LA REVOLUCIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD

Controla tu tiempo y cumple tus objetivos.

Marc Reklau

LA REVOLUCIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD

Copyright © 2017 Marc Reklau

Todos los derechos reservados

www.goodhabitsacademy.com

Revisión y edición: Avantaria.

Diseño de portada: Prodesignx.

ISBN-13: 978-1542472821

ISBN-10: 1542472822

Ninguna parte de este libro puede ser reproducida por cualquier forma o por cualquier medio electrónico o mecánico, incluyendo sistemas de almacenamiento y recuperación de la información, sin el permiso por escrito del autor. La única excepción es la mención de un comentarista que puede citar pasajes breves en una recensión.

Aviso

Este libro está diseñado para proporcionar información y motivación para los lectores. A través de esta obra, el autor no presta ningún tipo de consejo psicológico, legal o ningún otro tipo de asesoramiento profesional. Las instrucciones y consejos en este libro no pretenden ser un sustituto para el asesoramiento profesional. El contenido de cada capítulo es la sola expresión y opinión de su autor. No hay ninguna garantía expresa o implícita del editor o del autor en ninguno de los contenidos en este volumen. Ni el editor ni el autor individual serán responsables de los daños y perjuicios físicos, psicológicos, emocionales, financieros o comerciales, entre otros. Tienes que probarlo todo por ti mismo de acuerdo con tu propia situación, talentos e inspiraciones. Eres responsable de tus propias decisiones, elecciones, acciones y resultados.

Agradecimientos

Primero de todo quiero dar las gracias a mi familia, a quienes todavía les cuesta creer todo lo que está pasando desde que se publicó 30 días. Y gracias a mis amigos que han estado a mi lado siempre.

Gracias a la gente fabulosa que ha entrado en mi vida en los últimos doce meses, desde el inicio de esta aventura, y también a los que han dejado de estar a mi lado para seguir por otros caminos.

Finalmente, muchas gracias a ti, querido lector. Gracias por comprar este libro y gracias por el tiempo que inviertes en leerlo. Ojalá que, cuando lo termines, hayas encontrado más tiempo en tu vida del que jamás habrías imaginado.

Contenidos

Agradecimientos

Contenidos

Introducción

I Lo básico

1 - Autodisciplina y compromiso

2 - Marca tus objetivos de productividad

3 - Planifica y programa

4 - Prioriza

5 - Enfócate

6 - Organízate

7 - Distracciones e interrupciones

8 - Procrastinación

II Hábitos de productividad

1 - ¡Hazlo ahora!

2 - Trabaja contrarreloj

3 - Desarrolla un ritual de la mañana

4 - Di no

5 - Llega diez minutos antes

6 - Promete poco, cumple con creces

7 - Apaga el teléfono

8 - Pasa tiempo con tu familia

9 - Tómate un tiempo libre

10 - Pégate una siesta

11 - Maximiza tu tiempo muerto

12 - Lleva un diario

13 - Deja de ver la tele

III El juego interior de la productividad

1 - Conócete a ti mismo

2 - Cree

3 - Visualiza

4 - Aumenta tu energía

5 - Celebra tus victorias

6 - Toma el control

7 - Sonríe más

8 - Fíngelo hasta convertirte en ello

9 - Tu actitud

10 - Cuidado con tus palabras

11 - El síndrome de estar quemado

IV Resumen

1 - Pongamos en práctica las herramientas

2 - Recomendaciones finales

Conclusión

Acerca del autor

Los otros libros de Marc

Para Natalia

Introducción

Decimos que el tiempo es lo más valioso que tenemos y, aún así, lo malgastamos como si fuésemos a vivir para siempre. Cuando se pregunta a la gente por qué no va detrás de sus sueños o por qué no hace más de lo que le gusta hacer, las respuestas habituales son: “no tengo suficiente dinero” o “no tengo suficiente tiempo”.

La gente rica generalmente responde con “no tengo suficiente tiempo”. Con mis amigos y clientes de coaching, la excusa más común que escucho casi todo el tiempo es “no tengo tiempo”. Incluso las personas que sin duda tienen todo el tiempo del mundo insisten en que nunca tienen suficiente.

He escuchado esto tantas veces durante el año pasado, después de terminar mis dos primeros libros, que aquí estoy, escribiendo sobre gestión del tiempo y productividad con la esperanza y el deseo de que puedas encontrar el tiempo que necesitas y deseas para conseguir cumplir con tus tareas y para hacer las cosas que te gustan. Puedes ser un empresario o un empleado de éxito y tener suficiente tiempo para pasar con tu familia. El tiempo está ahí fuera. Así que vamos a ir a buscarlo.

Puede que pienses “De acuerdo Marc, eso está muy bien, pero ¿dónde está la revolución?”

La revolución es que no solo vamos a echar un vistazo a las herramientas habituales de gestión del tiempo que se enumeran en los innumerables libros de gestión del tiempo de los últimos años, sino que también vamos a ver el “juego interior de la productividad” que examina tu actitud, tus creencias, etc.; además, y aquí está la revolución de verdad, también vamos a ver ejercicios que te hagan más feliz.

Se ha demostrado que los cerebros más felices son cerebros más productivos. Así que, si eres feliz, serás de un 20 a un 30 por ciento más productivo con las mismas herramientas que una persona en un estado neutral o pesimista. Eso sí es una buena noticia, ¿verdad?

Sigo utilizando el término gestión del tiempo porque lo hemos estado usando desde siempre, aunque ahora sabemos que el tiempo no se puede controlar. Solo podemos administrar la forma en que gastamos el tiempo que tenemos, que son las 24 horas del día, como cualquier otra persona en este planeta. Obviamente no estamos gestionando el tiempo sino nuestras prioridades. Aun así voy a utilizar el concepto “gestión del tiempo” porque me gusta.

Algunas ideas se van a repetir durante el libro. No lo hice para ser pesado o para rellenar el libro con palabras innecesarias. Es así porque muchos conceptos están interconectados y, de acuerdo, lo admito, porque también espero que, con la repetición, los conceptos más importantes se queden en tu mente. También utilicé menos signos de exclamación. Un par de lectores se quejaron de la gran cantidad de signos de exclamación en 30 Días. ¿Ves?, me estoy tomando en serio los comentarios de mis lectores.

Entonces, ¿por qué es importante la productividad? Fácil. Cuanto más productivo seas, más tiempo tendrás. ¿Suena aburrido? ¿Y si te digo que, cuanto más productivo seas, más dinero ganarás, ya sea en tu trabajo o iniciando un negocio en tu tiempo libre o incluso a través de un hobby?

¿Te parece interesante ahora? ¡Espero que sí!

Como siempre, solo escribo acerca de los hábitos que adopto en mi vida para hacer las cosas y seguir adelante. Esos hábitos me ayudaron a escribir dos libros más, diseñar diversos cursos y talleres en los últimos doce meses y también a sobrevivir en mi anterior trabajo en una empresa de impresión de libros –probablemente la más eficiente de Europa, con solo ocho personas nos encargábamos de 1200 proyectos de libros por año–, reduciendo mis horas de trabajo a la mitad y sin trabajar jamás un fin de semana o hacer muchas horas extra en el trabajo.

Es gracioso. Mis amigos me decían “Oye Marc, ahora que eres un autor de éxito puede que tengamos que pedir cita previa para verte”. Y, sin embargo, soy yo el que siempre tiene tiempo para verlos y el que termina pidiéndoles cita a ellos.

Estoy siendo tan productivo que ni siquiera tengo asistente y todavía respondo personalmente a cada correo electrónico que me entra, lo que, por cierto, es una alegría.

Sé que está la moda tener un asistente virtual y argumentar eso de “estoy-tan-ocupado-y-tengo-tantos-clientes-que-ni-puedo-contestar-mis-propios-mails”, pero cuando leí que el gurú del desarrollo personal Brendon Burchard lo hizo todo solo hasta que tuvo el primer millón en su cuenta bancaria, decidí que yo también puedo sacar adelante mis cosas solo.

También he notado que las personas más exitosas responden a sus propios correos electrónicos ya que estos son, en su mayoría, también los más productivos.

Así que volvamos a la productividad.

La productividad en el trabajo es un proceso que normalmente ignoramos. En realidad no analizamos nuestros procesos de trabajo personal y, en el mejor de los casos, solo tratamos de hacer las cosas que tocan y esperamos tener los menos incendios posibles que apagar a lo largo del camino. Y ese es exactamente el error.

Cuando tomamos conciencia de nuestros procesos de trabajo podemos comenzar a analizarlos y ver dónde perdemos este precioso tiempo, hacer correcciones y, finalmente, tener todo el tiempo que necesitamos para hacer las cosas que tenemos que hacer y más.

Otro problema es que la gente a menudo no ve que hay una gran diferencia entre estar ocupado y ser productivo.

Nos hemos criado en una cultura en la que se anima a estar ocupado y hacer horas extra en el trabajo, mientras que ser productivo y organizado ha sido visto a menudo como “no tener mucho trabajo”. Y ni siquiera estoy hablando de salir del trabajo temprano o a la hora. Puedes estar increíblemente ocupado, todo el día y no realizar ningún trabajo importante.

Cuando empieces a trabajar por resultados en lugar de estar ocupado las cosas van a cambiar y vas a notar una gran diferencia.

Mis clientes no suelen encontrar bloques de tiempo de 30 minutos o una hora. Encuentran un minuto aquí y tres minutos allí, pero todo suma. Las herramientas y hábitos que aprenderás en este libro no son nuevos y no hay nuevos secretos revelados. Probablemente conoces la mayoría de ellos. Pero ahí está la clave: conocer no es suficiente. Si estás cansado de no tener el tiempo para hacer lo que quieres y de estar ocupado todo el tiempo, tienes que empezar a actuar y utilizar algunas de las herramientas para encontrar tiempo.

No todas las herramientas funcionan igual para todo el mundo en todo momento. Elige aquellas con las que te sientas más cómodo y comienza desde allí. Hazlas de forma continuada durante un período de tiempo y analiza tus resultados.

La mayor parte de lo que aprenderás aquí es de sentido común. Pero el sentido común no es lo mismo que la acción común o, como otros dicen, el sentido común es el menos común de los sentidos.

Esto funciona, pero solo si lo haces. Es muy sencillo, pero no es fácil. Si fuera fácil todos tendríamos suficiente tiempo en nuestras vidas y la mayoría de nosotros no lo tenemos. Es hora de cambiar eso y, para ello, tenemos que hablar de hábitos.

Como ya sabía Aristóteles hace casi 2.500 años, “Somos lo que repetidamente hacemos. La excelencia, entonces, no es un acto, sino un hábito” y así es en la productividad. Si estás trabajando horas extra todo el tiempo y no cumples con tu trabajo, quizás es el momento de cambiar algo. Como Albert Einstein dijo una vez, la forma más evidente de locura es “hacer lo mismo una y otra vez y esperar resultados diferentes”.

Te voy a mostrar las herramientas y hábitos que necesitas para ser más productivo. Lo mejor es que no es necesario que lo hagas todo para empezar a recuperar tu tiempo y tu vida. Solo haciendo una o dos cosas constantemente, todos los días, obtendrás resultados con el tiempo. Lo importante es la constancia. No te preocupes si se te olvida un día. Aquí es donde una gran cantidad de personas se dan por vencidas. Míralo así: si lo haces seis de cada siete días durante cuatro a seis semanas sigue siendo mejor que nada y verás los resultados.

Recuerda que es lo que haces todos los días lo que va a cambiar tu vida, no lo que haces de vez en cuando. Pon en práctica los hábitos que elijas para un período de 30 días y mira qué pasa. He visto enormes éxitos con mis clientes, y si tú lo haces, ¡tu vida cambiará también!

Entonces, ¿cómo podemos mejorar nuestra productividad? En este libro vamos a ver las técnicas habituales de gestión del tiempo como el establecimiento de metas, la organización, el establecimiento de prioridades, la planificación y la programación. Aprenderás a identificar las distracciones e interrupciones y a cómo tratar con ellas de manera eficiente. Analizaremos qué es la procrastinación y veremos cómo superarla.

En la segunda parte te voy a dar algunos hábitos sencillos para ganar más tiempo. Y en la tercera parte vamos a tratar el punto más trascendental: el juego interior de la gestión del tiempo, lo que probablemente es aún más importante que las herramientas y técnicas.

Si tus creencias y actitudes no son correctas, todas las herramientas y hábitos no serán tan eficaces. Por otro lado, si tus creencias y actitudes son correctas, verás resultados espectaculares.

¿Suena bien? ¡Pues vamos a por ello!

I
Lo básico

1 - Autodisciplina y compromiso

¡Hagámoslo! Este es el primer capítulo porque solo puedes llegar a ser más productivo si tienes la disciplina necesaria y estás comprometido en encontrar tiempo.

No seas una de esas personas que dice: “me gustaría leer más”, “me gustaría hacer más ejercicio”, “me gustaría escribir un libro”, “me gustaría ir más a la naturaleza” y luego no lo hace.

La autodisciplina y el compromiso son los rasgos de carácter que decidirán si haces lo que dijiste que harías y llegas hasta el final, empezando por hacer un horario y cumplirlo y por planificar tus días por adelantado. Es más, harás las cosas que hay que hacer incluso si no estás de humor para ello.

¿No eres muy disciplinado? No pasa nada. Puedes comenzar a entrenar tu autodisciplina a partir de ahora. Es como un músculo. Cuanto más entrenes, mejor estarás.

Si tu autodisciplina es débil en este momento, comienza a entrenarte mediante el establecimiento de metas pequeñas y alcanzables como:

•   Escribir mil palabras al día en lugar de escribir un libro.

•   No contestar el teléfono durante una hora un día por semana.

•   No mirar a tu teléfono móvil, redes sociales y mensajes de correo electrónico en los primeros 90 minutos después de levantarte.

... y así sucesivamente.

Es importante que mantengas tus compromisos con otros, pero también contigo mismo. No mantener tus compromisos tiene una terrible consecuencia: pierdes energía, pierdes claridad y, aún peor, se ve afectada tu autoestima.

Establece solo los compromisos que realmente deseas. Esto puede significar un menor número de compromisos y más noes. Ya estarás ganando tiempo. Pero si te comprometes, mantén tu compromiso cueste lo que cueste.

Decir “no” es muy importante y probablemente uno de los mejores trucos de gestión del tiempo al que le dedicaré un capítulo específico más adelante.

Así que ¡al siguiente capítulo!

2 - Marca tus objetivos de productividad

Si eres como la mayoría de la gente, sobreestimas lo que puedes hacer en una semana y subestimas lo que puedes hacer en un mes. Si vas paso a paso y te mantienes flexible, con el tiempo puedes lograr cosas que antes ni siquiera podías imaginar. Es como el interés compuesto. Los pasos pequeños, con el tiempo, suman hasta dar un resultado realmente grande.

Anota a tus objetivos; te llevarán a tomar las acciones correctas. Tener metas bien definidas será crucial en tu camino hacia una mayor productividad. Tus objetivos son como un sistema GPS mostrándote el camino. Sin embargo, para ser dirigido, primero tienes que saber a dónde quieres ir.

El primer paso hacia el logro de tus objetivos es ponerlos por escrito. Hasta hace poco más de tres años yo no creía mucho en ponerme metas. Era muy escéptico. Entonces empecé a escribir mis metas y comenzaron a suceder cosas increíbles. Fui mucho más productivo y enfocado y logré objetivos que, para mí, no eran ni siquiera imaginables solo unos meses antes.

No hay nada como comprometerte con tus metas, escribiéndolas y alcanzándolas o incluso superándolas. Yo quería vender 2.500 libros en 2015 y vendí más de 12.000. Imagínate cómo me sentí.

Por supuesto, escribir tus metas implica un cierto riesgo. De repente serás capaz de medir lo que logras y también lo que no logras. Atrévete a hacerlo de todos modos. ¡Valdrá la pena!

¿Por qué escribir tus metas?

1 – Porque declaras a tu mente que, de los 60.000 pensamientos que tienes en un día, los anotados son los más importantes.

2 – Porque empiezas a concentrarte y centrarte en las actividades que te acercan a tu objetivo. Los objetivos por escrito no solo te mantienen enfocado sobre a dónde quieres ir sino que también te hacen tomar mejores decisiones.

3 – Porque puedes mirar tus metas escritas todos los días. Esto te obliga a actuar y te ayuda a priorizar tus acciones para la jornada haciéndote preguntas tales como “En este momento ¿hacer lo que estoy haciendo me llevará más cerca de mis metas de productividad o debería estar haciendo otra cosa?”

Antes de iniciar el proceso de ponerte metas, tienes que ser muy claro sobre tus objetivos. Sé preciso y formula cada meta como una declaración positiva.

A continuación descomponlas en pasos de acción pequeños, realistas y alcanzables y haz una lista de todas los pasos que necesitas dar para llegar allí.

Calcula cuánto tiempo te llevará. Establece una fecha límite para cada paso de acción y meta. No te preocupes si no alcanzas el objetivo en la fecha exacta que te has puesto, es solo una forma de centrarse en el objetivo creando un sentido de urgencia.

Crea una visión clara de tus objetivos en tu mente. Visualízate como si ya hubieses logrado el objetivo: ¿Cómo se siente? ¿Cómo se ve? ¿Cómo suena? ¿Cómo huele?

Otro aspecto importante: cuando vayas a por tus objetivos, recompénsate por el esfuerzo realizado y no solo por los resultados. Si has ganado diez minutos al día, estás mejorando. Diez minutos al día, en cuatro semanas, se convierten en casi dos horas y media. Eso es más de lo que tienes ahora, ¿no?

Algunas pequeñas cosas que serán útiles:

•   Pon en tu cartera una pequeña tarjeta con tus objetivos de gestión del tiempo escritos en ella y léela de cuatro a cinco veces al día. Cuanto más, mejor

•   Mantén una lista de tareas. Pon en ella tus pasos de acción, el tiempo que tardarás en hacer la tarea y la fecha límite.

•   Te recomiendo que revises tus objetivos de forma diaria, semanal y mensual. Esto aumentará tu productividad enormemente.

3 - Planifica y programa

Estoy seguro de que has escuchado frases como “Si pasas la mitad de tu tiempo planificando vas a hacer todo el doble de rápido”. O “Si no sabes a dónde vas puedes terminar en cualquier lugar.”

Suenan muy triviales pero sabes que hay algo de verdad en ellas y, aún así, ¿estás planificando tus días? ¿O simplemente te dejas llevar por la corriente, arreglando las cosas tal como aparecen, apagando incendios y haciendo las mismas cosas todos los días?

La planificación de tus días, semanas e incluso meses con antelación te ayudará a poner las prioridades correctas en su lugar y a planificar tus trabajos importantes.

El hábito de la planificación, por sí solo, probablemente cambiará tu vida por completo. Cambió la mía.

Me he convertido en un entusiasta absoluto de la planificación. Planifico mi semana normalmente en la tarde del domingo, y planificar con un día de antelación me ha hecho ganar una gran cantidad de tiempo y tranquilidad.

Entonces, ¿cómo se hace esto? Haz listas de tareas. Pon todas tus próximas tareas allí y asigna un tiempo para cada acción de esa lista. Siempre ten la lista cerca y a la vista. Esto te ayudará a mantener la concentración durante el día.

Otra buena idea es trabajar en bloques de tiempo. Por lo general trabajo en bloques de 90 minutos y luego descanso 30 minutos o, si estoy en flow, en bloques de tres horas y luego descanso dos horas.

Pregúntate ¿cuáles son las cinco cosas que quieres hacer y terminar mañana?

Elige acciones que te acerquen a tus objetivos y designa las horas que necesitas para completar cada acción.

