Una obra rompedora que estimula la autoreflexión sobre todos los aspectos de la propia vida y que, al mismo tiempo, da la oportunidad de convertirla en una vida más aprovechada y también perfectamente orientada a lo que es realmente relevante para llevarnos a nuestros objetivos.

Konstantin Eckes,

director general de Lindt & Sprüngli España S.A.

Un buen compendio de propuestas realistas, prácticas y eficaces que Gustavo Piera, empresario, ingeniero, marino, entrenador de personas y sabio, nos estructura para que podamos mejorar nuestras propias vidas y las de las personas que nos rodean, consiguiendo hacer realidad nuestros objetivos personales y profesionales, convirtiendo las intenciones en acciones alineadas,... mientras vamos acumulando buenos momentos.

Oriol Juncadella, director de FGC Operadora

(Ferrocarrils de la Generalitat de Catalunya)

Tiempo es vida. Lo más precioso y lo único que con seguridad no podemos comprar, es el tiempo. Lo saben bien aquellos que han sufrido una enfermedad grave y se han enfrentado a la posibilidad de vivir a contrareloj el tiempo que quedara. ¿Realmente queremos esperar a una experiencia así para empezar a aprovechar nuestro tiempo? La principal razón de no cumplir nuestros planes y propósitos es el tiempo, el muro donde van a estrellarse nuestras ideas, objetivos y buenas intenciones. Para empezar a optimizar el uso de nuestro tiempo, lo mejor es acudir al especialista: Gustavo Piera. A través de TMI ha ayudado hace muchos años a ganar vida (tiempo) a muchas personas, ¿alguien puede imaginarse un propósito mejor? Y, con este libro, ameno, práctico, dotado de la potencia que tiene la sencillez que atina, nos facilita su método para que podamos seguir ganando vida minuto a minuto, ¡gracias Gustavo! No dejes de leerlo... ¡te va la vida en ello!

Oriol Segarra,

consejero delegado/CEO de Grupo Uriach

Gracias a Gustavo he podido mejorar la gestión de mi tiempo pudiendo disfrutar más de mi família y de mis aficiones. En este libro, Gustavo nos recuerda la importancia de vivir el presente planificando adecuadamente el futuro, estableciendo objetivos clave y priorizando las tareas mediante un proceso estructurado. A través de una lectura ágil, he podido recordar grandes conceptos aprendidos en sus conferencias, como los momentos perla de felicidad, las tareas elefante o los peligrosos ladrones de tiempo. En definitiva, un gran libro que te ayuda a mejorar tu eficiencia como profesional, disfutando más de la vida.

Marc Pérez Pey, vicepresidente del Grupo Hartmann

y director general de Hartmann España

La gestión del tiempo (llamada acertadamente «vida» por el autor) es también fundamental para los profesionales de la medicina, pues el objetivo final es precisamente la vida, lo que aplica también a la nuestra. Personalmente creo que con una buena gestión del tiempo, cuanto más cosas se hacen durante el día más tiempo se tiene para atender otras necesidades. Mis buenos amigos lo recuerdan con la expresión «¡me cabe, me cabe... !»

Laureano Molins, jefe del servicio de Cirugía Torácica

del Hospital Clínic de Barcelona

Un relato práctico y ameno, lleno de consejos de aplicación inmediata, explicados por alguien que ha puesto en práctica lo que explica y que está viviendo la vida que quiere vivir. De lectura obligada para cualquier persona que quiera sacar lo máximo de su vida y vivir mejor.

Josep Maria Feliu,

director de recursos humans del RACC

Si quieres vivir tu propia vida y no la de otros, si quieres que tu día a día esté conectado con tu rumbo, si quieres que tu sueño se haga realidad y poder alcanzar tu equilibrio emocional, este libro es de imprescindible lectura. Fruto de su profundo conocimiento y de su experiencia personal, Gustavo acierta ofreciéndonos de forma práctica el modelo, las pautas y las claves para conseguirlo.

Javier Pagés,

CEO del Group Codorniu Raventós

El Arte de gestionar el tiempo es una obra fácil, provechosa y de interesante lectura que nos ayuda a pensar sobre cómo optimizar e invertir nuestro tiempo, así como reflexionar sobre nuestra propia vida y la manera de mejorarla de forma coherente con el fin de alcanzar la felicidad en nuestro día a día.

Luis Muñoz,

director de recursos humanos en Esteve

El libro de trabajo que me gustaría que mi equipo directivo aplicara llevando técnicas del lean manufacturing a nuestra estrategia personal. Donde he visto reflejado acciones que me han ayudado al éxito como reunirme conmigo mismo, algo que aprendí con/de Gustavo. Un libro que te enseña cosas de la «vida» que no se estudian en las universidades ni escuelas de negocio y que están dentro de nosotros. Leer y trabajar este libro, un trozo de vida muy bien empleado.

José García,

chief executive officer en Anovo Ibérica

Gustavo Piera, con este libro, ha conseguido el gran reto de hacer que el conocimiento pase a la acción. Nos provee de herramientas y técnicas de un modo muy natural -para usar en el día a día y desde ahora mismo- y conseguir así aprovechar «nuestra vida» a tope, no sólo nuestro tiempo. Qué buena noticia saber que tenemos mucho que hacer con nosotros mismos y tener la forma de abordarlo. Gracias Gustavo.

Mónica Lorenzo,

directora de desarrollo y formación del Banco Sabadell

Conozco al autor desde hace años , y no sólo le considero un excepcional maestro del management, sino un filósofo de vida, en su faceta «tiempo», que siempre aporta una visión holística eminentemente práctica que nos ayuda a gestionar nuestra vida, en equilibrio, en coherencia con lo que sentimos, pensamos , decimos y hacemos, a reflexionar y a ser felices.

Este libro es una eficaz y útil expresión de su pensamiento pragmático, en el que, de una forma didáctica, próxima y amena, nos enseña a vivir mejor el presente en todos los ámbitos de la vida, para alcanzar el éxito y la felicidad. Según sus palabras, «porque UNA BUENA VIDA, ES UNA VIDA LLENA DE BUENOS AHORAS... »

El libro resulta de imprescindible lectura, no sólo para directivos y profesionales, sino para todos los que tengan la inquietud de mejorar tomando el timón de sus propias vidas.

Fernando de Cevallos,

director de recursos del Canal de Isabel II Gestión, S.A.

La mayor parte de las personas que conozco que tienen que afrontar un cambio o un reto y no lo persiguen, te dicen: es que no tengo tiempo!! Si esa es tu respuesta estándar...léete este libro! Una lectura amena que te da las claves para conectar y conseguir todos tus objetivos (los mas ambiciosos y estratégicos para tu vida...y los mas operativos del día a día). Gustavo es de la vieja escuela, piensa algo, lo pone en práctica y cuando ya ha funcionado lo cuenta...lo cuenta tantas veces que al final escribe un libro!”

Carlos Piera,

Global Happiness Navigator & CEO

at Delivering Happiness Spain

Gustavo es un ejemplo en mi vida. Le conocí hace ya veinticinco años cuando buscábamos formación para gestionar mejor el tiempo en la vida profesional. Pero también ha sido una gran referencia en darle sentido a la vida. Compartimos afición por la vela y he aprendido a priorizar. Pero lo que mas admiro de Gustavo es su hapiness 24x7. Os recomiendo leer el libro, y con solo aplicar un 25% de sus sugerencias, tu vida será mas completa. ¡Aprovéchalo! Oriol Cornudella Felip (DG Techdata, alumno,amigo, y admirador)

Oriol Cornudella,

managing director de TechData

Como ya nos tiene habituados, Gustavo vuelve con este libro a ayudarnos a salir de la zona de confort, a reflexionar sobre algo evidente pero a la vez tan olvidado: el tiempo no existe. Existe la vida. Pequeños grandes cambios que pueden cambiar nuestra vida y la de los que nos rodean.

Ignacio Gª. De Leániz,

director corporativo de recursos humanos

del Grupo Avanza (ADO)

Este libro refleja muy bien situaciones reales que nos pasan a todos y además muy práctico con ejemplos y herramientas que te ayudan en tu día a día. Creo que tenemos que aprender a vivir en un «caos permanente pero con cierto control y este libro ayuda».

Carmina Guitard,

directora de gestión del talento de Orange

Quiero dedicar este libro a Time Manager International (TMI), por haberme dado las pautas, técnicas y métodos que he utilizado con éxito en mi vida, así como a las miles de personas a las que que he ayudado a desarrollarse y a crecer. Gracias a sus resultados y aportaciones, he tenido la fuerza y la energía para lanzarme a escribirlo.

PREFACIO

A BUEN TIEMPO, BUENA VIDA

¿Te gusta tu vida? ¿Te gustas tú? Ya sé, puede que esté comenzando este prólogo disparando a quemarropa, pero es que se trata de tu vida, también de la mía... Respóndete con sinceridad y si tu respuesta oscila entre el «no» y el «depende», no te saltes ni una línea... Gustavo nos lo da todo en estas páginas, nos da sus cartas de navegación, que ha obtenido después de atravesar —literalmente— mares embravecidos y proyectos en consultoría en tierra firme, tan complejos y retadores, como sus travesías por los océanos.

Este consumado marinero ha dibujado unas precisas cartas psináuticas para que tu viaje, mi viaje, llegue al mejor puerto —al único—, a una buena vida, a Ítaca. En este viaje la primera clave es «Reunirte contigo mismo» (Reunión Conmigo Mismo, RCMM) cada día, tal y como nos propone el autor. Dedícate un mínimo de 20 minutos, hazte preguntas clave, reflexiona y, si es necesario, corrige tu rumbo. Y no sé si antes o después, puede que desde el primer momento, hagamos pequeños cambios, que son los que consiguen los grandes: cambiemos la palabra tiempo por vida. Como bien nos explica, el tiempo no existe, lo único que tenemos es la vida y, si la perdemos, ¡la perdemos!

Muy fácil, ¿verdad? Menos difícil de lo que parece: hay luces en el camino, como estas páginas, una guía precisa para conocernos a nosotros mismos y buenos mapas para descubrir y surcar las rutas que nos conduzcan a nuestra Ítaca.

Cada capítulo es una travesía en la que revisarás y aprenderás cómo gestionar, construir, vivir... desde lo más próximo: tú mismo, tu cuerpo, tu cerebro, tus emociones, tus deseos, tus objetivos... a lo más externo: tus relaciones, tu familia, tus amigos, tu trabajo, tu agenda, tu mesa de trabajo, tus compañeros, tus reuniones... tu tiempo, tu vida, con una minuciosidad exquisita.

Abandona tu zona de comodidad, toma decisiones, nos insta Gustavo. Si tú no lo haces, otros lo harán por ti, avisa. Ilusiónate y apasiónate con lo que haces; construye lo que quieres vivir; vive la vida que deseas, nos anima el capitán de este barco.

Para este viaje, Gustavo no solo nos regala sus mejores mapas, además nos ofrece las mejores herramientas. Al final de cada capítulo encontrarás las claves, las preguntas, los ejercicios y el plan de acción que como un buen compás, una brújula, unas reglas paralelas y un sextante, te ayudarán a fijar tu rumbo (no el mío, ni el de tus personas queridas, ni el de tus mejores amigos: el tuyo).

Conquistaremos los continentes, con sus tierras salvajes y bosques a veces inhóspitos, mágicos en otras ocasiones, del autoconocimiento, la organización y la planificación, hasta que podamos descansar en las playas de las cosas sencillas, como dice Gustavo, cosas KISS (Keep It Super Simple) para establecernos en nuestra buena vida.

¿Sueltas amarras? Gustavo dice que más vale un gramo de acción que un kilo de intención. Y así es, si queremos saborear lo que él llama «momento perla», momentos de felicidad. Porque al final lo importante es no defraudarse a uno mismo; y la fórmula, como te contará nuestro capitán, es paciencia, coherencia y equilibrio de las 4 C —cuerpo, cerebro, corazón y coraje—, que nos permitirán sincronizar nuestro universo y clarificar nuestra visión. Todo ello lo explica Gustavo, que es ejemplo de las 4 C en su vida y en su trayectoria personal, de un modo amable, cercano, con ejemplos y ejercicios que podemos aplicar en nuestra cotidianidad. Yo he aprendido de sus palabras y estoy segura de que todos nosotros podremos extraer perlas útiles para el gran desafío que es vivir con plenitud nuestras vidas.

Por mi parte estoy llegando al final de este viaje, pero no te dejaré sin que saborees uno de los muchos ejercicios de los que en esta travesía podrás disfrutar. ¿Te atreves?

«Haz tres respiraciones profundas con los ojos cerrados, relájate y visualiza tu corazón: hazle una pregunta. Continúa relajado y poco a poco sal de la visualización. La respuesta te llegará antes de 24 horas. Eso sí, sé sincero, humilde y paciente.»

¡Buen viaje y gracias, Gustavo, por esta maravillosa travesía!

PILAR JERICÓ,

presidenta de Be-Up, escritora y conferenciante

PRÓLOGO

¿Quién quiere conseguir lo que se propone en esta vida? Obviamente, todo el mundo responderá, alto y fuerte: ¡yo! Y, sin embargo, la mayoría de las personas desconoce cómo debe estructurar su tiempo/su vida para alcanzar los objetivos. Porque cuando hablamos de tiempo, hablamos de vida. Y cuando decimos que estamos perdiendo el tiempo, en realidad lo que estamos diciendo es que estamos perdiendo la vida. ¿En qué la empleamos? ¿Controlamos, sabemos y decidimos realmente en qué invertimos nuestro tiempo? Todos conocemos gente que trabaja y trabaja sin parar... y, curiosamente, cuanto más trabaja, más se aleja de lo que quiere conseguir. Probablemente, no se hayan parado a reflexionar y a desarrollar cuáles son realmente sus objetivos, qué quieren, por qué y hacia dónde van. Han entrado en una rueda que no pueden parar, como un hámster que da vueltas y vueltas y acaba completamente agotado... sin haber conseguido avanzar siquiera un centímetro. ¡Jamás se mueve del mismo lugar!

Muchas personas viven, sin darse ni cuenta, una vida que no es la suya, sino la que se han ido encontrando por el camino. No la han construido porque jamás han tomado decisiones sobre ella. Han gestionado mal su tiempo, porque nunca se han parado a mirar hacia atrás y han reflexionado. Los días se repiten y sienten que no son dueños de su vida, y que pasan por ella en lugar de construirla y vivirla. Otros, más afortunados, viven una vida que no les desagrada, pero que no es la suya sino la que otros han creado para ellos. El tercer tipo de personas son aquéllas que construyen la vida que les gusta y la viven con intensidad.

A menudo, una serie de creencias y paradigmas que nos han inculcado desde pequeños nos lo impiden. Cuando apenas sabíamos dar unos pasos, ya nos enseñaron que, tras una caída, lo que tocaba era levantarse y volver a caminar. Nos decían: «Levántate y anda». Y estaban equivocados: al contrario de lo que nos han inculcado, tras caer lo que hemos de hacer es levantarnos, mirar a nuestro alrededor, elegir en qué dirección queremos ir y entonces, sí, empezar a caminar. Por lo tanto, deberían habernos dicho: «Levántate, piensa, decide y solo entonces anda».

Para cambiar esta dinámica que la mayoría de nosotros tenemos muy adentro, en nuestros valores y en nuestra mente, es necesario, en primer lugar, despertar el sano egoísmo (que no hay que confundir con el egocentrismo). Es decir, darse cuenta de que la persona más importante de nuestra vida es uno mismo. Si estamos bien, caminamos en la dirección que queremos, adoptamos decisiones autónomas y tomamos las riendas de nuestro tiempo/vida... todo nuestro entorno, de manera automática, mejorará. No perdamos nunca de vista que todo cuanto nos sucede depende de las acciones que hemos hecho o dejado de hacer. Los problemas son, en un 80 por ciento, nuestra propia reacción a la hora de afrontarlos. Por ello, el mayor problema no es el problema en sí mismo, sino la forma en que lo percibimos.

La única persona a la que podemos cambiar es a nosotros mismos y, sin embargo, siempre tratamos de cambiar a los demás. En este libro, aprenderemos una práctica básica y necesaria, a la que poca gente recurre: reunirse consigo mismo. Cada día, nos reunimos con otras personas y, sin embargo, pocas veces lo hacemos con nosotros mismos. El primer recurso para llevarlo a cabo es la humildad: mirarnos en un espejo y ser justos, moderados y coherentes con lo que vemos. Durante esta reunión conmigo mismo (RCMM), descubriremos cómo nuestras creencias han impactado de modo importante en el pasado y lo siguen haciendo en el presente y en nuestra visión de futuro. De la misma manera, las vivencias pasadas, positivas y negativas, nos influyen de forma irremediable y es importante gestionarlas y racionalizarlas para poder cambiar nuestra actitud ante el presente.

La naturaleza es muy sabia, aprendamos de ella y de su equilibrio. Un árbol se dota de raíces y se asienta sólidamente sobre un tronco. Alrededor de él, la tierra aporta nutrientes. El verde de las hojas y los saludables frutos que da el árbol son las muestras de que todo está en equilibrio. De manera similar, las raíces de las personas son nuestras actitudes, nuestra esencia y nuestros valores. La tierra que nos rodea son nuestros amigos, nuestra familia, nuestros compañeros de trabajo. El tronco es importantísimo, debe ser sólido y fuerte, para que cualquier dificultad no lo derribe: es nuestra misión y nuestros objetivos, que deben ser claros y firmes. Las hojas y los frutos son nuestras habilidades.

Somos libres y tenemos la capacidad de escoger qué queremos, hacia dónde deseamos ir, cómo y con quién. Se trata de identificar con qué recursos contamos para conseguirlo (desechando los recursos con los que no contamos y no está en nuestras manos conseguirlos; hay que ser coherentes y prácticos). Con pocos recursos, se pueden conseguir grandes objetivos.

En este libro, romperemos paradigmas e introduciremos nuevos conceptos, con el objetivo de dejar de hacer lo que hemos hecho hasta el momento y empezar a emprender acciones nuevas, deshacer bloqueos mentales y salir de nuestra zona de confort. Si queremos cambiar nuestra vida, hemos de empezar por hacer cosas diferentes. No se trata de efectuar cambios radicales, sino de introducir pequeñas modificaciones en las decenas de actitudes y acciones que componen nuestro día a día. La suma de pequeños cambios dará como resultado un gran cambio. Ya lo dijo Marcel Proust: «Nada ha cambiado, yo he cambiado y todo ha cambiado».

Por ejemplo, ¿quién decide qué gente nos rodea? ¿Quién los deja entrar en nuestra vida? ¿Confiamos en ellos? ¿Tenemos a nuestro alrededor a las personas adecuadas? Primero deberíamos conocerlas y después decidir, pero para ello hay que invertir tiempo, saber escuchar, preguntar, comunicar y motivar. Hemos de ser capaces de distinguir cuáles son las personas que pueden ayudarnos a hacer mucho más en menos tiempo. Y una vez sabemos con quien queremos emprender nuestro viaje, debemos saber motivar a estas personas, dándoles reconocimiento, contando con ellas y convirtiéndolas en aliadas.

Construir nuestra vida requiere también un reparto adecuado de nuestro tiempo. Debemos identificar y localizar a los aliados clave, clasificar las tareas según su dimensión y ordenarlas según su prioridad. Por ejemplo, dormir es importantísimo, nadie osaría ponerlo en duda. Porque si no dormimos, no tenemos la energía que necesitamos para enfrentarnos a nuestras tareas. Sin embargo, en contra de cualquier lógica, mucha gente roba tiempo al sueño para poder hacer otras cosas.

¿Cuántos de nosotros sabemos que nuestros hijos necesitan hablar mucho con sus padres? ¿Y cuántos creemos que hablamos poco con ellos? ¿Cuántos sabemos de la importancia de mantener nuestro cuerpo sano y equilibrado para vivir mejor? Y, sin embargo, ¿cuántos creemos que hacemos poco por él? Ahora toca ocuparse de quién soy yo y de qué hago, aprender a vivir al ciento por ciento mi tiempo, dejando de ser como tanta gente que vive solamente la mitad de su vida. Son personas que cuando se encuentran en su casa, con su familia, están pensando en todo cuanto tendrán que hacer cuando lleguen al trabajo. En cambio, cuando están en el trabajo lamentan no haber prestado suficiente atención cuando estaban en casa... y, de esta manera, siempre tienen la mente al 50 por ciento, pensando en todo lo que han dejado de hacer.

El tiempo no es más que una unidad de medida creada por el ser humano para cuantificar la vida. Debemos aprender a planificar y repartir nuestro tiempo/vida de un día para decidir cómo sería una jornada ideal y a qué deberíamos dedicar esas veinticuatro horas. Se trata de aprender a ordenar las ideas, del mismo modo que se ordena un armario. Si tenemos muchas ideas, pero no ponemos orden en ellas, nuestra confusión mental va en aumento. ¿Cómo lo haré? ¿Cuáles son las tareas que debo realizar a corto, medio y largo plazo? ¿Quién me ayudará? ¿Quién me aportará energía? ¿Quién me la quita y de quién debo prescindir? ¿Cómo organizo un día de trabajo? Primero, buscando el equilibrio como persona. Y el equilibrio, como en una brújula, no está ni en el norte, ni en el sur, ni en el este ni en el oeste. Está en el centro, en nosotros mismos, y si el centro no está bien equilibrado, la brújula marcará las direcciones, pero lo hará incorrectamente, nos engañará y nos conducirá a itinerarios equivocados. Una vez obtenemos el equilibrio, debemos hacer acopio de fuerzas y de energía suficiente para trabajar con ilusión en la dirección correcta.

Y, finalmente, convertiremos intenciones en acciones. Tras identificar qué queremos, detectar nuestros recursos naturales y conocer nuestros puntos fuertes y obstáculos (hábitos, entorno, creencias), estaremos preparados para decidir qué dejamos de hacer y qué no; a qué estamos dispuestos a renunciar; qué nuevas acciones incorporaremos a nuestra vida; y cómo comenzaremos a salir de nuestra zona de confort, nuestra zona cómoda, para conseguir lo que siempre hemos querido. Nadie dice que será fácil, habrá que hacer esfuerzos importantes, que al principio serán costosos. Pero al final, siempre el beneficio ha de ser más grande que la inversión.

En cada capítulo, aportaremos una serie de conclusiones o ideas clave, una especie de headlines que deberemos guardar en nuestra mente. Para poner en práctica la teoría, también haremos una serie de ejercicios prácticos que nos ayudarán a reflexionar después de haber entendido el capítulo. Finalmente, estableceremos un plan de acción, donde anotaremos lo que haremos a partir de ahora, cuándo y cómo. Si no empezamos a instaurar pequeños cambios, no servirá de nada la lectura de este libro.

¿Estamos en sintonía? ¿Estamos alineados? Pues empecemos.

1. ¿QUIÉNES SOMOS?

Por desgracia, en el colegio e incluso en la universidad, nos enseñan matemáticas, física, química, conocimientos técnicos necesarios para nuestra trayectoria profesional, que nos preparan para ser productivos. Pero nadie nos enseña a empezar por lo más importante, que es escucharnos y conocernos a nosotros mismos. ¿Cuántos de nosotros conocemos a personas que raramente se comunican consigo mismas? O que, cuando se hablan, lo hacen en términos negativos. Parece que se gritan, se enfadan, enumeran todo lo que no les gusta de sí mismas, exageran sus puntos débiles y se dicen cosas que, si se las soltasen a un amigo, probablemente lo perderían para siempre. Se hablan tan negativamente que se hunden.

Estoy seguro de que todos nos hemos topado, a lo largo de nuestra vida, con alguien así. Y lo que les pasa a estas personas es, principalmente, que no se conocen a sí mismas. Por ello, no saben cómo valorarse, no han identificado su esencia ni sus dones. ¿Cuántos de nosotros conocemos a gente que casi nunca se pregunta qué hace, por qué lo hace, qué le gustaría hacer y hacia dónde va?

Lo primero es tomarse el tiempo necesario para frenar, reflexionar, analizar y decidir... y después, empezar a caminar (actuar).

LO PRIMERO, FRENAR

¿Quién es la única persona a la que puedo cambiar en este mundo? La respuesta es a mí mismo. No puedo cambiar a los demás, puedo ayudarles a reflexionar o a inspirarse, pero el único que puede ponerse en acción soy yo mismo. ¿Quién, si no yo, puede coger las riendas de mi vida? ¿Qué nos gustaría cambiar? Sin excusas (ahora no puedo, mañana empiezo...). No digamos que no tenemos tiempo para ponerlas en acción. Tenemos toda la vida por delante.

Hubo una vez un leñador, muy competente, al que un capataz contrató pagándole el doble de lo habitual, dado que el leñador cortaba tres veces más árboles que cualquier otro en su ramo. El capataz lo condujo a la montaña, le enseñó el refugio donde viviría y todos los árboles que tenía que talar. El leñador quedó sorprendido:

—¿Todo esto? ¿Todas estas montañas?

—Sí —contestó el capataz—, eres bueno y, por eso, te pagamos el doble. Si un leñador cualquiera cortaría ocho árboles en un día, tú serás capaz de cortar veinticuatro.

—¡Pero estaré mucho tiempo aquí!

—No te preocupes, cada semana mandaré camiones para que recojan todo lo que has cortado y te traigan lo que necesites.

La primera semana, el leñador cortó 168 árboles, 24 por día. La segunda, la producción bajó a 150 árboles. La tercera, a 120. Y la cuarta semana, el camión regresó con apenas 98. El leñador estaba cortando 14 árboles diarios.

Un día, el capataz se levantó muy temprano y subió a la montaña, acercándose con sigilo a la cabaña. Llegó a las cinco de la madrugada y, desde lejos, escuchó los golpes del hacha del leñador. Lo observó durante horas y comprobó que, en ningún momento, dejaba de trabajar. Al fin, se acercó a él.

—He venido a verte. ¿Cómo estás? —le dijo.

—Bien, pero no sé qué me pasa —contestó el leñador—. La primera semana me levantaba a las siete de la mañana, comía a mediodía, descansaba un poco y volvía al trabajo por la tarde, retirándome antes de ponerse el sol. Ahora, me levanto dos horas antes, como rápidamente, no descanso, trabajo hasta la noche y, sin embargo, mi producción ha bajado. Cuantos más días pasan, menos rindo, y cuantas más horas trabajo, menos productivo soy. Debería ser al revés, ¿no?

El capataz lo reconoció:

—Es verdad, trabajas sin parar.

Entonces tomó el hacha y la examinó. Estaba desgastada, mellada.

—¡Pero hombre! ¡Con esta hacha, no se puede trabajar! Para y afílala antes de seguir trabajando.

Y el leñador contestó, desolado:

—Con todo lo que tengo que cortar, ¡no tengo tiempo de parar!

¿Cuántos de nosotros no tenemos tiempo de pararnos a afilar el hacha, a reflexionar, a descansar, a equilibrar y a recomponer? ¿Cuántos de nosotros raramente nos preguntamos qué queremos, adónde vamos, por qué actuamos de tal manera, qué nos hace felices, en qué somos buenos, cuáles son nuestras fortalezas?

LO SEGUNDO, REFLEXIONAR

¿Cuántos de nosotros reconocemos que la persona más importante de este mundo soy yo? En realidad, lo pensamos, pero tratamos de ocultarlo. Y la prueba está en que, cuando nos muestran una foto de grupo, lo primero que hacemos es intentar localizarnos, ver si estamos y comprobar cómo hemos quedado. Por lo tanto, en nuestro interior tenemos la conciencia de nosotros mismos, pero en la práctica hacemos poco por mejorar nuestra vida. Cuando oímos una grabación en que aparecemos, analizamos nuestra voz, su timbre y su sonido. Y en un libro donde podría aparecer nuestro nombre, lo primero que hacemos es buscarnos inmediatamente, para comprobarlo («Mira, aquí salgo yo»).

La autoconciencia es algo natural en el ser humano y, sin embargo, cuán poca gente cuida de sí misma como de su mayor tesoro. Tenemos que romper paradigmas y despertar nuestro sano egoísmo, que no es egocentrismo: si yo estoy bien, la gente de mi alrededor estará bien, podremos mejorar nuestra calidad de vida y la de las personas que nos rodean y sacar lo mejor de nosotros mismos en cualquier ámbito donde estemos, ya se trate de nuestra vida personal, social o profesional. Porque si no encontramos nuestro equilibrio interior, difícilmente podremos exigirnos resultados. Si un árbol no hunde sólidamente, en la tierra, sus raíces, cualquier inclemencia del tiempo lo tambalea y lo hace caer.

LO TERCERO, ANALIZAR Y DECIDIR

Hemos empezado hablando de la escuela y de lo poco que, paradójicamente, nos ha enseñado acerca de nosotros mismos. Pero nunca es tarde para incorporar nuevas ideas, que es probable que rompan con lo anterior. Algunas de nuestras creencias, reglas, prejuicios y pautas actúan como barreras, como vallas dentro de nuestro propio campo que nos impiden avanzar en la dirección que queremos. Son nuestros paradigmas, es decir, la forma en que nosotros percibimos e interpretamos la realidad. El mundo es como es, de una manera determinada e indiscutible, pero cada uno de nosotros tenemos nuestro propio mundo, a partir de nuestras percepciones, valores y convicciones personales. En ocasiones, estas convicciones y valores nos frenan, nos impiden abrir nuestra mente para poder ver más allá, ensayar otras maneras de actuar, explorar nuevas posibilidades y buscar futuros diferentes y mejores.

Preguntémonos: ¿cuáles son nuestros paradigmas y por qué?

Aprendamos a hablar un nuevo idioma que nos permita expresarnos, decidir cómo actuamos y escoger nuestro comportamiento. Comencemos cambiando nuestro vocabulario. Veamos la palabra problema.

El problema no es una barrera infranqueable, es un obstáculo que hay que saltar, una oportunidad de crecimiento, de desarrollo y de aprendizaje. En definitiva, es un reto. Por lo tanto, cuando tengo un problema yo lo llamo reto. Cambiemos una palabra por la otra y lo veremos de manera diferente.

Hay diferentes tipos de problemas, pero la principal distinción entre ellos los reduce a dos: lo que está en nuestras manos cambiar y lo que no. ¿Cómo actuar frente a ellos? Mediante una sencilla regla, a la que he bautizado como PIS, parecida a la que expresó Reinhold Niebuhr en 1943:

PIS

Paciencia para aceptar lo que no puedo cambiar.

Inteligencia para cambiar lo que está en mis manos cambiar.

Sabiduría para diferenciar lo que no puedo cambiar de lo que sí puedo.

Nuestro tiempo, que es indisociable de nuestra vida, está dedicado, en parte, a la gestión de problemas, queramos o no. Escribamos la lista de nuestros problemas, ordenémoslos y diferenciémoslos.

EL PROBLEMA NO ES EL PROBLEMA, SINO LA MANERA EN QUE LO PERCIBIMOS

Todo problema tiene dos vertientes. La primera es la realidad tangible, lo que nos está pasando. La segunda son los sentimientos, la afectación emocional que estos hechos nos provocan. A la hora de solucionar un problema, uno de los métodos más efectivos consiste en escribirlo, en plasmarlo sobre papel. Encontraremos el 60 por ciento de la solución a un problema simplemente intentándolo describir, encontrando las palabras que lo definen sin utilizar ni sentimientos ni emociones. Cuando releamos aquello que hemos escrito, estaremos viendo plasmado nuestro problema real, libre de todas las percepciones emocionales.

LAS EMOCIONES DISTORSIONAN LA REALIDAD DEL PROBLEMA

Si hemos descrito bien el problema, el segundo paso será buscar y encontrar su origen. Ponerse el termómetro para comprobar que tenemos fiebre solamente sirve para conocer el síntoma, pero no la causa, que hay que buscar en alguna afección física. Del mismo modo debemos proceder cuando nos preguntamos: ¿por qué no obtengo resultados con aquello que hago? ¿Por qué me distancio de determinada persona? ¿Por qué mi empresa va mal y pierdo dinero? Siempre debemos buscar el origen del problema. Porque si mi empresa va mal, simplemente estoy detectando el síntoma y esto no se puede resolver. Debo actuar sobre la causa: el marketing que realizo no es el adecuado, el equipo de trabajo no cubre mis expectativas, etc.

