapa.

También guarde en una o varias notas fotografías que le inspiren para la decoración de la habitación del bebé.

En una nueva nota escriba la información de contacto del médico que atenderá el embarazo, y las fechas de sus citas de control.

Utilice los recordatorios para que Evernote le avise sobre la fecha de una nueva cita con el médico.

En una nota escriba todas las preguntas que necesita consultar con su médico en la próxima cita. Aproveche la disponibilidad de Evernote en cualquier dispositivo, para escribir su duda en el momento justo que la piensa.

Durante la visita al médico anote la información importante que reciba de él, así como todas las indicaciones que debe seguir.

Escriba los nombres de los medicamentos y la frecuencia con que debe tomarlos. Tome una foto o escanee la receta médica y así la tendrá consigo en todo momento y no le volverá a suceder que llega a la farmacia y no sabe cuál de las 2 versiones del medicamento es la que requiere.

Haga una lista de cosas que debe cargar en la pequeña valija que llevará consigo para el día del parto.

Utilice Evernote para planificar el té de canastilla. Entre otras cosas anote los invitados, el menú, los proveedores así como el lugar donde lo realizará. Siga las instrucciones que vimos para la preparación de eventos con Evernote.

Si gusta lleve un diario de su embarazo, para que luego recuerde los sentimientos y todo lo sucedido durante esta etapa de la vida.

Anote el nombre y la información de contacto de posibles pediatras.

Evernote para la salud

Evernote es una herramienta que le ayudará a llevar un control de su salud y a lograr sus objetivos de mejoramiento de su estado físico. Algunas formas para usar Evernote para la salud son los siguientes:

1. Plan de entrenamiento físico

Todos en algún momento nos planteamos empezar a hacer ejercicio, en especial como propósito de inicio de año. Si usted quiere iniciar un plan de entrenamiento físico o si ya tiene uno, puede usar Evernote como asistente personal de la siguiente manera:

Almacene en una libreta las diferentes rutinas de ejercicio que tiene que seguir. Así tendrá consigo notas con los ejercicios que debe realizar, la cantidad de repeticiones, el peso que debe emplear, el tiempo y las instrucciones para ejecutar un ejercicio. Al almacenar las rutinas, tendrá un repositorio de ejercicios, y podrá volver a alguna de ellas cuando quiera.

Lleve un registro de sus medidas para tener un control de la evolución del peso, porcentaje de grasa, índice de masa corporal, entre otros indicadores importantes.

Almacene rutinas de ejercicio, imágenes y direcciones web que encuentre en Internet. Use Evernote Web Clipper para ello.

En una nota almacene sus récords personales: el mejor tiempo que ha hecho en una competencia deportiva, la mayor distancia recorrida, entre otras.

Almacene los mapas y rutas de sus próximas carreras oficiales o de entrenamiento. Cuando complete la carrera, anote el tiempo empleado, los kilómetros recorridos, las calorías consumidas y cualquier otro detalle que sirva para registrar su evolución o para análisis estadístico. Comparta la nota con sus compañeros de equipo y entrenamiento para que todos vean la información de su próxima carrera o entrenamiento.

Anote todo lo que debe llevar para su competencia, así no olvidará aquello que es importante para competir de forma adecuada.

Escriba en una nota sus metas y el tiempo en que quiere lograrlas. Conforme vaya trabajando en ellas anote su evolución y sus sensaciones o experiencias. Use Evernote como una bitácora.

Si usted es entrenador personal, haga una nota por cada cliente y registre todas las rutinas que le ha asignado a una persona. Lleve control de las medidas del cliente y registre su evolución y los resultados obtenidos.

2. Dietas

Si desea iniciar una dieta para mejorar su peso Evernote le ayudará a tener siempre presente la información que requiere. Utilice Evernote para:

Anotar el plan semanal o mensual de comidas. Escriba las porciones que debe consumir por día de un tipo de alimentos.

Almacene diferentes recetas que le ayudarán a cumplir con su dieta. En Internet existen muchos sitios con recetas, utilice Evernote Web Clipper o Evernote Food para almacenar aquellas recetas que le gustaría probar. Así no se aburrirá de comer siempre lo mismo.

Etiquete las recetas por tipo o familias de alimentos para que sea más sencillo encontrarlas.

Registre los alimentos que come día a día, esto le servirá en su próxima cita con su nutricionista.

Use la cámara de su teléfono móvil para registrar la información nutricional de un alimento.

Lleve control de los resultados obtenidos en una nota. Así podrá consultar su evolución en el tiempo en un registro histórico.

Anote cualquier duda que tenga y que deba consultar con su nutricionista. Durante la cita no olvide escribir los consejos más importantes que recibe.

3. Control de los medicamentos

Evernote puede ser un ayudante para el control de sus medicamentos. Utilice las notas de Evernote para:

Anotar el nombre, la dosis y la frecuencia de un medicamento.

Tomar una fotografía de la etiqueta del medicamento, para evitar confusiones la próxima vez que visite una farmacia para comprarlo de nuevo.

Registrar las fechas de vencimiento de sus medicamentos. En ocasiones la etiqueta se rompe, mancha o la fecha se borra. Si anota estos datos en Evernote estará seguro si un medicamento todavía puede usarse.

Anotar las reacciones provocadas por el medicamento. Utilice esta nota durante la consulta con el doctor en caso de problemas o dudas.

Escanear las recetas médicas para tenerlas siempre consigo y consultarlas desde cualquier dispositivo.

4. Información sobre vacunas

Utilice Evernote para anotar y recordar todas las vacunas que haya recibido. Incluya en una nota el nombre de la vacuna, la fecha en que la recibió y la fecha en que debe volver a aplicarla, en aquellos casos que sea necesario. También puede tomar una fotografía de su carnet de vacunas y así tener el registro aún si pierde el carnet.

5. Chequeo médico

Sabemos que es recomendable la realización de exámenes médicos periódicos para saber si estamos bien de salud o detectar a tiempo posibles problemas.

No obstante, la mayoría dejamos pasar mucho tiempo, tanto que olvidamos la fecha de la última vez que hicimos una visita al doctor o nos realizamos un examen.

Algunos consejos para utilizar Evernote para los chequeos médicos son:

Cada vez que visite a su doctor, odontólogo, oftalmólogo y demás especialistas registre en una nota la fecha.

Use etiquetas para diferenciar las notas de sus diferentes médicos. Hágalo por especialidad o por tipo de dolencia.

En una nota escriba la información de contacto de sus doctores y de los laboratorios médicos donde se realiza exámenes.

Escanee o tome fotos a los resultados de sus exámenes médicos. Así los podrá consultar en cualquier momento y podrá mostrarlos al doctor aún si los olvida en casa cuando debió llevarlos a la consulta.