No te olvides de programar tiempo libre, tiempo de diversión y tiempo de viaje en tu calendario. Y siempre deja un poco de tiempo de reserva para los imprevistos y emergencias que puedan surgir.

Estos son algunos problemas que pueden surgir en la planificación de tus días y semanas:

•   No tienes tiempo para planificar –aunque, en realidad, dedicar aunque sea media hora los domingos por la tarde para planificar tu semana puede hacer milagros–.

•   Eres demasiado optimista con tu tiempo y tienes dificultades en estimar la duración de tus tareas, así que siempre necesitas más tiempo de lo que has programado y esto se acumula y se convierte en presión, como una mochila que estás llevando contigo.

•   No reservas tiempo para emergencias o tareas imprevistas que se presentan y tu horario se arruina diariamente por ese tipo de eventos.

Crea un horario diario.

Programa tu día e incluye tiempo de reserva para cosas imprevistas que puedan surgir. Reserva bloques de tiempo para tu siesta, tiempo libre, tiempo de diversión. Y recuerda: lo importante no es estar ocupado sino obtener resultados.

Planificación anual.

Divide tus metas anuales en metas trimestrales. ¿Qué tienes que haber logrado a finales de marzo para estar en camino hacia tus metas anuales?

Metas mensuales.

Mira tus metas para la semana todos los días. ¿Qué tienes que hacer esta semana para lograr tus objetivos mensuales y trimestrales?

Anota tus actividades en tu calendario.

Mira tu calendario cada noche y ten claro cuáles son tus objetivos y acciones para los próximos días. Esto hará que al día siguiente sepas exactamente qué hacer e irás directamente al trabajo en lugar de perder el tiempo averiguando lo que tienes que hacer.

Lleva las cuentas.

De vez en cuando, comprueba qué has conseguido hacer. ¿Estabas haciendo las cosas que tenías que hacer para acercarte a tus metas o estabas distraído?

Tener un registro de lo que has hecho te dará una visión general de tu productividad y también te ayudará a ver si el tiempo que te das para cada tarea es realista o si eres demasiado optimista con tus estimaciones.

Tengo un amigo que siempre cree que puede realizar sus tareas en una hora y luego tarda dos horas para completarlas. No solo “pierde” una hora por cada tarea, lo que suma fácilmente tres horas al día, sino que también hay un peso emocional con el que carga, una sensación continua de no llevar a cabo las cosas que luego ataca a la autoestima.

Uno de los grandes secretos de mi éxito con la productividad es que siempre me doy un montón de tiempo para las diferentes tareas. Si creo que lo voy a hacer en una hora, me doy dos horas para terminar la tarea. En comparación con mi amigo frustrado del ejemplo anterior, siempre tengo suficiente tiempo y experimento el éxito de terminar las tareas antes, junto con las recompensas de hacerlo y el bienestar que supone. Así que casi nunca me verás estresado.

Puedes descargar mis planificadores anuales, trimestrales, semanales y diarios en mi web www.goodhabitsacademy.com junto con algunas otras hojas de trabajo de coaching.

4 - Prioriza

Priorizar en realidad es bastante fácil. Solo hay que separar lo importante de las cosas sin importancia. O, como dice Víctor Küppers, uno de los mejores formadores y oradores en España, “lo más importante es que lo más importante es lo más importante”.

Desafortunadamente, muchas veces surgen emergencias que tienen que ser atendidas primero. Preguntarte “¿cuál es mi tarea más importante para mañana?” te ayudará a obtener enfoque y te dará una ventaja inicial para entrar en acción la mañana siguiente.

Entonces, ¿cómo podemos diferenciar entre lo que es urgente, lo que es importante y lo qué no lo es? Hay dos enfoques útiles cuando quieres priorizar. El primero es la matriz de gestión de tiempo, que generalmente se atribuye a Stephen Covey. El segundo es el principio de Pareto que se conoce también como la regla 80/20.

La matriz de gestión del tiempo

Stephen Covey introdujo la idea de la determinación de las prioridades mediante el uso de cuatro cuadrantes. Los cuadrantes te permiten dar prioridad a tus tareas en relación con su urgencia e importancia.

En función del cuadrante en el que pongas la tarea, decides si es algo que tienes que hacer inmediatamente o si se puede posponer.

Lo primero es diferenciar la importancia y la urgencia de cada tarea. Las tareas importantes contribuyen directamente a la consecución de tus objetivos mientras que las urgentes requieren tu atención inmediata. No ocuparse de los problemas urgentes causará consecuencias inmediatas porque a menudo están vinculados a los objetivos de otras personas.

He aquí un resumen del significado de cada uno de los cuadrantes:

Cuadrante 1 - urgente e importante.

Los imprevistos y las tareas que podrían haberse previsto podrían entrar en este cuadrante. Incluye solo aquellas actividades que requieren tu atención inmediata, como emergencias, fechas muy importantes, problemas que hay que solucionar ya, preparaciones de última hora. Para evitar la aparición de este tipo de tareas tienes que valorar si podría haber ayudado a una mejor planificación.

Ejemplos: Crisis de cualquier tipo, situaciones de servicio al cliente, la aparición de una nueva oportunidad negocio, actividades retrasadas, problemas de salud, pagar deudas atrasadas, etc.

Cuadrante 2 - no es urgente pero es importante.

Tareas que no tienen un alto grado de urgencia pero que desempeñan un papel importante en el futuro.

Aquí es donde haces tu planificación estratégica y todo lo relacionado con la educación, la salud, el ejercicio y la carrera. Las tareas de este cuadrante no son urgentes en el presente, pero a largo plazo este es el cuadrante en el que querrás pasar la mayor parte de tu tiempo. Cuanto más tiempo pases aquí, menos tiempo tendrás que pasar en el cuadrante 1 que es donde está el estrés. Cuanto mejor esté tu planificación en el cuadrante 2, menos tareas futuras se encontrarán en el cuadrante 1.

Ejemplos: Preparación, prevención, planificación, relaciones, desarrollo personal, vacaciones con la familia, actividades sociales importantes.

Cuadrante 3 - es urgente pero no importante.

Van en este cuadrante las tareas que no son importantes pero parecen tener alta urgencia. Las actividades en este cuadrante a menudo son distracciones con alta urgencia. No aportan ningún valor y son más bien obstáculos que cualquier otra cosa. Minimiza, elimina, delega o reprograma estas tareas.

Si son causadas por otra persona, rechaza sus peticiones amablemente si es posible. El estrés a menudo surge porque estamos ante tareas del cuadrante 3 y pensamos que son del cuadrante 1. He tenido muchos clientes estresados que pasaron su tiempo en el cuadrante 3 pensando que estaban en el cuadrante 1. Una vez que se dieron cuenta de la diferencia entre los dos, su vida mejoró mucho.

Ejemplos: interrupciones, reuniones improductivas, llamadas innecesarias, informes, mirar correos electrónicos, repetir un trabajo, pérdida de tiempo con gente.

Cuadrante 4 - ni urgente ni importante.

Si pasas la mayor parte de tu tiempo en este cuadrante, o bien estás cerca de ser despedido o bien eres muy afortunado porque no te han despedido todavía. El cuarto cuadrante contiene tareas y actividades que son pérdidas de tiempo totales y no aportan ningún valor en absoluto. Estas tareas son distracciones y nada más. Elimina todas las tareas de este cuadrante o evítalas desde el principio.

Ejemplos: navegar por internet sin ningún propósito, ver la tele o vídeos de YouTube, navegar por Facebook, jugar a juegos, chats y mensajería, ir de compras, etc.

Entonces, ¿dónde es muy probable que se encuentren la mayoría de tus tareas y actividades, tanto privadas como profesionales? Yo diría que en el cuadrante 1 o 3, porque la mayoría de las veces el cuadrante 2 se descuida, a pesar de que es el más importante para la productividad. Deberías maximizar el tiempo que permaneces en el cuadrante 2 porque, cuanto más tiempo pasas en ese cuadrante, menos tendrás que pasar en los cuadrantes 1 y 3, lo que aumentará tu productividad enormemente. Cuanto mejor planifiques tus actividades y tareas, menos actividades del cuadrante 1 tendrás a largo plazo.

La matriz de gestión del tiempo te ayuda a comprobar si una determinada tarea o actividad te acerca a tus objetivos o no. Una vez hecho esto, sabrás exactamente qué tareas y actividades has de priorizar sobre aquellas que te costarían tiempo pero que contribuyen poco o casi nada a tus resultados.

El principio de Pareto o la regla 80/20

El principio de Pareto, del principio del siglo XX, se basa en el descubrimiento de que el 20% de la población italiana poseía el 80% de la tierra, lo que parece bastante anticuado especialmente en un mundo en el que 1% de la población posee el 99% de la riqueza, pero aún así vamos a jugar con este concepto. Nunca subestimes el poder de una buena profecía que se autocumple; millones de personas creyendo en la validez del principio podrían mantenerlo válido hasta hoy.

Pareto investigó esta relación y también la encontró en su jardín, donde el 20% de sus plantas de tomate producían el 80% de sus tomates. Incluso yo he de admitir que me paso el 80% de mi tiempo en el 20% de mi casa, por lo general la sala de estar y el comedor.

Aplicado a los negocios, esto significaría –y lo puedes confirmar en tu propia vida profesional y personal– que:

el 80% de tus resultados vendrán del 20% de tus acciones,

el 80% de tus ganancias vendrán del 20% de tus clientes,

el 80% de las quejas vendrán del 20% de tus clientes,

el 80% de tus ventas vendrán del 20% de tus productos, etc.

¿Cuáles de tus clientes te traen el 80% de tus ventas? ¿No sería más productivo concentrar la mayor parte de tu tiempo en ellos? ¿Qué pasa con el 20% de los clientes que representan el 80% de tus quejas? Deshacerse de ellos seguramente liberaría una gran cantidad de tiempo que se puede ahorrar al no tener que manejar sus quejas, siempre y cuando estos no sean los mismos que también aportan el 80% de tus beneficios, por supuesto.

Lo mismo vale para el 20% de tus clientes que representan el 80% de tu estrés. Si no te están trayendo el 80% del dinero, ¡échalos!

Tu negocio y tu disposición de tiempo pueden crecer exponencialmente si puedes concentrarte en los proyectos que te traen la mayor cantidad de dinero con el menor tiempo dedicado a ellos.

Así que siéntate e identifica, utilizando el principio de Pareto, qué proyectos te están frenando y cuáles debes impulsar. Aplica la regla 80/20 a todas las áreas de tu negocio y tu vida personal.

Respóndete a las siguientes preguntas:

•   ¿Dónde debo invertir más tiempo?

•   ¿Dónde debo invertir menos tiempo?

•   ¿Dónde estoy consiguiendo buenos resultados invirtiendo relativamente menos tiempo?

•   ¿Dónde estoy gastando mucho tiempo y consiguiendo pocos resultados?

5 - Enfócate

Uno de los hábitos más importantes para mejorar tu productividad es la capacidad de concentración. Cuando estás enfocado, sacas adelante más trabajo que cualquier otro día en el que haces varias cosas a la vez. No sé a quién se le ocurrió la teoría de que la multitarea es buena para tu productividad, pero es una gran mentira. Hazte un favor y deja de realizar múltiples tareas a la vez ¡ahora mismo! No estás ganando tiempo, en realidad estás perdiendo el tiempo pasando de una tarea a otra. ¡Es mucho mejor hacer una cosa a la vez!

Los estudios más recientes muestran que, en realidad, la multitarea es menos productiva y que nada es mejor que hacer una cosa a la vez con un esfuerzo concentrado. Incluso algunos estudios sugieren que la multitarea en realidad te hace más lento y, cuidado ahora, ¡más tonto!

En cualquier caso, incluso si piensas que estás haciendo varias cosas a la vez, en realidad estás haciendo una cosa después de otra, ¿verdad? Es posible que tengas cinco tareas en tus manos pero estoy seguro de que no haces las cinco cosas a la vez: estás escribiendo un correo, dejas de escribir y tomas una llamada, cuelgas y continúas escribiendo el correo electrónico, un colega viene con una pregunta, dejas de escribir tu correo electrónico y contestas la pregunta, y así sucesivamente. Así que olvídate de la multitarea. ¡Enfócate en hacer una cosa a la vez y hacerla con concentración!

Agrupar tareas (batching)

Agrupar tareas relacionadas es una gran manera de aumentar tanto tu enfoque como tu productividad. Significa que vas a concentrarte en una única actividad durante una hora o dos. Para ello, durante este tiempo no permitas ningún tipo de interrupciones o distracciones: nada de consultar el correo, nada de tonos de notificación, nada de navegar por la web, etc.

¿Has notado alguna vez que eres más rápido cuando haces lo mismo durante una hora? Agrupar tareas, como dedicar una hora solo a escribir correos electrónicos o una hora solo a hacer llamadas, es increíblemente productivo y te ayudará a hacer las cosas más rápido porque vas a entrar en el flow de la tarea y no perderás el tiempo que cuesta reenfocarte, como cuando cambias entre tareas o cuando te interrumpen.

Analiza tus tareas y mira cuáles se pueden agrupar. Yo, por lo general, combino los siguientes tipos de tareas: planificación, responder correos electrónicos, leer, escribir, llamadas telefónicas, reuniones, tareas domésticas, compras, etc.

6 - Organízate

Así que estás demasiado ocupado para organizarte, ¿no? Tienes post-its y montañas de papel en toda tu mesa. Y si solo tuvieses un poco de tiempo para organizarte, lo harías, ¿verdad?

Siento ser el que lo diga pero no es que estés demasiado ocupado para organizarte, estás tan ocupado porque no estás organizado.

Por desgracia, “estar ocupado” no significa que vayas a tener resultados. Además, el que tiene la mesa más desordenada en la oficina rara vez es el que más trabaja.

Los estudios dicen que los ejecutivos de hoy en día gastan entre el 30% y el 50% de su tiempo removiendo papeles en busca del documento que necesitan. Da miedo, ¿verdad?

Solo hay una solución: organizarse. Ganarás una hora por cada cinco minutos dedicados a organizarte. Por lo tanto, mi abrumado trabajador, sigue con la lectura y prueba estos pequeños consejos ya que pueden cambiar tu vida. He estado en esa situación y le di la vuelta usando los pequeños trucos que verás a continuación:

•   Pásate los primeros 15 minutos de tu jornada laboral estableciendo prioridades sobre lo que tienes que hacer.

•   Pasa una hora semanal organizando y archivando papeles.

•   Si hay algo que puedes hacer en menos de cinco minutos, HAZLO. Si tarda más, ponlo en tu lista de tareas.

•   Pasa 15 minutos al día tirando papeles y limpiando tu mesa. Realmente tira todo lo que no necesites.

•   Pasa los últimos 15 minutos de tu día laboral revisando tus tareas para el día siguiente. ¿Qué es importante? ¿Qué es urgente?

•   Ordena tu buzón de correos electrónicos y borra correos antiguos que ya no necesitas. Si no estás seguro, imprime el correo electrónico para tranquilizar tu conciencia y archívalo.

•   Un informático me ha dicho que borrar tus antiguos correos no solo te hace sentir mejor, también ahorra dinero a ti o a tu empresa, porque cientos o miles de correos apilados en tu buzón de entrada gastan mucha más energía, lo que se traduce en costes de electricidad más altos.

•   No aceptes tareas nuevas mientras no tengas el control de las actuales.

•   Haz el trabajo bien a la primera para que no vuelva a perseguirte y costarte más tiempo más adelante.

Organizar y archivar papeles

Reúne todos tus papeles y procésalos de la siguiente manera:

•   Si necesitas menos de cinco minutos para hacerlo, ¡hazlo ahora!

•   Si necesitas más tiempo, ponlo en tu lista de tareas.

•   Una vez que lo hayas completado, archívalo.

•   Si es para otra persona, reenvíalo.

•   Si es para más tarde, archívalo o tíralo. (Cuidado con lo de archivar. Pregúntate cuántos archivos tienes que has guardado para más tarde y cuántos de ellos realmente necesitas.)

•   ¿No procede ninguna de las acciones anteriores? Entonces tíralo.

Organizar tu buzón de correos electrónicos

•   Si necesitas menos de cinco minutos para responder, hazlo ahora.

•   Si lo puedes delegar, delégalo AHORA.

•   Si necesitas más tiempo para procesarlo, ponlo en tu lista de tareas.

•   Crea archivadores para archivar tareas terminadas inmediatamente.

•   Utiliza tu buzón de entrada de correos como una lista de tareas: las tareas solucionadas se archivan; las tareas sin resolver se quedan en el buzón.

•   Si no lo necesitarás en el futuro, bórralo.

•   Date de baja de cada newsletter que no sea necesario, excepto del mío, claro. Es broma; por el bien de tu productividad, incluso date de baja del mío,… aunque sería duro ver que te vas.

Sigue estos pasos hasta que tu buzón de entrada esté vacío de correos electrónicos. Si tienes muchos correos electrónicos, ocúpate de los correos de los últimos 30 días y archiva el resto en un archivador llamado “correos antiguos”.

Tu área de trabajo

•   Ten todo lo que necesitas dentro de tu alcance.

•   Mantén tus archivadores cerca y en orden.

•   Mantén la superficie de trabajo vacía y limpia.

•   Mantén las cosas que necesitas cerca y en buenas condiciones.

•   Pon las cosas que no necesitas a menudo en un cajón.

•   Ten bandejas de trabajo (entrante, saliente, pendiente).

•   También pon orden en tu cabeza. Escribe tus pensamientos e ideas.

•   Tomate el tiempo para organizar tu lugar de trabajo todas las semanas.

Recuerda: si pierdes cinco minutos por día buscando cosas, la suma asciende a 30 horas por año. ¡30 horas! Tener o no tener estas horas es una gran diferencia.

Pon orden. PUNTO.

Si no lo utilizas sobra. Y lo que sobra ¡se ha de ir! Está todo relacionado con tu energía. Tanto en tu trabajo como en tu casa, tener demasiadas cosas que no utilizas te quita energía. Si tienes menos energía, eres cada vez menos productivo. Así que empieza a poner orden en tu vida.

Mira. Es fácil. Puedes empezar por poner tu armario en orden. Aquí te dejo algunos trucos:

•   Si no te lo has puesto en un año probablemente no te lo pondrás nunca más.

•   Si piensas “esto algún día me será útil” o “esto me recuerda los buenos tiempos”, fuera se va.

•   Marie Kondo, gurú japonesa en poner orden, va aún más lejos: “si no irradia alegría, tíralo”.  Te recomiendo su libro La magia del orden; ha cambiado mi vida.

Cuando pongo orden suelo regalar cosas. Me hace sentir mejor y de alguna manera creo que la vida/Dios/el Universo me recompensará por ello.

Una vez que hayas terminado con el armario, sigue con toda la habitación. Más tarde pasa a la sala de estar, limpia tu garaje y complétalo con la limpieza del resto de tu hogar y tu oficina. Deshazte de todo lo que ya no utilizas: ropa, revistas, libros, CD, incluso muebles. Uno de mis clientes ordenó todo su apartamento en un fin de semana. Después de hacerlo se sintió mucho mejor y más ligero y tenía un chute de energía que le ayudó a lograr muchas de sus metas a corto plazo. Nunca miró hacia atrás. ¿Y tú? ¿Cuándo vas a empezar a poner orden?

¿Recuerdas esas 30 horas que ganas si no tienes que buscar cosas? Pues manteniendo el orden en tu casa te vas a ahorrar otras 30 horas por año. Ya hemos encontrado ¡60 horas! Y contando…

¡Acabamos de empezar y ya hemos ganado unas 100 horas al año! Por favor, sigue leyendo de todos modos. ;-)

Recuerda: como todo lo demás en este libro, decir “eso no me va a funcionar a mí” no cuenta como excusa. Inténtalo durante al menos dos semanas y, si aún así no funciona, escríbeme un correo electrónico y quéjate.