Una vez descrito bien el problema, detectadas las causas y analizada la información, resulta mucho más fácil encontrar las soluciones, que debemos ver como oportunidades de mejora. Si tengo diferentes alternativas, es mejor establecer prioridades, dependiendo de la urgencia e importancia. Empezar por lo primero y desarrollar una estrategia: qué haré, cuándo lo haré, cómo lo haré, qué recursos tendré que aportar, quién me ayudará y cuándo lo conseguiré. Por lo tanto, tomar decisiones.

Si tenemos problemas a los que no nos podemos enfrentar, estamos en un camino sin salida. Hemos topado con una barrera que, para nosotros, resulta infranqueable. Por lo tanto, cambiemos de camino. En nuestras manos está decidir en qué dirección actuamos.

NO SEAMOS VÍCTIMAS, SEAMOS RESPONSABLES

Ni podemos estar todo el día buscando culpables a nuestros problemas, ni la vida es solo una cuestión de suerte, como mucha gente piensa. Como dijo Henry Ford: «La mayoría de las personas gastan más tiempo y energía en hablar de los problemas que en afrontarlos» (actuar). Se podría profundizar mucho sobre ello, pero basta decir que la suerte es el punto donde confluyen oportunidad y preparación.

EL CAMINO SE HACE AL ANDAR

A uno de los mejores golfistas de todos los tiempos, Severiano Ballesteros, se atribuye la frase: «Cuanto más me entreno, más suerte tengo». La pronunció después de que un periodista se acercase a él, tras conseguir un hole in one, felicitándole por su buena suerte. Es un ejemplo de cultura del esfuerzo que, unida a la oportunidad, da lugar a aquello que a menudo denominamos «buena suerte», un concepto que el amigo Álex Rovira ha conseguido diseccionar con maestría en su libro La buena suerte.

Está claro que si uno no sabe idiomas, no puede acceder a un puesto de trabajo para el cual son absolutamente necesarios. Pero lo que también es cierto es que, por el simple hecho de haberse preparado, estudiando inglés, no se abren automáticamente todas las puertas profesionales. La oportunidad y la preparación van juntas, pero es sobre todo la segunda la que está en nuestras manos cambiar. Debemos prepararnos antes de necesitarlo, porque si cuando nos piden preparación no la tenemos, llegamos tarde. Cuando las oportunidades pasan por delante de nosotros, han de hallarnos capacitados.

Y es que crecer depende de nosotros. Lo dijo Voltaire: «Suerte es lo que sucede cuando la preparación y la oportunidad se encuentran y se fusionan».

En países ricos y en países pobres, existen personas que mejoran y personas que empeoran, personas que son felices y personas que no lo son. Las víctimas se quejan, pero no hacen nada para mejorar. Los responsables toman sus herramientas y actúan. Con ilusión, energía, trabajo y constancia, llegan al resultado que esperan y, por el camino, han crecido y mejorado. Para ello, los problemas nunca han de ser un obstáculo.

Dejemos de preocuparnos, que es aquello que hacemos (pre) antes de ocuparnos. Olvidemos el prefijo pre (aquello que nos puede pasar) y ocupémonos realmente de nuestra vida (lo que podemos hacer para que no pase). La preocupación es la antesala de la ocupación y, por lo tanto, comencemos a ocuparnos: ¿quién si no yo puede coger las riendas de mi vida?

HAY QUE EMPEZAR POR NUESTRA VIDA INTERIOR, PERO ¿CÓMO, SI NO ME CONOZCO?

Todos nosotros tenemos dos existencias paralelas. Una es la externa, la que mostramos, es decir, cómo hablamos, cómo actuamos, qué hacemos, qué decimos y qué resultado obtenemos. A través de todo ello, creamos una imagen, que es lo que perciben los demás de nosotros mismos. La segunda vida, paralela a la primera, es la interior y es la que más desconocemos y menos sabemos cuidar, porque nadie nos ha enseñado a ello. Es lo intangible, lo que no se puede percibir con los sentidos: las emociones, la actitud y, sobre todo, cómo nos hablamos a nosotros mismos y cómo nos escuchamos. Esto es tan importante que si llegamos a conocernos y aprendemos a controlar nuestra vida interior, dirigiéndola por el camino que queremos, dejaremos de sentirnos víctimas para convertirnos en personas responsables.

Una de las claves de la felicidad y del éxito es la coherencia, que no es otra cosa que la alineación entre lo que siento, lo que pienso, lo que digo y lo que hago. Hay mucha gente que se hace un verdadero lío y comete incoherencias dignas de monumento. Sienten una cosa y dicen otra. Piensan algo y actúan en sentido contrario. Dicen que harán tal cosa y acaban haciendo algo completamente diferente. Seguro que todos tenemos ejemplos en nuestras vidas. Decir que queremos aprender un idioma y no hacerlo no solamente es ser incoherente, también es perder el tiempo y la energía. Decir que queremos cuidar nuestro cuerpo, que somos conscientes de la importancia de hacerlo, pero abandonar estas buenas intenciones a la mínima es gestionar mal nuestra vida. No perdamos el tiempo intentando..., actuemos. No seamos como muchas personas que tratan de hacer muchas cosas a lo largo de su vida, pero jamás acaban ninguna.

Intentar es tener la intención, pero no es ni empezar ni conseguir. Convirtamos nuestras intenciones en acciones, equilibrando lo que pensamos, lo que sentimos, lo que decimos y lo que hacemos. Tenemos que ser prácticos, porque la vida es práctica..., y es nuestra.

Ser práctico es ser coherente.

Ser práctico es solucionar problemas y saltar obstáculos.

Ser práctico es tomar decisiones.

Ser práctico es trabajar con los recursos naturales que tenemos.

Por lo tanto, analicemos, seamos conscientes de cuáles son nuestros recursos y lancémonos a por ello. Lo que está claro es que si queremos trabajar conscientemente con nuestros recursos naturales tenemos que salir de la zona cómoda, dejando atrás las acciones que no nos aportan nada y que trabajamos simplemente con el cerebro subconsciente, como veremos más adelante. Ello no quiere decir que tengamos que renunciar a una serie de rutinas diarias que son positivas, como el deporte, el sueño o el tiempo que dedicamos a nuestra familia. En todo caso, hemos de ser nosotros los que dirijamos esta zona.

CONCLUSIONES

•    Lo primero es conocernos a nosotros mismos. Para ello, tenemos que frenar, reflexionar, analizar, decidir y, solo después, empezar a caminar.

•    La reflexión para la decisión siempre es un paso previo a la acción. Pero, ojo, hay que evitar caer en la parálisis por un exceso de análisis.

•    La persona más importante de mi mundo soy yo mismo. Despertando el sano egoísmo, mejoraremos nuestra calidad de vida y la de la gente que nos rodea. Esto no es egocentrismo.

•    Un paradigma es un modelo y un patrón, son las creencias que actúan como barreras en nuestra mente.

•    El problema no siempre es el problema, sino la manera en que lo percibimos.

•    Un problema debe ser visto como una oportunidad (reto). Defínelo bien y lo verás.

•    Las emociones distorsionan la realidad del problema.

•    Ante un problema, aplica la regla PIS.

•    Si cambio mi enfoque, cambia mi realidad.

•    No seamos víctimas, seamos responsables.

•    La suerte es el punto donde confluyen oportunidad y preparación. La segunda está en nuestras manos cambiarla. Y la oportunidad..., también (la provocas tú).

•    Deja de pre-ocuparte. Sé práctico y ocúpate. Actúa.

•    Una de las claves de la felicidad y del éxito es la coherencia, que no es otra cosa que la alineación entre lo que siento, lo que pienso, lo que digo y lo que hago.

•    Salgamos de la zona cómoda. Si en la zona de confort no se aprende, ni se crece, ni conseguimos avanzar..., paralizamos el cerebro.

EJERCICIOS

1.   Escribe y describe en un papel un problema que te preocupe. Anota tres posibles soluciones, analiza pros y contras, y decide cuál es la mejor solución. Elabora un plan de acción. Si algún problema no tiene solución, recuerda la regla PIS.

2.   Describe dos situaciones que te hagan sentir feliz. Desarrolla un plan de acción para conseguir que se repitan.

3.   Busca en tu entorno y describe una situación donde alguien sea víctima. Desarrolla qué tendría que hacer para tomar las riendas de la situación y ser responsable. ¿Qué cambiarías?

4.   Ahora reflexiona: ¿alguna vez te ha pasado a ti algo semejante?

2. NUESTROS RECURSOS NATURALES

Hay una frase que se ha atribuido a varios pensadores, entre ellos Mahatma Gandhi, y que dice: «Cuida de tus emociones porque se convierten en pensamientos. Cuida lo que piensas, porque se convertirá en palabras. Ten cuidado con tus palabras porque se convierten en acciones. Cuida tus acciones, porque se convierten en tus hábitos. Cuidado con tus hábitos, porque estos serán tus valores. Y cuida tus valores porque te llevarán a tu destino».

Los sentimientos y pensamientos se transforman en destino y en nuestras manos está cambiarlo, gestionando de forma diferente nuestra energía y acciones. Para ello, disponemos de muchas herramientas a nuestro alcance, a las que generalmente sacamos poco provecho, bien porque no somos conscientes de su existencia o porque no les damos la importancia que requieren o porque no sabemos utilizarlas. Y, sin embargo, con pocos recursos se pueden alcanzar grandes objetivos. Simplemente, debemos identificar con qué contamos, desechando de nuestra mente los recursos que no tenemos y que no está en nuestras manos conseguir. De nuevo, hemos de ser coherentes y prácticos.

Algunos de estos recursos están dentro de nosotros mismos, porque todos tenemos dones y habilidades naturales que hemos desarrollado casi sin esfuerzo. Quizás nuestro fuerte sea la empatía, estar con la gente, ayudar, escuchar, las letras, los números o disfrutamos hablando en público. Todos tenemos algo que se nos da bien. Por lo tanto, antes de continuar, preguntémonos:

¿Qué nos hace estar orgullosos de nosotros mismos?

¿Qué es lo que se nos da mejor?

¿Qué nos hace felices cuando trabajamos?

¿Cuáles son nuestros dones?

Hay personas que han conseguido desarrollar su vida profesional a partir de su propio don. Para ellas, trabajar es un placer. Otras personas, sin embargo, han ocultado inconscientemente sus dones, que se hallan en su estructura interna, que son sus recursos naturales, pero que desconocen. ¿Sabemos realmente qué herramientas tenemos y las usamos adecuadamente?

Como punto de partida, podemos decir que todas las personas cuentan con cuatro recursos básicos. Son las 4 C.

EL PRIMERO DE NUESTROS RECURSOS ES EL CEREBRO

Situado en la parte más elevada de nuestro cuerpo, es como el timón de un barco, si utilizamos un símil marinero. Es decir, es la herramienta que nos permite ir en la dirección que queremos y no en la dirección en que sopla el viento. Se trata del órgano más complejo de nuestro cuerpo, dado que contiene alrededor de 90.000 millones de neuronas, de las cuales 30.000 caben en la cabeza de un alfiler. Las neuronas no se tocan entre sí, sino que se conectan a través de sinapsis, que no es más que energía, chispas que transmiten los mensajes de neurona a neurona. Se dice que solamente utilizamos un 10 por ciento de la capacidad de nuestro cerebro, al que se llama también «la computadora biológica», porque incorpora, almacena y procesa la información que recibe de nuestro entorno. Ejerce un control centralizado sobre los demás órganos del cuerpo y es responsable del funcionamiento del pensamiento, la memoria, las emociones y el lenguaje.

Pero el cerebro no es uno, sino tres, según una teoría evolutiva que ha estudiado el desarrollo de este órgano a lo largo de millones de años. Una primera capa procede de la era de los reptiles y se denomina cerebro reptiliano. Contiene las funciones básicas para la supervivencia: comer, cazar, proteger el territorio, atacar, huir y satisfacer los apetitos sexuales. Las respuestas de esta parte del cerebro son extremas y contundentes, puesto que contiene emociones profundas y violentas, impulsos e instintos. La inflamación del cerebro reptiliano provoca, por ejemplo, ataques de ira o reacciones desmesuradas que pueden llegar hasta la agresión. Por ello, ésta es la parte del cerebro que se activa de modo exagerado en situaciones que seguro que todos hemos presenciado en algún momento: personas que, teniendo mucha razón para enfadarse, lo hacen de una manera inadecuada, hasta el punto de acabar perdiendo la razón. Son personas que después, con la sangre ya fría, se arrepienten de lo hecho, pues ni ellas mismas se reconocen.

La evolución dio lugar a una segunda capa, la del cerebro mamífero, científicamente denominado cerebro límbico, capaz de sentir emociones y de almacenar y recopilar información, a partir de la que aparecen los recuerdos, el aprendizaje, el miedo y el placer.

La tercera capa evolutiva, la más moderna, desarrollada a partir de los primates, es conocida científicamente como neocórtex y es aquí donde ocurre el pensamiento lógico, la comprensión, la creatividad y el lenguaje. Son capacidades cognitivas superiores que nos aportan conciencia y memoria individual, social e histórica, capacidad de análisis y de razonamiento y, lo más importante, el desarrollo de la voluntad, que controla nuestras reacciones y nos conduce a la toma de decisiones.

LOS TRES CEREBROS ESTÁN PRESENTES EN TODAS LAS PERSONAS Y LOS TRES SON ABSOLUTAMENTE NECESARIOS

Alguien se estará preguntando para qué necesitamos conocer todo esto. Pues para entendernos mejor y saber que el cerebro, como cualquier órgano, puede ser entrenado para obtener el máximo rendimiento. Pese al gran valor que tiene esta parte de nuestro cuerpo, también aquí las personas caemos en muchos comportamientos incoherentes. ¿Es importante el cerebro? ¡Claro! Pero ¿lo cuidamos o lo tenemos un poco abandonado? Cualquiera de nosotros ha de ser capaz de controlar las reacciones, sin permitir que el cerebro reptiliano tome el control; concentrarse en lo que se quiere y no en lo que el cerebro quiere; saber frenarlo; ponerlo en modo descanso; y ser capaz de cambiar de enfoque.

Los paradigmas, enseñanzas, recuerdos y creencias de nuestro pasado afectan, positiva y/o negativamente, a los pensamientos, la memoria y las percepciones actuales. Los paradigmas negativos son los virus de nuestro cerebro, contra los cuales muchas personas no saben combatir. Si un virus atacara nuestro ordenador, correríamos a la tienda a adquirir un nuevo antivirus. Y, sin embargo, ¿cuántos de nosotros le hemos puesto el antivirus a nuestro cerebro?

Otro de los aspectos esenciales a la hora de cuidarlo es el orden mental: tener muchas ideas pero no ordenarlas puede conducirnos al caos. Es necesario priorizar, organizar y obtener una visión global de toda la información. Si no lo hacemos, cuantas más ideas e información entren en nuestro cerebro, mayor será el desorden y el caos.

Sumergirse en un armario para poner orden es relativamente fácil. Pero ¿cómo entro en mi cerebro? Hay métodos accesibles para cualquier persona, con diferentes niveles de dificultad, que permiten, por ejemplo, plasmar sobre papel las ideas, de manera que nos resulte fácil organizarlas. Los mind maps, término acuñado por el británico Tony Buzan, e incluso algunas aplicaciones de mapas mentales son muy útiles en este sentido, dado que permiten devolver al cerebro la información ya ordenada.

Esto es esencial, por ejemplo, para la gente que habla en público. Si yo empezase a hablar con todas las ideas agolpadas en la mente, con probabilidad diría cosas incoherentes para las personas que me escuchan, porque las ideas saldrían de manera atropellada. Por ello, antes de iniciar un discurso, una clase o una conferencia, es esencial organizar las ideas en un papel, en un documento informático o en un mind map. De este modo, podremos efectuar una exposición clara, bien estructurada y comprensible. No escribamos jamás un discurso para ser leído, porque un discurso necesita ser sentido emocionalmente. Simplemente, anotemos las ideas clave y equilibremos bien el tiempo de que disponemos, para que no nos pase aquello de irnos por las ramas, dejando de decir lo importante y centrando nuestras palabras en aspectos triviales. Seguro que conocemos a alguien a quien le sucede.

El mind map nos ayudará a organizar nuestro cerebro porque es un órgano que permite múltiples intervenciones. No solamente podemos ordenarlo, sino también limpiarlo, desprogramarlo, reprogramarlo, borrarlo, resetearlo o instalar la última versión de un nuevo software. Al igual que un ordenador, necesita desconectar y descansar y, para ello, también existen en el mercado numerosos métodos de control mental, relajación y meditación.

Cada uno debe elegir las herramientas que mejor se ajusten a sus preferencias y necesidades, pero para que todo esto tenga resultado es necesario ser metódico y disciplinado. Nuestro cerebro acumula alrededor de 60.000 pensamientos diarios. El 99 por ciento de ellos son repetitivos, proceden de días anteriores. Y la mayoría son negativos. Solo el 1 por ciento son pensamientos nuevos. Ejercitémoslo y elevemos ese 1 por ciento, desterrando de nuestra mente los pensamientos negativos, que nos destruyen, y entrenémonos para alumbrar pensamientos positivos, que nos regeneran y fortalecen.

Entrenar nuestro cerebro como si fuese un músculo, un poco cada día, puede reportarnos resultados extraordinarios: equilibrio personal, mejora de la memoria, relajación, autoestima, cambio de hábitos, fe en uno mismo, comunicación interior, búsqueda de soluciones a los problemas, percepción diferente de la realidad, visión de futuro y proyección mental hacia los resultados que queremos conseguir.

EL SEGUNDO DE NUESTROS RECURSOS NATURALES ES EL CUERPO

Si el cerebro es el timón de nuestra vida, el cuerpo humano podría compararse con el casco de un barco, una extraordinaria y compleja máquina compuesta por más de 50 billones de células agrupadas en diferentes sistemas. Cada célula está formada por moléculas y cada una de ellas, a su vez, por átomos que se unen entre sí y que generan su propia energía. Si consideramos que, en nuestro interior, millones y millones de moléculas se vinculan a través de la energía, imaginemos la cantidad impresionante de energía que contiene y emite el cuerpo humano. Una energía que es positiva o negativa y que contribuye a crear estados de ánimo positivos y negativos, no solamente en nuestro cuerpo, sino a nuestro alrededor, dado que la energía, como es bien sabido, se transmite.

La tendencia natural de todo ello es el equilibrio, si nosotros no lo destruimos. Sin tratar de entrar en un terreno médico, que no es el mío, sí podemos decir que el equilibrio de esa extraordinaria y compleja máquina que es nuestro cuerpo nos ayuda a tener éxito, a ser felices y a desarrollar nuestros recursos naturales.

El cuerpo humano está compuesto por ocho sistemas: respiratorio, nervioso, digestivo, reproductor, excretor, circulatorio, músculo-esquelético y endocrino. Este último, a través de las glándulas endocrinas, libera unas sustancias que se llaman hormonas y que, mediante el torrente sanguíneo, llegan a todos los órganos del cuerpo. Yo califico las hormonas en positivas y negativas, y ambas influyen de manera importante en nuestro estado de ánimo.

La serotonina es la hormona que nos da confianza, templa nuestro estado de ánimo y aporta autoestima, contrarrestando emociones negativas como son la angustia y la ansiedad. Gracias a ella, creemos en nosotros mismos y en nuestra capacidad para hacer aquello que deseamos. Altos niveles de serotonina son los que registramos los días que salimos de casa con el convencimiento de que vamos a comernos el mundo.

Las endorfinas proporcionan placer y felicidad, y son generadas de modo masivo por la práctica deportiva, el consumo de chocolate o el enamoramiento. Las personas con pocas endorfinas son especialmente sensibles, se ven muy afectadas por los reveses de la vida, lloran con frecuencia y se sienten tristes a menudo y sin motivo aparente.

La dopamina es la sustancia que nos da enfoque, que centra nuestra atención, que nos dirige, evitando que nos dispersemos, y que nos aporta creatividad. Es la hormona que se dispara cuando tenemos una idea clara de lo que queremos hacer y cuando centramos nuestros esfuerzos en el camino que queremos seguir, sin que nada pueda despistarnos o alejarnos.

La adrenalina, segregada por las glándulas suprarrenales, nos da vitalidad y fuerza, preparándonos para la acción, subiendo la presión sanguínea, dilatando los bronquios y aumentando la frecuencia cardiaca. En ocasiones, puede registrar variaciones tan fuertes que somos capaces de realizar acciones sobrehumanas. Ello explicaría que, por ejemplo, haya habido personas capaces de levantar el peso de un coche para salvar a una víctima que había quedado atrapada debajo.

También existe la hormona negativa, el cortisol, necesaria cuando se trata de reaccionar ante situaciones de ataque o de peligro, pero muy nociva cuando es generada en cantidades excesivas. Los estados de estrés son una de las causas de su segregación masiva. Además de elevar el azúcar en sangre y subir la presión arterial, el cortisol está en el origen del agotamiento, la ansiedad, el miedo, la desconfianza, el pesimismo, los temores, las autocríticas y los autolímites.

MENS SANA IN CORPORE SANO

Todos sabemos que la salud es lo más importante y, sin embargo, ¡hasta dónde llegan nuestras incoherencias cuando actuamos en sentido contrario, muchas veces con acciones que incluso deterioran nuestra salud! En nuestras manos está crear estados de ánimo positivos, a través de la generación de hormonas SEDA (serotonina, endorfinas, dopamina y adrenalina). ¿Cómo? Practicando deporte, riendo más, comiendo sano, tomando el sol, aprendiendo a relajarnos, caminando, escuchando música o viendo una buena película, bailando, haciendo yoga, meditando, ayudando a los demás, abrazando a alguien (porque la energía se transmite), comiendo chocolate negro (que contiene endorfinas), combatiendo el estrés, dejando de pensar y actuando más, trabajando en equipo, pidiendo ayuda y dejando que nos ayuden, poniéndonos metas realistas que podamos conseguir, haciendo cambios en nuestras vidas, huyendo de las rutinas o saliendo de nuestra zona cómoda.

Para mejorar, desarrollarnos y crecer, debemos estar siempre en actividad y no dejarnos caer en la rutina. Como dijo Teresa de Calcuta, «Para que una lámpara esté siempre encendida, no podemos dejar de echarle aceite». Debemos evitar caer en la zona rutinaria, donde el cerebro se paraliza, no crece, no crea, no aprende y se apaga.

Generando hormonas positivas y contrarrestando las negativas, también conseguimos que nuestro sistema inmunológico funcione bien, y ello es absolutamente indispensable para nuestra calidad de vida, dado que todos los seres vivos podemos ser atacados por agentes nocivos. Si el sistema inmunológico se deteriora, pone en peligro nuestra subsistencia, porque es el centinela que siempre está alerta y nos protege de los ataques externos. Cuando sufre disfunciones, porque no lo hemos cuidado y no está suficientemente activo, no solamente deja de protegernos sino que incluso puede dar respuestas erróneas. En lugar de luchar contra los virus, ataca a nuestras propias células, provocando lo que se conoce como enfermedades autoinmunes. La artritis es una de ellas.

Si el sistema inmunológico no está plenamente activo, nos veremos obligados a recurrir a recursos externos para recuperar nuestra salud (centros médicos, farmacias...), que, sin embargo, podemos conservar con recursos exclusivamente propios. Tres factores básicos, la flora intestinal, el estado físico y el estado mental, influyen directamente en la capacidad de reacción del sistema inmunitario, siendo el estrés un factor desencadenante igual o más importante que la alimentación.

PERO ¿QUÉ ES EL ESTRÉS?

Contrariamente a lo que mucha gente cree, mucho estrés no es sinónimo de mucho trabajo o muchas responsabilidades. ¿El trabajo crea estrés? No, o sí. Hay personas que no trabajan y están estresadas. Hay niños estresados y gente adinerada estresada, porque el estrés no tiene nada que ver con el trabajo. Yo opto por una definición muy rápida y clara: es el estado emocional resultante de la diferencia entre lo que quiero hacer y lo que hago. La primera variable es mental, la segunda es real. Y cada uno de nosotros puede actuar sobre ambas variables, cambiando lo que pensamos y/o lo que hacemos.

Hoy tenía que hacer veinticinco cosas que me ocupaban dos horas cada una, he trabajado sin parar y solamente he conseguido hacer diez de las tareas que había planificado. He llegado al final del día destrozado y estresado. Si me hubiera planificado bien, habría comprendido enseguida que era imposible realizarlo todo. El día tiene veinticuatro horas, no cincuenta. He de equilibrar lo que quiero y lo que hago. La organización, la planificación y los objetivos son clave, y trabajaremos en todo ello a lo largo de este libro.

Y de vez en cuando, por qué no, planifiquemos no hacer nada. Démonos el gustazo, un sábado por la mañana, y cuando nos pregunten «¿Qué harás hoy?», respondamos: «Nada, hoy he planificado no hacer nada. Y me siento muy bien porque lo que quiero hacer es lo que hago».

EL CORAZÓN ES NUESTRA TERCERA C, EL TERCER RECURSO NATURAL

Si el cerebro es el timón de nuestras vidas y el cuerpo es el casco de nuestro barco, el corazón son las velas, aquello que nos da potencia y fuerza para avanzar. Sus características deben estar alineadas con las del cuerpo y el cerebro, porque si el casco de un barco es muy grande y pesa mucho, las velas no pueden aportar la potencia suficiente para hacerlo avanzar. Lo mismo sucede con el timón: su tamaño debe ser acorde con el del propio barco. Cuando todo está en equilibrio y bien alineado, el navío ofrece su máximo rendimiento. Todo fluye.

La función del corazón es, como todos sabemos, la de bombear la sangre que transporta el oxígeno y los nutrientes a todas las parte de nuestro cuerpo y que permite que exista la vida celular. Sin embargo, la ciencia está otorgando a este órgano nuevas funciones. La neurocardiología sostiene que el corazón tiene cerebro, piensa y goza de memoria, gracias a las 40.000 neuronas que contiene y a un sistema nervioso complejísimo, que envía información a la mente. Ambos órganos están conectados, como explican algunos estudios, según los cuales el alzhéimer y otras enfermedades mentales que están adquiriendo grado de epidemia mundial tienen su origen en afecciones cardiovasculares.

Todo ello demostraría la conexión entre los dos principales órganos de nuestro cuerpo, hasta el punto de que algunos investigadores afirman que el corazón puede tomar decisiones y pasar a la acción independientemente del cerebro, pudiendo aprender, recordar e incluso percibir. Se cree que el corazón envía más información al cerebro de la que recibe. Es el único órgano del cuerpo con esa propiedad, por lo que puede inhibir o activar determinadas partes del cerebro según las circunstancias. Por lo tanto, puede influir en nuestra percepción de la realidad y en nuestras reacciones.

La sabiduría popular siempre ha dado por supuesto que los pensamientos negativos generan «mala sangre» y pueden acabar dañando al corazón y, al mismo tiempo, se habla de gente con «buen corazón» que sabe transformar la «mala sangre» en pensamientos y actitudes positivas. La neurocardiología aporta sorprendentes explicaciones científicas a esto que la sociedad siempre ha sabido: que existe una interrelación entre los pensamientos y las emociones, entre nuestro corazón y nuestro cerebro. Según esta ciencia, que por supuesto cuenta con detractores dentro de la propia comunidad científica, el corazón no es solo el motor de nuestro organismo, sino que también emite señales electromagnéticas y produce hormonas que inciden directamente en la mente y afectan a nuestras emociones y pensamientos.

Si todo esto es así, si el corazón es inteligente, tendríamos que preguntarnos: ¿hablamos con él? ¿Lo escuchamos? ¿Somos conscientes de sus respuestas ante determinadas circunstancias? ¿Sabemos que el corazón es intuitivo y que nos orienta en la toma de decisiones? Las más modernas investigaciones sostienen que el corazón es el órgano que produce la hormona ANF, la que asegura el equilibrio general del cuerpo: la homeostasis. Uno de sus efectos es inhibir la producción de la hormona del estrés y producir y liberar oxitocina, la que se conoce como hormona del amor. Además, el corazón tiene un campo electromagnético que es 5.000 veces más potente que el del cerebro. Y se ha observado que cambia en función del estado emocional, volviéndose caótico cuando sentimos miedo, frustración o estrés. Si tenemos en cuenta que el campo magnético del corazón se extiende alrededor del cuerpo entre dos y cuatro metros, podemos afirmar que todos los que nos rodean reciben la información energética, positiva o negativa, contenida en nuestro corazón.

La frecuencia cardiaca dibuja dos tipos de ondas: una es armoniosa y sincronizada, con cadencias amplias y regulares. La otra es desordenada, arrítmica, con ondas incoherentes y violentamente irregulares. Mientras que el primer dibujo se produce cuando la persona tiene emociones y pensamientos positivos, el segundo sucede cuando está de mal humor, tiene problemas, está irritada o estresada, siente miedo, ira o desconfianza. Pero hay más: las ondas cerebrales se sincronizan con estas variaciones del ritmo cardiaco; es decir, que el corazón arrastra a la cabeza.

Muchos ejemplos muestran esta conexión entre las neuronas del corazón y las del cerebro, entre ellos los testimonios de personas trasplantadas de corazón que han advertido cambios en su personalidad, acercándose, curiosamente, al carácter de sus donantes. Uno de los más documentados es el de la estadounidense Claire Sylvia, quien en su propia autobiografía relata como, tras ser trasplantada de pulmón y corazón en 1988 en el hospital de Yale, sus gustos, gestos y personalidad adquirieron un giro masculino espectacular.

El neuropsicólogo Paul Pearsall recoge en sus estudios muchos más casos como éste. Pearsall, profesor de la Universidad de Hawái, fue una de las personas que más indagó sobre este tema y, enfrentándose a la incredulidad generalizada entre sus colegas científicos, llegó a asegurar que el corazón es 5.000 veces más poderoso que el cerebro.

¿Cuántos de nosotros no nos hemos ido alguna vez a dormir con un problema que no nos ha dejado pegar ojo? Hemos pasado noches en blanco, dándole vueltas al cerebro, sin encontrar la solución, hasta que, rendidos, caemos en los brazos del sueño. Al día siguiente, de repente, lo vemos claro, tenemos la solución. ¿Qué ha pasado? Al dormir, desconectamos el cerebro y al día siguiente nos levantamos como nuevos. Es lo que la sabiduría popular llama «sueño reparador». No sabemos cómo ni por qué, pero de repente lo tenemos claro. ¿Es una intuición? ¿Se trata de aquello que en ocasiones llamamos corazonada? Quizás sea porque hemos desconectado el cerebro y ello nos ha permitido trabajar con las neuronas del corazón, dando paso a las emociones, a las sensaciones y a las intuiciones.

El mensaje que quiero transmitir con todo ello es: comencemos a trabajar entendiendo, escuchando y preguntando a nuestro corazón y después analicemos con el cerebro qué podemos hacer y cómo podemos hacerlo. La coherencia cardiaca y la coherencia cerebral y hormonal alineadas harán que sintamos, pensemos y actuemos en la misma dirección.

TODO ELLO NOS CONDUCE A LA CUARTA C: EL CORAJE

El coraje es lo que necesitamos para actuar en la misma dirección en que pensamos y sentimos. Es el equilibrio de nuestro barco y para obtenerlo es necesario que el timón, el casco y las velas estén alineados. De este modo, conseguiremos la valentía para decir no, para ser coherentes con nosotros mismos y con nuestros valores, a los que defenderemos por encima de todo para avanzar en la dirección que queremos. Si es necesario, renunciando a comodidades, dinero, prestigio o estatus. Lo importante es no defraudarse a uno mismo, alineando aquello que se piensa, se siente, se dice y se hace. La paciencia y, sobre todo, la coherencia y el equilibrio de las 4 C permitirán sincronizar nuestro universo particular y clarificar nuestra visión. ¿Conocemos a gente que siente una cosa, piensa otra, dice algo diferente y hace todo lo contrario?

Un antiguo relojero tenía en una misma sala setenta relojes de péndulo. Todos marcaban la misma hora, pero lo más curioso es que también los péndulos se movían simultáneamente. Evidentemente, el relojero no había podido hacer tal milagro, porque los había puesto en hora uno tras otro y no todos al mismo tiempo. Pero la realidad es que, al cabo de unos días, todos los péndulos se habían puesto en sintonía y se movían al mismo tiempo.

Igual se sincronizan los relojes, también es posible sincronizar nuestro corazón, nuestro cuerpo y nuestra mente para crear un estado coherente y estable. No olvidemos que el cuerpo emana energía, lo que muchos estudiosos denominan aura, un campo electromagnético que se extiende a un palmo de distancia y que entra en comunicación con los campos que emiten las personas que están a nuestro alrededor. El aura es imperceptible a la vista, pero se ha conseguido fotografiar a través de las cámaras Kirlian, comprobando su existencia. Incluso sabemos que existen personas muy sensibles, sobre todo los niños, capaces de distinguir sus contornos. Sus colores revelan estados energéticos positivos y negativos, dependiendo de la intensidad o el brillo.

