Comité editorial de la colección IE Business Publishing

Marco Trombetta, Cynthia Fernández Lázaro, Francisco López Lubián,

Marcelino Elosua, Jeanne Bracken y Nuria Coronado

Colección IE Business Publishing

Editado por LID Editorial Empresarial, S.L.

Sopelana 22, 28023 Madrid, España

Tel. 913729003 - Fax 913728514

info@lideditorial.com - LIDEDITORIAL.COM

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del copyright. Reservados todos los derechos, incluido el derecho de venta, alquiler, préstamo o cualquier otra forma de cesión del uso del ejemplar.

Editorial y patrocinadores respetan íntegramente los textos de los autores, sin que ello suponga compartir lo expresado en ellos.

© Javier Bernad Santa Olalla 2014

© Domingo Ureña Raso 2014, del prólogo

© LID Editorial Empresarial 2014, de esta edición

EAN-ISBN13: 9788483569306

Directora editorial: Jeanne Bracken

Editora de la colección: Nuria Coronado

Edición: Maite Rodríguez Jáñez

Realización ePub: produccioneditorial.com

Corrección: María Aldave

Fotografía de portada: © iStockphoto.com/N_desing

Diseño de portada: El Laboratorio

Primera edición: mayo de 2014

Te escuchamos. Escríbenos con tus sugerencias, dudas, errores que veas o lo que tú quieras. Te contestaremos, seguro: queremosleerteati@lideditorial.com

Carta de presentación

El management es una profesión clínica, semejante a la Medicina, las Ingenierías o el Derecho. Además, el entorno empresarial cambia y evoluciona de forma permanente, en un contexto global y competitivo. En paralelo, los modelos de gestión y las habilidades necesarias para desempeñar con éxito el trabajo directivo están en continua transformación. Por ello el trabajo directivo exige una puesta al día constante, la lectura habitual de literatura sobre administración de empresas, el acceso a información y a opinión actualizada, además de la formación continuada.

La colección LID Editorial Empresarial-IE Business School tiene como objetivo proporcionar literatura profesional de alta calidad a los directivos y emprendedores para el mejor desempeño de sus responsabilidades directivas. Los libros que forman parte de esta colección tienen dos características básicas: en primer lugar, se apoyan en una investigación académica rigurosa, en paradigmas testados y aceptados por la comunidad universitaria; en segundo lugar, son contribuciones relevantes para el ejercicio directivo y para la toma de mejores decisiones empresariales. Rigor académico y relevancia práctica son, pues, las dos características básicas de las obras que componen esta colección.

IE Business School es una de las mejores escuelas de negocios del mundo, de acuerdo con la opinión generalizada y recurrente de los principales grupos de interés o stakeholders del sector educativo.

Cuando en ocasiones me preguntan cuál es el secreto de este éxito, respondo que nuestro activo más valioso son los estudiantes y los profesores del IE. En particular, estos últimos que forman un claustro lleno de profesionales que practican lo que suelo denominar como los tres deportes del triatlón académico: primero, porque son excelentes docentes en clase, saben comunicar eficazmente el conocimiento y desarrollar en sus alumnos las habilidades claves para el desarrollo directivo; en segundo lugar, son investigadores reconocidos por sus pares académicos y publican sus contribuciones intelectuales en los mejores journals académicos internacionales; y, por último, porque son interlocutores de la alta dirección de las empresas, a través de su trabajo permanente de consultoría o su participación en distintos consejos y órganos de las empresas de su entorno. Además, los profesores del IE ejercitan cada una de las tres facetas mencionadas –docencia, investigación y trabajo empresarial– con un grado de excelencia equivalente.

La combinación de estas tres facetas está presente en las obras que integran esta colección, cuya lectura y consulta está recomendada para todos aquellos que asumen la dirección de personas o tareas en cualquier empresa u organización. Suelo repetir con frecuencia que el mundo necesita, más que nunca, buenos directivos y emprendedores, en todo tipo de sectores de actividad y en todos los niveles: desde el mundo empresarial a la política, la administración pública, las instituciones educativas y sanitarias, o las organizaciones sin ánimo de lucro. La buena gestión es el mejor antídoto contra muchos de los males que aquejan a nuestra sociedad. Y la buena gestión es el resultado de la experiencia interiorizada, el ejercicio permanente de las virtudes directivas y la formación continuada.

La vida profesional del directivo va a ser cada vez más larga y más cambiante. Con frecuencia suelo comentar a los estudiantes y profesores del IE que vivimos vidas mezcladas (blended lives), en las que se alternan responsabilidades variadas, trabajos que cambian de un sector a otro, quizá viviendo sucesivamente en entornos culturales diversos. La mejor manera de estar preparados para estas sucesivas y frecuentes mudanzas en nuestras carreras profesionales es la lectura y la formación permanentes.

La colección LID Editorial Empresarial-IE Business School proporciona también un espacio para la reflexión a los directivos de empresa, quienes se forman y se ejercitan como personas de acción, orientadas a la rápida toma de decisiones, de forma eficiente y resolutiva. Por lo general, los directivos tienen poco tiempo para adoptar medidas y poco espacio para sopesar sus decisiones. Las reuniones ejecutivas cada vez duran menos tiempo. Los proyectos que se inician (start-ups) han de explicarse en un minuto a potenciales inversores. Las ideas innovadoras tienen que justificarse al jefe durante un trayecto de ascensor. Las mociones políticas son contadas a la carrera por los lobistas a los congresistas en los corredores que conducen a las salas de plenos, allí donde existen estas prácticas. Las personas de acción han de tomar partido por una opción rápidamente, adoptar decisiones empresariales en tiempo real, cultivar la determinación y evitar el dilettantismo.

Posiblemente muchas malas decisiones empresariales se deban a la premura y perentoriedad de los momentos en los que se adoptaron. Es necesario que el directivo recupere el tempo y la perspectiva para tomar mejores decisiones, para valorar su riesgo y sus consecuencias a largo plazo, para estimar su impacto en la sociedad.

Compárese, por un momento, cómo un directivo analiza un edificio y cómo lo hace un arquitecto. Por supuesto, este último invierte mucho más tiempo, contempla el edificio desde diversos ángulos, valora aspectos contextuales, estéticos y funcionales. Por otro lado, el ejecutivo lo normal es que despache la vista de un edificio o de una obra de arte en pocos minutos. ¿Se podrían ejercitar las habilidades relacionadas con la contemplación estética en la enseñanza de directivos? Estoy convencido de que así es y, por ello, hemos introducido la enseñanza de las humanidades y de otras disciplinas relacionadas, como el diseño, en los programas másters de nuestra escuela de negocios.

Alto y claro, de Javier Bernad, profesor asociado de Habilidades de Comunicación en IE Business School, es el nuevo título de la colección que no puede faltar en la biblioteca de un directivo. En consonancia con la última publicación, Comunicar para transformar, de Custodia Cabanas y Asunción Soriano, pone el foco en una de las habilidades fundamentales de cualquier ejecutivo y también una de las más descuidadas en nuestra formación: hablar en público de forma eficaz. Aunque en los compendios de habilidades que se pueden aprender en el mundo profesional está considerada como una soft skill, la capacidad de hablar bien en público es la que va a dar a un directivo una ventaja competitiva más clara.

Este práctico libro desvela las técnicas clave para comunicar con seguridad, originalidad, coherencia y pasión, para preparar presentaciones sobre distintos temas en cualquier formato, y sacar el mayor partido posible a la audiencia. Es una obra que recoge el espíritu del IE pues el autor ha partido de su experiencia docente con alumnos y profesores en multitud de entrenamientos en grupo. Está estructurado en diez principios básicos que giran en torno a aspectos tales como el argumento de la presentación, la adaptación del mensaje, el manejo de las expresiones corporales y la proyección de la voz para lograr una puesta en escena impactante que permita mantener el interés de la audiencia. El método está dirigido a ejecutivos de todos los ámbitos y cada capítulo tiene una aplicación práctica inmediata.

Esta serie de libros está especialmente dirigida a los directivos y emprendedores que estén interesados en la calidad de sus decisiones y de su vida profesional, así como a todas aquellas personas conscientes de la necesidad de tomarse un tiempo para la reflexión y el análisis.

Este ejercicio de introspección, contribuye a la mejora de lo que denomino el «músculo estratégico», esa capacidad de los buenos directivos para exponer su visión, para estructurar sus planes y para comunicarlos y llevarlos a cabo con éxito.

Se suele atribuir al escritor británico C. S. Lewis la frase «leemos para saber que no estamos solos». Confío en que los libros de la colección que aquí se presenta, contribuyan también a aliviar la soledad del trabajo directivo. Bienvenidos a la colección LID Editorial Empresarial-IE Business School.

Santiago Íñiguez de Onzoño

Presidente IE University y decano de IE Business School

A Carlota, Pepe y Sol, la mejor inspiración para cualquier discurso.

Índice

Alto y claro

Portada

Portada interior

Créditos

Carta de presentación

Dedicatoria

Prólogo de Domingo Ureña Raso

Introducción

1. Los nervios son naturales y necesarios

1. ¿Por qué nos ponemos nerviosos al hablar en público?

2. ¿Cómo controlar los nervios antes y durante la presentación?

2.1. Mucho antes de la presentación

2.2. La mañana de la presentación

2.3. Durante la presentación

3. ¿Por qué parece que los políticos no se ponen nerviosos?

02. El público sólo tiene sitio para una cosa: tu mensaje

1. Cómo debería ser tu mensaje

2. ¿Qué quieres que hagan?

03. No les importas tú, lo que les importa son ellos mismos

04. 123 123 123: la estructura

1. La introducción

1.1. Agárrales

1.2. El tema

1.3. Qué van a ganar

1.4. ¿Y las formalidades, qué?

1.5. Excepciones

1.6. La introducción, de memoria

2. El cuerpo de la presentación

2.1. Si eres el nuevo jefe

3. El cierre

3.1. Evita dar las gracias

4. El discurso del ascensor

5. Sé breve

6. La planificación: descarga tu mente

6.1. Las presentaciones de otros

7. Las audiencias: todas son diferentes

05. Los oyentes siempre se te van a escapar. El interés de tu presentación

06. Habla con pasión o no hables

1. Los gestos

1.1. Las manos

1.2. Los brazos

1.3. Los ojos

1.4. La expresión

1.5. El movimiento

1.6. La postura

1.7. Apariencia

1.8. El atril

1.9. Los gestos antes de empezar

2. La voz

2.1. La velocidad

2.2. El volumen

2.3. El tono

2.4. Las pausas

2.5. El timbre

2.6. Mejora tu inflexión vocal

2.7. Los rellenos

2.8. Las palabras malsonantes

2.9. Cuida tu voz

2.10. Cómo hacer tu aparición

2.11. Hablar en público sentado

2.12. Las presentaciones de grupo

2.13. Contenido o estilo, ¿qué es más importante?

07. La logística es tuya, no de tu asistente

1. El sitio

1.1. Luz

1.2. Sonido

1.3. Ventilación

1.4. Disposición de la sala

1.5. Accesorios

2. El soporte informático

08. PowerPoint no es un documento: las ayudas audiovisuales

1. Escribe menos

2. No leas

3. Una sola idea por diapositiva

4. Cuidado con los bullets

5. Tamaño de letra

6. Tipo de letra

7. Fondos claros y sencillos

8. Usa la zona de notas de la diapositiva

9. Usa titulares, no apartados

10. Diseña para los conductores

11. No animes el texto

12. Transiciones que unan

13. Busca el error

14. Colócate en el centro del escenario

15. No mires la pantalla

16. No te proyectes la presentación sobre tu ropa

17. La tecla mágica

18. Elimina irrelevancias

19. Prezi frente a PowerPoint

20. Otras ayudas audiovisuales

21. Las notas

22. Los vídeos

23. Las videoconferencias

09. Las preguntas son buenas

1. No cierres con la sesión de preguntas

2. Cuenta hasta diez

3. No señales

4. Repite el nombre de la persona que pregunta

5. Tu lenguaje corporal

6. ¡Prepárate!

7. Practica

8. Varias preguntas a la vez

9. Si no entiendes la pregunta

10. Las preguntas estúpidas

11. Si sabes la respuesta

12. Si no sabes la respuesta

13. Si la respuesta es confidencial

14. ¿Y si eres tú el que pregunta?

15. Las preguntas difíciles

16. No entres en «y tú más»

17. Transforma las preguntas negativas

18. El callejón oscuro

19. Aprovecha para reforzar tu mensaje

10. No les importan los problemas, les importa cómo los resuelves: los imprevistos

1. Fallos en el equipo

2. Ruidos

3. Quedarse en blanco

4. Presentaciones inesperadas

5. Los que llegan tarde

6. Cuando te quedas sin tiempo

7. Los parlanchines

8. Cuando se duermen

Bibliografía

Javier Bernad

Contraportada

Prólogo

La comunicación se ha convertido en una de las más potentes herramientas de gestión para la empresa del siglo XXI. Esta afirmación se vuelve más contundente en aquellas compañías que basan su éxito y su futuro en el talento de sus equipos, la creación de tecnología y en su implantación global. En estos casos, los empleados cuentan con un alto nivel de formación e información, por lo que la comunicación interna se convierte en un elemento de cohesión y en una forma de lograr compromiso entre los empleados. Este compromiso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Para comunicar de manera eficaz es esencial saber hablar en público y transmitir un mensaje que permanezca.

El modelo actual de gestión se apoya en una transmisión clara de los objetivos de la compañía y en el papel que cada empleado desempeña para conseguirlos. El colectivo de trabajadores, sobre todo el más joven, pertenece a una época en la que la información es muy fluida y continuada, participa en esa información y la enriquece y disemina. La empresa no puede permitirse ser ajena a esto y debería asegurar la formación en las habilidades de comunicación que van a permitir que esa información fluya de la manera más productiva posible.

Asimismo, el empleado está mucho más formado y tiene mayor criterio sobre los temas que le interesan. La información debe ser pues de alta calidad, tanto en contenido, como en forma. Adicionalmente, el trabajador se convierte, de forma consciente o inconsciente, y en numerosas ocasiones, en el embajador de la empresa cuando se dirige a una audiencia. Por ello, la información transmitida a nivel interno debe estar impregnada con sus valores, su visión y su misión.

La comunicación externa también está cambiando de manera radical. El desarrollo exponencial de los medios sociales ha reducido la capacidad de reacción de los comunicadores y ha multiplicado los frentes que deben atenderse. La rapidez con la que una noticia se disemina a nivel global supone un reto importante para los comunicadores. La reputación de una empresa puede verse seriamente menoscabada en cuestión de horas a nivel global y, en estos momentos, el vínculo entre redes sociales y medios «tradicionales» es ya muy sólido. En este escenario, saber dirigirse a una audiencia con seguridad y dinamismo cobra aún más importancia. Tendemos a sustituir el cara a cara por medios electrónicos de intercambio de información y olvidamos el poder de hablar en público para convencer.

La cuestión radica en cómo se gestiona una comunicación proactiva en la empresa, que permita construir y mantener esa reputación basada en valores, misiones y visiones, y al mismo tiempo mantener una capacidad de reacción muy importante para poder contrarrestar informaciones que puedan poner en peligro esa reputación.

La globalización también trae consigo otros retos. Por ejemplo, ¿cómo entender los diferentes valores culturales en mercados distintos? ¿Cómo manejar los distintos lenguajes, equilibrando la presencia global con la local? ¿Cómo gestionar departamentos que ahora deben estar rindiendo al máximo las 24 horas del día?

Cuando se amontonan todas estas cuestiones, debemos volver a lo básico: cómo crear una información coherente, regular, contrastada, que genere valor tanto a la empresa como al informador y, sobre todo, cómo mantener la credibilidad de la empresa, de sus directivos y de sus comunicadores en un mundo en cambio continuo. En esta misión clave para el éxito de la compañía, la habilidad que más va a suponer una diferencia en el modo y en el contenido de lo que se transmite, es la de hablar en público.

La información es poder. Es un tópico que se repite en muchos casos sin saber el significado de la frase. Es cierto que una información puntual en el momento adecuado puede suponer fortuna, una batalla ganada o una ventaja táctica. Pero, en este tiempo de información sin límites, estas ventajas son de muy corta duración. En la actualidad, la información debe ser continuada, precisa, en tiempo y ajustada al público receptor. En este tiempo, la comunicación de calidad crea las condiciones para tener poder. En este tiempo, el libro de Javier Bernad que tienes en tus manos es fundamental.

Domingo Ureña Raso

Consejero delegado de Airbus Group, España

Introducción

Cuando yo era pequeño, a los alumnos de clase nos daba pánico hablar delante de los demás en la tarima. Si no lo habías hecho bien, tus compañeros se reían de ti y el profesor te podía poner en ridículo. Ahora los profesores saben de inteligencia emocional y son mucho más comprensivos.

Aunque hemos avanzado mucho en el tratamiento de las frustraciones infantiles, no hemos conseguido que los niños españoles hablen bien en público.

Si te enseñan algo desde la infancia, se te queda. En Estados Unidos, los niños practican en clase con su show and tell, es decir, enséñanos y cuéntanos. Por ejemplo, muéstranos tu mascota y dinos algo sobre ella. Así se acostumbran desde temprana edad a que estar delante de una audiencia no es terrorífico y a expresarse con naturalidad y de manera espontánea.

En España no aprendemos a hablar en público hasta que no nos queda más remedio. Como no hemos practicado desde pequeños, hacemos cosas que nos parecen normales, pero que no lo son. Por ejemplo, comenzar las presentaciones diciendo, «bueno, pues…» para después soltar otra frase insulsa como «vamos a empezar» o «gracias por venir» y bienvenidos a otra presentación aburrida.

«Bueno, pues…» es una apertura tan clásica en las presentaciones en español que debería estar incluida como frase hecha en los diccionarios. Empezar a hablar con algo que te quita tanta autoridad es un signo inequívoco de que no te has preocupado demasiado por perfeccionar tus habilidades de hablar en público.

Si tienes que operar a alguien de menisco y has aprendido artroscopia en el Muy Interesante, le vas a hacer un destrozo importante. Si intentas cambiar los discos de freno de tu coche sin saber cuál es la cara externa del disco, es probable que te la des en el siguiente atasco. Pero si no sabes hablar en público y haces una presentación, seguro que sales del paso. Es parecido a nadar: te caes al agua en una piscina y sales por la escalera, aunque no vayas a ganar un mundial de natación. Por eso hablar en público se suele clasificar dentro de las llamadas soft skills (habilidades blandas).

En los compendios de habilidades que puedes aprender en el mundo profesional están las soft skills y las hard skills (o habilidades duras). Estas últimas son las técnicas, las que se supone que son más difíciles de aprender y que asimilas en la universidad o en el trabajo. Por ejemplo, la bioquímica de la madera de haya en la industria de los palés, la ingeniería de las máquinas embotelladoras de refrescos, cómo hacer una operación de hernia inguinal, la optimización del proceso de moldeado de chapa en los automóviles, la contabilidad de costes o cómo determinar el precio ideal de un detergente de baja espuma.

En las profesiones técnicas, como la ingeniería, la medicina o la arquitectura, tienes que ser un experto en tus hard skills o no vales. Tienen una gradación de cero a diez. O lo sabes o no lo sabes. O sabes cómo se hace el proceso de due diligence (evaluación previa a la firma de un contrato, por ejemplo) o no tienes ni idea y lo encargas. Y cuando sabes, todos los retos que se te presentan son parecidos. En las profesiones menos técnicas, como el marketing, las ventas, las compras o los recursos humanos, las hard skills no suelen ser una parte tan relevante del puesto. Por eso es posible ser vendedor o director de recursos humanos sin necesidad de haber estudiado específicamente para serlo. Las consecuencias pueden ser igual de desastrosas que levantarte del sillón del dentista con la muela mala en su sitio y una buena en la basura. Seguro que conoces a más de un directivo que no debería serlo. Es el resultado de que es posible llegar a directivo sin haberse preparado especialmente para ello.

Las soft skills son las que te traes puestas al trabajo y que perfeccionas con la práctica sin darte cuenta o en talleres de habilidades profesionales. Aquí se incluirían el liderazgo, las habilidades de relación interpersonal, saber crear un ambiente de trabajo adecuado, la motivación de equipos, el trato con clientes, la negociación o saber hablar en público. Tienen una gradación de cero a infinito, porque nunca dejas de mejorar: no hay ningún líder perfecto ni un motivador insuperable ni un presentador modelo. Lo malo de las soft skills tal como se entienden hoy es que si no las tienes, sobrevives.

De todas las soft skills, la capacidad de hablar bien en público es la que te va a dar una ventaja competitiva más clara. Ya puedes ser un gran líder en potencia que si no te das a conocer, serás un líder en la sombra. Las grandes ideas que te dan vueltas por la cabeza seguramente podrían cambiar el mundo, pero si no las comunicas bien, ahí se van a quedar. Saber ponerte delante de una audiencia y hacer una buena presentación es equivalente a tener mucho dinero: de repente, pareces más importante.

Si eres un buen comunicador, tu nivel de hard skills pasa a un segundo plano. A veces, por desgracia, como en el caso de ese directivo que conoces o de los dictadores ídolos de masas.

Construir un puente, operar de corazón o arreglar una bomba de inyección son actividades realmente complicadas. En comparación, hablar en público es muy fácil. Aunque no nos hayan enseñado de pequeños, se puede aprender en cualquier momento. Sólo necesitas seguir los consejos que tienes aquí y practicar. Pero practicar sin parar. Debes buscar todas las oportunidades que puedas encontrar para ponerte delante de una audiencia y aprovecharlas para mejorar. Después de unas cuantas veces, no muchas, te sentirás a gusto haciéndolo. Te lo pasarás tan bien que no querrás parar. La adrenalina bien canalizada es adictiva.

Leer este libro te va a venir muy bien para cambiar unas cuantas cosas. Pero no te va a valer de nada si no practicas. Si quieres hablar bien en público, tienes que hablar en público.

1

Los nervios son naturales y necesarios

La sala está abarrotada. En unos minutos el director general va a presentar a toda la compañía la nueva marca que todos esperan que revolucione el mercado y las ventas de la empresa. Lleva en la compañía tres meses, y aunque tiene mucha experiencia, no la posee en este mercado. Se siente algo alejado de la realidad diaria de sus empleados y aún no le ha cogido el tranquillo. Es la primera vez que se dirige a toda la compañía reunida. Su presentación dura quince minutos y no ha tenido mucho tiempo para prepararla. De hecho, se la ha diseñado el director de ventas.

El silencio es total tras los aplausos de bienvenida. Todos le están mirando con caras serias. Sujeta el atril con las dos manos, abre la boca, le sale un hilillo de voz temblorosa que dice «buenos días» y carraspea. Las manos, frías, le tiemblan al juguetear con las páginas de notas. Las piernas están tensas detrás del atril, parece que el pantalón está vivo. Está sudando tanto como para tener que tirar la camisa a la basura. Su respiración está acelerada y el corazón le va a 120 pulsaciones por minuto. Intenta respirar hondo, pero no puede, así que sigue carraspeando. ¿Cómo es posible que el director general esté nervioso y por qué se le nota tanto? Es el jefe y tiene que estar acostumbrado a estas cosas, piensan los vendedores. Acaba de perder el respeto que se había ganado en los tres meses anteriores.

Esta situación es más frecuente de lo que parece. También la he visto en reuniones en las que no había mucha gente. Sólo hay que echar un vistazo en Internet a vídeos de renombrados personajes de la política, el deporte o los negocios. Todo el mundo se pone nervioso presentando, incluso los que dicen que a ellos eso no les pasa nunca. Fíjate en los que parecen muy seguros de sí mismos y verás cómo juegan con un ratón inalámbrico, se mueven de lado a lado del escenario como un león enjaulado o hablan más alto de lo normal. Circula por ahí un mito urbano que dice que el miedo a hablar en público es el temor número uno de la población en Estados Unidos –y se supone que ellos están acostumbrados a hacerlo–. El dato está en The Book of Lists de Wallechinsky, Wallace y Wallace, un compendio de estadísticas y hechos curiosos. De entre las miles de personas que he entrenado para hablar en público, no ha habido ni una que no se pusiera nerviosa. Y no sólo españoles. Pero estar nervioso no es malo, es necesario. Si no estuvieras nervioso al hablar en público, serías aburridísimo. Los presentadores más pesados son los que están muy poco tensos. Por ejemplo, los que repiten la misma presentación muchas veces. Se nota que tienen el control, pero también que no le están dedicando todas sus fuerzas.

En este enlace tienes un ejemplo de alguien muy nervioso presentando: http://www.youtube.com/watch?v=23ypkgYO4Rc

1. ¿Por qué nos ponemos nerviosos al hablar en público?

Estamos preparados para sobrevivir al peligro. El peligro puede ser físico; por ejemplo, cuando te persigue un perro. En cuanto lo ves venir, el sistema nervioso simpático te prepara inmediatamente para la acción enviando instrucciones del plexo solar a tus glándulas suprarrenales. Las instrucciones dicen: «produce hormonas a toda pastilla», entre otras, adrenalina. De este modo se provocan los cambios que necesitas para enfrentarte al peligro:

Las pupilas se dilatan para tener más luz y ver mejor al animal.

Los bronquios se ensanchan y la respiración se acelera para tener más oxígeno que llevar a las células.

El ritmo cardiaco se incrementa para llevar más rápidamente ese oxígeno y los demás nutrientes a las células. Así que te parecerá que el corazón se te sale por la boca.

La circulación sanguínea periférica, por ejemplo, la de tus manos, disminuye, en favor de la circulación a los órganos vitales –el corazón, el cerebro, los pulmones– y a los grandes grupos musculares en piernas y brazos que te van a permitir enfrentarte al peligro. Por eso es muy probable que sientas las manos frías. También es posible que tengas ganas de ir al baño. Tu cerebro está percibiendo que hay exceso de líquido en el interior.

Seguramente estarás temblando porque tus músculos están en tensión para poder salir pitando.

Empezarás a sudar. Los cambios que genera la adrenalina provocan un incremento de la temperatura que tu cuerpo necesita regular.

Si intentas gritar, la voz no te saldrá todo lo poderosa que quisieras. Lo más probable es que te salga temblorosa. Las cuerdas vocales están hechas de fibra también y se tensan como el resto de los músculos. Es mucho más difícil mover las cuerdas vocales cuando están tensas.

Asimismo es posible que tengas la boca seca. Esto es solo otra mala pasada de nuestro cerebro. Cuando percibes un peligro, interrumpes la digestión para concentrar energía donde la necesitas. Eso implica que dejamos de producir saliva y, por tanto, se nos seca la boca. Notamos la boca como si fuera de algodón.

Otro músculo que se tensa es el diafragma, así que te va a costar respirar hondo. Y lo que necesitas es justamente respirar hondo para tener el oxígeno necesario, pero sin acelerar la respiración en un círculo vicioso: cuanto más superficial es tu respiración, más vas a tener que acelerarla para conseguir el aire que necesitas, te vas a cansar más respirando y se te va a acelerar el corazón, con lo cual vas a tener que respirar más rápidamente todavía.

¿Te suenan estos síntomas? Es exactamente lo que nos ocurre cuando estamos nerviosos al hablar en público, en mayor o menor escala. Nuestro cerebro nos prepara para hacer frente a un peligro, que en nuestro caso no es físico, sino psicológico: perder la autoestima. Crees que si la audiencia piensa que lo estás haciendo fatal, no vas a poder mirarte al espejo en unas semanas, y eso duele. Así que te preparas para enfrentarte a la audiencia como si fuera el perro. Tienes estos mismos síntomas y unos cuantos más:

No puedes concentrarte en otra cosa que no sea tu presentación. Si en los diez minutos anteriores a salir a escena alguien te habla del mal tiempo que hace, seguramente asentirás con una sonrisa multipropósito sin saber lo que te ha dicho.

Piensas que te va a salir fatal y tiendes a sobrestimar las probabilidades de que te salga mal, además de las consecuencias. Crees que el director general va a darse cuenta de que estás nervioso y no te va a subir el sueldo o no te va a dar el puesto en Zúrich.

Te sientes mal. No quieres hablar con nadie, estás irascible, asustado, obsesionado, y parece que tu presentación es el fin del mundo. Y después, si crees que lo has hecho fatal, seguramente no querrás volver a presentar en tu vida.

Exhibes un comportamiento repleto de tics, de los que no te das cuenta hasta que te ves grabado en vídeo. Puedes estar jugando con un bolígrafo, metiéndote las manos en los bolsillos repetidamente o dando paseos de lado a lado del escenario como un león enjaulado. El directivo de una compañía con la que he trabajado las habilidades de hablar en público tenía la costumbre de pasarse el dedo índice de la mano derecha por el cuello de la camisa mientras presentaba. El mensaje que transmitía a su audiencia es que se sentía aprisionado por el entorno, que no es lo mejor cuando eres el jefe. Son conductas de las que no eres consciente, pero que denotan tu nerviosismo.

La razón de estas reacciones gestuales es que tu cuerpo no puede hacer lo que el cerebro le dice que haga: quedarse inmóvil, escapar o pelear. En inglés suena mucho más musical: freeze, flight or fight. Así que libera la tensión acumulada mediante estas acciones tan tediosas para el público. En más de una ocasión he visto como la audiencia perdía el hilo de la presentación para dedicarse a contar el número de veces que el presentador se alisaba el pelo.

¿Por qué nuestro cerebro tiene estas tres alternativas? Piensa en un perro enorme y en lo que te viene a la cabeza cuando ves a un animal tan grande que no es otra cosa que quedarte inmóvil por si tienes suerte y no te ve. Lo siguiente que se te ocurre es salir corriendo. Es peor que quedarse quieto porque ahora el perro te va a ver con toda seguridad y tus posibilidades de supervivencia disminuyen.

Y lo último que tenemos como recurso es luchar contra él, con tus expectativas de salir adelante ya por los suelos. Cuando estamos en el escenario, no podemos recurrir a ninguna de las tres, aunque he llegado a ver a un director regional de ventas quedarse paralizado detrás del atril frente a cien vendedores, mirarles a todos en silencio y bajarse para dar paso al siguiente presentador. No podemos salir corriendo porque entonces seguramente sí que nos despedirían así que descargamos adrenalina mediante movimientos repetitivos que acaban distrayendo a la audiencia.

Pero tengo buenas noticias: ¡no hay nada de qué preocuparse! A dominar la tensión se aprende. Aunque te dé miedo incluso pensar en que vas a estar nervioso porque entonces se te notará más, los nervios son naturales, son necesarios y, recuerda, todo el mundo se pone nervioso presentando. Cicerón, el gran orador romano, decía que cada vez que hablaba en público lo pasaba fatal: «palidezco al principio de un discurso y tiemblo en cada miembro y en toda mi alma».

2. ¿Cómo controlar los nervios antes y durante la presentación?

Estás sentado en la sala en la que vas a hacer tu presentación. Estás moviendo una pierna arriba y abajo, pivotando sin parar sobre los dedos del pie de la otra pierna. El presentador anterior está a punto de terminar. Lo sabes porque te has preocupado de revisar sus diapositivas para que no te pille desprevenido tu momento de empezar y sabes qué pinta tiene la última. Entonces el moderador dice tu nombre, te pones de pie y te das cuenta de que tienes todos los síntomas que hemos descrito. ¿Cuál es la solución? Puedes poner en marcha algunos trucos, de los que vamos a hablar ahora, pero para estar al mando de ti mismo tienes que haber empezado mucho antes, por lo menos con una semana de antelación.

2.1. Mucho antes de la presentación

2.1.1. Ensayar

Ensayar es un rollo, lo sé. Pero lo más importante para dominar la tensión al hablar en público es justo eso. No te das cuenta de lo necesario que es el ensayo hasta que haces una presentación que no te ha dado tiempo a preparar. Cuando ensayas, estás grabando el contenido de la presentación en tu mente incluyendo el flujo entre las partes que la componen y los recursos que vas a utilizar para hacerla interesante. Cuando la tienes bien ensayada, puedes hacer lo que quieras con ella. Puedes cambiar el orden, añadir o quitar sobre la marcha, acelerar y ralentizar, e improvisar para incluir puntos que surgen de la discusión. Eres como un malabarista jugando con bolos y bolas que lanzas al aire en el orden que se te antoja. Cuando preparas, dominas el contenido, estás más seguro de ti mismo y tus nervios se esfuman. Nos da miedo lo que no conocemos. Si ensayas, ya no te enfrentas a lo desconocido.

He oído decir muchas veces que es mejor no preparar mucho porque te pones más nervioso pensando en la presentación. El razonamiento es que estás anticipando lo nervioso que vas a estar, así que es mejor no hacerlo. Nada más lejos de la realidad. Si no has ensayado la presentación, vas a decir un montón de tonterías o vas a estar mirando continuamente la pantalla donde proyectas tus diapositivas porque no te lo sabes.

El ensayo tiene tres etapas:

Repasas tus notas hasta que la sucesión de puntos tenga un orden lógico que fluya en tu mente. Si estás contando el cuento de Pulgarcito, te va a resultar fácil porque cada parte se construye sobre la anterior sin esfuerzo. Sin embargo, si estás presentando la previsión financiera del año que viene, te va a costar más. Pero incluso en este caso puedes darle una secuencia que tenga sentido para ti y para la audiencia. Esta es la parte en la que estudias.

Cuando tengas tu discurso bien afianzado, presenta de pie. Usa tu ordenador a modo de pantalla de proyección, aunque te darás cuenta de que acabarás por no necesitarlo. Cuando te lo sabes, las ayudas audiovisuales las usas para ilustrar tu presentación, no a modo de chuleta, y tus notas hacen el papel de amuleto que tienes sólo por si acaso. Ensayar de pie te familiariza con la realidad por la que pasarás cuando presentes y elimina un factor de tensión más. No te alteres si tienes que repetir porque no te acuerdas de qué va después: para eso precisamente estás ensayando. Se trata de que se te olvide ahora, no cuando llegue el momento de presentar.

Una vez que hayas ensayado de pie y que estés cómodo con el fondo y con la forma, repite el ensayo vestido con lo que te vayas a poner el día de tu presentación. Esto te hará estar más tranquilo aún porque ya habrás estado allí. ¿Qué te pones cuando quieres estar seguro de ti mismo? Algo con lo que te sientes familiar porque ya es parte de ti. Si puedes evitarlo, no estrenes nada el día de tu presentación.

Para ensayar bien de verdad necesitas una cámara de vídeo. Es muy fácil de colocar en cualquier superficie en alto, incluso si no tienes trípode. Te sorprenderás de la seguridad que te da verte a ti mismo y de lo fácil que es detectar lo que puedes hacer mejor.

Deberías ensayar hasta que te sientas cómodo con tu presentación. Habrás leído por ahí que el tiempo adecuado de ensayo es el resultado de multiplicar por seis la duración de tu presentación. Es decir, si la presentación es de una hora, practica seis horas. Pero esto depende de cada uno. Yo ensayo más de seis veces si el tema no me es familiar, y menos si lo domino. Para una presentación importante de una hora puedo ensayar durante diez horas.

Algunos te dirán que no necesitan practicar porque han presentado tantas veces que les sale de forma natural, improvisan y triunfan. Pero para improvisar y que te salga bien has tenido que hacerlo cientos de veces antes, es decir, has practicado mucho. Luego no estás improvisando en realidad. Los mejores improvisadores lo llevan dentro sólo después miles de horas de práctica. Por ejemplo, cualquier locutor de radio.

La investigación de Robert Zajonc, un psicólogo que se especializó en el estudio del comportamiento social, dice que si la tarea es simple o está bien dominada, la presencia de público hace que mejore tu rendimiento. Pero si la tarea, es decir, tu presentación, no está bien entrenada, la presencia de una audiencia hace que tu rendimiento disminuya notablemente.

Los psicólogos siempre dan ese toque de estructura al sentido común aportando fundamento a algo que intuimos. En este caso el sentido común nos dice que cuanto mejor te lo sabes, mejor lo vas a hacer. Y que si hay otros mirando, vas a tener más ganas de hacerlo bien para exhibirte. Pero si no te lo sabes y hay gente mirando, te va a salir peor por tu miedo al ridículo y vas a tener ansiedad reactiva.

2.1.2. Date a ti mismo perspectiva

En las Navidades de 2004 estaba yo medio de vacaciones. Medio porque me había llevado material para preparar una presentación que me habían asignado en la convención mundial de la compañía para la que trabajaba entonces. Estaba algo preocupado, no conocía a la mayoría de los 150 asistentes y el tema no era algo que hubiera vivido yo directamente, sino el equipo que trabajaba conmigo. Mientras le daba vueltas a cómo organizarme y mi cabeza tendía a regalarme pensamientos negativos sobre lo estirado que era el presidente mundial, apareció en televisión como noticia de última hora el tsunami de Indonesia. Vi pasmado cómo entraba el agua arrollándolo todo, y de repente mi presentación de la convención dejó de parecerme importante. ¿Qué era en comparación con lo que estaba pasando allí? Nada de nada, un episodio insignificante en el orden del universo, incluso en mi carrera profesional con tantos años por delante.

Cuando creas que se te va a caer el mundo encima porque no las tienes todas contigo y estés pensando que la audiencia te va a comer en tu presentación, date algo de perspectiva. Ponte en el lugar de la gente que tiene problemas relevantes de verdad, en los eventos que te cambian la vida. Eso sí que es importante. ¿Tu presentación al comité de dirección mundial? Es sólo una anécdota.

2.1.3. Todo el mundo se pone nervioso presentando

Me gusta ver a Julia Roberts recibiendo el Óscar por Erin Brockovich en 2000. Sale al escenario henchida de gozo, al son de la música ambiente, se coloca delante del micrófono en una postura ladeada, agarrando la estatuilla como si fuera un salvavidas, y se pone a decir inconsistencias con voz temblorosa y sonrisa desencajada. ¡Es Julia Roberts, la actriz mejor pagada del mundo entonces! ¿Cómo es posible que esté nerviosa? Debe de estar acostumbrada a ponerse delante de cualquier público, la han visto millones de personas, y está en la cima de cualquier cosa que tenga que ver con un escenario. Sin embargo, ahí está, como una colegiala en su primera intervención en clase. Creo que la clave es que no se lo había preparado bien o que estaba más emocionada de lo normal. Es tan normal que esté nerviosa... y, sin embargo, nos sorprende. Los actores son otra persona en el teatro y en el cine, así que pueden abstraerse de sí mismos y no ser conscientes de su posible pérdida de autoestima. Es completamente natural que le pase esto a Julia Roberts como a cualquier otra persona. Cuando reflexionas sobre ello, dejas de sentirte una víctima y te permites a ti mismo convertir tu tensión en entusiasmo.

2.1.4. Visualiza

Si te fijas en un saltador de altura, verás cómo antes de empezar su carrera se pone a hacer movimientos extraños. Levanta la pierna y los brazos en el sitio, eleva la barbilla con los ojos cerrados con fuerza y arquea la espalda hacia atrás. Después se relaja y lo vuelve a hacer. Está visualizando lo que quiere que ocurra. Es muy sencillo de entender: si le dices a tu cerebro lo que tiene que hacer, eso es lo que hará.

Pero sólo funciona si la visualización de lo que va a ocurrir en tu presentación es muy detallada. No vale con imaginarte delante del público, es necesario que añadas todo el detalle que puedas incluir en tu cuadro. Imagina qué temperatura habrá en la sala, la luz que hay y por dónde entra, la disposición de las sillas, el color del suelo, las macetas, la mesa, las caras de tu público, cómo irás vestido, cómo entrarás en la sala y qué harás al empezar. Cuando recreas lo que va a ocurrir, te estás predisponiendo para que ocurra así. Es un añadido que solidifica lo que has ensayado. De esta manera, cuando te pongas a presentar, no te sentirás extraño y te será mucho más fácil canalizar tu tensión.