Registre en una nota los valores cada vez que haga las mediciones de datos importantes como la presión arterial o de la glucosa en la sangre. De esta forma irá construyendo un historial y una bitácora.

En una nota escriba las preguntas relacionadas con sus dolencias o de los resultados de exámenes. Utilice la nota la próxima vez que visite a su doctor.

Apunte las indicaciones y recomendaciones que le suministre su médico.

6. Evernote para doctores

Si usted es doctor, adopte Evernote para llevar el expediente médico de sus pacientes y para almacenar información de interés para usted.

Depender de su computadora para almacenar y revisar la información de sus pacientes es riesgoso e inconveniente. Las consultas de los pacientes se pueden dan en cualquier momento, y no siempre estará frente a su computadora. Con Evernote será más fácil tener acceso a la información en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Siga los siguientes consejos para aprovechar Evernote como expediente médico:

Cree una libreta para almacenar las notas de sus pacientes.

Haga una nota que sirva de plantilla cada vez que reciba un paciente nuevo. En ella defina campos para la información personal de su paciente: nombre, edad, dirección, teléfono, peso, altura, entre otros.

Cuando atienda a nuevo un paciente, copie la plantilla y guárdela en una nota nueva con el nombre del paciente. La nota le servirá como expediente de la persona. En cada visita escriba en la parte superior de la nota la fecha de la consulta, los síntomas indicados por el paciente, y el tratamiento sugerido. No olvide anotar los nombres de los medicamentos y las dosis que recomendó.

Utilice los recordatorios para recibir notificaciones que le ayuden a dar seguimiento a sus pacientes.

Las etiquetas le ayudarán a clasificar los pacientes por tipo de enfermedad o dolencia, así como por tipo de tratamiento o medicamento. Por ejemplo podría usar la etiqueta #corazón para todos los pacientes con dolencias cardíacas.

Las etiquetas le servirán también para revisar los diferentes tratamientos que ha utilizado o para consulta y referencia de casos similares. Así recordará los tratamientos que han dado mejores resultados.

Utilice Evernote Web Clipper para recordar y almacenar artículos de interés que encuentre en Internet y que le serán útiles cuando un paciente le consulte sobre un tema. De esta forma tendrá una biblioteca de artículos en su cuenta de Evernote, siempre disponibles para su consulta.

Si usa Evernote Web Clipper para leer artículos de interés, utilice la función de “Artículo simplificado” al momento de capturar. La lectura será más sencilla y placentera al eliminar las distracciones de las páginas web tales como animaciones, banners y anuncios.

Almacene información sobre medicamentos, sus beneficios, sus efectos y contraindicaciones, así no olvidará ningún detalle al momento de prescribirlos.

Evernote para vacacionar

Planificar unas vacaciones siempre requiere de mucho trabajo. Antes de que Internet se volviera popular, para planear unas vacaciones uno visitaba a una agencia de viajes y ellos se encargaban de los boletos de avión y el hotel.

Al mismo tiempo si quería recomendaciones de lugares por visitar solicitaba información al agente de viajes; o bien, se apoyaba en sugerencia de amigos.

Hoy en día gracias a Internet esto ha cambiado y uno puede planificar y diseñar sus propias vacaciones desde una computadora e incluso hacer visitas virtuales a la mayoría de hoteles y destinos turísticos de interés.

Pero si antes el problema era la falta de información, hoy el problema es todo lo contrario: hay demasiada información disponible y decidir entre las opciones se ha vuelto más complicado. Es aquí donde Evernote empieza a ser una herramienta muy valiosa para nuestras vacaciones.

Algunas formas de utilizar Evernote para ayudarlo a planear las vacaciones son las siguientes:

1. Organizar la información

Al iniciar la preparación de unas vacaciones lo primero que debería hacer es crear una nueva carpeta con el nombre del lugar a conocer. Por ejemplo “Nueva York”. De esta forma podrá incluir todas las notas de sus vacaciones en una única libreta y le será más sencillo localizar la información.

Utilice también las etiquetas en sus notas para organizar todo lo referente a sus vacaciones. Como mínimo debería usar etiquetas para la ciudad, hoteles, restaurantes, atracciones, tiendas y vuelos.

2. Listado de atracciones

En una nota elabore una lista con los posibles lugares a visitar. Haga también una nota por cada sitio donde incluya la información general del lugar, agregue fotografías y direcciones y todo aquello que no quiera perderse. Aproveche Evernote Web Clipper y capture de Internet la información de todos estos lugares.

Almacene también enlaces hacia páginas web donde pueda obtener información sobre la historia del lugar, la importancia cultural o por qué merece ser visitado. Infórmese y aprenda para que cuando llegue al sitio conozca tanto del lugar como si fuera un guía turístico.

En otra nota escriba también los lugares donde podría ir a comer. Investigue y anote sobre la gastronomía de la ciudad, los platillos tradicionales y aquellos que le gustaría probar y prepárese para disfrutar de nuevos sabores.

Si va de compras, no olvide investigar y guardar la información de los lugares que quisiera visitar y las tiendas más populares. Anote las direcciones y formas de llegar a las tiendas y centros comerciales.

3. Selección de hotel

Utilice Evernote Web Clipper para recolectar información de posibles hoteles. Dado que Web Clipper crea una nota por cada recorte, usted puede tener una nota por cada hotel. Luego, incluya en cada nota información de los precios de las habitaciones, las características de las habitaciones y los servicios disponibles.

No olvide las direcciones y números de teléfono. En caso necesario fusione las notas con datos del mismo hotel en una sola nota; o bien, use una etiqueta para identificar todas las notas con información de cada hotel.

Si ha recolectado mucha información, en una nota adicional puede tener una tabla comparativa de los hoteles, sus precios y facilidades, para que su decisión sea más fácil.

Una vez seleccionado el hotel, vaya a Google Maps y escriba la dirección del hotel y almacene una captura de pantalla. Genere las rutas desde el aeropuerto hasta el hotel, así como las rutas desde su hotel hacia los lugares que va a visitar y guarde la información en una nota por cada sitio que visitará.

Cuando tenga la reservación del hotel y los boletos, reenvíe los correos con cada confirmación a su dirección de Evernote y asegúrese incluir en el asunto el nombre de la libreta y etiquete las notas como #boletos y #hotel. De esta forma tendrá a mano los números de vuelo, el itinerario y los datos de su hotel.

4. Elaborar el itinerario

Una vez que ha decidido los lugares a visitar, elabore el itinerario de viaje donde incluya las actividades que realizará cada día de su viaje. Aproveche la función de hipervínculos y haga enlaces entre notas para ir a la información recolectada de cada sitio o atracción turística, en especial las direcciones y mapas para saber cómo llegar.