Soy consciente de que este tipo de teorías creará reticencias en algunos lectores. Estamos entrando en un terreno conflictivo: para muchas personas, aquello que no se puede ver ni tocar no existe. Yo mismo, poniendo los pies en el suelo como ingeniero que soy, he llegado a la conclusión de que existen realidades y sucesos que son «científicamente» inexplicables. Por ello, solamente pido que nos hagamos una serie de preguntas: ¿por qué cuando estamos de mal humor y entramos en una reunión de trabajo o nos encontramos con unos amigos o con nuestra familia, sin apenas decir nada, en unos momentos, conseguimos que los demás se pongan también de mal humor? ¿Por qué, al contrario, cuando nos presentamos con energía positiva conseguimos transmitir a todo nuestro entorno las mismas sensaciones positivas, a veces sin saber ni por qué y sin apenas haber abierto la boca? Muchos profesionales de las ventas reconocen que «tienen rachas», momentos excelentes en que no paran de vender. Sin conocer el motivo real, pues siempre utilizan los mismos argumentos, establecen una conexión con los clientes que les conduce al éxito. Preguntémonos qué es lo que transmiten a su alrededor y cómo consiguen transmitirlo.

A partir de ahí, ya podemos comenzar a planificar y a organizar nuestra vida y nuestro tiempo, con coraje, para caminar en el sentido que queremos, ser responsables de nuestras vidas y dejar de ser víctimas, tomar las riendas y actuar según nuestros valores.

¿Conocemos a gente ecologista, muy preocupada por el medio ambiente, que trabaja en industrias contaminantes?

¿Conocemos a personas con una mentalidad solidaria que aceptan trabajar en empresas de dudosa ética?

¿Cuánta gente conocemos que se dedica a trabajos que no les gustan y que van en contra de sus valores?

No estoy pidiendo cambios radicales. No se trata de abandonarlo todo de hoy para mañana, pero sí de empezar a caminar hacia donde deseamos, dejando de hacer lo que no queremos y empezando a hacer lo que queremos.

CONCLUSIONES

•    Tus emociones y pensamientos te llevarán a tu destino. Cuídalas/dirígelas.

•    Con pocos recursos, se pueden alcanzar grandes objetivos.

•    Todas las personas cuentan con cuatro recursos básicos. Son las 4 C: cerebro, cuerpo, corazón y coraje. Trabájalos.

•    El cerebro, como cualquier órgano, puede ser entrenado para obtener el máximo rendimiento.

•    Tener muchas ideas, pero no ordenarlas puede conducirnos al caos. Podemos utilizar diferentes herramientas, como los mapas mentales, para organizar nuestro cerebro.

•    Las hormonas que producimos las clasifico en positivas o negativas, e influyen de manera importante en nuestro estado de ánimo.

•    En nuestras manos está crear estados de ánimo positivos, a través de la generación de hormonas SEDA (serotonina, endorfina, dopamina, adrenalina).

•    Generando hormonas positivas y contrarrestando las negativas, conseguimos que nuestro sistema inmunológico funcione bien y ello es absolutamente indispensable para nuestra calidad de vida.

•    El estrés es el estado emocional resultante de la diferencia entre lo que quiero hacer y lo que hago. Por lo tanto, está en mis manos no tener estrés.

•    El estrés es un factor desencadenante de disfunciones en el sistema inmunológico, igual o más importante que la alimentación.

•    La coherencia cardiaca, cerebral y hormonal alineadas harán que sintamos, pensemos y actuemos en la misma dirección.

•    El equilibrio de las 4 C permitirá sincronizar nuestro universo particular y clarificar nuestra visión.

EJERCICIOS

1.   Haz una relación de tus habilidades o dones. ¿Dónde los utilizas y qué puedes hacer para usarlos más?

2.   Ordena tu cerebro. Ten siempre a mano el bloc de notas de tu móvil o una libreta para anotar las ideas que te vienen a la mente, aquello que deseas hacer y no quieres olvidar.

3.   Busca en internet «mapas mentales». Lee y analiza si te sería útil usarlos para estructurar tu mente. Decide. Y si has dicho sí, haz un plan para conseguirlo.

4.   ¿Crees que tendrías que hacer más deporte? ¿Tu cuerpo lo necesita? Toma la decisión y desarrolla qué harás, con constancia y rigor.

5.   De la relación de acciones que encuentras en este capítulo, escoge dos que te aporten SEDA. Decide y haz un plan de acción.

6.   Haz tres respiraciones profundas con los ojos cerrados, relájate y piensa. Visualiza tu corazón y hazle una pregunta. Continúa relajado y te llegará la respuesta antes de veinticuatro horas. Debes ser sincero, humilde y paciente.

7.   Pon coherencia en tu vida. Alinea lo que sientes, piensas y dices, y actúa en la misma dirección. Ponte un ejemplo real donde eres coherente. Otro donde no lo eres. Y analiza por qué. Diseña un plan de acción para cambiarlo. ¿Qué deberías hacer para actuar con coherencia?

8.   ¿Cuál es tu zona cómoda? ¿Qué zona no te aporta nada y crees que deberías salir de ella? Descríbela y crea un plan de acción para salir de esta rutina.

3. PASADO, FUTURO, PRESENTE

El tiempo no se puede ganar ni perder, ni ahorrar ni atesorar. No podemos variar su curso ni conseguir que modifique su velocidad. No irá ni más rápido ni más lento, porque avanza de manera inexorable, siempre al mismo ritmo. Además, nada puede alterarlo, porque el tiempo no existe. Se trata simplemente de una magnitud para acotar lo que dura algo que es susceptible de cambio. Es una medida que cuantifica, que delimita el ciclo de un determinado fenómeno o suceso, un periodo donde pasa algo, es decir, donde se vive o se ha vivido y donde existe un principio y un final. El tiempo mide la vida de una persona, a través de su edad. ¿No decimos a menudo, para preguntar la edad, qué tiempo tiene este niño?

Si una persona no existe, no existe su tiempo. No se puede decir, por lo tanto, que pasa el tiempo, sino que nosotros pasamos a través del tiempo. Porque no solamente es una unidad de medida, sino que además está ligada a la existencia, es la magnitud que acota nuestras propias vidas. Por lo tanto, lo que existe es la vida, porque tiene un principio y un final.

Lo que hace diferente a una persona de otra no es el tiempo, sino cuánto tiempo utiliza y cómo. En definitiva, cómo emplea su vida. Pensemos que cada uno de nosotros dispone, diariamente, de la misma cantidad de tiempo que el resto de la humanidad: el tiempo es justo, igualitario y equitativo.

Todos nos habremos topado alguna vez con personas (en una empresa, en una familia, en una asociación...) que disponen exactamente del mismo tiempo que las demás, pero en cambio les cunde mucho, sacando el máximo provecho. Al contrario, hay gente que, contando con el mismo tiempo, hace mucho menos. Cuando algo sale mal y se les pregunta qué ha pasado, dicen que no han tenido tiempo. Curiosamente, estas mismas personas desharán y reharán después sus equivocaciones y, por lo tanto, invertirán al final mucho más tiempo en ello.

También hay gente que no vive su tiempo al ciento por ciento porque nunca está al ciento por ciento. Son personas que cuando se encuentran en casa, con su familia, están pensando en todo lo que tendrán que hacer cuando lleguen al trabajo. En cambio, en el trabajo lamentan no haber prestado suficiente atención cuando estaban en casa. Tienen la mente al 50 por ciento, pensando en todo lo que han dejado de hacer y, por lo tanto, viven solo la mitad de lo que podrían vivir.

¿Nos gustaría vivir el doble de tiempo y mejor?

Hagamos el ejercicio de cambiar tiempo por vida. En vez de pensar cuántas horas estaremos en una reunión, pensemos cuánta vida emplearemos. En lugar de preguntarnos cuánto tiempo estaremos en casa, preguntémonos: ¿cuánta vida emplearemos en estar con nuestra familia?

Si cambiamos la palabra tiempo por la palabra vida, modificaremos de forma radical la manera en que la percibimos, la energía que empleamos en todo aquello que hacemos y la ilusión con que nos enfrentamos al día a día. Cambiaremos nuestra percepción y viviremos el doble. Porque si el tiempo es vida: ¿puedo estar perdiendo el tiempo? ¿Puedo estar perdiendo la vida?

Hagamos un pequeño ejercicio: imaginemos un banco que cada mañana ingresa en nuestra cuenta corriente la cantidad de 86.400 euros, pero cada noche borra del saldo lo que no hemos utilizado durante el día. Estaríamos contentos, ¿verdad? ¿Qué haríamos cada día? Evidentemente, gastar todo aquello que pudiésemos, dado que el banco retirará de nuestro saldo lo que no hayamos utilizado.

Este banco se llama Tiempo. Cada mañana, abona 86.400 segundos y cada noche retira de nuestra cuenta, dándola por perdida, cualquier cantidad no invertida. O sea, cada día abona y cada noche elimina el saldo. Lo que no usamos durante el día, lo perdemos, porque no podemos dar marcha atrás, no existen cargos a cuenta del ingreso de mañana. Y ello nos obliga a vivir el presente con el saldo de hoy.

Por lo tanto, jamás pienses «mañana ya viviré lo de hoy» porque es imposible. Invierte tu tiempo cada día para conseguir lo mejor ahora, en salud, en amor, en felicidad, en éxito... No tires jamás el tiempo, porque no va a volver, y quizás mañana puedas necesitar el rédito de hoy.

Analicemos ahora algunas expresiones comunes que giran alrededor de la palabra tiempo.

El tiempo es oro. No es cierto, el tiempo es mucho más valioso que el oro, porque con tiempo se puede comprar oro, pero con todo el oro del mundo no se puede comprar el tiempo.

Matar el tiempo o hacer tiempo. ¿Matamos la vida? ¿Hacemos la vida?

El tiempo lo arreglará, el tiempo lo cura todo o tiempo al tiempo. Son diferentes expresiones que transmiten una misma idea: el avance de la vida hace que muchos de nuestros problemas cambien, se resuelvan, desaparezcan o evolucionen.

Y mi favorita: lo que el ser humano no mejora, el tiempo lo deteriora. Una expresión que es aplicable a nuestra casa, nuestro coche o cualquier otra propiedad, pero también a las relaciones humanas, a nuestra pareja, a nuestros hijos, a nuestra familia y a nuestros amigos.

Usemos correctamente la medida del tiempo y tomemos las riendas. Nosotros somos los dueños de nuestra vida. Por ello, debemos decidir dónde la invertimos y, una vez lo hemos determinado, emplear en ello toda nuestra energía. Si no lo hacemos, ya estamos tomando una decisión, que es no hacer nada. Y lo que es peor es que entonces la vida (las circunstancias, la gente que nos rodea) tomará decisiones por nosotros y nos llevará hacia donde quiera, no hacia donde nosotros queremos ir. Seremos marionetas cuyo futuro dependerá de otros, no de nosotros mismos.

Nuestra vida la componen tres dimensiones. Un pasado, un presente y un futuro. Imaginemos el universo sin vida de ningún tipo, ¿qué sería el tiempo sin pasado ni futuro? ¿Qué sería el presente? Se limitaría solamente a un concepto de espacio. Si no existiese la vida, si no existiese el ser humano, no existiría el tiempo.

San Agustín lo dijo: «Si el presente no se convirtiese en pasado, no sería tiempo, sería la eternidad».

¿ES IMPORTANTE NUESTRO PASADO?

Es importantísimo, porque influye y afecta en nuestro presente, en nuestra toma de decisiones y en nuestro comportamiento de hoy. El pasado es el lugar donde hemos forjado las creencias que están en el subconsciente, grabadas en nuestra mente, y que son consideradas por nosotros como conocimientos verdaderos, que se convierten en nuestro comportamiento y personalidad. La interiorización de creencias externas e internas crea pensamientos, modelos, valores, patrones y paradigmas en los que depositamos una fe ciega. El pasado es almacenado en nuestro interior como un mapa que nos guía o un GPS que nos orienta en el camino que tomamos. Son las experiencias que hemos vivido, no solamente de pequeños, sino durante toda nuestra vida, según nosotros las hemos percibido y almacenado. Por lo tanto, no es la realidad, sino nuestra percepción de la realidad, es decir, nuestra realidad personal.

Estas afirmaciones personales, que se convierten en pensamientos y emociones, son excluyentes, y provocan que eliminemos o que no tengamos en cuenta todo aquello que entra en conflicto con nuestros paradigmas. De hecho, los modelos de comportamiento pueden ser limitantes o estimulantes y están presentes en muchas de las expresiones que a menudo decimos, desde «vive la vida» o «la vida es bella» a «la vida es dura» o «la vida es injusta»... Una larga lista de refranes y frases hechas son muestra de ello: tanto tienes tanto vales, el dinero te da el poder, vestir bien es imagen y consideración de otros y un largo etcétera. Estas expresiones contienen centenares de paradigmas y valores que resultan indiscutibles para quien los usa. Pero nada es blanco ni negro. Todas estas ideas, en su justa medida, pueden ser estimulantes, pero según como las utilicemos nos limitan, nos bloquean y hasta nos pueden hundir.

Repitamos la pregunta del inicio: ¿es importante nuestro pasado?

Lo importante son las experiencias que hemos vivido, las enseñanzas que hemos extraído e interiorizado y las conclusiones que hemos sacado de nuestros errores, porque se dice que el que aprende de los errores se crece con los éxitos. Sin embargo, hemos de equilibrar estos paradigmas para que no supongan un límite y, sobre todo, no vivamos en el pasado. ¿Conocemos a gente que existe en su pasado? Seguro que sí, porque la hay y mucha. Son personas incapaces de vivir donde están, que es en el presente. Pero también, en el otro extremo, hay gente que traslada su existencia al futuro.

¿ES IMPORTANTE EL FUTURO?

El futuro es una mera posibilidad que podemos llegar a visualizar en nuestra mente. Por lo tanto, no es real, no es tangible y no sirve de nada correr mucho para atraparlo, porque siempre estaremos en el presente y no saldremos de él.

Lo que sí es necesario es tener visión de futuro. Y diría más, es absolutamente vital, y fijémonos que vital viene de vida. La visión de futuro nos da la energía y la ilusión que nos lleva hacia adelante, pero también puede provocar angustia, porque el futuro es nuestro porvenir y el porvenir es incierto. Lo máximo que podemos hacer es pronosticarlo, porque, como dice la misma palabra, está «por venir». Cuando nos casamos, cuando creamos un sueño, cuando imaginamos repetidamente cómo seremos dentro de unos años y logramos visualizarlo (pareja, hijos, trabajo, empresa, casa, ocio...), ello nos da energía y fuerza interior para caminar en esa dirección, superando los obstáculos del camino. Diría más: nos da la vida.

Algunos médicos me han contado casos de enfermos que, padeciendo exactamente la misma enfermedad y con las mismas posibilidades de sobrevivir, habían llegado a desenlaces completamente distintos. Sucede sobre todo con la gente mayor, personas para las cuales aquello que está por venir resulta escaso en el tiempo.

Dos ancianos de ochenta y cinco años se sometían a una misma intervención. Antes de cerrar la fecha de la prueba, se les hizo cumplimentar un cuestionario, con preguntas de todo tipo: ¿sabe qué problema padece? ¿Sabe cuánto tiempo puede durar la hospitalización?... La última de las preguntas decía: ¿habrá alguien que lo espere cuando acabe la operación? Uno de los dos ancianos respondió que vivía solo, que su mujer había muerto hacía ya años y que contaba con una única hija, que residía en el extranjero y a la que veía poco. El otro anciano respondió que esperaba salir rápidamente del hospital, porque en casa había dejado a medio hacer un puzle que estaba componiendo con su nieto. También manifestó que cada mañana ayudaba a su hija en un negocio y se consideraba útil y necesario. Estadísticamente, el primer anciano pertenece al perfil de personas con un bajo porcentaje de supervivencia, no a la intervención, sino a la convalecencia. Al segundo anciano, sin embargo, su visión de futuro lo incluye en el grupo con un alto índice de supervivencia.

Si visualizamos el futuro e imaginamos dónde queremos estar dentro de un tiempo, cuando abrimos los ojos y regresamos al presente, se dice que ya conocemos el camino, pues ya hemos estado donde deseamos llegar. Solo falta trabajar en el presente, atraídos y guiados por esa visión de futuro.

Por ejemplo, hay niños que sueñan repetidamente que de mayores serán médicos o arquitectos y que cuando se levantan, una vez tras otra, lo explican a su familia, con todo lujo de detalles y dicen: «He soñado que tenía la consulta llena de gente» o «He soñado que hacía los planos de una casa frente al mar». De mayores, escogerán la carrera de medicina o de arquitectura y la sociedad dirá: «Este niño tenía vocación». Pero, en realidad, esa vocación es el sueño repetido que los atrae, como un imán, hacia el lugar donde quieren ir.

Una persona multimillonaria hizo una serie de malas operaciones que pusieron en riesgo su fortuna. Abogados y asesores financieros le decían que lo perdería todo y quedaría endeudado para siempre. Cuanto más se esforzaba por recuperar su dinero, más empeoraba la situación. Su visión de futuro era un callejón sin salida. Durante semanas buscó inútilmente soluciones y, al final, convencido de que se encaminaba decididamente hacia la ruina, enfermó. Adelgazó de manera alarmante en pocos días y ningún médico conseguía saber cuál era la enfermedad que padecía. Al cabo de dos meses, su salud se había degradado tanto que los propios profesionales médicos le aconsejaron que se despidiese de sus seres queridos.

El hombre no murió, sino que recuperó de manera milagrosa la salud y, al cabo de unos años, escribió sus memorias, en las que relataba: «Cuando me empecé a despedir de todo el mundo, mi visión de futuro cambió radicalmente, y en lugar de verme arruinado me vi muerto. Entonces, dejé de preocuparme por el dinero y por el futuro, y empecé a comer y a sanarme. Han pasado cinco años. Perdí toda mi fortuna, pero conservo a mi familia y a mis amigos, y he conseguido un trabajo que me permite vivir dignamente».

La visión de futuro es importante, pero no podemos vivir en el futuro, tenemos que vivir en el presente.

¿ES IMPORTANTE EL PRESENTE?

El presente es lo que hacíamos hace apenas un instante. Por lo tanto, cuando el lector acabe de leer esto ya será pasado y se habrá convertido en un recuerdo. El presente es un momento escaso, que aparece entre dos nadas y apenas tiene duración. No se puede parar, jamás deja de fluir, es el ahora en que vivimos, es nuestro tiempo, que deja continuamente de ser y, sin embargo, no desaparece, porque el presente somos nosotros.

Existe mucha literatura acerca de este tema, como El poder del ahora, del escritor canadiense Eckhart Tolle, quizás uno de los títulos más destacables. Todos ellos ahondan en la idea de que el presente es una oportunidad que pasa y nunca vuelve. Por lo tanto, centrémonos en nuestra vida de hoy, en nuestro ahora. Aprovechémoslo y disfrutémoslo, porque una buena vida es una vida llena de buenos ahoras.

Pero tengamos en cuenta que la felicidad no es un lugar al que hay que llegar, sino que es la suma de momentos presentes. Es un camino en el que encontraremos obstáculos y problemas que deberemos transformar en retos. Un camino donde tendremos que evitar que el pasado sobreviva en el presente, luchando contra verdugos y egos que nos trasladan a lo que fue y no nos dejan vivir en lo que es; pasados que nos frenan y nos agarrotan y a los que no debemos dejar entrar en nuestra mente, porque nos impiden vivir nuestro presente. Cuando centremos nuestro cerebro en lo que hacemos y queremos hacer, el miedo paralizante desaparecerá.

Una noche de tempestad, atravesando el océano Atlántico a bordo de mi barco de vela, con cuarenta y cinco nudos de viento y once metros de olas por popa, yo tenía a mi cargo a cuatro tripulantes. Para evitar que el miedo nos paralizara, di órdenes sin parar, no permití que ninguna de las personas que me acompañaban dejase de hacer nada ni un instante. Subimos, arriamos y cambiamos velas innumerables veces y todos estuvimos completamente activos y concentrados en lo que teníamos que hacer. De este modo, dejamos de mirar al mar y no tuvimos tiempo de imaginar qué podía llegar a pasarnos. Trabajamos al ciento por ciento concentrados en lo que estábamos haciendo y, de este modo, nuestro verdugo, el ego y la mente, se callaron. Cortamos el paso al miedo paralizante.

Cuando estamos parados, sin hacer nada, dejamos que nuestra mente sucumba a los verdugos del tiempo e, imaginando lo que puede llegar a suceder, permitimos que el presente se esfume sin haber hecho nada por tomar las riendas. Se ha comprobado, en naufragios o extravíos de personas en la montaña, en medio de episodios de temporal, viento o nieve, que un elevado porcentaje de las muertes acontecen por causas completamente ajenas al propio suceso: ataques cardíacos que ocurren durante el hundimiento de un barco, por ejemplo, cuando el miedo paralizante toma el control de los náufragos.

El pasado es historia, el futuro es un misterio y el presente es un regalo.[*]

Vivamos el presente, organizando y planificando, apoyándonos en experiencias del pasado y actuando con visión de futuro, pero existamos en el ahora. Recordando aquella genial frase de John Lennon «La vida es lo que te pasa mientas estás ocupado haciendo otros planes», propongámonos vivirla plenamente, dejando de actuar como lo hacíamos hasta ahora para empezar a comportarnos de una manera nueva.

Un consejo: no intentes hacer algo, pues «intentar» quiere decir que lo dejas para mañana. Si el único momento en que lo puedes hacer es ahora, no lo dudes, hazlo. Cambia intenciones por acciones.

Hay gente que dice: intentaré dejar de fumar, estoy intentando hacer un régimen, intento estudiar inglés... pero no lo hacen, lo alargan, lo eternizan o, sencillamente, nunca empiezan. Sabemos que cambiar es difícil, pero si la materia cambia, los minerales se convierten en metales y el agua se transforma en nieve o hielo, ¿por qué nuestro cerebro, nosotros, nuestras opiniones, nuestro día a día no pueden hacerlo?

Muchas veces es por falta de tiempo de reflexión y es aquí donde quiero introducir una nueva idea clave: démonos veinte minutos diarios para formar parte de la reunión más importante que uno puede mantener, que es la reunión conmigo mismo (RCMM), preguntándonos qué hemos hecho hoy, dónde hemos invertido nuestro tiempo/vida, qué vamos a hacer mañana, en qué invertiremos nuestro tiempo. Y, una vez hecho esto, lo más importante: nos preguntaremos qué tiene que ver todo ello, lo que hemos hecho hoy y lo que vamos a hacer mañana, con los objetivos que nos hemos marcado.

De los objetivos hablaremos en el capítulo 4, pero de momento quedémonos con esta idea: si trabajamos en una dirección, no puede ser que las tareas diarias no tengan nada que ver con nuestros objetivos.

Para mantener esta reunión conmigo mismo (RCMM), hay una regla de oro que nunca debemos saltarnos: tenemos que ser humildes, no engañarnos, mirarnos al espejo y vernos tal como somos. Demasiado a menudo, nosotros mismos somos los últimos en percibir lo que todos los demás ya han visto. Hay personas que pierden a su pareja y que cuando lo comentan con sus amigos reciben como respuesta: «Todos menos tú veíamos que las cosas no iban bien. Era evidente. Hace muchos años que lo sabíamos». Hay gente que niega la realidad que todos saben acerca de sí mismos o de su familia, porque no ven lo que no quieren ver, no oyen lo que no quieren oír y no entienden lo que no están preparados para entender. Por ello, es importante mirarse al espejo, escrutarse y escucharse, preparándose para mirar la realidad, para actuar y para dirigir la energía en el momento presente.

El dalái Lama dijo: «Si dominamos nuestra mente, vendrá la felicidad». Hay gente que se dice a sí misma: seré feliz cuando tenga pareja, cuando consiga aquel coche, cuando alcance... pero la felicidad no es lograr algo ni llegar a un lugar. Está en el camino que se recorre: tener o llegar son simplemente la satisfacción de haber logrado lo que uno se proponía. La felicidad la hemos hallado en el camino, disfrutando de todo aquello que hemos vivido.

VIVAMOS EL PRESENTE, CREANDO MOMENTOS PERLA

Los momentos perla son momentos de felicidad. Si nuestras vidas son un hilo, que tiene un principio y un final, y a lo largo de ese hilo somos capaces, con toda nuestra energía, de crear momentos perla, momentos de felicidad, que vamos encadenando, convertiremos nuestra existencia en un collar de perlas.

En TMI, a las personas que crean momentos perla a cada instante que viven les llamamos pescadores de perlas. Son individuos que saben disfrutar de la vida y que encadenan un cúmulo de perlas, muchos buenos momentos que, sumados unos a otros, constituyen aquello que llamamos felicidad. Del mismo modo que existen pescadores de perlas, también existen rompedores de perlas, gente con una capacidad extraordinaria para destruir buenos momentos. El rompedor tiene una especie de maza en la mano, capaz de machacar y convertir en polvo cualquier perla que se le ponga por delante. Son aquellos individuos que reservan un fin de semana en un hotel con el objetivo de descansar con su pareja y desde que salen hacia el destino encuentran motivos para discutir, por el más mínimo detalle, quizás un olvido en el equipaje o un despiste en la ruta que deben tomar. La escapada de relajación y romanticismo se convierte fácilmente en un fin de semana de reproches.

Son aquellas madres que riñen a sus hijos por nimiedades y les estropean la ilusión de una tarde de cine. Es aquel amigo al que le explicamos que nos hemos comprado un coche nuevo, un Audi negro, y que en vez de celebrarlo con nosotros y felicitarnos por la compra nos explica que en los coches negros se pasa más calor en verano y, por lo tanto, se consume más aire acondicionado y combustible. Que los coches negros tienen un mayor índice de accidentes porque se ven menos al atardecer. O que en los coches negros la suciedad y los arañazos se notan más. ¿Qué tipo de amigos tenemos? ¿Pescadores o rompedores de perlas? ¿Qué somos nosotros mismos? ¿Nuestra vida es un hilo en el que hemos ido enhebrando perlas o es una veta sucia y deshilachada en la que se ha enredado todo tipo de desechos?

El único momento de la vida en el que podemos hacer algo es el presente, y una buena vida es una vida llena de buenos momentos. Aprendamos del pasado, tengamos visión de futuro, pero vivamos en el ahora. El mañana nos aporta ilusión y el ayer nos da los conocimientos que necesitamos, pero nuestro tiempo y nuestra vida deben estar consagrados al hoy. No nos sintamos culpables del pasado ni tengamos miedo del futuro. Simplemente, tengamos controlado el presente.

CONCLUSIONES

•    El tiempo no existe. Es, simplemente, una magnitud o una medida de nuestra vida. Cambia la palabra tiempo por vida.

•    No debemos vivir en el pasado, pero sí aprender de él.

•    Lo importante son las experiencias que hemos vivido, las enseñanzas que hemos extraído e interiorizado y las conclusiones que hemos sacado. Se aprende de los errores y se crece con los éxitos.

•    Tener visión de futuro es fundamental, pero hay que vivir en el presente, disfrutando del hoy y del ahora.

•    La visión de futuro nos da energía e ilusión, pero también puede provocar angustia, porque está por venir. El porvenir es incierto: no lo esperemos, creémoslo ahora.

•    Si visualizamos el futuro e imaginamos dónde queremos estar dentro de un tiempo, cuando abrimos los ojos y regresamos al presente ya conocemos el camino, pues hemos estado donde queremos llegar a estar.

•    El pasado es historia y el futuro es un misterio. Por lo tanto, vivamos en el presente, que es un regalo.

•    La felicidad no es un lugar al que hay que llegar, sino que es la suma de momentos presentes, de muchos ahoras, de momentos perla.

•    Para mantener la reunión diaria con nosotros mismos, hay una regla de oro que nunca debemos saltarnos: tenemos que ser humildes, no engañarnos, debemos mirarnos al espejo y vernos tal como somos, visualizar cómo queremos ser y trabajar en ello.

•    El único momento de la vida en el que podemos hacer algo es el presente.

•    Cambia intenciones por acciones. Más vale un gramo de acción que un kilo de intención.

•    Una buena vida es una vida llena de buenos momentos, de buenos ahoras.

EJERCICIOS

1.   Durante tres semanas, dedica veinte minutos diarios a realizar una reunión contigo mismo (RCMM). Puedes hacerlo antes de salir del trabajo, por ejemplo, o antes de ir a dormir. Pregúntate:

¿Qué he hecho hoy?

¿Qué he aprendido?

¿Dónde me he equivocado?

¿Qué haré la próxima vez para que esto no ocurra?

¿Qué voy a hacer mañana?

¿Qué tienen que ver las actividades que he hecho hoy y que haré mañana con la consecución de mis objetivos?

2.   Describe dos aspectos de tu vida a los que dedicas mucho tiempo (hijos, pareja, clientes). Cambia las palabras y no digas «Voy a dedicar a mis hijos dos horas de mi tiempo». Di: «Voy a dedicar a mis hijos dos horas de mi vida». Convierte este ejercicio en un hábito: cambia siempre la palabra tiempo por vida.

3.   Divide una hoja de papel por la mitad, trazando una línea. En la mitad izquierda escribe una lista de cosas que te hacen sentir orgulloso de ti mismo. En la mitad derecha, anota lo que has aprendido de tus errores y, por lo tanto, aquello que no volverás a hacer. Traza un plan de acción sobre alguno de estos puntos si crees que lo necesitas.

4.   Describe con detalle cómo quieres verte dentro de dos años: dónde estarás, con quién, qué te dirán tus amigos y tu familia, qué habrá cambiado con respecto a hoy. Y pregúntate qué debes hacer ahora para que esto ocurra. Crea un plan de acción.

5.   Escribe dos momentos perla que hayas vivido la semana pasada. Ahora piensa en la última vez en que te convertiste en un rompedor de perlas. ¿Con quién fue? ¿Por qué? ¿Cómo pasó? ¿Qué hiciste? ¿Qué hubieras tenido que hacer para ser un pescador y no un rompedor?

4. LA NATURALEZA ES SABIA

La naturaleza es sabia y armoniosa, aprendamos de ella y de su equilibrio. En la naturaleza, nada sucede en vano. Si la analizásemos y siguiésemos sus enseñanzas, las personas tendríamos una vida armonizada y el entendimiento mutuo sería más fácil. Pongamos el ejemplo de un árbol, que fue el primer habitante del planeta. Se sustenta sobre unas raíces, que son las que captan los nutrientes y los suministran, a través de la savia, al tronco y las ramas, aportando la fuerza suficiente para que el árbol pueda crecer y dar frutos. Las raíces toman los nutrientes de su entorno, que puede ser una rica y fértil tierra o, al contrario, rocas, arena o incluso arcilla.

El árbol se asienta sobre un tronco, que debe ser sólido y robusto, para que cualquier inclemencia del tiempo no lo doblegue. La copa del árbol, donde encontramos las hojas, flores y frutos, son el reflejo de que todo lo demás está en equilibrio, además de constituir el sustento y el refugio de otros seres del reino natural y asegurar la reproducción de la especie vegetal.

Como vemos, algunas de estas partes son «no visibles» o subterráneas y otras son visibles o aéreas. Pero por el hecho de quedar ocultas, las primeras no son menos importantes, sino al contrario, dado que son las que aportan el sustento y posibilitan el crecimiento.

Si comparamos a una persona con un árbol, podríamos concluir que nuestras raíces son nuestros valores y las actitudes que tomamos frente a la vida. La tierra que nos rodea serían nuestros amigos, familia y compañeros de trabajo. El tronco lo compararemos con nuestra misión y con nuestros objetivos. Y la copa del árbol, con nuestras habilidades y resultados.

NUESTRAS RAÍCES

Las raíces son fundamentales para la estabilidad del árbol, y aportan mayor seguridad cuanto mayor es su profundidad. La superficie que abarcan acostumbra a ser más grande que la de la copa y deben ser subterráneas, no visibles, porque si crecen en la superficie disminuye la firmeza con que se anclan a la tierra.