7 - Distracciones e interrupciones

¿Cómo de enfocado estás en tu trabajo? O, para decirlo de otra manera, ¿cuál es el tiempo más largo que has estado centrado solo en tu trabajo sin distraerte o ser interrumpido? Para la mayoría de la gente no es mucho tiempo. Mi apuesta es que te distraes cada cuatro a cinco minutos.

El tono que te notifica que acabas de recibir un nuevo correo electrónico, el sonido que vibra en tu móvil que indica que alguien acaba de comentar en una de tus publicaciones de Facebook, la llamada de tu madre, mensajes de grupos de WhatsApp, mensajes de texto… y así sucesivamente.

Hay dos tipos de interrupciones que te sacarán de tu camino a la productividad día tras día: interrupciones internas y externas. Es tan importante evitar todas las interrupciones y distracciones porque no solo pierdes el tiempo que dura la interrupción o distracción, también pierdes el enfoque, y los estudios demuestran que reenfocarte te llevará de 7 a 15 minutos. Algunas personas incluso dicen que se tarda 25 minutos en reenfocar.

¿Cuántas veces te distraes o te interrumpen cada día? ¿10 veces? En el mejor de los casos, pierdes 70 minutos, y en el peor de los casos, cuatro horas.

Esto explica por qué las personas disciplinadas y productivas pueden hacer más en un día que otras personas en una semana entera. Si deseas controlar las distracciones necesitas desarrollar y construir tu autodisciplina y la capacidad de dejar que nadie ni nada te distraiga. Pero, créeme, valdrá la pena

Hacer frente a las interrupciones externas es un caso totalmente diferente y depende, en gran medida, de tu capacidad y voluntad de decir “no” sin miedo.

Un pequeño curso en el arte de decir “no”

Decide de antemano cómo vas a rechazar a quien te pida un favor. ¡Practícalo! Siempre sé agradable y amable –pero firme– al decirle a alguien que no le puedes ayudar enseguida. Depende de ti si quieres dar explicaciones sobre por qué le deniegas la solicitud a la persona que te pide ayuda. En mi opinión, no tienes que explicar nada.

Lo de dar explicaciones va conectado con la autoestima. Curiosamente, yo era el tipo siempre que daba explicaciones hasta que un día ya no sentí la necesidad de explicar nada más. Siempre puedes ofrecer otras opciones o alternativas tales como, “lo siento, no puedo ayudarte en este momento; te podría ayudar durante una hora el viernes por la tarde”. Trata de llegar a un acuerdo y encontrar compromisos aceptables siempre que sea posible.

Si dices “sí” a todo serás la persona más ocupada de la oficina, harás horas extra cuando tus compañeros se van a casa y te llamarán los viernes por la noche o los fines de semana.

¿Cómo se atreven a llamarte el viernes por la noche o el fin de semana? Lamento decirte que no son ellos, eres tú quien coge la llamada y así, indirectamente, les estás diciendo que está bien que te llamen cuando quieras. Eres tú quien tiene que establecer los límites.

Cómo lidiar con las interrupciones externas

Interrupciones de compañeros o del jefe. No consideres cada petición como urgente. Tómate tu tiempo y piensa en cuándo es un buen momento para actuar. Si se trata de una interrupción válida, prográmala en la lista de tareas, pero no dejes que las prioridades de otras personas se convierten en tus prioridades. Si la petición proviene de tu jefe, explícale que hacer una prioridad de esto va a afectar a tus otros proyectos y tareas y renegocia si es necesario.

Mantén un registro de “interrupciones” durante una o dos semanas y anota quién te interrumpe.

Interrupciones por teléfono. Lo sé. Tienes que tomar cada llamada telefónica o si no vas a perder el cliente. Si tuviese un euro por cada vez que he oído esto... Sin embargo, después de que mis clientes pusiesen en práctica los consejos siguientes, nunca recibí ninguna queja sobre clientes perdidos. De hecho, uno de mis clientes incluso mejoró sus ventas y ahora ¡tiene más clientes! Te contaré más sobre él un poco más tarde.

Está bien no tomar cada llamada o dejar que vayan al buzón de voz al menos una hora al día. Dejarán un mensaje o volverán a llamar, y ganarás mucho tiempo ya que la hora sin interrupciones será tu hora más productiva del día.

También puedes redirigir la llamada a un compañero quien le dirá amablemente a la persona que te llama que estás en una reunión y que te puede dejar un mensaje. Programa una hora específica para las llamadas salientes y agrúpalas para ganar tiempo adicional.

Evita distracciones

“La principal diferencia entre las personas con éxito y las personas sin éxito es su capacidad para no distraerse.”

Conozco a un montón de personas que piensan y me dicen que están muy ocupadas, que hacen un montón de horas extra y que no tienen ni idea de cómo y dónde ganar tiempo. Pero cuando nos fijamos en sus rutinas un poco más de cerca, nos damos cuenta de que están revisando su correo electrónico cada 20 minutos, reciben notificaciones de personas que vieron sus publicaciones en Facebook o Twitter o están navegando en internet mirando vídeos de YouTube y fotos de gatos en Facebook.

La solución:

•   Cierra tu navegador de internet.

•   Redirige tu teléfono o descuélgalo.

•   Apaga tu móvil o al menos ponlo en silencio, también para las notificaciones. Yo suelo poner mi móvil en modo avión para trabajar de manera más productiva y sin interrupciones ni distracciones.

•   Cierra tu correo electrónico y no lo estés mirando todo el tiempo. Media hora tres veces al día debería ser suficiente.

•   Desconéctate de las redes sociales. Ponte horarios fijos para acceder a Facebook, Twitter, etc. y cúmplelos.

•   Cierra la puerta de tu oficina.

Hacer alguna de estas cosas significa una o dos horas de tiempo sin distraerte con mensajes de texto o llamadas telefónicas. ¡Inténtalo! Una vez que lo empieces a hacer te va a encantar. Te darás cuenta de que haces más cosas que nunca.

Solo una o dos horas de trabajo concentrado por día pueden hacer milagros por tu productividad. Si estás trabajando desde casa, piensa muy bien en a quién dejas que te distraiga. La persona que quiere tomarse un café contigo o la que quiere que la acompañes al centro comercial probablemente no será la que pague tus facturas al final del mes cuando desees volver a tener esas horas que has perdido siendo distraído y no haciendo lo que tenías que hacer.

Otro consejo: no enciendas el televisor. Una vez que esté encendido ya le puedes decir adiós a tu productividad… y lo sabes. En cambio, puedes utilizar el televisor como una motivación: “Si termino lo que he planeado para hoy voy a recompensarme con mi serie favorita”.

Recompénsate

Prémiate cuando haces las cosas. Esto puede aumentar tu concentración y tu productividad. Ponerte una recompensa puede motivarte para hacer tu trabajo más rápido.

Por ejemplo, si trabajo en mi libro de 7 a 10 de la mañana, por lo general hago un descanso de dos horas para revisar mi cuenta privada de Facebook y ver un episodio de mi serie favorita. Pero solo puedo obtener esta recompensa si escribo y produzco hasta las 10 en punto.

Por lo general me recompenso de la siguiente manera: encontrándome con amigos, haciendo la siesta, viendo una película o serie de televisión, disfrutando de un agradable baño de burbujas, caminando por la playa, yendo al bar de la playa a tomarme un café, leyendo un buen libro, haciendo una meditación guiada o jugando una hora con mi Xbox (esto requiere de mucha disciplina: UNA hora, ¡no más!).

Las distracciones están en todas partes, no puedes deshacerte de ellas. Lo que sí puedes es hacerte realmente bueno en reconocerlas. Una vez que eres consciente de ellas puedes tomar medidas para volver a concentrarte.

He aquí una lista de las distracciones típicas que impedirán ser productivo. ¿Cuáles son las tuyas?

•   Ver la tele.

•   Jugar a videojuegos o juegos de móvil.

•   Dejar que te interrumpan tus compañeros.

•   Comprobar tus emails cada vez que recibes uno.

•   Mirar tu móvil todo el tiempo: llamadas, mensajes, apps...

•   Mirar por la ventana.

•   Visitar redes sociales.

•   Navegar por la web.

•   Mirar fotos.

•   “Investigar”.

•   Comer y beber.

•   Preocuparse.

•   Pensar en el pasado o soñar despierto.

8 - Procrastinación

Si estás trabajando todo el día pero al final del día tu trabajo no está hecho, o no ves los resultados de tu trabajo, hay una alta probabilidad de que estés postergando las cosas importantes.

No te preocupes. Todo el mundo procrastina de vez en cuando. Les pasa a los mejores. La procrastinación es el mayor ladrón de tiempo y el objetivo es minimizarla para que podamos hacer más cosas.

Ahora podrías estar procrastinando sin ni siquiera saberlo. Una vez que te des cuenta de que estás procrastinando y de cómo lo estás haciendo, puedes reaccionar y tomar medidas como la externalización de tareas que no te guste hacer en absoluto o no ceder a las excusas baratas de tu “saboteador interior”.

Entonces, ¿cómo saber si estás procrastinando?

•   Estás evitando algo que deberías hacer.

•   Estás postergando cosas, esperando que desaparezcan de manera mágica sin que tengas que hacer algo al respecto. Las cosas no suelen a mejorar solas, y muchas veces hasta empeoran.

•   Estás haciendo cosas que no tocan en este momento en lugar de hacer lo que tienes que hacer; y no importa si lo que estás haciendo es hasta más importante.

Sí. Has leído bien. Hasta hacer algo que es más importante que lo que toca hacer es procrastinación. La procrastinación tiene muchas caras:

•   Distraerse.

•   Postergar tareas.

•   Esperar hasta que una tarea sea perfecta para completarla.

•   Dejarlo todo hasta el último minuto.

¿Eres un postergador, un perfeccionista o alguien fácilmente distraíble?

La razón más común para la procrastinación es una especie de miedo: miedo al fracaso, miedo a ser juzgado, incluso el miedo al éxito, por nombrar algunos.

Incluso si postergamos porque somos perezosos o porque nos falta la motivación, puede haber un temor subyacente. A veces, sentirse abrumado es la razón para la procrastinación.

Las excusas pueden ser una forma de procrastinación. Siempre que utilices las siguientes excusas, examínate muy de cerca, podrías estar procrastinando:

•   “Estoy demasiado cansado.”

•   “Ahora mismo no tengo tiempo para esto.”

•   “Necesito un descanso.”

•   “No me siento como para hacer eso ahora, me sentiré mejor haciéndolo más tarde.”

•   “Es demasiado tarde para hacer esto hoy, lo haré mañana a primera hora.”

Siempre que me sorprendo hablando así, miro muy de cerca lo que estoy haciendo en ese momento exacto. ¿Qué tarea estoy haciendo y por qué quiere mi mente distraerme de ella?

Para hacer la tarea de todos modos, uso el truco de decirme a mí mismo “si mi mente quiere engañarme para posponer esta tarea, tiene que ser muy importante, así que voy a quedarme aquí y terminarla ahora”, en lugar de ceder a la tentación de ver vídeos sin sentido en YouTube, fotos de gatos en Facebook o limpiar mi habitación –no tan sinsentido, pero una gran manera de posponer las cosas–. Así que cuando estoy trabajando y de repente siento la necesidad de lavar los platos y limpiar la casa, lo identifico claramente como un intento de procrastinar y termino la tarea con la que estoy.

Por desgracia no era tan inteligente hace 20 años, cuando tenía esta necesidad de limpiar mi apartamento cada vez que estaba estudiando para un examen. Curiosamente, este impulso siempre se presentaba en época de exámenes, nunca el resto del año. Así que dos veces al año mi apartamento estaba súper limpio y ordenado y yo suspendía exámenes.

Los que se distraen fácilmente se pierden en juegos, mirando la tele, navegando en Internet o yendo al centro comercial. Si te pillas jugando a Candy Crush echa un vistazo a la tarea que deberías hacer en su lugar y analiza por qué no la estás haciendo. He aquí algunas excusas más de la procrastinación y cómo tratar con ellas:

“No tengo suficiente tiempo”

Bueno, por eso compraste este libro, ¿no? Espero que ya hayas encontrado más tiempo. ¿Comenzaste a hacer listas? Cuando tengas tu lista de tareas, empieza a trabajar. La acción es siempre, y por mucho, el mejor antídoto contra la procrastinación.

“Tengo demasiadas cosas para hacer”

¿Y quién no? Siempre hay un montón de cosas que hacer y probablemente nunca parará, pero ¿cuáles son las prioridades? ¿Qué tareas te darán los mejores resultados?

 “No puedo decidir con qué empezar”

La indecisión surge cuando estás abrumado por tener demasiadas opciones y no sabes con qué empezar. Lo mejor es comenzar tomando la decisión más grande y más abrumadora.

 “Todavía no es perfecto”

¡Esta es una de las excusas más peligrosas! Puede ser utilizada para posponer las cosas para siempre.

Los perfeccionistas no nos vemos a nosotros mismos como procrastinadores ya que parecemos proactivos y eficientes. Pero ¿lo somos realmente? Si no has terminado tu libro, tu página web o tu proyecto porque todavía no es “perfecto”, entonces, querido lector, puede ser que sufras de “la parálisis del análisis” y seas un procrastinador. El mejor consejo que me han dado en este sentido es que “hecho es mejor que perfecto”. Analiza bien si hay una diferencia real en poner más esfuerzo. ¿Tu búsqueda de perfeccionismo te está robando el tiempo que necesitas para otras tareas?

Un buen truco para los perfeccionistas es calcular cuánto vale tu tiempo en dinero y luego decidir si lo que estás haciendo es beneficioso. Si trabajas 10 horas en lugar de dos para terminar una tarea, estás perdiendo dinero. Especialmente cuando las ocho horas adicionales solo añaden poco al resultado final.

Elige terminar el proyecto AHORA y mejóralo a lo largo del camino. Como, por ejemplo, hacen las compañías de software.

 “No es el momento adecuado. Estoy esperando al momento adecuado”

Vaya, vaya. Si me diesen un dólar por cada vez que he escuchado esto... Si estás esperando al momento adecuado para iniciar tu nueva empresa, el lanzamiento de tu nuevo producto o hacer tu evento en directo, podrías esperar para siempre porque el momento adecuado nunca llega. Y tampoco lo hace la señal del universo que estás esperando. Tal vez el universo te está enviando señales todo el tiempo y simplemente no puedes verlas. No hay un “momento adecuado” para hacer algo, o mejor dicho, el momento adecuado para hacer algo es siempre AHORA.

No sé quién lo dijo primero, pero el dicho “esperar al momento adecuado para empezar algo es como esperar en tu garaje hasta que todos los semáforos se pongan en verde antes de salir de casa” lo describe muy bien.

Por lo general, la procrastinación resulta en culpa, ansiedad, odio a uno mismo o incluso depresión, y es perjudicial para la autoestima y la paz interior del postergador. Este es un precio demasiado alto para pagar.

Y lo peor es que pierdes dos veces. No haces lo que tenías que hacer pero tampoco puedes disfrutar de la actividad que estás haciendo en su lugar porque la procrastinación te causa una mala conciencia o porque te sientes culpable.

¡Conviértete en un hacedor! Haz lo que hay que hacer y después disfruta de los beneficios sin esta nube negra de culpa y mala conciencia que cuelga por encima de tu cabeza.

Soluciones

•   Sé absolutamente honesto contigo mismo. Si te viene la tentación de posponer las cosas pregúntate “¿qué precio estoy pagando por postergar esta tarea?”

•   Sumérgete directamente en la tarea. La acción es el mejor antídoto contra la procrastinación.

•   Céntrate en los resultados que obtendrás al hacer la tarea que estés tentado a dejar para más adelante.

•   Céntrate en las recompensas.

•   Trabaja con otros –un coach o alguien que te ayude–.

•   Ponte fechas límite.

•   Analiza, divide y conquista las tareas.

•   Haz la tarea más incómoda a primera hora de la mañana.

•   Concéntrate en las tareas que traen dinero.

II
Hábitos de productividad

1 - ¡Hazlo ahora!

Este correo electrónico que quieres escribir pero dudas sobre si hacerlo, la conversación con ese colega o cliente molesto, aquella conversación que tienes pendiente con tu jefe acerca de ese aumento. Hazlo AHORA. Este hábito te ayudará realmente a completar tareas. Estoy seguro de que sabes que el mejor momento para terminar una tarea es siempre AHORA.

Hazte un favor y deja de postergar cosas. Postergando solo vas a conseguir generar más ansiedad. Y la mayoría de las veces te darás cuenta de que las cosas que has postergado durante días, causándote ansiedad y mala conciencia, en realidad se pueden hacer en una hora o dos y luego te sentirás mucho más ligero ya que podrás, por fin, olvidarte de ellas.

Sea lo que sea que tienes en tu mente en este momento, no empieces mañana o la semana que viene. ¡Empieza AHORA! Te prometo que en un año serás feliz por haber empezado hoy.

Lo mismo sirve para todas las tareas que puedes terminar en menos de cinco minutos como, por ejemplo, contestar correos electrónicos cortos –agrupa si puedes–, devolver la llamada a tu madre, llamar a tu compañía telefónica, reservar cita con el dentista, etc.

Hazlo a primera hora

Haz las tareas incómodas a primera hora de la mañana. Sé que es duro, pero mejorará la calidad del resto de tu día. Porque, como he mencionado antes, si lo pospones lo vas a llevar contigo todo el día de todos modos y te pesará la conciencia. Hazlo ahora y olvídate.

La tarde u otras fases de baja energía son buenas para hacer cosas simples como organizar tus correos del día, limpiar tu escritorio, lectura fácil, rellenar hojas o tablas de Excel, seguimiento, archivar, etc.

2 - Trabaja contrarreloj

Un buen hábito de la productividad es desarrollar un sentido de urgencia para poder trabajar contra el tiempo. La mejor forma de hacerlo es fijándote fechas límite. Si tienes suficiente autodisciplina para tomar en serio tus propios plazos, ¡fantástico! Si no, involucra a otras personas a las que no desees defraudar.

El coaching, por ejemplo, es tan eficaz y exitoso debido a que la mayoría de los clientes no quieren defraudar a sus coaches. Ellos hacen sus cosas y así progresan semana a semana camino de sus objetivos.

Volvemos a la gestión del tiempo

Algunas personas dicen que nos deberíamos castigar por no cumplir nuestros plazos, como por ejemplo no ver nuestra serie favorita en la televisión o no salir. Si has leído mis otros libros sabes que no soy un gran fan de ningún tipo de autocastigo.

En lugar de eso, ¿por qué no recompensarte por terminar el trabajo antes de la fecha límite mirando tu serie de televisión favorita o ir al cine? Un pequeño cambio de perspectiva, pero una perspectiva totalmente nueva. Dos enfoques completamente diferentes con el mismo resultado. La elección es tuya.

El último día antes de las vacaciones

¿Recuerdas el último día antes de las vacaciones cuando de repente terminas todas las tareas que tocan y más? ¿Por qué? ¡Porque las tienes que hacer! De pronto acabas tareas que antes no terminaste en semanas. Tienes que tomar decisiones difíciles allí mismo y no puedes permitirte el lujo de postergar.

¿Por qué no imaginar que todos los días sean el último día antes de tus vacaciones?

La ley de Parkinson

La ley de Parkinson afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización”, lo que significa que cualquiera que sea el tiempo que tienes para completar un proyecto, necesitarás ese tiempo para completarlo. Es por eso por lo que terminas un proyecto que tiene un plazo de dos semanas en la noche del día 13 pero si tuvieses tres semanas para el mismo proyecto lo terminarías en la noche del día 20.