2.1.5. Háblate en positivo

Este es el clásico «ánimo, que vas a hacerlo fenomenal» que te dicen que te digas. Pero seamos serios: nuestro cerebro no es estúpido y si estás lleno de temor, el decirte palabras bonitas no va a funcionar. En vez de eso haz un análisis racional de lo malo y de lo bueno. Pon en un lado de la balanza lo que puedes mejorar: la última vez estaba sudando, se me olvidó una parte de lo que quería decir, me pasé del tiempo. Y en el otro lado, lo que haces bien porque lo sabes o porque te lo han dicho: suelo convencer a la audiencia, me felicitan después de mis presentaciones, no me tiembla la voz, cuando llevo unos minutos me siento bien, parecen estar interesados en lo que digo. Y como normalmente lo bueno pesa más que lo malo, te podrás convencer a ti mismo de manera racional de que no lo haces tan mal.

2.1.6. Juega en casa

Los equipos que juegan en casa pueden esperar ganar el 60% de los partidos, según el estudio The Home Field Advantage in Athletics: A Meta-Analysis, de Jeremy P. Jamieson, de la Northeastern University de Estados Unidos (publicado en el Journal of Applied Social Psychology, 2010). La familiaridad es el factor que más incide en este resultado porque cuando juegas en casa, estás más cómodo. Conoces el terreno, la afición, los vestuarios, el personal. Lo que es cercano te hace sentir cómodo, lo extraño te pone en guardia –aquí tenemos otra vez a nuestro sistema defensivo en acción.

Para que la familiaridad funcione, tienes que estar allí al menos una hora antes de que empiece tu presentación. En esa hora te va a dar tiempo a colocar tu equipo audiovisual como prefieras, incluyendo el ordenador, la pantalla y el sonido.

Asume que vas a tardar media hora en asegurarte de que todo funciona, lo que puede suponer además llamar al técnico que tenía que haber estado allí hace un rato, pero que no aparece. La otra media hora la puedes dedicar a relajarte. Te recomiendo ir mucho antes porque aunque sólo tardes esa media hora, cada minuto que pasas esperando a que se solucione ese problema de conexión con el proyector tu ansiedad aumenta igual que si el minuto durara diez veces más.

Idealmente, ve a ver el local y a probar el equipo la noche anterior. Es mejor tener tiempo de sobra para estar tranquilo. Además, si vas el día antes, podrás hacer un ensayo en la sala, que es el que más seguridad te va a dar porque de este modo al día siguiente estarás jugando en casa. Avisa de tu llegada al encargado de salones y pídele que te deje estar allí un buen rato.

Ensaya entonces tu presentación. Juega con las luces y con el sonido para ver hasta dónde se puede llegar. Siéntate en varias filas para sentir cómo van a percibir los asistentes tu presentación desde diferentes ángulos; así estarán sentados en un sitio que ya conoces y te parecerán menos extraños.

Poner en marcha este ritual no cuesta mucho más que algo de tiempo. La diferencia frente a llegar y directamente ponerte a hablar en un sitio sin conocerlo es abismal.

2.1.7. Quinientos o diez, ¿qué te pone más nervioso?

Puedes pensar que hablar a mucha gente te puede poner más nervioso que hablar a un número más manejable porque te enfrentas a una desigualdad numérica abrumadora.

Hablar a 500 personas tiene sus desventajas, pero no tiene nada que ver con ponerse más nervioso. Es más difícil responder a sus reacciones porque no percibes sus estados de ánimo de la misma manera que cuando se trata de un grupo más pequeño. Es más probable que se distraigan. Te cansas más porque tienes que moverte y gesticular más para mantener su atención. Y necesitas cuidar más aspectos de logística, como el sonido o la iluminación.

Pero de hecho, si lo piensas, hablar a 500 personas supone menos tensión que hablar a diez. Es como dirigirte a muñecos que hayas colocado en sillas para hacer un ensayo: parece que no tienen vida.

2.2. La mañana de la presentación

2.2.1. Qué comer

La respuesta es muy sencilla, y seguro que ya la sabes. Si comes grasas, vas a tener una digestión más pesada y tus recursos energéticos van a estar localizados en el aparato digestivo en lugar de en los órganos que necesitas para presentar. En lugar de alimentos grasientos, elige hidratos de carbono, que te proporcionan energía más rápida y son más sencillos de digerir. Evita tomar más café del que acostumbras para no ponerte más nervioso. Por supuesto el alcohol está totalmente fuera de lugar. El mismo principio que aplicas cuando conduces un coche funciona aquí: no tendrás la totalidad de tus recursos a tu disposición.

2.2.2. Libera adrenalina

Si te gusta hacer ejercicio físico, aprovecha la mañana de la presentación para darte una carrera de media hora. Como es probable que estés algo tenso pensando en tu actuación, notarás cómo te lanzas a correr igual que si fuera la prueba de 800 metros en las olimpiadas: estás a tope de adrenalina, que acelera tus músculos. Cuando llegues al sitio de tu presentación, habrás vaciado tus depósitos de adrenalina hasta un nivel mucho más manejable.

2.2.3. Justo antes de empezar

Ya hemos ensayado hasta sentirnos cómodos con el flujo de nuestro contenido, hemos visualizado lo que queremos que ocurra durante la presentación, nos hemos dado perspectiva y nos hemos ocupado de familiarizarnos con el lugar de la presentación. Además, hemos liberado adrenalina con algo de ejercicio y la comida anterior ha sido baja en grasas y rica en carbohidratos. Ahora queda tan sólo media hora para salir al escenario y el corazón va más rápido de lo normal. ¿Qué hacer para canalizar la tensión?

2.2.4. Reconoce qué es lo que te está pasando

Cuando sientas que se te ha secado la boca, que tienes las manos frías y sudorosas, que te tiembla todo y que no puedes hablar con tu voz de siempre porque suenas como los moribundos en las películas, recuerda qué es lo que está haciendo tu cerebro. Simplemente está reaccionando a un peligro que en realidad no existe. Está sobreactuando para asegurar tu supervivencia. Por ejemplo, seguro que te pone más nervioso presentar a tu jefe que al asistente que acaba de entrar porque tu cerebro percibe que tienes más que perder en un caso que en otro y que, por tanto, tu autoestima puede verse más dañada.

El reconocimiento de los síntomas siempre pone una sonrisa de seguridad en tu cara; saber por qué ocurren las cosas aporta un nivel adicional de control. Si te fijas en los deportistas, los síntomas que muestran antes de empezar la competición son los mismos. En su caso, lo que les está ocurriendo es que el temor a perder la competición y, por tanto, parte de su autoestima les provoca los mismos síntomas que sientes tú antes de presentar.

2.2.5. No estás nervioso

Tu cerebro reacciona para salvarte del peligro. Estamos diseñados para sobrevivir, así que no vas a poder evitar esa acumulación de tensión que te prepara para inmovilizarte, salir corriendo o pelear. Es más, no busques evitarlo. Además de reconocer lo que te está pasando, el truco es dominar esa tensión que tienes y convertirla en un derroche de entusiasmo al presentar. La tensión canalizada te va a permitir ser mucho más dinámico y transmitir tu mensaje con convencimiento. No es malo estar tenso, ¡es necesario! Y esto son buenas noticias porque ya no tienes que volver a pensar que estás nervioso.

En vez de creer que estás hecho un flan y que no mereces vivir porque te atemoriza hablar en público, agarra esa fuerza defensiva que circula por todos tus circuitos y dirígela de modo que comuniques a tus oyentes que lo que tienes que decirles es lo más importante del mundo en ese momento para ti y para ellos. Vas a conseguir sonreír más, moverte mejor y hablar como si estuvieras interpretando ópera. No estás nervioso, estás lleno de fuerza. Los atletas concentran esa tensión para conseguir una explosión de fuerza en sus músculos cuando la necesitan. Si no tuvieran esa fuerza acumulada por la tensión, no podrían rendir a tope y resultarían aburridos, igual que los presentadores que están demasiado tranquilos.

2.2.6. Respira

Si sabes algo de yoga, entonces conocerás unas cuantas formas de respirar para relajarte. También si no te has saltado el curso de preparación al parto. Si no has practicado antes la respiración como método para tranquilizarte y para tener más perspectiva, aquí tienes un ejercicio muy sencillo: inhala despacio dirigiendo el aire hacia la parte baja del tórax contando hasta cinco segundos y llenando tus pulmones. Tienes que sentir que se te hincha el estómago. De otro modo tu respiración sería superficial.

Retén dos segundos la respiración y exhala despacio contando también hasta cinco. Mientras exhalas, repite mentalmente una palabra que te tranquilice, como océano, brisa, paz, prado, azul, relajación, verde o espacio. Repite esta respiración durante media hora y te garantizo que acabarás bostezando de sueño. Tu tensión habrá disminuido a la mitad y estarás más a gusto contigo mismo.

Y justo antes de levantarte para hacer tu presentación, cuando el corazón parece que quiere salirse del pecho, imita lo que les ocurre a los buceadores a pulmón cuando bajan a buscar perlas. Llena tus pulmones hasta que sientas que no cabe más aire. Aguanta la respiración durante diez segundos y después suelta todo el aire en tres tandas separadas entre sí por un segundo. Con la última tanda tienes que vaciar completamente tus pulmones. Lo que hemos conseguido con este ejercicio es ralentizar el ritmo cardiaco de manera instantánea. Tu cerebro detecta que no está entrando oxígeno, así que le dice al corazón que frene para mantener el suministro a las células durante más tiempo preparándose para sobrevivir. Esa bajada de ritmo en las pulsaciones permite a los buceadores estar más tiempo debajo del agua y a ti, empezar la presentación más relajado.

2.2.7. Siéntete chof

Este truco funciona con el mismo principio que el de correr durante la mañana de tu presentación: estás liberando adrenalina. Cuando te queden tres minutos para empezar a hablar, tensa todos los músculos de tu cuerpo de abajo arriba empezando por los dedos de los pies. Sigue con las pantorrillas, los muslos, los glúteos, la tripa, el pecho, los brazos y antebrazos, las manos y el cuello. Cuando estés como un felino a punto de saltar, mantente así unos segundos para a continuación liberar la tensión de repente. Te notarás más relajado, igual que cuando haces un esfuerzo para subir un mueble y lo dejas en el suelo.

2.2.8. Habla con ellos

Seguramente si haces el brindis de Navidad con tu familia estás más relajado que si realizas una presentación a posibles inversores en tu proyecto o a cientos de padres y madres en una reunión del colegio de tus hijos. La razón es el miedo instintivo al extraño. Aquí vuelve nuestro cerebro a hacer de las suyas buscando mantenernos con vida.

Por eso, si saludas de uno en uno a unos cuantos miembros de tu público antes de empezar la presentación, estarás hablando a un menor número de extraños y, por tanto, estarás instintivamente más tranquilo. Además, te darás cuenta de que son gente normal y de que ninguno quiere en realidad devorarte. Sitúate junto a la puerta de la sala cuando queden unos minutos para empezar y estrecha la mano de los que te dé tiempo. Intercambia unas palabras con ellos. Simplemente diles cómo te llamas y pregúntales de dónde vienen o qué esperan sacar en claro de tu charla. Cuando te dirijas al público durante tu presentación, puedes mirarles más que al resto porque de alguna manera ya son conocidos tuyos. Cuanto más hablas con la gente, menos alejada de tu mundo te parece.

También puedes usar lo que te digan como una manera de acercarte a la audiencia cuando presentas. «Elena me ha dicho –dices, por ejemplo, mientras diriges la mirada hacia ella– que estáis muy interesados en este punto porque afecta directamente a la situación de la compañía hoy, y Jaime –continúas dirigiéndote a él– me ha confirmado que para muchos de vosotros esto es nuevo». Si recuerdas sus nombres y un par de líneas de lo que te han contado mientras les saludabas, impresionarás a la audiencia con tu capacidad de adaptarte a ella y con tu atención al detalle.

2.2.9. Haz una pregunta o un comentario

Si haces una pregunta a un presentador que ha hablado antes que tú o haces cualquier comentario en voz alta durante la intervención de otra persona, ya habrás roto el hielo. Has dicho algo tú solo frente a toda la audiencia y no te ha pasado nada. Así que tu cerebro baja el nivel de situación peligrosa de DEFCON 1 (DEFense CONdition, en inglés, estado de defensa) a DEFCON 2. Aprovecha para que tu comentario o pregunta sean inteligentes de manera que la reacción de la audiencia te anime.

2.2.10. Concéntrate en el mensaje

No pienses en ti. En vez de centrarte en lo nervioso que crees que estás y en que todos están evaluándote, olvida todos esos pensamientos negativos. No valen para nada, y a la audiencia le da igual lo nervioso que creas que estás. De hecho, quiere verte hacerlo bien y seguro de ti mismo. Si estás nervioso, los oyentes también lo pasan mal. ¿Has estado en alguna presentación en la que el ponente estaba tan nervioso que le temblaban las piernas y la voz, sudaba a chorros y decía inconsistencias? Seguro que estabas deseando que terminara su tormento y te daban ganas de subir a su lado y decirle que no pasaba nada. No nos gusta ver sufrir a otros.

Parece fácil decirlo, claro, pero funciona. Piensa en qué parte de lo que les vas a contar a los miembros de la audiencia va a suponer algo relevante en sus vidas y concéntrate en ello: tú no eres lo más importante de tu presentación, lo es el contenido. Cuando estés arriba, en el escenario, preocúpate de que entiendan lo que les tienes que decir, no de qué es lo que están pensando sobre ti.

2.2.11. La importancia del cuarto de baño

Cuando queden diez minutos para que entres en acción, desaparece. Es importante que puedas estar contigo mismo para poder concentrarte en visualizar cómo lo vas a hacer de bien. Y para eso no hay mejor sitio que el cuarto de baño.

Mírate al espejo y asegúrate de que tienes la corbata bien ajustada, la chaqueta o el vestido bien colocado, que no tienes manchas de café en la camisa ni los zapatos desatados y date esa última pasada de lápiz de labios. Tienes la pinta de un profesional, así que dedícate una sonrisa. Si tienes algún síntoma de tensión, reflexiona sobre lo que está haciendo tu cerebro contigo y canalízala hacia donde tú quieres. Respira hondo contando hasta cinco varias veces y concéntrate en cómo vas a hacer que tu charla signifique algo importante para tu audiencia.

2.3. Durante la presentación

Estás perfectamente preparado. Tienes bajo control la logística, el contenido, tu apariencia y tu fuerza para transmitir el mensaje con entusiasmo. Ahora sólo queda arrancar y todo irá rodado.

2.3.1. Los primeros 30 segundos

Este periodo de tiempo es básico ya que el público te está mirando en silencio y probablemente con cara seria. Los oyentes parecen serios porque es la expresión natural que tenemos cuando estamos concentrados. Si hay alguien realmente enfadado, no tiene nada que ver contigo. Quizá ha estado dos horas en un atasco o se ha peleado con su pareja.

Cuando todos te están mirando en silencio y sólo se oye tu voz, tu percepción de ti mismo está al máximo. En ese momento tienes que respirar hondo, olvidarte de ti y concentrarte en tu mensaje. Si reconoces lo que está haciendo la adrenalina contigo en esos primeros momentos, habrás ganado la tranquilidad que necesitas para empezar bien.

2.3.2. Lanza una pregunta a la audiencia

Si al empezar la presentación te preocupa que sólo se oiga tu voz y que todos te estén mirando, prueba a empezar lanzando una pregunta al público. Por ejemplo, si fueras a hablar de alimentación podrías decir: «¿cuántos habéis tomado cereales hoy para desayunar?». Entonces te callas y dejas que levanten la mano. A continuación preguntas a alguno de los que ha levantado la mano: «¿por qué cereales y no un bollo?». Al preguntarles, estás trasladando la presión hacia ellos, ya no estás solo en el escenario, sino que hay otras personas participando contigo. Además, te das cuenta en seguida de que no son alienígenas enviados en misión especial para eliminarte; de otro modo no estarían sonriendo y participando en tu pequeña introducción. Este es uno de los trucos más eficaces para quitarte tensión de encima porque convierte la comunicación unívoca de la presentación en una situación interactiva de relación con un grupo de personas.

2.3.3. Nunca digas que estás nervioso

«Hola, soy Lucas, y en este taller os voy a dar unas nociones básicas de primeros auxilios. Estoy un poco nervioso porque es la primera vez que hago esto, así que espero que sepáis disculparme». Después de esta introducción, los asistentes al taller pueden pensar varias cosas:

Si está nervioso, es que no lo va a hacer muy bien. Yo no he venido aquí a perder el tiempo.

¿Quién ha invitado a este tipo a hablar? Podrían haber elegido a alguien experto, y no traerme de conejillo de indias.

No quiero que lo pase mal. Por favor, que pare de presentar porque si él sufre, yo me voy a sentir incómodo.

No me voy a creer la mitad de lo que diga porque ya veo que no tiene ninguna autoridad si se desnuda así delante de nosotros.

Si no está muy seguro de sí mismo, tampoco debe de estar muy seguro de lo que nos quiere vender. Si él no está convencido, yo tampoco.

Cuando le dices a la audiencia que estás nervioso, tu poder se desploma. Los asistentes te pierden el respeto y te va a ser difícil convencerles de nada.

Crees que diciéndoles que estás nervioso van a tener misericordia si lo haces mal, con lo que puede que te sientas más tranquilo. Estás defendiéndote como el débil que se rinde ante el enemigo para evitar que le haga daño. Pero al hacerlo estás cambiando unos grados de tranquilidad por toda tu autoridad. No merece la pena. En vez de eso, elige superar tus miedos. Te vas a sentir mucho mejor que si escoges rendirte.

2.3.4. No te aceleres

Cuando estás algo tenso, tiendes a hablar más deprisa buscando que el final de tu actuación llegue cuanto antes. Pero al hablar más rápido generas una secuencia que te va a poner más tenso: tu respiración se hace más superficial porque, como no pausas al hablar, no te estás dando tiempo a llenar los pulmones. Y recuerda que cuanto más superficial sea tu respiración, más rápido vas a tener que respirar para conseguir el aire que necesitas. Te vas a cansar más respirando, y tu corazón va a ir más deprisa, con lo cual vas a tener que respirar más rápido todavía para alimentarlo, y así te meterás de lleno en un círculo vicioso. Y un corazón acelerado distribuye adrenalina más deprisa, lo que aumenta los síntomas de tensión.

En lugar de hablar rápido, trata de introducir pausas que te permitan respirar e intenta ir más despacio. Te darás cuenta de que puedes pensar mucho mejor y controlar la situación. Lo mismo ocurre cuando tenemos un altercado con alguien en la calle: si en lugar de saltar como un gato para atacar verbalmente te detienes y piensas, vas a tener muchos menos problemas.

2.3.5. Busca una cara amiga

Si entre la audiencia hay alguien cercano a ti, búscale con la mirada de vez en cuando. Seguramente esa persona procurará sonreírte cuando la mires. Te relajará porque te hará sentir que estás en casa y reducirá tu natural miedo al extraño. También puedes hablar antes con ella y pedirle que te diga con gestos qué tal vas durante la presentación.

2.3.6. Cómo evitar la boca seca

Verás que todo el mundo que habla en público en cualquier sitio medio decente tiene una botella de agua colocada en el atril. Durante la presentación, el ponente hace una pausa de vez en cuando para echar un trago.

Como ponente puedes tener aprensión a beber algo porque quizá pienses que la audiencia va a creer que estás nervioso. Sin embargo, cualquiera que dé clases sabe perfectamente que, después de una hora hablando, no es que tengas la boca seca, es que no tienes voz. Es importante lubricar las cuerdas vocales con líquido, y si es caliente y con algo de miel, mejor.

Pero la verdad es que se suele relacionar el beber agua al hablar en público con estar nervioso porque efectivamente se te seca la boca cuando lo estás. La boca de algodón es solo otro síntoma de que nuestro cerebro nos está protegiendo, en este caso suspendiendo la digestión para tener más energía que concentrar en nuestra defensa.

Si eso te ocurre al hablar en público, es recomendable que bebas medio litro de agua antes de hablar. Pero bastante antes. De otro modo, a los cinco minutos tendrás ganas de ir al baño y no podrás porque estarás en medio de tu presentación, que no es lo mejor para estar relajado. El estar hidratado te va a permitir concentrarte mejor y rendir más. Durante la exposición, lo suyo es beber un sorbo cada quince minutos para mantener las cuerdas vocales lubricadas.

Y no te preocupes de si la audiencia está pensando que estás nervioso. Beber agua mientras hablas es de lo más normal. Tú sólo preocúpate de que no te tiemble la mano al sujetar el vaso. Si te ocurre, has de saber que se domina mucho mejor un vaso lleno que medio vacío porque pesa más y es más difícil que tiemble. Al llevarte el vaso a los labios, hazlo con el brazo pegado al cuerpo para reducir el temblor.

2.3.7. Si te tiembla la voz

Recuerda que si estás algo tenso, las cuerdas vocales también van a estar tensas y va a ser más difícil hacerlas vibrar. Lo malo es que probablemente este sea el síntoma que más va a delatar que no estás canalizando tu tensión como deberías.

Pero eso tiene una solución muy sencilla, que además hace que tu presentación tenga más fuerza: simplemente aumenta el volumen de tu voz hasta que deje de temblar. Cuando hablas alto, empujas más aire a través de las cuerdas vocales, lo que las hace vibrar más. Subir el volumen, además, te va a permitir aumentar el entusiasmo que transmites también con tu lenguaje corporal porque naturalmente vas a tender a que la fuerza de tus gestos acompañe a la fuerza de la voz. Es una cuestión de coherencia involuntaria.

2.3.8. No te quites la chaqueta

Si tiendes a sudar mucho, no te quites la chaqueta. Se te notará el sudor y aparentarás estar más tenso de lo que estás. Nada queda peor que alguien hablando en público en camisa con sendas manchas en las axilas. La audiencia interpretará que está nervioso, aunque sudar es un mecanismo natural para reducir el aumento de temperatura que genera la adrenalina.

2.3.9. Proyecta una situación imaginaria sobre tu audiencia

A todos nos asusta hacer ciertas cosas y subirse a un escenario es una de ellas. Una solución que funciona es imaginarte que eres otra persona: Napoleón, Churchill, la madre Teresa, Einstein, Steve McQueen, cualquiera que te haga sentir bien y poderoso. Imagina cómo lo haría esa persona, qué sentiría, cómo afrontaría lo que te parece difícil. Y ahora conviértete en ella y actúa como crees que lo haría. De hecho, es lo que hacen los actores. Si actúas asumiendo el papel de otro, es muy probable que no estés tan nervioso como cuando hablas en público porque de algún modo al hacer de otra persona te puedes olvidar de tus propias aprensiones y de tus dudas sobre ti mismo. Te estás engañando a ti mismo y te lo crees.

Otra cosa que el psiquiatra austriaco Victor Frankl sugiere hacer es llevar la situación al extremo del ridículo exagerando tus temores para que hasta a ti mismo te parezcan absurdos. Por ejemplo, imagina que la audiencia está formada en su mayoría por vampiros a los que se les está haciendo la boca agua de mirarte el cuello.

Y está el conocido recurso de imaginarte a la audiencia desnuda. Recuerda: la audiencia te da miedo porque si tú crees que lo has hecho mal, imaginarás que los oyentes opinan que lo has hecho fatal, y eso se puede cargar tu autoestima. Y, claro, si te los imaginas desnudos, estarás mucho menos nervioso porque te van a parecer ridículos y, por tanto, inferiores a ti. De este modo, ya no te van a imponer y tus nervios se evaporarán.

Este parece un método divertido, pero no funciona. Si no lo has intentado, hazlo la próxima vez a ver si estás de acuerdo con lo siguiente. Para empezar, te distraes del mensaje que quieres trasladar a tu audiencia. Vas a concentrarte más en ti mismo intentando llevar a cabo un ejercicio de imaginación complicado. Si ya es difícil intentarlo en la playa cuando estás aburrido viendo pasear a la gente, imagínate frente a un montón de personas que te están mirando a la vez. Demasiado trabajo cuando estás metido en algo tan intenso como hablar en público, que ocupa totalmente tu mente.

En segundo lugar, te desconectas de tu audiencia. Estás fantaseando, no pensando en los oyentes como receptores de tu mensaje. Lo que necesitas es conectar con ellos, hablarles de uno en uno y asegurarte de que comprenden el contenido que les quieres trasladar y que lo encuentran relevante. Si desconectas, pierdes la posibilidad de convencerles.

Y, además, ¿qué cara crees que pones cuando miras a alguien y te lo estás imaginando desnudo? Seguro que vas a tener problemas en mantener el contacto visual con tu público.

En vez de verlos desnudos, imagina lo bien que se lo están pasando los oyentes en tu presentación. Supón que triunfas y que al final de la presentación se ponen de pie para aplaudirte. En ese momento, si realmente tienes esa perversión, sí que te los puedes imaginar a todos desnudos.

2.3.10. Busca un elemento de seguridad

Hablar en público no es una actividad peligrosa, aunque te pueda parecer mortal en el momento en que te subes al escenario. Para resaltar que es una situación normal dite a ti mismo frases que revelen un aspecto de seguridad en lo que estás haciendo. Por ejemplo, «no conozco a nadie que haya muerto por hablar en público»; «alguien en este momento en algún lugar del mundo está hablando en público y no le está pasando nada malo»; «la sala está perfectamente acondicionada para eventos tranquilos como este»; «si me da un ataque, todos saben llamar al 112»; «mi salud de hierro puede hacer frente a cualquier alteración de mi ritmo cardiaco».

2.3.11. No se nota

A ti te parecerá que todo el mundo se está dando cuenta de lo nervioso que estás. Pero nadie se va a enterar de tu tensión porque es imposible saber lo que siente o piensa alguien si no te lo dice. No importa lo fuertes que sean tus emociones, siempre van a ser mucho más intensas dentro de tu cabeza de lo que le parecen a los demás. Un velocista olímpico en la salida de los 100 metros está sometido a una presión máxima y se siente increíblemente tenso, con sus contrincantes a medio metro a derecha e izquierda y millones de personas mirándole por televisión. A ti, en cambio, simplemente te parecerá que está concentrado y serio.

Es la ilusión de la transparencia: tú sabes lo que tienes dentro y tiendes a creer que esas emociones y pensamientos los está percibiendo todo el mundo. Lo que a ti te parece obvio los demás no lo perciben tan claramente. En 1998, Thomas Gilovich, Victoria Medvec y Kenneth Savitsky publicaron su investigación sobre la ilusión de la transparencia en The Journal of Personality and Social Psychology. La psicóloga Elizabeth Newton probó el fenómeno con un experimento sencillo: si tamborileas con tus dedos sobre la mesa el estribillo de una canción conocida, como Cumpleaños feliz , tenderás a pensar que la mayoría va a reconocer la canción porque en tu mente estás tocando cada nota y además es una canción famosísima. Pero en realidad sólo el 3% llega a reconocerla.

Gilovich, Medvec y Savitsky lo probaron con otro experimento divertido: la audiencia recibe un premio basado en cuántos ponentes mentirosos son capaces de detectar. Los ponentes contaban una mentira o un hecho cierto y luego se preguntaba a los que habían mentido cuánta gente pensaban que se había dado cuenta de su mentira. La mitad de los mentirosos declararon que creían que les habían pillado, pero la audiencia sólo detectó a una cuarta parte.

Cuando hablas en público, únicamente se nota una pequeña parte de los nervios que crees que tienes. Si te has grabado alguna vez en vídeo presentando, te darás cuenta en seguida de lo tranquilo que apareces en comparación con cómo te sentías. La ilusión de la transparencia se acrecienta por otro fenómeno relacionado: el efecto foco, que es la creencia de que todo el mundo está pendiente de ti cuando la realidad es que la mayoría de las veces simplemente eres uno más.

Lo más importante para canalizar tu tensión natural al hablar en público es practicar tu presentación hasta que te sientas cómodo. Si lo haces y respiras para relajarte, habrás conseguido canalizar tu tensión natural para lograr una presentación con el entusiasmo que necesita tu audiencia de ti.

3. ¿Por qué parece que los políticos no se ponen nerviosos?

Hay dos factores que intervienen para que los políticos hablen en público con total tranquilidad. El primero es que se lo creen. Están convencidos de su poder porque el entorno les hace sentirse superiores a los demás. Para creerte tu autoridad al hablar en público, aunque no tengas un maletín negro único, piensa que tú eres la autoridad en cualquier cosa sobre la que vayas a hablar. De otro modo, no estarías ahí haciendo esa presentación. Alguien te ha invitado a hablar porque confía en ti, y eso es todo lo que necesitas saber para sentirte tan importante en ese escenario como un ministro en el Congreso.

El segundo factor que hace que los políticos aparenten esa seguridad es que practican todos, pero todos los días. Hacen declaraciones en la calle, en la radio, en la televisión, en el Parlamento y por teléfono. Las primeras veces que lo hicieron posiblemente también se sintieron muy nerviosos. Pero después se convierte en una rutina que el cerebro domina y, por tanto, percibe como poco peligrosa. Si haces pocas presentaciones, lo vas a pasar mal cada vez que presentes. Si practicas todos los días, vas a controlar la tensión mucho mejor. Subestimamos el poder de la práctica al hablar en público porque rechazamos someternos al martirio que suponen las primeras veces, sin darnos cuenta de que el sufrimiento desaparece precisamente con la repetición del martirio.

Así que la próxima vez que veas a un político hablando en público y te impresione su entereza piensa que es el resultado de algo que tienes a tu alcance. Hace unos años, una amiga que había perdido totalmente el instinto de supervivencia al caerse de un árbol de pequeña nos convenció a unos cuantos para que probáramos a hacer parapente. Encontramos un club que funcionaba desde una colina, en la que un par de instructores te daban unas breves indicaciones y después te animaban a tirarte. Ya desde la hora del desayuno me encontraba bastante tenso.

Los síntomas que tenía eran exactamente los que hemos descrito que se tienen al hablar en público. La adrenalina me decía que no me moviera de casa, pero claro, mis amigos me habrían llamado gallina el resto de mi vida, y para evitar ese peligro aún mayor me subí al coche.

Durante el viaje pensaba que todo iba a salir fatal, que es lo que se llama visión de túnel. Estaba sobrestimando las posibilidades de fracaso y las consecuencias, que en este caso eran partirme algo o todo. No podía pensar en otra cosa para relajarme.

Al llegar al centro de entrenamiento, ya percibí que aquello no era realmente seguro. Uno de los instructores nos demostraba cómo manejar los brazos y mientras los levantaba, se veía la tremenda escayola que le cubría el tronco. Había aterrizado mal al despistarse en un vuelo.

Cuando me tocó, me concentré en los detalles de la tarea sin pensar en las consecuencias. Paracaídas atrás, empiezas a correr hasta que se eleva y ¡zas!, al aire. En esos segundos durante los que te vas a meter de lleno en la amenaza, puedes pensar en ti mismo y hacerlo probablemente mal o pensar nada más que en la tarea y brillar. Lo bueno es que tu cerebro siempre te obedece si te pones a ello. Para conseguirlo preparas bien todo lo que se pueda preparar y te dejas llevar. Igual que cuando te subes al escenario, te puedes poner a temblar de manos y voz si aún no te has convencido de que no te vas a estrellar contra el suelo o proyectar tu energía hacia la audiencia y pasártelo bien presentando.

Cuando aterricé, había disfrutado tanto que ese día hice otros cinco vuelos. Lo más divertido no es volar, sino conquistar tus miedos.

2

El público sólo tiene sitio para una cosa: tu mensaje

Aprender a canalizar la tensión es el primer paso para ser un presentador irresistible. El siguiente, según la sabiduría popular, es saber manejar la voz y los gestos para aparecer como un presentador dinámico. Seguramente habrás oído hablar de cómo, en la comunicación, el lenguaje no verbal y cómo utilizamos la voz es mucho más importante que lo que decimos con palabras. A través del lenguaje corporal expresamos mares de sentimientos y actitudes.

El mantra de que a través del lenguaje no verbal expresamos la mayor parte de lo que decimos está basado en una asunción errónea de los estudios de Albert Mehrabian, psicólogo de la universidad UCLA (Estados Unidos). Mehrabian estudió en 1967 las reacciones de personas ante sentimientos comunicados por otros mediante la expresión de la cara y a través de la inflexión de la voz. Llegó a la conclusión de que el 55% de lo que decimos lo hacemos a través del lenguaje corporal; el 38%, a través de la inflexión de la voz; y sólo el 7%, mediante las palabras.

El propio Mehrabian ha dicho que su estudio versa sobre un tipo muy concreto de comunicación: aquella en la que lo que se dice y cómo se dice sean incongruentes, lo que no es aplicable a cosas como las presentaciones. Las palabras siguen siendo muy importantes.

Es cierto que la regla Mehrabian 55/38/7 nos da pistas sobre lo fundamental que es el estilo al hablar en público para transmitir tu mensaje a la audiencia. Pero antes de pensar en cómo manejar los gestos y la inflexión de la voz es necesario conocer cómo estructurar las palabras de un mensaje sencillo que resulte relevante a tu audiencia no solo porque así te vas a asegurar de que tu mensaje se entiende y se acepta, sino porque si tienes el contenido de tu presentación bien estructurado, con un flujo que te hace sentir cómodo, todo lo demás vendrá rodado.

En uno de los eventos TEDx en los que asesoro a los ponentes, uno de ellos estaba en un estado de tensión notable dos semanas antes de su presentación. Este ponente estaba muy habituado a hablar en público, pero participar en TEDx le generaba un grado mayor de tensión. Después de un par de ensayos en los que aparecía totalmente descolocado, nos detuvimos para revisar su material. Resultaba que no tenía nada claro lo que quería comunicar ni los puntos clave ni el flujo entre ellos. Era como hablar sin saber qué decir porque su discurso no le cuadraba ni a él. Sin embargo, en cuanto organizamos lo que quería decir, sus gestos y su voz cambiaron por completo y sin esfuerzo. Parecía que había nacido haciendo ese discurso. Transmitía lo que quería con entusiasmo olvidándose de sí mismo para concentrarse en lo que el mensaje suponía para la audiencia. Cuando tienes claras las ideas, no tienes ni que recordarlas. Vienen solas. Es como colocar el tenedor a la izquierda y el cuchillo a la derecha. Su ponencia fue un éxito, y sólo había requerido estructurar lo que ya tenía en la cabeza.

¿Qué hacer para acertar con el contenido al hablar en público? Cuando sales de una presentación pensando en lo interesante que ha sido, seguramente haya incluido estos ingredientes:

Un mensaje sencillo y fácil de recordar.

Una razón por la que la audiencia debería prestar atención.

Algo que el ponente quiere que la audiencia haga después de la presentación.

Una estructura impactante y fácil de seguir.

Elementos que mantienen la atención de la audiencia.

1. Cómo debería ser tu mensaje

En la mayoría de las presentaciones a las que has asistido como parte de la audiencia, te han hecho una descarga sin piedad de información y seguramente no te acuerdas de nada de lo que te dijeron. Pero no te preocupes: no tiene nada que ver con un síndrome de déficit de atención y le ocurre a todo el mundo. Lo habitual es que el presentador encarrile diapositivas y suelte lo que quiere contar sin tener claro, ni siquiera él, cuál es la clave de todo lo que está diciendo. Esa clave es el mensaje.

El ciudadano medio recibe más de mil impactos informativos al día, entre ellos publicidad, noticias, comentarios e impresiones. Hoy estamos rodeados de mucha más información de la que recibíamos antes de que pudiésemos digitalizarla. Y la recibimos a través de un número de canales de transmisión que no tiene nada que ver con la situación de la familia sentada en el sofá viendo una de las dos cadenas de televisión disponibles; sólo tienes que echarle un vistazo a tu teléfono o tableta o al menú de tu cámara de fotos.

En esta pesadilla de unos y ceros, para la audiencia resulta mucho más complicado recordar ni siquiera la esencia de lo que le cuentas.

Y aparte de lo que nos permite la tecnología, el ritmo de la vida se ha acelerado audiencia no tiene tiempo para ti.

Además, tenemos mucho más de donde elegir: date una vuelta por la sección de cereales para el desayuno en cualquier supermercado o intenta escoger entre las variantes de un mismo modelo de coche.

La capacidad de concentración de la audiencia también juega en tu contra. Seguramente habrás oído por ahí que después de 20 minutos el público tiende a desconectar. Pues tengo malas noticias: no son 20 minutos, sino 20 segundos. Nuestra memoria a largo plazo es una telaraña de conceptos entrelazados entre sí de mil maneras. Si oyes la palabra deshielo, inmediatamente te vienen a la cabeza imágenes de bloques de hielo cayendo al mar, de montañas en primavera, a lo mejor conceptos de política. Cada una de estas ramificaciones conecta a su vez con otras, por ejemplo, truchas, bosques, vacaciones, playa, sombrilla, calamares a la romana, harina, obesidad, etc. Así que va a ser muy difícil mantener a la audiencia concentrada en lo que le estás diciendo. Incluso si nunca han oído hablar del deshielo, las cabezas de los oyentes tienen otras diez cosas en las que pensar, como la discusión de anoche con su pareja, la planificación del fin de semana, la compra de la lavadora, el resultado de las elecciones o su petición de aumento de sueldo. La mitad de tu audiencia puede estar pensando en otra cosa, es de lo más normal.

Así que lo que quieres decirles a las personas que te escuchan tienes que dejárselo muy claro, decírselo de manera muy breve y muy sencilla. Y para conseguirlo, primero has de decidir cuál es tu mensaje. Si no lo haces, ellos no lo harán por ti.

El mensaje es eso de lo que quieres que se acuerden dentro de un año. Toda tu presentación tiene que trabajar para conseguir que recuerden la esencia de lo que les has dicho. Las grandes marcas lo hacen muy bien con su comunicación. Ariel es…; la ciudad más romántica del mundo es…; la marca de coches más segura es… Es lo que se llama posicionamiento, que hace que nuestra marca ocupe una posición única en la mente del consumidor. Y eso es precisamente lo que tienes que lograr: que posicionen claramente en su mente lo que les has dicho.

Para tener una posición clara, el mensaje sólo puede ser uno o será un mensaje confuso. Además de estar rodeados de más información de la que podemos procesar, nos gusta relacionar cada cosa con un concepto porque buscamos simplificar nuestras percepciones para sobrevivir: un paso a nivel sin barrera es peligroso, igual que un tigre en la selva; un cuartel de policía en una calle oscura transmite tranquilidad; un río es vida; Volvo no es seguridad y deportividad porque entonces no sería ninguna de las dos cosas para los consumidores; Brasil probablemente sea pasión; y Suiza, precisión. Pero intenta decidir cuál es tu percepción de Indonesia: lo más probable es que sea una mezcla confusa de conceptos variados que hacen que no recuerdes ese país por algo en especial.

Tienes que hacer que tu presentación gire alrededor de tu mensaje. Para conseguirlo decide antes de empezar a prepararla qué es eso que quieres que recuerden dentro de un año.

Para hacer frente a su falta de tiempo necesitas brevedad. Debería ser una frase de pocas palabras o la audiencia se perderá. Por ejemplo, «váyase, señor González». Corto y fácil de recordar. Cuando Churchill transmitió a los ingleses lo que esperaba de ellos en la Segunda Guerra Mundial, dijo: «no tengo nada que ofrecer más que sangre, trabajo, lágrimas y sudor». Reagan junto al muro de Berlín: «señor Gorbachov, haga caer este muro». J. F. Kennedy: «no preguntes lo que tu país puede hacer por ti».

Es conveniente hacer tres cosas para que tu mensaje sea sencillo de entender:

Repítelo al menos una vez cada diez minutos y siempre al principio y al final de la presentación. No tienes por qué repetir la frase exacta. Las frases magistrales que resumen el mensaje, como «¡al fin libres! ¡Al fin libres! ¡Gracias, Dios Todopoderoso, somos al fin libres!» –Martin Luther King, discurso en la Marcha sobre Washington, 28 de agosto de 1963–, quedan mejor si se pronuncian al final. Aquí tienes un ejemplo de repetición frecuente de un mensaje: http://www.c-spanvideo.org/clip/4170683. El mensaje es this is really bad, en 00.15, 00.34, 01.07, 01.52, 04.16, 05.20, y 09.25.

Haz que cada punto que presentes se relacione con el mensaje de manera consistente. Por ejemplo, si tu mensaje es que todos podemos hacer algo para prevenir los incendios forestales, dinos qué podemos hacer cuando hables del fuego provocado por colillas, por barbacoas, por rayos, por quemas de rastrojos, por tubos de escape o de modo intencionado.