Las raíces de las personas son sus valores y actitudes, que al igual que las del árbol han de ser firmes y profundas, y deben abarcar la mayor extensión posible. Constituyen nuestro anclaje a tierra firme, configurando nuestra forma de pensar y de actuar, es decir, la disposición voluntaria que cada persona tiene frente a la existencia en general y frente a situaciones en particular.

Un valor es la convicción razonada y firme de que algo es bueno o malo y de que nos conviene más o menos. Estas creencias se organizan en nuestro psiquismo (mente) en forma de escalas de preferencia (escalas de valores). Una vez interiorizados, los valores se convierten en guías y pautas que marcan las directrices de una conducta coherente. Los valores asumidos libremente son los indicadores del camino a seguir, aportando sentido a cuanto hacemos, permitiéndonos ver con claridad los objetivos de la vida, ayudándonos a aceptarnos tal y como somos y a comprender nuestro entorno y facilitando las relaciones equilibradas con los demás. La escala de valores es la que determina los pensamientos y la conducta, y nos ayuda a despejar los principales interrogantes de la existencia, quiénes somos y cómo conseguiremos nuestro objetivo: la felicidad.

Las actitudes reflejan la forma en que pensamos y sentimos en una situación dada y pueden catalogarse en positivas (que nos hacen crecer y se centran en aquello que poseemos) o negativas (que focalizan la atención en aquello de lo que carecemos), creando a su vez energías positivas y negativas internas y atrayendo energías positivas y negativas externas. En el capítulo 2, hemos explicado que nuestro cuerpo es energía pura que generamos y transmitimos a nuestro alrededor. Esta energía es, en origen, neutra y se convierte en positiva o negativa dependiendo de la actitud que adoptemos.

Como hemos visto, las actitudes contribuyen a crear SEDA (serotonina, endorfina, dopamina y adrenalina) o al contrario, hormonas negativas, como el cortisol. Pero al mismo tiempo, las energías generan un campo electromagnético que atrae energías del mismo signo. Como si fuésemos imanes, la energía que creamos y emitimos atrae energía análoga, procedente de nuestro entorno. Fijémonos en que los pesimistas se atraen, se juntan, se entienden, se buscan y disfrutan en compañía, lamentándose de lo mal que lo pasan, dándose la razón en todo, apoyándose mutuamente y hundiéndose juntos. Seguro que alguna vez nos hemos topado con un grupo de cenizos. Los hay en gran cantidad y probablemente los encontraremos en nuestro camino... Un consejo, si os topáis con ellos, huid tan rápido como podáis.

Las actitudes cambian y evolucionan según las experiencias y vivencias, pudiendo ser aprendidas o adquiridas. Así, una persona puede ser desconfiada, modesta, hostil, tenaz, cautelosa, generosa, humilde, amorosa, confiada, realista, respetuosa, sincera, celosa, seria, independiente, cortés, alegre... Las actitudes positivas son las que nos ayudan a crecer y a estrechar lazos con los demás, las que muestran solidaridad, proactividad, buen humor, creatividad, entendimiento, escucha, respeto, flexibilidad, tolerancia y responsabilidad. Las actitudes negativas, por el contrario, transmiten egoísmo, envidia, celos, falsedad, rencor, soberbia, indiferencia, avaricia, miedo... También podemos clasificar a las personas, según sus actitudes, en pesimistas y optimistas, aunque yo diría que lo equilibrado es ser «realistas optimistas». Todos sabemos que un vaso de agua se puede ver medio lleno o medio vacío. El realista optimista se centrará, para su crecimiento, en verlo medio lleno, pero no dejará de ser consciente de que hay una parte del vaso que está vacía y de que sus acciones han de encaminarse a llenarlo del todo.

Las personas actuamos según pensamos, a partir de las experiencias personales, individuales o colectivas que hemos vivido. La creencia de que aquello que pensamos es cierto nos conduce a comportarnos y a actuar de determinada manera. Una delgada línea separa las actitudes y los rasgos de personalidad, pero no debemos confundirlos. Los segundos son más rígidos y permanentes, mientras que la actitud se refiere a lo concreto.

«Yo soy una persona responsable (rasgo de personalidad), pero puedo dejar de serlo en mi relación contigo (actitud) si veo que tú te muestras irresponsable.»

«Yo creo en los demás, soy una persona confiada (rasgo de personalidad), pero puedo mostrarme desconfiado (actitud) en una situación que me pone en alerta.»

No obstante, realidades y experiencias muy repetidas que derivan en actitudes sostenidas acaban convirtiéndose en rasgos de personalidad. Dicho de otro modo, lo que hacemos, pensamos y sentimos sobre un tema concreto conforma una actitud, pero si siempre hacemos, pensamos y sentimos en la misma dirección estamos creando un rasgo de personalidad.

Si yo digo «me gusta bailar», muestro una actitud positiva hacia el baile, probablemente porque me ha aportado buenos momentos y experiencias. Si digo «no me gusta ir en avión», estoy mostrando una actitud negativa hacia el hecho de volar, que puede ser aprendida (un miedo transmitido por mis padres) o adquirida (una mala experiencia a bordo de un avión). Razones que justifiquen las actitudes hay muchas, pero preguntémonos: ¿qué actitud nos da mejor vida? Depende de nosotros, tomémosla, potenciémosla y vivámosla.

«Si creo que tengo razón, es que tengo toda la razón. Si creo que no tengo razón, también tengo razón.»

«Si creo que no puedo hacerlo, tengo razón, no podré hacerlo. Si creo que podré hacerlo, tengo razón, podré hacerlo. Por lo tanto, no es que pueda o no pueda, sino que crea o no crea. Siempre tengo razón.»

CREER ES PODER

Hay diferentes tipos de personas, las personas que crean (las creativas), las personas que creen en sí mismas (como no podemos llamarlas creyentes, que es otra cosa, las llamaremos seguras, personas que tienen fe y alta autoestima y que actúan) y las personas que croan (las «croantes», las que disfrutan hablando mucho, las que hacen mucho marketing, las que saben venderse a sí mismas). Y hay gente que disfruta de la vida viendo como los demás crean y creen... y ellos, sólo lo cuentan. Lo mejor sería poder aunar las tres capacidades: crear, creer y croar.

¿La actitud se puede cambiar? Claro. A veces es necesario desaprender lo aprendido, cambiar el pensamiento para mudar la forma en que nos comportamos y, después, con el tiempo, la manera en que sentimos. Evidentemente, no es fácil, pero las actitudes y los pensamientos conforman una especie de musculatura que hay que trabajar, como las abdominales, cada día un poco, sabiendo por qué y para qué: para vivir mejor. Los comportamientos y las actitudes son algo que está en nuestras manos cambiar, dependerá de nosotros que tomemos conscientemente esta decisión.

Winston Churchill dijo: «La actitud es una cosa pequeña que hace una gran diferencia».

Para transformar actitudes negativas en positivas hay que olvidar lo negativo, dado que los pensamientos negativos hacen crecer las actitudes negativas. El cerebro no computa el no y, por ello, si pensamos «no quiero que pase esto», en realidad lo que estamos transmitiendo es «quiero que pase esto» y esto es lo que nos pasa. En el mundo del deporte encontramos ejemplos continuamente. Un esquiador ve un árbol y se dice: «No quiero chocar contra el árbol». El cerebro no computa el no y el árbol atrae al esquiador, que acaba chocando. La alternativa es pensar en positivo: «Quiero ir por la derecha de la pista».

En la disciplina del golf, muchos golfistas explican que cuando se enfrentan a una jugada difícil, con un lago de agua entre la salida y la bandera, no hay nada peor que pensar: «No quiero que la bola vaya al agua». Este pensamiento atrae a la bola, que irremediablemente va a parar al lago. La alternativa es olvidarse por completo del lago y pensar: «Quiero que la bola vaya al green». Y podríamos poner muchos ejemplos más.

Solamente en dos conferencias de las más de 1.500 conferencias y cursos que he dado a lo largo de mi carrera mi cerebro se quedó en blanco, comencé a sudar sintiéndome escrutado por todas las personas del público y pasé un rato verdaderamente horrible. Aún hoy en día, si dejo que aquellos momentos regresen a mi cerebro, atraigo sentimientos parecidos, pensamientos y actitudes que hacen que, de nuevo, la conferencia peligre. Por lo tanto, ¿qué hago? Me centro en las 1.498 conferencias que me han salido bien, en las que he disfrutado, y hago aflorar estos sentimientos que están dentro de mí para crear SEDA.

En nuestras vidas, tenemos innumerables ejemplos. ¿Cuántas veces, yendo por la calle, hemos pensado que no queremos encontrarnos con determinada persona y, acto seguido, nos hemos topado con ella? Lo que tenemos en mente es lo que atraemos, porque es la energía que lanzamos al universo, el campo magnético que generamos a nuestro alrededor y que atrae tanto lo positivo como lo negativo, dependiendo de nuestros pensamientos y actitudes. Por ello, utilicemos palabras positivas y generemos pensamientos positivos; demos las gracias, pues la gratitud atrae lo bueno; preguntémonos de qué estamos orgullosos y con qué disfrutamos; démonos cuenta de la abundancia que hay a nuestro alrededor; no esperemos a que nos den, empecemos por dar a los demás... porque las actitudes positivas son como un bumerán que regresa: primero lanzas, luego recuperas. Eckhart Tolle lo explica muy bien en su libro La abundancia está en ti, donde aconseja no esperar a que el mundo nos proporcione lo que anhelamos, porque toda la riqueza está en nosotros mismos.

Las raíces de nuestro árbol son positivas y negativas. Si queremos que las negativas mengüen, se sequen y casi desaparezcan, no pensemos en ellas, ignorémoslas, matémoslas de hambre; y centrémonos en nutrir a las raíces positivas, haciéndolas crecer.

NUESTRA TIERRA

La tierra que rodea al árbol es fundamental para su crecimiento y supervivencia. No es lo mismo desarrollarse en una tierra fértil y abonada, con abundancia de sol y agua, que sobre arena o entre piedras, en un terreno árido y sin nutrientes. Del mismo modo, para el crecimiento de este árbol que es nuestra persona es fundamental el entorno que nos rodea. Por ejemplo, todos sabemos que los amigos de nuestros hijos determinan la manera en que estos crecerán. Si son chicos responsables, trabajadores, con valores, con actitudes positivas y con un entorno familiar estable, todo ello los afectará directamente en su crecimiento y en el desarrollo de pensamientos y actitudes. La sabiduría popular nos ha dado numerosos refranes que lo reflejan: «Dime con quién vas y te diré quién eres» o «Con quien te juntas, te igualas».

Los padres intentamos escoger a los amigos de nuestros hijos, eligiendo el centro en que los escolarizamos o el tipo de actividades extraescolares que realizan. Sin embargo, nosotros, como adultos, ¿qué hacemos? ¿Elegimos a nuestros amigos? ¿Seleccionamos a los profesionales que nos rodean? Pensemos que cualquier proyecto requiere una relación con otras personas, a las que necesitamos para que nos ayuden a crecer y evolucionar. Constituyen la tierra que nos rodea, nutriendo nuestro desarrollo o, al contrario, absorbiendo nuestra energía y bloqueando nuestro crecimiento.

Sea ambiental o social, todo cuanto nos rodea nos afecta. Y lo hace negativamente si nuestras relaciones no están en sintonía con nuestros valores, con nuestra forma de vivir y nuestras actitudes. Por ello, para nuestro desarrollo personal es importante una minuciosa selección de las personas que nos acompañan, valorando aspectos como la armonía, el compromiso, la ambición, el espíritu de superación, las motivaciones, el buen humor y la sintonía, la capacidad para reír y disfrutar juntos de la compañía mutua, el apoyo, la ayuda y la profesionalidad. Reflexionemos acerca de las personas que nos rodean y preguntémonos si constituyen el entorno que necesitamos en el camino que nos hemos trazado. Y sobre todo, no mezclemos la amistad con otros tipos de relaciones humanas que en nada se parecen. Las redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn han contribuido a desvirtuar el concepto de amistad.

En Gran Bretaña, el 25 de diciembre de 2010, una mujer de cuarenta y dos años envió a 1.000 amigos de Facebook una nota en la que explicaba que tenía problemas, que necesitaba ayuda y que pensaba en el suicidio como única solución. Unos días más tarde, fue hallada muerta en su casa de una sobredosis. Ninguno de sus 1.000 amigos había movido ni un solo dedo para evitarlo.

No confundamos las redes sociales con la vida real y tangible. Un amigo es una persona que nos ayuda, que se interesa por nosotros, que nos escucha y nos entiende, que disfruta y nos hace disfrutar cuando estamos juntos, que es realista y dice la verdad, que comparte, que nos acepta como somos y que es incondicional. Los amigos son aquellas personas que hacen que la vida sea más fácil de vivir y, si los hemos escogido bien, no son nuestros amigos ni por su edad ni por su inteligencia ni por su posicionamiento social ni por sus virtudes. Los hemos escogido por los valores que comparten con nosotros.

Aparte de los amigos, nuestro entorno incluye también dos tipos más de relaciones que nos influyen directamente: la familia y los profesionales con los que compartimos nuestro trabajo. Los tres grupos (amigos, familia y profesionales) pueden entrelazarse entre sí: existen hermanos que son al mismo tiempo amigos, hermanos que nunca serán amigos, amigos que son más importantes que los hermanos y colegas de trabajo con los que compartimos amistad. Los lazos entre amigos pueden ser tanto o más fuertes y estrechos que entre miembros de una familia, pero ello no significa que un profesional o un familiar no puedan ayudarme en mi proceso de crecimiento personal, aunque no sean mis amigos.

En cuanto a los profesionales que nos rodean, sucede igual que con la familia: no los escogemos, la mayoría de las veces ya están cuando nosotros llegamos o se incorporan sin que nadie nos haya preguntado nuestra opinión. Por ello, a menudo nos toparemos con personas que nos producen sentimientos y reacciones negativas. En nuestras manos está aprender a distinguir y escoger con quién nos relacionamos más, a quién nos acercamos. Siempre estaremos rodeados de gente y en ocasiones no serán las personas que nosotros hubiésemos querido. Mantengamos la profesionalidad con todos, pero seamos capaces de escoger con quién pasamos más tiempo.

Lo importante es distinguir bien, categorizar y saber poner a cada persona en el espacio que ocupa. Preguntémonos: ¿existen entre la gente que me rodea personas tóxicas, que vampirizan mi tiempo y me impiden el crecimiento? ¿Quién quiero que esté en el espacio de tierra que me rodea y quién no? ¿He de seguir invirtiendo mi tiempo en personas que no me aportan nada?

Una vez tengamos claro quién queremos que esté a nuestro alrededor, ¿qué hacemos para mantener a estos amigos? ¿Cómo cuidamos a estos profesionales valiosos que nos rodean o a estos familiares que tanto nos aportan? ¿Los ayudamos, a su vez, en su crecimiento? ¿Qué deberíamos hacer que no estemos haciendo por ellos? ¿Cómo podemos mejorar los nutrientes que nos aporta esta tierra fértil que nos rodea?

Muchas veces, las personas no recordarán lo que ayer les dijiste, incluso olvidarán cómo actuaste, pero nunca dejarán de recordar cómo las hiciste sentir.

NUESTRO TRONCO

El tronco de un árbol ha de ser fuerte y robusto para que ninguna tempestad pueda derribarlo y, al mismo tiempo, para soportar sin problemas todo el peso de la copa, las ramas, los frutos y las hojas, es decir, todo aquello que vemos de un árbol. Por eso, lo comparamos con nuestros objetivos, que han de ser igualmente fuertes y sólidos, para que las inclemencias no nos hagan titubear y la inseguridad no se adueñe de nuestras actitudes y pensamientos. Nuestros objetivos son la meta, el fin, la misión, aquello que queremos conseguir, el punto de mira o la diana, y han de estar sólidamente ligados a nuestros valores. Es importante visualizarlos, como hemos explicado en el capítulo 3, y es imprescindible tenerlos, porque aportan estructura y significado a la vida.

No todos los objetivos tienen la misma dimensión y alcance. Podríamos hablar de grandes objetivos, que son aquellos propósitos a largo plazo que constituyen nuestra misión. Los objetivos medianos se presentan más próximos en el tiempo, mientras que los pequeños objetivos, los más concretos, se desarrollan en el momento presente, con acciones diarias, distinguiendo con claridad el qué, el cómo y el cuándo.

El objetivo es el resultado final esperado, es la situación en la que queremos estar en un tiempo futuro, después de haber realizado una serie de acciones planificadas. Si el objetivo nos motiva con fuerza y lo visualizamos con claridad, nos dará la energía necesaria para alcanzarlo. Está al final del camino y, por eso, antes de alcanzar el resultado debemos hablar del desarrollo, la planificación y la organización de nuestras acciones. ¿Podemos trabajar con los objetivos? No. Trabajamos con las acciones, las tareas diarias clave, utilizando los recursos que tenemos, para llegar a conseguirlos.

Por ejemplo, un objetivo global es ser feliz. En el camino para conseguirlo, deberemos preguntarnos, antes que nada, ¿cómo puedo ser feliz? Y es aquí donde podré colocar diferentes objetivos pequeños y medianos (tener aquel coche que tanto me gusta, formar una familia, comprar una casa, conseguir el trabajo que me motiva...) y acciones que me conducirán al objetivo global. Sin embargo, como ya hemos explicado, la felicidad no es un cambio de situación, sino la capacidad que cada uno tiene para disfrutar del camino que nos conduce a esa situación. La felicidad no está en ningún objetivo o lugar concreto al que hay que llegar, solamente está en nuestra propia mente, está en el hoy y en el ahora y la obtendremos disfrutando de cada momento presente. Es la suma de momentos perla la que nos permite decir: «Soy feliz». No digo nunca: «He llegado a la felicidad», porque la felicidad no es un destino.

Un objetivo es tener lo que uno desea, la felicidad es desear lo que uno tiene.

Un buen amigo sufrió un grave accidente de moto que pudo haberle costado la vida. Cuando lo visité en el hospital, días después, me explicó que lo primero que hizo en cuanto despertó fue preguntar por su mujer y sus hijos. «Las enfermeras salieron a llamarlos y cuando los vi entrar en la habitación fui inmensamente feliz. Los médicos me han dicho que un golpe en la columna vertebral me ha paralizado las dos piernas y, sin embargo, justamente ahora he descubierto qué es la felicidad. Es un sentimiento que jamás había experimentado, es despertarte cada día y dar gracias por lo que tienes. Nunca antes me había levantado por la mañana y había dicho “gracias, soy feliz por tener mis dos piernas, por tener a mi mujer, a mis hijos”.» Y continuó diciéndome: «No te preocupes, el médico me ha dicho que este pinzamiento de vértebras pronto estará curado y jugaré a fútbol antes de tres meses de nuevo con vosotros». Mi amigo era una persona que trabajaba y trabajaba sin parar... sin un objetivo claro. Hoy, disfruta y valora lo que tiene, porque sabe qué es lo que quiere y ha aprendido a construir, a partir de cada circunstancia, grandes momentos de ilusión (perlas).

Los objetivos han de ser realistas, posibles de conseguir, para no ser frustrantes; desafiantes, no demasiado sencillos, para darnos satisfacción; y flexibles, es decir, capaces de adaptarse y de cambiar según nosotros vayamos evolucionando o nuestro alrededor varíe (los objetivos que tenemos a los veinticinco años no pueden seguir siendo los mismos a los cuarenta y cinco). Por ejemplo, mi objetivo era convertirme en piloto. Pero cuando me pidieron un examen médico se dieron cuenta de que tenía problemas de presión. Tuve que cambiar de objetivo. Ello sucede muy a menudo cuando eres niño: al principio, el empeño de mi hijo era tener un puesto de helados. A los ocho años quiso ser bombero. Y fue cambiando varias veces de aspiración según iba creciendo, variando al mismo tiempo su visión de la vida.

Para que podamos valorar y planificar los objetivos, debemos marcarnos fechas límite, previendo el tiempo que emplearemos y el que dedicaremos cada día, sabiendo qué recursos invertiremos (tiempo, trabajo, dinero) y cómo valoraremos todo ello, es decir, cómo calcularemos el retorno de lo invertido. Los profesionales miden los objetivos mediante herramientas como los KPI (Key Performance Indicators), para evaluar el éxito o el nivel de desempeño del proceso, a partir de un objetivo claro fijado de antemano.

Por ejemplo, «quiero aprender inglés» es solo una intención. El objetivo debiera ser: «Quiero ser capaz de mantener una conversación en inglés de treinta minutos dentro de un año, el 30 de enero de 2016, y lo valoraré de la siguiente forma. O sea, mi KPI será: en una conversación con un inglés que me entienda y al que yo entienda no deberé preguntar más de tres veces «qué has dicho» y no habrá más de cinco interrupciones para pensar cómo puedo expresar algo. Además, haré una traducción de tres hojas de un libro inglés con no más de seis errores».

En el campo del management, se dice que todo lo que se hace se debe medir, porque solo si se mide se puede controlar, comprobando el avance; solo si se controla se puede dirigir y solo si se dirige se puede mejorar.

LA COPA DEL ÁRBOL

Muchas personas llaman la atención y se distinguen por ser especialmente buenos en lo que hacen. Tienen habilidades especiales y ello los diferencia de los demás. Por ejemplo, dominan las matemáticas, saben crear y motivar equipos o tienen una capacidad especial para hacer reír. Cada persona tiene sus propias habilidades y, por ello, en nuestra sociedad tenemos líderes, humoristas, financieros, vendedores o creativos.

En nuestro árbol de la vida, las partes que más llaman la atención de nosotros (el fruto, las hojas, las flores) son nuestras habilidades vitales. Cada uno tiene o conseguirá tener las suyas propias, pero hay tres que deben ser comunes y que todos hemos de trabajar y potenciar.

La primera habilidad vital es la de obtener resultados, que no es más que conseguir lo que queremos, después de decidir qué, por qué y cómo.

La segunda habilidad vital va ligada a la primera: no se pueden obtener resultados si no se tiene una visión global, una estructura y un control.

Y la tercera, a su vez, es absolutamente indispensable para conseguir la segunda: no podemos crear esta visión global si no planificamos nuestro tiempo, estableciendo prioridades, para obtener mejores resultados.

En los próximos capítulos, desarrollaremos estas tres habilidades vitales.

CONCLUSIONES

•    Las raíces son nuestros valores y nuestras actitudes. Las actitudes positivas o negativas que se sostienen de modo repetido se convierten en nuestra personalidad.

•    La energía que creamos y emitimos atrae energía análoga. Si somos positivos o negativos, nuestro entorno (familia, amigos...) también lo será.

•    La actitud se puede cambiar. A veces es necesario desaprender lo aprendido. Modificando lo que pensamos, cambia la forma en que nos comportamos.

•    Si creo que puedo o que no puedo, siempre tengo razón. Creer es poder. Las creencias nos conducen a nuestros pensamientos, que son la base de nuestros comportamientos.

•    El entorno que me rodea me condiciona. Yo soy el responsable de conservarlo o de cambiarlo.

•    Para los demás, yo no soy como soy, sino como ellos me perciben.

•    Lo que tenemos en mente es lo que atraemos.

•    Hay gente en mi entorno que me aporta y me ayuda a crecer y otros (los «vampiros» o la gente tóxica) que me hunden.

•    Un objetivo es un lugar en el tiempo que quiero llegar a alcanzar.

•    El cerebro no computa el no. Si el «no quiero» ha de convertirse en «quiero», centrémonos en lo que queremos y olvidemos lo que no queremos.

•    Pongámonos objetivos realistas, desafiantes y medibles en nuestra vida privada y profesional.

•    Todo lo que se mide se puede comparar, analizando el avance. Por lo tanto, se puede mejorar o cambiar.

EJERCICIOS

1.   Haz una relación de la gente que te rodea (familia, amigos y profesionales), clasificándolos del 1 al 10 según su grado de ayuda y aportación. Después, distribúyelos en tres grupos (del 1 al 5, del 6 al 7, del 8 al 10) y analiza y decide qué haces a partir de los resultados: reflexiona sobre las personas que están en el tercer grupo, para estar más cerca de ellas. En el segundo grupo, invierte el tiempo que creas necesario. Y en cuanto a las personas que has evaluado del 1 al 5, tú mismo has de decidir qué hacer y qué tiempo quieres invertir en ellas. Cambia tus intenciones por acciones y realiza el plan de acción que hallarás al final del capítulo.

2.   Pregúntate: ¿cómo quiero que me perciba la gente de mi entorno? Escoge cinco de estos veinte adjetivos: Alegre. Amable. Simpático. Atento. Trabajador. Responsable. Ingenioso. Tenaz. Exigente. Educado. Generoso. Inteligente. Feliz. Honrado. Prudente. Tranquilo. Extrovertido. Campechano. Entusiasta. Sociable.

Ahora, pregúntate: ¿qué comportamientos tengo que mantener para que la gente me perciba de este modo? ¿Qué debería dejar de hacer para que me vean como yo quiero? ¿Qué hago ya que podría mejorar y potenciar? Pon estas ideas en tu plan de acción.

3.   Anota en un papel cuáles son tus objetivos para este año. ¿Y para los próximos cinco años? Haz otra lista con los obstáculos y retos que crees que podrías encontrar en el camino para lograr estos objetivos. Escribe cuáles serán las acciones que emprenderás para superar estos obstáculos. Del mismo modo que en el ejercicio anterior, elabora tu plan de acción.

5. PRIORIZAR Y CONSEGUIR RESULTADOS

Muchas personas temen sentirse encorsetadas por un sistema de planificación y organización, porque ello podría frenar su espontaneidad y creatividad. Nada más lejos de la realidad: la mente humana no fue diseñada para trabajar en muchas cosas al mismo tiempo. Por ello, necesitamos un procedimiento de apoyo que nos ayude a conseguir lo que queremos, pero es importante que ese sistema sea nuestro, es decir, que lo hayamos diseñado nosotros y que no sea dominado por los demás. Es «mi sistema» el que me ayuda a controlar, organizar y planificar mi tiempo, a conseguir lo que quiero, el que me da paz mental y tranquilidad porque me permite priorizar, tomar decisiones, trabajar en lo que deseo, controlar mi vida, disponer de más energía, definir mis propios objetivos y, sobre todo, tener libertad para escoger. Porque uno de los poderes más importantes que tenemos es la libertad de elección.

Y es que la libertad es la auténtica idea sobre la cual se sustentan los principios acerca de cómo empleamos nuestro tiempo. En realidad, la libertad es nuestra vida, porque todos luchamos por ser libres, es decir, por hacer aquello que queremos. La libertad consiste en controlar nuestra existencia, evitando que sea ella la que nos controle a nosotros.

Pero para ser realmente efectivos, necesitamos unas reglas que sean capaces de coordinar lo que tenemos que hacer y cuándo lo tenemos que hacer. Una reglas que nos permitan, dedicando el mínimo esfuerzo y el mínimo tiempo posibles, conseguir el máximo de resultados. Se trata de aplicar el famoso principio enunciado hace más de un siglo por el economista italiano Vilfredo Pareto, conocido también como la regla del 20-80. Lo que descubrió Pareto es que el 20 por ciento de los propietarios de la tierra en Italia a principios del siglo XX acaparaba el 80 por ciento de la superficie total y, al contrario, el 80 por ciento de los propietarios se repartían simplemente un 20 por ciento de la tierra. Este principio se ha aplicado posteriormente a multitud de ámbitos. En una compañía de seguros, el 20 por ciento de los clientes es responsable del 80 por ciento de los partes que se producen. En logística, se dice que el 20 por ciento de los productos en stock de un almacén son responsables del 80 por ciento del valor de lo almacenado. Y en calidad, que el 20 por ciento de los defectos afecta al 80 por ciento de los procesos. Es una ley aplicable, incluso, a la gestión del tiempo: el 20 por ciento de un día de trabajo produce el 80 por ciento de los resultados y, a la inversa, el 80 por ciento restante de trabajo solamente genera un 20 por ciento de los resultados.

Por lo tanto, es fácil concluir que si consiguiésemos otorgar más calidad y productividad al 80 por ciento de nuestro tiempo, podríamos multiplicar por un 200 por ciento o un 300 por ciento nuestros resultados. Si pretendemos mejorar los resultados, no tenemos que trabajar más horas, quizás incluso tengamos que trabajar menos, pero deben ser mejores. ¿Cómo? Destinando toda nuestra energía a ese 80 por ciento del tiempo que nos da ahora sólo el 20 por ciento de resultados. O sea, resultados mínimos.

Y esto es lo que queremos lograr, a través de tres pasos:

1.   Establecer muy bien qué quiero (objetivos).

2.   Determinar las tareas o actividades que necesito para alcanzarlo.

3.   Dedicar tiempo/vida a estas tareas o actividades.

Lo primero y más importante es tener una visión clara de nuestros objetivos y recordarlos constantemente. Porque lo que no tenemos a la vista, no lo tenemos en la mente. Por ello, debemos definir con claridad cuáles son las tareas más importantes, por cuáles empezaremos y cuáles pueden esperar.

TODO EL MUNDO QUIERE OBTENER RESULTADOS DE LO QUE HACE

Ésta es la primera habilidad que hemos de trabajar: la capacidad para obtener resultados, entendidos como el retorno de la inversión, aquello que logramos tras destinar recursos como el tiempo, el esfuerzo o el dinero. Son el horizonte que trazamos cuando emprendemos un proyecto y, por lo tanto, la consecuencia esperada de la acción o de la serie de acciones que llevamos a cabo. Pero el resultado no puede medirse solamente por la inversión de tiempo que ha requerido, dado que nadie paga por horas de trabajo, sino por los efectos que obtenemos. Y si no, ¿a quién le gustaría tener un equipo de personas que trabajara mucho y al que pagáramos por horas trabajadas, pero que no consiguiera ningún resultado?

Si queremos obtener resultados, lo primero que debemos hacer es crear una buena y organizada base de decisión, que será el lugar donde colocaremos todo aquello que debemos realizar, estableciendo prioridades. La primera decisión y la más importante es: ¿qué quiero? Y para reforzar esta decisión, me preguntaré: ¿por qué? y ¿para qué?

Para conseguir resultados tengo que visualizarlos perfectamente y medirlos, porque todo lo que no se puede medir no se puede controlar y, por lo tanto, no hay manera posible de comprobar su avance. He de fijar prioridades, distinguiendo entre lo urgente y lo importante, y no descuidar las acciones diarias que han de conducirme hacia mi objetivo.

Para poder priorizar, he de tener una visión global de todas las actividades, que me permita ordenarlas en el tiempo y clasificarlas según su importancia y su urgencia.

De una forma muy sencilla, podríamos encasillar nuestras acciones diarias en este cuadro.

La urgencia se mide según el tiempo que falta para que la acción suceda y según la comparación que establecemos con otras actividades. La importancia, en cambio, se mide según el resultado que se obtiene con esa acción e, igualmente, según la comparación entre las actividades.

Preguntémonos: ¿cuál es para mí la actividad más importante?

Tengamos en cuenta que la importancia es algo subjetivo: debo otorgarla yo, basándome en mis criterios, y no los demás.

Para establecer prioridades, necesito tener una visión global de todo lo que he de hacer, estableciendo comparaciones entre las tareas. Cuando algo no es ni importante ni urgente (para mí), lo mejor es no ocuparse de ello. A nuestro alrededor estamos acostumbrados a ver gente que realiza acciones triviales e indiferentes, que no les conducen a ninguna parte ni tienen absolutamente nada que ver con los objetivos que persiguen. Y, sin embargo, siguen realizándolas. Si queremos obtener resultados, debemos colocar estas actividades en el cuadrante de la eliminación.

Imaginemos que me enfrento a dos temas igualmente urgentes, pero uno de ellos es más importante para mí. Lo que tengo que hacer es delegar el que es urgente y no importante. Por ejemplo, yo soy el director comercial de una empresa y dentro de una hora llega un cliente de Jaén (actividad A) que supone un 3 por ciento de la facturación. Es urgente (dado que llega a las 14 horas) pero no es importante si lo comparo con la actividad B, porque a la misma hora tengo cita con otro cliente, mucho más importante, que realiza el 15 por ciento de la facturación. Evidentemente, he de delegar la primera visita, a la que enviaré al jefe de ventas de la región de Andalucía, para quien este cliente supone el 30 por ciento de las ventas en su zona. Por lo tanto, para él sí que es urgente e importante en su toma de decisiones o árbol de prioridades. Coloquemos la actividad A en el Cuadrante de la Delegación.