Otra razón es que las fechas límite te obligan a centrarte más en la tarea en cuestión. Te concentras en lo esencial, empiezas a descartar actividades superfluas y simplemente haces las cosas.

Es cuando tienes una fecha límite cuando empiezas a acortar tus correos electrónicos y llamadas telefónicas y de repente ganas mucho tiempo. Lo veo una y otra vez: la gente me dice que no tiene tiempo pero luego pasan horas al teléfono.

Hace años trabajé con una compañera que realizaba muchas horas extra y nunca llegaba a tiempo para terminar sus tareas. Parecía que tenía mucho trabajo. Mirando su proceso de trabajo más de cerca –ella era la jefa de logística– noté que, cada vez que ella reservaba un transporte, llamaba al transportista y hablaba por teléfono durante 20 minutos contándole su vida, cuando un correo electrónico habría bastado para reservar. Hablaba con unos cinco transportistas cada día. Haz los cálculos.

No me malinterpretes, es bueno y necesario construir buenas relaciones con tus proveedores, pero, si te quejas de no tener tiempo, no te quedes al teléfono durante 20 minutos. Que sean 10 o, incluso mejor, 5 minutos.

Llamadas telefónicas

Cuando te llamen, ve al grano directamente. Lo mejor es tener una estrategia de salida preparada cuando coges la llamada. Sé educado, pero demuestra que no tienes tiempo que perder.

Por ejemplo, desde el comienzo, informa a la persona que te llama: “Hola. Gracias por llamarme. ¿Qué hay? Estoy preparándome para una reunión importante. Tengo cinco minutos. ¿Qué puedo hacer por ti?”, o algo de este estilo. Funciona. Las personas van al grano mucho más rápido cuando empiezas de esta manera.

Retos

Ponte pequeños retos como “voy a hacer esto en una hora” y mira cómo vas.

Otra posibilidad de ganar algunos minutos aquí y allá son las plantillas de correo electrónico preparadas para aquellos correos del mismo tipo que escribes a menudo. Estos minutos se suman.

La maldición de “estar ocupado”

Mucha gente utiliza la excusa de “estoy ocupado” para no terminar las cosas:

•   “Tengo que terminar mi página web. Será genial, pero estoy tan ocupado que no tengo tiempo para hacerlo.”

•   “Tengo un gran libro en la cabeza, pero estoy ocupado y no tengo tiempo para escribir.”

•   “Tengo esta gran idea de negocio, pero estoy tan ocupado que no tengo tiempo para buscar alternativas y me quedaré en este empleo que no me gusta y no me aporta nada un poco más hasta que tenga tiempo para enviar algunos curriculums.”

Deja de usar el tiempo como excusa y empieza a usar mejor tu tiempo. Aprende a hacer las cosas importantes y deja de perder el tiempo haciendo cosas inútiles –”estar ocupado”– hasta que hayas acumulado algunas reservas de tiempo. Como he dicho antes, estar ocupado no significa que estés siendo productivo ni obteniendo resultados.

El método Pomodoro

No sé lo que me impresiona más, si la sencillez y la eficacia de esta técnica o el hecho de que se han escrito libros enteros sobre cómo programar un temporizador a 25 minutos, trabajar esos 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos.

Básicamente se trata de otro enfoque de las cosas mencionadas anteriormente. Trabaja 25 minutos sin interrupciones, a continuación toma un descanso de cinco minutos. Después de cuatro pomodoros –dos horas– tomate un descanso más largo, de 15 a 30 minutos.

La técnica Pomodoro te ayudará a enfocarte y a reducir el impacto de las distracciones externas e internas.

La diversión empieza cuando un departamento entero comienza la aplicación de esta técnica. He oído que la productividad se dispara en un departamento así. Si tienes experiencia con la técnica Pomodoro, por favor, escríbeme. Siempre estoy interesado en ejemplos de la vida real.

3 - Desarrolla un ritual de la mañana

Este es mi momento favorito de cada día y mi ritual de la mañana ha contribuido mucho, si no todo, en mi bienestar, riqueza y productividad. Este ritual por sí solo podría resolver todos tus problemas de gestión del tiempo.

Uno de los momentos más importantes de tu día son los 30 minutos después de despertarte. En ese momento tu subconsciente está muy receptivo, por lo que es de gran importancia lo que se hace en este tiempo.

La forma de empezar el día tendrá un gran impacto en cómo se desarrolla el resto de la jornada. Estoy seguro de que has tenido días que has comenzado con el pie equivocado y a partir de ahí has ido de mal en peor. O lo opuesto, te has despertado con la sensación de que estabas on fire y luego todo ha ido genial.

Por eso es muy importante empezar bien el día. La mayoría de nosotros simplemente va corriendo en una carrera contrarreloj desde el minuto uno después de despertar, y así es como se desarrollan nuestros días. No extraña que la mayoría de la gente hoy en día vaya superacelerada y estresada.

¿Qué efecto causaría en ti levantarte media hora o una hora antes todas las mañanas? ¿Y si en vez de apresurarte, tragándote el desayuno rápidamente o incluso desayunando de camino al trabajo, te levantas y te tomas media hora para ti? Tal vez incluso puedes crear un pequeño ritual de la mañana con una meditación de 10 o 15 minutos. ¿Ves lo que esto podría hacer por tu vida si lo convirtieses en un hábito? Estas son algunas de las actividades para un ritual de la mañana. ¡Pruébalo!

•   Piensa en positivo. ¡Hoy va a ser un gran día!

•   Recuerda durante cinco minutos lo que agradeces en tu vida.

•   Mantén 15 minutos de silencio.

•   Imagínate que el día que está a punto de empezar irá muy bien.

•   Repasa tu agenda para hoy. ¿Qué es importante? ¿Qué tienes que conseguir?

•   Mira el amanecer.

•   Sal a correr o da un paseo.

•   Escribe en tu diario.

La última media hora de tu día tiene la misma importancia. Las cosas que haces en la última media hora antes de dormir permanecerán en tu subconsciente durante el sueño. Así que es el momento de hacer lo siguiente:

•   Vuelve a escribir en tu diario.

•   Ahora es el momento para reflexionar sobre tu día. ¿Qué hiciste bien? ¿Qué podrías haber hecho aún mejor?

•   Planifica el día siguiente. ¿Cuáles son las cosas más importantes que quieres hacer mañana?

•   Haz una lista de tareas para el día siguiente.

•   Visualiza tu día ideal.

•   Lee blogs inspiradores, artículos o capítulos de un libro.

•   Escucha música que te inspire.

Te recomiendo que NO mires las noticias o películas que te perturban cuando estás a punto de dormirte. Esto es porque, cuando te estás quedando dormido, eres muy receptivo a las sugestiones. Es mucho más beneficioso escuchar o mirar material positivo. La planificación de tu día por adelantado y la lista de cosas que hacer te pueden traer inmensas ventajas y ahorros de tiempo. Las cosas que tienes que hacer ya estarán en tu subconsciente y, además, al día siguiente vas a empezar a trabajar muy enfocado si ya sabes cuáles son tus prioridades.

4 - Di no

¿Sabías que las personas más exitosas dicen que no a casi todo? Este es uno de esos hábitos que mejorarán muchísimo tu productividad y tu vida.

Esto es lo que me pasó a mí cuando dejé de querer complacer a los demás y empecé a ser yo mismo. Y lo conseguí con la palabra “no”. ¡Cada vez que dices “no” cuando quieres decir “no” en realidad estás diciéndote “sí” a ti mismo!

Antes de aprender a decir “no”, a menudo aceptaba invitaciones que no quería o iba a eventos que no me gustaban. El resultado era que estaba allí físicamente pero mentalmente estaba en otro sitio y lo cierto es que yo no era la mejor compañía. Y esto sin hablar de ese sentimiento al pensar que podría estar utilizando el tiempo en cosas más importantes.

Si dices que “sí” a todo, nunca tendrás tiempo suficiente porque otras personas decidirán tu horario por ti.

Cuando decidí decir “sí” cuando fuese “sí” y “no” cuando fuese “no”, me sentí mucho mejor. Acepté muchas menos invitaciones –con lo que ganaba mucho tiempo– y, aunque decir “no” fue duro al principio, el resultado fue que, cuando acepté invitaciones a eventos o para salir, estuve plenamente allí.

En mi vida labora el impacto fue aún mayor. Adivina qué sucedía cuando decía que sí a todos los favores que me pedían. Acabé estando totalmente abrumado en el trabajo porque me pedían un montón de favores y cogí una gran cantidad de tareas adicionales, por lo general trabajos que nadie más quería hacer.

Tardé un tiempo en tomar control pero al final dije “basta”. A partir de entonces, mi primera respuesta a todas las solicitudes de favores fue “¡No! Lo siento. No puedo hacerlo. Estoy muy ocupado en este momento”.

Al empezar a decir “no” a menudo, mejorarás mucho tu vida laboral y personal y realmente ganarás una gran cantidad de tiempo.

Pero asegúrate de que dices “no” sin sentirte culpable. Puedes explicar a la persona en cuestión que no es nada personal en contra de ella sino algo que haces por tu propio bienestar. Todavía puedes hacer favores a tus compañeros, pero solo si tienes suficiente tiempo y lo decides así. Si haces esto, te darás cuenta de que de repente mandas tú. Ahora podrías decir: “Pero Marc, lo que estás sugiriendo no encaja con el espíritu del trabajo en equipo”. Y tienes razón. Pero tampoco lo es la actitud del compañero cómodo que va a medio gas sabiendo que otro compañero le volverá a sacar las castañas del fuego si él no cumple. Sé que sabes de qué tipo hablo; está en todas las oficinas.

En una frase: por supuesto que todavía puedes hacer favores a tus compañeros y lo debes hacer, pero bajo tus condiciones.

Cuando yo decidía hacer un favor le decía al compañero en cuestión que solo le estaba haciendo un favor y que en ningún caso quería acabar haciendo el trabajo. ¿Te ha pasado una vez que has hecho un favor a un compañero y de repente, la vez siguiente, ese ya era TU trabajo?

¿Egoísta? ¡Sí! Pero hay que tener en cuenta quién es la persona más importante en tu vida. ¡Correcto! TÚ eres la persona más importante en tu vida. Tú tienes que estar bien. Solo si tú estás bien contigo mismo puedes estar bien con los demás y desde ese estado puedes contribuir a los demás. Pero lo primero es estar bien contigo mismo. Siempre puedes “comprar” algo de tiempo diciendo “tal vez” primero, hasta llegar a una decisión final. Pero la vida se hace mucho más fácil si comienzas a decir “no”.

5 - Llega diez minutos antes

Sí. Este es un truco combinado para la gestión del tiempo y la productividad. Aunque se podría considerar también como una técnica de alivio de tensión. El caso es que a mí me ha hecho tanto bien que quiero compartirla con vosotros.

Llegar temprano a tus citas te quita un gran peso de encima porque no estarás corriendo y no te sentirás apresurado todo el tiempo. También ganarás un poco de tiempo para responder a un correo electrónico rápido o una llamada telefónica.

Yo me di cuenta, sobre todo, llegando al trabajo 10 minutos antes. Tenía tiempo para sentarme, relajarme, mirar mi lista de tareas y luego empezar mi día de trabajo a tope. En cambio antes llegaba siempre justo a tiempo, o incluso tarde, y luego estaba estresado todo el tiempo, desde el minuto uno.

Si no lo estás haciendo ya, pruébalo y cuéntame cómo te funciona.

Llegar 10 minutos antes también es un buen hábito para reuniones de negocios, comidas y cenas. Siempre me acuerdo de un proverbio francés que dice:

“Mientras dejamos a un hombre esperando, este reflexiona sobre nuestros defectos.”

La puntualidad es una señal de disciplina y de respeto por los demás. Sin ella puedes dar la impresión de ser un poco ofensivo incluso siendo la persona más simpática del mundo. Por supuesto que hay diferencias culturales. Por ejemplo, mientras que en México y España la gente es más relajada con la puntualidad, en Alemania no ser puntual es visto como algo muy poco profesional y podría arruinar tus posibilidades en cualquier empresa. Como en la anécdota que me contó a una amiga mía, cuyo jefe perdió un pedido de cientos de miles de euros por llegar tarde a una cita con un director de compras de una gran cadena de supermercados alemanes. Esos alemanes…

Yo he convertido en un hábito el llegar 10 minutos antes a cada cita. No por ser especialmente educado, sino por mí mismo. Esos 10 minutos te hacen sentirte mucho mejor y te dan una gran tranquilidad. Cuando vas a un lugar no vas con prisas y además tienes diez minutos para componer tus pensamientos y prepararte para la entrevista o para la reunión. En lugar de sentirte presionado llegando en el último momento, te sientes muy relajado.

Llegando 10 minutos antes demuestras que eres un gran profesional y cortés al mismo tiempo. Pruébalo y comprueba por ti mismo los efectos positivos.

6 - Promete poco, cumple con creces

Esta es otra gran técnica de gestión del tiempo que cambió mi vida profesional de una manera extraordinaria y que redujo mi estrés en el trabajo a prácticamente cero.

La mayor parte de mi estrés en el trabajo venía por los fechas límite. En mi empresa siempre estábamos batallando con eso. Los días en los que enviábamos nuestros productos a los clientes, que en temporada alta era todos los días, eran horribles y muy estresantes. Siempre íbamos muy justos, o a veces con un retraso de un par de horas, y tenía que calmar a los clientes enojados y a veces histéricos. Hasta que empecé a prometer menos.

Me di cuenta de que más del 90% de los retrasos en las entregas eran solo una cuestión de un par de horas, así que pedí permiso a mi jefa y empecé mi propio calendario de entregas al que solo yo tenía acceso.

Si desde producción me daban una fecha de entrega para el 5 de abril, le decía al cliente el 10 de abril. Así que si entregábamos el 7 de abril, en lugar de un cliente enojado amenazando con demandarnos o multarnos por dos días de retraso, de repente tenía clientes muy satisfechos que me daban las gracias por adelantar la entrega tres días. En poco tiempo habíamos reducido los retrasos en las entregas de casi el 50% a prácticamente cero.

Más tarde descubrí que un gran efecto secundario de controlar nuestras propias fechas límite era una disminución del riesgo de infarto de al menos un 50%. Un estudio descubrió que las personas que sienten que tienen poco control sobre las fechas límite impuestas por otras personas tienen un 50% más de riesgo de infarto.

Puedes aplicar esto a toda tu vida. Cuando tu jefe te dé un proyecto y calcules que necesitarás tres días, podrías decirle que vas a necesitar cinco días. Si terminas en cuatro días te mostrarás como gran trabajador, rápido y eficaz. Y si tardas un poco más, todavía estarás a tiempo. A mí esto me ha funcionado muy, muy bien. En toda mi vida como empleado nunca he tenido que pasar un fin de semana en la oficina.

Si estás luchando con fechas límite en tu trabajo, probar esto y hacerlo un hábito sin duda te valdrá la pena. Por supuesto, tienes que personalizar esta técnica y adaptarla a tu lugar y ambiente de trabajo; no quiero que te despidan por mentir a tu jefe.

Yo también lo aplico en mi vida privada. Si sé que voy a tardar media hora en llegar a un lugar de encuentro, les digo a mis amigos que voy a llegar en una hora y, al presentarme media hora antes, veo caras felices y transmito a las personas con quienes he quedado: “eres importante para mí; corrí para verte”.

No conozco a tus amigos y familiares, pero los míos prefieren esto mil veces antes que alguien que dice “estaré en media hora” y luego aparece al cabo de una hora.

7 - Apaga el teléfono

¿Crees que tienes que coger el teléfono cada vez que suena? Pues no.

Se supone que el teléfono es para tu comodidad, no para la de las personas que te llaman. Date la libertad de seguir haciendo lo que estás haciendo y deja que las llamadas vayan al buzón de voz de vez en cuando.

Lo sé. Lo sé. ¡Podrías perder un cliente! Todos y cada uno de mis clientes de coaching pensaban que les pasaría esto. Adivina qué: Es altamente improbable que vayas a perder un cliente.

Deja un bonito mensaje en tu buzón de voz del estilo: “Hola. En este momento estoy ocupado y no puedo contestar su llamada. Le llamaré tan pronto como sea posible”.

Si es importante, te volverán a llamar. Y si se trata de una llamada muy importante, la persona que llama no se dará por vencida y probablemente llamará ocho veces en tres minutos. O te dejarán un mensaje. O verás su número en la pantalla de tu móvil y les llamarás. Lo único malo es si luego no les devuelves la llamada o, directamente, se te olvida que te llamaron.

Uno de mis clientes, un comercial muy estresado al que llamaremos Jorge, acudió a mí cuando ya estaba muy, pero que muy quemado. Recibía de 60 a 80 llamadas al día y no tenía tiempo de hacer su verdadero trabajo, vender su producto y visitar a sus clientes, porque estaba hablando por teléfono todo el tiempo, arreglando los problemas de todo el mundo y apagando fuegos continuamente.

Le presenté todas las diferentes herramientas de gestión del tiempo que se encuentran en este libro. Él solo tenía que elegir la que se adaptase mejor a sus necesidades. Decidió dejar que las llamadas fuesen al buzón de voz durante al menos una hora cada día y cambió el mensaje de su buzón de voz. “Hola. No puedo coger el teléfono en este momento. Te llamaré tan pronto como pueda. Si es urgente envíame un mensaje de WhatsApp”. Eso fue todo.

En las dos primeras semanas no hubo grandes cambios. En la tercera semana de repente recibió solo la mitad de las llamadas, y cuando devolvía las llamadas, el 80% de los problemas por los que llamaba la gente ya estaban arreglados.

Después de un mes estaba relajado. Aún así pensaba que recibía menos llamadas porque la época de vacaciones estaba cerca o porque había poco trabajo. Pero tres meses más tarde tuvo que admitir que lo había logrado, tenía el control de su tiempo. También mejoró los ratos de tiempo libre con su familia los fines de semana porque ya no estaba pensando en el trabajo constantemente y tenía tiempo para pensar en cosas divertidas que hacer con su familia.

Además, rompió su récord de ventas para ese año y este año espera aumentar sus ventas en un 20%. Y eso será si decide quedarse en su trabajo, porque a Jorge le han ofrecido un muy buen trabajo en la empresa líder de su sector.

Y todo esto tan solo nueve meses después de su primer paso: cambiar el mensaje de su buzón de voz. ¡Alucinante!

No coger el teléfono cada vez que suena y diciéndome a mí mismo que ya volverán a llamar me ha funcionado durante años y creo que no he perdido muchos clientes por ello. Lo que sí sé es que me ha hecho GANAR un montón de tiempo.

8 - Pasa tiempo con tu familia

“La familia no es una cosa importante, lo es todo”, dice Michael J. Fox. Sé inteligente y escucha al hombre que regresó al futuro tres veces.

Este es un hábito muy importante. Hay varios estudios que demuestran que los indicadores más grandes y poderosos del éxito y la felicidad en nuestra vida son nuestras relaciones.

Sin embargo, cuando entrevisto a líderes y ejecutivos, la mayoría de las veces me dicen que simplemente no pueden (¿?) pasar mucho tiempo con sus familias, o que, cuando van muy estresados, las primeras horas que sacrifican son las que pasan con sus familias y amigos, cuando deberían estar haciendo exactamente lo contrario.

Valora tu familia y tus amigos. Ellos son tu fuente constante de amor y apoyo mutuo, lo que aumenta tu autoestima, tu confianza en ti mismo y te hacen más feliz y más exitoso.