Aparte de las atracciones y sitios que decidió visitar, anote otras actividades extra en caso de que tenga tiempo libre o bien, que por alguna razón no pueda visitar algún lugar que tenía pensado ir.

Si utiliza la herramienta de Evernote Skitch, podrá hacer anotaciones en las imágenes de los mapas para marcar los lugares que visitará así como cualquier otro punto de interés.

Por último, almacene en una nota el mapa del servicio de metro de la ciudad y la información de los servicios de transporte público. Incluya números de teléfono de taxis.

5. Preparar el equipaje

Haga una lista donde incluya todos los artículos que debe llevar consigo. Utilice las casillas de verificación para que revise y marque los artículos conforme los ingresa en su equipaje y así, no olvidará nada.

Debido a que sus notas están siempre sincronizadas, agregue artículos en el momento que lo recuerda usando cualquiera de sus dispositivos. Así no tendrá el disgusto de olvidar algo que había pensado llevar.

6. Reducir riesgos

Utilice su teléfono o tableta para tomar una fotografía a su pasaporte y demás documentos de identificación. La copia le servirá en caso de que pierda los documentos durante el viaje.

Algunos países tienen regulaciones de entrada. Si el país que visita requiere visa o permisos especiales, en una nota apunte todos los requisitos que debe presentar y la información sobre el trámite a seguir.

Si va a visitar a un familiar o amigo, use una nota para escribir la dirección así como los números de teléfono de contacto de ellos. En caso de emergencia esta información es indispensable.

También es importante que en una nota agregue los datos de los medicamentos que suele tomar, en caso de que requiera comprar alguno durante sus vacaciones.

7. Diario del viaje

Durante el viaje use Evernote para crear un diario donde agregue fotografías y escriba las sensaciones, los sentimientos y todo lo que vivió cada día y en cada lugar que visitó. Hacer un diario le ayudará a recordar mejor cada detalle de su viaje. 

8. Compartir su viaje

Si ha creado un diario de tu viaje, ¡comparta los detalles con sus amigos y familiares! Haga que ellos sigan su recorrido y conozcan sus experiencias. Utilice alguna de las formas para compartir y ¡logre que todos den "me gusta" a sus historias!

Evernote le servirá para compartir su itinerario con otros, en especial si tiene a un familiar o amigo en la ciudad que visita. Así sabrán la fecha y hora de su llegada y las actividades que usted tiene planeado llevar a cabo.

9. Registro de gastos

Con Evernote le será más sencillo hacer el recuento de todos los gastos en que incurrió durante sus vacaciones una vez que regrese a casa.

Durante el viaje, utilice la cámara de su teléfono para tomar fotografías a las facturas o recibos de todos los pagos que realizó y olvídese de cargar con papeles durante todo el recorrido. Utilice las etiquetas apropiadas para agrupar los gastos de sus vacaciones.

10. Aproveche Evernote Premium

Si no está seguro de contar con acceso a Internet durante el viaje, es mejor que adquiera el servicio de Evernote Premium por lo menos durante el tiempo en que estará de viaje.

Con el servicio Premium, usted descargará una copia de su libreta en sus dispositivos para poder consultar sus notas aún sin conexión a Internet. Si hace cambios en las notas, o agrega nuevos elementos, los cambios serán sincronizados la próxima vez que usted se logre conectar a Internet.

Recuerde que no siempre será posible tener acceso a Internet, en especial si usted visitará zonas al aire libre. Incluso, en algunos hoteles es necesario pagar una cuota para tener conexión.

Evernote Premium lo libera a usted de la preocupación de buscar una conexión a Internet para consultar su información.

Evernote para compras

La mayoría de personas disfrutan ir de compras. Salvo para aquellos que se definen como compradores compulsivos, es difícil tomar una decisión en un mundo de tantas opciones de productos.

Internet también ha incrementado las opciones de compras convirtiéndose en un nuevo centro comercial virtual.

Evernote puede ayudarlo de diferentes maneras para facilitar el proceso de compra de los artículos o productos que necesite. En esta sección veremos algunas formas en las que Evernote le será útil.

1. Compras en el supermercado

Las compras en el supermercado son cosa de casi todas las semanas. Cada vez que tenemos que visitar un supermercado hacemos una lista de cosas que debemos adquirir. Los de mejor memoria llevan su lista en la mente, pero para el resto siempre anotamos las cosas que debemos comprar en un pequeño papel, el cual en ocasiones olvidamos en la casa o en la oficina y eso nos causa varios problemas.

Evernote le ayuda con sus compras en el supermercado de varias maneras, algunas ideas para que empiece a usarlo son las siguientes:

Haga una nueva nota donde escriba las cosas que debe comprar. Aproveche la sincronización de Evernote para anotar todo aquello que recuerde, sin importar si lo hace desde el teléfono o desde una computadora en su casa u oficina.

Por cada ítem, use una casilla de verificación de manera que cuando esté en el supermercado marque los artículos conforme los agrega al carrito de compras.

¿Le ha sucedido que llega al supermercado y no recuerda cuál versión de un producto fue el que le encargaron comprar o cuál tamaño? Conforme haga la lista tome fotografías de los productos o sus etiquetas, para que cuando llegue al supermercado sepa cuál producto es el que debe comprar.

Si le gusta comparar precios, anote el precio con el que compró el producto la última vez. De esta forma tendrá forma de comparar las diferencias de precios entre diferentes supermercados, o saber si el producto ha cambiado el precio.

Comparta la nota con el resto de su núcleo familiar, para que ellos tengan la opción de agregar elementos a la lista de compras.

Tome una fotografía de un producto nuevo que le gustaría mostrarle a otra persona o adquirir más adelante.

Escaneé o tome una foto de la factura, para que luego la use para comparar precios o para llevar el control de gastos familiar y personal.

2. Lista de deseos

Utilice una nota de Evernote para anotar todos aquellos productos y artículos que desearía comprar. Anote el nombre del producto, el precio, agregue una imagen, y el local comercial donde lo vio o donde podría adquirirlo.

Si encuentra artículos de su interés en Internet, utilice Evernote Web Clipper para guardar la página completa, o bien el link de los artículos. Agregue a la nota de Web Clipper cualquier información o comentario adicional que desee y use una etiqueta apropiada.

Si durante la elaboración de una lista de deseos ha generado varias notas adicionales sobre un mismo producto, puede fusionar varias notas para tener sólo una. Para ello desde el panel de Lista de notas marque las notas a fusionar. Haga clic derecho sobre una de ellas y seleccione "Fusionar Notas".

Comparta con sus amigos o familiares esta nota para que ellos tengan ideas sobre artículos que podrían regalarle.

Destine una nota para que ellos escriban sugerencias de lugares donde comprar los productos de su lista,  sus opiniones y sus experiencias sobre un producto y cualquier otra información que le ayude a usted a tomar una mejor decisión.