Si buena parte de mi trabajo se concentra en el cuadrante de lo urgente e importante, estoy en crisis, soy un bombero que apaga fuegos y que casi siempre está situado en el cuadrante del estrés y el imprevisto. Es aceptable estar ahí cuando se trata de imprevistos (que no he podido planificar), pero de manera constante y habitual no puedo mantenerme en este cuadrante.

Donde siempre he de estar trabajando es en aquello que es importante pero no urgente. Es el cuadrante que no puedo desatender, el cuadrante de la planificación, que hace que cuando las tareas sean urgentes e importantes ya estén hechas (proactividad).

El exceso de información y la mala organización de ésta (muchas cosas desordenadas por hacer) provocan una sensación de descontrol y colapso. Yo no controlo mi trabajo, sino que éste me controla a mí. No priorizo, trabajo mucho y llego al final del día cansado, he hecho muchas cosas y, sin embargo, tengo la sensación de no haber hecho nada, de no haber avanzado en ninguna dirección. ¿Conocemos a alguna persona que está tan ocupada que no tiene tiempo ni siquiera de hacer su trabajo?

Hay personas que, cuanto más hacen, más se alejan de lo que quieren conseguir. Tenemos que evitar apagar fuegos y, para ello, es muy importante que cada día, antes de empezar a trabajar, planifiquemos nuestro tiempo. Hagamos una relación de las acciones diarias, clasificándolas en cuatro columnas:

Si no consigo tener clara la conexión entre lo que hago y lo que quiero conseguir, es que estoy haciendo cosas de las que no debería encargarme yo. Si deseo obtener resultados, no es cuestión de trabajar mucho, sino de concentrar los esfuerzos en el trabajo que debo hacer. Para ello, he de tener claro hacia dónde voy y cuáles son mis objetivos. Estos sencillos ejes nos ayudarán a clasificar las actividades y visualizar las prioridades.

¿POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN Y LA PLANIFICACIÓN?

En términos simples, muchos expertos identifican tres niveles en el cerebro de las personas. Cada uno de ellos tiene distintas capacidades y funciones:

1.   Cerebro consciente.

2.   Cerebro preconsciente.

3.   Cerebro subconsciente.

La capacidad del cerebro consciente es muy limitada. Es la parte de la mente que se concentra en un solo tema, y necesita de toda nuestra energía, sin nada en nuestro entorno que nos despiste. Por ejemplo, cuando una persona me explica algo importante, tengo que concentrarme en lo que me dice para poder expresar mi opinión, no puedo estar al mismo tiempo mirando el teléfono o escribiendo en el ordenador.

El cerebro preconsciente es el que trabaja con hechos rutinarios. Puede controlar hasta diez tareas al mismo tiempo, pasando de una a otra sin problemas ni errores. Por ejemplo, somos capaces de ver la televisión y, al mismo tiempo, hablar, comer y hasta hojear el diario. Otro ejemplo claro: cuando aprendemos a conducir tenemos que fijar toda nuestra concentración en manejar el embrague, el cambio de marchas, el freno, el acelerador, los intermitentes, las luces, el retrovisor... En cambio, cuando conducir se convierte en una rutina y el que actúa es el cerebro preconsciente, de manera automática realizamos todas estas acciones sin apenas darnos cuenta.

El cerebro subconsciente es el que siempre está activo, el que nos proporciona las ideas y la creatividad. No para nunca de trabajar, pero cuando estamos concentrados le cerramos la puerta, del mismo modo que lo hacemos cuando estamos estresados o muy preocupados. Las ideas son importantísimas, porque están en el origen de empresas y éxitos, pero el problema es que no se graban en el cerebro consciente.

Si las ideas son las que me harán cambiar de vida, ¿por qué dejo que se me escapen? Un consejo: apuntemos rápidamente las «buenas» ideas que nos vienen a la cabeza, si puede ser siempre en el mismo lugar.

Para poder trabajar bien, sin errores, necesitamos toda la concentración posible a través de nuestro cerebro consciente, sin distracciones que nos conduzcan a malos resultados. No se pueden hacer dos cosas al mismo tiempo. Cuando alguien tiene que concentrarse y desconcentrarse constantemente, entra en un estado de descontrol, estrés y sobrecarga mental, motivado, por ejemplo, por una mesa llena de papeles que le hace perder el tiempo cada vez que busca algo, o un ordenador donde todo está desorganizado. En estas situaciones, el cerebro consciente tiene problemas para concentrarse y el subconsciente se bloquea por el estrés.

En resumen, si queremos conseguir resultados hemos de seguir tres pasos muy sencillos que ya hemos detallado:

•    Establecer los objetivos muy claramente y visualizarlos de modo consciente.

•    Tener una visión global y el control de todas las actividades que hemos de hacer para conseguirlo.

•    Establecer prioridades y dedicar el tiempo necesario a estas actividades.

Ahora bien, dado que el que planifica y organiza soy yo, el que replanifica y reorganiza también soy yo. He de ser flexible y adaptable, dependiendo de la información del momento, porque las circunstancias cambian. Pero siempre he de contar con una sólida base que ponga orden en todo ello.

Yo quería atravesar en velero el océano Atlántico, de Canarias a Martinica. Tracé una ruta recta, pero cambió el viento y llegaron tormentas. Con la información del momento, tuve que variar mi rumbo, esperando mejores condiciones para rectificar, lo que me condujo a alargar el recorrido. Al final, con cierto retraso, llegué a mi destino. Si no hubiera cambiado el rumbo, quizás hubiera atracado en otro lugar.

CONCLUSIONES

•    Si quiero ser efectivo y tener resultados, he de crear un puente entre «lo que tengo que hacer» (base de decisión) y «cuándo tengo que hacerlo» (mi tiempo, mi agenda).

•    Mis objetivos los defino con la información que tengo hoy, de mí, de mis circunstancias y de mi entorno. Estos variarán si cambia la información.

•    Para conseguir resultados tengo que visualizarlos perfectamente y establecer prioridades, distinguiendo entre lo urgente y lo importante.

•    La urgencia se mide en función del tiempo. La importancia, en función de los resultados que me dará la actividad.

•    Cuando una cosa no es ni importante ni urgente, lo mejor es no ocuparse de ella (cuadrante de la eliminación).

•    Si dos temas son igualmente urgentes, pero uno de ellos es más importante, tendré que delegar el segundo (cuadrante de la delegación).

•    Si una buena parte de mi trabajo es urgente e importante, estoy en crisis. Tengo que salir del cuadrante del estrés y empezar a planificar mejor.

•    Donde siempre he de estar trabajando es en aquello que es importante pero no urgente (cuadrante de la planificación).

•    Debo trabajar con la mente consciente en un solo tema y tener visión global, control y organización en el cerebro preconsciente. Puedo tener hasta diez áreas controladas al mismo tiempo.

•    Para trabajar bien y sin errores, necesitamos toda la concentración posible a través de nuestro cerebro consciente, sin distracciones. Es aconsejable no trabajar más de una hora y media seguidas en un mismo tema.

EJERCICIOS

1.   Elabora una relación de las actividades que deberías hacer en los próximos cinco días. Colócalas en los diferentes cuadrantes de prioridades.

2.   Ahora clasifícalas en cuatro columnas verticales.

Lo que debes hacer personalmente, anótalo en tu agenda.

Lo que debes delegar, decide a quién.

Elimina de tu planificación aquello que no debes hacer, porque no te corresponde, y atrasa en tu agenda aquello que podrías dejar de hacer (porque no es importante).

Acabas de ganar un 20 por ciento de tu tiempo.

3.   Escribe tres situaciones en las que haces más de una cosa al mismo tiempo y no estás satisfecho con los resultados. Por ejemplo, leer el periódico y escuchar a tu hijo; hablar por teléfono y revisar los correos electrónicos.

4.   Organiza tu habitación, tu ordenador, tu despacho o tu entorno en diez grandes áreas que puedas controlar con el cerebro preconsciente. Ejemplo: documentos, libros de consulta, material de oficina, trabajo por revisar, tu ordenador, etc.

6. ESTRUCTURA, VISIÓN GLOBAL Y CONTROL

En el capítulo 5, hemos visto que para obtener resultados es necesario cambiar intenciones por acciones. Pero debemos hacerlo organizadamente, a partir de una planificación que nos permita controlar las miles de pequeñas acciones que realizamos a lo largo de un año de nuestras vidas. ¿Cómo lo haremos? El reino animal nos da un ejemplo que podemos seguir: fijémonos en las abejas. Construyen perfectas celdas de cera, que forman parte de un conjunto global y armonizado, el panal, y dentro de las cuales depositan las larvas, además de la miel y el polen.

Nosotros debemos hacer algo semejante. ¿Nos imaginamos un armario donde no hubiese cajones ni estantes ni barras ni colgadores ni perchas? ¿Dónde colocaríamos los trajes, los pantalones, las camisas, las corbatas, los cinturones, los pijamas, los calcetines, los zapatos y la ropa interior? Todo estaría revuelto y sin orden. Si quiero encontrar lo que necesito rápidamente, sin perder tiempo, necesito un cajón para poner los cinturones, otro para la ropa interior, estantes para las camisetas, colgadores para las corbatas, una barra para los trajes...

Imaginémonos ahora que entramos en Google Maps y buscamos «España» (llamémosla, de momento, nivel 0, más adelante sabremos por qué). Tenemos toda la península ante nuestros ojos, pero gracias a la herramienta zoom conseguimos focalizar nuestra vista sobre la isla de Ibiza (primer nivel) y, acercándonos aún más, sobre el aeropuerto de la isla (segundo nivel) e incluso es posible que podamos ver algún avión que aterriza o despega (tercer nivel). La organización que necesito en mi vida es parecida: tengo unos objetivos (nivel 0), hago un zoom y consigo divisarlos más cerca, dividiéndolos en áreas clave (primer nivel). Dentro de cada área clave, de nuevo aplicando la herramienta zoom, me acerco más y llego a las categorías (segundo nivel) y las actividades (tercer nivel).

Podemos establecer aún más comparaciones que nos ayudarán a entenderlo mejor. Pensemos en un robusto y alto abeto, de cuyo tronco (nivel 0) brotan fuertes y gruesas ramas. De ellas, a su vez, salen otras ramas más pequeñas (primer nivel) y de éstas las pequeñas ramitas (segundo nivel) donde crecen las hojas (tercer nivel). Si este abeto no tuviese ni tronco ni ramas ni ramitas, todas las hojas (tercer nivel) estarían esparcidas por el suelo.

Sin prioridad, sin orden, sin control... nos instalamos en el caos. Imaginemos que nuestras ideas y actividades son esa pinaza que cae del árbol y se esparce por el suelo por falta de sujeción. ¿Estaría nuestro cerebro lleno de pinaza? O, al contrario, imaginemos que todas nuestras ideas y actividades están organizadas en forma de árbol, con su tronco principal, sus divisiones en troncos pequeños, sus subdivisiones en ramas y su apéndice final, las ramitas y las hojas.

Ahora volvamos a la cuestión de nuestros objetivos. Una vez definidos, es hora de ponerse manos a la obra. Pero, ¿puedo trabajar con los objetivos (nivel 0)? ¿Puedo dedicarles tiempo? La respuesta es no. Debo saber hacia dónde voy, como ya vimos en el capítulo 4, pero con lo que trabajamos no es con los objetivos, sino con las acciones que han de conducirnos a ellos. Son las tareas diarias (tercer nivel), las que realizaremos utilizando los recursos que tenemos y las que construyen un puente entre qué debemos hacer (base de decisión) y cuándo debemos hacerlo, planificando nuestro tiempo/vida.

El proceso de consecución de objetivos se asemeja a un embudo o pirámide invertida, organizada en niveles:

•    En la parte alta, que es el nivel 0, hallamos los objetivos.

•    En un primer nivel, las áreas clave.

•    En el segundo, las categorías de las áreas clave.

•    En el tercero y más profundo, las actividades que hay en cada categoría.

Las áreas clave son las grandes áreas que, organizadamente y bajando dos niveles, se convierten en actividades. Requieren concentrar toda nuestra energía y esfuerzo. Son aquellas áreas que resultan principales en nuestra vida y que, trabajadas equilibradamente, nos conducirán a conseguir los objetivos.

¿Cuántas áreas clave puedo tener en mi vida? No más de diez. Porque el cerebro preconsciente, como hemos visto en el capítulo 5, no puede controlar más de diez temas al mismo tiempo. Las áreas clave (primer nivel) pueden referirse tanto a temas profesionales como personales, dado que el tiempo/vida es holístico (uno solo) y, por lo tanto, debo dedicarle toda la energía.

Pero ¿cómo establezco las áreas clave? Puedo hacerlo a partir de dos enfoques:

•    Empezar por los objetivos generales que quiero conseguir y después identificar las áreas más importantes a las que es necesario dedicarles tiempo, energía, esfuerzo, recursos y enfoque mental.

•    O al revés: empezar con una lista de actividades (tercer nivel) que desarrollo normalmente cada día y agruparlas de manera lógica para que nos den, como resultado, las diferentes categorías (segundo nivel). Una vez identificadas éstas, agruparlas de nuevo, con un denominador común que nos conduzca hasta las áreas clave (primer nivel).

Para nombrar las áreas clave, puedo otorgarles títulos cortos, compuestos de no más de tres palabras y, sobre todo, concretos, no ambiguos, evitando que haya dos áreas parecidas o que se solapen. No deben definir nada, dado que se trata de meros títulos. Por ejemplo, no debemos titular «Mejorar las ventas» sino «Ventas». Condición indispensable es también que todas las áreas clave recaigan bajo nuestra responsabilidad, no la de otros.

Pongamos un ejemplo. Imaginemos que soy el director comercial de una pequeña empresa y mi objetivo para este año es aumentar las ventas en un 25 por ciento. ¿Puedo trabajar con este objetivo? La respuesta es no. ¿Qué he de hacer? ¿Dónde he de focalizar mis esfuerzos?

Primero, tengo que bajar hasta el primer nivel y definir las áreas clave. Me pregunto: ¿Dónde tengo que invertir mis esfuerzos para poder lograr mi objetivo? Y pensando, llego a desarrollar cuatro áreas clave o áreas vitales:

Área clave 1: mi equipo. Si invierto tiempo en el capital humano, lo motivo, lo formo y le doy argumentos comerciales, podrá vender más y me ayudará a acercarme a mi objetivo.

Área clave 2: el marketing. Si hago una campaña publicitaria, invierto en medios de comunicación, televisión y redes sociales, todo ello también me ayudará a vender más.

Área clave 3: el producto. Si desarrollo nuevos modelos, si tengo un catálogo más amplio y variado, podré captar nuevas demandas.

Área clave 4. los clientes. Escojo los tres clientes más importantes (X, Y, Z) y les dedico (yo) especial atención, al tiempo que abro el espectro de clientes al que me dirijo.

Puedo definir, evidentemente, más áreas clave, pero aquí hemos ejemplificado solo éstas cuatro.

Una vez establecidas las áreas clave (primer nivel), para cada una de ellas bajaré un nivel más. Estaremos en el segundo nivel y subdividiremos cada área clave en diferentes categorías. Por ejemplo, en el área clave 1 (mi equipo), abriré una carpeta para cada uno de mis colaboradores, personas con nombres y apellidos, estableciendo diferentes acciones con cada uno de ellos:

1.1. Luis.

1.2. Pedro.

1.3. Marta.

1.4. Reuniones equipo.

Etc.

Hasta ahora, como hacen las abejas, he organizado mis objetivos desarrollando y estructurando su contenido, para tener una visión global y el control de lo que debo hacer. Es el momento de bajar al tercer y último nivel, que contiene las actividades concretas que pondré en marcha día a día en cada una de las categorías. Éste es el nivel de acción, el más profundo, concreto y el que se desarrolla en un plazo de tiempo más corto, siempre teniendo en mente los objetivos, que son el resultado final esperado.

1.1.1. Hablar con el colaborador Luis sobre el cliente Y (30 minutos).

1.2.1. Mantener una reunión con Pedro (60 minutos).

1.3.1. Dedicar 30 minutos de mi tiempo a preparar el contenido de la reunión que tendré con Marta.

1.4.1. Enviar el programa de la reunión (45 minutos).

Etc.

Vemos que, en este embudo, cada nivel descendiente es más detallado y tangible que el inmediatamente anterior, pero al mismo tiempo es más profundo, porque actúa como una especie de cuentagotas o dispensador: las actividades que contiene el último nivel son muchas, pero las extraemos y las ponemos en acción una a una. No debemos realizarlas todas al mismo tiempo y, para evitarlo, hay que hacerlas pasar por el embudo, obligando a que de este modo vayan bajando una tras otra, colocándolas en nuestra agenda según el tiempo que les dedicaremos, en el horario y espacio que estés disponibles.

Trabajando en las actividades (tercer nivel) conseguiremos el objetivo (nivel 0). Los niveles 1 y 2 (áreas clave y categorías) son simplemente niveles organizativos que ponen cada cosa en su lugar y nos ofrecen un lugar para cada cosa. De esta forma, sin darnos cuenta, organizamos nuestra mente y sabemos dónde estamos en cada momento. Todo ello nos reporta estructura mental.

La no concreción y desarrollo de estos tres niveles es el motivo por el cual a menudo nuestros planes fracasan, por lo que no obtenemos los resultados que esperábamos y ello nos provoca estrés. Nuestros proyectos se quedan en meras intenciones porque no pasamos de la definición de objetivos, o puede que logremos descender al nivel de áreas clave, pero no desarrollamos ni las categorías ni las actividades. Recordemos siempre que éste último es el único nivel donde podemos actuar realmente.

El embudo también puede compararse con una clásica estructura de carpetas y subcarpetas en nuestro ordenador. En la última de ellas, estarían los documentos que contienen nuestras actuaciones inmediatas, las actividades. Hay que planificar cuándo (día 3 de mayo) se va a hacer y el tiempo que vamos a invertir diariamente (¿dos horas, treinta minutos, quince minutos?). No perdamos de vista que nuestro tiempo es la inversión de nuestra energía, de nuestro cerebro, de nuestra ilusión y de nuestra vida.

Pongamos otro ejemplo.

Imaginemos que quiero comprarme una casa. Éste es mi objetivo, sobre el cual no puedo trabajar directamente, dado que es una ilusión o una meta. Estoy en el nivel 0.

Por lo tanto, debo bajar al primer nivel del embudo y establecer las áreas clave. Me pregunto: ¿cuáles son las áreas vitales, básicas, clave, para comprarme la casa que sueño?

1. Ubicación.

2. Finanzas.

3. Distribución interior de la vivienda.

4. Reformas necesarias.

5. ...

Cuando bajo al nivel 2, divido cada área clave y establezco categorías.

Por ejemplo, en materia de ubicación (1) deberé tener en cuenta:

1.1. Barrio o población donde quiero vivir.

1.2. Orientación solar de la casa.

1.3. Comunicaciones por carretera.

1.4. Cercanía de los transportes.

1.5. Posibilidades de aparcamiento.

1.6. Dotación comercial y colegios cercanos.

1.7. Vecindario.

Del mismo modo, en el área clave 2 (finanzas), incluiré categorías como:

2.1. Precio.

2.2. Financiación.

2.3. Hipoteca.

2.4. Gastos de comunidad.

2.5. Suministros.

En el área clave 3 (distribución interior), tendré en cuenta:

3.1. Habitaciones.

3.2. Metros cuadrados.

3.3. Terraza.

3.4. Zona comunitaria.

3.5. Cocina.

En la carpeta de reformas (4):

4.1. Pintura.

4.2. Parqué.

4.3. Movimiento de tabiques.

4.4. Mobiliario.

4.5. Electricidad.

Llegados a este punto, ya estamos preparados para descender a la acción, el tercer y último nivel y el más importante, el que nos conducirá a los resultados, dado que todo lo anterior es organización. Éstas serán las acciones que debo poner en marcha y para las cuales definiré con la máxima concreción los siguientes parámetros: qué, quién, tiempo de dedicación, cuándo y fecha límite para ejecutarlo.

Por ejemplo, para la categoría «precio» (2.1) establezco acciones referidas a las inmobiliarias.

2.1.1.

Qué: llamar a la inmobiliaria A.

Quién llamará: yo mismo.

Qué tiempo de dedicación tendrá esta tarea: 10 minutos.

Cuándo: 10/06/05 de 15:00 a 15:10 (bloqueo en la agenda).

Qué fecha límite me pongo: el 15/06/15.

2.1.2.

Qué: llamar a la inmobiliaria B.

Quién llamará: yo mismo.

Qué tiempo de dedicación tendrá esta tarea: 10 minutos.

Cuándo: 10/06/05 de 15:15 a 15:25 (bloqueo en la agenda).

Qué fecha límite me pongo: el 15/06/15.

Si surge un imprevisto y no puedo realizar alguna de estas actividades, las trasladaré a otro día, dado que la fecha límite es el 15/06/15. Por lo tanto, dispongo de cinco días de margen.

Para la categoría «financiación» (2.2), programo visitas a las entidades financieras.

2.2.1.

Qué: visitar la entidad financiera X.

Quién irá: mi pareja/yo mismo.

Qué tiempo de dedicación tendrá esta tarea: 20 minutos + 16 minutos de desplazamiento.

Cuándo: 12/06/15 a las 10:00.

Qué fecha límite me pongo: el 15/06/15.

2.2.2.

Qué: visitar la entidad financiera Y.

Quién irá: mi pareja/yo mismo.

Qué tiempo de dedicación tendrá esta tarea: 20 minutos + 16 minutos de desplazamiento.

Cuándo: por las mañanas a partir de las 10:00.

Qué fecha límite me pongo: el 15/06/15.

Y así, desarrollaré cada una de las categorías, estableciendo siempre qué hay que hacer, quién lo hará, el tiempo de dedicación, cuándo y la fecha límite para ejecutarlo.

Organizar es estructurar, establecer prioridades, racionalizar lo que haremos con los recursos que tenemos y distribuir las responsabilidades y las tareas, así como los medios materiales. Si no hay organización y planificación, no hay buenos resultados y por ello hemos de controlar las actividades que hacemos día a día, evitando que sean éstas las que nos controlen a nosotros. Para organizar y planificar correctamente nuestro tiempo y que ello nos conduzca a los objetivos que perseguimos, es necesario crear una estructura, primero física, sobre papel o sobre medios digitales, para que sin darnos cuenta se construya una estructura mental, o sea, el orden en nuestro cerebro.

SI LO PLANIFICAMOS, EL TIEMPO SE MULTIPLICA, CRECE Y CUNDE

Organizarse no es encorsetarse, es seguir un orden que ha sido decidido y creado por nosotros y que es asimismo controlado por nosotros mismos. La ejecución de una tarea se simplifica de manera importante si la hemos programado con minuciosidad. Por lo tanto, nuestra libertad para decidir no merma, sino al contrario. En cualquier momento, si las circunstancias y la información cambian, podemos introducir las modificaciones que consideremos necesarias.

Cuidado: organizar es importante, pero evitemos pecar por exceso. Debe quedarnos tiempo para actuar, porque de lo contrario estaríamos cayendo en la parálisis por demasiado análisis.

Acabemos con un ejemplo claro, para que nos demos cuenta de la importancia de la planificación antes de la actuación.

El sábado pasado me puse a pintar las paredes de la habitación de mi hijo. Lo había estado pensando durante toda la semana, pero no había tenido tiempo de planificar nada. Por lo tanto, tras desayunar, salí al centro de bricolaje más cercano a comprar la pintura. Una vez allí, me pregunté si en casa tendría cinta de carrocero suficiente para tapar los marcos y los interruptores de la luz y, seguro de que así era, no la compré. La sorpresa fue que al llegar a casa no encontré la cinta por ningún lado y tuve que volver a desplazarme hasta la ferretería para comprarla. De vuelta a casa, me di cuenta de que en la última limpieza había tirado todos los periódicos antiguos y no tenía nada para tapar el suelo. Bueno, decidí ir con cuidado para no salpicar demasiado y, al ponerme a pintar, recordé que necesitaba la escalera de mano que le había dejado a mi suegro días atrás. Tuve que pintar encaramado a una silla y, como es normal, los cantos del techo y los lugares más inaccesibles no quedaron perfectos. Al final, logré pintar la habitación, pero le dediqué casi todo el día a una tarea que, bien planificada, me hubiese llevado apenas un par de horas... ¡Y aún me queda por limpiar todas las gotas de pintura que se han secado en el suelo!

La próxima vez, me sentaré unos días antes con papel y lápiz o abriré un cuaderno de notas en mi iPad y haré una relación de todo lo que necesito. No pasaré a la acción hasta que no lo tenga todo preparado y organizado. Porque he aprendido que, dedicando un poco de tiempo a la planificación, la ejecución resulta mucho más corta y con menor cantidad de defectos.

CONCLUSIONES

•    Para conseguir la máxima energía y creatividad, hay que tener estructura, visión global y control del entorno.

•    No se puede trabajar con los objetivos, sino con las acciones.

•    El proceso de consecución de objetivos se asemeja a un embudo o pirámide invertida, organizada en niveles. O a un ordenador con carpetas y subcarpetas.

•    Las áreas clave son las grandes áreas que resultan principales en mi vida y que, trabajadas equilibradamente, me conducirán hasta mi objetivo. Puedo tener un máximo de diez áreas clave.

•    Cada área clave se subdivide en categorías y éstas, a su vez, en actividades. Es en este último nivel donde puedo trabajar, diariamente y de manera organizada y planificada.

•    Como hacen las abejas, he de estructurar y organizar mis actividades para tener una visión global y el control de lo que debo hacer. De esta forma, estructuro mi mente.

•    La no concreción y desarrollo de estos tres niveles es el motivo por el cual a menudo nuestros planes fracasan y nuestros proyectos se quedan en meras intenciones.

•    Sin organización y planificación, no hay buenos resultados.

•    Hemos de controlar las actividades que hacemos día a día, evitando que sean éstas las que nos controlen a nosotros.

•    Si estoy organizado y planificado, no estoy encorsetado. Es cuando soy más libre para tomar decisiones.

•    Organicemos como las abejas y planifiquemos como las hormigas.

•    Cuando decidamos hacer algo (actividad), especifiquemos:

—  Qué tiempo/vida invertiremos: horas, minutos...

—  Cuándo llegaremos (tiempo límite): cuándo estará hecho (días, mes, año).

—  Cómo mediremos el avance o la finalización (KPI).

—  Qué nos costará todo ello (dinero, esfuerzo, energía y tiempo). ¿Vale la pena?

EJERCICIOS

1.   Desarrolla, según tus responsabilidades, tus grandes áreas clave.

2.   A partir de estas áreas clave, crea las diferentes categorías.

3.   Desarrolla las actividades o trabajos que debes realizar en cada categoría.

4.   Haz lo mismo en tu vida privada.

5.   Si un área clave fuera tu desarrollo personal, qué categorías establecerías y qué actividades incluirías en cada categoría.

7. LA PLANIFICACIÓN DE MI TIEMPO

Estamos entrando en un capítulo vital, donde todo el mundo debería situar el foco: ¿cómo obtener más a cambio de nuestro tiempo/nuestra vida? Es fundamental saber cómo planificar las horas, los días, las semanas, los meses y los años para conseguir el máximo rendimiento de nuestro tiempo. Pero ello es imposible sin haber obtenido previamente el equilibrio que hemos ido construyendo en los seis capítulos anteriores, sin una buena preparación y organización y sin saber con claridad dónde tenemos que invertir nuestros recursos. Porque podemos estar trabajando mucho pero no consiguiendo nada o, lo que es peor, consiguiendo lo que no queremos. Por lo tanto, es importantísimo tener una buena base de decisión, saber qué es lo que queremos y construir un puente entre el qué y el cuándo, entre nuestras tareas y nuestra agenda.

Preguntémonos: ¿nos hemos convertido en víctimas de las circunstancias o controlamos realmente nuestro tiempo? Si queremos alcanzar nuestros objetivos, es imprescindible dedicar nuestros esfuerzos a aquello que nos conduzca hacia ellos. Debemos traducir objetivos y propósitos a largo plazo en tareas y actividades del aquí y del ahora. Y esto significa decidir, priorizar y tener una base de decisión, respondiendo únicamente a los objetivos que queremos alcanzar y nunca a las exigencias que nos impongan los demás.

TAREAS ELEFANTE

Me gustaría, antes de continuar, introducir una metodología eficaz, a la que hemos bautizado como «tarea elefante». En TMI, empresa multinacional que lleva cuarenta y cinco años ayudando a obtener mejores resultados de nuestro tiempo, hemos desarrollado una técnica, de la que fuimos pioneros en todo el mundo, para conseguir llevar a término grandes tareas, aquéllas que nos resultan agobiantes, que exigen un esfuerzo prolongado y de las que es difícil valorar el progreso que realizamos cada día. Sin embargo, son tareas que, si conseguimos acabarlas con éxito, nos permiten mejorar nuestra vida y caminar en la dirección que queremos.

Para realizarlas se necesita mucha constancia y disciplina y, dado que los avances son difíciles de comprobar diariamente y no son visibles a corto plazo, los resultados acostumbran a ser desmotivadores. Como consecuencia, mucha gente aplaza estas grandes tareas elefante y decide dedicar sus esfuerzos a otras actividades que ofrecen, a corto plazo, mayores satisfacciones. Se concentran en asuntos poco importantes, pero con resultados rápidos, y aplazan los importantes porque no saben cómo «comerse» ese gran elefante.

Un ejemplo muy habitual es el estudio de idiomas. Una tarea aburrida, cuya duración es de varios años y cuyos resultados no se perciben de manera inmediata ni rápida. Otros ejemplos: un régimen para reducir peso, dejar de fumar, un proyecto de cambio en la especialización profesional o hacer deporte de manera continuada.

Si este elefante es tan grande y nuestra boca es tan pequeña, no podemos esperar al día en que tendremos la boca grande para comérnoslo. Porque ¿cuándo tendremos la boca grande? Nunca. Por eso, normalmente decidimos aplazar la tarea para más adelante. «¿Cuándo dejaré de fumar?», nos preguntamos. «Ya lo haré el año que viene», nos respondemos. Pero lo habitual es que no nos comamos el elefante ni este año ni el próximo ni el siguiente.

Cuando nos enfrentamos a una de estas tareas elefante, el razonamiento que aplicamos en TMI es muy simple y sencillo, lo cual no significa que sea fácil. Dado que no podemos comernos al elefante de un solo bocado, apliquemos la siguiente técnica:

1.   Dividirlo en muchos trozos, tantos como sea necesario para que cada pedazo se pueda comer de un solo mordisco, teniendo en cuenta el momento actual (hoy), el tiempo de dedicación del mordisco (de treinta minutos a una hora y media como máximo, que es el tamaño de mi boca) y la fecha límite (cuándo debo haberme comido el elefante entero).

2.   Cada mordisco no debe ocuparnos más de una hora y media de tiempo, porque en una jornada cualquiera siempre podré encontrar ese espacio de tiempo para dedicarle. Lo que es seguro es que nunca dispondré de siete horas seguidas.

Para conseguir que mi elefante sea comestible, puedo hacer dos cosas:

A.   Trocear el elefante en pedazos pequeños.

B.   Empequeñecer al propio elefante.

La mayoría de las personas opta por la segunda vía (B) y, para ello, se alejan del elefante, tomando perspectiva, de modo que éste parece más pequeño y uno vive la ilusión de que le cabe en la boca. Además, el elefante deja de asustar y de incomodar, porque está lejos: «Ya lo haré el año que viene». Pero el tiempo pasa y el elefante, al que no me he comido, vuelve a acercarse. De nuevo, la mayoría de la gente se asusta de la proximidad y la enormidad del animal, de modo que vuelven a alejarse. Durante muchos años, proclaman y repiten que tienen la intención de comerse al elefante, pero en realidad nunca planifican ni cómo ni cuándo. Es decir: todo queda en intenciones, que jamás se convierten en acciones.

MÁS VALE UN GRAMO DE ACCIÓN QUE UN KILO DE INTENCIÓN

Y, sin embargo, ¡qué sencilla es la técnica de comerse al elefante! Pongamos un ejemplo: yo me enfrenté a la tarea elefante de atravesar el Atlántico con mi velero, un sueño que conseguí convertir en realidad. Eran nada menos que 4.000 millas hasta llegar a la isla de Martinica, en el Caribe. ¡4.000 millas son muchas, la cifra asusta! ¿Qué hice? Troceé esta distancia y me fijé objetivos más pequeños: pedazos de elefante de 425 millas, cantidad que suponía, si todo iba bien, tres días de navegación. Cada vez que conseguíamos completar este objetivo, toda la tripulación lo celebrábamos abriendo una botella de cava. Estábamos preparados para comernos las 425 millas siguientes y, de esta forma, nos ilusionábamos y motivábamos cada vez que lo lográbamos. Tres días + tres días + tres días... pasaron rápido, disfrutamos de la travesía y conseguimos llegar a Martinica sin problemas. Habíamos organizado bien nuestro elefante y planificado bien cada mordisco, combinando el qué (acciones) y el cuándo (tiempo).