Cuando vayas a repetir el mensaje, di: «si sólo tuvierais que recordar una cosa hoy, sería…», «lo más importante de todo lo que vamos a hablar hoy es esto» o «la clave de esta presentación es…», etc. Estas frases hacen que las personas de tu audiencia abran bien las orejas porque les alertan de que viene algo relevante.

Nunca empieces una presentación sin saber bien qué es lo que quieres que la audiencia recuerde. Y nunca empieces una presentación sin tener muy claro qué va a ganar al escucharte ese día.

2. ¿Qué quieres que hagan?

Es posible que nunca te hayas tirado en paracaídas. Aparte de que se abra, es importante saber dónde vas a caer. Es decir, es fundamental tener un objetivo de aterrizaje. Según mi experiencia, en el 80% de las presentaciones los ponentes tienen como objetivo acabarlas. La presentación pasa a ser un fin en sí misma porque nos puede poner tan tensos que lo que queremos es que se pase rápido y que nuestra autoestima no se vea afectada.

Cuando finaliza la presentación, la pregunta que se suele hacer el ponente es: «¿qué tal lo he hecho?». Y, sin embargo, debería ser: «¿he conseguido convencer a los oyentes para que hagan lo que quiero que hagan?». El objetivo no debería ser terminar cuanto antes sin ponerme nervioso; tampoco ha de ser «que me aplaudan» porque entonces tu atención no estará en ellos, sino en ti mismo. Recuerda que esto no es bueno para canalizar la tensión ni para comunicar un mensaje con dinamismo.

Sobrevivir a la presentación no es un objetivo, sino un deseo. Tu presentación estará mucho más enfocada y ordenada si tienes un objetivo. Podrías pensar que una presentación puede tener sólo dos objetivos: convencer o informar. Pero aquí caben todos los demás que te puedas plantear, como presentarse, despedirse, presentar a alguien, presentar un proyecto, consolar, motivar o agradecer. Sin ir más allá, es verdad que estas son metas bien definidas. Pero lo que hace que un objetivo dirija tu presentación es pensar en la audiencia: buscar que haga algo cuando hayas terminado con ella.

El objetivo debería estar centrado en qué quieres que haga la audiencia como resultado de tu presentación. ¿Quieres que tus oyentes se apunten a una asociación? ¿Que se compren una nevera? ¿Que piensen todos los días sobre el problema que les has expuesto? Si tienes claro lo que quieres que hagan, toda tu presentación se dirigirá a ese objetivo, tú serás más consistente al hablar, y ellos verán un andamiaje sólido que rodea tu contenido.

¿Cómo saber si tu objetivo es bueno?

«Quiero que el cliente considere mi producto como una alternativa al que compra ahora» no es un buen objetivo para tu presentación de ventas. «Quiero que el cliente me pida tres cajas de mi producto para probarlo» sí que es un objetivo con acción incluida.

«Quiero que mi familia vea cómo he progresado en mis habilidades de hablar en público este año» no es un buen objetivo para tu brindis de Navidad. «Quiero que mi familia llore de risa cuando escuche mi brindis de Navidad» sí que es un objetivo porque pretende que la audiencia haga algo como consecuencia de tu presentación.

Cuanto más accionable es el objetivo, mejor. ¿Qué es más accionable, que cambien como padres su visión de los adolescentes o que se sienten al día siguiente a hablar con su hijo de quince años? Olvídate de ti mismo y piensa en qué quieres que hagan cómo resultado de tu presentación.

3

No les importas tú, lo que les importa son ellos mismos

Ver una presentación puede ser como ver un anuncio larguísimo. A veces no sabemos qué es lo que nos han querido vender. Nada más empezar tenemos que darle a la audiencia el beneficio clave de lo que les estamos contando, es decir, la razón por la que quieres que te presten atención. Recuerda las últimas presentaciones en las que has estado. Seguramente tendrás en la cabeza una nube de impresiones sueltas de cada una, pero nada definitivo, a no ser que fueran presentaciones divertidas o trágicas.

¿Por qué debería la audiencia escuchar tu mensaje? Tienes que decirle qué va a ganar haciéndote caso ese día: le vas a hacer la vida más fácil; le vas a ahorrar dinero o tiempo o disgustos; va a aprender algo que no sabe nadie; va a tener más amigos; va a ser más feliz. En los tres primeros minutos, el público decide si merece la pena prestar atención o si va a ser otra de esas presentaciones en las que habría deseado sentarse más cerca de la puerta. En esos minutos es cuando tienes la ocasión de captar su atención. Los oyentes tienen demasiadas cosas en la cabeza como para hacerte caso y se van a evadir si no les cuentas qué hay para ellos.

Si estás presentando tu marisquería de barrio, desde el principio deberías contarles a tus potenciales clientes que solo en tu restaurante pueden repetir de centollo todas las veces que quieran, por ejemplo.

Si el tema es el estado de las poblaciones de pingüinos en la Antártida, ofréceles que puedan apadrinar a una familia de pingüinos para sentirse responsables y satisfechos con su labor por el planeta.

Si hablas de la nueva promoción en los supermercados de la zona sur a los vendedores de tu empresa, asegúrate de que les cuentas lo fácil que les va a resultar vender. Cuando hagas la presentación de resultados de tu proyecto al director general, incluye cómo contribuye a la consecución de objetivos que le ha fijado su jefe.

Hasta en una presentación sobre la obra de caridad de una ONG deberías hablar de lo bien que se van a sentir haciendo algo por los demás.

El beneficio para tu audiencia suele ser sencillo de determinar. Si te pones en su lugar, darás rápidamente con la clave. Pero a veces los oyentes acuden con una barrera levantada contra cualquier beneficio que le quieras presentar. Estas barreras suelen ser de tres tipos:

No necesitan lo que dices que hay para ellos en tu presentación. Por ejemplo, si vendes un coche basado en su durabilidad, algunos dirán que no lo necesitan porque cambian de coche cada tres años.

Ya tienen lo que les quieres dar: siguen con el coche de su abuelo, que por supuesto dura más que el que tú les quieres vender.

No se creen lo que les estás diciendo: están convencidos de que todos los coches fallan.

Si te resulta difícil hacer que se crean el beneficio que les proporcionará tu presentación, trata de levantar esas barreras mediante la aplicación de insights (creencias, opiniones o sentimientos relativos a lo que quieres venderles con el que la mayoría de las personas están de acuerdo). Se podría traducir literalmente como visión interna, es decir, una oportunidad de entender mejor lo que la persona piensa o siente. Los insights se usan en marketing y en publicidad para conseguir hacer creíble el beneficio que ofrecen las marcas.

Por ejemplo, si vas a hablar de la conveniencia de ahorrar agua, el beneficio podría ser que si no la malgastan, nunca van a tener sed. Pero como en nuestro mundo desarrollado es altamente improbable que nadie tenga sed por falta de agua, es muy posible que a tu audiencia le parezca una presentación muy fluida, pero que le dé igual. Así que podrías buscar un insight que levante esa barrera de «no necesito este beneficio», por ejemplo, relacionando el no tener sed con la vida, mostrando jardines rebosantes de fuentes y pájaros y la sed con el desierto de Gobi.

Tu audiencia es bombardeada todos los días con un chorro inasumible de información. Así que elige muy bien a qué quiere prestar atención, y probablemente tu presentación no esté entre sus prioridades. Asegúrate de que das a tus oyentes una razón para hacerte caso, y que esa razón tenga que ver con ellos.

4

123 123 123: la estructura

Ya sabemos hacia dónde tiene que ir la presentación porque tenemos un mensaje y un objetivo claros, además de estar seguros de que el mensaje es relevante para la audiencia, puesto que tiene algo que ganar con escucharte. Ahora es el momento de organizar lo que le vamos a contar.

La estructura de una presentación, como la de un drama griego, siempre es la misma. La puedes acomodar al perfil de la audiencia y al tema alargando una parte u otra, pero para transmitir tu mensaje con fuerza necesitas seguir un orden. Ese orden es el que consigue que el público perciba que tu presentación tiene consistencia. Incluso si no has tenido tiempo de ensayar todo lo necesario, la estructura adecuada puede ayudarte a brillar.

La presentación debe tener tres partes claramente diferenciadas –la introducción, el cuerpo y el cierre–, y cada una de ellas, a su vez, tiene tres partes.

Esta estructura tan obvia hace que la audiencia se relaje y se concentre en tu mensaje porque les estás ofreciendo un planteamiento al que está acostumbrada. Es el clásico «diles qué les vas a decir, díselo, diles lo que les has dicho» que permite que recuerde mejor tu presentación. Y para ti, la estructura funciona como una guía para darte seguridad porque te puedes olvidar del problema de la organización. No se puede hacer un buen flan sin un molde.

1. La introducción

Para preparar tu presentación no se te ocurra empezar por la introducción. Te tirarás horas dándole vueltas y no conseguirás encontrar algo con lo que te sientas cómodo porque la introducción no puede existir sola: sale directamente del cuerpo de la presentación. Cuando hayas terminado de preparar el cuerpo, se te ocurrirán sin esfuerzo varias alternativas para empezar.

La introducción siempre tiene tres apartados:

Algo con lo que agarras la atención del público.

La mención del tema del que vas a hablar.

Qué va a ganar la audiencia si te escucha.

1.1. Agárrales

En un año puedo asistir a unas 1.500 presentaciones, que van desde un minuto a varias horas. La proporción de las que empiezan atrapando mi atención al instante es del 2%: «quedan sólo 1.400 tigres de Bengala en la India»; «ayer me pasó algo horrible»; «mi tía Margarita siempre decía que…».

El resto abre con frases como nuestros tradicionales «bueno, pues» o «buenos días»; «queridos amigos»; «bienvenidos»; «lo primero, muchas gracias por invitarme»; «es un honor poder hablar aquí hoy»; «queridos miembros de la junta directiva, estimados socios»; «quisiera empezar con algo». Tampoco es respetable el clásico «estoy orgulloso de estar hoy aquí con ustedes» porque a nadie le importa que estés orgulloso, sino si les vas a entretener.

¿Qué es lo que consigues con cualquiera de estas alternativas? Que la audiencia busque la posición más relajada en sus asientos para hacer frente a otra presentación a olvidar. Incluso Steve Jobs, un ponente admirado donde los haya, pierde una oportunidad de oro en su famoso discurso de Stanford. Al empezar dice: «gracias, es un honor estar con ustedes hoy». Qué diferencia si hubiera dicho: «mis padres me cedieron a otra familia cuando era solo un bebé. No tenían dinero para alimentarme. Gracias por invitarme hoy a la ceremonia de inauguración, en la que les voy a contar tres historias en este auditorio tan admirado por mí que es Stanford…». Se habrían quedado boquiabiertos, alguno seguramente pensando «qué grosería que no abre con los reconocimientos». Pero no dejas de cumplir con las formalidades si cambias el orden. En lugar de calentar a la audiencia poco a poco, les tienes calientes desde el principio. Es cocinarles en un microondas frente a cocinarles en una olla: les agarras al instante o les agarras poco a poco.

El encontrar una proporción tan baja de aperturas interesantes nos dice dos cosas. La primera, que muy poca gente se atreve a empezar una presentación con algo así por temor a parecer descarado con la audiencia. El razonamiento es este: mejor empezar con algo que se use siempre, como saludar. Al saludar estamos rompiendo barreras, nos estamos haciendo cercanos y, por tanto, quitando la tensión que genera el miedo al extraño. Le estamos diciendo que no pretendemos hacerle daño para que él no nos lo haga. El «bueno, pues» y frases similares son muletillas que de puro coloquial te acercan al público.

Pero el público no te respeta más porque quieras hacerte más simpático, sino porque aparezcas poderoso. Y el mejor momento de aparecer poderoso es el de la primera impresión.

Tu «bueno, pues» se va a perder sin remedio entre los cientos de mensajes que recibe la audiencia el día de tu presentación. Necesitas algo potente para engancharles desde el principio. Es lo mismo que se hace en las películas. La primera escena capta al público y prepara su atención para el resto de la película. Apocalypse Now no empieza con vistas aéreas de Vietnam, sino con una selva que se incendia con napalm mientras suenan los Doors. El caso Bourne comienza con alguien flotando a la deriva de noche en un mar tormentoso. Tiburón empieza con la famosa música y lo que ve el tiburón al avanzar bajo el agua. Todas las películas de James Bond tienen una escena de acción extrema al principio.

En tan sólo 30 segundos, el público decide si te va a prestar atención o no. Piensa en las vallas publicitarias de la carretera: probablemente no les hagas mucho caso a no ser que te llamen inmediatamente la atención con colores, imágenes o palabras con letra muy grande. Para las vallas es mucho más difícil que para ti: ni siquiera disponen de 30 segundos de tu atención.

La mejor manera de empezar es con algo que cautive la atención del público durante esos primeros segundos. Si lo primero que dices no es ni tan siquiera un simple «hola», la audiencia no va a pensar que eres un grosero, sino que eres poderoso porque te atreves a soltar algo que no pega en ese momento y que no se espera. No es agresivo, es sorprendente.

Ese algo puede ser un dato llamativo, como el de los tigres de la India, una historia, un hecho inusual, una cita, una canción, una anécdota, una actividad que solicitas que haga la audiencia, una pregunta, una actuación, un ejemplo, una foto, un vídeo, un invitado, un objeto que enseñas. Cualquier cosa que consiga que el público piense que va a ver algo que merece la pena. El saludo viene después, cuando ya tienes a los oyentes agarrados.

La otra cosa que nos dice ese 2% de aperturas interesantes es que tienes una oportunidad de oro para destacar sobre las miles de presentaciones que empiezan con «bueno, pues». Cuando empiezas con algo que se aleja de lo habitual, la audiencia te clasifica como distinto. La probabilidad de que recuerde tu mensaje acaba de subir unos cuantos peldaños.

1.2. El tema

A continuación, diles a tus oyentes sobre qué les vas a hablar. Simplemente menciona el asunto: «hoy vamos a hablar de los avances en la gestión de las crisis de personalidad» o «nuestro tema para hoy es la construcción de la pirámide de Keops». Es de cajón que les tienes que decir sobre qué vas a hablar. Lo que no está tan claro es cuándo decírselo, y el mejor momento es después de haber agarrado su atención.

Hazles un favor y no les enseñes una agenda en PowerPoint. Es lo más aburrido que puedes hacer al principio. Ponte en su lugar, en el que seguro que has estado muchas veces, deseando que la presentación tengas pocas diapositivas. Es curioso, pero a casi todo el mundo le parece necesario enseñar una agenda al principio de su presentación. Mi teoría es que los que empiezan su presentación así tienen en mente el índice de un libro porque piensan descargar sobre su audiencia el mismo montón de información que permite un libro. La realidad es que nadie se mira el índice de los libros porque el flujo de la lectura te lleva. Y si no lo necesitas en un libro, ¿por qué lo vas a ofrecer en una presentación? Si lo haces, les estás diciendo que tu presentación es como un catálogo de muebles, sin continuidad entre capítulos. La agenda proyectada sólo anuncia tedio. En su lugar, si realmente tienes muchos apartados diferenciados, agrúpalos en grandes grupos y no los enseñes en una agenda. Díselos.

1.3. Qué van a ganar

Después de hablarles a tus oyentes del tema, asegúrate de que les cuentas qué hay en tu presentación para ellos. Recuerda que es una de las claves para hacer interesante tu presentación, y este es el momento de dejárselo clarísimo. Cuando les dices en la introducción qué hay para ellos, consigues dos cosas:

Que te presten atención. Aunque no les interese el tema, si les haces ver cómo les afecta, su actitud cambiará desde el distanciamiento o el escepticismo al interés que suscita cualquier cosa que tenga que ver con uno mismo.

Que se den cuenta de que has pensado en ellos. No les vas a soltar un rollo, vas a hablarles de su relación con el tema. Aunque se trate de una cuestión costumbrista, como las actividades de las mafias en Asia, y estés hablando a un grupo neutral en ese asunto, como a una asociación de decoradores de interior, siempre hay algo que relaciona el tema con la audiencia. Por ejemplo, cómo parte del precio de compra de material de decoración proveniente de un país asiático es desviado hacia grupos peligrosos.

Esta apertura en tres partes funciona. Olvida las salutaciones y los lugares comunes al principio y empieza con garra. Por ejemplo, si fueras a hablar de matemáticas financieras a un grupo de amas de casa, usa como gancho una anécdota:

Agárrales: cuando yo estudiaba Economía, las matemáticas financieras eran la asignatura más aburrida de todas. Creo que la aprobé porque el profesor estaba hablando por teléfono cuando corregía mi examen.

El tema: hoy vamos a hablar de cómo hacerlas divertidas en la economía doméstica, de la que ustedes son las directoras generales en su casa.

Qué van a ganar: cuando acabemos nuestra sesión, van a saber cómo ahorrar al menos un 20% del gasto mensual en casa de una manera muy sencilla.

Si fueras a hablar de tsunamis a un grupo de estudiantes, capta su atención con un hecho inusual:

Agárrales: nueve de cada diez personas de las que mueren por efecto de un tsunami saben nadar. Pero nadar no sirve de nada en esta situación.

El tema: los tsunamis no se pueden controlar, pero sí prevenir.

Qué van a ganar: hoy vamos a aprender a sobrevivir a un tsunami por si alguna vez os encontráis con uno en vuestros viajes.

Si la presentación fuera sobre las influencias externas en la cohesión de un equipo, empieza con una historia:

Agárrales: según una antigua historia apache, dos ancianas estaban cocinando un potaje, que unos niños traviesos estaban intentando robarles. Las dos eran ciegas, así que cada una estaba sentada a un lado del fuego moviendo sus palos de lado a lado sobre la olla para evitar que nadie se aprovechara de su ceguera y les quitara el potaje. Los niños encontraron una olla vacía, que en un despiste de las viejas sustituyeron por la que había sobre el fuego. Como la olla ahora sonaba a hueca cuando le daban con los palos, las ancianas concluyeron que el agua ya había hervido y que el potaje estaba listo. «Vamos a fumar un rato mientras se enfría», sugirió una. «Muy bien», contestó la otra, y empezaron a fumar una pipa que se pasaban entre ellas. Mientras fumaban, seguían moviendo los palos de lado a lado por encima de la olla vacía. Los niños cogieron la pipa de la mano de una de las ancianas cuando se la estaba ofreciendo a la otra. «Estás fumando todo el rato», dijo esa otra. «Te he pasado la pipa hace un rato», respondió la primera. «No me la has pasado», protestó la segunda. Justo en ese momento, los niños le dieron un manotazo en la boca a la primera anciana, quien, pensando que había sido la otra, se lo devolvió, y ambas se enzarzaron en una pelea con sus palos. Cuando se cansaron de pelear, fueron a comerse el potaje. Cada una pensó que la otra se lo había comido, lo que provocó que siguieran peleándose.

El tema: nuestra presentación hoy va a tratar sobre cómo factores que no podemos ver claramente afectan a la manera en la que nos relacionamos en el equipo.

Qué van a ganar: si sabemos cómo nos afecta la presión externa, vamos a poder trabajar mejor coordinados y podremos irnos antes a casa todos los días.

Imagina que vas a hablar a un grupo de directivos acerca de la importancia de desconectar usando como enganche algo que les haga participar.

Agárrales: por favor, me gustaría que cada uno escribiera en un papel el problema más acuciante que tenga en la cabeza de trabajo o personal. Es para vosotros, no lo vamos a poner en común (después de dejarles dos minutos para pensar, pasas una papelera y les pides que arruguen el papel y lo tiren a la basura).

El tema: ahora vamos a discutir tres maneras de aparcar temporalmente esos problemas que parece que no nos quieren dejar y que no nos permiten rendir al máximo porque nos nublan la mente con preocupaciones.

Qué van a ganar: cuando salgamos hoy de nuestra charla, vamos a ser capaces de concentrarnos sin esfuerzo en cualquier tarea al 100%.

Para hablar de la inmensidad del universo podrías empezar proyectando una foto de la Vía Láctea:

Agárrales: esto que ven aquí seguro que les resulta familiar porque es nuestra casa. Si lo comparamos con el universo, la Vía Láctea sería una moneda de un euro y el límite del universo conocido estaría a 30 kilómetros.

El tema: esto parece muy grande y nuestro planeta insignificante, pero a pesar de lo que se suele decir, la Tierra es un lugar muy especial.

Qué van a ganar: hoy vamos a llevarnos una impresión muy distinta de nuestro lugar en el espacio y una perspectiva nueva.

1.4. ¿Y las formalidades, qué?

Hemos quedado en que es mejor evitar las trivialidades nada más abrir la boca. Entonces, ¿cuándo saludo, cómo doy las gracias si tengo que darlas y cómo me presento? Las formalidades son necesarias, pero al hablar en público tienes la licencia del director de pista: puedes alternar el orden de lo que se espera de ti sin aparecer pretencioso y romper los convencionalismos a tu favor para captar su atención.

Las formalidades hacen que la gente se sienta cómoda. Estás además diciendo con ellas que sabes seguir un protocolo, que sabes estar porque tienes una formación que te distingue. Es una manera de ser apreciado instantáneamente. Transmites que se puede depender de ti, que sabes hacer lo que la mayoría entiende que es lo más fácil para no sentirse incómodo. La palabra protocolo puede transmitir connotaciones negativas, como que eres estirado, lejano, poco amigable o pretencioso. Nada más lejos de la realidad. Sin protocolo acabaríamos a tortas todos los días, en las embajadas y en el metro.

Tienes tres formalidades a cubrir al principio de tu presentación: el saludo, presentarte y agradecer la invitación a hablar. Cuando lo haces, depende de si te presentan o no.

Si te presentas tú, lo ideal es que lo hagas después de haber captado la atención de la audiencia. Simplemente saluda, di tu nombre y, si es necesario, tu historial en 30 segundos. Esto te da credibilidad porque estás contándoles por qué estás cualificado para hablarles del tema. El objetivo es que tu perfil profesional o humano les haga ver que les interesa escuchar lo que les vas a decir. Además, te van a percibir como seguro de ti mismo porque hablar de uno mismo genera un grado más de tensión: de alguna manera te estás exponiendo a ellos, te estás abriendo y, por tanto, les estás dando más oportunidades de evaluarte, que es lo que puede afectar a tu percepción de autoestima.

Pero no les aburras contándoles la historia de tu vida. Simplemente di: «buenos días, soy Juanito Esquimal, directivo de la agencia de viajes Polo Norte y conductor de trineos de perros, con los que he ganado tres carreras en Alaska» si vas a hablar de los viajes árticos. A continuación les podrías agradecer la invitación justo antes de decirles de qué vas a hablar: «muchas gracias por invitarme a hablar de este tema tan apasionante para mí como es el de los viajes extremos».

El agradecimiento es opcional. Yo prefiero no hacerlo en la mayoría de las ocasiones. Dar las gracias al público es un convencionalismo de los gordos y le quita fuerza a tu introducción. Si estás hablando en un sitio en el que te no te presenta nadie, probablemente sobre el dar las gracias.

La secuencia cuando no te presentan sería entonces la siguiente:

Agarra a tus oyentes.

Saluda.

Preséntate.

Agradece la invitación (opcional).

Expón el tema.

Descubre a la audiencia qué va a ganar.

Si te presenta alguien, que es el caso más frecuente, ten cuidado con el presentador. Hace unos años me invitaron a dar una conferencia sobre cómo hacer un plan de comunicación. Perfecto porque me lo sé, así que fui al sitio encantado y dispuesto a empezar con algo que atrajera la atención del público para presentarme a continuación.

Pero mi anfitrión tenía preparada una introducción, en la que me presentaba a partir de mi currículo.

El caso es que lo hizo bien porque destacó, con mi currículo delante, las partes más relevantes. Lo malo es que lo estaba leyendo directamente. Cuando se presenta a alguien realmente importante, el presentador no lee el historial profesional de esa persona porque se lo sabe. No me imagino a nadie presentando al presidente de Repsol leyendo desde su historial profesional. Así que si te presentan como un ponente más, estás perdiendo un pelín de autoridad.

Por otro lado, es muy probable que tu presentador se equivoque. Puede que le bailen las fechas si las menciona dándote menos experiencia de la que tienes o que pronuncie mal el nombre de alguna compañía en la que has trabajado porque no la conoce o que hable de puntos irrelevantes.

Si el protocolo del acto requiere que te presenten, dale un briefing o informe antes a tu presentador. Cuando te presentan, tu primera impresión a la audiencia, que es la que cuenta, no la vas a dar tú. Asegúrate de que va a decir lo que tú quieres que diga: haz que te lo repita un par de veces antes de que se lo cuente a un montón de gente que no te conoce de nada. Después de todo tú te has preparado bien y no puedes permitir que alguien que posiblemente esté improvisando te fastidie el principio de la presentación.

Cuando haya acabado, dale las gracias por la presentación y cuenta hasta cinco antes de empezar con la apertura. Esta pausa te permitirá borrar el tono intranscendente que seguramente ha imperado en su intervención para empezar con fuerza tu introducción. El orden desde aquí es el mismo:

Agarra a tus oyentes.

Saluda.

Expón el tema.

Descubre a la audiencia qué va a ganar.

1.5. Excepciones

En algunas situaciones, el protocolo obliga a colocar primero las formalidades. Por ejemplo, si vas a presentar tu tesis doctoral, es conveniente dirigirte primero a los miembros del tribunal. Estas situaciones se cuentan con los dedos de una mano. En el resto de los casos, atrévete a ser diferente para captar la atención de la audiencia desde el principio.

1.6. La introducción, de memoria

Si no te sabes el comienzo de tu intervención al hablar en público, a lo mejor tienes un problema. Te subes al escenario, estás relajado porque vas a hablar de la predominancia de la cultura cretense en el desarrollo del Mediterráneo temprano, un tema que conoces bien. Has hablado con algún miembro de la audiencia antes de empezar, así que tus oyentes ya no son todos unos extraños que te quieren comer. Te has preparado unas cuantas diapositivas de PowerPoint y llevas tu colección de jarrones minoicos.

Como el tema te es familiar, has pensado en empezar contándoles cómo empezó tu afición. De repente, la persona que te ha invitado a hablar termina de presentarte, y las 200 personas que forman la audiencia te están mirando muy serias. Estás sudando, tienes la boca seca, te tiemblan las piernas, se te ladea la sonrisa, tus manos parecen témpanos, el corazón se te sale por las orejas, la respiración se acelera y no puedes llenar los pulmones. Las primeras palabras te salen cascadas, como las de un anciano sin fuerzas.

Para ayudar a controlar la tensión al principio apréndete la introducción de memoria. Cuando digo de memoria, quiero decir de memoria, no más o menos. Es decir palabra por palabra lo que te has escrito y ensayado un montón de veces hasta que te sale como las tablas de multiplicar. Te lo sabes tan bien que puedes estar pensando en otra cosa mientras se lo estás soltando a tu audiencia.

Esto que es tan sencillo de hacer te da una seguridad insuperable. Te vas a sentir como si estuvieras contando esa historia sobre tu infancia que has repetido cien veces.

2. El cuerpo de la presentación

Una vez que has captado su atención sobre el tema y que la has convencido para que te haga caso, tienes a la audiencia lista para transmitirle tu mensaje a través del contenido de la presentación.

¿Por dónde has de empezar? No necesariamente por el punto más importante. Pero sí que tienes que tener unos puntos definidos que vayas a desarrollar. De una presentación muy interesante a la que asistí hace no mucho tiempo sobre psicología infantil, recuerdo perfectamente la sensación de lo que nos transmitió la ponente, algo así como tranquilidad, que todos los problemas son fácilmente solucionables. Pero no me acuerdo de ningún mensaje porque no había mensaje ni recuerdo las partes de la presentación porque no tenía una organización obvia. Fue entretenida y me lo pasé bien, pero no me llevé nada en claro. Lo que faltaba, además de un mensaje, era una estructura. Si no hay un armazón que ordene la presentación, a la audiencia se le queda una sensación de lo que has dicho, pero nada más. Si piensas en el océano Atlántico, tienes sensación de agua. Si piensas en el canal de Panamá, tienes en mente un orden determinado por una estructura de esclusas que se suceden de un extremo al otro.

Tenemos que tratar de hacer un canal de Panamá en nuestra presentación, con puntos que siguen un orden lógico y sencillo. Eso te va a permitir varias cosas:

Que se recuerde mejor tu mensaje porque cada punto va a estar relacionado con él.

Que la audiencia te siga más fácilmente, con lo que consigues que se centre en el mensaje y no en cavilar sobre dónde está.

Que te preste más atención, porque no va a estar tomando notas para construirse el esquema mental que de otro modo no le estarías facilitando.

Que disfrute de tu presentación porque está relajada. Perderse tanto en el monte como en una presentación genera tensión.

Que puedas amoldar tu presentación al momento y a la audiencia. Al contrario de lo que pudieras pensar, la estructura no te encorseta, sino que te libera. Tener clara la estructura te permite pasearte por ella ampliándola o reduciéndola.

La clave de la organización del cuerpo de tu presentación es que sea sencilla. Si la estructura te parece complicada, a tu audiencia le va a parecer imposible. Fíjate en las revistas de cualquier tema medio intranscendente, como las de belleza y estilo de vida. Son facilísimas de leer no sólo por la frivolidad de su contenido, sino porque siempre siguen un orden claro: sexo, amor, moda, cómo actuar en el trabajo, cómo adelgazar, relaciones personales y actividades estacionales, por ejemplo. Y dentro de cada tema recurrente lo que se suele ofrecer son artículos que incluyen puntos numerados: las cinco maneras de poner la mesa en Nochevieja; las diez formas de recuperar a tu novio; ocho claves para perder peso este verano; tu test de personalidad en seis preguntas rápidas. Nos encanta lo que es fácil de seguir porque nos exige menos esfuerzo.

Acuérdate de la primera vez que te explicaron cómo se hacen las integrales: seguramente no tardaste tres minutos en entenderlo. La audiencia está pasando por el mismo proceso en tu presentación, aunque estés hablando de algo tan sencillo como las mil maneras de anudarte una bufanda. Pónselo fácil.

Hay dos aspectos que inciden en la sencillez del cuerpo de tu presentación. El primero de ellos es el número de puntos en los que desgranas el contenido. La memoria a corto plazo, que es la que las personas de tu audiencia van a utilizar durante la mayor parte del tiempo de la presentación, admite un número bastante reducido de puntos. Con ella la información se mantiene de diez a quince segundos de media para después pasarla a la memoria a largo plazo u olvidarla. De alguna manera nos permite procesar y recordar información al mismo tiempo.

El psicólogo George Miller, en su estudio The magical number seven, plus or minus two, de 1956, dejó claro que la memoria a corto plazo admite un máximo de nueve puntos. Pero su estudio era sobre estudiantes universitarios, que suelen ser de mente más ágil. La media de la población general está más cerca de tres.

Algunos factores permiten aumentar la capacidad de la memoria a corto plazo, como la agrupación de puntos en suprapuntos. Por ejemplo, te es más fácil recordar el número 709 236 589 que el número 709236589. También recuerdas mejor lo primero que te han dicho y lo último que el resto de lo que te han comunicado.

El número mágico de puntos para presentar es tres. Más de tres empieza a ser mucho, y menos parece que no es gran cosa. Hay muchos ejemplos de que el número tres se asienta bien en la memoria por su relevancia. Por ejemplo, los tres cerditos, los tres Reyes Magos, los tres mosqueteros, la Trinidad, hay tres colores básicos, tres poderes en el Estado, tres tipos de partículas en un átomo y vivimos en tres dimensiones, por no hablar de la regla de tres. Aunque a lo mejor puedes elaborar una argumentación similar en favor del cuatro o del cinco, cuantos menos puntos des a tu público, mejor los va a recordar. Si crees que tienes más de tres puntos, intenta subir un nivel en abstracción para lograr agruparlos en tres.

El segundo factor que influye en la sencillez al organizar tu contenido son las conexiones entre los tres puntos clave. Cuando presentas puntos que tienen una secuencia lógica, tu audiencia te sigue como en una película de vaqueros. El argumento fluye y no tienes que pensar. El bueno, los malos, la chica, la gesta y a lo mejor algo de redención. Si has visto unas cuantas películas de espías, sabrás que son mucho más difíciles de seguir. Además de intentar averiguar quién es bueno y quién malo, tienes que estar pensando en lo que has visto hace diez minutos para ver cómo encaja en lo que estás viendo ahora, con lo que te pierdes la mitad de la película y sales deseando haber tenido un mando para rebobinar en el cine también.

No dejes que tu presentación sea una película de espías. Haz que la audiencia no tenga que pensar en nada más que en tu mensaje y en qué va a ganar por escucharte. Pocas veces habrás visto a alguien pedirle al presentador que ponga la diapositiva anterior. A nadie le gusta declarar en público que no se ha enterado de lo que ha dicho el presentador porque piensa que si los demás no dicen nada es que ellos sí se están enterando, aunque lo más probable es que la mayoría esté perdida y pensando lo mismo. Como no te van a pedir que rebobines, tu misión es no perderles enganchando cada punto en una secuencia fácil de seguir.

Puedes encadenar los puntos de tu presentación de la manera que tenga más sentido para ti, pero la audiencia prefiere una organización sencilla que le resulte familiar. Tomando como ejemplo la presentación de un proyecto de negocio, las maneras más frecuentes de organizar el contenido son estas:

Por apartados: los recursos humanos y de producción, el marketing y las ventas, y las finanzas. Es la más sencilla y frecuente, pero la menos excitante para tu audiencia. Asegúrate de que los apartados conectan entre sí.

Problema-solución: por qué los usuarios del tipo de producto que vas a lanzar no tienen una necesidad cubierta y cómo la satisfaces.

Inconvenientes y ventajas: primero, lo que hace peor tu producto que el de la competencia y, a continuación, cómo las ventajas compensan los aspectos negativos.

En secuencia de tiempo: cuándo empezaste el proyecto y las etapas por las que este ha pasado hasta llegar a hoy.

En secuencia espacial: descripción de las partes del producto con los beneficios que aporta cada una.

Cualquiera de estas maneras de organizar el contenido funciona para casi todos los temas de los que vayas a hablar. Sólo tienes que aplicar unos gramos de creatividad para encajar tu presentación en la que más cómodo te haga sentir.

Algunas presentaciones estándar requieren esquemas específicos, aunque también derivan de los aquí descritos. Por ejemplo, la introducción a un ponente es por apartados:

Logros del ponente: su educación, experiencia y resultados profesionales.

Cualidades personales si le conoces.

Qué va a aportar el ponente a la audiencia sin pisarle su apertura.

La logística: pausas, turno de preguntas o duración.

Mencionar de nuevo el nombre del ponente y pedir un aplauso para darle paso.

Por su parte, la conferencia de prensa que anuncia cómo tu compañía está haciendo frente a una crisis utiliza el esquema problema-solución:

Reconoce el problema sin intentar escaparte porque te pillarán.

Di lo que se ha hecho hasta ahora para solucionarlo.

Muestra tu preocupación por los afectados y sus allegados.

Pide perdón sin echarle la culpa a otros.

Asegura a los oyentes que seguirás informándoles cuando tengas más información.

Cuando anuncias un cambio de estructura importante en una organización, mezclas la secuencia de tiempos con apartados:

Diles a las personas de tu audiencia qué han hecho bien hasta ahora para que no tengan la impresión de que les vas a arruinar la vida con cambios.

Habla de por qué es necesario el cambio en ese momento.

Cuéntales lo difícil que va a ser el cambio para que no se desmotiven cuando lleguen los problemas.

Diles que es posible suavizar el golpe trabajando en equipo o buscando soluciones en lugar de buscar culpables.

Dales un calendario para el cambio.

Una vez hayas terminado de organizar el contenido, saca las tijeras. Aunque lo hayas planificado bien, siempre habrás incluido más información de la que tu audiencia necesita. Cuanta más información le des, menos se va a acordar de tu mensaje. No podemos evitarlo: cuando sabemos de un tema, tendemos a hablar más de la cuenta. Si te pregunto sobre la expansión del universo, es posible que hables durante un minuto, a no ser que seas físico. Pero si te pregunto sobre tu coche, seguro que podrías hacer una presentación de una hora. Y a ti te parecerá que incluso no es todo lo que podrías contarme porque para ti el tema no es nuevo. Como te lo sabes, te parece sencillísimo de digerir y recordar.

Las personas de tu audiencia están exponiéndose por primera vez al tema. Están creando las pistas en su disco duro y pasan por un proceso mucho más lento de comprensión. Acuérdate del peor profesor que hayas tenido: seguramente te contaba las cosas como si fueran lo más obvio del mundo y haciéndote ver que debías asimilarlo a la primera. Cuando le abrumas con información, tu audiencia te ve como ese profesor.

Intenta recortar el contenido para dejarlo en un 75% de lo que habías preparado en un principio. Cuando lo hayas hecho, recorta otro 25% de lo que queda. Al final te quedarás con el 56,25% del contenido, casi como si hubieras recortado directamente la mitad. Si intentas eliminar la mitad desde el principio, no podrás hacerlo porque te parecerá demasiada poda para tu creación y te resistirás con argumentos como este: «es que si quito esto no se van a enterar». Recorta y recorta hasta que sientas que empiezas a tener sitio para rellenar si te quedas corto.

2.1. Si eres el nuevo jefe

Los directores generales no suelen hablar a sus tropas nada más llegar a la compañía. Gran error. Si eres el jefe, por definición tu fama no será la mejor. Tienes la varita mágica de los salarios, de los horarios, de la manera de trabajar, de los despidos y contrataciones para hacer la vida más fácil o menos divertida a los empleados. Así que lo que quieren es que seas cercano o al menos que parezcas accesible desde el principio para su tranquilidad mental. Por otro lado, los jefes se suelen reunir mucho entre ellos levantando todo tipo de rumores sobre lo que va o no a pasar. Si tu empresa es de esas en las que nadie se siente nunca realmente a salvo, entonces razón de más para que montes una presentación a todo el personal nada más llegar.

El período adecuado para realizar esta presentación es de una semana. Si llegas el lunes y el viernes aún no has hablado a todo el personal reunido, olvídate. La charla después de ese plazo, si llega, será la típica de dónde estamos y a dónde vamos que todo el mundo se va a tomar con esa dosis de escepticismo que se tiene cuando el mensaje viene del jefe.

No vale suplir la charla con reuniones por departamento o con cada persona. Estas deberían ir a continuación, pero nunca pueden reemplazar el estar delante de los empleados en un escenario. Cuando hablas a todos los trabajadores a la vez, estás transmitiendo que te atreves a dar la cara, que eres poderoso y no solo de título, y que aunque sabes que la mayoría piensa que vas a trabajar menos que ellos por mucho más dinero, eres una persona directa y abierta. Y eso es precisamente lo que más te va a ayudar a que te valoren desde el principio.

La clave para que te quieran es esta: sé sincero. ¿Qué debería tener tu presentación? Lo que está claro es que no debería contener milongas del tipo «voy a construir sobre las grandes cosas que habéis hecho en esta compañía». Nadie va a prestar atención a eso porque aún no saben si les vas a despedir o no, y además todos los superiores dicen lo mismo. Diferénciate:

Empieza con algo que tenga que ver con tu vivencia de la compañía –que tu abuelo ya comía esas galletas, que el primer avión en el que subiste fue de esa línea aérea o que a tu esposa le encantan sus anuncios– y cómo eso te hace sentir bien. Así les estás diciendo que te gustan. A la gente le gusta la gente a la que le gusta la gente.

Después demuestra que te lo has trabajado desde el primer día que llegaste: habla de ellos, de cómo el equipo de marketing ha recibido premios, de cómo el último lanzamiento ha sido un éxito, del nivel de calidad de la fabricación o de la selección de personal tan exitosa.

Y a continuación habla de ti. Quieren conocerte, y si no les cuentas tú cómo eres, tu imagen se construirá por rumores. Diles que te gustan los caballos, que eres coleccionista de jarrones de la dinastía Ming, que te encantan los bares del casco viejo. Los jefes no suelen hablar de sí mismos en público, así que vas a ganar miles de puntos solo por ser distinto.

Para cerrar, diles que te gustaría conocerles a todos personalmente y que eso es lo que vas a hacer en las semanas siguientes. Seguirás siendo el supremo, pero te tendrán cariño desde el principio.