3. Comparación de precios

¿Le ha pasado que no recuerda el precio que le dieron del mismo producto en otro lugar?

Para evitar esta situación, cuando visite un local comercial anote el precio del artículo y el lugar donde lo venden.

En una nueva nota, haga una tabla con los diferentes precios que ha visto para el mismo artículo. De esta forma le resultará más fácil analizar sus opciones y decidir dónde comprar el producto.

¿Tiene duda sobre los precios? Comparta la nota con sus amigos por correo o en redes sociales y pídales la opinión sobre las cotizaciones que ha recibido. Ellos podrán asesorarlo e indicarle si los precios son los mejores, o sugerirle una nueva opción.

4. Cupones de descuento

¿Es aficionado a los cupones de descuento? Almacene todos los cupones o los códigos de descuento en Evernote. Así los tendrá siempre disponibles con usted. Si usa una cuenta Premium, los podrá consultar aún sin una conexión a Internet. Use una etiqueta como #cupón para que facilite la búsqueda de los mismos.

Si no es requisito que usted entregue el cupón sino que sólo se ocupa el código, tome una foto al cupón y deséchelo. De esta forma evita cargar con papeles que llenan su billetera o bolso. Recuerde que el buscador de Evernote es capaz de reconocer el texto en las fotografías así que le será sencillo encontrar el cupón en el momento que lo requiera.

5. Compra de artículos escolares

La entrada a clases de sus hijos siempre implica la compra de artículos escolares. Tome una foto de la lista de artículos que necesita comprar para que quede almacenada en una nota en su cuenta de Evernote.

Si acostumbra hacer una investigación previa de precios, recuerde que Evernote le ayudará para anotar los precios y compararlos. De esta forma podrá decidir donde le resulta mejor comprar algunos artículos.

Comparta la lista con su pareja, para que así ambos sepan lo que falta por comprar y lo que han comprado. Compartir la nota también les ayuda a que ambos anoten los precios de los artículos conforme vayan investigando en locales comerciales.

Por último, almacene en Evernote las facturas de todas las compras realizadas, y analizar más adelante el monto total gastado en la compra de los útiles escolares.

6. Garantías

No pierda los documentos de garantía de sus compras. Utilice un escáner para digitalizar los documentos e incluirlos dentro de una nota; o bien, use la cámara de su teléfono inteligente para tomar una foto y que Evernote de forma automática cree la nota.

Recuerde etiquetar la nota para facilitar encontrarlas. Puede usar una etiqueta genérica como por ejemplo #garantía y otra con el nombre o tipo de artículo.

Con Evernote no tendrá que almacenar papeles en su casa. Tampoco tendrá el problema de no saber dónde están. Asimismo será más fácil saber si un artículo aún tiene garantía, sin necesidad de buscar el documento por toda su casa.

Evernote en la oficina

Evernote le facilita las labores en su oficina de varias formas. Lo ideal sería que contratara una cuenta de Evernote Business; sin embargo, puede resolver diferentes necesidades con cuentas gratuitas o premium de Evernote.

Algunas formas de utilizar Evernote en la oficina son las siguientes:

1. Información de activos

Todas las empresas tienen activos que utilizan para la producción de sus bienes o servicios y es común que se utilicen bases de datos para ordenar y gestionar estos activos.

Casi todas las empresas asignan un número identificador a cada activo y se asocia a una persona encargada de su custodia. Evernote puede hacer que esta gestión sea más sencilla.

En vez de tener que construir, implementar (y pagar) por un complicado software o base de datos, utilice Evernote para controlar cuáles son sus activos y quién está encargado de su custodia. Cuenta con dos formas de proceder:

Crear una nota por empleado y anotar el o los activos que tiene a su nombre. Utilice una etiqueta por tipo de activo o por el nombre del activo. Si gusta puede añadir una fotografía del artículo así como la nota firmada por el empleado con la aceptación del activo.

Crear una nota por activo y anotar el nombre de la persona que lo tiene bajo su custodia. Utilice una etiqueta por tipo de activo o por el nombre del activo. También para este caso puede adjuntar una fotografía del artículo así como la nota firmada por el empleado con la aceptación del activo.

Si se decide por la segunda opción recuerde que Evernote permite hasta 100 000 notas, por lo cual si su empresa es muy grande y tiene muchos activos, podría convertirse en un problema.

2. Compartir las políticas y procedimientos empresariales

Conforme van creciendo, las empresas van generando políticas y procedimientos que rigen sus operaciones diarias. Muchas de estas políticas terminan almacenadas en un archivero o encima del escritorio de alguna persona.

Evernote nos ayuda a almacenar estas políticas y ponerlas a disposición de los usuarios que usted considere conveniente. Así, no será necesario gastar dinero y papel en la impresión de las políticas y su posterior distribución. Con Evernote, estarán siempre disponibles y resguardadas.

Genere una libreta llamada "Políticas y procedimientos empresariales" y almacene en ella una nota por cada política aprobada. Escanee documentos antiguos que están sólo disponibles en papel y con el buscador de Evernote será posible encontrar términos dentro de las imágenes gracias al sistema de reconocimiento de texto.

Si la política está en un archivo tipo Word o PDF puede adjuntarlo a la nota. Con Evernote Premium o Business es posible realizar búsquedas incluso dentro de este tipo de archivos, por lo cual será más sencillo encontrar aquello que busca.

3. Manuales de capacitación

Es posible que su empresa tenga manuales de capacitación de muchos sistemas, equipos y software, así como manuales de operación y mantenimiento de máquinas y otros dispositivos.

Con Evernote, almacene todos los manuales en una libreta y compártala con todos los interesados para que cualquier persona los consulte. Esto facilita sus operaciones y reduce el tiempo de atención de problemas ya que en caso de dudas, las personas saben a dónde acudir para localizar un manual.

Al tener los manuales en el servicio de Evernote, ahorra espacio y papel. Las personas no tendrán que cargar consigo pesados volúmenes o libros de los manuales. Usar Evernote le permitirá tener los manuales resguardados y disponibles aún en caso de desastre, lo que contribuye a reducir los riesgos de perder información.

4. Archivo de cartas de trabajo

Las cartas y documentos oficiales de una empresa, tanto internas como externas, deben almacenarse con el fin de conservar un archivo histórico de la compañía. Inclusive, para algunas empresas el resguardo de la documentación es una obligación legal.

La mayoría de empresas recurren a un archivo físico, con cajas, almacenes, archiveros, entre otros. Todo esto implica consumo de recursos físicos, personales y económicos.

Evernote le ofrece la oportunidad de archivar y resguardar todos los documentos de su empresa. Para ello solo requiere un escáner para digitalizarlos y convertirlos en una nota de Evernote.  Si ya trabaja con cartas en digital, sólo debe agregar el archivo como un adjunto a la nota.