En el libro Bronnie Ware Los 5 mandamientos para tener una vida plena. ¿De qué no deberías arrepentirte nunca? uno de los mayores arrepentimientos de los moribundos es no haber pasado más tiempo con sus familias y haber pasado demasiado tiempo en el trabajo.

No te conviertas en uno de ellos y empieza a ganar tiempo para tu familia ahora. Y si estás con la familia, haz un favor a todos y estate completamente presente.

Lo creas o no, este hábito también te permite ser más productivo. No se trata solo del trabajo, se trata también de cómo aplicas tu tiempo libre. Pero, como todo en este libro, solo lo puedes averiguar si lo pones en práctica.

9 - Tómate un tiempo libre

No te esperabas esto aquí, ¿verdad? Igual que hacer una siesta, tomarte un tiempo libre realmente mejora tu productividad en vez de dañarla. Con la vida rápida, con el mucho estrés que llevamos, es aun más importante ralentizar un poco tu ritmo de vida y tomar descansos. Así que tómate un tiempo libre. Recarga tus baterías estando en la naturaleza.

Comienza programando un tiempo en tu horario semanal para la relajación que espero que ya estés haciendo.

Si te atreves, desconéctate por completo de Internet, de la televisión, de tu móvil y de tus videojuegos por un fin de semana. Si esto te asusta, empieza con un sábado por la mañana, después todo un sábado y luego todo el fin de semana.

Una de mis mejores vacaciones fue estar en un barco en el Canal du Midi, en el sur de Francia. Sin teléfono móvil, ni Internet, ni televisión. Solo patos. La velocidad máxima del barco era 8 km/h por lo que estábamos literalmente forzados a reducir la velocidad.

Hay pocas cosas más relajantes que un par de niños de seis años montando en sus bicicletas que te adelantan por los carriles bici junto al canal mientras estás flotando por allí.

Los pueblos que pasas son tan pequeños que no tienen ni siquiera un supermercado. Así que todo el viaje se reduce a una única y simple pregunta: “¿Dónde vamos a conseguir comida?”

¡No te preocupes! Siempre hay un restaurante cerca. Pero lo encantador es cocinar tus propias comidas en el barco y cenar en el puerto viendo la puesta de sol o simplemente estando cerca de la naturaleza. Una vez, incluso cenamos en medio de un viñedo. ¡Eso no tiene precio!

También fue relajante caminar por un pequeño pueblo francés por la mañana para comprar tu barra de pan para el desayuno en la única panadería que había. Nos levantábamos al amanecer y nos íbamos a la cama dos partidas de ajedrez después de la puesta del sol. O se podría decir que nos levantábamos con los patos y nos íbamos a dormir con los patos.

Tómate un tiempo libre y conéctate con la naturaleza. No tiene que ser un viaje largo. Pasea por el bosque, por la playa o por un parque cada vez que puedas y observa cómo te sientes después. O, simplemente, túmbate en un banco o en la hierba y contempla el cielo azul. ¿Cuándo fue la última vez que caminaste descalzo sobre la hierba o en una playa?

¿Ha quedado claro lo importante que es relajarte y tomarte un tiempo libre para ti? ¡Eso espero! Ven y ponlo en práctica. Vas a duplicar tu productividad con este hábito.

10 - Pégate una siesta

“Cuando no sepas qué hacer, pégate una siesta”.

Mason Cooley

¡No hay nada como una buena siesta! Se ha demostrado científicamente que una siesta al mediodía te vuelve a dar energía, te refresca y aumenta tu productividad.

Hice de mi siesta un hábito diario. Eso me permite dormir alrededor de seis horas por la noche sin tener que preocuparme por mi sueño porque sé que por la tarde voy a tener mi siesta de 45 a 90 minutos.

Desde que he cambiado mi ritmo de sueño estoy mucho más lúcido, más centrado y, sí, más despierto.

Durante el periodo más estresante en mi antiguo trabajo, empecé a hacer la siesta al mediodía y el cambio fue extraordinario. Estaba mucho menos estresado, mucho más tranquilo cuando los clientes enojados me gritaban y mucho más concentrado y eficiente en la búsqueda de soluciones.

Durante un tiempo dormía de 25 a 30 minutos en un banco en un parque cercano, y más tarde acabé por poner dos sillas juntos en la oficina y dormía allí.

Parecía que mi jornada laboral de repente tenía dos partes partidas por el mediodía. Empezaba la “segunda mitad” siempre fresco y, por lo tanto, era mucho más productivo porque el típico cansancio de después de comer había desaparecido.

Por muy contradictorio que suene, encontrarás más tiempo si haces una siesta de 30 a 40 minutos todos los días. Vas a estar más descansado y también mucho más productivo.

11 - Maximiza tu tiempo muerto

Si tiempo es lo que más queremos, ¿por qué lo estamos utilizando tan mal?

¿Cuánto tiempo pasas en tu coche o en transporte público en tu camino al trabajo todos los días? Las estadísticas dicen que entre 60 y 90 minutos por día de trabajo. Eso significa que estamos hablando de entre 20 y 30 horas al mes.

¿Cómo se puede decir “no tengo suficiente tiempo”? Acabas de encontrar otras 20 o 30 horas para leer, si vas en autobús o tren, o para escuchar audiolibros en tu coche.

¿Qué pasaría si realmente utilizases este tiempo para escuchar audios motivacionales o leer libros inspiradores en vez de escuchar las noticias negativas de la radio o leerlas en el periódico? ¿Cuánto podrías aprender en un año? ¡Sería como volver a la universidad!

¿Maximizas tu tiempo muerto?

Trabajo mucho en el tren y escribí la mitad de mi libro Del paro a Amazon bestseller en el tren. De hecho, escribo este capítulo en el tren entre Barcelona y Premiá de Mar, donde vivo.

Otra cosa que hago en el transporte público es escuchar charlas de motivación o meditaciones guiadas, o me conecto a las redes sociales.

Otro buen sitio para conectarte a las redes sociales o para responder rápidamente a algunos correos electrónicos –o sea todas las cosas que no hago cuando estoy productivo– es la cola del supermercado.

A veces, cuando estoy en el tren en Facebook o navegando por Internet, según lo que esté haciendo, hasta me lo cuento como tiempo de trabajo.

Otras posibilidades son escuchar de un webinario al lavar los platos, o ver la televisión mientras doblas tu ropa, o muchas más. ¡Sé creativo!

Así que ahora la pregunta es ¿tú cómo vas a maximizar tus tiempos muertos?

12 - Lleva un diario

Este es otro de estos hábitos que tendrán un impacto crucial en tu productividad: escribe en tu diario y reflexiona sobre tus días.

Se trata de tomar un par de minutos al final de tu día y conseguir un poco de perspectiva, revivir los momentos felices, reflexionar sobre el trabajo realizado y escribir todo en tu diario.

Al hacer esto recibirás un chute adicional de felicidad, motivación y autoestima cada mañana y cada noche. Escribir en tu diario tiene el efecto secundario positivo de que, justo antes de dormir, estarás concentrando tu mente en cosas positivas, lo que tiene un efecto beneficioso sobre tu sueño y tu mente subconsciente.

Escribir en tu diario cambiará tu enfoque hacia las cosas positivas del día y hacia la gratitud. Hará que tu cerebro escanee las cosas positivas de las últimas 24 horas, el resultado será un mayor nivel de felicidad y optimismo para ti, lo que, sorpresa, sorpresa, te hará más productivo, como prueban innumerables estudios realizados en el campo de la psicología positiva. Esos estudios muestran que las personas felices son, aproximadamente, un 20% más productivas que sus compañeros de trabajo en estado neutro o infeliz.

Este pequeño ejercicio ha dado lugar a grandes cambios en el bienestar de mis clientes y en el mío.

Haz el esfuerzo de responder a las siguientes preguntas cada noche:

¿Qué estoy agradeciendo? (De 3 a 5 cosas)

¿Qué tres cosas me han hecho feliz hoy?

¿Qué tres cosas he hecho muy bien hoy?

¿Cómo hubiera podido mejorar el día de hoy?

¿Cuál es mi objetivo más importante para mañana?

No te preocupes si las palabras no fluyen de inmediato cuando empiezas el ejercicio. Al igual que todo lo demás, mejorarás con la práctica. Si estás bloqueado y no se te ocurre nada, espera solo unos cinco minutos más. Escribe lo que te venga a la mente sin pensar demasiado y no lo juzgues. No te preocupes por tu estilo o errores. ¡Solo escribe! Haz esto todos los días durante un mes y observa los cambios que ocurran.

Por cierto estas cinco preguntas también son un buen elemento para conversar con tu cónyuge e hijos durante la cena.

13 - Deja de ver la tele

Quieres ganar mucho tiempo de manera rápida, ¿verdad? Este es el truco que te permitirá ganar mucho tiempo.

¿Cuántas horas a la semana te sientas delante de la “caja tonta”? El estadounidense y europeo promedio pasan de cuatro a cinco horas al día frente a la televisión.

¡Eso son entre 28 y 35 horas a la semana! Aquí lo tienes. Puedes ganar 20 horas semanales si reduces el tiempo de televisión a una hora por día. Y sí, YouTube también cuenta.

Aparte de ganar tiempo hay otro efecto secundario beneficioso, la tele es uno de los mayores ladrones de energía, si no el número uno. ¿Alguna vez te has sentido renovado o reactivado después de ver la televisión? ¡Apaga tu televisor!

¿Por qué exponerse a tanta negatividad? No te expongas demasiado a la basura que muestran en la tele. Sustituye el hábito de ver la televisión por un hábito saludable como caminar, pasar más tiempo con tu familia o leer un buen libro.

Dejé de ver las noticias hace muchos años cuando me di cuenta de que, mientras estaba en el tren de camino al trabajo, me sentía molesto por las cosas que había visto y oído en las noticias de la mañana. Así que me dije a mí mismo: “No puedo ir a mi estresante trabajo ya estresado, simplemente por lo que dice el político A o lo que hace el banquero B o porque hay una guerra en C”. Solo una semana después de dejar de ver las noticias, me sentí mucho mejor. ¿No me crees? Pruébalo tú mismo: no veas las noticias por una semana y observa cómo te sientes. Seguirás estando al día con las “cosas importantes” ya que tus familiares, amigos y compañeros te mantendrán informado. Solo elige y sé selectivo con la cantidad de basura a la que expones tu mente.

Y no, no te convertirás en ignorante porque dejes de ver la televisión. Un estudio reciente muestra incluso lo contrario: las personas que no ven televisión realmente son mejores jueces de la realidad que las personas que se ven influidas por los programas de noticias diarias. Esto sí es una noticia que merece la pena, ¿no crees?

Si necesitas más razones para dejar de ver la televisión, lee uno de los fantásticos libros que hay sobre el circo que son los medios, cómo nos manipulan y cómo casi todo es falso. Controla la información a la que estás expuesto y asegúrate de que esa información aporta algo a tu vida.

En lugar de ver la televisión basura, ve un documental o una comedia. En lugar de escuchar las noticias en tu coche, escucha un audiolibro o un CD de motivación.

III
El juego interior de la productividad

1 - Conócete a ti mismo

El primer paso antes de cambiar tu vida es tomar conciencia de dónde estás y dónde quieres ir. Puede que recuerdes este cuestionario de mi libro 30 Días - Cambia de hábitos, cambia de vida. La razón es simple, cada proceso de mejora, incluida la mejora de tu productividad, comienza por conocerse mejor. Sean cuales sean tus metas y sueños, si vas en serio no podrás evitar responderte a estas preguntas con honestidad. Así que cuanto antes empieces –por ejemplo, AHORA–, mejor.

Este cuestionario también es el punto de partida de todos mis procesos de coaching. Así que, incluso si lo hiciste antes, por favor, tómate un tiempo para contestar las siguientes preguntas.

•   ¿Qué sueños tienes en la vida?

•   ¿Al final de tu vida, de que te arrepentirías más de no haber hecho?

•   Si el dinero y el tiempo no importaran, ¿qué te gustaría hacer, ser o tener?

•   ¿Qué te motiva en la vida?

•   ¿Qué te limita en tu vida?

•   ¿Cuáles han sido tus mayores victorias en los últimos 12 meses?

•   ¿Cuáles han sido tus mayores frustraciones en los últimos 12 meses?

•   ¿Qué haces para complacer a los demás?

•   ¿Qué haces para complacerte a ti mismo?

•   ¿Qué finges no saber?

•   ¿Cuál ha sido el mejor trabajo que has tenido hasta ahora?

•   ¿Cómo sabes exactamente que este ha sido tu mejor trabajo?

•   ¿De qué parte de tu trabajo disfrutas más?

•   ¿De qué parte de tu trabajo disfrutas menos?

•   ¿Qué actividades sueles aplazar?

•   ¿De qué estás verdaderamente orgulloso?

•   ¿Cómo te describirías a ti mismo?

•   ¿Qué aspectos de tu conducta piensas que deberías mejorar?

•   En este momento, ¿cómo describirías tu nivel de compromiso con el éxito en tu vida?

•   En este momento, ¿cómo describirías tu estado general de bienestar, energía y cuidado personal?

•   En este momento, ¿cuánto te diviertes o cuánto placer estás experimentando en tu vida?

•   Si pudieras quitarte un miedo de una vez para siempre, ¿cuál sería?

•   ¿En qué área de tu vida deseas más tener un verdadero avance?

2 - Cree

“No tengas miedo a la vida. Cree que vale la pena vivir la vida y tu creencia ayudará a crear el hecho”.

La ciencia se está poniendo al día con lo que ya sabía William James hace mucho tiempo: tus creencias crean TU realidad. Punto. Creas lo que crees y tu mundo es solo TU interpretación de la realidad.

En otras palabras, no ves el mundo como es, sino cómo te condicionaron a verlo. Tu percepción es solo una aproximación de la realidad.

Tus mapas de la realidad determinan tu forma de actuar más que la realidad en sí, y cada uno de nosotros ve el mundo a través de las lentes de sus propias creencias. Si crees que no tienes suficiente tiempo, imagínate lo que sucederá.

Esto no es una tontería. Hay un sinnúmero de estudios en el campo de la psicología positiva y de la medicina que demuestran el poder de las creencias como efecto placebo, el efecto Pigmalión y las profecías autocumplidas.

Estos estudios muestran que el efecto placebo es tan eficaz como los medicamentos en un 55 a 60% de los casos. Por ejemplo, en un experimento con hiedra venenosa mencionado por el New York Times en 1998, los investigadores frotaron los brazos de sus sujetos con una planta inofensiva y les dijeron que era una hiedra venenosa. Después de eso, 13 sujetos mostraron los síntomas típicos de la erupción por hiedra venenosa. Cuando les frotaron los brazos con la hiedra venenosa REAL y dijeron a los sujetos que se trataba de una planta inofensiva, solo dos de los participantes mostraron síntomas.

Sacaron las siguientes conclusiones:

1) Tu creencia se convierte en una profecía que se autocumple.

2) Nuestros cerebros están organizados para actuar de acuerdo con lo que esperamos que va a pasar.

Pero la cosa se pone aún mejor. A finales de la década de 1960, Robert Rosenthal y Leonore Jacobson hicieron el siguiente experimento en una escuela primaria. Hicieron pruebas de inteligencia a los estudiantes para investigar su potencial académico. Después de la prueba informaron a los maestros que los datos habían identificado a determinados estudiantes como académicamente sobresalientes. Además, les dijeron que no debían revelar los resultados o tratar a estos estudiantes de manera diferente. Y para reforzar la rigurosidad, les dijeron a los profesores que iban a ser observados.

Al final del año repitieron la prueba y los estudiantes identificados previamente tenían unos resultados extraordinarios. Pensarás “¿y dónde está la sorpresa en esto?” Pues lo divertido es que los estudiantes identificados como sobresalientes en la primera prueba eran absolutamente normales y ordinarios y habían sido escogidos al azar por los investigadores.

Esta es una prueba del efecto Pigmalión, que establece que nuestra creencia en el potencial de una persona despierta ese potencial en su vida. Esto también se aplica a otras áreas de la vida. Tus expectativas sobre tus colegas, cónyuge o hijos pueden hacer que estas expectativas sean una realidad, así que es una buena idea esperar siempre lo mejor de los demás.

Robert Dilts define las creencias como juicios y valoraciones acerca de nosotros mismos, los demás y el mundo que nos rodea. Una creencia es un patrón de pensamiento habitual. Una vez que una persona cree que algo es verdad –no importa si es verdad o no– esta persona actúa como si fuera recogiendo datos para probar esa creencia, incluso aunque sea falsa.

Dependiendo de tu sistema de creencias vives tu vida de una manera u otra. Así que, para encontrar tiempo de una vez por todas, tienes que cambiar la creencia de que no tienes tiempo. Una vez que empieces a creer que tienes tiempo, lo encontrarás en todas partes.

Como he mencionado antes, tus creencias son como una profecía que se autocumple. Funcionan así: tus creencias influyen en tus emociones, tus emociones influyen en tus acciones, y tus acciones influyen en tus resultados.

He trabajado con gente que tenía todo el tiempo del mundo y aún así no pudo verlo. Estaban convencidos de que no tenían tiempo mientras se pasaban horas navegando por Internet, viendo vídeos en YouTube o jugando a juegos.

Tu falta de tiempo es un reflejo de tus creencias, pensamientos y de tus expectativas de no tener tiempo. Así que, si deseas cambiar eso, primero tienes que cambiar tus patrones de pensamiento.

Recuerda que durante muchas décadas se creyó imposible que un hombre pudiese correr una milla en menos de cuatro minutos. Hubo incluso artículos científicos y estudios sobre el tema. Todos estos estudios fueron triturados el 6 de mayo de 1954, cuando Roger Bannister demostró que todos estaban equivocados en una carrera en Oxford. A partir de entonces más de 1.000 personas lo han logrado también.

Te recomiendo que abandones creencias limitantes como:

•   No tengo tiempo.

•   Haga lo que haga, nunca puedo hacer mi trabajo.

•   Cuanto más trabajo, más trabajo tengo.

•   Nunca voy a terminar esto a tiempo.

Y adopta algunas creencias potenciadoras como:

•   No sé cómo lo hago, pero parece que siempre encuentro tiempo.

•   Todos los días termino mis tareas de trabajo.

•   Tengo el control total de mi día de trabajo y siempre tienen una reserva de tiempo. Estoy siendo tan productivo que hago en dos horas lo que otros hacen en seis.

Hazte la siguiente pregunta: ¿Qué es lo que creo acerca de mi tiempo? Escribe todo lo que te venga a la mente durante 20 minutos

Para cambiar una creencia sigue este ejercicio:

1) Dite a ti mismo: “Es solo mi creencia sobre la realidad, esto no significa que sea la realidad. Aunque crea esto, esto no es necesariamente cierto.”

2) Crea emociones que sean opuestas a la creencia.

3) Imagínate lo contrario.

4) Ten en cuenta que la creencia es solamente una idea que tienes sobre la realidad y no la realidad misma.

5) Durante 10 minutos al día ignora lo que parece ser real y actúa como si tu deseo se hubiese hecho realidad.

6) Visualízate a ti mismo relajado y con todo el tiempo del mundo.

3 - Visualiza

La visualización es un recurso fundamental en la construcción de experiencias. La parte subconsciente de tu cerebro no puede distinguir entre una visualización bien hecha y la realidad.

Esto significa que, si visualizas con mucha emoción y con gran detalle que eres muy productivo, tu mente subconsciente estará convencida de que lo eres en realidad.

De ese modo obtendrás motivación, oportunidades e ideas que te ayudarán a transformarte en una persona más productiva.