3. El cierre

El efecto James Dean es la denominación que los psicólogos Diener, Wirtz y Oishi dieron en 2001 a un hecho curioso: la gente da más valor a una vida maravillosa que termina de repente que a otra igual de maravillosa que sigue unos cuantos años más, pero con un nivel de placer reducido. Es decir, en el primer caso tienes menos placer, pero la mayoría elegiría esa vida.

Este efecto se aplica también al dolor. Los psicólogos Fredrickson y Kahneman averiguaron en 1993 que los participantes en su estudio preferían 60 segundos en agua a 14 ºC seguidos de 30 segundos en agua a 15 ºC que sólo 60 segundos en agua a 14 ºC. La calificación del dolor está influenciada por el nivel máximo de dolor experimentado durante la sesión y por el nivel final de dolor. Lo llamaron la regla peak-end. En el segundo caso experimentas más dolor, pero lo recuerdas de manera más positiva porque durante los últimos 30 segundos el dolor es menor en comparación con el sufrimiento máximo experimentado.

¿Cómo nos influye esto a la hora de hablar en público? Tu audiencia se va a acordar más de lo último que le has contado. El final de tu presentación es una gran oportunidad para machacar una vez más el mensaje y se convierte en una gran oportunidad perdida cuando cierras como el cerdito Porky con un «eso es todo, amigos».

La audiencia sabe que estás a punto de terminar si les dices una expresión de cierre como las siguientes:

En conclusión.

Antes de irme.

Para terminar.

En ese momento, su atención sube un nivel por encima del que hayas conseguido hasta entonces. Aunque hayas mantenido el interés durante toda la presentación, con estas frases los oídos se ponen en alerta, las mentes se relajan y los móviles descansan. Es tu ocasión pare dejarles en un punto álgido. Hayan sufrido o se lo hayan pasado bien contigo, el final es lo que más puede marcar su recuerdo de tu charla.

El final de tu presentación es muy sencillo de hacer porque contiene los mismos tres elementos que la apertura y termina como has empezado:

De qué les has hablado con una mención al mensaje y brevemente a los puntos que has cubierto: «en conclusión, hoy hemos visto cómo el universo se expande (punto 1), que puede que haya más de un universo (punto 2) y que estamos hechos de polvo de estrellas (punto 3). Y aunque el universo se hace cada vez más grande, nosotros somos especiales en su inmensidad (mensaje)».

Un recordatorio de qué han ganado los oyentes por escucharte: «espero que hoy hayan recibido una dosis galáctica de energía para moverse hacia la consecución de sus metas».

Agárrales con lo mismo que has utilizado para abrir tu presentación. Puedes usar cualquier otro recurso, pero si terminas con una variación del principio, cierras el círculo y consigues que se recuerde más tu mensaje. En nuestro ejemplo, podrías proyectar la misma foto de la Vía Láctea, ahora con una reproducción del Hombre de Vitrubio, de Leonardo, encima mientras les dices que seguro que ahora no se sienten tan pequeños.

3.1. Evita dar las gracias

Un cierre habitual en las presentaciones es una diapositiva con un «gracias» grande en el centro a modo de final dedicado a la audiencia. Pero gracias ¿por qué?

Lo más normal es que estés agradeciendo la atención que la audiencia te ha prestado. Si lo haces, te estás quitando algo de importancia.

A la audiencia le da igual que le agradezcas su atención. Ha ido a verte para llevarse algo interesante de tu presentación o al menos para entretenerse. Si cierras con ese «gracias» escrito, le estás quitando fuerza al mensaje que le has transmitido. Incluso le puede parecer aburridísimo que acabes así porque lo hace todo el mundo y pasas a ser uno más.

Así que lo mejor es evitar las gracias escritas y habladas, y sutilmente mostrar que estás encantado de que te hayan hecho caso.

El cierre debería destacar tu mensaje, porque es la última oportunidad de clavarlo en las mentes de quienes han acudido a escucharte. Lo último con lo que les dejas no debería ser esa diapositiva ni un agradecimiento hablado. Si cierras con algo que llame su atención y que refuerce tu mensaje, probablemente te aplaudan. Ese es el momento de dar las gracias, de manera grácil, cual director de orquesta. Simplemente sonríe y asiente con la cabeza mientras te inclinas ligeramente hacia ellos.

4. El discurso del ascensor

Un colega de Estados Unidos me contó una historia divertida y a la vez frustrante, que le pasó, aunque no le ocurrió hablando en público. El tipo trabaja en una pequeña agencia de comunicación en la costa Oeste. Su cliente más importante era Microsoft, un cliente fetiche donde los haya. Al aterrizar en Seattle de vuelta de vacaciones con su mujer, coincidió en la furgoneta taxi que les llevaba al aparcamiento con nada menos que Steve Ballmer, entonces presidente de Microsoft, que además se sentó a su lado. Steve Ballmer no debe conocer quién es su agencia de publicidad y mucho menos quiénes están en el ejército de agencias que trabajan para Microsoft. Así que mi colega se quedó helado cuando le vio porque se sentía obligado a decirle algo, pero no se atrevía. Mientras su mujer le daba codazos para que al menos abriera la boca, mi colega se pasó todo el viaje en la furgoneta sin hablar al directivo de su principal cliente, con lo que perdió la oportunidad de grabarle en su mente de consejero delegado el nombre de la agencia por si acaso. Nunca se perdonará haberla desperdiciado.

No estaba preparado para el elevator pitch o discurso del ascensor, así descrito porque se supone que tienes que ser capaz de contarle a tu posible cliente qué es lo que vendes en el tiempo que tarda el ascensor en llegar a la planta donde se baja. Sólo tienes ese tiro y hay que aprovecharlo. ¿Cómo?

Lo primero de todo es lo que no hay que hacer jamás: decir dos frases insulsas como qué tal te va o vaya tiempo de perros que hace. Esto equivale al suicidio comercial.

Para empezar crea intriga. Después de presentarte, habla del problema que seguro que tiene y que le puedes resolver. Mi amigo el de la furgoneta podría haber dicho, por ejemplo: ¿sabes que tener demasiadas agencias de comunicación hace que se diluya el mensaje?

Después suéltale cómo arreglas el problema con tu solución, y cuéntalo en secuencia de apartados (tratamos todos los aspectos de la comunicación con especialistas en publicidad, relaciones públicas, CRM –customer relationship management, es decir, estrategia de negocio enfocada al cliente– y eventos), de tiempo (sólo tardamos dos semanas en analizar el problema: una en darte la solución y otra en ponerlo en marcha) o de efectos y causas relacionados, y cómo evitar los problemas (seguro que tus equipos de marketing bucean en tareas no productivas por dedicar demasiado tiempo a tratar con demasiados terceros y no tener un solo socio fiable).

Lo fundamental es ir al grano con algo que se entienda rápidamente y que dé pie a pocas preguntas. La única pregunta que te debería hacer tu cliente potencial al final debería ser esta: «¿cuándo puedes venir a verme a darme más detalles?». Termina diciendo qué es lo que te gustaría que hiciera. Por ejemplo, tener una reunión para explicarle en detalle cómo puedes solucionar su problema.

Si estás preparado, atrévete con cualquiera. No le aburrirás, y después te sentirás mucho mejor que si has subido en el ascensor hablando del tiempo o sin abrir la boca.

5. Sé breve

Abraham Lincoln fue el decimosexto presidente de los Estados Unidos, desde 1860 hasta su asesinato en 1865. Logró que la Unión ganara la Guerra de Secesión y propició la abolición de la esclavitud.

En 1863, durante la contienda, asistió a la consagración de un cementerio en Gettysburg, Pensilvania, escenario de la batalla con más bajas en la guerra. El resto de oradores hizo discursos largos y pomposos. Lincoln habló durante no más de tres minutos. Esto es lo que dijo:

«Hace 87 años nuestros padres dieron a luz en este continente a una nueva nación, concebida en libertad y basada en el principio de que todos los hombres han sido creados iguales.

Ahora estamos inmersos en una gran guerra civil que pone a prueba si esa nación, o cualquier otra nación, concebida así y con ese fundamento, puede sobrevivir. Nos encontramos ahora en un gran campo de batalla de esa guerra. Hemos dedicado una parte de este campo a ser lugar de descanso último para aquellos que dieron su vida aquí para que esa nación pudiera vivir. Que hayamos hecho esto es una muestra necesaria de respeto hacia ellos.

Pero, en un sentido más amplio, no podemos dedicar, no podemos consagrar, no podemos santificar este lugar. Los hombres valientes, vivos y muertos, que lucharon aquí han consagrado este lugar muy por encima de nuestra capacidad de hacer o deshacer. Lo que digamos aquí no será tenido en cuenta ni recordado por el mundo, pero el mundo no puede olvidar lo que estos hombres hicieron en este lugar. Es tarea de los vivos más bien dedicarse a terminar el trabajo de los que aquí lucharon tan noblemente.

Somos más bien nosotros, los vivos, los que tenemos que dedicarnos a la gran tarea sin acabar que los que aquí lucharon hicieron avanzar tanto y tan noblemente. Somos más bien los vivos los que debemos consagrarnos aquí a la gran tarea que aún resta ante nosotros […] Que los que estamos aquí decidamos que estos muertos no han muerto en vano. Que esta nación, bajo Dios, verá un nuevo nacimiento de la libertad. Y que el gobierno de la gente, por la gente, para la gente, no desaparecerá de la Tierra».

Esta ponencia se considera uno de los grandes discursos de la historia. Comparada con el resto de presentaciones a las que te ves sometido todas las semanas, es muy breve, es muy sencilla, está cargada de emoción, tiene un mensaje claro, un orden que fluye, y hay algo para la audiencia si le hacemos caso.

Está claro que la presentación de tu plan de marketing no puede ser así de breve porque probablemente te despedirían. Pero sí que puedes dirigirte a los miembros de tu equipo para hablarles de la importancia de asumir riesgos, de la necesidad de cambiar el servicio al cliente o de lo bien que lo han hecho este año, y decírselo en poco tiempo, con entusiasmo, sin florituras y con un mensaje clarísimo y que impacte.

Lincoln ha hecho llorar a unos cuantos millones de personas con una presentación de tres minutos. Piensa en él cuando te toque preparar la próxima presentación y hayas preparado 50 diapositivas de PowerPoint.

6. La planificación: descarga tu mente

Ahora ya sabes cómo organizar el contenido de tu presentación para transmitir un mensaje claro. Planifica primero el cuerpo con pocos puntos que fluyan entre sí, después prepara la introducción con sus tres partes y termina diseñando el cierre como espejo de la introducción.

Es posible que en más de una ocasión te hayas pasado una hora delante del ordenador distraído porque no sabías realmente qué hacer con tu presentación. Sabías de qué querías a hablar, pero no lo que ibas a decir.

En momentos así tu cabeza es un follón de puntos, ideas, matices, detalles, impresiones sin fijar, imágenes y conexiones, que no sabes cómo organizar. La plantilla es sencilla, pero ¿cómo la rellenas?

Lo primero que no hay que hacer, y que es lo que se suele hacer, es usar las teclas. Cuando te pones delante de la pantalla de tu ordenador, tu creatividad y tu capacidad de expresarte están limitadas por las funciones del programa que utilices. Además, las teclas son cuadradas, el teclado es cuadrado, las diapositivas son cuadradas y las líneas que escribes son todas paralelas. Tu creatividad necesita no tener barreras físicas. Si utilizas PowerPoint, Prezi o Keynote para planificar tu presentación, el resultado va a ser poco consistente. Olvida el ordenador y el programa de diapositivas que vayas a usar. En vez de eso, coge un folio en blanco y machácalo descargando en él todo lo que tengas en mente sobre el tema del que vas a hablar. El mejor método para machacar un folio es usar un mapa mental.

¿Alguna vez has tenido la sensación de no saber qué piensas o sientes sobre una situación hasta que descargas lo que llevas dentro contándoselo a otra persona? De repente, ves la luz. Estaba ahí todo el rato, pero has tenido que expresarlo para tener una foto clara de tu composición personal de esa situación. Los mapas mentales realizan la misma función. La diferencia es que en vez de contárselo a alguien, te lo cuentas a ti mismo.

Para hacer un mapa mental escribe en el centro del papel, en un círculo, el tema del que vayas a hablar. Ponte un reloj al lado porque tienes cinco minutos para escribir. Los límites ayudan a que las cosas ocurran. A continuación, escribe todo lo que te venga a la cabeza sobre el tema en forma de palabras o frases cortas dentro de círculos que distribuyes por el papel. Conecta con líneas las ideas que tengan conexión entre sí. Es igual que cuando participas en una tormenta de ideas, no vale criticar. Si se te ocurre una idea estúpida, escríbela también porque de ella puede salir otra que merezca la pena. Usa colores si te ayuda a ser más creativo.

Por ejemplo, aquí tienes un mapa mental sobre una presentación acerca de tus próximas vacaciones:

Ponerse a preparar una presentación sin haber hecho un mapa mental antes es como ponerse a rodar una película sin haber escrito antes el guion.

Una vez que tengas hecho el mapa, selecciona el mensaje y los puntos clave que lo relatan. Estarán en alguno de los círculos que has dibujado junto con el flujo que deberían seguir y material de apoyo en forma de historias, anécdotas o ejemplos. En nuestro ejemplo, el mensaje es que vas a tener unas vacaciones diferentes. Los puntos clave serían, por ejemplo, el presupuesto limitado, que vas a ir al Pacífico y que ir con un amigo te va a permitir disfrutar más.

Hay programas de ordenador que te ayudan a hacer mapas mentales. La verdad es que el resultado queda mucho más cuco que un folio lleno de garabatos, pero el folio es mucho más rápido, es más relajado y es casi gratis.

Después de seleccionar en tu mapa mental el mensaje y el flujo de los puntos clave, dedícate a pensar cómo vas a ilustrar esos puntos para mantener el interés.

6.1. Las presentaciones de otros

Hay una cosa peor que no tener lista tu presentación cuando te toca hacerla, y es presentar lo que te ha preparado otra persona. Si eres el jefe, es posible que te haya tocado hacer esto. Como no tienes tiempo, te la prepara tu equipo. Te plantas delante del cliente, del equipo de ventas o de la audiencia que asiste a la conferencia, e intentas superar el bache como puedes, probablemente leyendo más de la cuenta y pensando qué vaya rollo estás contando, mientras tu cabeza intenta que lo que lees tenga sentido para ti. Imagina el sentido que estará teniendo para la audiencia.

Cuando sigues el guion de otro, tu cerebro se pierde. Te está diciendo continuamente que eso no se corresponde con tu manera de ver las estructuras gramaticales y lógicas. Y cuando la gramática y la lógica no funcionan, la retórica para convencer a la audiencia simplemente no existe. Serás como una presentadora de telediarios que lee noticias desastre con una sonrisa. Como tú no estás convencido porque no es tuyo, el resultado es aburrido, forzado y, para ti, muy cansado porque estarás intentando que tu cerebro se calle y se acomode a la situación.

En lugar de pensar que estás demasiado ocupado para hacerte tus propias presentaciones, considéralas como uno de los aspectos más importantes de tu trabajo. Del mismo modo que no dejarías que otro te escribiera la conversación con tu jefe, no caigas en la trampa del ejecutivo ocupadísimo y reasigna tus prioridades. Tú eres lo que comunicas.

7. Las audiencias: todas son diferentes

¿Alguna vez, durante una presentación a la que hayas asistido como parte de la audiencia, has pensado que deberías saber algo que no sabes? A mí me pasó la primera vez que oí hablar de SEM/SEO (Search Engine Marketing/Search Engine Optimization), dos maneras de hacer que tu sitio web aparezca en las búsquedas en Internet. El ponente mencionaba los acrónimos sin parar, además de hablar de otras delicias, como ad servers (servidores de anuncios) y meta search (metabuscadores o buscadores de buscadores), como si estuviera hablando a empleadas de hotel de cómo hacer camas. Yo sentía que tal vez no debería estar allí, sino en un curso de principiantes en marketing online.

Cuando piensas en la audiencia, no sólo tienes que determinar qué va a ganar con tu presentación y decírselo claro, sino que también te tienes que preguntar qué hace especial a ese grupo al que vas a hablar.

Incluso si tienes una presentación estándar que has repetido mil veces, deberías adaptarla cada vez que la expones. Y no sólo por la audiencia, sino también por ti. Esto es lo que hace que las bandas de música sean capaces de repetir en sus conciertos las mismas canciones durante décadas. Si piensas en tu público, siempre te parecerá que es como la primera vez, disfrutarás mucho más y la audiencia se dará cuenta de que te importa.

Para adaptar tu presentación a un grupo y conseguir que tu mensaje le llegue en su lenguaje, analiza estas variables:

Cuántas personas lo forman: si son muchas, la probabilidad de que les hechices con tu presentación es menor porque no vas a poder adaptarte a todas y porque tu capacidad de reacción disminuye. Así que tendrás que trabajar más para mantener su interés.

Además, las posibilidades de que la audiencia se distraiga se multiplican. Los que están en las últimas filas se sienten libres de hacer lo que quieran porque nadie les va a pillar (si en el cole te sentabas de los últimos, sabes a qué me refiero). Y a su vez te van a distraer a ti, que vas a notar que los de atrás se despistan. Con una audiencia numerosa es más difícil adaptar tu mensaje a las caras que estén poniendo en cada momento y determinar si están cansados o entendiendo lo que les dices.

Otra desventaja es que te cansas más hablando a más gente, aunque uses micrófono. Tienes que aumentar tus movimientos para mantener la atención centrada en ti, y has de exagerar tu expresión facial si quieres que los del fondo se den cuenta de que estás sonriendo. Incluso aunque estés saliendo en una pantalla, tu sonrisa debería tender más hacia la de un payaso.

Cuantos más participantes haya, más atención requiere la logística de la sala. Hay más cosas que controlar, como las puertas para que los que llegan tarde no despisten al resto, el sonido, los micrófonos para preguntas o la coordinación con el técnico de la mesa de control.

Cuál es la edad media de tu público. Cuanto más jóvenes sean tus oyentes, más deberás adaptar tu manera de hablar –a no ser que estés en su misma franja de edad–, pero también te van a permitir más licencias verbales. Si eres mayor que ellos, te interesa aparecer más cercano, por ejemplo quitándote la chaqueta o mencionando temas que para ellos sean de actualidad. Si eres más joven, necesitas imponer respeto manteniéndote más bien en el lado formal de tu expresión verbal y gestual.

¿Hombres o mujeres? Si no te gusta hablar a una mayoría de personas del sexo contrario o de tu mismo sexo, vas a estar más incómodo. Anticípate previendo cómo te vas a sentir. Evita caer en tópicos machistas o feministas que pueden molestar a la audiencia.

Cuánto conocen del tema. Incluso aunque tu conferencia sea muy técnica y para una audiencia que se supone docta en el contenido, asume que hay algunos de ellos que no están familiarizado con los términos menos obvios de tu exposición. Si estás hablando a biólogos sobre la visión en los calamares y dices la palabra cefalópodo, es posible que quedes mal si explicas lo que es. Pero si te refieres a los omatidios, no está de más que expliques brevemente en qué consisten. Para mantener el respeto de tu audiencia, antes de proceder a la explicación usa una frase filtro, como «aunque estoy seguro de que la mayoría de ustedes conoce el significado del término, sólo para asegurar que todos entendemos lo mismo, los omatidios son unidades sensoriales formadas por células fotorreceptoras capaces de distinguir la presencia de luz».

Qué expectativas tienen los miembros de la audiencia de la presentación y cuál es su grado de interés. ¿Quieren aprender algo nuevo, escuchar tu punto de vista o simplemente entretenerse? Puede que estén ahí porque su empresa les ha obligado a ir.

Qué credibilidad tienes. Si eres del sur de Europa y vas a hablar a nórdicos sobre productividad, es posible que de entrada no seas muy creíble. Deberás establecer tu credibilidad desde el principio de la presentación con tus credenciales, y tal vez reconociendo con humor el que tu audiencia pueda dudar de tu capacidad.

De cuánto tiempo disponen tus oyentes y cómo estarán de cansados. Respeta el tiempo que se te ha asignado. Si te pasas, vas a perder su respeto. Cuando hables detrás de otros ponentes que han superado el tiempo asignado, gana miles de puntos con tu audiencia recuperando tiempo y acortando tu presentación.

Relaciones jerárquicas. Si está presente el jefe, no van a estar tan relajados como si no está. Cuando entra en la sala un superior jerárquico, notas inmediatamente algo diferente en el ambiente. La audiencia prefiere que nadie esté evaluando su nivel de atención o de asimilación del tema, y el jefe va a hacer que no reciba igual tu mensaje.

Qué puede provocar reacciones negativas. Por ejemplo, hablar de política, asumir que hay algo que no están haciendo bien como colectivo o ser sarcástico con algún tema. Pregúntate si los presentes están de acuerdo con tu punto de vista antes de emitir una opinión para anticipar las posibles reacciones.

Cuál es su estado de ánimo. Puede estar relacionado con la época del año, con el día del mes, con la situación política o económica, con la marcha de su empresa o simplemente con el tiempo que haga.

Posibles aficiones comunes. Cuando las conoces, puedes relacionarte con los miembros del grupo de una manera más cercana si aprovechas para unirlas con el contenido de tu presentación.

En qué región hablas. No es lo mismo hablar en Barcelona que en Málaga ni en Bombay que en Los Ángeles. Cada país y cada región tienen una cultura a la que tienes que adaptar tu estilo. Por ejemplo, ¿cómo esperan que vayas vestido?

Qué harán antes y después de tu presentación. Si antes de ti habla un gurú, tendrás que esforzarte más. Si vienen de desayunar tras una noche de juerga, también. Si haces de telonero de un ponente más conocido, te prestarán menos atención.

Para investigar sobre la audiencia puedes hacer varias cosas:

Habla con el organizador y pregúntale sobre todos los puntos anteriores. Él es quien mejor te va a informar en la mayoría de los casos.

Pídele el contacto de algunos de los asistentes. Llámales y pregúntales acerca de su situación y expectativas sobre el tema. Se sorprenderán de tu iniciativa, con lo que estarás creando un clima positivo antes de empezar. Luego, durante tu presentación, menciona que has hablado con algunos de ellos.

Busca información sobre la compañía en la que vas a hablar, sobre la ciudad o sobre el evento. Aunque sólo tengas la misión y la visión de la compañía, vas a estar mejor preparado para adaptarte a tu audiencia. También puedes salir a trabajar con un vendedor una mañana, visitar su fábrica o hablar con algún cliente.

Si es un grupo reducido, asegúrate de estudiar sus perfiles en las redes sociales.

Asiste a una presentación en la que esté la mayor parte de tu audiencia, por ejemplo, el día anterior si vas a hablar durante un evento de varios días.

Una situación especial ocurre cuando tienes que hablar en un idioma que no es el tuyo a una audiencia que lo habla mejor que tú. En España somos, en general, malísimos hablando idiomas si nos comparamos, por ejemplo, con los países del norte de Europa. Es lo bueno de tener una lengua que no habla mucha gente, como el holandés: si no dominas otro idioma, y preferentemente uno que se hable en cuantos más sitios mejor, no vas a tener mucho éxito fuera de tus fronteras. Probablemente la razón de que en España sólo se chapurree el inglés, sin tener recurso a una base amplia de palabras, giros y conocimiento general de otra cultura, es que desde pequeños hemos visto todo el cine doblado al español. Como los actores de doblaje son tan buenos en España, ni te enteras de que Brad Pitt habla español como tú el indonesio. Así que no tienes ni idea de lo que está diciendo el americano de tu empresa cuando en la reunión internacional suelta roger that, mientras que el holandés, que ha visto Objetivo Birmania en inglés, sabe que es lo mismo que dice Erroll Flynn al hablar por radio con la base para decir «recibido».

Si a esto añades que nos cuesta más pensar en otro idioma, te estás tomando una poción fatal cuando vas a presentar en inglés a un grupo de extranjeros.

Cuando hablas en una lengua que no es la materna, el cerebro está rescatando la información de dos registros diferentes: por un lado, va al registro de memoria para coger el contenido de la presentación, que estará en español. Y por otro, va al registro de traducciones para hacer que las palabras salgan en inglés. A no ser que seas capaz de pensar en inglés, el trabajo cognitivo que tienes que poner en marcha es doble.

Si tu actividad cerebral es mayor, te vas a cansar más y te vas a concentrar menos en el mensaje y más en ti mismo, con lo que probablemente te pongas más nervioso. Tu nerviosismo puede, además, aumentar porque te sientas inferior, que no es lo mejor para estar seguro de uno mismo. Te sientes inferior pensando que la audiencia habla inglés mejor que tú, que estás utilizando palabras demasiado simples o que te has inventado unas cuantas que acaban en -eision.

El resultado es que dirás «eeeh» muchas más veces, que te meterás las manos en los bolsillos y que te saldrá la voz algo más plana. En resumen, el efecto idioma se multiplica en tu contra.

¿Cómo lo arreglamos? Aparte de apuntarte a una academia, irte un mes a Londres, leer libros en inglés con un diccionario al lado y ver películas subtituladas, lo mejor es tirarte a la piscina. Mi experiencia es que a los nativos les encanta oír su lengua con otro acento. Lo que a ti te parece ridículo, al que tiene esa lengua como materna le parece interesante. Si le echas ganas, te lo vas a pasar bien y tu audiencia también. Y cuanto más veces lo haces, mejor te sale.

5

Los oyentes siempre se te van a escapar. El interés de tu presentación

Pocas presentaciones son capaces de mantener el interés sólo por el tema. Es muy posible que asistir a conferencias no esté entre tus preferencias de ocio porque hay pocos oradores famosos y porque los temas suelen ser bastante aburridos.

Aunque el tema sea apasionante, es difícil mantener el interés de la audiencia. Como veíamos, nuestros cerebros son máquinas increíbles de relacionar conceptos. Es imposible mantener el interés de la audiencia más allá de unos segundos no porque a los oyentes no les interese lo que dices, sino porque están continuamente divagando. Es nuestro estado natural. Intenta mirar fijamente a la punta de tu zapato durante un minuto sin distraerte; si lo consigues, eres un miembro ideal de cualquier audiencia. Para no distraerte cuando formes parte de la audiencia, te recomiendo que te lleves una hoja extra de papel a las presentaciones para apuntar todo lo que te viene a la cabeza que no te deja prestar atención. Cuando lo apuntas, lo pasas del cerebro al papel y se te olvida durante la presentación. El presentador te lo agradecerá.

Lo cierto es que la razón esencial de que el público no preste atención en las presentaciones es que suelen ser aburridas. Tenemos una limitación que nos hace estar demasiado serios e incluso altivos en nuestras exposiciones en público en nuestras exposiciones en público. Parece que si nos apartamos de la costumbre, perdemos el respeto de la audiencia, que en realidad estaría encantada de que fueras entretenido, aparte de darle la información que busca en tu presentación. Es curioso que cuando pregunto a mis alumnos qué es lo que buscan en un presentador, más del 95% dicen que les haga reír, que les cuente algo diferente, que les impresione con algo inesperado, que sea creativo. Piensa en ti mismo: ¿qué esperas de una presentación? Seguramente lo primero sea información. Y lo segundo, que esa información sea transmitida de manera amena.

¿Qué hace que sean interesantes los distintos puntos de tu presentación? Puedes usar los mismos recursos que empleas para captar su atención al principio: historias, anécdotas, ejemplos, hechos inusuales, datos, citas, fotos, cifras, vídeos, humor, preguntas, actuaciones, invitados o incluso enseñar objetos.

Sobre todo, puedes ser interesante con tu estilo al presentar. Pero de esto hablaremos al tratar el estilo al hablar en público.

Probablemente lo que más anima una presentación es hacer que la audiencia participe en ella. En algunos entornos este recurso es imposible, como cuando hablas en una junta de accionistas, pero en la mayoría de las presentaciones puedes pedirle al público que haga cosas. Verás cómo así se despierta inmediatamente. La razón de que esto ocurra tiene que ver con lo que hay detrás de la tensión al hablar en público: cuando una persona hace o dice algo delante de gente, se siente juzgada, y si lo hace mal, va a tener un problema con su autoestima. Así que tu audiencia te va a dedicar más atención para evitar quedar mal.

Puedes usar recursos como estos para que la audiencia se involucre participando:

Haz preguntas dirigidas a miembros específicos de la audiencia. La primera deberás dirigirla a alguien que sepas que no se va a incomodar por singularizarle. El resto de la audiencia se va a tensar pensando que son los siguientes.

Camina entre la audiencia. Esta es una variante de la anterior. Cuando te mueves entre tus oyentes, mírales más tiempo de lo normal. Ni siquiera es necesario preguntarles: la persona a la que miras está produciendo una pequeña dosis extra de adrenalina porque se siente seleccionada entre todos los demás.

Lee algo, pero antes anuncia que vas a pedirles su opinión sobre el texto.

Haz que muevan sus músculos. El consumo de energía eleva el nivel de atención porque se acelera el organismo. El entorno tiene que ser el adecuado, claro. No se te ocurra intentar este recurso si estás presentando al consejo mundial de tu compañía porque a lo mejor no les hace mucha gracia hacer el indio delante de todos. Siempre hay algo que te puedes inventar relacionado con el tema de tu presentación que provoque que se muevan. Por ejemplo, si estás hablando del desierto, puedes hacer que se pongan de pie para enseñarles la postura a adoptar frente a una tormenta de arena. Si estás hablando de algo mucho menos plástico, como la crisis financiera mundial, puedes pedirles que se separen en dos grupos a cada lado de la sala: en uno se colocan los que están a favor de subir los impuestos y en el otro los que prefieren bajar el gasto público. Entonces inicias un debate corto entre los dos grupos.

Pídeles que escriban algo, por ejemplo, lo que se les viene a la cabeza cuando pronuncias una frase que tiene que ver con tu mensaje. A continuación, haz una mini encuesta sobre lo que han escrito.

Ponles un examen. Hazles tres preguntas sobre lo que llevas hablado para que escriban sus respuestas. Dales las soluciones y aprovecha para resaltar otra vez tu mensaje. También puedes usar este recurso para dar paso al siguiente punto de tu contenido.

Haz una tormenta de ideas con ellos antes de explicar tu solución al problema del que estás hablando. Se sentirán partícipes de la solución y habrás vendido tu mensaje de una manera más íntima.

El momento de pensar en cómo hacer interesante cada punto de tu presentación es al acabar de organizar el contenido. No intentes que se te ocurra sobre la marcha: si no estás inspirado, te vas a bloquear. Una vez has conseguido la estabilidad mental que te aporta el tener un contenido bien organizado, la creatividad fluirá porque tu cerebro se va a relajar. Siéntate frente a tus notas y piensa en qué especias puedes añadir a tu preparación.

Es posible que estés pensando que tu presentación no se presta a florituras porque el tema no da para más o porque tu audiencia acaba de bajar de la décima planta, donde hay moqueta gruesa, y si les cuentas una historia para ilustrar un punto quizá te despidan. Pero sí que puedes añadir unas cuantas especias discretas.

Imagina que eres el director financiero y estás hablando del rendimiento de la cartera de inversión a los propietarios de la compañía. Tienen muy poco tiempo y están acostumbrados al anterior director financiero, que no sonreía ni a sus nietos. Puedes hacer tu presentación más interesante con cosas tan sencillas como estas:

Contemporizar: refiérete a algo que esté ocurriendo en ese momento en el mundo y que tenga que ver con el tema. Por ejemplo, puedes decir: «la prima de riesgo está bajando ahora un 10% frente al pico de ayer».

Localizar: menciona algo relacionado con el lugar en el que hablas o con la audiencia. Así, si hablas en Londres, puedes referirte a los problemas de la City con los corredores de bolsa que han ido a la cárcel por prácticas oscuras. O si es una empresa familiar, puedes referirte a valores de empresas que empezaron como compañías familiares.

Hacerte más cercano riéndote de ti mismo. Podrías, por ejemplo, hablar de cómo te ha ido fatal una inversión personal que hayas hecho y que no creíste lo suficientemente segura para ellos.

Soltar nombres: cuando dices Tim Geitner o Mahatma Gandhi, la audiencia escucha más atentamente porque les suena el nombre y quieren saber qué tienes que decir acerca de algo que ya han clasificado.

Usar un humor relevante con la situación. Por ejemplo, puedes decir que el sueño de las familias antes era poder pagar la hipoteca, mientras que ahora el sueño es conseguir una hipoteca.

Enseñar algo, como un recorte de un periódico del día que contenga información relacionada con algún punto que expongas.

Siempre puedes hacer algo que añada interés a tu presentación. No necesariamente tienes que ser histriónico ni llamar la atención si tu audiencia lo puede interpretar en tu contra. Simplemente busca aderezar tu menú con especias que lo hagan más sabroso.

Es importante también añadir interés a la presentación cada poco tiempo. Si pasan cinco minutos y no has hecho o dicho algo diferente, en la mayoría de los casos la audiencia va a desconectar. Y si hablas durante menos de cinco minutos, procura añadir al menos dos especias durante tu presentación corta.

Cuando estés preparando la presentación y tengas la sensación de que te estás pasando saliéndote de lo habitual, piensa en todas las veces que has estado en presentaciones aburridas deseando que hubiera una alarma para evacuar el edificio. No le hagas algo así a tu audiencia.

6

Habla con pasión o no hables

Una vez que tienes controlados los nervios, que has organizado el contenido y que has adaptado la presentación a la audiencia, es el momento de subirte al escenario.

Ahí arriba hay presentadores que encandilan a la audiencia y otros que la duermen. La clave está en la diferencia de percepción que probablemente tienes entre Steve Jobs y Bill Gates. Aparte de ser dos grandes empresarios, Apple realmente no ha revolucionado una industria, simplemente ha mejorado lo que ya existía, igual que Microsoft. Bill Gates tiene con su sistema operativo la mayoría del mercado de ordenadores convencionales; Apple, sólo parte del resto.

Por otro lado, Jobs era una persona que no repartía nada, mientras que Gates preside una de las mayores fundaciones benéfica. Sin embargo, Jobs es adorado por millones como un ejemplo de creatividad rompedora, mientras que Gates es odiado por millones como alguien que copió a Apple.

El diseño atractivo de unos cuantos cacharros no justifica por sí solo la admiración que seguramente sientes por Steve Jobs. ¿Dónde está la justificación de ese culto al personaje? Jobs destilaba algo que en Bill Gates no es tan aparente: pasión. Cuando hablaba de lo que hacía, era como una locomotora a la que querías enganchar tu vagón. Si tienes pasión, te van a admirar como una persona magnética, y lo que les cuentes va a ser cien veces más interesante, aunque estés hablando del tema más aburrido del mundo.

Hay tres buenas noticias sobre presentar con pasión. La primera es que la pasión vende. Cuando te gusta algo muchísimo, a tu audiencia también le va a gustar. Aunque estés hablando sobre algo que la mayoría considere no demasiado excitante, como por ejemplo, la contabilidad de costes. Si tienes pasión, vas a conseguir que al público se le pase el tiempo volando, como si hubiera ido a una presentación sobre cómo hacerse rico sin trabajar. Además, vas a conseguir que no se olvide tu mensaje. Y al revés: ya puedes tener en tus manos el descubrimiento del siglo que si no te expresas bien, el protagonista de la presentación será el descubrimiento, no tú. De ti los oyentes se pueden olvidar con facilidad. Si alguien te describe algo que le gusta, loco de entusiasmo, tu reacción natural va a ser desear esa cosa que le hace tan feliz.

La segunda noticia es mejor todavía, y es que la pasión es una habilidad que se aprende. No importa que seas aburrido, tímido, contemplativo o asustadizo. He visto a decenas de personas cambiar completamente su estilo al presentar para derrochar pasión y devorar a su audiencia. No tienes que intentar emular a cualquier orador famoso que tengas identificado como el mejor porque no lo conseguirías y, además, te volverías loco en el intento. Todo lo que tienes que hacer es ser tú mismo, pero eliminando lo que no aporta nada a la expresión de tu mensaje y añadiendo los gestos y la modulación de la voz que se traducen en pasión ante cualquier audiencia.

Si piensas que entonces no serías tú porque no serías natural, me alegra decirte que estás equivocado: cuando presentas, no eres tú; eres tú presentando. Del mismo modo que un actor, adoptas un papel que te permite comunicar tu contenido de manera que la audiencia lo reciba como tú quieres. También podrías pensar que la audiencia te puede ver como el clon de un supuesto presentador perfecto, con lo que te rechazaría por poco original. Pero todos los buenos actores que interpretan a Hamlet son su propio Hamlet, aunque todos han aprendido a actuar siguiendo unas pautas comunes.

Asimismo puedes creer que si presentas con pasión, no resultas serio. Y tu presentación es seria porque eres, por ejemplo, el director de operaciones. Piensa en quienes consideras buenos presentadores. Probablemente todos tengan en común la pasión con la que presentan. Pasión no equivale a gritar, saltar o hacer esperpentos, sino a hablar habiéndote preguntado antes por qué estás ahí, por qué te importa lo que haces y cómo vas a hacer diferentes a los miembros de tu audiencia con lo que les vas a contar. ¿Qué vas a presentar simplemente los números del plan del año que viene? ¡Pues claro que puedes hacerte inolvidable! Puedes presentarlos como si estuvieras leyendo una aburrida hoja de cálculo o puedes transmitir la relevancia que esos números tienen en las vidas de tus oyentes tanto si se cumplen como si no.

La tercera buena noticia sobre presentar con pasión es que muy pocos presentadores lo hacen. Si eres capaz de sacar ese entusiasmo que seguro tienes dentro, vas a destacar mucho, y muy fácilmente.

Piensa en ti como parte de la audiencia. ¿En cuántas presentaciones memorables has estado? Probablemente en menos de diez. La razón principal de que se te hayan olvidado es que el presentador no le echaba ganas o que no había aprendido a convertir sus ganas en pasión sobre el escenario. Esto es una contradicción: nadie quiere asistir a presentaciones aburridas, pero cuando a algunas personas les toca presentar, hacen poco para que su exposición sea apasionante.

No todo el mundo puede subir su nivel de entusiasmo hasta conseguir que la audiencia desee que la presentación no acabe. Es normal: tienes otras cosas en las que pensar, probablemente no asignes prioridad uno a encandilar a tu audiencia, tu objetivo puede que sea simplemente acabar la presentación o tal vez te aburra lo que haces.

Si te cuesta ser entusiasta, necesitas ponerte a tono. Hay varias maneras de apasionarte con tu presentación:

Créete lo que estás contando. Si estás hablando de una causa que te apasione, te resultará más fácil porque destilarás tus ganas por todos tus poros. Es más sencillo enamorar a otros de lo que a ti te vuelve loco. Si estás hablando de algo que te deja frío, como la evolución de los motores de explosión si no te gustan los coches, entonces prueba con el siguiente punto.

Piensa antes de empezar en por qué haces lo que haces. Si quieres perspectiva sobre esto, échale un ojo a alguna grabación de un predicador de cualquier religión. Su misión en sus presentaciones es convencer a los demás de que pueden ser más felices. Como tienen un objetivo sencillo y fácil de vender, están encantados con su misión y suelen ser excelentes oradores. Incluso si no puedes ser demasiado entusiasta por el tema, como una elegía en un funeral, entonces al menos alégrate de la oportunidad de compartir lo que sabes con tu audiencia. Pondrás las ganas que necesitas para ser inolvidable.

Si ni siquiera te puedes convencer de que tienes una misión superior que cumplir, prueba con un método que nunca falla: piensa en qué hay en tu presentación para ti, no para la audiencia. Por ejemplo, te van a subir el sueldo si lo haces muy bien, vas a embolsarte todo el variable a final de año, te reconocerán como un comunicador mejor que los demás, vas a hacerte imprescindible en tu empresa, venderás más o va a mejorar tu posicionamiento personal en el grupo.