Cuatro años antes, cuando empecé a programar mi viaje, el elefante era para mí un animal de tamaño mastodóntico. Procedí de la misma manera: lo dividí en trozos y cada semana dedicaba dos tardes a comérmelos, poco a poco, con la vista puesta en mi fecha límite. Y así, me fui comiendo las diferentes áreas clave (el barco, el título de capitán, ponerme en forma, aprender algo de medicina, preparar los instrumentos, reunir a la tripulación adecuada...). Al cabo de un mes, regularmente, hacía un chequeo de mi planificación y comprobaba dónde estaba en ese momento. Pero mis esfuerzos siempre iban dirigidos a comerme el pequeño pedazo de elefante que me tocaba cada día, olvidándome del resto de las tareas.

La técnica es sencilla:

1.   Cortar el elefante en pedacitos.

2.   Planificar los bocados y no concentrarse en más de uno o dos elefantes a la vez.

3.   Asegurarse de que todos los días nos comemos un pedazo (para poder seguir realizando las demás tareas rutinarias).

4.   Continuar comiendo el elefante hasta acabarlo.

5.   No preocuparse por los demás elefantes, concentrarse en el bistec de elefante que toca hoy y sentirse satisfecho de habérselo comido.

Todos estamos cargados de buenas intenciones. Pero la única forma de tragarnos los elefantes es cambiar intenciones por acciones. Recordemos: nunca acabaremos de comernos todos los elefantes, siempre surgirán nuevas tareas mastodónticas a lo largo de nuestras vidas.

Muchas veces las tareas elefante son intenciones, como aquéllas que expresamos a final de año, cuando formulamos nuestros propósitos para el año nuevo. Hay manadas de elefantes en el horizonte, a distancia parecen pequeños y por eso creemos con convencimiento que nos los podemos comer sin grandes dificultades: «Brindo por que el año que viene mi propósito es estar más tiempo con mis hijos...». O por que voy a perder peso, estudiaré inglés, escribiré un libro, aprenderé a tocar un instrumento... Son tareas elefante que divisamos desde lejos y que se repiten año tras año. Como hemos visto, la única forma de «comérselas» es trocear al elefante, marcando un tiempo de duración para cada bocado y colocarlo en la agenda, olvidándonos del resto del paquidermo y actuando en el trozo que nos toca hoy.

Por ejemplo, si quiero estudiar inglés, no debo centrarme en el propósito, sino en las cinco palabras diarias que me tengo que comer cada día y que no me asustan, pero que dentro de tres meses supondrán haber aprendido 450 palabras. La tarea importante no es dominar el inglés a finales del próximo año, sino incorporar más palabras cada día.

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

Hemos llegado a la fase más práctica, donde aquí y ahora tengo que coger la agenda y bloquear mi tiempo/vida. Estamos en el capítulo que ha de desarrollar nuestra habilidad para obtener más resultados contando con el mismo tiempo (el de siempre). Hasta ahora, hemos reflexionado sobre lo que hacemos o debemos hacer en una jornada de trabajo, dónde invertimos nuestras energías, cómo organizamos nuestra base de decisión. También hemos aprendido a obtener una visión global y un control de todas las actividades que debemos realizar, como hemos visto en el capítulo 6. Sabemos que hay mucha gente que trabaja, trabaja y trabaja sin parar y llega al final del día cansada y con la sensación de no haber hecho nada. Y en realidad ha hecho mucho, pero no en la dirección que quería, no aquello que debía hacer para conseguir sus objetivos sino aquello que las circunstancias y el entorno le han puesto delante.

A partir de ahora, vamos a aprender cómo tomar las riendas de nuestro tiempo, dejando de depender de las circunstancias y consiguiendo dirigir nuestro propio destino. Es el momento de abrir la agenda y planificar el tiempo, como hacen las hormigas, de cuya disciplina y organización depende nada menos que su propia supervivencia.

Las hormigas ponen cada cosa en su lugar y cada tarea en su sitio, de modo que consumen aquello que han de consumir y acumulan aquello que han de acumular para garantizar que la comunidad tenga comida suficiente durante los meses fríos. El tiempo de las hormigas se divide en dos estaciones, la de la recolección y la del aletargamiento. El tiempo de los humanos se divide en años, meses, semanas, días, horas, minutos y segundos. Y de este modo es exactamente como medimos y estructuramos nuestra existencia. Si llenamos estos años, meses, semanas, días, horas, minutos y segundos de aquello que queremos hacer (áreas clave, categorías, actividades), conseguiremos llegar a cualquier lugar que nos propongamos.

Para equilibrar y diversificar mi tiempo, cada día debería realizar un poco de un área clave distinta. Si trabajo más de una hora y media en un mismo tema, el cansancio me abatirá y me hará menos productivo. Sin embargo, si al cabo de una hora y media cambio de tema y vuelvo a concentrarme en una nueva actividad, puedo conseguir otra hora y media más de concentración. Yo siempre digo que el cerebro no puede estar concentrado más tiempo del que nuestro trasero aguanta sentado y lo habitual es que al cabo de una hora y media todo nuestro cuerpo empiece a moverse sobre la silla. Tenemos dos opciones: descansar o cambiar de actividad. No obstante, mi consejo es que en un día de trabajo se realicen muchas y variadas tareas.

Por ejemplo, en las reuniones que duran más de una hora y media tienen que hacerse descansos de cinco minutos antes de volver a reanudarlas, pues el cerebro después de noventa minutos deja de estar concentrado al ciento por ciento. El rendimiento baja y la atención se resiente. Solamente hay una manera de mantenerlos: dar un frenazo y hacer una pausa.

Hay gente que está esperando que llegue el fin de semana para descansar, porque durante la semana no tiene tiempo. No pueden disfrutar porque están cansados y utilizan los sábados y domingos para recargar la energía que les permita enfrentarse a una nueva semana de trabajo. Pero al igual que sucede con la naturaleza, que es sabia y está equilibrada, nosotros hemos de aprender a equilibrar un día de nuestra vida, donde ha de haber tiempo no solamente para el trabajo, sino también para nosotros mismos: descansar, aficiones, comer, dormir, ejercicio físico, desarrollarnos y crecer como profesionales y como personas.

Hay gente que roba horas a su sueño para trabajar y que no hace ejercicio físico porque le falta tiempo. No sabe que dedicando las horas adecuadas a dormir y haciendo el deporte que debe hacer, el tiempo que trabaje rendirá el doble. Hay quien cree que su deber es trabajar más horas, aunque sea a costa de su descanso y su salud, pero el resultado es negativo.

Mucha gente a la que le explico esto afirma que estoy loco y me dicen: «Yo durante la semana trabajo y el fin de semana descanso». Es un gran error, porque es necesario que nuestra vida sea variada cada día, no durante dos de cada siete días. Cuando les pido a algunas personas que hagan una relación de las tareas que realizan en una jornada normal, una buena parte de ellas dibujan una secuencia en que se levantan, trabajan y se van a dormir. Una secuencia que repiten, de modo idéntico, 5 días a la semana, 22 días al mes y 265 días al año.

Otros, más meticulosos, responden a mi pregunta describiendo con detalle sus jornadas, en que se levantan, acompañan a los niños al colegio, llegan al despacho, trabajan, tienen una hora para comer, regresan al trabajo, vuelven a casa cansados, cenan y se van a dormir. Cuando les pregunto dónde está su desarrollo personal, su formación y su deporte, qué tiempo dedican a cuidar el cuerpo y la mente, a desarrollar su energía y a reunirse consigo mismos... acostumbran a abrir los ojos sorprendidos.

Otras personas responden a mi pregunta todavía con más detalle y especifican muy claramente qué hacen con su tiempo: reuniones, clientes, tareas... Pero a menudo me doy cuenta de que todos los días que describen son muy similares. A estos individuos, les pido que establezcan prioridades y que, en una columna paralela, anoten cuál sería su día ideal. Quienes consiguen confeccionarla siempre reservan un tiempo para hacer deporte, no menos de siete horas para dormir, un buen rato para estar con la familia y un espacio de ocio. Cuando comparan el día ideal con el real, se dan cuenta de que hacen muchas cosas que deberían dejar de hacer y, en cambio, deberían realizar otras que no están haciendo. Es necesario comenzar a cambiar, poco a poco, esta dinámica que parece inamovible, dejando de hacer aquello que nuestro entorno nos dice que hemos de hacer y empezando a actuar en la dirección que ha de conducirnos hacia nuestros objetivos.

Es decir, debemos abandonar nuestra zona cómoda, aquélla en la que trabajamos con el cerebro preconsciente, esa área rutinaria donde ejecutamos acciones sin pensar, porque así lo hemos hecho durante años, simplemente accionando nuestro piloto automático día tras día. De este modo, no vivimos, solo pasamos por la vida. Y creo que la vida está para vivirla, no para pasar por ella.

Las dimensiones y medidas del tiempo son diferentes según apliquemos una visión a corto, medio o largo plazo.

Otro ángulo o parámetro que hay que tener en cuenta para la elaboración de la agenda personal son las actividades que se realizan a la misma hora cada día, semana, mes o año, con el mismo trabajo o el mismo procedimiento. Por lo tanto, es aquel tiempo que ya tenemos bloqueado en la agenda, tareas o actividades que proceden de compromisos o reservas anteriores. Son lo que se llama tareas planificadas o bloqueadas, como reuniones, cumpleaños o citas inamovibles, y son las primeras que planificamos y que nos permiten programar con mayor facilidad el resto.

En TMI, las señalizamos con un cuadrado (tareas planificadas inamovibles), dado que un cuadrado es difícil de mover: sus aristas impiden que «ruede» con facilidad por nuestra agenda. Hay tareas planificadas diarias, como la hora de comer o la cena con la familia. Las hay semanales (reuniones comerciales que hacemos cada lunes o deporte con amigos que practicamos los martes y los jueves de 19:30 a 20:30, por ejemplo). Las hay mensuales, como los pagos a proveedores el día 28 de cada mes, por ejemplo. O anuales, como los cumpleaños o ciertas fiestas.

Éste es el tiempo ocupado de manera permanente, pero siempre he de bloquear espacio para programar otra tarea planificada fija: la RCMM (reunión conmigo mismo), que debo realizar cada día de tal hora a tal hora. Recordemos el cuadrante de las prioridades: donde debemos estar trabajando la mayor parte de nuestro tiempo es en lo importante pero no urgente, es decir, en el cuadrante de la planificación, para que cuando las acciones sean importantes y urgentes ya estén realizadas. Nada impide que trabajemos durante el resto de nuestro tiempo en el cuadrante de lo urgente e importante, que son por lo general los imprevistos, aquello que es imposible planificar de antemano porque depende de otros (los clientes, el equipo, el mercado).

Es lo no previsto (por mí), pero la experiencia acumulada puede enseñarnos a predecirlo, porque sabemos seguro que vendrá y que ocupará un porcentaje de nuestro tiempo. Por lo tanto, lo imprevisto puede preverse. Se trata de compromisos ineludibles que debemos bloquear en la agenda, aunque no sepamos en qué momento del día se producirán. Por ello, al programar un día de trabajo debemos reservar a los imprevistos, según nuestra experiencia, un porcentaje determinado de nuestro tiempo.

Hay símbolos que nos ayudan a identificar muy rápidamente las tareas programadas. Por ejemplo:

•    Un cuadrado con un 1 dentro identifica un plan diario inamovible.

•    Un cuadrado con un 7 identifica un plan semanal inamovible.

•    Un cuadrado con un 31 identifica un plan mensual inamovible.

De este modo, si hago una lista de tareas, puedo identificarlas con cuadrados según las realice cada día (acompañar a mi hijo al colegio), una vez a la semana (jugar un partido con los amigos, asistir a un curso de cocina), una vez al mes (cenar con los padres, pagar a proveedores) o una vez al año (declaración de renta, aniversario, un chequeo médico).

En un día de veinticuatro horas, después de bloquear lo inamovible, quedan realmente pocas horas libres para ubicar las tareas móviles. Pero si realizo un plan diario coherente, avanzo sin estresarme. Los beneficios de bloquear las tareas inamovibles y los imprevistos son claros:

1.   Es más seguro o más probable que realizaremos lo que hemos dicho que haremos.

2.   Es mucho más fácil planificar el resto del día, siendo más realista con nuestro tiempo y haciendo únicamente lo que queremos hacer.

Si tenemos una visión global, estructura y control de nuestros objetivos, la RCMM diaria nos dirá cómo hemos de planificar el tiempo del día siguiente. Antes de hacerlo, debemos preguntarnos:

•    ¿Qué hemos hecho hoy?

•    ¿Qué hemos aprendido y en qué nos hemos equivocado?

•    ¿Dónde hemos creado momentos perla?

•    ¿Qué haremos mañana para acercarnos a nuestros objetivos?

•    ¿Dónde crearemos momentos perla mañana?

Son cinco preguntas que cada día hemos de formularnos a nosotros mismos antes de llegar a casa y, de este modo, podremos desconectar del trabajo, porque ya habremos planificado lo que haremos al día siguiente. Por lo tanto, estaremos en casa presentes, de cuerpo y de mente, y no como hace mucha gente que lleva los problemas del trabajo a casa y los de casa al trabajo.

Cuando hagamos el plan diario, nos daremos cuenta de que hay pocos agujeros que quedan libres. Por ello, cada día, rutinariamente, también debemos preguntarnos:

•    ¿Qué tiempo tengo ya planificado u ocupado?

•    ¿Qué tiempo tengo disponible?

•    ¿Cómo he de utilizar el tiempo disponible, consultando la base de decisión (áreas clave, categorías y actividades)?

En esta reunión conmigo mismo (RCMM), he de hacer un inventario de lo que he realizado, planificar detalladamente lo que haré mañana, decidir cómo usar el tiempo disponible y preparar el día siguiente con detalle (archivos, documentos, agendas, billetes). Tiempo disponible, que es el que se puede organizar y controlar, suele haber menos de lo que uno cree. Si me he organizado y planificado bien, casi todo viene rodado y no sufro el estrés que producen millones de cosas en la cabeza por hacer. Quizás trabaje mucho y esté cansado, pero difícilmente estresado.

El día es el periodo de planificación más importante de todos y, por lo tanto, si controlo todos los días de mi vida, controlo la vida. En un día de trabajo, podemos distinguir entre dos grandes periodos: el tiempo rojo (el ya planificado e inamovible) y el tiempo verde (el que está disponible). Si tengo claro todo esto y he estructurado y construido mi base de decisión, el éxito está asegurado. Y, lo que es más importante, la tranquilidad mental. Yo construyo mi vida, la trabajo y la vivo.

CONCLUSIONES

•    Las tareas elefante son tareas agobiantes que solamente se acaban de «comer» a largo plazo.

•    Son grandes tareas que podemos «comer» si las planificamos bien y cumplimos esta planificación con constancia y disciplina.

•    Para ello, hay que dividirlas en pequeños trozos que sean comestibles (diaria y semanalmente) adecuándolos a nuestro tamaño de boca (tiempo de dedicación).

•    Asegúrate de que todos los días te comes un pedazo de elefante.

•    Concéntrate en el trozo de elefante que te comes (el cerebro consciente solamente puede concentrarse en un tema) y olvida el resto, dado que ya está planificado para otros días.

•    Para planificar bien, hay que saber qué hacer, tener una buena y organizada base de decisión y construir un puente que una el qué con el cuándo, colocando cada actividad o acción en su lugar diario.

•    Cuando decidamos hacer algo (actividad), especifiquemos:

—  Qué tiempo/vida invertiremos: horas, minutos...

—  Cuándo lo conseguiremos (tiempo límite): cuándo estará hecho (día, mes, año).

—  Cómo mediremos el avance o la finalización (KPI).

—  Qué nos costará todo ello (dinero, esfuerzo, energía y tiempo). ¿Vale la pena?

•    Hay tres pasos para construir el plan diario: saber el tiempo que tengo ocupado ya, saber cuánto tiempo queda disponible y decidir cómo lo utilizo.

•    Cada día, antes de llegar a casa, dedica un tiempo a la RCMM y a realizar el plan diario de mañana.

EJERCICIOS

1.   Detalla cómo sería tu día ideal de veinticuatro horas. Utilizando el termómetro, marca las actividades, en espacios mínimos de treinta minutos.

2.   Ahora describe tu día real típico.

3.   Compáralos y decide qué debes hacer para acercarte al ideal (tarea elefante). Recuerda tus objetivos.

4.   Pregúntate y responde: ¿haciendo lo que hago cada día, me acerco a mis objetivos? ¿Voy por el camino que me llevará a alcanzarlos?

5.   Haz una relación de todas las tareas elefante a las que te enfrentas. Ponles un nombre.

6.   Prioriza los elefantes con una fecha límite cada uno. Trocea el primero (organiza) y planifícalo (bloquea trozos en la agenda).

8. LA GENTE QUE NOS RODEA

Estando solos, difícilmente podremos hacer nada de lo que nos hemos propuesto. Porque no se trata únicamente de tener las herramientas necesarias, sino también de contar con la ayuda y el apoyo de la gente que nos rodea, sin la cual seremos mucho menos productivos.

Las personas de nuestro entorno nos hacen progresar o nos hunden. Del mismo modo que un árbol necesita para crecer tierra fértil en su entorno, alimentos, abono, sol y agua, nosotros precisamos reconocimiento y autoestima, sentirnos bien y confiar en nuestras capacidades. Podríamos filosofar mucho sobre ello y pasarnos veinte horas (o veinte hojas) analizando la importancia de la gente que nos rodea. Pero ya existen muchos textos sobre ello y yo quiero ir directamente al grano, al objetivo de este libro, que es hacer más en menos tiempo, para vivir mucho mejor. Siendo prácticos y efectivos, las personas de nuestro entorno pueden ayudarnos mucho en este objetivo. Porque no basta con los conocimientos y las habilidades para conseguir lo que nos proponemos, sino que también necesitamos la actitud. Una buena actitud hacia mí mismo y hacia los demás.

Y es que difícilmente podremos obtener el éxito si estamos solos. Muchas personas no han logrado sobrevivir a un naufragio, en una isla desierta, a pesar de tener alimentos y agua, simplemente porque han estado solas. Para vivir y crecer necesitamos a la gente que nos rodea, porque es muy difícil superar los obstáculos de nuestro día a día sin contar con los demás, que al mismo tiempo nos necesitan para poder crecer y conseguir sus objetivos. Se trata de un intercambio de energía, ayuda y reconocimiento que puede ser positivo para ambas partes... siempre que los demás (amigos, familia y compañeros de trabajo y estudios) no se conviertan en ladrones o vampiros de nuestro tiempo y energía.

En primer lugar, hemos de ser conscientes de que la gente nos tratará del mismo modo en que nosotros la tratemos a ella. ¿Cómo hacer crecer a los demás para que, al mismo tiempo, ellos nos hagan crecer a nosotros? En TMI, llevamos más de treinta años poniendo el acento en el reconocimiento, la autoestima y el crecimiento. Les llamamos strokes, una palabra inventada por nosotros para definir la fuerza interior que nos hace crecer.

Existen dos tipos de reconocimiento:

1.   El intrínseco es el interno, el que yo me doy cuando, por ejemplo, realizo una reunión conmigo mismo o RCMM.

2.   El extrínseco es el que aporta la gente que me rodea. Y lo hay, a su vez, de dos tipos: el físico y el psicológico.

El reconocimiento físico supone un contacto directo y permite una transferencia de energía mutua. Una energía de la que ya hemos hablado en el capítulo 2, y que es absolutamente necesaria para nuestra supervivencia. Diferentes estudios científicos realizados con animales han demostrado la gran importancia del contacto físico en la supervivencia de las crías. Monos recién nacidos separados de sus madres al nacer no sobreviven al ser privados de todo contacto físico, a pesar de disponer de alimentos y de calor. Del mismo modo fallecen también los primates recién nacidos que mantienen el contacto visual a través de un vidrio con su madre, pero que no tienen contacto físico. El mismo experimento realizado con monos cría que podían tocar a su madre y a otros primates por un agujero practicado en su jaula, pero no jugar ni abrazarse, dio como resultado monos adultos solitarios, agresivos, con un sistema inmunológico defectuoso y un cerebro de menor tamaño que el de la media de su especie.

Gracias a estos estudios, se descubrió la importancia del contacto físico entre los niños prematuros y sus madres, abandonando la práctica de aislar al recién nacido en una incubadora donde no recibía absolutamente ningún estímulo corporal. Estas nuevas metodologías están consiguiendo reducir en un porcentaje importante los problemas de desarrollo de estos niños. Del mismo modo, cada vez más médicos recetan como parte de la terapia tras una operación coronaria el contacto temprano del enfermo con sus familiares. Todo ello, en realidad, forma parte de la más pura lógica: ¿acaso no lloran los niños en la cuna para conseguir que los cojan en brazos y los consuelen en el regazo? En definitiva y como conclusión, podemos decir que las personas necesitamos tocar y ser tocadas y que la energía sincera y buena circule entre nosotros.

También dentro de un grupo de personas, sean nuestra familia, nuestros amigos o nuestro equipo de trabajo, el reconocimiento físico genera confianza. Un apretón de manos amigable, una palmada en la espalda, un abrazo, dos besos sinceros... gestos francos y aceptados por ambas partes son la mejor manera de que las personas confíen en nosotros y, si lo hacen, nos ayudarán, nos cuidarán y nos acompañarán en nuestro camino. Fijémonos en que estos mismos mecanismos son igualmente válidos para los animales: caricias sinceras e intensas generan en los perros, por ejemplo, un sentimiento de confianza y de bienestar que nos devuelven, como un bumerán, emitiendo a su vez caricias y gestos amigables.

El segundo tipo de reconocimiento extrínseco es el psicológico, dirigido directamente a la parte emocional de la persona. También en este caso, podemos distinguir entre varias clases: positivos, negativos y cero. Los reconocimientos psicológicos positivos son aquellos que ayudan a las personas a sentirse mejor y más importantes: «Felicidades, lo haces bien, me encanta estar a tu lado, es un placer que estés en el equipo...».

Por su parte, el reconocimiento negativo no necesariamente ha de actuar en sentido contrario al positivo, dado que puede ser constructivo («Has cometido un error, pero no pasa nada, sabemos que puedes hacerlo perfectamente, confiamos en ti pero has de mejorar este aspecto»). Pero también los hay destructivos («Esto es un desastre, es la quinta vez que te lo digo, no pones atención»).

La gente puede vivir con reconocimiento positivo y hasta con reconocimiento negativo, pero lo que no puede vivir nunca es con «cero reconocimiento», es decir, sin recibir ningún tipo de reconocimiento, sintiéndose ignorado. Si ponemos una vela bajo una cúpula de vidrio, se apaga. Del mismo modo, el peor castigo que podemos infligir a una persona es aislarla, separarla, ignorarla y privarla de contacto.

«Ámame, ódiame, pero no me ignores.»

Por ello, el mejor reconocimiento que puedo ofrecer a las personas es mi atención, fijarme, preguntar e interesarme por ellas, porque todo esto las hace sentir importantes y predispuestas a devolver aquello que reciben. Si damos reconocimiento, se nos devuelve reconocimiento. El objetivo de este libro es llegar a conseguir lo que uno quiere, siendo más feliz, y solos es casi imposible. Debemos contar con la gente que nos rodea y aprender a actuar con ella.

Es importante tener en cuenta que todos los reconocimientos quedan grabados en nuestra mente y que el balance entre ellos hace que la persona sea positiva o negativa. Si recibimos más reconocimientos positivos, tendremos una actitud positiva, creeremos en nosotros y creceremos. Si sucede al revés, es posible que nos hundamos.

El balance entre reconocimientos positivos y negativos crea gente fuerte y de futuro. Por lo tanto, siempre que tengamos que dar un reconocimiento negativo a alguien, pongamos primero el acento en lo que hace bien, para subir la autoestima, y después digámosle qué ha de mejorar. Yo aconsejo que antes de realizar un reconocimiento negativo constructivo hayamos dado ya tres reconocimientos positivos anteriores. Ello mejorará la autoestima de mi receptor y le ayudará a crecer con los errores.

Cuidemos lo que decimos y cómo lo decimos porque muchas veces no es lo que se dice, sino cómo se dice. O, como dice otra frase que me gusta recordar: «Hay que tener sentido de la medida y don de la oportunidad». Cuidemos mucho cómo decimos las cosas y el momento en que lo hacemos para que sea percibido positivamente, como ayuda para mejorar y no como crítica para fastidiar.

¿Por qué todo esto es importante a la hora de gestionar nuestro tiempo? Porque para hacer más en menos tiempo, es necesario trabajar en equipo. Y para que los intercambios fluyan y sean positivos, es preciso el reconocimiento mutuo, a través del cual se establecen relaciones fuertes, que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos. Por ejemplo, el objetivo de cualquier líder, si quiere tener éxito, es hacer que su equipo se motive, se desarrolle y crezca para que haga aquello que deben hacer, deseando cada uno de ellos hacerlo. Para tal fin, el líder tiene que motivarlos y hacer que disfruten con su trabajo, que tengan la autoestima alta y que acepten aprender y mejorar en sus errores. No olvidemos que se aprende con los errores y se crece con los éxitos.

Hay cuatro aspectos básicos y necesarios en los reconocimientos:

1.   Que sean sinceros, porque fingir no nos lleva a ninguna parte. En los reconocimientos físicos, los gestos falsos o hipócritas no transmiten energía positiva y ello es fácilmente percibido por nuestro interlocutor o receptor. En los reconocimientos psicológicos, el tono de voz, la manera de construir las frases o incluso el rostro y la mirada nos delatan fácilmente.

2.   Que sean oportunos. Deben hacerse en el momento adecuado y nunca fuera de contexto.

3.   Que sean concretos y específicos. Por lo tanto, cuando reconozcas a alguien di el porqué: «Me gusta lo que estás haciendo, estoy encantado con tu trabajo porque está saliendo todo como estaba previsto. Gracias».

4.   Que no sean comparativos. Jamás reconozcamos a alguien comparándolo con otra persona: «Eres fantástica, mejor que Pedro». Pues lo que hacemos es hundir a Pedro, sin quererlo.

Los reconocimientos son necesarios para gestionar mejor nuestro tiempo y nuestra vida, para hacer más en menos tiempo y para ser más eficaces. Cuidemos de nuestro entorno, de la gente que nos rodea, porque el trabajo en equipo es fundamental. Y para ello se necesita humildad, coraje y técnicas para ponerlo en práctica.

CONCLUSIONES

•    Sin la ayuda y el apoyo de la gente que nos rodea, seremos mucho menos productivos.

•    Para crecer, precisamos reconocimiento y autoestima, sentirnos bien con nosotros mismos y confiar en nuestras capacidades.

•    La gente nos tratará del mismo modo en que nosotros la tratemos a ella. Si damos reconocimiento, se nos devuelve reconocimiento.

•    Los reconocimientos, tanto físicos como psicológicos, generan confianza.

•    Los reconocimientos psicológicos positivos son aquellos que ayudan a las personas a sentirse mejor y más importantes.

•    El reconocimiento negativo no necesariamente ha de actuar en sentido contrario al positivo. Si es constructivo y se da adecuadamente, ayuda a mejorar y a crecer.

•    El mejor reconocimiento que podemos ofrecer a las personas es nuestra atención. El peor castigo es el «cero reconocimiento». No ignoremos a la gente que nos rodea.

•    Da las gracias a todos aquellos que te han ayudado a crecer. Diles por qué. Busca la forma y el momento oportuno.

•    No dejes pasar un día sin haber agradecido algo a alguien. Sé sincero.

EJERCICIOS

1.   Piensa en ti. ¿Quién eres? ¿Qué has hecho hasta hoy? Haz una relación de los éxitos que te hagan sentir orgulloso de ti mismo. Léela tres veces, sonríe, reconócete y celébralo. Prémiate, regálate algo.

2.   Haz una relación de errores que hayas cometido en el último medio año y que hayas conseguido corregir, mejorando y aprendiendo. Sé consciente de ello.

3.   Escribe un error que cometes a menudo, repetitivamente, y piensa en qué deberías hacer para mejorarlo. Elabora un plan para corregirlo.

4.   ¿A quién crees que le estás agradecido? ¿Quién te ha ayudado? Busca el momento y la forma de decírselo. No pienses que ya lo sabe... quiere oírlo. ¿Te gustaría que a ti te reconociesen? A él también, adelante.

5.   Escribe el nombre de tres personas a las que quieras mucho (familia, amigos...). Prioriza y escoge una de las tres. Concéntrate en ella y dile algo que se merezca y que nunca le hayas dicho. Sorpréndela, dale muestras de agradecimiento, buscando el momento y la forma adecuados. Una vez hayas terminado, haz lo mismo con las otras dos personas.

9. LADRONES Y BUITRES DEL TIEMPO

Partiendo de la base de que nuestro tiempo es nuestra vida, no debemos escatimar esfuerzos en optimizar al máximo todo aquello que hacemos, dedicándonos a lo que realmente queremos y no a lo que los demás esperan o quieren de nosotros. En definitiva, ¿quién dirige nuestro barco? Está claro que tenemos que tomar el timón de nuestras vidas, pero estamos rodeados de muchos factores externos, que nos presionan y nos desvían de la ruta. Si cambiamos el rumbo apenas unos grados de desviación, al principio ni siquiera lo notamos. Pero al cabo de unas jornadas, la diferencia es de muchas millas y el barco nos conduce hacia un destino completamente distinto del que nos habíamos propuesto.

Las corrientes marinas pueden compararse con las circunstancias adversas que nos desplazan unos grados de nuestro rumbo y nos llevan hacia donde no queremos ir. Para corregir y contrarrestar estos factores, es necesario ser reactivo y proactivo y, sobre todo, reflexionar, conocer y reconocer esas corrientes adversas, esos factores externos que amenazan nuestro rumbo, a los que llamaremos «ladrones del tiempo» o incluso «buitres del tiempo».

Los buitres son aves carroñeras, que vuelan muy alto, para poder visualizar una gran extensión de terreno y encontrar fácilmente a su presa. Una vez deciden ir a por ella, se lanzan en picado, a velocidad de vértigo, tan rápido que la presa no tiene tiempo de verlos llegar y, cuando se da cuenta, ya está en sus garras. En nuestra vida, estos buitres están por todas partes. Pensemos en los compañeros de oficina que entran en tu despacho con un café en la mano, se sientan frente a ti, hacen un hueco entre tus papeles para dejar su taza y se disponen a hablar de las más absolutas trivialidades. No lo dudes, al cabo de veinte o treinta minutos, dirán: «Qué tarde es. Me voy que tengo mucho que hacer». Y saldrán de tu oficina, habiendo arruinado tu tiempo. Sabiendo de su existencia y analizando su naturaleza, podemos adelantarnos a ellos y articular una serie de vectores o fuerzas contrarias que corrijan la desviación.

Los ladrones del tiempo o buitres del tiempo son factores, valores y desplazamientos que nos roban parte de nuestra vida. Escapan a nuestra organización, porque se presentan sin que los hayamos programado, y absorben el tiempo que teníamos destinado para otras cosas ya planificadas. Si no tenemos la firmeza, la claridad, la coherencia, el equilibrio, la valentía, el rigor, la fuerza de voluntad y la organización necesarias, no podremos reconducirlos.

Todo reside en algo tan sencillo como aprender a decir no. Y, para ello, es necesario evaluar rápidamente aquello que nos sucede, tomar decisiones y saber descartar o, al contrario, variar los planes cuando decidamos que el «ladrón del tiempo» tiene un valor suficiente o incluso mejor. Pero en todo caso, hemos de ser nosotros quienes tomemos la decisión de aceptar al ladrón, evitando lo contrario: que sea el ladrón quien decida por nosotros.

Los ladrones del tiempo están al acecho y en todas partes, proceden de nuestro entorno y de nuestras circunstancias. Pensemos que la gente que nos rodea tiene sus propias prioridades, que no necesariamente coinciden con las nuestras. Habrá personas y circunstancias que quieran absorbernos y dominarnos, sin contar con nosotros y sin consultarnos ni preguntarnos. El entorno, en ocasiones, es egoísta y nos absorbe, nos exige que estemos a su disposición ahora y no en el momento en que podamos, porque antepone sus prioridades a las nuestras, que no comprende ni conoce. Por ello, tenemos que aprender a tomar decisiones, adquiriendo visión global y control de nuestro tiempo, tras analizar y dominar a nuestros particulares ladrones.