Utilice etiquetas para localizar con facilidad las notas o su contenido. La capacidad de Evernote de reconocer texto dentro de una imagen facilitará localizar un documento. El proceso será mucho más rápido que buscar el documento dentro de cajas en un archivo.

5. Redacción de historias periodísticas

Si usted es periodista Evernote debería ser una de sus herramientas favoritas.

Utilice Evernote para almacenar el audio de las entrevistas que realice, de forma que no pierda detalle de lo conversado. El audio estará disponible desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Así no tiene que sufrir en caso de que olvide o pierda su grabadora.

Durante el proceso de investigación de una noticia, Evernote Web Clipper le ayudará para que resulte más sencillo recordar páginas, documentos y links que encuentre en Internet con información que le ayudará en la elaboración de su reportaje.

Usted puede redactar sus notas en cualquier lugar y en cualquier momento. No espere a llegar a su computadora para empezar a escribir, sino que anote todo lo que ve, escucha y piensa en el mismo lugar de los hechos.

La facilidad de poder anotar los pensamientos, ideas o comentarios cuando suceden y en el lugar que suceden, le ayudará a recordar detalles para dar mayor profundidad a sus reportajes o publicaciones.

6. Registro de ideas

Las ideas aparecen en cualquier momento. Sin embargo, no siempre es viable para una empresa implementarlas de forma inmediata.

Utilice notas en Evernote para almacenar en una libreta todas aquellas ideas para proyectos, empresas, negocios u oportunidades de mejora. Comparta la libreta con todos sus colaboradores para que así todas las personas propongan nuevas ideas en esta libreta.

Debido a que la libreta está disponible para todos, las personas tendrán la oportunidad de enviar comentarios a las ideas, proponer formas de llevarlas a la práctica, anexar información que ayude a hacerlas crecer y en general, ayudar para hacer realidad las ideas y se favorezca la toma de decisiones oportunas y correctas.

Cada vez que se realice una actualización en alguna nota de la libreta, las personas que tienen acceso a la libreta recibirán una notificación y el botón de “Actividad” se tornará azul. De esta forma, todos pueden darse cuenta de los cambios y aportar más información.

7. Control de proveedores

Hace un tiempo visité un restaurante de comida china y para mi sorpresa, el dueño del restaurante tenía la pared llena de papeles con los nombres y números de teléfono de sus proveedores.

El dueño del restaurante debería usar Evernote para almacenar el nombre y número de teléfono de sus proveedores. Más que una libreta de direcciones, debería usarla para un control completo de todo lo relacionado con las compras y aprovisionamiento de bienes.

Si yo fuera el dueño de ese restaurante usaría Evernote para el control de los proveedores del restaurante de la siguiente manera:

Crearía una libreta por cada proveedor y las colocaría en una pila de libretas.

En cada libreta tendría una nota con la información de contacto del proveedor y los servicios o productos que ofrece. Un papel se puede perder o dañar, en Evernote su información está segura y disponible siempre.

Usaría una nota como bitácora de registro de todas las transacciones y negocios establecidos con el proveedor. Incluiría fechas, conversaciones, pedidos así como experiencias positivas y negativas que he tenido con él.

Usaría un escáner o la cámara de mi teléfono para digitalizar todas las facturas recibidas así como los pagos que haya realizado. De esta forma almaceno en formato digital toda esta información que me servirá para el control de gastos y la elaboración de la declaración de impuestos. La información podría servirme para futuras compras y tener a mano los montos pagados por bienes o servicios similares y determinar si una cotización es razonable en comparación con compras anteriores.

En cada nota emplearía etiquetas para identificar algunos servicios de los proveedores, de forma que sea más fácil ubicar a los proveedores que puedan ofrecerme algún producto en especial.

Llevaría en una nota el historial de compras por producto, para que facilite el proceso de estimación de cantidades de insumos que se requieren. Será más sencillo anticipar las compras si de previo conozco el promedio de consumo.

Evernote le puede ayudar a tener siempre disponible la información de sus proveedores y registrar todas las transacciones sin necesidad de invertir en complicados sistemas informáticos o tener que almacenar información de forma física.

Asimismo, el dueño del restaurante podría tener otra libreta con notas con todas las recetas de su menú.

También podría agregar recetas vistas en Internet o en libros de cocina y que podría intentar agregar en el menú más adelante.

8. Registro y control del mantenimiento de la flotilla vehicular

Si su empresa tiene una flotilla de vehículos, Evernote le ayudará a controlar el uso de los vehículos y el mantenimiento de los mismos.

Por ejemplo, utilice una nota por vehículo para registrar su uso. Cada día, escriba el nombre de la persona que lo utilizó y los kilómetros recorridos.

Cuando deba cargar combustible, anote la cantidad de kilómetros recorridos desde la última carga, la cantidad de litros consumidos y el monto pagado. De esta forma tendrá un control del gasto de combustible y la información le servirá para detectar si hay consumos o gastos fuera de lo normal que ameriten un análisis, o la revisión del vehículo.

En la nota de cada vehículo, registre la fecha de la última revisión mecánica y los trabajos realizados. Agregue la fecha de la próxima revisión en el taller y utilice los recordatorios para que Evernote le avise en el momento en que deba volver al taller. Antes de cada revisión mecánica, use una nota para recordar cualquier detalle que deba ser revisado.

En caso de que requiera un repuesto, anote el número de parte, la descripción del producto, agregue fotografías y los lugares donde podría adquirirlos. Use Evernote Web Clipper para recortar información en Internet sobre los repuestos.

No olvide digitalizar las facturas del taller, del combustible y los repuestos para un mejor control de los gastos por vehículo y de la flotilla en general.

9. Reuniones

Para este momento, debería ser obvio el valor que tiene Evernote para sus reuniones. Con Evernote usted puede preparar, dirigir y documentar una reunión sin tener que usar papeles o múltiples archivos o correos electrónicos.

Yo tengo una plantilla con la nota que uso para todas mis reuniones, donde ya están definidas varias secciones como son:

Título de la reunión

Fecha y Hora

Ubicación

Invitados

Asistentes

Objetivo / Propósito de la reunión

Acuerdos de la reunión

Notas

Previo a la reunión, genero una copia de la nota y la envío a los invitados con la información y la agenda de la reunión. En la nota se incluye cualquier archivo que es necesario discutir o que debe ser analizado por los invitados de forma previa.

Durante la reunión utilizo la misma nota para ir escribiendo los acuerdos así como cualquier otra información relevante que se discute. Si se usa una pizarra, tomo una fotografía de la misma y la adjunto a la nota para que no se pierda ningún detalle.