¿Esto te suena a abracadabra? ¿El deporte, por ejemplo, puede ser practicado por pura visualización? Pues en realidad sí. Hay varios estudios que confirman el poder de visualización incluso en este ámbito. Ya en los años 80, Tony Robbins trabajó con el Ejército de EE.UU. utilizando técnicas de visualización para aumentar drásticamente el rendimiento en el tiro con pistola. También hubo otros estudios realizados para mejorar el acierto de tiros libres de jugadores de baloncesto utilizando las mismas técnicas. Los resultados fueron sorprendentes. Si te fijas en los deportistas, verás que muchos atletas visualizan sus carreras y partidos antes de empezar.

Si funciona para los mejores esquiadores profesionales, conductores de Fórmula 1, golfistas, tenistas y futbolistas que visualizan su juego o situaciones de la competición días y horas antes del evento real, ¿por qué no iba a funcionar para tus objetivos de productividad?

De grandes figuras como Jack Nicklaus, Wayne Gretzky y Greg Louganis, por nombrar unos pocos, se sabe que han alcanzado sus objetivos utilizando la visualización.

Gracias a las nuevas tecnologías neurocientíficas, se ha descubierto que se encienden en el cerebro las mismas neuronas cuando te imaginas algo –por ejemplo, comer un limón– que cuando en realidad lo estás haciendo.

Visualízate a ti mismo como si ya hubieses logrado tu objetivo de productividad. Obsérvalo a través de tus propios ojos y pon todos los sentidos en ello: huélelo, escúchalo, siéntelo, saboréalo. ¿Puedes sentir cómo de relajado estás ahora que tienes tu día bajo control y tiempo suficiente para todo lo que tienes que hacer?

Cuantas más emociones pongas en ello, más impacto va a tener. Si haces esto durante 15 minutos todos los días, con el tiempo verás enormes resultados. Tómate un tiempo para tu visualización diaria, ya sea en tu ritual de la mañana o por la noche antes de ir a la cama.

4 - Aumenta tu energía

Para ser productivo necesitas mucha energía. Este es un capítulo con un montón de recomendaciones sobre cómo aumentar tu energía y convertirte en súper productivo. Parece de sentido común pero, una vez más, “el sentido común no lo mismo que la acción común”. Probablemente ya tengas la mayor parte de estos hábitos, pero aún así no está de más un buen recordatorio.

Rodéate de la gente adecuada

Observa con quién estás pasando tu tiempo. ¿Conoces la famosa máxima de Jim Rohn, que ha sido citado en miles de talleres y libros en todo el mundo, y que dice que “eres el promedio de las cinco personas con los que pasas la mayor parte del tiempo”? Pues ahora se ha demostrado que es algo más que un lema vacío.

Numerosos estudios científicos en el campo de la psicología positiva han demostrado que las emociones realmente son contagiosas. Han averiguado que, cuando se pone a tres desconocidos en una habitación, el que expresa la mayoría de las emociones transmitirá su estado de ánimo a los demás en tan solo dos minutos.

¿Te has dado cuenta de que, cuando te sientes ansioso o estás en un estado de ánimo negativo, estos sentimientos están afectando a todas tus interacciones, da lo mismo si lo deseas o no? Del mismo modo puedes verte afectado por las personas abiertamente negativas en un instante. Imagínate pasar mucho tiempo con ellos. Si esto puede pasar en dos minutos, imagina lo que puede hacerte en una jornada de trabajo de ocho horas o en casa.

Por suerte funciona de la misma manera con las emociones positivas. Hubo un experimento en la Universidad de Yale en el que, durante una tarea de grupo, se instruyó a un miembro del grupo para que fuese abiertamente positivo. Los experimentos fueron grabados en vídeo y los investigadores siguieron las emociones de cada miembro del equipo antes y después de la sesión. Posteriormente se estudiaron las actuaciones individuales y grupales. Adivina lo que pasó: cada vez que el miembro positivo del equipo entraba en la habitación su estado de ánimo instantáneamente infectaba a todo el mundo a su alrededor. Más que eso, gracias al buen estado de ánimo “del tipo feliz” cada miembro del equipo mejoraba su desempeño y también mejoraba la capacidad conjunta para cumplir su tarea como un equipo.

En otro experimento, los estudiantes con malas notas que fueron alojados junto a buenos estudiantes mejoraron su promedio de notas. Incluso los equipos deportivos pueden mejorar su prestación si tienen un jugador feliz en su equipo, ¡y, cuanto más felices sean, mejor van a jugar!

Así que es mejor elegir pasar más tiempo con las personas que sacan lo mejor de ti, que te motivan, que creen en ti, que te capacitan, en lugar de las personas que te arrastran hacia abajo.

Mantente alejado de los vampiros de energía. Los pesimistas, los acusadores, los que se quejan. Las personas que siempre están juzgando o chismeando y hablando mal de todo.

La gente que te rodea puede ser el trampolín para motivarte, obtener valor y ayudarte a tomar las acciones correctas; pero, por otro lado, también pueden arrastrarte hacia abajo, agotar tu energía y actuar como frenos en el logro de tus objetivos de vida y de productividad.

No pases mucho tiempo con personas que no tienen nada que hacer y que quieren convencerte de que hagas como ellos, sobre todo para justificar su propia pereza. “Vamos a hacer un almuerzo de tres horas, terminamos antes hoy y vamos a por unas cervezas”. No hay nada en contra de ir a tomar unas cervezas con tus amigos, pero no bajes la guardia y analiza si es para hacer vida social o si estás perdiendo tu tiempo.

Si estás alrededor de personas negativas todo el tiempo te podrías convertir en una persona negativa y cínica con el tiempo. Ellos podrían querer convencerte para que te quedes donde estás y mantenerte estancado, porque valoran la seguridad y no les gusta el riesgo ni la incertidumbre.

Steve Jobs lo resumió en una frase:

“No dejes que el ruido de las opiniones de los demás ahogue tu propia voz interior”.

Será difícil crecer y prosperar si las personas que te rodean quieren convencerte de lo contrario.

Por desgracia, muchas veces son las personas más cercanas a ti las que te arrastran hacia abajo porque quieren protegerte. Entonces, ¿qué hacer si se trata de personas cercanas? Lo único en lo que debes enfocarte es en trabajar para convertirte en una mejor persona llena de energía. Por suerte, el contagio de las emociones funciona en ambos sentidos. Si eres feliz y lleno de energía, puedes infundir ese espíritu en las personas que te rodean.

Si el cambio en ellos no sucede pero aún así tú creces y te desarrollas, las personas negativas pronto se apartarán de ti porque ya no servirás a sus propósitos. Necesitan a alguien que comparta su negatividad y, si tú no lo haces, se buscarán a otra persona.

Si todo eso no funciona, tienes que preguntarte seriamente si debes comenzar a pasar menos tiempo con ellos o dejar de verlos en absoluto. Pero esa es una decisión que tienes que tomar tú. Yo siempre me separé de forma automática de las personas en mi vida que no me apoyaron, y nunca me arrepentí, aunque no fue fácil.

Una de mis frases favoritas es: “Si tus amigos y familiares no piensan que te has vuelto loco es que tus objetivos no son lo suficientemente grandes”.

Aquí tienes un pequeño ejercicio:

•   Haz una lista de todas las personas que tienes en tu vida y con quienes pasas tu tiempo: los miembros de tu familia, amigos, compañeros de trabajo, etc.

•   Analiza quién es positivo para ti y quién te arrastra hacia abajo.

•   Pasa más tiempo con las personas positivas y deja de ver a las personas tóxicas en tu vida –las que culpan a otros, las que se quejan– o, al menos, pasa menos tiempo con ellos.

•   Elige estar al lado de gente positiva que te apoya.

Trata tu cuerpo como un templo

La mayoría de nosotros decimos que la salud es lo más importante en nuestras vidas, sin embargo, muchas personas beben, fuman, comen comida basura, pasan la mayor parte de su tiempo libre en el sofá sin ningún tipo de actividad física o incluso toman drogas. ¿No es irónico?

Si adoptas algunos de estos pequeños hábitos saludables en tu vida, tu productividad probablemente será, al menos, el doble:

•   Deja de comer comida basura y sigue una dieta equilibrada para que tu cerebro tenga todos los nutrientes que necesita para producir un estilo de vida positivo.

•   Haz ejercicio regularmente y permanece o ponte en buena forma física.

•   Come más fruta y verdura.

•   Como menos carne roja.

•   Bebe al menos dos litros de agua cada día.

•   ¡Come menos cantidad!

•   Levántate temprano.

Haz ejercicio

Todos sabemos que es genial y, sin embargo, pocos de nosotros lo hacemos. En un estudio alucinante se demostró que el ejercicio físico realizado tres veces a la semana tenía en las personas deprimidas el mismo impacto que tomar antidepresivos. Pero no solo eso: la tasa de recaída entre las personas que hacían ejercicio era solo del 9% en comparación con más del 40% del grupo de estudio que tomó pastillas.

Creo que no te estoy contando noticias de última hora si te digo lo importante que es el ejercicio para ti. La mejor excusa para no hacerlo siempre es “no tengo tiempo”. Curiosamente, si inviertes tiempo en hacer ejercicio, vas a mejorar tu productividad y llegarás a tener más tiempo.

He aquí una lista de los beneficios que te traerá el hacer ejercicio de tres a cinco veces por semana.

•   Te mantendrás sano.

•   Te ayudará a perder peso, lo que mejorará tu salud y también hará que te veas mejor.

•   Te sentirás mejor y tendrás mucha más energía

•   Mejorará tu autoestima.

•   Dormirás mejor.

•   Reducirá el estrés.

Por otra parte, los estudios muestran que hacer ejercicio regularmente te hace más feliz, puede reducir los síntomas de la depresión, reduce el riesgo de enfermedades (corazón, diabetes, osteoporosis, colesterol alto, etc.), disminuye el riesgo de una muerte prematura, mejora la memoria, y mucho más. ¿Te apuntas?

Una última cosa: no te fuerces a hacer ejercicio, disfrútalo. Busca una actividad recreativa que se adapte a ti y que te guste hacer, como la natación, por ejemplo. Incluso caminar una hora al día puede marcar la diferencia.

Escucha tu música favorita

Una manera fácil de sentirte feliz y motivado al instante es escuchar tu música favorita. Esto aumentará tu productividad al instante. Haz una banda sonora con tus temas favoritos de todos los tiempos y escúchalos. ¿Por qué no hacer una lista de reproducción en el iPod, teléfono o PC y escucharla? ¡Pruébalo!

No sé tú, pero yo trabajo mucho mejor con música. Si estoy escribiendo, escucho música clásica o instrumental; y en ocasiones, cuando traduzco, escucho música electrónica cargada de energía de mis DJ de trance favoritos.

Despiértate temprano

El primer beneficio de levantarte una hora más temprano será ganar unas 365 horas al año. ¡365! ¿Quién dijo “no tengo tiempo”? Cuando mis clientes vienen diciéndome que no tienen tiempo, lo primero que les pregunto es cuántas horas de televisión están viendo. Esto, por lo general, les proporciona el tiempo que necesitan.

Pero aquellos que dejan de ver la televisión y todavía no tienen suficiente tiempo pueden ganar más tiempo levantándose una hora antes. Hay una energía muy especial en las horas de la mañana antes del amanecer. Mi vida cambió por completo desde que empecé a levantarme alrededor de las 5:30 o 6 de la mañana.

Suelo dar un paseo de media hora antes de que el sol se levante, de manera que en mi camino de regreso veo el sol naciente salir por el mar Mediterráneo. Esto es absolutamente fantástico y ya me pone en un estado de felicidad absoluta. Como consecuencia de ello me siento mucho más claro, enfocado, más tranquilo y relajado, y no empiezo el día ya corriendo y con estrés.

Y para aquellos que no viven junto al mar, una salida del sol en campos, bosques, o incluso en una gran ciudad, es igual de emocionante. Solo ve a verlo y luego me cuentas. Comenzar tu día así es muy beneficioso para tu felicidad y tranquilidad.

Otra gran ventaja de levantarse más temprano es que refuerza la autodisciplina y el respeto propio.

Todos estos beneficios de levantarse temprano tendrán un enorme impacto en tu productividad.

Muchos líderes exitosos fueron, y todavía son, miembros del “Club de la Mañana”. Por ejemplo, Nelson Mandela, Mahatma Gandhi, Barack Obama, y muchos más.

Se ha demostrado científicamente que seis horas debería ser suficiente sueño por noche emparejado con una siesta de 30 a 60 minutos por la tarde.

Tu frescura depende de la calidad de tu sueño, no de la cantidad, pero tienes que tratar de averiguar por ti mismo cuantas horas de sueño necesitas realmente. Pruébalo porque, una vez que lo averigües, tu calidad de vida va a mejorar mucho.

Recuerda que levantarte temprano es un nuevo hábito, por lo que tendrás que darle un poco de tiempo y no darte por vencido después de la primera semana si todavía te sientes cansado después de madrugar. Este hábito requiere de al menos tres a cuatro semanas para funcionar. Si no puedes levantarte una hora más temprano, prueba con media hora.

Y no olvides que tus actitudes, pensamientos y creencias acerca de levantarse una hora más temprano desempeñan un papel muy importante también. Para mí siempre fue intrigante cómo era tan difícil para mí levantarme a las 6:45 para ir a trabajar después de siete u ocho horas de sueño pero antes de las vacaciones solía dormir cuatro horas y me despertaba antes de que sonase la alarma y estaba totalmente fresco y con mucha energía.

Al final, levantarte o darle al botón de repetición es una decisión que tomas. Tú decides. ¿Cómo de importante para ti es tener más tiempo y un estilo de vida mejor?

Lee

“El hombre que no lee no tiene ninguna ventaja sobre el hombre que no sabe leer”, dice Mark Twain. Si lees durante media hora al día, esto son tres horas y media por semana y ¡182 horas al año! Eso es un montón de conocimiento a tu disposición. Uno de mis primeros objetivos por escrito durante mi formación como coach era “leer más” –no es muy específico, pero funcionaba–. Eso fue en un momento en el que no había leído un libro en años.

Ahora estoy devorando un promedio de dos libros a la semana. He aprendido más en los últimos tres años que en los 30 años enteros anteriores, incluyendo mis estudios de Empresariales y Comercio Exterior. Así que lleva siempre un libro contigo. Si sustituyes el hábito de ver la televisión o, mejor aún, de ver las noticias, por el de la lectura de un buen libro justo antes de irte a la cama, obtendrás además la ventaja adicional de tener una mente en paz.

Otro efecto secundario es que aumenta tu creatividad. Entonces, ¿a qué esperas? Haz una lista de seis libros que leerás en los próximos tres meses. Si no sabes qué leer, echa un vistazo a mi página web para obtener recomendaciones o mándame un correo. Pero haz esa lista ¡YA!

Tómate descansos

Podrías pensar que no necesitas descansos y prefieres trabajar 10 horas todos los días para ser más productivo. ¡Pues piénsatelo mejor! Si te niegas descansos o tiempo libre, realmente vas a ser menos productivo, porque cuando estás cansado eres mucho menos eficiente. También serás menos creativo y tomarás peores decisiones.

Tomate un descanso de vez en cuando y comprueba lo que hace por ti. Te darás cuenta de que vas a ser mucho más productivo de esa manera. Se recomienda tomar un descanso de entre cinco y quince minutos cada hora. Yo suelo tomar media hora de descanso cada dos horas, o de dos a tres horas después de trabajar cuatro horas de un tirón cuando estoy en un estado de flow.

Cambia tu postura

Este es un ejercicio de programación neurolingüística que proclama que, cambiando tu postura, también cambias tu mente. Las personas a las que les cuento esto por lo general piensan que estoy bromeando. Pero, antes de pensar que esto son tonterías, ¡pruébalo!

Cuando te sientes triste y deprimido, por lo general miras al suelo, tienes los hombros bajados y adoptas la postura de una persona triste, ¿verdad? Ahora prueba lo siguiente solo por un momento: ponte de pie, hombros arriba, el pecho hacia fuera y mantén la cabeza bien alta, incluso exagéralo mirando hacia arriba. ¿Cómo se siente? Si además sonríes, ríes y caminas con la cabeza bien alta, te darás cuenta de que te sientes mucho mejor. Es imposible sentirse triste caminando así, ¿verdad?

Y hay más investigaciones llevadas a cabo sobre este tema. Un estudio realizado por Brion, Petty y Wagner en 2009 encontró que las personas que estaban sentadas derechas tenían mayor confianza en sí mismas que la gente sentada encogida. También hay una charla TED fantástica de Amy Cuddy –además, una de las más vistas– que se llama El lenguaje corporal moldea nuestra identidad y que trata sobre la investigación que hizo junto con Dana Carney en la Universidad de Harvard.

El estudio ha demostrado que adoptar “posturas de poder” durante dos minutos crea un aumento del 20 por ciento de la testosterona –que aumenta la confianza– y una disminución del 25 por ciento en el cortisol –que reduce el estrés–. ¡Imagínate! Si tienes una presentación importante, una reunión o una competición, simplemente asume la postura de una persona segura durante dos minutos. Pon las manos en las caderas y extiende a tus pies –piensa en la Mujer Maravilla– o inclínate hacia atrás en una silla y extiende tus brazos. Mantén la postura durante al menos dos minutos y observa qué ocurre. Conmigo hace milagros cuando lo hago antes de realizar presentaciones o salir en la radio o en la televisión.

5 - Celebra tus victorias

“Celebra aquello de lo que deseas ver más”, dice Thomas Peters. En tu camino hacia una mayor productividad y hacia el alcance de tus objetivos, también es importante estar al tanto de tu progreso.

Párate de vez en cuando y celebra tus victorias. Celebra que has llegado más lejos de donde estabas la semana pasada. Celebra que has tachado muchas cosas de esa lista tuya de tareas pendientes. Celebra que ya no coges el teléfono durante dos horas los martes y que trabajas mucho más centrado durante ese tiempo.

Si deseas escribir un libro, celebra cada 2.000 palabras que hayas escrito. ¡No dejes que tus pequeñas victorias pasen inadvertidas! Esto te ayudará a mantenerte motivado. Cada paso de acción completado merece la pena ser celebrado.

No tienen por qué ser cosas grandes. Puedes celebrar con un paseo en la naturaleza o tomándote una mañana libre yendo a un museo. O una noche en el cine solo o con tu pareja. Sé creativo, ¡pero celebra!

6 - Toma el control

Se ha demostrado científicamente que tendrás más éxito, y por lo tanto serás más productivo, si adoptas la creencia de que tienes el control sobre tu vida. Si eres estudiante, serás más feliz, obtendrás mejores calificaciones y tendrás más motivación para seguir la carrera que realmente quieres; si eres empleado, sentirte en control hará que trabajes mejor y que estés más satisfecho con tu trabajo.

Solo hay una persona responsable de tu vida y esa eres tú. Eres el diseñador de tu vida y de tu productividad. No lo son tu jefe, ni tu pareja, ni tus padres, ni tus amigos, ni tus clientes, ni la economía, ni el clima. ¡Eres TÚ!

Si no tienes tiempo en tu vida es que estás tomando decisiones equivocadas. No son ellos que te llaman cada vez que les da la gana, eres tú el que toma la llamada.

No son ellos siempre dándote trabajo extra, eres TÚ teniendo demasiado miedo de poner límites y de decir “lo siento, no puedo asumir esta tarea”.

No son ellos que te distraen de tu trabajo, eres TÚ dejando que te distraigan.

El día en que dejas de culpar a los otros por todo lo que sucede en tu vida, ¡todo cambia!

Asumir la responsabilidad de tu vida es tomar las riendas de tu vida y convertirte en el protagonista de la misma. Es una de las experiencias más liberadoras que puedas tener.

La ciencia ha demostrado que creer que tienes el control conduce al éxito en casi todos los aspectos de tu vida y no solo en tu trabajo. Vas a ser mucho más feliz, tendrás menos estrés en el trabajo y estarás más motivado, lo que es la fórmula perfecta para aumentar tu productividad.