A veces, cuesta distinguirlos, porque se mimetizan con nuestro entorno, son tan naturales que forman parte de nuestra realidad cotidiana y no conseguimos reconocerlos. Pero si nos esforzamos, los vemos y nos damos cuenta de que están ahí. Para separarlos de nosotros, debemos mirarlos fijamente, enfocarlos, explorarlos y analizarlos y después decidir qué queremos hacer: expulsarlos de nuestro tiempo, aplazarlos para más tarde o convivir con ellos, porque algunos forman parte de nuestra vida y son necesarios.

Como sucede con los amigos, no todos los ladrones del tiempo son buenos ni malos. Hay amigos que son buenos, hay amigos que son mediocres y hay amigos que son verdaderos vampiros. Del mismo modo que hay circunstancias que nos conducen por buen camino, circunstancias que nos inmovilizan y circunstancias que nos absorben, nos desencaminan y nos destruyen.

Retomando la regla 80-20 de Vilfredo Pareto que hemos visto en el capítulo 5, el 20 por ciento de los ladrones del tiempo absorben el 80 por ciento de nuestro tiempo. Y, entre ellos, los más importantes son los siguientes:

1.   Los correos electrónicos, una herramienta de trabajo formidable que, sin embargo, puede convertirse en un gran ladrón del tiempo si su volumen es importante y no lo gestionamos adecuadamente.

2.   Las reuniones, no siempre necesarias y en ocasiones demasiado largas.

3.   Las redes sociales, que nos acercan a las personas que están lejos tanto como nos distancian de las que están cerca. Debemos aprender a utilizarlas para que su aportación sea positiva.

4.   El teléfono, el móvil y el WhatsApp nos conectan con el mundo, pero pueden robarnos mucho tiempo si no los usamos bien.

5.   La mesa de trabajo si no la tenemos bien organizada.

6.   Las visitas cuya duración es demasiado larga.

7.   Las interrupciones, que pueden llegar a hacernos perder un tiempo valioso.

8.   Los desplazamientos (en avión, tren, coche), que suponen una importante inversión de tiempo para muchísimas personas.

9.   Yo mismo soy un gran ladrón de mi propio tiempo.

Una vez hemos reconocido a los ladrones, debemos decidir qué hacemos con ellos, para convertirlos en aliados. Recordemos que el control es la base de nuestras reacciones: cuando no tengo control, mi estrés aumenta y cuando sufro estrés soy mucho menos productivo. También recordemos los tres niveles cerebrales: consciente, preconsciente y subconsciente. En el primer nivel, puedo trabajar en un solo tema; en el preconsciente, en cambio, puedo actuar hasta en diez temas al mismo tiempo; y el subconsciente es el que me aporta las ideas y la creatividad.

Pero no existe la creatividad cuando estoy fuera de control. Y los ladrones del tiempo tienen la habilidad de hacernos perder ese control, porque consiguen que nos concentremos en algo que no sirve para nada. La pérdida de control nos estresa, sobre todo cuando somos conscientes de haber desperdiciado el tiempo y de no haber avanzado en la dirección que queríamos.

Cada persona es un mundo y lo que funciona en determinados casos no lo hace en otros. Con este capítulo pretendo ofrecer diferentes ideas y herramientas, para que cada uno pueda escoger aquéllas que encajan mejor con su forma de ser, hacer y pensar. Todas son accesibles y han demostrado buenos resultados en diferentes colectivos.

EL CORREO ELECTRÓNICO

Hace apenas una década y media, era un sueño pensar que algún día existiese una herramienta que permitiera enviar a cualquier persona una información de manera instantánea, adjuntar archivos, que pudiese llegar al mismo tiempo a varios destinatarios y que quedasen automáticamente guardados los mensajes en carpetas de entrada y salida. Todo ello es magnífico, pero si no aplicamos unas reglas del juego, el correo electrónico puede convertirse en un ladrón del tiempo e incluso en una herramienta que genera mala comunicación. Y es que a menudo escribimos los correos según nuestra percepción y estado de ánimo, pero quien los recibe lo hace también según su percepción y estado de ánimo, que pueden ser completamente opuestos. Por ejemplo, tú estás simpático y le envías a un amigo un correo que dice: «Como soy consciente de que tú sabes mucho, te mando esto para que me des tu opinión». Si la otra persona lo recibe en un momento en que está enfadada o ha tenido un problema en el trabajo, en lugar de pensar «Mira qué simpático», pensará «¿Me está tomando el pelo?». Por lo tanto, ojo con los correos electrónicos, porque no siempre sirven para todo.

A continuación, encontraremos una serie de reglas que hay que tener en cuenta para dominar el correo electrónico. Que cada lector escoja las suyas, según su forma de ser y lo que mejor se adapte a su estilo.

1.   No es necesario contestar inmediatamente los correos electrónicos. Si eres el responsable de tu tiempo, has de responderlos cuando tú decidas hacerlo. Desactiva el aviso sonoro y bloquea un tiempo determinado cada día para ello utilizando momentos libres.

2.   Mucha gente lee los correos de abajo hacia arriba, es decir, empezando por el primero que ha recibido y terminando por el último. Yo aconsejo hacerlo al revés: los correos más recientes quizás eviten responder los anteriores y, por lo tanto, ahorramos tiempo.

3.   Es interesante obtener una visión global de todos los correos recibidos, realizando una lectura somera de quién los envía y estableciendo prioridades.

4.   Clasifica los correos en diferentes categorías antes de trabajar con ellos:

•   Informativos.

•   Urgentes.

•   De acción a medio-largo plazo.

Usa las banderas del servidor de correo electrónico para marcar los mensajes según las diferentes categorías.

5.   El asunto del mensaje debe ser muy descriptivo. Tenemos que educar a la gente que nos rodea para que realice una definición clara del tema, de modo que con una sola ojeada podamos hacernos una idea del contenido. Igualmente, pidamos que nos indiquen de manera concisa, en las dos primeras líneas, qué esperan que hagamos con su correo: ¿es urgente? ¿Es simplemente para informar? ¿Espera respuesta?

Del mismo modo, cuando enviemos un correo debemos usar un título muy descriptivo, para que todos entiendan el asunto del mensaje con una sola ojeada y decidir si es urgente, informativo o se puede contestar más tarde. Por ejemplo: «Reunión comercial, temas que tratar» es mejor que una simple «Reunión comercial». Igualmente, resulta más efectivo «Avión a Jaén, horarios» que un simple «Avión». Si el asunto es una respuesta a un mensaje anterior, tenemos que dejarlo claro. Por ejemplo, es mejor «RE: Cambios contrato cliente X» que «RE: Contrato cliente X». De este modo, tendremos una idea clara sobre el contenido del correo, sin necesidad de abrirlo.

6.   Utiliza el programa automático de corrección para comprobar la ortografía. Recuerda seleccionar el idioma adecuado.

7.   Los correos electrónicos deben ser efectivos y directos. No trates cuatro temas en un mismo mensaje, sino uno solo, para facilitar la tarea de organizarlos y clasificarlos.

8.   No uses mayúsculas a menos que quieras gritarle a quien lo recibe.

9.   Copiar otro correo electrónico no siempre es necesario. Copia solamente aquello que el receptor necesite leer y cambia letras y colores para que le quede claro, ahorrando tiempo a quien lo recibe.

10. Si estás contestando un mensaje, encabézalo dejando clara tu posición: «Estoy de acuerdo con...». De este modo, el contenido se relaciona fácilmente con el mensaje anterior.

11. Hay que tener extremo cuidado con las copias: envía el mensaje solamente a la gente realmente interesada en ello, así ahorrarás tiempo a los demás (y respetarás «su vida»).

12. Usa las copias ocultas: es una cuestión de privacidad y de cumplimiento de la ley de protección de datos.

13. Ten cuidado con lo que envías (chistes, fotos...). Piensa en el receptor. Todo queda grabado en su ordenador.

14. Repasa el correo antes de mandarlo, preguntándote cuál es su objetivo y qué efecto quieres provocar. Si no estás seguro, archívalo en la carpeta de borradores hasta que decidas que vale la pena enviarlo.

15. No multipliques el trabajo que haces: usa un solo medio para enviar una información (si la mandas por correo electrónico, no es necesario hacerlo también por teléfono ni avisar de ello por WhatsApp).

16. Ojo con el uso de abreviaturas, tan de moda. Tú las entiendes, pero piensa que quizás tu destinatario no.

17. No utilices el correo electrónico para temas extremadamente importantes. Si tienes prisa, llama por teléfono. Quizás el receptor no lo lea por diferentes motivos: está de viaje, no tiene conexión o tu mensaje se va a la carpeta de correo no deseado.

18. Piensa que los correos pueden ser leídos por cualquier receptor. Por lo tanto, reflexiona antes de escribir determinadas consideraciones o informaciones sobre una tercera persona.

19. Intenta no estar en listas masivas de correos.

20. Cuando alguien contesta inmediatamente a un correo electrónico, pienso que no tiene nada más que hacer o que no domina su tiempo.

Si sigues estos pasos, puedes reducir de manera importante el tiempo que empleas cada día en revisar el correo electrónico y evitar que se convierta en un ladrón de tiempo. Sobre todo, dedícale un tiempo adecuado y limitado y explica a tu entorno que contestarás los correos en un plazo no mayor de veinticuatro horas. El correo electrónico no sirve para todo y puede llegar a convertirse en un enemigo.

CONCLUSIONES

•    No contestes los correos enseguida, hazlo en un tiempo acotado cada día.

•    Establece una serie de estrategias, a partir de las ideas dadas, para acortar el tiempo que dedicas diariamente a esta tarea. Escoge como mínimo tres ideas, de entre estas veinte, que te ayuden a ahorrar tiempo.

LAS REUNIONES

Constituyen otro de los principales ladrones de tiempo. Dedicamos muchas horas al día o a la semana a reunirnos con otras personas, en muchas ocasiones sin un objetivo ni un resultado claros. Es necesario dotarse de un método para que las reuniones dejen de ser un simple estar con otras personas y se conviertan en realmente útiles y productivas, cosa que nos permitirá a su vez reducir su número. Y es que muchas se realizan de un modo rutinario y su casi única razón de ser es que «se han hecho siempre». Y así se han mantenido, sin cambios y sin que nadie cuestione si sirven o no para algo. ¿Qué reuniones hay que anular, cambiar, mantener o crear? Recuerdo la respuesta que me dio en una ocasión un amigo, quien me decía que no podría verme al día siguiente, como yo le había pedido. «¿Por qué no? ¿Tienes algo que hacer a esa hora?», le pregunté. «No tengo nada que hacer. Tengo una reunión», me contestó. Y esto sucede a menudo. Algunos de nosotros podríamos llegar a confesarnos enfermos de «reunionitis» y ya sabemos que todo lo que acaba en -itis es una inflamación... que hay que tratar.

Únicamente debemos mantener las reuniones necesarias y éstas han de servir para conseguir lo que se pretende. El problema es que, en muchas ocasiones, ni siquiera se ha definido con claridad cuál es el objetivo del encuentro. Existen diferentes tipos de reuniones:

•    Informativas.

•    Lúdicas o creadoras de equipo.

•    De toma de decisiones.

•    De coordinación (plazos, entregas...).

•    Negociadoras.

•    Formativas (cursos, transmisión de conocimientos...).

•    Brain storming (aportación de ideas).

•    Ejecutivas (comités de dirección, consejos...).

Cada una de ellas es diferente, pero existe una serie de reglas sencillas y comunes que las hacen más eficaces y prácticas, y que evitan que se conviertan en ladronas del tiempo. Dividiremos estas acciones en tres grandes áreas: de antes, de durante y de después de la reunión. Y desde dos puntos de vista: de quien convoca y de quien asiste.

REGLAS PARA QUIEN CONVOCA

1. Antes de la reunión

Es básica una buena preparación, que mejorará el resultado de la reunión y acortará la duración de la misma. Quien convoca (normalmente un cargo superior), ha de preguntarse:

2. El motivo

•    ¿La reunión es necesaria?

•    ¿Tengo claro el motivo de la reunión?

•    ¿De qué quiero hablar? (Seamos realistas, no incluyamos más temas de los que realmente podemos tratar en el tiempo predeterminado.)

•    ¿De cuánto tiempo dispongo para cada tema? (La suma de los temas debe ser igual a la duración total prevista.)

•    ¿Quién debe aportar el contenido?

3. Los objetivos

•    ¿Qué quiero conseguir con la reunión en cada uno de los temas?

•    ¿Cómo tengo que ir preparado y qué pasos tengo que dar para conseguir mi objetivo?

•    ¿Quién debe asistir? (En muchas ocasiones, convocamos a las reuniones a personas que no deberían ir —pensando «De este modo, se enteran»— y, por lo tanto, requiriéndolas, somos nosotros los ladrones de su tiempo.)

•    ¿Qué lugar y qué momento son los idóneos? (No pensando en lo que yo quiero, sino en lo mejor para quienes han de asistir.)

•    ¿A qué hora ha de comenzar y a qué hora debe acabar?

•    ¿Cómo debo convocar la reunión? ¿Doy tiempo a los participantes para prepararse, porque si no se preparan no iremos al grano y divagarán?

Es interesante confeccionar una plantilla sencilla, que contenga:

•    En la parte superior, el título de la reunión, tan descriptivo como sea posible. Por ejemplo: reunión comercial sobre tarifas, catálogo de lanzamiento de novedades 2016, etc.

•    El día, la hora de inicio, la duración prevista de cada tema y la hora de finalización.

•    El nombre de los asistentes.

•    El lugar donde se celebrará.

•    Los temas que se tratarán y qué tiempo se destinará a cada uno de ellos.

•    Quién liderará cada uno de los temas.

Esta plantilla debe enviarse como mínimo, salvo excepciones, una semana antes de la reunión a todos los participantes. De nuevo, la regla 80/20: con un 20 por ciento de esfuerzo, obtendremos un 80 por ciento de rendimiento.

4. Durante la reunión

•    Máxima puntualidad. Demos un margen de cinco minutos de cortesía para empezar. Si no lo hacemos con rigor, estamos castigando a los participantes que llegan puntuales y premiando a los que llegan tarde. Resultado: los puntuales llegarán tarde el próximo día.

Algunas empresas han establecido penalizaciones para los empleados que no son puntuales en las reuniones. Por ejemplo, depositar una cantidad simbólica de dinero y destinarlo a pagar, una vez al año, una cena para todos los participantes o todo el departamento. Otras empresas simplemente excluyen de la participación a los asistentes que llegan más de X minutos tarde, penalizando la falta de respeto por el tiempo de los demás.

•    Desconectar los teléfonos móviles. Hay compañías que instalan un cesto a la entrada de la sala de reuniones, donde todos los participantes deben depositar sus teléfonos móviles apagados.

•    Definir un moderador de la reunión, que será quien cierre el acto con un resumen de las conclusiones y acuerdos que se han alcanzado. Este cargo debe ser rotativo entre los participantes, siendo el moderador el encargado de hacer cumplir los tiempos acordados y de reconducir la reunión si se aparta de los temas marcados.

•    Es necesaria la participación activa de todos los componentes y la concreción de lo que se exponga. No se trata de lucirse con grandes oratorias, sino de ir al grano y alcanzar el objetivo que se persigue con la reunión.

•    Todo el que participe, debe llegar preparado, con todos los documentos y la información y, si no es así, se le comenta y se tiene en cuenta en las próximas reuniones. Si se ponen reglas y no se hacen cumplir, si no pasa nada, las normas se destruyen.

5. Después de la reunión

El moderador ha de enviar por correo electrónico a cada participante un acta, muy sencilla y práctica, que contenga los siguientes puntos:

•    Qué se ha decidido hacer.

•    Quién lo hará.

•    Cuándo estará hecho.

La próxima reunión que se haga sobre este mismo tema siempre empezará, durante los primeros cinco minutos, realizando un seguimiento de la anterior y chequeando qué está hecho y qué no. Lamentablemente, estamos acostumbrados a que en las reuniones se tomen muchas decisiones que no se llevan a cabo porque no se realiza ningún seguimiento... y no pasa nada, hasta que se alcanza la fecha límite y se entra en el cuadrante de la crisis, es decir, de lo urgente e importante.

Todas estas reglas y normas se han de comunicar en un encuentro informativo a todo el equipo, explicando que a partir de ahora las reuniones se harán de este modo, de manera que nadie pueda decir posteriormente que no lo sabía.

También debemos trabajar para reducir el número de reuniones, evaluando periódicamente si son necesarias, cuestionando si determinado formato sigue teniendo validez, atreviéndonos a poner en duda las costumbres y proponiendo alternativas y cambios, reduciendo la frecuencia y, directamente, anulando reuniones inútiles y estableciendo en su lugar otras más necesarias y eficaces.

Otro de nuestros objetivos debe ser limitar la duración de las reuniones y el número de participantes, para evitar convertirnos nosotros mismos en los ladrones de tiempo de los demás. No incluyamos a más personas de las necesarias, porque la reunión se hace menos ágil y no es del interés de todos los que están.

El cerebro puede estar trabajando al ciento por ciento durante una hora y media. Si una reunión dura tres horas, hagamos un descanso de cinco a diez minutos: si intentamos alargar la reunión, estamos perdiendo una parte de sus objetivos y beneficios, dado que los participantes no estarán totalmente concentrados.

Preguntemos a nuestros colaboradores, consultémosles periódicamente, sin complejos y sin miedo: ¿creéis que las reuniones que hacemos son efectivas? ¿Cuál creéis que podemos mejorar? ¿Cómo? Dejemos que la gente nos aporte su feedback o, lo que es más importante, su feed-forward (prealimentación, ideas de mejora, qué harían ellos en esta situación).

Y un último consejo para los convocantes: la música relaja. Pongamos música en la sala antes de empezar y durante el descanso. En el momento en que interrumpamos la música, comprobaremos que todo el mundo se coloca en su lugar y se centra en la reunión. El resultado mejora.

REGLAS PARA LOS PARTICIPANTES

Son mucho más cortas y sencillas que las que afectan al convocante:

1.   Cuando reciben la plantilla de la reunión, rápidamente han de bloquearla en su agenda.

2.   Deben comprobar cuáles son las partes que les afectan (qué han de preparar) y recopilar toda la información con suficiente antelación para tenerla preparada el día marcado.

3.   Si hay algún inconveniente, ha de decirse en el momento en que reciben la convocatoria, no el día de la reunión.

CONCLUSIONES

•    Una buena preparación de la reunión mejorará el resultado y acortará la duración de la misma.

•    Hay que preguntarse siempre si la reunión es necesaria (si tenemos claro el motivo) y definir con precisión de qué temas queremos tratar.

•    Definir claramente de cuánto tiempo se dispone para cada tema.

•    Convoquemos solamente a las personas que deberían asistir y que puedan aportar algo.

•    Pidamos máxima puntualidad y desconectemos los teléfonos móviles.

•    Es interesante confeccionar una plantilla sencilla que contenga los datos principales de la reunión y enviarla a los convocados con la antelación suficiente.

•    Definir un moderador de la reunión.

•    Todas estas reglas y normas se han de comunicar en un encuentro informativo a todo el equipo.

•    Debemos trabajar para reducir el número de reuniones, evaluando periódicamente si son necesarias, y limitar la duración y el número de participantes.

LAS REDES SOCIALES

Como ya hemos visto, hay muchas maneras de perder el tiempo. La más moderna, hoy en día en manos de todo el mundo, es el uso de las redes sociales. Proliferan y cambian rápidamente (Facebook, YouTube, Twitter, Google Plus, LinkedIn, QQ, Instagram...) y son tan modernas que las hemos incorporado a nuestro día a día con rapidez y sin cuestionar su necesidad y eficacia. Se han convertido en uno de los mayores ladrones de tiempo, básicamente por su novedad: aún no hemos aprendido a utilizarlas correctamente, dado que la poca experiencia acumulada se basa, casi exclusivamente, en una dinámica de prueba-error. Es decir, hemos ido aprendiendo sobre la marcha. Ello es posible gracias al entorno intuitivo de las redes sociales y a su gran capacidad para atraer a nuevos usuarios: la conexión inmediata con cualquier persona del planeta, el acceso a contenidos e informaciones ilimitadas, la posibilidad de recibir y emitir mensajes en tiempo real...; en definitiva, la opción de vivir la vida de los demás y los demás la nuestra. Todo ello resulta tan fácil que «engancha» y nos roba una cantidad de tiempo importante. La falta de formación e información nos hace caer en el error de usarlas tal como llegan y no como realmente las necesitamos. Hemos de aprender a cuestionar su funcionamiento

Una cuantas ideas para que las redes sociales dejen de ser un ladrón de tiempo:

1.   Nos falta formación e información. Dediquemos tiempo a saber cómo funcionan antes de comenzar a utilizarlas. Debemos prepararnos e informarnos antes de actuar.

2.   Definamos un objetivo, una estrategia y la ruta más corta y rápida posible para conseguir aquello que queremos alcanzar. ¿Hacia dónde dirijo mis esfuerzos? ¿Qué quiero conseguir?

3.   No nos tiremos vestidos a una piscina vacía: deleguemos aquello que no sabemos hacer en los verdaderos especialistas, que conocen las herramientas más adecuadas. Por ejemplo, Twitter tiene una parte importante de automatización para volcar contenidos preparados, de manera que muchas tareas se pueden programar.

4.   Definamos qué es urgente y qué es importante. No dediquemos a las redes sociales el tiempo que necesitamos para hacer otras cosas, reservémosles los tiempos muertos o libres. De este modo, dejarán de ser un ladrón de tiempo para convertirse en tiempo vivo.

5.   Para corregir errores, hay que medir los resultados. Pregúntate: si no consigues nada, ¿por qué entras en Facebook? Mantén una reunión contigo mismo (RCMM) para definir qué, por qué y cómo.

6.   Evita figurar en grupos de WhatsApp, escoge solo los realmente interesantes. Dibuja una estrategia: las redes sociales pueden acercarte a la gente, pero también distanciarte y robarte el tiempo, sin aportar nada valioso.

7.   Decide en qué red social quieres estar, por qué y para qué.

CONCLUSIONES

•    Pregúntate qué quieres lograr y por qué con la presencia en cada red social.

•    No empieces a utilizar las redes sociales antes de saber cómo funcionan para no perder el tiempo.

•    Dibuja una estrategia previa: ¿qué quieres conseguir? ¿Por qué? ¿Cómo lo harás? ¿Cuánto tiempo le dedicarás?

•    Mide los resultados: si no son satisfactorios, valora si debes seguir dedicándole tiempo.

EL TELÉFONO Y LA MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

La evolución que ha experimentado la telefonía en apenas unos años es espectacular. Desde los teléfonos fijos y con cable o las cabinas telefónicas de hace treinta años hasta la tecnología móvil de hoy media un abismo. Las ventajas que ofrecen los nuevos dispositivos móviles, que se han convertido en pequeños ordenadores, son extraordinarias: lo tenemos casi todo a nuestro alcance, desde la conexión a internet a la previsión meteorológica. Podemos abrir hojas de cálculo, realizar movimientos bancarios y conectar con cualquier persona en cualquier lugar del mundo, incluso de manera gratuita y a través de imágenes, gracias a aplicaciones como Skype.

La telefonía móvil se ha convertido en una herramienta fantástica, siempre y cuando sepamos usarla en nuestro provecho. Si la utilizamos bien, dispone de aplicaciones que nos ayudarán a organizar nuestro tiempo, como son el bloc de notas, los recordatorios o el calendario, entre otras. Pero debemos autoimponernos una serie de sencillas reglas para evitar malos hábitos, como son:

•    No contestar instintivamente, sin reflexionar sobre si podemos atender la llamada en ese momento, y comprobar quién nos llama antes de descolgar.

•    Centrarnos en lo que estamos haciendo y poner el teléfono sin sonido durante el tiempo en que necesitamos concentrarnos (aprender a «ignorarlo»).

•    No utilizarlo para largas y vagas conversaciones, que no somos capaces de cortar.

Todo ello interrumpe nuestra concentración, destruye nuestro descanso o hace que abandonemos la actividad que estábamos realizando. Tengamos en cuenta estas líneas maestras interesantes:

1.   Utiliza unas horas concretas para realizar llamadas y comunícalo previamente a tus contactos: «Atiendo y contesto llamadas, por lo general, de tal hora a tal hora. El resto de las horas, estoy reunido».

Un amigo mío me dijo: «Entre semana, no podía trabajar porque no paraba de llamarme la gente, así que decidí ir al despacho los sábados por la mañana. Al cabo de unas semanas, la gente supo que trabajaba los sábados y también empezó a llamarme. Cuando les preguntaba si lo que tenían que decir era importante, todos contestaban que sí. Un día decidí no atender el teléfono y al cabo de dos sábados dejó de sonar. Solamente las llamadas realmente importantes se repetían posteriormente, a otras horas».

Para evitar caer en este error, concentra todas las llamadas en distintos tiempos y no atiendas ni respondas si no es dentro de un espacio determinado (cuando estés libre). Es difícil pero no imposible, depende de ti.

2.   Silencia el teléfono mientras estés concentrado.

3.   Respeta el tiempo de los demás si quieres que los demás respeten tu tiempo. Cuando realizas una llamada, pregunta siempre si es un buen momento para hablar.

4.   Puedes desactivar el buzón de voz. Quien realiza una llamada importante volverá a llamar.

5.   Cuando hables por teléfono, sé directo.

6.   Aprende a cortar las conversaciones de los demás. Da una excusa e invita a tu interlocutor a ir al grano.

7.   Equilibra la información. Utiliza las aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp, para reducir el número de llamadas.

8.   Comunica todas estas rutinas de modo claro a los demás.

9.   Respeta a la persona con la que estás y no contestes al teléfono, a menos que sea urgente. No juegues con el móvil y no consultes constantemente los whatsapp que te llegan, porque con ello estás evidenciando que los demás son más importantes que la persona que tienes delante.

CONCLUSIONES

•    No contestes al teléfono instintivamente ni lo uses de manera impulsiva.

•    Limita el tiempo que le dedicas, concentrando las llamadas en determinados momentos del día.

•    Aprende a usar las herramientas de organización del tiempo que nos proporciona el teléfono móvil. Conviértelo en un aliado.

•    Silencia el teléfono cuando estés concentrado y, si te hace perder el tiempo, desactiva el buzón de voz.

•    Ve al grano e invita a tu interlocutor a hacer lo mismo.

LA MESA DE TRABAJO

Nuestra mesa de trabajo es el lugar donde pasamos muchas horas de nuestra vida, incluso algunas más que en casa. Hay gente que se mimetiza con la mesa de trabajo y que cuando se sienta se transforma. Lógicamente, si no está bien organizada, se convierte en un gran ladrón de tiempo (aunque la mesa es un objeto inerte y, por lo tanto, soy yo quien la desordena). Somos capaces de estar media hora buscando cosas que podríamos haber encontrado en segundos, simplemente porque no están en su lugar y/o no tienen lugar. Y ello nos pone nerviosos, nos exalta, nos genera una actitud negativa... Pero la culpa no la tiene el dossier o el documento que busco: es que no lo he dejado en el lugar adecuado y no sé dónde buscarlo.

Una mesa desordenada causa ineficacia, frustración, cansancio y carencia de visión global, e incluso hace que tengamos una vida más agradable o más desagradable. Puede convertirse en un factor de estrés permanente, porque no estamos a gusto sentados frente a una montaña de papeles donde no localizamos nada. La mesa tendría que permitirnos controlar, como un piloto de avión controla todos los instrumentos de la cabina, nuestro tiempo/vida.

Las preguntas son: ¿tenemos un montón de papeles sobre la mesa que no sabemos por qué están ahí? ¿Nos cuesta encontrar los documentos cuando los necesitamos urgentemente? Seguro que alguien reconoce la siguiente situación.

Llegas al despacho por la mañana y tienes una reunión al cabo de veinte minutos. Mientras respondes a una llamada, buscas la documentación que necesitas. Has de organizar los detalles de la reunión y en ese momento entra una persona que te dice que te está esperando una visita inesperada (ladrón de tiempo), justo cuando estás consultando el correo electrónico y ves que han entrado unos correos urgentes por responder. Ya han pasado diez minutos, la reunión empieza dentro de otros diez y no encuentras los documentos que necesitas. Arrancas unos anuncios del diario que quieres comentar en la reunión y entre el teléfono, los correos y la persona que entra... a primera hora de la mañana ya estás estresado. Coges la lista de cosas que has de hacer hoy y la pones encima de un montón de papeles. Miras el reloj y te dices: «Si no me voy ahora mismo a la reunión, ya no llego». Coges el teléfono, el dossier y el iPad y sales corriendo con mil cosas en la cabeza, dejando plantada a la visita inesperada y buscando una excusa para llegar diez minutos tarde.

Alguien dirá: «Has exagerado, con solo leer esto ya me estreso». Pero este caso es tan real como la vida misma. Por lo tanto, organicemos nuestra mesa y nuestro entorno físico, teniendo sobre la superficie de trabajo solamente aquello con lo que estamos trabajando en este momento. No tengamos miedo ante una mesa vacía: eso quiere decir que cada papel está en su lugar y que cada dossier ha vuelto a su archivo una vez acabada la tarea o la jornada. Hay gente que acumula papeles sobre la mesa para aparentar que trabaja mucho. Y no se da cuenta de que cuantos más papeles apila, más caos hay en su vida.

Mesa cargada es igual a cerebro cargado. Pero ¿mesa vacía quiere decir cerebro vacío? No, cerebro ordenado. Y si el cerebro está ordenado, el entorno está organizado. Una mesa desordenada refleja una mente desordenada. Montones de papeles ofrecen la sensación de estar siempre retrasado con el trabajo y fatiga al cerebro consciente, que solamente es capaz de ocuparse correctamente y concentradamente de un tema en un mismo espacio de tiempo. Una mesa cargada hace que perdamos visión global y eso significa dificultad para establecer prioridades.

¿Qué podemos hacer? Aquí apunto estas sencillas técnicas. Cada persona debe escoger aquello que mejor le encaje.

1.   Tener una visión global y control. Hemos visto que cuando tenemos unos objetivos, debemos dividirlos en áreas clave, como hemos explicado en el capítulo 6. Esto es exactamente lo mismo que tenemos que hacer en nuestro despacho, mesa, entorno, archivos y ordenador. Si yo fuese director comercial y mis áreas clave fuesen equipo, marketing, producto y clientes, tendría que tener un área (archivo físico y/o carpeta de ordenador) donde incluiría toda la información relativa al equipo; otra exactamente igual con el nombre de marketing; y así sucesivamente. Hemos de tener tantas carpetas como áreas clave y, dentro de ellas, las diferentes categorías y actividades, que es donde invertimos nuestro tiempo/vida.

2.   En una circunferencia de un metro a nuestro alrededor, donde nos sentamos en la mesa de trabajo, al alcance la mano, debemos tener todo aquello en lo que estamos trabajando, con los archivos organizados en áreas clave, categorías y actividades. Y encima de la mesa, solamente un tema, el más inmediato, en el que estamos trabajando en este momento.

3.   En una zona un poco más lejana, a cinco/diez metros, tendremos la información de consulta que quizás necesitemos como apoyo de las tareas que estamos realizando actualmente, con la misma organización en áreas clave y categorías.

4.   En un lugar aún más alejado, tendremos el archivo que debamos guardar durante los años que consideremos necesarios, información del pasado que queremos conservar, en la que no estamos trabajando pero que quizás necesitemos en algún momento. Igualmente, organizada por áreas clave y categorías.

5.   La mesa debe estar despejada siempre, con un solo dossier encima y los instrumentos necesarios (bolígrafos, rotuladores de diferentes colores, grapadora...), además de luz, ordenador, archivador e impresora. Nada más.

6.   Los rotuladores de colores son útiles para señalar y clasificar: en amarillo, la información; en verde, los temas que están en marcha y no presentan dificultades; en azul, asuntos que debo resolver; y en rojo, los problemas a los que todavía no hemos encontrado solución. Los colores ayudan a visualizar rápidamente el estado del trabajo.