Por otra parte, podría usar la función de grabación de audio para registrar toda la conversación. Si usa una cuenta gratuita tenga presente que cuando usted edita la nota, ésta se sincroniza completa en Evernote y consume parte de la cuota de datos del mes, por lo cual, si graba el audio de todas sus reuniones podría consumir su cuota de forma rápida.

Al finalizar la reunión la minuta está lista para ser enviada, por lo que Evernote me ha ayudado a optimizar mi tiempo. Ya no tengo necesidad de volver a mi escritorio a transcribir los apuntes a un documento de texto o en un correo electrónico.

Con Evernote, los asistentes a la reunión tendrán siempre disponibles las minutas y los archivos de las reuniones, y las pueden acceder desde sus teléfonos o tabletas; ya no dependen de su cliente de correo electrónico.

Las personas no siempre tienen acceso a su cliente de correo para consultar información, o el correo de la minuta de la reunión se pierde dentro cientos de otros correos, o por error se borra. Ahora las minutas están siempre disponibles en Evernote.

10. Almacenar tarjetas de contacto

En el mundo empresarial es común el intercambio de tarjetas de presentaciones, en especial durante eventos como conferencias, reuniones con proveedores y similares.

Es posible que usted almacene las tarjetas de presentación que recibe de colegas, proveedores, clientes y demás personas que conocen.

Con Evernote ahora ahorrará espacio en su escritorio y no será necesario almacenar las tarjetas de presentación, y tendrá con usted la información de sus contactos en todo momento sin tener que cargar todas las tarjetas consigo.

Las aplicaciones de Evernote para iPhone y iPad cuentan con un modo de "Tarjeta de visita" dentro de la opción de crear una nota con la cámara. Este modo le permite tomar una fotografía de una tarjeta de presentación para agregar la información de una persona a nuestra cuenta de Evernote.

De esta manera podrá creará un directorio de contactos a partir de las tarjetas que recibe de otras personas.

Al tomar la fotografía, el servicio de Evernote detecta de forma automática los datos de la tarjeta: el nombre de la persona, el número de teléfono y fax, la dirección de correo electrónico.

Si decide conectar su cuenta de Evernote con su perfil en la red LinkedIn, Evernote importará de esa red más información de la persona que le entregó la tarjeta.

11. Evernote como un CRM Básico

Un CRM (Costumer Relationship Manager por sus siglas en inglés) es un sistema para la administración de las relaciones de una empresa con sus clientes. Las empresas usan un CRM para almacenar y gestionar la información de los clientes y como apoyo durante la venta, mercadeo y postventa.

En el mercado existen diversas soluciones informáticas de CRM como Salesforce, Oracle, Sugar CRM, Microsoft Dynamics CRM, Zoho, entre otras. Salvo opciones de código abierto, casi todas las soluciones son de pago.

Además son soluciones que requieren infraestructura de TI como servidores, redes y personal capacitado para su administración y suelen ser sistemas complejos de instalar y operar.

Para una empresa pequeña, estas soluciones son muy complicadas y costosas. Evernote puede ser usado como un CRM básico. No tiene opciones o funciones de una solución de CRM profesional, pero es una alternativa que brinda cierto grado de control sobre los clientes y los procesos de venta y postventa.

Hay varias formas de implementar un CRM básico con Evernote, en Youtube encontrará algunos videos al respecto. Sin embargo, para efectos de este libro voy a hacer un ejemplo simple.

Supongamos que usted es un fotógrafo y estuvo como expositor en un evento de fotografía donde conoció varias personas. Algunas se interesaron en sus servicios y le dieron sus datos. Podría usar Evernote de la siguiente manera:

Defina las siguientes libretas y agréguelas en una pila con el nombre CRM:

Contactos

Prospectos

Clientes

Defina las siguientes etiquetas:

#frio

#caliente

#llamada 1

#llamada 2

#llamada 3

#mensajedevoz

#email

#reunionprogramada

#darseguimiento

#contratofirmado

#enespera

#revelado

#fotosentregadas

Toda persona que no esté en su CRM entrará a la libreta de Contacto o de Prospecto. Un contacto es una persona que le entregó sus datos, el prospecto sería una persona que mostró interés en sus servicios y desea más información. Imaginemos que usted conoció a Lucía, quien desea hacer unas fotos para su bebé y quiere conocer más información de sus servicios.

Usted ingresa la información de Lucía en una nueva nota dentro de la carpeta "Prospectos". Anote el nombre, el teléfono, la dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que ella le pudo haber dado.

Conforme vaya trabajando con Lucía utilice la nota para registrar toda actividad que tiene con ella, lo que conversó, las notas de la reunión, los correos y archivos enviados. De esta forma tiene registro de todo lo que ha sucedido.

Le recomiendo que escriba lo más reciente en la parte superior de la nota, para que con sólo abrirla lea lo último que acordó o conversó con la persona.

Las etiquetas le servirán para indicar el estado actual del cliente. Por ejemplo, si luego de una llamada el cliente no muestra interés y que desea esperar un tiempo, lo puede etiquetar como #frío y usar también la etiqueta #darseguimiento.

Las etiquetas de #llamada le sirven para indicar si hizo una llamada y no le contestaron, así como la cantidad de llamadas realizadas. Si dejó un mensaje de voz utilice la etiqueta correspondiente.

Emplee el resto de las etiquetas conforme la relación avanza. En la barra lateral izquierda, use la sección de etiquetas para buscar a todos los clientes que se encuentran en el mismo estado. Por ejemplo, haciendo clic en la etiqueta #reunionprogramada podrá ver todos los clientes con los cuales tiene una reunión agendada.

En la nota agregue también copia del contrato que firme. Aproveche los recordatorios para que una alarma le recuerde sus compromisos con el cliente, así como las fechas para dar seguimiento a la relación. Una vez que la persona firma el contrato, se convierte en un cliente y puede mover la nota a la libreta "Clientes".

El sistema explicado es sencillo, pero le permite tener mayor orden en la gestión de sus clientes sin necesidad de adquirir un complejo software. Todo lo puede manejar usando las etiquetas.

12. Limpie su buzón de correo electrónico

Si a usted no le gusta tener cientos o miles de correos electrónicos almacenados, sólo por si algún día los necesita, entonces es posible que borra la mayoría de correos y sólo se deja aquellos más importantes.

Con Evernote usted podrá hacer una limpieza más profunda de su buzón de correo. Reenvíe aquellos correos que considera importantes a la dirección de correo electrónico que Evernote le proporcionó cuando creó su cuenta.

Según lo vimos en el capítulo de “Trabajando con notas” usted puede indicar en cuál libreta almacenar el correo y las etiquetas que desea usar, para que sea más fácil ubicarlos cuando los necesite. Por ejemplo, podría crear una libreta de “Correos importantes” donde almacene estos correos.