Si es una presentación que repites con frecuencia, es posible que le pierdas el gusto y te acabes cansando, con lo que tu nivel de entusiasmo será o cero o negativo, que es lo mismo que parecer un presentador falso. La audiencia lo nota en seguida: se da cuenta de que te lo sabes y de que estás recitando más que presentando. Sin embargo, repetir una presentación muchas veces es una oportunidad fantástica de hacerlo cada vez mejor. Como te lo sabes, puedes adaptarla a audiencias diferentes y al ánimo que tenga en cada momento. Puedes jugar con ella como un mago y hacer que parezca que es tan fresca como la primera vez. Piensa en los Rolling Stones o en Bruce Springsteen. Habrán cantado la misma canción en directo miles de veces, pero en sus conciertos el público se vuelven igual de locos que en 1970.

Hay una manera segura de reducir tu nivel de entusiasmo: hacer una presentación que te ha preparado otro. Aunque seas el presidente de tu compañía, necesitas darle tu toque a las diapositivas que se ha inventado tu equipo. Si no lo haces de forma personal, vas a hacerlo fatal: estarás usando el flujo mental de otra persona y tu cerebro va a decir que lo presente el que lo ha hecho. Así que toma la presentación y dale una vuelta, cambia diapositivas de orden, añade tus propias anécdotas, destaca lo que te parece importante y elimina lo que tú no habrías incluido.

Para expresar pasión tienes a tu disposición dos grupos de herramientas gratuitas y siempre disponibles: los gestos y la voz. Ambos elementos tienen que estar coordinados para que la audiencia perciba congruencia en lo que le estás contando. Para coordinar los gestos, la voz y el contenido tienes que estar convencido de lo que estás diciendo. Si no lo estás, los oyentes se van a dar cuenta en seguida, te van a pillar.

1. Los gestos

Antes de que existiera PowerPoint, esa muleta en la que todos nos apoyamos cuando no tenemos mucho que contar, el presentador era el centro de la presentación. Ahora, no es fácil encontrar presentadores que usen todo su potencial personal de expresión a través de sus gestos. Parece que subimos al escenario para hacer de guías en la selva de diapositivas con las que vamos a castigar a la audiencia.

El resultado es un nivel de aburrimiento generalizado y presentadores que se quedan muy lejos de lo que podrían conseguir.

El centro de la presentación no es la proyección, sino el presentador. Para retomar el centro que te pertenece y espantar al fantasma de las presentaciones aburridísimas, considera lo siguiente: tu mejor ayuda visual no es la serie de diapositivas, ni siquiera un vídeo impactante que puedas mostrar, sino lo que puedes hacer con tus gestos.

Además de hablar con la voz, hablas a través de los gestos que haces con la cara, con las manos, con los pies al dar pasos en el escenario y con otros movimientos del torso y de las piernas.

La calidad de todos los gestos que puedas tener en tu repertorio no se mide por la cantidad, sino por cómo apoyan la transmisión de tu mensaje. Tendemos a hacer gestos que no aportan nada al mensaje porque es una manera de descargar tensión, en lugar de canalizarla hacia dotar de entusiasmo nuestra presentación. También nos podemos proteger con las manos y las piernas del peligro irreal que representa la audiencia. Y nos podemos evadir con algunos gestos que hacemos con las manos y los ojos.

Hay cuatro grupos de gesticuladores al hablar en público:

El espantapájaros. Este tipo de presentador se mueve muy poco, usa sus manos de manera frugal y suele ser, por lo general, bastante aburrido. Puede que no se mueva porque está muy concentrado en el contenido de la presentación, porque su sistema de defensa le está inmovilizando para intentar pasar desapercibido frente al peligro que representa la audiencia, porque se siente más cómodo así o porque cree que es mejor aparentar la seriedad que da la contención gestual. Piensa en el general Franco. Su imagen hablando en público es la de una persona hierática, que no se movía mucho y que usaba las manos para sujetar sus notas o para dar las gracias a la multitud a modo de bendición, con su mano derecha moviéndose arriba y abajo con parsimonia.

Sin embargo, el espantapájaros puede ser entretenido si sabe usar su voz para compensar la escasa gestualidad. Por ejemplo, Ronald Reagan se colocaba detrás de un atril y prácticamente no se movía. Casi no utilizaba sus manos, pero era un tipo increíblemente magnético hablando en público. Compensaba su falta de gestos con una modulación excelente de la voz. Estaba acostumbrado a magnetizar a su audiencia a través de la palabra porque había sido locutor de radio y sabía cómo trabajar sin recursos gestuales.

El presentador «espantapájaros». Qué no hacer cuando hablas en público.

* Puedes ver todos los vídeos en el canal de YouTube https://www.youtube.com/user/libroaltoyclaro

El molino. Este tipo de presentador hace aspavientos continuamente. Su actuación acaba por cansar a la audiencia, que lo percibe como poco natural, demasiado estrambótico y tal vez pretencioso. Si usas este perfil gestual sólo de vez en cuando, y para llamar la atención sobre un punto que te interese destacar, te puede funcionar muy bien. Steve Ballmer, el antiguo presidente de Microsoft, es un genio haciendo el molino. Da saltos por el escenario, se sube a las mesas, agita sus brazos y vuelve locos a los miembros de su compañía. Sin embargo, otras veces puede ser perfectamente comedido y adaptarse a una audiencia que espera otra cosa, como en una rueda de prensa. Muchos predicadores americanos son otro buen ejemplo de que, sacados de su entorno de presentación habitual, provocarían rechazo al cabo de unos minutos en audiencias menos acostumbradas al histrionismo.

El presentador «molino».

El hechizado. Hagas lo que hagas con tus gestos, no caigas en este perfil. Lamentablemente, el 90% de las personas que hablan en público están hechizadas por el maleficio de la bruja de las presentaciones. Cuando acaban de presentar y se ven grabados, no se reconocen a sí mismos. El hechizado está subyugado por su propia reacción defensiva ante la audiencia. Durante su presentación, se mueve en otra dimensión en la que no es él mismo, sino su cuerpo sometido al dictado de su sistema límbico para asegurar la supervivencia. Los gestos son muy variados, pero ninguno aporta nada al mensaje. Al contrario, distraen a la audiencia y le transmiten sensaciones que van de la desconfianza al tedio. El hechizado se mete las manos en los bolsillos, juega con un bolígrafo, se coloca el pelo continuamente, anda por el escenario como si estuviera bailando, mira a la audiencia desde un tren en marcha o tiene la misma expresión que un friso egipcio.

El presentador «hechizado».

El director de pista. Este eres tú ahora, o lo serás después de leer este libro. Es quien sabe lo que transmite con cada gesto que usa en el escenario y colorea su mensaje con el lenguaje no verbal que requiere cada punto. Es capaz de crear combinaciones que le hacen único desarrollando su propio estilo a partir de la paleta de gestos básicos. Como domina el lenguaje gestual, puede concentrarse en el contenido de la presentación: los gestos son naturales y casi siempre inconscientes. El director de pista presenta en modo piloto automático la mayor parte del tiempo, sin darse cuenta de que está utilizando los gestos de manera correcta.

«El director de pista».

Vamos a ver ahora cómo expresarnos en público para transmitir pasión aun sin abrir la boca. Recuerda que no serás tú, sino tú mientras presentas, así que no te preocupes si te ves raro.

De la misma manera que ahora conduces un coche sin pensar y cuando aprendiste a conducir no te salía el mirar por el retrovisor continuamente ni sincronizar los pedales del acelerador y del embrague, la práctica va a hacer que te parezca natural. Como si llevaras toda la vida presentando.

1.1. Las manos

Para usar las manos de manera que acompañen al mensaje de tu presentación sólo tienes que hacer dos cosas: lo primero es saber qué es lo que no deberías hacer con ellas en el escenario; y lo segundo, olvidarte de que las tienes.

Es sorprendente lo que nos preocupa tener manos cuando presentamos. Parece que fueran un defecto que no tienen los demás y que nos gustaría ocultar. Lo primero que notas cuando alguien está algo tenso al presentar, es la cantidad de gestos raros de hechizado que hace con las manos. Los gestos raros son los que no sirven para ilustrar tu presentación. Además, la audiencia percibe inconscientemente cosas que no quieres que perciban. Algunos de los más habituales son estos:

Las manos en los bolsillos. Así comunicas que no te interesa demasiado la audiencia y que estás a la vuelta de todo. A la audiencia no le gusta que parezca que estás sobrado, sino que estás dándolo todo en la presentación. Te metes las manos en los bolsillos para aparentar que estás relajado, pero el efecto juega contra ti.

No te metas las manos en los bolsillos.

El jefe supremo en la recepción oficial uniendo las dos manos en la espalda y exponiéndose. Estás diciendo que eres amigo suyo, pero que es mejor que no se acerquen demasiado a ti porque eres superior. De este modo consigues distanciarte de la audiencia.

Los brazos cruzados. Cuando estás sentado en una reunión, puedes cruzar los brazos para cambiar de postura y relajarte, pero lo más habitual es que sea para defenderte de algo que no te ha gustado. Tus compañeros de reunión van a percibir que te estás protegiendo para defenderte. Cuando estás en el escenario, el efecto es el mismo.

Los brazos cruzados son una barrera frente a tu audiencia.

Tocarse el pelo, la corbata o el cuello de la camisa continuamente. Así estás descargando tensión con un gesto repetitivo, y eso es precisamente lo que percibe la audiencia.

Jugar con un bolígrafo, un ratón inalámbrico o un clip. Cuando tienes algo en una mano, tiendes a amasarlo con las dos como si estuvieras haciendo pan. Lo que estás diciendo es que estás nervioso.

Evita usar el bolígrafo.

Los brazos en jarras. Sin darte cuenta, lo que buscas es hacerte más grande ocupando más espacio, como hacía tu madre cuando te echaba una bronca de pequeño. Si necesitas hacerte más grande, es que no estás muy seguro de la autoridad que transmites.

Nunca optes por los brazos en jarras.

Hacemos todas estas cosas raras con las manos porque de repente somos más conscientes de nosotros mismos. Es igual que cuando conoces a alguien que te gusta y no estás seguro de ser todo lo atractivo que quisieras ser. En esos casos prestas atención a partes de tu cuerpo de las que normalmente no eres consciente. De pronto sientes que te están evaluando, así que te gustaría tener la presencia de Cary Grant. Si no la tienes, vas a estar realmente preocupado por tu aspecto.

La verdad es que en cuanto te olvidas de que tienes manos, hablan solas. Para olvidarte de ellas, déjalas colgando a los lados mientras no las estés usando. Es su base de operaciones. Como es imposible permanecer en esta posición mucho tiempo, notarás cómo de pronto estarás moviéndolas continuamente para ilustrar tu discurso. Describe con ellas lo grande que es algo, lo lejos que está o lo relevante de un punto, y cuando hayas terminado, déjalas caer de nuevo a su base.

Pocos presentadores se quedan en un escenario con las manos sueltas a los lados del cuerpo. Pero esta es la postura perfecta para aparecer en un escenario, ya sea en el acto de graduación del colegio o en una presentación. Si te parece rara, practica mientras estás de pie en cualquier sitio. Cuando las manos se quedan abajo, las olvidas y empiezan a funcionar solas. De pronto te darás cuenta de que están hablando y se mueven para acompañar lo que dices. Es muy difícil que se queden quietas como las del espantapájaros. La base de tus manos son los lados del cuerpo, no el ombligo ni los bolsillos.

He oído muchas veces decir que la base de las manos al presentar no es esta, sino la posición que ocupan cuando las unes delante del cuerpo, sin apretarlas demasiado. Puedes elegir la que prefieras, pero deberías saber que si eliges esta posición de descanso para tus manos, vas a transmitir que necesitas protegerte. Es una reacción natural ante el peligro percibido e irreal que supone estar delante de una audiencia que te está evaluando y que puede hacerte perder autoestima si crees que tu presentación no ha ido bien. Lo que estamos haciendo con las manos en esa posición es proteger nuestros órganos vitales, que se encuentran en el torso. Igual que hace un boxeador, las manos y los brazos delante del cuerpo nos previenen de lesiones en un enfrentamiento. Mientras tú te sientes más seguro con las manos delante, tu audiencia va a percibir precisamente que no lo estás. Ni tú ni tus oyentes sois conscientes de ello, pero la sensación que estás transmitiendo es de debilidad.

No dejes que tus manos se toquen no sólo cuando las dejas en su base, sino también cuando las usas para acompañar lo que dices con la voz –a no ser, claro, que estés diciendo, por ejemplo, «juntos» o «uno encima de otro». Si se tocan, pierden todo su poder de expresión: juntar las manos es equivalente a ponerte cinta aislante en un lado de la boca: no vas a poder expresarte ni la mitad de bien.

No dejes que tus manos se toquen.

Para acostumbrarte a utilizar la base de las manos a los lados del cuerpo practica cuando hables con otros en un bar o en el pasillo. Si estás de pie hablando en un grupo, déjalas caer cuando no estés hablando. Al principio te sentirás raro, pero pronto te darás cuenta del poder que te aporta saber mantener esta postura en la que no temes el ataque de nadie.

También puedes practicar expresando con las manos términos opuestos. Di «enorme» mientras dibujas en el aire algo gigantesco. A continuación di «diminuto» y descríbelo con tus manos. Haz lo mismo con lejos/cerca, caliente/frío, alto/bajo, todo/nada o agresivo/defensivo.

Otro ejercicio que puedes hacer para mejorar tu expresividad manual es describir con una mano un objeto imaginario que te coloques en la otra. Por ejemplo, una araña enorme y peluda o una palmera glaseada. Es difícil describir algo que tengas en las manos sin usarlas.

Las manos funcionan a varias alturas. La más aburrida es la de tus muslos, a lo Charles Chaplin. Si hablan desde ahí, no van a expresar mucho. Equivale a hablar con un volumen muy bajo, y las personas de la última fila van a desconectar.

La más habitual es la altura el ombligo. Desde ahí no estás gritando con tus manos, pero se las oye bien. Cuanto más subas a partir del ombligo, más pasión transmites. Prueba a decir la misma frase con las manos a diferentes alturas, pero sin variar la inflexión vocal. Cuando las tienes por encima de la cabeza, parece que estás diciendo que te ha tocado la lotería.

Si tienes la suerte de mover mucho las manos de manera espontánea, aprovéchalo. Olvida los consejos que puedes haber oído sobre no sobrepasarte con las manos: equivalen a decirle a los zurdos que usen la mano derecha para escribir. Muy pocos presentadores entran en la clasificación de molinos. En vez de reprimirte, adapta tus movimientos a la audiencia y al tema. Es mejor errar por el lado del exceso de gestos que por el opuesto, mucho más aburrido.

Cómo mover las manos en tus intervenciones públicas.

1.2. Los brazos

Los brazos al hablar en público son una extensión de tus manos, no al revés. Para usarlos bien, procura separarlos unos cinco centímetros de los lados del cuerpo. Si estás tenso, tenderás a pegarlos al cuerpo a modo de protección, lo que restará expresividad a lo que hagas con las manos. Cuando los pegas a los lados, el eje del movimiento de cada mano es el codo, no el hombro, y pareces una marioneta de movimiento limitado.

Los brazos pegados a los lados del cuerpo delatan tensión.

Cuando estás hablando a más de 50 personas, se te ve considerablemente menos desde las últimas filas. Al separar los brazos del cuerpo consigues destacar porque estás ocupando más espacio.

El uso adecuado de los brazos.

1.3. Los ojos

Usar bien el contacto visual es lo que más claramente le va a decir a la audiencia que estás seguro de ti mismo y que eres un presentador experto. Y si no lo eres, se lo van a creer. También es la habilidad más difícil de dominar al hablar en público. Normalmente tendemos a escanear la sala fijando nuestra mirada en cada persona sólo un instante. O miramos al fondo para no mantener la mirada de nadie. En mi experiencia, el 95% de los ponentes escanea la sala sin fijar la mirada en una persona más de un segundo. La razón de que no nos atrevamos a mirar un buen rato a cada persona de la audiencia es nuestro viejo amigo el miedo escénico: como tengo miedo a perder la autoestima, prefiero no mirar mucho tiempo a cada una de esas personas que creo que me están evaluando. Además, podrían pensar que les estoy desafiando, con lo que me evaluarían aún peor. Tú te sentirás más tranquilo, pero tu público percibirá que estás nervioso o, peor aún, que tienes algo que ocultar.

La sabiduría popular dice que si alguien no puede mantenerte el contacto visual cuando le arrinconas, es que está mintiendo. Desde pequeños experimentamos lo difícil que es mantener la mirada de alguien cuando mientes porque te sientes culpable y, por tanto, incómodo mintiendo. Pero es muy probable que ocurra lo contrario cuando con la respuesta te juegas tu dinero o la libertad: el mentiroso semiprofesional sabe que si mira hacia otro lado le vas a pillar, así que se asegura de no dejar de mirarte mientras te contesta.

Un estudio publicado en marzo de 2013 (Attention to Eye Contact in the West and East: Autonomic Responses and Evaluative Ratings, de Akechi, Senju, Uibo, Kikuchi, Hasegawa e Hietanen) analiza qué ocurre con el ritmo cardiaco cuando alguien te mira a los ojos. Seguramente pienses que se acelera, pero ocurre justo lo contrario. Cuando mantienes la mirada de alguien, su corazón se ralentiza porque te está prestando atención y al concentrarse disminuyen las pulsaciones. Es algo así como un pointer que se queda inmóvil con una pata delantera levantada cuando detecta la presa. Así que asegúrate de mirar más a cada persona de tu audiencia si estás nervioso.

Otro resultado del estudio es que los orientales tienden a percibir que estás enfadado si les miras a los ojos durante el tiempo que a los occidentales nos parecería normal. Su tiempo de contacto visual es más corto que en Occidente.

En Occidente, el tiempo que deberías dedicar a mirar a cada persona de tu audiencia es de tres a cinco segundos. Es decir, mantén una mini conversación con cada uno. Si miras a alguien durante mucho tiempo al hablar en público, por ejemplo, lo que tardas en decir una frase larga de 30 palabras, esa persona se va a incomodar. Y como no tienes un cronómetro en la cabeza para andar contando tiempos, tienes cuatro maneras de saber cuándo dejar de mirar a alguien para pasar a la siguiente persona. Además de trasmitir seguridad en ti mismo, lo que buscamos es tener la certeza de que te están entendiendo y de que les estás entreteniendo. Cambia de persona cuando a la que estás mirando haga una de estas cosas:

Sonríe: es la mejor señal de que vas por buen camino con tu presentación.

Asiente con la cabeza: te entiende y además está de acuerdo con lo que estás diciendo.

Mira hacia otro lado. Algunas personas no se sienten cómodas manteniendo la mirada de los demás y en público menos: pensará que estás a punto de hacerle una pregunta que la obligaría a intervenir.

Te mira fijamente sin mostrar ninguna expresión: está tan concentrada en lo que estás diciendo que ni siquiera se da cuenta de que la estás mirando. Después de decir una frase corta mientras la miras, cambia de persona.

Es importante que mires a todos en tu presentación. Seguro que alguna vez te has sentido despreciado en una conversación de grupo porque la persona que habla no te hace ni caso, y sabes que no te hace ni caso porque no te mira. En tu audiencia se sienten igual cuando no te das cuenta de que hay algunos sentados junto a una columna o en las esquinas y no les miras.

Cuando hables a más de 50 personas, te va a resultar imposible mirarlas a todas. En este caso, mira a zonas de la sala. Las que están alrededor del punto al que estás mirando se sentirán observadas y conseguirás el mismo efecto que cuando tienes a diez personas en la sala.

Una buena manera de conseguir mirar a todos es dar unos pasos hacia un lado de la sala y mirar únicamente a las personas que están en esa zona. A continuación caminas hacia el otro lado y repites la maniobra. Así concentras tu atención en menos gente y te es más fácil mirar a cada uno durante el tiempo adecuado.

¿Y si no te están mirando porque están usando sus dispositivos portátiles? Todos tenemos licencia para despistarnos en una presentación con nuestro teléfono móvil. Cada persona que desconecta de tu presentación para prestar atención a algo que está fuera de la sala es un ladrillo que te quitan en el edificio de tu entusiasmo. Antes de que se generalizara Internet era grosero no prestar atención al presentador. Ahora es hasta necesario estar conectado constantemente y respondiendo en las redes sociales.

Como todo el mundo lleva encima un aparato con el que desconectar de tu presentación, puedes hacer varias cosas:

Pide que apaguen todos sus dispositivos móviles, como en el cine, y declara que crees que es una falta de respeto no atender a quien ha invertido horas en preparar algo para ellos. Seguramente conseguirás más atención, pero aparecerás como un retrógrado y molestarás a alguno que pensará que eres un dictador.

Olvídate de los que no atienden y mira sólo a los que te respetan. No te esfuerces con personas que no tienen un mínimo de educación porque no vas a conseguir educarlas en media hora. Esta solución te deja algo chafado porque sales pensando que no has sido interesante para unos cuantos. Si fueras una película, te quitarían después del primer fin de semana.

Haz una pregunta al distraído mientras está enviando tweets sobre la fiesta de anoche. Dejará el móvil rápidamente, pero le tendrás en contra a él y también a los despistados que se den cuenta de que estás a la caza de despistados.

Asume que tienen derecho a no prestar atención: han pagado por oírte. También es posible que tengan otras cosas en la cabeza. Como pueden hacer lo que quieran, tu reto es conseguir que presten atención. El hecho de que estén ahí sentados no quiere decir que te vayan a hacer caso. Intenta hacer tu presentación interactiva de manera que tengan que usar sus aparatos para seguirte: haz votaciones online sobre algún punto controvertido que expliques, pídeles que busquen información sobre tu tema o haz que alguno llame por teléfono a un conocido para pedir su opinión, como en los concursos de televisión.

Involucra a tu audiencia con la mirada.

1.4. La expresión

Cuando estás nervioso, los músculos de la cara también se tensan y puedes aparecer con una expresión hierática de espantapájaros que no te traerá muchos amigos. Para evitarlo, calienta los músculos de la cara: sonríe exageradamente y a continuación arruga la cara unas cuantas veces antes de subirte al escenario, y mejor en un sitio en el que no te vea nadie. De este modo tendrás una expresión más simpática y relajada.

La cara es el espejo del alma: relájate.

Es clave sonreír durante tu presentación. Si no puedes sonreír mientras hablas, hazlo cuando pausas. Al sonreír estás diciéndole a la audiencia dos cosas: la primera es que te gustan y naturalmente les gustarás tú a ellos. La segunda es que te gusta lo que estás diciendo. Estás encantado con lo que les estás contando, con lo que su reacción natural va a ser desear lo que sea que estés describiendo.

Sonreír tiene el efecto añadido de relajarte si estás tenso antes de empezar. Cuando sonríes, te relajas. Pones en marcha el proceso al revés: cuando estás relajado, es más fácil sonreír. Al forzarte a sonreír tu cerebro interpreta que las cosas no están tan mal como parecen.

Para sonreír asegúrate de que mueves los músculos orbiculares, que están alrededor de los ojos, además de los que rodean la boca. De otro modo tendrías una sonrisa falsa de pasarela, que es peor que no tener ninguna expresión en la cara.

La sonrisa es el mejor aliado para el éxito de una presentación.

1.5. El movimiento

Además de con la voz y con las manos, también hablamos con los pies porque nos movemos. Si hablas durante dos minutos, no hace falta que te muevas. Pero más tiempo quieto en el mismo sitio hace que empieces a parecer aburrido, a no ser que estés detrás de un atril.

Cuando te muevas, evita dos tipos de movimiento:

Un pasito adelante, un pasito atrás. O a derecha e izquierda. Estarás dando la impresión de que estás bailando el baile del hechizado. Este movimiento repetitivo tiene dos efectos en la audiencia. El primero es que los oyentes perciben que estás nervioso porque utilizas un movimiento repetitivo para descargar tensión. El segundo es que les distraes. Van a estar más pendientes de tu baile que de lo que estás diciendo. Para evitarlo recuerda dar al menos dos pasos cada vez que te muevas.

El león enjaulado. En este caso das más de un paso, pero lo haces de manera repetitiva, normalmente hacia un lado del escenario y vuelta. Es lo que hace el molino. Si tienes este problema, dibuja un círculo imaginario en el suelo del que no te dejas salir.

Lo cierto es que es bueno moverse porque haces tu presentación más dinámica y transmites más entusiasmo. Únicamente asegúrate de que no distraes al público. Si no puedes controlar tu movimiento porque estás concentrado en tu contenido, muévete con un objetivo: por ejemplo, colocarte más cerca de la primera fila o ir a donde están tus notas. No te muevas de ese sitio durante un rato. Cuando sientas que te pinchan las piernas para moverte, vete al otro sitio y quédate ahí otro rato.

Considera si merece la pena penetrar entre la audiencia cuando la sala está dispuesta en forma de U o cuando tienes un pasillo central. En mi experiencia docente, la mayoría de los alumnos prefiere que tu territorio termine donde empieza el suyo. Si andas mucho entre ellos, acabas distrayéndoles, además de darles dolor de cuello.

Cómo mover los pies al hablar en público.

1.6. La postura

Hablando en público hay dos tipos de vaqueros. Por un lado está el sheriff que separa los pies casi un metro como John Wayne, diciendo que se va a cargar a unos cuantos cuatreros. Con los pies tan separados transmite agresividad, reforzada quizá con los pulgares metidos en el pantalón por la cintura. Y, por otro, tenemos al ayudante del sheriff, que como acaba de empezar en su puesto tiende a juntar los pies en señal de sumisión diciéndole a la audiencia que no está muy seguro de sí mismo.

Tus pies al presentar, cuando no te estás moviendo, deberían estar separados a la anchura de los hombros para evitar comunicar agresividad o sumisión. Busca transmitir autoridad y seguridad en ti mismo.

Además de las posturas de los vaqueros, están las posturas de fiesta. Cuando estás en una fiesta hablando de pie a personas que acabas de conocer, es posible que las chicas, aunque también es frecuente en ellos, tengan las piernas cruzadas con una apariencia que puede transmitir una de dos cosas: o que se están protegiendo o que quieren parecer amigables. En el primer caso está claro que se cierran a los extraños, igual que ellos pueden tener las manos unidas por debajo del ombligo.

En el segundo caso, que probablemente sea el que se aplica al hablar en público, la razón puede parecer algo ridícula si la analizamos: nuestro inconsciente nos está diciendo que la audiencia nos quiere atacar. Para tranquilizarle le decimos que somos su amigo. Algo así como el lobo que reconoce la autoridad del macho alfa colocándose panza arriba en el suelo. El mensaje es: sé que me puedes y como lo sé, ni se me ocurre la posibilidad de atacarte, fíjate cómo soy de pacífico que me tumbo boca arriba y te expongo mis órganos vitales reconociéndome inferior para que no tengas necesidad de demostrarme tu superioridad.

Al cruzarnos de piernas estamos adoptando una postura de claro desequilibrio. Si alguien nos empuja, nos caeremos al haber reducido el área de apoyo en el suelo. Lo que inconscientemente queremos transmitir al grupo es lo mismo que el lobo más débil: quiero ser vuestro amigo, audiencia, porque sé que me puedes hacer daño, así que, por favor, no me ataques.

Otra postura de hechizado, más frecuente en ellas, es la de colocar más peso en una cadera que en otra variando de cadera de vez en cuando. También puedes hacerlo cuando estás muy cansado para relajar alternativamente los dos lados del cuerpo. Si no estás cansado, te colocas cambiando el peso de cadera por la misma razón inconsciente: adoptas la postura que exhibes cuando estás sin energía y sin intención de atacar a nadie.

Lo malo es que la audiencia no percibe eso. La percepción, también inconsciente, de la audiencia puede ser una de estas dos:

Que pasas de ella. Vas a perder el dominio del público, y probablemente este tampoco te haga mucho caso.

Que no confías mucho en ti mismo. La postura de adolescente en un guateque hablando con el rey de la fiesta dice que estás algo cohibido.

Lo bueno es que la solución es muy sencilla. Simplemente adopta una postura firme durante toda tu presentación, con los pies bien plantados a la anchura de los hombros, para transmitir autoridad no agresiva. A tu audiencia le resultará más fácil concentrarse en tu mensaje, y tú estarás más seguro de ti mismo sin darte cuenta.

1.7. Apariencia

Tus gestos están envueltos en tu apariencia, que es lo que transmites con tu atuendo. Todos sabemos que sólo tienes una oportunidad de dar la primera impresión. Para aprovecharla asegúrate de que sigues estos cuatro principios:

Busca una apariencia neutral, elegante y discreta. Neutral quiere decir que te acercas al estilo clásico y te alejas de las modas. Beau Brummel, el inventor de la moda masculina en el XIX inglés de Jorge IV, decía que si la gente se fija en ti por la calle, es que vas mal vestido.

Si eres un hombre, estas son algunas pistas que desvelan que eres un dedicado seguidor de la moda, como decían los Kinks: los pantalones de pernera ceñida (moda inglesa retro), los zapatos de puntera pico de pato (moda desenfadada vuelta a los zapatos Gorila del cole) o las gafas rectangulares de colores (moda centroeuropea de revista de moda masculina).

Para ellas, identificarte como seguidora de la moda es más complicado. Las mujeres suelen combinar el estilo clásico con lo que esté de moda. Si llevas zapatos de plataforma o ropa de cuero, por ejemplo, seguramente no estarás siendo muy clásica.

La apariencia elegante es la que te da el llevar cosas que o son caras o parecen caras. Las audiencias somos bastante simples, así que algo que parece caro transmite que eres poderoso, y tu nivel de autoridad sube.

La apariencia discreta es la que consigues cuando te apuntas al estilo clásico, pero además sin alardes. Quieres que se fijen en ti, no en lo que llevas puesto. Evita aspavientos como estos:

Llevar pendientes excesivamente llamativos o recargados.

Vestir de rojo, a no ser que quieras remarcar algún punto que tenga que ver con ese color.

Llevar tacones stilettos: dicen que no estás muy segura de ti misma.

Ponerte cinco pulseras sonoras en cada muñeca.

Maquillarte como si fueras a un plató de televisión.

Ponerte corbatas de Bugs Bunny.

Llevar la parte de atrás de la corbata, donde está grabado el logotipo de la marca, sin encajar para que se vea que es de una marca determinada.

Llevar el pecho descubierto con una gran cadena de oro colgando.

Hacer alarde de que acabas de llegar de los Alpes con moreno gafa de esquiar.

Ponte cosas que te queden bien y con las que estés cómodo. Parece obvio que no deberías estrenar nada el día de tu presentación porque aún no te has hecho a ello.

Vístete siempre un nivel por encima de tu audiencia. De ese modo conseguirás aumentar tu autoridad. Un nivel por encima es, por ejemplo, ponerte un traje de chaqueta sin corbata cuando la audiencia lleva chinos y chaqueta. O ponerte unos vaqueros cuando ellos van en pantalones cortos. Si te vistes dos niveles por encima, por ejemplo, con un traje de chaqueta y un broche cuando la audiencia va en vaqueros, vas a parecer una persona poderosa, pero también algo distante.

Utiliza colores que transmiten poder. Los colores oscuros te dan más autoridad. Los colores pastel te hacen aparecer más suave. Si vas a presentar a niños, no vayas de oscuro. Si vas a presentar al consejo mundial de tu compañía, no vayas de beis.

El objetivo al vestirte para tu presentación es sentirte cómodo y aumentar tu nivel de poder con lo que llevas puesto. Además, le estarás diciendo a los miembros de la audiencia que te importan: te has preocupado de vestirte para la ocasión.

1.8. El atril

A la mayoría de presentadores les gusta hablar detrás de un atril; el espantapájaros se muere por tener uno. Te da ese aire de importancia que confiere el tener una pieza que te singulariza. Pero la razón fundamental es que sirve de parapeto frente a la audiencia, que crees que te quiere atacar. Es la almena de tu castillo de una sola almena.

Hay dos cosas que no deberías hacer cuando hablas tras el atril:

Agarrarlo por los lados. El atril es un lugar para colocar tus notas, nada más. No vas a perder el equilibrio, así que no hace falta que te agarres. Y el atril no te va a transmitir ninguna fuerza. Al contrario, te la va a quitar: cuando te sujetas al atril, tus manos dejan de expresarse, con lo que se cierra uno de tus canales de comunicación.

Pegarte a él. Cuando estás muy cerca del atril, cada vez que eches una ojeada a tus notas todo el mundo se va a dar cuenta de que las estás mirando porque necesitarás agachar la cabeza. En vez de eso, sepárate unos diez centímetros. De esta manera, sólo bajarás los ojos, no la cabeza, y únicamente los de la primera fila se darán cuenta de que estás consultando tus notas. No hay nada malo en mirar las notas, pero transmites más autoridad si parece que te lo sabes.

Uso equivocado del atril.

Si quieres usar un atril, no lo toques, sepárate de él ligeramente y gesticula como si no lo tuvieras delante. No deberías moverte del sitio porque distrae. Planta bien los pies en el suelo y si sientes que necesitas moverte para descargar tensión, mueve los dedos de los pies en tus zapatos. Tampoco vale cambiar el peso de cadera a cadera porque se nota perfectamente que lo estás haciendo.

No te apoyes en el atril con el codo mientras te colocas al lado como si fuera la barra de un bar. Lo he visto hacer a algún ponente famoso para intentar hacerse más cercano y el efecto es devastador en la imagen que transmite. Pretende mostrarse informal, pero queda desharrapado.

Si eres uno de varios ponentes y todos van a usar el atril, entonces úsalo tú también. De otro modo, estarás fuera de lugar ante la audiencia y también ante el resto de ponentes.

Cómo hacer un mejor uso del atril..

1.9. Los gestos antes de empezar

Un estudio muy interesante publicado en 2010 en la revista Psychological Science, titulado «Power Posing: Brief Nonverbal Displays Affect Neuroendocrine Levels and Risk Tolerance», por Dana Carney, Amy Cuddy y Andy Yap, establece que es posible utilizar posturas que transmiten poder para sentir que tenemos poder. Es decir, que podemos condicionarnos para sentir lo que queremos sentir provocando cambios en el sistema endocrino y en el comportamiento.

Los autores prueban que si adoptas lo que ellos llaman «posturas poderosas» durante tan sólo un minuto, te sentirás más poderoso. Posturas poderosas son, por ejemplo, sentarse con los pies sobre la mesa o apoyarse de pie con las dos manos en la mesa echado hacia delante. Si lo haces antes de empezar a presentar, subirás al escenario con unos grados más de confianza en ti mismo. El truco funciona porque es fisiológico: aumenta la testosterona y disminuyen la adrenalina y el cortisol. No uses posturas poderosas al presentar, pero pruébalas antes de empezar. Te dará unos grados adicionales de confianza.

2. La voz

Cómo dices lo que dices cambia totalmente lo que recibe la audiencia. Prueba a decir «hola» expresando lo que sientes, por ejemplo cariño, enfado, resignación, sorpresa, picardía, cansancio, excitación, aburrimiento, desilusión, esperanza, debilidad, poder, entusiasmo, impaciencia, confusión o indiferencia. Parecerá que estás diciendo palabras distintas. Por eso tus allegados te preguntan rápidamente qué te pasa cuando llegas a casa y dices «hola» con resignación. Tu familia conoce perfectamente cómo te expresas en cada estado de ánimo.

Es posible que tu audiencia no te conozca, pero seguro que va a percibir que eres un rollo si te expresas con una inflexión vocal que transmite aburrimiento. Lo peor que le puedes hacer a una audiencia es hablar con voz plana. A las audiencias les espantan los presentadores aburridos, y la manera más sencilla de aburrir a alguien es no variar la voz cuando hablas.

La mayoría de las presentaciones a las que asistimos son bastante aburridas. Pero trae a cualquiera de esos presentadores que te pueden dormir si la presentación es un viernes por la tarde y dile que te cuente cómo conoció a su pareja. Seguro que su voz no es la misma que cuando te habla de la nueva línea de producción en la fábrica de Mataró.

La voz tiene tres componentes: velocidad, volumen y tono. Al conjunto de los tres lo denominamos inflexión vocal. En el saber popular nos solemos quedar con el término tono para referirnos a la inflexión. También usamos la palabra tono cuando en realidad estamos hablando de volumen, como cuando decimos: «baja el tono».

Uso equivocado de la voz.

2.1. La velocidad

Cuando presentas, te aceleras. La tensión al hablar en público hace que vayas más rápido con la intención inconsciente de salir de allí cuanto antes.

Si puedes elegir, mejor ir rápido que lento. La velocidad dentro de un orden añade dinamismo, mientras que la lentitud asegura el aburrimiento. Lo malo de ir más rápido de lo normal es que tu audiencia se puede perder.

Para evitarlo, mantén un ritmo de 130 palabras por minuto. Como esto es difícil de medir mientras hablas, trata de sentirte bien con la velocidad que llevas y no dejes ninguna frase sin acabar. Es decir, lo que tengas en la cámara de torpedos para salir de tus labios debe salir tal cual. Cuando te estás divirtiendo con tu presentación, suele ocurrir que dejas frases a medias. Te las dices a ti mismo en tu cabeza, pero salen a borbotones mientras ya estás enganchando con la siguiente frase.

El exceso de velocidad al hablar tiene tres efectos secundarios:

Cuanto más te aceleras, menos respiras. Como tienes menos aire, vas a respirar de modo superficial. La respiración superficial es más rápida y, por tanto, necesita más energía, que recibe mediante el aumento del rimo cardiaco. Si estás nervioso, con esos latidos extra lo estarás más aún.

Al acelerar tu respiración hablas desde la garganta. De este modo la voz te va a salir menos poderosa y entonces transmitirás menos autoridad.

Es probable que vocalices mal. En este caso la audiencia no va a entender la mitad de lo que digas. Si tienes problemas de vocalización aun cuando te expresas despacio, realiza el siguiente ejercicio: intenta hablar mientras mantienes la punta de un lápiz entre los dientes. El no poder mover la mandíbula te va a forzar a vocalizar más para que se te entienda.

Si no puedes evitar acelerarte, entonces tienes que hacer más pausas. Cada 30 segundos termina la frase que estés diciendo y detente. Respira durante tres o cuatro segundos y sigue. Durante esa pausa, tú te has dado tiempo a pensar y a la audiencia le has dado un momento para digerir tu discurso.

2.2. El volumen

Para tener el volumen adecuado a la sala deberías llegar antes y probar que se te oye al fondo. Recuerda usar un micrófono si hay más de 50 personas para no cansar la voz y para que los de las últimas filas no hagan una salida mental. A no ser que tu comienzo requiera el efecto dramático de un susurro, empieza con un volumen más alto de lo normal para establecer tu autoridad desde el principio.

Si te dicen que tu volumen de conversación es más bien bajo, entonces tendrás que gritar en tu presentación. A ti te parecerá que estás chillando, pero a la audiencia le parecerá que el volumen es normal. Prueba a preguntarles si estás hablando muy alto: te sorprenderás.

2.3. El tono

Este varía de agudo a grave. Los maestros mundiales en el uso de la variación tonal al hablar son los italianos con los andaluces siguiéndoles de cerca. Cuando el italiano medio habla, parece que está cantando. Y ahí está la clave del uso atractivo de la entonación: habla acercándote a las variaciones tonales de un cantante. En cambio, cuanto más plana sea tu variación tonal, más aburrirás.

2.4. Las pausas

Las pausas al presentar cumplen dos cometidos. Como hemos visto, te van a permitir respirar y darle tiempo a la audiencia para asimilar tu presentación. Además, añaden interés y expectación a lo que estás diciendo. Si te digo «ayer me encontré a un amigo de la infancia, y… me contó lo que le pasó al señor Ormazábal, el profesor de Literatura», voy a ser mucho más interesante que si te lo digo sin usar la pausa: «ayer me encontré a un amigo de la infancia, y me contó lo que le pasó al señor Ormazábal, el profesor de Literatura».

Las pausas al empezar son muy útiles para incrementar el nivel de poder que la audiencia percibe que tienes. Cuando te subas al escenario, no digas nada ni juegues con bolis ni des pasos nerviosos. Simplemente plántate en un sitio en el que te sientas cómodo, sin nada entre tú y la audiencia a ser posible, con una postura erguida y sonríe mientras les miras escaneando lentamente la sala. Haz esto con la boca cerrada durante cuatro o cinco segundos, y entonces empieza con tu apertura, que has memorizado. Cada segundo que pasas sin decir nada supone un grado más de autoridad.