7.   No acumulemos papeles, clasifiquémoslos rápidamente. Cuando llega un nuevo papel a nuestra mesa o un nuevo documento a nuestro ordenador, tenemos que decidir: ¿qué hacemos con él? Podemos respondernos de dos maneras: o lo tiramos inmediatamente, dado que no nos es útil (hay gente que guarda incluso los papeles que no quiere); o lo guardamos. En este caso, preguntémonos: ¿cuándo me pondré a trabajar en él y por qué? Si la respuesta es: «No lo sé, cuando tenga tiempo porque no es urgente ni importante», es mejor tirarlo inmediatamente (acabaré haciéndolo igualmente dentro de dos años, sin haberlo siquiera mirado). En general, echemos a la papelera muchas cosas y quedémonos con pocas, únicamente con aquéllas que sabemos cómo clasificar y dónde archivar y tenemos claro cuándo las haremos y por qué (puede ser ahora, puede ser después de lo que estoy haciendo ahora o puede archivarse en una carpeta de lectura, en un área clave, en proyectos por desarrollar... o delegarse a otra persona).

8.   El ordenador que está en la mesa de trabajo es como un archivo, pero sin papeles, además de una herramienta poderosa que puede hacer otras funciones, como por ejemplo de canal de comunicación (a través del correo electrónico o Skype). Lo importante es que esté organizado en carpetas y subcarpetas, de la misma forma que lo está mi cerebro, mi mesa de despacho y mis archivos, por áreas clave y categorías.

CONCLUSIONES

•    Si nuestra mesa de trabajo no está bien organizada, se convierte en un gran ladrón de tiempo.

•    Una mesa desordenada causa ineficacia, frustración, cansancio y carencia de visión global.

•    Del mismo modo que estructuramos nuestra mente en áreas clave, categorías y actividades, debemos hacerlo con nuestros archivos y material de trabajo.

•    En una circunferencia de un metro a nuestro alrededor debemos tener todo aquello necesario para trabajar en este momento.

•    No acumulemos papeles, clasifiquémoslos rápidamente, archivémoslos o tirémoslos a la papelera.

VISITAS

Limita la duración de las visitas, marcando claramente el tiempo de que dispones desde el inicio. Pregúntale a tu interlocutor: «¿Cuánto tiempo crees que necesitamos?». Si te dice una hora y media y son las cinco, insiste: «¿Crees que a las seis y media es correcto que acabemos?». Y cuando se acerque la hora convenida, recuérdaselo: «Para poder acabar a la hora que hemos dicho, ¿crees que lo hemos comentado todo? ¿Hay algo que nos hayamos dejado?». Cinco minutos antes de acabar la reunión, ciérrala con expresiones como: «Por lo tanto, la conclusión es...». Y mientras dure la reunión, apaga el móvil para evitar interrupciones.

CONCLUSIONES

•    Limita la duración de las visitas, marcando claramente el tiempo de que dispones desde el inicio.

INTERRUPCIONES

Pueden ser de diferente tipo, desde visitas y llamadas inesperadas a compañeros de trabajo que nos roban tiempo o superiores que nos llaman a su despacho en un momento inoportuno. Forman parte de nuestro día a día y, en muchas ocasiones, son inevitables e ineludibles e incluso necesarias, pero también hay interrupciones que pueden ser previstas y evitadas. Algunas son buenas y nos gustan, porque son naturales, y otras resultan frustrantes, porque rompen el ritmo de lo que estamos haciendo. No podemos evitar todas las interrupciones, pero sí hasta un 50 por ciento de ellas, cosa que supone un tiempo muy importante en nuestras vidas. Pero, sobre todo, debemos aprender a disminuir los efectos negativos que provocan en nosotros, a vivir con ellas y, dentro de lo posible, incluso a planificarlas.

Las interrupciones pueden ser internas o externas. Las primeras proceden de amigos, jefes, compañeros y familiares e incluso de nosotros mismos, cuando permitimos que nuestro cerebro pierda la concentración. Las segundas proceden de clientes o proveedores. Pero el efecto es el mismo: pueden reducir nuestra productividad y producir estrés y ansiedad, rompen el ritmo de trabajo, bajan la motivación e incluso vuelven irascibles a ciertas personas, por lo que su autoestima se ve afectada, dado que les impiden hacer su trabajo. Llegados a este punto, debemos actuar urgentemente. Primero, identificando cuáles son nuestras interrupciones más comunes:

•    Visitas inesperadas en el despacho: si es un cliente, difícilmente podremos hacer nada, pero sí debemos pedirle que planifique su próxima visita.

•    Llamadas de un superior. Si mi jefe me pide que acuda inmediatamente o me reclama al teléfono, lo máximo que podré hacer es dar argumentos para retrasarlo. Recuerda: no es lo que se comunica, sino cómo se comunica.

Nuestro entorno ha de saber que necesitamos un tiempo de trabajo, de desarrollo y de creatividad y que no podemos perder la concentración cada vez que alguien tiene una idea o un comentario. Una de las maneras de hacerlo entender es cerrar la puerta del despacho (ello simboliza y es entendido automáticamente como acto de trabajo o concentración) y dejarla abierta en el momento en que consideramos que ya se puede entrar. Establecemos de este modo una diferencia entre tiempo rojo (tiempo para nosotros, puerta cerrada) y tiempo verde (tiempo para los demás, puerta abierta). Esta medida es muy efectiva, pero hay que aplicarla con flexibilidad: por lo general, la puerta no debe permanecer cerrada durante más de una hora.

Cuando una persona te pida que la atiendas, sé correcto. Si no tienes tiempo o estás concentrado, pregúntale cuál es el motivo de su interrupción («¿De qué quieres hablar?») y cuánto tiempo necesita (con ello, lo obligas a centrarse y a no divagar). Proponle bloquear en la agenda un tiempo para hablarlo en otro momento del día. El visitante no quedará satisfecho, pues su prioridad no está finalizada, pero entenderá que tú estás ahora ocupado con tu prioridad. Ha obtenido tu atención, y tú conseguirás conservar tu tiempo y tu concentración. Aplicar este sencillo método no resulta fácil al principio, pero una vez se adquiere el hábito es fenomenal.

En otro universo distinto situamos a «los pesados». Como ya los conoces, lo que debes hacer es articular estratagemas para despistarlos. Lo primero y más importante: cuando entran por la puerta, no te quedes en la silla, evita que se sienten frente a ti, porque normalmente llegan con una taza de café, que sitúan sobre tu mesa, apartando los papeles y dispuestos a quedarse durante mucho rato. Los pesados no son simples ladrones, son buitres de nuestro tiempo. Has de tenerlos identificados y evitar convertirte en su presa. La técnica es muy fácil: te levantas y les pides, con buenas maneras, que te acompañen, conduciéndolos a dos espacios clave de la oficina: la cafetera y la fotocopiadora, por donde normalmente revolotean otros buitres de tiempo. Allí, al cabo de pocos minutos, tras haber iniciado una conversación, podrás dejarle, bien acompañado y sin que se moleste.

¿Y si el buitre del tiempo es tu jefe? Este caso es más complicado de resolver. Casi podríamos decir que no hay remedio... a no ser que le recomiendes unos cursos de TMI... o que me llame a mí, y yo se lo explicaré.

CONCLUSIONES

•    Sin dejar nunca de ser educado, haz entender a los demás que han de respetar tu tiempo de trabajo y concentración, tal como tú respetas el suyo.

•    Diferencia entre tiempo rojo (tiempo para ti, puerta cerrada) y tiempo verde (tiempo para los demás, puerta abierta).

•    Cuando no puedas atender a una persona que te interrumpe, emplázala a bloquear en la agenda un encuentro más adelante, durante el día de hoy.

•    Aprende a manejar a los «pesados» (buitres). Recíbelos siempre de pie y camina con ellos hacia otro lugar de la oficina donde podrás dejarlos con otros buitres.

LOS DESPLAZAMIENTOS

Son un ladrón del tiempo si no los aprovechamos. Pero hay que tener en cuenta que este ladrón nos roba con el objetivo de alcanzar un destino, lo cual ya es un valor en sí mismo. A menudo, no los contabilizamos a la hora de planificar nuestro tiempo, un grave error, y está en el origen de muchos retrasos. Los desplazamientos son importantes en nuestra vida porque cualquier cosa que hagamos fuera de donde estamos los requiere. Por lo tanto, si una reunión empieza a las doce y yo calculo que necesitaré media hora para llegar, no puedo salir de la oficina media hora antes. Siempre hemos de darnos un margen de tiempo suficiente para poder afrontar los imprevistos.

Los desplazamientos ocupan un espacio importante en el tiempo/la vida de mucha gente. Sin embargo, no tienen por qué ser tiempo perdido. Hay personas que aprenden un idioma mientras conducen o que aprovechan para disfrutar de la música que nunca tienen tiempo de escuchar o para estar al corriente de la actualidad o incluso para relajarse y disfrutar de la soledad. Lo mismo sirve para los trenes o los aviones. Todos los medios de transporte pueden convertirse en ladrones de tiempo o bien en aliados que nos permiten realizar cosas que jamás tenemos tiempo de hacer: juegos que estimulan la agilidad mental, por ejemplo, o libros que nunca terminamos porque no encontramos la ocasión. Y además, sin visitas o llamadas inesperadas.

CONCLUSIONES

•    Calcula bien el tiempo que necesitas para realizar los desplazamientos. Bloquéalos en tu agenda como si fueran una actividad más.

•    Utilízalos para realizar aquello que normalmente no tienes tiempo de hacer: juega, lee, descansa... Conviértelos en aliados.

Y YO MISMO

Yo mismo soy el mayor ladrón de mi tiempo. Si no hago nada, es porque he decidido no hacer nada. Si hago algo y lo hago mal, también yo soy el responsable. Cuando no preparo las reuniones ni lo hago de manera ordenada, no puedo quejarme del tiempo perdido. Si no tomo decisiones, si no sé decir que no, si no pongo prioridades, si no delego e intento hacerlo todo yo mismo, si no tengo claros mis objetivos, si no sé hacia dónde voy, si todo es confuso, si solamente trabajo, trabajo y trabajo sin rumbo... el mayor ladrón de mi tiempo soy yo mismo.

Haz que las cosas sean sencillas, que sean cosas KISS (keep it super simple) o casi estúpidas (KISSS), aplicando normas claras para controlar tu vida.

•    Organiza y estructura tu mente, así como tu entorno, por áreas clave y categorías.

•    Sal de la desorganización y evita perder el tiempo buscando aquello que no sabes dónde has puesto.

•    No dejes que las interrupciones roben tu atención (teléfono, ordenador, correos, WhatsApp, gente...).

•    Ten muy claras las reglas del juego y ponlas en práctica.

•    No te centres en cuatro cosas al mismo tiempo. Sabes que, concentradamente, solamente puedes dedicarte al cien por cien a un solo tema.

•    Organiza y planifica bien, el resultado será mejor y lo harás en menos tiempo.

•    Coordina bien tus actividades. Ello evita problemas con el entorno y mejora la comunicación con los demás.

•    No aplaces las tareas: el tiempo se te echa encima rápidamente.

•    Controla y limita el tiempo que dedicas a las redes sociales.

•    Prepárate antes de actuar y haz un seguimiento posterior. Aplica la regla del PHC (preparar, hacer, comprobar).

Yo soy el común denominador de todos los ladrones de tiempo, porque en la mayoría de las situaciones soy yo mismo quien ha de ejercer el control. Cuando estoy en crisis, descuido la organización y la planificación, me dejo llevar por mi entorno y por las circunstancias y mis tareas se desequilibran, por lo que entro en una situación de caos y de crisis. No puedo salir de ahí hasta que no freno, me organizo y comienzo a identificar a mis ladrones de tiempo, visualizar, enfocar y solucionar.

«No hay ni buen viento ni mal viento, siempre que no sepas a qué puerto has de llegar.»

CONCLUSIONES

•    Organiza tu cerebro por áreas clave, al igual que tu entorno.

•    Haz que las cosas sean sencillas, que sean cosas KISS (keep it super simple) o casi estúpidas (KISSS).

•    Sal de la desorganización y evita perder el tiempo buscando aquello que no sabes dónde has puesto.

•    No dejes que las interrupciones roben tu atención.

•    Trabaja en un solo tema al mismo tiempo.

•    Organiza, planifica y coordina tu agenda. No aplaces las tareas importantes.

CONCLUSIONES

A lo largo de todo el libro, hemos formulado y tratado de responder muchos interrogantes sobre cómo hacer más en menos tiempo. Es sencillo, pero no fácil, porque no se trata de cambiar una actitud en un ciento por ciento, sino de efectuar decenas o cientos de pequeñas mejoras en nuestro día a día, quizás en un 1 o un 2 por ciento. La suma de éstas supondrá un gran cambio. Evidentemente, sería más fácil localizar una gran área de cambio y focalizar sobre ella todos nuestros esfuerzos. Pero es mucho más complicado: nada se hace sin esfuerzo y si queremos dirigir nuestra existencia, tenemos que estar siempre pedaleando en esta bicicleta que se llama vida, de la cual nos caemos cada vez que nos paramos, dejando que nos arrolle.

Pedalear es esforzarse por abandonar la zona cómoda. Es dejar de estar en una rueda donde las cosas suceden sin pensarlas, donde los hábitos nos arrastran y cada día es una fotocopia del día anterior. Para muchas personas, el primer día del año es prácticamente igual a los 364 restantes. Casi podrían realizar 365 fotocopias y tendrían una composición exacta de lo que pasará. Pero eso no es vivir la vida, es pasar por ella con el piloto automático puesto.

Este libro tiene por objetivo ilusionarnos y apasionarnos con lo que hacemos, construyendo lo que queremos y viviéndolo intensamente. El primer paso, como hemos visto, es reflexionar sobre nosotros mismos y aprender a conocernos: no solamente debemos mirar hacia afuera para ver qué nos rodea, sino que tenemos que examinar, en primer lugar, hacia dentro, para entendernos mejor y saber quiénes somos, cuáles son nuestras emociones y qué nos dejan y no nos dejan hacer. A partir de ahí, podremos controlarlas y dirigirlas en el sentido que queremos.

Nuestro disco duro, que es nuestro cerebro, aloja una serie de creencias que condicionan el comportamiento, del cual hay aspectos que nos agradan y otros que, en cambio, quisiéramos cambiar. Para ello, tenemos que saber qué queremos y qué no queremos y decidir dónde empleamos nuestro tiempo, que es nuestra vida. Preguntémonos: ¿qué no quiero dejar de hacer, porque me gusta y deseo potenciarlo? En cambio, ¿qué quiero dejar de hacer inmediatamente? (stop it!). Hay actitudes y comportamientos que no nos gustan de nosotros mismos y que podemos abandonar inmediatamente, porque no nos costaría demasiado. Hagamos una lista y pongámonos manos a la obra, recordando que querer es poder. Si reflexionamos sobre lo que deseamos y reconocemos qué nos hace ilusión, podremos tomar las riendas de nuestra vida.

•    ¿Cuáles son nuestras habilidades?

•    ¿Cuáles son nuestros conocimientos?

•    ¿Cuál es nuestra actitud?

Los conocimientos son el resultado de la suma entre lo que hemos estudiado y lo que hemos aprendido. Cómo soy yo y qué actitud tengo determinan el desarrollo de estos conocimientos. ¿Tengo una actitud positiva? ¿Soy una persona alegre o seria? ¿Qué dicen de mí los que me rodean? ¿Soy una víctima de la vida? ¿Siempre me estoy excusando, refunfuñando y extrayendo lo negativo de mi entorno? ¿Doy la culpa de todo a los demás? El que se excusa se acusa. Por lo tanto, no nos excusemos nunca más de nada, simplemente preguntémonos: ¿qué puedo hacer yo para cambiar todo esto?

Un barco que navega está sometido a fuerzas de distinto tipo (viento, corrientes marinas, olas), que lo desplazan de su rumbo. Si atravesáramos el Atlántico durante diez días sin corregir las desviaciones, llegaríamos a un puerto completamente distinto de nuestro destino. Por ello, debemos corregir continuamente el rumbo. Tratar de hacerlo cuando está a punto de finalizar la travesía es un esfuerzo inútil, dado que la desviación ya es demasiado grande.

Con el rumbo de las personas sucede lo mismo. La reunión con nosotros mismos (RCMM) es vital a la hora de reflexionar y corregir pequeñas desviaciones que suceden cada día. Para conocer la dirección en la que navega un barco necesitamos una brújula, un artilugio del que mucha gente piensa que lo importante es la rosa de los vientos. Pero es una creencia errónea: lo esencial es el centro, que marca el equilibrio y que determina que las informaciones que nos da la brújula sean fiables o equivocadas. También en las personas, para hallar el norte o el rumbo es necesario un equilibrio personal interno, es decir, coherencia y capacidad para analizar lo que sentimos (las emociones), lo que pensamos (el razonamiento) y lo que hacemos (el comportamiento). ¿Conocemos a gente que piensa una cosa, dice otra y hace todo lo contrario?

Las personas tenemos muchos recursos naturales y empleamos muy pocos. Fijémonos en el funcionamiento de la naturaleza y aprenderemos a solucionar los problemas. Preguntémonos: ¿qué haría la naturaleza? Por ejemplo, ¿qué tengo que hacer con un equipo donde hay una persona negativa? Lo mismo que haríamos con un cesto donde hay una manzana podrida.

Científicamente, sabemos que las personas segregamos hormonas positivas y negativas. Las primeras nos hacen crecer; las segundas no. Por lo tanto, intentemos crear hormonas positivas y empecemos siendo coherentes con lo que nos gusta y dejando de hacer lo que no nos gusta. La vida está compuesta de momentos buenos y malos, pero el balance ha de ser siempre positivo y, si no lo es, debemos cambiar. Las circunstancias negativas existen para que aprendamos a valorar las positivas. Dediquemos esfuerzos a crecer, porque cuando nos situamos en la zona de confort no mejoramos ni avanzamos. Recordemos que cuando éramos jóvenes y nos crecían los huesos, nos dolía todo el cuerpo, porque estábamos cambiando. La vida es un cambio constante y esto no sucede sin esfuerzo ni sacrificio.

Hemos de tener muy claro que nuestra existencia está compuesta de un pasado, un presente y un futuro. En el pasado ya no podemos hacer nada más que aprender de las experiencias y estar orgullosos de haber llegado adonde hemos llegado. En el futuro, no podemos estar porque no ha sucedido, aunque sí podemos crear visión de futuro, es decir, imaginar dónde queremos llegar, para ser capaces de construirlo. Pero en el único lugar donde podemos estar y estamos es en el presente. Y la felicidad no es más que vivir, en el hoy y el ahora, disfrutando.

Tenemos que estar presentes y reflexionar, y por ello son tan importantes las RCMM, las reuniones conmigo mismo. Si lo que queremos es conseguir resultados, necesitamos ser eficaces y eficientes, mejorar cada día y tomar decisiones. La vida es de los que deciden, porque en caso contrario son los demás los que toman las riendas por nosotros y, en lugar de vivir nuestra vida, viviremos la que los demás quieren. ¿Conocemos a gente que todo el día intenta quedar bien con su entorno, haciendo lo que otros quieren y no lo que ellos desean? Invierten su tiempo, que es invertir su vida, en los demás y no en sí mismos.

Tenemos que decidir hacia dónde queremos dirigirnos. Y dado que no podemos hacerlo todo, porque no hay vida para todo, necesitamos priorizar, creando una estructura en nuestro cerebro y en nuestro entorno, en casa y en el trabajo, física y mentalmente, donde nuestros objetivos se organicen en áreas clave, categorías y actividades. Ello nos permitirá avanzar, crecer y, sobre todo, conseguir resultados. Una vez tengamos claras todas las actividades que debemos desarrollar, a las que sumaremos los imprevistos, bloqueemos tiempo y diseñemos un plan a corto plazo, diario y semanal, siempre con la vista puesta en el lugar al que queremos llegar y en los resultados que pretendemos conseguir. Cuantas más ideas tenga y menos las ordene, más caos se producirá en mi cerebro y más difícil será tomar decisiones y establecer prioridades.

Gracias a la organización y planificación, obtendremos mucho más de nuestro tiempo, que al final es obtener mucho más de nuestra vida. Si tenemos una gran ilusión o un proyecto de grandes dimensiones, lo único que debemos hacer es dividir esta tarea elefante en trocitos comestibles, suficientemente pequeños para poderles hincar el diente, es decir, encajarlos fácilmente en el tiempo de que disponemos en nuestro día a día.

Pero ojo, existen fuerzas y trampas que nos desvían, vampiros que nos acechan para robarnos vida, a los que hemos bautizado como ladrones del tiempo. Debemos conocerlos y analizarlos y utilizar una serie de herramientas y recursos, que hemos aprendido en el capítulo 9, para reducirlos y minimizarlos.

Tampoco podemos olvidar que no estamos solos. Estamos rodeados de gente que puede ayudarnos a crecer y a hacer más en menos tiempo. Existen reglas y normas para conseguir que familia, amigos, compañeros y colegas de trabajo aporten muchísimo valor a nuestros objetivos... siempre y cuando nosotros también aportemos, de manera recíproca, a los suyos. Es un efecto bumerán que nos ayuda a crecer a todos. No olvidemos nunca que necesitamos a los demás, porque la naturaleza necesita estar con la naturaleza, pero apliquemos una serie de valores y actitudes. Es importante escoger y rodearnos de gente con la que estemos alineados, sin que ello signifique que tengan que pensar como nosotros pensamos. Al contrario, si piensan diferente nos enriquecen y nos permiten aprender cosas que no sabemos. Seamos flexibles y humildes para aceptar lo que es distinto, tengamos el coraje para enfrentarnos a nuevos retos y dotémonos de la disciplina y la constancia para transformar todo ello en acciones.

GUÍA RÁPIDA

Decidamos lo que queramos, pero hagámoslo siempre con ilusión, porque este es el motor de la buena vida.

No llenemos el día de muchas actividades, solamente las necesarias para conseguir lo que queremos.

Busquemos el equilibrio entre vida privada y vida profesional, reservando tiempo para nosotros mismos (ocio, descanso).

Para conseguir cualquier objetivo, lo primero es estar bien preparado.

Reflexionemos antes de actuar.

Una vez identificados nuestros objetivos, empecemos a trabajar según el sistema de organización que hemos diseñado para nosotros mismos.

Debemos saber siempre qué tareas ineludibles tenemos que hacer y ceñirnos a la planificación.

Deleguemos todo aquello que puedan hacer los demás y dediquémonos personalmente a aquello que nos dará los resultados que perseguimos.

Aprendamos a gestionar las interrupciones y orientemos nuestro tiempo a los objetivos.

Y para acabar, recordemos que mucha gente hace muchas cosas pero olvida lo fundamental: seguir, en el día a día, un plan trazado. ¿Qué dije que haría y qué he hecho? ¿Qué me queda por hacer? ¿Qué he aprendido? Este seguimiento permite corregir las desviaciones y no es más que la RCMM. No dejemos nunca de celebrar, diariamente, esta reunión con nosotros mismos.

Cambiemos en nuestro vocabulario la palabra tiempo por la palabra vida. Yo ya no me pregunto nunca: ¿cuánto tiempo dedicaré a tal cosa o tal otra?, sino que me digo: ¿cuánta vida voy a poner en...?

Espero que vosotros hagáis lo mismo, que tengáis mucha suerte y recordad: si organizamos y planificamos bien nuestro tiempo, gestionamos y controlamos bien nuestra vida. Como Teresa de Calcuta dijo, «Pasamos mucho tiempo ganándonos la vida, pero no el suficiente tiempo viviéndola». Os deseo que viváis y consigáis lo que os proponéis. Que seáis muy felices. Un abrazo.

Gustavo.

AGRADECIMIENTOS

Este libro lo he escrito gracias a las miles de personas a las que, durante los últimos treinta años he ayudado a desarrollarse y a crecer a través de las conferencias, los seminarios y el coaching ejecutivo. No recuerdo el nombre de la mayoría de ellos, pero a todos quiero agradecerles sus aportaciones y comentarios, así como el coraje de tomar decisiones a partir de lo que habíamos discutido. Gracias a ellos, he podido comprobar que todo lo que contiene este libro no es simple teoría, sino que se trata de pautas absolutamente prácticas, capaces de cambiar nuestra vida si las convertimos en acciones.

Quiero dar las gracias a Time Manager International (TMI), porque empecé con sus principios, técnicas y métodos, desarrollados por mi amigo Claus Moller, sin los cuales no hubiera llegado adonde hoy estoy. Por eso, TMI es pionera desde hace más de cuarenta años en Gestión del Tiempo.

Gracias a mi familia. A mi esposa Bárbara, que me ha apoyado y ha corregido algunas de las ideas, haciéndolas más inteligibles y prácticas.

A Carlos, mi hijo, que a través de Delivering Happiness me ha ayudado a valorar la inversión del tiempo basado en la felicidad.

A mi hija Marta, por ser fuerte, inteligente y decidida, aportando la parte tangible y sensible y, al mismo tiempo, la reflexión de que Tiempo es igual a Vida.

Y a mi hijo Kike, sereno, reflexivo, organizado, que me ha demostrado que todo ello no está reñido, en absoluto, con el sentido del humor.

A mis padres, que con su tenacidad y cariño han querido unir a la familia por encima de cualquier circunstancia, y aunque no estén físicamente a mi lado, están siempre presentes en mis decisiones.

A Imma Muñinos por haber estado, como siempre, buscando las mejores palabras para desarrollar el texto adecuado. Gracias por la constancia que has tenido durante todos estos meses.

A Miriam González, pues sin tu organización y apoyo me hubiera sido imposible encontrar el tiempo necesario para escribirlo.

A Ichi Ripoll, porque eres una amiga incondicional y has sabido desarrollar los dibujos para inspirar y grabar el mensaje que quería transmitir en la mente de todos.

A Joaquín Álvarez de Toledo y Roger Domingo, mis editores de Planeta, por ser amigos y profesionales que han confiado en mí, ayudándome a encontrar el mejor camino para poner este libro en la sociedad.

A la «Penya Matinera», un grupo de buenos amigos altruistas, cuyo objetivo es disfrutar juntos de los buenos momentos que tiene la vida. Gracias por compartir este tiempo/vida conmigo.

A todos los que habéis depositado vuestro testimonio en el libro, gracias. Todos sois amigos desde hace años, de bien probada profesionalidad, por lo que a cada uno os digo:

A Pilar Jericó, por ser una buena amiga. Aunque se dice que la distancia hace el olvido, con Pilar, cuando nos llamamos, hablamos como si nos hubiésemos visto ayer. Eres una gran profesional, una fantástica conferenciante y una de esas personas que siempre están dispuestas a ayudar a los demás. Con tu dulzura e ilusión, has hecho el prólogo del libro sin pensártelo dos veces. Me dijiste “sí” a la primera. Has desarrollado un buen prólogo, que ni yo mismo hubiera podido escribir mejor. Me siento orgulloso de tenerte como amiga. Gracias, Pilar.

A Konstantin Eckes, por ser un gran líder, con mucha constancia, humilde, muy profesional y muy humano, cualidades que son muy difíciles de encontrar en una sola persona. Esto te hace ser un hombre especial y amigo de los amigos. Gracias, Konstantin, por ser mi amigo.

A Oriol Juncadella, persona incombustible en el trabajo, constante como el que más, que vive todo lo que hace con ilusión y pasión. Por eso has llegado tan lejos. Eres de los amigos que, sin vernos a menudo, estamos siempre muy cerca.

A Adolfo Ramírez. Eres de los grandes profesionales a los que admiro por su serenidad frente a los problemas, los sabes convertir en retos, poniéndoles toda tu energía y saber hacer, con la cabeza clara y el coraje suficiente para ser coherente con tu vida e ilusiones. ¡Felicidades!

A Oriol Segarra, por ser un buen amigo, escritor y gran profesional, que a lo largo del tiempo has sabido demostrarlo consiguiendo llegar a lo más alto en la empresa y a lo más humano con tus equipos y amigos.

A Marc Pérez, por ser un hombre auténtico, que practicas lo que predicas y cambias intenciones en acciones. El resultado es tu crecimiento profesional y personal, ya que gracias a tu organización tienes tiempo para tu familia y para la navegación.

A Lourdes Abrisqueta. Hace muchísimos años que contactamos y recuerdo que me dije: «¡Qué niña más joven y más mona han puesto en este puesto de tanta responsabilidad!». Hoy continuamos con nuestra relación de profesionalidad y amistad, reuniéndonos con nosotros mismos (RCMM). Gracias, Lourdes, por tu amistad a lo largo de estos años.

A Laureano Molins, por ser un amigo incondicional que, cuando lo necesitas, siempre tiene tiempo para ti. En tu agenda, «te cabe, te cabe…». Eres un líder nato, amigo de los amigos, profesional entre los mejores, a quien confiaría, con los ojos cerrados, «que me pusieras tus manos encima». ¡Viva los TRANS!

A Aurelio Vázquez porque, aunque haga años que no nos encontremos, una llamada en cualquier momento pasa a ser prioritaria como si nos hubiéramos visto ayer. Gracias por tu apoyo y humanidad. Deseándote lo mejor en este futuro que viene, espero me tengas cuando me necesites.

A Josep Mª Feliu, porque con tu testimonio das a este libro la opinión sincera de un gran profesional de los Recursos Humanos. Espero que tengamos más tiempo para relacionarnos tanto profesional como personalmente.

A Javier Pagés, por haber sido un buen amigo durante muchos años, por haber disfrutado profesionalmente juntos y porque, aunque el tiempo dicen que es el olvido, tú nunca te olvidas de los tuyos. ¡Brindo por ello con cava y, cómo no, que sea Codorniu!

A Luis Muñoz, por tener el equilibrio personal y la profesionalidad de un gran directivo de Recursos Humanos, sabiendo dar a todos lo que necesitan en cada momento. Gracias por tu dedicatoria.

A José García por ser un muy buen alumno, coachee de los mejores, siempre tomándote la vida en serio cuando hay que hacerlo y siendo alegre y divertido, haciendo que las horas pasen agradablemente a tu lado. Gracias por tu sincera amistad.

A Mónica Lorenzo, por ser una gran directora que ayuda a la gente a desarrollarse, pues crees en las personas como ser humano y les permites crecer con la formación para ser grandes profesionales. Es un placer haber contado con tu testimonio en este libro.

A Oscar Vela, quien después de tantos años de conocernos, siempre que nos vemos en los aeropuertos o en cualquier otro lugar, me dedicas una palabra amable, simpática y profesional al mismo tiempo. Por eso has tenido un crecimiento meteórico. Eres de los que saben equilibrar su tiempo, tanto profesional como privado. ¡Felicidades, Oscar!

A Fernando de Cevallos, por ser amigo de los amigos, pionero en la gestión del tiempo, pues hablamos de mis primeros pasos y participantes en mis seminarios. Nunca nos hemos olvidado y, cuando nos vemos, retomamos la conversación como si ayer hubiera sido el último día que hablamos. Gracias por estar siempre apoyándome y por los «chutes» de adrenalina que me proporcionas.

A Luis Miguel García, por ser un gran profesional. Tu humildad, humanidad y fuerza interior hacen de ti un gran líder y, al mismo tiempo, un buen amigo que, aunque a distancia, siempre está cercano.

A Alex Barnett. Gracias a ti y a las personas como tú, que fuisteis los primeros asistentes, hace muchos años, a uno de mis cursos. Habiéndolo puesto en práctica, has creado tu manual para mejorar tu calidad de vida. Y así tienes tiempo para los amigos como yo, hasta de poner un gran testimonio en muy pocas palabras. ¡Felicidades! Muchas gracias.

A Carlos Piera. Como CEO de DH, has sabido gestionar tu tiempo, tus emociones y tu energía, creando una empresa que ayuda a mejorar la calidad de vida y haciendo que las personas disfruten en su trabajo. Gracias por enseñarme nuevas fórmulas.

A Oriol Cornudella. Eres un gran profesional en todo lo que haces en la vida empresarialmente, deportivamente y personalmente, amigo de los amigos y humano como el que más. Gracias por tu reseña.

A Ignacio García de Leániz, por ser un gran profesional de Recursos Humanos, por ser incombustible al desaliento y por disfrutar con todo lo que haces, teniendo tiempo para los amigos. Gracias por tu testimonio.

A Carmina Guitard, por ser una mujer muy práctica, estructurada y con un planteamiento de vida muy personal. Sabes encontrar el control dentro del caos que es la vida. Gracias por ser mi amiga a lo largo de estos años.

NOTA

[*] Por eso, se llama presente.

El arte de gestionar el tiempo

Gustavo Piera

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