13. Scripts de programación

Los programadores de software y aplicaciones suelen repetir segmentos de código en varios de sus proyectos.

En otras ocasiones encuentran en libros o en Internet respuestas a problemas que enfrentan al tratar de programar alguna función, y el código sugerido lo guardan en algún documento de forma que lo puedan tener de referencia para el futuro.

Utilice Evernote para almacenar scripts, segmentos de código, tips de programación, ejemplos de solución de problemas, entre otros. Haga una libreta donde tenga todas estas notas y etiquételas de forma apropiada, por solución, lenguaje de programación o aplicación donde la usó.

Comparta con otros colegas su libreta o algunas notas para que todos aprovechen esta información en los proyectos en los cuales trabajan.

14. Bitácora de eventos

Las empresas que brindan soporte técnico a sus productos pueden usar Evernote como una bitácora donde registren los incidentes presentados. Para ello haga dos libretas:

Incidencias abiertas

Incidencias cerradas

En la libreta de incidencias abiertas incluya una nueva nota cada vez que se presenta un reporte de incidente por parte del cliente. Incluya la información del cliente y una descripción detallada del cliente. Aplique etiquetas basadas en categorías según el tipo de incidente.

Conforme se atiende el incidente describa los trabajos realizados, los nombres de las personas que atendieron el problema e incluya fotografías, gráficos, archivos y cualquier otro documento que sirvió de apoyo en la atención de la incidencia.

Así tendrá una bitácora que puede ser consultada para evaluar el desempeño de su empresa en la resolución de los problemas de los clientes, y le servirá de respaldo en caso de quejas.

Una vez resuelto el problema mueva la nota a la libreta de Incidencias cerradas y asegúrese de que se describa con amplitud la forma en que el problema fue resuelto, pues servirá de referencia cuando se presente un incidente similar en el futuro.

Comparta esta libreta con su equipo de soporte técnico para que todos tengan acceso a esta información que será útil para posteriores casos.

15. Escribir las publicaciones de su página web o blog

Evernote le ayudará en la administración de la página web o blog de su empresa. Siga las mismas instrucciones descritas en el la sección de “Evernote para pasatiempos”.

Comparta la libreta con los editores de la empresa o con aquellos que deban darle el visto bueno al contenido que se publica en el sitio web. Así reduce el uso del correo electrónico.

16. Tablero de anuncios

Si tiene Evernote Business, use una Libreta compartida con todas las personas de su empresa. Publique en esta libreta los anuncios de interés para los colaboradores. Por ejemplo puede anunciar nuevas contrataciones, proyectos conseguidos, cumpleaños, premios obtenidos, próximos eventos laborales y sociales, entre otros.

También podría permitir a sus compañeros que publiquen la compra y venta de varios productos tales como propiedades, casas y vehículos.

Evernote para proyectos

Según el Project Management Institute (PMI), un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La dirección de un proyecto implica coordinar una serie de actividades valiéndose de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas.

Sin entrar en detalles sobre el estándar de administración de proyectos de PMI, es posible usar Evernote para gestionar un proyecto en todos los cinco grupos de procesos y las nueve áreas de conocimiento.

Para la gestión de proyectos en Evernote lo ideal sería que utilice una cuenta de Evernote Business, sin embargo las recomendaciones aquí descritas también pueden ser aplicadas empleando una cuenta gratuita de Evernote.

Con este fin, es necesario definir al menos tres libretas y que se agrupen en una pila de libretas con el nombre de nuestro proyecto. Las tres libretas corresponden a las tres grandes fases de un proyecto:

Planificación del proyecto

Ejecución del proyecto

Cierre del proyecto

Si lo prefiere, recuerde que también es factible organizar la información utilizando etiquetas, ya que también pueden ser anidadas. De esta forma no tendrá la limitación de la cantidad de libretas permitidas en una cuenta.

1. Planificación del proyecto

La fase de planificación es la primera de las fases de un proyecto. En esta fase definimos el alcance del proyecto; es decir, los objetivos que deseamos lograr al final del proyecto, las actividades que tenemos que realizar para alcanzarlos, el costo aproximado del proyecto y se estima la duración. 

En la libreta de Planificación del proyecto genere notas para:

El documento de inicio del proyecto. Describa aquí el objetivo general del proyecto, defina el alcance del proyecto, las restricciones y las exclusiones. Incluya también el nombre del director del proyecto y de las personas que conformarán el equipo de trabajo.

Identificación de involucrados: En Evernote puede generar una libreta para almacenar  la información de contacto de cada persona con influencia positiva o negativa en el proyecto: nombre, teléfono, dirección de correo, lugar de trabajo. Anote también la forma en que esa persona influye en el proyecto y la estrategia que usted seguirá para lograr o mantener el apoyo de esa persona. Escriba cualquier conversación, correo o llamada que haya tenido con cada persona, de manera que la misma nota se convierte en una bitácora donde se registra la relación con cada involucrado. De esta forma le será más fácil retomar un contacto al recordar qué fue lo último que acordaron y conversaron, así como repasar todo el proceso. Aproveche las etiquetas para identificar los involucrados que apoyan o adversan su proyecto. Si logra el apoyo de alguien que era un potencial "#adversario", cambie la etiqueta a una como "#apoyo".

El plan de proyecto, que es el documento guía que contiene toda la información sobre el proyecto a partir toda la planificación. 

Evernote será de ayuda durante las entrevistas para la recopilación de los requisitos o levantamiento de expectativas de los involucrados del proyecto. Utilice Evernote para tomar las notas de las reuniones y levantar las minutas. Ayúdese en la función de grabación de audio para registrar toda la conversación y así no olvidar ningún detalle. Use la cámara de su teléfono para tomar fotografías si utilizan una pizarra para anotaciones y explicaciones.

En una nota escriba todas las tareas que deben ejecutarse durante el proyecto. Utilice una tabla y una lista de verificación para que más adelante marque cada tarea conforme se complete. En la tabla agregue columnas para definir el responsable de la tarea, el tiempo estimado para cada tarea, el presupuesto y una breve descripción por tarea.

Esta nota le servirá para elaborar el cronograma del proyecto en un programa como Microsoft Project o similar. Una vez que el cronograma esté listo, adjúntelo como un archivo dentro de la nota. 

Por otra parte, Evernote también le ayudará en la gestión de riesgos de un proyecto. Haga una nota por cada uno de los riesgos identificados y describa en ella el riesgo, la probabilidad de ocurrencia, su impacto y cuál es el evento que podría provocar que el riesgo se materialice. En cada nota agregue el responsable de cada riesgo y la estrategia a seguir en caso de que el riesgo se presente. 

Si el riesgo se materializa, la misma nota sirve para detallar la forma en que este se presentó y cada una de las acciones que implementó. La nota se convierte entonces en una bitácora y quedará de referencia para futuros proyectos y accesible a cualquier persona con la que usted la comparta.