No todo el mundo se atreve a estar en silencio mirando a un montón de individuos, que a su vez te están mirando en silencio. Eres tú contra todos, y además se supone que el único que puede hablar en ese momento eres tú, así que no hay escapatoria. La mayoría empieza a hablar a toda máquina para que no haya ni un instante de silencio embarazoso. Para ver buenos ejemplos de esta manera de empezar con autoridad busca vídeos de dictadores hablando en público. Son unos maestros de las pausas antes de empezar.

Cuando te callas delante de una audiencia, los segundos funcionan en otra dimensión. Interviene un factor multiplicador del tiempo relacionado con el miedo escénico. Si te quedas callado delante del público, puedes pensar que las personas de la audiencia están pensando que te has quedado en blanco, que no te lo sabes, que no sabes reaccionar, que estás desorganizado. Son pensamientos que no te van a tranquilizar, sino todo lo contrario. Así que los segundos te parecen más largos: cada uno vale por cinco. Si te quedas mirándoles durante tres segundos, te van a parecer quince, que es un montón. Cuando creas que llevas un rato largo callado, simplemente haz la conversión y relájate.

2.5. El timbre

Además de la inflexión vocal, cada uno tenemos un timbre de voz que nos hace únicos. Cada instrumento musical tiene un timbre diferente. Del mismo modo que sabes diferenciar una trompeta de un clarinete distingues el timbre de voz de dos individuos. Es frecuente referirse también al timbre como tono. En las personas el timbre es como la matrícula de nuestra voz. Es lo que te identifica inmediatamente por teléfono, aunque no varíes la inflexión. Por eso confundimos a hermanos de la misma familia cuando hablan por teléfono: su timbre, igual que otros rasgos físicos, se parece.

Si tienes un timbre grave, tienes una gran suerte como ponente. La voz grave transmite seguridad y autoridad. Un estudio de 2011, Voice pitch influences voting Behavior, de Tigue, Borak, O’Connor, Schandl y Feinberg, establece que los políticos con voz grave atraen más a los votantes. Si tienes un timbre muy agudo, es posible que distraigas a la audiencia con lo peculiar de tu voz. Si te molesta, es modificable con tratamiento de logopedia. Margaret Thatcher, por ejemplo, se trató la voz para transmitir más autoridad.

Utiliza la inflexión vocal a tu favor.

2.6. Mejora tu inflexión vocal

Para tener una inflexión vocal atractiva durante una presentación tienes que hacer dos cosas muy sencillas:

Adaptarte al contenido de la presentación. Si estás presentando a tu equipo las razones por las que habéis perdido un negocio importante, la inflexión probablemente varíe menos que si estás contándoles el viaje que harán como incentivo de ventas. Si usas la misma inflexión en todas tus presentaciones, la audiencia pensará que eres un presentador falso y que acabas de asistir a un curso sobre cómo hacer presentaciones.

Variar los tres componentes de la voz continuamente haciendo que suban y bajen como las olas en el mar. El ritmo se acelera para contrastar con el momento en el que remarcas un punto bajando la velocidad. El volumen sube y baja, quizá para despertar a la audiencia o para contarle algo a lo que quieres dar la importancia de un secreto. El tono cambia entre los mil matices que hay entre un agudo de silbato y un grave de Pavarotti. Además, utiliza las pausas para añadir expectación.

Hay varias maneras de entrenar la inflexión de la voz para que estés en forma cuando vayas a presentar.

Habla desde imágenes

¿Por qué eres interesante o incluso divertido cuando hablas de algo que te gusta mucho a un grupo de amigos? Porque estás relatando desde imágenes, no desde un guion de diapositivas. De la misma forma que cuando cuentas una película que acabas de ver, las palabras salen a toda máquina y no te hace falta elaborar estructuras gramaticales que pueden dormir a la audiencia. Una ventaja adicional de hablar desde imágenes es que dejarás de preparar la presentación palabra por palabra. Si en lugar de un guion con frases te haces uno que simplemente describa una sucesión de imágenes o situaciones, vas a poder improvisar mucho más fácilmente.

Haz este ejercicio rápido: cuéntale a alguien a quien veas aburrido un extracto de cinco minutos de tu última presentación en la oficina. Inmediatamente después, cuéntale la parte del cuento de Alicia en la que se hace enorme y diminuta según se beba un brebaje u otro después de caer por el hueco del árbol. La presentación de la oficina te la sabes por apartados escritos en alguna diapositiva con muchos bullets o viñetas. El cuento de Alicia lo tienes grabado de cuando lo leíste de pequeño. De cero a diez, la presentación la contarás con modulación de la voz tres, pero el cuento lo harás con modulación por lo menos de siete. No estarás buscando palabras al hablar, estarás recreando imágenes que describes con todo el detalle que quieras.

La diferencia es asombrosa por lo sencillo del método y el truco siempre funciona. Sólo tienes que buscar imágenes que plasmen lo que estás presentando. Por ejemplo, la línea de producción, con ruido y colores, frente a la diapositiva que la describe.

Cuentacuentos

Los niños son los mejores jueces de la inflexión de la voz cuando les cuentas un cuento. Si no te aplicas variando el tono, la velocidad y el volumen, desconectarán antes de que te des cuenta. Si cuentas cuentos por las noches a hijos o sobrinos, tendrás un entrenamiento fácil y muy gratificante. Cuando te miran como si estuvieran viendo la televisión, es que lo estás haciendo bien.

Lee folletos promocionales

Richard Burton se entrenaba leyendo en voz alta la guía de teléfonos como si fuera Las mil y una noches. Algo menos aburrido es tomar un folleto promocional de tu compañía o la presentación de PowerPoint de las credenciales y declamarlos como si se los estuvieras contando a una clase de primaria. Además, este ejercicio te servirá para darte cuenta de lo soporífera que probablemente sea.

Asiste a sesiones de cuentacuentos

Si quieres aprender a tocar el violín, seguramente intentarás ir a conciertos de grandes violinistas. Si quieres aprender a variar más y mejor tu voz, ve a ver a los maestros. Una sesión con un buen narrador de historias es igual de entretenida que ir al cine o al teatro, y seguramente más barato. Además, hay menos gente y en el asiento de al lado nadie come palomitas haciendo ruido.

2.7. Los rellenos

Caroline Kennedy es la hija de John F. Kennedy. En diciembre de 2008 anunció que se postulaba para ocupar el asiento que Hillary Clinton dejaba libre en el Senado al convertirse en secretaria de Estado.

Sus críticos no le dejaron mucho hueco libre cuando la atacaban por sus imprecisiones a la hora de expresar algunos de sus puntos de vista. Probablemente también fue así porque su apellido le habría dado más peso a su puesto en el Senado que a cualquier otro senador con un padre menos ilustre.

Tan sólo un mes después, en enero de 2009, anunció que retiraba su candidatura. Entre medias había ocurrido algo que le suele ocurrir a todo el mundo cuando habla en público, pero en esta ocasión en una medida exageradísima. En una entrevista con un canal de televisión de Nueva York, Caroline Kennedy dijo: you know [sabes] 144 veces.

A lo mejor no habría resultado elegida para el puesto de ningún modo, pero seguro que abusar de esa muletilla no la ayudó.

Los monosílabos como «eeeh», «mmmm», así como las palabras y expresiones que repites sin parar, son basura verbal. No valen para nada porque no aportan nada a tu mensaje, hacen que aparezcas como poco seguro de ti mismo y distraen a la audiencia.

La repetición de monosílabos

Usamos monosílabos porque no nos atrevemos a quedarnos callados delante de la audiencia. Los oyentes podrían pensar que no nos lo sabemos, así que soltamos repetidamente sonidos que mantienen nuestra voz en el aire. No es demasiado preocupante porque todo el mundo los utiliza de vez en cuando. Pero si tiendes a emplearlos sin parar, la audiencia acaba cansándose y contando las veces que dices «eeeh» en vez de centrarse en el contenido de tu presentación. En más de una ocasión he visto a gente llevar la cuenta de las veces que el ponente repetía un monosílabo basura en vez de prestar atención al contenido de la presentación.

El remedio es tan sencillo como el problema. Simplemente cállate. Cuando creas que necesitas emitir un monosílabo, haz una pausa. Para acostumbrarte a evitarlos sigue estos pasos:

Tienes que darte cuenta de que usas rellenos. La mejor manera de hacerlo es grabarte mientras hablas en público o mientras ensayas alguna presentación. Normalmente la gente no te lo va a decir porque prefiere no ser portadora de malas noticias, así que o te grabas o le pides a alguien que te evalúe.

A continuación, concéntrate en ese relleno que no te quiere dejar en paz. Cada vez que lo vuelvas a soltar, te darás cuenta inmediatamente de que lo has soltado. Y estarás cada vez más enfadado.

La siguiente vez que hables en público, ya pasado el enfado, notarás que lo vas a soltar justo antes de hacerlo, y no lo harás. Un buen truco para evitarlo es dibujar una señal de prohibido en los márgenes de tus notas con el relleno escrito dentro.

La siguiente vez que hables en público lo tendrás dominado. Si vuelves a sentir la necesidad de decir «eeeh» sin parar, la clave es pensar que en lugar del relleno tiene que ir una pausa. La pausa da lugar a frases más ricas y mejor construidas: «creo que mi trabajo de senadora va a contribuir a una bajada clara de los impuestos, o sea, a conseguir que todos tengamos más dinero disponible» frente a «creo que mi trabajo de senadora va a contribuir a una bajada clara de los impuestos. Estoy segura de que todo el mundo estará contento por tener más dinero disponible».

Y si vas a presentarte a las elecciones, escucha la grabación de la entrevista a Caroline Kennedy unas cuantas veces para tener muy claro qué es lo que no hay que hacer, incluso en el caso de que tu padre fuera un mito (https://www.youtube.com/watch?v=ZT8G6Qf7Ngo).

Evita los rellenos vocales.

La repetición de palabras y frases

Cada cierto tiempo aparece una muletilla que adopta gran parte de la población. Se usa en las conversaciones en cualquier sitio, en bares, casas, oficinas, tiendas y fiestas. La televisión colabora en su difusión gracias al efecto mesías. Las usan todo tipo de personas, y se adoptan inmediatamente, como un virus. Es inevitable porque utilizamos el lenguaje sobre todo para comunicarnos y, si todo el mundo está diciendo lo mismo, parece que si tú no lo haces estás hablando en un idioma pasado de moda, como el latín. Te inventas palabras para describir cosas nuevas y también adoptas muletillas que de tanto oírlas se convierten en expresiones aceptadas.

Hay algunas que hacen saltar las alarmas de la mayor parte de las audiencias y que te clasifican como un inexperto o como un pretencioso, dependiendo de tu comentario. Si las usas en conversaciones con tu círculo de relaciones, que puede que también las haya adoptado, nadie se va a dar cuenta.

Cuando las usas en presentaciones, la probabilidad de que te clasifiquen por tu vocabulario aumenta con cada persona que añades a la audiencia. Así que deberías asegurarte de que tu vocabulario es neutral, ni torpe ni demasiado sofisticado. Pero sobre todo deberías asegurarte de que evitas las palabras de moda porque no van a decir mucho de tu capacidad crítica ni de tu autoridad como presentador.

La última en ser adoptada, sobre todo por la población más joven, es «en plan». Se usa como transición a una frase redundante que pretende reforzar la que acabas de decir. Por ejemplo, «¿tengo que incluir en este proyecto información sobre la zona sur, en plan, Málaga y Sevilla?». O «le dije que viniera ya, en plan, date prisa».

Existen algunos otros usos que puedes considerar excluir de tu presentación. Repetir «¿vale?» continuamente para verificar que tu interlocutor no tiene nada que objetar a tus declaraciones, pero sin darle tiempo a responder. «¿Entiendes?» es similar a «¿vale?». De alguna manera estás llamando idiotas a tus interlocutores. Después de cinco «¿vale?» tu audiencia te escucha como a un disco rayado, es decir, ya no te escucha.

También es horrible decir «mazo» en vez de «muy», como en «es mazo de bueno». La variante más evolucionada elimina el de y queda así: «es mazo bueno» o «mazo peli». El efecto en una presentación a la audiencia media está en algo fuera de lugar y sin clase.

¿Y qué decir del empleo de «lo flipo» por «me sorprende»? Es una evolución de «flipante», aunque el verbo flipar ya está en el diccionario de la Real Academia Española (RAE). Yo «lo flipo» que haya presentadores que lo usen como si la audiencia entera estuviera formada por sus amigos de fin de semana.

Asimismo hay que evitar decir «¡qué guapo!» para referirse a una situación o a un objeto, y no a una persona. Si algo te parece llamativo, a lo mejor es bello o atractivo. Guapo sólo es un varón.

La expresión «créeme» es una petición descafeinada que está ganando adeptos como una secta. Se usa para darle un aura de extraordinario a la frase a la que acompaña: «creedme, ahora vais a ver algo poco común». Si la utilizas, lo que la audiencia cree es que no estás muy seguro de que lo que dices o muestras sea poco común.

Hace años se puso de moda decir «de que» cuando no se debía decir. Si usabas la expresión, te clasificabas como alguien sin formación. Si lo dices ahora, además estás muy anticuado. Es frecuente oír a políticos y comentaristas de radio soltando sus «de que» sin que nadie les corrija.

Otra muletilla de primeros de los años dos mil es «un poco»: «querría hablar contigo un poco para ver qué hacemos». Se inserta a modo de caución ante lo que se va a decir a continuación por si resulta demasiado rotundo. El efecto es que apareces como dubitativo y poco seguro de ti mismo.

Por la misma época se pudo de moda también decir «espectacular» para cualquier cosa que te hubiera gustado mucho. Para que algo sea espectacular de verdad tiene que ser como el Taj Mahal o al menos como el Monasterio de San Lorenzo de El Escorial. De otro modo, puede ser buenísimo o como mucho increíble. Si dices a tu audiencia que algo es espectacular cuando no lo es, vas a perder credibilidad de modo espectacular.

2.8. Las palabras malsonantes

Algunos ponentes creen que soltando palabrotas en una presentación se hacen más cercanos. O tal vez estén intentando bajar al nivel de la audiencia si está compuesta por gente más joven. También es posible que el ponente hable habitualmente con palabrotas y simplemente esté siendo él mismo.

Sin embargo, el efecto es desastroso porque el mensaje que se traslada no es que eres espontáneo, cercano o natural, sino que te permites un lujo que no está permitido. No está escrito, pero todo el mundo lo entiende así. Si no lo crees, pregúntale qué le parece a la que más sabe de la impresión que das: tu madre.

2.9. Cuida tu voz

Si usas tu voz en presentaciones largas y frecuentes, ten en cuenta que es para ti lo que los dedos para un pianista y que tienes que cuidarla.

Lo primero es saber cómo funciona. Tienes dos cuerdas vocales dispuestas en forma de v con el vértice en la parte frontal de la laringe. Tu voz sale cuando las juntas o separas, igual que un saxofón deja salir más o menos aire para producir diferentes sonidos. Además, las cuerdas vocales vibran como olas a lo largo de su longitud de unos dos centímetros.

Para decir algo necesitas además que pase aire por la laringe. Ese aire debería proceder del estómago consiguiendo que el diafragma baje lo más posible. Con esto conseguirás una voz más potente, además de no forzar las cuerdas: cuando hablas sin empujar bien el diafragma hacia abajo, estás obligando a la laringe a trabajar más. Curiosamente, si susurras, también estás forzando las cuerdas porque se cierra la laringe.

Mejor no grites. Antes de gritar, piensa en cómo vas a estropear la situación si lo haces, y además piensa que cuando gritas, te estropeas la laringe porque la tensas para conseguir un volumen alto instantáneo sólo con la garganta, y no con el diafragma.

No se te ocurra carraspear. Aunque te puede parecer menos agresivo que toser, es igual que si estuvieras limándote las cuerdas. Tiendes a carraspear cuando se te seca la laringe, por ejemplo, cuando estás nervioso. En vez de carraspear, tose una vez con un golpe seco, traga saliva o bebe agua.

El agua es fundamental para tener la laringe lubricada. Mejor si es del tiempo: el agua fría contrae la mucosa de la zona y si está muy caliente, la dilata. Si te machacas a sopas ardiendo o a bebidas heladas, la laringe acaba perdiendo su sensibilidad y tú la melodía de la voz.

Haz gárgaras para calentar las cuerdas antes de hablar. Esto puede parecerle algo extraño a la audiencia si lo haces en la mesa de oradores, así que mejor busca el baño. Si tienes a mano miel y limón, añádelos al vaso de agua. La miel suaviza la laringe; el limón disuelve los depósitos de impurezas provenientes de la respiración.

Evita ser monótono. Además de aburrir a la audiencia, gastarás tus cuerdas antes de tiempo. Cuando siempre usas el mismo tono, las cuerdas siempre se juntan en la misma zona y acabas estropeándolas. Intenta utilizar todo el espectro de tu tono, como si fueras un locutor del telediario.

No hables con la cabeza girada: estarás tensando demasiado la cuerda contraria al lado del giro. Piensa en cuántas veces hablas con el torso hacia el público y la cabeza hacia la pantalla. La postura ideal para hablar es la de una modelo andando por la pasarela. Trata de estar recto con los omoplatos hacia atrás y la cabeza centrada. Si te encorvas, dejarás menos sitio al diafragma para expandirse y tenderás a forzar la laringe.

Después de una presentación extensa no hables. Necesitas recuperar la laringe del mismo modo que después de un concierto de piano necesitas cuidar los dedos. Si estás con otras personas, deja que sean ellas las que hablen. La voz, como los dedos, se daña si no la cuidas.

2.10. Cómo hacer tu aparición

Cuando llega tu turno de hablar tienes dos alternativas para tomar el control del escenario:

Salir desde tu silla, donde estabas sentado entre el público. Ocurre cuando eres uno de los varios ponentes invitados o cuando estás en una reunión en la que vas a hablar a todos de pie en algún momento. También puedes salir al atril desde la mesa de oradores, que es lo que suele ocurrir en conferencias.

Salir al escenario desde un sitio en el que el público no te vea, por ejemplo, detrás del telón lateral del escenario o desde la puerta.

En cualquiera de los dos casos, la clave está en seguir unos pasos determinados. Si vas a hablar de pie, desde cualquier sitio que salgas haz lo siguiente:

Entra con paso firme, dominando la situación, a una velocidad más bien rápida.

Plántate en un sitio del escenario en el que no haya estado ningún ponente antes. Si el anterior habló desde la derecha, tú ponte en el centro. Si se colocó en el atril agarrándolo como un salvavidas, tú no te apoyes en él. Así le dices a la audiencia que ese territorio es tuyo.

Si tienes notas, colócalas en su sitio casi sin que se note, y no se te ocurra cuadrarlas con un par de golpes en la mesa o en el atril. Se oye mucho a través del micrófono, y la impresión es la de que les vas a soltar un rollo.

Ahora da un paso al frente, como acercándote a la audiencia. Lo que comunicas con este gesto es que no le tienes ningún miedo, y además quieres estar cerca de los oyentes porque te gustan y porque tienes algo que decirles que va a ser importante en sus vidas.

A continuación, dos cosas en una: sonríe, una sonrisa amplia, de esas que incluyen la flexión de los músculos orbiculares y que hacen que guiñes ligeramente los ojos. Y mientras sonríes, mira a tu audiencia en abanico de un extremo al otro de la sala.

Para finalizar tu fase de aparición de superestrella haz la pausa que hemos descrito antes, de hasta cinco segundos, y comienza con tu introducción, que te has preparado a conciencia.

Si tienes que hablar desde la mesa de oradores, por respeto al resto de ponentes que han hablado sentados, habla erguido y utilizando de modo muy visible las manos.

2.11. Hablar en público sentado

Comunicar sentado detrás de una mesa es un recurso para reducir la tensión. A veces no tienes más remedio porque el protocolo del acto dicta que todos los oradores hablan desde sus sillas en la mesa presidencial o porque estás en una mesa redonda con público. Pero en la mayoría de las ocasiones te podrás poner de pie, incluso en tu sitio detrás de la mesa. Si puedes hacerlo, no lo dudes. Tus posibilidades de vender lo que sea que estés vendiendo aumentan si hablas de pie. Tienes más autoridad y comunicas más seguridad en ti mismo.

Si quieres aparecer más cercano y menos poderoso –por ejemplo si eres el presidente del Gobierno que visita una escuela–, entonces siéntate. Pero en todas las demás ocasiones en las que te permitan hablar de pie, hazlo.

He visto a algún presentador alegar que se queda sentado porque le duele la espalda. Fatal. Los miembros de la audiencia no se lo creen aunque sea cierto y piensan en la razón por la que ellos se podrían quedar sentados si les tocara hablar. Y lo primero que les viene a la cabeza son los nervios.

Los principios que rigen tu lenguaje no verbal cuando hablas sentado son los mismos que cuando hablas de pie, pero con algunos añadidos.

Del mismo modo que cuando hablas de pie, si estás sentado no cruces nada: ni las piernas ni los brazos ni las manos. Estarías diciendo que necesitas protegerte. Las manos son la parte más difícil de manejar cuando estás hablando en público sentado porque tiendes a cruzar los dedos o a colocarlas una encima de la otra cuando no las estás usando para expresarte. El remedio es sencillo: déjalas encima de la mesa si no las necesitas, una junto a la otra con las palmas hacia abajo. Si te fijas, la mayoría de los presentadores de telediarios lo hacen así.

Cuando las muevas, no dejes que pasen del espacio delimitado por tus hombros y por los brazos. Al hacerlo, los gestos podrían entrar en la definición de aspavientos porque el marco de referencia es más reducido que cuando estás de pie.

No dejes nada entre la audiencia y tú. Ya tienes la mesa como protección, no necesitas hacer más grande tu castillo para defenderte. Si tienes una botella de agua, ponla a un lado. Si tomas notas cuando te hacen preguntas, deja las notas a un lado después de escribir. Si usas un micrófono fijo, no tienes más remedio que dejarlo delante de ti, pero si es posible, escoge uno de solapa.

Siéntate con los pies paralelos en el suelo e inclínate ligeramente hacia adelante sin comerte el micrófono. Cuando te reclinas hacia atrás o cuando colocas el torso en ángulo das la impresión de que no te importa demasiado lo que estás contando.

El contacto visual es igual de importante que cuando hablas de pie y más fácil de manejar. La sensación es la de que estás hablando al nivel de la audiencia y, por lo tanto, es más cercana.

Evita tocarte la cabeza con las manos. Es fácil que recurras a este gesto porque las manos están ahora más cerca de la cabeza. Pero así sólo transmitirías inseguridad o dejadez si apoyas la cabeza en ellas.

Tu inflexión vocal tiene que ser más marcada que cuando estás de pie. Tienes menos gestos a tu disposición y la voz puede cubrir perfectamente ese vacío.

Si tienes que quedarte sentado, puedes hacerlo igual de bien que cuando hablas de pie. Si puedes elegir, levántate y brilla.

Cómo no hablar sentado.

Cómo dar un discurso sentado.

2.12. Las presentaciones de grupo

Si el equipo se prepara, es más divertido presentar en grupo que solo. Si no está bien preparado, puede ser una pesadilla porque dependes siempre del que lo vaya a hacer peor. Es igual que cuando vas de viaje con muchas personas: únicamente por probabilidad hay más cosas que pueden salir mal cuando presentas dentro de un grupo que cuando presentas solo.

Cuando presentas en un grupo, suele ser para vender servicios a un posible cliente o para presentar un proyecto o sus resultados. Con independencia del contenido, lo más importante a vender en una presentación de equipo es la química.

Si estáis vendiendo a un cliente, tiene que haber química del equipo con el cliente. En la venta de servicios a compañías, el producto en sí suele ser muy parecido entre competidores. Las agencias de publicidad, las consultoras, los auditores, las agencias inmobiliarias o los servicios de mensajería, todos venden aproximadamente lo mismo. Con frecuencia, lo que hace que elijas un proveedor u otro es que te sientas cercano a las personas que te venden el servicio y que te van a atender.

Esta conexión con el cliente es lo que tiene que aparecer en la presentación. Pero además, necesitas que la audiencia perciba que hay química entre los miembros del equipo. Cuando existe esa relación estrecha entre los presentadores, el resultado es uno. Si no hay coordinación porque no se entienden, que es lo que suele ocurrir cuando no lo han preparado juntos, el resultado es confuso y deslavazado.

Para establecer la conexión que necesitas con el cliente y para que el grupo funcione como una persona hay varios aspectos que tienes que cuidar y que se aplican sólo a las presentaciones de equipo.

El grupo tiene que decidir quién es el líder. El cliente, o quien esté evaluando el proyecto que se presenta, necesita poder tratar con una persona para preguntas posteriores, para negociar, para sugerir cambios o simplemente para echar una bronca a alguien.

El líder abre la presentación con su introducción de tres puntos, captando la atención de la audiencia, explicando el tema y diciéndole qué hay para los oyentes en la presentación. Además, presenta a los miembros del equipo. Cuando termina la sesión de preguntas, el líder cierra la presentación repasando los puntos de la estructura, recordando qué han ganado escuchando al equipo y agarrando su atención de nuevo. Cuando abre y cierra la misma persona, la sensación de cohesión en el equipo es mayor. El líder es quien marca el ambiente que quieres que impere durante la presentación, así que no puede estar teniendo un mal día.

Todas las personas que van a hablar tienen que conocer lo que van a decir los demás. Si sólo te sabes lo tuyo, se va a notar que no lo habéis preparado juntos, y eso transmite que no hay química entre el equipo. Para establecer que lo que se presenta es un conjunto sólido, refiérete a aspectos que haya presentado o que vaya a presentar otra persona del equipo: «como ha dicho antes Juan al hablar de…» o «como luego dejará claro Elena…».

Cuando des paso a la persona que habla después de ti, preséntala. Ya lo ha hecho el líder al principio, pero puedes añadir algo personal que demuestre que sois un equipo más que un grupo: «ahora Marta os va a hablar de cómo nuestra guardería canina se funde con el entorno. Marta sabe de qué habla porque vive con su familia y sus perros justo a la entrada del bosque». La persona que recibe el testigo agradece a su compañero la introducción y empieza su presentación.

Las intervenciones de todos los presentadores tienen que recoger el mensaje, que, también en las presentaciones de grupo, sigue siendo uno y sólo uno. La falta de mensaje es el error más común cuando son varias las personas que exponen el contenido si cada una está concentrada en su actuación más que en la del grupo. El resultado es una presentación a trozos. Sin embargo, repetir el mensaje entre varios es más sencillo que cuando lo haces solo porque con que lo hagas una vez suele ser suficiente.

Cuando llegue la sesión de preguntas, es fundamental que conteste a cada pregunta el miembro del equipo que más preparado esté en cada caso. Hay que decidir con antelación quién contesta qué y preparar las respuestas en equipo, de manera que todos sepan quién va a responder. Así se evita ese momento incómodo en el que el equipo se mira hasta que uno decide responder, mientras la audiencia piensa que los presentadores no están muy seguros de cómo hacerlo. Cuando se ha contestado a la pregunta, a no ser que la respuesta haya sido desastrosa, no incorpores añadidos. La persona que ha respondido es el experto en la pregunta. Si haces un añadido, que suele empezar con «además» o «me gustaría añadir que…», estás quitándole autoridad al que ha respondido la pregunta, además de aburrir a la audiencia con detalles probablemente innecesarios y de restar a la impresión de equipo cohesionado.

Cuando no estés hablando, quítate de en medio. Sois un equipo y el escenario es del ponente. El resto del equipo debería estar sentado o de pie donde no se le vea. Si estáis todos detrás o al lado del ponente, le estáis quitando relevancia y distrayendo a la audiencia. Mientras presenta tu compañero, es importante que muestres un lenguaje corporal positivo. Mírale, asiente, sonríe y ríete de sus gracias, aunque las hayas oído unas cuantas veces durante los ensayos. Lo peor que puedes estar haciendo mientras habla otro es repasando tu presentación si aún no has presentado o moviéndote nervioso. Eso no dice mucho de la seguridad ni de la cohesión del equipo.

La presentación de grupo es del grupo que presenta. No puede ir nadie que no vaya a presentar. Dejaríais a la audiencia confusa sobre si el convidado de piedra ha ido a evaluar al equipo, lo que le quitaría autoridad; o despechada porque parece que no se merece unas palabras de esa persona, que suele ser el jefe; o menospreciada porque lleváis al becario a mirar y aprender.

2.13. Contenido o estilo, ¿qué es más importante?

El Saab 900 descapotable de los años ochenta era un coche bastante raro lo mirases por donde lo mirases. Con un morro muy largo y una trasera en forma de pera, parecía que empezaba por detrás. Pero era una preciosidad. Aunque el motor no era una maravilla, tenía un envase único que lo hacía exclusivo sin ser muy caro. En el año 2000, Saab pasó a ser propiedad de General Motors. El nuevo dueño decidió que necesitaban diseños más normales para vender más. El resultado: en 2010, Saab desapareció del mapa, entre otras razones porque el envase ya no era atractivo.

Como el 900 descapotable, hay presentadores que presentan en un envase impecable con el uso de la voz y los gestos. Muchos carecen de fondo consistente, y es la forma lo que les hace irresistibles. Por ejemplo, Hugo Chávez, Fidel Castro, Nikita Kruschev o cualquier otro dictador.

También ocurre así con cualquier gurú en temas de autoayuda. Por ejemplo, los que te dicen que puedes ser mucho más feliz si vuelves a los fundamentos de querer a los demás y de cuidarte en vez de trabajar tanto para tener ese dinero que tú no necesitas, pero que ellos ya tienen; los que te aseguran que sólo tienes que querer algo de verdad para conseguirlo –es impresionante la cantidad de dinero que se puede hacer predicando sentido común–; los que te enseñan cómo vender cualquier cosa en Internet en cinco fáciles pasos con su pack de DVD más libro de autoayuda o quienes te explican cómo hacerte rico formando parte de un esquema de marketing multinivel.

Como no tienen mucho que decir en realidad, se hacen fuertes e interesantes gracias al estilo con resultados que parecen increíbles. La admiración hacia ellos dura hasta que te das cuenta de que el humano medio piensa que alguien es un gran comunicador porque sonríe, mueve las manos y habla como una cuentacuentos.

Por otro lado, ya puedes haber descubierto algo fantástico que si no lo comunicas con el envase adecuado, va a ser más difícil que se acuerden de ti. A lo mejor si se trata de la fusión fría, daría igual cómo la explicases, pero en el resto de los casos el envase es clave.

¿Qué es más importante? El contenido. ¿Y los dictadores con su envase increíble de oradores qué? Todos acaban cayendo. ¿Y el Saab 900 descapotable de los años ochenta? Habría acabado por ser apisonado por mecánicas superiores. Así que aunque si no tienes contenido te acaban pillando, el envase vende. Muchísimo.

7

La logística es tuya, no de tu asistente

1. El sitio

Hace poco tiempo asistí a una presentación en una universidad sobre la creatividad en la publicidad. La ponente llegó quince minutos antes del evento con la presentación cargada en su portátil. Se pasó esos minutos hablando con los organizadores y tres minutos antes de la hora de comienzo conectó su portátil al proyector de la sala.

Primer problema: el portátil no reconocía al proyector. Así que hubo que llamar al técnico, quien por supuesto utilizó el remedio que se aprende en primero de ingeniería informática: apagar y volver a encender el portátil. El público aún estaba fresco, por lo que siguió atento las evoluciones del técnico en el escenario mientras la ponente murmuraba frases redentoras sin sentido: «igual es el enchufe», «es que…», «vale, a lo mejor…», «claro, siempre pasa», «ya parece…», «en mi oficina funcionaba bien», «a ver si eso…», «¿has dado a F5?». Después de su introducción tocaba enseñar un vídeo. La ponente pronunció la frase «a ver si funciona», que nunca surte efecto. Esta no sólo es una frase que no vale de nada, sino que la audiencia detecta que no has comprobado antes de empezar que todo fluye y que probablemente le vayas a aburrir otra vez mientras pruebas. Además, se siente menospreciada: «¡vaya!, esta señora parece que piensa que no soy muy importante porque se cree que puede estar haciéndome perder el tiempo».

Total, como le pasa a todo el mundo, pensaría la ponente, pues estos pequeños fallos están permitidos. Gran error. Tu presentación pierde miles de puntos cada vez que algo no funciona. No vale decir la clásica frase de «los riesgos del directo». Eso se lo pueden permitir los del telediario cuando se desmaya el locutor, pero no tú con un fallo de PowerPoint o con la conexión del equipo.

Así que la presentadora nos dijo que nos iba a enseñar el vídeo directamente desde su carpeta correspondiente. Entonces pulsó la tecla Esc y a ver qué pasaba. Lo encontró y empezó el vídeo, pero ¡vaya!, no se oía por los altavoces de la sala. Nueva visita del técnico, quien después de cinco minutos en los que la audiencia ya no estaba tan fresca y se despistaba en sus móviles anunció que el problema no tenía solución inmediata. El remedio: usar el sonido del portátil. El caso es que vimos el vídeo sin oírlo mucho. La ponente no maximizó la ventana, así que además lo vimos en tamaño reducido. Siguiente vídeo: en lugar de enseñarlo desde una carpeta, esta vez nos llevó a YouTube desde un enlace, pero como la conexión no era buena se vio bastante regular. Sin embargo, lo cierto es que es muy sencillo descargar un vídeo antes de una presentación desde YouTube para incluirlo en tus diapositivas. Así ahorras tiempo durante la presentación y el efecto es muy superior.

El impacto de toda esta torpeza logística en la audiencia fue fatal. Me acuerdo de los problemas, pero de casi nada que tuviera que ver con el contenido. Y la autoridad de la presentadora bajó unos cuantos puntos y pasó de gurú a experta en su campo, pero probablemente iletrada en otros, incluyendo el informático.

El problema no es el equipo ni lo que sepas de PowerPoint. El problema es que si llegas con sólo quince minutos de antelación a una presentación o si dejas que otros organicen la logística por ti, la presentación va a salir mal. ¿A que no llegarías a tu boda, si eres el novio, quince minutos antes que la novia? Pues esto es lo mismo.

Tienes que llegar a la sala donde vas a hablar al menos una hora antes. Recuerda que lo ideal para jugar en casa y reducir la tensión es llegar el día anterior. Si hablas en una conferencia y eres el cuarto ponente, no llegues una hora antes de que te toque porque habrá otra persona presentando y ya no podrás preparar nada. Llega una hora antes de que empiece la conferencia. Supone tragarte las ponencias de los demás, pero te aseguras de que la tuya funcione. ¿Y si no hay tiempo para llegar una hora antes? Entonces te recomiendo que no uses ayudas audiovisuales. Tienen una tendencia extraña a fallar.

Sin embargo, lo normal es que dispongas del tiempo que necesitas antes de que empiece tu presentación, incluso en el caso de que vendas servicios y vayas a presentar a las oficinas de un posible cliente. Si es así, usa el truco del portátil: llama a la secretaria de tu cliente y pídele poder entrar en la sala una hora antes de la presentación para conectar el portátil. La secretaria te dejará solo en la sala durante un buen rato y tendrás tiempo no sólo de conectar el portátil, sino también de hacerte con el sitio para jugar en casa.

Además del soporte informático, los puntos a comprobar cuando estás preparando el sitio son la luz, el sonido, la ventilación, la disposición de la sala y los accesorios.

1.1. Luz

Si vas a proyectar algo en una pantalla, lo más importante es conseguir que la audiencia se sienta cómoda viendo tu proyección. Evita los reflejos de las ventanas o de las lámparas en la pantalla. Es preferible que se te vea menos durante un rato mientras proyectas algo porque has apagado algunas luces para que sea más fácil verlo que el que la audiencia esté haciendo esfuerzos que le incomodan y le hacen pensar en tu falta de preparación.

Idealmente, la luz debería estar centrada en ti al tiempo que la pantalla se funde con tu presentación sin distraer. A la hora de medir la luz sobre el público considera que los fondos blancos de tu presentación de diapositivas aportan una fuente adicional de luz, mientras que los fondos oscuros la absorben.

1.2. Sonido

Es posible que te hayas quedado ronco después de hacer alguna presentación. Empiezas pensando que pareces mucho más familiar y cercano a la audiencia si confías para hablar sólo en la fuerza de tu voz. El micrófono es para hablar a las masas, y tú no quieres parecer distante como los oradores de podio en un campo de fútbol. Después de una hora estás deseando sentarte porque no puedes más de tanto gritar. Además, notas que los del fondo no están tan atentos como al principio.

Siempre que hables en una sala en la que haya 50 personas o más usa un micrófono. Te va a permitir estar mucho más descansado durante y después de la presentación. Además, tu público te lo agradecerá porque no va a tener que estirar las orejas para oírte. Si tienes la voz más suave que la media, usa el micrófono incluso con audiencias más reducidas.

Hay cuatro tipos de micrófono para hablar en público: de mesa, de mano, de solapa y de cabeza. Cualquiera que sea el que vayas a usar, asegúrate de haberlo probado antes de empezar. Las primeras palabras que pronuncies en tu presentación nunca deberían ser «¿se oye?», «sí, sí», «hola, hola», «probando, probando». La impresión que se da con estas palabras es de dejadez y de falta de preparación o de inexperiencia con micrófonos, que no es muy grave, pero suma para tu impresión de poder ante el público.

Si usas un micrófono de mesa, lo más importante es que no te lo comas. Si te pones muy cerca de él, dejarás sordos a tus oyentes y además vas a aparecer inclinado sobre él con una postura cuando menos. A los futbolistas les encanta comerse el micrófono de mesa en las ruedas de prensa. Es una manera de ocultarse de la audiencia. En este caso, el micrófono hace de árbol.

Tampoco lo agarres. De hecho, ni lo toques. Sujetar un micrófono es un comportamiento instintivo cuando estás nervioso que hace un molesto ruido y, además, transmite a la audiencia que no te lo has colocado a tu altura antes de empezar. Es decir, falta de preparación otra vez.

Si mueves la cabeza mientras estás sentado delante de un micrófono de mesa, como es el caso cuando miras a otros ponentes en la mesa, asegúrate de que se te sigue oyendo. El truco está en pivotar sobre tu boca con un margen de unos quince centímetros a derecha e izquierda. Aunque parezca un movimiento de malabarista, si lo ensayas es fácil de conseguir.

Si usas un micrófono de mano, mantenlo fijo en su posición a unos diez centímetros de tu boca. No gesticules con la mano con la que lo sujetas porque no se te va a oír. Puedes acercarlo a la boca para resaltar un punto de tu presentación.

Los micrófonos de solapa y los de cabeza son las mejores alternativas. Te van a permitir moverte por la sala y acercarte a la audiencia. Además, no vas a tener limitaciones para expresarte con las manos. Y son los que más apariencia de poder te dan: no todo el mundo se atreve a bajar de la mesa o del atril mientras sus compañeros ponentes hablan desde posiciones fijas. Si usas el de cabeza, ten cuidado con la barba y con los pendientes: pueden hacer ruido al frotar con el micrófono. Con el de solapa te puede pasar lo mismo si llevas collares y pañuelos. Mira este ejemplo de un mal uso del micrófono de cabeza: http://www.youtube.com/watch?v=EOsjRBIqEPE&list=PL31A19215A2EB0DCF&index=14

1.3. Ventilación

Lo más habitual es que nadie esté contento con la temperatura de la sala. Cada uno tenemos nuestro propio termostato, que salta a diferentes niveles y que tiene una sensibilidad extrema para los medios grados.

Lo peor que te puede ocurrir es que te estés asando con tu chaqueta bajo el foco, mientras la mayoría está contenta con los 21 ºC que pone en el mando del climatizador. Así que asegúrate de que tienes un suministro continuo de agua. Si tienes que elegir, es mejor que haga frío. El calor hará que baje el nivel de atención de la audiencia.

1.4. Disposición de la sala

Hay dos maneras básicas de situar a tu público: en forma de u y en formato clase. La disposición en formato clase es la más habitual porque caben más personas en la sala. Idealmente, deja un pasillo central entre las filas de mesas que te permita moverte al menos entre las primeras filas. La clase en forma de anfiteatro, por su parte, es una variante que permite una mejor difusión del sonido de tu voz, además de que te vas a sentir más arropado por la audiencia.