Lo divertido es que los psicólogos descubrieron que, para cosechar todos estos beneficios, incluso no importa mucho si realmente tienes ese control, es más importante que creas que lo tienes. Eso no es una sorpresa teniendo en cuenta cómo tus creencias, expectativas y actitudes dan forma a tu experiencia del mundo.

En lugar de ser una víctima de tus circunstancias, obtienes el poder de crear tus propias circunstancias o, al menos, el poder de decidir cómo vas a actuar frente las circunstancias que la vida te presenta.

No importa lo que pase en tu vida, lo que importa es qué actitud adoptas hacia lo que te pasa. Y la actitud que adoptas es elección tuya.

Si culpas a los demás por no tener el tiempo suficiente, ¿qué es lo que tiene que ocurrir para que encuentres más tiempo? Exacto. ¡Todos los demás tendrían que cambiar! Y eso, amigo mío, no va a suceder.

Si eres el protagonista, TÚ tienes el poder de cambiar las cosas que no te gustan en tu vida. Tienes el control sobre tus pensamientos, acciones y sentimientos. Tienes el control de tu tiempo y de la gente con quien pasas tu tiempo.

Si no te gustan tus resultados, cambia tus pensamientos, emociones y expectativas. Deja de reaccionar a las actitudes de los demás y empieza a responder. Reaccionar es automático, responder es elegir conscientemente tu respuesta.

No dependes de factores externos. La vida pasa, pero tú eliges tu comportamiento. Gracias a las opciones y el poder de la elección, las soluciones a tus problemas no están en el exterior. Tu éxito solo depende de ti. Cuanto antes asimiles esta verdad, mejor estarás.

Sí. A la gente buena le pasan también cosas malas. Pero aún así puedes elegir sacar algo bueno de esas circunstancias.

Actúa donde tengas el control y acepta donde no lo tengas. Sobre todo no pierdas tu tiempo en temas que están fuera de tu control.

La víctima dice “cada cosa mala de mi vida es culpa de los demás”, pero si no eres parte del problema entonces tampoco puedes ser parte de la solución. En otras palabras, si el problema es causado por el exterior la solución también está en el exterior.

Así que, una vez más, incluso si no tienes el control sobre los estímulos que el entorno te envía continuamente, tienes la libertad de elegir tu comportamiento para afrontar la situación.

La persona con mentalidad de víctima solo reacciona, siempre se cree inocente y constantemente culpa a otros por la situación de su vida mientras utiliza el pasado como justificación y pone sus esperanzas en un futuro que, milagrosamente, aportará soluciones a todos los problemas o un cambio en aquellos que están causando los problemas. Esto es muy arriesgado y casi seguro que ni lo uno ni lo otro va a suceder.

En cambio, el protagonista sabe que él es responsable, elige un comportamiento adecuado y se rinde cuentas a sí mismo de sus responsabilidades. Usa el pasado como una valiosa experiencia de la que aprende, vive en el presente donde ve constantes oportunidades para el cambio y decide ir tras sus metas futuras.

La pregunta más importante es: “¿Quién vas a elegir ser mediante tus acciones cuando la vida te presente estas circunstancias?”

Elecciones y decisiones

Tu vida es el resultado de las decisiones que tomaste. ¿Qué sientes sobre esto? ¿Lo crees? Es importante que a partir de ahora seas consciente del poder que tienes sobre tu vida tomando decisiones.

Cada decisión, cada elección, tiene una importante influencia en tu vida. De hecho, tu vida es un resultado directo de las elecciones y decisiones que has hecho en el pasado, y cada elección conlleva una consecuencia.

Lo más importante es tomar decisiones. Si la decisión es correcta o incorrecta es secundario. En poco tiempo verás resultados que te ayudará a progresar. Una vez que hayas tomado una decisión, quédate con ella y acepta las consecuencias. Si estaba mal, aprende de ella y perdónate sabiendo que, en ese momento y con el conocimiento que tenías, era la decisión correcta y la mejor que podías tomar.

Tu actitud + tus decisiones = tu vida

Victor Frankl fue un psicólogo judío que estuvo preso en los campos de concentración alemanes durante la Segunda Guerra Mundial. Perdió a toda su familia excepto a su hermana. En estas terribles circunstancias se dio cuenta de lo que él denomina “la última libertad humana” que ni siquiera los carceleros nazis le podían quitar. Ellos podían controlar sus circunstancias externas pero, en última instancia, fue él quien ELIGIÓ CÓMO estas circunstancias iban a afectarle.

Se dio cuenta de que, entre un estímulo y la respuesta, había un pequeño espacio en el tiempo en el que él tenía la libertad de ELEGIR SU RESPUESTA. Esto significa que, incluso si no puedes controlar las circunstancias que la vida te presenta, siempre puedes elegir tu respuesta, decidir cómo hacer frente a estas circunstancias y, de esta manera, conseguir un enorme impacto en tu vida.

En otras palabras, lo que nos hace daño no es lo que nos sucede sino nuestra respuesta a lo que nos sucede. Lo más importante es CÓMO respondemos a lo que nos sucede en nuestras vidas y eso. Al fin y al cabo, es una elección.

¿Quieres tener más tiempo? Toma mejores decisiones sobre con quién te relacionas, cómo planificas tu trabajo, cuántos favores haces a los demás, qué llamadas de teléfono coges, cuáles no, y así sucesivamente. Ahora tienes el conocimiento que necesitas para convertirte en una máquina de la productividad y encontrar un montón de tiempo. La decisión de aplicar este conocimiento es tuya. No hay excusas.

7 - Sonríe más

¡Sonríe! Incluso si no te sientes con ganas de sonreír. Sonriendo mejoras la calidad de tu vida, la salud, las relaciones... y tu productividad. Se ha comprobado que cada pequeña inyección de felicidad mejora tu rendimiento en el trabajo y tu productividad.

Si no lo haces ya, empieza a sonreír conscientemente hoy. Está confirmado que reírse y sonreír es muy bueno para tu salud. La ciencia ha demostrado que reír o sonreír mucho diariamente mejora tu estado mental y tu creatividad. ¡Así que ríete más!

Adopta el hábito de ver al menos una hora diaria de comedias, u otras cosas que te diviertan, y ríete hasta que te caigan las lágrimas. Te sentirás mucho mejor y lleno de energía una vez que comiences este hábito. ¡Pruébalo!

Tara Kraft y Sarah Pressman, de la Universidad de Kansas, demostraron que la sonrisa puede alterar tu respuesta al estrés en situaciones difíciles. El estudio demostró que puede ralentizar tu ritmo cardíaco y disminuir los niveles de estrés, incluso si no te sientes feliz.

Se ha demostrado que no solo tu fisiología influye en tus emociones, sino que también ocurre a la inversa. Sonreír envía una señal al cerebro de que las cosas están bien. Haz la prueba la próxima vez que te sientes estresado o abrumado y dime si funciona.

Si piensas que no tienes ninguna razón para sonreír, sostén un bolígrafo o un palillo con los dientes. Esto simula una sonrisa y podría producir los mismos efectos.

Si necesitas aún más incentivos para sonreír, busca el estudio realizado en la Universidad de Wayne sobre la sonrisa que ha encontrado una relación entre la sonrisa y la longevidad.

Cuando sonríes todo tu cuerpo envía al mundo el mensaje de que la vida es genial. Los estudios demuestran que las personas que sonríen son percibidas como más seguras y se confía más en ellas. La gente simplemente se siente bien alrededor de ellas.

Otras ventajas de la sonrisa son:

•   Tu cuerpo segrega serotonina (nos hace sentir bien).

•   Tu cuerpo segrega endorfinas (disminuyen el dolor).

•   Reduce la presión arterial.

•   Aumenta la claridad mental.

•   Estimula el funcionamiento del sistema inmunológico.

•   Da una visión más positiva de la vida –intenta ser pesimista mientras sonríes y verás–.

8 - Fíngelo hasta convertirte en ello

Hay mucha verdad en las palabras de William James: “Si quieres obtener una cualidad, actúa como si ya la tuvieses.”

¡Fíngelo! Actúa como si ya fueses productivo. Actúa como si ya tuvieses la calidad de vida, el estilo de vida, el trabajo que una persona productiva tiene.

Si quieres ser más productivo tienes que empezar a actuar como si ya lo fueras. Habla como una persona productiva, camina como una persona productiva, ten la postura de una persona productiva.

Tu subconsciente no puede diferenciar entre la realidad y la imaginación. Utiliza esto en tu ventaja actuando como si ya tuvieses la fortaleza, el rasgo de carácter, etc. En programación neurolingüística y coaching, a esto se le llama modelado.

Una buena manera de tener éxito y ser productivo es observar y copiar a personas que ya son exitosas y productivas. Si ellos lo han hecho, tú también puedes hacerlo. Si te fijas verás que las personas de mayor éxito son, a menudo, también los más productivos.

¡Y funciona! Es lo que yo hice. Me hice productivo estudiando y utilizando todos los trucos que las personas exitosas y productivas explican en sus libros y conversaciones. Y mírame ahora. Hace seis o siete años no era ni productivo ni organizado en absoluto, y hoy estoy escribiendo un libro sobre la productividad.

Empieza a actuar “como si” y observa qué pasa. ¡Fíngelo hasta que te conviertas en ello!

9 - Tu actitud

Tu actitud es crucial para todo, incluyendo tu gestión del tiempo. Puede cambiar tu forma de ver las cosas de manera espectacular y también tu manera de enfrentarte a ellas. Vas a sufrir menos en la vida y en tu trabajo si aceptas las reglas del juego. La vida está hecha de risas y lágrimas, luces y sombras. Tienes que aceptar los malos momentos cambiando tu forma de mirarlos. Todo lo que te sucede es un reto y una oportunidad al mismo tiempo.

Siempre mira el lado positivo de las cosas que te trae la vida, incluso en las peores situaciones. A veces tardarás algún tiempo en descubrirlo, pero hay algo bueno escondido en cada mal. Tómate un momento, mira hacia atrás y verás que es cierto. Tu pareja te dejó y estabas hecho polvo, pero hoy eres más feliz que nunca con tu nuevo amor. Un negocio se echó a perder, pero hoy estás contento de que fuese así porque se presentó una oportunidad incluso mejor. La vida es una sucesión de momentos, algunos felices y otros tristes, y depende de ti hacer lo mejor de todos y cada uno de esos momentos.

Hace muchos años todos los gurús del éxito y pensadores positivos lo describieron de esta manera: “Si la vida te da un limón, añade azúcar y haz limonada”. Los lectores más jóvenes quizás dirían que si la vida te da un limón, pide un poco de sal y tequila. Entiendes lo que quiero decir, ¿no?

Así que permítete cometer errores y aprender de ellos. Admite que hay cosas que no sabes. Atrévete a pedir ayuda y deja que otras personas te sorprenden con la ayuda que te ofrecen.

Diferencia entre lo que has hecho en tu vida hasta ahora y lo que quieres hacer o, mejor aún, lo que harás a partir de ahora.

Ahora sal y recupera tu vida. Puedes hacerlo y, por encima de todo, te lo mereces.

10 - Cuidado con tus palabras

“Lo único que te impide conseguir lo que quieres es la historia que te sigues contando a ti mismo.”

Tony Robbins

¡Cuida tus palabras! No las subestimes, son muy poderosas. Las palabras que usamos para describir nuestras experiencias se convierten en nuestras experiencias. Es probable que te hayas encontrado con una situación o dos en tu vida donde las palabras habladas hicieron mucho daño. Y esto es cierto no solo al hablar con otras personas sino también al hablar contigo mismo. Sí, esa pequeña voz en tu cabeza, justo la que acaba de preguntar “¿voz?, ¿qué voz?”.

Las palabras pueden afectar tanto a tu rendimiento como al rendimiento y la forma de pensar de los demás. ¿Recuerdas el efecto Pigmalión? Lo que esperas de ti mismo o de otras personas se transmite por tus palabras, y tus palabras tienen un efecto muy poderoso no solo en tus resultados sino también en los resultados de tus amigos, colegas o familiares.

Eres lo que te dices a ti mismo todo el día. Tu diálogo interior es como la sugerencia repetida de un hipnotizador. ¿Te quejas mucho de no tener tiempo? ¿Qué historia te estás contando a ti mismo?

Si te vas diciendo a ti mismo que nunca tienes tiempo, me temo que eso es lo que encontrarás en tu mundo.

Por otro lado, si dices que siempre encuentras tiempo y que eres una persona muy productiva, lo vas a reflejar y tu entorno exterior se adaptará. Por supuesto, solo hablar no es suficiente. Tienes que actuar y aplicar algunos de los trucos de gestión del tiempo que has aprendido ya a estas alturas.

Tu diálogo interior tiene un gran impacto en tu autoestima. Así que ten cuidado cuando te describes a ti mismo: “soy un vago”, “soy un desastre”, “nunca seré capaz de hacer eso”, “es que no logro terminar las cosas a tiempo”, o, mi favorito, “estoy cansado”, porque, por supuesto, cuanto más te digas que estás cansado, más cansado estarás.

Observar tu diálogo interno es muy importante. La manera de comunicarte contigo mismo cambia lo que piensas sobre ti mismo, lo que a su vez cambia cómo te sientes consigo mismo, lo que cambia la forma de actuar y esto influye, en última instancia, en tus resultados y en la percepción que los demás tienen de ti.

Mantén positiva la conversación contigo mismo, como “quiero lograr ser muy productivo”, “quiero tener un montón de tiempo libre”, “Dios, que bueno estoy”, porque tu mente subconsciente no entiende la pequeña palabra “NO”. Ve tus palabras como IMÁGENES.

¡No pienses en un elefante rosa!

¿Ves? Apuesto a que te imaginabas un elefante rosa. Y voy a repetirme: por favor, céntrate en lo que quieres. Ten en cuenta que tus palabras, y especialmente las preguntas que te haces a ti mismo, tienen una gran influencia en tu realidad. Yo les digo a mis clientes de coaching que nunca me digan que no tienen tiempo, en su lugar siempre preguntan “¿cómo puedo encontrar más tiempo?” o “¿cómo puedo hacer más cosas?”.

Si te preguntas “cómo”, tu cerebro busca una respuesta y la encuentra. Lo bueno es que realmente puedes cambiar tu vida cambiando tu lenguaje, hablándote de una manera positiva y empezando a hacerte preguntas diferentes.

¿Por qué esperar? Comienza haciéndote preguntas diferentes ¡ahora!

Las dos palabras poderosas: “¿Y si…?”

“Nuestras expectativas no solo afectan a la forma en que vemos la realidad, también afectan a la realidad misma.”

Dr. Edward E. Jones

¡Siempre espera lo mejor! La vida no siempre te da lo que quieres pero seguro que te da lo que esperas. ¿Esperas el éxito? ¿O pasas la mayor parte de tu tiempo preocupándote por el fracaso?

Tus expectativas sobre ti mismo y sobre otros provienen de tus creencias subconscientes y tienen un enorme impacto en tus logros. Tus expectativas influyen en tu actitud, y tu actitud tiene mucho que ver con tu productividad. También afectan a tu disposición a actuar y todas tus interacciones con los demás.

Muchos de nosotros sabemos todo esto y, sin embargo, la mayoría de nosotros esperamos resultados negativos cuando nos hacemos una de las preguntas favoritas de la mente: “¿Y si…?”

Al hacerla, a menudo nos centramos en lo que no funciona: “¿y si no funciona?”, “¿y si las cosas que Marc escribe no dan resultado?”, “¿y si no logro hacer el trabajo?”, “¿y si nunca encuentro tiempo?”.

Sin embargo, eso no hace que nos sintamos bien porque no es bueno centrarse en lo que tememos. ¿Por qué no darle la vuelta y cuestionarse cada pensamiento limitante o negativo?: “¿y si es verdad?”, “¿y si esto funciona de maravilla?”, “¿y si este libro cambia mi vida?”, “¿y si esto funciona?”, “¿y si termino este proyecto antes de tiempo?”, “¿y si por fin encuentro tiempo?”.

El simple ajuste en la forma de hacerte preguntas transforma tu energía y obtienes las respuestas adecuadas. Cambia tu forma de pensar y tu diálogo interno.

De repente empiezas a hacerte preguntas “¿Y si…?” positivas en lugar de negativas. Los beneficios de cambiar tu forma de pensar serán los siguientes:

•   Tendrás menos estrés, menos miedo y menos ansiedad.

•   Te sentirás más tranquilo.

•   Tu nivel de energía subirá.

•   Serás el creador de tu propia experiencia.

¡Pruébalo! ¿Cómo te sentías hace un momento leyendo las preguntas positivas? Escribe una lista de todos tus miedos y todos tus “¿Y si…?” negativos y luego dales la vuelta.

 11 - El síndrome de estar quemado

El síndrome de estar quemado o burnout se apodera de tu vida de manera silenciosa. Observa muy de cerca si notas los siguientes síntomas:

•   Trabajas más y más horas y cada vez haces menos.

•   Has dejado de dormir bien.

•   Comienzas a odiar lo que haces y te preguntas si todo vale la pena.

•   Estás sentado delante del ordenador el día entero y al final del día te das cuenta de que no has hecho nada.

•   Lo que solías hacer en horas ahora tarda días.

Solo hay una línea muy delgada entre trabajar mucho en tu negocio o tu carrera estando motivado para darlo todo y quemarte poco a poco sin ni siquiera darte cuenta al principio. Cuando notas que solo te arrastras de día en día y has perdido la alegría de trabajar en tu negocio o en tu trabajo, podrías estar en a punto de cruzar esa línea.

Hazte las siguientes preguntas:

¿Has perdido tu entusiasmo?

¿Terminas muchas menos tareas que antes?

¿Se te acaban las ideas y el ímpetu?

¿Tienes dificultades para levantarte por la mañana para ir al trabajo, o incluso has llegado a odiarlo?

Si tu respuesta a una o más de estas preguntas es un sí, entonces es mejor que echas un buen vistazo a ver si te estás quemando.

Mucha gente piensa que, con el fin de construir su negocio o su carrera, tienen que trabajar veinte horas al día y que no pueden tomar un día o un fin de semana libre. Podríamos pensar que hay algo de verdad en ello, pero, por desgracia, es también la vía rápida al agotamiento y al síndrome del burnout.

Recuerda que tomar descansos de vez en cuando y liberar los fines de semana no dañará tu productividad. ¡En realidad la impulsará!

Hay una diferencia abismal entre hacer horas y malgastarlas. Tomando descansos cortos de vez en cuando te revitalizarás y después trabajarás mucho más y mejor. También te harás más creativo, obtendrás nuevas ideas, serás más feliz y, por lo tanto, más capaz de hacer frente a los obstáculos en tu camino. Incluso iría tan lejos como para decir que no tomarse tiempo libre es como malgastar el tiempo de trabajo.

No trabajes 60 horas por semana pensando que una vez que tengas éxito podrás trabajar menos horas. Empieza a trabajar menos horas y a tomar descansos. Tendrás éxito más rápido.

Utiliza tantos trucos como puedas de este libro para reducir tus horas. Apuesto a que la mayoría de los que lean este libro son capaces de reducir sus horas a la mitad. Por supuesto, hay que trabajar mucho, pero siendo productivo puede que no tengas que dedicar tantas horas sino simplemente aprovechar al máximo las horas. ¡Recuerda aquello que dijo Pareto!

Cuando notes que no estás rindiendo tanto como deberías, te percates que olvidas cosas o sientas que simplemente estás mirando a la pantalla del ordenador durante horas sin hacer nada, es el momento de tomarte un descanso.