2. Ejecución del proyecto

La ejecución es la fase donde se realizan las actividades que fueron definidas durante la planificación. Durante esta fase utilice Evernote para controlar y darle seguimiento al proyecto. Algunas ideas de cómo usar Evernote son:

Reuniones de seguimiento: Cuando prepare una reunión de seguimiento genere una nueva nota con la agenda del día y adjunte cualquier archivo que vaya a ser discutido en la reunión o sirva de información previa para los participantes.  Durante la reunión puede grabar el audio, tomar fotografías de notas en la pizarra. Usar Evernote para tomar notas le permite tener lista la minuta cuando termina la reunión y ahorrar el tiempo que antes usaba para trascribir los apuntes a un procesador de texto, con las ventajas como tener el audio, las fotos y los documentos discutidos dentro de la misma nota. Además, los participantes tendrán acceso a la minuta de forma inmediata y en todos sus dispositivos luego de la sincronización. 

Informes de avance: Una vez que comenzó la ejecución del proyecto, utilice Evernote para elaborar los informes de avance. Los miembros del equipo de proyecto pueden colaborar en la escritura del informe, cada uno desde su propio dispositivo. Luego comparta la nota con el resto de sus compañeros o los involucrados para que todos consulten los informes desde cualquier lugar y momento.

Base de conocimiento de lecciones aprendidas: En todo proyecto aprendemos cosas nuevas, formas diferentes de hacer las cosas, aprendemos qué funciona bien y qué no salió como lo habíamos planeado. Utilice una libreta para registrar en notas todas las lecciones aprendidas. La próxima vez que realice un proyecto, esta nota le servirá para recordar aquellas cosas que debería mejorar y las cosas que debería repetir para mejorar sus proyectos.

Registro de incidentes: En caso de incidentes o problemas, regístrelos en una nota de forma que tenga documentado lo sucedido y las acciones que se tomaron ante el incidente. Comparta la nota con otras personas que tienen capacidad para ayudarlo a resolver el incidente; o bien, para que sepan cómo fue resuelto en caso de que vuelva a suceder.

Control de cambios: Durante la ejecución del proyecto es importante que usted revise, apruebe y gestione todas las solicitudes de cambio que surjan. En Evernote genere y comparta una nota con la plantilla de solicitud de un cambio. Si se solicita un cambio, la nueva nota se basa en la plantilla y podrá almacenarla en una libreta de "Cambios en Estudio". Si la solicitud de cambio se aprueba, la nota se mueve a una libreta llamada "Cambios aprobados"; si por el contrario la solicitud se rechaza, la podría mover a una libreta de "Cambios descartados". Si prefiere, evite usar tantas libretas, y en su lugar utilice etiquetas con estos tres nombres las cuales se asignarán a la nota según el estado de cada solicitud. La nota con la solicitud podría almacenar cualquier archivo que ayude a justificar y analizar el cambio, así como las anotaciones y comentarios sobre cómo fue que se tomó una decisión.

Control de proveedores: Genere una nota por cada proveedor e incluya la información de contacto que considere relevante. Registre las solicitudes de compra, las facturas, y utilice la nota a modo de bitácora para almacenar cualquier interacción entre su proyecto y el proveedor.

Seguimiento a involucrados: En esta etapa es común tener que administrar la relación con los involucrados. Utilice las notas que había creado en la fase de iniciación para darle seguimiento a las reuniones, conversaciones y demás información relevante que le ayude a mantener una buena relación con todos los involucrados.

Control de las adquisiciones: Durante la ejecución del proyecto se realizan las adquisiciones o compras de insumos, productos o servicios necesarios para la implementación del proyecto. Almacene las facturas de las compras en Evernote y así no tendrá que guardar papeles, evitará problemas en caso de que se extravíen y estarán disponibles para ser consultados por cualquiera para futuros proyectos,  como información de referencia para estimar el costo de un nuevo proyecto.

Distribuir la información ya sea mediante correo electrónico o dando acceso a una libreta compartida.

3. Cierre del proyecto

El cierre de todo proyecto debe quedar documentado. Esto implica que en una nota podemos tener el informe de cierre formal del proyecto y la nota con la transferencia de los entregables del proyecto o fases terminados, por ejemplo a un departamento que lo opere o el departamento de ventas.

Genere una tabla de contenido con enlaces a las diferentes notas del proyecto, tales como el plan de proyecto, los informes de costo del proyecto, la gestión de involucrados , riesgos y la base de lecciones aprendidas, entre otros. 

Almacene también cualquier contrato con el cliente, las notas de aceptación y recepción del proyecto entre otros. Toda la libreta y sus notas se convierten en información histórica para su uso en proyectos futuros.

Conclusión

He sido usuario de Evernote desde el año 2008 y reconozco que al inicio parece difícil de entender el potencial que este servicio tiene. No es sino hasta cuando uno empieza a utilizarlo con frecuencia que empieza a comprender lo valioso que resulta.

Como vimos en los primeros capítulos, es bastante sencillo aprender a utilizar Evernote, pero sólo la práctica y el uso constante del servicio le ayudarán a dominarlo.

Evernote puede ser utilizado de diversas maneras y para diferentes tareas. En este pequeño libro he querido compilar algunas de las formas más populares  y conocidas en que las personas están usando esta maravillosa aplicación para hacer más fácil sus vidas.

Mi consejo es que comience a utilizarlo poco a poco. Tal y como sucede con los libros de recetas de cocina, en este libro encontrará una guía, pero no significa que es la mejor o la única manera en que Evernote puede ser usado.

Sólo usted con el uso frecuente es quien podrá encontrar la mejor forma para organizar su información y emplearlo de la forma más apropiada según sus necesidades particulares.

¡Anímese! Haga una cuenta en Evernote, descargue la aplicación en todas sus computadoras y comience a utilizarlo.

Acerca del autor

Javier Sánchez nació en San José, Costa Rica en el año 1980. Es ingeniero electrónico y desde el 2003 ha trabajado en el sector de telecomunicaciones, siguiendo de cerca la evolución de la Internet y la forma en que las personas y empresas están logrando éxito y ampliando su alcance  sueños a través de la tecnología y las diferentes herramientas que hoy en día están a disposición de todos.

Cuenta también con una Maestría en Telemática y una Maestría en Administración de Proyectos. Luego de su última maestría comenzó a interesarse más por los temas relacionados con emprendimientos, negocios y mercadeo digital.

En su página web www.consejeroweb.com comparte con los visitantes, en especial emprendedores, lo que ha aprendido sobre Internet y los negocios que en ella se hacen, brindando consejos, historias, herramientas y libros para ayudarlos a crecer.