Si tu audiencia la componen pocas personas, te van a ver y oír mejor si colocas la sala en forma de U. Esta disposición es la clásica en cursos de formación porque te permite acercarte más a cada una de ellas y mantener una relación más estrecha. Vas a poder mantener su atención durante más tiempo y es más sencillo hacer que interactúen entre sí cuando quieras fomentar la participación.

Antes de empezar, pregunta al encargado de las salas sobre lo peor que tiene el recinto donde vas a realizar la presentación. Seguramente te hable de un calor sofocante, un frío polar, el ruido de la calle o de cualquier otra cosa de la que se quejen los asistentes con frecuencia. Es mejor estar preparado.

1.5. Accesorios

Cuando hablas en público puedes llegar al final de tu presentación con éxito con lo puesto, pero si compruebas los accesorios antes de empezar, te encontrarás mucho más relajado.

La mesa para tus notas: necesitas un sitio donde apoyar el portátil o tus notas para que te sea fácil mirarlas sin que parezca que estás intentando sacar una chuleta en un examen oral. Si estás sentado en una mesa de oradores o si estás usando un atril, no hay problema. En cualquier otro escenario, búscate una mesa a la altura de la cadera que te permita tener acceso a tus notas en cualquier momento.

Agua: si estás algo tenso, se te va a secar la boca, así que necesitas beber agua. Y de todos modos, cuando hablas mucho, también te quedas seco. Ten siempre a mano una botella de agua. Lo ideal es beber un sorbo cada quince minutos. Coloca la botella alejada de tu portátil.

Rotuladores: en una tercera parte de los casos están secos. Siempre es recomendable llevar un par de ellos por si acaso.

Los cables: aunque no quede muy bonito, es preferible disimularlos con cinta americana en el suelo. De otro modo, te puedes tropezar.

El puntero láser: te recomiendo que no lo uses. Además de que si estás tenso les vas a marear con el puntito rojo volviéndose loco por la pantalla, se tiende a sobreutilizarlo porque hace sentir al presentador más poderoso. Sin embargo, con él tu audiencia va a sufrir tu exhibición de poder distrayéndose del contenido de tu presentación. Si tienes que usar un puntero láser, es que tienes demasiada información en la diapositiva.

El ratón inalámbrico: si tienes la mesa para tus notas bien colocada, no necesitas un ratón inalámbrico. Cada vez que tengas que pasar una diapositiva, te acercas a la mesa y le das al botón en el teclado o en el ratón. El inalámbrico es muy cómodo, pero tiene una desventaja: es muy posible que empieces a jugar con él, lo que limitaría el poder de expresión de tus manos. Si lo quieres usar, asegúrate de que es muy pequeño para poder mantenerlo dentro de la mano, como si no estuviera ahí. Si hay mucho tiempo entre diapositivas, métetelo en el bolsillo o déjalo en la mesa.

El accesorio más importante de tu presentación, después de ti mismo, es tu soporte informático.

2. El soporte informático

En una ocasión vi como un director de ventas hacía su presentación con exactamente cero notas. Era la época de las transparencias, y nada más empezar se le cayeron todas al suelo. No estaban numeradas, y debía de tener algo así como 50. Tras unos segundos de confusión al intentar ordenarlas, y mientras nos revolvíamos en los asientos esperando presenciar un bochorno, decidió continuar con lo puesto, que era nada más que lo que tenía grabado en su cabeza. Le salió de cine, fue divertido y mucho más interesante que si nos hubiera sometido al castigo de las 50 transparencias. Ten siempre listo un plan B y prepara también su puesta en marcha.

Si vas a proyectar una presentación, intenta hacerlo siempre desde tu propio equipo. Es mucho mejor presentar desde tu portátil o tableta que desde el ordenador de otra persona. No sólo te puede jugar una mala pasada, sino que además te sentirás menos relajado porque juegas con material que no conoces. Si falla algo en tu portátil, probablemente te haya pasado antes y sepas cómo solucionarlo.

Si no puedes llevarte tu equipo porque tienes que presentar desde el ordenador de la sala, proyecta la presentación unas cuantas veces antes de empezar para asegurarte de que todo fluye y de que funcionan los enlaces a Internet, a los vídeos y a otros documentos.

En cualquier caso, lleva siempre la presentación en dos memorias USB: uno en la mochila del ordenador y otro en el bolsillo. Se te puede caer si lo llevas en el bolsillo y se te puede perder la mochila del ordenador. Envíate la presentación a tu dirección de correo web o almacénala en la nube antes de salir de casa. Si todo falla, siempre la puedes recuperar desde cualquier ordenador.

8

PowerPoint no es un documento: las ayudas audiovisuales

La primera presentación seria que hice en mi vida profesional, con 25 años escasos, fue el presidente para Europa de la compañía americana para la que trabajaba. Recuerdo la sonrisa paternal del hombre y que los dos estábamos sentados con la probable intención por su parte de hacerlo más relajado. También recuerdo que no usé PowerPoint porque no existía aún. Yo sólo tenía delante mis notas. Hoy esa presentación sería muy diferente. Probablemente no sonreiría porque le estaría sometiendo a una hora de diapositivas de PowerPoint.

Antes de que existiera dicha herramienta, todos presentábamos de una forma más rudimentaria. A veces con transparencias, pero eran algo caóticas porque el tipo de letra tendía a ser diminuto. También se usaba el carrusel de diapositivas, que hacía un ruido de taxímetro de bandera al pasarlas y que podía calentar la película hasta deformarla si te enrollabas mucho en una diapositiva.

En 1990 Microsoft lanzó PowerPoint, y el mundo de las presentaciones cambió como no lo hacía desde la aparición de los micrófonos en el siglo XIX. Ya no tenías que dedicarte a preparar la presentación ni la mitad de tiempo que antes. Simplemente proyectabas una versión condensada de tu discurso en la pantalla, y te podías dedicar a guiar a la audiencia como un guía turístico señalando la línea por la que ibas. Además, podías cambiar tus diapositivas hasta justo antes de empezar a presentar e incluir el dato que te acababas de leer en el periódico de esa mañana.

PowerPoint, como Keynote, Prezi o cualquier software de presentaciones que utilices, es una herramienta fantástica. David Byrne, el recóndito líder de la banda Talking Heads, hace exposiciones con los PowerPoint que se inventa.

La mayoría somos visuales por encima de auditivos, y las imágenes proyectadas detrás del presentador hacen el efecto del escenario en el teatro. Lo malo es que PowerPoint no se suele usar como escenario que ayude a la comprensión de nuestro mensaje, sino como una chuleta para ahorrar tiempo de estudio y como una muleta en la que te apoyas para estar menos expuesto ante la audiencia.

La clave para usarlo bien es darte cuenta de la diferencia entre una presentación de PowerPoint y un documento de Word. Un escrito de Word funciona solo: el lector lo lee en silencio sentado en su mesa y no necesita que el autor se lo explique porque está diseñado para explicarse por sí mismo.

Una presentación de PowerPoint no es un documento. Es una ayuda audiovisual que necesita del presentador para ser entendida. Si proyectas un PowerPoint escrito como si fuera un documento, la audiencia leerá la pantalla y tú dejarás de ser el presentador para convertirte en el guía del PowerPoint. La mayoría de los presentadores lo usa como documento durante la presentación y después. Por eso entregas un fichero o un manual con las diapositivas a la audiencia cuando terminas. Pero ¿en cuántas ocasiones has vuelto a leer las diapositivas que te hayan dejado después de una presentación? Si te dejan un documento de Word a modo de resumen ejecutivo, es muy posible que lo guardes y lo releas. Si te dejan el PowerPoint, es muy posible que acabe en la basura.

Es posible que uses PowerPoint como documento para leer cuando presentas a alguien que te lo exige así. Hay clientes raros y jefes extraños que te limitan el número de diapositivas o que prefieren leer primero mientras te callas y miras cómo leen. En el resto de los casos, asegúrate de que sigues estos dos principios, que se suelen violar con impunidad:

Tú eres el centro de la presentación, no la proyección en la pantalla. No hay nada que te sustituya.

Simplifica. Reduce texto y minimiza la saturación de elementos en la diapositiva. Es posible que te parezca complicado porque estás acostumbrado a ver presentaciones con mucho texto proyectadas en el centro de la sala. Pero esto es lo que te va a hacer destacar entre tantos miles de presentadores que intentan mimetizarse con el entorno.

No hagas lo que hace todo el mundo. En mis entrenamientos de hablar en público, la mayoría afirma que lo que más odian de una presentación de PowerPoint es ver mucho texto con letra que ataca la presbicia. Sin embargo, es muy probable que esas mismas personas sigan haciendo presentaciones de PowerPoint insoportables. La razón es la misma que hay detrás del uso que hacemos del lenguaje en los negocios. Tú llegas a tu casa y no se te ocurre decirle a tu pareja que le has «manifestado al máximo responsable de la compañía» algo, sino que le dirás algo al jefe. Tampoco le hablas de una «herramienta multidisciplinar», sino de un programa. Se usa un lenguaje rebuscado y presentaciones de PowerPoint insufribles para fundirse con el resto y aparentar una sofisticación mínima que se cree necesaria. Es una contradicción con la exigencia de diferenciarse de la competencia. Si queremos ser únicos para vender más, ¿por qué hacemos mal lo mismo que hacen mal los otros?

Para ser el centro de la presentación, y para simplificar, aplica a tu presentación de PowerPoint las reglas que a continuación se explican.

1. Escribe menos

Cuando creas que tienes tu presentación lista, pódala. Reduce el texto a la mitad. No estás escribiendo un documento, sino una ayuda audiovisual. «Plazo cumplido» es mucho mejor que «el proyecto se completó en el plazo establecido». La audiencia lo entiende igual, le cuesta menos leerlo, y tú puedes ser más espontáneo porque no tenderás a aprenderte el texto que has escrito y a repetirlo como un papagayo.

Lo que más te gusta ver en una presentación son los vídeos. Después, por este orden, fotos, dibujos, y gráficos. Y lo que menos te gusta ver son palabras. Si estás de acuerdo y venías usando PowerPoint como un documento, ya estás listo para cambiar.

2. No leas

A la audiencia no le gusta que leas lo que has escrito. Cuando lo haces, pasan varias cosas:

Estás molestando a los oyentes porque estás leyendo, o hablando si te lo sabes, lo mismo que están leyendo en la pantalla. Estás saturándoles y cansándoles, con independencia de lo complicado que sea el contenido.

Les estás aburriendo. No estás siendo nada original. Si colocas una frase con chispa en la pantalla y la lees, pierde la mitad de su poder.

Piensan que no te lo sabes porque ahí está tu chuleta proyectada en la pantalla.

Se impacientan. ¿Por qué están perdiendo el tiempo asistiendo a tu presentación si les podías haber enviado el texto por correo electrónico?

En vez de leer, coloca menos texto y apréndete lo que está en la diapositiva. No digas las mismas palabras que has escrito; mejor parafrasea para demostrar que te lo sabes.

3. Una sola idea por diapositiva

A la mayoría nos aterroriza sentarnos en la sala de la presentación y leer en la esquina izquierda de la pantalla, antes de entrar en el modo proyección, «diapositiva 1 de 239».

Lo cierto es que no importa el número de diapositivas que tiene tu presentación, sino el número de ideas que hay en cada una. Mejor 50 diapositivas con una sola frase en cada una que diez diapositivas de cinco puntos. Si las diapositivas son sencillas, las pasarás más rápido.

Contra esta perspectiva sobre el número de diapositivas se suele argumentar que los directivos buscan información, no cromos. Pero que levante la mano el directivo o presidente que no quiera ver a presentadores que dominen su contenido sin tener que marear a la audiencia con una proyección llena de bullets apretados.

¿Cómo saber si has puesto demasiada información en muy pocas diapositivas? Observa los ojos de la audiencia. Si los están entrecerrando al leer lo que estás proyectando, es que te has pasado. Están haciendo un esfuerzo para asimilar todo lo que hay ahí escrito, probablemente deseando a la vez que te calles mientras ellos intentan leer la pantalla.

4. Cuidado con los bullets

Los bullets son una manera fácil de estructurar una diapositiva. El problema es que son tan comunes en las presentaciones que ves el mismo paisaje en todas. Asegúrate de que no los usas en exceso:

Prueba a poner el mismo texto que ibas a escribir con bullets pero sin ellos. Si la audiencia no se pierde, estos sobran.

No coloques subapartados. Saturan la presentación y el tamaño de la letra tiende a ser ilegible.

No pongas más de cuatro puntos por diapositiva.

Haz que esos cuatro bullets expliquen la misma idea.

Redacta cada uno de ellos en una sola línea sin dejar que el texto acabe en la línea siguiente.

5. Tamaño de letra

Cuando alguien en tu audiencia dice «voy a sentarme más cerca a la pantalla porque esto de la presbicia es fatal», te está diciendo que no te has preocupado por usar un tamaño de letra que se lea de manera descansada. Usa un tamaño de fuente 32 o superior. PowerPoint te ofrece por defecto el tamaño 28, que está muy bien si vas a leer sentado en el sofá de casa, pero no para verlo en una pantalla.

6. Tipo de letra

Evita los tipos de letra que hacen más pesada la lectura. Busca fuentes que no tengan serif o remates, que son los adornos situados en los extremos de las letras, porque no son apropiadas para leer en una pantalla. El serif se usa para hacer más fácil seguir las líneas en los textos densos, como en un periódico. Times New Roman o Courier, por ejemplo, son tipografías con serif.

7. Fondos claros y sencillos

Si te fijas en los anuncios de los periódicos, la mayoría emplea letra oscura sobre fondos claros. Los fondos oscuros son más pesados y dificultan la lectura. Mejor escribe en negro sobre blanco, a no ser que estés proyectando sobre un escenario oscuro y quieras que la luz esté concentrada en el ponente. En este caso, la pantalla blanca robaría parte de la atención que buscas sobre el ponente.

Si tienes influencia sobre el diseño de la plantilla corporativa de tu compañía, elige un fondo claro sin motivos ni patrones. Cuanto más sencillo sea el fondo, más destacará el contenido.

8. Usa la zona de notas de la diapositiva

Esta parte de PowerPoint es frecuentemente olvidada por los presentadores, y es uno de los mejores inventos del programa. Escribe en la zona de notas lo que quieres relatar con esa diapositiva de fondo, palabra por palabra. Del texto que escribas obtendrás fácilmente la frase o frases que va a ver la audiencia. Esto es similar al proceso que describimos al hablar de la estructura de tu presentación para encontrar la introducción: empieza preparando el cuerpo de la presentación, y la introducción saldrá sola.

Además, si tienes tu presentación escrita en la zona de notas puedes preparar fácilmente a partir de ella un resumen ejecutivo en Word para dejarles.

Tienes listo el plan alternativo de seguir con tus notas si se te estropea la proyección.

9. Usa titulares, no apartados

Si pones un título en cada diapositiva, no pierdas la oportunidad de cazar la atención con un titular. «Aumento de un 20% en ventas» es un título mucho más interesante que «Resultados de ventas». Los periódicos lo hacen por algo.

10. Diseña para los conductores

Cuando vas conduciendo, tienes pocos segundos para leer lo que pone en las vallas publicitarias. Por eso la mayoría contiene muy poco texto. Una valla se debería poder entender en tres segundos o estarías tirando el dinero al anunciarte ahí.

Si tu diapositiva se puede leer en un abrir y cerrar de ojos, está bien diseñada. Si ves que la audiencia se pasa el tiempo mirando a la pantalla en vez de a ti, algo no funciona.

11. No animes el texto

La animación es poco original porque no te las has inventado tú y porque la usa demasiada gente. De hecho, pasa a convertirse en un objeto en sí misma que roba atención al contenido.

A veces puede ser interesante si aporta algo a tu mensaje. Por ejemplo, si estás presentando aviones, es posible que tenga sentido hacer que el texto entre volando por los lados, pero en cualquier caso acaba distrayendo si utilizas este recurso en exceso.

Si empleas bullets, usa la animación línea a línea haciendo que aparezcan sin más. Si proyectas todos los bullets a la vez, la audiencia se pondrá a leerlos todos mientras tú estás hablando del primero.

12. Transiciones que unan

Las transiciones entre diapositivas tienen el mismo problema. Mejor deja que las diapositivas avancen apareciendo, sin utilizar animaciones que distraen.

Si no te acuerdas de lo que viene en la diapositiva siguiente, cuando aterrices en ella liga su contenido a lo que decía la anterior. De esa manera darás la impresión de un continuo y de que te lo sabes. Por ejemplo, si en una hablas de medias de fútbol, pero no te acuerdas de que la siguiente trata sobre las botas, cuando aparezca la segunda di: «las medias hacen que las botas sean aún más cómodas».

13. Busca el error

Una ley inmutable del universo, es que siempre hay un error gramatical o de ortografía en toda presentación escrita. Tu audiencia no se va a levantar para irse cuando ese error aparezca proyectado, pero al verlo no va a pensar muy bien de ti.

Para encontrar los errores que se hayan escapado aplica la regla 3-3 antes de tu presentación: lee todas tus diapositivas tres veces y después dáselas a tres personas para que hagan lo mismo. Sólo así conseguirás no encontrarte en la situación en la que tienes que decirle a la audiencia: «vaya, se nos ha escapado una hache».

14. Colócate en el centro del escenario

Tú eres el centro de la presentación, así que deberías estar en el centro del escenario. En la mayoría de las salas donde hay proyector, la pantalla está en el centro, lo que obliga al ponente a situarse a los lados. Si usas una pantalla móvil, colócala a un lado del escenario. Y si vas a diseñar una sala de presentación, hazle el favor a los ponentes futuros de situar las pantallas a los lados.

15. No mires la pantalla

Esta es la regla más sencilla de aplicar a cualquier proyección y la que más va a aumentar tu carisma como presentador. Miramos a la pantalla con frecuencia para dirigir la atención del público de nosotros a otro punto. Las personas de la audiencia nos están mirando y eso nos hace sentir más evaluados, con lo que aumenta nuestro miedo escénico, así que miramos a la pantalla para que dejen de mirarnos. Si actúas así, el efecto es desastroso:

Muestras debilidad.

Estás diciendo que no te lo sabes.

Hablas a una pared, con lo que se te oye peor.

Das la espalda a la audiencia.

Para evitarlo, sólo tienes que colocar tu portátil entre el público y tú de manera que ves lo que los oyentes están viendo sin dejar de mirar en su dirección. Si no tienes portátil o si la pantalla del ordenador de la sala mira también hacia ellos, echa sólo un vistazo rápido cuando pases de diapositiva para asegurarte de qué es lo que está proyectado.

Una ventaja adicional de mirar la pantalla de tu ordenador si usas Keynote o PowerPoint desde la versión 2013 es que podrás ver la diapositiva siguiente y tus notas en la pantalla mientras la audiencia únicamente ve la diapositiva proyectada. Con las versiones anteriores de PowerPoint también era posible, pero era más complicado de organizar.

16. No te proyectes la presentación sobre tu ropa

Si te sitúas de vez en cuando frente al haz de luz del proyector, la audiencia no va a ver lo que estás proyectando, y además darás una imagen pobre como presentador que no está al control de los mandos.

17. La tecla mágica

Cuando quieras que la audiencia se concentre en una discusión que haya surgido o en algo que estás relatando, pon la pantalla en negro. Sólo tienes que darle a la tecla N de negro en tu teclado. Para volver a la presentación, dale otra vez a la tecla N. Si el teclado es inglés, la tecla es la B.

Por supuesto, la introducción y el cierre de tu presentación deberían hacerse sin proyectar nada. Tú eres el centro de la presentación, sobre todo al principio y al final.

Otro truco interesante de teclado es marcar el número de la diapositiva a la que quieres ir. Si estás en la 25 y quieres adelantarte un momento a la 36, escribe 36 en el teclado y aparecerás allí. Para volver, escribe el número de la diapositiva en la que estabas. Si no tienes muchas diapositivas, apréndete qué hay en cada número para poder ir de una a otra con rapidez. Te permitirá aumentar tu autoridad con un uso muy sencillo de la memoria a corto plazo.

18. Elimina irrelevancias

Piensa en la cantidad de cosas que sobran en tu patrón de diapositivas. No necesitas el logo del cliente ni el tuyo ni la fecha ni el número ni el índice en cada una. La decoración sobra porque roba espacio al contenido de cada diapositiva. Recuerda que es una ayuda audiovisual, no un documento de Word. Si quieres colocar el logo del cliente en la presentación, hazlo sólo en la primera diapositiva y ponlo también en el documento de Word que le dejes como resumen ejecutivo.

19. Prezi frente a PowerPoint

Hasta hace nada, PowerPoint y Keynote eran lo único que podías usar como herramienta de presentación en un ordenador. Prezi ha cambiado el panorama con una manera más dinámica de proyectar tu presentación.

Prezi tiene varias ventajas sobre PowerPoint:

Es más fácil de usar porque tiene menos accesorios. Hay menos opciones de tipos de letra, de colores, de formas, y muchos menos botones para manejarlo todo. Aprendes en un par de horas viendo vídeos; no hace falta ir a un entrenamiento formal en la sala de reuniones con un formador técnico. Cuando le coges el truco, es más divertido de usar que PowerPoint.

Es más rápido pasar desde lo que tienes en mente a la pantalla porque no restringe tu pensamiento a una diapositiva rectangular. Aunque al final presentas en una pantalla rectangular también, el proceso de diseño amplía tu imaginación.

Aún es rompedor. Si lo usas dentro de unos años, ya no vas a impresionar a tus audiencias. Tiene ese efecto mágico de novedad que tenían las presentaciones en flash que encargabas a una agencia de diseño hace tiempo.

Es más entretenido de ver porque las imágenes vuelan por el lienzo, como lo llama Prezi. Por mucha animación que apliques en PowerPoint, el efecto sigue siendo parecido a pasar las páginas de un libro.

Las imágenes dan mucho juego porque puedes esconder en ellas miniaturas de texto u otras imágenes, que se hacen grandes a su vez cuando las seleccionas.

Si tienes una buena idea para el esqueleto de la presentación, Prezi es insuperable para transmitir tu mensaje. Por ejemplo, si vas a hablar de los viajes en tren, imagina lo que da de sí un tren como imagen sobre la que situar el contenido.

Sin embargo, también tiene problemas:

Puedes marear a la audiencia si les haces viajar por el lienzo de un lado a otro mientras tus imágenes dan vueltas sobre sí mismas.

Y lo más importante: se puede usar igual de mal que PowerPoint. Si proyectas una imagen consistente en unos cuantos bullets apretados de texto, acabas de matarlo. En ese caso es peor que PowerPoint porque además de aburrir a la audiencia, la mareas.

Si aún no has probado Prezi, hazlo rápido antes de que te quedes atrás. Te lo vas a pasar bien y tu creatividad va a fluir más que con la familiar diapositiva de título y bullets. Pero al final sigue siendo lo mismo que PowerPoint: una ayuda audiovisual. La verdadera presentación es la que haces tú.

20. Otras ayudas audiovisuales

PowerPoint, Keynote o Prezi no son las únicas ayudas audiovisuales que puedes usar. Los flipcharts o caballetes, las pizarras y los objetos que enseñas también se incluyen en la definición.

Si vas a enseñar objetos, no se te ocurra pasarlos entre la audiencia. Es una forma fácil de que se despiste, mientras tiene el objeto en sus manos y mientras está esperando a que le llegue su turno de tenerlo. En vez de eso, enséñalo un momento y después suéltalo. Es muy posible que sigas con el objeto en tus manos descargando tensión mientras ya no lo necesitas para presentar.

Borra todo lo que no necesites que vea la audiencia, y pasa la hoja del flipchart cuando ya no estés hablando sobre lo que has escrito. De otro modo, la audiencia tenderá a seguir con la mirada puesta en lo que has redactado. Los mensajes escritos llaman nuestra atención: sólo tienes que comprobarlo la próxima vez que vayas aburrido en el metro.

Cuando estés escribiendo en la pizarra o en el flipchart, haz dos cosas:

Cállate. Si hablas mientras escribes, se te oirá peor porque no estás de cara a la audiencia.

No tapes lo que escribes mientras lo escribes. Estarías dando la espalda a la audiencia y perdiendo su atención.

21. Las notas

De las presentaciones a las que he asistido, creo que en la que más me he cansado fue una en la que el ponente, un señor mayor muy afable, leyó su discurso durante dos horas. El hombre aparcó toda su simpatía en cuanto se sentó a leer, y su cara se transformó en seriedad absoluta. De vez en cuando miraba al público, y estoy seguro de que pensaba en el rollo que nos estaba metiendo, pero su objetivo era acabar aquello cuanto antes. Tampoco usó ningún apoyo audiovisual, ni siquiera sus manos porque estaban quietas sobre la mesa. Al acabar, todos le aplaudimos mucho porque se notaba que había investigado el tema a fondo. Pero si no hubiera habido barreras formales, posiblemente nos habríamos ido de allí sin más.

Cuando lees tu presentación, además de que la audiencia piensa que por qué no se la has mandado por correo electrónico, pasan varias cosas:

No gesticulas porque tus manos están agarrando los folios del discurso y porque no estás concentrado en expresarte, sino en leer. Normalmente, la gente que lee sus papeles está cruzada de brazos si está sentada o agarrada al atril. Leer está ligado a estar sentado en una mesa de oradores o de pie detrás de un podio, con lo cual tu capacidad de expresión no verbal es siempre menor porque te parapetas.

La cabeza se mueve arriba y abajo con un ritmo monótono que hace de péndulo hipnotizador. No miras a la audiencia más que para hacer el paripé, si lo haces. Es otro ingrediente de la pócima adormecedora que le estás dando.

Vas a intentar escribir frases ocurrentes que leerás al pie de la letra. No van a sonar auténticas ni espontáneas por mucho que lo intentes. Les vas a quitar todo el encanto porque no hay nada que suene peor que algo original leído. Imagínate al gran Eugenio leyendo sus chistes: no tendría ni la mitad de gracia, y eso que él era bastante hierático. Además, esas frases inteligentes leídas dicen que tablas, lo que se dice tablas, no tienes muchas.

Te puede parecer que leer te da más seguridad, y es cierto. No te vas a perder, y la audiencia solo pensará que has sido aburrido, no que has hecho una mala presentación. Si has sido tú mismo presentando y crees que no les ha gustado, entonces vas a tener ese problema de autoestima. Te pones la barrera de los folios y listo.

Si vas a leer, hazlo como si estuvieras consultando tus notas. Para ello hay una norma muy sencilla: nunca hables mientras lees.

Baja la cabeza para mirar tu discurso escrito, memoriza una línea o dos, levanta la vista del papel y di las frases. Cuando hayas terminado de decirlas, cállate, vuelve a bajar la vista al papel en silencio, lee un par de frases más y repite el proceso. El efecto es que te lo sabes y que estás siguiendo el guion.

En vez de leer, tienes dos alternativas: o te aprendes la presentación de memoria o usas tus notas.

Una vez memoricé un discurso palabra por palabra. Era una presentación a un equipo de ventas de 200 personas durante una convención anual de la compañía, en la que yo era el gerente de una de sus marcas. Me salió de cine. Me lo sabía tan bien que dije exactamente todas las palabras que tenía escritas, y además las dije como si me las estuviera inventando en ese momento. Cuando terminé, recibí un montón de felicitaciones. Creo que nunca me he cansado tanto preparando una presentación.

Cuando no tienes demasiada experiencia en hablar en público, memorizar un discurso puede ayudarte a estar más tranquilo. Pero tiene un peligro muy grande: en cuanto se te olvida una frase o te equivocas y en vez de decir «elevado» te sale «alto», tu cerebro dice que por ahí no es y te bloquea el discurso para buscar la palabra o la frase que se te ha olvidado. Posiblemente te quedarás en blanco con esa cara que se te pone cuando no crees que te pueda estar pasando a ti. Entonces empezarás a revisar en tus notas hasta que des con la solución mientras sudas pensando en que estás haciendo el ridículo.

La probabilidad de que se te olvide parte de un discurso memorizado depende en gran parte de si lo has escrito tú. Si te lo han escrito otros, las posibilidades de que se te olvide se multiplican. Si tienes que memorizar un discurso de otros, rescríbelo hasta que tenga sentido para ti. Recuerda que cuando el discurso es tuyo, fluye. Si es de otros, vas por un camino de piedras con las que te puedes tropezar fácilmente.

Cuanto mejor te lo sabes, mejor te sale, igual que en los exámenes. Pero la buena noticia es que no hay que memorizar palabra por palabra. Memoriza ideas, no palabras, y memoriza la conexión entre las ideas porque lo que se suele olvidar es lo que viene después.

Además de memorizar las ideas y las conexiones entre ellas, lo ideal es tener tus notas a mano. Si se te olvida algo, siempre puedes recurrir a ellas. Así que tus notas tampoco pueden ser el discurso escrito, sino esas ideas en letras grandes y con flechas, tachones y subrayados que te permitan recordar mejor los puntos clave.

Por supuesto que todo esto no se aplica si tienes un PowerPoint que usas a modo de chuleta, pero ya sabemos que eso es trampa.

Si no puedes usar tus notas, entonces utiliza referencias en la sala. Coloca mentalmente cada idea en un objeto que esté en la sala: una maceta, el cuadro del aire acondicionado, la puerta, una lámpara, las cortinas. Sólo tendrás que memorizar el orden en el que aparecen.

Cuando uses las notas, puedes dejarlas encima de la mesa o del atril y consultarlas de vez en cuando. También puedes tenerlas en la mano. En este último caso no uses un folio suelto porque si estás algo nervioso, se va a notar cuando el papel empiece a temblar. En vez de un folio, coge cinco. Como pesan más, es más difícil que tiemblen en tu mano.

Y si tienes las notas en la mano, que sea en una sola mano. Si las sujetas con las dos, estás eliminando la capacidad de expresión a través de las manos.

22. Los vídeos

Hasta hace poco tiempo el vídeo en las presentaciones era algo que se usaba sólo de vez en cuando. Enseñabas un vídeo a modo de credenciales de tu compañía para saltarte esas diapositivas tan aburridas que dicen que estás en 135 países. O ilustrabas el punto de la investigación de mercado con la proyección de las entrevistas a los usuarios.

El vídeo está ahora en todas partes gracias a tu móvil, a la prensa online y a sitios como YouTube. Probablemente tú no viste ni un vídeo en clase en el colegio. Tus hijos están viendo unos cuantos. De ser algo que llamaba la atención ahora se está convirtiendo en imprescindible.

Con vídeo capturas la atención de la audiencia y le transmites el punto de una manera rotunda. Si lo usas al principio de tu presentación, te aseguras su interés durante los minutos en los que decide si merece la pena escucharte.

El vídeo funciona también para relajarte durante la presentación. Si proyectas una película, aunque dure un minuto, tienes un rato para sentarte, repasar tus notas y coger fuerzas.

Para incorporar un vídeo a tu presentación de diapositivas, asegúrate de lo siguiente:

El vídeo está incluido en la diapositiva y no es un enlace a un archivo o a Internet. Así no interrumpes el flujo y puedes dar una imagen más profesional. Para buscar vídeos en Internet, además de YouTube, te recomiendo Blinkx, Vimeo, ClipBlast o Veoh. Y para bajarlos, puedes usar KeepVid, VideoGetting, o Downloader9, por ejemplo.

Limita su duración a dos minutos, o la audiencia empezará a pensar que no tienes mucho que contarle: la estrella de la presentación eres tú, no el vídeo. Si necesitas recortar un vídeo, nada como un programa de edición de Apple: son los más sencillos de usar.

Antes de empezar, comprueba que funciona el sonido y que el volumen es el que tú quieres.

Cuando lo proyectes, quítate de en medio. Échate a un lado para que no se te vea o siéntate no sólo para que el vídeo no se proyecte en tu camisa, sino también para permitir que la audiencia se meta de lleno en la proyección.

Si puedes apagar y encender las luces con facilidad, mucho mejor. Darás más relevancia a la proyección.

23. Las videoconferencias

Las presentaciones a través de videoconferencia son una lata. Hablas a una cámara, te ves plano, la luz es mala, la gente se mueve a cámara lenta y no puedes observar bien sus reacciones. Pero la falta de recursos hace que las presentaciones virtuales sean cada vez más frecuentes.

En realidad, las videoconferencias son mucho más fáciles de preparar y de hacer que las presentaciones en una sala. Suelen organizarse con menos gente, juegas siempre en casa, te sientes menos expuesto, si se te olvida algo puedes recurrir a tus notas de un modo menos obvio, te cansas menos porque estas sentado y el volumen de tu voz es menor, y tienes el control de la sala porque los mandos son tuyos desde tu ordenador.

Asegúrate de que dominas los cuatro aspectos que diferencian la videoconferencia de la presentación en sala. Lo primero que debes cuidar es la imagen que tienes ese día. Como no te puedes expresar con todo el cuerpo, dirige la atención de la audiencia hacia tu cara:

Lleva manga larga.

Evita las joyas que pueden distraer.

No lleves ropa de colores que absorben o reflejan demasiado la luz, como el blanco, el negro o el rojo chillón. Ponte colores neutrales, como el azul claro, y evita los motivos complicados; los patrones lisos son los mejores para no distraer.

Tu rostro debería ser el centro de lo que la audiencia está viendo. Usa un primer plano que incluya tus hombros hasta la mesa desde la que hablas. Así permites también que tus manos hagan su trabajo de expresión.

Deja espacio para que respire el cuadro. Idealmente, debería haber un tercio desde tus ojos hasta la parte superior del cuadro y dos tercios desde tus ojos hasta la mesa. No te pases con el espacio porque estarás ofreciendo imágenes que distraen y que no añaden nada a tu presentación, como el techo o las plantas de tu despacho.

En segundo lugar, vigila cómo hablas. Del mismo modo que te pasa cuando te quedas traspuesto mirando una pantalla de televisión desde la barra de un bar, es fácil que tu audiencia se quede hipnotizada mirando tu cara. Necesitas tener una inflexión vocal marcada para que no se te duerma. Como la transmisión del sonido no es la misma que en directo, es importante que vocalices bien.

Por la misma razón, si alguien en la audiencia te interrumpe, cállate. Cuando hable otro, espera dos segundos después de que haya terminado antes de seguir hablando tú. Esto es especialmente importante si usas un sistema en el que la voz es la que activa la imagen de la persona que está hablando, como zoom.us.

Procura evitar los rellenos verbales. Los rellenos llaman la atención mucho antes en una videoconferencia porque tienes menos recursos a tu disposición para entretener a la audiencia, así que esta se va a aburrir de ti en seguida.

En tercer lugar, pon atención a tus gestos. Usa una silla fija, que no ruede ni se recline. Si mueves mucho tu cuerpo, la audiencia se despistará. Encuadra la cámara con tus hombros, igual que harías en una sala.

Mira a la cámara, no a la pantalla donde ves a los participantes en la videoconferencia. Si necesitas verles, echa un ojo de vez en cuando. Pero lo mejor es que mires continuamente a la cámara mientras te imaginas a los miembros de la audiencia uno a uno disfrutando con lo que les estás contando. Para conseguirlo es interesante que se presenten al principio de la sesión.

Recuerda que sólo tienes la mitad de tu cuerpo disponible para presentar, así que sonríe y exprésate con los músculos de la cara más de lo que lo harías frente a una audiencia física.

La cámara tiende a exagerar tus gestos repetitivos. Procura evitar jugar con papeles o bolígrafos, juntar tus manos o tocarte el cuello de la camisa. No hagas gestos que te enfrenten a la audiencia, como mirar al techo con impaciencia, porque te va a pillar en seguida.

Por último, cuida el escenario. No incluyas fuentes de luz en el cuadro, como los focos del techo o un ventanal. Engañarías al diafragma de la cámara, que se cerraría más de lo necesario, lo que oscurecería tu cara.

No mezcles luces diferentes, como un fluorescente con luz natural. La cámara compensará los blancos y reducirá un color, por lo que en este caso volverá tu cara verde.

Puedes incluir un plano más general a modo de introducción para enseñar, por ejemplo, tu despacho o lo que se ve desde la ventana, como hacen los telediarios.

Huye de la saturación de objetos en el cuadro, como el teclado, el ratón, cables, vasos o el teléfono. La cámara es un gran angular, y todos esos objetos aparecerán mucho más juntos y darán la impresión de desorden.

Como tu capacidad de comunicación es menor, anima tu presentación con documentos que les envíes, vídeos o conexiones a sitios en Internet. Si te adaptas a las particularidades de la videoconferencia, te lo vas a pasar igual de bien que cuando puedes sentir a tu audiencia en directo.

9

Las preguntas son buenas

Si tu audiencia no tiene preguntas, seguramente habrás hecho algo mal durante tu presentación. Puede que hayas dado demasiado detalle y hayas agotado la atención de tu audiencia. O es posible que tu intervención haya sido demasiado larga o por encima del tiempo asignado, y el público sólo quiera irse a casa. También puede ocurrir que hayas sido demasiado abstracto y no hayas logrado decirles qué hay para tus oyentes en tu mensaje. Si solicitas preguntas y recibes un largo silencio, reflexiona para la próxima ocasión.

Las preguntas sirven para aclarar puntos que hayas explicado en tu presentación, para ampliar información y para asegurarte de que se ha entendido tu mensaje. Si te pones más nervioso cuando te están haciendo preguntas, es que no te las has preparado.

Algunas preguntas se hacen con la intención de pillarte o para demostrar la superioridad del que pregunta. En cualquier caso, siempre puedes salir airoso y reforzar tu carisma.

1. No cierres con la sesión de preguntas

Recuerda que la presentación tiene tres partes: introducción, cuerpo y cierre. Cuando hayas terminado de relatar el cuerpo, no digas aún «en conclusión» para pasar al cierre porque las preguntas van antes del cierre. Si lo último que ve la audiencia es la sesión de preguntas, y esta no sale como esperabas, esa es la sensación que se llevará de tu presentación.

En contadas presentaciones habrás visto esta estructura con las preguntas antes de cerrar porque terminar con las preguntas es lo que parece más lógico. Pero si quieres que se queden con tu mensaje, lo mejor es cerrar con el mensaje, que habrás incluido en tu cierre de resumen/qué han ganado al escucharte/agárrales.

Si estás hablando en un evento organizado por otros, asegúrate de que acuerdas con el moderador la manera en la que prefieres terminar. Dile que necesitas tres minutos después de las preguntas para cerrar. De otro modo, después de las preguntas pedirá un aplauso para ti y dará paso al siguiente presentador.

Terminar con el cierre supone que sigues tú al control de la presentación. En las presentaciones que siguen el formato habitual de dejar las preguntas para después del cierre, el control pasa a manos del moderador durante las preguntas. El moderador es entonces quien decide cuándo terminan las preguntas. Pero si terminas con el cierre, entonces no has pasado aún el control al moderador. Por eso, es importante que sepas cuándo decir «tenemos tiempo para dos preguntas más». Si no lo haces, te pasarás de tiempo. Además, algunas personas se sentirán mal porque habrás cortado la sesión de preguntas sin avisar y no les habrá dado tiempo a hacerse a la idea de que no iban a poder hacer su pregunta. Para no defraudar expectativas deja claro al principio de la sesión de preguntas cuándo terminará.

Si puedes elegir, te recomiendo que dejes la sesión de preguntas para el final, antes del cierre, en lugar de permitir que te hagan preguntas durante la presentación. Es el formato habitual en las presentaciones públicas con más de 20 personas porque de otro modo la presentación se convertiría en un debate. Pero incluso en presentaciones más íntimas, las preguntas suelen resolverse solas a medida que avanzas en el contenido. Dejar las preguntas para el final te permite además mantener el flujo de tu relato.

2. Cuenta hasta diez

Cuando quieras solicitar preguntas, debes estar dispuesto a esperar. No todo el mundo se lanza a preguntar en seguida: tu audiencia también tiene miedo escénico. Desde el momento en el que dices «ahora responderé con mucho gusto a vuestras preguntas» cuenta hasta diez por dentro. En ese espacio de tiempo es muy probable que a alguien se le ocurra hacer una pregunta.