Cómo evitar el burnout

1. Tómate tu tiempo libre cada semana. Hazlo al menos durante un día completo.

2. Duerme lo suficiente. La mayoría del tiempo es mejor irse a la cama antes de medianoche y levantarse temprano al día siguiente. Si trabajas hasta las 2 de la mañana, por lo general serás menos productivo al día siguiente. Sin embargo, esto también depende de tu ritmo. Si eres de trabajar por las noches quizás te funcione muy bien. Eso es algo que tienes que probar por ti mismo. Lo importante es que, en cualquier caso, duermas lo necesario o, si no, la falta de sueño sin duda acelerará tu agotamiento.

3. Cuídate mucho. Lee un buen libro, vete al cine, vete al spa, mira una salida del sol, date un paseo, siéntate al lado del agua, tomate un baño de burbujas, etc. Tratándote bien a ti mismo harás milagros con tu productividad y, como efecto secundario positivo, incrementarás la confianza en ti mismo y tu autoestima.

4. Descarta proyectos. ¿Te acuerdas de Pareto? Averigua qué 20% de tus proyectos te están aportando el 80% del dinero y descarta el resto. Descarta los proyectos que te cuestan mucho tiempo, exigen demasiado esfuerzo y traen relativamente poco dinero. Sé selectivo con qué nuevos proyectos aceptas. Si te ofrecen un proyecto que no te conviene demasiado, dobla el precio. Y si aún así te dan el proyecto, externaliza la mayor parte.

IV
Resumen

1 - Pongamos en práctica las herramientas

Gestión de tu tiempo.

•   Invierte un par de horas definiendo exactamente lo que quieres hacer.

•   Planifica. Tómate 15 minutos el día anterior o 15 minutos antes de empezar tu día para planificar.

•   Prioriza.

•   Haz lo incomodo primero.

•   Bloquea tiempo y aprende a decir “no”

•   Agrupa tareas similares (batching).

•   Utiliza una lista de tareas.

•   Mantén un registro de interrupciones.

•   Haz un seguimiento de tu tiempo durante al menos una semana.

Conflictos.

•   Escucha con la intención de comprender, no con la intención de responder.

•   Negocia situaciones “ganar-ganar”.

•   Busca la colaboración en lugar de la confrontación.

•   Estate dispuesto a dar el primer paso.

•   Explica qué necesitas y por qué y deja que la otra persona vea cómo te puede ayudar.

•   Respira profundamente.

•   Recuerda: “no vemos el mundo como es, sino como nosotros somos”.

Organizar tu correo electrónico.

•   Encuentra el tiempo necesario para una profunda organización de tu bandeja de entrada.

•   Crea carpetas de acuerdo con tus necesidades.

•   Mueve todos los mensajes de correo electrónico que tengan una antigüedad de un mes a una “carpeta temporal”. Si no los has tocado en seis meses, elimínalos.

•   Divide el proyecto en pequeñas tareas. Trabaja con tus correos electrónicos una hora cada día.

•   Comprométete a volver a casa con tu buzón de correos electrónicos limpio todos los días.

•   Recuerda las opciones que tienes con cada correo: hacerlo ahora, archivarlo para más tarde, delegarlo, archivarlo como referencia o eliminarlo.

•   Cuanto más pospones esta tarea, peor se pone.

•   Gestiona los correos electrónicos que vienen de otras partes del mundo a primera hora de la mañana.

•   Avisa a tu equipo de que solo te pongan copia de los correos electrónicos que son realmente importantes.

•   Utiliza Skype (o algo similar) para gestionar asuntos que suelen ser distribuidas en varios correos.

•   Asigna al menos una mañana o una tarde para trabajar sin interrupciones.

Trabajar más rápido.

•   Establece metas y asigna tiempo para cada asunto.

•   Comprométete a mantener los tiempos asignados.

•   Evita distracciones.

•   Agrupa tareas similares.

•   Reserva tiempo para tus tareas y no permitas interrupciones.

•   Aprende a decir “no”.

•   Concéntrate en tus metas, visualiza los resultados, prioriza.

•   Recuerda el principio de Pareto: el 20% de tu esfuerzo dará un 80% de tus resultados.

¿Demasiado trabajo?

•   Define prioridades. Haz una matriz de gestión del tiempo.

•   Asigna tiempo para tus tareas más importantes y cúmplelo.

•   Comprueba si todo lo que tienes que hacer es necesario. ¿Puedes delegarlo? ¿Automatizarlo?

•   ¿Necesitas hablar con tu jefe acerca de tu carga de trabajo?

Cuando dependes de otros.

•   Escribe lo que necesitas de la otra persona.

•   Escribe cómo las acciones de esa persona afectan a tu retraso.

•   Piensa de antemano cómo llegar a una solución. Presenta alternativas.

•   Utiliza lenguaje positivo.

•   Ten una reunión con la persona o llámala.

•   Sé honesto, educado y comprensivo.

•   Si la persona ignora tu petición, habla con tu jefe.

¿Cómo lidiar con las interrupciones?

•   Aprende a decir “ahora no” de manera amable y programa tiempo para más tarde.

•   Informa a tus compañeros de trabajo que les agradecerás que respeten tu “tiempo sin interrupciones”.

•   Utiliza auriculares.

•   Vete a un sitio donde no se te puede interrumpir.

•   Deja que las llamadas vayan al buzón de voz.

•   Negocia con un compañero para que coja tus llamadas cuando estés ocupado.

•   Analiza si realmente es necesario que vayas a todas las reuniones a las que estás invitado.

•   Ayuda a los demás, pero no lo conviertas en un hábito permanente.

Cuando todo es urgente.

•   Prioriza y comprueba la importancia de cada tarea.

•   Si llegas al punto en el que todo es urgente, tu carga de trabajo debe ser revisada.

•   Analiza por qué todas tus tareas son urgentes: ¿Estás postergando? ¿Estás organizado? ¿Tus compañeros de trabajo están organizados? ¿Hay algún problema técnico?

•   Evita saltar entre tareas.

•   Explica con voz calma que estás terminando la tarea 1 y que, cuando esté terminada, pasarás a la tarea 2.

•   Explica amablemente cuándo completarás la tarea. La gente no quiere escuchar que estás ocupado, lo que quiere es saber cuándo habrás terminado sus cosas.

Gestionando distracciones.

•   Haz una lista de las tareas que tienes que hacer durante el día.

•   Prioriza.

•   Comprométete a terminar tus tareas antes de que termine la jornada.

•   Recompénsate por terminar tareas.

•   Pregunta a un compañero si te puede ayudar a lograr el objetivo del día.

•   Desconecta tus teléfonos.

•   Desconecta todo lo que te distraiga. Trabaja sin distracciones al menos una hora al día. Si puedes más horas, mejor.

Consistencia y compromiso en la implementación.

•   Da un pequeño paso cada día. Si fallas, no te machaques, vuelve a intentarlo el próximo día.

•   Recuerda que nadie lo hará por ti.

•   Haz la tarea más incómoda a primera hora de la mañana, todos los días, durante una semana y comprueba los resultados.

•   Recompénsate.

•   Utiliza las herramientas que te resulten más fáciles (listas, agrupar tareas, etc.)

Multitarea.

•   Evita la multitarea. Muchos estudios muestran que hacer varias cosas a la vez es menos productivo.

•   Utiliza la matriz de gestión de tiempo y haz una cosa a la vez.

•   Necesitas disciplina. Evita comprobar tus correos electrónicos constantemente, no contestes mensajes o llamadas privadas, no te distraigas haciendo cosas que no son importantes.

•   Planifica tu día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas y cumple con ellos.

•   Cada vez que termines una tarea, tómate un descanso y luego avanza a la próxima tarea.

Entorno ruidoso.

•   Utiliza tapones para los oídos.

•   Cámbiate a un espacio más tranquilo.

•   Ponte auriculares –como estoy haciendo yo mientras escribo este capítulo en el tren–.

•   Haz las cosas importantes muy temprano en la mañana, al mediodía o en la noche.

•   Si la cosa se pone realmente fea, date un paseo para reordenar tus pensamientos.

Miedo a cometer errores.

•   Todos estamos en un proceso de aprendizaje constante, así que ¡pide ayuda! Tu jefe te lo agradecerá.

•   Recuerda que es mejor estar nervioso una vez que arrepentirse después.

•   Si ocurre lo peor, tómatelo con filosofía y piensa que aprendemos más de nuestros errores.

•   Habla con tu jefe y explícale en qué áreas necesitas ayuda (formación, mentoring, coaching, etc.)

Dificultades con el seguimiento de tus clientes.

•   Utiliza una agenda electrónica.

•   Programa el seguimiento de la misma manera que programas una reunión o cualquier otra tarea.

•   Pon una alarma en tu teléfono.

•   Anota el problema de tu cliente como tarea y asegúrate de hacer seguimiento.

Si tienes demasiada curiosidad como para no comprobar los correos electrónicos entrantes.

•   Desconecta el sonido de notificación de los correos entrantes.

•   Asigna tiempos determinados durante el día para acceder tu cuenta de correo.

•   Comprométete a no comprobar tu correo electrónico. Nadie puede obligarte a hacer lo que no quieres hacer.

•   Recompénsate cuando te abstengas de echar un vistazo a la bandeja de entrada.

•   Mantén un registro del tiempo que pasas entrando y saliendo para ver tus correos electrónicos y compáralo con el tiempo que utilizas cuando te concentras en tus tareas y solo miras tu correo electrónico unas pocas veces al día.

Demasiadas reuniones.

•   Evalúa si realmente tienes que acudir todas las reuniones.

•   Si asistes, ¿tienes que estar presente durante toda la reunión?

•   Trata de programar días sin reuniones para concentrarte en tus otras tareas.

•   Delega la asistencia a reuniones u otras tareas.

2 - Recomendaciones finales

Quiero que tengas en un solo capítulo todo lo que te hace perder el tiempo. Este es un pequeño resumen de los ladrones del tiempo más peligrosos y cómo gestionarlos. He añadido esta sección para asegurarme de que realmente consigues llevar tu productividad al siguiente nivel. Si gestionas estas pérdidas de tiempo efectivamente, no dañarán tu productividad.

Correo electrónico.

•   Desactiva las notificaciones de correos electrónicos entrantes, aumentará tu productividad –recuerda que cada sonido o vibración es una distracción que te cuesta entre siete y 25 minutos–.

•   Ponte un tiempo fijo durante el día y establece un límite de tiempo para comprobar tu correo electrónico. Por ejemplo, tres veces al día durante media hora. por la mañana, tarde y noche.

•   En aquellos correos electrónicos que necesites más tiempo para responder, envía a la persona un mensaje rápido como: “He recibido su mensaje y le enviaré una respuesta detallada más adelante”. Añádelo a tu lista de tareas.

•   Organiza tu buzón de correos entrantes.

•   Ten cuentas diferenciadas para tu correo electrónico personal y el de trabajo de modo que los correos electrónicos personales no te distraigan.

•   Crea un mensaje de “estoy fuera de la oficina” que indique al emisor que has recibido su correo electrónico y que vas a ocuparte lo más rápido posible.

•   Crea plantillas de correo electrónico para aquellos textos repetitivos que envías más a menudo.

Internet.

A menudo, vas a Internet para buscar un poco de información y, antes de que te des cuenta, es la hora de la comida y has pasado dos horas mirando vídeos aleatorios de YouTube. Es muy fácil perderse en el espacio infinito de internet.

•   La mejor solución es mantenerte alejado de la web. Si de todos modos tienes que ir a Internet, mantén tu meta en la mente. ¿Qué información específica estás buscando? ¿Qué tarea quieres realizar?

•   Desconéctate de tus redes sociales. Punto.

•   Desactiva en tu smartphone las notificaciones de las aplicaciones de redes sociales.

•   Utiliza tu tiempo libre o tu tiempo de inactividad para las redes sociales. Por ejemplo, puedes responder a mensajes con tu dispositivo móvil mientras estás esperando en la cola del supermercado. Yo suelo hacer mis publicaciones en las redes sociales en el tren a Barcelona. Si utilizas redes sociales para tu trabajo, programa tiempo para ello y mantente alejado de ellas cuando no está programado.

Llamadas telefónicas.

No todas las llamadas son importantes y no tienes que coger el teléfono cada vez. Aunque de vez en cuando es posible que no tengas otro remedio que hacerlo.

•   Maximiza tu productividad yendo directo al grano cuando te llamen. Cuando llames tú, debes saber exactamente lo que quieres lograr con la llamada.

•   Deja que la llamada se vaya a tu buzón de voz y notifica a la gente cuándo pueden esperar una respuesta.

•   Programa un tiempo para devolver tus llamadas.

•   Redirige las llamadas entrantes a un compañero durante un tiempo determinado. El compañero puede informar a la persona que llama cuándo puede llamarte de nuevo o cuándo devolverás la llamada. Haz lo mismo por tu compañero para que él también pueda ser más productivo.

Reuniones.

Mi opinión: sáltatelas o no las convoques –se nota que he sido afectado por reuniones poco productivas–. Si no eso no es posible, ten el mínimo número de reuniones y hazlas lo más cortas posible.

•   Deja claro cuando empieza y cuando termina la reunión.

•   Haz que todo el mundo sepa cuál es el objetivo de la reunión.

•   Mantente enfocado en las cosas importantes e informa a la gente de lo que tiene que hacer antes de asistir a la reunión.

•   Haz reuniones caminando o de pie. Suelen terminar más rápido. Además, suelen ser más creativas.

•   Utiliza Google Hangouts, Zoom o Skype si es posible en vez de reunirte en persona.

Compañeros de trabajo.

Hay varias formas de gestionar a los compañeros de trabajo si estos son una distracción.

•   Aíslate físicamente cerrando la puerta de tu oficina o utilizando auriculares.

•   Di “no” a las solicitudes hasta que tengas tus tareas bajo control.

•   Dile a la gente cuándo estás ocupado y cuándo te pueden interrumpir.

•   Ofréceles ayudarles en otro momento.

Tareas varias.

Hay algunas tareas que tienen que hacerse sí o sí. Aquí tienes cuatro maneras de deshacerte de ellas:

•   Eliminarlas.

•   Delegarlas.

•   Externalizarlas.

•   Automatizarlas.

Y, por supuesto, no dejes que tus compañeros de trabajo, familiares o amigos te encarguen hacer sus tareas. Si te dedicas a ser el que le saca las castañas del fuego a todo el mundo, nunca encontrarás tiempo. Punto. Hacer los tareas “urgentes” para otros es una enorme pérdida de tiempo. Y si encima eres el buenazo que hace muchos favores a todo el mundo, serás el favorito y más querido por todos pero nunca dispondrás de tiempo –y si eres empresario o profesional autónomo es probable que esto te lleve directamente a la quiebra–. Así que mira con lupa qué tareas haces y para quién. Si haces tareas para todo el mundo y aun así tienes éxito y todo el tiempo del mundo, por favor, contáctame, ¡nunca he conocido a nadie como tú!

Entretenimiento sin sentido.

Al examinar el tiempo de mis clientes he encontrado que muchas veces están perdiendo un montón de tiempo en entretenimiento sin sentido: la televisión, los videojuegos, las redes sociales, los vídeos de YouTube, juegos en línea, etc.

Por un lado es importante dejar de pensar en tu trabajo de vez en cuando y distraerte un poco. El problema comienza cuando pierdes el control de ello o cuando simplemente no puedes diferenciar entre tiempo de relax y tiempo de trabajo.

Establece reglas y tiempos claros para el trabajo y para la diversión. Cuando se trabaja, se trabaja, y cuando se juega, se juega.

Conclusión

¡Eso es todo! Espero que te hayas divertido y que ahora tengas una gran cantidad de herramientas y hábitos que puedan ayudarte a aumentar tu productividad y ayudarte a hacer más cosas, tener más tiempo para tu familia, más tiempo libre en general y más tiempo para ganar dinero.

Decidas lo que decidas, la elección es tuya. No hay más excusas. Ahora ya sabes que "no tengo tiempo para ti" la mayoría de las veces significa "no eres lo suficientemente importante para mí", porque es cuestión de prioridades y no de tiempo.

Recuerda que no tienes que hacerlo todo a la vez. Puedes comenzar con uno o dos hábitos de este libro y ni siquiera tienes que hacer grandes cosas.

Como has visto en el ejemplo de Jorge, el comercial estresado, tan solo cambiando las cosas pequeñas de cada día puedes obtener enormes ganancias de tiempo.

Lo importante, como siempre, es hacerlo. Recuerda que pequeños pasos realizados con constancia pueden traer grandes resultados. No esperes a que el futuro resuelva mágicamente tus problemas con la gestión del tiempo; toma el control. Comienza AHORA y te aseguro que en un año agradecerás haber empezado hoy.

Para empezar, trabaja los conceptos básicos tales como la planificación, programación de tareas y priorización. Adopta dos o tres hábitos de productividad y sé muy consciente del juego interior de la productividad. ¡Es pan comido!

Por favor, déjame saber lo que piensas acerca de este libro. Como has visto al principio, realmente me tomo los comentarios de los lectores en serio. Las críticas constructivas son siempre bienvenidas y me ayudan a mejorar en futuros libros o en futuras ediciones de este libro.

Ponte en contacto conmigo a través de Facebook, Twitter, o envíame un correo a marc@marcreklau.com. Me gusta estar en contacto con mis lectores :-)

Además, sería estupendo si pudieras tomarte el tiempo para dejar un comentario sincero en Amazon. Esto ayuda a otras personas a encontrar el libro y, si se me das cinco estrellas, aún mejor ;-)

Te deseo lo mejor ¡y un montón de tiempo!

Acerca del autor

Marc Reklau (Esslingen am Neckar, Alemania, 1973) es autor superventas en Amazon, conferenciante y experto en desarrollo personal.

La misión de Marc es capacitar a las personas para crear la vida que quieren y darles los recursos y herramientas para que esto ocurra. Marc pasa al menos 20 horas a la semana investigando, estudiando y aplicando los principios y “secretos” del éxito y la felicidad.

Su mensaje es simple: muchas personas quieren cambiar las cosas en su vida, pero pocos están dispuestos a hacer un simple conjunto de ejercicios constante durante un período de tiempo. Puedes planificar y crear el éxito y la felicidad en tu vida mediante la implantación de hábitos que te ayudarán en el camino hacia tus metas.

Su primer libro, 30 días - Cambia tus hábitos, cambia tu vida, se convirtió en un superventas de Amazon “en un día” –después de un año de trabajo duro–. Después de tener 40.000 descargas en 72 horas, entró en las listas de superventas de Amazon en siete tiendas Kindle de todo el mundo, donde se ha mantenido desde entonces. En julio de 2016 cuenta con un total combinado de ventas y descargas de más de 130.000 ejemplares.

Si deseas contratar a Marc como coach o conferenciante para tu evento, puedes contactar directamente con él en su sitio web www.goodhabitsacademy.com donde también puedes encontrar más información sobre él y su trabajo.

Los otros libros de Marc

30 Días - Cambia tus hábitos, cambia tu vida

Contiene las mejores estrategias para ayudarte a crear la vida que deseas. El libro se basa en la ciencia, la neurociencia, la psicología positiva y ejemplos de la vida real. Contiene los mejores ejercicios para crear rápidamente el impulso hacia una vida más feliz, más sana y más prospera.

¡Treinta días realmente pueden marcar la diferencia si haces las cosas de manera consistente y desarrollas nuevos hábitos!

Más de 150.000 ventas y descargas desde marzo de 2015.

Del paro a Amazon Bestseller

Del paro a Amazon bestseller muestra el sistema simple, paso a paso, que el autor Marc Reklau ha utilizado para escribir, autopublicar, comercializar y promover su libro hasta más de 150.000 ventas y descargas en Amazon.