A la vez que solicitas preguntas, levanta la mano como si tú tuvieras una. Este gesto anima a la audiencia a participar. Si nadie participa, puedes decir: «una pregunta que me suelen hacer es esta». Y a continuación la contestas. Al romper tú el hielo, estás fomentando la participación.

También puedes pedir a la audiencia que escriba sus preguntas en fichas que dejas en sus asientos antes de la presentación para recogerlas antes de la sesión de preguntas. Lo malo de este método es que puede que no te dé tiempo a contestarlas todas, y algunos se sentirán menospreciados.

3. No señales

Recuerda lo que decía tu madre: nunca señales a nadie con el dedo. Cuando das paso a alguien que ha levantado la mano para preguntar, si le apuntas con el índice estás declarando que eres superior a él. No es la mejor manera de empezar una relación hablando en público. Es mejor si le tiendes la mano abierta con una inclinación de la palma de 45 grados.

4. Repite el nombre de la persona que pregunta

Siempre que el que pregunta diga su nombre al empezar a hablar, repite su nombre y la pregunta al empezar tu respuesta: «Juan pregunta si…». Si conoces el nombre de todos los presentes, entonces también deberías mencionar su nombre al empezar tu respuesta. Si el que hace la pregunta no ha dicho su nombre, y no conoces a todos por su nombre, entonces no lo digas aunque lo sepas: el resto se sentiría menospreciado cuando les respondas a ellos de manera impersonal.

Si no es un grupo grande o si se ha usado un micrófono de sala, no hace falta repetir la pregunta.

5. Tu lenguaje corporal

Cuando alguien te está haciendo una pregunta, la parte más importante de tu cuerpo son los hombros. Si sólo giras la cabeza hacia esa persona, darás la sensación de que estás en otra cosa, no en su pregunta. Tus hombros deben encuadrarla. De este modo percibirá que le estás dedicando toda tu atención. Acompaña este gesto con lenguaje corporal positivo: mírale a los ojos, asiente con la cabeza, sonríe, mantén una postura firme y da un paso hacia esa persona.

Durante tu respuesta a una pregunta, involucra a toda la audiencia, igual que haces durante tu presentación. Para ello asegúrate de mirar una cuarta parte del tiempo de tu respuesta a la persona que ha preguntado y tres cuartas partes del tiempo al resto de la audiencia.

6. ¡Prepárate!

La mejor manera de conducir con éxito una sesión de preguntas es haber preparado bien la máquina antes. Cuando hayas terminado de preparar tu presentación, piensa en qué te preguntarías a ti mismo sobre el tema. De ahí vendrán las preguntas difíciles. Después piensa en qué preguntaría alguien que no sepa nada del tema. De ahí vendrán las preguntas tan obvias que ni se te habrían ocurrido.

Si prevés que te van a hacer preguntas que pueden venir de cualquier lado, incluso que no tienen que ver con el tema de tu presentación, clasifícalas. Suele ocurrir si trabajas en política, si estás hablando con los medios o si presentas tus servicios a un posible cliente. Clasifica las preguntas en grupos, y para cada grupo ten preparada una respuesta estándar. Esa respuesta la puedes amoldar a los matices de la pregunta.

Casi todas las preguntas que te puedan hacer se pueden clasificar en uno de esos grupos. Por ejemplo, si eres el presidente del Gobierno, en una época concreta te podrían preguntar sobre el déficit, el paro, la corrupción, las elecciones, las relaciones con otros países y la composición del Ejecutivo. En otra época te podrían preguntar sobre la política medioambiental, las obras públicas, el escándalo del momento, los tipos de interés y el precio de la deuda. Si te hacen una pregunta ambigua, la puedes redirigir hacia uno de tus grupos de preguntas y contestarla con tu respuesta estándar amoldada. Puedes incluir información que toca el tema tangencialmente para enriquecer tu respuesta.

7. Practica

Consigue que alguien te plantee preguntas difíciles, grábate respondiendo y analiza tu nivel de seguridad al hacerlo. ¿Crees que convences a la audiencia? Practicar las respuestas te va a dar una tranquilidad muy sencilla de alcanzar.

8. Varias preguntas a la vez

Si una persona te hace una pregunta múltiple, asegúrate de que la apuntas mientras la escuchas. Queda fatal decir «¿cuál era tu otra pregunta?» porque la percepción de tu interlocutor será que no le estabas escuchando.

Responde en el orden que quieras, preferentemente con la que te sientas más cómodo porque empezarás dando credibilidad en tu respuesta.

9. Si no entiendes la pregunta

Alguien de tu audiencia puede tirarse un buen rato divagando mientras cree que está haciendo una pregunta. O puede que realmente sea una pregunta complicada de entender. En ese caso, no digas «no entiendo la pregunta», «tu pregunta en realidad es…», «quieres decir que…», «si entiendo bien tu pregunta…».

La interpretación de tu interlocutor será que no le estabas escuchando o que no te interesa su pregunta. En vez de eso, di: «lo siento, no estoy seguro de haberte seguido. ¿Podrías reformular tu pregunta, por favor?». De este modo estarás responsabilizándote del problema, y la audiencia se pondrá de tu parte. También se ha dado cuenta de que la persona que pregunta está divagando o que no tiene sentido la pregunta. Nunca contestes si no has entendido la pregunta.

10. Las preguntas estúpidas

Habrás oído muchas veces que no hay preguntas estúpidas, sólo respuestas estúpidas. Nada más lejos de la realidad. Lo que sí hay son respuestas inapropiadas a las preguntas estúpidas. Saber responder a estas preguntas te va a dar un montón de puntos ante la audiencia.

La pregunta más estúpida que he oído nunca la hizo un compañero de colegio cuando teníamos 17 años, en lo que entonces se llamaba 3º de BUP. Estábamos en clase de Historia con Elmer, que era el apodo cariñoso, según cómo se mire, del profesor. Nos estaba enseñando diapositivas de arte medieval, y después de una decena de imágenes aburridísimas de piedras y nombres santos, aparece el crucifijo de don Fernando y doña Sancha, una talla de marfil del siglo XI que ofrecieron los reyes de León a la colegiata de San Isidoro de León. Tras meditar unos instantes después de la explicación de la obra, mi amigo, con expresión docta y voz de ilustrado, levantó la mano para hacer la pregunta reina de todas las preguntas estúpidas: «oiga, es que en ese crucifijo solo veo a don Fernando. ¿Dónde está Doña Sancha?». Elmer le crucificó en la respuesta.

Hay otro tipo de preguntas muy estúpidas, que se suelen hacer en las reuniones de padres en los colegios, y en menor medida en las juntas de vecinos. El director del colegio está explicando la reorganización del claustro para dar cabida a una mayor diversidad didáctica, cuando una madre levanta la mano y dice: «es que mi hijo tiene problemas de digestión, y no sé si esto le va a venir bien». Es decir, está asumiendo que toda la audiencia está interesada en su caso particular sin caer en la cuenta de que si todos expusieran sus particularidades sería como una gran reunión a dos por doscientas personas, o sea, de ciento y pico horas.

¿Cómo se responden estas preguntas? Lo esencial es que la persona que pregunta no se sienta mal. Tú no necesitas hacer ver a la audiencia que sabes que esa pregunta es estúpida. Es lo primero que te viene a la cabeza con el propósito natural de mantener tu estatus. Las personas del público ya se han dado cuenta inmediatamente, sólo tienes que mirar sus caras. Si respondes machacando al que pregunta, esa persona se va a sentir mal, pero lo malo es que al resto de la audiencia le va a incomodar que tú, que tienes todo el poder en la sala, le hayas machacado. El público se suele poner de parte del más débil.

Así que lo que se debería hacer en estos casos es responder como si fuera la pregunta más interesante del mundo. Por ejemplo, «el nombre te ha llevado a confusión, los reyes en este caso son los donantes de la obra, no los crucificados, aunque también se crucificaba a los reyes en otras culturas». Y que se rían los otros, no tú. A la madre despistada le puedes decir que te encantará tratar con ella su caso después de la presentación. El efecto es que la audiencia va a apreciar el tacto y el cariño con el que has respondido, y se va a sentir más cercana a ti. Si apareces como un sabelotodo, te va a perder algo de respeto, al contrario de lo que podías pensar en un principio.

Otro tipo de preguntas estúpidas son las que se refieren a algo que ya has explicado, como si no lo hubieras explicado. Responder a estas preguntas como si fueran inteligentes te dará pie a reforzar tu mensaje. No empieces tu respuesta con un «como he dicho antes…». Así sólo conseguirás que la persona que pregunta se sienta mal. En vez de eso, contesta como si no hubieras hablado aún del tema.

11. Si sabes la respuesta

Tu presentación ya ha terminado. Ahora estás aclarando dudas y ampliando información. Pero no estás haciendo otra presentación, así que no intentes contar todo lo que sabes. Sé breve para no aburrir y para respetar el tiempo de las personas que preguntan. Ofrece datos que apoyen tu respuesta.

He aquí un ejemplo:

–Por curiosidad, ¿cuánto ha tardado el papeleo para tener la luz verde para proceder a construir las nuevas instalaciones en ese país?

–La petición la tuvimos lista en menos de una semana. La Administración local tardó algo más en darnos la autorización, unos seis meses y medio. Ya sabíamos que iba a ser diferente a lo que estamos acostumbrados aquí, pero no esperábamos ese retraso. En los países en los que operamos la media está en tres semanas. Es un aprendizaje que nos llevamos para la próxima apertura el año que viene.

12. Si no sabes la respuesta

No intentes aparentar que tienes la respuesta: la audiencia siempre te acaba pillando. Tampoco abras tu respuesta diciendo «buena pregunta». El efecto que transmites es que no tienes ni idea de la respuesta. Simplemente admite que no tienes la respuesta en ese momento. Adicionalmente, tienes dos alternativas:

Preguntar si alguien en la audiencia puede responder. La audiencia admite fallos en los ponentes. Es más, si fallas en algo, probablemente te tenga más simpatía.

Decir al que pregunta que tendrás la respuesta lista en 24 horas y que la recibirá por correo electrónico.

13. Si la respuesta es confidencial

No digas «no estoy autorizado para responder a eso». Si lo haces, estarás dando pistas sobre la respuesta. Por ejemplo, si te preguntan una cuestión como esta: «¿es cierto que se va a retrasar el lanzamiento del nuevo KF3 hasta la primavera, y que no estará listo para la campaña de Navidad?».

Si respondes diciendo que no estás autorizado para responder o que «esa información es confidencial», estás confirmando que efectivamente se va a retrasar el lanzamiento del nuevo KF3.

En vez de intentar evadir la pregunta, enfréntate a ella:

Di que te gustaría poder responder a la pregunta. Estás demostrando que no te incomoda, con lo que evitarás que la audiencia asuma que la respuesta está implícita en tu negativa a responder.

A continuación, atribuye la imposibilidad de responder a una política de la compañía o a un problema de calendario.

Puedes decir: «me encantaría responder a esta pregunta sobre la fecha de lanzamiento del KF3. Nuestra política sobre la comunicación relacionada con fechas de lanzamiento es que sólo hablamos de ellas en la exposición del plan anual de la compañía».

O bien puedes decir algo así. «me encantaría responder a esta pregunta sobre la fecha de lanzamiento del KF3. Podré hablarles sobre fechas concretas a partir de la semana que viene».

14. ¿Y si eres tú el que pregunta?

Te habrás dado cuenta de que somos, en general, poco corteses al hacer preguntas en una presentación. Levantamos la mano, nos quedamos sentados y lanzamos la pregunta. A veces el que pregunta suelta una introducción que sólo roba tiempo a los demás, como «muchas gracias por esta presentación tan interesante que a mí me ha recordado…». Al hacer una pregunta deberíamos seguir tres pasos sencillos:

Te pones de pie: es una señal de respeto hacia el presentador y hacia el resto de la audiencia porque se te oye mejor y porque no tienes nada que ocultar. Incluso si tienes un micrófono en la mano, es interesante para los demás ver la apariencia de la persona que está interviniendo.

Saludas, dices tu nombre y, si es relevante, la compañía para la que trabajas.

Das las gracias y te sientas para escuchar la respuesta.

15. Las preguntas difíciles

Siempre hay alguien en la audiencia que te hace una pregunta para la que no tienes una respuesta inmediata. Las preguntas difíciles se suelen hacer con alguno de estos propósitos:

El que pregunta ya sabe cuál es la respuesta. Simplemente quiere saber si tú la conoces. Puede que quiera evaluar tu nivel de experiencia.

Quién pregunta quiere ir más allá de lo que has contado porque le interesa o porque por su posición quiere aparecer como superior a ti. Por ejemplo, te pueden preguntar por las consecuencias de lo que les has contado. Este tipo de preguntas las suele hacer el jefe del resto de la audiencia.

Cuestionar tu punto de vista, que puede ser totalmente opuesto al de la persona que pregunta.

Cuando te hagan una pregunta difícil, no adoptes una actitud defensiva, por ejemplo, dando un paso atrás, mirando hacia otro lado mientras te preguntan, jugando con un bolígrafo, cruzando los brazos o poniéndolos en jarras. El lenguaje corporal es el mismo que cuando escuchas una pregunta normal.

Añade un detalle que te va a hacer aparecer seguro de ti mismo: cuando haya terminado la pregunta, mantén su mirada durante cuatro o cinco segundos. No hagas nada más, sólo mírale con expresión seria. Le estarás diciendo que no le tienes miedo ni a él ni a la pregunta. Además, te dará tiempo a pensar. Esta manera de actuar sigue la regla número uno de supervivencia ante una emergencia: detente, respira, piensa y actúa. Es la mejor manera de evitar el pánico.

Tampoco se te ocurra agredir al que pregunta. La agresión más común es interrumpirle mientras pregunta, diciendo por ejemplo «¡no, no, no, no!», al tiempo que con la mano haces una mezcla entre el gesto universal para que alguien se siente y ese otro gesto universal para que alguien pare. Si le agredes, su nivel de agresividad sólo puede aumentar. El resto de la audiencia probablemente se ponga de su lado: recuerda que tú eres el director de pista y la gente suele ir con el más débil.

Y, sobre todo, no te sientas culpable en el tema por el que te están preguntando. Si crees que el que te está preguntando en el fondo tiene razón, no vas a salir bien parado. Tu respuesta no será contundente y la audiencia va a percibir que no estás muy seguro de tu punto de vista.

16. No entres en «y tú más»

Evita siempre entrar en debates dialécticos con la persona que pregunta. Probablemente esa persona no quiera cambiar su punto de vista delante del resto, así que no tienes nada que ganar y sí puedes perder el respeto de la audiencia.

¿Cómo reaccionar si se produce este tipo de debate? Tú dices blanco y la otra persona dice negro y no cambia su opinión. Simplemente dile que reconoces su derecho a opinar como quiera. Asegúrate de que incluyes hechos y datos sólidos en tu respuesta, pero si aun así sigue pensando que es negro y no blanco, termina la respuesta dándole las gracias porque su punto de vista haya enriquecido el tema.

Si te ves atrapado en la pregunta y la persona no muestra signos de querer detener su ataque, usa los demás miembros de la audiencia. Pregúntales qué piensan de lo que está diciendo esa persona que te antagoniza. Normalmente el público se pondrá de tu parte si sabes responder sin enfrentarte a la persona que pregunta.

También puedes terminar la discusión diciendo que te encantará hablar del tema con él cuando acabe la presentación, alegando que te gustaría escuchar las preguntas del resto de la audiencia.

17. Transforma las preguntas negativas

Cuando te planteen una pregunta que te ataque directamente, conviértela en positiva. En vez de contestarla directamente, busca el tema de la pregunta y dale la vuelta. Por ejemplo, «¿por qué habéis tenido un retraso tan increíble de tres meses en terminar el proyecto?» puede darse la vuelta diciendo «la duración del proyecto ha estado condicionada por…».

18. El callejón oscuro

Algunas preguntas difíciles están diseñadas para meterte en un callejón muy oscuro, que no tiene salida, y donde la persona que te hace la plantea te va a machacar. Las suelen hacer los periodistas buscando un titular. También las hacen los jefes que te quieren poner a prueba.

Todas las preguntas callejón oscuro esconden una pregunta más sencilla de responder, pero que de momento se te escapa porque tu reacción inmediata es defenderte, o sentirte culpable.

Por ejemplo, al que fuera presidente del Gobierno de España, José Luis Rodríguez Zapatero, le hicieron una pregunta callejón oscuro en 2007, en el programa Tengo una pregunta para usted, de Televisión Española. Uno de los invitados le preguntó si sabía cuánto valía un café en un bar. Zapatero respondió inmediatamente, sin pararse a pensar: «80 céntimos». Cuando el invitado le dijo que eso sería en los tiempos de su abuelo, Zapatero intentó arreglarlo diciendo «depende».

La pregunta sencilla que esconde esta pregunta difícil es: «¿está usted en contacto con la realidad?». El ciudadano que ve disminuir su poder adquisitivo mientras le fríen a impuestos quiere saber si el que lleva la nave sabe lo que está pasando en la calle.

Para responder sigue estos pasos:

Busca la pregunta que hay detrás durante esos segundos en los que no dices nada mientras miras a tu interlocutor. En el caso de Rodríguez Zapatero, podía haber respondido con esta otra pregunta: «¿que si sé lo que pasa en la calle?».

Luego continúas respondiendo a la pregunta sencilla. Siguiendo con la anécdota anterior, Rodríguez Zapatero pudo haber dicho: «llevo siete años de presidente del Gobierno y lamentablemente no me dejan ir a los bares, cosa que me encantaría hacer. Pero estoy continuamente al tanto de la realidad de la situación. Hablo con gente como usted todos los días. Y respondiendo a su pregunta sobre el café, la última vez que me tomé uno costaba 80 céntimos. Ahora debe de haber subido por encima de un euro».

Para responder a preguntas difíciles primero tienes que estar seguro de qué es lo que realmente te están preguntando. Una pregunta puede venir vestida de muchos colores y materiales diferentes, pero lo que necesitas saber son sus medidas exactas. ¿Cuál es la pregunta sencilla que hay detrás?

Por ejemplo, «usted es un ministro socialista. ¿Por qué lleva a sus hijos a un colegio privado?». Traducción: «¿la enseñanza pública es buena?».

Otro ejemplo: «¿por qué has cambiado de trabajo cinco veces en los últimos seis años?». Traducción: «¿eres una persona estable en el trabajo?».

Si tu interlocutor sigue intentando que contestes a su pregunta callejón oscuro, puedes desvelar sus cartas y evitar responder. Por ejemplo, a la pregunta «¿seguirían fabricando automóviles que alcanzan más de 200 kilómetros por hora si les dijera que este tipo de coches mata a más jóvenes que cualquier enfermedad?» puedes responder así: «si le contesto que no, me va a decir que nuestros automóviles son inseguros. Si le contesto que sí, me va a decir que soy inhumano. Así que no voy a contestar a su pregunta trampa. Su pregunta, en realidad, es si la gente es libre de adquirir el coche que quiera».

19. Aprovecha para reforzar tu mensaje

Termina siempre tus respuestas a preguntas difíciles añadiendo el mensaje de tu presentación. De este modo estarás inclinando la balanza hacia tu punto de vista: «… así que el retraso ha sido inferior a lo experimentado en cualquier otra instancia en circunstancias similares. Este proyecto va a mejorar la vida de miles de personas en la región, y va a hacer nuestro trabajo de voluntariado diez veces más eficiente».

10

No les importan los problemas, les importa cómo los resuelves: los imprevistos

Los imprevistos van a ocurrir siempre. Los planes fallan y hay que modificarlos sobre la marcha para llegar al objetivo. Pero a la audiencia no le importan los problemas que surjan en la presentación. Le importa cómo los resuelves. Si sales del paso de manera profesional no sólo no va a tener relevancia el problema, sino que además vas a reforzar tu carisma como presentador.

El método para resolver de manera profesional la mayoría de los imprevistos en tu presentación tiene tres pasos:

Reconoce el problema. Simplemente menciona lo que está pasando con una sonrisa. Si no lo haces, creas tensión porque la audiencia y tú sabéis que algo no funciona, y la atención ya no está en la presentación. Poner en común el contratiempo es el primer paso para solucionar cualquier problema de grupo.

Si lo puedes solucionar directamente, continúa con tu presentación. Si no lo puedes solucionar en el momento, di que lo vas a intentar arreglar y haz una pausa de diez minutos. No hay nada peor que estar frente a la audiencia intentando arreglar algo cuando lo más probable es que no puedas hacerlo solo. Se despista y tu autoridad se pega un batacazo.

Cuando vuelvan tus oyentes, pide perdón una sola vez. Si pides perdón más veces durante la presentación, la culpa del problema va a ser tuya, no de la organización del evento ni del hotel. Tendemos a pedir perdón muchas veces porque queremos ser simpáticos, pero la audiencia no lo necesita y tú apareces como débil. A tu audiencia no le gustan los presentadores débiles.

1. Fallos en el equipo

Los imprevistos más frecuentes tienen que ver con el equipo audiovisual. El más habitual es que tu portátil no conecte a la red wifi o que no reconozca el proyector. Es fácil de arreglar porque seguramente has ido a la sala al menos una hora antes.

Durante la proyección se puede fundir la bombilla del proyector. Si estás presentando en un lugar sin recursos, probablemente te quedes sin tu proyección. Si tienes el apoyo de un equipo técnico, entonces podrás seguir proyectando después de la pausa de diez minutos. Es importante que antes de empezar a presentar hayas conseguido el número directo del técnico que te puede arreglar el equipo si se estropea. Pero lo que suele pasar es que cuando se funde la bombilla, te has quedado sin tu proyección. En ese caso sigue con tu plan alternativo, que es presentar con tus notas. Quedarse sin soporte informático es una experiencia esclarecedora que te ayuda a ver de lo que eres capaz cuando eres el dueño del escenario. Prueba a presentar sin proyectar nada en una pantalla: verás cómo te conviertes en un presentador mucho más dinámico de repente.

2. Ruidos

El ruido en la calle puede volver loca a la audiencia si no reconoces abiertamente el problema. En una ocasión, estábamos haciendo la presentación de un concurso de agencias a IKEA en Copenhague, y en mitad de la sesión el taladro comenzó a retumbar justo debajo de las ventanas de la sala. Quedamos como reyes porque alguien bajó y convenció a los obreros de que pararan durante una hora. Ganamos el concurso. Si no tienes ese poder de convicción, lo mejor es sugestionar a las personas de tu audiencia: diles que vas a pretender que no oyes ese ruido y que estás seguro de que ellas también pueden hacerlo.

La interrupción favorita de todos los tiempos es la de los móviles que no están en silencio. Además, como los tonos de llamada son infinitos, son interrupciones siempre coloristas. Algunas son fáciles de contrarrestar porque son fácilmente bailables: si bailas la interrupción de un móvil, te metes a la audiencia en el bolsillo. La audiencia se sorprenderá de tu atrevimiento y su respeto por ti subirá unos cuantos puntos. Otras son más difíciles de manejar, como el ring-ring de teléfono antiguo. En ese caso puedes decir que estás ocupado y que no te puedes poner, con lo que no quedará nadie con el teléfono en otro modo que no sea el de silencio.

Las interrupciones van a ocurrir siempre. Lo importante es cómo las manejas. La audiencia siempre te va a perdonar los imprevistos si respondes bien ante ellos.

3. Quedarse en blanco

Quedarse en blanco delante de mucha gente es el imprevisto más temido porque tiene que ver con el miedo escénico. Pero es fácil salir de esta. No es malo perder el hilo, es de lo más normal. A todo el mundo le pasa alguna vez. Y tu audiencia no se va a acordar de ello, pero sí se va a acordar de si, en vez de tomártelo con calma, te pones muy nervioso. No te castigues y arréglalo.

Si no estás usando notas, primero acuérdate de sonreír. Sonriendo te burlas ligeramente de ti mismo, cosa que tu audiencia va a saber apreciar. Después di: «me he perdido. ¿Qué es lo último que he dicho?». Los asistentes a la presentación estarán encantados de ayudarte. Lo más importante es decir algo inmediatamente después de darte cuenta de que no sabes qué viene después. Cuanto más tiempo pase antes de admitir que te has quedado en blanco, más nervioso te vas a poner. Seguramente no te preocupa olvidar lo que ibas a decir cuando hablas con tus amigos. Simplemente dices: «se me ha ido lo que iba a decir». Prueba a decir lo mismo la próxima vez que te quedes en blanco cuando estés hablando en público.

Si utilizas notas en papel o audiovisuales, ni siquiera tienes que decir que te has quedado en blanco. Échales un ojo para centrarte. Para esto es clave tener unas notas escritas idea a idea, no palabra por palabra. Una vez retomada mentalmente la línea de la presentación, haz una pausa intencionada: esto te hará parecer un experto al que no le desmoraliza un pequeño lapsus como este.

4. Presentaciones inesperadas

Las presentaciones inesperadas son un imprevisto en el que tienes la oportunidad de brillar. Imagina que llevas poco tiempo en la compañía, eres el más joven del departamento y estás metido de lleno en un proyecto importante. Te han invitado a la presentación en la que se va a explicar el proyecto al comité de dirección mundial, pero no tienes que hablar, simplemente estar.

De pronto, cuando estás despistado, tu jefe se vuelve hacia ti y te dice al oído: «cuando acabe de hablar el financiero, les cuentas cómo empezó el proyecto en la oficina de Barcelona». El corazón se acelera a 200 pulsaciones por minuto y la mente se pone a galopar. Quedan tres minutos de intervención del financiero.

Tómatelo como una oportunidad única de brillar. Seguro que te lo sabes: de otro modo no te habrían pedido que intervinieras. Tienes tres minutos y los nervios se dominan en esta situación del siguiente modo:

Minutos 1 y 2: haz un mapa mental. Descarga en un papel todo lo que tengas en la cabeza sobre el proyecto. Por ejemplo, el presupuesto limitado; el personal de la oficina, que ha sido fantástico; esa idea que tuvisteis en la semana dos que redujo el tiempo de puesta en marcha a la mitad; y las posibilidades de comunicarlo a los medios. Ese papel son tus notas para la presentación inesperada.

Minuto 3: relájate. Piensa en la gran oportunidad que te ha caído encima de casualidad y en la suerte que tienes.

Si ni siquiera tienes tres minutos para hacer un mapa mental, organiza lo que tengas en la cabeza usando una de las plantillas que ya conoces:

Apartados 1-2-3.

Problema-solución.

Secuencia temporal.

Estas plantillas te van a permitir hablar de lo que quieras, cuando quieras, de manera organizada y dando la impresión de que eres un presentador experto.

Cuando te pongas en pie para hablar, empieza agradeciendo la oportunidad y diciendo que estás encantado de poder contárselo. Después presenta el contenido usando tu mapa mental a modo de notas o una de las plantillas. Al final expón al público la idea clave con la que te gustaría que se quedara y cómo va contribuir a mejorar la compañía.

5. Los que llegan tarde

Si alguna vez tienes que entrar a Madrid o Barcelona en coche para llegar a cualquier sitio antes de las nueve, te resultará desesperante el atasco, aunque no son peores que los de cualquier ciudad grande. Pero lo divertido de los atascos de entrada a Madrid y Barcelona tiene lugar después de esa hora.

En teoría, la gran mayoría de las empresas empiezan la jornada laboral a las nueve, cuando se supone que tienes que estar trabajando. Quita algunas que empiecen incluso antes, a vendedores que hayan quedado con sus clientes después de esa hora, a trabajadores con horarios flexibles y a comerciantes que abran a las diez, y se supone que el 90% de la gente entra a trabajar a las nueve en punto.

Pues resulta que después de las nueve sigue habiendo el mismo atasco, lo que quiere decir que toda esa gente llega tarde a la oficina. Y llega tarde porque todo el mundo lo admite. Intenta llamar por teléfono a alguien a su trabajo antes de las nueve y media. La recepcionista, cuya jornada laboral empieza a las ocho y media para que esté sentada en su sitio a las nueve, te dirá que no ha llegado todavía y con desparpajo te sugerirá que le llames dentro de 30 minutos. Las excusas son miles: llevar a los niños al colegio, el atasco, salgo de la oficina a las nueve de la noche todos los días, así que puedo llegar tarde, etc. Hace que te preguntes si todas esas estadísticas que ponen a los españoles a la cola de la productividad no mejorarían con adelantar los despertadores media hora y con adelantar el prime time de televisión una hora y media. También funcionaría educar a los niños en lo que es la hora de comienzo de una reunión: si es a las diez, quiere decir que los participantes están sentados en la sala a las diez para empezar a hablar, no que se entra en la sala a las diez para empezar cinco minutos después.

Cuando empiezas una presentación, hay unos cuantos que entran en la sala después de la hora programada. Siempre hay casos que no puedes evitar, como un accidente, o una manifestación, que provocan un retraso que no se puede evitar ni con un margen de imprevistos lógico. Pero hay demasiada gente que llega tarde siempre. De hecho, están los cinco minutos de cortesía, que deberían llamarse los cinco minutos de grosería contra los que han llegado a su hora y están perdiendo su tiempo porque los que llegan tarde asumen que pueden disponer de él. Es especialmente llamativo si la presentación empieza a primera hora porque entonces suele ser un problema de despertador, no de imprevistos.

¿Cómo manejar al que llega con retraso a una presentación?

Cierra la puerta exactamente a la hora del comienzo de la presentación y empieza, aunque haya dos personas en la sala. Verás cómo la próxima vez llegan tarde muchos menos.

No te enfades. Si te molesta que lleguen tarde, se va a notar y no vas a empezar igual de bien tu apertura.

Saluda al que entra tarde. Simplemente di «buenos días, adelante», pero sin interrumpir la presentación. El resto lo percibirá como una reprimenda sutil al que llega tarde porque estás singularizándole y tú ganarás puntos por simpático.

Dirígete a él de vez en cuando durante la presentación avanzando hacia su silla y mirándole fijamente mientras hablas. Es una manera de castigarle. Esa persona se siente mal por llegar tarde, y tú estás diciéndole que le has pillado y que efectivamente se debería sentir mal.

6. Cuando te quedas sin tiempo

Cuando presentas en una conferencia a la que han invitado además a otros ponentes, es muy común que se empiece tarde. Así que hay que recortar tiempo de algún sitio, normalmente de la pausa, o retrasar la hora de la comida. A la audiencia no le gusta que le recorten el tiempo de ocio.

Habitualmente el retraso se va haciendo mayor a medida que intervienen los ponentes. Siempre hay alguno que se pasa con impunidad del tiempo asignado. Es más, cuando ya se ha pasado, dice: «voy a ir terminando porque creo que me he pasado de tiempo». Luego mira al maestro de ceremonias con una sonrisa. O peor aún, cuando ya se ha pasado en diez minutos, dice: «¿cómo voy de tiempo?». Esto último muestra un desdén, también impune, por la audiencia.

Para no pasarte del tiempo asignado ensaya. Planifica la presentación para terminar en 80% del tiempo que tienes. Así te darás espacio para imprevistos y estarás más tranquilo. Recuerda que irás un poco más rápido en la presentación que durante tus ensayos.

También puedes colocar en el margen de tus folios anotaciones que digan en qué momento de la presentación tienes que haber cubierto cada parte. En vez de mirar tu muñeca para controlar el tiempo que va pasando, colócate un reloj que puedas ver fácilmente en el atril o en la mesa.

Si tienes que terminar antes de lo previsto, no te preocupes: la audiencia no sabe qué le ibas a contar exactamente, así que no le vas a defraudar si acabas antes. De hecho, seguramente te lo agradecerán. Si tenías tres puntos y tienes tiempo para dos, resume el tercero en una frase y ve directamente al cierre. Como tu mensaje está contenido también en el cierre, si tienes que elegir es más importante este que cualquiera de los puntos de la estructura.

7. Los parlanchines

En algunas presentaciones, que suelen ser las que se hacen en el contexto de una clase, hay parejas a las que les gusta comentar entre ellos lo que estás diciendo. Con frecuencia hablan de cosas que no tienen que ver con tu presentación. Para callarles puedes hacer tres cosas:

Pedirles, por favor, que se callen. Es lo más violento que puedes hacer y empeorarás el ambiente de la presentación.

Preguntarles si les gustaría compartir con el resto lo que están hablando. Este recurso al sarcasmo tampoco te va hacer muy simpático.

Acercarte a ellos y quedarte a su lado mirándoles mientras sigues hablando elevando ligeramente el volumen. Esta individualización de los culpables va a hacer que se sientan pillados, pero no agredidos.

8. Cuando se duermen

A veces es inevitable que algunos en la audiencia se duerman. Han tenido una mala noche o no están interesados en el tema. Pero si hay una mayoría que está desconectando de tu presentación, puedes devolverles a la realidad de varias maneras:

Haz una pausa de unos minutos. A las audiencias les encantan las pausas.

Baja la temperatura de la sala. El calor es la causa más común de que tu audiencia desconecte. Al contrario de cuando buscas casa, busca salas de presentación que no estén orientadas al Sur.

Pregunta a la audiencia o intenta que participe de alguna otra manera.

Eleva tu nivel de entusiasmo variando más tu inflexión vocal.

9. El preguntón

Seguro que más de una vez te has encontrado con gente que disfruta haciendo muchas preguntas en tu presentación. Se trata de personas que tienen dos problemas. El primero es que creen que son el centro del universo. El segundo es que no se dan cuenta de lo pesadas que están resultando al resto de la audiencia. Y como nadie se lo dice, siguen preguntando.

La solución es eliminar tu contacto visual con esa persona. Termina tu respuesta a su pregunta mirando a otro. Si sigue preguntando, agradécele su participación y dile que también te gustaría oír lo que tienen que decir el resto de los asistentes.

10. Si no se callan antes de empezar

Recuerda que el silencio antes de empezar aumenta tu poder con la audiencia. Si están hablando, quédate de pie mirando a la audiencia y sonriendo. Siempre hay uno que dice chis por ti.

Si aun así algunos asistentes no se callan, empieza tu presentación dirigiéndote a los que te están haciendo caso. El resto se dará cuenta en seguida. Si no quieres que ninguno se pierda tu introducción, la alternativa es empezar a hablar con los que te están prestando atención de cosas que no tienen que ver con el tema: del tiempo, las vacaciones o cualquier otro asunto irrelevante. Cuando el resto se da cuenta de que estás hablando, tiende a callarse.

Nota final

Los libros te enseñan de todo. Son tus compañeros, como se les dice a los niños para intentar que se desenganchen de la televisión y de la consola. Y, además, si no lees, tu nivel cultural sufre.

Los libros que te enseñan técnicas sobre cualquier cosa que quieras aprender te llenan la cabeza de conceptos probados, pero no sabes qué hacer con ellos. Si quieres aprender a jugar al tenis, ya te puedes leer todos los manuales del mundo sobre tenis que cuando te plantes en la pista no vas a ser una estrella. Si te ves todo el torneo de Wimbledon, cuando acabas estás seguro de que puedes ganar a cualquiera. Pero aunque tu cerebro ha asimilado todos los movimientos, no se ha producido la conexión entre las instrucciones mentales y su implementación.

Hablar en público es algo que puedes asimilar leyendo porque no es demasiado complicado. Y es algo que casi todo el mundo cree que no hace demasiado bien y sobre lo que le gustaría aprender. Pero pasa lo mismo que con los manuales de pilotar aviones: te estrellas, si no has practicado antes, aunque te sepas el manual de memoria. E igual ocurre con los libros de autoayuda: los devoras esperando que te solucionen tu problema personal.

Aunque te leyeras todos los libros del mundo sobre cómo hablar en público, no aprenderías a ser un gran presentador sólo con ellos. Probablemente seguirías con la mano en el bolsillo y usando PowerPoint como chuleta. La clave está en practicar y practicar sin parar. Y si alguien te enseña qué es lo que deberías practicar, mucho mejor.

No hay nada como colocarte delante de una cámara y verte en acción. Aprendes tanto en cinco minutos de grabación que puedes no leerte ningún libro sobre hablar en público y hacerlo mejor que el que se los haya leído todos.

El mejor libro para aprender a ser un gran presentador es el manual de tu cámara de vídeo. Sal ahí fuera y habla en público.

Bibliografía

ALBALADEJO, T. (1991), Retórica, Madrid, Síntesis.

ANAXÍMENES DE LÁMPSACO (2005), Retórica a Alejandro, introducción, traducción y notas de Juan Luis López Cruces, Javier Campos Daroca y Miguel Ángel Márquez Guerrero, Madrid, Editorial Gredos.

ARCEO, A. (2012), «Los portavoces en el concepto vanguardista de relaciones públicas», en Arceo, A. (ed.), El portavoz en la comunicación de las organizaciones. Fundamentos teórico-prácticos, Alicante, Publicaciones Universidad Alicante, pp. 27-45.

ARISTÓTELES (1998), Retórica, introducción, traducción y notas de Alberto Bernabé, Madrid, Alianza Editorial.

ASENSI PÉREZ, M. (1998), Historia de la teoría de la literatura, Valencia, Tirant lo Blanch.

BEEBE, S. (1974), «Eye contact: a nonverbal determinant of speaker credibility», The Speech Teacher, vol. 23, núm. 1, pp. 21-25.

CARNEGIE, D. (1926), How to develop self-confidence and influence people by public speaking, Londres, Vermillion.

CICERÓN (2013), Diálogos del orador, traducción de Marcelino Menéndez Pelayo, Zaragoza, Servando Gotor.

–(1954), Rhetorica ad Herennium, traducción de Henry Caplan, Cambridge, Harvard

University Press.

DAVIS, F. (1989), La comunicación no verbal, Madrid, Alianza Editorial.

DENNING, S. (2004), Squirrel, Inc. A fable of leadership through storytelling, San Francisco, Wiley.

EFRON, D. (1941), Gesture and Environment, Morningside Heights, Nueva York, King’s Crown Press.

EKMAN, P. y FRIESEN, W. (1969), «The repertoire of nonverbal behavior: categories, origins, usage, and coding», Semiotica, vol. I (I), pp. 49-98.

GARCÍA BERRIO, A. (1984), «Retórica como ciencia de la expresividad. Presupuestos para una retórica general», ELUA. Estudios de Lingüística, núm. 2, pp. 7-59.

HÄNNINEN. L. y LABRADOR, Y. (2012), «La comunicación no verbal», en Arceo, A. (ed.), El portavoz en la comunicación de las organizaciones. Fundamentos teórico-prácticos, Alicante, Publicaciones Universidad Alicante, pp. 223-264.

HERNÁNDEZ GUERRERO, J. A. y GARCÍA TEJERA, M. C. (2004), El arte de hablar. Manual de retórica práctica y de oratoria moderna, Barcelona, Ariel.

LÓPEZ EIRE, A. (2000), Esencia y objeto de la retórica, Salamanca, Ediciones Universidad de Salamanca.

MCCALLION, M. (1998), The voice book, Londres, Faber & Faber.

MEHRABIAN, A. (1972), Nonverbal communication, New Brunswick, Aldine Transaction.

–(1971), Silent messages: implicit communication of emotions and attitudes, Belmont, Wadsworth.

–(1968), «Inference of attitudes from the posture, orientation, and distance of a communicator», Journal of Consulting and Clinical Psychology, vol. 32, núm. 3, pp. 296-308.

NAVARRO. J. (2010), Louder than words, Nueva York, HarperCollins.

NOONAN, P. (1998), On speaking well, Nueva York, HarperCollins.

PEASE, A. y PEASE, B. (2004), The definitive book of body language, Nueva York, Bantam Dell.

QUINTILIANO (2012), Instituciones oratorias del célebre español M. Fabio Quintiliano…, traducción y notas de Rollin, Ulan Press.

Javier Bernad es licenciado en Administración de Empresas y en Derecho por ICADE, E-3 y experto en Comunicación y Marketing. Su conocimiento viene de la experiencia local e internacional adquirida durante 25 años en cargos directivos (director general, director de Marketing y de Desarrollo) en compañías de gran consumo y en grandes agencias de comunicación y medios, donde ha llevado la gestión de cuentas de los mayores anunciantes. Es profesor asociado de Comunicación en el Instituto de Empresa donde imparte un máster en Comunicación de las Organizaciones. En la actualidad está al frente de Speak & Span, centro de formación para hablar en público dirigido a directivos.